Categories Learning Guides

Design & Illustration

LAYOUT

Creating Fillable PDF Forms WithInDesign and Adobe Acrobat

by Drew DuPont 8 Aug 2012 21 Comments

12 7 3

Creating forms in Acrobat can be a taxing process. The recognition software maycreate fields on one line but not the next. You may get a radio button where youwanted a checkbox. Seemingly simple tasks that should take minutes can take

hours to correct and fine tune. In this tutorial, you will learn how to design a clean,working form to minimize your workflow headaches.

The first rule of thumb is to keep your design uncluttered. The OCR (OpticalCharacter Recognition) software that Acrobat uses to convert your design into aworking form can only see clear, legible type and highcontrasting elements. The

best way to ensure that your design is readable is to stick to a white background withblack type for any info that needs to be converted. Avoid fancy graphical elements inthe background. Also make sure elements are separated and there is no overlappingtext, which can cause form fields to fuse together and do other funky things that can

add hours to your work.

We'll go through creating a simple form, but by no means does your design have to

look exactly like this to get a form that works. Just follow the instructions on spacingand how to place form fields and otherwise do your own thing with it.

Final Image Preview

Tutorial Details

Program: Adobe InDesign & Acrobat CS5Difficulty:Intermediate

Estimated Completion Time: 1 Hour

Step 1

First create a new document in InDesign. Set up a file that is 4.25 in x 8.5 in. Theform I am creating doubles as a printed mailer, so I am adding a standard bleed of

0.125 in.

Step 2

Now to typeset the form. Acrobat recognizes clear, legible text, so try to use a clean,legible typeface (such as Helvetica or another easytoread font) for the text that willprecede the fields. The reason for this is so Acrobat can name the form elements

accurately without getting confused. If your document has a headline or title, you canuse a fancier font there, though.

Step 3

You want to be able to see where every tab and space is in the document so makesure you can see all hidden characters. To do this in InDesign, select Type > Show

Hidden Characters.

Step 4

To add an easily editable underline to your form fields, select the space directly afterthe name of the field and insert a tab (Tab). Open the Tabs palette by selecting Type> Tabs. Select a RightJustified Tab (the arrow pointing to the right and down) andclick on the ruler in the Tabs palette to insert the tab. Now drag the tab all the way to

the right margin and it should snap in place.

Highlight the Tab and open the Underline Options, which is accessed by clicking theicon in the upper right corner of the Character palette. Click the "Underline On"checkbox and set the underline weight to 0.5 pt. If the stroke is too thin, Acrobat

won't recognize it as a text field.

Step 5

Add tabs to each field requiring underlines, then use the Eyedropper Tool (I) to applyit to the other fields by highlighting them.

Step 6

Not all fields need to take up the entire line, such as the phone number or zip/mailingcode fields, and you'll want to fit two fields on a single line. Do this by deleting theparagraph return on the first line and opening the Tabs palette again (Type > Tabs).Insert an additional tab by clicking the ruler and dragging it to the desired location.

Step 7

Now those fields are too cramped together! This will be problematic on the printedform when someone tries to fill it out by hand. I typically give it about ¹∕⁹ inch of

headroom just to be sure. Place the cursor in the line you're adjusting. You'll thenchange the Space Before setting in the Paragraph palette to 0.125 in. Make sure alltext fields have the same Space Before setting. I set the paragraphs without text

fields to 0.625 in.

Step 8

Next, set up a basic table by selecting the Type Tool (T), insert the cursor where thetable will be placed, and then select Table > Insert Table. Choose the number of

rows and columns you'll need. For this form, I used six columns and seven rows,with one header row.

Step 9

Now to format the table. I want the header row to be a similar orange color tomaintain consistency with my color scheme. Highlight the header row by hoveringover the left edge of the row with the Type Tool (T) until a black arrow appears, then

click it. Change the Fill Color in the Swatches palette.

Step 10

The best way to get fillable text boxes to be recognized by the OCR is to leave ablank white box surrounded by a black line. Highlight the body rows of the table andchange the stroke weight to 0.5pt to match the weight of the text field underlines.

Step 11

To make the table look less boxy, remove the stroke on the exterior of the table byhighlighting the left column, then selecting only the left exterior stroke in the PropertyInspector (pictured below) and setting Stroke Width to zero. Do the same to the rightcolumn to remove the opposite side. I also removed the black stroke around the

header and changed the interior strokes to white.

Step 12

Merge the body cells in the left column by highlighting them and selecting Table >Merge Cells.

Step 13

Insert your text into the table. Drag the edges of the cells so that they fit the text.

Step 14

Now to add checkboxes. The OCR will generally recognize any small, empty squarewith a black stroke around it as a checkbox. Conversely, any circle with a blackstroke will be recognized as a radio button. (The difference is that you can selectmultiple checkboxes but only one radio button.) The symbol font Wingdings has ablack square and a black circle glyph that will work pretty well, but you will probablyhave to bump them up a few point sizes to match the height of the typeface you'reworking with. Access the glyph you're looking for under Type > Glyphs and select

Wingdings.

Step 15

After adding few more graphical elements such as credit card logos and an orangeaccent at the bottom of the page, we are finished with the design! Time to turn this

thing into a working form.

Select File > Export and choose to export as PDF (Print).

Step 16

Open the exported PDF in Adobe Acrobat.Now Select Forms > Start Form Wizard and choose "Use the current document orbrowse to a PDF file," then "Use the current document." Acrobat will instantly fill inthe blank underlines and table cells with text fields and the checkboxes will become

checkable.

Step 17

We're not done yet! Acrobat has some difficulty parsing every field, so let's checkover them to make sure they're correct. A quick method to ensure uniform formattingis to select all of the form fields at once and change them at the same time. Clickdrag the mouse over all of the form fields (not the checkboxes or signature) andselect stragglers with Commandclick. Next, right click on one of the highlighted

fields and select Properties.

In the Appearance menu, set the font to Helvetica and the font size to 8. If the fontsize is left on the default setting of Auto, the text will resize according to the size of

the text field and can look pretty ugly.

Step 18

Switch to the Options menu. In some rare cases, Acrobat will set a character limit ona field. Uncheck the boxes next to "Limit of _ characters" and "Comb of _ characters"to avoid broken fields. Also turn off "Scroll long text" which limits the length of thetext entered to the text field's length, so the user can't type a novel into your form.

Step 19

Acrobat tends to position the fields a little high above the baseline, causing furtherugliness when entering text. To correct this, reselect the fields you want to lower andnudge them down with the arrow keys. The best way to test where the entered textwill sit is by selecting Preview in the upper left hand corner of the window and typing

some sample text.

Step 20

If you notice, the OCR didn't fill in every blank in the table. This is common, andluckily it's an easy fix. Click Add New Field in the upper left hand corner of the

window and choose Text Box.

Now place and resize the field using the bounding box around the field. If you need alittle help aligning the box with the other fields, turn on Rulers (Command + R) anddrag a guide out from the ruler. Remove unwanted fields by selecting the field

offender and hitting delete.

Step 21

You can also set up a digital signature on the form if necessary. In this case, theOCR read the word signature and set it up automatically. If you need to set up

additional signature fields, Select Add New Field > Signature.

Step 22

The Notes field will be an issue. Notice that it is split into two separate fields, but wewant it to wrap to the next line. Acrobat is not a word processor, so there is

absolutely no way to adjust leading (line spacing,) so the underlines can't be lined upwith the text, so we will remove the lines to make way for a multiline text field.

To remove the lines without going back into InDesign, click on Close Form Editing inthe upper right corner of the window and go to Tools > Advanced Editing > TouchUp

Object Tool. Now select each unwanted underline and hit Delete.

Back in Form Editing mode, delete the old text fields and create a new one bigenough to accommodate two lines of text. Open the Properties of the text field andgo to Appearance and check "Multiline". This allows the text to wrap to the next line.

Advertisement

Step 23

Once your form is clean and ready to send out, Click Close Form Editing, save yourwork, then select Advanced > Extend Privileges in Adobe Reader. If you skip thisstep, the user won't be able to save entered text and it becomes a readonly file.

Tip: Make sure you are finished editing the form: once you extend privileges, the fileis locked and you won't be able to alter the design of the form. Make a backup with a

different name, like "form_editable.pdf" or something like that.

Conclusion

Forms can be a hassle, but with practice, you can produce clean, easytonavigatePDFs with a few simple tweaks. Even if you have already worked with fillable forms,hopefully this tutorial has given you some suggestions to make the process a little

easier. If you have any tips we didn't go over today, let us hear them in thecomments.

Advertisement

Difficulty:Intermediate

Length:Medium

Categories:

Layout Vector PDF Adobe Acrobat Adobe InDesign

Translations Available:

Tuts+ tutorials are translated by our community members. If you'd like to translate this post into another language, let us know!

Advertisement

Suggested Tuts+ Course

Related Tutorials

Download Attachment 

About Drew DuPont

N/A

Pro Print Design Workflow $15

Create a BBQ Flyer to Celebrate Australia Day in Adobe InDesignDesign & Illustration

Design a Glamorous Art Deco Menu in Adobe InDesignDesign & Illustration

Create a Retro Wall Calendar in Adobe InDesign

Jobs

Envato Market Item

21 Comments Vectortuts+  Login

Sort by Best Share ⤤

Join the discussion…

• Reply •

SMS  •  2 years agoWhere do you find Advanced > Extend Privileges in Adobe Reader in Acrobat CS6? I can't seem to find itanywhere.

  37△ ▽  

• Reply •

peilin  •  2 years agoAm I able to make the text field auto resize to fit the text input by the user without scrolling down of the textfield? If the text input is too long, it will be hidden under the text field when the form is printed.

  10△ ▽  

ABCLaRenee  •  a year agoIs it possible to set the print settings for a PDF form? for example, to print double sided, fliped on short

Favorite ★

Share ›

Share ›

Design & Illustration

Junior FrontEnd Engineerat Animoto in New York, NY, USA

Course Producer (Audio/Video Production)at Tuts+ in London, UK

• Reply •

Is it possible to set the print settings for a PDF form? for example, to print double sided, fliped on shortedge? Thanks for responding.

  5△ ▽  

• Reply •

Cris Clucas  •  2 years agoThanks!

  1△ ▽  

• Reply •

Tom Hewitt  •  3 months agoyep great tutorial, would have been lost without this. Thanks!

 △ ▽  

• Reply •

Leo  •  3 months agoYou can do forms straight into InDesign, you don't need Acrobat for most of the basic things.There is a button and modules panel in the interactive menu.

 △ ▽  

• Reply •

Sarita Mann Design Studio  •  6 months agowhen i email the form I created and filled out, it's blank. Why does this keep happening?

 △ ▽  

• Reply •

Jeremy Blake  •  10 months agoGreat tutorial. Thanks for doing it. Very helpful.

 △ ▽  

• Reply •

Heather Wood  •  2 years agoMy Font Box was disabled in the appearance menu. I wasn't able to make changes to it. How can I fix it?

 △ ▽  

• Reply •

Rob Bro  •  2 years agoCool. I miss one thing though. I wish Acrobat would give us abillity to change line height, so you can havenice underlines in each line of multiline forms.

 △ ▽  

• Reply •

karthick kumar aj  •  3 years agoGood informative tutorial. Using PDF forms is very useful in magazine and event promotion. Thanks

 △ ▽  

• Reply •

Kevin Morrison  •  3 years agoThis is great to know, I would prefer to use Adobe Livecycle but I can see the value of using this on somethings.

 △ ▽  

• Reply •

Hartonos  •  3 years agoNice tutorial."Many way to Rome"

 △ ▽  

Share ›

Share ›

Share ›

Share ›

Share ›

Share ›

Share ›

Share ›

Share ›

Share ›

Share ›

• Reply •

Patrice  •  3 years agoNice tutorial. I've been using PDF forms for a long time, these tips will make my work faster and betterlooking. Thanks.

 △ ▽  

• Reply •

Glenn  •  3 years agoI made mine in word and exported it to Live Cycle and actually works pretty well exported all the tablefields and with a bit of javascript trickery you can make the forms very dynamic.

One thing i would change is the credit card field.

To make it easier i would make a combo text box.

Create a text box, apperance, select a coloured border, under options untick all the options and now tick"Comb of  " 16 Characters

This is great as it allows only one character per field. You could go further by doing validation.

I made a dynamic membership signup form with SQL backend for membership numbers and info, nowthat was a challenge

 △ ▽  

• Reply •

Dave  •  3 years agoNot a very flexible system. If you change the paginated? The form should be managed directly fromInDesign.

 △ ▽  

• Reply •

Thomas Petersen    •  3 years ago> Dave

I would also prefer to have it all in InDesign, this way If you make changes to your InDesigndocument, you'll have to set it up again in Acrobat. If everything was done in InDesign, all youneeded to do after making your changes was to export as PDF.

  1△ ▽  

• Reply •

Marcus YangNilsson    •  2 years ago> Thomas Petersen

Not true. Just go to tools>Pages>Replace and that is easily solved.  1△ ▽  

• Reply •

stanley  •  3 years agogreat tutorial, just what I need to reduce paper at my office

 △ ▽  

• Reply •

Lennart Breel  •  3 years agoI just made something like this last week, should've waited a week, very nice tutorial!

One problem I'm running into with the one I made myself is that after you fill in the form, once you save thePDF you can still edit it. What's the easiest way to save the filled in form from Acrobat Reader and lockingthe text fields?

 △ ▽  

Share ›

Share ›

Share ›

Share ›

Share ›

Share ›

Share ›

19,101 Tutorials 477 Video Courses

• Reply • △ ▽  

Myke    •  3 years ago> Lennart Breel

Lennart, you can adjust that under document properties (command + d) > security tab > security

Share ›

Advertisement

Teaching skills to millions worldwide.

Follow Us

Help and Support

FAQTerms of UseContact SupportAbout Tuts+AdvertiseTeach at Tuts+

Email Newsletters

Get Tuts+ updates, news, surveys &

offers.

Email Address

Subscribe

Privacy Policy

Custom digital services like logo design, WordPress installation, video production and more.

Check out Envato Studio

Choose from over 5 million royaltyfree photos and images priced from $1. No subscriptionrequired.

Browse Photos on PhotoDune

Privacy Policy

© 2015 Envato Pty Ltd. Trademarks and brands are the property of their respective owners.