Créer un publipostage avec Microsoft OFFICE 2007

Créer un publipostage avec Microsoft Office 2007 José ACEITUNO – Professeur au Lycée Emiland GAUTHEY

Créer un publipostage avec Microsoft Office 2007

Vous devez réaliser une campagne de mailing (publipostage) dans le cadre d’une mission de prospection ou de fidélisation pour votre projet commercial ? Un publipostage consiste à créer un même courrier (un document type) pour l’envoyer à un grand nombre de destinataires, le message étant personnalisé à partir d’informations issues d’une base de données. Il permet également de créer les enveloppes et/ou les étiquettes qui accompagnent le courrier. A défaut de disposer d’un logiciel spécialisé, la création du publipostage peut être réalisée très simplement avec les logiciels bureautiques de la suite Microsoft OFFICE 2007. Le courrier, les enveloppes et/ou les étiquettes peuvent être élaborés avec Microsoft Word (traitement de texte), tandis que la liste des destinataires (la source de données) peut être créée directement dans Microsoft Word, dans une feuille Microsoft Excel, dans Microsoft Access à partir d’une table ou d’une requête, ou encore à partir de vos contacts Microsoft Outlook.

Etape 1 : créer la source de données

Le but d’un publipostage étant de créer des documents personnalisés en fusionnant un document type avec une base de données, il est nécessaire de créer la liste de destinataires avant de créer le document.

Il existe plusieurs solutions pour créer une liste des destinataires servant de source de données à un document type.

1 – Créer la source de données dans Microsoft Word

Lancez Microsoft Word et cliquez sur l’onglet « Publipostage » puis « Sélection des destinataires ».

Vous avez le choix entre « Entrer une nouvelle liste… », « Utiliser la liste existante… » et « Sélectionner à partir des contacts Outlook… ».

Pour créer une nouvelle liste directement dans Microsoft Word :

Cliquez sur « Entrer une nouvelle liste… ».

On vous propose alors de créer une nouvelle liste d’adresses dans un tableau comportant des champs (colonnes) prédéfinis qui peuvent être modifiés en cliquant sur le bouton « Personnaliser colonnes… ».


Cliquez sur « Personnaliser colonnes… et adaptez le tableau conformément aux données ci-dessous.

Civilité contact

Civ abrégée contact

Prénom contact Nom contact Raison sociale Adresse

Code postal Ville Gestionnaire

Mobile Gestionnaire Date RDV

Heure RDV

Monsieur M. Jean BASTIN Vernisse Fleurs 2 r Basse 71710 MONTCENIS

M. Philippe CLAIR

06 86 56 08 30 18/06/2010 09 :15

Monsieur M. Patrick RAGET

A la Folie Passionnément

Grande Rue 71390 BUXY M. Philippe CLAIR

06 86 56 08 30 18/06/2010 11 :15

Monsieur M. Yves POLET Art Floral

563 rte Nationale 6

71680 CRECHES SUR SAONE

M. Philippe CLAIR

06 86 56 08 30 18/06/2010 14 :15

Madame Mme Martine GIBERT Au Camélia 9 r de la Ferté 71150 CHAGNY

M. Philippe CLAIR

06 86 56 08 30 18/06/2010 16 :30

Monsieur M. Jacques VIPERT

Au Royaume des Fleurs

21 Ter av Charles de Gaulle

71400 AUTUN M. Philippe CLAIR

06 86 56 08 30 19/06/2010 08 :45

Monsieur M. Louis MALLE Coeur de Marie pl de la Mairie 71000

SENNECE LES MACON

Mlle Emilie NOIRE

06 86 37 51 82 18/06/2010 09 :15

Madame Mme Ginette HUBERT

Colchic Fleurs 93 r Pdt Wilson 71200 LE CREUSOT Mlle Emilie NOIRE

06 86 37 51 82 18/06/2010 11 :15

Monsieur M. Benoît LAGOUTTE Cuisery Fleurs 81 r Neuve 71290 CUISERY

Mlle Emilie NOIRE

06 86 37 51 82 18/06/2010 14 :15

Monsieur M. Vincent LILLE Fleurs et Nature 36 r Croix Blanche 71400 AUTUN

Mlle Emilie NOIRE

06 86 37 51 82 18/06/2010 16 :30

Monsieur M. Claude MULET Florissim 164 r Rambuteau 71000 MACON

M. Philippe CLAIR

06 86 56 08 30 19/06/2010 11 :15

Monsieur M. Eric DUBOSC La Vallée des Fleurs r République 71190

ETANG SUR ARROUX

Mlle Emilie NOIRE

06 86 37 51 82 19/06/2010 08 :45

Madame Mme Jeanne CALME Les Floralies

60 pl du 19 mars 1962

71500 BRANGES Mlle Emilie NOIRE

06 86 37 51 82 19/06/2010 14 :15

Monsieur M. Jean SOTIS Marmagne Fleurs 23 r Bourg 71710 MARMAGNE

M. Philippe CLAIR

06 86 56 08 30 20/06/2010 09 :00

Monsieur M. Bruno GITANT Nectoux Fleurs

22 av Edouard Herriot

71000 MACON Mlle Emilie NOIRE

06 86 37 51 82 20/06/2010 09 :00

Madame Mme Myriam NISSARD Au Coin Fleuri 1 Grande rue 71250

SALORNAY SUR GUYE

M. Philippe CLAIR

06 86 56 08 30 20/06/2010 11 :15

Madame Mme Annie DUBOIS Au Palais Fleuri 6 r Verdun 71170 CHAUFFAILLES

Mlle Emilie NOIRE

06 86 37 51 82 20/06/2010 11 :15

Madame Mme Aurore MILARD Aurore Fleurs 6 r Gén Giraud 71100

CHALON SUR

SAONE

M. Philippe

CLAIR 06 86 56 08 30 20/06/2010 15 :15

Monsieur M. Philippe SUTORD Florama 11 pl Pont Paron 71100 SAINT REMY

Mlle Emilie NOIRE

06 86 37 51 82 20/06/2010 15 :30

Monsieur M. Rémi LANAUD Floramande 60 r Liberté 71130 GUEUGNON

M. Philippe CLAIR

06 86 56 08 30 21/06/2010 08 :30

Madame Mme Christelle AMORA Flores r Eglise 71260 LUGNY

Mlle Emilie NOIRE

06 86 37 51 82 21/06/2010 08 :15


Renseignez le tableau avec les données de la base ci-dessus. Cliquez sur OK à la fin de la saisie.

Enregistrez votre liste dans un dossier approprié après lui avoir donné un nom de fichier (par exemple « publipostage liste à partir de Word »).

Vous pouvez remarquer que le fichier créé porte une extension .mdb. En fait, Microsoft Word crée un fichier de base de données au format Microsoft Access. En ouvrant ce fichier avec Microsoft Access, on peut voir que les données que vous avez saisies sont présentes dans une table appelée « Office_Adress_List ».


2 – Créer la source de données dans Microsoft Excel

Lorsque la base de données à utiliser devient conséquente, il est préférable d’utiliser Microsoft Excel ou Microsoft Access qui offrent, en plus, une protection des données.

Microsoft Excel est la solution la plus simple à mettre en œuvre pour créer la source de données à condition que la base de données soit « mono-table ».

Dans Microsoft Excel, il s’agit de créer, dans une feuille, une table de base de données, c’est-à-dire, un tableau dont la première ligne contient des en-têtes de colonne (noms des champs) toutes différentes (nom, prénom, adresse…). Chaque colonne ne contient que des données de même type : texte, numérique, monétaire, date... Chaque ligne du tableau correspond à une fiche (ou « un enregistrement ») et contient toutes les informations retenues pour décrire un destinataire du publipostage (pour la société « Art Floral »: le nom de la société, son adresse, son code postal, sa ville…).

Si vous disposez déjà d’une base de données dans une feuille Excel, vous pouvez en extraire les données utiles à votre publipostage, en utilisant par exemple, le menu de l’onglet « Données », « Filtrer ». Notez que la modification de la liste de destinataires par des tris et des filtrages est également possible dans Microsoft Word, cependant les possibilités offertes en la matière sont bien moins élaborées que dans Microsoft Excel.

Créez dans une feuille Microsoft Excel, la liste de destinataires présentée au point

précédent.

Il est souvent utile de nommer la plage de données afin de faciliter son exploitation.

Sélectionnez la base de données (CTRL + *) et saisissez un nom dans la Zone Nom

(par exemple « publipostage »).

Lorsque votre liste est terminée, enregistrez bien le fichier Excel avec le nom

« publipostage liste à partir d’Excel.xlsx » et fermez-le.


3 – Créer la source de données dans Microsoft Access

Si vous disposez d’une base de données Microsoft Access, vous pouvez en extraire la source de

données de votre publipostage.

Microsoft Access est un Système de Gestion de Base de Données Relationnelles (SGBDR), sa vocation

est donc de gérer les bases de données multi-tables. Les données sont regroupées en catégorie

d’informations. Par exemple, les données relatives aux prospects sont regroupées dans la table

« Prospects », les données relatives aux commerciaux sont regroupées dans la table

« Commerciaux », les données relatives aux actions (RDV, appel, envoi courrier…) sont regroupées

dans la table « Actions ». Une base de données relationnelle utilise les valeurs correspondantes de

deux tables pour relier les données de l’une des tables à celles de l’autre table.

Microsoft Access convient mieux que Microsoft Excel à la création et à l’exploitation de listes de

données complexes réparties dans plusieurs tables.

Ouvrez la base de données « Gestion commerciale » accompagnant cet article

Cliquez sur l’onglet « Outils de base de données » puis sur le bouton « Relations »

pour visualiser la structure de la base de données.

Vous remarquez que les tables sont reliées entre elles par des champs communs. La table

« Commerciaux » est reliée à la table « Prospects » par le champ « N° com » qui est une clé primaire

dans la table « Commerciaux » (donnée permettant de repérer une ligne précise dans la table) et une

clé étrangère (donnée permettant de faire le lien avec la clé primaire d’une autre table) dans la table

« Prospects ». De même, la table « Prospects » est reliée à la table « Actions » par le champ « N°

prospect ». Les relations sont de type 1 à plusieurs (un commercial gère plusieurs prospects, un

prospect fait l’objet de plusieurs actions…).

Pour créer la source de données de votre publipostage, vous devrez ici créer une requête afin de

regrouper les données dans un seul tableau.


Cliquez sur l’onglet « Créer » puis sur le bouton « Création de requête », ajouter

les 3 tables et cliquez sur « Fermer ».

Ajoutez les données nécessaires au publipostage dans la grille de sélection.

Faites bien attention à la provenance des données. Par exemple, l’identité du gestionnaire (Civ +

Prénom + Nom) du prospect est fournie par le champ « N° com » dans la table « Prospects ». Le n° de

mobile du gestionnaire provient de la table « Commerciaux », les dates et heures de RDV sont

fournies par la table « Actions ».

Notez également que les champs « Date action » et « Heure action » ont été renommés dans la

requête en « Date RDV » et « Heure RDV ».

Vérifiez le résultat de la requête en cliquant sur le bouton « Affichage » (vous

passez du mode Création au mode Affichage de la requête).


Cliquez sur le même bouton pour retourner en « Mode

Création ».

Enregistrez la requête avec le nom « publipostage » et

fermez-là.

Votre source de données « semble » prête !

4 – Créer la source de données à partir de contacts Microsoft Outlook

Microsoft Outlook est un client de messagerie mais également un logiciel de gestion de contacts et

d’organisation de l’activité commerciale. Il est donc tout à fait capable de gérer des bases de

données plus ou moins complexes dans les domaines de la prospection et de la relation client.

Lancez Microsoft Outlook et cliquez sur « Contacts ».

Créez un nouveau dossier (Nom : Publipostage ; emplacement : Contacts) pour

enregistrer votre liste de destinataires.


Dans « Mes contacts », sélectionnez le dossier « Publipostage ».

Cliquez sur « Nouveau » pour créer un nouveau contact.

Les champs de saisie proposés par Outlook ne correspondent pas nécessairement à nos besoins. Par

exemple, le champ « Civ abrégée contact » dans notre liste de destinataires (M., Mme, Mlle)

correspond au champ « Titre » dans « Nom complet » mais il n’existe pas de champ « Civilité »

(Monsieur, Madame, Mademoiselle) correspondant. Il n’existe pas non plus de champ qui pourrait

correspondre aux champs « Gestionnaire », « Mobile gestionnaire », « Date RDV » et « Heure RDV ».

Avant de saisir les informations sur nos destinataires, il nous faut donc « Personnaliser les fiches

contacts » afin de faire correspondre les champs par défaut d’Outlook à ceux de notre liste (à

condition que cela soit possible évidemment).

Lors du publipostage, Microsoft Word ne regarde que dans la liste des champs Contact. Nous allons

saisir une première fiche.

Saisissez les données de notre liste de destinataires dans les champs qui pourraient

correspondre : « Civ abrégée contact » dans « Titre » ; « Prénom contact » dans

« Prénom » ; « Nom contact » dans « Nom » ; « Raison sociale » dans « Société » ;

« Adresse » dans « Rue (bureau) » ; « Code postal » dans « Code postal (bureau) » ;

« Ville » dans « Ville (bureau) ».


Cliquez ensuite sur l’onglet « Champs » puis « sélectionner dans » « tous les

champs contact ».

Nous allons utiliser des champs existants pour y saisir les informations restantes de notre liste de

destinataires.

Saisissez « Gestionnaire » dans « Champ Utilisateur 1 » ; « Mobile gestionnaire

dans » dans « Champ Utilisateur 2 » ; « Date RDV » dans « Champ Utilisateur 3» ;

« Heure RDV » dans « Champ Utilisateur 4 ».

Comme vous pouvez le remarquer, nous sommes limités à 4 champs utilisateur. Au-delà il faudra

utiliser les autres champs sans pouvoir les renommer dans la fiche.

Il reste le champ « Civilité », nous pourrions lui trouver un champ dans la liste des champs

Contact (seule liste capable de servir de source de données Outlook dans Microsoft Word) mais

nous pourrons nous en passer comme vous le verrez par la suite, lors de la création de notre

lettre-type (cf. Etape 2).


A présent, nous devons modifier l’affichage.

Sélectionnez le dossier « Publipostage ». Dans « Affichage en cours », cliquez sur

« Fichier de données Outlook » puis « Personnaliser l’affichage en cours ».

Cliquez sur le bouton « Champs » pour sélectionner les champs à afficher dans

« Tous les champs Contact » et cliquez sur « OK ».

Cliquez ensuite sur « Format des colonnes » pour renommer les champs « Titre »,

« Société », « Champ Utilisateur 1 »… et cliquez sur « OK ».


Saisissez, pour finir, les données afin d’obtenir la liste de contacts suivante :

Votre source de données Outlook « semble » prête !


Etape 2 : créer vos documents personnalisés pour le

publipostage

Vous pouvez créer tout type de document pour votre publipostage : lettre-type, enveloppe,

étiquette…

1 – Créez une lettre-type

Lancez Microsoft Word 2007 et cliquez sur l’onglet « Publipostage »

Cliquez sur « Démarrer la fusion et le publipostage » puis sur « Lettres ».

Enregistrez le fichier sous le nom « Lettre-type ».

Vous devez maintenant créer votre lettre-type en rédigeant les parties qui seront identiques à

chaque lettre (en-tête, expéditeur, corps du texte, formule de politesse…).

Il vous faut également prévoir la personnalisation de votre lettre.

Vous devez donc identifier l’emplacement des parties qui doivent changer dans chaque document,

c’est-à-dire les champs de fusion (les champs issus de votre base de données) et éventuellement

d’autres éléments propres à chaque destinataire que l’on appel des « mots-clés » (par exemple, dans

le corps de la lettre ci-après, « Cher » ou « Chère » sont des mots-clés qui reposent sur une règle).


Rédigez la lettre selon le modèle ci-dessous et enregistrez votre fichier.

(Les éléments entre guillemets sont les champs de fusion à prévoir, les éléments

entre crochets sont les mots-clés à créer.)


2 – Sélectionnez les destinataires, insérez les champs de fusion et les

mots-clés et réalisez la fusion.

Vous devez désormais sélectionner la source de données que vous avez créée à l’étape 1.

LISTE CREEE A PARTIR DE MICROSOFT WORD

Enregistrez votre fichier « Lettre-type.docx » sous le nom « Lettre-type fusionnée

avec source Word.docx ».

Cliquez sur « Sélection des destinataires », puis « Utiliser la liste existante ».

Sélectionnez le fichier « publipostage liste à partir de Word.mdb » que vous avez

créé précédemment dans Word.

Pour vérifier la présence de votre liste et éventuellement la compléter ou la modifier :

Cliquez sur « Modifier la liste de destinataires ».


Maintenant que la liste de destinataires est sélectionnée, vous devez insérer les champs de fusion

dans la lettre.

Cliquez dans la lettre à l’endroit où vous voulez insérer un champ de fusion.

Cliquez sur la petite flèche à côté du bouton « Insérer un champ de fusion » puis

cliquez sur l’élément que vous voulez insérer.

Recommencez pour chaque champ dont vous avez besoin.

Vous pouvez ensuite mettre en forme votre lettre (et supprimer les éléments devenus inutiles) et en

avoir un aperçu en cliquant sur « Aperçu des résultats ». Le bouton « Champs de fusion en

surbrillance » permet quant à lui de mettre les champs de fusion en évidence.

Cliquez sur « Champs de fusion en surbrillance ».

Cliquez sur « Aperçu des résultats ».

Cliquez sur les boutons de navigation pour passer d’un destinataire à un autre.


Votre lettre n’est pas terminée, il vous reste à ajouter des mots-clés : « Cher », « Chère »…

Pour insérer le mot-clé « Cher » :

Cliquez dans la lettre à l’endroit où vous voulez insérer le mot-clé.

Cliquez sur le bouton « Règles » puis sur « Si…Alors…Sinon… ».

Remplissez la fenêtre suivante comme indiqué sur la page-écran ci-dessous et

cliquez sur « OK ».

La première ligne pose la règle : si le champ « Civilité contact » est égal à «Monsieur ». La deuxième

ligne indique le texte à insérer dans la lettre quand la règle est respectée. La troisième ligne indique

le texte à insérer quand la règle n’est pas respectée.


Vous pouvez vérifier l’application de la règle en passant d’un destinataire à l’autre.

Insérez le même type de règle dans la formule de politesse.

Pour insérer la date du jour :

Cliquez sur la lettre à l’endroit où vous souhaitez insérer la date du jour (ici, après

« Chalon-sur-Saône, le »).

Cliquez sur l’onglet « Insertion », puis sur le bouton « Date et heure ».

Choisir le format de date approprié, cochez la case « Mettre à jour

automatiquement » et cliquez sur « OK ».


Il est également possible de mettre en forme des champs de fusion selon les besoins. Par exemple,

j’aimerai que la « Raison sociale » s’affiche en majuscule mais je ne souhaite pas modifier la source

de données.

Il est possible de modifier la casse (majuscules/minuscules) d’un champ de type texte, sans avoir

besoin de réécrire ou de créer un nouveau champ dans la source de données.

Cliquez avec le bouton droit sur le champ « Raison sociale » et choisissez

« Modification du champ… ».

Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur « Majuscules » dans la rubrique

« Format » puis sur « OK ». Supprimez l’ancien champ en minuscule.


La lettre-type étant désormais prête, il ne reste plus qu’à lancer la fusion de celle-ci avec la base de

données et à enregistrer le fichier obtenu qui contiendra un document par destinataire, prêt à

imprimer et/ou à envoyer.

Cliquez sur « Terminer & Fusionner » puis sur « Modifier des documents

individuels ».

Pour imprimer directement les lettres, il suffit de choisir simplement « Imprimer les documents »

après « Terminer & fusionner ». Mais vous ne conserverez pas les lettres envoyées.

Dans la fenêtre suivante, cochez « Tous », sauf si vous désirez générer uniquement

une partie de vos lettres.

Enregistrez le fichier obtenu sous le nom « publipostage.docx » et fermez-le.

Enregistrez également le fichier « Lettre-type fusionnée avec source Word.docx »

et fermez-le.



Nous allons désormais voir comment se passe le publipostage lorsque l’on choisit une autre source

de données : Microsoft Excel.

LISTE CREEE A PARTIR DE MICROSOFT EXCEL

Ouvrez le fichier « Lettre-type.docx » et enregistrez-le sous le nom « Lettre-type

fusionnée avec source Excel.docx ».

Cliquez sur « Sélection des destinataires » puis « Utiliser la liste existante ».

Sélectionnez le fichier « publipostage liste à partir d’Excel.xlsx » que vous avez créé

dans l’étape 1.

Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le tableau « publipostage » où se trouve

votre base de données et cliquez sur « OK ».

Exécutez les mêmes consignes que celles données de la page 15 à la page 18 afin

d’insérer les champs de fusion, les mots-clés « Cher/Chère », « cher/chère », la

date automatique et mettre le champ « Raison sociale » en majuscule.

Faites défiler les lettres de chaque destinataire pour vérifier que toutes les

données ont été prises en compte.


Cependant, quelque chose a changé ! Les dates et les heures de RDV ne s’affichent plus

correctement.

Que se passe-t-il ? En fait, lorsque vous insérez un champ de type Date/Heure depuis une source de

données au format Excel, il arrive que celles-ci se présentent sous sa forme américaine,

« mois/jour/année » pour une date et « heure : minutes : secondes PM ou AM » pour une heure.

Pour corriger cela, il nous faut modifier les codes de champs.

Pour « Date RDV » :

Cliquez sur le champ « Date RDV » avec le bouton droit.

Choisissez « Basculer les codes de champs » dans le menu qui s’affiche.

Le champ apparaît sous sa forme codée : {MERGEFIELD Date_RDV}

Modifiez le code afin d’obtenir : {MERGEFIELD Date_RDV \@ “dd/MM/yyyy”}.

Cliquez avec le bouton droit sur le champ et choisissez « Mettre à jour les

champs » (ou appuyez sur la touche F9 du clavier).

Le champ affiche désormais une valeur de date française. Reste à modifier l’heure.

Pour « Heure RDV » :

Sélectionnez le champ et cliquez dessus avec le bouton droit.

Choisissez « Basculer les codes de champs » dans le menu qui s’affiche.

Le champ apparaît sous sa forme codée : {MERGEFIELD Heure_RDV}

Modifiez le code afin d’obtenir : {MERGEFIELD Heure_RDV \@ “HH:mm”}.

Cliquez avec le bouton droit sur le champ et choisissez « Mettre à jour les

champs » (ou appuyez sur la touche F9 du clavier).

Tout est redevenu normal.

Enregistrez le fichier et fermez-le.



de données : Microsoft Access.

LISTE CREEE A PARTIR DE MICROSOFT ACCESS


fusionnée avec source Access.

Cliquez sur « Sélection des destinataires », puis « Utiliser la liste existante ».

Recherchez et sélectionnez le fichier « Gestion commerciale.accdb » qui contient la

base de données Access dans laquelle vous avez créé la requête « publipostage ».

Dans la fenêtre suivante, sélectionnez la requête « publipostage » et cliquez sur

« OK ».



date automatique et mettre le champ « Raison sociale » en majuscule.

Notez que le champ « N° com » correspond au champ « Gestionnaire » et le champ « Mobile

com » correspond au champ « Mobile gestionnaire » de notre liste de départ.


Cliquez sur « Aperçu des résultats » et faites défiler les lettres de chaque

destinataire pour vérifier que toutes les données ont été prises en compte.

Il semble que les résultats ne soient pas entièrement satisfaisants : le champ « N° com » n’affiche pas les informations concernant le « Gestionnaire » (au lieu de cela il affiche un numéro, le code du commercial) et le champ « Mobile com » n’affiche pas les données sous la forme attendue (on obtient 0686560830 au lieu de « 06 86 56 08 30 »).

Par ailleurs, on retrouve les mêmes problèmes que nous avions rencontrés en utilisant la source de données Excel avec les champs « Date RDV » et Heure RDV ».

Le problème des champs Date/Heure peut être réglé en suivant la méthode présentée précédemment.

Modifiez les codes des champs « Date RDV » et « Heure RDV » par {MERGEFIELD

Date_RDV \@ “dd/MM/yyyy”} et {MERGEFIELD Heure_RDV \@ “HH:mm”}.

Pour le champ « Mobile com », il suffit également de modifier le code du champ par celui-ci :

{MERGEFIELD Mobile_com \# “00 \00 \00 \00 \00 ”}.

Par contre, pour le champ « Gestionnaire », il va nous falloir modifier la requête « publipostage » dans Microsoft Access.

Ouvrez la base de données « Gestion commerciale » puis la requête

« publipostage » en mode création.

Quel est le problème ? La requête affiche-t-elle correctement les données dans « N° com » ?


Passez en mode Affichage.

Oui ! Et en plus, elle renomme le champ « N° com » en « Gestionnaire ». Pourtant, Microsoft Word n’arrive pas à afficher ces données ! Que se passe-t-il ?

En fait, la réponse est simple. Le champ « N° com » ne contient pas « vraiment » les valeurs « M. Philippe CLAIR » et « Mlle Emilie NOIRE » mais bien des numéros pour chacun de nos commerciaux (« 1 » et « 2 »). Il suffit d’ouvrir la table « Commerciaux pour le constater ».

Il faut faire attention à ne pas confondre les valeurs enregistrées dans les tables et les valeurs affichées dans les tables.

Si on ouvre la table « Prospects » en mode création, on observe que le champ « N° com » qui permet de lier cette table à la table « Commerciaux » est renommé « Gestionnaire » (ceci est indiqué par la propriété du champ « Légende »).


Si on passe en mode Affichage, on observe que la valeur affichée dans le champ « N° com » renommé « Gestionnaire » n’est pas un numéro mais la concaténation des champs « Civ abrégée com & Prénom com & Nom com » de la table « Commerciaux ».

Cet artifice ne sert qu’à faciliter l’affichage et la manipulation des données dans Microsoft Access (il est plus utile de connaître le prénom et le nom du gestionnaire plutôt que son numéro. Même si c’est la civilité + prénom + nom qui sont affichés, c’est bien le n° du commercial qui est enregistré car il faut nécessairement que la donnée qui fait le lien entre les deux tables soit commune au deux tables (même type et même valeur ».

Alors puisque Microsoft Word ne voit que ce qui est enregistré et non ce qui est affiché, comment faire pour résoudre notre problème ?

Il faut modifier la requête et créer un champ adapté pour l’occasion :

Ouvrez la requête « publipostage » en mode Création.

Supprimez le champ « N° com » de la grille de sélection.

Ajouter, à la place, le champ concaténé suivant :

« Gestionnaire: [Civ abrégée com] & " " & [Prénom com] & " " & [Nom com] »


On peut en profiter pour renommer le champ « Mobile_com » en « Mobile gestionnaire »

A la place du champ « Mobile_com », écrivez :

« Mobile gestionnaire:Mobile com »

Passez en mode Affichage pour vérifier le résultat.

Enregistrez la requête et fermez la base de données.

Retournez à votre lettre-type pour appliquez les modifications.

Sélectionnez de nouveau la liste de destinataires si nécessaire.

Supprimez le champ « N° com » et « Mobile com » si on vous le demande.

Cette fois tout fonctionne correctement mais vous avez constaté l’importance de bien préparer sa source de données avant de réaliser la fusion.



de données : Microsoft Outlook.

LISTE CREEE A PARTIR DE MICROSOFT OUTLOOK


fusionné avec source Outlook.docx ».

Cliquez sur « Sélection des destinataires » puis « Sélectionner à partir des contacts

Outlook ».

Dans la fenêtre suivante, cliquez sur « OK ».

Dans la fenêtre suivante, sélectionnez le dossier « Publipostage » (Emplacement :

Dossiers personnels|Contacts) et cliquez sur « OK » et encore « OK ».


Insérez les champs de votre base de données Outlook au bon emplacement dans la

lettre-type.

Microsoft Word ne semble pas tenir compte du fait que nous avions renommé les champs.

Pour rappel :

Le champ « Civilité contact » n’existe pas dans la liste de données Outlook. Le champ « Civ abrégée contact » correspond à « Titre », le champ « Prénom contact » correspond au champ « Prénom », le champ « Nom contact » correspond au champ « Nom », le champ « Raison sociale » correspond au champ « Société », les champs « Adresse », « Code postal » et « Ville » sont identiques », le champ « Gestionnaire » correspond au champ « Utilisateur 1 », le champ « Mobile gestionnaire » correspond au champ « Utilisateur 2 », le champ « Date RDV » correspond au champ « Utilisateur 3 », le champ « Heure RDV » correspond au champ « Utilisateur 4 ».



date automatique et mettre le champ « Société » en majuscule dans le corps du

texte.

Cliquez sur « Aperçu des résultats » et faites défiler les lettres de chaque

destinataire pour vérifier que toutes les données ont été prises en compte.


Tout à l’air de bien fonctionner, cependant il nous reste à ajouter la civilité (Monsieur/Madame) en appliquant une nouvelle règle.

Insérez le curseur derrière le mot « Cher ».

Cliquez sur le bouton « Règles » puis « Si…Alors…Sinon… ».

Dans la fenêtre suivante, saisissez « Titre » dans « Nom du champ », « M. » dans

« Comparer avec : », « Monsieur » dans « Insérer le texte suivant : » et

« Madame » dans « Sinon, celui-ci : ». Cliquez sur « OK ».

Appliquez la même règle pour obtenir la civilité dans la formule de politesse.

Enregistrez votre fichier.


Pour réaliser la fusion, il suffira de cliquez sur « Terminer & fusionner et choisir les

options souhaitées.


3 – Créez une enveloppe-type

Dans l’onglet « Publipostage », cliquez sur le bouton « Enveloppes »

Dans la fenêtre suivante, cliquez sur le bouton « Options… ».

Sélectionnez la taille que vous souhaitez utiliser pour vos enveloppes puis cliquez

sur « OK ».

Pour les besoins de cet article, nous choisirons l’enveloppe de taille 110 x 220 mn.

Cliquez ensuite sur « Ajouter au document ».

L’enveloppe-type a été ajoutée dans une seconde page du document contenant la lettre-type. On

aurait pu tout aussi bien créer un nouveau document pour les enveloppes.


Il faut désormais insérer les champs de fusion sur l’enveloppe-type.

Sélectionnez la liste de destinataires si nécessaire.

Cliquez sur « Insérer un champ de fusion » et sélectionnez le champ à insérer.

Répétez cette opération pour insérer tous les champs désirés (« Raison sociale »,

« Civ abrégée contact », « Prénom contact », « Nom contact », « Adresse », « Code

postal », « Ville »).

Cliquez sur « Aperçu des résultats » afin de visualiser les enveloppes avant de

procéder à la fusion.

Cliquez sur « Terminer & fusionner » pour exécuter la fusion et créer une

enveloppe par destinataire.

Enregistrez le document obtenu qui contient désormais une lettre et une

enveloppe par destinataire.


4 – Créez vos étiquettes

Créez un nouveau document vierge dans Word que vous nommerez « Etiquettes »

Cliquez sur l’onglet « Publipostage », cliquez sur le bouton « Démarrer la fusion et

le publipostage » (surtout ne passez pas directement par le bouton « Etiquettes »

et choisissez « Etiquettes ».

Dans la fenêtre suivante, sélectionnez votre modèle dans la liste proposée

(Fournisseurs des étiquettes et Numéro de référence).

Si vous ne trouvez pas le modèle de vos étiquettes dans la liste, cliquez sur le

bouton « Nouvelle étiquette… ».

Rentrez les mesures de vos étiquettes et cliquez sur « OK ».


Sélectionnez la liste de destinataires et placez les champs sur la première

étiquette.

Cliquez ensuite sur le bouton « Mettre à jour les étiquettes » afin que chaque

étiquette reçoive une adresse.


Vous n’avez plus qu’à imprimer vos étiquettes !

José ACEITUNO

Documents

Créer un publipostage avec Microsoft OFFICE 2007