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funciones del departamento
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Creditos y Cobranzas¿Como funciona el departamento?
Definición.
Las cuentas por cobrar es una rama de la contabilidad donde se registran los
aumentos y las disminuciones derivados de la venta de mercancías o prestación
de servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito,
letras de cambio y pagarés) a favor de la empresa.
Por lo tanto se dice que esta cuenta presenta el derecho (exigible) que tiene la
entidad de exigir a los suscriptores de los títulos de crédito el pago de su adeudo
(documentado) derivado de las ventas por las que se ha concedido un plazo para
deferir el pago.
“ El tener un crédito es un privilegio, no un derecho”
El departamento de creditos y cobranzas; complementa la labor de ventas y producción, al
recuperar el importe de lo vendido, logra reembolsar a la organización el costo de las
mercancías (materia prima, mano de obra y gastos de fabricación), gastos de operación, así
como obtener la utilidad que se había pronosticado al calcular el precio de venta.
Organigrama
Ciclo de Negocios.Responsabilidad Compañía
Ventas
Logística
Creditos y Cobranzas
Responsabilidad Cliente
Almacen
Tesorería
Se recibe la OC por parte del cliente
En base a inventario da la orden para su surtido
Prepara la Mercancia para su envió
Se genera la entrada y al mismo tiempo su reconocimiento contable
Presenta la factura para su revisión
En base a vencimiento genera ordenes de pago a los proveedores
Se elabora el reporte diario de cobranza
Entrega cheques y fichas de deposito por la ventas en efectivo a tesorería
Se genera la aplicación del pago.
Mediciones. Antigüedad de Saldos: Comúnmente aplicada en área de creditos y cobranzas; muestra
claramente el estado actual de los clientes, cual es su saldo total actual; así como su distribución de
acuerdo a los días de vencimiento que presenta.Cliente Razon Social Total Por Vencer 1 a 15 dias 16 a 30 dias 31 a 60 dias 61 a 90 dias
1 A 535,971 430,602 8,890 10,745 28,579 57,1552 B 690,661 412,231 2,372 140,902 58,076 77,0803 C 725,372 361,178 125,858 33,213 49,737 155,3874 D 580,259 367,111 19,885 137,317 1,619 54,3265 E 905,132 752,145 21,438 29,338 26,687 75,524
6 F 1,130,419 1,091,920 -
25,666 12,833 -
7 G 1,728,486 433,752 1,291,915 -
940 1,8798 H 2,315,619 1,297,970 343 6,945 609,481 400,8809 I 1,614,844 1,267,352 17,304 223,246 16,973 89,968
10 J 1,046,730 836,613 100,737 50,022 59,357 - 11 K 1,298,071 248,583 451,077 92,627 248,583 257,201
12 L 720,622 720,622 -
-
-
- 13 M 2,447,488 670,499 1,748 453,709 639,687 681,84514 N 1,555,380 432,490 377,232 528,813 27,619 189,22715 O 12,636,654 10,827,568 159,762 899,336 595,014 154,975
16 P 9,753,132 7,860,872 946,130 946,130 -
- 17 Q 3,117,460 2,364,390 490,904 12,671 142,866 106,628
18 R 618,181 618,181 -
-
-
- 19 S 1,934,550 1,175,914 60,187 211,425 106,836 380,189
20 T 350,000 - -
-
-
350,000Total Clientes 45,705,030 32,169,992 4,075,783 3,802,105 2,624,886 3,032,264
% Participacion 70% 9% 8% 6% 7%
70%
9%
8%
6%7%
Por Vencer1 a 15 dias16 a 30 dias31 a 60 dias61 a 90 dias
Para la compañía existen problemas en cobranza a partir del ciclo 31 a 60 Días
Efectividad de Cobranza: 88%
Mediciones.
Clientes ProblemaCliente Razón Social Total 31 a 60 dias 61 a 90 dias % Antigüedad
13 M 1,321,532 639,687 681,845 23%8 H 1,010,361 609,481 400,880 18%
15 O 749,989 595,014 154,975 13%11 K 505,784 248,583 257,201 9%19 S 487,025 106,836 380,189 9%20 T 350,000 - 350,000 6%17 Q 249,495 142,866 106,628 4%14 N 216,846 27,619 189,227 4%3 C 205,123 49,737 155,387 4%2 B 135,155 58,076 77,080 2%9 I 106,941 16,973 89,968 2%5 E 102,211 26,687 75,524 2%1 A 85,734 28,579 57,155 2%
10 J 59,357 59,357 - 1%4 D 55,945 1,619 54,326 1%6 F 12,833 12,833 - 0%7 G 2,819 940 1,879 0%
5,657,150 2,624,886 3,032,264 100%
Acciones Correctivas
1. Cancelación de crédito a los clientes mencionados de manera inmediata
2. Establecer redes de comunicaciones con el personal de Tesorería, Almacen y Compras por
parte del cliente para agendar una cita.
3. Solicitar apoyo a nuestro Cuenta Clave para agilizar el proceso
4. Entender donde esta la problemática y que soluciones factibles podemos implementar.
5. Seguimiento a lo establecido con fechas compromiso.
6. Próxima reunión se mostrara el avance de estas medidas.
Métodos y procedimientos de Cobranza
Cobranza directa
Depósitos bancarios
Transferencias Electrónicas
Cobranza electrónica
Cobranza Electrónica
La cobranza telefónica y por medios electrónicos, son factores fundamentales para la
recuperación del saldo y será responsabilidad de los ejecutivos y analistas de crédito
realizarla, anotando siempre el intento o resultado obtenido en el sumario mencionado.
Beneficios.
Rapidez y reducción del riesgo operacional
Posibilidad de integración de cobro inmediato.
Mayor visibilidad de la cartera por cobrar de múltiples bancos a través de un ambiente
electrónico que ofrece funcionalidades mas fácil en el proceso tradicional
Aumento de la satisfacción del sacado con mayor agilidad en la atención de sus
necesidades y comodidad para los pagos de proveedores, que pueden ser realizados mismo
después de la fecha vencida
Usuarios de la cobranza electrónica
Métodos de cobranza
Para qué sirve el factoraje?
Es una alternativa que permite disponer anticipadamente de las cuentas por cobrar. Mediante el
contrato de factoraje, la empresa de factoraje financiero pacta con el cliente en adquirir derechos
de crédito que éste tenga a su favor por un precio determinado, en moneda nacional o
extranjera, independientemente de la fecha y la forma en que se pague.
El cliente no recibirá el importe total de los documentos cedidos, toda vez que la empresa de
factoraje cobrará un porcentaje por la prestación del servicio.
Métodos de cobranza
¿Cuál es la función de la empresa de factoraje?
a)Efectuar la cesión de los derechos de crédito
b) Gestionar el cobro de los documentos cedidos, lo que permite al cedente prescindir de un
personal administrativo numeroso necesario para esas operaciones.
La operación del factoraje inicia cuando el cliente, persona física o moral que tiene a su favor
derechos de crédito vigentes, derivados de operaciones comerciales, acude a la empresa de
factoraje, la que adquiere estos derechos de crédito y paga por ellos un precio que las partes
convienen.
Razones financieras
El tipo de análisis varia de acuerdo con los intereses específicos de la parte involucrada los acreedores del negocio están interesados principalmente en la liquidez de la empresa. Sus reclamaciones o derechos son de corto plazo, y la capacidad de una empresa para pagarlos se juzga mejor por medio de un análisis completo de su liquidez.
Requisitos de solicitud de crédito1. Historial crediticio
Mantener un buen historial crediticio es una de las puertas a futuros préstamos. Estar dado de alta ante Hacienda.Contar con un aval y/o obligado solidario.
Comprobantes de ingresosLa información de tus ingresos la utilizamos para determinar tu capacidad de endeudamiento. Si tienes otros ingresos aparte de tu salario compruebes.
Comprobantes de domicilioRecibos de agua, luz, internet, etccomprobantes de ingresos y cuenta bancaria.
Nombre o Razón Social____________________________________________ R.F.C. _____________________________
Nombre del Establecimiento______________________________________________________________________________
Domicilio _________________________________________________________________________________________
Teléfonos _____________________________________________________Código Postal_________________________
Correo electrónico ___________________________________________________________________________________
Fecha en que se estableció el negocio ____________________________________________________________________
Propietario _____________________________________________________ Número de empleados _________________
Gerente _____________________________________________________ Afiliado a la Cámara de__________________
Encargado de compras _________________________________________________________________________________
Giro Comercial __________________________________________________ Capital $ ____________________________
Mayorista ( ) Detallista ( ) Institucional ( )
Crédito Inicial que se solicita ___________________________________________________________________________
REFERENCIAS:
Proveedores Direcciones Teléfono
_______________________________________ ___________________________________ __________________
________________________________________ ___________________________________ __________________
________________________________________ ___________________________________ __________________
________________________________________ ___________________________________ __________________
Bancos
________________________________________ ___________________________________ __________________
_________________________________________ ___________________________________ __________________
_________________________________________ ___________________________________ __________________
Firma y Sello del Solicitante
____________________________________
SOLICITUD DE CREDITO A:EMPRESA " X "
Fecha _____________________________________
Con relación a la Solicitud de Crédito de:_____________________________________________________________________
( ) Cliente Nuevo Zona No. ___________________________________
( ) Modificación Cuenta No. __________________________________
OBSERVACIONES DEL VENDEDOR
Descripción de la operación de mayoristas
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
Otras Observaciones:
______________________________________________________________________________________________________ __________________
_____________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________Nombre y Firma del Vendedor
______________________________________
PARA USO EXCLUSIVO DE LA GERENCIA DE VENTAS
Tipo de precio autorizado ______________________ ______________________________________ Vo. Bo.
PARA USO EXCLUSIVO DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS Y COBRANZAS
Límite de Crédito Inicial Otorgado $ _______________________ Cleve ________________________________
Fecha _______________________________________________ ______________________________________
En caso de otorgarse o negarse el crédito, anótese la razón en seguida:
______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
Autorización
Tipos de Razones Financieras
Para nuestros propósitos, las razones financieras pueden agruparse en cinco tipos;
1. De liquidez2. Deuda3. Rentabilidad4. Cobertura 5. Valor en el mercado.
De liquidez Las razones de liquidez se utilizan para juzgar la capacidad que tiene una empresa
para satisfacer sus obligaciones de corto plazo.Razón circulanteUna de las razones más generales y de uso más frecuente utilizadas es la razón circulante:
Razón de la prueba del ácido concentra en el efectivo, los valores negociables y las cuentas por cobrar en relación con las obligaciones circulantes, por lo que proporciona una medida más correcta de la liquidez que la razón circulante.
Deuda
La razón de deuda a capital varia de acuerdo con la naturaleza del negocio y la volatilidad de los flujos de efectivo.
La razón por la cual de trata de un indicio general, es que los activos y flujos de efectivo de la compañía proporcionan los medios para el pago de la deuda.
El efectivo generado por las operaciones de la empresa. A esto se le conoce como utilidades antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización (EBITDA, por sus siglas en ingles. La razón de flujo de efectivo a pasivos totales es simplemente.
Rentabilidad
Hay dos tipos de razones de rentabilidad; las que muestran la rentabilidad en relación con las ventas y las que muestran la rentabilidad en relación con la inversión. Juntas, estas razones indican la eficiencia de operación de la compañía.
La rentabilidad en relacion con las ventas. La primera razón que consideramos es el margen de utilidad bruta.- Esta razón nos indica la ganancia de la compañía en relación con las ventas
La rentabilidad en relación con las inversiones. El segundo grupo de razones de rentabilidad relaciona las utilidades con las inversiones. Una de estas medidas es la razón de rendimiento del capital, o ROE (por sus siglas en ingles).- Esta razón nos indica el poder de obtención de utilidades de la inversión en libros de los accionistas, y se le utiliza frecuentemente para comparar a dos compañías o más en una industria.
Cobertura
Las razones de cobertura están diseñadas para relacionar los cargos financieros de una compañía con su capacidad para darles servicio.
Una de las razones de cobertura más tradicionales es la razón de cobertura de intereses, que es simplemente la razón de utilidades antes de impuestos para un periodo especifico de reporte a la cantidad de cargos por intereses del periodo.
Valor de Mercado
Hay varias razones ampliamente utilizadas que relacionan el valor en el mercado de las acciones de una compañía con la rentabilidad, los dividendos y el capital en libros.
Razón precio/utilidades.- La razón precio/utilidades de una compañía es simplemente
Rendimiento de dividendos.- El rendimiento de dividendos para una acción relaciona el dividendo anual con el precio por acción. Por tanto,
