Cuaderno Digital

Andrea Martínez 4to Perito Contador Administración y Organización de Oficinas Miss Adela Estrada

Administración

Qué es la Administración? Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.

Proceso Administrativo  

ü Planeación: Consiste en un proceso racional para alcanzar los

objetivos del modo más eficiente siguiendo determinados cursos de acción. ü Organización: Se emplea para distribuir las responsabilidades entre los miembros

del equipo de trabajo ü Integración: Es la obtención del agrupamiento de los elementos materiales y

humanos que la organización y planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento.

ü Dirección: Comprende la influencia del administrador en la realización de planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicación y la motivación.

ü Control: Las actividades se tiene que ajustar lo mas correctamente posible a lo planificado.

Clasificación de los planes

Pronostico: Estimación de las ventas o de la demanda de un producto cuadrante determinado períodico futuro.

Reglas: Normas a seguir durante un proceso administrativo.

Programa: Forma escrita en que se organiza una actividad.

Metodo: Manera en que se realiza una acción.

Proyecto: Planificación de actividades que se encuentran relacionadas de manera a que se llega a una meta

Procedimiento: Es la causa formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa

Organización Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estra conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen funciones específicas. En otras palabras, es una organización es un grupo social formado por personas, tareas y administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus objetivos. Cabe destacar que una organización sólo puede existir cuando hay personas que se comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su misión. Las organizaciones funcionan mediante normas que han sido establecidas para el cumplimiento de los propósitos.

Es la coordinación y ordenamiento de los recursos y tareas de la empresa con el fin de facilitar el logro de sus objetivos.  

Decisiones Es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o más alternativas. Para los administradores, el proceso de toma de decisión es sin duda una de las mayores responsabilidades. La toma de decisiones en una organización se circunscribe a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia. Herramientas:

ü Cualitativas ü Cuantitativas

Proceso:

1. Diagnosticar y definir el problema. 2. Obtener y analizar los hechos mas

relevantes. 3. Desarrollar las opciones. 4. Evaluar las opciones. 5. Seleccionar la mejor opción. 6. Analizar las posibles consecuencias de la

decisión. 7. Poner en práctica la decisión.

División de Trabajo è Departamentalización è Coordinación del trabajo è Seguimiento y reorganización

Dirección Es la capacidad para guiar y motivar a los trabajadores hacia el logro de los objetivos de la empresa mientras se establece relaciones duraderas entre los empleados y la empresa.

Liderazgo Es la capacidad de persuadir a otro, de buscar con entusiasmo objetivos definidos. El jefe de una empresa es un lider y cada lider o jefe tiene su propio estilo para dirigir.

ü Lideres Autocraticos: lo que el jefe dice se hace y punto. ü Lideres Democráticos: El jefe o líder considera la opinión de los empleados

y entre todos toman las decisiones. ü Lideres “Dejalos Ser”: Le dice a los empleados que resuelvan los

problemas por su cuenta.

Indicadores de la Administración • Confianza en sus trabajadores • Seguridad en si mismo • Valores humanos

Comunicación

Es la transferencia de información, ideas, conocimientos o emociones mediante simbolos convencionales, lo que propicia el entendimiento.

è Tiene dos sentidos, se comunica algo, se recibe el mensaje y se contesta

Pasos de la comunicación 1. Elaboración de un aidea 2. Codificación 3. Transmisión 4. Recepción 5. Decodificación 6. Uso

Barreras Medios • Personales

• Físicas

• Semánticas

• Entrevista • Afiches • Circulares • Memos • Reuniones • Internet • Redes • Carteleras

Tecnicas ü Retroalimentación ü Uso de la comunicación cara a cara ü Lenguaje simple ü Uso correcto de la redundancia ü Comunicación de apoyo

Motivación

Impulso de una persona para realizar su trabajo, porque desea hacerlo con el fin de satisfacer sus necesidades

ü Autorrealización - aprender mas y realizarse ü Estimación - sentirme importante ü Aceptación - ser parte del grupo ü Seguridad - evacuación, jubilación ü Fisiológicas - base, salario

Buen ambiente laboral • El reconocimiento y el estímulo • La oportunidad de participar y tomar decisiones • La estabilidad laboral ofrecida por la empresa al trabajador • La oportunidad de capacitación y desarrollo personal • El trato amable, justo, respetuoso para cada uno • La equidad y la justicia en el manejo de los conflictos

                   

Control Interno  

   Es la capacidad para dirigir los acontecimientos o hechos de la vida, para tener el control interno se necesitan 2 cosas, crecer y actuar de manera que se ejerce la habilidad para dirigir la vida

ü Planear ü Establecer objetivos ü Tomar riegos ü Asumir responsabilidades

Riesgos Las personas con control interno están deseosas de tomar riesgos moderados, porque creen que pueden influir en los resultados.

Creatividad e Innovación La generaciónde una idea nueva, mientras la innovación se define como la conversión de esa idea en nuevo producto, servicio o método de producción.

ü Generación de ideas ü Mantenimiento de ideas

• simple • apopiado • funcional • económica

ü Seguimiento de la idea

             

     

Relaciones Humanas      Son los enderezados a crear y mantener entre los individuos relaciones cordiales, vinculos amistosos, basados en ciertas reglas aceptadas por todos y fundamentalmente, en el reconocimiento y respeto de la personalidad humana

ü respeto ü integridad ü autoridad ü sinceridad ü inteligencia ü veracidad ü confianza ü autónomo

Respetando a las personas, siendo claro y breve en lo que digo, siendo sincera en todo lo que digo, al igual que siendo cordial y tolerante con las personas

Control Consiste en la medición y corrección del rendimiento de lso componentes de la empresa con el fin de asegurar que se alcancen los objetivos.

ü Tiene como fin señalar las debilidades ü Esta muy relacionada con la función de planeación ü En todos los niveles de una empresa se puede ejercitar el contro para que se alcancen los estandares deseados

Se puede realizar de direfentes maneras:

1. Observar directamente a sus empleados • Con ayuda de personal especializado

2. Auditar periodicamente • Revisión de las operaciones

3. Revisión de los planes pasados • Donde? • Qué paso? • Por qué?

Elementos de control ü Cantidad ü Calidad ü Tiempo ü Costo

 

Tipos de control ü Usado para el desmpeño ü Para salvaguardar activos ü Calidad ü Diseñado para limitar el ejercicio de autoridad  ü Para medir el desempeño del trabajo  ü Para planear y programar operaciones  ü Que permite a la alta gerencia cuidar varios

planes y rpogramas en forma equilibrada  ü Diseñado para la motivación ed lso miembros

de la empresa  

Proceso del control ü Establecimiento de estándares ü Aplicación de los estándares ü Comparación de estándares ü Acción preventiva y correctiva