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Curso

Mapeamento e Gestão POR Processos – BPM

Aula 01

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Instrutor: MÁRIO SÉRGIO LAVORENTI

Elaborado para: CURSO OFICIAL DA METODOLOGIA GAUSS DE GESTÃO POR PROCESSOS (8 HORAS)

LEGALIDADE (DISCLAIMER) Este curso é um curso oficial desenvolvido pela GAUSS CONSULTING GROUP como serviço à comunidade profissional que deseja beneficiar-se dos conhecimentos aqui contidos.

DIREITOS AUTORAIS (COPYRIGHT) Esta aula é propriedade intelectual dos instrutores e somente poderá ser reproduzido ou utilizado para outros fins mediante autorização escrita do próprios instrutores.

CONFIDENCIALIDADE (CONFIDENTIALITY) Este documento é confidencial, endereçado exclusivamente às pessoas matriculadas em cursos formais e contém informações confidenciais, particulares ou privilegiadas, as quais não podem, sob qualquer forma ou pretexto, ser utilizadas, divulgadas, alteradas, impressas ou copiadas, total ou parcialmente, por pessoas não autorizadas.

REGRA DE DIVULGAÇÃO DO CONTEÚDO DESTA AULA

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Diretor de Gestão / BPM da Gauss Consulting Group; Consultor

filiado ao IBCO (Instituto Brasileiro dos Consultores de

Organização); Administrador de Empresas; Pós-Graduado em

Gestão Industrial; Examinador do Prêmio Nacional da

Qualidade - PNQ (2008, 2009, 2011, 2012 e 2013); Examinador

do Prêmio Nacional da Gestão Pública - PQGF (2006);

Formação em Gestão por Processos CFGP; Conhecimentos em

sistemas de gestão dos mais variados segmentos; Gestor em

Projetos de Mapeamento e Gestão por Processos e

Implantação das normas ISO série 9000 e 14.000; Voluntário na

OSCIP Ecolmeia;

PERFIL DO INSTRUTOR

ALGUNS CLIENTES

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ALGUNS CLIENTES

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Aula 01 – 04/09/2013 - Conceitos Introdutórios:

• Materiais técnicos de referência:

• BPM – CBOK / Corpo de Conhecimentos sobre Gestão por Processos da ABPMP

International.

• BABOK / Corpo de Conhecimento sobre Análise de Processos do IIBA .

• Gerenciamento Artístico & Gerenciamento Técnico & Gerenciamento Científico;

• Gerenciamento das Pessoas & Gerenciamento dos Resultados ;

• O que vem primeiro: a EFICÁCIA ou a EFICIÊNCIA

• Gestão de Processos x Gestão por Processos;

• Definições: Tarefa (como fazer) / Atividades (o que fazer) / Objeto (o que entregar);

• Mapeando "DE FORA PARA DENTRO”, "DE BAIXO PARA CIMA” e com foco nas ENTREGAS

por meio dos OBJETOS ;

• Exibição do Filme: Há sempre um cliente a seu lado.

CONTEÚDO PROGRAMÁTICO

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CONTEÚDO PROGRAMÁTICO Aula 02 – 11/09/2013 - Mapeamento / Modelagem de Processos de Negócios:

• Sistemática para levantamentos dos processos com base em entrevistas com foco em

tarefas, atividades e objetos (entregas);

• Conceito de Processos Ponta-a-Ponta;

• Conceito de Subprocesso;

• Conceito de Macroprocesso;

• Conceito de Ambiente de Gestão;

• Reagrupamento dos Desenhos dos Fluxos a partir da lógica dos Ciclos / Subprocessos /

Macroprocessos / Ambientes de Gestão;

• A Estrutura Organizacional Matricial orientada aos Processos (Tombamento da Gestão);

• O Escritório de Processos;

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Aula 03 – 18/09/2013 - Análise de Processos de Negócios e Monitoramento dos Processos por meio de Indicadores:

• Abordagem IN-PROCESS (Métodos dos 8 gatilhos);

• Abordagem OUT-Process (utilizando o modelo de referência do MEG-FNQ);

• Metodologia para Análise dos Processos de negócio (Karoshis e Teians);

• Definição dos Indicadores de Monitoramentos dos Processos de Negócio (Fatores

Críticos de Sucesso e KPI’s);

• Identificações dos Indicadores de Performance, de esforço e de resultados, com foco em

cada Subprocesso e/ou Processos Ponta-a-Ponta (abordagem do BSC);

CONTEÚDO PROGRAMÁTICO

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Aula 04 – 18/09/2013 - A Manualização Empresarial

• O que é um Documento PAI;

• O que é um Documento MÃE;

• O que é um Procedimento Documentado (Padrão de Trabalho):

• Atitudinal;

• Auxiliar;

• O que são Registros;

• Exemplos de procedimentos documentados alinhados a ISO 9001:2008;

• A Manualização Empresarial como subsídio da capacitação da Força de Trabalho;

• As Oportunidades de Melhoria decorrentes do foco nas tarefas

CONTEÚDO PROGRAMÁTICO

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REFERENCIAIS UTILIZADOS

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REFERENCIAIS UTILIZADOS

Processo é um conjunto definido de atividades ou comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar uma ou mais

metas.

Os processos são disparados por eventos específicos e apresentam um ou mais resultados que podem conduzir ao término do processo ou a

transferência de controle para outro processo.

Processos são compostos por várias tarefas ou atividades inter-relacionadas que solucionam uma questão específica, um trabalho

ponta-a-ponta que entrega valor aos clientes.

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INTRODUÇÃO

Não cria as coisas nem objetos, estes já existem e a ciência procura conhece-los, explicá-los e predizer seu comportamento. Baseia-se em hipóteses, teorias, leis, modelos e postulados.

É a complementação da ciência. Seu objetivo é manipular a realidade sem querer explicá-la ou mesmo entendê-la. Contém regras, normas e procedimentos e retroalimenta a ciência com eventuais impotências de manipulação com o atual grau de conhecimento.

CIÊNCIA

TÉCNICA

O QUE É GERENCIAR?

O objetivo da atitude artística realiza-se de forma individual, pessoal, subjetiva e vivencial para ser comunicada ou não aos outros indivíduos, sem rigor, sem quaisquer imposições, com a flexibilidade que a personalidade e o estilo de cada indivíduo impõe e com toda a captação vivencial, emocional e espiritual da realidade que o indivíduo sente, percebe e palpita.

ARTE

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O QUE É GERENCIAR?

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O QUE É “GERENCIAR” UMA EMPRESA?

CARACTERIZA-SE PREPONDERANTEMENTE PELA POSTURA SISTÊMICA E ATIVA DE, PROFISSIONALMENTE, “INTERFERIR” EM ALGO PARA, MEDIANTE ESTA INTERFERÊNCIA, CONQUISTAR OTIMIZAÇÃO DE RESULTADOS OU AINDA REVERSÃO DE TENDÊNCIAS NEGATIVAS.

CARACTERIZA-SE PREPONDERANTEMENTE PELA POSTURA NÃO SISTÊMICA E REATIVA PARA, PROFISSIONALMENTE, “ADMINISTRAR EVENTOS NÃO DESEJADOS”, MAS COMUNS NO COTIDIANO, COM VISTAS A CONQUISTAR OTIMIZAÇÕES DE RESULTADOS OU AINDA REVERSÃO DE TENDÊNCIAS NEGATIVAS

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O QUE É “TOCAR” UMA EMPRESA?

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O GERENCIAMENTO

Gestão (gerenciamento) pode ser definida como uma “ação” ou “omissão” relativa à interferência humana nos processos de uma organização com vistas ao alcance dos objetivos ainda não conquistados ou reversão de tendências negativas observadas por métricas previamente estabelecidas e disponíveis aos tomadores de decisão. Para compreender essa abordagem de “ação” ou “omissão” precisamos fazer referência ao experimento do funil (Deming, A nova economia, 1997, p. 149).

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Imagine um funil perfeitamente posicionado perpendicularmente a um determinado alvo (centro) que mediante o lançamento de 50 bolinhas de gude registrar-se-á a posição delas após cada lançamento. Assim:

O GERENCIAMENTO

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Excelência em P (20% a 50% do tempo total) Capacidade de minimizar a necessidade de ser

excelente na Execução

P (Planejamento) + E (Execução) = R (Resultado)

Excelência em E (50% a 80% do tempo total) Capacidade de corrigir, quando aplicável, um

Planejamento inadequado

Excelência em R Maximizar Produtividade (relação entre recursos e

esforços) e Qualidade (conforme definido pelas partes interessadas).

MEIOS PARA OBTENÇÃO DA EXCELÊNCIA

800 m2 20 20

40

Qual seria a pergunta para buscar EFETIVIDADE no

uso dos recursos?

Algoritmo matemático (processo efetivo do

pensamento) para cálculo da ÁREA MÁXIMA

80X - 2X2 = lado menor

Como você construiria um galinheiro em uma parede pré-existente se tivesse 80 metros lineares de tela?

Com os mesmos 80 metros lineares de tela,

qual o algoritmo (processo estruturado de pensamento) para

conseguir a área máxima, considerando

a existência de uma parede pré-existente?

350 m2 5 5

70

Foco na Eficiência Sem desperdício de metragem linear

600 m2

60

10 10

Foco na Melhoria Conquistando mais área

750 m2 15 15

50

Foco na Eficácia Buscando área máxima

Foco na Efetividade Buscando um processo para ter

Efetividade na busca da área máxima

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A EFETIVIDADE ANTES DA EFICIÊNCIA / EFICÁCIA

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PRINCIPAIS DIFERENÇAS DA METODOLOGIA

O QUE AS EMPRESAS NORMALMENTE TÊM É

GESTÃO DE PROCESSOS, MAS NÃO

GESTÃO POR PROCESSOS.

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Conceito de Atividade Foco em

“O QUE FAZER”

Abordagem BPM

Business Process

Management

Conceito de OBJETO Foco em

“O QUE ENTREGAR”

O encapsulamento final (visível e/ou avaliável) de uma série de atividades, somadas e executadas por um mesmo

profissional, ocupante de um cargo/função específico, a ponto de

serem direcionadas a outro profissional, ocupante de outro cargo/função

específico, para utilização do mesmo como insumo de outro objeto.

Título dado a um conjunto de Tarefas orientadas para um objetivo definido.

Conceito de Tarefa Foco em

“COMO FAZER”

Abordagem BPMN

Business Process Modeling Notation

Abordagem BPMS

Business Process Modeling System

Título dado a uma seqüência de passos/etapas predeterminados para

realizar uma Atividade. Cada um desses passos pode demandar a

necessidade de explicações detalhadas, justificando a construção

de procedimentos documentados pertinentes.

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PRINCIPAIS DIFERENÇAS DA METODOLOGIA

Nossa abordagem para o Mapeamento dos Processos Organizacionais é diferente:

Nem sempre o que a Alta Direção define ou considera verdade é, de

fato, a realidade prima!

Nós somos o que o cliente acha que nós somos, e não o que nós achamos

que somos!

1 2

1-) DE BAIXO PARA CIMA

2-) DE FORA PARA DENTRO

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PRINCIPAIS DIFERENÇAS DA METODOLOGIA

1.

Pla

neja

men

to

1. Representação Gráfica

Entrevistas com profissionais da Empresa

ENTREVISTA

Meio pelo qual utilizamos para identificar as atividades distinguindo-as das tarefas

eventualmente manifestadas pelo entrevistado. Um dos insumos para entrevista é a separação, pelo

entrevistado, de todos os formulários utilizados no seu dia-a-dia.

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FASES DO MAPEAMENTO

Título dado a uma seqüência de passos/etapas predeterminados para realizar uma atividade. Cada um desses passos pode demandar a necessidade de explicações detalhadas de “como fazer”, justificando a construção de procedimentos documentados pertinentes.

Título dado a um conjunto de tarefas orientadas para um objetivo definido. Seu enfoque é “o que fazer” como pré-requisito indispensável para a consecução do objetivo

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ATIVIDADE

TAREFA

O encapsulamento final (visível e/ou avaliável) de uma série de atividades, somadas e executadas por um mesmo profissional, ocupante de um cargo/função específico, a ponto de serem direcionadas a outro profissional, ocupante de outro cargo/função específico, para utilização do mesmo como insumo de outro objeto.

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OBJETO

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OBJETO = SUBSTANTIVO + COMPLEMENTO

AQUILO QUE É ENTREGUE, RESULTADO DO ENCAPSULAMENTO DAS ATIVIDADES

COMPONENTES DE UM OBJETO

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• Este filme ilustra muito bem, de uma forma divertida e descompromissada o conceito primário de OBJETO;

• Atente para o conceito de GUIZMO VERDE contido no Vídeo.

APRESENTAÇÃO DO VÍDEO – SIAMAR “Há sempre um cliente ao seu lado”

23 ANOS DE VIDA

FOCO EM RESULTADOS EXCELÊNCIA EM GESTÃO

A teoria na prática.

Adm. Mário Sérgio Lavorenti

(11) 4220-4950 - ramal 27 / (11) 99499-5601

mario@gaussconsulting.com.br

linkedin.com/in/mlavorenti

www.gaussconsulting.com.br

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Mapeamento / Modelagem de

Processos Aula 02