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CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

N.C.C. Nº 15

NORMAS FINANCIERAS APLICABLES A LAS ADQUISICIONES Y A LOS CONTRATOS CON TERCEROS

REVISIÓN Nº 1

VIGENCIA: 1-02-2009

COORDINACIÓN:

GERENCIA CORPORATIVA

DE ADMINISTRACIÓN Y CONTRALORÍA

N.C.C. N° 15 REVISION 1 VIGENCIA 1.02.2009 Página 2 de 29

CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE Normas Corporativas Codelco

Título NORMAS FINANCIERAS APLICABLES A LAS ADQUISICIONES

Y A LOS CONTRATOS CON TERCEROS.

INDICE UNIDADES AFECTADAS ................................................................................................................................... 4

ÁREA COORDINADORA .................................................................................................................................... 4

MARCO REFERENCIAL ..................................................................................................................................... 4

1. OBJETIVO. ..................................................................................................................................................... 5

2. ALCANCE. ..................................................................................................................................................... 5

3. NORMAS GENERALES ............................................................................................................................... 5

4. DE LA MONEDA............................................................................................................................................ 6

5. DE LA REAJUSTABILIDAD........................................................................................................................ 6

6. DE LOS ANTICIPOS..................................................................................................................................... 8

7. DE LAS MULTAS. ......................................................................................................................................... 9

8. DE LAS GARANTÍAS. ................................................................................................................................ 10 8.1 OBJETIVOS. ................................................................................................................. 10 8.2 CONDICIONES GENERALES DE LAS GARANTÍAS.................................................................... 11 8.3 TIPOS DE DOCUMENTOS EN GARANTÍA. ............................................................................... 12 8.4 MONEDAS EN QUE SE EXPRESEN LOS DOCUMENTOS EN GARANTÍA. ...................................... 13 8.5 VIGENCIA DE LAS GARANTÍAS. ............................................................................................ 14 8.6 DETERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE GARANTÍAS................................................................... 14

8.6.1 Monto de garantías. ......................................................................................................... 14 8.6.2 Cobro de garantías........................................................................................................... 16 8.6.3 Devolución de garantías. ................................................................................................. 17

8.7 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y RESPONSABILIDADES SOBRE GARANTÍAS............................ 18 8.7.1 De los Administradores de Contratos.............................................................................. 18 8.7.2 De las Áreas de Abastecimiento. ..................................................................................... 18 8.7.3 De las áreas de G.C. de Contraloría y de G.C. de Finanzas. .......................................... 19


9. DE LOS SEGUROS. .................................................................................................................................... 20

9.1 CONSIDERACIONES GENERALES. ........................................................................................ 20 9.2 TIPOS DE SEGUROS. .......................................................................................................... 21

9.2.1 Seguros de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales.................................. 21 9.2.2 Seguros de Responsabilidad Civil. ..................................................................................... 22 9.2.3 Otros resguardos (Contratos de Obras menores)................................................................ 23

10. DE LOS PLAZOS DE PAGO. .................................................................................................................... 24

11. DE LOS FINIQUITOS. ................................................................................................................................. 25

ANEXO Nº 1 MODEL OF BID GUARANTEE................................................................................................. 26

ANEXO Nº 2 MODEL OF PERFORMANCE GUARANTEE......................................................................... 27

ANEXO Nº 3 MODEL OF ADVANCE PAYMENT GUARANTEE ............................................................... 28

ANEXO Nº 4 MODEL OF EQUIPMENT WARRANTY BOND ..................................................................... 29


MATERIA: NORMAS FINANCIERAS APLICABLES A LAS ADQUISICIONES Y A LOS CONTRATOS CON TERCEROS.

UNIDADES AFECTADAS Toda la Corporación.

ÁREA COORDINADORA Gerencia Corporativa de Administración y Contraloría.

MARCO REFERENCIAL Manual de Alcance de Facultades.

N.C.C. 12 Normas aplicables a contratos pagaderos en Pesos con base de

precios o valores expresados en otras monedas. N.C.C. 14 Normas para la Compra o Contratación de Bienes y Servicios.

N.C.C. 24 Análisis de Riesgos a las personas y a los bienes físicos en

Proyectos de Inversión. Instructivo Financiero Contable (IFC) Nº 87 sobre “Control, gestión y registro

contable de Boletas de Garantía y Pólizas de Seguros”. Notas Internas PE-00/408 --- VAF-142/2000 --- GAB-135/2000:

Autorización a Proveedores y Contratistas para celebrar Contratos de Factoring.


1. OBJETIVO. Establecer las políticas de resguardo económico-financiero para las adquisiciones y los contratos que suscriba Codelco con terceros Proveedores o Contratistas.

2. ALCANCE.

a) Estas normas son aplicables a todos los contratos con terceros relacionados con las prestaciones de servicios y adquisiciones de bienes que efectúe la Corporación, cuyo valor sea igual o superior a US$ 10.000.- Sin perjuicio de lo anterior, la Gerencia Corporativa de Abastecimiento podrá disponer la aplicación de estas normas en negocios de menor monto, en resguardo de los intereses de la Corporación y previa evaluación del impacto económico o comercial de dicha medida.

b) Su contenido se refiere a la moneda, reajustabilidad, anticipos, multas,

garantías, seguros, formas de pago y finiquito. c) Quedan exceptuadas de estas normas las contrataciones de personal bajo los

regímenes de Honorarios y de Plazo Fijo, y de fletes marítimos relacionados con las exportaciones e importaciones de productos, los cuales se rigen por normas específicas propias.

3. NORMAS GENERALES.

a) Las compras que efectúen las Areas de Abastecimiento, que correspondan a adquisiciones de insumos, repuestos y equipos, y los servicios generales que contrate la Corporación, deberán estar amparados por Órdenes de Compra o Contratos específicos, debidamente autorizados por los ejecutivos que disponen de atribuciones para ello, en conformidad con el Manual de Alcance de Facultades.

b) Todos los contratos de adquisiciones de bienes y servicios que suscriba la

Corporación deben considerar las normas financieras definidas en el presente documento.

c) Los aspectos tributarios que graven los Contratos deberán aclararse en forma

previa a su firma, dejándose establecido en ellos si los precios incluyen impuestos (I.V.A., Adicional, Segunda Categoría, etc.) y la identificación de cargo de quién son dichos tributos.

d) Será responsabilidad del ejecutivo del Area que contrata los servicios, validar

que los Contratos se pacten considerando los aspectos financieros y tributarios a que se refieren estas normas. En caso de convenirse condiciones no previstas, o de excepción a ellas, deberá obtenerse la aprobación de la Contraloría respectiva.


4. DE LA MONEDA.

a) Para aquellos contratos pagaderos en Chile y cuyos precios no puedan ser

pactados en Moneda Nacional, deberán aplicarse las normas establecidas en la Norma Corporativa N.C.C. N° 12, para determinar la equivalencia o paridades cambiarias.

b) Cuando se trate de Contratos de Servicios o Adquisiciones pactadas en

monedas distintas de la Moneda Nacional o del Dólar estadounidense, las respectivas Áreas deberán coordinar dicha negociación con la Gerencia Corporativa de Finanzas. Asimismo, deberán informar a esa Gerencia, dentro de los cinco días siguientes a la firma de dichos documentos, sobre las condiciones financieras de los Contratos u Órdenes de Compra suscritas, para los efectos de incorporar la correspondiente posición cambiaria dentro de la estrategia global de cobertura de monedas.

5. DE LA REAJUSTABILIDAD.

a) Los Contratos y Órdenes de Compra podrán contener cláusulas de reajuste, acorde con las condiciones de mercado.

b) Cuando corresponda aplicar reajustes se deberán utilizar Índices de Precios

conocidos, provenientes de informes o estadísticas oficiales de organismos públicos, como el Instituto Nacional de Estadísticas (INE) o de fuentes comúnmente aceptadas en el comercio internacional.

c) Como norma general, en las bases de licitación o peticiones de oferta, se

deberá indicar: índices de reajuste a aplicar, polinomio para el cálculo (cuando corresponda), fecha de los índices de base, fecha u oportunidad del primer reajuste, incluyendo la fecha de los índices a considerar para ello, y periodicidad del mismo.

d) Sin perjuicio de lo anterior, Abastecimiento podrá pactar con los proveedores o

contratistas fórmulas distintas, previa evaluación de las mismas, cuidando mantener las condiciones de equidad en los procesos de licitación.

e) En los contratos u órdenes de compra deberán quedar registradas todas las condiciones asociadas al reajuste, según se indica en letra c) anterior.


f) Al período que resulte del atraso en el cumplimiento del plazo de ejecución

pactado, cuando su causal sea responsabilidad del Contratista o Proveedor, no se aplicará reajuste adicional al acumulado hasta la fecha de término pactada.

g) Cuando la responsabilidad del atraso sea de Codelco, el otorgamiento de este reajuste debe ser debidamente aprobado por la Jefatura del Área Administradora del Contrato, o del Área de Abastecimiento, según corresponda, considerando en ello las modificaciones de plazo que corresponda.


6. DE LOS ANTICIPOS.

a) Como norma general, las propuestas de contratos de servicios y suministros no deben contemplar otorgamiento de anticipos. Cuando, excepcionalmente, se estime pertinente otorgar anticipos, ello se hará teniendo presente los siguientes aspectos:

a.1) Deberá evaluarse el costo financiero implícito en el valor de las

propuestas que consideran anticipo, versus las que no lo incluyen, con el objeto de determinar la conveniencia económica de su utilización, tomando en consideración para ello la tasa de descuento informada por la Gerencia Corporativa de Finanzas.

a.2) Deberá ser aprobado por los correspondientes niveles de Cargos

facultados, de acuerdo con las atribuciones específicas establecidas en el Manual de Alcance de Facultades vigente.

b) La restitución del anticipo debe estar resguardado por una Garantía,

sujeta a las normas señaladas en el párrafo N° 8 de este documento, y cuyo valor será equivalente al monto del anticipo y por un período que cubra su recuperación.

c) La amortización del anticipo se efectuará a partir del primer Estado de

Pago de avance de la obra o en el Estado de Pago que las partes lo hayan acordado. En el caso de los proveedores, el descuento se hará del monto a pagar por las entregas parciales o totales.

d) La devolución del anticipo deberá efectuarse debidamente reajustada

en los mismos términos o condiciones aplicables a los precios de compra o servicios pactados.

e) Debe dejarse explícito, en cada Contrato u Orden de Compra, la forma

y plazo en que se efectuará la devolución de los anticipos. En todo caso, el plazo de devolución no debe exceder, en general, del 50% del avance de la obra, excepto que se haya pactado una condición especial.

f) Deberá exigirse Boleta de Garantía Bancaria pagadera a la vista en

Unidades de Fomento, equivalente al valor del anticipo otorgado en moneda nacional.


g) En los anticipos otorgados por la Corporación correspondientes a Servicios

afectos al IVA, el monto de la garantía que deberá exigirse se calculará por el Valor Neto del Servicio, es decir, no incluyendo el IVA, por cuanto la Corporación recupera este valor del Fisco al mes siguiente, de acuerdo a lo establecido en el Decreto Ley N° 825 de 1974 y su Reglamento.

7. DE LAS MULTAS.

a) Las multas, toda vez que su aplicación haya sido acordada con el proveedor o contratista, deberán estar expresamente establecidas en los respectivos contratos u órdenes de compra y/o en los documentos complementarios que sean parte integrante de su formalización.

b) Deben definirse expresamente las causales, oportunidad, monto, frecuencia y límite de aplicación de la respectiva multa para cada una de las etapas del Contrato. Además, deben estar identificados los documentos que se utilizarán para determinar el grado de cumplimiento de las condiciones pactadas y, como consecuencia de ello, la eventual aplicación de multas.

c) Se debe tener presente que en aquellos casos de pago vía Carta de Crédito no es posible incorporar esta penalidad como condición de pago del Acreditivo, dado que esta modalidad no es aceptada por las Reglas y Prácticas Uniformes de la Cámara de Comercio Internacional.

d) Como regla general, el valor mínimo para hacer efectiva una multa será de US$ 100 para operaciones nacionales y de US$ 500 para importaciones. No obstante y salvo la excepción indicada en el párrafo anterior, Abastecimiento podrá incorporar cláusulas de multa en todos los contratos y órdenes de compra cuya evaluación del nivel de riesgo en su gestión comercial o ejecución así lo aconsejen.

e) El cálculo del monto de multas y su aplicación será responsabilidad de las Áreas de Control Egresos de Contraloría, de acuerdo con las condiciones pactadas en los Contratos u Órdenes de Compra.

f) Anulación de multas procesadas.

Para anular multas ya procesadas se requerirá la autorización del nivel superior de aquél que previamente instruyó su aplicación.


8. DE LAS GARANTÍAS.

8.1 Objetivos. Las garantías que se indican a continuación y que sean exigidas con motivo del proceso de presentación y adjudicación de propuestas de Contratistas, o para Proveedores, conforme a lo estipulado en las Normas Corporativas para Compras/Contratos (NCC N° 14), tendrán como objetivo:

a) Resguardar la seriedad de la oferta y/o propuesta.

Su propósito es mantener invariable y vigente la oferta del vendedor/contratista durante el período solicitado por Codelco.

b) Caucionar el cumplimiento general de Contratos u Órdenes de

Compra / Servicios y sus ampliaciones. Permite asegurar el cumplimiento cabal de las condiciones y especificaciones pactadas en contratos u ordenes de compra de bienes / servicios. Esto incluye, entre otros, el cumplimiento de todas las obligaciones laborales, previsionales y tributarias del contratista.

c) Resguardar el funcionamiento y calidad de los equipos y bienes

adquiridos. Es utilizada con el fin de garantizar que el funcionamiento del elemento y/o equipo esté de acuerdo con las normas y especificaciones convenidas con el fabricante en la orden de compra o contrato.

d) Cautelar la restitución de los anticipos otorgados.

Su finalidad es resguardar la recuperación de anticipos otorgados, ante el riesgo de un posible incumplimiento de contratistas y/o proveedores, de alguna de las condiciones establecidas en contratos u órdenes de compra de bienes / servicios.


8.2 Condiciones generales de las garantías.

Las condiciones generales que deben cumplir los documentos en garantía, son las siguientes: a) Beneficiario: Corporación Nacional del Cobre de Chile o Codelco Chile. b) Tomador: La empresa contratista o el proveedor respectivo.

Excepcionalmente podrá ser un tercero, siempre y cuando se identifique en la garantía el contrato que cauciona y que se consigne expresamente por cuenta de quien se ha tomado.

c) Emisor: La garantía deberá ser emitida por un Banco de Primera Clase

Nacional o Internacional según corresponda, debidamente calificado por la Gerencia Corporativa de Finanzas o la Contraloría que corresponda.

No se aceptarán documentos emitidos por Compañías de Seguro, salvo en situaciones excepcionales derivadas de alguna negociación específica, previa calificación de la Gerencia Corporativa de Finanzas.

d) Característica esencial de las garantías es que deben ser pagaderas a

simple requerimiento de Codelco, no aceptándose ninguna restricción en contrario, y deberán contener, entre otros, la siguiente información:

Número de Pedido (Orden de Compra o Contrato).

Plazo de validez y motivo de su cobertura.

e) Es necesario tener presente que, una vez vencidas, las garantías

bancarias pierden su validez de cobro ante el banco emisor. f) Los contratos que requieren garantías bancarias, deben establecer el

tipo de garantía requerida en la cláusula respectiva, precisando sus términos y condiciones. Además, debe incorporarse como Anexo al contrato el Modelo de Garantía que corresponda, en aquellos casos en que sea emitida directamente por un banco en el extranjero.

g) En Anexos números 1 al 4, se encuentran los Modelos de Garantía

que deberán ser incorporados a las bases de licitación o cotización y/o contratos en general, u órdenes de compra de bienes/servicios, cuando estos documentos sean exigidos en cada una de las etapas señaladas.


8.3 Tipos de documentos en garantía.

Los documentos en garantía solamente podrán tomar cualquiera de las siguientes formas:

a) Boletas de Garantía Bancaria pagaderas a la vista o con 30 días de

aviso previo, en moneda extranjera, emitidas por Bancos Comerciales domiciliados en Chile a solicitud de corresponsales en el exterior; en conformidad con lo dispuesto en el Título I, Capítulo XXI Nº 2 del Compendio de Normas de Cambios Internacionales del Banco Central de Chile.

b) Documentos irrevocables Stand by Letter of Credit pagaderas a la vista,

en moneda extranjera, emitidas directamente a favor de Codelco-Chile por Bancos Internacionales de primera clase. Sin embargo, estos documentos deberán necesariamente ser avisados y negociados a través de un Banco domiciliado en Chile. Este tipo de documentos deberá establecer que son emitidos de acuerdo a las "Reglas y usos uniformes relativos a Créditos Documentarios", revisión de 1993, Publicación Nº 500 de la Cámara de Comercio Internacional, o a las Prácticas Internacionales para Standby ISP98.

c) Boletas de Garantía Bancaria pagaderas a la vista o con 30 días de

aviso previo, en moneda nacional, emitidas a favor de Codelco Chile por Bancos Comerciales domiciliados en Chile, expresadas en Unidades de Fomento o la unidad monetaria que la reemplace.

d) Depósitos en Garantía, constituidos ya sea por documentos

representativos de depósitos bancarios reajustables a plazo fijo o renovables automáticamente tomados a favor de Codelco-Chile, o bien por efectivo o cualesquiera de sus formas equivalentes, los que deben considerar un reajuste hasta su fecha de vencimiento. El Depósito en Garantía se deberá acompañar de una carta del Tomador que explicite el motivo por el cual se está entregando a Codelco.

e) Se aceptarán Pólizas de Seguros, de acuerdo con la normativa

corporativa sobre esta materia (Instructivo Financiero Contable Nº 87).


8.4 Monedas en que se expresen los documentos en garantía.

a) Por regla general, la moneda en que se exprese el documento en

garantía será la misma que la moneda de la oferta, orden de compra y/o contrato con terceros.

b) Para las órdenes en moneda nacional el documento se expresará en

Unidades de Fomento o en aquella unidad que la sustituya en el futuro. c) Excepcionalmente, las Boletas de Garantía emitidas por Bancos

domiciliados en Chile para caucionar una compra de importación o servicios de inspección en el extranjero, se aceptarán en Unidades de Fomento si por disposiciones del Banco Central de Chile existiera prohibición para emitirlas en moneda extranjera.

d) Para aquellos casos en que el documento en garantía sea extendido en

Unidades de Fomento y esté caucionando una obligación correspondiente a una compra de importación o servicios de inspección en el extranjero, la base de cálculo será el equivalente en dólares de la moneda extranjera señalada en la propuesta o en el Contrato u Orden de Compra de bienes/servicios, de acuerdo con la “Tabla de Equivalencia de Monedas” publicada por el Banco Central de Chile existente a la fecha de la emisión del documento en garantía.

e) El tipo de cambio peso/dólar a utilizar en estos casos será el mismo que

establece el contrato, si corresponde, o bien el más alto de entre los tipos de cambio oficiales vigentes el día de la emisión del documento.

f) La conversión en Unidades de Fomento se efectuará según el valor que

ésta tenga a la misma fecha de la emisión del documento en garantía.


8.5 Vigencia de las garantías.

Como norma general, las garantías deberán tener la siguiente validez: a) Para caucionar la seriedad de la propuesta, su plazo de validez será el

estimado hasta la fecha de suscripción del Contrato y/o hasta la aceptación de la Orden de Compra / Servicios.

b) Para caucionar el cumplimiento general del contrato, la garantía deberá

extender su vigencia hasta 30 días después de la fecha estipulada como término del contrato, o de la recepción provisoria o definitiva de las obras, según se defina en las bases de licitación y/o en el contrato. Sin perjuicio de lo anterior, en caso de contratos de largo plazo, iguales o superiores a dos años, Abastecimiento podrá definir la entrega de documentos en garantía por períodos anuales, renovables o reemplazables por períodos iguales, hasta cubrir la vigencia del contrato, más 30 días. Además, cuando el tipo de contrato lo amerite, se podrá reducir el monto de la garantía transcurrido el 50% del avance físico del servicio, con la autorización de la Jefatura Responsable del mismo nivel que autorizó según el Manual de Alcance de Facultades.

c) Para caucionar la calidad y funcionamiento de equipos y bienes

adquiridos, la vigencia de la Boleta de Garantía deberá extenderse a lo menos hasta el mes siguiente del pactado como garantía técnica en la negociación comercial.

d) Para caucionar el otorgamiento de anticipos, la garantía deberá

extender su vigencia hasta 30 días después de la fecha estimada en que se materialice su total amortización.

8.6 Determinación y liquidación de garantías.

8.6.1 Monto de garantías. a) Debe quedar estipulado en las Bases de la respectiva licitación,

Contrato u Orden de Compra de bienes/servicios. b) Como garantía de la correcta ejecución de las obras, o cumplimiento de

contrato, podrán efectuarse retenciones en dinero a los Estados de Pago.


c) El canje de retenciones por Boletas de Garantías Bancarias sólo podrá

realizarse a solicitud del contratista o proveedor, previa autorización de la Jefatura Responsable del área usuaria de la Corporación.

d) Cuando se autoricen, en conformidad con las atribuciones del Manual

de Alcance de Facultades vigente, ampliaciones o modificaciones de los Plazos otorgados por la Corporación para las recepciones provisorias o definitivas, que signifiquen ampliar el plazo pactado originalmente, se deberá exigir la ampliación de la vigencia de las Boletas de Garantía Bancaria respectivas, de tal modo que éstas estén plenamente vigentes a la fecha real de la recepción definitiva, considerando los plazos adicionales que se hubieran definido en Bases de Licitación, Contrato u Orden de Compra.

e) Cuando el atraso en la ejecución de las obras sea responsabilidad del

Contratista, el costo de la prórroga de las Boletas de Garantía debe ser absorbido por éste. En caso contrario, su costo será absorbido por la Corporación.


8.6.2 Cobro de garantías. a) Las garantías deberán hacerse efectivas si el contratista o proveedor no ha

cumplido con lo establecido en el respectivo Contrato u Orden de Compra, de acuerdo con las definiciones del párrafo 8.1 de esta N.C.C.

b) Toda posible condición para el cobro de las garantías debe quedar estipulada

solamente en el Contrato que lo exige y no ser incorporada al texto de las garantías. Ejemplo: Que el tomador debe ser avisado por escrito 30 días antes del cobro de la garantía.

c) En el caso de las Garantías Bancarias emitidas por bancos domiciliados en el

extranjero, sus prórrogas o cobranzas deberán ser avisadas a las respectivas Áreas de Contraloría con a lo menos 15 días hábiles antes de su vencimiento.

Para los documentos emitidos por bancos domiciliados en el país este aviso debe ser con 5 días hábiles de anticipación. Estos mismos plazos rigen para las Divisiones cuando ellas soliciten el cobro de una garantía a la Casa Matriz.

d) Cuando el Área responsable de la administración operativa o comercial del

Contrato determine hacer efectiva o cobrar una garantía bancaria deberá adjuntar toda la documentación necesaria y dar cabal cumplimiento a lo requerido para tal efecto en el documento respectivo.

e) Las comunicaciones a las Áreas de Contraloría, relativas al cobro de garantías

bancarias asociadas a Contratos de Servicios, deberán ser autorizadas por la Jefatura Responsable, y con poderes suficientes, de la respectiva Área que administra el Contrato, acompañando los certificados y/o documentos exigidos para su cobro.

f) La comunicación de cobro de documentos en garantía asociados a la adquisición

de Bienes (materiales, insumos o equipos, entre otros), será responsabilidad del área de Abastecimiento encargada del negocio respectivo.

g) Lugar de Cobro de garantías.

1.- Para las Boletas emitidas por Bancos domiciliados en Chile, el lugar de aviso y cobro de los documentos en garantía serán Santiago, Viña del Mar, Valparaíso, Calama, El Salvador, Los Andes o Rancagua.

2.- Para los documentos emitidos por Bancos Extranjeros, el lugar de aviso y cobro de los

documentos será en Santiago de Chile. Para tal efecto, estas garantías deberán ser avisadas y negociadas a través de un Banco corresponsal, domiciliado en Chile, del Banco emisor.


8.6.3 Devolución de garantías. a) Garantías por Seriedad de Propuesta.

Cuando haya sido suscrito el contrato respectivo con la Empresa adjudicada, su canje se efectuará contra la entrega de la Garantía Bancaria de Cumplimiento General del contrato. A los demás oferentes, al momento de informarles que no se adjudicaron la propuesta.

b) Garantías por Cumplimiento General del contrato y sus

ampliaciones.

Una vez firmado el finiquito respectivo, o en los plazos establecidos si hubieren condiciones especiales pactadas.

c) Garantías por Calidad y Funcionamiento de los equipos y bienes

adquiridos.

Cuando haya cesado la obligación del Contratista, en virtud del contrato u orden de compra.

d) Anticipos: Una vez que se amortice su valor total. e) Devolución de retenciones: se efectuará una vez firmado el finiquito

correspondiente, debidamente reajustadas a la fecha de su devolución efectiva, de acuerdo con el esquema de reajustes establecido en el contrato y en plazos establecidos si hubieren condiciones especiales pactadas.

f) Las comunicaciones a las Áreas de Contraloría, relativas a la

devolución de garantías bancarias asociadas a contratos de Servicios, deberán ser autorizadas por la Jefatura Responsable y con poderes suficientes de la respectiva Área Usuaria que administra el contrato.

g) La comunicación de la devolución de documentos en garantía

asociados a la adquisición de Bienes (materiales, insumos o equipos, entre otros), será responsabilidad del área de Abastecimiento encargada del negocio respectivo.


8.7 Aspectos administrativos y responsabilidades sobre Garantías.

8.7.1 De los Administradores de Contratos.

a. Exigir oportunamente la entrega de las garantías bancarias pactadas en los contratos que administran, verificar que ellas se ajusten a los compromisos convenidos y hacerlas llegar a la Contraloría respectiva, o al área de Finanzas, según corresponda para su custodia.

b. Requerir del respectivo Tomador, si fuere necesario, las modificaciones

de las garantías bancarias que proceda, así como requerirle que gestione la prórroga de las mismas, con 30 días de anticipación a su vencimiento, en los casos que corresponda.

c. Exigir la entrega de copia de las Pólizas de Seguro y verificar que ellas se ajusten a los términos indicados en los contratos respectivos.

d. Mientras el contratista o proveedor no constituya las garantías

estipuladas en los contratos u órdenes de compra de bienes/servicios, no se cursarán los Estados de Pago que presente a la Corporación, a menos que se cuente con la autorización expresa y formal de la Jefatura Responsable del mismo nivel, o superior, que autorizó el contrato u orden de compra. En todo caso, será responsabilidad de dicha Jefatura que la constitución de las garantías respectivas se materialice en el más breve plazo posible.

e. Comunicar al área que custodia el documento en garantía, cuando

proceda la devolución, reemplazo o cobro del mismo.

8.7.2 De las Áreas de Abastecimiento.

a) Establecer en las bases de licitación, en los contratos y órdenes de compra, las garantías requeridas y comprometidas, sus montos, características y condiciones para su cobro y devolución.

b) Registrar en SAP, en los campos que se defina, aquellos Contratos u

Órdenes de Compra que exijan la presentación de una garantía bancaria, para información de la Contraloría respectiva.


c) Exigir oportunamente la entrega de las garantías bancarias pactadas en

los contratos y órdenes de compra de su responsabilidad, y verificar que ellas se ajusten a los compromisos convenidos y hacerlas llegar a la Contraloría respectiva o al área de Finanzas, según corresponda, para su custodia.

d) Requerir del respectivo Tomador, si fuere necesario, las modificaciones

de las garantías bancarias que proceda, así como requerirle que gestione la prórroga de las mismas, con 30 días de anticipación a su vencimiento, en los casos que corresponda.

e) Comunicar al área que custodia el documento de garantía, cuando

proceda la devolución, reemplazo o cobro del mismo.

8.7.3 De las áreas de G.C. de Contraloría y de G.C. de Finanzas.

Gerencia Corporativa de Administración y Contraloría.

a. Contabilizar oportunamente los documentos en garantía recibidos y reversar contablemente las garantías vencidas.

b. Devolver a los bancos emisores las garantías bancarias con más de

30 días de vencidas, si no se recibe información en contrario por parte de los Administradores de Contratos / Ordenes de Compra respectivos.

c. En ausencia de información por parte del Área de Abastecimiento, o de los Administradores de Contratos, respecto de si procede la devolución o prórroga de garantías bancarias, el Área de Contraloría – en resguardo de los intereses de la Corporación – hará efectivas las boletas próximas a vencer.

Custodia de documentos en garantía.

Los documentos en garantía serán guardados en cajas de seguridad por las siguientes unidades:

en Divisiones, por el respectivo Departamento Contraloría en Casa Matriz por la Gerencia Corporativa de Finanzas.


9. DE LOS SEGUROS.

9.1 Consideraciones generales. 1. El contratista será responsable y estará obligado, de su cargo, a reparar, subsanar,

compensar, indemnizar, efectuar toda acción correctiva y pagar todo gasto que sea procedente, debido a daños, perjuicios, lesiones, muertes y pérdidas de todo tipo que se produjeran con motivo de la ejecución del contrato a causa de negligencias, omisiones y/o acciones de su responsabilidad, de sus subcontratistas, de terceros que actúen en su representación o del personal de cualquiera de ellos.

Con el objeto de cubrir estos riesgos, y de asegurar la correspondiente indemnización a los afectados, incluyendo el pago de costas judiciales, si las hubiere, el contratista obtendrá y mantendrá, durante la vigencia del contrato, incluyendo períodos de prueba si proceden, los resguardos y/o seguros especificados en la documentación del negocio en particular.

2. Todas las pólizas deberán incluir las siguientes cláusulas:

a. El hecho de que la Corporación apruebe y acepte las pólizas de seguros, no limita

la responsabilidad del Contratista si los daños o perjuicios exceden el monto de la póliza. En tal caso, el contratista será responsable y deberá cubrir cualquier diferencia, asegurando la correspondiente indemnización a los afectados e incluyendo el pago de costas judiciales si las hubiere.

b. Cualquier modificación a la presente póliza deberá contar con la autorización por

escrito de Codelco, otorgada previamente a la respectiva modificación.

3. Para compensar, subsanar o indemnizar los daños producidos en las situaciones previstas en los párrafos anteriores, o cuando los daños exceden el monto de la póliza, la Corporación podrá hacer efectivas las garantías pactadas, y/o retener los valores necesarios de los dineros adeudados al contratista por trabajos realizados.

4. Todos los seguros deberán prorrogarse, por el período que sea necesario, si el

Contratista permanece por más tiempo en faenas y los riesgos subsisten. Es responsabilidad del Administrador / Área responsable del contrato que la prórroga se formalice antes de la fecha de vencimiento del seguro en particular.

5. Todas las pólizas del Contratista deben extenderse por montos estipulados en Unidades de Fomento (UF).


9.2 Tipos de Seguros.

El Área de Abastecimiento responsable del contrato, en conjunto con el Área Usuaria del servicio, deberán considerar que dentro de los seguros a contratar, existen: Seguros obligatorios por ley, como es el caso del Seguro de Accidentes del

Trabajo y Enfermedades Profesionales, y Seguros voluntarios, como los seguros de Responsabilidad Civil.

La contratación de seguros se podrá efectuar por dos vías alternativas:

Requerir su contratación al contratista.

Solicitar la contratación a la Unidad Interna (Divisional o Corporativa) a

cargo de esta materia.

9.2.1 Seguros de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales.

El contratista deberá mantener un seguro contra riesgos de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales, que cubra a todo su personal que labore en las faenas. Para estos efectos, el contratista deberá acreditar por escrito ante la Corporación, conforme a la Ley N° 16.744 y su reglamentación, cuál de los sistemas permitidos por dicha legislación es el que amparará al personal ocupado en las faenas a que se refiere el contrato. En el caso de pequeñas empresas y/o profesionales independientes, para quienes no es obligatoria la aplicación de la Ley 16.744, se deberá exigir un Seguro de Accidentes Personales que a lo menos cubra lo mismo que cubre la Ley 16.744.


9.2.2 Seguros de Responsabilidad Civil.

a) Este seguro debe exigirse para cubrir el patrimonio de Codelco, ante las

indemnizaciones que podría verse obligado a pagar por demandas presentadas por terceros que han sufrido lesiones y/o daños a su propiedad, causadas por el asegurado o su personal propio o de contratistas. Estas responsabilidades pueden ser directas (causadas por el propio asegurado o su personal) o subsidiarias o solidarias (causadas por contratistas o transportistas donde el asegurado es un mandante de dichos contratos).

b) Tratándose de Proyectos, la prerrogativa de contratar o no este seguro, es

del Director del Proyecto, de acuerdo al resultado del Análisis de Riesgos que debe efectuar en cada caso. Referencia: NCC 24.

c) Los asegurados deberán ser el contratista y Codelco. d) Las materias aseguradas deberán ser las siguientes:

d.1) Daño Emergente (lesión y/o daño material causado al tercero). d.2) Daño Moral (dolor, pesar o molestias que sufren las personas en su

sensibilidad física o en sus sentimientos, creencias o afectos). d.3) Lucro Cesante (gastos originados por la imposibilidad del tercero

lesionado a ejecutar sus labores normales o la imposibilidad de usar el bien dañado).

De no especificar así el seguro solicitado, el contratista y/o la Compañía Aseguradora sólo incluirán en la cobertura el Daño Emergente.

e) El Análisis de Riesgos antes mencionado, consiste en un análisis de los

posibles daños a terceros que el contratista o transportista pudieran causar durante la ejecución del proyecto, obra y/o transporte, en el entendido que son terceros aquellas personas que no tengan dependencia del asegurado.

Para efectuar el Análisis de Riesgos no será necesario contratar a una empresa especializada (lo cual sí podría justificarse en grandes proyectos). Ello lo puede hacer el propio personal a cargo de la obra y/o transporte o los profesionales de las Unidades de Control de Riesgos Divisionales, ya que normalmente conocen con detalle el tipo de obra a ejecutar, la complejidad de la misma, el lugar donde se efectuará, etc.


f) La identificación de los riesgos y la magnitud de los mismos, son los

parámetros a considerar para definir si se solicita el seguro y el monto a asegurar. Sin embargo, el monto del contrato no necesariamente es un antecedente válido a tener presente, ya que la obra a ejecutar puede ser de menor valor, pero la exposición a riesgos podría ser alta.

g) Las coberturas de responsabilidad civil a incluir, también serán resultado

del análisis de riesgos mencionado. Entre las coberturas más comunes a contratar están:

Responsabilidad Civil General Responsabilidad Civil de Empresa Responsabilidad Civil Vehicular Responsabilidad Civil Patronal Responsabilidad Civil Empresa Transportista Responsabilidad Civil Contaminación Accidental

h) Todos los seguros deberán prorrogarse, por el período que sea necesario,

si el Contratista permanece por más tiempo en faenas y los riesgos subsisten.

i) Todas las pólizas exigidas al Contratista deben extenderse por montos

estipulados en Unidades de Fomento (UF).

j) Cualquiera modificación a las pólizas vigentes deberá contar con la autorización por escrito de Codelco, otorgada previa a la respectiva modificación.

9.2.3 Otros resguardos (Contratos de Obras menores).

Para contratos de obras menores, en que se estime conveniente no requerir el Seguro de Responsabilidad Civil, la Corporación deberá tomar los resguardos que estime más operativos, flexibles y convenientes, de acuerdo con las necesidades y circunstancias de cada contrato en particular.


10. DE LOS PLAZOS DE PAGO.

1. Los pagos se deberán estipular, como norma general, en los siguientes

términos:

a) 30 días de la fecha de recepción conforme de los Estados de Pago en el Área Administradora del Contrato, o de presentación de facturas en la respectiva Oficina de Partes.

b) 30 días de fecha de recepción de la documentación de importación

(factura, lista de empaque y conocimiento de embarque) en las Áreas de Control de Egresos.

c) 30 días de la fecha de emisión del documento de Cobranza

Bancaria, emitida por el respectivo Banco Nacional.

d) 15 días de la fecha de recepción de las facturas en Oficina de Partes (servicios y misceláneos)

e) Para pago de Anticipos: 7 días de presentación de documentos.

2. Los plazos de pago establecidos en los contratos se computarán a partir de

la fecha de presentación que estampa la Oficina de Partes y Correspondencia en la factura o estado de pago.

3. Toda factura o estado de pago cuyo plazo de pago venza un día sábado,

domingo o festivo, será pagada al día hábil siguiente. Para los bienes importados será el día hábil anterior.

4. Prontos Pagos: se podrá pagar con anticipación a los plazos establecidos,

conforme con las directrices anteriores, si el contratista o proveedor lo solicita expresamente por escrito.

Los “Prontos Pagos” deben ser autorizados de acuerdo con el Manual de Alcance de Facultades vigente y la normativa corporativa sobre esta materia.

5. Para preservar la imagen de seriedad de Codelco, los pagos deben ser

preparados e instruidos con la antelación suficiente como para asegurar que el instrumento de pago (por ejemplo, cheque) o bien los correspondientes fondos -dependiendo de lo que establezca el contrato- estén a disposición del contratista en la fecha convenida.


6. La Gerencia Corporativa de Finanzas informará, a la Gerencia Corporativa de Administración y Contraloría, y a la Gerencia Corporativa de Abastecimiento, sobre los plazos usuales asociados a las transferencias de fondos hacia las diferentes plazas financieras internacionales. Si por razones imputables a la cadena de bancos utilizados por Codelco para realizar alguna transferencia de fondos, se produjese algún atraso con un perjuicio significativo que motive un reclamo por parte del contratista beneficiario del pago, se deberá solicitar a la institución responsable una indemnización.

7. Autorización a proveedores y contratistas para celebrar contratos

de Factoring. Previas definiciones consensuadas con la Consejería Jurídica Corporativa, la Gerencia Corporativa de Abastecimiento incorporará, en los Contratos y Órdenes de Compra, las condiciones a las cuales deberán ajustarse los contratistas y/o proveedores para hacer uso de Factoring respecto de Facturas a pagar por la Corporación.

11. DE LOS FINIQUITOS.

Para que se haga efectiva la firma del finiquito por parte de la Corporación, será necesario verificar previamente lo siguiente con el Contratista: a) Que no tenga pendiente ningún tipo de obligación con Codelco. b) Que no tenga pendiente ninguna obligación laboral, previsional y/o

tributaria por pago de remuneraciones con sus trabajadores, lo que el Contratista deberá acreditar ante el Responsable autorizado para firmar el finiquito a nombre de la Corporación.


ANEXO Nº 1

MODEL OF BID GUARANTEE

(STANDBY LETTER OF CREDIT) By order of our client, ...................................................... ......................., we have issued in favor of CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE (CODELCO CHILE), our irrevocable Standby Letter of Credit Nr. .................. for the sum of USD ................. (........................................) for the offer security Nr. ....................... of our client for the bidding of CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE (CODELCO CHILE) Nr. ................ opening on .................. for the supply of ..................................... The value of this guarantee will be paid upon the presentation of your sight draft accompanied by a signed declaration certifying that our principal has not accepted the contract in spite of being awarded with the order, or has revoked the offer within the period of validity. This guarantee will be valid for up to .......... days from bid opening date, however shall expire on ................................ All banking charges are for account of applicants. Except as otherwise expressly stated this Standby Letter of Credit is subject to Uniform Customs and Practice for Documentary Credits (1993 revision), International Chamber of Commerce, Publication Nr. 500, or International Standby Practices ISP98. Note: This Guarantee must be advised and negotiable through a Commercial Bank

domiciled in Chile.


ANEXO Nº 2

MODEL OF PERFORMANCE GUARANTEE

(STANDBY LETTER OF CREDIT) We hereby establish our irrevocable standby letter of credit Nr. .............. for U.S. Dlrs. ............... In favor of : CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE (CODELCO CHILE)

Santiago, Chile. For account of : We, ...................................... hereby undertake irrevocably to pay at sight to CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE (CODELCO CHILE) the amount of this credit USD ................... after receiving a written statement signed by an authorized representative of CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE(CODELCO CHILE) , stating that ......................................... has not complied with any of its performance obligations arising from purchase order/contract Nr........... We hereby engage with beneficiary that all drafts at sight drawn under and in compliance with the terms of this credit will be duly honored if drawn and presented for payment at this office on or before the expiry date of ......... ............. without considering any objection whatsoever from the supplier. All banking charges are for account of applicants. Partial drawings are allowed. Except as otherwise expressly stated this Standby Letter of Credit is subject to Uniform Customs and Practice for Documentary Credits (1993 revision), International Chamber of Commerce, Publication Nr. 500, or International Standby Practices ISP98. Note: This Guarantee must be advised and negotiable through a Commercial Bank

domiciled in Chile.


ANEXO Nº 3

MODEL OF ADVANCE PAYMENT GUARANTEE

(STANDBY LETTER OF CREDIT) We, ....................................................... by order of ..................................... issue in favor of CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE (CODELCO CHILE) our irrevocable Standby Letter of Credit N�................ payable at sight, in order to guarantee the restitution of advance payment for the sum of USD ............... received by the Supplier, which corresponds to .....% of the total ............ value of the supply. This sum will be paid at the first application, or requirement by CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE (CODELCO CHILE) be it by letter or telex, certifying that the Supplier has failed to comply with the terms of Purchase Order/Contract Nr. .. without considering any objection whatsoever from the Supplier. This guarantee shall expire on ................................................ Partial drawings are allowed. All banking charges are for account of applicant. Except as otherwise expressly stated this Standby Letter of Credit is subject to Uniform Customs and Practice for Documentary Credits (1993 revision), International Chamber of Commerce, Publication Nr. 500, or International Standby Practices ISP98. Note: This Guarantee must be advised and negotiable through a Commercial Bank

domiciled in Chile.


ANEXO Nº 4

MODEL OF EQUIPMENT WARRANTY BOND

(STANDBY LETTER OF CREDIT) We hereby establish our irrevocable standby letter of credit Nr. .............. for U.S. Dlrs. ..................In favor of : CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE (CODELCO CHILE) Santiago, Chile. For account of : We, .............................................. hereby undertake irrevocably to pay at sight to CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE(CODELCO CHILE) the amount of USD ...................... after receiving a written statement signed by an authorized representative of CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE (CODELCO CHILE), stating that ......................................... has failed to comply with any of its equipment warranty obligations under the purchase order Nr. ............... Partial drawings are allowed. All banking charges are for account of applicant. We hereby engage with beneficiary that all drafts at sight drawn under and in compliance with the terms of this credit will be duly honored if drawn and presented for payment at this office on or before the expiry date of .......... ........... without considering any objection whatsoever from the supplier. Except as otherwise expressly stated this Standby Letter of Credit is subject to Uniform Customs and Practice for Documentary Credits (1993 revision), International Chamber of Commerce, Publication Nr. 500, or International Standby Practices ISP98. Note: This Guarantee must be advised and negotiable through a Commercial Bank

domiciled in Chile.

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