Crie o seu Projeto Gerência Competitiva de Projetos Usando o MS-Project

Crie o seu Projeto

Gerência Competitiva de Projetos

Usando o MS-Project

1.Quando o projeto começará ?

Comece por definir o que se quer fazer– organizar uma viagem– montar uma empresa– organizar um seminário

Definido o objetivo sabe-se:– a data de início– ou a data de término

1.Quando o projeto começará ?

Defina o objetivo:– Preparar o Seminário UFSC/EPS/LSAD

Determine a data de início ou data de Fim– Menu Projeto: Informações sobre o projeto– Data de Início: 02/05/2000

Mudanças– Menu: Projeto

• Informações sobre o Projeto

1.Quando o projeto começará

Insira o nome do projeto– Menu Arquivo - Propriedades– Pasta de Resumo

• Seminário UFSC/EPS/LSAD– Pode imprimir junto com o projeto

1.Quando o projeto começará

Defina o Horário de Trabalho– Menu: Ferramentas– Alterar Período de Trabalho

• Mudar - a semana ou o dia• Período de folga • ou Período de trabalho não padrão

– 8 hrs - 12 hrs

– 14 hrs - 18 hrs

2. Como entrar uma lista de tarefas

Tendo definido o objetivo então:– determinam-se os passos necessários para

alcançá-lo– com -

• grandes fases, • marcos


Entre as tarefas e suas durações– Tarefa ou Atividade = um Trabalho com início e fim– Definir as Tarefas:

• Determine grandes grupos de trabalho• Divida em Atividades com resultados definidos• Junte ações que usem mesmos processos ou devam

ocorrer em tempos semelhantes• Obtenha previsões de duração de projetos anteriores

– Não ponha datas de momento


Entre as tarefas e suas durações– Barra de Modos - Clique Gantt de Controle– Campo - Nome da Tarefa

• Definir a Equipe

– Campo - Duração

• 3 dias (minutos, horas, dias, semanas)

– Outra tarefa Escolher os palestrantes - 2 semanas - 05/05/2000


Anotações de Tarefas• Projeto, barra de ferramentas

• coloque informações complementares

• selecione o nome da tarefa (Nome) e clique em Anotações

– 1 - Definir a equipe

• Escolher entre os membros da LSAD/PET/EJEP

– 2 - Escolher os palestrantes

• Escolher de empresas que tem aceitado estagiários


Entrando uma tarefa repetida– Campo: Nome da Tarefa: selecione a linha

• menu Inserir : Tarefa Recorrente...

– Nome da tarefa: reunião semanal

– Duração: min, hora, dia, semana; duração da atividade

– 10 reuniões


Dividindo a tarefa em segmentos– Menu: Editar: Dividir Tarefa

• Escolher e marcar local - 2 semanas, 05/05

• Anotações de Tarefas : De preferência no Centro tecnológico

– coloque o cursor sobre a barra de tarefas , clique e arraste


Rearranjando a lista de tarefas– copiar, movimentar ou apagar

• selecionar uma linha - o núm. ID da tarefa

– reunião semanal

• selecionar um grupo de linhas adjacentes - shift- ID

• selecionar um grupo de linhas não adjacentes-ctrl ID

– adicionar uma nova tarefa• menu inserir - nova tarefa


Definindo marcos– marcos - término de uma fase do projeto, duração nula– Campo Duração: zero

• Definições iniciais; duração zero; 18/05/2000– inserir depois da terceira tarefa

– ou: Informações sobre a Tarefa• Avançado

– Marcar tarefa como etapa

3 - Estruturar uma lista de tarefas

Ao detalhar as tarefas fica mais fácil de as gerenciar organizando-as num perfil (hierarquia).

Usando tarefas de resumo e subtarefas entende-se melhor a estrutura do projeto e como as tarefas se relacionam


Coloque as tarefas num perfil lógico Exemplo: – Material para marketing do evento, dur - 10 dias, início

- 16/05/00

– Fazer o cartaz - 7 dias - 17/05/00

– Fazer o folder - 7 dias - 19/05/00

– Fazer a homepage - 10 dias - 16/05/00


Barra de Modos – Gráfico de Gant– Selecione a tarefa – Nome da tarefa

• Recuo – fazer o cartaz– fazer o folder– fazer a homepage, ou

• Recuo para a esquerda


Mostre ou oculte as subtarefas– Selecione a tarefa resumo

• Mostre as subtarefas • Oculte as subtarefas • mostre todas as subtarefas


Adicione uma Estrutura de Divisão do Trabalho ( EDT/WBS) no projeto– estrutura hierárquica para organizar as tarefas– tem-se uma EDT/WBS padrão ou pode-se

customizar• Selecione a coluna Indicadores• Inserir Coluna• Nome do Campo - selecione EDT :

4 - Quando devem as tarefas iniciar e acabar

Criando dependências entre as tarefas o programa calcula as datas de início e fim

Com as tarefas interligadas então as mudanças são repassadas para toda a rede

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?

Sequenciando as tarefas– Barra de Modos acione Gráfico de Gantt – Nome da Tarefa - selecione as tarefas– Acione o vínculo (Vincular Tarefas)

• Ex: associar as tarefas 1 e 3


Pode fazer seleção múltipla– Selecione na ordem que ocorrerão as

dependências

Desvincular Tarefas

Menos Zoom - visualizam-se melhor as ligações


Definindo o tipo de dependência– padrão - fim para início– mas pode se ter início-início– fim-fim– fim-início

Duplo clique na linha de ligação– escolha na caixa de dependências


Sobrepor tarefas ou atrasar– Selecione a tarefa (Nome da tarefa)– Clique Informações sobre a tarefa– Clique na pasta Predecessoras – No campo de Retardo

– informe a duração, ou

– informe o atraso


Ex: Selecione : Escolher e marcar local• (trocar por O mais breve possível - em advanced)

– Sobrepor– informe como tempo (min,hrs,dia,sem)

negativo, ou• como - X %

– Atrasar– informe como um tempo positivo ou %– Ex. 5 dias

5.Quem fará o trabalho ?

Alocando recursos para as tarefas gerenciam-se melhor os custos e o andamento dos trabalhos do projeto

Uma lista de recursos facilita a alocação dos mesmos às tarefas


Criando uma lista de recursos– Barra de Modos - clicar Planilha de Recursos

– Menu Exibir- apontar Tabela: Entrar

– Campo; Recurso

» Ex; professor, Max Units, 100 % (1 Prof)

» aluno, Max Units 800 % (8 alunos)


Alocando recursos as tarefas– recursos: pessoas, equipamentos, suprimentos

– Barra de Modos, clicar Gráfico de Gantt

– Campo: Nome da Tarefa, selecionar a tarefa

• Ex: Definir a equipe

– Acionar alocar recurso (Atribuir Recursos)

• Ex: professor, atribuir 100%, close


Mudando o horário de trabalho de um recurso Os dias e as horas de trabalho estão no Calendário

horas trabalhadas (e não) para mais de um recurso.

As horas de trabalho (e não) de um recurso individual estão no Gráfico de Recursos

serve para casos específicos de um recurso, férias, diferentes dias de trabalho, diferentes turnos


Menu Ferramentas - clique Alterar Período de Trabalho

Caixa Para - escolha o recurso para alterar Ex: Professor

Escolha o(s) dia(s) que será mudado mudando para todo o calendário clique no nome Ex T (terça)

Escolha: Usar Padrão; Período de Folga; Período de Trabalho não padrãoPeríodo de Folga


Ver os recursos e as tarefas associados– Barra de Modos; clique Uso do Recurso

Outras informações– Menu Exibir, selecione Tabelas, escolha

• Professor

• Aluno

6- Como Gerenciar Custos

Controlar os custos: • de cada atividade• de todo o projeto

Alocar os custos• ao longo da atividade• no início• no fim

6- Como Gerenciar Custos Alocando custos a um recurso

– Custos por Hora - taxa por hora X duração da atividade– Custos por Hora Extra - preço diferente para hora extra– Custo por Uso - função da quantidade solicitada

Barra de Modos - clique Planilha de Recursos– Para cada recurso defina: taxa padrão, taxa h. extra e

custo/uso• Ex: aluno R$ 10,00/h – taxa padrão• Professor R$ 50,00/h – taxa padrão


Determine um custo fixo– Custo que não varia com a duração ou o trabalho

realizado na tarefa

– Barra de Modos; clique Gráfico de Grant

– Menu Exibir; tabela, clique Custo

• Escolha a atividade e informe o custo fixo.

– Ex. Fazer o cartaz, custo fixo R$ 200,00


Definição da incorporação dos custos Padrão: os custos são incorporados

proporcionalmente à realização da tarefa

Existem 3 métodos de incorporação:• no início da tarefa• no fim da tarefa• padrão


– Barra de Modos; Planilha de Recursos

– Selecione o recurso – Nome do Recurso• Professor

– Informação sobre o Recurso

– Tabela de taxas de Custos

– Incorporar o custo: Acumulação de Custos - escolha o método

• Início


Opções de Custos Conjuntos de custos,

– Existem 5 para diferentes tipos de situações, – Planilha de Recursos; escolha o recurso:

• Nome do Recurso– Acione Informações sobre o recurso;

• tabela de taxas de Custos– Informe a data que o custo passa a valer


Veja os custos das tarefas ou recursos– Custos das tarefas

• Barra de Modos, clique Gráfico de Gant

• Menu Exibir Tabela: , clique Custo

» Custo Total (Gráfico de Gantt)

– Custo dos Recursos• Barra de Modos, Gráfico de Recursos

• Menu Exibir, Tabela, clique Custo


Veja o custo do projeto• custo atual• linha de base

– Linha de Base• projeto original• início das tarefas• fim das tarefas (previsto)• recursos• custos


Menu Projeto– Informações sobre o projeto– Acione Estatísticas, tem-se em Custo

• Custo Atual

• Custo da LinhaBase (se foi salvada uma)

• Custo Real

• Custo restante

7 - Formatando a apresentação

Grande lista de tarefas– oportuno destacar algumas

• tanto na lista de tarefas quanto no Gráfico de Gantt

– Ex: tarefas que acabam na mesma data– Ex: Por em negrito uma tarefa em especial– Formatando por categoria muda com a data– Formatando uma tarefa não


Uso do Assistente de Gráficos de Gantt– Barra de modos - clique Gráfico de Gantt– Clique Formatar ou na barra de ferramentas– Clique Assistente de Gráficos de Gantt

Para desfazer a formatação– Clique Assistente de Gráficos de Gantt

• Escolhe opções padrão


Formatando uma categoria de barras do Gantt– destacar um tipo de tarefas

• marcos, críticas ou não críticas

– Barra de Modos - clique Gráfico de Gantt– Menu Formatar - clique Estilos de Barra– Nome escolha a categoria

– ex: tarefa ou marco– Clique: Pasta Barras

• Tem-se: Início - Tipo, Meio - Padronagem e Fim - Tipo


Algumas categorias só tem a Forma de Início– Ex: Marcos

Outras tem as três opções Mudando o formato da barra de uma atividade

– Selecione a tarefa (Gráfico de Gantt)

– Menu Formatar - clique Barra

• clique Forma da Barra, escolha


Mudar o formato do texto de uma atividade para realçá-la: ex:caminho crítico

Barra de modos, Gráfico de Gantt Menu Formatar, clique Estilos de Texto

– Caixa: Alterar Item • escolha o que quer mudar• escolha como ficará o formato


Formatando o texto de uma atividade– Gráfico de Gantt – Selecione a tarefa– Menu Formatar

• clique Fontes– Faça a sua escolha

– Vale o método de copiar formatos do windows, o pincel

8 - Personalizando os relatórios

Tendo digitado as informações básicas pode ser oportuno imprimir para revisar o projeto.

Adicionar Cabeçalhos, Rodapés, Número de pg Destacar uma informação específica

– escolhe o modo de visualização desejado– pesonalize– imprima

Antes de imprimir: Visualizar Impressão


Veja as informações do projeto em:– Uso da tarefa - informações das atividades– Uso do recurso - informações dos recursos

Barra de Modos - escolha o modo de visualização desejado– Se for o caso use Mais Modos de Exibição - clique

Aplicar Mudando o modo de visualização não adiciona ou

remove informações


Adicione um Cabeçalho, Rodapé, Legenda As informações podem ser de sua origem:

– nome da empresa, do gerente De origem do programa

– núm da pg ou data de término Menu Arquivo - clique Configurar Página

– Escolha:a tabela Cabeçlho, Rodapé ou Margens– Escolha a tabela Esquerda, Centro ou Direita– Na Caixa na parte de baixo escolha o tipo de informação

desejado e clique OK– Pode Formatar o texto


Tipos de Visualização Existem 3 tipos de visualização

– Gráficos ou mapas:Gráfico de Gantt, Diagrama de Rede, Gráfico de Recursos e o Calendário; representam a informação graficamente

– Planilhas - apresentam a informação em linhas e colunas; cada linha um atividade ou recurso

– Formulários - informações de uma tarefa ou de um recurso, por vez; num formato parecido com uma caixa de diálogo


Visualizando a Impressão: Clique Visualizar Impressão

Pode-se combinar mais de um modo de visualização: Gráfico de Gantt, Planilha de Recurso, uma tabela um filtro

Na visualização da impressão pode-se:– ajustar a orientação da página e tamanho– editar cabeçalhos, rodapés e legenda– determinar as opções de impressão

Não se pode editar a informação em si

9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades

Após adicionar as informações básicas faça uma revisão geral – Será possível cumprir os prazos finais ?– Não ? Examine as tarefas que conduzem a estes

marcos ! O sequenciamento está correto ?– É viável o Caminho Crítico ?– Todas as tarefas nele podem ser cumpridas no

prazo e no custo ?


Veja todo o Projeto na Tela Pode-se ter uma visão geral do projeto, datas de

início e de fim, grandes fases. Usando Mais Zoom e Menos Zoom Barra de Modos - clique Gráfico Menu Exibir - clique Zoom

– Projeto inteiro Mudando a escala das barras:

– Mais Zoom e Menos Zoom, na barra de ferramentas


Confirme a data de Início e de Fim do Projeto

– Barra de Modos – Gráfico de Gantt

– Menu Arquivo- Propriedades

• Pasta Conteúdo - data de início

– data de fim, trabalho e custos

– Comparação: planejado X realizado

• Menu Projeto – Informações sobre o Projeto– Estatísticas


Identifique o Caminho Crítico As tarefas no Caminho Crítico não podem atrasar

ou atrasa a data final Ao nivelar recursos cuidado com o Caminho

Crítico Barra de Modos – Gráfico de Gantt

– Clique Assitente de Gráficos de Gantt– formate as atividades do caminho crítico


Filtros– Mostrar só as atividades do Caminho Crítico– Menu Projeto – Filtros para

• clique Crítica• clique Todas as tarefas - mostra todas de novo

Ordenar– Menu Projeto - Classificar

• escolha o critério Pode combinar filtrar e ordenar

10 - Visualizando Outros Detalhes

Normalmente um projeto contem muita informação para ser vista de uma só vez

As tarefas e atividades podem ser vistas de diferentes modos para mostrar diferentes detalhes


As informações podem ser apresentadas em:– visualização das tarefas– visualização dos recursos

Barra de Modos– selecione o modo desejado– Mais Modos de Exibição tem adicionais

• clique Aplicar


Aplicando uma tabela diferente a uma visualização

Mudando a tabela aplicada a uma planilha mudam os campos de informação mostrados

Barra de Modos - escolha a visualização• Mais Modos de Exibição

Menu Exibir- escolha a tabela• Tabelas: Mais Tabelas


Aplicando um Filtro a uma vista de planilha– para focar numa tarefa ou recurso– ele pode mostrar só uma tarefa ou destacá-la

Menu Projeto – Filtro para - escolha o filtro– Mais Filtros - além de mais filtros tem Realçar

11- Como Cumprir com Suas Metas

Após o um exame geral devem-se fazer os ajustes Especial atenção ao Caminho Crítico Utilize as folgas Utilize as antecipações Se for o caso ponha restrições Nivele os recursos Sempre pode dar uma “apertada” no tempo,mas

deixe uma “folguinha”, pode fazer falta


Verificando as dependências das tarefas– A dependência clássica é a fim-início, mas tem mais 3,

que se forem bem usadas encurtam o tempo do caminho crítico

Barra de Modos – Gráfico de Gantt– duplo clique na linha de ligação

– reveja as dependências• se duas tarefas podem começar juntas - faça início a início• se podem acabar juntas faça Término a Término

– se puder colque folga ou antecipação


Ache folgas na sua Agenda– procure as folgas livres e as folgas totais– remaneje as atividades cujas folgas permitam

de modo a deixar outras mais “folgadas”. Barra de Modos – Mais Modos de Exibição

– Gantt Detalhado - Aplicar• a folga numa tarefa aparece como uma barra fininha


Crie Folgas ou Antecipação entre tarefas– Atrasa-se uma tarefa adicionando uma folga a

predecessora– Antecipa-se uma tarefa adicionando folga negativa à

predecessora Gráfico de Gantt- escolha a atividade

– clique informação sobre a tarefa– clique pasta predecessoras

• no campo retardo informe a antecipação (negativa) ou a folga positiva, como uma duração ou percentagem da duração da tarefa anteriror


Confirme as restrições nas tarefas– a restrição padrão é “O mais breve possível”,

mas oito Barra de Modos – Gráfico de Gantt Menu Exibir - Tabela - Mais Tabelas Tabelas – Datas de Restrição - Aplicar Veja os campos: Tipo de Restrição e Data da

Restrição REVISE todas as restrições que não seja a padrão


Acelere uma tarefa alocando mais recursos Barra de Modos – Gráfico de Gantt

– Selecione a tarefa para alocar mais recursos

– clique Atribuir Recursos (2 cabeças)

– escolha o recurso

• clique atribuir Disponibilidade de Recursos

12 - Como salvar as mudanças

Com Linha de Base - foto do plano original: tarefas, recursos e custos

Sem Linha de Base - se quisermos mudar algo do plano original

Pode salvar um plano interino (até 10) e comparar com o Linha de Base


Salvando com Linha de Base

– clique Salvar : con Linha de Base

Adicionar nova tarefa a uma LinhaBase – Clique Projeto inteiro or Tarefas Selecionadas


Salvando o projeto sem baseline– ainda não está bom– Clique Salvar

• Salvar sem Linha de Base


Salvando um plano interino (até 10)– Salvar– Caixa de Ajuda:– Salavr com Linha de Base ou salvar sem Linha

de Base

Um plano interino não salva recursos ou alocações


Salvando um orçamento– alocações de recursos, bases de incorporação

para os recursos, custos fixos para as tarefas Com isto pode se realizar comparações com o

andamento dos trabalhos– Menu Ferramantas – Grupo de Trabalho


Comparando atual com baseline Barra de Modos – Gantt de Controle Menu Exibir

– Tabela - Variação

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