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El presente manual es un completo curso de Excel 2003 el cual puede ser consultado desde mi blog de manera gratuita en http://capacitateexcel.blogspot.com o puedes solicitar una copia en formato PDF.El eBook contiene temas de tablas dinámicas que todavía no se encuentran en el sitio, inlcuye link al post en el blog y archivo zip con os ficheros en Excel.Visita mi sitio en http://www.skolaweb.com
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Excel 2003 Avanzado http://capacitateexcel.blogspot.com
1
Índice
Índice ............................................................................................................. 1
Funciones ...................................................................................................... 3
Insertar una función ............................................................................................... 3
Operadores numéricos ........................................................................................... 4
La sintaxis de una función ..................................................................................... 5
Tipo de argumentos de una función ....................................................................... 6
Funciones Matemáticas ......................................................................................... 6
Funciones de búsqueda .......................................................................................... 7
Funciones lógica .................................................................................................... 9
Funciones de texto ............................................................................................... 10
Usando nombres en las fórmulas ......................................................................... 12
Como asignar un nombre a una celda o rango ...................................................... 12
Filtros y Validación de Datos ..................................................................... 14
Formato condicional ............................................................................................ 14
Formato condicional basado en una fórmula ........................................................ 15
Validación de datos ............................................................................................. 16
Trabajar con Listas .............................................................................................. 17
Ayuda cuando se repiten datos de entrada en una lista ......................................... 17
Filtros .................................................................................................................. 18
Usando Autofiltro ................................................................................................ 18
Autofiltro personalizado ...................................................................................... 20
Filtro Avanzado ................................................................................................... 20
Caracteres comodines para filtro avanzado .......................................................... 23
Ejemplos de criterios de filtro avanzado .............................................................. 23
Tablas dinámicas ........................................................................................ 26
Los campos que contiene una base: ..................................................................... 26
Creando una tabla dinámica con el asistente ........................................................ 27
Excel 2003 Avanzado http://capacitateexcel.blogspot.com
2
Elementos de Diseño de una tabla dinámica ........................................................ 29
http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/tablas-dinamicas-iii.html ....... 30
Opciones de Tablas Dinámicas ............................................................................ 31
http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/tablas-dinamicas-iv.html ................ 33
Cambiar el modo en que se resumen los datos ..................................................... 33
Agrupaciones en tablas dinámicas ....................................................................... 34
Cálculos personalizados ...................................................................................... 35
http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/tablas-dinamicas-v.html.................. 36
Creando campos y elementos calculados ............................................................. 36
Creando un campo calculado ............................................................................... 37
Creando un elemento calculado ........................................................................... 38
Crear listas de fórmulas ....................................................................................... 39
Gráfico dinámico ................................................................................................. 40
Creando un gráfico dinámico a partir de una tabla dinámica ya existente ............. 40
Análisis What-if ........................................................................................... 42
Función Buscar Objetivo ........................................................................... 42
Tablas de una y dos variables .................................................................. 45
Qué es una tabla de datos para What-if ................................................................ 45
Tabla de una variable........................................................................................... 45
Tabla de dos variables ......................................................................................... 48
Macros ......................................................................................................... 51
Grabar una macro ................................................................................................ 51
Ejecutar una macro con el método abreviado ....................................................... 52
Ejecutar una macro .............................................................................................. 53
Asignar una macro a un botón ............................................................................. 54
La barra de herramientas de Macros .................................................................... 56
Crear menú de macros ......................................................................................... 57
Excel 2003 Avanzado http://capacitateexcel.blogspot.com
3
Funciones
Una función es una fórmula creada con Visual Basic para realizar cálculos complicados. Las
funciones tiene un nombre propio y existen multitud de funciones en Excel.
Existen funciones que realizan cálculos financieros, estadísticos, matemáticos, e incluso
funciones de búsqueda y de texto.
Insertar una función
Las funciones pueden ser introducidas mediante el teclado o por el asistente de funciones.
Para insertar una función por medio del asistente de fórmulas, necesitamos hacer lo
siguiente:
1. En la barra de herramientas hacemos clic en Insertar> Insertar función y con ello
aparece la pantalla de Pegar función la cual muestra las diversas categorías de las
funciones de Excel 2003.
2. Por ejemplo, Si deseamos usar la función de suma seleccionamos SUMA de la
ventana de Nombre de la función.
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3. Hacemos clic en el botón de Aceptar y tenemos otra pantalla para insertar los
parámetros de la función.
4. Ahora tenemos la pantalla para la entrada de los datos o el vínculo a los datos a
sumar, en los espacios de texto colocamos los valores a sumar o el vinculo a las
celdas a sumar.
http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/que-es-una-funcion.html
Operadores numéricos
Los operadores son una parte importante en las fórmulas pues con ellos podemos
establecer criterios al momento de hacer operaciones.
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http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/operadores-aritmeticos.html
La sintaxis de una función
Las funciones tienen reglas de sintaxis para un correcto funcionamiento, ver el
siguiente ejemplo:
=SUMA(A1:B12;100) En el ejemplo se suman los valores del rango A1:B12 y el número 100. Entonces podemos
decir que esta función tiene dos argumentos a sumar, el rango y el valor de 100.
Operador Nombre+ Suma- Resta* Multiplicación
/ División^ Exponencial& Concatenación= Igual a> Mayor que< Menor que
>= Mayor e igual a <= Menor e igual a<> diferente a
Operadores utilizados en las fórmulas
Signo igual Nombre de la función
Argumentos separados por punto y coma, y encerrados entre
paréntesis
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Tipo de argumentos de una función
Los argumentos de una función pueden ser:
Números: con o sin separador decimal, aceptando hasta una precisión de 15
decimales.
Texto: los argumentos en formato de texto deberán ir obligatoriamente entre
comillas dobles, pudiendo contener hasta 256 caracteres.
Valores Lógicos: éstos son Verdadero o Falso.
Referencias: pueden ser referencias a celdas individuales o a rangos de
celdas.
Funciones Matemáticas
SUMAR.SI (rango;criterio,rango_suma)
Suma los valores de rango_suma que cumplan con el criterio indicado en la columna de
rango.
Nota: El criterio_rango puede ser un vínculo a una celda con el criterio a evaluar
CONTAR.SI (rango;condición)
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Cuenta el número de celdas no vacías que cumplan con la condición dada.
CONTAR (rango)
Cuenta cuantos números hay en el rango.
MAX (número1, número2)
Devuelve el valor máximo de los valores en la sección de argumento.
MIN (número1, número2)
Devuelve el valor mínimo de los valores en la sección de argumento.
ENTERO (número)
Redondea un número dado como argumento hasta el entero más próximo.
=ENTERO(4.5) es 4
REDONDEAR (número, decimales)
Redondea un número dado como argumento al número de decimales especificado.
=REDONDEAR(4.5,0) es 5
http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/operadores-aritmeticos.html
Funciones de búsqueda
BUSCAR (valor buscado, vector de comparación, vector resultado)
Devuelve un valor del vector resultado (una columna del rango) que se corresponden en
posición al valor buscado dentro del vector de comparación, que debe ser del mismo
tamaño.
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Resultado 5%
BUSCARV (valor buscado, matriz de comparación, indicador columna, ordenado)
Encuentra el valor buscado dentro de una vector de comparación (serie de columnas) y
devuelve el valor que se encuentra en la celda que se muestra en el indicador de columna.
Ordenado, es una indicación de que la primera columna de la matriz esta ordenada.
Resultado 301
Nota: Si queremos que la fórmula nos devuelva un dato exacto en vez del más cercano, debemos de
agregarle a la fórmula el criterio de “falso” al final de ésta, obligando a la misma a hallar el dato real y
no una aproximación.
BUSCARH (valor buscado, matriz de comparación, indicador fila, ordenado)
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Encuentra el valor buscado dentro de una matriz de comparación (serie de filas) y devuelve
el valor que se encuentra en la celda que se indica en el indicador de fila. Ordenado, es una
indicación de que la primera fila de la matriz esta ordenada.
http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/buscar-y-buscarv.html
Funciones lógica
SI (prueba lógica, valor si es verdadero, valor si es falso)
La función SI, evalúa una condición establecida como argumento (prueba lógica), si el
resultado de ésta es verdadero, la celda presenta el segundo de los argumentos, si es falso
presentará el tercero.
Ejemplo 1. Deseamos evaluar si la calificación de un alumno es de aprobado o no aprobado.
=SI(Nota<5,”No Aprobado,”Aprobado”)
Ejemplo 2. Se compara el presupuesto vs. real
Y(valor lógico1, valor lógico2…, es_verdadero, es_falso)
La función Y evalúa una o más condiciones establecidas como argumento. Si todas son
verdaderas, la función devuelve el segundo argumento si es verdadero y el tercero en su
defecto.
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O (valor lógico1, valor lógico2… es_verdadero, es_falso)
La función O, evalúa una o más condiciones establecidas como argumento. Si el resultado
de al menos una de éstas es verdadero, la celda presenta el segundo de los argumentos y si
es falso, el tercero.
Ejemplo; Se evalúa si al empleado le corresponde bono anual o permiso.
http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/funciones-logicas.html
Funciones de texto
IZQUIERDA (texto, número de caracteres)
Devuelve a partir de la izquierda de un texto, el número de caracteres especificados en el
argumento número de caracteres.
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DERECHA (texto, número de caracteres)
Devuelve a partir de la derecha de un texto, el texto que se especifica con el argumento
número de caracteres.
EXTRAE (texto, posición inicial, no. de caracteres)
Devuelve el número de caracteres especificados un texto fuente a partir de una posición
determinada por el argumento posición inicial (cuenta de izquierda a derecha).
CONCATENAR(texto1,texto2)
Concatena o une dos textos.
http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/funciones-de-texto.html
Nota: la concatenación de dos textos puede hacerse con el símbolo de &, usándolo de la
siguiente manera: =”Auto”&”Rojo” resulta en AutoRojo.
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Usando nombres en las fórmulas
Las celdas son identificadas por la posición que ocupan en la hoja de cálculo considerando
la columna y renglón que la conforman, es decir, si está en la columna A y en la fila 6 la
celda se le denomina A6. A las celdas también se les puede asignar un nombre para
identificarlas con el dato que contiene, como por ejemplo, TAREAS, PRECIOS, etc. Esta
asignación tiene sus ventajas:
a) Teniendo nombre una celda o un rango es más fácil averiguar el origen ya que al poner el
cursor en el rango o hacer clic en F2 al mismo tiempo que está seleccionada, mostrará los
nombres de las celdas que intervinieron en la operación.
b) Se puede localizar de manera más rápida, por ejemplo, si se busca la celda con el
nombre asignado PRECIO, sólo se tendrá que buscar por medio del comando IR A (F5) y
este comando nos llevará a la celda o rango así denominada.
c) Se pueden realizar operaciones con mayor lógica, por ejemplo, si en la celda A4 se
encuentra el PRECIO y en la celda A6 se encuentra el DESCUENTO, en vez de que la fórmula
sea =A4*A6 ésta será =PRECIO*DESCUENTO.
Como asignar un nombre a una celda o rango
1. Para crear un nombre de celda seleccionamos la celda o celdas a nombrar.
2. Hacemos clic en el cuadro de nombre de la barra de fórmulas.
3. Escribimos el nombre sin espacios y luego hacemos clic en Enter.
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4. Para editar el rango de un nombre de celda en la barra de herramientas hacemos
clic en Insertar > Nombre > Definir.
5. Seleccionamos el nombre a modificar, en este caso es PRECIO y en la sección que
dice Se refiere a: editamos el nuevo rango.
http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/rangos.html
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Filtros y Validación de Datos
Formato condicional
Con el cuadro de dialogo “Formato
Condicional” podemos aplicar un formato a
una celda o rango que cumplan con una
condición definida por el usuario. Veamos
un ejemplo.
Deseamos poner color a aquellas celdas de
la columna unidades, que sean mayores a
5.
Para utilizar la herramienta “Formato Condicional” hacemos lo siguiente:
1. Seleccionar la celda o rango de celdas.
2. Desde el menú seleccionar Formato>Formato Condicional. Excel despliega el
cuadro de formato condicional. (ver figura).
3. En el primer cuadro de lista seleccionamos entre las opciones de Valor de la celda
(para formato condicional simple) o Formula (si el formato esta basado en una
fórmula).
4. Especificamos la condición.
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5. Hacemos clic en el botón de Formato y especificamos el formato a aplicar si la
condición es verdadera.
6. Para agregar una condición adicional, hacemos clic en el botón Agregar y repetimos
los pasos 3 a 5.
http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/formato-condicional.html
Formato condicional basado en una fórmula
Cuando deseamos aplicar un formato condicional basado en el resultado de una fórmula,
en el cuadro de condición, seleccionamos Formula, en el siguiente cuadro podemos
especificar una fórmula, ya sea seleccionando una celda con una fórmula o tecleando la
fórmula directamente en el cuadro de texto. La fórmula tecleada en el cuadro de Formula
debe de empezar con el signo de igual (=).
Nota: Es importante que la fórmula introducida retorne Verdadero o Falso. Si la fórmula
evaluada es verdadera la condición es satisfecha y el formato condicional es aplicado, en
caso contrario sería de resultar una solución falsa.
http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/formato-condicional-basado-en-una.html
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Validación de datos
La herramienta validación de datos es una
aplicación para evaluar si el dato a
introducir en una celda cumple con el
criterios establecidos por el usuario para
dicha celda.
1. Seleccionamos la celda o rango a
validar.
2. En la barra de menú hacemos clic
en Datos >Validación.
3. En la pestaña de Configuración hacemos clic el cuadro de lista y seleccionamos una
de las opciones.
Mensaje entrante.- En ocasiones se
necesita dar un mensaje al usuario
informándole el tipo de dato que puede
insertar en la celda, para ello vamos a la
pestaña de Mensaje entrante donde
pondremos el Título y el Mensaje de entrada.
Mensaje de salida.- Como en el caso del
mensaje de entrada, existe una pestaña de
Mensaje de error, en la cual puede ser
configurado para que arroje un mensaje de error cuando el usuario intente entrar un dato
no valido para dicha celda.
http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/validacion-de-datos.html
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Trabajar con Listas
Una lista es una colección de información organizada que consiste en filas y columnas las
cuales pueden ser valores, texto o la combinación de ambos. Podemos ver una lista
también como una base de datos plasmada en una hoja de cálculo.
Ayuda cuando se repiten datos de entrada en una lista
Auto completado: Cuando empezamos a teclear en una celda, Excel escanéa de arriba
hacia abajo de manera automática
buscando si antes ya se había tecleado
el mismo dato, de haberse hecho esto,
Excel nos ofrece la opción hallada para
poder darle entrada o seguir tecleando
(.
Elegir de la lista: Otra manera de
insertar un valor ya existente en la lista
es haciendo clic en el botón derecho del
ratón y seleccionar la opción de Elegir Lista, seguidamente Excel nos despliega una lista
con lo tecleado hasta el momento (ver gráfico).
Nota: Con Alt + Flecha Baja obtenemos el mismo resultado que “Elegir de la lista”.
http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/listas.html
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Filtros
En Excel existen dos maneras de filtrar una lista:
Auto Filtro: consiste en seleccionar alguno de los datos desplegados en las modalidades de:
1. Todas: presenta todas las filas.
2. Las 10 más...: Presentar todas las filas situadas entre los límites superior e
inferior que especifique, ya sea por elemento o porcentaje; por ejemplo, los
importes hasta el 10% de las ventas.
3. Personalizar...: Aplica dos valores de criterio de la columna actual o utiliza
operadores de comparación distintos de “Y” (el operador predeterminado).
4. Vacías: Presentar sólo las filas que contienen una celda vacía en la columna.
5. No vacías: Presentar sólo las filas que contienen un valor en la columna.
Nota: Las opciones Vacías y No vacías sólo están disponibles si la columna que desea filtrar
contiene una celda vacía1
Filtro Avanzado: este filtro puede manejar dos o más.
Usando Autofiltro Para utilizar la herramienta
de Auto Filtro hacemos clic
en Datos>Autofíltro
Cuando una lista tiene habilitado el Autofíltro Excel coloca un cuadro de lista en cada uno
de los títulos de nuestra lista.
Nota: Auto filtro tiene como límite, mostrar con el cuadro de lista solo los primero 1,000
datos diferentes.
1 Fuente: Ayuda de Microsoft Excel 2003
Excel 2003 Avanzado http://capacitateexcel.blogspot.com
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http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/filtros.html
Excel 2003 Avanzado http://capacitateexcel.blogspot.com
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Autofiltro personalizado
Con esta opción se gana mas flexibilidad filtrando pues se toma en consideración mas un
criterio. Con ello podemos filtrar valores con el criterio igual a, valores entre un rango,
valores discrecionales (uno u otro) y aproximaciones usando los símbolos ? y *.
http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/autofiltro-personalizado.html
Filtro Avanzado Con el filtro avanzado Excel permite que filtremos datos con muchos más criterios que auto
filtro o el filtro personalizado. Por ejemplo, con el filtro avanzado uno puede filtrar datos
combinando criterios de las columnas que conforman nuestra base de datos, veamos un
ejemplo:
Se desea filtrar de un reporte de ventas trimestrales, las ventas de enero, con los productos
que empiecen con la letra S y que en unidades vendidas sean mayores a 125, hacemos lo
siguientes:
En este ejemplo filtramos las ventas del mes de enero mayores a 50 y todos los nombres de
productos que contengan la letra “T”.
Excel 2003 Avanzado http://capacitateexcel.blogspot.com
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Del siguiente reporte de ventas trimestral necesitamos las ventas de enero que sean
mayores a 50 unidades y los productos que contengan la letra T. El orden de resolución es
la primera fila de arriba abajo.
Los criterios que se encuentren en la misma fila deben de cumplirse al mismo tiempo y la
búsqueda se hace de arriba a abajo.
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http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/filtro-avanzado.html
Operador Tipo de Comparación
= Igual a> Mayor que
>= Mayor o igual que< Menor a
<= Menor o igual que<> Diferente
Operadores de Comparación
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Caracteres comodines para filtro avanzado
Para buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros, utilice un
carácter comodín. Un carácter comodín representa uno o varios caracteres no
especificados.
Utilice Para buscar
? (signo de interrogación)
Un único carácter en la misma posición que el
signo de interrogación.
Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia".
* (asterisco)
Cualquier número de caracteres en la misma
posición del asterisco.
Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
~ (tilde) seguida de
?, *, o ~
Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde.
Por ejemplo, fy91~? buscará "fy91?".
Ejemplos de criterios de filtro avanzado Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola
columna, varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como resultado
de una fórmula.
Varias condiciones en una sola columna Si incluye dos o más condiciones en una sola
columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por
ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen "Davolio",
"Buchanan" o "Suyama"
en la columna Vendedor.
Excel 2003 Avanzado http://capacitateexcel.blogspot.com
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Una condición en dos o más columnas Para buscar datos que cumplan una condición en
dos o más columnas, introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios.
Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta todas las filas que contienen
"Producto" en la columna Tipo, "Davolio " en la columna Vendedor y valores de ventas
superiores a $1,000
Una condición en una columna u otra Para buscar datos que cumplan una condición de una
columna o una condición de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por
ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta todas las filas que contienen "Producto" en
la columna Tipo, "Davolio " en la columna Vendedor o valores de ventas superiores a
$1,000.
Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas Para buscar filas que cumplan uno
de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto incluye condiciones para más de
una columna, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el siguiente
rango de criterios presenta las filas que contienen Davolio en la columna Vendedor y valores
de ventas superiores a $3,000 y también muestra las filas del vendedor Buchanan con
valores de ventas superiores a $1,500.
Condiciones creadas como resultado de una fórmula Puede utilizar como criterio un valor
calculado resultado de una fórmula. Si emplea una fórmula para crear un criterio, no utilice
un rótulo de columna como rótulo de criterios; conserve este rótulo vacío o utilice uno
distinto a un rótulo de columna de la lista. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios
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presenta filas que contienen un valor en la columna G superior al promedio de las celdas
E5:E14; no utiliza rótulo de criterios2.
Notas
La fórmula que utilice con el fin de generar una condición debe utilizar una
referencia relativa para hacer referencia al rótulo de columna (por ejemplo, Ventas) o
al campo correspondiente del primer registro. Todas las demás referencias de la
fórmula deben ser referencias absolutas y la fórmula debe evaluarse contra
VERDADERO o FALSO. En el ejemplo, "G5" hace referencia al campo (columna G) del
primero registro (fila 5) de la lista.
En la fórmula puede utilizar un rótulo de columna en lugar de una referencia relativa
a celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error #¿NOMBRE? en la
celda que contiene el criterio, puede ignorarlo, ya que no afecta a la forma en que se
filtra la lista.
2 Fuente: Ayuda de Microsoft Excel 2003
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Tablas dinámicas Una tabla dinámica es un reportador robusto el cual nos permiten resumir grandes
volúmenes de datos y presentarlos de una manera elegante y ordenada. Con la tabla
dinámica podemos hacer operaciones y presentaciones sin arriesgar la base de datos
fuente.
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Los campos que contiene una base: Dato: Contienen un dato de valor o numérico el cual es susceptible a ser sumado en la
imagen anterior el campo Saldo es de este tipo (ver cuadro de arriba).
Categoría: Este campo describe los datos ofreciendo información sobre el dato numérico
como puede ser la columna Sucursal (ver cuadro de arriba).
Una tabla dinámica puede tener cualquier número de valores y categorías.
http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/tablas-dinamicas-introduccion.html
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27
Creando una tabla dinámica con el asistente Ahora vamos a construir una Tabla Dinámica a partir de Datos almacenados en otro libro de
Excel
Para la ejecución de la tabla dinámica necesitamos emplear el asistente para tablas y
gráficos dinámicos.
1. Clic en Datos > Informe de Tablas y gráficos dinámicos.
En este paso se nos pide seleccionar entre las opciones de la fuente de los datos a utilizar y
que tipo de informe deseamos hacer seleccionamos Lista o base de datos de Microsoft
Office Excel.
Nota: Primero debe de estar abierto el libro donde se encuentran los datos a consolidar.
2. Seleccionamos el rango de datos a utilizar por medio del Asistente para tablas
dinámicas.
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3. En este paso existe la opción de colocar la tabla en una hoja nueva, en la hoja actual
o en otra creada.
Concluido este paso pulsar Diseño para presentar el asistente en el modo de diseño como
consecuencia, surge una nueva barra de herramientas, que contiene una serie de botones
con los nombres de los encabezados de columna de datos.
http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/tablas-dinamicas-ii.html
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29
Elementos de Diseño de una tabla dinámica
Página: Los botones que se colocan en esta área son los primeros que se filtran.
Fila: Son los elementos que queremos colocar como filas en la tabla dinámica, que suelen
ser también las categorías, por ejemplo Ciudad, nombre del cliente, etc.
Columna: Como en el caso anterior, colocamos los datos que forman parte de la columna
de la tabla, puede ser el mes, la sucursal, etc.
Datos: En este caso se colocan los datos que se organizan y se resumen, este tipo de datos
suelen ser numéricos o susceptibles de hacer operaciones aritméticas con ellos, en el caso
de utilizar datos no numéricos por defecto contará los datos, esto lo veremos mas adelante.
En el asistente para tablas y gráficos dinámicos podemos tomar los diferentes botones de
los campos y colocarlos el área que queramos.
Para hacer nuestra tabla dinámica podemos utilizar el Asistente para tablas y gráficos
dinámicos o la lista de campos de tabla dinámica.
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Campo de página.- Un campo de página es un cuadro de lista desplegable situado en la
parte superior de la tabla dinámica, que permite filtrar los datos que se muestran en la
tabla dinámica permitiendo seleccionar páginas individuales. Una tabla dinámica puede no
tener campos de página, tener uno sólo o muchos.
Campos de fila.- Los campos de fila son campos de una lista o de una tabla de origen a los
cuales se les ha asignado una orientación de fila en la tabla dinámica. Puede ser uno o mas
elementos, por ejemplo presentar Región y Vendedor como Campos de filas.
Campos de columna.- Un campo de columna es un campo de una lista o una tabla de origen
al que se ha asignado una orientación de columna en una tabla dinámica. En el ejemplo
podemos presentar en columnas los vendedores o los meses.
Área de datos (Coloque datos aquí).- El área de datos es la parte de la tabla dinámica que
contiene los datos resumidos. Las celdas del área de datos muestran los datos resumidos
de los elementos de los campos de fila y de columna. En el ejemplo, las ventas o unidades
suelen ser los datos.
http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/tablas-dinamicas-iii.html
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31
Opciones de Tablas Dinámicas
Las tablas dinámicas en Excel ofrecen varias opciones que nos ayudan a determinar como
queremos presentar la operación. Para poder acceder a ellas hacemos clic en el botón de
opciones en el paso 3 de 3 o haciendo clic con el botón derecho del Mouse y con el puntero
en cualquier parte de la tabla dinámica, seleccionamos opciones.
Nombre
Permite mantener o cambiar el nombre de la tabla.
Totales Generales de columnas
Los resúmenes obtenidos con la ejecución de tablas dinámicas necesitan generalmente de
los totales de filas y columnas o por lo menos, los totales en una de las dos opciones. Por
defecto las dos opciones aparecen activadas.
Auto formato de tabla
Esta casilla se encuentra activada automáticamente, el formato que se aplica a la tabla es
el que tenemos por defecto en el menú Formato.
Para usar otros formatos definidos por Excel, vamos a la barra de herramientas y
seleccionamos: Formato > Auto formato
Subtotales de elementos ocultos de página
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Si activamos esta casilla Excel incluirá en el subtotal los importes de los datos ocultos, por
ello se encuentra desactivado desde un principio.
Combinar Rótulos
Si se activa esta casilla se centran los nombres de los elementos, sería como utilizar el
botón de “combinar y centrar”.
Mantener Formato
Si seleccionamos esta opción Excel conservará el formato y este no cambiará al actualizar
la tabla.
Repetir rótulos de elementos en cada página impresa
Seleccionamos esta opción si queremos que aparezcan los títulos de la tabla en cada
impresión.
Diseño de Página
El campo de Página tiene dos configuraciones:
1.-Hacia abajo, luego horizontalmente.
2.-Horizontalmente, y luego hacia abajo.
Por defecto toma la primera opción.
La segunda opción solo se puede apreciar cuando hay más de un elemento en el campo de
página.
Campos por columnas
Dentro de la zona Página, permite elegir el número de botones que van a aparecer en una
misma columna. Optar por 0 (cero), muestra los botones en la misma columna.
Para valores erróneos, mostrar
Si se activa esta casilla Excel pone el valor o texto a capturado en el cuadro de texto.
Para celdas vacías, mostrar
Por defecto se encuentra activada y mostrará celdas vacías, caso contrario mostrará cero.
Guardar datos con el diseño de la tabla
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Por defecto se encuentra activada, si se desactiva no se podrá configurar de nuevo la tabla
dinámica ni cambiar las acciones que realiza como contar, sumar etc.
Habilitar información detallada
Manteniendo el casillero activado, y con un doble clic sobre cualquier celda del área de
datos, se crea una nueva hoja y crea una lista donde se muestra el detalle.
Cada vez que se ejecute de la misma manera un doble clic sobre la celda seleccionada del
área, se abrirá una nueva hoja.
Actualizar al abrir
Al activar la casilla, la Tabla dinámica se actualizará cada vez que se abra el libro.
Actualizar cada x minutos
Al activar la casilla, la tabla se actualizará cada determinado tiempo.
Opciones de datos externos
Corresponde a tablas dinámicas creadas con datos externos, sin usar datos del libro de
Excel.
http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/tablas-dinamicas-iv.html Cambiar el modo en que se resumen los datos
Cuando un campo de datos de una tabla dinámica es numérico, el resumen automático
realizado por la tabla dinámica es una suma, si el campo no es numérico entonces el
cálculo será una cuenta. Hay otras formas de resumir un campo de datos y se detallan a
continuación:
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Agrupaciones en tablas dinámicas
Una importante función de las tablas dinámicas es la posibilidad de poder agrupar
elementos, para una mejor comprensión veamos el siguiente ejemplo.
Tenemos una base la cual tiene los saldos mensuales de ahorro, nos piden que
presentemos la información por trimestres, a lo que optamos por la opción de agrupar de la
siguiente manera:
1. Seleccionamos los meses a agrupar ENE-FEB-MAR.
2. Nos vamos a Datos >Agrupar y esquema >Agrupar
3. Para deshacer la agrupación nos vamos a Datos >Agrupar y esquema >Desagrupar.
Todo esto se puede hacer seleccionando las celdas a agrupar y con el botón de la
derecha del ratón hacemos clic en Agrupar y esquema >Agrupar (Desagrupar).
Función Se utiliza para….Suma La suma de los valores
Contar Número de registros.Promedio Valor medio de los valores
Máx Valor maximo de los valoresMin Valor mínimo de los valores
Producto Producto de los datos subyacentesContar números Número de registros (filas) que contienen números.
Desvest Desviación estándar estimada de poblaciones en la que los datos subyacentes representan la muestra.
DesvestpDesviación estándar de población en la que los datos subyacentes representan a toda la población.
Var Varianza de población en la que los datos subyacentes representan la muestra.
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Nota: Podemos cambiar el nombre de los nuevos campos creados llamados Grupo1,Grupo2,etc..
poniéndole por ejemplo Trim-1,Trim-2, etc...
Cálculos personalizados
Qué son los cálculos personalizados
Los cálculos personalizados son métodos para resumir valores del área de datos de un
informe de tabla dinámica utilizando los valores de otras celdas del área de datos.
1. Colocar el puntero en alguno de los datos.
2. Clic en el botón de la derecha del ratón.
3. Clic en Configuración de campos.
4. Clic en el botón de opciones.
5. Desde la lista de Mostrar datos como podemos optar por algunas de las funciones.
Las funciones para cálculos personalizados son:
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http://capacitateexcel.blogspot.com/2010/05/tablas-dinamicas-v.html Creando campos y elementos calculados
Después de haber creado la tabla dinámica podemos agregar dos tipos de cálculos a la
tabla y éstos son:
Campo calculado.- Es un nuevo campo obtenido a partir de otros campos de la base
de datos.
Elemento calculado.- Un elemento calculado es un nuevo elemento que utiliza otros
elementos.
Función Resultado
Diferencia deMuestra los datos como la diferencia del valor de Elemento base en Campo base.
% de Muestra los datos como un porcentaje del valor de Elemento base en Campo base.
% de la diferencia de
Muestra los datos como la diferencia de porcentaje del valor de Elemento base en Campo base.
Total en
Muestra los datos de elementos (elemento: subcategoría de un campo en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico. Por ejemplo, el campo "Mes" podría tener los elementos "Enero", "Febrero", etc.) sucesivos en Campo base como un total.
% de la filaMuestra los datos de cada fila o categoría como un porcentaje del total de la fila o categoría.
% de la columna Muestra todos los datos de cada columna o serie como un porcentaje del total de la columna o serie.
% del totalMuestra los datos como un porcentaje del total general de todos los datos o puntos de datos en el informe.
Índice Calcula datos como se indica a continuación:
((valor en celda) x (Suma total de sumas totales)) / ((Suma total de fila) x (Suma total de columna))
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Creando un campo calculado
Para crear un campo calculado hacemos lo siguiente:
Tenemos el reporte anual de ventas de una empresa, la cual contiene la columna de los
vendedores, mes y las ventas en importe y en unidades, la dirección nos pide el precio
unitario de las ventas por vendedor.
1. Movemos el puntero del ratón a cualquier parte de la tabla dinámica.
2. Usando la barra de herramientas seleccionamos Tabla dinámica >Fórmulas >Campo
calculado
3. Con ello Excel despliega el cuadro de Insertar campo calculado
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4. Ponemos un nombre en cuadro de Nombre (por defecto aparece con Campo1) por
ejemplo Precio unitario, y en la sección de fórmula ponemos la siguiente fórmula
=Ventas / Unidades.
5. Hacemos clic en Aceptar para insertar el nuevo campo calculado y tenemos el precio
unitario de las ventas.
Creando un elemento calculado Para crear un elemento calculado hacemos lo siguiente:
Necesitamos obtener el primer trimestre del año que es enero, febrero y marzo.
1. Movemos el puntero del Mouse a cualquier parte de la tabla dinámica.
2. Usando la barra de herramientas seleccionamos Tabla dinámica >Fórmulas
>Elemento calculado
3. Con ello Excel despliega el cuadro de Insertar elemento calculado
4. Escribimos un nombre en cuadro de Nombre (por defecto aparece con Campo1) por
ejemplo Precio unitario, y en la sección de fórmula ponemos la siguiente fórmula
=Ene+Feb+Mar
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5. Hacemos clic en Aceptar para insertar el nuevo campo calculado y tenemos primer
trimestre del año “Trim-1”.
Nota: Cuando ponemos elementos calculados a una tabla dinámica, esta sección ya no se
puede presentar como campo de página.
Crear listas de fórmulas
Permite visualizar todos las fórmulas de los elemento y campos calculados que se hayan
realizado sobre la tabla dinámica. Para poder visualizar las fórmulas seleccionamos
cualquier celda de la tabla, nos vamos a la barra de herramientas de Tabla dinámica y
hacemos clic en Tabla dinámica>Fórmulas>Crear lista de fórmulas, y se crea una nueva
hoja con las fórmulas que contiene la tabla.
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Gráfico dinámico Un gráfico dinámico es la representación gráfica de los datos de la tabla dinámica. Los
datos que se muestran son aquellos que actualmente se presentan en la tabla dinámica,
veamos un ejemplo.
Creando un gráfico dinámico a partir de una tabla dinámica ya existente Crear un gráfico dinámico es sencillo, solo hay que verificar que la tabla dinámica esté
activa.
1. Ponemos el puntero en cualquier parte de la tabla dinámica.
2. Hacemos clic con el botón derecho del ratón, seleccionamos Gráfico dinámico y el
gráfico se genera en otra hoja de Excel en el mismo libro de trabajo.
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Análisis What-if
Función Buscar Objetivo
En ocasiones necesitamos que una fórmula tenga a un determinado resultado, por lo que
optamos por cambiar variable a la fórmula a manera de prueba y error para llegar al
resultado deseado.
Para ello Excel dispone de una opción en el menú Herramientas llamada Buscar objetivo,
con la que es posible cambiar el valor de una celda de entrada específica para que una
fórmula dependiente de dicha celda consiga el resultado deseado.
Para comprender el funcionamiento de ésta herramienta veamos el siguiente ejemplo:
Adquirimos una deuda que tiene los siguientes supuestos:
1. Monto del préstamo $350,000
2. Tiempo del préstamo: 360 meses = 30 años
3. Tasa de interés anual 2.5%
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Hemos preparado la hoja de cálculo que muestra el cálculo del pago mensual, el pago total
y el interés total al final del préstamo. Podemos ver que el monto total del préstamo es de
$497,852 y queremos saber de cuanto debe ser el préstamo para pagar sólo 430,000.
Para ello hacemos lo siguiente:
1. Seleccionamos la celda C11, hacemos clic en Herramientas >Buscar objetivo.
2. En este momento aparece la ventana de buscar objetivo con las siguientes opciones:
Definir la celda: Referencia de la celda con el importe objetivo y que tiene relación a
la celda cambiante para buscar una solución.
Con el valor: Permite escribir el valor objetivo para la celda anterior.
Para cambiar la celda: Se debe indicar la celda que contiene el valor que se desea
ajustar para lograr el importe objetivo.
El importe del préstamo debe de ser de 302,298 para pagar un total de 430,000.
Ahora tenemos la opción de:
Aceptar y remplazar el dato original con el buscado.
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Cancelar para restaurar con el dato original previo a utilizar Buscar objetivo
Otros puntos a tomar en consideración con Buscar objetivo.
Puede suceder que Excel no puede hallar una solución que satisfaga el objetivo, por lo que
tenemos las siguientes opciones:
Aceptar y remplazar el dato original con el buscado.
Cancelar para restaurar con el dato original previo a utilizar Buscar objetivo
Nota: Una celda objetivo debe tener una fórmula que dependa de una celda cambiante, una
celda cambiante no debe de contener una fórmula.
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Tablas de una y dos variables
Qué es una tabla de datos para What-if
Una tabla de datos es una colección de celdas que muestran el efecto que tiene cualquier
cambio en alguna de las variables de una fórmula. La tabla de datos es una manera muy
conveniente de comparar opciones de una variable. Excel maneja análisis de datos con
tablas de una y dos variables.
Tabla de una variable
Una tabla de una variable muestra el resultado de una o más fórmulas cuando se usan
múltiples valores para una sola variable, veamos un ejemplo.
Tenemos un préstamo por $325,900 con un interés anual de 9.5% y pagos mensuales de
$3,801.21 por pagar durante 15 años, :
=PAGO(Interés Anual /12, Años * Mensualidades, -Importe del Prestamos)
1. Creamos la tabla de datos de una sola variable utilizando como celda objetivo el
pago mensual:
Importe del Prestamo $325,900.00Interes 9.5%Años 15Mensualidades 12Pago mensual $3,801.21
PRESTAMO
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2. Ponemos los valores que deseamos analizar de la variable interés en el rango B13 a
B19.
3. Vinculamos la celda C12 con el valor de la celda objetivo que es la C8.
4. Seleccionamos el rango de las celdas B12 a la celda C19.
5. En la barra de herramientas seleccionamos Datos > Tabla y aparece la siguiente
pantalla:
6. En éste cuadro Celda de entrada (columna) introducimos el vinculo a la variable a
cambiar para lograr el valor en la celda objetivo que en este caso es la celda C5.
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Veamos ahora un ejemplo en el cual deseamos ver como afecta los cambios en la variable a
modificar en cada una de las partes de la fórmula.
1. Vinculamos la celda F3 a la celda C11, la celda G3 a C12 y H3 a C13.
2. Seleccionamos el rango de la celda E3 a la celda H13.
3. En la barra de herramientas hacemos clic en Datos > Tabla y seleccionamos la celda
donde esta la variable a analizar que en este caso es la celda C5, interés.
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4. Ahora ya tenemos la tabla con los resultados en las demás fórmulas.
Tabla de dos variables
Este procedimiento hace que una tabla de datos muestre resultados producidos al sustituir
el valor de dos variables en una fórmula.
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1. Vincular la celda E4 a la celda objetivo que en este caso es el interés total.
2. En la parte de fila colocar los valores a analizar de una de las variables (celdas F4 a
H4).
3. En la columna E colocar los valores de la otra variable a analizar (celdas E5 a E14).
4. Seleccionar el rango de celdas que contiene la fórmula, la fila y la columna de
valores.
5. Elegir el comando Tabla del menú Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Tabla.
6. Introducir la referencia a la celda variable para la que desee que se sustituya la fila
de valores en el recuadro Celda de entrada (fila).
7. Introducir la referencia a la celda variable para la que desea que se sustituya la
columna de valores en el cuadro Celda de entrada (columna).
8. Hacer clic en el botón Aceptar.
Excel sustituye los valores y muestra los resultados en las intersecciones de fila/columna
correspondientes.
Veamos el ejemplo anterior pero ahora analizando el resultado cambiando las variables de
interés y de años.
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En la fila F3 a la H3, ponemos los valores posible de la variable años, y en la fila E4 a E13
los posibles valores del interés. En la celda E3 debemos de poner a manera de vínculo
cualquier celda con una fórmula pudiendo ser Pago mensual o Pago Total (Celdas C11 o
C12).
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Macros
Si ejecutamos frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, podemos automatizarla
mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se
almacenan en un módulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario ejecutar la tarea. Una macro se graba igual que se graba música en un disco
compacto.
Antes de grabar o escribir una macro, necesitamos planificar los pasos y los comandos que
deseamos que ejecute la macro. Si se comete algún error mientras se graba la macro,
también se grabarán los que se realicen. Cada vez que se grabe una macro, ésta se
almacenará en un nuevo módulo adjunto a un libro.
Grabar una macro
1. Muestre la hoja de cálculo en la que desea grabar la macro. La macro será almacenada
en un módulo aparte del libro y se podrá ejecutar en cualquier hoja de cálculo mientras
el libro de trabajo se encuentre abierto.
2. Seleccione Macro en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en Grabar nueva
macro. Verá el siguiente cuadro de diálogo.
3. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.
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El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los demás caracteres pueden
ser letras, números o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un nombre de
macro, para ello podemos utilizar un carácter de subrayado como separador de palabra.
4. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicación en que desea almacenar la
macro.
5. Si desea que la macro esté disponible siempre que se utilice Excel, almacene la macro
en el libro de macros personales en la carpeta INICIAR.
6. Para incluir una descripción de la macro, escriba la descripción en el cuadro
Descripción. Haga clic en Aceptar.
7. Ejecute las acciones que desee grabar.
8. En la barra de herramientas Detener grabación, haga clic en Detener grabación.
Ejecutar una macro con el método abreviado
Para ejecutar la macro presionando un método abreviado, escriba una letra en el cuadro
Tecla de método abreviado. Puede utilizarse Control + letra (para letras minúsculas) o
Control + Mayus + letra (para letras mayúsculas), donde letra es cualquier tecla del teclado.
La tecla de método abreviado que se utilice no puede ser ni un número ni un carácter
especial. La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla de método abreviado
predeterminada en Microsoft Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro.
Si se seleccionan celdas mientras se está ejecutando una macro, ésta seleccionará las
mismas celdas independientemente de la celda que se haya seleccionado en primer lugar,
ya que graba referencias absolutas de celda.
Si desea tener una macro para seleccionar celdas independientemente de la posición que
tenga la celda activa cuando se ejecute la macro, configure el grabador de macros para que
grabe referencias relativas de celda. En la barra de herramientas Detener grabación, haga
clic en Referencia.
Microsoft Excel continuará grabando macros con referencias relativas hasta que termine la
sesión con Microsoft Excel o hasta que haga clic otra vez en Referencias relativas.
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Ejecutar una macro
1. Abra el libro que contiene la macro.
2. Seleccione Macro en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en Macros.
3. Seleccione la macro a utilizar para que aparezca en el cuadro Nombre de la macro.
4. Haga clic en Ejecutar.
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Asignar una macro a un botón
Puede ejecutarse una macro desde un botón, desde una barra de herramientas integrada o
desde una barra de herramientas personalizada. Para obtener más información acerca de
cómo crear una barra de herramientas personalizada, haga clic en.
1. En el menú Herramientas, haga clic en Personalizar.
2. Elija del cuadro de Categorías la opción Macros.
3. En el cuadro de Comandos aparece el botón de Personalizar botón (tiene una carita
amarilla).
4. Sitúe el puntero del ratón sobre el botón Personalizar botón, haga clic y sin soltarlo
arrástrelo a la barra de herramientas.
5. Ya insertado en la barra de herramientas procedemos a asignarle una macro. Sitúe
el puntero del ratón sobre el botón insertado y haga clic en el botón derecho del
ratón. Aparece un menú contextual como el de la imagen.
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6. Seleccione la opción Asignar macro.
7. Seleccione el nombre de la macro y haga clic en el botón Aceptar.
8. Para finalizar pulse el botón Cerrar.
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La barra de herramientas de Macros
Ejecutar macro: Ejecuta una macro creada con anterioridad.
Detener grabación: Detiene la ejecución o grabación de una macro, este botón aparece
cuando se está grabando una macro.
Seguridad: Establece el nivel de seguridad ante macros que pudiesen contener virus.
Grabar macro: Comienza la grabación de una macro.
Editor de Visual Basic: Acceso al Editor de Visual Basic desde el que se puede modificar
una macro.
Referencia relativa3: Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la
posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia.
Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se
copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma
predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia
una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a
=A2.
Cuadro de controles: Aparece un cuadro con una serie de controles que se pueden
utilizar para crear una macro.
Modo diseño: Activa el modo diseño de formularios, se utiliza cuando va a realizar un
programa de Visual Basic desde Excel.
3 Fuente: Ayuda de Microsoft Excel 2003
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Crear menú de macros
Así como podemos crear barra de herramientas podemos crear menús personalizados que
contengan las macros creadas por nosotros, veamos un ejemplo:
1. Seleccione el menú Herramientas y seguidamente la opción Personalizar.
2. Hace clic en la pestaña Comandos.
3. Selecciona en el cuadro de Categorías Nuevo menú y del cuadro de comandos
Nuevo menú.
4. Sitúe el puntero del ratón sobre el botón Nuevo menú, haga clic y sin soltarlo
arrástrelo a la barra de herramientas.
5. Sitúe el puntero del ratón sobre el botón insertado y haga clic en el botón derecho
del ratón, Aparece el menú contextual.
6. Seguidamente con el botón izquierdo del ratón seleccione una macro de la barra de
herramientas y sin soltarlo arrastre el botón al nuevo menú, haga esto tantas veces
como macros desee en el nuevo menú.
7. Para finalizar, editamos el nombre del Nuevo menú y hacemos clic en Cerrar.