COMUNICAREA SCRIS Scrisorile exist n viaa noastr i sunt necesare
n toate situaiile. Arta de a redacta corect orice tip de scrisoare,
pentru cel care o posed, reprezint un avantaj major n viaa sa
social i profesional. Noiunea de coresponden include forma scris pe
care o iau relaiile dintre dou sau mai multe persoane. n funcie de
destinaia scrisorilor, ele fac obiectul corespondenei oficiale sau
private. este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre
unitile economice, ntre persoanele fizice i persoane juridice care
sunt obligate s-i rezolve anumite probleme n comun; ofer
posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti; constituie un
element de nregistrari contabile; servete ca prob n justiie;
permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem,
constituirea unui ciclu de coresponden ce oglindete apariia,
modificarea sau stingerea unor relaii ntre persoane juridice sau
ntre persoane fizice i persoane juridice. devine o bogat surs de
documentare prin constituirea unui fond arhivistic rednd stadiile
evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei
vocabularului din domenii diferite de activitate. CLASIFICAREA
CORESPONDENEI Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe
criterii: I. dupa criteriul de circumscriere: corespondena intern
(intre compartimente sau responsabili ai aceleai organizaii);
corespondena externa (catre sau de la o instituie spre mediul
exterior alta instituie sau persoan; 2. dup domeniul de activitate:
corespondena juridic (contestaia, ntmpinarea, notificarea,
plngerea, cererea de chemare in judecata, etc.); corespondena
administrativ (referatul, raportul, darea de seam, procesul verbal,
decizia, ordinul, dispoziia); corespondena protocolar (invitaii,
scrisori de felicitare, felicitri, corespondena tehnica a
departamentelor de protocol, etc.); corespondena comercial (cererea
de ofert, oferta, comanda, reclamaia economic, avizul de nsoire a
mrfii, scrisoarea de garanie, etc.); corespondena diplomatic (nota
diplomatic, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic, minuta
diplomatic , nota verbala, etc.) 3. dup scopul ei: corespondena de
solicitare (cererea economic, juridic, etc.); corespondena de
informare (oferta, reclama, raportul, etc.); corespondena de
constatare (procesul verbal, etc.); corespondena de decizie,
ndrumare, control (ordinul, decizia); corespondena de reclamaie
(reclamaia economic, juridic); corespondena nsoitoare de acte; 4.
dup criteriul accesibilitii: coresponden secreta (transmis prin
mijloace de securitate organizate ; folosit n sistemul
instituonalizat (Birou Documente Secrete - BDS); corespondena
deschis (transmisa pe cale obinuit i poate lua toate formele
materiale ale corespondenei - scrisoarea, faxul, e-mail, telefax,
etc.) 5. dup iniiativa trimiterii scrisorii: scrisoarea iniial; de
rspuns ; de revenire; 6. dup criteriul suportului: corespondena
clasic - scrisoarea; corespondena telegrafic - telegrama, telexul;
corespondena electronic - e-mail ul; 7. dup modul de ntocmire:
documente tipizate ; documente netipizate;8. dup natura i destinaia
exemplarelor: originalul (primul exemplar care se trimite
destinatarului); copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat
cu originalul la indigo; copie certificat are configurarea c este
valabila; se foloseste pentru pstrarea originalului, se semneaz i
se elibereaz de secretariatul unitii care pstreaz originalul. Se
scrie conform cu originalul, pentru conformitate . Obligatoriu,
copia poart semntura i tampila; copie legalizat este eliberat de
notariat. Ea conine reproducerea exact a coninutului actului,
dactilografiat n ir indian sau xerox, precum i ncheierea de
legalizare, sub semntura notarului i tampila biroului notarial.
Documentele legalizate se nscriu ntru-un registru special la
notariat; fotocopia are valoare numai n cazul legalizrii de
notariat; extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un
act de dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui este condiionat de
certificare. Circulaia corespondeneiCirculaia corespondenei att n
interiorul unei instituii, ct i n afara ei, are o deosebit importan
pentru activitatea oricrei instituii. Scrisoarea poate circula
astfel: n plic nchis, sigilat i transmis prin pot sau curier;
transmis ca atare prin intermediul curierului sau predat-preluat
personal. Nu este sigilat n plic (se exclud din aceast categorie
scrisorile cu regim special de confidenialitate); scrisoarea depus
la serviciul de registratur sau secretariat al destinatarului i
primirea unui bon cu numrul de nregistrare. Se utilizeaz frecvent n
modul de lucru al autoritilor publice cu cetenii; transmis prin
intermediul unei alte persoane ca mesager personal (situaie
distinct de curierat).
Corespondena primit Sistemul de nregistrare a corespondenei,
organizarea circulaiei corespondenei ntr-o unitate este impus de
necesitatea cunoaterii n orice moment a locului unde se gsesc
documentele, a persoanelor care le dein, precum i a modului de
rezolvare a lor.
n acest scop, se folosesc: registrele i fiele de coresponden (se
nregistreaz att corespondena primit ct i cea expediat) ofer
informaii cu privirea la identificarea, coninutul, micarea i
destinaia actelor i documntelor; Dosarele i bibliorafturile n care
se pstreaz i se claseaz actele, mpreun cu corespondena
compartimentelor funcionale implicate; condicile de expediere i
distribuire a corespondenei; borderourile de expediie a
corespondenei. Corespondena ptrunde ntr-o instituie prin
Registratur sau n cazul firmelor mici prin secretariat. La
Registratur au loc urmtoarele operaii: verificarea corspondenei
primite pentru a se vedea dac scrisorile au fost bine ndrumate pe
numele i adresa unitii respective; deschiderea plicurilor
(plicurile pe care scrie ,,personal, ,,confidenial nu se deschid;
plicurile nu se arunc, ci se prind mpreun cu scrisoarea n
urmtoarele situaii: dac scrisoarea nu conine adresa expeditorului,
dar aceasta figureaz pe plic; dac adresa expeditorului de pe plic
nu este identic cu cea din scrisoare; dac semnturile nu sunt citee,
dar numele expeditorului figureaz pe plic; dac timpul scurs ntre
data sosirii i data expedierii scrisorii este prea mare pentru a se
putea constata dac vina este a potei sau a expeditorului; dac
lipsete o anex; dac scrisoarea conine o ofert sau un acord pentru
care data potei este un punct de plecare sau pentru care exist o
dat limit; dac scrisoarea a fost greit adresat, ntruct plicul
justific ntrzierea rspunsului (n cazul n care scrisoarea a ajuns la
destinatar cu ntrziere). sortarea corespondenei; nregistrarea i
datarea corespondenei ntocmirea unei condici interne de distribuie;
predarea corespondenei la departamente, iar cele pentru conducere
sunt predate secretarei (asistentei manager).
Corespondena expediat de o instituie cuprinde rspunsuri la
scrisorile primite sau scrisori care iniiaz un ciclu de coresponden
cu alte uniti (scrisori ,,iniiale sau din ,,oficiu). Scrisorile de
rspuns se redacteaz, fie de secretar, urmnd indicaiile conducerii,
fie de cel cruia i-a fost repartizat aceast sarcin. Dup redactarea
i dactilografierea lor, scrisorile sunt prezentate, n mapa pentru
semnat, conducerii, mpreun cu materialul de baz. Dup semnare,
secretara le verific (dac au fost toate semnate, se verific
anexele) i pune tampila pe semntura conducerii. Dac scrisorile sunt
expediate de secretariat, ele vor fi nregistrate (data i numr) sau
vor fi trimise la Registratur de unde vor fi expediate. Operaiile
ulterioarea sunt: sortarea copiilor i a materialelor de baz i
remiterea lor serviciilor de resort; clasarea corspondenei n dosare
(copiile). Forme ale comunicrii scriseComunicarea scris este
utilizat atunci cnd nu este posibil comunicarea oral, cnd nu exist
alt mijloc de comunicare, cnd este mai avantajoas n raport cu alte
mijloace de comunicare sau atunci cnd se constat c este necesar
existena unei forme scrise. Acest tip de comunicare are ca obiect:
pstrarea relaiilor existente i comunicarea dintre oameni, societi
comerciale sau firme; schimbul de tiri, informaii, idei; precizarea
anumitor situaii i poziii privind interesele reciproce;
clarificarea i aplanarea eventualelor nenelegeri: stingerea unor
relaii vechi. Printre mijloacele de comunicare prin mesaje scrise,
cele mai folosite sunt urmtoarele: Cererea i oferta Cererile de
ofert sunt documentele prin care se declaneaz efectiv dialogul
precontractual dintre doi parteneri; ele sunt ntocmite i transmise
de acele ntreprinderi sau firme care urmeaz s importe o marf sau
servicii. Ea se poate face verbal, telefonic, dar cel mai des se
face sub forma telegramei, telexului sau a scrisorii. ntr-o cerere
de ofert se poate solicita potenialului partener urmtoarele:
trimiterea de cataloage, mostre, modele, brouri, prospecte sau
specificaii ale mrfurilor oferite; o cotaie sau o ofert complet,
detalii cu privire la pre, condiii de plat i livrare.
Model cerere de ofert turistic Stimai domni,International Tours,
prima ntreprindere de turism internaional din Irlanda, a nfiinat
recent o filial care se ocup de turismul n rile balcanice. ntruct
am citit n revista Vacane n Romnia c ONT Carpai este organizaia
turistic de prestigiu a Romniei, ne adresm dv. cu rugmintea de a ne
pune la dispoziie tot materialul dv. turistic de var pentru nceput.
Ne-ar interesa i programele dv. cu pre redus pentru turismul n
afara sezonului de vrf, precum i termenii i condiiile generale. Dac
prima dv. ofert este satisfctoare, vom fi dispui s trimitem
periodic grupuri n Romnia pe tot parcursul anului. Atept cu interes
rspunsul dv. Cu stim,
Oferta constituie a doua verig n corespondena precontractual i
este deseori redactat ca rspuns la o cerere de ofert primit n
prealabil. Prin intermediul ofertei, vnztorul/ exportatorul/
productorul se declar dispus a vinde/ a ceda mrfuri sau a presta
servicii n anumite condiii.Oferta poate fi solicitat, atunci cnd
este precedat de o cerere de ofert, sau nesolicitat, atunci cnd
este trimis din propria iniiativ a vnztorului/ exportatorului/
productorului. Oferta mai poate fi transmis i n urma unei invitaii
de oferte sau ca urmare a unor anunuri publicitare. Model ofert
turistic Stimai domni, V mulumim pentru cererea dv. de ofert din 4
ianuarie i v trimitem alturi ultimele noastre brouri, catalogul i
lista de preuri pe 2015 aa cum ai dorit. Ai procedat bine
adresndu-v organizaiei noastre, innd seama c avei n vedere ceva
deosebit pe anul 2015. O vacan n Romnia este pe ct de minunat pe
att de convenabil i, n acest sens, primim scrisori entuziaste de la
conductorii grupurilor de turiti care ne-au vizitat ara. Pentru
nceput, v putem recomanda o excursie de opt zile foarte ndrgit de
turiti, care include transportul cu avionul pn la Bucureti i napoi,
vizitarea Capitalei i excursii n munii Carpai, transportul prin
Romnia efectundu-se cu autocarul. Grupurile sunt ntotdeauna ncntate
de cuprinztorul program turistic i de hotelurile de categoria I n
care sunt cazate. Costul excursiei, ntotdeauna extrem de
competitiv, include i un ghid ONT, cunosctor al limbii engleze,
care nsoete permanent grupul. Din lista de preuri reiese clar c
cele oferite de ONT sunt extrem de convenabile. Pentru vacanele n
afara sezonului oferim reduceri de pn la 40%. Anexm, de asemenea,
dou mostre de itinerar turistic nsoite de formularele de comand
respective. Ateptm cu interes prima dv. comand, care sperm c va
constitui nceputul unei colaborri ndelungate i fructuoase ntre
ntreprinderile noastre. Cu stim,
Oferta trebuie s conin urmtoarele categorii de informaii: date
de identificare a ofertantului: antetul cu denumirea firmei; adres
cu telefon, fax, cod pentru pot electronic (E-mail); opional numele
managerului care reprezint oficial firma i/sau numele persoanei
fizice care se ocup de tranzacie. date referitoare la obiectul
ofertei: denumirea produsului/sortimentelor; cantitate; cteva
caracteristici tehnice de baz i date privind calitatea. preul de
ofert, orientativ sau ferm; date referitoare la termene de plat,
condiii de plat i garanie; date referitoare la transport, ambalare,
etichetare i altele; validitatea ofertei, adic termenul pn la care
preul de ofert, n primul rnd, rmne valabil. Oferta se ncheie cu o
formul de politee apoi data, numele i semntura expeditorului
Contractele Afacerea este o manifestare de voin productoare de
efecte juridice. Ea poate cpta forma unei manifestri unilaterale de
voin sau forma contractului. Datorit rapiditii cu care se desfoar
activitile de afaceri, se ncheie mai multe acte juridice, sau
contracte, n care prin manifestarea unei voine unice se iau decizii
definitive, sprijinite de un anumit formalism cu rol protector.
Contractele de afaceri au mai multe pri: I. Opiunea este legat de
promisiunea de vnzare n afaceri. De exemplu: O societate comercial
nchiriaz un teren n apropierea societii sale i datorit
incertitudinii viitorului, stipuleaz n acelai timp i ncheierea unei
promisiuni de vnzare, iar proprietarul terenului se angajeaz s-i
vnd terenul societii comerciale dac acesta, constatnd c acest lucru
prezint utilitate, i manifest opiunea n acest sens, ntr-un termen
determinat, la preul promis. II. ncetarea contractului cu voina
unilateral a uneia dintre pri se refer la faptul c fiecare dintre
pri poate s pun capt contractului dup bunul plac, cu obligaia,
uneori, de a-l preveni pe cellalt cu un anumit timp nainte. III.
Renunrile - au loc n anumite cazuri, cnd renunarea nu vatm
interesele altuia, iar titularul unui drept poate renuna la el prin
act unilateral. Acest lucru este rar n afaceri, unde nicio renunare
nu este dezinteresat. n cadrul afacerilor se ncheie diverse tipuri
de contracte. Dintre ele pot fi amintite: Contractele comerciale
mprite la rndul lor n: contracte de vnzare-cumprare, contractele
cel mai des utilizate n afaceri; prototipul actului de
comer.Vnzarea este contractul prin care una din pri promite
celeilalte s-i transfere proprietatea unui bun sau serviciu, contra
unei sume de bani, pe care partea din urm se oblig s o verse n
cont. Vnzarea comercial are o importan pentru distribuie i pentru
consum, iar cumprarea n scopul de a revinde este ceea ce
caracterizeaz actul de comer. contractele de intermediere (de
mandat, de comision, de agenie) Indiferent de tipul lor, aceste
contracte conin urmtoarele clauze: titlul contractului; prile
contractante (cu meniunea numelui i domiciliului sau adresa
societii comerciale); textul autentic, care este nvestit cu putere
deplin; data intrrii n vigoare i a expirrii contractului; produsele
sau serviciile ce fac obiectul contractului; teritoriul de aciune
al intermediarului; dreptul de exclusivitate; drepturile i
obligaiile prilor; comisionul calculat asupra valorii nete sau
brute a facturii clientului sau a contractelor ncheiate; rezilierea
contractului; litigiile i modalitatea lor de rezolvare; clauze
accesorii. contracte de concesiune contracte de transfer de
tehnologie (de tipul: contractelor de licen, contractelor de
consulting) Contractul de licen reprezint convenia prin care
titularul unui brevet transmite unui beneficiar dreptul de folosin
a unei invenii. Consulting-ul este activitatea de consultare care
cuprinde o sfer larg de operaiuni care se confund cu interesele
beneficiarului, exceptnd participarea la luarea
deciziilor.RapoartelePractic, orice expunere fcut oral sau scris, n
care se prezint informaii despre o serie de fapte auzite, vzute,
adunate i studiate, ntr-un context oarecare, constituie un raport.
n aceast categorie regsim: referatul raportul asupra unei activiti,
pe marginea unui act, n legtur cu o cerere sau o apreciere critic
fcut asupra unei lucrri. memoriul raportul scris amnunit i
documentat asupra unei activiti, situaii sau probleme. Poate fi
vorba de un memoriu de activitate sau unul de titluri i lucrri.
memorandumul documentul ce cuprinde expunerea faptelor sau
argumentelor juridice care privesc relaiile dintre state i fac
obiectul unor tratative. De asemenea, n ntreprinderi, instituii, se
practic n mod uzual comunicarea ntre compartimente, servicii,
birouri sau persoane, prin intermediul memorandum- ului (notei
interne) Un document se tip memorandum conine dou elemente: antetul
i mesajul. Antetul memorandum-ului conine: denumirea: NOT sau
MEMORANDUM destinatarul expeditorul data subiectul sau motivul.
Aceste note interne servesc pentru convocri, invitaii personale,
edine, reuniuni etc. n funcie de natura notei interne se completeaz
mesajul acesteia.
marginea stnga NOT INTERNCtre:De la:Data:Motivul: marginea
dreapta
Procesul Verbal - Minuta -Se utilizeaz frecvent termenul de
proces verbal, dar la fel de bine putem folosi termenul universal
de "minut" pentru a sintetiza n scris concluziile unei
edine.Structura documentuluiUn proces verbal trebuie s conin n
structura sa: antetul documentului: numele firmei, societii titlul
documentului: PROCES VERBAL subiectul: al edinei Consiliului de
Administraie data: din joi 5 aprilie 2001 prezeni: numeric/nominal
abseni: nominal subiectul edinei: ordinea de zi consemnri: pe scurt
din lurile de cuvnt i concluziile pe puncte din ordinea de zi
semntura
S.C. ALFA S.A.P R O C E S V E R B A Lal edinei Consiliului de
Administraie din 20.01.2001Prezeni: Prodan V., dir. gen., Anton I.
dir. ec., Vasile D. ing. ef, Fodor M. dir. res. umane, Turda
N.Abseni motivai: .Abseni nemotivai: ..Ordinea de
zi:1..2..3..4Consemnri din lurile de cuvnt:Evident, nu este o
structur obligatorie, ci doar o sugestie de aranjare a textului n
pagin.
Scrisorile de afaceriOrice scrisoare echivaleaz cu o carte de
vizit a celui care o expediaz.Acest fapt este de o deosebit
importan n cazul corespondenei de afaceri, unde mesajul scris poate
fi considerat drept reprezentant al societii/firmei care-l trimite,
un mesager interesat n a crea climatul favorabil pentru bun
desfurare a unei tranzacii.Redactarea scrisorilor de afaceri
constituie aadar un element esenial n cadrul unei tranzacii, iar
modalitile de realizare a acestora s-au mbuntit i amplificat de-a
lungul deceniilor devenind dup unii autori aproape o tiin.Pentru a
capta atenia cititorului, scrisoarea de afaceri trebuie astfel
conceput nct: s poat fi citit cu uurin, frazele s fie precise,
clare, exprimate ntr-o succesiune logic, pentru a exclude
posibilitatea unei nelegeri eronate a mesajului; s se evite frazele
lungi, exprimrile ntortocheate sau exagerate, repetrile ideilor sub
diferite forme, deoarece ele nu fac dect s lungeasc i s ngreuneze
lectura i nelegerea mesajului pe care vrem s-l transmitem; s se
realizeze fixarea ideilor n propoziii scurte, grupate logic n
paragrafe; s includ formulele necesare de politee i respect fa de
destinatar. s se realizeze concordana dintre tonul acesteia i
coninut; n funcie de mesajul de transmis, acesta poate fi ferm sau
conciliant, persuasiv sau prietenesc etc. s fie redactat corect,
deoarece scrisoarea poate fi folosit adesea ca document n relaiile
dintre parteneri.Corectitudinea, vizeaz att aspectele legate de
coninutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaii etc.), ct i
de aspectele legate de corectitudinea gramatical a exprimrii sau de
lexicul pentru transmiterea mesajului. Astfel, redactarea scrisorii
se realizeaz prin folosirea unei terminologii specifice i printr-o
larg selecie de fraze mai mult sau mai puin stereotipe. Este de
asemenea necesar nsuirea unei anumite modaliti de exprimare,
influenat de obicei de o tendin stilistic sau de alta, fiecare
dintre ele subordonat scopului de abordare pozitiv a mesajului de
ctre destinatar.Scrisorile de afaceri se difereniaz n funcie de
evenimentul care le genereaz. Astfel, se ntlnesc: scrisori n prima
form (simple); scrisori de rspuns (la solicitri anterioare);
scrisori de solicitare pli; scrisori concise de informare (sumar);
scrisori pentru personalul de conducere; scrisori speciale: de
recomandare, de anunarea unor evenimente, rspuns la o invitaie i
confirmarea ei, cereri i rspuns pentru acordarea de referine, cu
date personale; cereri de demisie i de confirmarea demisiei;
scrisori de felicitare/condoleane;scrisori oficiale pentru:
anunuri, publicitare; comenzi i confirmare de comenzi.Forma de
prezentare a scrisoriiSubordonat obiectivului avut n vedere la
expedierea scrisorii crearea unei impresii pozitive asupra
partenerului forma de prezentare a scrisorii contribuie la rndul su
la obinerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea
tranzaciei.Astfel, pe lng selectarea limbajului i a tonului adecvat
pentru textul scrisorii, scrisoarea necesit i o form de prezentare
atrgtoare, realizat prin folosirea unui material de scris
corespunztor hrtie de calitate superioar, o panglic bun dar i o
dactilografiere corect i estetic.Pentru corespondena oficial (de
afaceri, tehnic etc.) se folosesc de obicei coli de hrtie cu
dimensiuni standardizate; este posibil folosirea unor alte
dimensiuni justificate de necesiti tehnice sau de eficien. n cazul
operaiunilor repetabile care au n vedere obiecte de serie sau de
mic valoare, se pot folosi pentru anumite etape ale tranzaciei i
formulare tipizate. Acestea includ: cererea de ofert, oferta,
specificaiile tehnice, factura, instruciunile de transport
etc.Pentru a obine un aspect estetic al scrisorii trebuie s se
respecte cteva cerine: plasarea echilibrat a textului
dactilografiat pe coal de hrtie, n funcie de lungimea acestuia;
lsarea unei margini de 2,5 3 cm., n partea stng a colii de hrtie;
alinierea capetelor de rnd n partea dreapt a colii de hrtie ct mai
uniform posibil, lsnd un spaiu de minimum 1 cm.; evitarea despririi
cuvintelor n silabe la captul rndului; dispunerea textului n
paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar fa de rndurile
din text; continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine
minimum dou rnduri (la fila de continuare se fac n colul din
dreapta jos al primei file urmtoarele meniuni: -/2); menionarea pe
a doua fil a antetului de report (constnd din denumirea
expeditorului i a destinatarului) a datei scrisorii i a numrului de
pagini.n uzana internaional exist dou forme principale de aranjare
a textului n pagin: forma dantelat, folosit n special de firmele
din Marea Britanie i forma bloc preferat de firmele americane.
Aceasta din urm este considerat i ca form modern de aezare n pagin,
fiind folosit ntr-o msur tot mai mare. Ca varietate a lor, se
ntlnesc forma semi-bloc i forma bloc modificat.
Fiecare dintre acestea prezint urmtoarele caracteristici
distinctive:
Forma dantelat- Primul rnd al fiecrui paragraf nou va fi retras
cu 8-10 intervale de la linia marginal stng Rndurile constituind
adresa interioar, formula de ncheiere i semntura se vor
dactilografia retrase cu 3-4 intervale fa de rndul superior.
Forma blocToate elementele scrisorii (adresa interioar, formula
de ncheiere, semntura etc.) ncep de la linia marginal stng.ntre
paragrafe este lsat un spaiu dublu fa de spaiul dintre rnduri.
3. Forma semi-blocTextul scrisorii propriu-zise se
dactilografiaz n forma dantelat.Rndurile constituind adresa
interioar, plasate n stnga i rndurile constituind formula de
ncheiere i semntura, deplasate la dreapta, se dactilografiaz n
forma bloc.
4. Forma de bloc modificatTextul se dactilografiaz integral n
forma bloc.Data i rndurile constituind formula de ncheiere i
semntura sunt deplasate la dreapta.
Elementele componente ale scrisoriiS-a stabilit prin uzanele
internaionale ca o scrisoare cu caracter oficial s cuprind
urmtoarele elemente: antet data i locul referine adresa
destinatarului/interioar formula de salut/adresare obiectul
scrisorii coninutul scrisorii formulele de ncheiere i salut semntur
referiri la anexe
Antetuln mod obinuit, hrtia folosit pentru coresponden este
prevzut cu antet tiprit sau gravat. Acesta se plaseaz n partea
superioar a colii de hrtie, de regul n mijlocul acesteia; uneori
apar completri ale antetului n partea stng sau chiar la subsol. n
lipsa unei hrtii cu antet tiprit, acesta se va edita n colul din
dreapta sus al colii de hrtie.n uzana comercial actual, forma i
grafica antetelor este extrem de variat, dar ele sunt n general
simple, cu aspect plcut, fr elemente ornamentale inutile,
ndeplinind pe lng funcia de identificare i informare i pe cea de
publicitate.De obicei, antetul cuprinde: denumirea ntreprinderii,
firmei, sigla instituiei, bncii, societii, reprezentanei,
sucursalei, fabricii etc.; domeniul de activitate; adresa i sediul
central (se indic strada, bulevardul, piaa etc., numrul, corpul de
cldire etc., ara, statul, codul potal); numerele de telefon; adresa
telegrafic; numrul de telex; numrul csuei potale; numrul de
nregistrare n registrul comerului, codurile folosite la redactarea
corespondenei telegrafice; bncile cu care firma, societatea etc.
are legturi de afaceri.
Data - data emiterii corespondenei este plasat sub
antetReferinele
Referinele se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie,
sub dat n cazul formei bloc, sau pe aceeai linie cu data care se
plaseaz n partea dreapt n cazul formei dantelate.Referinele sunt
incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a
direciei, serviciului sau lucrtorului care se ocup de problema
respectiv, precum i pentru o facilitare a repartizrii
corespondenei.Referinele se introduc prin abrevierea Ref.
(reference) i includ iniialele numelui lucrtorului, a
dactilografului sau stenografului (separate ntre ele printr-o
diagonal, iar la firmele americane prin dou puncte) precum i
diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratur,
numrul de dosar al contractului etc.
Adresa destinatarului interioar
Adresa destinatarului se plaseaz n partea stng a colii de hrtie,
sub linia de referin; scopul introducerii acestui element n
scrisoare este identificarea corect a scrisorii de ctre serviciile
potale, n special n cazul folosirii unui plic cu decupaj
transparent.Acesta cuprinde numele destinatarului, calitatea sa,
sediul instituiei creia ne adresm, inclusiv ara de destinaie.Modul
n care ne adresm destinatarului difer n funcie de scrisoare, care
poate avea un caracter oficial, formal, social sau personal.Vom
prezenta n cele ce urmeaz diversele posibiliti de adresare care
s-au generalizat n uzanele corespondenei.Unei persoane fizice de la
o anumit firm sau instituie (sau unei persoane particulare) ne
adresm cu numele su complet, aa cum este folosit de ctre aceasta fr
nici o prescurtare.Numele va fi nsoit de formule de politee sau de
funciile oficiale sau onorifice ale persoanei respective . Unui
funcionar al crui nume nu-l cunoatem sau unui serviciu din cadrul
unei instituii sau firme ne adresm denumind funcia acestuia sau
serviciul.Dup numele persoanei sau funcionarului cruia i se
adreseaz scrisoarea, se indic denumirea firmei, instituiei, bncii
etc., menionnd forma de organizare a respectivei societi.Formula de
salutFormula de salut se plaseaz cu aproximativ 3 rnduri de spaii
sub adresa destinatarului. Modul n care o exprimm depinde de
formula de adresare pe care am folosit-o ctre destinatar.n cazul n
care destinatarul este o persoan fizic, creia ne-am adresat
denumind funcia pe care o ndeplinete, formulele de salut vor
fi:Dear Sir, (Stimate Domn) pentru un brbat;Dear Madam, (Stimat
Doamn) pentru o femeie.Dac ne-am adresat folosind nume proprii,
acestea vor fi folosite i n formula de salut, menionnd de asemenea
eventualele titluri sau funcii, sau numai pe acestea din urm.Dac
ne-am adresat unei instituii sau firme n general, formula va
fi:Dear Sirs, (Stimai domni)Dear Mesdames, (Stimate doamne, pentru
firme despre care se tie c sunt conduse de femei)Formulele Sir,
(Domnule) i Sirs, (Domnilor) sunt doar rareori ntlnite crend prin
folosirea lor o atmosfer de distan ntre parteneri. Trebuie reinut c
toate formulele de salut prezentate mai sus sunt urmate de virgul.
Obiectul scrisoriiFormularea care constituie obiectul scrisorii se
plaseaz spre mijlocul paginii un rnd sub formula de salut i se
subliniaz; rolul su este de a prezenta succint problema care este
tratat n corespondena respectivSpre deosebire de celelalte elemente
ale scrisorii, includerea obiectului scrisorii n coresponden nu
este obligatorie i poate fi omis, n cazul n care problema tratat n
corespondena respectiv este prezentat pe scurt, n primul paragraf
al scrisorii.
Coninutul scrisoriiConinutul sau textul propriu-zis al scrisorii
reprezint partea esenial a corespondenei i de aceea trebuie
redactat cu deosebit grij.De regul, acesta cuprinde: paragraful de
introducere mesajul scrisorii ncheierea
Paragraful de introducere este strns legat de obiectul scrisorii
la care face referire sau pe care l conine ca atare: confirmarea
primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui
rspuns la o coresponden anterioar etc.Mesajul scrisorii cuprinde
punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate; de
aceea ideile trebuie exprimate clar, ntr-o nlnuire logic, folosind
un vocabular adecvat i un ton corespunztor. Este recomandabil
folosirea frazelor scurte, directe, fiecare problem tratat fcnd
obiectul unui paragraf separat.ncheierea trebuie s reprezinte
concluzia logic a punctului de vedere cuprins n mesaj; aceasta se
poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine de
continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a
mulumirilor pentru modul n care acesta a rezolvat unele probleme, a
unor recomandri de rezolvare, a unor scuze pentru unele erori
etc.
Deci varietatea coninutului este foarte mare. Dar se impun cteva
reguli care trebuie reinute referitoare la antetul scrisorii,
formulele de nceput i de sfrit, datarea, nregistrarea,
confidenialitatea i verificarea valabilitii scrisorii.
Atenie!! Nu neglijai !Atingerea obiectivelor unei scrisori de
afaceri necesit aplicarea metodei AIDA: A = AtenieI = InteresD =
DorinA = AciuneEste esenial ca o scrisoare s poat atrage atenia.
Dac aceast secven nu este realizat, scrisoarea nu este
citit.Redactarea scrisorii de afaceri conform metodei
AIDAIntroducerea: A = Atenia. Aceasta poate fi: un titlu care s
capteze atenia; un paragraf scurt dar captivant.
n ambele cazuri destinatarul trebuie s neleag foloasele aduse de
bunul (serviciul) oferit. ntr-un paragraf, pe lng prezentarea
foloaselor aduse se pot aduga: flatarea (se cere un sfat, o
favoare); uluirea (se prezint o noutate senzaional); informaii
utile, respectiv informaii n legtur cu propria afacere sau profesie
a destinatarului.
Coninutul: I = Interesul. Acesta poate fi provocat printr-un
paragraf scurt care s rspund imediat i satisfctor la ntrebrile pe
care n mod obinuit i le pune destinatarul.ce este, n ce const
bunul/serviciul;cum i poate fi de folos.D = Dorina Sunt necesare
mai multe paragrafe, dar scrisoarea trebuie s rmn scurt. Puini
oameni au rbdarea, timpul sau nclinaia s urmreasc o scrisoare lung,
respectiv care continu pe mai multe pagini.
Regula de aur: subliniai avantajul n aa fel nct destinatarul:s
devin nemulumit cu ce are similar;s devin nemulumit pentru c nu are
produsul sau serviciul respectiv.Mizai pe inducerea emoiei i
prezentai entuziasmul dumneavoastr. n general, entuziasmul este
contagios.ncheierea: A = Aciunea. Un paragraf, cel mult dou, care s
ndemne la aciune i s sugereze ce este de fcut pentru a obine bunul
/ serviciul oferit. Cum o simpl scrisoare de afaceri nu conduce, de
obicei, la aciune imediat, ncheierea trebuie s conduc la
dezvoltarea contactului prin cerere de lmuriri suplimentare,
stabilirea unei ntlniri.
Not important:Scrisorile de vnzri cele mai eficiente sunt
adresate personal i semnate personal;Nimic nu are un efect mai
puternic dect folosirea corect a numelui i poziiei celui ce i se
adreseaz scrisoarea.Expedierea corespondenei prin pot sau prin
curier:n cazul expedierii prin pot se folosete urmtorul formular de
borderou: BORDEROU DE EXPEDIIE NR .nr. Crt.nr. de
nreg.datadestinatarlocalit.greutatetaxa (lei)nr. recipis
n cazul expedierii corespondenei prin curier se folosete o
CONDIC DE EXPEDIERE cu urmtoarea rubricaie: CONDICA DE EXPEDIERENR.
CRT.DATANR. NREG.OBIECTULDESTINATARNUME PRENUMESEMNTUR
Scrisoarea de rspuns Redactarea coninutului scrisorii de rspuns
trebuie s in seama de urmtoarele aspecte: NU ncercai s-i demonstrai
clientului c nu are dreptate; rspunsul trebuie s fie prompt, amical
i sincer; rspunsul trebuie s fie scris din punctul de vedere al
clientului; rspunsul trebuie s arate o dorin real de a-i rezolva
problema; rspunsul trebuie s satisfac clientul; dac produsul /
serviciul a fost de vin, acest lucru trebuie recunoscut ct se poate
de deschis; dac scrisoarea nu are destule amnunte ca s nelegei
reclamaia, acestea trebuiesc solicitate cu grij, fr a enerva sau
jigni; oferii dumneavoastr amnuntele necesare atunci cnd acestea
pot duce la clarificri, dar n modul cel mai diplomatic, fr a lsa
impresia c-l nvai pe client ce s fac sau c nu tie s foloseasc
produsul cum trebuie.
Scrisoarea de reclamaiin calitate de clieni suntem deseori n
situaia de a avea nemulumiri i, ca urmare, trebuie s transmitem o
scrisoare de reclamaie. Situaii cum ar fi:livrri incomplete; mrfuri
livrate deteriorate; produse care nu corespund specificaiei;
produse care se defecteaz n termenul de garanie; servicii de proast
calitate; impoliteea.Redactarea coninutului trebuie s in seama de
urmtoarele aspecte:avei grij ca reclamaia s fie precis;prezentai
fapte, nu generalizri vagi;dac reclamaia se refer la un produs care
nu funcioneaz cum trebuie i ai ncercat s facei ceva ca s-l punei la
punct, menionai despre ce este vorba.este plcut s crezi c o
scrisoare politicoas, prietenoas, va da cele mai bune rezultate,
dar nu este adevrat;metodele mai dure sunt singurele care au
efect;artai c reclamaia se refer la neajunsurile provocate i, n
acelai timp, va sprijini furnizorul s mbunteasc produsul /
serviciul iar dumneavoastr vei putea rmne clientul su.
Exemple de scrisoare de reclamaie:Paragraf de nceputStimai
Domni, .De la instalare n ianuarie anul trecut, aparatul
dumneavoastr model .. s-a defectat de trei ori. Am telefonat de
fiecare dat la filiala dumneavoastr local i de fiecare dat ne-a
fost trimis cineva care a fcut o reparaie superficial. innd cont c
aceast situaie s-a repetat de trei ori n mai puin de ase luni, avem
impresia c este ceva serios n neregul i de aceea v scriem direct
dumneavoastr, fcnd o copie i pentru filiala dumneavoastr.
Sau:Stimate Domnule De cnd ai lansat n primvar noul tip de ..,
am primit attea reclamaii de la clieni n legtur cu acest ., nct
ne-am hotrt s vi le aducem la cunotin i s sistm vnzarea acestui tip
pn la rezolvarea problemelor.
Elemente de cuprins:Suprarea const n faptul c aparatul i
ntrerupe pur i simplu funcionarea fr vreun motiv aparent. La
nceput, mecanicul nostru l-a pornit din nou dar, aceasta ne
folosind la nimic, am contactat filiala dumneavoastr local aa cum
am mai spus. A doua i a treia oar mi s-a spus c, dac se mai ntmpl,
problema va fi anunat fabricantului.Sau:Iat lista detaliat a
neregulilor constatate la primirea acestei livrri:Cutia nr. 1: o
duzin de lips;Cutia nr. 2: coninutul era n ntregime diferit fa de
specificaie;Cutia nr. 3: coninea dou duzini de pe care nu le-am
comandat i doar patru duzini de din cele comandate.ncheiereaAm
ajuns n stadiul n care nu mai dorim s ateptm pn data viitoare. Am
dori foarte mult s trimitei un specialist care s controleze amnunit
aparatul, s fac remedierile necesare astfel nct instalaia s
funcioneze cum trebuie, permanent, conform specificaiei. Ateptm ca
specialistul dumneavoastr s soseasc fr ntrziere. Sau:Bineneles,
atept s primesc piesele lips i am dat deja instruciuni ca acelea
care sunt n plus s v fie returnate. V scriu cu sperana c vei face
eforturi pentru a mbunti situaia din serviciul dumneavoastr de
expediie.Nu este pentru prima dat cnd comenzile nu sunt corect
onorate i sunt convins c v dai seama ct este de iritant, lsnd
deoparte pierderea de timp.Sper s nu v supere sinceritatea mea.
Preuiesc mult ndelungatele noastre afaceri i tiu c n fond suntei
sincer preocupat s ne oferii cele mai bune servicii.
Normele de organizare i funcionare interne sau externen aceast
categorie se nscriu brourile, cataloagele, pliantele, anunurile
(orarele de lucru, vacane i avantaje, numiri, avansri, pensionri) i
orice alte forme de mesaje promoionale ale organizaiei. FAX-ulO
modalitate nou i rapid de coresponden o reprezint desigur FAX-ul.
Un fax poate fi considerat orice text transmis prin binecunoscuta
main. Mai mult, o main fax se poate cupla n configuraia unui sistem
electronic de calcul i vom putea primi sau transmite fax-uri direct
de la PC. Rigoarea necesar n afaceri i bineneles n coresponden,
face necesar fixarea ctorva repere n redactarea unui fax. Aceste
documente se vor arhiva, la ele se vor face trimiteri i referiri,
vor cpta o amploare din ce n ce mai mare n circulaia documentelor n
lumea afacerilor. Vom analiza succint cteva aspecte legate de
identificarea i autentificarea acestor documente.Antetul
Pentru mai mult disciplin n utilizarea Fax-ului, n corespondena
oficial a firmei este bine ca antetul fax-ului s aib o structur
standard. Acest antet trebuie utilizat de tot personalul abilitat s
foloseasc fax-ul firmei.Ori de cte ori dorim s completm un fax vom
apela documentul cadru (ablonul) performant pe ecran, n care doar
vom insera informaiile noastre personale.
Exemplu: S.C XXXX S.R.L.
Departamentul Dir. General Popescu V. Tel. + 40-1-145 078 Fax.
+40-1-312.95.49 E-mail [email protected]@sc.ro
FAX
Data:Pag.:Ctre:Fax Nr.:De la:Mesaj:
n antetul fax-ului includem: antetul firmei cu numele, adresa,
numr de telefon, numr de fax; numele efului de compartiment sau al
persoanei abilitat s primeasc oficial rspunsul prin fax, cu
telefonul interior, i dac e cazul codul pentru pot electronic;
denumirea formularului cu numr i dat, numrul paginii i cte pagini
sunt n total dac fax-ul are mai multe pagini. E foarte important s
precizm c este pagina 1 din 5, pagina a 2-a din 5, pentru a avea
control asupra transmisiei integrale a fax-ului; numrul de fax al
destinatarului i numele su; expeditorul, n cazul n care este alt
persoan dect cea menionat anterior.Toate aceste documente sunt
importante, mai ales n cazul n care fax-ul este utilizat ca
document primar n corespondena de afaceri.
Diferenele culturale regsite n scrisAceste diferene vizeaz dou
aspecte: forma i stilul. Formatul Francezii folosesc formatul cu
paragrafe i foarte rar forma bloc. Adresa interioar o scriu n
partea dreapt, urmat de iniialele secretarei i ale celui care a
scris scrisoarea. La americani i britanici aceste iniiale apar la
sfritul scrisorii. Modul de a scrie data Americanii scriu ziua/
luna/ anul; modul standard internaional este anul/ ziua/ luna.
Modul de a scrie ora Modul american folosete ciclul 212, iar modul
european ciclul de 24 de ore. Modul de a scrie numerele Modul
american - $ 5000; modul european 5000 $. Modul de ncheiere
Francezii ncheie mai formal i mai pretenios dect americanii.
StilulScrisorile de afaceri scrise de americani sunt mai puin
formale i au un caracter mai personal. Cele scrise de europeni sunt
mai pline de curtoazie. n comparaie cu americanii care folosesc un
stil concret cu multe exemple, francezii prezint ideile fr niciun
exemplu, adugnd, eventual, un concept. Americanii accentueaz
nceperea unei scrisori cu ideea principal i o dezvolt spre general.
n Frana ordinea este invers, de la general, la specific. i
formulele finale de politee difer de la o cultur la alta. n rile
europene, de regul, se folosesc dou semnturi, dintre care una a
superiorului. La nord- americani este suficient una singur.
Francezii, ca i americanii recurg destul de repede la numele mic,
ca semn de prietenie i ncredere, dar germanii l consider mai curnd
o ofens, un semn de dispre. Mesajele non-verbale din materialele
scrise sunt transmise prin calitatea hrtiei folosite, aranjarea n
pagin a textului, modul de realizare a scrisului propriu- zis (la
main, la computer sau la mn), alegerea cuvintelor i formulrilor
potrivite, calitatea exprimrii. METODOLOGIA EVIDENEI
DOCUMENTELORCrearea dosarelor pe domenii de activitate n funcie de
specificul activitii din unitatea respectiva se vor stabili, mpreun
cu conducerea, care sunt domeniile de activitate ale unitii.
Acestea ar putea fi: Documentele de constituire a firmei din care
sa nu lipseasc: Statutul Unitii, Contractul de Asociere, Hotrrea
Judectoreasc de recunoatere a firmei ca persoan juridic, Codul
Fiscal, datele de identificare a firmei (denumirea corect a firmei,
adres, csu potal, numr telefon, fax, telefoane mobile, e-mail.uri,
etc.) Resurse umane care trebuie s cuprind: tatele de plat; situaia
personalului din unitate, structurat pe categorii (dup profesie:
muncitori, ingineri, funcionari; dup vrst; dup vechime; dup studii
etc.) Financiar contabil va trebui s conin: bugetul unitii,
balanele lunare, bilanurile anuale, sitaia datoriilor, situaia plii
impozitelor, situaia rambursrii mprumuturilor, situaia stocurilor.
Aprovizionare-desfacere se va ine evidena surselor de aprovizionare
cu capital fix i circulant, n dinamic, pe categorii, nomenclatorul
clienilor cu datele de identificare. Situaia investiiilor va
cuprinde lista obiectivelor de investiii, valoarea acestora,
principalii colaboratori, termene de punere n funciune. Se vor face
dosare i pentru alte domenii, dup cum se simte nevoia de
structurare a activitii din unitatea respectiv. nregistrarea
documentelorOrice document, indiferent de forma pe care o ia,
trebuie nregistrat. Exist mai multe tipuri de registre de intrare i
toate cuprind obligatoriu umrtoarele rubrici:Nr. Crt.dataNr. De
ieiere al expeditoruluiNr. De intrare al beneficiaruluiLa ce se
referNumele instituiei sau pers. expeditoareCui a fost
repartizatsemntura
Reguli pentru o coresponden de succes Evitai s expediai scrisori
scrise de mn Avei grij ca scrisoarea dvs de afaceri s conin:
antetul firmei, adresa destinatarului, data, referina, formula de
salut, formula de ncheiere, semntura expeditorului (de mn), numele
i prenumele expeditorului (tiprit), funcia expeditorului, anexe.
Utilizai propoziii scurte i precise Structurai scrisul pe alineate
pentru a da claritate Subliniai cuvintele sau rndurile importante
folosind bold pentru scoaterea n eviden Nu ncepei scrisoarea prin
Eu sau printr-un gerunziu. Hrtia de coresponden Folosii hrtie de
calitate, o grafic elegant Nu pierdei din vedere aspectul comercial
Corespondena n limba englez Pentru a sublinia faptul c v adresai
unei companii i nu unei persoane private, folosii Dear Sir sau Dear
Sirs. Formula de ncheiere depinde de formula de adresare: Pentru o
formul impersonal ncheiai scrisoarea cu Yours faithfully sau Yours
truly. Dac avei un partener de discuii direct atunci folosii pentru
ncheiere Your sincerly.
Invitaii Pregtii din timp lista participanilor i adresele
acestora Elaborai textul de invitaie ct mai atractiv Furnizai date
exacte despre dat, or, loc, motivul invitaiei Specificai clar cte
persoane se pot prezenta cu o invitaie Scrisori care anun majorarea
preurilor Pregtii vestea proast nu surprindei cu cifre de la
nceput; motivai creterea preurilor Cuplai vestea proast cu o veste
bun (o mostr gratuit, un mic cadou )
Urri cu ocazia Anului Nou Pregtii o list care s cuprind numele i
adresele corecte ale coaboratorilor i ale clienilor fideli crora
dorii s le trimitei felicitri la sfrit de an. Expediai corespondena
cu cel puin o sptmn nainte de srbtorile de iarn Atunci cnd elaborai
textele urrilor, inei cont de relaia pe care o avei cu destinatarul
Semnai ntotdeauna de mn. CLASAREA DOCUMENTELORUn prim criteriu de
luat n considerare este dac respectivul document presupune sau nu
tratri ulterioare. Cele care nu presupun tratri ulterioare pot fi
clasate i arhivate imediat. Cele care presupun tratri ulterioare
(elaborarea de rspunsuri, realizarea unor obligaii periodice-
rapoarte, statistici) se pstreaz pn la rezolvarea problematicii
cuprinse n ele. Clasarea se poate face innd cont de tipul ales n
concordan cu specificul muncii din fiecare sector de
activitate.Astfel, ordinea de clasificare poate fi: Ordinea de
clasare cronologic se aplic n general n instituiile unde numrul de
documente este mic i presupune aranjarea acestora n ordinea n care
au fost nregistrate la primire sau la expediere. Ordinea de clasare
alfabetic presupune clasarea documentelor dup literele alfabetului,
de la A la Z. Ordinea de clasare numeric presupune acordarea de
intervale numerice unitilor componente ale unei societi comerciale,
precum i subdiviziunilor acesteia. De exemplu: 0001-8000 pentru
conducere 8001 40000 pt. Serviciul org. Muncii 40001 80000 pt.
Atelierul nr.1 Sau la o unitate care funcioneaz n mai multe cldiri
se vor putea folosi intervale de numere pentru fiecare cldire n
parte. Ordinea de clasare zecimal const n stabilirea a zece domenii
de activitate numerotate de la 0 la 10, urmnd ca n cadrul fiecrei
uniti s se realizeze o nou mprire pe baza celei de-a doua cifre de
clasare .a.m.d De exemplu: 0- conducerea 1 serviciul de
aprovizionare 2 dispeceratul 3 punctul termic 4- serviciul Resurse
Umane ....1.1 Aprovizionarea cu materii prime1.2
.....................................materiale1.3...................................piese
de schimb Ordinea de clasare alfa numeric metod de ordonare mixt
care combin ordinea alfabetic cu ordinea numerelor naturale, n
sensul c grupele mari de elemente se ordoneaz de la A la Z, iar n
cadrul fiecrei litere subcapitolele se ordoneaz de la 1 la n. De
exemplu: B3 nseamn dosarul al treilea din biblioraftul B (bunuri
comune). Arhivarea documentelorSuporturi de informaiiCa suporturi
de informaii se pot folosi materiale diverse n funcie de specificul
informaiei coninute (hrtie, carton, benzi magnetice, casete audio,
video, CD-DVD etc.)Pentru clasarea documentelor se mai folosesc:
mape plic de format A4 dar de diferite grosimi, n funcie de volumul
documentelor ce urmeaz a fi pstrate n ele; cutii pentru documente;
cutii pentru CD uri etc.Toate aceste mape, dosare, bibliorafturi se
vor pstra n dulapuri sau rafturi adecvate, care s permit accesul cu
uurin la orice document cerut de conducere sau de petenii avizai.
Arhivarea Se poate spune, pe drept cuvnt, c arhivele constituie
memoria unei instituii sau chiar a unei naiuni.Importana unei
arhivri corecte este relevat de posibilitatea gsirii unor documente
necesare chiar dup perioade ndelungate de timp. Ea constituie o
problem de stat, reglementat prin acte normative.Toate organele
administraiei publice, conductorii de instituii, patronii
societilor comerciale au obligaia prin lege, s asigure pstrarea i
arhivarea corect a documentelor.
Reguli de arhivareDin literatura de specialitate se desprind
urmtoarele reguli: Scoaterea documentelor din arhiv se face numai
dac s-a fcut selecionarea i nlturarea celor nefolositoare,
degradate, deteriorate fr posibilitatea de recondiionare, documente
lips, documentele transferate la alte arhive. Exist obligaia din
partea arhivarului de a face cte un PV pentru fiecare din cazurile
semnalate. Acestea vor fi aduse la dispoziia conducerii pentru
aprobare , dup care se solicit confirmarea DIRECIEI GENERALE A
ARHIVELOR STATULUI sau filialelor sale. Periodic, se va realiza
selectarea documentelor n vederea stabilirii celor care se pstreaz
permanent, eliminndu-se documentele cu termen expirat sau fr
importan. n vederea selectionrii se impun urmtoarele cerine:Este
nevoie de document n prezentn ce msur a fost de folos n perioada
anterioarn ce msur va mai fi util n viitorn caz de distrugere, se
mai poate procura de undevaExist motive de ordin juridic sau
administrativ care s impun pstrarea Legea stabilete obligativitatea
pstrrii documentelor precum i a asigurrii lor mpotriva degradrii,
distrugerii sau sustragerii. Pentru pstrarea documentelor se
amenajeaz depozite construite special pentru arhiv sau n alte
ncperi adecvate. Dup selecionarea la termenele stabilite prin
actele normative, unitatea are obligaia s depun, dup caz, la
DIRECIA GENERAL A ARHIVELOR STATULUI sau la filialele sale,
documentele scrise, tiprite, pentru a fi predate. Utilizarea
documentelor din arhivele unitilor i gsesc expresia n mai multe
sensuri, cum ar fi: Lucrri administrative, cercetare tiinific,
informare, documentare, editarea unor publicaii, activiti
culturale, extrase i certificate etc. Consultarea unor documente
naintea termenului legal este posibil numai n cazuri bine
justificate i cu aprobarea conducerii unitii, n baza prevederilor
legale. n cazuri motivate, documentele se pot mprumuta, cu
aprobarea conducerii i pe baza unui proces verbal de predare
primire avizat de conducere. Legea stipuleaz, de asemenea, obligaia
agenilor economici, instituiilor i organizaiilor de a elibera
patentului copii i extrase dup documentele pe care le dein n cazul
n care documentele se refer la situaii i drepturi privind pe
solicitant, cum ar fi: vechimea n munc, situaia studiilor, a
veniturilor, drepturilor patrimoniale etc. Actele originale
diplome, certificate de natere, certificate de studii, acte de
stare civil se restituie titularilor sub semntur, reinndu-se doar o
copie autentic de eful arhivei. Evidena altor materiale,
fotografice sau pentru tehnica de calcul, se in separat.
Certificatele vor cuprinde obligatoriu: denumirea documentului pe
baza cruia a fost ntocmit, data eliberrii. Copiile i extrasele se
certific sau se legalizeaz de ctre cconducerea unitii care le
elibereaz. Acestea au aceeai valabilitate ca originalele. Termene
de pstrare a documentelorToate documentele se pstreaz conform unui
INDICATOR DE TERMENE DE PSTRARE confirmat de DIRECIA GENERAL A
ARHIVELOR STATULUI: Documentele contabile - nelimitat Documentele
juridice nelimitat Corespondena comercial 8 ani Corespondena
privind producia 9 ani Corespondena social nelimitat Polie de
asigurare 4 ani de la data expirrii Rapoarte privind accidentele de
munc sau incendiile 8 ani Documente de personal 3 ani Documente de
transport 4 ani
Etapele ntocmirii unei scrisori.Etapele ntocmirii unei scrisori
sunt:1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare);
2)Documentarea consta n culegerea informatiilor necesare pentru
tratarea subiectului; informaiile se pot obine prin: studiul
corespondentei deja existente; folosirea documentaiei interne i
externe; consultarea actelor normative care reglementeaz probleme
de tipul celor care fac obiectul mesajului respectiv; folosirea
jurnalului sau a agendei.Aceste informai nu sunt introduse ca atare
n text, ci sunt supuse unui proces de selecie, modificare prin
operaiile de analiza, sinteza etc.3) Sistematizarea materialului
deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl sau dezvoltat;
4)Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la
obinerea formei finale. n aceast etap se acord atenie deosebit
introducerii (care constituie cartea de vizit a textului)
cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care
sintetizeaz mesajul textului, reprezentnd ultima impresie cu care
rmne destinatarul). 5)Revizuirea i corectarea nu reprezinta o etapa
formaa. Textul este citit de mai multe ori din perspectiva
ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici, verificand
organizarea textului (structura, ierarhizarea ideilor), controlnd i
corectnd greelile gramaticale, de punctuaie i stngciile
lingvistice. 6) Dactilografierea scrierea cu ajutorul
calculatorului sau a mainii de scris, apoi formatarea i editarea
(scoaterea la imprimant).
Stilul corespondenei oficiale
Stilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului
oficial-administrativ (juridico-administrativ) i se ntlnete n
textele i activitile administrative, juridice, diplomatice i
economice. Este stilul relaiilor i corespondenei oficiale, al
negocierilor. Constituit, mai ales, odat cu apariia primelor texte
juridice n sec. al XVII-lea (Pravila de la Govora, 1640, Pravila
lui Vasile Lupu, 1646, ndreptarea legii, 1652), stilul
juridico-administrativ este cel mai conservator i mai nchis la
influene n raport cu celelalte stiluri, servind ca surs de mprumut
stilului publicistic. Vom aminti cteva particulariti lexicale,
morfologice, sintactice i stilistice ale stilului corespondenei
oficiale:
Particulariti lexicaleStilul scrisorilor oficiale reprezint
forma specific de exprimare a ideilor, modul n care lexicul este
folosit n comunicarea gndurilor. Una dintre condiiile importante,
pentru ca o scrisoare oficial s fie bine neleas, este alegerea unui
vocabular potrivit cu noiunile, ideile, faptele sau problemele
tratate. Astfel, se aleg din volcabularul general numai cuvintele i
expresiile potrivite cu fondul de noiuni i idei al scrisorii
respective, evitndu-se utilizarea cuvinelor i expresiilor arhaice,
regionale, de argou i jargon. Cuvintele trebuie folosite corect,
iar autorul scrisorii trebuie s cunoasc foarte bine att forma, ct i
sensul lor. Cutarea cuvntului ,,potrivit nu este un exerciiu de
prisos. Rigoarea este o exigen obligatorie.Se va acorda atenie
deosebit cuvintelor polisemantice cuvinte cu form identic, dar care
prezint diferene de sens. De exemplu, cuvntul adres are n limbajul
administrativ dou sensuri: indicaie (pe scrisori i colete),
cuprinznd numele i domiciliul exact al destinatarului i comunicare
n scris (scrisoare adresat unei organizaii sau unei persoane
fizice). n francez, ,,secretaire desemneaz totodat funcionara care
se ocup de anumite probleme administrative, dar i mobila cu
sertare, avnd pupitru pentru scris. Contextul este cel care face
diferena.De asemenea, trebuie s fim ateni la folosirea corect a
cuvintelor paronime (cuvinte cu form sonor asemntoare, dar cu neles
complet diferit). De exemplu: original (act) i originar (loc de
origine) sau alocaie (ajutor n bani pentru copii) i alocuie /
alocuiune (discurs); acceptare (acord, consimmnt) accepie (sens,
neles al unui cuvnd, semnificaie); coliziune (oc ntre corpuri care
se ntlnesc) coluziune (nelegere secret, crdie); nclinare (aplecare,
pant) nclinaie (predispoziie, atracie).Cel ce scrie o scrisoare sau
un act trebuie s aleag dintr-o serie sinonimic (cuvinte diferite ca
form, dar asemntoare ca sens) acel cuvnt care exprim cel mai bine
sensul dorit. De exemplu, ntre baz, fundament, temelie se alege
cuvntul baz pentru sintagma baz material; dintre cuvintele operare,
prelucrare, procesare se alege cuvntul procesare, n sensul
procesare de text. Eroarea de exprimare constnd n alturarea a dou
sinonime se definete prin pleonasm. De evitat expresii ca: ,,v
reamintim nc o dat, s-a rentors din nou; se autocomptimete singur
etc. n ceea ce privete folosirea neologismelor, dei limba romn
permite o exprimare precis i nuanat, atunci cnd nu gsim
corespondene n limb pentru anumii termeni, se impune ntrebuinarea
lor (de exemplu, sunt admii termenii: hard-disk, computer soft,
marketing, design etc. De evitat, n scrisorile de afaceri,
folosirea cuvintelor i a expresiilor ,,la mod.Folosirea
terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor
concizie. Un termen de specialitate poate exprima cel mai exact i
concis noiunea sau situaia tratat i poate exprima ideea unei
propoziii ntregi. De exemplu, pentru a denumi modalitatea de plata
pn la bordul unui vas, se folosete expresia franco-bordul vasului;
de asemenea, folosim termenul de organigram n loc de ,,reprezentare
schematic, sau grafic a structurii organizatorice a unei
intreprinderi sau instituii, a subordonrii compartimentelor
acestora, a tipurilor de legturi ntre aceste compartimente.Amintim
i ali termeni de specialitate folosii n practica lucrrilor de
secretariat i coresponden: antet, adres, adeverin, alineat, anexe,
arhivare, borderou, clasare, curriculum vitae, dosar, deviz,
indicativ, ndosariere, mandat, paraf, procur, procesare, rezoluie,
rezolvarea corespondenei, nuruire etc. Alegerea cuvintelor cu un
grad corect de specificitate i precizie face scrierea mai
convingtoare i mai clar. Folosirea cuvintelor abstracte se
datoreaz, n mare parte, unor factori ca: nesiguran, comoditate,
lipsa de informaie, precum i diferiilor factori de team (de a nu
omite ceva, de a nu divulga ceva etc.). Cei ce utilizeaz cuvinte
pretenioase i savante cred, n mod greit, c aceasta nsemn a scrie
bine. De asemenea, cei care redacteaz corespondena trebuie s aib
cunotine adecvate organizrii i conducerii instituiilor
(management), s consulte dicionarele de specialitate etc.
Particulariti morfologice Corespondena oficial trebuie s respect
formele gramaticale cerute de gramatica limbii romne, dar sunt i
anumite particulariti: folosirea pluralului n loc de singular la
pers. I , neconcordana dintre numrul real i cel gramatical (se
numete pluralul autoritii): V rugm s, Confirmm primirea ofertei
dv.; semnatarul reprezentnd o autoritate. La persoana a II-a se
utilizeaz formele de politee ale pronumelui personal dumneavoastr,
care se acord cu predicatul la plural: Dv. vei primi, iar n cazul
predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu numele
predicativ la singular: dv. suntei reprezentantul firmei. folosirea
neconcordanei ntre timpul real i cel gramatical, n unele situaii,
prin folosirea verbului reflexiv la prezent n loc de viitor, cu
scopul de a da impresia de siguran i nu de eventualitate. De ex.:
marfa se livreaz la data n loc de ,, se va livra sau pentru numirea
n funcie: ,,se numete n funcia de n loc de ,, se va numi n funcia
de . folosirea reflexivului pasiv n locul diatezei pasive:
,,expoziia s-a deschis... n loc de ,,expoziia a fost deschis;
reflexivul impersonal nlocuiete diateza activ: ,,se certific
vechimea n funcie ...(,,certificm vechimea...), ,,se aplic
regulamentul ..., ,,se infirm ipoteza etc. Aceste exprimri
precizeaz c fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate,
nefiind vorba de o implicare personal.- folosirea gerunziului la
nceput de fraz (de evitat, atunci cnd este posibil; poate produce
ambiguitate): acesta la prezent sau la trecut se raporteaz
ntotdeauna la subiectul propoziiei principale. Astfel, formularea
:Mulumindu-v pentru scrisoare, primii, Domnule, asigurarea naltei
mele consideraii este greit. Participiul prezent l implic pe
autorul scrisorii, n timp ce imperativul se adreseaz
destinatarului. Aceas lips de coeren va fi evitat alegnd formula:
Mulumindu-v pentru scrisoarea dv., v rog s primii ... evitarea
folosirii imperativului i a expresiilor imperative. n scrisorile de
ndrumare i control se folosete infinitivul sau indicativul viitor
cu valoare de imperativ: ,,a se urmri ndeplinirea formalitilor
,,Serviciul Personal va aduce la ndeplinire ..., ,,Vor fi sancionai
etc. abundena construciilor cu genitivul i dativul (aplicarea
prevederilor, n condiiile legii, conform deciziei, n scopul
obinerii); frecvena mare a substantivelor, mai ales a celor
provenite din infinitive lungi (rezolvare, soluionare, reglementare
etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toi, fiecare etc), a
prepoziiilor i conjunciilor; neutralizarea opoziiei de gen la unele
substantive ,,personale (inculpat, invinuit, donator, contribuabil,
petent etc) i predominarea singularului (nvinuitul, Proprietarul,
Reprezentantul are dreptul);- folosirea pronumelui personal. El
trebuie s se acorde n gen i numr cu cuvntul al crui substitut este.
De exemplu, exprimarea: Publicul a apreciat intervenia sa; la
sfritul conferinei, ei au aplaudat puternic este greit; Forma
corect este: Publicul a apreciat intervenia sa; la sfritul
conferinei, el a aplaudat puternic.
Particulariti de ordin sintactic n scrisorile i actele oficiale,
este important s se respecte sintaxa limbii romne, pentru a evita
greeli de interpretare. nelegerea mesajului care trebuie transmis
este influenat de tipul frazei, de ordinea cuvintelor, precum i de
asigurarea unor legturi logice ntre concepte i idei. Iat cteva
particulariti specifice stilului oficial-dministrativ: folosirea
ordinii directe n propoziie i fraz (subiect i determinanii si,
predicatul i determinanii si); ordinea invers este preferat de
stilul literar, istoric; construirea de propoziii i fraze scurte.
Frazele lungi, topica inversat dau natere la confuzii, producnd
dificulti de ntelegere; nlocuirea subordonatelor cu pri de
propoziie corespunztoare, cnd acest mod de construcie scurteaza
textul, mrind precizia exprimrii. n loc de ,,Marfa comandat de dv.,
pe care am livrat-o la data de vom spune ,,Marfa din comanda dv.
nr. ..., livrat la data de ; evitarea construciilor infinitivale
sau a construciilor care exprim generalizare sau eventualitate;
introducerea unor formaiuni lexico-sintactice stereotipe care
exprim cauza (,,din cauza ...) sau consecina (,,de unde rezult c
...), a unor expresii precum ,,am ncheiat prezentul procesul-verbal
n.exemplare, ,,n mod nemijlocit.., ,,n mod obligatoriu ... (n loc
de ,,nemijlocit, ,,obligatoriu).
Particulariti stilisticePrincipalele caracteristici ale stilului
corspondenei oficiale sunt: claritatea, corectitudinea, concizia,
precizia, sobrietatea i oficialitatea, politeea i demnitatea,
naturaleea i simplitatea.Corectitudinea impune respectarea ntocmai
a normelor, formelor i regulilor gramaticale, ortografice, de
punctuaie, de fonetic. n coresponden, corectitudinea stilului este
urmarit i pentru exigene speciale. Scrierea corect a unei scrisori
exprim n mare msura respectul pe care l datoreaz i l manifest
expeditorul fa de destinatar. Corectitudinea n coresponden
contribuie la evitarea confuziilor i interpretrilor greite. Este
suficient plasarea incorect a unei virgule, pentru a schimba
ntregul sens al frazei. Folosirea permanent a ndreptarului
Ortografic, Ortoepic i de Punctuaie, a altor manuale, nu este o
dovad de incultur, ci, dimpotriv, de cunoatere i dorin de
perfecionare. Lipsa corectitudinii duce la greeli de limb ca:
anacolutul (discontinuitate sintactic generat de ntreruperea unei
construcii iniiale i continuarea cu o alt construcie), solecismul
(nerespectarea acordului sintactic, a regimului prepoziiilor i
conjunciilor). Cnd ne referim la corectitudine, avem n vedere nu
numai aspectele gramaticale, ci i pe cele legate de coninutul
propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaii etc.); scrisoarea
este folosit adesea ca document n relaiile dintre
parteneri.Claritatea este o particularitate comun oricarui stil,
dar n coresponden, n scrierea documentelor, este urmrit cu multa
grij, ntruct este vorba de fapte, fenomene, situaii, drepturi,
obligaii, rspunderi, care dac nu sunt prezentate clar, produc
prejudicii prilor. Claritatea se asigur prin evitarea tuturor
cuvintelor, expresiilor i a formelor gramaticale care nu au
circulaie general sau care exprim aproximaii, nesiguran, nelesuri
alternative. Claritatea este dat pe de o parte de claritatea
ideilor i, pe de alt parte, de claritatea limbajului. Claritatea
este calitatea fundamental a stilului. Ea ne d posibilitatea s
nelegem fr prea mult efort gndirea exprimat n scris. Lipsa claritii
genereaz: obscuritatea, nonsensul, paradoxul.Concizia este o
condiie specific stilului corespondenei, ntruct scrierea,
multiplicarea, lectura etc. necesit cheltuieli materiale i de timp.
Aceast trstur stilistic se poate realiza prin fixarea ideilor n
propoziii scurte, grupate logic n paragrafe, evitarea repetiiilor,
lungirea inutil a frazelor, evitarea informaiilor care nu sunt
necesare i prin folosirea terminologiei de specialitate (atunci cnd
scrisorile sunt adresate unor persoane familiarizate cu
terminologia respectiv).Se vor elimina anumite cuvinte care nu aduc
un plus de neles (de exemplu, vom spune ,,dispozitivul este
productiv n loc de dispozitivul este bun n ceea ce privete
productivitatea sau ,,Acest calculator este foarte performant n loc
de ,,acest calculator este de foarte bun calitate i de aceea
prezint performane foarte bune sau.,,Un paragraf bine scris este
unitar, coerent, analitic n loc de ,,Un paragraf bine scris este un
paragraf care are urmtoarele trsturi: este unitar, este coerent,
este analitic). n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie complet.
Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate n
scrisoare nu trebuie omis. Orice omisiune nseamn scrisori
suplimentare.Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de
specialitate, prin folosirea obligatorie a unitilor de msura
oficiale, prin exprimarea n litere, alturi de exprimarea cifric ori
de cte ori este vorba de sume, cantiti etc.Sobrietatea i
oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale trebuie s aib
un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu
concizia, dar n plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care
trebuie s-l ofere certificrile i toate relatrile care se fac n
coresponden. Comunicarea n actele oficiale trebuie s fie lipsit de
ncrctur afectiv.Politeea i demnitatea stilul corespondenei oficiale
trebuie s fie prin definiie un stil al politeii i demnitii. Orice
scrisoare trebuie s fie expresia unei atitudini de politee fa de
destinatar. Politeea este ceva elementar, ceva ce st n firea
oricrui om civilizat. Nu cost, dar poate aduce profit i alte
beneficii. A spune ,,mulumesc, ,,va rog, ,,apreciez, ,,sunt
recunosctor etc. sunt formulri care trebuie s fie prezente n orice
scrisoare. n corsponden nu se admit, sub nici o form, polemica i
limbajul de indignare, chiar i atunci cnd emitentul scrisorii a
suferit din partea corespondentului anumite prejudicii. Folosirea
plurarului autoritaii, al pronumelor de politee asigur aceste
cerinte.Naturaleea i simplitatea. n baza acestor condiii, stilul
corespondenei este i trebuie s fie direct i firesc, neforat; se
impune folosirea cuvintelor simple, nepretenioase. Trebuie s scriem
pentru a exprima i nu pentru a impresiona (prin cuvintele
folosite).n concluzie, putem spune c stilul, n scrierea mesajelor,
este subordonat unui scop precis, controleaz un anumit impact i ton
i este definit de acea alegere a cuvintelor, propoziiilor i
formatului paragrafelor, care prin calitatea de a fi potrivit
situaiei, contextului i destinatarului produce reacia i rezultatul
dorit. Tonul unui mesaj este definit de percepia destinatarului, de
ceea ce citete el ,,printre rnduri i n spatele cuvintelor, percepie
care este strict individual. Tonul reprezint modul n care se spune
ceva, reprezint atitudinea autorului fa de subiect, reflectat n
felul de a prezenta ideile. Cu alte cuvinte ,,tonul face
muzica.Tonul se definete i prin capacitatea pe care o are stilul
unei scrisori de a produce anumite reacii cititorului
(destinatarului). Abrevieri folosite n corespondena
oficialFolosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: economie
de timp n ce privete redactarea, citirea, dactilografierea
documentelor; economie de spaiu n pagin i economie de materiale
(hartie, panglica in cazul folosirii, masini de scris, cartus,
cerneala n cazul folosirii imprimantei.Deosebit de important este
nsa folosirea corecta a abrevierilor, att din punct de vedere al
scrierii lor, ct i al poziionrii n fraz. Se recomand, utilizarea
raional a abrevierilor n sensul de a nu face abuz de abrevieri n
text, ceea ce ar conduce att la ngreunarea citirii i nelegerii
cuvintelor i expresiilor pe care le reprezint, ct i la considerarea
scrisorii ca o lipsa de politee fa de destinatar. In corespondena
oficial se admit, n general, numai: abrevieri prevazute de
Indreptarul Ortografic al Academiei Romane, pentru cuvinte i
expresii din vocabularul obinuit. abrevieri consacrate de tiinele
teoretice i aplicate n fiecare domeniu de activitate specializat
(bancar, financiar, contabil, matematic, fizic etc.) abrevieri
consacrate n uzana lucrrilor de secretariat i coresponden n ara
noastr, pentru scrisori ntocmite n limba romna. Abrevieri
consacrate n corespondena intenational, cnd scrisorile sunt
adresate partenerilor externi.Nu se vor folosi abrevieri n
titulaturi (se scrie Domnule Director si nu Dl. Director; Ordinul
nr. i nu Ord. nr.). PunctuaiaPunctuaia este o component a scrierii
constituit dintr-un ansamblu de semne convenionale care ofer
indicii de structurare grafic a unui text potrivit cu coninutul lui
i cu inteniile vorbitoruli, n vederea redactrii scrise
corespunzutoare i a citirii corecte. Semnele de punctuaie
(simboluri grafice care marcheaz o situaie de punctuaie) folosite n
scrierea limbii romne sunt: punctul, semnul ntrebrii, semnul
exclamarii, punctele de suspensie, dou puncte, virgula, linia de
pauz, punctul i virgula, parantezele, ghilimelele, cratima, bara
oblic i linia de dialog (omograf cu linia de dialog).Iat cteva
aspecte legate de punctuaie, ce nu trebuie neglijate n corespondena
oficial. Un text cu o punctuaie incorect face ca mesajul s fie
ineficient, inoperant. Punctuaia poate uura nelegerea coninutului
unei scrisori prin nlnuirea logic ntre diferite propoziii. De
aceea, este necesar s se respecte cu strictee regulile de
ortografie i de punctuaie ale limbii romne. Punctul este semnul de
punctuaie final care marcheaz n scris sfritul unui enun declarativ,
neexclamativ i este cel mai des folosit. Punctul marcheaz sfritul
oricrei propoziii independente sau fraze enuniative, indiferent de
strctura lor, indiferent de structura lor, de coninutul lor
semantic i de aspectul lor pozitiv sau negativ. Se folosete i
pentru prescurtarea unui cuvnt. Titlurile izolate, numele
proiectelor sau al societilor nu necesit punct final. Abrevieri ca
dl, dr, dna se scriu fr punct. Virgula este cel mai folosit semn de
punctuaie interioar. Iat doar cteva exemple n care se folosete
virgula: dup enumerri, apoziie (Grigorescu, noul nostru., va sosi),
dup atributiv intercalat (Dl Grigorescu, pe care l-ai chemat, va
veni); dup numele locului de expediie (Paris, ); vocativul se
desparte prin virgul de restul comunicrii: V rog s primii,
domnule/domnilor, omagiul celui mai profund respect. NU se pune
virgul ntre subiect i predicat (dac subiectul este nsoit sau nu de
determinri neizolate); nu se izoleaz prin virgul termeni coordonai
pri de propoziie sau propoziii n urmtoarele situaii: a) cnd
termenii sunt legai prin i copulativ (subiecte, adjective,
propoziii principale, propoziii subordonate; Totui, n aceleai
condiionri gramticale, nainte de i copulativ, virgula este impus de
necisiti structurale (un vocativ, o interjecie, o construcie
incident, un atribut izolat, o propoziie atributiv explicativ, o
opoziie, o propoziie apozitiv; Se pune virgul nainte de i cnd
acesta are: valoare narativ, sugernd nlnuirea nentrerupt a strilor
i aciunilor; valoare de intensificare; valoare adverbial i de
corelativ, valoare dubl, conjuncional i adverbial;b) cnd termenii
coordonai sunt legai printr-o conjuncie disjunctiv, folosit la un
singur termen (conjucia sau la un nume predicativ coordonat,
conjuncia ori la o propoziie principal coordonat)Punctul i virgula
separ dou propoziii independente din punct de vedere al structurii
lor, dar care au legtur de sens. Trebuie folosite ct mai puin,
pentru a evita frazele prea lungi. Dou puncte este semnul de
punctuaie care precede vorbirea direct, o enumerare, o explicaie, o
concluzie i marcheaz totodat o pauz, n general mai mic dect cea
indicat prin punct. De asemenea, se pun dou puncte i dup o
propoziie independent sau fraz care anun un text citat, un proverb,
un principiu.Ghilimele - semn de punctuaie n form de dou mici
unghiuri sau de dou mici virgule dispuse paralel, care nchid ntre
ele un citat, o vorbire direct, titluri de opere sau nume de
instituii, cuvinte crora li se d un sens (stilistic) special sau
asupra crora vorbitorul vrea s insiste, traducerea ori sensul unui
cuvnt. Semnul ntrebrii ca semn de punctuaie final marcheaz sfritul
oricrei propoziii independente sau fraze interogative directe,
indiferent de natura ntrebrii pe care o exprim ele (total sau
parial, propriu-zis sau retoric). (Poi s vii la coal?). NU se
folosete dup o ntrebare indirect (El a ntrebat unde este
scrisoare), dup o ntrebare de complezen (Te rog s m lai s aflu ct
mai curnd posibil).Semnul exclamrii ca semn de punctuaie final
marcheaz sfritul oricrei propoziii independente sau fraze
exclamantive, indiferent de structura lor, de coninutul lor
semantic ori de aspectul lor pozitiv sau negativ.Parantezele
izoleaz o informaie suplimentar n interiorul unei fraze, un grup de
cuvinte, dar nu se ncadreaz prin virgule. Punctele de suspensie sau
puncte - puncte - sugereaz o ntrerepere n irul gndirii, al aciunii
sau o omisiune dintr-un text reprodus. ntr-o scrisoare de afaceri
este bine s le evitm. Dac se scrie ,,etc., nu se mai adaug punctele
de suspensie.Trebuie s amintim i faptul c n scrisorile de afaceri
nu se folosete semnul exclamrii. De asemenea, se las spaiu dup
semnele de punctuaie i nu naintea lor.
