MS Office. Elemente de tehnoredactare i calcul tabelar4.1. MS Word. Elemente de editare de texte i tehnoredactare

4

Programul editor de texte Microsoft Word face parte din pachetul de programe de birou Microsoft Office, realizat special de firma Microsoft pentru a uura majoritatea activitilor care se desfoar ntr-un birou la nivelul circuitului documentelor: - editare de documente noi (MS Word); - realizare de tabele i calcule complexe cu datele din tabele (MS Excel); - realizare de prezentri tip reclam (MS PowerPoint); - lucru cu baze de date (MS Access); - prelucrare de imagini (MS PhotoEditor), etc. Un editor de texte este un program creat special pentru a permite crearea, editarea, corectarea, formatarea i tiprirea documentelor etape ale activitii de tehnoredactare computerizat, actualmente cel mai performant mod de a realiza i tipri texte. Editarea textelor este una dintre cele mai rspndite aplicaii pe calculator, cele mai cunoscute programe din domeniu fiind Microsoft Word i Corel WordPerfect. Microsoft Word este un editor de texte foarte uor de folosit, conceput special pentru a rula sub sisteme de operare de tip Windows i bazat pe o interfa exclusiv grafic. Fereastra n care se ncarc aplicaia respect aspectul general al oricrei ferestre standard din Windows, toate comenzile putnd fi apelate cu uurin prin selectarea lor din menu-ul superior de comenzi sau prin folosirea unor butoane din barele de instrumente (Toolbars) Figura 4.1. O alt caracteristic important i care contribuie mult la popularitatea acestui program este aceea c se ncadreaz n conceptul de proiectare WYSIWYG (What You See Is What You Get Ceea ce vezi este ceea ce vei obine): comenzile de formatare afecteaz direct textul de pe ecran, astfel c ecranul arat exact aspectul textului, aa cum va fi el tiprit pe hrtie. Prin urmare, munca celui care editeaz textul este mult uurat, deoarece el poate controla n permanen aspectul final al textului realizat, fr a fi nevoie pentru aceasta de comenzi suplimentare spre deosebire de alte editoare de texte (n special cele create pentru a rula sub sisteme de operare de tip MS-DOS: WordPerfect pn la versiunea 5.0, LaTeX) la care comenzile de formatare a textului se traduceau prin tiprirea unor coduri specifice pe ecran, iar aspectul final al textului nu putea fi vizualizat dect la listare, sau printr-o comand special, de tipul Print Preview.

Figura 4.1. Suprafaa de lucru a editorului de texte MS Word Coninutul documentului tiprit, mpreun cu toate comenzile de formatare a textului aplicate sunt salvate ntr-un fiier cu extensia .DOC, generat automat de editorul de texte. Odat salvat ntr-un astfel de fiier, textul introdus i formatat folosind editorul de texte rmne stocat pe suporturile de memorie ale calculatorului, de unde este oricnd disponibil pentru a fi din nou deschis, modificat, i eventual listat la imprimant. Prin urmare, editorul de texte MS Word realizeaz urmtoarele operaii, absolut necesare n activitatea de tehnoredactare a unui text: - introducerea efectiv a coninutului textului; - salvarea acestui coninut, ntr-un fiier cu extensia .DOC, pentru al putea regsi ulterior; - formatarea textului introdus, pe mai multe coordonate: - formatarea corpului de liter; - formatarea paragrafelor; - formatarea paginilor; - introducerea de elemente grafice; - introducerea de tabele i formatarea acestora; - corectarea gramatical a textului (la nivel morfologic i sintactic), i realizarea unor statistici asupra coninutului textului (numr de cuvinte, de linii, etc.); - generarea automat de cuprinsuri i indexuri, pentru documentele mai complexe. 4.1.1. Lansarea n execuie a editorului MS Word Se realizeaz folosind butonul Start / componenta Programs / Microsoft Word, sau pictograma corespunztoare de pe Desktop. Suprafaa de lucru (Figura 4.1) respect structura standard a unei ferestre Windows, avnd urmtoarele elemente componente: - Bara de titlu (prima linie a ferestrei): n care este trecut numele programului care ruleaz (MS Word) i numele documentului curent, care este deschis pentru editare dac nu a fost deschis un fiier creat anterior i textul introdus nu a fost nc salvat, numele generic al documentului deschis este Document1 pentru a se atrage atenia c datele nu au fost nc salvate ntr-un fiier. - Menu-ul superior: conine toate comenzile editorului de texte, organizate pe liste derulante de comenzi, cu urmtoarea structur: File Comenzi de manipulare a fiierelor n care se stocheaz coninutul documentelor editate; comenzi de setare a tipului de pagin din documentul curent, de listare a coninutului documentului curent i de

Edit View Insert Format Tools Table Window Help

vizualizare a acestuia n diferite moduri. Comenzi de manipulare a textului editat (copiere, mutare n alte pri din documentul curent sau din alte documente), comenzi de cutare i nlocuire a unui ir de caractere n documentul curent. Comenzi de vizualizare n diferite modaliti a documentului curent i a elementelor componente ale sale; comenzi de modificare a aspectului suprafeei de lucru generat de editor (bare de instrumente, etc.). Comenzi pentru introducerea diferitor elemente noi n documentul curent pe lng textul efectiv. Comenzi pentru formatarea documentului curent la diferite nivele. Apelarea unor programe auxiliare de analiz a textului, de manipulare a documentului pe ansamblu; comenzi de modificare a aspectului suprafeei de lucru generat de editor. Comenzi pentru inserarea de tabele n documentul curent i pentru formatarea acestora. Comenzi pentru lucrul simultan cu mai multe documente, deschise n ferestre separate. Apelarea manualului de asisten soft al editorului de texte.

- Barele de instrumente (Toolbars): permit activarea mai rapid a unor comenzi; - Suprafaa de lucru efectiv: de culoare alb, are exact aspectul foii de hrtie pe care se va tipri documentul n final; uneori, sunt marcate pe ea, cu linii punctate, marginile curente ale paginii, ntre care se face scrierea efectiv a textului; prezint de asemeni i dou rigle de msur, care dau dimensiunile reale ale paginii i poziia curent a textului. - Bara de stare (pe ultima linie a ferestrei): prezint o serie de informaii generale legate de starea documentului curent: cte pagini are, care este pagina curent, care este linia i coloana curent, care este valoarea marginilor paginii, etc. Dup lansarea n execuie a editorului, se ncepe introducerea efectiv a textului, folosind tastatura. Pentru formatarea documentului, exist dou modaliti de lucru distincte, care pot fi alese n funcie de preferinele utilizatorului: 1. Formatarea poate fi fcut simultan cu introducerea efectiv a textului, prin stabilirea parametrilor care controleaz aspectul textului pe msur ce l introducem de la tastatur. 2. Formatarea poate fi fcut la sfrit: mai nti se introduce textul brut, dup care se formateaz diferitele seciuni ale sale, selectndu-le cu mouse-ul i aplicnd comenzile dorite. Acest mod de lucru prezint o serie de avantaje, deoarece permite un control mai bun la nivelul ntregului text avem o imagine de ansamblu a acestuia, i astfel putem aprecia mai bine efectul modificrilor pe care dorim s le realizm. Selectarea unei poriuni de text din documentul curent se face plasnd mouse-ul la nceputul acesteia, dup care se apas butonul din stnga al mouse-ului i se ine apsat, deplasnd n acelai timp mouse-ul pn la sfritul zonei pe care dorim s o selectm. Dac selecia a fost fcut corect, zona selectat se coloreaz cu negru, i comenzile de formatare ulterioare se aplic exact pe aceast zon. O alt modalitate de selecie este cu ajutorul tastaturii: plasm cursorul la nceputul zonei de text pe care dorim s o selectm, dup care deplasm cursorul cu ajutorul sgeilor pn la sfritul acesteia, innd ntre timp apsat tasta . Anularea unei selecii existente se realizeaz foarte simplu, deplasnd mouse-ul oriunde n alt parte n documentul curent, i apsnd o dat butonul din stnga al mouse-ului. 4.1.2. Formatare la nivelul corpului de liter Se refer la totalitatea comenzilor pe care le putem aplica pentru a modifica aspectul literelor din documentul curent. Astfel, sunt disponibile urmtoarele comenzi, activate prin intermediul butoanelor din bara de instrumente: - schimbarea fontului curent : MS Word pune la dispoziie numeroase fonturi seturi complete de caractere care difer unele de altele prin aspectul literelor. Fontul implicit este Times New Roman, i poate fi modificat prin alegerea unei alte variante din lista tuturor fonturilor posibile, activat prin apsarea sgeii din dreapta casetei n care este nscris numele fontului curent.

- schimbarea dimensiunii literelor : Dimensiunea implicit este 10, i se poate modifica prin tiprirea unei noi valori n caseta indicat, sau prin alegerea unei valori din lista valorilor predefinite (activat prin apsarea sgeii din dreapta casetei). - Bold: schimbarea aspectului literelor scrierea cu litere ngroate (prin apsarea butonului; comanda este valabil atta timp ct butonul este apsat). - Italic: schimbarea aspectului literelor scrierea cu litere cursive (nclinate). - Underline: schimbarea aspectului literelor sublinierea literelor scrise. - schimbarea culorii literelor: Culoarea implicit este negru, dar se poate alege o alt culoare dintr-o palet de culori disponibil, care se activeaz apsnd sgeata din dreapta casetei. Culoarea din micul dreptunghi este cea curent aleas ultima dat. - Highlight: supraluminarea unui ir de litere selectate la un moment dat care vor fi afiate pe o band colorat. - Superscript: pentru tiprirea de exponei litere care se scriu micorate, mai sus dect linia curent de scriere. - Subscript: pentru tiprirea de indici litere care se scriu micorate, mai jos dect curent de scriere. Comanda care permite ns accesul la toate posibilitile de formatare a corpului de liter este Format / Font, selectat din menu-ul superior. Astfel se activeaz pe ecran o caset de dialog, n care putem seta toi parametrii pe care dorim s i modificm pentru textul selectat, sau pentru textul care urmeaz a fi tiprit dac nu am selectat nimic (Figura 4.2).

Figura 4.2. Format / Font...

Astfel avem acces i la alte posibiliti de formatare a literelor, care nu sunt disponibile sub form de butoane: - seciunea Font: mai multe efecte, mai multe stiluri i culori de subliniere a literelor, etc.; - seciunea Character Spacing: pentru a controla modul de spaiere a caracterelor normal, condensat sau expandat i proporia la care s se fac aceast spaiere; - seciunea Text Effects: pentru a evidenia textul prin aplicarea unor efecte de animaie a acestuia.

4.1.3. Formatare la nivelul paragrafului Se refer la totalitatea comenzilor pe care le putem aplica pentru a modifica aspectul paragrafelor din documentul curent. Un paragraf se definete ca fiind textul tiprit ntre dou apsri succesive ale tastei , fiind de fapt identic cu noiunea de alineat, folosit uneori n editarea obinuit. Textul paragrafului se tiprete continuu, fr a apsa atunci cnd dorim s trecem pe o linie nou, deoarece editorul face automat aceast trecere, atunci cnd linia curent s-a umplut. Pentru a ncepe paragraful cu un alineat (adic prima linie s nceap mai din interiorul paginii dect celelalte), se folosete tasta . Poziionarea paragrafului n pagina curent se poate face foarte simplu folosind rigla de sus (Figura 4.3) i cursoarele de alineat existente pe aceast rigl, care controleaz marginile din stnga i dreapta i poziia de nceput a primei linii pentru paragraful curent. Fiecare dintre aceste cursoare se selecteaz cu butonul din stnga al mouse-ului i se trage, meninnd butonul din stnga al mouse-ului apsat, pn ajunge n poziia dorit pentru paragraful curent.

Rigla de sus, de control al poziiei paragrafului relativ la marginile din stnga i dreapta ale paginii curente.

Cursorul de alineat pentru marginea din stnga a paragrafului.

Cursorul de alineat pentru poziia de nceput a primei linii.

Cursorul de alineat pentru marginea din dreapta a paragrafului

Figura 4.3. Rigla de control de sus i cursoarele de alineat Dac rigla de control de sus nu este vizibil, ea poate fi afiat rapid bifnd comanda din menu-ul superior View / Ruler, prin selectare cu butonul din stnga al mouse-ului. O alt modalitate de a stabili poziia de nceput a primei linii, mai precis dect deplasarea cursorului de alineat corespunztor pe rigla de control de sus, este prin folosirea comenzii Format / Tabs..., care permite introducerea exact a valorii spaiului liber care se creeaz apsnd tasta (Figura 4.4). De asemeni, un paragraf mai poate fi formatat i prin modificarea urmtorilor parametri care controleaz aspectul su: A. Modul de aliniere a textului curent: Exist 4 moduri distincte de aliniere, care pot fi apelate cu ajutorul butoanelor din bara de instrumente: Left: Aliniere la stnga: toate liniile din paragraful curent ncep din aceeai poziie la marginea din stnga a paginii, dar se termin inegal raportat la marginea din dreapta a paginii. Right: Aliniere la dreapta: toate liniile din paragraful curent ncep inegal raportat la marginea din stnga a paginii, dar se termin n aceeai poziie la marginea din dreapta a paginii. Center: Centrare: toate liniile din paragraful curent sunt centrate, adic plasate la distane egale de marginile din stnga i din dreapta ale paginii. Justify: Aliniere la stnga i la dreapta: toate liniile din paragraful curent ncep din aceeai poziie i se termin n aceeai poziie, raportat la cele dou margini ale paginii.

Figura 4.4. Format / Tabs...

B. Poziia paragrafului n pagin, relativ la restul textului: Se pot realiza dou tipuri de poziionare, cu ajutorul butoanelor din bara de instrumente: Increase Indent: se mpinge paragraful curent spre interiorul paginii. Decrease Indent: se trage paragraful curent spre exteriorul paginii. Pentru un control mai strict al acestor parametri de formatare, se poate folosi comanda corespunztoare din menu-ul superior: Format / Paragraph, care duce la activarea unei casete de dialog n care definim urmtorii parametri (Figura 4.5): - Alignment: tipul de aliniere a textului n paragraful curent; - Indentation: poziionarea fizic a paragrafului curent (msurat n centimetri sau alt unitate de msur preferat) fa de marginile din stnga i din dreapta ale paginii. - Spacing: spaierea paragrafului curent comparativ cu restul textului poziionarea marginilor de sus i de jos ale paragrafului. - Line spacing: definirea spaiului dintre linii n paragraful curent pot fi mai apropiate sau mai ndeprtate ntre ele.

Figura 4.5. Format / Paragraph...

C. Definirea de chenare (Outside Border) pentru paragraful curent: Se realizeaz folosind butonul din bara de instrumente; pentru a schimba tipul de chenar se apas sgeata din dreapta; astfel se obine accesul la toate tipurile de chenare posibile. Pentru un control mai strict al aspectului chenarelor definite n documentul curent, se poate folosi comanda din menu-ul superior Format / Borders and Shading; astfel se activeaz o caset de dialog n care definim urmtorii parametri: - Seciunea Borders (Figura 4.6): - Setting: tipul de chenar care se poate alege dintre cteva stiluri predefinite; - Style: tipul de linie cu care se deseneaz chenarul; - Color: culoarea liniei cu care se deseneaz chenarul; - Width: grosimea liniei cu care se deseneaz chenarul; - Preview: se stabilete exact poziia liniilor de chenar pe care dorim s le definim. - Seciunea Page Border (Figura 4.7): aceiai parametri ca i n seciunea anterioar, dar chenarul astfel definit se aplic la nivelul ntregii pagini, i nu doar pentru un paragraf selectat. n plus, exist parametrul Art, care permite accesul la o list predefinit de chenare artistice - cu un aspect mai deosebit dintre care se poate alege un chenar, pentru care se poate ulterior modifica doar grosimea (Width).

Figura 4.6. Format / Borders and Shading... seciunea Borders

Figura 4.7. Format / Borders and Shading... seciunea Page Border - Seciunea Shading (Figura 4.8): permite definirea unei culori de fundal pentru paragraful ncadrat ntr-un chenar. - Fill: se alege culoarea de fundal, din paleta de culori existent. Se pot introduce i culori noi, folosind butonul More colors, dac este cazul. - Patterns: se alege tipul (Style) i culoarea (Color) pentru un model de haurare care s se aplice peste culoarea de fundal, pentru a-i mbunti aspectul.

Figura 4.8. Format / Borders and Shading... seciunea Shading D. Scrierea paragrafului pe mai multe coloane: Se realizeaz folosind butonul din bara de instrumente, care permite structurarea paragrafului selectat (sau a ntregului document) pe maximum 4 coloane egale de text. Dac dorim un control mai strict asupra aspectului coloanelor, se folosete comanda din menu-ul superior Format / Columns, care duce la activarea unei casete de dialog n care se vor introduce urmtorii parametri (Figura 4.9): - Presets: alegerea unui tip predefinit de coloane, din cele 5 variante propuse; - Number of columns: introducerea efectiv a numrului de coloane dorit; - Width and spacing: definirea exact a dimensiunii fiecrei coloane i a spaiului dintre ele, n cazul n care folosim coloane nestandardizate.

E. Inserarea de liste cu puncte sau numerotate: Atunci cnd este nevoie, avem posibilitatea de a introduce n text liste, ale cror componente sunt evideniate n dou moduri distincte: Liste numerotate: fiecare element component al listei este evideniat printrun numr, generat automat. Liste cu puncte: fiecare element component al listei este evideniat printr-un simbol grafic special (cerc, ptrat, linie), generat automat.

Figura 4.9. Format / Columns

Dac dorim un control mai strict asupra aspectului listelor generate, putem folosi comanda din menu-ul superior Format / Bullets and Numbering..., care permite definirea exact a tuturor caracteristicilor acestora, fiind structurat pe urmtoarele seciuni: - Seciunea Bulleted (Figura 4.10): se stabilete aspectul grafic al simbolurilor pentru liste cu puncte.

Figura 4.10. Format / Bullets and Numbering... Seciunea Bulleted

Aceast operaie se face prin alegerea unuia dintre simbolurile predefinite, sau prin definirea propriului simbol folosind butonul Picture.... n plus, odat ce un simbol dintre cele predefinite a fost ales, acesta poate fi n continuare modificat, folosind butonul Customize... se poate alege culoarea, mrimea, poziia, eventual se poate chiar nlocui simbolul cu un altul nou. - Seciunea Numbered (Figura 4.11): se stabilete tipul de numerotare al componentelor listei, prin alegerea uneia dintre variantele propuse, care de asemeni poate fi modificat ulterior, folosind butonul Customize....

Figura 4.11. Format / Bullets and Numbering... Seciunea Numbered

- Seciunea Outline Numbered (Figura 4.12): pentru numerotare pe mai multe nivele a componentelor listei; de asemeni se poate alege una dintre variantele propuse i se poate modifica ulterior, folosind butonul Customize....

Figura 4.12. Format / Bullets and Numbering... Seciunea Outline Numbered

4.1.4. Formatare la nivelul paginii Se refer la totalitatea comenzilor pe care le putem aplica pentru a modifica aspectul paginilor din documentul curent. Avem la dispoziie urmtoarele comenzi: A. Definirea formatului de pagin: Se folosete comanda File / Page Setup... din menu-ul superior. Folosind aceast comand, pot fi stabilii urmtorii parametri legai de formatul de pagin: - Seciunea Margins (Figura 4.13): Se definete valoarea marginilor albe ale paginii, sus, jos, n stnga i n dreapta, i poziia antetelor i a notelor de subsol, n cazul n care dorim s inserm astfel de elemente n paginile documentului. Mrimea acestor margini se exprim n centimetri, sau n unitatea de msur preferat de noi.

Figura 4.13. File / Page Setup... Seciunea Margins

- Seciunea Paper Size (Figura 4.14): Permite precizarea urmtorilor parametri: Paper size Tipul de pagin pentru documentul curent; acesta se poate alege dintre cteva formate predefinite (A4, A3, A5, A6, B5, letter, etc.) sau, pentru tipurile nestandardizate, exist opiunea Custom size i posibilitatea de a defini exact lungimea (Height) i limea (Width) paginii. Orientation Orientarea paginii, care are dou valori posibile: Portrait: pagina pus cu latura mai lung n poziie vertical (se folosete n general pentru documentele care conin mult text), Landscape : pagina pus cu latura mai lung pe orizontal (se folosete pentru documentele care conin mai mult grafic).

Figura 4.14. File / Page Setup... Seciunea Paper Size

B. Numerotarea paginilor (Figura 4.15): Se realizeaz folosind comanda Insert / Page Numbers din menu-ul superior, pentru care este necesar precizarea urmtorilor parametri:

Figura 4.15. Insert / Page Numbers

Position

Poziia n care se va insera numrul paginii la marginea de sus sau

Alignment Format

de jos a acesteia. Poziia n rnd la care se va insera numrul paginii: colul din stnga sau din dreapta, centrat, sau, pentru editare fa verso, exist i variantele Outside, Inside. Pentru a se modifica aspectul numerelor care se insereaz, dac este necesar.

C. Editarea de antete i subsoluri pentru pagina curent: Antetele i subsolurile sunt mici texte realizate cu scopul de a repeta pe fiecare pagin anumite informaii de identificare ale documentului. Antetul se tiprete n partea de sus a paginii; n el se poate include, de exemplu, titlul documentului i numele autorilor, sau sigla i numele instituiei sub egida creia a fost realizat documentul respectiv, etc. Subsolul se tiprete n partea de jos a paginii i poate conine, de exemplu, numele fiierului care conine documentul respectiv, data la care a fost creat sau numrul paginii curente din totalul de pagini ale documentului. Antetele i subsolurile pot fi diferite ntre paginile pare i impare, sau ntre prima pagin i celelalte pagini ale documentului. Editarea lor se realizeaz folosind comanda View / Header and Footer din menu-ul superior. n acest mod apare pe ecran bara de instrumente corespunztoare lucrului cu antete i subsoluri i se activeaz automat zona de editare a acestora (Figura 4.16), zona de editare a documentului efectiv fiind dezactivat temporar. Antetele i subsolurile se editeaz n aceeai manier, introducndu-se textul efectiv, eventual i elemente grafice sau imagini; pentru a se comuta ntre editarea antetului i a subsolului se folosete butonul (Switch Between Header and Footer); pentru a ncheia editarea i a le salva ca atare n (Close).

documentul curent, se folosete butonul

Figura 4.16. View / Header And Footer n bara de instrumente pentru editarea antetelor i a subsolurilor avem la dispoziie urmtoarele butoane, care uureaz realizarea lor: Introduce n antet un text automat, care se alege dintr-o list de opiuni: Page, Created by, Created on, Author, Page #, Date, etc. Insert Page Number: Introduce numrul paginii curente. Insert Number of Pages: Introduce numrul total de pagini ale documentului. Format Page Number: permite formatarea modului de numerotare a paginii. Insert Date: Introduce data curent (la care a fost creat documentul). Insert Time: Introduce ora curent (la care a fost creat documentul). Page Setup: Permite setarea paginilor din documentul curent, dac este cazul. Show / Hide Document Text: Afieaz / ascunde textul documentului atunci cnd editm antetul sau subsolul; opiunea este util atunci cnd dorim s plasm antetul / subsolul n spatele textului. Same as Previous: n cazul existenei n document a unor antete / subsoluri multiple, face antetul / subsolul curent identic cu cel anterior (de pe pagina sau din seciunea anterioar).

Switch Between Header and Footer: Comut ntre editarea antetului i a subsolului; cu acelai efect pot fi folosite tastele sgeat n jos i n sus. Show Previous: n cazul existenei n document a unor antete / subsoluri multiple, activeaz (pentru editare) elementul anterior. Show Next: n cazul existenei n document a unor antete / subsoluri multiple, activeaz (pentru editare) elementul urmtor. Close: nchide editarea antetelor / subsolurilor i comut pe editarea textului efectiv din documentul curent. 4.1.5. Salvarea documentului n fiier; lucrul cu fiiere n MS Word Pentru a memora coninutul documentului care a fost editat, astfel nct acesta s fie disponibil i mai trziu pentru modificri sau listri ulterioare, acesta trebuie obligatoriu salvat, ntr-un fiier cruia editorul de texte i va atribui n mod implicit extensia .DOC; sunt disponibile i alte extensii (alte formate de salvare a fiierului), dar acestea vor fi folosite numai la cererea expres a utilizatorului. Dac nu se face operaia de salvare a documentului editat, n momentul n care se nchide editorul, coninutul documentului este irevocabil pierdut i va trebui reintrodus la o nou deschidere a editorului de texte. Salvarea documentului curent ntr-un fiier se face prin comanda File / Save, din menu-ul superior, sau folosind butonul din bara de instrumente. La prima salvare a documentului introdus, pe ecran va apare o caset de dialog (Figura 4.17), n care trebuie s precizm urmtoarele elemente: - n caseta Save in: : se indic locul n care dorim s salvm documentul (unitatea de disc i directorul), care se selecteaz apsnd sgeata din dreapta casetei; - n caseta File name: : se indic numele fiierului n care dorim s salvm documentul; automat, aici se ncarc titlul documentului, n ideea de a-l salva ntr-un fiier cu acelai nume, dar, dac dorim, putem nlocui aceast sugestie cu un nume diferit. Nu trebuie s precizm extensia, ci numai numele sub care dorim s facem salvarea. - n caseta Save as type: : se indic extensia sub care se va salva fiierul; automat, extensia adugat este .DOC, dar dac dorim, putem selecta o alt extensie din lista de opiuni existent, care poate fi activat apsnd sgeata din dreptul casetei. - Dup ce am precizat parametrii fiierului n care dorim s facem salvarea, operaia efectiv de salvare se face apsnd butonul Save. - Butonul Cancel se folosete atunci cnd dorim s abandonm operaia de salvare a documentului n fiierul specificat.

Figura 4.17. File / Save

Dup prima salvare a documentului ntr-un fiier, operaia de salvare trebuie repetat la fiecare nou modificare pe care o mai aducem documentului; de aceast dat ns, salvarea se face automat n acelai fiier care a fost indicat iniial, fr a mai trebui s n specificm din nou. Dup ce documentul a fost salvat ntr-un fiier, sunt disponibile i urmtoarele operaii, la nivel de fiiere: Comanda: Butonul Efect: echivalent: File / New Se deschide un nou document, gol, care urmeaz a fi editat. File / Open Se deschide un document deja salvat, pentru a se continua lucrul la el. File / Close Se nchide documentul curent. File / Save Se salveaz documentul curent ntr-un alt fiier (n alt as... loc, sub alt nume). File / Send To Se trimite documentul curent spre alte utilitare: e-mail, fax, etc. File / Se afieaz proprietile documentului curent o Properties caracterizare general a acestuia (Figura 18). File / Exit Se nchide editorul de texte. Proprietile documentului curent File / Properties (Figura 4.18) se refer la datele generale de identificare a documentului.

Figura 4.18. File / Properties

Uneori, poate fi necesar s indicm o parte dintre aceste date la prima salvare a documentului. Datele de identificare sunt structurate pe urmtoarele seciuni: - Seciunea General: date despre fiierul n care a fost salvat documentul nume, localizare, tip (extensie), mrime, data crerii i a ultimei modificri, atributele sale. - Seciunea Summary: date despre document titlu, subiect, autor, companie, categorie, cuvinte cheie, comentarii etc. - Seciunea Statistics: statistici despre document cnd a fost creat, modificat, listat, de cte ori a fost accesat, ct timp s-a lucrat la editarea lui; cte pagini, paragrafe, linii, cuvinte, litere conine; care este mrimea lui. - Seciunea Contents: care este cuprinsul documentului. - Seciunea Custom: alte caracteristici, mai particulare, ale documentului, care se aleg dintr-o list de opiuni i se completeaz cu informaiile corespunztoare.

4.1.6. Operaii la nivelul zonelor de text Editorul de texte Microsoft Word permite manipularea uoar a unor poriuni de text din documentul curent, adic operaii de tergere, copiere sau mutare a acestora n alte zone din documentul curent sau n alte documente. Aceste operaii se fac folosind comenzile din menu-ul superior, componenta Edit. Sunt posibile urmtoarele operaii la nivelul zonelor de text: 1. Selectarea ntregului coninut al documentului curent: Este necesar atunci cnd dorim s copiem, de exemplu, ntregul document curent n alt document, nou, sau cnd dorim s tergem complet documentul curent (coninutul su, i nu fiierul n care l-am memorat). Se face folosind comanda Edit / Select All. Astfel se selecteaz tot coninutul documentului curent, inclusiv imaginile, tabelele i toate celelalte elemente componente ale sale. 2. tergerea unei poriuni de text din documentul curent: Pentru aceasta, sunt necesare dou etape: a) se selecteaz, cu ajutorul sgeilor sau al mouse-ului, textul pe care dorim s l tergem; b) se folosete comanda Edit / Clear, echivalent cu apsarea tastei de pe tastatur. Astfel, zona selectat este tears din documentul curent, indiferent de natura ei text, imagine, desen, tabel, etc. Dac dorim s recuperm ceea ce am ters, se poate folosi comanda Edit / Undo... sau butonul din bara de instrumente (editorul de texte furnizeaz acest mecanism de Undo, prin care se poate anula efectul ultimelor comenzi care au fost folosite, restaurnd astfel aspectul documentului iniial). 3. Mutarea unei poriuni de text din documentul curent: Pentru aceasta, sunt necesare urmtoarele etape: a) se selecteaz, cu ajutorul sgeilor sau al mouse-ului, textul pe care dorim s l mutm; b) se folosete comanda Edit / Cut din menu-ul superior, sau butonul din bara de instrumente. c) ne deplasm n zona destinaie, n care dorim s mutm textul selectat, i folosim comanda Edit / Paste din menu-ul superior, sau butonul din bara de instrumente.

4. Copierea unei poriuni de text din documentul curent: Pentru aceasta, sunt necesare urmtoarele etape: a) se selecteaz, cu ajutorul sgeilor sau al mouse-ului, textul pe care dorim s l copiem; b) se folosete comanda Edit / Copy din menu-ul superior, sau butonul din bara de instrumente. c) ne deplasm n zona destinaie, n care dorim s copiem textul selectat, i folosim comanda Edit / Paste din menu-ul superior, sau butonul din bara de instrumente.

4.1.7. Moduri de vizualizare a documentului curent Pe parcursul editrii unui document poate fi necesar vizualizarea acestuia n diferite modaliti, pentru un control mai bun al aspectului general al documentului. n acest scop, editorul de texte Microsoft Word pune la dispoziia utilizatorilor mai multe moduri de vizualizare a coninutului documentului curent, accesibile prin comenzile din menu-ul superior, componenta View:

- View / Normal

- View / Page Layout - View / Outline - View / Web Layout - View / Document Map - View / Full Screen - View / Zoom... sau butonul din bara de instrumente

Este modul de vizualizare implicit i cel mai simplu, prin care se afieaz pe ecran numai suprafaa efectiv de editare a documentului, i o linie punctat, de separare a paginilor, n ideea de a se vedea ct mai mult din document pe ecran. Nu se vd marginile hrtiei, nici antetele, subsolurile, notele de subsol sau adnotrile. Furnizeaz o idee asupra modului n care va arta documentul atunci cnd l vom tipri; sunt afiate marginile foilor, antetele i subsolurile, notele de subsol i adnotrile. Indic structura documentului: capitole, titluri, subtitluri, paragrafe, etc. Pentru documentele care urmeaz a fi puse pe Internet, indic modul n care va fi afiat documentul ca pagin de Internet. Indic, ntr-o fereastr suplimentar care va fi afiat n stnga documentului, structura acestuia la nivel de titluri i subtitluri opiune util pentru documentele complexe i foarte lungi (de exemplu, cri). Documentul este afiat pe ntregul ecran, barele de instrumente ale editorului de texte fiind ascunse; trecerea prin tot coninutul documentului se face cu ajutorul sgeilor, sau al tastelor i . Permite scalarea imaginii, pentru creterea i descreterea mrimii de afiare, modificnd gradul de vizibilitate a textului. Scalarea poate fi fcut ntre 10% i 200% din mrimea real (Figura 4.19), existnd i opiunile: - Page width: vizualizarea documentului adaptat la limea paginii; - Text width: vizualizarea documentului adaptat la limea textului n pagin; - Whole page: vizualizarea documentului adaptat aa nct toat pagina s fie vizibil pe ecran; - Many Pages: mai multe pagini sunt vizibile pe ecran simultan.

Modul de vizualizare cel mai apropiat de aspectul textului pe hrtie, care permite descoperirea tuturor eventualelor greeli de aranjare a textului n pagin, se activeaz prin comanda File / Print Preview sau prin butonul din bara de instrumente de preferat dup ce imprimanta pe care urmeaz s se fac listarea a fost selectat pentru editorul de texte (Figura 4.20). Pentru a se dezactiva acest mod de vizualizare i a se reveni la vizualizarea normal, se va apsa butonul Close din bara de instrumente specific.

Figura 4.19. View / Zoom...

Figura 4.20. File / Print Preview Celelalte butoane din aceast bar de instrumente controleaz de asemeni vizualizarea documentului: Magnifier: cursorul mouse-ului se transform ntr-o lup atunci cnd l deplasm pe suprafaa documentului, i apsnd butonul din stnga al mouse-ului, se mrete gradul de vizualizare a textului. One Page: este afiat o singur pagin din documentul curent. Multiple Pages: sunt afiate mai multe pagini, attea cte alege utilizatorul. Zoom: se alege gradul de vizualizare a paginii, similar cu View / Zoom. Ruler: se afieaz sau nu pe ecran rigla de msur n acest mod de vizualizare. Full Screen: se afieaz documentul curent pe tot ecranul, similar cu View / Full Screen. Print: se lanseaz tiprirea la imprimant a documentului afiat. Acelai lucru se poate face i direct, folosind comanda File / Print, sau butonul echivalent din bara de instrumente, . Close: se iese din modul de vizualizare Print Preview. Uneori poate fi necesar s afim acelai document n dou zone distincte pe ecran, eventual sub un alt mod de vizualizare sau la un alt procent de scalare. De asemeni, poate fi necesar s afim simultan dou documente diferite cu care lucrm. Pentru astfel de situaii, exist comanda Window / Split, care mparte ecranul n cele dou zone simultane de afiare. Dup ce am dat comanda, cursorul mouse-ului se va transforma ntr-o sgeat cu dou vrfuri, care trage dup ea o linie gri, ngroat. Aceast linie va fi mutat n susul sau n josul ecranului, pentru a stabili punctul n care dorim s se divid ecranul n cele dou zone; pentru a plasa linia de desprire n poziia dorit, se apas o dat butonul din stnga al mouse-ului. Pentru a reface ecranul iniial, se folosete comanda Window / Remove Split. Acelai document poate fi deschis de mai multe ori sub editorul de texte, folosind comanda Window / New Window; pentru a avea toate documentele deschise vizibile pe ecran, se folosete comanda Window / Arrange All ceea ce ns, ngreuneaz lucrul, deoarece aglomereaz foarte mult ecranul i micoreaz zona de editare. Comanda este util, ns, numai atunci cnd dorim s copiem / mutm buci de text dintr-un document n altul, permind afiarea simultan a sursei i a destinaiei. 4.1.8. Inserarea de elemente grafice n documentul curent Editorul de texte MS Word pune la dispoziie instrumente destul de puternice pentru introducerea de elemente grafice n documentele editate. Sunt disponibile dou concepte de lucru cu elementele grafice: 1. Crearea de elemente grafice noi, folosind comenzile editorului de texte;

2. Inserarea de elemente grafice create anterior cu alte soft-uri, specializate n acest scop. 1. Crearea de elemente grafice noi: Editorul de texte MS Word conine o gam destul de variat de instrumente grafice, grupate sub form de butoane n bara de instrumente numit Drawing, care poate fi activat apsnd butonul sau selectnd din menu-ul superior comanda View / Toolbars / Drawing. De obicei, aceast bar de instrumente se activeaz n partea de jos a suprafeei de lucru i conine urmtoarele elemente: Line: se deseneaz o linie dreapt. Arrow: se deseneaz o sgeat. Rectangle: se deseneaz un dreptunghi, sau un ptrat, dac se ine tasta apsat. Oval: se deseneaz o elips, sau un cerc, dac se ine tasta apsat. Line Style: se stabilete stilul de linie (grosime, structur), pentru o linie sau un contur desenat i selectat. Dash Style: se stabilete stilul de linie punctat, pentru o linie sau un contur desenat i selectat. Arrow Style: se stabilete tipul de sgeat, pentru o sgeat desenat i selectat. Line Color: se stabilete culoarea liniei sau a unui contur desenat i selectat. Fill Color: coloreaz o suprafa nchis n culoarea aleas. Shadow: creeaz un efect de umbrire pentru un obiect desenat i selectat; Shadow Settings permite setarea parametrilor umbrei care se adaug (poziie, lungime, culoare, etc.). 3-D: creeaz un efect tridimensional pentru un obiect desenat i selectat; 3-D Settings - permite setarea parametrilor efectului 3-D (poziie, culoare, direcie, etc.). WordArt: utilitar care permite realizarea de texte artistice, punnd la dispoziie un catalog de stiluri, din care se poate alege un stil, dup care se tiprete textul care va fi afiat cu acel stil; este recomandabil pentru texte relativ scurte, de preferin titluri sau subtitluri. Text Box: caset de text permite plasarea unui text oriunde pe pagina curent, fr a ine cont de liniile, marginile i paragrafele existente. Permite desenarea de obiecte grafice mai complexe: linii curbe sau frnte, forme mai deosebite, sgei mai complexe, stele, bannere, etc. Permite operaii mai complexe asupra unuia sau mai multor obiecte grafice selectate: grupare, mutarea unul n spatele altuia, rotire, aliniere, etc. Select Objects: realizeaz selecia mai multor obiecte grafice, atunci cnd dorim s aplicm un efect simultan asupra acestora. 2. Inserarea de elemente grafice create anterior: Se realizeaz folosind una dintre urmtoarele comenzi din menu-ul superior: Insert / Picture: dup care se precizeaz locul de unde prelum imaginea: Clip Art...: deschide un catalog de imagini predefinite din MS Word, structurate de obicei pe categorii, din care se poate alege imaginea pe care dorim s o inserm; From File: permite s specificm exact numele i localizarea fiierului care conine imaginea dorit, dac acesta nu face parte din catalogul MS Word. Celelalte opiuni: se insereaz un fiier grafic cu formatul specificat (WordArt, Chart, Autoshapes), gol, i se deschide automat aplicaia care permite editarea sa. Insert / Object: realizeaz inserarea n documentul curent a unui obiect de tipul specificat ntr-o list de opiuni; obiectul inserat este vid, dar se deschide automat aplicaia care permite editarea sa.

4.1.9. Lucrul cu tabele n MS Word De multe ori n practic este necesar s inserm n documentul curent tabele, mai mult sau mai puin complexe. Editorul de texte MS Word permite acest lucru, prin intermediul componentei Table din menu-ul superior, care conine numai comenzi dedicate lucrului cu tabele. Tabelele pot fi create folosind textul deja introdus, sau pot fi create vide, urmnd a fi completate ulterior cu text. La un tabel creat pot fi adugate coloane sau linii noi; celulele tabelului pot fi unite sau divizate; pot fi nfrumuseate folosind diferite chenare, culori, corpuri de liter sau procedura de formatare automat a tabelelor. 1. Crearea unui tabel nou: Se poate realiza n mai multe moduri: Folosind butonul Insert Table din bara de instrumente, , dup care se trage cursorul spre dreapta peste grila care apare, pentru a preciza dimensiunea tabelului (numrul de coloane i de linii) care urmeaz a fi creat; apoi se elibereaz butonul mouse-ului. Pentru a transforma ntr-un tabel un text deja editat, acesta se selecteaz, dup care se apas butonul Insert Table. Folosind comanda Table / Insert Table; n caseta de dialog care apare (Figura 4.21) se precizeaz parametrii tabelului:

Figura 4.21. Table / Insert Table

Number of columns: se indic numrul de coloane ale tabelului; Number of rows: se indic numrul de linii ale tabelului; AutoFormat...: pentru a da tabelului un aspect mai deosebit, care se alege dintr-un catalog de stiluri existente (Figura 4.22).

Figura 4.22. Table / Table AutoFormat

-

Folosind comanda Table / Draw Table din menu-ul superior, sau butonul Draw

Table, , din bara de instrumente: astfel pot fi create tabele mai complexe. Cursorul mouse-ului se schimb ntr-un creion; se deseneaz mai nti conturul exterior al tabelului sub forma unui dreptunghi, dup care se deseneaz coloanele i liniile, exact n forma n care dorim s apar ele n tabel. Pentru a terge o linie sau un grup de linii pe care le-am desenat greit, se apas butonul Eraser, tergem. , din bara de instrumente i se trage mouse-ul deasupra liniilor pe care dorim s le

2. Editarea coninutului tabelului: Se realizeaz selectnd fiecare celul, n care se va introduce apoi textul dorit. Pentru a se trece de la o celul la alta avem 3 posibiliti: se activeaz celula destinaie folosind butonul din stnga al mouse-ului; se trece n celula urmtoare folosind tasta , sau n celula anterioar folosind simultan tastele +; se trece dintr-o celul n alta cu sgeile. 3. Modificarea unui tabel creat: Sunt posibile urmtoarele operaii: Introducerea de elemente noi n tabel: a) Introducerea unei celule noi: Se selecteaz celula de deasupra sau din dreapta punctului n care dorim s inserm noile celule, dup care se folosete comanda Table / Insert Cells i se specific modul n care dorim s inserm noile celule (Figura 4.23): - Shift Cells Right: prin deplasarea celorlalte celule spre dreapta; - Shift Cells Down: prin deplasarea celorlalte celule n jos; - Insert entire row: se introduce o ntreag linie n plus; - Insert entire column: se introduce o ntreag coloan n plus.

Figura 4.23. Table / Insert Cells

b) Introducerea unei linii noi: Se selecteaz celula deasupra creia dorim s introducem o linie nou i se folosete comanda Table / Insert Rows; pentru a insera simultan mai multe linii, se selecteaz un numr de linii egal cu cel pe care dorim s l inserm i apoi se d comanda Table / Insert Rows. c) Introducerea unei coloane noi: Se selecteaz celula la stnga creia dorim s introducem o coloan nou i se folosete comanda Table / Insert Columns; pentru a insera simultan mai multe coloane, se selecteaz un numr de coloane egal cu cel pe care dorim s l inserm i apoi se d comanda Table / Insert Columns. tergerea elementelor existente n tabel: a) tergerea unei celule dintr-un tabel: Se selecteaz celula / celulele pe care dorim s le tergem, dup care se folosete comanda Table / Delete Cells i se specific modul n care dorim s reordonm celulele rmase n tabel (Figura 4.24): - Shift Cells Left: prin deplasarea celorlalte celule spre stnga; - Shift Cells Up: prin deplasarea celorlalte celule n sus; - Delete entire row: se terge ntreaga linie; - Delete entire column: se terge ntreaga coloan. Figura 4.24. Table / Delete Cells

b) tergerea unei linii: Se selecteaz linia pe care dorim s o tergem i se folosete comanda Table / Delete Rows; pentru a terge simultan mai multe linii, acestea se selecteaz n prealabil, dup care se d comanda Table / Delete Rows. c) tergerea unei coloane: Se selecteaz coloana pe care dorim s o tergem i se folosete comanda Table / Delete Columns; pentru a terge simultan mai multe coloane, acestea se selecteaz n prealabil, dup care se d comanda Table / Delete Columns. Operaii cu celulele tabelului: a) Unificarea mai multor celule ale tabelului: Se selecteaz mai nti celulele pe care dorim s le unificm (acestea trebuie s fie celule succesive, indiferent dac pe o linie sau pe o coloan), dup care se d comanda Table / Merge Cells; astfel, demarcaiile dintre celulele selectate dispar, i ele se transform ntr-o singur celul. b) Divizarea unei celule a tabelului: Se selecteaz celula pe care dorim s o divizm, dup care se d comanda Table / Split Cells i se specific modul n care dorim s divizm acea celul (Figura 4.25): Number of columns: numrul de coloane n care dorim s o mprim; Number of rows: numrul de linii n care dorim s o mprim.

Figura 4.25. Table / Split Cells

4. Formatarea tabelelor: n menu-ul superior exist urmtoarele comenzi pentru formatarea tabelelor: Table / Activeaz catalogul de stiluri predefinite pentru schimbarea aspectului AutoFormat tabelului curent i selectat la un moment dat. Table / AutoFit to Content: modific dimensiunile tabelului AutoFit pentru a se potrivi exact coninutului acestuia; AutoFit to Window: modific dimensiunile tabelului pentru a se potrivi exact n fereastra curent; Distribute Rows Evenly: egalizeaz toate liniile tabelului; Distribute Columns Evenly: egalizeaz toate coloanele tabelului. Table / Cell Permite stabilirea exact a nlimii i limii celulelor: Height and Row: dimensiunea unei linii (nlimea); Width Column: dimensiunea unei coloane (limea). De asemeni, putem modifica aspectul tabelului (chenarele, culoarea de fundal) folosind comanda Format / Borders and Shading... din menu-ul superior. 5. Prelucrarea datelor din tabele: Editorul de texte permite i prelucrarea datelor care au fost introduse ntr-un tabel, la un nivel destul de avansat: Table / Cea mai simpl operaie de prelucrare, cu dou aspecte: Convert Convert Text to Table: transform un text ntr-un tabel, cu condiia s existe separri n cadrul acestuia prin virgule, , semen de sfrit de paragraf etc. Convert Table to Text: operaia invers. Table / Sort Sorteaz coninutul tabelului pe coloane, cresctor sau descresctor, innd cont de natura datelor coninute n celule: text, numere sau date calendaristice. Table / Dac tabelul conine valori numerice, permite editarea unor formule Formula matematice de calcul care opereaz folosind coninutul celulelor

tabelului. 4.1.10. Alte utilitare ale MS Word Editorul de texte MS Word conine i alte comenzi, care sunt de ajutor n tehnoredactarea unui document. Dintre aceste, vom enumera: a) Facilitatea de cutare i nlocuire automat a caracterelor: Este posibil cutarea rapid a unui ir de caractere n documentul curent (sunt identificate toate apariiile acestuia) i eventual nlocuirea sa cu un alt ir de caractere, prin comenzile: Edit / Find: se afieaz o caset de dialog (Figura 4.26) n care, n cmpul Find what: se tiprete irul de caractere care urmeaz a fi cutat. n seciunea Search Options avem posibilitatea de a preciza diferite opiuni de cutare, iar butoanele Format i Special permit detalierea i mai bun a acestor opiuni de cutare; operaia efectiv se declaneaz apsnd butonul Find Next.

Figura 4.26. Edit / Find Edit / Replace: acioneaz pe acelai principiu cu Find, numai c permite, simultan cu operaia de cutare, i operaia de nlocuire a irului de caractere gsit cu un nou ir de caractere (Figura 4.27).

Figura 4.27. Edit / Replace

Edit / Go To: permite poziionarea rapid pe o anumit zon din documentul curent (util n special n cazul documentelor foarte lungi), pentru care va fi introdus un element de identificare - de obicei numrul acesteia (Figura 4.28). n acest mod pot fi regsite rapid diferite elemente: pagin, seciune, linie, sau obiect mai complex: not de subsol, not de final, comentariu, tabel, imagine, titlu etc.

Figura 4.28. Edit / Go To b) Inserarea de mici texte predefinite n documentul curent: Insert / Date Introduce n poziia curent din document data i ora curente, fiind and Time posibil s alegem ntre mai multe formate de scriere a acestora. Insert / Auto Introduce n poziia curent din document un text predefinit, care poate Text fi ales dintr-o list destul de extins de opiuni. Insert / Introduce n poziia curent din document diferite simboluri speciale, Symbol care nu sunt disponibile pe tastatur; aceste simboluri pot fi alese din lista seturilor de caractere cu care lucreaz editorul de texte. Insert / Insereaz comentarii n text, care nu sunt vizibile la tiprirea acestuia Comment pe hrtie, ci numai sub editorul de texte. Insert / Insereaz o not de subsol sau o not de final n documentul curent. Footnote c) Alte posibiliti de formatare: Format / Drop Cap: Permite formatarea primei litere dintr-un paragraf, mrind-o comparativ cu restul textului i plasnd-o n afara acestuia (Figura 4.29).

Figura 4.29. Format / Drop Cap

Format / Change Case: Schimb aspectul literelor din textul selectat, putnd fi alese cteva stiluri predefinite (Figura 4.30): - Sentence case: Numai prima liter din propoziie este majuscul. - Lowercase: Toate literele sunt mici. - Uppercase: Toate literele majuscule. - Title Case: Prima liter din fiecare cuvnt este majuscul. - Toggle Case: Prima liter din fiecare cuvnt este mic, restul sunt majuscule.

Figura 4.30. Format / Change Case Format / Theme...: Se poate da ntregului document un aspect unitar, folosind o tem predefinit dintr-un catalog pus la dispoziie de editor. Aceast tem modific aspectul tuturor elementelor din document: fundal, liste, tabele i culorile chenarelor, titluri i subtitluri.

d) Corectoare gramaticale i statistici asupra textului: Editorul este dotat i cu un dicionar de cuvinte i expresii, astfel nct permite corectarea automat a textului introdus (greelile de tiprire i chiar greeli sintactice); de asemeni, recunoate limbajul n care este scris textul i pune la dispoziie liste de sinonime pentru cuvintele tiprite. Pentru a folosi aceste faciliti, se apeleaz urmtoarele comenzi din menu-ul superior: Tools / Activeaz corectorul gramatical inclus, n condiiile n care limbajul Spelling and este recunoscut de ctre editorul de texte. Grammar Tools / Permite setarea limbajului de editare, pentru a fi recunoscut de Language editor. Tools / Word Realizeaz o statistic asupra documentului curent: cte caractere, Count linii, cuvinte, pagini, seciuni etc. conine. e) Generarea automat de cuprinsuri i tabele de indeci: Comanda Insert / Index and Tables... activeaz un utilitar pentru generarea automat a cuprinsului documentului (lista tuturor titlurilor i subtitlurilor sale) sau a indexului (list de cuvinte cheie i apariiile lor n text). De asemeni, este automatizat i generarea listelor de referiri bibliografice, uurndu-se editarea acestora. f) Protejarea documentului: Comanda Tools / Protect Document... permite protejarea anumitor seciuni ale acestuia, a cror modificare nu este permis dect dac este tiprit o parol. De asemeni, este posibil i o protecie global a documentului, care nu va putea fi deschis dect dac se tiprete corect o parol; pentru aceasta se folosete comanda Tools / Options Save. Pot fi introduce dou parole diferite: Password to open: parola care permite deschiderea documentului, care va fi vizualizat, dar nu poate fi modificat; Password to modify: parola care permite deschiderea i modificarea documentului, adic acces deplin la coninutul su. g) Sistemul de asisten software: Comanda Help din menu-ul superior conine o serie de comenzi pentru lucrul cu manualul de utilizare al editorului de texte, care conine descrierea detaliat a tuturor facilitilor editorului i a modului de lucru cu acesta.

4.3. MS Excel. Elemente de calcul tabelarO alt component a pachetului de programe Microsoft Office, foarte performant i utilizat pe larg, este Microsoft Excel, software pentru calcul tabelar. Acest program permite n primul rnd realizarea de tabele ntr-o manier profesionist (mai puternic dect utilitarul similar din MS Word), i de asemeni realizarea de calcule foarte avansate cu valorile nscrise n tabele, cu posibilitatea de a face, eventual, i reprezentri grafice ale rezultatelor obinute. Suprafaa de lucru (menu-ul superior, barele de instrumente Figura 4.45) este similar cu cea a celorlalte componente Microsoft Office (Microsoft Word i Microsoft PowerPoint); majoritatea comenzilor

din Word se regsesc i aici, sub acelai nume, n aceleai menu-uri i cu aceleai butoane n barele de instrumente (Toolbars), existnd de asemeni i comenzi specifice, pentru calcule sau reprezentri grafice. Fiierele create sub Microsoft Excel, care conin tabele i calcule asupra valorilor introduse, vor fi salvate automat sub extensia specific .XLS. Un astfel de fiier, dac nu i-am indicat un nume, poart numele generic de Workbook (registru de calcul) i este compus din 16 foi de calcul (Sheets) distincte, identificate fiecare prin numrul lor de ordine. S-a preferat aceast metod de structurare a fiierelor pentru a putea memora n acelai fiier mai multe seturi de date distincte, care vor fi analizate separat. De asemeni, atunci cnd se genereaz grafice, acestea pot fi incluse n foaia de calcul curent, sau pot fi incluse n fiier ca obiecte distincte, sub numele de Chart i avnd fiecare un numr de ordine, generat automat la crearea graficului respectiv.

Figura 4.45. Suprafaa de lucru MS Excel

4.3.1. Lansarea n execuie a programului MS Excel Se realizeaz folosind butonul Start / componenta Programs / Microsoft Excel, sau pictograma corespunztoare de pe Desktop:

Suprafaa de lucru (Figura 4.45) respect structura standard a unei ferestre Windows i este similar cu cea a editorului de texte Microsoft Word, avnd aceeai structur i aceleai elemente componente: - Bara de titlu (pe prima linie a ferestrei): conine numele programului (MS Excel) i numele registrului de calcul curent, deschis pentru editare i procesare dac nu a fost deschis un fiier creat anterior i datele introduse nu au fost nc salvate, numele generic al registrului de calcul deschis este Book1 tocmai pentru a se atrage atenia asupra acestui lucru. - Menu-ul superior: conine toate comenzile programului de calcul tabelar, organizate pe liste derulante de comenzi, cu urmtoarea structur: File Comenzi de manipulare a fiierelor care conin registrele de calcul, de setare a dimensiunilor paginii n registrul de calcul curent i de listare a coninutului acestuia. Edit Comenzi de manipulare a textului sau imaginilor i de cutare i nlocuire a unui ir de caractere n registrul de calcul curent. View Comenzi de vizualizare n diferite modaliti a registrului de calcul curent, i de modificare a aspectului suprafeei de lucru generat de editor (bare de instrumente, etc.). Insert Comenzi pentru introducerea de obiecte noi n foaia de calcul curent

sau la nivelul ntregului registru de calcul. Comenzi pentru formatarea elementelor registrului de calcul curent. Apelarea unor programe auxiliare de analiz a textului, sau de realizare a unor operaii matematice mai complexe asupra datelor din registrul de calcul curent; comenzi de modificare a aspectului suprafeei de lucru generat de program. Data Comenzi de lucru asupra datelor introduse: ordonare, selecie dup diferite criterii, subtotaluri, conversii etc. Window Comenzi pentru lucrul simultan cu mai multe fiiere, deschise n ferestre separate. Help Apelarea manualului de asisten soft al programului de calcul tabelar. (o parte dintre aceste comenzi sunt comune cu cele din MS Word i MS PowerPoint i nu vor fi prezentate n continuare). - Barele de instrumente (Toolbars): permit activarea mai rapid a unor comenzi prin intermediul unor butoane; butoanele cu acelai aspect ca n Microsoft Word i pstreaz i semnificaia. - Bara de formule: n aceast zon se afieaz coninutul fiecrei celule din tabelul editat, sau, eventual formula aplicat pentru a se obine rezultatul afiat n celul (cu posibilitatea de a o modifica sau de a aplica alte formule de calcul). - Suprafaa de lucru efectiv: se prezint sub forma unui caroiaj, care sugereaz tabelul n care urmeaz a fi introduse datele. - Bara de stare (pe ultima linie a ferestrei): prezint informaii generale despre registrul de calcul curent i despre operaiile care se aplic datelor introduse. Format Tools 4.3.2. Editarea i formatarea unui tabel n MS Excel Dup lansarea n execuie i ncrcarea programului MS Excel, pe ecran apare un caroiaj n care urmeaz a fi introdus coninutul tabelului pe care dorim s l realizm. Orice tabel este alctuit din mai multe celule, structurate pe linii i pe coloane. Fiecare element al tabelului este bine definit, prin intermediul unei etichete care i este asociat. Astfel, coloanele tabelului sunt etichetate n mod implicit cu literele (mari) ale alfabetului, de la A la Z, dup care urmeaz combinaii de cte dou litere, sub forma: AA, AB, ...AZ, BA, BB, ... pn la IV, iar liniile sunt etichetate cu numere: 1, 2, 3,... (Figura 4.45) aceast form de etichetare dnd posibilitatea de a crea tabele suficient de mari pentru a cuprinde cantiti suficiente de date. Fiecare celul a tabelului este la rndul ei etichetat, cu litera corespunztoare coloanei pe care se afl, dup care urmeaz numrul corespunztor liniei pe care se afl celula respectiv: A1, B4, C2 etc. La un moment dat, o singur celul este curent, adic se editeaz coninutul ei: celula care are marginile ngroate (Figura 4.45). n anumite situaii, este necesar s realizm o operaie (de formatare sau de calcul) care s se reflecte asupra mai multor celule ale unui tabel creat. Pentru aceasta, MS Excel ne d posibilitatea de a selecta diferite zone ale tabelului: - Apsnd cu butonul din stnga al mouse-ului pe dreptunghiul cenuiu i neetichetat din colul din stnga-sus al foii de calcul curente, se selecteaz ntreaga foaie de calcul (suprafaa ei se coloreaz n negru, iar operaia pe care o alegem n continuare se va executa la nivelul tuturor celulelor din foaia de calcul curent). - Apsnd n mod similar similar pe dreptunghiul numerotat din dreptul unei linii, se selecteaz ntreaga linie; - Apsnd pe dreptunghiul de la nceputul unei coloane, se selecteaz ntreaga coloan. - Se poate selecta, asemntor, i o suprafa format dintr-un anumit numr de celule din tabel, respectnd urmtoarea succesiune de pai: - ne poziionm cu mouse-ul pe celula din colul din stnga-sus al suprafeei pe care dorim s o selectm; - apsm butonul din stnga al mouse-ului i l inem apsat, n timp ce ne deplasm cu mouseul pe ecran, pn n colul din dreapta jos al tabelului; - cnd am ajuns n poziia final, eliberm butonul mouse-ului vom observa c suprafaa parcurs cu mouse-ul a fost selectat (s-a colorat n negru). Exist i o alt posibilitate de a specifica celulele unui tabel asupra crora dorim s executm o operaie (util numai n cazul calculelor, i nu al operaiilor simple, de formatare): indicnd n mod explicit etichetele acestora (Figura 4.46): - pentru a specifica o singur celul, se va da eticheta ei: de exemplu A5;

- pentru a specifica un ir de celule de pe aceeai linie, se vor indica etichetele celulei de nceput i de sfrit al irului, separate ntre ele prin semnul : : de exemplu, A1:A5; - pentru a specifica un ir de celule de pe aceeai coloan, se va proceda analog: de exemplu, A1:D1; - pentru a specifica un ir de celule dintr-o seciune a tabelului, se va indica eticheta celulei din colul din stnga-sus al acestei seciuni, i eticheta celulei din colul din dreapta-jos, separate ntre ele tot prin semnul : : de exemplu, A1:D5. Coninutul celulelor se editeaz n mod obinuit, cu meniunea c, dac la un moment dat este necesar o modificare, va trebui s selectm celula respectiv; coninutul ei va fi indicat n bara de formule, i se va modifica n cmpul special alocat din acea zon (Figura 4.46). Pentru a se memora modificarea fcut, se apas tasta Enter. Un alt element specific n Excel este acela c, atunci cnd am scris un mic text (cap de tabel, sau cap de coloan) ntr-o celul a tabelului, chiar dac textul nu a ncput n ntregime n zona alocat pe ecran celulei respective, totui el este introdus n ntregime n celul, i, n cazul unei listri a tabelului, va fi tiprit integral, cu excepia situaiei n care mai scriem ceva chiar n celula nvecinat n acest caz, coninutul primei celule este trunchiat (Figura 4.46). Pentru a se crea rapid i estetic capul de tabel, MS Excel ofer i butonul Merge and Center, , care unific celulele selectate i centreaz n raport cu ntreaga suprafa obinut textul tiprit n prima dintre ele.

A1 : A5

A1 : D1

A1 : D5

Zona de editare a coninutului celulei curente

Figura 4.46. Selectarea unui grup de celule indicnd etichetele corespunztoare Formatarea tabelului se face asemntor cu MS Word. Butoanele de formatare identice cu cele din MS Word au aceeai semnificaie. n plus, MS Excel ofer posibiliti de formatare a tabelului la nivelul elementelor componente ale sale: a) Formatarea celulelor: Se selecteaz una sau mai multe celule ale tabelului, dup care se folosete comanda Format / Cells din menu-ul superior, care d posibilitatea definirii urmtoarelor elemente de caracterizare a celulelor selectate: - seciunea Number (Figura 4.47): Se definete tipul de dat care va fi introdus n celula respectiv; astfel, MS Excel permite definirea mai multor tipuri de date, care vor fi tratate diferit: - General: alocat de obicei pentru iruri de caractere (text); datele introduse nu sunt interpretate ca fiind valori numerice astfel, nu va fi posibil realizarea de operaii matematice cu aceste date; - Number: alocat pentru valori numerice; se poate stabili modul de afiare al acestora: numr de cifre la partea zecimal, forma punctului zecimal, forma de afiare a numrului, etc. - Currency, Accounting: ofer formate speciale pentru memorarea valorilor bneti; - Date, Time: folosite n general pentru a memora data sau ora, ofer diferite formate pentru tiprirea acestora; - Text: trateaz coninutul celulei ca un text, chiar dac sunt tiprite valori numerice pe care nu le interpreteaz ca atare; - Percentage: convertete automat o valoare numeric n procentaj, prin nmulirea cu 100.

Figura 4.47. Format Cells / Seciunea Number

Dup ce s-a definit tipul de dat corespunztor celulelor tabelului, pot fi realizate mici ajustri asupra acestuia, folosind urmtoarele butoane din bara de instrumente:

Currency style: modific modul de afiare a valorilor bneti Percent Style: modific stilul de afiare al procentajelor Comma style: modific stilul de afiare a punctului zecimal Increase Decimal: mrete numrul de cifre afiate la partea zecimal, pentru celule cu coninut de tipul Number. Decrease Decimal: micoreaz numrul de cifre afiate la partea zecimal, pentru celule cu coninut de tipul Number.Seciunea Alignment (Figura 4.48): Se definete modul de aliniere i orientarea textului n interiorul celulelor selectate, cu ajutorul urmtorilor parametri: Text Alignment: o Horizontal: cum se poziioneaz textul n interiorul celulei, fa de marginile din stnga i din dreapta ale acesteia; de exemplu, se pot alege valorile Left, Center, Right, Justify care au aceeai semnificaie ca n MS Word i pot fi setate i prin intermediul butoanelor din bara de instrumente comune cu MS Word:

-

Vertical: cum se poziioneaz textul n interiorul celulei, fa de marginile de sus i de jos ale acesteia: centrat, mai apropiat de marginea de sus sau de marginea de jos. Orientation: pe ce direcie se va scrie textul n celule drept sau nclinat sub anumite unghiuri, a cror valoare se va defini; o

Figura 4.48. Format Cells / Seciunea Alignment

Seciunea Font (Figura 4.49): Se definete fontul cu care va fi scris textul din celulele selectate, i atributele specifice acestuia: dimensiune, aspect, culoarea literelor, stilul de subliniere, efecte speciale la fel ca funciile similare din MS Word i butoanele cunoscute din bara de instrumente: , .

Seciunea Border (Figura 4.50): Permite definirea aspectului chenarului celulelor selectate: tipul de linie, grosimea i culoarea liniilor, laturile celulelor care vor fi marcate la fel ca funciile similare din MS Word i butonul corespunztor din bara de instrumente, . Seciunea Patterns (Figura 4.51): Permite definirea unui fundal cu o anumit culoare i haur (Pattern) pentru celulele selectate similar cu butonul din bara de instrumente, regsit i n MS Word.

Figura 4.49. Format Cells / Seciunea Font

Figura 4.50. Format Cells / Seciunea Border

Seciunea Protection: Are efect numai n cazul n care tot fiierul este protejat la deschidere (accesul fcndu-se numai pe baza unei parole); se pot seta dou atribute: Locked: nu se poate modifica coninutul celulelor selectate; Hidden: nu sunt afiate formulele folosite pentru a calcula rezultatele indicate n celulele selectate.

Figura 4.51. Format Cells / Seciunea Patterns

b) Formatarea liniilor: Se selecteaz una sau mai multe linii ale tabelului, dup care se folosete comanda Format / Row din menu-ul superior, cu urmtoarele opiuni: - Height: pentru a se stabili manual nlimea liniilor selectate; - AutoFit: pentru a se regla automat nlimea liniilor selectate, n funcie de dimensiunea coninutului lor; - Hide: pentru a se ascunde liniile selectate, al cror coninut nu va fi afiat nici pe ecran, i nici la o eventual listare a tabelului; - Unhide: pentru a se descoperi liniile ascunse anterior. c) Formatarea coloanelor: Se selecteaz una sau mai multe coloane ale tabelului, dup care se folosete comanda Format / Column din menu-ul superior, cu urmtoarele opiuni: - Width: pentru a se stabili manual limea coloanelor selectate; - AutoFit Selection: pentru a se regla automat limea coloanelor selectate, n funcie de dimensiunea coninutului lor;

-

Hide: pentru a se ascunde coloanele selectate, al cror coninut nu va fi afiat nici pe ecran, i nici la o eventual listare a tabelului; Unhide: pentru a se descoperi coloanele ascunse anterior.

Dac este cazul, se poate aplica i o formatare la nivelul ntregului tabel selectat la un moment dat, prin comanda Format / AutoFormat... care d accesul la un catalog de tabele cu aspect predefinit (Figura 4.52), cu posibilitatea de a alege unul dintre acestea i a-l aplica tabelului curent. Editarea tabelelor mai presupune i formatarea, dac este cazul, a ntregii foi de calcul curente, cu ajutorul comenzii Format /Sheet din menu-ul superior, cu opiunile: Rename: se realizeaz redenumirea foii de calcul curente, numele implicit Sheet[n] putnd fi schimbat cu un alt nume, mai sugestiv; Hide: se ascunde foaia de calcul curent, cu efecte similare cu cele de la ascunderea liniilor sau a coloanelor; Unhide: se descoper o foaie de calcul ascuns anterior; Background...: permite definirea unui fundal grafic pentru foaia de calcul curent (desen, culoare sau haur), care ns nu va fi listat la imprimant, fiind vizibil doar pe ecran. n anumite situaii poate fi necesar, tot pe parcursul editrii tabelelor, schimbarea aspectului acestora, prin adugarea de elemente noi n tabel. Astfel de operaii se realizeaz folosind o parte dintre comenzile din menu-ul superior, componenta Insert, i anume: -

Figura 4.52. Format / AutoFormat...

Insert / Cells

Insert / Rows Insert / Columns Insert / Worksheet Insert / Page Break

Insereaz o celul nou n tabelul curent, naintea celulei curente, modificnd aspectul ntregului tabel conform cu opiunile: Shift Cells Right: mut celula curent i toate cele care o urmeaz din linia curent cu o poziie la dreapta, insernd celula nou pe poziia astfel eliberat; Shift Cells Down: mut celula curent i toate cele care o urmeaz din coloana curent n jos cu o poziie, insernd celula nou deasupra; Entire Row: insereaz o linie de tabel ntreag deasupra celei pe care se afl celula curent; Entire Column: insereaz o coloan de tabel ntreag la stnga celei pe care se afl celula curent. Insereaz o linie nou n tabelul curent, deasupra celei pe care se afl celula curent. Insereaz o coloan nou n tabelul curent, la stnga celei pe care se afl celula curent. Insereaz o nou foaie de calcul, naintea celei curente. Este util n special pentru listarea estetic a tabelelor lungi, insernd n poziia definit de celula curent o ntrerupere de pagin, astfel nct la listare, n acel punct s se treac la o pagin nou, chiar dac pe pagina curent a mai rmas, eventual, spaiu liber.

Manevrarea coninutului uneia sau mai multor celule selectate la un moment dat se poate realiza uor cu ajutorul comenzilor din menu-ul superior, componenta Edit: terge coninutul celulelor selectate, transferndu-l n memoria Edit / Cut intermediar Clipboard, unde este disponibil pentru a fi copiat n alt parte n fiierul curent. Edit / Copy Realizeaz o copie n Clipboard a coninutului celulelor selectate. Edit / Paste Copie coninutul Clipboard-ului n noua poziie din fiierul curent, definit de celula curent. terge celulele selectate din tabelul curent, redimensionndu-l n funcie Edit / de opiunea aleas: Shift Cells Left: mut celulele urmtoare din linia curent cu o poziie la stnga, n locul celulei terse; Shift Cells Up: mut celulele urmtoare din coloana curent n sus cu o poziie, n locul celulei terse; Entire Row: terge ntreaga linie de tabel pe care se afl celula curent; Entire Column: terge ntreaga coloan de tabel pe care se afl celula curent. Completeaz una sau mai multe celule vide cu coninutul uneia dintre Edit / Fill celulele nvecinate, n funcie de opiunea aleas: Down: celula de deasupra celor vide; Right: celula din stnga celor vide; Up: celula de sub cele vide; Left: celula de la dreapta celor vide. terge total sau parial coninutul uneia sau al mai multor celule selectate, n funcie de Edit / Clearopiunea aleas:

All: terge n ntregime coninutul celulei; Formats: anuleaz doar efectul operaiilor de formatare, lsnd intact coninutul celulei; Contents: terge doar coninutul celulei, lsnd elementele de formatare legate de dimensiunile acesteia, sau de culoarea fundalului, etc.; Comments: terge eventualele explicaii (comentarii) legate de coninutul celulei. De asemeni, este posibil manevrarea coninutului unei ntregi foi de calcul, folosind comenzile: terge definitiv foaia de calcul curent din fiierul curent. Edit / Edit / Move or Copy Sheet Mut foaia de calcul curent n alt fiier, al crui nume se va specifica, sau n fiierul curent, n alt poziie care se va specifica (Figura 4.53), cu excepia cazului n care am bifat opiunea Create a Copy, prin care nu se face mutare, ci copiere.

MS Excel permite, ntr-o modalitate asemntoare cu MS Word, i editarea de antete i note de subsol pentru paginile pe care va fi tiprit tabelul (tabelele) create. Acest lucru se realizeaz folosind comanda View / Header and Footer (Figura 4.54). Antetul i nota de subsol vor putea fi realizate n dou moduri: alegnd una dintre variantele predefinite, disponibile n cmpurile cu etichetele Header, respectiv Footer; definind varianta proprie, cu ajutorul butoanelor Custom Header, respectiv Custom Footer.

Aspectul antetelor i notelor de subsol definite devine vizibil folosind butonul Print Preview; astfel este afiat imaginea foii de calcul curente, aa cum va fi ea tiprit la imprimant, fiind posibil operarea anumitor modificri, dac este cazul (acelai rezultat se obine prin intermediul comenzii File / Print Preview din menu-ul superior).

Figura 4.53. Edit / Move or Copy Sheet

Figura 4.54. View / Header and Footer

La nivelul fiecrei celule a tabelului este de asemeni posibil editarea de comentarii adic explicaii legate de coninutul celulei respective. Comentariile nu vor fi listate la imprimant, fiind menite doar s uureze nelegerea coninutului tabelului la deschiderea sa ulterioar. Folosirea comentariilor presupune urmtoarele operaii: Insert / Comment Insert / Edit Comment Edit / Clear Comments View / Comments Crearea unui nou comentariu n foaia de calcul curent, care se refer la coninutul unei celule. Editarea i eventual modificarea comentariului curent, selectat la un moment dat. tergerea comentariului curent, selectat la un moment dat. Vizualizarea / ascunderea comentariilor existente n foaia de calcul curent. n cazul n care comentariile sunt ascunse, existena lor va fi precizat doar printr-un mic triunghi rou n colul din dreapta-sus al celulei la care se refer. Vizualizarea barei de instrumente specific lucrului cu comentarii; conine butoanele corespunztoare operaiilor disponibile cu acestea: : New Comment crearea unui nou comentariu n foaia curent; : Edit Comment editarea comentariului selectat; : Previous Comment trecerea la comentariul anterior celui curent; : Next Comment trecerea la comentariul urmtor celui curent;

View / Toolbar / Reviewing

: Hide Comment ascunderea / vizualizarea comentariului curent;

: Hide All Comments ascunderea / vizualizarea tuturor comentariilor; : Delete Comment tergerea comentariului curent.

O alt operaie util n realizarea de tabele este formatarea paginilor pe care ele urmeaz a fi tiprite. Pentru aceasta se va folosi comanda File / Page Setup, care permite completarea urmtoarelor seciuni: Seciunea Page (Figura 4.55): se precizeaz elementele generale legate de caracterizarea paginii: Orientation: tipul de orientare a paginii, Portrait sau Landscape; Scaling: redimensionarea tabelului, astfel nct s fie tiprit exact pe numrul de pagini pe care l vom specifica noi, att pe lime, ct i pe lungime;

Paper Size: formatul de pagin pe care se face tiprirea; First Page Number: modul de numerotare a primei pagini. Verificarea aspectului foii de calcul dup ultimele modificri se face folosind butonul Print Preview; pentru a se realiza tiprirea efectiv se folosete butonul Print, iar pentru a salva modificrile fcute, se folosete butonul OK. Seciunea Margins (Figura 4.56): se indic limea marginilor exterioare ale paginii pe care va fi tiprit coninutul fiierului curent: Top: marginea de sus; Bottom: marginea de jos; Left: marginea din stnga; Right: marginea din dreapta; Header: poziia n care se va tipri antetul; Footer: poziia n care se va tipri nota de subsol; Center on Page: se bifeaz, dac dorim ca tabelul s fie centrat pe pagin, orizontal sau vertical.

Figura 4.55. File / Page Setup Seciunea Page

Figura 4.56. File / Page Setup Seciunea Margins

Seciunea Header / Footer (Figura 4.54): se vor defini antete i note de subsol pentru paginile curente prin completarea acelorai opiuni ca cele disponibile folosind comanda View / Header and Footer. Seciunea Sheet (Figura 4.57): se vor preciza anumite elemente legate de modul de tiprire al foii de calcul curente: Print Area: numrul de celule de pe foaia de calcul care urmeaz a fi tiprite; Print Titles: capul de tabel liniile care vor fi tiprite la nceputul tabelului, respectiv coloanele care vor fi tiprite n partea stng a sa; Print: se bifeaz anumite elemente pe care dorim s le tiprim, cum ar fi liniile de demarcaie a celulelor (Gridlines), capul de tabel (Row and column headings), sau elemente legate de parametrii de imprimare: calitatea (Draft Quality) sau tipul de imprimare color sau alb-negru (Black and white); Page order: se stabilete ordinea n care se va tipri un tabel pe mai multe pagini.

Figura 4.57. File / Page Setup Seciunea Sheet

4.3.3. Vizualizarea i tiprirea unui registru de calculExist mai multe modaliti de vizualizare a foii de calcul curente: View / Normal View / Page Break Preview Modul de vizualizare implicit, fr elemente specifice. O imagine global, la scar redus, a foii de calcul curente; avantajul n acest mod de vizualizare este acela c sunt afiate ntreruperile de pagin (marcate cu albastru), cu posibilitatea de a le ajusta dup dorin, prin simpla tragere a lor n noile poziii, folosind butonul din stnga al mouse-ului. Se mrete suprafaa pe care este afiat foaia de calcul, n detrimentul barelor de instrumente ale MS Excel, care dispar; singura cale de a accesa comenzile este folosind menu-ul superior, iar fereastra n care ruleaz MS Excel este automat maximizat. Se permite alegerea scalei la care va fi afiat coninutul foii de calcul curente, bifnd mrimea dorit (Figura 4.58).

View / Full Screen

View / Zoom

Listarea la imprimant a foii de calcul curente se face folosind comanda File / Print din menu-ul superior. Pentru a se vizualiza aspectul documentului care urmeaz a fi obinut (dimensiunile paginilor, elementele de identificare a acestora, modul n care este mprit pe pagini coninutul foii de calcul curente) se poate folosi comanda File / Print Preview. n plus, MS Excel prezint i o comand specific de listare, i anume File / Print Area util n special n cazul foilor de calcul ample, cu o mare cantitate de date. Comanda permite selectarea unei anumite poriuni din foaia de calcul curent, astfel nct numai aceasta va fi ulterior listat. Sunt disponibile dou opiuni: Set Print Area Clear Print Area Pentru a defini zona care urmeaz a fi tiprit de pe foaia de calcul curent - n prealabil aceasta trebuie selectat cu ajutorul mouse-ului. Pentru a anula zona de tiprire definit anterior, revenind la opiunea implicit ntreaga suprafa a foii de calcul curente.

Figura 4.58. View / Zoom

4.3.4. Operaii la nivel de fiier n MS Excel Operaiile la nivel de fiier sunt identice cu operaiile similare din MS Word i MS PowerPoint. Astfel, salvarea prezentrii curente ntr-un fiier se face prin comanda File / Save, din menu-ul superior, sau folosind butonul din bara de instrumente la fel ca n MS Word. Extensia (formatul de fiier) asociat automat registrului de calcul va fi ns .XLS. La prima salvare a datelor din registrul de calcul curent, pe ecran apare o fereastr identic cu cea din MS Word (Figura 4.16), n care se va indica numele fiierului i localizarea acestuia pe hard-disc (unitatea de disc i directorul). La salvrile urmtoare se face automat actualizarea coninutului fiierului care a fost definit iniial. Celelalte comenzi pentru manipularea fiierelor sunt de asemeni identice cu echivalentele lor din MS Word: File / New Creeaz un registru de calcul nou, vid, care urmeaz a fi completat ulterior. File / Open Deschide un registru de calcul existent pentru a se continua lucrul acolo. File / Close nchide registrul de calcul curent, salvndu-se coninutul su. File / Save Creeaz o copie a registrului de calcul curent ntr-un alt as... fiier (cu alt nume, eventual n alt director). File / Send Trimite registrul de calcul curent spre alte utilitare To accesibile n sistemul de calcul: e-mail, fax, etc. File / Se afieaz proprietile registrului de calcul curent o Properties caracterizare general a acesteia, similar cu cea corespunztoare documentelor (Figura 4.18). File / Exit nchide aplicaia MS Excel.

Lucrul n MS Excel cu baze de date Unul dintre avantajele lucrului n MS Excel este compatibilitatea cu alte software-uri de prelucrare a datelor, concretizat n posibilitatea de a prelucra fiiere care au i alte formate (extensii) n afar de cea proprie, .XLS. Acest concept presupune dou operaii: 1) Salvarea datelor introduse n MS Excel sub alt format de fiier: Atunci cnd se d comanda File / Save as..., n cmpul cu eticheta Save as Type se definete formatul de fiier sub care dorim s salvm datele. Implicit, formatul de fiier este .XLS, dar exist o list de formate disponibile, printre care cele mai utile sunt: .DBF: permite salvarea datelor din foaia de calcul curent (doar o singur foaie de calcul, chiar dac registrul conine mai multe) sub forma unei baze de date, disponibil pentru a fi prelucrat n FOXPRO, de exemplu. Capul de tabel va fi folosit pentru a defini structura bazei de date: fiecare nume de coloan devine cmp n baza de date care se creeaz. .TXT: permite salvarea datelor sub forma unui fiier de tip text neformatat vizibil sub orice editor de texte. Formatul specific de tabel este ns oarecum alterat: liniile se pstreaz, dar separarea coloanelor se face prin cte un spaiu.

2) Deschiderea fiierelor de date cu alte formate: Atunci cnd se d comanda File / Open, n cmpul cu eticheta Files of type se poate specifica formatul pentru fiierul pe care dorim s l deschidem; pe lng formatul implicit, specific MS Excel (.XLS), se pot deschide i fiiere de tipul urmtor: .DBF: baze de date create n dBASE III sau IV; cmpurile bazei de date sunt automat convertite n coloane de tabel. .TXT: fiiere de tip text neformatat; spaiile devin separatori de coloan, iar liniile se transfer ca atare. .WK?: fiiere create n Lotus 1-2-3. .WQ1: fiiere create n Quattro Pro.

4.3.5. Elemente specifice ale MS Excel: realizarea de calcule i procesri ale datelorUtilitatea produsului MS Excel nu este ns dat att de posibilitile sale de editare i formatare a tabelelor, ct n special de funciile sale de calcul tabelar. Astfel, este posibil realizarea rapid a unor calcule sofisticate cu valorile numerice tiprite n celulele foii de calcul, i inserarea rezultatelor n celule noi. Pentru aceasta, se procedeaz n modul urmtor: se selecteaz celula n care urmeaz a fi memorat rezultatul; , din bara de

se alege din menu-ul superior comanda Insert / Function, sau se activeaz butonul echivalent, instrumente. se editeaz expresia care urmeaz a fi calculat, rezultatul fiind automat ncrcat n celula respectiv. n acelai scop se poate folosi i bara de formule existent n MS Excel.

Bara de formule din MS Excel

n mod implicit, n extremitatea stng a acesteia este indicat n permanen eticheta celulei selectate la un moment dat; dac ns se apas butonul =, , se activeaz zona alb din dreapta sa, n care urmeaz a se edita formula care urmeaz a fi calculat. Bara de formule i schimb uor aspectul, dup cum urmeaz:

n cmpul din extremitatea stng vor fi ncrcate toate funciile disponibile n MS Excel, dintre care se poate selecta funcia care urmeaz a fi calculat. Dup ce formula de calcul a fost editat, se va folosi butonul pentru a o terge, dac este cazul (ambele butoane se regsesc n bara de formule). pentru a o valida, i butonul

Pentru editarea formulelor de calcul trebuie cunoscut sintaxa exact a fiecrei funcii folosite, dar MS Excel a simplificat aceast problem, punnd la dispoziia utilizatorilor un program asistent, activat automat la selectarea unei funcii. ntr-o mic fereastr de dialog afiat imediat sub bara de formule (Figura 4.59) va fi indicat, pentru orice funcie selectat, semnificaia ei i argumentele care trebuiesc completate.

Figura 4.59. Programul asistent pentru editarea formulelorn cmpurile rezervate fiecrui argument vor fi tiprite adresele celulelor asupra crora dorim s efectuam calculele; automat, n partea dreapt a cmpurilor vor fi ncrcate valorile acestora, pentru a ne verifica dac am fcut selecia corect. n partea de jos este indicat rezultatul formulei alese (tot pentru verificare). Pentru a valida rezultatul respectiv i a ncrca valoarea obinut n celula selectat se va folosi butonul OK, iar pentru a anula formula se va folosi butonul Cancel. Funciile disponibile n MS Excel sunt organizate pe categorii, pentru a le putea alege mai uor. Astfel, sunt disponibile urmtoarele categorii de funcii: Financial Date & Time Math & Trig Statistical Lookup & Reference Database Funcii specifice calculelor financiare i contabile. Funcii de lucru cu date calendaristice i ore, de conversie a acestora n valori numerice i invers. Funcii matematice i trigonometrice. Funcii statistice. Funcii de lucru la nivelul adreselor celulelor. Funcii specializate pentru lucrul cu baze de date importate n MS Excel : realizeaz calcule la nivelul cmpurilor devenite coloane, cu posibilitatea de a selecta nregistrri care ndeplinesc anumite condiii.

Text Logical Information

Funcii de lucru cu date de tip text (de concatenare a irurilor de caractere, de cutare a unui anumit text n altul, etc.). Funcii logice corespunztoare operatorilor logici standard (AND, OR, NOT) etc. Funcii care extrag informaii legate de parametrii de formatare a celulelor (n general, de coninutul acestora).

Gama de funcii disponibile este destul de larg; dintre acestea, vom prezenta doar cteva funcii, mai des utilizate: a) Funcii matematice i trigonometrice: Funcii matematice de calcul: ABS (n) COMBIN (n, p) EXP (n) FACT (n) INT (n) LN (n) LOG (n, b) LOG10(n) MOD (n, d) POWER (n, p) SIGN (n) SQRT (n) PRODUCT (n1, n2, ...) SUM (n1, n2, ...) Returneaz valoarea absolut a numrului n. Returneaz valoarea Cnp. Returneaz valoarea exponenial, en. Returneaz factorialul numrului n, n!. Returneaz valoarea celui mai mare ntreg mai mic sau egal cu numrul n. Returneaz logaritmul natural, ln n. Returneaz logaritmul logbn. Returneaz logaritmul zecimal, lg n. Returneaz restul mpririi ntregi a numrului n la numrul d, n mod d. Returneaz puterea np. Returneaz semnul numrului n: 1 dac n este numr pozitiv, 0 dac n este nul, -1 dac n este numr negativ. Returneaz rdcina ptrat a lui n,

n.

Returneaz produsul numerelor specificate, n1, n2, etc. Returneaz suma numerelor specificate, n1, n2, etc.

Funcii matematice de aproximare: EVEN (n) ODD (n) ROUND (n, s) TRUNC (n, s) Rotunjete numrul n la cel mai apropiat numr ntreg par. Rotunjete numrul n la cel mai apropiat numr ntreg impar. Rotunjete numrul n la un numr cu s zecimale. Trunchiaz numrul n la un numr ntreg sau avnd s zecimale.

Funcii matematice de lucru cu matrici: MDETERM (tablou) MINVERSE (tablou) MMULT (tablou1, tablou2) Calculeaz determinantul matricei specificate n tablou indicat prin adresele celulelor din colurile stnga-sus i dreapta-jos ale acestuia. Calculeaz matricea invers matricei specificate n tablou. Calculeaz produsul matricelor specificate n tablou1 i tablou2.

Funcii trigonometrice: PI( ) DEGREES (r) RADIANS (g) SIN (r) COS (r) TAN (r) ASIN (v) ACOS (v) Returneaz valoarea constantei PI cu o precizie de 15 zecimale. Convertete valoarea unui unghi exprimat n radiani, n valoarea echivalent n grade. Convertete valoarea unui unghi exprimat n grade, n valoarea echivalent n radiani. Calculeaz valoarea sinusului unui unghi. Calculeaz valoarea cosinusului unui unghi. Calculeaz valoarea tangentei unui unghi. Determin valoarea arcsinusului unui numr, exprimat n radiani. Determin valoarea arccosinusului unui numr, exprimat n radiani.

ATAN (v) b) Funcii statistice:

Determin valoarea arctangentei unui numr, exprimat n radiani.

Funcii de statistic descriptiv: AVERAGE (n1, n2, ...) MAX (n1, n2, ...) MIN (n1, n2, ...) MEDIAN (n1, n2, ...) MODE (n1, n2, ...) STDEV (n1, n2, ...) VAR (n1, n2, ...) Returneaz media aritmetic a unei serii de valori numerice. Returneaz valoarea maxim dintr-o serie de valori numerice. Returneaz valoarea minim dintr-o serie de valori numerice. Returneaz medianul dintr-o serie de valori numerice valoarea din mijlocul seriei de valori. Returneaz modulul dintr-o serie de valori numerice valoarea cea mai frecvent din seria de valori. Returneaz deviaia standard corespunztoare unei serii de valori numerice. Returneaz variana corespunztoare unei serii de valori numerice.

Exist i alte funcii statistice utile, mai sofisticate de calcul al distribuiilor corespunztoare unor serii de valori, sau al rezultatului diferitor teste statistice. Pentru toate funciile menionate mai sus, argumentele pot fi att valori numerice efective, ct i adrese ale unor celule care conin valori numerice.

Pe lng aceste funcii de calcul, MS Excel ofer i alte posibiliti de procesare a datelor existente n foile de calcul comenzile din menu-ul Data: a) Sortarea datelor (Data / Sort): Realizeaz sortarea (ordonarea) datelor din foaia curent de calcul, cresctor sau descresctor, permind definirea a 3 criterii simultane de sortare (Figura 4.60). Criteriile de sortare se vor alege dintre coloanele existente n foaia de calcul.

Figura 4.60. Data / Sort

b) Selectarea datelor (Data / Filter): MS Excel conine un mecanism foarte puternic de selectare din foaia de calcul curent a datelor care ndeplinesc numai anumite condiii, pentru lucrul orientat doar pe acele date. Se poate opta ntre dou tipuri de selectare a datelor: AutoFilter: selectarea automat; Advanced Filter... : selectarea specializat, n care utilizatorul poate alege efectiv datele care l intereseaz, dac acestea nu pot fi alese folosind prima opiune. Atunci cnd se alege prima opiune, AutoFilter, pe fiecare coloan a tabelului se activeaz un mecanism de selecie, care poate fi utilizat dac dorim s selectm numai liniile din tabel (nregistrrile) ale cror valori pe coloana respectiv satisfac o anumit condiie (Figura 4.61). Condiia de selectare se definete n modul urmtor: alegnd una dintre variantele implicite: All : toate nregistrrile; Top 10... : din plaja tuturor valorilor posibile de pe o coloan, nregistrrile corespunztoare primelor sau ultimelor 10 valori n ordine cresctoare; nregistrrile corespunztoare unei anumite valori n parte.

Figura 4.61. Data / Filter / AutoFilter

-

definind varianta proprie: Custom (Figura 4.62):

Figura 4.62. Data / Filter / AutoFilter - Custom...

Pentru aceeai coloan, se pot defini maximum dou condiii, care s aib loc simultan (legate prin and conjuncie logic) sau mcar una dintre ele s fie adevrat (legate prin or disjuncie logic). Tipul de operaie logic se alege din lista de variante propuse n partea stng, iar valoarea cu care se face comparaia se definete n partea dreapt a ferestrei. Pentru condiii care implic iruri de caractere, exist cele dou caractere speciale de nlocuire: : folosit pentru a nlocui orice ir de caractere; ? : folosit pentru a nlocui un singur caracter. Se pot defini una sau mai multe condiii de selectare, care s acioneze simultan pe mai multe coloane ale tabelului. Anularea tuturor seleciilor fcute se realizeaz folosind comanda Data / Filter / Show All.

c) Calcule pariale (Data / Subtotals...): Acelai mecanism de selectare a datelor este disponibil i pentru a face diferite calcule pe seleciile realizate. Pentru toate nregistrrile cu valori identice pe o coloan a tabelului, se pot determina rezultatele diferitor funcii matematice i statistice aplicate valorilor numerice corespunztoare de pe celelalte coloane ale tabelului (Figura 4.63).

Figura 4.63. Data / Subtotals...

d) Validri de date (Data / Validation...): Este un alt instrument foarte util existent n MS Excel, prin care se pot defini anumite criterii de validitate a datelor care urmeaz a fi introduse (Figura 4.64).

Figura 4.64. Data / Validation...

Astfel va fi permis numai introducerea de date care satisfac anumite condiii (definite n seciunea Settings), pentru a se preveni introducerea din neatenie a datelor eronate. Se poate tipri de asemeni un mesaj explicativ (definit n seciunea Input Message) care s indice ce tip de date pot fi scrise n celulele