5

5.4. CORESPONDENA PROTOCOLARRelaiile civilizate ntre doi parteneri de afaceri determin un anumit tip de scrisori ocazionate de diverse prilejuri. Corespondena protocolar se refer la invitaii, felicitri, scrisorile de felicitare i diferite tipuri de scrisori transmise de departamentul de protocol al instituiei respective. Acest tip de coresponden se practic i la nivel nalt, ntre omologi.

INVITAIILEInvitaiile se trimit unor persoane importante pentru firm i sunt adresate din partea unei persoane din conducere.

Invitaiile privesc n special coctailurile, dejunurile, recepiile (la nivel nalt), conferinele organizate n cadrul firmei, prezentarea unor produse, o inaugurare, la srbtorirea unor angajai, ziua porilor deschise etc.

Cu toate c telefonul nlocuiete astzi o mare parte din comunicarea scris, la invitaii este obligatorie comunicarea scris. Invitaia scris este un mod de prezentarea a gazdei i a evenimentuluicare are loc, dar ea informeaz i despre locul, data, cauza desfurrii respectivei manifestri.

Invitaiile nu sunt numai bilete de intrare, ci i cri de vizit ale gazdei. O invitaie de afaceri nu trebuie doar s-l fac pe destinatar s atepte cu nerbdare participarea la petrecere (manifestare), ea trebuie s pun i prestigiul expeditorului ntr-o lumin favorabil. Invitatul primete scrisoarea i astfel se realizeaz primul contact ntre el i evenimentul ce va urma. Primele impresii sunt totdeauna importante. De aceea, mrimea, culoarea, grafica folosite, dar i coninutul trebuie s conlucreze la obinerea efectului dorit. Individualitatea i creativitatea formulrii pot influena valoarea i atractivitatea evenimentului.

Structura unei invitaii cuprinde urmtoarele elemente:

denumirea i sigla firmei; numele i eventual, funcia celui care lanseaz invitaia; formularea invitaiei; evenimentul propriu-zis (genul de petrecere); scopul ntlnirii (petrecerii); data, ora; locul; instruciuni speciale; unde se poate rspunde.

Invitaia oficial cuprinde titlul gazdei fr nume, dar adugarea numelui nu reprezint o greeal.

Exemplu:

Preedintele Fundaiei ..SauPreedintele FundaieiDomnulViorel IonescuDe asemenea, o invitaie poate fi transmis n numele unui individ sau al unui grup:

Preedintele Fundaiei . . . . . .Domnul Viorel IonescuiMembrii Consiliului de Administraien afar de numele gazdei, pe invitaie mai poate fi trecut numele unei personaliti de al crei prestigiu beneficiaz evenimentul. nainte de a-i imprima numele, ne vom asigura c aceast persoan este de acord, prezentndu-iproiectul textului. Exemplu:

Sub patronajulPreedintelui Crucii Roii Domnul ..O invitaie poate fi nominal sau nenominal. Spunem despre o invitaie c este nominal dac n text este scris (cel mai indicat de mn) numele invitatului. Pe invitaie se va scrie fie titlul invitatului fr nume, fie numele i titlul, fie doar numele. Pe invitaia nenominal nu este scris numele invitatului.

Formulele cele mai uzitate sunt:

,,are plcerea s v invite la ..,,v roag s i facei onoarea de a participa (de a asista) la ,,v roag s onorai cu prezena dumneavoastr ..Pentru motivul invitaie, gazda trebuie s aleag cuvintele, formula cea mai potrivit pentru a clarifica scopul (motivul) invitaiei.

Formule folosite:

,,n onoarea,,cu prilejul,,la dejunul n onoarea.,,la cina oferit cu ocazia . ..,,la semnarea acordului ntre . . . ,,la inaugurarea pavilionului .,,la vernisajul..,,la o recepie cu ocazia vizitei delegaiei . n ceea ce privete data i ora, acestea trebuie precizate cu mare exactitate. (Cnd se stabilete data se ine cont de disponibilitatea invitailor). De exemplu, n cazul unei invitaii la cin, vom scrieora 1900 i nu ncepnd cu ora 1900. Este bine s se indice i o or limit; n acest caz, cunoscnd dinainte durata activitii, invitaii i pot organiza mai bine timpul. Exemplu.:

Joi, 30 septembrie 2003, de la ora l900 la ora 2100.

Dac se cere punctualitate, aceasta trebuie motivat. Exemplu:

,,Deoarece evenimentul este televizat, v rugm s nu ntrziai.

Locul constituie adresa exact (eventual o schi). O adres cuprinde numele cldirii (dac are nume), numele slii, strada i numrul (aceste detalii vor evita multe telefoane inutile). Exemplu:

La HotelAmbasadorSalonul RouBulevardul Magheru nr. 2, sector 1, Bucuretin finalul invitaiei destinatarul este rugat s confirme participarea. Se menioneaz un numr de telefon unde se vor primi confirmrile, o persoan de contract i o dat limit.

n ultimul timp, n loc de ,,V rugm s confirmai participarea dv. pn cel mai trziu pe 10.04 2003 (tel.: 647.47.47, doamna Alice Manu), se folosete din ce n ce mai des formula R.S.V.P., o abreviere a formulei din limba francez Repondez sil vous plat Rspundei v rugm i este urmat de un numr de telefon sau fax. De asemenea, se poate aduga: ,,nainte de .

Exemplu:

R.S.V.P. nainte de Tel./fax: 6474747Instruciuni specialeEste important, dac evenimentul o cere, indicarea pe invitaie a inutei: ,,inuta de sear sau ,,inut de zi, aceasta va ajuta ca fiecare invitat s se simt bine; se vorda i alte informaii pentru a-i ajuta pe invitai (de exemplu: ,,parcare special n spatele hotelului sau ,,n caz de ploaie se amn . sau se va desfura

Grafica este pentru suportul material ceea ce stilul este pentru text: un mijloc de exprimare n slujba mesajului care trebuie transmis. Invitaia scris trebuie s rein atenia invitailor care vor veni. Pentru aceasta, resursele grafice sunt foarte utile. n primul rnd, n ceea ce privete textul, dimensiunea, caracterelor, pentru anumite cuvinte i grupuri de cuvinte, spaiul ntre ele, dar i culoarea invitaiei i forma sa, n al doilea rnd, prezena simbolurilor, emblemelor, blazoanelor, are o mare importan. Una din regulile grafice const n anu utiliza dect un singur tip de caractere pe aceeai invitaie. Resursele grafice contribuie n egal msur i la rezolvarea problemelor de ierarhie ntre diferite personaliti. Astfel, preedintele unei asociaii, directorul unui muzeu etc, vor avea grij ca numele sau titlul ministrului care prezideaz evenimentul, s fie scris cu caractere mai mari dect cele utilizate pentru ei. Pentru litere, negrul este culoarea admis[1].

Invitaiile trebuie trimise cu suficient timp naintea evenimentului, pentru ca invitaii s-i poat rezerva timpul necesar. Uzana protocolar pretinde ca invitaiile s primeasc un rspuns prompt. Rspunsul de confirmare sau refuz se poate realiza printr-o scrisoare sau telefonic.

Refuzul invitaiilor de afaceri iat o tem sensibil din cel puin dou motive:

1. ntre partenerii de afaceri nu exist de regul o relaie aa intens ca ntre prieteni; invitaiile sunt mai rare i au o valoare mai mare;

2. invitaiile din partea partenerilor de afaceri sau ale clienilor au aproape ntotdeauna o importan pentru afaceri: se ntrein relaiile existente sau se ntemeiaz altele noi. n unele mprejurri se ajunge chiar la negocieri i la ncheieri de contracte, de aceea n domeniul afacerilor este mai indicat s se accepte o invitaie, chiar n ciuda unor probleme. Dac totui nu se poate da curs invitaiei, este indicat s se trimit o scrisoare n care s se menioneze motivul sau motivele refuzului; se mulumete pentru invitaie, se ureaz gazdei succes la festivitatea organizat i eventual se fixeaz n perspectiv o invitaie reciproc i sau o alt ntlnire. Dac relaia de afaceri permite, invitatul poate propune un ,,nlocuitor, astfel nu va lsa impresia c evenimentul nu prezint interes pentru el i firma sa.

Scrisoarea de invitaie la nivel nalt: este obligatoriu ca scrisoarea de invitare s se adreseze de omologul celui invitat. Echivalena rangului se stabilete la nivelul conductorului delegaiei invitate. Este totdeauna tiprit i are caracter diplomatic; poate fi precedat de un fax pentru operativitate, ns trimiterea prin curier a invitaiei originale este obligatorie[2]. Are antetul instituiei (stema, alte nsemne sau elemente distinctive, numele instituiei celui care invit).

Scrisoarea de invitaie ncepe cu o fraz de politee care s exprime bucuria de a comunica, n cazul n care este primul contact dup numirea n funcie, se adreseaz felicitri (chiar dac acestea au fost transmise la nvestitur, prin intermediul ambasadei); n cazul invitaiei la nivel nalt se face o rememorare a ultimelor contacte.

Coninutul propriu-zis cuprinde invitaia concret, precizndu-se perioada i locul. Se va clarifica caracterul vizitei (invitaiei): de curtoazie, de lucru sau vizit oficial). De asemenea, n coninutul invitaiei se va preciza scopul vizitei (invitaiei). Dup definirea generic a scopului, se face o succint propunere de agend a ntlnirii. Agenda ntlnirii nu se stabilete concret n scrisoarea de invitaie, aceasta este stabilit ulterior de experii celor dou pri, dup primirea scrisorii de acceptare.

Finalul scrisorii de invitare este o fraz de politee i trebuie s cuprind asigurarea adresantului de respectul de care se bucur i faptul c se ateapt un rspuns.

Scrisorile de felicitare i felicitrile (pretiprite)Scrisorile de felicitare i felicitrile pot fi trimise: colaboratorilor, furnizorilor, prestatorilor de servicii, politicienilor, reprezentanilor diverselor instituii, omologilor etc., cu diferite prilejuri: Anul Nou, srbtori naionale, numiri n funcie, aniversri etc. Cel mai important prilej l reprezint Anul Nou i srbtorile de iarn. ntrebarea este ce alegem? Scrisoarea sau felicitarea pretiprit.

Scrisorile de la sfritul anului conin mai mult dect urri. Ele au un caracter mai personal i indic stadiul unei relaii. Scrisoarea poate fi scris de mn, iar dac textul este scris la main, atunci formula de adresare i ncheiere se va scrie de mn. Scrisoarea trebuie s fie scris ct mai cite i s lase o bun impresie estetic. Ea cuprinde elementele de structur ale oricrei scrisori.

Felicitarea este cea mai bun alegere n cazul relaiilor mai puin strnse. Exist o multitudine de prezentri n form pretiprit. Urrile pretiprite vor conine o not personal dac vor fi completate cu cteva rnduri scrise de mn. Formula de ncheiere se va scrie obligatoriu de mn.

Pentru a putea ntreine bune contacte profesionale, fiecare firm trebuie s aib o baz proprie de date cu adresele actualizate ale colaboratorilor, lucru care de multe ori este ignorat, dar de care depinde succesul comunicrii ntre parteneri.

Alegerea de felicitri pretiprite i de cadouri publicitare, pentru anul nou, trebuie s se ncheie din luna noiembrie. De asemenea, urrile de la sfritul anului trebuie s ajung la destinatar cu cteva zile nainte de Crciun, deoarece se tie c majoritatea firmelor au vacan n ajunul acestor srbtori. Corespondena trebuie expediat cu o sptmn nainte de Crciun. Faxul nu este mijlocul de comunicare indicat pentru urrile de sfrit de an, cu o excepie, dac cineva a fost uitat, n ultim instan se va trimite urarea prin fax, dect deloc.