Copia Controlada: N

PROCEDIMIENTOCdigo: CSIG -P-01

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Pginas: 7 de 7

Control de Documentos, Datos y Registros del Sistema Integrado de Gestin (SIG)

Copia Controlada: N

Asignada a:

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CONTROL DE REVISIONES

Revisin

FechaElaboradoRevisadoAprobadoDescripcin de Cambios

1. ObjetIVO Y ALCANCE

Establecer el sistema para el desarrollo y control de los Documentos y Datos del Sistema Integrado de Gestin con el fin de garantizar el empleo slo de aquellos que estn vigentes, evitar la ocurrencia de no conformidades ocasionadas por el uso de documentos obsoletos y preservar la informacin relevante para el funcionamiento de los Sistemas de Gestin Integrado.

Se aplica a los siguientes Documentos de los Sistemas de Gestin: Manual del Sistema Integrado, Procedimientos, Instrucciones, Cartillas, Matriz de Identificacin de Peligros/Aspectos Ambientales y Evaluacin de Riesgos/Impactos Ambientales, Especificaciones Tcnicas sobre Materiales y Suministros, Guas, Formularios y otros documentos de procedencia externa necesarios para el planeamiento y operacin del SIG de CIA. Minera Santa Luisa S.A.Tambin es aplicable a la informacin necesaria sobre datos de los proveedores y clientes, como proveedores calificados por tipo de material y suministro adquirido.

Incluye las actividades de elaboracin, revisin, aprobacin, distribucin, actualizacin, acceso, proteccin y disposicin de la informacin, retiro de los documentos del SIG y control del uso de los documentos obsoletos.

2. Definiciones2.1 Jefe de rea (JA): Persona responsable ante el Gerente General de la ejecucin del realizacin de un Producto y de cumplir los requisitos del Contrato; esta funcin puede estar a cargo de un Jefe de rea.

2.2 Documentos del SIG: De acuerdo a lo establecido por ISO y a los fines de la empresa, se incluye dentro de este concepto a los documentos que estn relacionados con los Sistemas de Gestin Integrado, como: Poltica de Integrada (Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo), Manual del Sistema Integrado de Gestin, Procedimientos, Instrucciones, Planes del SIG, Matrices de Identificacin de Peligros y Aspectos, Especificaciones tcnicas, Registros y Formularios.

A partir de esta definicin, cada vez que se tenga que hacer referencia a los documentos del SIG de CIA. Minera Santa Luisa S.A. se indicar Documentos del SIG.

2.3 Archivo Activo.- Est constituido por los archivadores y documentos, durante el perodo que permanecen en el rea de trabajo, ste perodo es de hasta 6 meses luego de culminado la realizacin del producto, salvo decisin contraria por parte del JA o Gerente de rea.2.4 Archivo Histrico.- Est constituido por los archivadores o documentos, que permanecen en la Biblioteca o archivo y cuando por la naturaleza de los mismos, permanecen durante un perodo permanente o indefinido. Comprende los siguientes tipos de documentos:

Informes Especiales: Documentos que por la informacin que contienen, se constituyen en informacin tcnica contractual de importancia preponderante para la Empresa y forman parte del conocimiento tecnolgico de la misma.

Formularios y Procedimientos Estandarizados de un rea: Documentos que por su estructura y utilidad pueden volver a ser empleados para futuros procesos del rea, pueden ser revisados y actualizados segn el caso.

Formularios y Procedimientos Estandarizados Comunes a diversas reas: Documentos que por su estructura y utilidad pueden volver a ser empleados para futuros actividades, por diferentes reas, pueden ser revisados y actualizados segn el caso.

Lecciones Aprendidas de una actividad especfico, que contenga informacin valiosa, as como experiencias buenas o malas, que puedan servir como base de informacin y apoyo, para la gestin de actividades similares en el futuro.

2.5 Documento Obsoleto.- Es aquel documento que carece de valor, por ejemplo un borrador, una versin anterior que ya no tienen vigencia ni valor de consulta, Estos documentos deben ser claramente identificados con el sello de Documento Obsoleto

2.6 Documento Superado.- Es aquel documento en versin anterior a la vigente, pero que tiene valor de consulta.

3. RESPONSABILIDADES

3.1 Los Comits de los Sistema Integrado de Gestin y el Gerente General y/o a quin designe, son responsables de la revisin y aprobacin del presente procedimiento.3.2 El Representante de la Direccin es responsable de verificar y supervisar el cumplimiento del presente procedimiento.3.3 Todo el personal es responsable de cumplir las directivas establecidas en este documento.4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

4.1 Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestin

FLUJOGRAMANRESP.ACTIVIDAD

Solicitud de Creacin o Modificacin del documento interno

1Solicitante Identifica la necesidad de crear o modificar un documento del Sistema Integrado de Gestin.

Comunica al responsable de rea la necesidad identificada y solicita su evaluacin.

Solicita al RD la creacin o modificacin del documento mediante un correo electrnico u otra tipo de comunicacin.

2Dueo del proceso (rea)Evala si procede la creacin o modificacin del documento, coordinando con el personal relacionado al proceso de ser necesario:

Si procede, la creacin o modificacin de un documento, se comunica al solicitante (pasa al numeral 3).

Si no procede, comunica al solicitante por qu no procede la solicitud y se da Fin al proceso.

Elaboracin o Modificacin del documento Interno

3Solicitante / Dueo del proceso (rea) Elabora o modifica el documento de cualquiera de los Sistemas de Gestin con el apoyo de las personas relacionadas al proceso. Entrega el documento creado al RD. Pasa a la actividad 4.

Revisin y Aprobacin del documento interno

4RDRevisa el documento creado o modificado coordinando con quien corresponda, segn sea el caso.

Si existen observaciones en el documento se le comunica al solicitante y regresa al numeral 3.

Si no existen observaciones pasa al numeral 5.

Ver tabla de Revisin y Aprobacin de documentos Anexo 1

5GG/ Comits de Gestin/ Jefe de rea

La aprobacin se dar de acuerdo a lo especificado en la tabla de Revisin y Aprobacin (Anexo 1).

Dicha aprobacin debe quedar registrada.

Edicin y Control del documento interno

6RDLa aprobacin de los documentos lo registra en la cartula de dichos documentos. Completa la informacin en el documento aprobado:

Cdigo, # de Revisin, Persona que aprueba, Fecha de aprobacin y # de pginas.Actualiza la base de datos documental de los Sistemas de Gestin incluyendo el documento nuevo o modificado, controlndolos a travs del formulario CSIG -P-01-F1 Lista Maestra de Documentos del SIG

Control de cambios de los documentos internos

7RD/Gerente, Jefe de rea.Registra las modificaciones a los documentos del SIG y los identifica con un subrayado en el prrafo que ha sido modificado. En caso de eliminar se identificara con un asterisco.

Distribucin y Difusin de los documentos del Sistema Integrado de Gestin

8RDInforma los cambios efectuados en el contenido del documento mediante correo electrnico o memorando al personal involucrado indicando los cambios en las revisiones y de considerarse necesario se realiza un proceso de induccin.

Los documentos entregados sern registrados en el Formulario CSIG -P-01-F2: Listado de Distribucin de Documentos / Datos Controlados.Para las modificaciones y eliminaciones de los formatos se realizara capacitaciones.

9RDIngresa el (los) documento (s) al Directorio del sistema informtico e indicar los nombres del rea o la (las) personas que pueden tener acceso a dichos documentos o carpetas, de esta manera los documentos se manejarn de manera digital, para lo cual los documentos colgados en la RED tendrn el sello de COPIA NO CONTROLADA, los mismos que estarn a disposicin de todo el personal.

Guarda un original del documento como copia controlada e identificada con un sello de Documento Controlado

Documentos Obsoletos

10RD/Gerente de rea / Jefe de reaDebern revisar que la revisin utilizada de los documentos en el punto de uso es la revisin vigente. (La ltima revisin se encuentra en la red).

Todo documento obsoleto deber estar identificado como obsoleto, mediante sello rojo DOCUMENTO OBSOLETO.Deben informar y entrenar al personal sobre los cambios efectuados al documento.

4.2 Control de Documentos Externos

FLUJOGRAMANRESP.ACTIVIDAD

Documentos Externos

Son las Normas tcnicas, manuales, etc. de origen externo que CIA. Minera Santa Luisa S.A. ha determinado necesarios para sus Sistemas de Gestin Integral y/o aplicables a sus procesos / servicios.

Verificacin de vigencia de los documentos externos

1Jefe de reaVerifica el ingreso y la vigencia de los Documentos Externos.

Identificacin del Documento Externo.

2Jefe de reaLos documentos de origen externo son identificados mediante su propio nombre.

Distribucin del documento Externo.

3Jefe de reaEntrega las copias fsicas del documento externo o de la nueva versin y/o edicin (segn su ao de edicin) al personal que lo requiera.

Control de los documentos externos

4Jefe de reaControla los documentos externos, identificando su estado de edicin y las copias entregadas al personal.

4.3 Control de Registros.

FLUJOGRAMANRESP.ACTIVIDAD

Identificacin del Formulario de Registro

1RDIdentifica mediante un nombre definido en cada Procedimiento y en las Instrucciones de Trabajo.

Los Formularios llevan un campo (con letras pequeas) como Datos del Formulario el mismo que contiene: Cdigo del formulario, Versin (Nmero), Aprobacin, Fecha (de aprobacin) y N Pgina.

Almacenamiento

3RD/Gerente de rea / Jefe de rea / Jefe de AreaLos registros fsicos (papel) usarn un file o un archivador de palanca dependiendo del tamao del expediente y se almacenan en el rea usuaria en orden cronolgico.-Los registros que son generados en los diversos sistemas informticos, se almacenan en los discos duros de los servidores de la Empresa.

-En la Sede existen reas de archivo para los documentos del Sistema Integrado de Gestin as como los del servicio que deben conservarse durante el perodo previsto de retencin activa (En el rea de trabajo), al termino de la misma se envan a biblioteca o archivo por medio del formulario CSIG-P-01-F3 Traslado de Documentos del Sistema Integrado de Gestin, en donde se almacena como documento pasivo y/o histrico.

Proteccin

4RD/Gerente de rea / Jefe de rea -Todos los registros fsicos de los Sistemas de Gestin, as como los del Servicio, se archivan y se protegen en un ambiente del rea usuaria, para prevenir dao, deterioro o prdida.

-Los registros en medio electrnicos estn protegidos en la Red en los discos duros de cada rea, por los responsables que determinan los niveles de acceso y autorizaciones.

-Los registros en medios magnticos y/o electrnicos correspondientes, estn protegidos en el Servidor de Base de Datos.

Recuperacin

5por el responsable-Los registros fsicos de los Sistemas de Gestin se encuentran ubicados en cada rea y estn a disposicin de los usuarios.

-Los registros que se encuentran en biblioteca, son pedidos.

-Los registros en medios magnticos se encuentran en los servidores, y en caso de prdida de la informacin son recuperados con los medios de respaldo (back up).

Tiempo de retencin

6RDEl tiempo de retencin de los registros considera en algunos casos los aspectos legales, y en otros, de acuerdo a la definicin de los responsables de las reas. Estos tiempos se muestran en el formulario CSIG -P-01-F1 la lista maestra de Sistema Integrado de Gestin y as como en el anexo 2 en donde se define el tiempo de retencin de los documentos del Servicio.

Nota 1: El tiempo de uso de los registros se aprecia en su Nivel correspondiente de la Lista Maestra CSIG-P-01-F1. En la misma se consigna diferentes periodos para su archivo activo, pasivo e Histrico.

Disposicin: Accin que se ha de tomar con el registro una vez que cumpla el periodo de vigencia como archivo pasivo o activo.

7BibliotecaDespus de cumplido el plazo de permanencia en biblioteca, se procede a su incineracin segn el procedimiento.

5. REGISTROS

Los registros generados en la aplicacin de este procedimiento son:

CSIG -P-01-F1: Lista Maestra de Documentos del SIG.

CSIG -P-01-F2: Listado de Distribucin de Documentos / Datos Controlados.

CSIG -P-01-F3: Traslado de Documentos del Sistema Integrado de Gestin. EMBED Visio.Drawing.6

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