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L’Archivio e la gestione dei documenti

Corso di formazione - Elementi di archivistica per il personale amministrativo delle segreterie scolastiche:

Gestione di Documenti, Fascicoli e Procedimenti

Stefania Isella – Archivista

26 giugno 2017 – Cogliate

Riprendiamo! Chiarendo alcune questioni in sospeso

Cosa abbiamo visto:

� Che cos’è un Archivio, un Documento archivistico e il contesto normativo

� Creazione di un documento

� Registrazione a protocollo e altre forme di registrazione

� Classificazione di un documento

Prima di riprendere chiariamo:

�Che cos’è documento e cos’è atto? Che rapporto c’è? Mail e moduli sono documenti?

�Conservazione anticipata: che cos’è? Ed è obbligatoria?

�Registro di protocollo e Repertori: che rapporto c’è?

Che cos’è un documento?

Il documento è una testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata coll’osservanza di determinate forme, le quali sono destinate a procurarle fede e a darle forza di prova

Cesare Paoli, Diplomatica

L'atto pubblico è il documento redatto, con le richieste formalità, da un notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato ad attribuirgli pubblica fede nel luogo dove l'atto è formato

Codice Civile, art. 2699

Documento: un concetto, diversi ambiti d’uso

Documento archiv ist ico

Un documento che può dirsi appartenere alla classe d’archivio è undocumento scritto o usato da un soggetto produttore nel corso di un’attivitàamministrativa o (che sia pubblica o privata) di cui esso stesso faceva parte; esuccessivamente tenuto in custodia per propria informazione dalla persona odalle persone responsabili di tale attività o dai loro successori legittimi(Archivistica. Teorie, metodi, pratiche. P. 22)

Definizione ampia, comprende tutte le rappresentazioni documentali, indipendentementedalla funzione che svolgono


Documento amministrat ivo

Si definisce documento amministrativo ogni rappresentazione, grafica,fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie, delcontenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche amministrazioni, o,comunque, da queste ultime utilizzati ai fini dell’attività amministrativa (art.22, l. n. 241/1990).

Sebbene nel diritto amministrativo viga un principio generale di libertà delleforme, è prescritta, nella maggior parte dei casi, una specifica forma AD

SUBSTANTIAM, come precisa il d.lgs. n. 445/2000, recante il testo unico delledisposizioni in materia di documentazione amministrativa. (Treccani)

Documento giur id ico

Nel nostro ordinamento positivo non si trova una definizione giuridica didocumento. Il legislatore ha sempre rivolto la propria attenzione non aldocumento in sé, quanto alla rilevanza che esso può avere sul pianoprobatorio …. occorre affidarsi alle ricostruzioni della dottrina e dellagiurisprudenza.

L’attenzione si concentra ancor di più sulla funzione che il documento svolge

Francesco Carnelutti definisce il documento come una “cosa che fa

conoscere un fatto” e si contrappone al testimone che è una persona chenarra (F. Carnelutti, Documento - Teoria moderna, in Noviss. Dig. It., Torino, 1957)


Talora la parola che designa l'Atto designa anche il Documento nel quale l'atto èconsacrato, così ad esempio avviene nel caso della legge o della sentenza.ATTO = DOCUMENTO

Mentre, in altri casi, uno stesso tipo di Documento è richiesto per una pluralità di Attigiuridici diversi, così ad esempio l'atto notarile è previsto per una compravendita oper un testamento o per una donazione.DIVERSI ATTI = DOCUMENTO

In altri casi un determinato tipo di atto può richiedere forme documentali diverse:un'autorizzazione può richiedere in certi casi la forma del decreto mentre per altricasi è sufficiente una lettera ministeriale.ATTO = DIVERSI DOCUMENTI

⇒ Nel linguaggio comune è quasi inevitabile l'uso promiscuo delle parole "atto" e"documento"

Dissimmetrie nell’utilizzo dei concetti di Atto eDocumento

Rapporti giuridici e terminologici tra Atti e Documenti

In realtà, propriamente parlando, ATTO (nel senso di manifestazione dellavolontà) e DOCUMENTO coincidono solo per gli atti in cui il documento scrittoè richiesto AD SUBSTANTIAM.

Cioè, l'atto deve avere una forma che lo renda percepibile ai destinatari.Possono darsi due casi:

1. la forma scritta è richiesta per l'esistenza dell'atto = si ha la forma adsubstantiam

2. la forma scritta è richiesta solo a fini di prova = si ha la forma adprobationem.

L’ATTO cioè si distingue dal DOCUMENTO su cui l'atto è rappresentato, essendoquesto una della forme che l’Atto può assumere.

Solo quando la forma scritta è richiesta AD SUBSTANTIAM il documento inerisceall'atto e diviene esso stesso requisito formale e, ove non siano rispettate leforme stabilite, l'atto è nullo. In questo caso atto e documento coincidono.

Ne consegue un diverso valore del documento in cui l'atto è consacrato: quandoper un atto è richiesta la forma AD SUBSTANTIAM è inutile qualsiasi prova che nonsia quella documentale, salvo l'eventualità in cui sia andato perduto, senzacolpa, il documento.

⇒ forma AD SUBSTANTIAM = prova documentale



Quando invece la forma scritta è richiesta AD PROBATIONEM il documento servesoltanto a provare l'ATTO GIURIDICO in esso rappresentato, il quale esisteindipendentemente dal DOCUMENTO.

In questo caso l'atto compiuto senza l'osservanza delle forme stabilite non è nulloe quindi è ammissibile la prova dell'esistenza dell'atto anche con mezzi diversi daldocumento (sono comunque prescritti dei limiti in relazione alla provatestimoniale e alla prova presuntiva).

⇒ forma AD PROBATIONEM = la prova verte sull’atto giuridico

Diritto pubblico: Atti e Documenti

Negli atti di diritto pubblico la forma scritta è richiesta prevalentemente ADSUBSTANTIAM. (TUDA – DPR 445/2000)

La problematica della forma AD SUBSTANTIAM o AD PROBATIONEM è unaproblematica privatistica.

�nel NEGOZIO PRIVATO il principio della libertà della forma e le sue deroghe(forma scritta, atto pubblico) corrispondono ai principi di autoresponsabilità,probatorietà e tutela dei terzi in buona fede.

�nell'AT TO AMMINISTRATIVO le esigenze di certezza e di tutela siraggiungono mediante il controllo dell'azione amministrativa, la certezza deipubblici documenti, le pubbliche certificazioni, e pertanto risulta priva disignificato la domanda se la forma di un provvedimento sia AD SUBSTANTIAM o ADPROBATIONEM.

Quindi? I nostri documenti sono ….

Per noi Il documento è uno strumento di lavoro, ma dobbiamo andare oltre: èun contenitore che conferisce una forma a fatti, atti, qualità etc. a «qualcosa»che c’è nel mondo, laddove la forma è sostanziale (ad substantiam = ai fini dellasostanza).

Tutto è documento, non resta che da capire che tipo di atto veicoli, chi lo crea econ che caratteristiche formali è stato creato.

Rispondere a queste domande ci permette di capire perché il Legislatore, inambito informatico, ha sottolineato a più riprese la necessità che il documentomantenga le caratteristiche di affidabilità, immodificabilità, autenticità

Quindi? I nostri documenti sono ….La mail è un documento? Un modulo è un documento? E il file excel in cui inserisco dati?

Sono tutti documenti, dobbiamo domandarci che tipo di documenti possono essere; inbase alla risposta dobbiamo conferire loro la forma opportuna e dotarli delle caratteristicheche li rendano in grado di veicolare le informazioni che contengono rispettando lecaratteristiche di immodificabilità, autenticità e integrità

Ricordiamoci!

Noi siamo PUBBLICI UFFICIALI: Agli effetti della legge penale, sono pubblici ufficiali coloro iquali esercitano una pubblica funzione legislativa, giudiziaria o amministrativa (Codice penale,art. 357, comma 1)

Tutto ciò che viene creato da un pubblico ufficiale è potenzialmente un documento convalore giuridico, poiché atto ad attestare con forza probatoria fatti, atti e qualità … certo,nelle forme opportune!

Hanno detto:

Non gestiamo contenuti, ma contenitori con contenuti affidabiliGianni Penzo Doria

Hanno detto:

Non gestiamo contenuti, ma contenitori con contenuti affidabiliGianni Penzo Doria

A proposito di principio di economia … Conservazione anticipata (digitale?)

Codice dei beni culturali e del paesaggio - Dlgs 42/2004 - Art. 41

2. Il soprintendente all'archivio centrale dello Stato e i direttori degliarchivi di Stato possono accettare versamenti di documenti piùrecenti, quando vi sia pericolo di dispersione o di danneggiamento,ovvero siano stati definiti appositi accordi con i responsabili delleamministrazioni versanti.

⇒ Il versamento anticipato ai fini della tutela della documentazioneè un istituto già previsto nella Legislazione archivistica

A proposito di principio di economia … Conservazione anticipata digitale

Invio della documentazione nativa digitale al sistema di Conservazione –servizio offerto da un Conservatore accreditato AgID

Conservazione anticipata: è obbligatoria?

… Se il mio sistema di protocollo informatico è a norma (come dovrebbe)

Il versamento anticipato viene effettuato sempre per garantire la tutela deidocumenti, sia a fini fiscali, che storici

Ma, se non è obbligatoria, quando è opportuna?

Conservazione anticipata digitale – Quando?

Nelle Regole tecniche sul documento informatico DPCM 13 novembre 2014, art. 3 -Formazione del documento informatico, il Legislatore indica le modalità di gestione econservazione dei documenti digitali, a seconda della tipologia di documento digitale- criterio1° Tipo = Documenti informatici creati con applicativi di produttività individuale e consistemi verticali (applicativi utilizzati dall’ente per l’informatizzazione delle sue attività. Questi sistemi sonoproduttori di alcune tipologie di documenti informatici sostitutivi degli equivalenti cartacei e quasi semprecostituiscono il luogo dove sono archiviati – Repository)

⇒ le caratteristiche di immodificabilità e integrità sono determinate da una o piùdelle seguenti operazioni (art. 3, comma 4):�sottoscrizione con firma digitale o con firma elettronica qualificata;�apposizione della validazione temporale;�trasferimento a soggetti terzi con PEC e ricevuta di avvenuta consegna completa;�memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di

sicurezza;�versamento in un sistema di conservazione.


2° Tipo = Documenti informatici acquisiti per via telematica o su supportoinformatico, tra di essi rientrano i messaggi di posta elettronica ordinaria, postaelettronica certificata, servizio elettronico di recapito certificato e le immaginiottenute con processi di digitalizzazione degli originali analogici.

⇒ le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinatedall'operazione di memorizzazione in un sistema di gestione informatica deidocumenti che garantisca l'inalterabilità del documento o in un sistema diconservazione (art. 3, comma 5).

Si tratta di soluzioni alternative, dando per scontato che il mio sistema digestione informatica – SGID, sia a norma e affidabile


3° Tipo = Documento dinamico - Questa tipologia di documento è la piùinnovativa e riguarda:

• la registrazione su base informatica delle informazioni risultanti da transazionio processi eseguiti su computer;

• la presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari disponibilion line;

• generazione o raggruppamento anche in via telematica di un insieme di dati oregistrazioni proveniente da una o più base di dati, secondo una strutturalogica predeterminata.

Questi documenti sono letteralmente dei raggruppamenti di dati –immaginiamo un flusso che va gestito e a cui va data una «forma» adatta allaconservazione


⇒ Per la fattispecie di documenti dinamici (flussi di dati) il legislatore hastabilito che le caratteristiche di immodificabilità e integrità fosserodeterminate attraverso:

�conservazione della base dati (database) e dei relativi log di sistema;

�produzione di un’estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nelsistema di conservazione.

La prima strategia è la più corretta, perché consente di conservare i documentinel loro formato nativo dinamico, ma attualmente non si è raggiunto un livellodi sicurezza adeguato.

A proposito di principio di economia …

Il versamento in conservazione per il Legislatore si effettua:

‒ Se i documenti hanno raggiunto i 40 anni di età, e dopo che sono stateeffettuate le opportune operazioni di scarto

‒ Se vi è un concreto pericolo di dispersione o danneggiamento deidocumenti

Il limite temporale di 40 anni è obiettivamente molto elevato per i documentidigitali, per cui in un allegato al Manuale di conservazione l’Ente può indicare,per tipologia documentale o unità archivistica, la periodicità dei versamenti diquelle tipologie che ritiene necessario affidare ai complessi e sicuri processi diconservazione non attuati in un sistema di gestione documentale.

La conservazione anticipata oggi comporta che i documenti versati alConservatore continuino a vivere nel SGID = RIDONDANZA – NON C’ÈSELEZIONE, NON C’È SCARTO

Registro di protocollo e Repertori: facciamo un po’ di chiarezza

Il Registro è uno strumento di sintesi:rappresenta per estremi altridocumenti.Alcuni di questi registri hanno un valoreparticolare, preferenziale, di tipogiuridico probatorio; ma ciò nonesclude il fatto che l’Ente possa dotarsidi registri a uso interno, di caratteremeramente gestionale.

La legge vieta di avere più registri diprotocollo, non più registri in assoluto.

Registriamo a protocollo o a repertorio? Possono convivere queste due registrazioni?

Archivistica = Si, possono e devono convivere all’interno dello stesso Enteperché sono due forme di registrazione diverse e alternative, cioè siapplicano ad ambiti diversi e si escludono a vicenda.

Informatica = Non necessariamente, perché la registrazione a repertorio puòessere ridotta a strumento di gestione interno; mentre la registrazione aprotocollo con valore giuridico copre tutta la casistica.

Sono posizioni diverse, la prima deriva dalla tradizione della gestionedocumentale cartacea, mentre la seconda proviene dal mondo informatico –sicuramente più pragmatico, ma spesso superficiale

Che cos’è il Registro di protocollo – in sintesi

Il Registro di protocollo attesta l’esistenza e, quindi, la validità giuridica,dei documenti che entrano / escono dall’Ente (la cosiddettacorrispondenza).

Caratteristiche:

�Obbligatorio per Legge

�Suddiviso in Protocollo in ingresso / Protocollo in uscita

�Il registro di protocollo ha una numerazione continua e progressivaper anno solare.

�Il registro di protocollo è unico, cioè non sono ammessi all’interno diuna AOO registri che svolgano la medesima funzione

Che cos’è un Repertorio – in sintesi

Il repertorio è un registro in cui sono annotati, in ordine cronologico, documentie atti che presentano analogie formali (deliberazioni del dirigente scolastico,verbali, fatture, ecc.), indipendentemente dall’oggetto trattato. Ai sensi delD.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, art. 53, tale forma di registrazione ha valoregiuridico-probatorio ed è da ritenersi alternativa alla registrazione di protocollo.

Caratteristiche:

�Attesta l’esistenza e, quindi, la validità giuridica di tipologie documentalidefinite, di norma interne all’Ente (es. verbali, decreti… ).

�Numerazione continua a progressiva per tipologia documentale, durata annosolare

�Pluralità di Repertori: non c’è un limite al numero di repertori che un Ente puòattivare

Registrazioni alternative – per Legge, oltre che per tradizione

TUDA – Art. 53 = Registrazione di protocollo

Comma 5 _ Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documentiricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documentiinformatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini [etc….]tutti i documenti già soggetti a registrazione particolaredell'amministrazione.

La registrazione di repertorio è ALTERNATIVA alla registrazione diprotocollo e ha lo STESSO VALORE GIURIDICO della registrazione aprotocollo.

Vi ricordate… REGISTRIAMO in ogni caso?

Ma si registra proprio tutto?

Il Legislatore dà delle indicazioni precise (TUDA, art. 53, comma 5) :Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti espediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici.

…Tutti i documenti informatici! Quest’affermazione va declinata nelcontesto di produzione documentale in cui ci troviamo, inoltre s’innestasu di un ambiguità che allora (17 anni fa) il Legislatore, probabilmente,non prevedeva: registrazione a protocollo o registrazione nel sistema digestione documentale?

Solo il Registro di protocollo è uno

DPCM 3 dicembre 2013 - Regole tecniche per il protocollo informatico

Art. 3. Adeguamento organizzativo e funzionale

1. Le pubbliche amministrazioni di cui all’art. 2, comma 2, del Codice, nell’ambitodel proprio ordinamento, provvedono a: […]

e) definire, su indicazione del responsabile della gestione documentale ovvero, ovenominato, del coordinatore della gestione documentale, i tempi, le modalità e lemisure organizzative e tecniche finalizzate all’eliminazione dei protocolli di settoree di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in generale, deiprotocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal testo unico.

Non possono esistere protocolli intermedi, cioè più registri che attestino l’ingresso ol’uscita di documenti dall’Ente

Validità giuridica: il Funzionario come Pubblico ufficiale

La validità giuridica del Registro di protocollo, dei Repertori, di ulteriori forme diregistrazione (non di protocollo però, perché è unico!) deriva dalla q u a l i tà d ip u b b l i c o u f f i c i a l e d e l f u n z i o n a r i o c h e l i re d i ge .La normativa relativa alle operazioni di registratura ha specificato che il responsabiledel servizio, un dirigente o funzionario, presiede alla compilazione del Registro, e daciò scaturisce la validità giuridica delle registrazioni:«l'elemento che caratterizza l'atto pubblico va ravvisato non tanto nella particolareintensità dell'efficacia probatoria dell'atto, quanto nell'appartenenza del fattoattestato alla sfera di attività direttamente compiuta dal pubblico ufficiale o cadutasotto la sua immediata percezione; deve quindi ritenersi atto pubblico ogni scritto dinatura documentale redatto dal pubblico ufficiale per uno scopo inerente alle suefunzioni (…) anche gli atti meramente interni, cioè quegli atti formati dal pubblicoufficiale nell'esercizio delle sue funzioni al fine di documentare fatti inerentiall'attività da lui svolta ed alla regolarità delle operazioni amministrative alle qualiegli è addetto».Cass. pen., 25/09/1980 - FONTE Riv. Pen., 1981, 91 Giur. It., 1982, II, 72 RIFERIMENTI NORMATIVI CP Art. 476

Validità giuridica: il documento (Registro) deve essere integro, immodificabile e autentico

….anche dalle c a ratte r i s t i c h e di i nte g r i tà e i m m o d i f i c a b i l i tà , anch’esseconnesse alla natura di atto pubblico

Già cartaceo - Infatti, DPR 28 dicembre 2000, n. 445, art. 7 comma 2. Redazione estesura di atti pubblici

2. Il testo degli atti pubblici comunque redatti non deve contenere lacune, aggiunte,abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni,acronimi, ed espressioni in lingua straniera, di uso comune. Qualora risulti necessarioapportare variazioni al testo, si provvede in modo che la precedente stesura restileggibile.

Ed anche in ambito informatico: DPCM 13 novembre 2014, Capo III - Documentoamministrativo informatico. Il Registro Giornaliero di Protocollo viene inviato inconservazione anticipata proprio per garantire l’immodificabilità e la conservazionedelle informazioni di protocollo

Registri e il Sistema di protocollo informatico

Quindi: il Sistema di protocollo informatico dei documenti previsto nel DPR445/2000 – TUDA, il cui funzionamento è dettagliato e descritto nel Manuale digestione previsto dal DPCM 3 dicembre 2013 è un

S I ST E M A

in cui convivono più forme di registrazione (vedi slide seguente), tutte finalizzateall’attestazione dell’esistenza di un documento e tutte aventi una funzionegestionale.

La registrazione di protocollo è l’unica di fatto obbligatoria: DPR 445/200, art. 52,comma 1, lett. b)

⇒ È una funzione base del Sistema riferita ai documenti ricevuti e spediti, cioèquelli funzionali ad attestare i rapporti con l’esterno dell’Ente

Infine … più forme di Registrazione

DPCM 13 novembre 2014

Il documento amministrativo informatico, di cui all'art 23-ter del Codice,formato mediante una delle modalità di cui all'art. 3, comma 1, del presentedecreto, è identificato e trattato nel sistema di gestione informatica deidocumenti di cui al Capo IV del decreto del Presidente della Repubblica 28dicembre 2000, n. 445, comprensivo del registro di protocollo e degli altriregistri di cui all'art. 53, comma 5, del decreto del Presidente dellaRepubblica 28 dicembre 2000, n. 445, dei repertori e degli archivi, nonchédegli albi, degli elenchi, e di ogni raccolta di dati concernente stati, qualitàpersonali e fatti già realizzati dalle amministrazioni su supporto informatico,in luogo dei registri cartacei

Quindi più registrazioni (da protocollare?)

DPCM 3 dicembre 2013 (Protocollo) art. 9. – Segnatura

1. Le INFORMAZIONI APPOSTE O ASSOCIATE AI DOCUMENTI INFORMATICI, registrati nel registro di protocollo,negli altri registri (particolari) di cui all’art. 53, comma 5, del testo unico, nei repertori e negliarchivi, nonché negli albi, negli elenchi e in ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personalie fatti con le modalità descritte nel manuale di gestione, mediante l’operazione di segnatura di cuiall’art. 55 del testo unico che ne garantisce l’identificazione univoca e certa, SONO ESPRESSE NEL

SEGUENTE FORMATO:

a) codice identificativo dell’amministrazione;

b) codice identificativo dell’area organizzativa omogenea;

c) codice identificativo del registro;

d) data di protocollo secondo il formato individuato in base alle previsioni di cui all’art. 20, comma2;

e) progressivo di protocollo secondo il formato specificato all’art. 57 del testo unico.

Da protocollare? Equivoco terminologico … ?Il Legislatore ha introdotto notevole ambiguità con questa affermazione, perché nel TUDA

afferma che NON si devono protocollare (registrazione obbligatoria) i documenti soggetti a

registrazione particolare (DPR 445/2000, art. 53, comma 5)

E nel DPCM 3 dicembre 2013 parla di

data di protocollo e progressivo di protocollo per qualsiasi forma di registrazione

+ codice identificativo del registro

Questa posizione può essere interpretata:

⇒ o sostenendo che la registrazione di protocollo è l’unica forma di registrazione con valoregiuridico, quindi copre anche le forme di registrazione per documenti interni

⇒ o sostenendo che sono forme di registrazione alternative che rientrano nel sistemainformatico di protocollo – da qui la sovrapposizione del termine che abbiamo visto sopra. Inquesto caso l’identificazione univoca è determinata dall’associazione della numerazioneprogressiva + codice identificativo di registro

Fascicolo: definizione

Insieme organico e ordinato di documenti che si forma nel corso dell’attivitàamministrativa dell’ente allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi, idocumenti utili allo svolgimento di tale attività

La comprensione di cosa sia un fascicolo e del ruolo che svolge nell’Archivio èevidente solo in relazione al tipo di attività amministrativa di cui il fascicolo èl’esito

Legame FASCICOLO - ATTIVITÀ AMMINISTRATIVA

poi lo vedremo meglio …

Archivio corrente: che cos’è un fascicolo?Fascicolo = aggregazione di documenti in relazione allo svolgimento di un’attività

Durata variabile: annuale, biennale, mensile (etc.) - può essere predefinita, sempre in base al tipo di

attività di cui la documentazione è esito

Il fascicolo deve essere gestito dall’RPA del procedimento o da un operatore che conosca l’attività

che sta svolgendo – non si delega l’Ufficio protocollo o, peggio, uno stagista!!

RPA definisce l’apertura, inserimento dei documenti e la chiusura del fascicolo (perché i fascicoli si

chiudono quando non servono più)

La gestione dei documenti in relazione ai fascicoli di afferenza viene illustrata nel piano di fascicolazione predisposto dal Responsabile del servizio archivistico

Archivio corrente: che cos’è un fascicolo?La costituzione dei fascicoli, (così come delle serie e dei repertori) è unafunzione strategica della gestione archivistica, riconosciuta e ribaditacome obbligatoria dal

Testo unico della documentazione amministrativa - DPR 445/2000

Art. 64, Sistema di gestione dei flussi documentali

Comma 4 _ Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato

per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti aifascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di

classificazione d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a

registrazione di protocollo.

Archivio corrente: che cos’è un fascicolo?L’obbligo di organizzare la documentazione in un fascicolo,indipendentemente dal formato in cui nascono i documenti, vieneribadito dal Legislatore anche nel

Codice dell’Amministrazione digitale – Dlgs 82/2005 e smi

Art. 41, Procedimento e fascicolo informatico

Comma 2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un

fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da

chiunque formati.

Comma 2-bis. Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere

direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel

procedimento

Il Legislatore è conscio del ruolo fondamentale del fascicolo nella gestione documentale,tanto che in ambito informatico riserva ai DPCM attuativi – regole tecniche adottate aisensi dell’art. 71 del CAD, il compito di definire la natura e l’utilizzo di questo strumento:

Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione evalidazione temporale dei documenti informatici - DPCM 13 novembre 2014

Capo IV - FASCICOLI INFORMATICI, REGISTRI E REPERTORI INFORMATICI DELLA

PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

Art. 13. Formazione dei fascicoli informaticiArt. 14. Formazione dei registri e repertori informatici

Archivio corrente: che cos’è un fascicolo?

Curiosità. Nell’art. 13 vengono citate le Aggregazioni Documentali Informatiche – ADI: sono la trasposizione informatica di una serie documentale

La gestione informatica della documentazione e delle sue aggregazionirichiede un ulteriore livello di definizione, più nel dettaglio, e più vicinoalle diverse realtà ed esigenze. Strumento gestionale interno:

⇒ Manuale di gestione

Deve indicare quali serie e quali repertori vengono costituiti

Regole tecniche per il protocollo informatico - DPCM 3 dicembre 2013

Archivio corrente: che cos’è un fascicolo?

Art. 5. Manuale di gestione

h) le modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici

relativi ai procedimenti e delle aggregazioni documentali informatiche con l’insieme

minimo dei metadati ad essi associati.

Archivio corrente - Fascicolo: … e come si usa?La formazione di un nuovo fascicolo avviene con l’apertura del fascicolo effettuata dalResponsabile del procedimento (RPA) tramite la registrazione delle seguenti informazioni:

� indice di classificazione

� numero del fascicolo

� oggetto del fascicolo

� data di apertura

� ufficio procedente

� livello di riservatezza

I Fascicoli sono numerati con una numerazione riferita ad: anno solare di apertura delfascicolo e indice di classificazione composto da titolo e classe

Esempio:

2017 – I/4.1 «Archivio – Richieste di accesso»

Archivio corrente - Fascicolo: … e come si usa?

Dopo le procedure di registrazione di protocollo, devono essere inseriti nelfascicolo pertinente:

– i documenti in arrivo– le minute dei documenti in partenza– i documenti interni

N.B.: i documenti interni, che di norma non sono protocollati, se noninformatici, devono essere classificati ed inseriti all’interno del fascicolo inbase alla data di redazione

Archivio corrente - Fascicolo: … e come si usa?I fascicoli vengono conservati presso i Responsabili dei procedimenti cui sonostati assegnati per la trattazione.

L’RPA ha una responsabilità diretta sulla tenuta e conservazione delladocumentazione attiva

… art. 490 Codice Penale - Soppressione, distruzione e occultamento di attiveri

Al termine dell’attività che ha posto in essere la documentazione, trascorsoun lasso di tempo variabile, deciso dal Responsabile, il FASCICOLO vieneCHIUSO, ma comunque conservato presso l’archivio corrente dell’Ufficio

Convenzionalmente si fa trascorrere un massimo di 5 anni dalla chiusura delfascicolo

Il Fascicolo e il Repertorio dei fascicoli

Elenco ordinato ed aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di ciascuna classe del titolario adottato. Il repertorio (= registro) riporta:

indice di classificazione completo + oggetto dell’affare o del procedimento + nominativo del responsabile del procedimento + dati relativi alla movimentazione dei fascicoli

Quindi, il repertorio dei fascicoli:

• è unico per l’ente

• ha cadenza annuale

• è gestito in forma automatica dal sistema di gestione informatica dei documenti o, in maniera tradizionale, dal responsabile del servizio archivistico

… (vedi es. Repertorio Insubria)

Il fascicolo appena creato viene registrato nell’apposito Repertorio dei fascicoliIl sistema informatico di protocollo provvede automaticamente all’aggiornamentodel registro

… e una serie? Definizione

Parte componente di un Archivio che raccoglie un insieme di unitàarchivistiche aggregate secondo un determinato criterio o nella fase diformazione dell'archivio o nel corso di operazioni di ordinamento successivo.

Una SERIE ARCHIVISTICA può aggregare documentazione omogenea dalpunto di vista formale, ma eterogenea sotto il profilo del contenuto giuridicoe amministrativo.

Oppure

Una SERIE ARCHIVISTICA può raccogliere documentazione eterogenea sottoil profilo formale, ma conservata insieme perché risultato di un medesimoprocesso di sedimentazione, o di una medesima attività, o perché relativaalla stessa materia.

… e una serie? Definizione

Quindi:

• La serie è un aggregazione di fascicoli o di documenti

• Nella fase corrente una serie può aggregare:�Documentazione omogenea da un punto di vista formale (= dello stesso tipo).

Es. serie delle deliberazioni, decreti o determinazioni (atti monocratici o atti collegiali), registrature contabili, protocolli ecc.

è il singolo documento a costituire la serie

�Documentazione omogenea per un criterio esterno (classificazione, materia, attività etc.). Ad esempio fascicoli del personale, fascicoli classificati sulla base di un titolario, fascicoli per materia, ecc.

è il fascicolo a costituire la serie

Serie e Repertori

Repertorio = registro Documento in cui vengono trascritti i dati identificativi di unadeterminata tipologia di documenti o fascicoli con finalità giuridica(Registro di protocollo), o gestionale (Repertorio dei fascicoli)Vi è una differenza

Registrare _ etimo: registrare / cose riportate – libro dove si riportano gli atti, gliaffari di ciascun giorno. Es. Registro di protocollo

Repertorio _ etimo: trovare – tavola o registro dove le materie sono disposte inmodo da essere facilmente trovate. Es. Repertorio dei fascicoli, Repertorio deidecreti, Repertorio dei verbali, Repertorio delle fatture, Repertorio dei contratti,Repertorio delle convenzioni etc.

In realtà, la registrazione a repertorio ha spesso una funzione giuridica: attestal’esistenza di un determinato documento e ne riporta le caratteristiche. Quindi inquesti casi può essere alternativa alla registrazione a protocollo.

Serie e Repertori

I documenti o fascicoli registrati in un repertorio creano in ambitoarchivistico una SERIE.

Appartenenza di un documento o di un fascicolo a un insiemetipologico che lo aggrega delineando la struttura dell’Archivio

L’articolazione interna è scandita da:

Archivio – Serie – Fascicoli - Documenti

Ogni articolazione fornisce indicazioni sugli elementi che lacompongono … ma non è proprio così semplice

Aggregare i documenti affinché si definisca l’identità dell’Archivio

ISAD(G) – Schema gerarchico

La struttura di un archivio diventavisibile in fase di deposito (circa 5 –40 anni) durante la sedimentazionedella documentazione che comportala ricostruzione delle seriearchivistiche.

L’archivio storico è molto statico, gliinterventi di ordinamento sono piùcomplessi e limitati (rispetto delmetodo storico)

Approfondiamo: Tipologie di fascicolo

Fascicolo = aggregazione di documenti

Ma con che criterio si aggregano i documenti?

Si distingue tra:

• Fascicolo di procedimento • Fascicolo di affare • Fascicolo di attività • Fascicolo di persona • Fascicolo edile e Fascicolo di fabbricato

Procedure Processi ProcedimentiOgni Ente lavora, cioè adempie alle funzioni conferitegli per Legge, sulla base di un modelloorganizzativo.

Il modello organizzativo nella realtà di tutti i giorni si traduce in un insieme di azioni, persone, mezzi,regole etc. che devono essere gestiti e formalizzati.

Da un punto di vista di gestione documentale ciò significa chiarire CHI fa COSA e COME.

⇒ Solo così diventa possibile tracciare il percorso che ogni dato e documento compie, e devecompiere, all’interno dell’Ente.

è un’analisi necessaria: quali sono gli strumenti concettuali che abbiamo a disposizione?

Fonti di riferimenti:Il fascicolo archivistico: le cinque tipologie e i modelli organizzativi, Gianni Penzo Doria, Archivi e computer, Anno XVII, Fascicoli 2-3/2007Procedura, processo e procedimento: definizioni per la tabella dei procedimenti amministrativi ex l.

241/1990, Gianni Penzo Doria, FiLODiritto, 18 giugno 2013

Che cos’è una procedura

Treccani: sequenza ordinata di operazioni da eseguire per raggiungereun determinato scopo

Penzo Doria: la procedura è un insieme di attività ripetitive, sequenzialie condivise tra chi le attua. Esse vengono poste in essere perraggiungere un risultato determinato. In sostanza, è il “che cosa” deveessere attuato per addivenire a un “qualcosa”, a un prodotto, descrittosotto forma di “regole”, formalizzate o riconosciute come consuetudini.Quel qualcosa potrebbe essere, ad esempio, l’accensione di uncomputer, la preparazione di un dolce, la realizzazione di un software, ilviaggio in aereo, l’iscrizione di un neonato allo stato civile ol’immatricolazione di uno studente in una università.

Che cos’è un processo

Penzo Doria: il processo è l’insieme delle risorse strumentali utilizzate e deicomportamenti attuati da persone fisiche o giuridiche finalizzati allarealizzazione di una procedura determinata. In altre parole, è il chi fa checosa. Il processo, dunque, dipende dalle persone e dagli strumenti da esseutilizzati ed è, di norma, descritto negli organigrammi e nei funzionigrammi.

[…] Ogni procedura può essere retta da più ownership di processo, cioè dapiù attori coinvolti.

[…] Mentre la procedura è perlopiù codificata ed è neutrale rispetto allepersone che la realizzano, il processo, invece, è affidato a persone e puòessere modificato in funzione di variabili ambientali.

Che cos’è un procedimento

PROVVEDIMENTI = atti consistenti in manifestazioni di volontà,mediante i quali la PA, nell’esercizio della propria potestà d’imperio,unilateralmente e concretamente COSTITUISCE, MODIFICA o ESTINGUEuna situazione giuridica per realizzare un particolare interesse pubblicoaffidato istituzionalmente, quindi per legge, alla sua cura.

Penzo Doria: per procedimento amministrativo si intende una pluralitàdi atti tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinati allo stesso fine,cioè alla emanazione di un provvedimento finale.

Strumento giuridicamente definito con il quale la PA manifesta lapropria volontà e concorre alla definizione dell’interesse pubblico.

I procedimenti amministrativi sono tipici, nominativi, autoritativi, edesecutori

Procedure Processi Procedimenti : rapportiProcedure e Processi attengono alla dimensione GESTIONALE = la loro definizione rientra

nell’azione amministrativa e di organizzazione. Es. manuale delle procedure, decreti di

organizzazione etc.

In termini documentali essi possono originare atti e documenti, ma spesso si esauriscono in

semplici dati o anche solo comportamenti.

I Procedimenti, invece, attengono alla dimensione DOCUMENTALE-GIURIDICA = Legge sul

procedimento, L. 7 agosto 1990, n. 241.

In termini documentali il provvedimento è un insieme di dati, atti e documentI che hanno una

diversa natura giuridica a seconda della capacità di impegnare l’Ente verso terzi e a seconda dei

contenuti che veicolano.

Penzo Doria: quindi, mentre la procedura si riferisce all’attività e alle regole, il processo a “uomini e

mezzi”, il procedimento amministrativo inerisce ai documenti prodotti all’interno di una procedura

o di un processo […] per descrivere, monitorare e certificare un processo servono evidenze

documentali

Tipologie di Fascicolo e P P P

I concetti che abbiamo introdotto (Procedure, Processi, Procedimenti)hanno lo scopo di consentire l’analisi dell’azione amministrativa nel suocomplesso.

Perché? Perché è dall’azione amministrativa che scaturiscono idocumenti che dobbiamo registrare, classificare e fascicolare!

⇒ Comprendere come si svolge l’azione amministrativa ci consente dicapire che tipo di fascicolo dobbiamo istruire, partendo dalpresupposto che l’azione amministrativa è sempre documentata.

DOCUMENTO = RESIDUO DI UN’AZIONE / ATTIVITÀ

Fascicolo di affarePenzo Doria: il fascicolo di affare conserva i documenti relativi a una competenzageneralmente non proceduralizzata né procedimentalizzata, per la quale, dunque, nonè previsto l’adozione di un provvedimento finale […] non esiste un termine previsto danorme.

I documenti sono esito di un processo, quindi sono omogenei per contenuto, anche senon vincolati nella forma

Esempi di fascicoli di affare:

2017 - I/2.1 «Organizzazione, organigramma» (D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165)

2017 - I/2.2 «Delega alla firma» (D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165)

2017 - IV/9.1 «Studenti. Eventi culturali e attività ricreative»

2017 - VI/3.1 «Bilancio. Programmazione, monitoraggio»

2017 - VI/9.2 «Gestione e valutazione del rischio per la sicurezza - Consulenza redazione DVR»

2017 - VII/5 «Corso di formazione Archivistica»

Fascicolo di attività

Penzo Doria: il fascicolo di attività conserva i documenti relativi ad una competenzaproceduralizzata, per la quale esistono documenti vincolati o attività di aggiornamentodi banche e per la quale, non è previsto l’adozione di un provvedimento finale.

L’attività in senso stretto è determinata da una procedura e, in genere, si serve dimodulistica propria, quindi i documenti contenuti nel fascicolo sono vincolati nellaforma e spesso anche nel contenuto

Esempi:

2017 - I/4.1 «Domande di consultazione dell'archivio per fini amministrativi, ricerche e movimentazione(records delivery)»

2017 - I/7.1 «Patrocinio per eventi di terzi - Concessione o diniego»

2017 - III/4.3 «Pareri e consulenze legali anche connessi a procedimenti amministrativi»

2017 - V/2.1 «Studenti. Iscrizioni anno scolastico 2017-2018»

2017 - V/6.1 «Borse di studio. Richieste e conferimento»

2017 – V/7 «Tutela della salute»

Fascicolo di procedimento

Penzo Doria: il fascicolo di procedimento amministrativo conserva i documentirelativi ad una pluralità di atti tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinatiallo stesso fine, cioè alla emanazione di un provvedimento finale.

Attenzione: gli atti prodotti nello svolgimento di un procedimento, ossia gli attiendoprocedimentali, sono il risultato di procedure e processi che non hanno peròcarattere autonomo, ma sono finalizzati all’ottenimento di un determinatoprovvedimento.Esempi:

2017 – I/4.1 «Selezione dei documenti d'archivio (scarto e conservazione)»

V/4 «Nome Cognome» Trasferimento

V/5 «Nome Cognome» Procedimento disciplinare (sottofascicolo)

V/8 «Nome Cognome» Esonero

2017 – VI/9.1 «Nomina addetti primo soccorso»

Fascicolo di studente

Fascicolo di persona fisica

Penzo Doria: il fascicolo di persona fisica conserva documenti relativi a

diversi procedimenti amministrativi, distinti affari e diverse attività, ma

legati da un vincolo archivistico interno, relativo a una persona fisica.

[…] il fascicolo di persona è l’unico caso che può sfuggire alla regola

della omogeneità funzionale della classificazione di una unità archivistica

⇒ omogeneità funzionale del livello superiore.

Esempi:Fascicolo di studente – raccoglie i documenti inerenti la carriera dello studente, V/0.1 «Nome Cognome»Fascicolo di personale – raccoglie i documenti riguardanti il personale dell’Ente, VII/0.1 «Nome Cognome»

Fascicolo di persona giuridica

Penzo Doria: il fascicolo di persona giuridica conserva i documentirelativi a una persona giuridica (associazione, impresa, fondazione,amministrazione pubblica etc.) con modalità simili, se non uguali, aquelle del fascicolo di persona fisica.

Fascicolo edilizio e fascicolo di fabbricato

Due lati della stessa medaglia

Rappresentano due tipologie di fascicolo distinte, poiché il fascicolo edile è di naturamonoprocedimentale, ossia è il procedimento a determinare la natura del fascicolo;

mentre il fascicolo di fabbricato è di natura multiprocedimentale, cioè è l’edificio aindividuare il presupposto logico di raggruppamento dei documenti contenuti.

Pertanto, essi avranno carattere trasversale a tutta l’attività relativa a un determinatoedificio.

⇒ mentre per il fascicolo edilizio è il procedimento a connaturare la documentazione,per il fascicolo di fabbricato è quest’ultimo l’oggetto su cui vertono tutti i documenticontenuti nel fascicolo – documenti del fabbricato di natura tecnica appunto.

Fascicolo edilizio

Il fascicolo edilizio raccoglie i documenti relativi ai singoliprocedimenti che riguardano il fabbricato dallaprogettazione e realizzazione o acquisto, concessione,locazione, alle procedure di gestione ordinaria estraordinaria, compresa la gestione dei servizi accessori perla fruizione del fabbricato, alla sua alienazione odismissione.

Il fascicolo edilizio si apre con l’avvio delprocedimento e si chiude con la fine di questo,ha cioè una vita determinata legata alla duratadel singolo procedimento.

Fascicolo di fabbricato

Il fascicolo di fabbricato è il complesso della documentazione tecnica relativa allestrutture, finiture, impianti e apparecchiature; fornisce in tempo reale informazionirelative al “regime di ordinaria manutenzione”, per progettare corretti interventistrutturali, impiantistici, architettonici e, in particolare, in condizioni di emergenza.Essendo documentazione di provenienza differente, tecnicamente si tratta non di unfascicolo, ma di un raccoglitore (dossier).

… A proposito di fascicolo del personaleLe Fonti normative che disciplinano direttamente il Fa s c i c o l o d e l Pe rs o n a l e :

Il Testo Unico dello Statuto degli Impiegati Civili - DPR n. 3/1957

Art. 55. Per ogni impiegato sono tenuti, presso l'ufficio del personaledell'amministrazione centrale, un fascicolo personale ed uno stato matricolare.Il fascicolo personale deve contenere tutti i documenti che possono interessare lacarriera. Questi devono essere registrati, numerati e classificati senza discontinuità.Nello stato matricolare devono essere indicati: i servizi di ruolo e non di ruoloeventualmente prestati in precedenza allo Stato e ad altri enti pubblici; iprovvedimenti relativi alla nomina, allo stato, alla carriera e al trattamentoeconomico, i decreti di riscatto dei servizi non di ruolo e le decisioni giurisdizionalisugli atti predetti.Nello stato matricolare devono essere inoltre annotati tutti gli atti del fascicolopersonale che possono formare oggetto di valutazione per le promozioni. Deve altresìessere indicato lo stato di famiglia con le relative variazioni che l'impiegato hal'obbligo di comunicare all'ufficio. […]

… A proposito di fascicolo del personale

Il DPR n. 686/1957 attuativo del T.U. Impiegati Civili artt. 24 - 29

Indica i criteri e le responsabilità per la gestione del Fascicolo. Articoli di interesse

Art. 24. Elenco dei documenti contenuti del Fascicolo + Le singole Amministrazionistabiliscono le modalità per la tenuta dei fascicoli personali : possibilità di emanareRegolamenti interni

Art. 25. Atti da eliminare nel Fascicolo : elenco

Art. 26. Adempimenti del capo del personale concernenti il fascicolo personale :compiti di manutenzione ed aggiornamento del Fascicolo

Art. 27. Compiti di manutenzione e aggiornamento dello Stato matricolare

Art. 28. Modalità eliminazione atti : L'eliminazione di atti o documenti dal fascicolopersonale dell'impiegato si esegue mediante stralcio dell'atto o documento […] Gliatti o documenti stralciati vengono trasmessi all'archivio

… A proposito di fascicolo del personale

Circolare Ministeriale n. 349, Roma, 7 agosto 1998

OGGETTO: Snellimento attività amministrativa - Applicazione legge 15 maggio 1997, n.127modificata e integrata dalla legge 16 giugno 1998, n.191. Indicazioni operative sullecertificazioni.

[…] scarso livello di assimilazione da parte di molti organi statali delle norme sullasemplificazione dei procedimenti amministrativi e sulle dichiarazioni sostitutive dellecertificazioni […] Il problema della documentazione si pone con maggiore evidenza alpassaggio da un ciclo di istruzione a quello successivo. Alla ripetitività degli adempimentirichiesti ai fruitori del servizio può ovviarsi con la formazione presso le scuole di un fascicolopersonale dell’alunno, destinato a seguire lo stesso nel suo iter scolastico, arricchendosi viavia nel corso della carriera. Eventuali lacune o incertezze del fascicolo possono esseresuperate anche con il ricorso a forme di collaborazione interistituzionale e fra le scuole al finedi limitare gli oneri da porre a carico degli alunni e dei genitori. […]

… A proposito di fascicolo del personaleStato matricolare = documento riassuntivo dei dati di interesse contenuti neidocumenti.

⇒ serve da contenitore dei dati per le progressioni di carriera e per l’individuazionedelle competenze specifiche del lavoratore e per il suo utilizzo ottimalenell’organizzazione. Strumento di sintesi

Il Fascicolo di personale si presenta come uno strumento articolato in sezioni finalizzatea ospitare documentazione riferita ad argomenti/ambiti particolari (privacy,valutazione etc)

La suddivisioni in sezioni del fascicolo è finalizzata a una gestione più efficiente e alreperimento dei documenti contenuti soprattutto considerando la diversità

Archivio corrente – Archiviazione e Trasmissione

Alcune tipologie di fascicoli rimangono aperti per periodi molto lunghi: fascicoli di persona(personale, studente), fascicoli di fabbricato, fascicoli edilizi. In questi casi è bene prevedereadeguati spazi presso gli Uffici correnti perché tali fascicoli devono rimanere a disposizionedegli operatori.

Chiusura del fascicolo: inizia la fase di quiescenza della documentazioneIl fascicolo cessa di essere incrementato, cioè di norma non si devono piùaggiungere documenti (salvo rare eccezioni)La consultazione dei documenti avviene ancora correntemente, quindi èconsigliabile conservare il fascicolo presso l’Ufficio che lo ha prodotto per unperiodo più o meno lungo.Il periodo di attesa che precede il trasferimento in deposito viene stabilito dagliuffici, in base all’utilizzo e attualità dei documenti

Testo unico della documentazione amministrativa – TUDA, art. 67. Trasferimento deidocumenti all’archivio di deposito

Comma 1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussidocumentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi aprocedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascunaamministrazione.

Comma 2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli ele serie avevano nell’archivio corrente.

Comma 3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivideve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio dideposito.

Archivio corrente - Archiviazione e Trasmissione

… il Legislatore dà per scontata l’esistenza di un Servizioarchivistico che assista gli uffici nel trasferimento delladocumentazione prendendosene carico

Archivio corrente - Archiviazione e Trasmissione

Codice dell’Amministrazione digitale – CAD, art. 44. Requisiti per la gestionee conservazione dei documenti informatici

Comma 1bis. […] Almeno una volta all’anno il responsabile della gestionedei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema diconservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative aprocedimenti conclusi.

… Anche ?? = si introduce in ambito informatico il concetto diconservazione anticipata per la documentazione corrente, raro nelmondo analogico (in caso di pericolo di dispersione), è la prassi per gliarchivi digitali. Registro giornaliero di protocollo, fatture elettroniche etc.

Perché? Motivi di sicurezza …

Trasmissione: l’archivio di deposito

In Italia il concetto di archivio di deposito è sorretto da un fondamentogiuridico _ «Un documento che ha cessato di essere amministrativamenteattivo, mantiene la sua capacità giuridico-probatoria per un periodo più omeno lungo»

L’archivio di deposito è una fase strategica della vita dell’archivio, ed è unmomento denso di funzioni e attività

Nell’archivio di deposito non sono ammessi documenti sciolti, né va accettatoil loro trasferimento o versamento

… necessità di possedere un servizio archivistico: individuazione diresponsabilità e competenze, e non solo!

Archivio di deposito: servizi e attività

Attività preliminari

Individuare, attrezzare adeguatamente e gestire i locali da destinare a deposito d’archivio (accessolimitato al solo personale qualificato, pulizia periodica etc.).

Individuare il Responsabile del servizio.

Attività ordinarie

Trasferimenti periodici dei documenti dagli uffici e acquisizione delle unità da parte dell’Archivio dideposito: preparare annualmente il trasferimento dei fascicoli relativi ad affari conclusi con lapredisposizione di appositi elenchi di consistenza.

Concentrare ordinatamente i documenti mantenendo le aggregazioni (serie e fascicoli) create nellafase di formazione e procedere alla revisione degli elenchi di trasferimento: effettuare unaschedatura sommaria delle unità traferite in archivio attribuendo una numerazione univoca,continua e progressiva che determina la posizione logica e fisica delle unità nell’elenco diconsistenza e nel locale d’archivio.

Selezione della documentazione sulla base del Piano di conservazione o Massimario di selezione.

Attività ordinarie

Campionatura di determinate tipologie documentali da non destinare integralmente allaconservazione a lungo termine.

Scarto della documentazione

Riordinamento e ricostituzione delle serie originarie (rispetto del vincolo archivistico – Piano difascicolazione – Titolario di classificazione – successione cronologica annuale, cioè le serie sonochiuse per anno).

Conservazione adeguata dei documenti: sostituzione delle unità di condizionamento laddovedanneggiate o non adatte alla conservazione a medio o lungo termine, mantenimento dellecondizioni ambientali ottimali etc.

Versamento della documentazione all’Archivio storico: predisposizione degli elenchi di versamentoe aggiornamento dell’elenco di consistenza.

Servizio di ricerca documentale (recupero dei documenti/unità richieste – consultazione -creazione di copie semplici o conformi).Predisposizione di statistiche sia per le attività ditrasferimento e versamento che di consultazione: consente un’adeguata programmazione deglispazi e ottimizzazione dei servizi.

Elaborazione ed aggiornamento del Piano di conservazione degli archivi


Attività straordinarie - in caso di necessari interventi di recupero del pregresso

Ricognizione, censimento o mappatura della documentazione presente nel locale adibito adeposito e della documentazione impropriamente conservata presso gli uffici produttori.

Messa in sicurezza del locale di deposito e spostamento di tutto ciò che non è documento.

Schedatura delle unità documentarie.

Selezione della documentazione e redazione:

• Elenco di scarto, contenente la descrizione della documentazione da distruggere.

• Elenco di versamento all'archivio storico, contenente la descrizione della documentazioneda conservare senza limiti di tempo.

• Elenco di consistenza dell'archivio di deposito, contenente la descrizione delladocumentazione rimasta dopo lo scarto ed il versamento in archivio storico, da conservarein archivio di deposito in attesa del suo versamento in archivio storico

Procedura di scarto.


Selezione della documentazione = momento qualificante della vita di unarchivio.

In archivistica la selezione è stata vista a lungo come un’azione pericolosaperché andava a intaccare l’ordinamento della documentazione e il suovalore storico.

Oggi: sappiamo che selezionare, cioè scegliere cosa conservare è nonsolo utile, ma soprattutto necessario.

Archivio di deposito. Selezione: scarto e conservazione

Archivio di deposito: selezione, scarto e conservazione

SELEZIONE

Selezionare: un’azione complessa

SELEZIONE = valutazione dei documenti al fine di individuarne i tempi diconservazione.

⇒ che cosa conservare senza limiti di tempo

⇒ che cosa eliminare senza danno alcuno per l’attività amministrativa, per la ricercascientifica e per il mantenimento di titoli giuridici fondanti di diritti

La valutazione è un’operazione complessa, che si basa sulla sintesi di diversi fattori:

• Analisi delle procedure di produzione dei documenti

• Normativa

• Prassi

• Strumenti archivistici

Strumenti archivistici per la selezione

Piano di conservazione

alias Massimario di conservazione

alias Massimario di scarto

Che differenze ci sono?

Il PIANO DI CONSERVAZIONE è più articolato perché non si limita a individuare qualidocumenti è necessario scartare in rapporto agli anni trascorsi (5 – 10 – 15 – 20 anni).

Oggi: l’obiettivo è avere un piano di conservazione integrato con il piano dellafascicolazione, oltre che, ovviamente, con il titolario

L'art. 68 del DPR 445/2000 prevede che ogni amministrazione debba dotarsi di un «piano di conservazione degli archivi,integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell'archivio, di selezioneperiodica edi conservazione dei documenti».

Selezionare per la distruzione: lo scarto

Innanzitutto chiariamo l’uso di alcuni termini:

Scarto = insieme di attività finalizzate all’eliminazione autorizzata didocumenti

Sfoltimento = l’estrazione e l’eliminazione di alcuni documenti da unfascicolo e da una serie. Può riguardare sia l’archivio corrente, quindi vieneeffettuata dagli uffici prima del trasferimento della documentazione indeposito; sia l’archivio di deposito, e viene effettuata da un archivista(rara).

Campionatura = eliminazione della maggior parte di una serie, si conservasolo un campione ridotto

SCARTO = Eliminazione fisica di alcuni documenti archivistici non piùnecessari perché di carattere transitorio e strumentale

MA: Lo scarto non è semplice eliminazione, bensì un momento fondamentale per laconservazione, quindi è un momento di selezione che non può essere svolto solodall’archivista, ma deve coinvolgere chi produce la documentazione.

Ad esempio, già dalla creazione del fascicolo bisognerebbe dividere e isolare ladocumentazione deputata a conservazione permanente (sottofascicoli interni).

Selezionare per la distruzione: lo scarto

L’obiettivo è la conservazione.

Iter di scarto – Riferimenti normativi

Procedura disciplinata dalla normativa:

• Art. 21, lettera d) del D.lgs. 22 gennaio 2004 n. 42 - Interventi soggetti ad autorizzazione:Sono subordinati ad autorizzazione del Ministero lo scarto dei documenti degli archivipubblici. E’ un obbligo di legge.

• Art. 169 c.1, del D.lgs. 22 gennaio 2004 n. 42 - Opere illecite: E' punito con l'arresto da seimesi ad un anno e con l'ammenda da euro 775 a euro 38.734,50: chiunque senzaautorizzazione demolisce, rimuove, modifica, restaura ovvero esegue opere di qualunquegenere sui beni culturali indicati nell'articolo 10.

• Art. 490, Codice Penale - Soppressione, distruzione e occultamento di atti veri: Chiunque, intutto o in parte, distrugge, sopprime od occulta un atto pubblico vero […] soggiacerispettivamente alle pene stabilite negli articoli 476, 477 (falsità materiale commessa dal pubblicoufficiale in atti pubblici e certificati) e 482, secondo le distinzioni in essi contenute. Reclusione da 6mesi a 10 anni!

L’organo competente a rilasciare l’autorizzazione per gli Enti pubblici non statali è laSoprintendenza archivistica competente territorialmente, organo periferico del Ministero deiBeni culturali e del paesaggio. Istituita una in ogni capoluogo di regione

1) Si redige l’elenco di scarto secondo il modello previsto dal Servizio archivistico;

2)Il Responsabile del Servizio archivistico, ovvero il dirigente della UOR competenteadotta la determinazione/decreto (atto monocratico) di proposta di scarto;

3) Si invia la determinazione/decreto e gli elenchi di scarto allegati ad essa allaSoprintendenza archivistica competente

4) Ricevuta l’autorizzazione, si procede materialmente alla eliminazione delladocumentazione, prestando molta attenzione ai documenti non liberamenteconsultabili

5) Il Servizio archivistico verbalizza alla Soprintendenza archivistica l’avvenutaeliminazione; si allega il certificato di avvenuta distruzione rilasciato dalla ditta cheha effettuato la distruzione della documentazione

Iter di scarto – Procedura

Cosa significa predeterminare la vita di undocumento – e di un fascicolo

Gli strumenti archivistici dedicati all’individuazione dei tempi diconservazione, di fatto rappresentano una modalità dipredeterminazione della vita di documenti e fascicoli... ma sulla carta!!

E poi, nella realtà? I documenti raramente vengono conservatirispettando i termini previsti

Almeno per i documenti cartacei

Tutto cambia in ambiente informatico dove la predeterminazione dei termini potrebbeessere efficace indipendentemente da un’ulteriore intervento da parte di un archivista.Purtroppo è ancora un orizzonte lontano

Ambiente digitale: si può scartare a posteriori ciò che non viene gestito in un sistema documentale?

Dove conservate i vostri documenti informatici?

Cartelle personali = pc - server …

Cartelle condivise = server …

Ipotizziamo che da un punto di vista di sicurezza siatutto a norma

I file e i documenti non sono inseriti in un sistema digestione informatica dei documenti, quindi non vengonocorredati da metadati descrittivi (reperimento) egestionali, non c’è nessun sistema di abilitazione econtrollo degli accessi … PROBLEMA per il FUTURO

Trasferimento in conservazione: l’Archivio storico

Dal 1999 le Istituzioni scolastiche statali hanno acquisito personalità giuridica enatura di ente pubblico. Di conseguenza ogni scuola ha i medesimi obblighi diun normale ente pubblico: deve ordinare e conservare il proprio archiviononché inventariare il proprio archivio storico

⇒Creazione della Sezione separata d’Archivio = non è più previsto ilversamento in Archivio di Stato una volta trascorsi 40 anni

DPR 8 marzo 1999, n. 275 Regolamento recante norme in materia di autonomia delleistituzioni scolastiche

Un progetto molto interessante:

Rete degli archivi della Scuola: Il bene culturale Archivio storico scolastico nella Scuola

dell’autonomia, Torino 2007

Conclusione

Produzione / ricezione documento

Registrazione a protocollo –classificazione –fascicolazione

Fascicoli e serie

Archivio di depositoArchivio corrente

Selezione dei documenti

Scarto: eliminazione legale dei documenti

Conservazione dei documenti

Archivio storico

F A S I D E L L A V I T A D I U N A R C H I V I O

Nucleo minimo funzionale

Gestione documentale e la Tabella dei Procedimenti

DOCUMENTI FASCICOLI PROCEDIMENTI

La gestione di documenti e fascicoli è correlata ai Procedimenti (PPP) da cui essi scaturiscono e fanno parte

⇒l’identità di un’aggregazione documentale deriva dalla tipologia di processo che l’ha posto in essere

Definire, conoscere e controllare i procedimenti è l’unica via per gestire in modo efficiente, efficace e trasparente la documentazione amministrativa

Anche il Legislatore se n’è accorto … già da qualche anno!!!


Testo unico sulla documentazione amministrativa – TUDA, DPR 445/ 2000

Art. 64. Sistema di gestione dei flussi documentali: 4. Le amministrazioni determinanoautonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, lemodalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativiprocedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti idocumenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo.

Art. 65. Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali: 1. Oltre apossedere i requisiti indicati all'articolo 52, il sistema per la gestione dei flussidocumentali deve:

a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, ilfascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato;

b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, ilprocedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi delprocedimento;


Codice dell’Amministrazione digitale - D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82

Art. 41. Procedimento e fascicolo informatico: 1. Le pubbliche amministrazionigestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologiedell’informazione e della comunicazione. Per ciascun procedimentoamministrativo di loro competenza, esse forniscono gli opportuni servizi diinteroperabilità e cooperazione applicativa, ai sensi di quanto previstodall’articolo 12, comma 2.

2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicoloinformatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunqueformati […].

2-bis. Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di esseredirettamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nelprocedimento […].


Decreto Trasparenza - D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33

Art. 23. Obblighi di pubblicazione concernenti i provvedimenti amministrativi

2. Per ciascuno dei provvedimenti compresi negli elenchi di cui al comma 1sono pubblicati il contenuto, l’oggetto, la eventuale spesa prevista e gli estremirelativi ai principali documenti contenuti nel fascicolo relativo al procedimento.La pubblicazione avviene nella forma di una scheda sintetica, prodottaautomaticamente in sede di formazione del documento che contiene l’atto.

Una triade perfetta per la trasparenza amministrativa: documenti, fascicoli e

procedimenti, Gianni Penzo Doria, 25 marzo 2015, ForumPAlink: http://www.forumpa.it/riforma-pa/una-triade-perfetta-per-la-trasparenza-amministrativa-documenti-fascicoli-e-procedimenti

⇒ la triade perfetta impone un’analisi di dettaglio dei procedimentiamministrativi e una sostanziale impossibilità di clusterizzarli. Infatti,dovendo elencare “i principali documenti di riferimento”, è imprescindibileun’analisi peculiare, che non potrà essere generalista (PROCEDAMUS. La tabella dei

procedimenti amministrativi delle università italiane).

Il progetto Procedamus si è svolto a livello nazionale, coinvolgendo un numeroelevato di Atenei e anche enti di controllo quali il Consorzio internuniversitariosulla formazione - CoInFo, il Convegno permanente dei Direttori amministrativie dei dirigenti delle università italiane - CODAU e la Conferenza dei Rettori delleuniversità italiane – CRUI.

Obiettivo = realizzare un modello condiviso fondato sulla considerazione cheprocedimenti, attività e affari che fanno capo alle Università sono un numerodefinito, ricavabile dalla normativa e dalle funzioni svolte


Tabella dei procedimenti: prospettive

La tabella dei procedimenti è l’esito di un processo di analisi delle attivitàdell’Ente in relazione alle funzioni (Titolario) che persegue, ed è finalizzata arappresentare tali attività in relazione alle responsabilità, alla tempistica ealla documentazione prodotta.

Questo strumento previsto dal Legislatore già in ambito cartaceo, divienefondamentale in ambito informatico: solo una mappatura puntuale e analiticadi quali sono le attività dell’Ente produttore permette la trasposizione egestione delle stesse in ambiente informatico in modo totalmentedematerializzato

Infine, questo momento di analisi permette di reingegnerizzare i processi, dalmomento che vengono messe in luce le criticità organizzative dell’Ente

Analisi della documentazione prodotta

• Report/Estrazioni dal sistema informatico di Protocollo

• Analisi dei fascicoli cartacei e individuazione dei fascicoli creati e detenuti da ogniufficio

CHI = Ufficio di protocollo coadiuvato dagli uffici produttori

Analisi delle funzioni dell’ente

A partire dal Titolario individuazione delle Attività/Affari/Procedimenti dicompetenza per Ufficio

L’esito di questo lavoro di rilevazione deve essere condiviso con gli uffici che hannouna visione quotidiana e puntuale delle attività che gli competono

CHI = individuare un tavolo di lavoro, possibilmente con diverse competenzecoinvolte (meglio non troppi …)

Tabella dei procedimenti: come si fa?

Strategia di raccolta dei dati che ha un andamento:

Bottom-up ⇒ dai documenti, considerati come il prodotto del processo, si risale a chi li pone in essere

Top-down ⇒ dalla dimensione teorica e funzionale, si individuano, sulla carta e con una successiva condivisione, ciò che ogni unità organizzativa fa

Questo metodo consente un censimento efficacedell’esistente e permette la realizzazione di unatabella di carattere descrittivo, come vuole ilLegislatore.

Tabella dei procedimenti: come si fa?

Tabella dei procedimenti: e poi?

Lo strumento Tabella dei procedimenti è un ottimo punto di partenza

Per proseguire è necessario associarlo agli altri strumenti imprescindibili per lagestione dei documenti (il Titolario è già integrato):

• Piano della fascicolazione

• Piano della conservazione

E da un punto di vista gestionale è necessario individuare le criticità nelrapporto tra organizzazione, competenze e flussi documentali: ridondanze didati o documenti, iter documentali che non garantiscono la custodiaininterrotta, sovrapposizioni di competenze, affaticamento per gli uffici, pocatrasparenza etc.

⇒ Ridisegnare il Processo: identificazione e descrizione, scomposizione,attribuzione alla/e unità organizzative della responsabilità di processo

Tabella dei procedimenti e Archivio digitale

L’analisi dei processi e dei documenti che conduce allarealizzazione della Tabella dei procedimenti è il primo passo verso una visione euna conoscenza completa delle esigenze documentali e gestionali dell’Ente …

Un primo passo, fattibile e concreto, verso l’obiettivo (non più così lontano) diavere una piena dematerializzazione dei processi di produzione e gestione deidocumenti e la gestione formalizzata delle attività, degli affari e deiprocedimenti che vi soggiacciono.

Quindi, una Pubblica Amministrazione Efficiente e Trasparente

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