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CPN Unidad 1

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contabilidad

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  • La contabilidad de pequeos negocios minoristas 1

    En el comercio actual, es necesario manejar distintos conocimientos que posibiliten un desempeo competitivo y efectivo. En este curso, nos adentraremos en los conceptos bsicos de la contabilidad, que servirn de herramienta indispensable y diferenciadora en la bsqueda de trabajo o en el desempeo en las labores administrativas y contables

    de los comercios minoristas.

    Objetivos del curso: Que los participantes:

    Logren conocer y comprender las distintas operaciones contables que realiza un pequeo comercio.

    Apliquen las normas contables en la confeccin de libros y documentos comerciales.

    Obtengan conocimiento de las herramientas de la administracin actual y de su aplicacin prctica correcta.

    Adquieran las habilidades necesarias para desempearse eficientemente en las distintas gestiones administrativas contables.

    La contabilidad de pequeos negocios minoristas

  • La contabilidad de pequeos negocios minoristas 2

    Unidad 1: Conocimientos terico-operativos bsicos de la contabilidad

    1.1 Introduccin a la registracin como instrumento de control de las operaciones.

    1.1.1 Una avenida de dos manos

    1.2 De la Partida Simple a la Partida Doble: un almacenero en problemas

    1.3 Las Operaciones Bsicas que mueven el Circuito Econmico Financiero y su Control.

    1.3.1 El circuito econmico-financiero y el balance

    1.4 El Balance, los recursos y las Cuentas.

    1.4.1 Operaciones permutativas y modificativas.

    1.4.2 Diferencia entre Capital y Patrimonio.

    1.4.3 Diferencia entre Patrimonio de la sociedad con el patrimonio de los socios.

    1.4.4 Qu pasa con las sociedades no constituidas regularmente?

    1.5 Sujeto Bsico de la Actividad Econmica: El Comerciante.

    1.6 La Contabilidad y la Tenedura de Libros.

    Establecer un marco de referencia de introduccin al estudio de la metodologa de registracin contable desarrollando fundamentos que permitirn que el participante no aborde el aprendizaje de memoria de los aspectos ms mecnicos del mtodo.

    La idea bsica es comprender conceptos que establecern un marco introductorio para facilitar el estudio de la problemtica de la registracin contable.

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    Unidad 1: Conocimientos terico-operativos bsicos de la contabilidad

    1.1 Introduccin a la registracin como instrumento de control de las operaciones Partimos de la base que el participante no tiene conocimientos previos de la materia (para ellos esta dirigido este curso). La enseanza de la contabilidad ha sido complicada (ms all de la discusin sobre si es un arte, una ciencia o una tcnica) debido a que las dificultades de comprensin muchas veces han conducido, primero, al desaliento y luego a la desercin de los alumnos al no poder superar el primer escollo que significa (bsicamente) encarar otra manera de pensar que difiere a la que habitualmente estamos acostumbrados.

    La principal dificultad para abordar su aprendizaje no radica en su contenido sino en la forma de procesar la informacin. Intuitivamente, cuando pensamos en contabilidad, la relacionamos con nmeros. De esta manera, la Contabilidad inmediatamente se relaciona con las Matemticas, materia a la que (siguiendo los planes de estudio tradicionales), nos han conducido a tomar contacto desde nuestra ms tierna infancia cuando aprendimos a sumar y restar. Todo lo dems (de lo ms simple a lo ms complejo) vino despus, dependiendo de cunto nos haya permitido avanzar nuestra voluntad y circunstancias. Pero claro, dando por sentado que las operaciones bsicas (suma, resta, multiplicacin y divisin) son conocidas por todos los que comienzan el aprendizaje de la contabilidad.

    El punto a resaltar es el de dejar en claro que no importa cun simple o complejo puede haber sido nuestro aprendizaje previo de las matemticas en cuanto a su contenido. El aspecto que nos importa destacar (para nuestra materia) es que el pensamiento, la forma de procesar las operaciones matemticas bsicas (nuestro punto de partida), tienen una nica direccin. Es, claramente, una avenida de una sola mano.

    Para clarificar este punto, lo ponemos de relieve con la clsica broma en la cual le preguntan a un ingeniero Cunto es dos ms dos..?. Lgicamente, responde: Exactamente, cuatro. Le hacen la misma pregunta a un contador y este responde Cunto quiere que le de?. En esta broma se encuentra implcita una idea dominante (para los nefitos en la materia) por la cual se considera que la contabilidad es una especie de arte que busca manipular los nmeros y en donde los nmeros pierden el atributo de exactitud que los caracteriza cuando, por el contrario (como veremos a continuacin), al no contar con un sistema de registracin adecuado y una disciplina que establezca qu se puede y qu no se puede hacer, resulta ms fcil maniobrar los nmeros para acomodarlos a conveniencia.

    Otro ejemplo de Contabilidad Creativa (es decir, sin estar sujeta a ninguna regla) ha sido -en el pasado- la liquidacin de expensas en los Consorcios (regida por la Ley de Propiedad Horizontal) que, ante la ausencia de criterios uniformes de presentacin y registracin de la informacin en la rendicin de gastos comunes (objeto de control en la liquidacin de expensas) daba lugar a que cada Administrador la efectuara a su manera, cosa que en primer lugar para los usuarios de estos informes (los propios consorcistas de cada unidad funcional o departamento) se trataba de una especie de mensaje encriptado en donde el propietario o inquilino terminaba llamando a un contador para que se lo traduzca. Por supuesto, esta situacin daba a lugar a maniobras de todo tipo, cuya nica limitacin quedaba representada por la creatividad del emisor del informe.

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    1.1.1 Una avenida de dos manos

    Si bien las matemticas suministran un sustrato comn a muchas disciplinas, cuyo principal aporte es la exactitud y poder contar con una direccin unvoca (cuando se suma se est dirigiendo hacia una direccin y cuando se resta, en sentido contrario, a efectos de arribar a un resultado cierto), la contabilidad tiene sus propios objetivos en los que esa forma de operar resulta insuficiente.

    De qu objetivos estamos hablando..? Primero y principal (el que nos interesa desarrollar en este curso) es el de control. Esta es una necesidad fundamental para otra disciplina (la Administracin), en la cual La Contabilidad acta desde una funcin auxiliar, de la misma manera que las matemticas cumplen una funcin auxiliar para la contabilidad. Este principio, relacionado con la necesidad de control que resulta fundamental para la administracin, en la prctica de que forma o cmo se lleva a cabo? En qu contribuye la contabilidad a esta finalidad? Qu es lo que controla?

    En principio, nos estamos refiriendo al control administrativo de tipo operativo. En este contexto, operativamente, lo que administrativamente se controla son las operaciones bsicas que configuran la operatoria comercial de una empresa o negocio. En este sentido, no importa cuan simple o compleja pueda ser la actividad comercial, siempre encontraremos que la diversidad y tipo de transacciones quedan resumidas en cuatro operaciones bsicas: COMPRAS, VENTAS, PAGOS Y COBRANZAS.

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    Aqu es donde entra la Contabilidad, en auxilio de la Administracin, como el sistema de registro de operaciones bsicas que definimos en el prrafo anterior. Este sistema de registro se instrumenta sobre la base de la PARTIDA DOBLE y aqu es donde comienzan las dificultades para quienes estn acostumbrados a manejarse en el terreno de lo que podramos llamar LA PARTIDA SIMPLE (basada en sumas y restas) que si lo llevamos a un libro de registro equivale a limitarnos a controlar las entradas y salidas, desde la simple frmula en las que las entradas suman, las salidas restan y el saldo (o sea, el resultado de la operacin algebraica) equivaldra a lo que realmente dispongo y me interesa controlar. Esto es, en definitiva, la cuenta del almacenero que controla la Caja y la Libreta de Fiado. Este procedimiento de control es el que intuitivamente utilizamos matemticamente para controlar nuestros recursos.

    Si bien el grado de simplicidad y rapidez en los clculos la convierten en la mejor opcin para controlar operaciones sencillas y de escaso volumen, el mtodo se muestra claramente ineficaz para controlar operaciones de mayor complejidad y volmenes crecientes.

    En primer lugar, tengamos en cuenta que el giro comercial es un proceso dinmico que queda representado por una circulacin constante de los recursos movilizados por el circuito representado por las operaciones bsicas, y en la cual todas estas operaciones, en su movimiento peridico, estn interrelacionadas entre s.

    El sistema de la partida simple puede funcionar para controlar las operaciones en forma aislada (suponiendo que no tienen contacto entre s) y esttica (como si las operaciones fueran compartimientos estancos). Pero si por efecto del movimiento inherente a la dinmica comercial, los recursos que se registran con cada operacin comienzan a movilizarse, resulta prcticamente imposible seguirles la pista.

    El mtodo de entradas y salidas no sirve para controlar este movimiento... en la medida en que la entrada registrada por una operacin (por ejemplo, una cobranza), no se encuentre encadenada con la salida en otra (por ejemplo, una venta)..

    De esta manera, LA PARTIDA DOBLE surge como una necesidad de tipo administrativa para evitar la fuga de recursos derivada del movimiento en el giro comercial, en donde no existe para cada movimiento una contrapartida que enlace la entrada en una cuenta con la salida de otra.

    Notemos que, hasta ahora, hemos evitado tocar el tema de las cuentas. Esto es, los rubros contables en donde quedan registradas las operaciones (tema que tocaremos ms adelante), dado que el objetivo en esta etapa introductoria es que quede bien claro de dnde y por qu surge la necesidad de utilizar la partida doble como metodologa de registro y dejar en evidencia la inutilidad y las falencias derivadas de la falta de control cruzado, cuando consideramos a las operaciones bsicas como compartimientos estancos. Entonces, queda claro que sin el auxilio de la partida doble, lograr un control efectivo de las operaciones sera igual que pretender aplaudir con una sola mano...

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    Esta introduccin es necesaria a los efectos de superar el problema que representa estudiar una metodologa (de registro, en este caso) de memoria, enfocndose nicamente en la parte mecnica del mtodo, sin tener la comprensin de para qu sirve y cul es la necesidad (de control, en este caso) que se est cubriendo. Esta es la forma (haciendo hincapi en la mecnica de la partida doble) con la cual se estudia en los cursos tradicionales de contabilidad y este enfoque es el que pretendemos trascender, con la intencin de facilitar el aprendizaje de una metodologa que no se conoce y, en segundo lugar, esperamos que sea un medio para cambiar los eventuales prejuicios y resistencias que despierta esta materia para los que no la dominan.

    A modo de fijacin de conceptos, intente explicar con sus palabras a qu otra funcin resulta de apoyo la contabilidad, desde su funcin de registracin de operaciones comerciales. Y, desde el punto de vista administrativo, qu tipo de operaciones controla.

    1.2 De la Partida Simple a la Partida Doble: un almacenero en problemas Regresemos al ejemplo del almacenero con la intencin de hacer una transicin que nos lleve de manejar la partida simple (del simple registro de sumas y restas) a la necesidad de utilizar la partida doble. El clsico registro del movimiento de entradas y salidas de la caja resulta suficiente para controlar el movimiento y saldo de caja por un lado y el de fiado (clientes o deudores por ventas) por el otro. Resulta obvio que para intentar algn tipo de control (aunque ms no sea precario y en el aire), las ventas de fiado que se suman en el registro de fiado cuando la misma se efecta, se deberan restar cuando el cliente paga. Adems, debera sumarse en el registro de caja cuando este hecho ocurre, o sea, simultneamente (la resta del fiado con la suma por el ingreso de dinero en la caja) de manera tal que ambas fechas (la resta en el registro de fiado con la suma en el registro de caja) resulten coincidentes.

    El primer problema que se presenta es que en la partida simple los movimientos en un registro (que ms adelante llamaremos "cuentas") no se encuentran cruzados con los otros de la manera descripta (en este caso, los de Caja con los de fiado).

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    Segundo problema: en este sencillo ejemplo, estamos considerando ventas y cobranzas nicamente. En el mejor de los casos, los movimientos de entrada y salida se registran prolijamente en ambos registros (en cuanto al importe de la venta). Pero, habitualmente, ocurren a destiempo por desprolijidad administrativa derivada de la informalidad (generalmente, el de Caja se lleva al da y el de fiado se anota despus, si es que se anota).

    De esta manera, la cobranza que genera una operacin de venta tiene una fecha en el registro de Caja y otra en el registro de fiado, por lo que el registro de fiado tampoco sirve para hacer un control del saldo de cobranzas que coincida (aunque sea en el aire) con el saldo de caja.

    A continuacin, desarrollaremos un ejemplo en donde quede plasmado el tipo de problemtica derivado de mantener registros satlites sin relacin uno con otro:

    Ntese que en el ejemplo que presentamos en el cuadro anterior, los movimientos estn organizados por entradas y salidas. En algunos casos, los movimientos se anotan como sumas (en las entradas) y restas (en las salidas) en el orden en que van apareciendo. En otras, la registracin presenta un formato ms casero y respondera al siguiente esquema:

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    Qu irregularidad detecta por descontrol administrativo en la registracin de ms arriba? Cules son las correcciones que (a su criterio) se deberan hacer para corregir la situacin?

    En la fecha 12, la empresa reclama el saldo de facturas pendientes de cobrar que se encuentra en la fecha 1 ($ 12.970) y se descubre que los deudores ya haban pagado y uno de los socios de la empresa familiar lo mantuvo pendiente con la intencin de encubrir la utilizacin de los fondos no ingresados para cubrir sus gastos personales. Cmo se debera corregir esta situacin, a efectos de la registracin?

    Elabore sus respuestas y comprtalas en el foro de socializacin con sus compaeros.

    Si bien a priori puede pensarse que la hiptesis que planteamos en el punto anterior es descabellada o algo exagerada, de hecho se ha dado en la realidad, generando desfalcos o fugas de dinero desde la informalidad o inexistencia de control administrativo en negocios familiares en donde, adems, (tercer problema que presenta esta partida simple en base a sumas y restas en registros satlites que nunca se cruzan) el manejo de Caja lo lleva una persona y el registro del fiado (o, en su defecto o ante su inexistencia, lleva el control de facturas impagas) lo hace otra persona. Situaciones como las descriptas han dado lugar a maniobras fraudulentas de dinero por ausencia de un control cruzado en el movimiento entre ventas a crdito (fiado) y la posterior cobranza. La esencia de este control se basa en que el alta en un registro se efecta en forma simultnea con la baja en otro registro, correspondiente a operaciones que se encuentran encadenadas en el tiempo

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    (como en la relacin compras pagos, ventas cobranzas). En este caso, la operacin de venta a crdito puede ser controlada en forma automtica con la otra operacin (cobranza), que la vuelve efectiva cuando ingresa a la caja. Una de las maniobras fraudulentas a las que da lugar la ausencia de un control cruzado entre las mencionadas operaciones bsicas es cuando (a modo de ejemplo) las ventas a crdito no se rinden al momento de cobrarlas (o sea, no se da de baja del registro de clientes deudores -Facturas Pendientes de Pago- ni se da de alta en el registro de Caja) o se rinden en fecha tarda. Dicha situacin queda al descubierto cuando al supuesto deudor se le exige que pague.

    Una situacin como la descripta suele ocurrir en empresas o negocios de tipo familiar en donde algn integrante hace uso y abuso de la ausencia de un adecuado control administrativo que admite la posibilidad de financiar sus gastos personales con fondos afectados al giro del negocio.

    1.3 Las operaciones bsicas que mueven el circuito econmico-financiero y el control Un razonamiento similar al que utilizamos para esquematizar el movimiento de ventas pendientes de cobro (que qued registrado en Facturas Pendientes de nuestro registro casero) y las consecuencias de su desconexin con el movimiento de la caja, igualmente sucede con la otra parte que configura este circuito econmico financiero (ms adelante explicaremos a qu nos referimos con este trmino). O sea, el movimiento de compras a crdito con el movimiento de pagos que tambin mueve el registro de Caja.

    La nica diferencia aqu es que el razonamiento es inverso pero las consecuencias sobre el control del dinero que entra y sale de la Caja y su efecto sobre el saldo de caja final es similar al del caso que analizamos en el binomio ventas cobranzas.

    Aqu, el razonamiento inverso se da por el hecho de que las compras en un primer momento se registran como pendientes de pago (en nuestra contabilidad casera) y posteriormente se mueven en la Caja con una salida de dinero, pero el pago no se efectiviza. La situacin queda en evidencia cuando el proveedor reclama el pago de la deuda y la empresa o negocio se ve en la obligacin de hacerse cargo de la situacin, pagando nuevamente.

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    Si bien ahora el razonamiento lo encaramos desde el lado del acreedor en lugar del deudor (como en el caso anterior), el efecto sobre el saldo de caja es el mismo, o sea, fuga de dinero que no retorna al circuito econmico financiero.

    1.3.1 El circuito econmico-financiero y el balance

    Antes de continuar abordando los contenidos que hacen al tema especifico de nuestra materia (la metodologa de registracin contable en lo que llamaremos "cuentas", utilizando la partida doble) pondremos acento en el aspecto dinmico que toma la actividad econmica y financiera a partir del movimiento que generan las operaciones.

    Mientras que la registracin contable de este movimiento que se realiza para que en un momento dado se efecte un balance (a un momento determinado que llamaremos fecha de corte), ese movimiento en ese momento queda artificialmente congelado en las respectivas cuentas que conforman el balance, representando la situacin de la empresa a esa fecha.

    Pero no se debe olvidar que el movimiento econmico financiero contina su marcha y, con ello, la necesidad de mantener el control administrativo de este movimiento, que hasta que no culmine la vida econmica de la empresa o negocio, nunca parar.

    De acuerdo con el proceso explicado en el punto anterior, esta situacin dicotmica" queda configurada entre el congelamiento de la actividad comercial en forma artificial (como dijimos, por una necesidad de control administrativo) en contraposicin con la dinmica que toma la actividad comercial en la realidad (sin ejercer ninguna manipulacin de esa realidad para alcanzar los fines de control que nos hemos propuesto), que explicamos en el prrafo anterior.

    La situacin que confunde y dificulta el aprendizaje y la comprensin de esta materia, es que primero se aprende una determinada mecnica (la registracin contable por medio de asientos, mayores que terminan resumindose en las cuentas del balance que le da estructura y forma a toda la informacin recopilada en la etapa previa de registracin) sin tener una nocin previa de por qu y para qu se hace, cul es su utilidad y a dnde se quiere llegar. Mucho menos se hace referencia a este contexto de naturaleza dinmica que nos sirve de marco de referencia.

    En ese contexto, no debemos olvidar que la metodologa de registracin contable que responde a pautas mecnicas bien definidas y que funciona desde hace ms de 500 aos (en sus conceptos bsicos) como medio para suministrar los datos que toda empresa o negocio necesita para preservar sus recursos (y distribuirlos en caso de que deje de funcionar comercialmente), es la misma de hoy da y, en este lapso de tiempo, no se ha inventado ningn mtodo mejor para obtener esta foto que llamamos "balance".

    Como ya dijimos, estamos definiendo el por qu y el para qu de la cuestin, dado que una vez que se entendieron estas dos cuestiones, el cmo (o sea, la parte mecnica o instrumental, que en este caso es la metodologa de registracin que surge a partir de la utilizacin de la partida doble) es la parte ms sencilla. Como podremos comprobar ms adelante, la parte mecnica cae por su propio peso.

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    Para cerrar el alcance conceptual de este punto, nos queda pendiente aclarar a qu nos referimos cuando hablamos de un circuito econmico-financiero que surge o queda configurado por la dinmica y el movimiento que toman las operaciones bsicas. A efectos puramente contables y referido a un nivel que conceptualizamos como bsico, el circuito econmico queda representado por el eje compras ventas.

    Siempre que encuadramos un movimiento comercial en el marco de lo econmico partimos de la base que sin importar el desarrollo de la actividad que se trate (desde la ms simple a la ms compleja), todas involucran el manejo de recursos escasos en un proceso que, siguiendo un criterio de eficiencia, tiene por finalidad generar valor.

    Desde el punto de vista contable, este proceso comienza con operaciones de compras (ya sea de materias primas para la produccin o de productos terminados para la comercializacin, incluyendo la adquisicin de toda la estructura necesaria para dotar al negocio la capacidad de producir o, en su caso, comercializar y vender) y culmina en la venta.

    Desde el punto de vista econmico, se genera valor (y, en consecuencia, decimos que la actividad fue redituable) cuando el importe de las ventas super al de las compras. Se perdi valor cuando, por el contrario, el importe de las ventas result ser inferior al de las compras.

    Este eje (compras ventas) se controla contablemente por medio de la registracin de las respectivas facturas de compra y de venta, respectivamente (tal como veremos ms adelante) y el aspecto ms importante a tener en cuenta es que las operaciones a crdito (donde el pago de las compras y la cobranza de las ventas ocurren en fechas distintas) no involucran movimiento de efectivo, slo de papeles (de la documentacin respaldatoria que da lugar al registro de la operacin a la que hicimos referencia).

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    Pero la operacin, desde el punto de vista comercial (la compra o la venta), no se considera cerrada hasta que no se verifica el pago o la cobranza respectiva. Esto queda representado por el eje horizontal de nuestro grafico de control.

    En este caso, adems del movimiento de papeles (que desde el punto de vista administrativo documenta la operacin), ocurre un movimiento real de efectivo. Si bien esta distincin parece ser trivial, adquirir una importancia fundamental cuando tratemos el principio de percibido y devengado en el siguiente mdulo.

    Le qued en claro, desde un enfoque conceptual, cul es la principal caracterstica que representa una dificultad para la comprensin de las registraciones contables por medio de la foto de la actividad econmica que representa el balance para un momento dado?

    Si no es as, relea el punto anterior.

    1.4 El balance, los recursos y las cuentas De la temtica desarrollada en el ttulo precedente, se desprende que el sentido y finalidad de desarrollar una tcnica o metodologa de registro que controle las operaciones bsicas de una actividad econmica de naturaleza dinmica es obtener (de alguna manera y en forma artificial, despus de haber acumulado en un perodo dado, desde el inicio hasta el cierre, una numerosa cantidad de operaciones bsicas), una "foto de la actividad comercial con todos los registros acumulados de las operaciones que quedaron encerradas entre el momento de inicio y el momento de cierre. Y a esa foto la llamamos BALANCE.

    Tambin hablamos de que hacemos esto a travs de un proceso implcito que estudiaremos en las siguientes unidades de este curso, porque detrs del objetivo de control de las operaciones bsicas se encuentra subyacente la preservacin de los recursos de la empresa o negocio.

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    La relacin de los recursos con el dinero es de gnero a especie, es un concepto que va de lo general a lo particular. "Recurso" se llama genricamente a todo aquello que tiene el potencial de ser usado y transformarse en otra cosa. Esto, llevado a una actividad comercial, representa (desde el punto de vista econmico) un medio para generar valor.

    Esto puede verse ms claramente en la actividad productiva, que es la que genera valor utilizando lo que llamamos materia prima (por ejemplo, madera) para transformarlo en otra cosa (un mueble) y, de esta manera, genera un valor agregado a la madera que puede ser traducido en dinero como unidad particular que registra este incremento de valor en el proceso que va desde la compra de la materia prima (madera) hasta la venta del producto terminado (mueble).

    Como dijimos, si bien este proceso de generacin de valor resulta perfectamente identificable desde el punto de vista fsico en un proceso productivo, no lo es tanto en una actividad comercial, donde lo que se compra y vende es el mismo bien sin transformacin alguna. Y, menos an, en una actividad de servicios en donde los recursos son utilizados para satisfacer una necesidad y en donde el producto final es de tipo intangible. Pero lo que aqu importa destacar es que la prestacin de ese servicio rene una serie de recursos de distinta naturaleza (fsicos y humanos), los aglutina y afecta a la actividad para generar valor.

    De esta forma, por medio del circuito econmico-financiero que se pone en funcionamiento por intermedio de las operaciones bsicas, el dinero que se invierte en la actividad se convierte en recursos de distinto tipo (materiales y humanos) utilizados por la empresa para generar valor. El ciclo se cierra cuando el dinero que sale de la Caja y se invierte en un recurso por medio de una

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    operacin de compra, regresa a la Caja habiendo generado valor (ingresando a la caja un importe superior al que sali oportunamente).

    Estos recursos que segn el tipo de actividad (productiva, comercial o de servicios) puede tomar variadas formas y por efecto del desarrollo de la actividad se encuentran en constante movimiento, quedan almacenados en determinados compartimientos estancos que llamaremos LAS CUENTAS DEL BALANCE.

    Podemos considerar a los rubros del balance como recursos monetarios que para su utilizacin en el ciclo econmico pueden verse como mantenidos en estos compartimientos por un tiempo determinado. Recordemos que el principal objetivo por el cual se hace un balance (aunque no es el nico), es para preservar un PATRIMONIO (cuya conformacin estudiaremos ms adelante).

    La importancia que le damos a esta etapa es porque los recursos que quedaron al cierre del balance y que an no han sido utilizados en la actividad econmica para generar valor, se preservan en estas cuentas, que tendrn diferente denominacin y clasificacin, relacionada con la proximidad del recurso respecto a la posibilidad de convertirse en efectivo. Los recursos que ya han sido utilizados en la actividad econmica generarn un resultado (positivo o negativo) que incrementar o disminuira la cantidad de recursos respecto a la cantidad que exista cuando comenz el perodo.

    En esta primera etapa no nos interesa (todava) la mecnica por la cual esta circunstancia (si el balance dio ganancia o perdida y si eso significa que los recursos disponibles aumentaron o disminuyeron respecto del perodo que dio comienzo a la actividad econmica) queda registrada, sino el hecho conceptual de que una ganancia (cuando la actividad gener valor) incrementa los recursos de nuestro patrimonio y las prdidas (cuando se consumieron ms recursos en la actividad que los que se lograron generar) lo disminuyen.

    Lo que va a hacer la contabilidad es registrar y medir esta circunstancia.

    1.4.1 Operaciones permutativas y modificativas

    En el movimiento de recursos que produce el desarrollo de una actividad econmica (en el perodo que abarca la apertura y cierre de un balance) diferenciamos las operaciones que implican una modificacin del patrimonio (lo incrementan o disminuyen cuantitativamente) de los movimientos que cambian la ubicacin de los recursos de una cuenta a la otra porque cambi su situacin cualitativa (por ejemplo, cuando una mercadera que compramos se transforma en una cuenta a cobrar cuando se vende y, en una etapa posterior, se percibe el efectivo de esa cuenta a cobrar).

    De las operaciones bsicas que vimos, en principio, las compras y pagos no modifican el patrimonio en forma cuantitativa (la excepcin a esta regla se produce cuando se compra por volumen o se paga por adelantado y se recibe un descuento). Las operaciones que

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    invariablemente modifican el patrimonio, no slo en su composicin sino cuantitativamente (aumentndolo o disminuyndolo), son las operaciones de ventas. Esta regla es aplicable a la cobranza (disminuyendo el patrimonio) si trae implicado algn descuento (ya sea por volumen o por pronto pago).

    Entonces:

    Variaciones Permutativas: son las que modifican el patrimonio neto cualitativamente, pero no lo modifican cuantitativamente. Ejemplo:

    Variaciones Modificativas: tienen lugar cuando aumenta o disminuye el patrimonio neto y se modifica cuantitativamente. Ejemplo:

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    1.4.2 Diferencia entre Capital y Patrimonio

    Para qu nos interesa efectuar esta distincin conceptual entre operaciones que modifican el patrimonio y las que no? En definitiva, cul es el patrimonio que la contabilidad intenta preservar manteniendo las operaciones bsicas bajo control? Es lo mismo el patrimonio del negocio que el de sus dueos? Patrimonio, es lo mismo que Capital? Los utilizamos como sinnimos cuando en su uso corriente nos referimos a la riqueza como disponibilidad de recursos? Bueno, vamos por partes.

    Como adelantamos en el punto anterior, en la utilizacin comn de los trminos suelen confundirse capital y patrimonio y tomarlas como expresiones equivalentes (cuando nos referimos a las riquezas o recursos de los que dispone una persona o empresa).

    Igualmente, en los negocios o empresas de tipo familiar, la distincin entre el patrimonio afectado al emprendimiento y el patrimonio personal de los socios no suele delimitarse correctamente y junto a la ausencia o ineficiencia de controles administrativos derivados de una deficiente registracin de las operaciones bsicas (si es que existen, como vimos en el caso del almacenero con problemas) dan lugar a las "fugas de recursos" (ya sean accidentales o deliberadas) que son descubiertas ms tarde, generalmente cuando el negocio se queda sin fondos para mover el capital de trabajo y es demasiado tarde para tomar una accin correctiva.

    El "Capital Social" surge por definicin de la Ley de Sociedades Comerciales. Es un concepto intangible que queda conformado como resultado de los aportes de los socios y, una vez creado, permanece inalterable. Ese aporte inicial es una forma en que se instrumenta en primera instancia para dotar a la Sociedad de los recursos necesarios para comenzar su actividad.

    En segundo lugar, para trazar una lnea divisoria entre los recursos o patrimonio de la sociedad y el de sus socios. Cuando la sociedad comienza a operar invirtiendo este capital en la actividad (para lo cual se cre) se pone en marcha el circuito econmico-financiero desde el movimiento generado por las operaciones bsicas.

    A partir de all, estos recursos con los que se empez la actividad van a cambiar tanto en forma cualitativa (o sea su conformacin y estructura) como en forma cuantitativa (van a crecer si la sociedad obtuvo ganancias y disminuir si tuvo prdidas). Pero la expresin del capital nominal (en $) que refleja el Capital Social desde el momento en que se cre, permanece sin modificaciones. Veamos el siguiente esquema:

  • La contabilidad de pequeos negocios minoristas 17

    De esta forma, lo que queda del lado izquierdo una vez iniciada la actividad (desde el punto de vista cualitativo) es dinero y recursos como en el momento inicial. Si bien parecera que estamos hablando de lo mismo (en forma genrica en ambos momentos), lo que cambia con el movimiento comercial es, por un lado, la cantidad (va a aumentar o disminuir) y, por el otro, la cualidad de los recursos (la conformacin y estructura).

    Por el lado derecho vemos que el concepto de capital y patrimonio son equivalentes slo para el momento de inicio. Con posterioridad, por efecto del movimiento de los recursos que quedan afectados a las operaciones bsicas, ese capital inicial puede aumentar o disminuir, pero su expresin numrica no cambia. Lo que cambia es la expresin de ese patrimonio, que queda definido como el capital inicial ms las ganancias menos las prdidas (patrimonio = capital inicial + ganancias - perdidas).

    Esto es lo que se va a seguir por medio de la registracin contable. Por un lado, la cantidad, composicin y estructura que irn tomando los recursos (de mi capital o patrimonio inicial) como consecuencia del movimiento del circuito econmico financiero que generan las operaciones bsicas. A esta dinmica, la Doctrina Contable lo llama Variaciones Patrimoniales (tema que observarn en diferentes libros de textos), ya que la contabilidad pretende medir las variaciones patrimoniales que se producen entre un ejercicio y otro. Por el lado, va a controlar tambin en forma peridica si ese capital inicial aumenta o disminuye como resultado de esas variaciones patrimoniales. Estas mediciones peridicas de resultados (positivos o negativos) ocurren en lo que se da a llamar "Ejercicios Econmicos".

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    Elabore con sus compaeros una definicin sobre la distincin entre Capital y Patrimonio.

    Paralelamente, investigue en la web el concepto jurdico de "Intangibilidad del Capital" y juzgue en qu medida y en qu tipos de sociedades resulta aplicable.

    Comparta sus conclusiones en el foro de socializacin.

    1.4.3 Diferencia entre Patrimonio de la sociedad con el Patrimonio de los socios

    Cul es el sentido de tomarse el trabajo de efectuar la distincin entre el patrimonio de la empresa y el de sus socios? Si bien existen varias, a los efectos de nuestro curso bsico inicial enfocado en la registracin contable en funcin del control y preservacin del patrimonio es, precisamente, diferenciarlo del patrimonio de los socios.

    La sociedad regularmente constituida bajo alguno de los 6 tipos tipificados en la Ley de Sociedades Comerciales, una vez inscripta, comercialmente obtiene lo que se llama Personera Jurdica para funcionar en forma autnoma a la voluntad de los socios (que pueden tener otras sociedades con terceros o negocios en forma individual).

    De esta forma se evita la confusin de patrimonios en la cual los recursos de la sociedad puedan ser desviados para fines ajenos a la sociedad y que se inviertan en otras sociedades o se utilicen para solventar las necesidades personales de los socios (hiptesis que planteamos cuando analizamos las facilidades que se presta la partida simple por la falta de control en este tipo de situaciones).

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    El funcionamiento independiente de la sociedad respecto al de sus socios se asegura desde el hecho de que a partir de la inscripcin de la sociedad (entre otras cosas) el Contrato Constitutivo establece al obligacin por parte de los socios de dotar a la Sociedad de un Capital Voluntad Social, de manera tal que quede claro qu puede y qu no puede hacer en su desenvolvimiento comercial

    La lgica de este proceder es que la sociedad, ejerciendo una voluntad comercial que es independiente de la de los socios, no podr llevarla a cabo si no se la dotan de recursos para alcanzar la finalidad por la cual se la cre. Y esa funcin la cumple El Capital Social.

    Desde el punto de vista contable, las operaciones que la sociedad haga con los socios deber tratarse como terceros ajenos a esta. De esta manera, si retiran fondos, son deudores de la sociedad. Si aportan fondos (y estos no son inscriptos como nuevos aportes de Capital), los socios son acreedores de la sociedad.

    1.4.4 Qu pasa con las sociedades no constituidas regularmente?

    Las sociedades denominadas de esta forma son las que no se encuentran inscriptas bajo ninguno de los formatos establecidos por la Ley de Sociedades Comerciales. Ante la ausencia de control en el complimiento de requisitos formales, la discriminacin entre el patrimonio de la sociedad y de los socios queda a criterio de quienes administran la empresa o negocio. En este punto es donde se diferencia (desde el punto de vista formal) una Sociedad (regularmente constituida) de una empresa (o negocio).

    Si bien los trminos "sociedad" y "empresa" se suelen utilizar en forma indistinta en el lenguaje corriente, la sociedad regularmente constituida vendra a ser como la indumentaria institucional con la cual la empresa se reviste para dar mayor transparencia a sus operaciones con terceros, adems del hecho jerarquizar la presentacin de la empresa en el mundo de los negocios. Muchas veces, esta cuestin de imagen es la razn por la cual una empresa pequea adopta el formato de una Sociedad Annima, cuyo funcionamiento y exigencias formales se encuentran adaptadas para empresas de perfil corporativo.

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    Ms all de los motivos de tipo administrativo por la cual hacemos hincapi en los formatos que puede tener un negocio (y, en funcin de ello, existir o no la necesidad de efectuar controles administrativos y cumplir con obligaciones de registracin ms exigentes en salvaguarda del patrimonio del ente que se trate), existe una razn de tipo legal con efecto frente a terceros.

    En las sociedades inscriptas y que funcionan en el formato de Sociedad de Responsabilidad Limitada o Sociedad Annima (SRL o SA), la garanta que los terceros (acreedores) que contratan con la sociedad en la operatoria comercial se limita al Patrimonio de la sociedad. Mientras que en el resto de las sociedades de corte personalista (inscriptas como la Sociedad Colectiva, En Comandita Simple, Capital e Industria) y las sociedades no constituidas regularmente (Sociedades de hecho), ante esta ausencia de discriminacin entre el patrimonio de la sociedad con el de sus socios, la garanta por las operaciones que efecta la sociedad en estas condiciones, alcanza al patrimonio tanto de la sociedad como el de sus socios.

    1.5 El sujeto bsico de la actividad econmica: el comerciante Por lo expuesto hasta aqu, pareciera que comenzamos la casa por el techo, partiendo por las sociedades regularmente constituidas como principales actores de una actividad econmica, dejando en ltimo lugar al que, por su importancia relativa, arbitrariamente ubicamos como actor de reparto en este guion y es, en definitiva, el sujeto bsico de la actividad econmica: el comerciante.

    Esto tiene su razn de ser, dado el enfoque principal que le damos a este curso, ya que la funcin de control de las operaciones bsicas que registra la contabilidad revisten mayor complejidad y requisitos de control en los grandes operadores econmicos que en los pequeos.

    Adems, los grandes operadores que se insertan en la actividad econmica investidas por el ropaje institucional que regula la Ley de Sociedades Comerciales (en la cual su mayor exponente es la Sociedad Annima) la conformacin del balance que agrupa y sintetiza la informacin contable reviste un grado de detalle mucho mayor (no slo por el control administrativo interno sino para salvaguarda de los intereses de terceros que operan con la sociedad) que el de un negocio o explotacin unipersonal, que resulta ser mucho ms elemental.

    En este sentido, sera impensado (por cuestiones prcticas de estructura administrativa) que los requisitos formales en cuanto a la registracin y exposicin de la informacin contable fuese la misma para una Sociedad Annima que para un pequeo negocio de barrio, aunque ambos se encuentren alcanzados dentro de los derechos y obligaciones que el Cdigo de Comercio establece para la figura del Comerciante.

    Si bien ambos extremos se unen en cuanto a los requisitos establecidos por el Cdigo de Comercio (las Sociedades son una creacin artificial del hombre, con una voluntad para adquirir derechos y contraer obligaciones) cuando hablamos de la obligacin de registrar las operaciones

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    y llevar un libro de Inventario y Balance, se diferencian en cuanto al alcance y grado de control de estas obligaciones.

    Estas diferencias se hacen ms notorias en lo que se refiere al armado y presentacin de estados contables. En el caso del negocio individual sin personera jurdica, en la prctica slo se arman para cumplir con obligaciones fiscales y en algunas categoras (monotributistas) hasta se exime de la obligacin de presentarlos. Veamos entonces cmo encuadra el Cdigo de Comercio a la figura del comerciante y qu requisitos formales le exige respecto a las registraciones y tipo de libros a llevar:

    En su Artculo 1, define al Comerciante como aquella persona que teniendo capacidad legal para contratar, ejerce por cuenta propia actos de comercio, haciendo de ello su profesin habitual. En su Artculo 9, seala quien tiene capacidad legal para contratar: toda persona que, segn las leyes comunes, tienen la libre administracin de sus bienes". Al referirse a los actos por cuenta propia, no reviste este carcter quien negocie por cuenta de un tercero ni quien realice actos de comercio en forma aislada. Respecto a las obligaciones legales (en lo que atae a las registraciones contables) se establece que deber:

    Rubricar sus libros de Contabilidad. Realizar las registraciones contables de su actividad. Conservar sus libros y documentos comerciales por 10 aos. Rendir cuenta de su actividad, cuando as lo exijan las disposiciones legales.

    Asimismo, en su Artculo 44 se establece que todo comerciante est obligado a llevar cuenta y razn de sus obligaciones y a mantener una contabilidad mercantil organizada sobre una base uniforme y de la que resulte un cuadro verdico de sus negocios y una justificacin clara de cada uno de los actos susceptibles de registracin contable. El mismo artculo establece cules son los libros obligatorios a llevar:

    Diario Inventario y Balance (en la prxima unidad desarrollaremos estos puntos).

    As, se establece que la informacin contable debe reflejar la situacin econmica, financiera y patrimonial del ente.

    Se suele identificar indistintamente al Balance como "Estado Contable" o Estado Financiero. Este ltimo trmino hace referencia a la traduccin literal de la expresin en ingls (Financial Statements) y puede conducir a la confusin porque en nuestro idioma la palabra financiero se utiliza para referirse a todo lo que tenga que ver con movimiento de fondos.

    Un libro no sealado como indispensable y que lo es desde el punto de vista de la tcnica contable es el Libro Mayor, como tambin otros impuestos por la naturaleza e importancia de la actividad, a los que llamaremos "Libros Auxiliares". Sin embargo, para el caso de las Sociedades Comerciales que se encuentran regidas por las disposiciones de la Ley de Sociedades Comerciales, estn autorizadas para emplear medios mecnicos, magnticos u otros que remplacen la registracin manual, salvo el Libro de Inventario y Balance. Para una Sociedad Annima, los libros obligatorios son:

    Libro Diario. Libro Inventarios y Balance. Registro de Accionistas.

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    Registro de Asistencia de Asamblea y Depsito de Acciones. Libro de Actas de Directorio. Libro de Actas de Asamblea de Accionistas. Libro de Remuneraciones (Segn Ley de Contrato de trabajo N 20.744 y modificatorias) y,

    cumpliendo con las disposiciones de la AFIP, debern llevar libros para registrar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) de las compras y ventas.

    Tanto el comercio individual como el complejo conglomerado que pueden tomar los grupos econmicos funcionando bajo el formato de sociedades comerciales (cuyo mayor exponente es la Sociedad Annima), conforman la estructura de un basto e intrincado tejido econmico que, en el caso de los grupos econmicos, su alcance y configuracin (por medio de la creacin de empresas transnacionales) reviste caractersticas propias y trasciende y (en ocasiones) desafa las fronteras de un pas.

    Ms all de representar los dos extremos, para no perder el foco de nuestro curso nos ocuparemos (a partir de la unidad siguiente) de presentar los principios bsicos y mtodo de registracin de lo que llamamos operaciones bsicas, como medio de controlar la actividad econmica, cuya clula primaria de este tejido o entramado que articula y alcanza a todos los actores independientemente del tamao y forma societaria que adopten para la consecucin de sus fines) es el comercio o explotacin unipersonal.

    1.6 La contabilidad y la tenedura de libros Antes de adentrarnos al desarrollo de la siguiente unidad, dejamos aclarado que si bien la contabilidad incluye a la tenedura de libros, tambin la trasciende. La expresin tenedura de libros fue utilizada en una poca en que las registraciones contables se efectuaban en ellos.

    Como ya dijimos, esta es la parte ms mecnica de un proceso que antes se hacia manualmente y ahora se efecta por medios electrnicos, pero sus principios se mantienen inalterables desde el siglo XV cuando Fray Luca Pacciolo dio a conocer el sistema por partida doble (denominacin que se conserva hoy en da), es decir, su anotacin en el modelo de asientos contables.

    Podemos decir que el objetivo ms importante de la contabilidad es brindar informacin til para la toma de decisiones, para lo cual en una etapa previa se necesita elaborar la informacin que ser la materia prima a procesar para dicha toma de decisiones.

    En toda organizacin se toman decisiones constantemente y estas decisiones producen efectos. Una buena administracin implica el control de los efectos producidos por las decisiones tomadas en base a la interpretacin de los hechos.

    La contabilidad interpreta hechos econmicos, los traduce al lenguaje contable, los registra e informa. El analista de balance recorre el camino inverso: se enfrenta con la informacin de los estados financieros, desentraa cules fueron los hechos que le dieron origen y emite un juicio de valor. El esquema del proceso seria el siguiente:

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    Ntese que el aspecto en comn de ambas partes del mencionado proceso (tanto en la referente a la elaboracin de la informacin contable, como su utilizacin en el proceso que conduce a la toma de decisiones) es el CONTROL. En primer lugar, para que los datos recogidos por la contabilidad respecto a la evolucin de lo que dimos por llamar operaciones bsicas, sean controlados por el sistema administrativo con una registracin correcta, sin errores y/u omisiones, a los efectos de generar informacin contable confiable, para que la segunda etapa del control (del efecto de las decisiones que se hace sobre la base de la interpretacin de los hechos) no falle por carcter transitivo.

    ...nos adentramos en los conceptos introductorios en los que se apoya y fundamenta el proceso de registracin contable que, como vimos al cierre de la unidad, debera transformarse en informacin til, enfocada hacia la toma de decisiones.

    ...estudiaremos el proceso contable en su parte metodolgica que tiene su base en la partida doble y en la cual la registracin de operaciones y su posterior mayorizacin, conduce a la obtencin del Producto Final que es la obtencin del Balance.

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    SILVANA CALABRESE: Contabilidad Bsica, Aspectos Tericos y Prcticos. Editorial: Aplicacin Tributaria. Bs. As. (2001).

    ENRIQUE FOWLER NEWTON: Contabilidad Bsica. Editorial La Ley: Bs. As. (2007).

    HUGO LUIS SASSO: Conocimientos Necesarios para el Analista de Crditos. Fondo Editorial Consejo EDICON. Bs. As. (2009).

    RICHARD G. LIPSEY: Introduccin a la Economa Positiva. Ediciones Vicens Vives SA. Barcelona (1979).

    ARMANDO P. RIVAS: Teora Monetaria, Inflacin y Tasa de Inters. Editorial El Ateneo. Bs. As. (1978).

    ROBERT. Z. ALIBER: El Juego Internacional del Dinero. Editorial El Ateneo. Bs. As. (1975).

    MILTON FRIEDMAN: Moneda y Desarrollo Econmico. Editorial El Ateneo. Bs. As. (1976).

    GARY D. BROWN: Principios de Economa. Editorial El Ateneo. Bs. As. (1976).

    JORGE ELIECER PRIETO HERRERA: Proyectos, Enfoque Gerencial. Ecoe Ediciones. Bogot DC (2009).

    ALBRETCH FORSTMAN: Dinero y Crdito. Editorial El Ateneo. Bs. As. (1960).