Cuaderno Tmax

ESCUELA POLITECNICA JAVERIANA

FACULTAD DE ADMINISTRACION Y CIENCIAS DE LA ECONOMIA

ESCUELA DE INGENIERIA COMERCIAL

MATERIA: INFORMATICA ADMINISTRATIVA III

DOCENTE: SOFIA ESTEVEZ

SECCION: DIURNA NIVEL: CUARTO “B “ MODALIDAD: PRESENCIAL

CONTENIDO

CONTENIDO ..................................................................................................................................... 1

1. CONOCIMIENTO DEL SISTEMA .......................................................................................... 3

1.1. INTRODUCCION.................................................................................................................31.1.1. OBJETIVO........................................................................................................................31.2. REQUERIMIENTOS............................................................................................................31.2.1. HARDWARE....................................................................................................................31.2.2. SOFTWARE.....................................................................................................................31.3. INSTALACION.....................................................................................................................31.3.1. MSDOS.............................................................................................................................31.3.2. WIN95...............................................................................................................................31.3.3. RED...................................................................................................................................31.4. COMO OPERA EL SISTEMA............................................................................................41.4.1. INGRESO AL SISTEMA.................................................................................................41.4.2. TECLAS DE FUNCION...................................................................................................41.4.3. MANEJO DEL SISTEMA TMAX...................................................................................41.5. RESPALDAR Y RESTAURAR...........................................................................................71.6. MODULO DE CONTABILIDAD........................................................................................71.6.1. CUENTAS........................................................................................................................81.6.2. MOVIMIENTOS............................................................................................................111.6.3. OPCIONES DEL MENU................................................................................................111.6.4. MAYORIZACION..........................................................................................................141.6.5. REPORTES.....................................................................................................................161.6.6. CIERRE Y APERTURA DEL EJERCICIO...................................................................181.6.7. REVERSAR DOCUMENTOS.......................................................................................19

2. MODULO DE FACTURACION ............................................................................................. 20

2.1. CREAR /IMPRIMIR FACTURAS....................................................................................202.1.1. ENCABEZADO..............................................................................................................202.1.2. CUERPO DE LA FACTURA.........................................................................................212.2. MODIFICACION/ELIMINACION DE FACTURAS.....................................................232.3. CONSULTAS DE FACTURAS.........................................................................................232.4. TOTALES DE VENTAS.....................................................................................................242.5. ARCHIVO DE CLIENTES................................................................................................252.6. COTIZACIONES................................................................................................................26

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3. MODULO DE CUENTAS POR COBRAR ............................................................................ 26

3.1. INGRESO/CONSULAS DE PAGOS DE FACTURAS...................................................263.2. IMPRESIÓN DE ESTADOS DE CUENTAS...................................................................283.3. IMPRESIÓN DE PAGOS VENCIDOS.............................................................................283.4. PROCESOS DE ESTADOS DE CUENTA.......................................................................293.4.1. BALANCE DE PERIODO ................................................................293.4.2. MENSAJES DE DEMORA............................................................................................303.4.3. CONVERSION CUENTA A EFECTO ..................................................303.5. MODULO DE COMPRAS.................................................................................................313.5.1. CREAR ORDENES DE COMPRA................................................................................313.5.2. MODIFICAR/ELIMINAR ORDENES..........................................................................333.5.3. CONSULTAR ORDENES.............................................................................................333.5.4. RECIBIR MERCADERIAS...........................................................................................333.5.5. ARCHIVO DE PROVEEDORES...................................................................................333.5.6. PROCESOS DE ESTADOS DE CUENTA....................................................................34

4. MODULO DE INVENTARIOS ............................................................................................... 34

4.1. LISTA DE PRECIOS..........................................................................................................344.2. LISTA DE PRECIOS-COSTOS........................................................................................354.3. CREAR/CONSULTAR ITEMS.........................................................................................354.4. MOVIMIENTOS DE ITEMS.............................................................................................364.5. VALOR DE INVENTARIOS.............................................................................................37

5. CONTROL DE BANCOS ......................................................................................................... 37

5.1. AGREGAR CUENTAS DE BANCOS ............................................................................375.2. CONCILIACION................................................................................................................38

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TMAX .- SISTEMA ADMINISTRATIVO INTEGRADO

1. CONOCIMIENTO DEL SISTEMA

1.1. INTRODUCCION

TMAX es un sistema administrativo integrado que nos permite controlar las unidades de Contabilidad, como son: Contabilidad General, Inventarios, Facturación, Gestión de cartera (Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar) y Bancos.

1.1.1. OBJETIVO En los actuales momentos es indispensable llevar la Contabilidad en un sistema computarizado, puesto que los altos directivos deben tener al alcance la información necesaria para la toma de decisiones, con lo que la empresa tendría una ventaja competitiva.

1.2.REQUERIMIENTOS

1.2.1. HARDWARE

TMAX, es un sistema que funciona en computadoras PC con características:Procesador : 486 en adelante.RAM: 8 Mb o más.Disco duro: inicialmente 600 Kb, pero el espacio ocupado será de acuerdo al tamaño de la empresa y sus movimientos (transacciones).

1.2.2. SOFTWARE

TMAX, es un paquete que corre bajo MS DOS Vs. 6.0 o mayor, también en WIN3.1 o superior.

1.3. INSTALACION

1.3.1. MSDOSEl procedimiento para instalar el sistema Tmax, consiste en:1. Reinicie su computador en modo MS DOS.2. Introduzca el disquete que tiene la etiqueta “SISTEMA TMAX”, en el drive (unidad A: o unidad

B:).3. Diríjase a la raíz digitando cd.. y presione ENTER.4. Digite MD TMAX y presione ENTER.5. Digite CD TMAX y presione ENTER, entonces aparecerá C:\TMAX>6. Digite COPY A:\TMAX\*.* y presione ENTER.7. Retire el disquete del drive.8. Reinicie su computador.9. Ejecute el programa de instalación si tiene problemas

1.3.2. WIN951. Copie la carpeta A:\TMAX a la raíz del disco duro (C:\) con el explorador de windows.2. Cree el acceso directo en el escritorio, direccionando al archivo C:\TMAX\TM.EXE

1.3.3. RED1. Conectese a la red2. Por medio del explorador de windows seleccione el servidor que tiene el paquete3. Copie la carpeta TMAX, en su disco duro.4. Cree el acceso directo en el escritorio, direccionando al archivo C:\TMAX\TM.EXE

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SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO

EscogerIniciar

1.4.COMO OPERA EL SISTEMA

1.4.1. INGRESO AL SISTEMA1. De un click en el botón inicio.2. Un click en EJECUTAR O RUN.3. Digite C:\TMAX\TM.EXE y presione ACEPTAR.

Nota: en caso que el programa no aparezca maximizado, presione el botón de maximizar.

1.4.2. TECLAS DE FUNCIONF1: Este sistema maneja una ayuda en línea y para poder accesar a ella, el usuario debe

presionar la tecla F1.F2: Esta tecla nos permite desplegar todas las teclas de función.F3: Por medio de esta tecla el usuario puede desplegar una ventana con tadas las

abreviaturas que él creó.F4: Desplega una ventana con las “N” opciones que el usuario creó para dicho campo. Por

ejemplo si estamos introduciendo un movimiento y estamos en el campo Código de Cuenta y presionamos la tecla F4, aparecería el plan de cuentas, pero solo CUENTAS DE DETALLE O AUXILIARES.

F5: Nos permite copiar (en memoria) la línea de texto que se encuentra a la derecha del cursor.

F6 : Permite pasar la información tomada con F5 a la posición del cursor. F7 : Permite copiar las transacciones de banco al archivo de pendientes de contabilidad. Si se

presiona esta tecla durante la introducción de comprobantes de contabilidad se abrirá una ventana que mostrará los movimientos ya archivados de Control de Bancos, ordenados por código y fecha; para seleccionar y pasar la información entre ventanas, siga las indicaciones descritas en F4, la única diferencia es que puede seleccionar más de un movimiento por vez.

1.4.3. MANEJO DEL SISTEMA TMAX

MENU PRINCIPAL

S.I.A.

Trabajar con Empresa Otros Trabajos Instalación Terminar

Seleccione su opción

Luego de haber instalado el sistema contable Tmax, se debe configurar el sistema con los datos generales de la empresa y todos aquellos referentes al seteo del hardware que se va a utilizar; para rezaizar este proceso el usuario debe ingresar al sistema hasta que aparezca la ventana con el Menu Principal.

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CONFIGURACION/ TRABAJAR CON EMPRESA

Existen dos tipos de configuración la nueva o la actualización

NUEVASignifica que se va a crear una empresa para esto se debe realizar lo siguiente:

1. Seteo de la empresa: Seleccione la opción TRABAJAR CON EMPRESA y luego seleccione INICIAR, a continuación le desplegará

INICIAR UNA EMPRESA

S.I.A.+------------------------------------------------------------------------------+¦ SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO ¦+------------------------------------------------------------------------------+ Iniciar empresa+---------------------------------------------------------+¦ ¦¦ Nombre de la Empresa SAE¦ ¦¦ Fecha de Inicio : 01/11/99 ¦¦ ¦¦Colocación de los Datos : C:\TMAX\SAE\ ¦ ¦+---------------------------------------------------------+

Períodos:+----------------------------+¦ Contabilidad :00 ¦ POR DEFAULT SE DEJA CON “00”¦ Inventario-Facturación :00 ¦¦ Control de Bancos :00 ¦

Nombre: Este campo admite hasta 30 caracteres y se refiere al nombre de la Empresa. Fecha de Inicio: corresponde al día, mes y año en el que el usuario inicia la empresa. Podrá corresponder a la fecha real de la apertura o a la fecha en la que se va a introducir por primera vez el plan de cuentas. Colocación de los Datos: Permite identificar la unidad de disco o el subdirectorio del disco ígido donde se grabarán los archivos de datos de la empresa. Períodos: permite indicar los períodos de apertura para las diferentes aplicaciones. Si el usuario desea que el número de período corresponda con el número del mes, recomendamos incluir los movimientos de apertura en el período 0, si los movimientos siguientes corresponden al mes 1; se cerrará el período 0 y se abrirá el período 1 para ingresar las transacciones que se vayan generando . Luego de haber creado la empresa usted debe seleccionar la empesa para poder empezar a trabajar. Para esto se debe dirigir a:

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ACTUALIZAR

ESCOGER UNA EMPRESA

S.I.A.+------------------------------------------------------------------------------+¦ SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO ¦+------------------------------------------------------------------------------+ Trabajar con Empresa Otros Trabajos Instalación Terminar+---------+¦ Escoger ¦¦ In Escoger Empresa+---+--------------------------------+ ¦ FACE - ESQUEL ¦ LISTADO DE EMPESAS EXISTENTES ¦ E. MEJIA CIA LTDA ¦ ¦ SAE ¦ ¦ COMIDA ¦ +--------------------------------+

La empresa con la cual se va a trbajar se seleciona con las flechas de navegación y luego presionando un ENTER.

OTROS TRABAJOSS.I.A.+------------------------------------------------------------------------------+ ¦ SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO +------------------------------------------------------------------------------+ Trabajar con Empresa Otros Trabajos Instalación Terminar

+-------------+ ¦ Cambiar ¦¦ Eliminar ¦ ¦ Duplicar ¦ ¦ Reconstruir ¦ ¦ Abreviatura ¦ +-------------+ Seleccione su opción

Cambiar : Permite modificar los datos de la empresa, introducidos a través de la opción Iniciar.Eliminar : Permite borrar una empresa anteriormente incluida en el sistema a través de la opción Iniciar. Duplicar : Permite crear una empresa a partir de una ya existente. Este proceso copia el Plan de Cuentas de la empresa dejando los saldos de las cuentas en cero. Reconstruir : Permite recuperar, cuando sea posible, todos los índices de los archivos del sistema. Se utilizará esta opción cada vez que se interrumpa algún proceso de grabación o se sospeche alguna anomalía en el funcionamiento del sistema. Abreviatura : Esta opción permite asociar una abreviatura a textos muy utilizados (como códigos, detalles o nombres). Esta abreviatura será todo lo que tendrá que escribir, seguida de la tecla F3, sobre cualquier campo del programa, para que en lugar de la abreviatura aparezca el texto completo. Dentro de está opción existe:

Abreviatura : Este campo admite tres letras (mayúsculas) y es el que se escribirá en lugar del Código o Detalle. Texto: Este campo admite hasta 35 caracteres y en él el usuario escribe el texto (códigos, detalles, nombres etc.) a ser abreviado.

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INSTALACION

S.I.A.+------------------------------------------------------------------------------+¦ SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO ¦+------------------------------------------------------------------------------+ Trabajar con Empresa Otros Trabajos Instalación Terminar

+-------------------+ ¦ Impresora ¦ ¦ Monitor ¦ ¦ Claves de Acceso ¦ ¦ Colocación ayuda ¦ ¦ Impresión Factura ¦ +-------------------+

Impresora : Permite configurar el sistema para trabajar con diferentes impresoras. Los valores por defecto del sistema corresponden a impresoras de tipo estandard (Epson 80 columnas (15-18)y otras de 132 columnas(32-32)). Para otras impresoras usted deber consultar el manual de su impresor o a su distribuidor.Monitor : Permite configurar el sistema para trabajar con un monitor a color. Claves de acceso: Son cuatro y se utilizarán para discriminar el acceso a la información del sistema. Se forman con una combinación de seis caracteres y deberán ser introducidas cada vez que se comience a trabajar con el sistema, a menos que la clave se defina para libre acceso, ésto es, dejando en blanco la primera clave. Consta de los siguientes campos:

Clave : Admite hasta seis caracteres alfanuméricos. Identificación : Admite hasta 20 caracteres e identifica al usuario.Pr (Prioridad): Admite los caracteres 1 y 2. Aquellas claves con prioridad 1 podrán archivar transacciones y aquellas con prioridad 2 no podrán hacerlo. Colocación de la Ayuda: Permite identificar la unidad de disco (B:) o el directorio de disco rígido (escribiendo la identificación del directorio o subdirectorio), donde se encuentran los archivos de Ayuda o Manual de operación en línea

Impresión Fac.: TMAX puede imprimir tres tipos de facturas: el que viene incluido en el paquete (TMAX), el definido por el usuario (Preimpresa) y el formato standard (Normal) dibujado por el programa. Usted puede definir las secuencias de caracteres de control para la configuaración de la impresora. Además usted puede seleccionar el puerto al que está conectada la impresora y el caracter que separa las columnas (margen) de la factura Normal.

TERMINARSirve para finalizar una sesión de trabajo en TMAX, y permite salir del sitema.

1.5.RESPALDAR Y RESTAURARReconstruir/restaurar : Permite recuperar, cuando sea posible, todos los índices de los archivos del sistema. Se utilizará esta opción cada vez que se interrumpa algún proceso de grabación o se sospeche alguna anomalía en el funcionamiento del sistema, generalmente cuando existe algún tipo de apagón o baja de luz.Respaldar: No es más que sacar un Backup del sistema para lo cual se copia la carpeta como respaldo.

1.6.MODULO DE CONTABILIDAD

: Se utiliza para trabgajar con otro período contable o cuando se desee cambiar la fecha que el sistema desplega en la parte superior de la pantalla. Si el período seleccionado no es encontrado, el program lo indicara en la línea de mensajes. Si dicho período reside en algún otro dispositivo de almacenamiento, podrá ser recuperado copiándolo por medio de la instrucción COPY del D.O.S. en el subdirectorio correspondiente a la empresa seleccionada.

APLICACIÓN: Permite selccionarr un módulo con el cual se desea trabajar, mismo que se selecciona por medio de un ENTER.

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S.I.A.+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Contabilidad ¦ SAE ¦ Período:00 ¦ 16/07/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Aplicación Cuentas Movimientos Informes Procesos Terminar +------------------------+ ¦ Contabilidad ¦ Inventario-Facturación ¦ Cuentas por Cobrar ¦ Cuentas por Pagar ¦ Control de Bancos ¦ Directorio +------------------------+

1.6.1. CUENTAS Permite Actualizar el Plan de Cuentas de la Empresa seleccionada.

CONCEPTOS BASICOS

PLAN DE CUENTASConstituye en un listado sistemático de cuentas de mayor general y sus subcuentas aplicables a un entidad comercial.

CRITERIOS PARA ESTRUCTURAR UN PLAN Naturaleza de la empresa/actividad comercial Magnitud/Tamaño de la Empresa Nivel de Control Políticas Corporativas, Reglamentos, estatutos, organigrama, centros de costo, etc. Otros: entorno, mercado, etc.

ELEMENTOS DE UN PLAN En un plan está constituido por tres elementos que son:

CÓDIGO: Es una expresión resumida de un concepto o definición. Generalmente esta compuesta por números y letras, mismos que identifican a un dato.

CUENTA: Es el nombre de la cuenta contable.

TIPO: Determina la naturaleza de la cuenta, es decir si la cuenta es general (acumuladora), o es de detalle(auxiliar).

CODIFICACION DE UN PLANPara la codificación, es necesario determinar la estructura del plan, es decir los grupos, subgrupos, etc. sin embargo nosotros nos basaremos en la siguiente:

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CODIGO CUENTA TIPO1. .1.01. .1.01.01. .1.01.01.0011.01.01.002 .1.01.02. .1.01.02.001.1.01.02.002.1.01.03.1.01.03.001.1.02. .1.02.01. .1.02.01.001.1.02.02. .1.02.02.001.1.03. .

2. .2.01. .2.01.01.2.01.01.001.2.01.01.002.2.02. .2.02.01. .2.02.01.001.2.02.01.002.2.02.01.003..3. .3.01. .3.01.01. .3.01.01.001.3.02. .3.02.01. .3.02.01.001.3.02.02. .3.02.02.001.3.03. ..3.03.01. .3.03.01.001.3.04. .3.04.01. .3.04.01.001.3.04.01.002.3.04.02. .3.04.02.001.

4. .4.01. .4.01.01. .4.01.01.001.4.02. .4.02.01. .4.02.01.001.

ACTIVOSCORRIENTESCIRCULANTESCAJABANCOSEXIGIBLESCTAS. POR COBRARDOC. POR COBRARREALIZABLESMERCADERIASFIJODEPRECIABLESMUEBLES Y ENSERESNO DEPRECIABLESTERRENOSOTROS

PASIVOSCORTO PLAZOCTAS. POR PAGARPROV. NACIONALESPROV. EXTERIORESLARGO PLAZODOC. POR PAGARLETRASPAGARESOTROS PASIVOS

PATRIMONIOCAPITAL SUSCRITOCAPITAL ACCIONISTASCAPITALRESERVASRESERVA LEGALLEGALRESERVA ESTATUTARIAESTATUTARIASUPERAVIT DE CAPITALDONACIONES CAPITALDONACIONES CAPITALRESULTADOSUTILIDADESU. EJERCICIOU. EJERC. ANTERIORESPERDIDAS Y GANANCIASPERDIDAS Y GANANCIAS

RENTAS/INGRESOSOPERACIONALESVENTASVENTAS NO OPERACIONALESFINANCIEROSINTERESES GANADOS

GGGDDGDDGDGGDGDG

GGGDDGGGGDGGGGDGGDGDGGDGGDDGD

GGGDGGD

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5. .5.01. .5.01.01. .5.01.01.001.5.01.01.002.5.01.01.003.5.02. .5.02.01. .5.02.01.001.5.02.01.002.5.02.01.003.

GASTOS/EGRESOSOPERACIONALESPRODUCCIONMATERIA PRIMAMANO DE OBRACOSTO DE FABRICACIONNO OPERACIONALESADMINISTRATIVOSGASTOS GENERALESALQUILERGTOS. UTILES DE OFICINA

GGGDDDGGDDD

CREACION DE UN PLAN EN TMAXPara la creación del plan en el sistema es necesario recordar que todas las cuentas generales TERMINAN EN PUNTO, en cambio que las ctas. De detalle NO TERMINAN EN PUNTO; por ejemplo:

Actualizar cuentas S.I.A.

+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Contabilidad ¦ SAE ¦ Período:00 ¦ 16/07/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Incluir Modificar Eliminar Buscar Siguiente Anterior Listar Terminar+------------------------------------------------------------------------------+¦ ¦¦ Código Nombre de la Cuenta ¦¦ ¦¦ 1. ACTIVOS ¦¦ 1.01. CIRCULANTES ¦¦ 1.01.01. CORRIENTES ¦¦ 1.01.01.001 CAJA ¦¦ 1.01.01.002 BANCOS ¦¦ 1.01.02. EXIGIBLE ¦¦ 1.01.02.001 CUENTAS POR COBRAR ¦¦ 1.01.02.002 INTERES ACUMULADO POR COB ¦¦ 1.01.03. REALIZABLE ¦¦ 1.01.03.001 MERCADERIAS ¦¦ 1.02. ACTIVOS FIJOS ¦¦ 1.02.01. DEPRECIABLES ¦¦ ¦+----------------------------------------------------------------------------------------------+ Seleccione su opción

ACTUALIZAR CUENTAS DE CONTABILIDAD

Código: Este campo admite 20 caracteres y permite la introducción de los códigos que forman el plan de cuentas de la empresa escogida. Nombre de la Cuenta: Este campo admite 25 caracteres y se refiere al nombre de la cuenta que se va a introducir. Al momento de introducir el código usted deberá considerar lo informe, evitando así su codificación dentro del Plan de Cuentas. Mientras la primera modalidad ofrece más seguridad contable, la segunda flexibiliza la estructura contable y agiliza la entrada de datos. Para una explicación detallada sobre este punto, usted debe leer las partes de este manual correspondientes a los informes Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias y al Cierre de Ejercicio, del menú de Procesos.

SINTÁXIS- El código consta de hasta 20 caracteres que son números o puntos, (.) de fin de nivel.

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- El primer caracter contando de izquierda a derecha debe ser un número, todos los demás pueden ser números o puntos. Ejemplo de códigos válidos 1; 2.; 1.23.465; 1.1.3.. Pero, se debe tener en cuenta que todas las cuentas acumuladoras deben terminar en PUNTO, en cambio que las auxiliares NO deben terminar en punto.

- El número máximo de niveles es 9.- Un código no puede incluir una secuencia de dos puntos (..). OPCIONES DEL MENU

Incluir Modificar Eliminar Buscar Siguiente Anterior Listar Terminar

Incluir : Sirve para agregar un registro.Modificar: Sirve para modificar o actualizar el registro que está activo en la pantalla.Eliminar: Permite borrar el registro que está activo en la pantalla.Buscar: Operación que nos permite encontrar un registro mediante un codigo.Siguiente: Sirve para ir al siguiente registro.Anterior: Nos permite dirigirnos al anterior registro.Listar: Sirve para visualizar todos los rregistros en forma de lista.Terminar: Nos permite salir del submódulo CUENTAS DE CONTABILIDAD.

1.6.2. MOVIMIENTOS

CONCEPTOS BASICOS LA PARTIDA DOBLEEste tiene dos enunciados:

Toda cuenta sin excepción debe considerarse personificada

Esto, quiere decir que a una cuenta se la debe considerar como a una persona, aunque esta sea abstracta, sea cualquier valor que ésta represente, gracias a esto se puede hablar de:

Cuentas deudoras: aquellas que reciben un valor, sin entregar nada simultáneamente.Cuentas acreedoras: aquellas que entregan un valor cualquiera, sin recibir nada simultáneamente.

Las cuentas personales son acreedoras, cuando entregan valores de su propia naturaleza.Las cuentas personales son deudoras, cuando reciben valores de su propia naturaleza.

En toda Transacción Mercantil, No hay Deudor sin su Acreedor Correspondiente por un valor Igual o Equivalente y Viceversa.

Esto quiere decir, que el Debe siempre será igual al Haber.

DIARIO GENERALEs una lista de los comprobantes archivados (no incluye los que aún están en el Pendiente), ordenados por número. Se muestran los totales de cada comprobante y el total general. Los Débitos y Créditos en cada caso, deben ser idénticos entre sí. Además, si se han listado todos los comprobantes, los totales deben ser idénticos a los totales de Débitos y Créditos del Resumen del Diario General. En caso contrario la contabilidad está descuadrada y usted debe utilizar la opción Cuadrar Saldos del Menú de Procesos.

1.6.3. OPCIONES DEL MENU

INGRESO DE COMPROBANTES

Como Primer paso el usuario debe ir al Módul MOVIMIENTOS, luego aparecerá la siguiente ventana, donde seleccionará ACTUALIZAR.

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S.I.A.+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Contabilidad ¦ SAE ¦ Período:00 ¦ 16/07/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Aplicación Cuentas Movimientos Informes Procesos Terminar

+------------+ ¦ Actualizar ¦ ¦ Consultar ¦ ¦ Archivar ¦ +------------+


Entonces el usuario se encontrará con la pantalla de ingreso de transacciones/comprobantes.

Movimientos S.I.A.+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Contabilidad ¦ SAE ¦ Período:00 ¦ 16/07/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+

+---------------------------------------Ð--------------------------------------+¦ Nº Documento: 0002 Fecha: ¦ Nombre: ¦------------------------------------------------------------------------------¦ Código Tp Número Detalle Importe ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦Ã------------------------------------------------------------------------------Â¦ Van : Debe: Haber: Saldo: ¦+------------------------------------------------------------------------------+ Presione <ESC> para salir

Donde:

ACTUALIZAR MOVIMIENTOS DE CONTABILIDAD

En este proceso usted podrá introducir al Pendiente de Contabilidad nuevos movimientos o modificar los ya existentes. Entre éstos últimos se encuentran los ya introducidas por usted y los generadas por los procesos de Archivar de Cuentas por Cobrar y Pagar, Inventario y Facturación. En cuanto a los movimientos de Control de Bancos, usted puede incorporarlos al Pendiente de Contabilidad haciendo uso de la tecla F7. No. Documento : Permite colocar el número de identificación del documento que respalda la transacción que se desea incluir o modificar. Fecha : Se refiere a la fecha del día que identifica el documento. El sistema ofrece una fecha por defecto que el usuario puede aceptar o modificar. Los datos anteriores son necesarios para la futura identificación y colocación del comprobante ya que, a través de ellos usted podrá invocarlo para modificarlo o archivarlo definitivamente. Nombre: Se trata del nombre de la cuenta referida por el movimiento. Esta información no es introducida por el usuario sino que aparece cuando éste introduce y acepta un código ya registrado en el Plan de Cuentas. Código: Se refiere al Código de la cuenta que se desea mover. Una vez introducido el código, éste es validado por el sistema. Si existe aparecerá el nombre de la cuenta, en caso contrario aparacerá en este campo el mensaje "Código no registrado".

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Tp: Se refiere al Tipo que el usuario desea asignar al movimiento que está introduciendo. Por ejemplo: CH (Cheque), DP (Depósito), NC(Nota de Crédito) etc. Es un campo de referencia ya que no determina el signo del importe del movimiento. Número: Admite 8 caracteres y es un identificador del movimiento. Detalle: Admite 35 caracteres y permite hacer una breve descripción del movimiento. Importe: Es un número entre -9.999.999.999,99 y 9.999.999.999.99 que acreditará o debitará a la cuenta según el signo que le asigne el usuario. Van: Se refiere al número de movimientos introducidos hasta el momento en el comprobante con que se está trabajando. Debe y Haber: presentarán el importe acumulado de débitos y créditos correspondientes al comprobante con el que se está trabajando. Saldo: Se refiere a la diferencia entre los débitos y créditos de los moviminetos correspondientes al comprobante con el que se está trabajando, al termino del asiento SALDO = 0, es necesario recordar que si el asiento no está cuadrado no se podrá archivar.

CONSULTAR MOVIMIENTOS

Presenta una lista de los movimientos introducidos hasta el momento en el Archivo de Pendientes. La explicación sobre selección de Rango y Dispositivo de Salida podrá verse en detalle en la opción Informes.

En esta operación se maneja, lo siguiente:DESDE:HASTA: Esto es más el rango de número de documentos DESDE cual HASTA cual número el usuario desea consultar, en caso que desee todos, pues solo teclara dos ENTER, es decir que estos campos quedarán en blanco. Si desea un asiento en particular deberá seleccionar el mismo número en DESDE y HASTA.

JORNALIZACION DE COMPROBANTESDespués de haber consultado y de estar seguro que todas las transacciones se ingresaron correctamente, entonces el usuario está listo para jornalizar. Este proceso consiste en ARCHIVAR todas las transacciones y se lo representa graficamente de la siguiente manera:

Este proceso el usuario lo realiza en todos los módulos del sistema TMAX.

En Otras palabras Jornalizar es lo mismo que archivar, para lo cual se detalla a continuación el proceso de Archivar.

ARCHIVAR Esta opción permite pasar los movimientos que se encuentran en el Pendiente al Archivo Definitivo. El programa los revisa uno por uno y archiva aquellos que cumplen con todos los requisitos de una entrada formalmente válida. Si después de este proceso quedan movimientos por archivar, el programa lo informará en el Area de Comunicaciones con el Usuario. La opción Consultar permite al usuario revisar estos movimientos y la opción Actualizar permite modificarlos. Una vez archivados los movimientos válidos en el archivo de movimientos definitivo, el programa actualiza los saldos referidos por esos movimientos mediante sus códigos y según sus importes y otros datos. Esto significa que los próximos informes solicitados por usted reflejarán en sus saldos los últimos movimientos archivados.

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Ingreso de transacciones

Transacciones en Archivo TEMPORAL

Proceso de ARCHIVAR

Transacciones en Archivo DEFINITIVO (Jornallizar)

1.6.4. MAYORIZACION

La mayorización para el sistema Tmax es un informe que el usuario puede acceder al momento que este lo desee, sin importar que el período esté sin cerrar. Para esto el usuario deberá tener archivados todos los movimientos.

MAYORIZAREs la operación que consiste en sacar los saldos (Cierre) de todas las cuentas a una determinada fecha, para lo cual se utiliza la tradicional “T”.

MAYOR GENERAL

Es una lista de las cuentas de detalle ordenadas por fecha, cada una con su Saldo hasta el período anterior y sus movimientos del período seleccionado. Muestra al final de los movimientos de cada cuenta, su Saldo Actual.


+---------------------------+ ¦ Diario General ¦ ¦ Resumen de Período ¦ ¦ Mayor General ¦ ¦ Balance de Comprobación ¦

+---------------------------------------+ ¦ Balance General ¦ ¦ ¿ Salto de página por cuenta ? Si No ¦ ¦ Edo. Pérdidas y Ganancias ¦ +---------------------------------------+ ¦ Plan de Cuentas ¦ +-------------------------------+ ¦ Mayor analítico ¦ ¦ Desde : ¦ +---------------------------+ ¦ Hasta : ¦ ¦ ¿ Por Impresora ? Si No ¦ ¦ ¿ Salida a disco ? Si No ¦ +-------------------------------+ +------------------------------------------+ ¦ Nombre del archivo : ¦ +------------------------------------------+

Salto de Página: Significa que el informe se va a presentar una página para cada cuenta contable, por default el sistema toma el valor de NO.Desde Hasta : Es el rango de cuentas que el usuario desea consultar , si van a ser todas las cuentas contables se deja en blanco y se teclea dos ENTER.Por Impresora: Esta opción permite al usuario:SI: Imprimir el informe, debe estar lista la impresora para esta opción.NO: Visualización del informe en pantalla.

Salida a disco: Si el usuario desea exportar los datos del sistema TMAX a otro programa para elaborar un informe especial, por default se encuentra con el valor de NO.

SI: Por medio de esto empieza el proceso de exportación, luego de lo cual aparece, una ventana solicitando el nombre del archivo, para esto el usuario debe ingresar el PATH completo del archivo, tomando en cuenta que la extensión del archivo siempre va a ser TXT, por ejemplo :+------------------------------------------+ ¦ Nombre del archivo : A:\MAYOR.TXT ¦ +------------------------------------------+

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MAYOR GENERAL INFORME GENERALCODIGO : 1.01.01. NOMBRE : CORRIENTESCODIGO : 1.01.01.001 NOMBRE : CAJA--------------------------------------------------------------------------------FECHA COMP TP NUMERO DESCRIPCION DEL ASIENTO IMPORTE SALDO========================================================================== SALDO ANTERIOR -----> 0.0001/11/99 BSI BI 1 BALANCE INICIAL 78000.00 78000.0001/11/99 1002 AL 2 PAGO DE ALQUILER -3000.00 75000.0001/11/99 AL01 AL 2 PAGO DE ALQUILER -3000.00 72000.0005/11/99 1004 CP 4 COMPRA DE MERCADERIAS -7200.00 64800.0007/11/99 1005 VN 5 VENTA DE MERCADERIAS 3150.00 67950.00 SALDO ACTUAL -----> 67950.00

Continuar -+. Salir <esc>.

MAYOR ANALITICO

Este informe es similar al informe Mayor General, sólo que incluye el rango de períodos seleccionado y excluye los períodos sin movimiento. En cada período muestra los Saldos acumulados y los Débitos y Créditos del período. S.I.A.+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Contabilidad ¦ SAE ¦ Período:00 ¦ 23/07/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Aplicación Cuentas Movimientos Informes Procesos Terminar

+---------------------------+ ¦ Diario General ¦

¦ Resumen de Período ¦ Rango de Períodos ¦ Mayor General ¦ +---------------+ ¦ Balance de Comprobación ¦ ¦ Desde : 0 ¦ ¦ Balance General ¦ ¦ Hasta : 0 ¦ ¦ Edo. Pérdidas y Ganancias ¦ +---------------+ ¦ Plan de Cuentas ¦ +-------------------------------+ ¦ Mayor analítico ¦ ¦ Desde : ¦ +---------------------------+ ¦ Hasta : ¦ ¦ ¿ Por Impresora ? Si No ¦ ¦ ¿ Salida a disco ? Si No ¦ +-------------------------------+

MAYOR ANALITICO INFORME GENERALCODIGO : 1.01.01. NOMBRE : CORRIENTESCODIGO : 1.01.01.001 NOMBRE : CAJA--------------------------------------------------------------------------------FECHA COMP TP NUMERO DESCRIPCION DEL ASIENTO IMPORTE SALDO============================================================================== SALDO ANTERIOR -----> 0.00PERIODO : 0001/11/99 BSI BI 1 BALANCE INICIAL 78000.00 78000.0001/11/99 1002 AL 2 PAGO DE ALQUILER -3000.00 75000.0001/11/99 AL01 AL 2 PAGO DE ALQUILER -3000.00 72000.0005/11/99 1004 CP 4 COMPRA DE MERCADERIAS -7200.00 64800.0007/11/99 1005 VN 5 VENTA DE MERCADERIAS 3150.00 67950.00 SALDO PERIODO 00 -----> 67950.00 Continuar -+. Salir <esc>.

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1.6.5. REPORTES

El usuario debe recordar que en los informes solo se visualizarán aquellos que ya estén archivados. A continuación se presenta la ventana de todos los informes que proporciona el TMAX para el módulo de Contabilidad.


+---------------------------+ ¦ Diario General ¦ ¦ Resumen de Período ¦ ¦ Mayor General ¦ ¦ Balance de Comprobación ¦ ¦ Balance General ¦ ¦ Edo. Pérdidas y Ganancias ¦ ¦ Plan de Cuentas ¦ ¦ Mayor analítico ¦ +---------------------------+


DIARIO GENERAL Es un listado de los comprobantes archivados con sus totales, con sus debitos y créditos y al final con el resumen de los débitos y créditos en caso, de no estar cuadrados se ejecuta el proceso de CUADRAR SALDOS.

RESUMEN DE PERIODO Es una lista de las cuentas de detalle ordenadas por código, con sus Débitos y Créditos, obtenidos a partir de los comprobantes ya archivados. Si se han listado todas las cuentas, los totales generales deben ser idénticos a los totales de Débitos y Créditos del Diario General. En caso contrario la contabilidad está descuadrada y usted debe utilizar la opción Cuadrar Saldos del Menú de Procesos.

BALANCE DE COMPROBACION. Es una lista de las cuentas ordenadas jerárquicamente, cada una con su Saldo Anterior, sus Débitos y Créditos del mes y su Saldo Actual. Muestra subtotales que reflejan los saldos en los diferentes niveles contables. Si se han listado todas las cuentas, los totales generales deben ser idénticos a los totales de Débitos y Créditos del Diario General. En caso contrario la Contabilidad está descuadrada y usted debe utilizar la opción Cuadrar Saldos del Menú de Procesos.

BALANCE GENERAL Y ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS

Según Plan de Cuentas. Esta opción puede es la más utilizada puesto que el balance va generarse con la misma estructura que el plan de cuentas., es decir con todas las cuentas que estén bajo una de las siguientes secciones patrimoniales: Activo, Pasivo, Patrimonio (Capital), Ingresos, Gastos, Cuentas de Orden de Activos y Cuentas de Orden de Pasivos. El Pasivo y el Patrimonio pueden estar agrupados a su vez bajo una cuenta de mayor nivel, que suele denominarse Pasivo y Patrimonio. Toda cuenta no agrupada bajo una de estas secciones será ignorada por el informe.

La única cuenta no perteneciente al Plan de Cuentas que esta modalidad calcula y presenta automáticamente, es la CUENTA DE RESULTADOS O CUNTA DE EXPLOTACION, que se la define como la diferencia los Ingresos y los Gastos.

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Según Definición del Usuario. Esta modalidad debe ser utilizada cuando: Se desee que en el informe aparezcan cuentas no registradas en el Plan de Cuentas No todas las cuentas que se desea aparezcan en el informe, Cuando se tienen cuentas que no están agrupadas bajo las secciones nombradas en la

modalidad anterior. También, si el usuario desee asignar directamente nombres o saldos a algunas o a todas las

cuentas del informe.

Bajo esta modalidad, los informes son definidos en la opción correspondiente del menú de Procesos. Allí, el usuario puede definir cuantos Balances Generales y Estados de Ganacias y Pérdidas diferentes desee, asignándoles luego un nombre a cada uno. Este nombre es el solicitado por el programa a la hora de emitir el informe.

Por ejemplo: si el usuario desea definir su propio Balance de Situación , debe ejecutar el proceso DEFINICION BALANCE, donde:

Al seleccionar este proceso, el programa solicita el nombre del Balance o Estado de Pérdidas y Ganancias que usted va a definir. Si usted escribe un nombre previamente asignado a otro informe, el programa presentará su definición para que usted la revise o modifique. Si la modifica, usted puede grabar la nueva definición con otro nombre para preservar el original. Se puede definir tantos informes diferentes como se desee. La definición consta de los siguientes campos:

Nivel: un entero entre 1 y 9. Designa el nivel jerárquico con el que la cuenta que se está introduciendo aparecerá en el informe. El primer nivel o nivel superior debe ser 1. No se permite saltarDe niveles, debajo del 1 debe escribirse el 2 y no el 3 o el 9. Si se escribe un nivel menor que el anterior, el programa lo interpretará como el fin de una rama contable y el comienzo de otra. Así por ejemplo, debajo de un nivel 4 correspondiente a la cuenta Otros Activos, se puede escribir un nivel 1 correspondiente a Pasivos. Se debe tomar en cuenta que al cambio de una sección se rrealiza un salto de prgina para comenzar con la tora sección.

Código: se trata del código contable de la cuenta que se desea incluir. Si el código que usted introdujo está registrado, el programa colocará el nombre de la cuenta en el campo Nombre. Si usted introdujo un código no registrado, el programa lo aceptará de todas maneras. Si usted desea utilizar una definición de Pérdidas y Ganancias para un Cierre de Ejercicio Contable, debe tener el cuidado de incluir solamente los códigos de aquellas cuentas cuyos saldos quedarán en 0 al concluir el cierre.

Nombre: admite hasta 40 caracteres alfanuméricos y es el nombre que usted desea que aparezca en el informe. Si usted está conforme debe teclear un ENTER sobre el campo.

En el informe, los saldos de las cuentas de niveles superiores serán el resultado de los saldos de las cuentas del nivel inmediatamente inferior pertenecientes a su rama, independientemente del saldo registrado de aquellas.

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PROCESOS CONTABLESS.I.A.+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Contabilidad ¦ SAE ¦ Período:00 ¦ 08/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Aplicación Cuentas Movimientos Informes Procesos Terminar

+--------------------+ ¦ Cierre Período ¦ ¦ Cierre Ejercicio ¦ ¦ Cuadrar Saldos ¦ ¦ Transferir Saldos ¦ ¦ Reversar Documento ¦ ¦ Copiar Documento ¦ ¦ Transferir a DIF ¦ ¦ Definición Balance ¦ ¦ Def. Per. y Gan. ¦ ¦ Reorganizar ¦ ¦ Reconstruir ¦ ¦ Numerar Documentos ¦ +--------------------+


1.6.6. CIERRE Y APERTURA DEL EJERCICIOEl usuario puede trabajar con n períodos, pero al momento de cerrar el ejercicio debe tenerr en cuenta:

Este proceso genera automáticamente los movimientos y necesarios para cerrar el ejercicio contable. El cierre se realiza sólo sobre los movimientos ya archivados y es recomendable no tener ningún movimiento en el Pendiente ya que este no será tomado en cuenta durante el proceso. Este proceso se realiza según dos modalidades: Según Plan de Cuentas y Según Definición del Usuario. Según Definición del Usuario: usted debe haber definido previamente un Estado de Pérdidas y Ganancias. El programa solicitará el nombre de este informe. Según Plan de Cuentas: se deben cumplir los requisitos descritos en la opción Estado de Pérdidas y Ganacias del menú Informes.

T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Contabilidad ¦ XYZ ¦ Período:06 ¦ 19/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Aplicación Cuentas Movimientos Informes Procesos Terminar

+--------------------+ ¦ Cierre Período ¦ ¦ Cierre Ejercicio ¦ ¦ Cuadrar Saldos ¦ ¦ Transferir Saldos ¦

CIERRE DE EJERCICIO SEGUN PLAN DE CUENTAS ¦ Reversar Documento ¦ +-------------------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ Ingresos : 4. ¦ ¦ ¦ Gastos : 5. ¦ ¦ ¦ Cuenta de explotación : 3.02.01 ¦ ¦ ¦ No. documento de cierre : CI01 ¦ ¦ ¦ Detalle asientos de cierre : CIERRE A DICIEMBRE DE 1999 ¦ ¦ +-------------------------------------------------------------------------+s ¦ Para ejecutar el Cierre, el programa necesita que el usuario llene los siguientes campos: Cuenta de Resultado o de Explotación: se refiere al código de la cuenta que deberá recibir los ingresos y los gastos. Esta cuenta deberá ser necesariamente una cuenta de Pasivo creada

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anteriormente. Si la cuenta no existe, el sistema no permitirá que se continúe con el Proceso de CierreNúmero del Comprobante de Cierre : Se refiere al número que identificará al comprobante donde se asentarán los movimientos de cada cuenta de ingreso o gasto movida durante el ejercicio. Detalle : Se refiere al concepto que aparecerá en los movimientos de cierre. Por ejemplo : Cierre según balance al 01 de julio de 1987.

Una vez cumplimentados estos campos, el programa procede a cerrar el período seleccionado y crea un período 0, donde se efectúa el Cierre del Ejercicio. Por lo tanto usted no debe hacer Cierre de período sobre el mismo período en que hace Cierre del Ejercicio Contable. En el archivo de Pendiente de Contabilidad del período 0 aparece generado automáticamente el comprobante de cierre. Este comprobante es suficiente para un Cierre de Ejercicio Contable, pero si usted lo desea, puede modificar, eliminar o agregar movimientos. Luego usted puede archivar este comprobante como si se tratase de otro cualquiera.

Como resultado de esta operación, se archiva definitivamente el asiento de cierre, las cuentas de Ingresos y Gastos quedan en 0, se actualiza la Cuenta de Resultado y cualquier otra referida por el usuario en el comprobante. Con el período 0 seleccionado, usted puede obtener los informes del cierre como si se tratase de cualquier otro período.

APERTURA DEL EJERCICIOUna vez ejecutado el cierre, antes de abrir el período 01, usted puede si lo desea cerrar período en las aplicaciones Inventario y Bancos, en cuyo caso éstas abrirán los períodos 00. En caso de cerrar período en las aplicaciones cuando el período contable es diferente de 00, se generará el siguiente período. Finalmente, usted usará la opción Cierre de Períodos para abrir el primer período (01) del siguiente ejercicio. El período 01 del nuevo ejercicio contable reemplazará al período 01 del ejercicio anterior y así sucesivamente, por lo que usuario debe haber hecho una copia de respaldo de todo el ejercicio anterior en un subdirectorio o dispositivo aparte.

1.6.7. REVERSAR DOCUMENTOS

T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Contabilidad ¦ XYZ ¦ Período:01 ¦ 19/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Aplicación Cuentas Movimientos Informes Procesos Terminar +--------------------+ ¦ Cierre Período ¦ Documentos ¦ Cierre Ejercicio ¦ +------+ ¦ Cuadrar Saldos ¦ ¦0005 ¦ ¦ Transferir Saldos ¦ ¦ ¦ ¦ Reversar Documento ¦ ¦ ¦ ¦ Copiar Documento ¦ ¦ ¦ ¦ Transferir a DIF ¦ ¦ ¦ ¦ Definición Balance ¦ +------+ ¦ Def. Per. y Gan. ¦ ¦ Reorganizar ¦ ¦ Reconstruir ¦ ¦ Numerar Documentos ¦

Indique documentos a reversar

Para reversar un documento el usuario deberá ingresar el número de documento(con todos lo números), luego da ENTER, hasta salir de está opción. Luego, podrá verificar en Movimientos/Consultar. En este momento se puede modificar el documento o eliminar

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Ingreso de transacciones, Modificar/Eliminar

Transacciones en Archivo TEMPORAL

Proceso de ARCHIVAR

Transacciones en Archivo DEFINITIVO (Jornallizar)

2. MODULO DE FACTURACION

2.1.CREAR /IMPRIMIR FACTURASPara generar una factura el usuario debe seleccionar APLICACIÓN / INVENTARIOS FACTURACION, luego deberá elegir la opción MOVIMIENTOS/FACTURA; y se desplegará la ventana del encabezado de la factura

2.1.1. ENCABEZADO

Factura T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Inventario-Factura ¦ XYZ ¦ Período:01 ¦ 19/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+

+------------------------------------------------------------------------------+¦ Número : 00000001 Tipo : Emisión : 19/08/00 Vencimiento : 19/08/00 ¦Ã------------------------------------------------------------------------------Â¦ C. contable : ( Cuentas por cobrar ) ¦¦ ¦¦ Cliente : Nombre : ¦¦ ¦¦ Dirección : Teléfono : ¦¦ ¦¦ ¦¦ Forma de pago : ¦¦ ¦¦ Vendedor : Nombre : ¦Ã------------------------------------------------------------------------------Â¦ Comentarios : ¦¦ ¦¦ ¦+------------------------------------------------------------------------------+ Indique el tipo de Factura FE=efectivo, FH=cheque, FC=crédito, FT=tarjeta, FL=letras

Número : Admite hasta 8 caracteres y se refiere al Número del documento (Factura que emite la empresa). Tipo : Se refiere al tipo de factura que se desea emitir. Los tipos permitidos. FC permite al sistema reportar la factura a la cuenta correspondiente de Cuentas por Cobrar.FL sirve para convertir una factura a crédito en Efectos por Cobrar (letras o giros); antes de imprimir la factura el programa abre una ventana en la que se define la conversión.Emisión : Se refiere a la fecha en que se produce la factura. El programa ofrece una fecha por defecto que puede ser modificada según las necesidades del usuario. Vencimiento : Se refiere a la fecha de vencimiento de la factura. El programa ofrece una fecha por defecto que puede ser modificada según las necesidades del usuario. C. contable: Se refiere al código contable de cuentas por cobrar en el que se reflejará el importe de la factura si ésta es a crédito. Cliente : Admite hasta 5 caracteres y se refiere al Número de la Cuenta asignado al cliente. Si el Número de cuenta existe el programa llenará los campos Nombre, Dirección, C.I.F. y Teléfono con la información previamente introducida, permitiendo al usuario modificarla según sus necesidades, en caso contrario el usuario podrá llenar cada campo con la información que requiera. Los campos Vendedor y Nombre se refieren al código y nombre de la persona que efectúa la venta. Si este código exite, el campo Nombre será llenado automáticamente. Los campos Forma de Pago y Comentarios permiten al usuario escribir cualquier información adicional sobre la factura.

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Factura T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Inventario-Factura ¦ XYZ ¦ Período:01 ¦ 19/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------++------------------------------------------------------------------------------+¦ Número : 00000001 Tipo : FL Emisión : 19/08/00 Vencimiento : 19/09/00 ¦Ã------------------------------------------------------------------------------Â¦ C. contable : 1.02.01.001 ( Cuentas por cobrar ) ¦¦ ¦¦ Cliente : CL005 Nombre : SALIA CARRASCO ¦¦ ¦¦ Dirección : ELOY ALFARO Teléfono : 59302657693 ¦¦ Forma de pago : CREDITO ¦¦ ¦¦ Vendedor : VE001 Nombre : PIERO BRUNO ¦Ã------------------------------------------------------------------------------Â¦ Comentarios : ¦+------------------------------------------------------------------------------+ ¿ Modalidad del precio ? ( A,B,C o D ) : A

2.1.2. CUERPO DE LA FACTURAEsta pantalla presenta en su parte superior el encabezamiento de la factura, previamente ingresado. Línea : Se presenta en forma automática y es utilizado para identificar la transacción que se está introduciendo. El programa lo requiere para el proceso de búsqueda de movimientos. ¦Códi. Artículo: Este campo admite hasta 15 caracteres y se refiere al código asignado al artículo que se está facturando. Cantidad: Es un número comprendido entre 0 y 99.999.999,se refiere al número de unidades del artículo que se están facturando. Precio : Este campo se presenta en forma automática según la información previamente introducida por el usuario. Descuento : Es un número(porcentaje) entre 0 y 99.9. Este campo permite al usuario expresar el porcentaje que se va a descontar del Precio. Una vez escrito el descuento, el programa calculará el siguiente campo y el mismo no podrá ser modificado. Total Renglón : Se presenta en forma automática y es calculado en base al contenido de los campos Precio y Descuento. Si en el campo Descuento usted escribió 0, RETURN o ENTER, puede modificar el resultado presentado por el programa y éste calculará el precio.Una vez introducidos todos los renglones de la factura usted debe presionar la tecla Esc, y en la línea de mandatos, seleccionar la opción Terminar. El programa entonces presentará los siguientes campos. Total : Se refiere al importe de todos los renglones de la factura. Descuento : Es un número entre 0 y 99.9. Permite aplicar un descuento sobre el Total. I.V.A.(0,1,2): Permite seleccionar el tipo de impuesto al valor agregado que se debe aplicar. Total Neto : Es el total de la factura una vez aplicados el descuento y el I.V.A..

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Factura T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Inventario-Factura ¦ XYZ ¦ Período:01 ¦ 19/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Incluir Modificar Eliminar Buscar Siguiente Anterior Listar Terminar+------------------------------------------------------------------------------+¦ Tipo : FL Número : 00000001 Emisión : 19/08/00 Vence : 19/09/00 ¦¦ Cliente : CL005 Nombre : SALIA CARRASCO ¦Ã------------------------------------------------------------------------------Â¦ Línea Cod. Artículo Cantidad Precio Desc. Total Renglón ¦¦ 1 B4E2PERNO 15 25000.00 0.00 375000.00 ¦¦ ¦¦ ¦¦ +-----------------------------+ ¦¦ ¦ Total [ 375000.00] ¦ ¦¦ ¦ Descuento %: 0.0 ¦ ¦¦ ¦ Impuesto %: 12.0 ¦ ¦¦ ¦ Trans./otro: 0.00 ¦ ¦¦ ¦ TOTAL NETO [ 420000.00] ¦ ¦¦ +-----------------------------+ ¦Ã------------------------------------------------------------------------------Â¦ Artículo : PERNO ¦ Ex. actual : 2505 ¦+------------------------------------------------------¤-----------------------+ ¿ Desea listar la factura por el impresor ? Conforme -+. Cancelar <esc>.Al pie de la ventana el programa nos pregunta si vamos a imprimir la factura, si lo deseamos damos un ENTER y seleccionaremos NORMAL, parra esto la impresora debe estar encendida y con papel.

Si el tipo de factura es FL, se abrirá una ventana con los siguientes campos:Total a convertir : Se refiere al importe que será convertido en un Efecto por Cobrar (letra o giro).Código contable efectos por cobrar : Se refiere al código contable que usted ha asignado a la cuenta de Efectos por Cobrar.Cuenta : Se refiere a la cuenta por cobrar que usted utiliza para controlar los efectos por cobrar. El programa ofrece una cuenta por defecto correspondiente a la cuenta del cliente; ésta puede ser modificada por el usuario.Fecha de emisión de las letras : Corresponde a la fecha base sobre la cual se calculan los vencimientos de las letras.Período de días entre cada letra : Se refiere al período entre las fechas de vencimiento de las letras.Número de letras a emitir : Se refiere a la cantidad de letras que se emitirán. Intereses : Es el importe correspondientes a los intereses causados por el crédito. Este importe se prorratea entre las letras y se ajusta en la última; este es un porcentaje.Código contable de intereses: Corresponde al código contable donde se asentará el importe correspondiente a los intereses por cobrar. Serie : Se refiere al caracter de inicio de la numeración de las letras. Es indispensable para la futura identificación de los efectos generados.

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Factura T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Inventario-Factura ¦ XYZ ¦ Período:01 ¦ 19/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Incluir Modificar Eliminar Buscar Siguiente Anterior Listar Terminar+------------------------------------------------------------------------------+¦ Tipo : FL Número : 00000001 Emisión : 19/08/00 Vence : 19/09/00 ¦¦ Cliente : CL005 Nombre : SALIA CARRASCO ¦Ã------------------------------------------------------------------------------Â¦ Línea Cod. Artículo Cantidad Precio Desc. Total Renglón ¦¦ 1 B4E2PERNO 15 25000.00 0.00 375000.00 ¦¦ +-----------------------------------------------------------------------+ ¦¦ ¦ Total a convertir [ 375000.00] ¦ ¦¦ ¦ Código contable efectos por cobrar: 1.02.01.001 ¦ ¦¦ ¦ Código de cuenta: CL005 ¦ ¦¦ ¦ Fecha de emisión de las letras: 19/08/00 ¦ ¦¦ ¦ Período de dias entre cada letra: 15 ¦ ¦¦ ¦ Número de letras a emitir: 2 ¦ ¦¦ ¦ Intereses: 5.00 ¦ ¦¦ ¦ Código contable intereses: 4.01.01.001 ¦ ¦Ã-¦ Serie: L ¦---------Â¦ +------------------------------------------------------------------+ 0 ¦+------------------------------------------------------¤-----------------------+ ¿ Desea terminar con actualización ?Para terminar damos un ENTER.

2.2.MODIFICACION/ELIMINACION DE FACTURASPara la modificación o eliminación de una factura el usuario debe seleccionar MOVIMIENTOS/FACTURA, e ingresar en Número, el número de la factura que va a modificar o a eliminar.

2.3.CONSULTAS DE FACTURASPara consultar una factura se tiene que seguir:

T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Inventario-Factura ¦ XYZ ¦ Período:01 ¦ 19/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Aplicación Cuentas Movimientos Informes Procesos Terminar +-----------+ ¦ Entrada ¦ ¦ Salida ¦ ¦ Ajuste ¦ ¦ Factura ¦ ¦ Consultar ¦ ¦ Archivar ¦ +-----------+ +-------------------------------+ ¦ Desde : ¦ ¦ Hasta : ¦ ¦ ¿ Por Impresora ? Si No ¦ ¦ ¿ Salida a disco ? Si No ¦ +-------------------------------+

DESDE/HASTA, es el rango de facturas que se van a consultar, en caso de ser una se debe selccionar la misma en DESDE y HASTA.

ARCHIVAR UNA FACTURA

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Todos los movientos de inventarios deben ser archivados, en est caso se trata de una factura(venta), para lo cual se selecciona MOVIENTOS/ARCHIVAR, a continuación se desplegará:

T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Inventario-Factura ¦ XYZ ¦ Período:01 ¦ 19/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Aplicación Cuentas Movimientos Informes Procesos Terminar

+-----------+ ¦ Entrada ¦ ¦ Salida ¦ ¦ Ajuste ¦ ¦ Factura ¦ +--------------------------------------------------+ ¦ Documento No. : 0014 ¦ Contabilidad ¦ Fecha : 19/08/00 ¦ Emisión factura ¦ ¦ ¦ Caja/Banco/Otros : ¦ Venta o Compra en efectivo ¦ Ingresos por venta : 4.01.01.001 ¦ venta/Compra vacio ¦ Costo de Ventas : 5.01.01.001 ¦ Venta/Compra vacio ¦ Gastos por Descuento : ¦ ¦ Impuesto : 2.02.01.001 ¦ Venta/Compra vacio ¦ Ingresos por trans./Otros : ¦ Fletes, transporte, estibaje ¦ Intereses por cobrar/Otros : 4.01.01.001 ¦ Intereses por credito +--------------------------------------------------+

Indique comprobante y códigos contables

El programa solicita que el usuario escriba los Códigos Contables necesarios para el asiento de compra o venta. En el caso de créditos, el programa genera los movimientos correspondientes sobre el Pendiente de Cuentas por Pagar o Cobrar, desde donde deben ser archivados si se desea que se reflejen en contabilidad. Al pasar a contabilidad, estos movimientos mantienen el número de documento y la fecha señalada al momento de hacer la entrada o la factura. Si este número se deja en blanco, no se producirá la integración con Contabilidad Venta al Contado, las cuentas que se deben seleccionar son: Caja o bancos, Ingresos por ventas, Costo de ventas, Gasto por descuento(ventas), Impuesto(Iva por pagar). Luego de Archivar, el usuario debe consultar el asiento, en este caso 0014, en Contabilidad, y verificar si se ha generado correctamente, si está bien, luego se tiene que ARCHIVAR, entonces se puede decir que se terminó la venta al contado.Venta a crédito, las cuentas que se deben seleccionar son: Ingresos por ventas, Costo de ventas, Gasto por descuento(ventas), Impuesto(Iva por pagar), Intereses por cobrar. Después de archivar, el usuario deberá ARCHIVAR en CUENTAS POR COBRAR, con el mismo número de documento 0014,, luego consultar en Contabilidad, el asiento en este caso 0014, y si es correccto Archivar.

2.4.TOTALES DE VENTASUno de los informes para la toma de decisiones, es el LISTADO DETALLADO DE VENTAS, que consiste en una lista de las transacciones de venta archivadas (sin incluir las que aún están en el Pendiente), ordenadas por fecha. (Se trata de las transacciones cuyo Tipo comienza por F). Totaliza al final costos de venta y precios (ventas) por Tipo; es decir aquellas ventas que se hicieron al contado, a crédito, etc.. Este informe es útil para efectuar el cierre de caja.

Para obtener este informe se deb seguir lo siguiente:

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+-----------------------------+ ¦ Listado de Artículos ¦

Clasificado por: ¦ Listado de Precios ¦ +---------------+ ¦ Listado de Costos ¦ ¦ Fecha ¦ ¦ Movimientos ¦ ¦ Tipo y número ¦ ¦ Resumen de Existencias ¦ ¦ Cod. Artículo ¦ ¦ Existencias Mínimas ¦ +---------------+ ¦ Ganancias Brutas ¦ +-------------------------------+ ¦ Facturas ¦ ¦ Desde : ¦ ¦ Movimiento del Artículo ¦ ¦ Hasta : ¦ ¦ Listado Detallado de Ventas ¦ ¦ ¿ Por Impresora ? Si No ¦ +-----------------------------+ ¦ ¿ Salida a disco ? Si No ¦ +-------------------------------+

2.5.ARCHIVO DE CLIENTESPara crear un cliente, se sigue el procedimiento: Clasificar el cliente en base a la zona: Z1 Norte, Z2 Sur, Z3 Esta, Z4 Oeste.(criterio para

vendedores, a más de Supervisor y General) Si es un cliente exclusivo se crea la CUENTA CONTABLE en Contabilidad/Cuentas (plan de

cuentas). Creación del cliente en CUENTAS POR COBRAR/CUENTAS.

Actualizar cuentas T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Cuentas por Cobrar ¦ XYZ ¦ Período:01 ¦ 19/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Incluir Modificar Eliminar Buscar Siguiente Anterior Listar Terminar+------------------------------------------------------------------------------+¦ Código contable : 1.02.01.001 SALIA CARRASCO ¦Ã------------------------------------------------------------------------------Â¦ Número de Cuenta : CL005 ¦¦ ¦¦ Nombre : SALIA CARRASCO ¦¦ ¦¦ Dirección : ELOY ALFARO Teléfonos : 593693 ¦¦ ¦¦ Zona : Z4 ¦¦ ¦¦ Observaciones : ZONA OESTE ¦Ã------------------------------------------------------------------------------Â¦ Límite credito : 0 Estatus : A ¦+------------------------------------------------------------------------------+Donde:

Código Contable : Se refiere a la cuenta de contabilidad a la que reportarán los movimientos del cliente que usted va a introducir. Es un código contable de hasta 15 caracteres no terminado en punto.Número de cuenta: Si el código ha sido introducido anteriormente los demás campos de esta pantalla aparecerán llenos con la información previamente introducida en el directorio,caso contrario se debe crear este número en base a: los dos primeros dígitos son CL (cliente,PR proveedor, VE vendedor) y el resto el número que continue, por ejemplo CL005.Nombre : Admite hasta 50 caracteres y especifica el nombre o cualquier otra referencia del cliente que corresponda a dicha cuenta.

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Dirección : Admite hasta 100 caracteres. Se refiere a la dirección del cliente que corresponda a dicha cuenta. Teléfonos : Admite hasta 30 caracteres. Zona : Admite hasta 5 caracteres y se refiere a la zona que el usuario tenga asignada al cliente que corresponda a dicha cuenta. Observaciones: Admite hasta 25 caracteres y puede ser utilizado para registrar información confidencial del cliente, ya que no aparece en la mayoría de los informes. Está vinculado con la descripción de la zona.Límite de Crédito : Es un número entre 0 y 99.999.999 y se refiere al crédito que se le ha otorgado al cliente correspondiente dicha cuenta. Este dato aparecerá en ciertos informes permitiendo al usuario comparar el saldo deudor con el límite de crédito del cliente.Estatus : Permite al usuario clasificar de manera no automática a sus cliente según un criterio de Demora o Condición de pago. En la selección Balance, dentro de la opción Procesos, el usuario encontará la manera de aplicar criterios de demora en forma automática, es decir, siendo el programa el que llene este campo según el movimiento del cliente.Dentro de este campo el usuario puede especificar una de las siguientes condiciones: A : Activo; indica que se trata de un cliente solvente. M1 : Demora 1; el cliente entra en la primera categoría de demora y un mensaje correspondiente definible por el usuario será impreso en el informe de Aviso de Demora.M2 : Demora 2; el cliente entra en la segunda categoría de demora y un mensaje correspondiente definible por el usuario será impreso en el informe de Aviso de Demora.S : Suspendido; indica que se trata de un cliente suspendido y un mensaje correspondiente definible por el usuario será impreso en el informe de Aviso de Demora.El Estatus de cada cliente se actualizará al momento de efectuar un balance.

2.6.COTIZACIONESUna cotización, no es más que una prefactura o una proforma donde deben constar todos los criterios para un contrato compra – venta, como son : las condiciones de pago, tiempo de entrega, validez, etc. Para generar una cotización se debe crear una venta ficticia al contado y se la imprime con los criterios en el campo de COMENTARIOS y se la imprime, pero, no se archiva. En caso, que la compra se la realice, lo que se tiene que hacer es consultar el pedido y cambiar el número por el número de la factura final y relizar todo el proceso de una venta al contado o a crédito.

3. MODULO DE CUENTAS POR COBRAR

3.1. INGRESO/CONSULAS DE PAGOS DE FACTURASSi se ha realizado una venta a crédito, nuestro cliente tiene una deuda con nosotros, misma que tiene que pagar en base a los documentos que se hayan generado que puede ser letras, estas tiene fecha de vencimiento, por esto, nuestro cliente debe cancelarnos a la fecha de vencimiento de la letra, a esto se le denomina PAGO.En este módulo un pago, es un tipo de transacción, por lo que se tiene que ingresar en MOVIMIENTOS/ACTUALIZAR.

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Movimientos T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Cuentas por Cobrar ¦ XYZ ¦ Período:01 ¦ 19/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Incluir Modificar Eliminar Buscar Siguiente Anterior Listar Terminar+--------------------------------------Ð---------------------------------------+¦ Código contable : 1.02.01.001 ¦ CUENTAS POR COBRAR ¦Ã------------------------------------------------------------------------------Â¦ Código de cuenta : CL005 Nombre : SALIA CARRASCO ¦¦ ¦¦ Tipo : AB Número : 00000001 ¦¦ ¦¦ Referencia : PAGO ¦¦ ¦¦ Emisión : 19/08/00 ¦¦ ¦¦ Vencimiento : 04/09/00 ¦¦ ¦¦ Detalle : PAGO PRIMERA LETRA ¦¦ ¦¦ Importe : 210002.50 ¦¦ ¦+------------------------------------------------------------------------------+

Donde:Código Contable : Se refiere al código de contabilidad que recibirá los movimientos de las cuentas de la aplicación. Código de la Cuenta : Se refiere al código del cliente. Tipo : Se refiere al tipo de movimiento que se va a efectuar. Los tipos posibles son:

FC Factura GR Giro, LT LetraND Nota de Débito NC Nota de Crédito RC Recibo AB Abono CA Cancelación

Número : Se refiere al número del Documento que se está introduciendo. Este campo es utilizado por el programa para relacionar en el proceso de Balance, los documentos que se cancelan o abonan. Referencia : Permite al usuario escribir cualquier comentario breve referente al movimiento que se está introduciendo. Emisión y Vencimiento : Se refieren respectivamente, a la fecha en que se emite el documento y a la fecha de vencimiento del mismo. El programa presenta valores por defecto en estos campos, los que pueden ser modificados según las necesidades del usuario. Detalle : Es el campo asignado al concepto del movimiento. Importe: Es un número comprendido entre 0 y 9.999.999.999.99. Su signo es presentado automáticamente por el sistema según el tipo de movimiento.

Para consultar, MOVIMIENTOS/CONSULTAR; en el rango DESDE/HASTA, se tiene que seleccionar que cliente se desea, en caso que el usuario desea ver todos los movimientos estos campos se dejarán en blanco.

Luego de verificar el pago se ha ingresado correctamente se tiene que ARCHIVAR, ingresando el número de documento que se va a generar en Contabilidad, después el usuario debe ir a MOVIMIENTOS/ACTUALIZAR, consultar el asiento e incluir la contracuenta del asiento y lugo archivarlo.

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3.2. IMPRESIÓN DE ESTADOS DE CUENTASEste informe también se lo considera para la toma de decisiones, pues en base de esto se puede calcular la taza de retorno, misma que asegurará la liquidez de la empresa en el futuro. En este informe podemos observar una lista de las cuentas ordenadas por código, cada una con sus movimientos vigentes. Muestra al final de cada cuenta el total de sus cargos y sus abonos y su saldo.T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Cuentas por Cobrar ¦ XYZ ¦ Período:06 ¦ 19/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Aplicación Cuentas Movimientos Informes Procesos Terminar

+--------------------------+ ¦ Listado de Clientes ¦

Clasificado por: Rango de fechas : ¦ Análisis de Vencimiento ¦ +--------+ +--------------------+ ¦ Relación de Cobros ¦ ¦ Fecha ¦ ¦ Inicial : 19/08/00 ¦ ¦ Estado de Cuenta ¦ ¦ Número ¦ ¦ Final : 19/08/00 ¦ ¦ Listado de Movimientos ¦ +--------+ +--------------------+ ¦ Aviso de Demora ¦ ¦ Saldos ¦ +-------------------------------+ +--------------------------+ ¦ Desde : ¦ ¦ Hasta : ¦ ¦ ¿ Por Impresora ? Si No ¦ ¦ ¿ Salida a disco ? Si No ¦ +-------------------------------+Luego tendremos:

ESTADO DE CUENTA DESDE 19/08/00 HASTA 19/08/00CODIGO CONTABLE : 1.02.01.001

CUENTA : CL005NOMBRE : SALIA CARRASCO

--------------------------------------------------------------------------------FECHA TP NUMERO VENCE DEBE HABER SALDO==============================================================================SALDO ANTERIOR 0.00 0.00 0.0019/08/00 FC 00000001 19/09/00 420,000.00 420,000.0019/08/00 CA 00000001 19/09/00 420,000.00 0.0019/08/00 LT L001/002 04/09/00 210,002.50 210,002.5019/08/00 LT L002/002 19/09/00 210,002.50 420,005.00TOTAL 840,005.00 420,000.00 420,005.00

3.3. IMPRESIÓN DE PAGOS VENCIDOSCuando un cliente nos cancela una letra esta se acredita, de esta forma disminuye la deuda, para revisar los pagos y la deuda actual de nuestro cliente, para esto, el usuario debe seleccionar INFORMES/LISTADO DE MOVIMIENTOS.

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LISTADO DE MOVIMIENTOS DESDE EL 01/08/00 HASTA EL 19/09/00 INFORME GENERAL

--------------------------------------------------------------------------------FECHA TP NUMERO CODIGO CONTABLE CTA. VENCE DEBE HABER=============================================================================19/08/00 LT L001/002 1.02.01.001 CL005 04/09/00 210002.5019/08/00 LT L002/002 1.02.01.001 CL005 19/09/00 210002.5011/09/00 AB 1 1.02.01.001 CL005 04/09/00 210002.50

TOTAL CODIGO 1.02.01.001 420005.00 210002.50TOTAL GENERAL 420005.00 210002.50

3.4.PROCESOS DE ESTADOS DE CUENTA

T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Cuentas por Cobrar ¦ XYZ ¦ Período:06 ¦ 19/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Aplicación Cuentas Movimientos Informes Procesos Terminar

+------------------+ ¦ Balance Período ¦ ¦ Reversar mov. ¦ ¦ Mens. de Demora ¦ ¦ Conversión ¦ ¦ Reorganizar ¦ +------------------+

Seleccione su opciónContinuar -+. Salir <esc>.

DONDE3.4.1. BALANCE DE PERIODO

Este proceso realiza dos funciones: eliminar del archivo definitivo de movimientos aquellos que se han cancelado y definir los Criterios de Demora. Los movimientos que se eliminan son aquellos que tienen un mismo código y número, siempre que la suma algebráica de sus importes sea cero. Los Criterios de Demora que se definan durante este proceso, actualizarán el Estatus de las cuentas, cambiándolo así: si el Estatus de la cuenta es A (activa), pasar a ser M1 (Demora 1), si es M1, pasar a ser M2 (Demora 2) y si es M2, pasará a ser S (Suspendida). Se pueden establecer dos Criterios de Demora diferentes: en el primero, el sistema considerará si el Retraso es superior al número de días indicados y si el Importe establecido fue excedido; en el segundo, el sistema considerará solamente si el Retraso es superior al número de días indicado. El usuario puede si lo desea balancear una, varias o todas las cuentas respondiendo a las preguntas que aparecen en el Area de Comunicaciones con el Usuario.

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T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Cuentas por Cobrar ¦ XYZ ¦ Período:06 ¦ 19/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Aplicación Cuentas Movimientos Informes Procesos Terminar

+------------------+ ¦ Balance Período ¦ ¦ Reversar mov. ¦ ¦ Mens. de Demora ¦

Criterios de Demora ¦ Conversión ¦ +---------------------------------------+ ¦ Reorganizar ¦ ¦ - Retraso superior a 3 días ¦ +------------------+ ¦ e importe mayor que 0.00 ¦ ¦ ¦ ¦ - Retraso superior a 15 días ¦ +---------------------------------------+ Seleccione su opción

3.4.2. MENSAJES DE DEMORAPermite al usuario escribir los mensajes que desea sean impresos en los Avisos de Demora. El sistema permite hasta tres mensajes.T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Cuentas por Cobrar ¦ XYZ ¦ Período:06 ¦ 19/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Aplicación Cuentas Movimientos Informes Procesos Terminar

+------------------+ ¦ Balance Período ¦ Mensajes de Demora ¦ Reversar mov. ¦ ¦ Mens. de Demora ¦

Mensaje No. : 1 ¦ Conversión ¦ Si ya nos ha enviado su cheque, por favor no tome en cuenta este mensaje. ¦Si aun no nos lo ha remitido le suplicamos hacerlo anexando este aviso. + Muchas gracias. Seleccione su opción

3.4.3. CONVERSION CUENTA A EFECTO Permite convertir movimientos ya archivados de Cuentas por Cobrar o Pagar en Efectos por Cobrar o Pagar (letras o giros). El programa genera un movimiento que cancela la Cuenta por Cobrar o Pagar y permite definir los efectos.Código Contable: se refiere al código contable de la Cuenta por Cobrar o Pagar a la que pertenecen los movimientos que se desea convertir.Código de Cuentas: Se refiere a la Cuenta por Cobrar o Pagar a la que pertenecen los movimientos que se desea convertir. Una vez cumplimentados estos campos, el programa mostrará en una ventana los movimientos correspondientes para que usted seleccione los que desea convertir presionando la tecla Intro sobre cada uno de ellos.Una vez seleccionados los movimientos, presione la tecla Esc y responda a las siguientes preguntas: Total a convertir : Se refiere al importe que será convertido en un Efecto por Cobrar o Pagar (letra o giro). Código contable efectos por cobrar o pagar : Se refiere al código contable que usted ha asignado a la cuenta de Efectos por Cobrar o Pagar.Cuenta : Se refiere a la cuenta por cobrar o pagar que usted utiliza para controlar los efectos por cobrar o pagar. El programa ofrece una cuenta por defecto correspondiente a la cuenta del cliente o proveedor; ésta puede ser modificada por el usuario. Las Cuentas de Efectos por Cobrar o Pagar son creadas del mismo modo que las cuentas de Clientes o Proveedores.Fecha de emisión de las letras : Corresponde a la fecha base sobre la cual se calculan los vencimientos de las letras.

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Período de días entre cada letra : Se refiere al período entre las fechas de vencimiento de las letras. Número de letras a emitir : Se refiere a la cantidad de letras que se emitirán. Intereses : Es el importe correspondientes a los intereses causados por el crédito. Este importe se prorratea entre las letras y se ajusta en la última; este es un porcentaje.Código contable de intereses: Corresponde al código contable donde se asentará el importe correspondiente a los intereses por cobrar. Serie : Se refiere al caracter de inicio de la numeración de las letras. Es indispensable para la futura identificación de los efectos generados.

3.5.MODULO DE COMPRASEste módulo esta comprendido por las entrada al inventarioo registro de factura de compra, en Tmax se leconoce como ENTRADAS, es decir que una orden de compra no es más que una entrada. Sin embargo esta entrada debe etar respaldada por una factura de compra.

3.5.1. CREAR ORDENES DE COMPRA

Entrada T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Inventario-Factura ¦ XYZ ¦ Período:01 ¦ 19/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Incluir Modificar Eliminar Buscar Siguiente Anterior Listar Terminar+------------------------------------------------------------------------------+¦ Número : 00930136 Tipo : EN Emisión : 19/08/00 Vencimiento : 19/08/00 ¦¦ C.Cont.: (CxP) Cta.:PR001 Nombre:NUVIA BUSTAMANTE ¦Ã------------------------------------------------------------------------------Â¦ Línea Cod. Artículo Cantidad Costo total ¦¦ 1 B3E1QUESOS 3 60000.00 ¦¦ +-----------------------------------------+ ¦¦ ¦ Subtotal entrada [ 60000.00] ¦ ¦¦ ¦ Otros cargos : 0.00 ¦ ¦¦ ¦ Total entrada [ 60000.00] ¦ ¦¦ +-----------------------------------------+ ¦¦ ¦Ã------------------------------------------------------------------------------Â¦ Artículo : QUESOS ¦ Ex. Actual : 0 ¦+------------------------------------------------------¤-----------------------+ ¿ Desea terminar con actualización ? Conforme -+. Corregir . Cancelar <esc>.+------------------------------------------------------------------------------+¦ ¦¦ MOVIMIENTOS DE ENTRADA ¦ ¦¦ Número : Admite hasta 8 caracteres y se refiere al Número del ¦¦ documento. ¦¦ ¦¦ Tipo : Se refiere al tipo de movimiento que se va a efectura. ¦¦ ¦¦ Los tipos posibles son: ¦¦ ¦¦ EN : Es una compra de mercancía que se integra a contabilidad sin ¦¦ reflejarse en Cuentas por Pagar. ¦¦ EC : Es una compra de mercancía que se integra tanto a Contabilidad ¦¦ como a Cuentas por Pagar. ¦¦ ¦¦ Emisión : Se refiere a la fecha en que se introduce el ¦¦ movimiento. El programa ofrece una fecha por defecto que puede ¦¦ ser modificada según las necesidades del usuario. ¦¦ ¦¦ Vencimiento : Se refiere a la fecha de vencimiento del crédito. El

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¦ programa ofrece una fecha por defecto que puede ser modificada según ¦+------------------------------------------------------------------------------+ PgUp y PgDn para mover --+ para menú, <ESC> cancelar.+------------------------------------------------------------------------------+¦ ¦¦ las necesidades del usuario. -¦ ¦¦ C.Cont.: Se refiere al código contable de la cuenta por pagar en la ¦¦ que se reflejará el crédito. ¦¦ ¦¦ Cta. : Admite hasta 5 caracteres y se refiere al Número de la ¦¦ Cuenta asignado al proveedor. ¦¦ ¦¦ Nombre : Se refiere al nombre del proveedor. Si el Número de ¦¦ Cuenta existe el nombre aparecerá en forma automática, de lo ¦¦ contrario aparecerá el mensaje "No registrado". ¦¦ ¦¦ Línea : Se presenta en forma automática y es utilizado para ¦¦ identificar el movimiento que se está introduciendo. El programa lo ¦¦ requiere para el proceso de búsqueda de movimientos. ¦¦ ¦¦ Código de Artículo : Este campo admite hasta 15 caracteres ¦¦ alfanuméricos y se refiere al código asignado al artículo que ¦¦ está entrando al inventario. ¦ ¦+------------------------------------------------------------------------------+ PgUp y PgDn para mover --+ para menú, <ESC> cancelar.+------------------------------------------------------------------------------+¦ ¦¦ Cantidad : Es un número comprendido entre 0 y 99.999.999 y se -¦ refiere al número de unidades del artículo que están entrando al ¦¦ inventario. ¦¦ ¦¦ Costo Total : Es un número comprendido entre 0 y 9.999.999.999.99 y ¦¦ se refiere al costo unitario multiplicado por la cantidad del ¦¦ artículo que entra al inventario. Si el importe es precedido por ¦¦ una X, éste se multiplica automáticamente por la Cantidad. Este costo ¦¦ es sumado por el programa a los costos de las entradas anteriores ¦¦ para almacenar el Costo Total Acumulado. Este a su vez, es dividido ¦¦ por la Existencia Actual cada vez que el programa presenta el Costo ¦¦ Promedio del artículo. Además, el programa almacena el Costo ¦¦ Unitario de la última entrada para ser usado en los informes y ¦¦ cálculos que así lo requieran. ¦¦ ¦¦ Artículo : Es ofrecido en forma automática y se refiere al nombre ¦¦ del artículo según el Número de Parte. Si éste dato no ha sido ¦¦ previamente introducido aparecerá en lugar del nombre el mensaje ¦¦ "Artículo no registrado". ¦ ¦+------------------------------------------------------------------------------+ PgUp y PgDn para mover --+ para menú, <ESC> cancelar.+------------------------------------------------------------------------------+¦ ¦¦ Existencia Actual : Es ofrecido en forma automática y se refiere a -¦ la cantidad actualmente en existencia, es decir al número de ¦¦ unidades del artículo que han entrado menos el número de unidades ¦¦ del artículo que han salido del inventario hasta la fecha. No ¦¦ incluye las entradas o salidas que aún se encuentran en el ¦¦ Pendiente, es decir, las que no han sido archivadas. ¦

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3.5.2. MODIFICAR/ELIMINAR ORDENESPara modificar o elminarr una orden de compra se debe ir a MOVIMIENTOS/ENTRADA y en número (factura) ingresar el correspondiente a la orden y luego se selecciona si se desea modificar o eliminar.

3.5.3. CONSULTAR ORDENESCuando el usuario desee verificar la orden de compra podrá consultarla mediante MOVIMIENTOS/CONSULTAR, cuando ya esté seguro de la orden podrá archivarla.

3.5.4. RECIBIR MERCADERIASLa recepción de mercaderías esta vinculado con la operación de Archivar.

Compra al contadoCuentas que se utilizarán son: Caja, posteriormente, se archivará el asiento que se haya generado en Contabilidad.

Compra a créditoCuentas que se usan: la cuenta por pagar que se ingresa en la orden de compra, esto ignifica que en la ventana de archivar no debe existir cuenta alguna. Luego se archivará en el módulo de Cuentas por Pagar el moviento que se creó con el mismo documento de Inventarios, y posteriorrmente se archivará el asiento en Contabilidad.

3.5.5. ARCHIVO DE PROVEEDORESElmanejo de la cartera de proveedores es el siguiente, primero se debe crear el proveedor, para esto se sigue el procedimiento: Se clasifica a los proveedore en base a su origen; es decir, NAC nacionales, EXT extranjeros. Si es un proveedor clásico, se debe crear la cuenta contable en el plan de

cuentas(Contabilidad/Cuentas). Se crea el item en el módulo de Cuentas por pagar.

Actualizar cuentas T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Cuentas por Pagar ¦ XYZ ¦ Período:01 ¦ 19/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Incluir Modificar Eliminar Buscar Siguiente Anterior Listar Terminar+------------------------------------------------------------------------------+¦ Código contable : 2.01.01.005 LA FAVORITA ¦Ã------------------------------------------------------------------------------Â¦ Número de Cuenta : PR013 ¦¦ ¦¦ Nombre : LA FAVORITA ¦¦ ¦¦ Dirección : LA AMAZONAS 2569 Y 6 DE D Teléfonos : 759214 ¦¦ ICIMBRE ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ Zona : NAC ¦¦ ¦¦ Observaciones : PROVEEEDOR NACIONAL ¦Ã------------------------------------------------------------------------------Â¦ Límite credito : 0 Estatus : A ¦+------------------------------------------------------------------------------+ Seleccione su opciónEl llenado de sta ventana es semejante a la de creación de un cliente, en el módulo de ctas. Por cobrar (revice Archivo de clientes).

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3.5.6. PROCESOS DE ESTADOS DE CUENTAEstos procesos son análogos a los procesos de estado de cuenta de Ctas por Cobrar(revise3.4 Proceso de estado de cuenta).

4. MODULO DE INVENTARIOSPara el manejo de este módulo es necesario tener creados, los clientes, los proveedores y los productos, con esto, el sistema ya puede trabajar. En esté modulo analizaremos los inffomres que más se utiliza para la toma de decisiones.


+-----------------------------+ ¦ Listado de Artículos ¦ ¦ Listado de Precios ¦ ¦ Listado de Costos ¦ ¦ Movimientos ¦ ¦ Resumen de Existencias ¦ ¦ Existencias Mínimas ¦ ¦ Ganancias Brutas ¦ ¦ Facturas ¦ ¦ Movimiento del Artículo ¦ ¦ Listado Detallado de Ventas ¦ +-----------------------------+


Donde;

4.1.LISTA DE PRECIOSEs una lista de los artículos ordenados por Código Contable y Código de Artículo, cada uno con su Código de Artículo, su Nombre y su Precio. Este último es el que usted introdujo al crear el artículo.

T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Inventario-Factura ¦ XYZ ¦ Período:01 ¦ 19/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Aplicación Cuentas Movimientos Informes Procesos Terminar +---------------------------------------+ +-----------------------------+ ¦ Modalidad del precio (A,B,C o D) : ¦ ¦ Listado de Artículos ¦ +---------------------------------------+ ¦ Listado de Precios ¦ Clasificado por: ¦ Listado de Costos ¦ +-----------------+ ¦ Movimientos ¦ ¦ Código Contable ¦ ¦ Resumen de Existencias ¦ ¦ Cod. Artículo ¦ ¦ Existencias Mínimas ¦ +-----------------+ ¦ Ganancias Brutas ¦ +-------------------------------+ ¦ Facturas ¦ ¦ Desde : ¦ ¦ Movimiento del Artículo ¦ ¦ Hasta : ¦ ¦ Listado Detallado de Ventas ¦ ¦ ¿ Por Impresora ? Si No ¦ +-----------------------------+ ¦ ¿ Salida a disco ? Si No ¦ +-------------------------------+Se deja en blanco la modalidad del precio, para visualizar todos los precios de un artículo. Luego se obtendrá el siguiente informe:

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LISTADO DE PRECIOS INFORME GENERAL

-------------------------------------------------------------------------------COD. ARTICULO PRECIO A PRECIO B PRECIO C PRECIO D==============================================================================B3E1LACTEOS 15,000.00 20,000.00 0.00 0.00B3E1QUESOS 19,000.00 230,000.00 0.00 0.00B3E2ARENA 140,000.00 1,200,000.00 0.00 0.00B3E2CEMENTO 200,000.00 160,000.00 0.00 0.00B4E1 12.00 10.00 0.00 0.00B4E2PERNO 25,000.00 45,000.00 0.00 0.00B4E2TUERCA 35,000.00 55,000.00 0.00 0.00

Se tiene que recordar que al crear un item el precio A es a todo público y el resto es par clientes exclusivos o mayoristas.

4.2.LISTA DE PRECIOS-COSTOSPara definir estrategias de venta es necesario realizar un estudio de los listados de precios versus el listado de costos(producción); de esta forma se visualizar que producto generámayor utilidad de ventas y cuaál produce pérdida. Con estos datos se debe definir estrategias que aseguren la sobrevivencia de la empresa como por ejemplo: aumento o disminución de productos, promoción del producto, etc. Está informació también nos presenta el informe Ganancias Brutas.

4.3.CREAR/CONSULTAR ITEMSPara la creación de un producto se debe seguir el procedimiento: Clasificar los productos de acuerda a una categoría. Por ejemplo: Aseo, Hierro, Madera, etc. Crear la cuenta contable de la categoría (plan de cuentas). Crear el item en INVENTARIOS/CUENTAS.

Actualizar artículos T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Inventario-Factura ¦ XYZ ¦ Período:01 ¦ 19/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Incluir Modificar Eliminar Buscar Siguiente Anterior Listar Terminar+------------------------------------------------------------------------------+¦ Código contable : 1.03.01.005 LACTEOS ¦Ã------------------------------------------------------------------------------Â¦ Cod. Artículo : B3E1QUESOS ¦¦ ¦¦ Nombre del artículo : QUESOS ¦¦ ¦¦ Unidad : UND ¦¦ ¦¦ Ubicación física : B3:E1: ¦¦ ¦¦ Precio A : 19000.00 Precio B : 230000.00 ¦¦ ¦¦ Precio C : 0.00 Precio D : 0.00 ¦¦ ¦¦ Existencia mínima : 80 Existencia máxima : 150 ¦¦ ¦+------------------------------------------------------------------------------+ Presione <ESC> para salirDONDE;Código Contable : Se refiere a la cuenta de contabilidad a la que reportará la línea de artículo o el artículo del inventario que se va a introducir., tiene que ser una cuenta de detalle.

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Código de Artículo: Este campo admite hasta 15 caracteres y se utilizará para discriminar cada uno de los artículos que reportarán a la cuenta contable, para la generación del código se tomará en cuenta las políticas de la empresa, pero par el jercicio se utilizará la ubicación físico más el nombre del producto.Unidad : Se refiere a la unidad en que se expresan las cantidades del artículo, o en que se va a medir el producto.Colocación Física : Se refiere a la colocación física del artículo dentro de los depósitos o almacenes. El campo admite tres valores que podrían referirse al número del estante y a la colocación vertical y horizontal del artículo dentro de éste.Precio (A, B, C o D): Es un número entre 0 y 9.999.999.999.99. Serefiere al precio de venta o de salida de cada unidad del artículo y aparece en varios informes, entre ellos la lista de precios. Este dato actúa como un precio sugerido ya que para cada transacción el mismo puede ser variado ya sea directamente, por vía del descuento o por el proceso de repreciación. Se tomará en cuenta que siempre el precio A es a todo público y el resto para clientes exclusivos o mayoristas.Existencia Mínima: Es un número entero entre 0 y 99.999.999. Se utiliza para indicar un nivel de unidades en existencia por debajo del cual se desea un aviso. En efecto, hay un informe que lista los artículos cuya existencia sea menor o igual al número fijado aquí Existencias Mínimas.Existencia Máxima: Es un número entero entre 0 y 99.999.999. Indica un nivel de unidades en existencia por encima del cual se desea un aviso. Versiones posteriores del sistema tendrán un informe que listará los artículos cuya existencia sea mayor o igual al número fijado aquí.

4.4.MOVIMIENTOS DE ITEMSPara consultar el kardex de un productos, es decir las salidad y entradas de un producto se puede obtener el informe de Movimientos.T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Inventario-Factura ¦ XYZ ¦ Período:01 ¦ 19/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+ Aplicación Cuentas Movimientos Informes Procesos Terminar

+-----------------------------+ ¦ Listado de Artículos ¦

Clasificado por: Criterio: ¦ Listado de Precios ¦ +---------------+ +------------------------------+ado de Costos ¦ ¦ Fecha ¦ ¦ Prov/Cliente: ¦Movimientos ¦ ¦ Tipo y número ¦ ¦ Tipo: ¦men de Existencias ¦ ¦ Cod. Artículo ¦ ¦ ¦tencias Mínimas ¦ +---------------+ +------------------------------+ncias Brutas ¦ +-------------------------------+ ¦ Facturas ¦ ¦ Desde : B4E2PERNO ¦ ¦ Movimiento del Artículo ¦ ¦ Hasta : B4E2PERNO ¦ ¦ Listado Detallado de Ventas ¦ ¦ ¿ Por Impresora ? Si No ¦ +-----------------------------+ ¦ ¿ Salida a disco ? Si No ¦ +-------------------------------+

Conforme -+. Cancelar <esc>.

El usuario obtendrá el informe

LISTADO DE MOVIMIENTOS DE INVENTARIO DESDE B4E2PERNO HASTA B4E2PERNO-------------------------------------------------------------------------------- DOCUMENTO PROV.FECHA TP NUMERO COD. ARTICULO CTE. DCTO CANT COSTO TOTAL PR.TOT.-DCTO==============================================================================19/08 FL 00000001 B4E2PERNO CL005 0.00 15 13748.50 375000.00

Continuar -+. Salir <esc>.

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4.5.VALOR DE INVENTARIOSPara obtener el valor del inventario, es recomendable que seleccione la opción Movimientos de Artículo, este informe consiste en una lista de los artículos ordenados por Código Contable y Código de Artículo, cada uno con su Existencia y Saldo hasta el período anterior y sus movimientos del período seleccionado(Compras y Ventas). Muestra en el encabezamiento campos relevantes de cada artículo y,al final de los movimientos, su Existencia y Saldo Actual.

5. CONTROL DE BANCOS

5.1.AGREGAR CUENTAS DE BANCOS Cuando se está ingresando el Balance de Situación Inicial de la empresa se debe crear las cuentas corrientes que se van a manejar. Para esto el usuario debe con anteriorridad haber creado la Cuenta contable en el plan de Cuentas (Contabilidad), y luego crear la cta. Cte. En Bancos, llenando los campos según los criterios que se detallan a continuación.

Código Contable : Este campo admite 15 caracteres y se refiere al código contable que el usuario desea asignar a la cuenta bancaria. Nombre del Banco : Este campo admite 25 caracteres y se refiere al nombre del banco u otra referencia que corresponda a dicha cuenta. Número de la Cuenta : Este campo admite hasta 13 caracteres y se refiere al número u otra referencia bancaria que corresponda a dicha cuenta.

MOVIMIENTOS BANCARIOSHay que tomar en cuenta que los movimientos bancarios están relacionados directamente con los movimientos de las ctas. En los bancos.

Luego de haber creado, todas las ctas. Ctes. Con las que se va a trabajar, entonces es tiempo de ingresar el primer movimiento que va a ser un DEPOSITO, para el Balance.

Movimientos T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Control de Bancos ¦ XYZ ¦ Período:00 ¦ 21/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+

+---------------------------------------Ð--------------------------------------+¦ Mes y año : /00 ¦ Nombre: ¦Ã------------------------------------------------------------------------------Â¦ Código contable D. Tp Número Detalle Importe ¦¦ ¦¦ ¦Ã------------------------------------------------------------------------------Â¦ Van : Debe: Haber: Saldo: ¦+------------------------------------------------------------------------------+ Presione <ESC> para salir

DONDE:Mes y Año: Se refiere al mes y año en que se efectúa el movimiento. El sistema ofrece un año por defecto que el usuario puede aceptar o modificar. Estos datos son necesarios para la futura identificación y colocación del movimiento ya que, a través de ellos usted podrá invocarlo para modificarlo o archivarlo definitivamente. Nombre: Se refiere al nombre de la cuenta donde se va a acentar la transacción. Esta información no es introducida por el usuario, aparece al introducir y aceptar el código (siempre que éste exista). Código Contable : Se refiere al Código de la cuenta con la que se desea trabajar. Una vez introducido el código, éste es validado por el sistema. Si existe aparecerá el nombre de la cuenta en elcampo Nombre, en caso contrario aparacerá en este campo el mensaje "Cuenta no existe". D. (Día) : Se refiere al día en que se efectúa el movimiento. Tp: Se refiere al Tipo que el usuario desea asignar al movimiento que está introduciendo. Los tipos posibles son: CH Cheque; ND Nota de Débito; NC Nota de Crédito; DP Depósito; AN

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Anulación : permite dejar constancia de que el movimiento ha sido anulado, su importe no afecta el saldo de la cuenta; AC Anular Crédito; AD Anular Débito.Número: Admite 8 caracteres y es un identificador del movimiento.Detalle: Admite 35 caracteres y permite hacer una breve descripción del movimiento correspondiente. Importe: Es un número entre 0 y 9.999.999.999.99 que acreditar o debitar a la cuenta según el Tipo de Documento. Van: Se refiere al número de movimientos introducidas hasta el momento en el documento. Débitos y Créditos: presentarán el importe acumulado de créditos y débitos correspondientes al documento con el que se está trabajando.Saldo: Se refiere a la diferencia entre los débitos y créditos de los movimientos correspondientes al documento con el que se está trabajando.

Luego de haber ingresado el movimiento, el usuario tiene que ARCHIVAR, y CREAR el asiento en Contabilidad y al momento de ingresar el detalle del asiento se debe presionar la tecla F7, entonces el sistema pide el período para traer a pantalla los movimientos bancarios que se han realizado en dicho período, para seleccionar las transacciones solo se tiene que dar un ENTER sobre ellas y luego de haber seleccionado los que se desee se teclea un ESC. Para que el asiento qued completo se ingresa también la o las contracuentas. Posteriormente se ARCHIVA el asiento.

5.2.CONCILIACIONEs el proceso que permite comparar los movimientos que aparecen en el estado de cuenta del banco con los movimientos introducidos por el usuario para obtener así el informe de Conciliación Bancaria.Cuando se desea realizar la conciliación, se debe elegir la opción INFORMES/CONCILIACION, inmediatamente se desplegará la siguiente ventana;

Conciliación T M A X+----------------------Ð-------------------------------Ð------------Ð----------+¦ Control de Bancos ¦ XYZ ¦ Período:00 ¦ 21/08/00 ¦+----------------------¤-------------------------------¤------------¤----------+

+-----------------------------------------------------+ ¦ Código : Mes/Año : /00 ¦ Ã-----------------------------------------------------Â ¦ Día Tipo Número Importe Concilia ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+ Presione <F4> para consultar o <ESC> para salir

Los criterios que se tiene que considerar para la conciliación son:Código: admite hasta 20 caracteres y se refiere al código que identifica la cuenta bancaria que se desea conciliar. Mes/Año: se refieren a la fecha a la que corresponde la conciliación. Introducidos estos datos, el sistema presentará una lista que incluye los movimientos archivados hasta el momento y no conciliados, identidicados por el día, tipo, número e importe.La columna concilia será utilizada para indicar al sistema si los movimientos concilian (presione Enter) o no (deje en blanco) con el estado de cuenta del banco. Una vez comparados todos los movimientos presione Esc para pasar a imprimir el informe. En caso de que la cuenta no concilie, el usuario puede corregir la conciliación, presionando Enter una vez introducidos el código y el mes correspondiente, pudiendo así verificar que cada movimiento que aparece por pantalla corresponde a un movimiento en el estado de cuenta. Si deben introducirse cambios en el archivo definitivo de movimientos, la conciliación debe repetirse, es decir, presionar Escuna vez introducidos el código y el mes correspondiente.

Si se desea tener un listado de las cuentas de bancos se revisa el informe ESTADO DE CUENTA.

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Cuaderno Tmax