CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ 2013 - europarl.europa.eu · CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ 2013 RO ... SEC: Spațiul european de cercetare este compus din toate activitățile, programele

ISSN

183

1-09

66

CURTEA DE CONTURIEUROPEANĂ

2013

RO

Rap

ortu

l sp

ecia

l nr.

2

A ASIGURAT COMISIA PUNEREA EFICIENTĂ ÎN APLICARE A CELUI DE AL ȘAPTELEA PROGRAM-CADRU PENTRU CERCETARE?

A ASIGURAT COMISIA PUNEREA EFICIENTĂ ÎN APLICARE A CELUI DE AL ȘAPTELEA PROGRAM-CADRU PENTRU CERCETARE?

Raportul special nr. 2 2013

[prezentat în temeiul articolului 287 alineatul (4) al doilea paragraf TFUE]

CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ

CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ12, rue Alcide De Gasperi1615 LuxembourgLUXEMBOURG

Tel. +352 4398-1Fax +352 4398-46410E-mail: [email protected]: http://eca.europa.eu

Raportul special nr. 2 2013

Numeroase alte informații despre Uniunea Europeană sunt disponibile pe internet

pe serverul Europa (http://europa.eu).

O fișă catalografică figurează la sfârșitul prezentei publicații.

Luxemburg: Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene, 2013

ISBN 978-92-9241-195-4

doi:10.2865/76218

© Uniunea Europeană, 2013

Reproducerea textului este autorizată cu condiția menționării sursei.

Printed in Luxembourg

Raportul special nr. 2/2013 – A asigurat Comisia punerea eficientă în aplicare a celui de Al șaptelea program-cadru pentru cercetare?

3

CUPRINS

Puncte

GLOSAR

I-VI SINTEZĂ

1-13 INTRODUCERE

1-5 INFORMAȚII DE FOND

6-8 CADRUL NORMATIV

9-11 PUNEREA ÎN APLICARE

12-13 NOI INSTRUMENTE INTRODUSE ÎN CADRUL PC7

14-16 SFERA ȘI ABORDAREA AUDITULUI

17-97 OBSERVAȚII

17-44 COMISIA A LUAT O SERIE DE MĂSURI PENTRU SIMPLIFICAREA NORMELOR DE PARTICIPARE, DAR SUNT NECESARE EFORTURI SUPLIMENTARE ÎN ACEST SENS

19-20 S-AU ÎNREGISTRAT PROGRESE IMPORTANTE ÎN CADRUL PROGRAMULUI DE SIMPLIFICARE

21-29 OBIECTIVUL DE A ÎMBUNĂTĂȚI ALINIEREA DISPOZIȚIILOR AFERENTE PC7 LA PRACTICILE BENEFICIARILOR NU A FOST ÎNDEPLINIT ÎN TOTALITATE

30-44 EXISTĂ INCOERENȚE NEJUSTIFICATE CARE REDUC EFICIENȚA

45-83 ACCENTUL A FOST PUS MAI ALES PE ASIGURAREA CALITĂȚII CHELTUIELILOR, ȘI MAI PUȚIN PE EFICIENȚĂ

45-55 COMISIA A CONCEPUT PROCESE SOLIDE, DAR NU A ADAPTAT PE DEPLIN RESURSELE CARE SĂ SPRIJINE APLICAREA LOR

56-66 DURATA PROCESELOR POATE FI SCURTATĂ ȘI MAI MULT

67-75 CONTROALELE DE CALITATE SUNT SOLIDE ȘI PREZINTĂ PUȚINE DEFICIENȚE

76-83 CONTROALELE FINANCIARE AU FOST RAȚIONALIZATE, DAR ELE NU SE BAZEAZĂ ÎNCĂ PE RISCURI

4


4

84-97 NOILE INSTRUMENTE RĂSPUND NEVOILOR PENTRU CARE AU FOST CREATE, DAR IMPLEMENTAREA LOR PREZINTĂ DEFICIENȚE

84-88 AMBELE INSTRUMENTE AU CONSOLIDAT MEDIUL DE FINANȚARE A CERCETĂRII…

89-93 … DAR IMPLEMENTAREA INIȚIATIVELOR TEHNOLOGICE COMUNE A FOST AFECTATĂ DE UN CADRU JURIDIC MULT PREA COMPLEX

94-97 … IAR RISCUL ȘI EFECTUL DE EVICȚIUNE AFERENTE MECANISMULUI DE FINANȚARE CU PARTAJAREA RISCURILOR TREBUIE EXAMINATE CU ATENȚIE

98-104 CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI

ANEXA I — PREZENTARE GENERALĂ A ABORDĂRII DE AUDIT

ANEXA II — SITUAȚIA ACȚIUNILOR ÎNTREPRINSE ÎN URMA RECOMANDĂRILOR ANTERIOARE ALE CURȚII

ANEXA III — CAUZE ALE DURATEI LUNGI A PROCEDURII DE ACORDARE A GRANTULUI

RĂSPUNSUL COMISIEI


5

Baza de date EMI : Baza de date denumită „Informații administrative interne pentru gestionarea experților – PC7” (Experts Management Back‑office Internal for FP7) este o sursă majoră de informații utilizată de direcțiile generale ale Comisiei cu responsabilități în domeniul cercetării pentru identificarea experților, precum și pentru verificarea existenței unor eventuale conflicte de interese.

BEI: Banca Europeană de Investiții.

CDI: Cercetare, dezvoltare și inovare.

CIP: Programul-cadru pentru competitivitate și inovare este un program al Comisiei care sprijină activitățile de ino-vare (inclusiv eco-inovarea), asigură un acces mai bun la finanțare și oferă servicii de sprijin pentru întreprinderi în diferite regiuni.

Controale ex ante: Controalele ex ante sunt controale preventive desfășurate fie înainte de semnarea grantului, fie înainte de efectuarea plăților.

Controale ex post: Controalele ex post sunt controale de detectare, care se desfășoară după efectuarea plăților.

DFG: Fundația pentru Cercetare din Germania (Deutsche Forschungsgemeinschaft) finanțează proiecte de cercetare în toate domeniile științifice și umaniste. Fundația are un buget anual de aproape 2,5 miliarde de euro.

DG: Direcție generală.

DG Cercetare și Inovare (RTD): Direcția Generală Cercetare și Inovare din cadrul Comisiei.

DG Energie (ENER): Direcția Generală Energie din cadrul Comisiei.

DG Întreprinderi și Industrie (ENTR): Direcția Generală Întreprinderi și Industrie din cadrul Comisiei.

DG Mobilitate și Transporturi (MOVE): Direcția Generală Mobilitate și Transporturi din cadrul Comisiei.

DG Rețele de Comunicare, Conținut și Tehnologie (CNECT): Direcția Generală Rețele de Comunicare, Conținut și Tehnologie din cadrul Comisiei; fosta Direcție Generală Societatea Informațională și Media (DG INFSO).

ERCEA: Agenția Executivă a Consiliului European pentru Cercetare a fost creată pentru a gestiona numai programul specific „Idei”, în urma orientărilor strategice elaborate de Consiliul European pentru Cercetare.

Europa 2020 : Europa 2020 este strategia de creștere a UE pentru următorul deceniu și urmărește să transforme UE într-o economie inteligentă, durabilă și favorabilă incluziunii.

Fondul de garanție pentru participanți : Fondul de garanție pentru participanți reprezintă o garanție pe care Comisia se poate baza în cazul înregistrării de pierderi financiare legate de proiecte din cadrul PC7. Fondul se află în proprietatea beneficiarilor, care contribuie la acesta cu 5 % din contribuția totală a UE la proiectele lor.

GLOSAR

6


6

ICP: Indicator-cheie de performanță.

IMM: Întreprinderi mici și mijlocii.

Instrument BPM: Instrument de gestionare a proceselor de afaceri.

ITC : Inițiativele tehnologice comune sunt parteneriate de tip public-privat pe termen lung. Ele combină investiții din partea sectorului privat și finanțare publică europeană. ITC au statut juridic de întreprindere comună în sensul articolului 187 TFUE.

KBBE: „Alimentație, agricultură și pescuit și biotehnologie” este una dintre temele programului specific „Cooperare”.

MFPR: Mecanismul de finanțare cu partajarea riscurilor este un instrument financiar menit să îmbunătățească accesul la finanțarea, obținută prin îndatorare, a investițiilor în CDI, în condiții rezonabile, pentru societățile private sau pentru instituțiile publice care promovează activități în domeniul CDI.

NMP : „Nanoștiințe, nanotehnologii, materiale și tehnologii noi de producție” este una dintre temele programului specific „Cooperare”.

Normele de participare : Normele de participare se referă la totalitatea documentelor care stabilesc împreună condițiile de finanțare a activităților de cercetare în cadrul PC7. Acestea includ Regulamentul (CE) nr. 1906/2006 de stabilire a normelor de participare, normele de punere în aplicare adoptate de Comisie și documentele de orientare fără caracter obligatoriu.

NSF : Fundația Națională pentru Știință (National Science Foundation) este o agenție federală independentă din SUA care urmărește promovarea progresului științific, ameliorarea sănătății naționale, a prosperității și a bunăstării, pre-cum și asigurarea apărării naționale. Fundația are un buget anual de aproximativ 6,9 miliarde de dolari (5,2 miliarde de euro, cifre din 2010).

Orizont 2020: Orizont 2020 este noul program al UE pentru cercetare și inovare. Acesta este programul succesor al PC7 și se va desfășura în perioada 2014-2020. Comisia a propus un buget de 80 de miliarde de euro pentru perioada respectivă.

PC7: Al șaptelea program-cadru pentru activități de cercetare, de dezvoltare tehnologică și demonstrative este prin-cipalul instrument prin care Uniunea Europeană sprijină cercetarea și inovarea. Obiectivele generale ale PC7 au fost grupate în patru programe specifice: „Cooperare”, „Idei”, „Oameni” și „Capacități”.

RCC : Comitetul de clarificare pentru chestiuni legate de cercetare (Research Clearing Committee) a fost creat între direcțiile generale responsabile de implementarea acțiunilor indirecte în cadrul PC7. RCC are mandatul de a adopta decizii definitive cu privire la aspecte orizontale legate de punerea în aplicare, în legătură cu care serviciile nu au reușit să ajungă la un consens.

REA: Agenția Executivă pentru Cercetare.

RES: Serviciul de informare în domeniul cercetării (Research Enquiry Service) este un serviciu de e-mail prin care sunt oferite răspunsuri la întrebări legate de orice aspect al cercetării europene.

7


7

SEC : Spațiul european de cercetare este compus din toate activitățile, programele și politicile de cercetare și de dezvoltare din Europa care implică o perspectivă transnațională. Împreună, acestea oferă cercetătorilor, instituțiilor de cercetare și întreprinderilor posibilități sporite în ceea ce privește circulația, competitivitatea și cooperarea trans-frontalieră. Obiectivul general al SEC este de a îmbunătăți organizarea și coordonarea efortului de cercetare în Europa, astfel încât sinergiile și complementaritățile transnaționale să fie exploatate pe deplin.

SNF: Fundația Națională din Elveția (Schweizerischer Nationalfonds) este o agenție federală care urmărește promovarea cercetării științifice. SNF dispune de un buget anual de aproximativ 700 de milioane de franci elvețieni (580 de mili-oane de euro).

TIC: „Tehnologia informației și a comunicațiilor” este una dintre temele programului specific „Cooperare”.

TSB : Consiliul pentru strategia în materie de tehnologie (Technology Strategy Board) este o agenție pentru inovare din Regatul Unit, al cărei obiectiv este accelerarea creșterii economice prin stimularea și sprijinirea inovării inițiate de întreprinderi. TSB are un buget anual de aproximativ 250 de milioane de euro.

TTG: Durata procedurii de acordare a grantului (time to grant) este perioada de timp necesară pentru selectarea cu succes a unei propuneri și pentru negocierea contractului.

TTP : Durata procedurii de efectuare a plăților (time to pay) este perioada de timp necesară pentru efectuarea unei plăți către un consorțiu de beneficiari.

8


SINTEZĂ

I.Al șaptelea program-cadru pentru activități de cercetare, de dezvoltare tehnologică și demonstrative (PC7) este unul dintre principalele instrumente prin care Uniunea Europeană finanțează activitățile de cercetare și repre-zintă contribuția acesteia la Strategia Europa 2020. Pro-gramul-cadru urmărește să consolideze competitivitatea industrială și să răspundă nevoilor de cercetare existente în cadrul altor politici ale Uniunii, contribuind astfel la crearea unei societăți bazate pe cunoaștere. PC7 acoperă perioada 2007-2013 și bugetul său total se ridică la peste 50 de miliarde de euro. Cea mai mare parte a bugetului este cheltuită de direcțiile generale ale Comisiei sau de agențiile executive ale acesteia, sub forma granturilor acordate beneficiarilor finali (a se vedea punctele 1-13).

II.Pentru a verifica dacă PC7 a fost pus în aplicare în mod efi-cient de către Comisie, auditul Curții a urmărit să răspundă la următoarele întrebări (a se vedea punctele 14-16):

(a) Normele de participare au permis punerea eficientă în aplicare a PC7?

(b) A reușit Comisia să raționalizeze procesele aferente PC7 fără să compromită calitatea cheltuielilor?

(c) Comisia a gestionat în mod corespunzător crearea noilor instrumente?

III.În cursul PC7, Comisia a introdus o serie de schimbări care au simplificat normele de participare. În special, Comi-sia a raționalizat cerințele și a îmbunătățit de o manieră satisfăcătoare documentele de orientare adresate bene-ficiarilor. Comisia a reușit să alinieze dispozițiile aferente PC7 la practicile beneficiarilor în unele cazuri, dar sunt necesare în continuare eforturi în acest sens. Beneficiarii PC7 se confruntă cu incoerențe legate de unele aspecte ale normelor de participare. Crearea Comitetului de clari-ficare pentru chestiuni legate de cercetare este un pas în direcția cea bună în vederea eliminării acestor incoerențe; mecanismele de identificare a practicilor divergente sunt însă deficitare (a se vedea punctele 17-44).

9


9

IV.Procesele utilizate de Comisie urmăresc să asigure fap-tul că fondurile sunt investite în activități de cercetare de înaltă calitate; s-a acordat însă mai puțină atenție eficienței. În urma auditului, s-au constatat următoarele:

(a) Comisia asigură o gestiune solidă a proceselor din cadrul PC7 în trei din cinci domenii, și anume con-ceperea proceselor, activitățile de îmbunătățire și informațiile de gestiune, dar mai puțin solidă în ceea ce privește instrumentele și resursele. Instrumentele existente nu permit punerea în aplicare eficientă și există indicii că prea multe resurse de personal sunt alocate pentru implementarea anumitor teme din ca-drul programului specific „Cooperare”, în detrimentul altor teme (a se vedea punctele 45-55);

(b) deși durata procedurilor administrative s-a scurtat în cursul PC7, aceasta s-a apropiat de nouă luni de abia în 2012. Auditul a evidențiat bune practici de redu-cere în continuare a duratei procedurii de acordare a grantului. De o importanță esențială sunt atenția acordată de conducere acestei probleme și existența unui mediu care să permită schimbul eficace de bune practici (a se vedea punctele 56-66);

(c) controalele de calitate aplicate cu privire la selecta-rea și monitorizarea proiectelor funcționează bine. Cu toate acestea, modelul de control financiar afe-rent PC7 nu ia în considerare în mod suficient ris-cul de eroare. Aceasta înseamnă că beneficiarii din cadrul PC7 care prezintă un risc scăzut fac obiec-tul unor controale prea numeroase (a se vedea punctele 67-83).

V.Curtea a examinat mecanismul de finanțare cu partajarea riscurilor și inițiativele tehnologice comune și a constatat că ambele instrumente răspund nevoilor pentru care au fost create. Aceste instrumente s-au bucurat de succes în ceea ce privește atragerea unor grupuri specifice de beneficiari, cum ar fi IMM-urile. Cu toate acestea, punerea în aplicare a inițiativelor tehnologice comune suferă din cauza unui cadru juridic mult prea complex, iar Comisia nu a demonstrat într-o măsură suficientă că finanțarea acordată prin mecanismul de finanțare cu partajarea ris-curilor conduce la investiții care depășesc suma pe care beneficiarii ar fi investit-o în absența fondurilor publice (a se vedea punctele 84-97).

VI.Pe baza acestor observații, Curtea formulează o serie de recomandări adresate în principal Comisiei (a se vedea punctele 98-103):

(a) în ceea ce privește normele de participare, Comi-sia ar trebui să depună eforturi suplimentare pentru a se asigura că practicile beneficiarilor pot fi utilizate în cadrul Orizont 2020 și pentru a gestiona PC7 de o manieră mai coerentă;

(b) pentru a consolida gestionarea proceselor, Comisia ar trebui să introducă instrumente informatice care să integreze toate funcționalitățile și să examineze problema dezechilibrului care afectează volumul de lucru al personalului;

(c) pentru a reduce durata procedurilor administrative, Comisia ar trebui să se asigure că procesele sunt au-tomatizate și implementate în mod coerent în rândul serviciilor sale;

(d) pentru a-și concentra mai bine efortul de control, activitățile de control ale Comisiei desfășurate îna-inte și după efectuarea plăților ar trebui să fie bazate într-o mai mare măsură pe riscuri și

(e) autor itatea bugetară ș i Comisia ar trebui să asi -gure o mai bună corelație între cadrul jur idic al inițiativelor tehnologice comune și efectivele lor de personal. Pentru a maximiza impactul mecanismului de finanțare cu partajarea riscurilor, Comisia ar trebui să îmbunătățească orientarea sprijinului către bene-ficiarii care au un acces limitat la finanțare.

SINTEZĂ

10


INFORMAȚII DE FOND

1. Al șaptelea program-cadru pentru activități de cercetare, de dezvoltare teh-nologică și demonstrative (PC7) este unul dintre principalele instrumente prin care Uniunea Europeană finanțează activitățile de cercetare și reprezintă contribuția acesteia la Strategia Europa 2020. PC7 urmărește să consolideze competitivitatea industrială și să răspundă nevoilor de cercetare existente în cadrul altor politici ale Uniunii1, contribuind astfel la crearea unei societăți bazate pe cunoaștere, pornind de la spațiul european de cercetare și com-pletând activitățile de la nivel național și regional2.

2. PC7 este format din mai multe scheme de finanțare grupate în patru progra-me specifice (a se vedea figura 1), care sunt menite să sprijine activitățile de cercetare, inclusiv cercetarea fundamentală și cercetarea aplicată, precum și activitățile educaționale și de inovare. În perioada 2007-2013, PC7 pune la dispoziție peste 50 de miliarde de euro3 în sprijinul acestor activități. Cea mai mare parte a fondurilor este cheltuită sub forma granturilor acordate beneficiarilor finali din statele membre, dar și din afara UE. Activitățile care urmează să fie finanțate sunt selectate pe baza unor cereri competitive de propuneri. De obicei, beneficiarii formează consorții de parteneri, pe baza acordurilor de grant încheiate cu Comisia.

1 Cum ar fi politicile în materie de dezvoltare durabilă, schimbări climatice, energie, transporturi, sănătate publică, tehnologia informației și biotehnologie.

2 Anexa I la Decizia nr. 1982/2006/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 18 decembrie 2006 privind Al șaptelea program-cadru al Comunității Europene pentru activități de cercetare, de dezvoltare tehnologică și demonstrative (2007-2013) (JO L 412, 30.12.2006, p. 1).

3 Această sumă nu include bugetul Euratom pentru PC7, care va pune la dispoziție un cuantum suplimentar de 5,3 miliarde de euro în aceeași perioadă.

INTRODUCERE

FIGURA 1

BUGETUL PC7 PENTRU PERIOADA 2007-2013 (ÎN MILIARDE DE EURO)

Oameni4,8

JRC*1,7

Idei7,4

TOTAL50,5

Capacităţi4,1

MFPR1,0

Știinţe socioeconomice și știinţe umaniste

0,6

Tehnologia informaţiei și a comunicaţiilor

9,1

Sănătate6,1

Cooperare32,4

Securitate1,4

Spaţiu1,4Mediu

1,9Agricultură și

biotechnologie (KBBE)1,9

Energie2,4

Nanoștiinţe șitehnologii (NMP)

3,5

Transporturi4,2

Iniţiative tehnologice comune

3,1Notă: Liniile de contur punctate indică instrumentele nou introduse în PC7.

* Un program specific separat sprijină activitățile nenucleare ale Centrului Comun de Cercetare (JRC). JRC este direcția generală care desfășoară în mod direct activități de cercetare pentru Comisie.

11


CASETA 1

CARACTERISTICILE PC7

PC7 se adresează beneficiarilor din toate statele membre ale UE, din țările asociate și din țările în curs de aderare (144), precum și celor din țările partenere în cadrul cooperării internaționale.

Programul este gestionat de 19 entități independente: opt servicii ale Comisiei (șase direcții generale și două agenții executive), Banca Europeană de Investiții, cinci inițiative tehnologice comune și cinci inițiative în temeiul articolului 1855.

În cadrul celor opt servicii ale Comisiei, peste 2 500 de membri ai personalului desfășoară activități legate de punerea în aplicare a PC7.

În medie, contribuția UE per proiect este de 1,75 milioane de euro. Un proiect tipic implică o colaborare transnațională între cinci sau șase participanți. În cazul proiectelor în colaborare, care reprezintă aproximativ două treimi din bugetul PC7, numărul mediu de participanți este de 11. În majoritatea proiectelor, consorțiile sunt formate din participanți provenind atât din mediul academic, cât și din sectorul privat.

În fiecare an, sunt evaluate aproximativ 15 000 de propuneri, sunt încheiate 2 500 de noi acorduri de grant și sunt efectuate în jur de 10 000 de plăți. Portofoliul PC7 este format din circa 14 000 de acorduri de grant (cifre din 2011).

4 Elveția, Israel, Norvegia, Islanda, Liechtenstein, Turcia, Croația, fosta Republică iugoslavă a Macedoniei, Serbia, Albania, Muntenegru, Bosnia și Herțegovina, Insulele Feroe și Moldova.

5 Inițiativele în temeiul articolului 185 TFUE permit UE să acorde sprijin pentru punerea în aplicare în comun a programelor de cercetare și de dezvoltare ale statelor membre. Punerea în aplicare este gestionată de structuri create în acest scop.

Sursa: Al cincilea raport de monitorizare privind PC7, bugetul general al UE aferent exercițiului financiar 2012 și Comunicarea Comisiei privind simplificarea implementării programelor-cadru de cercetare [COM(2010) 187].

3. PC7 este un program complex de finanțare a cercetării. Bugetul său anual crește de la an la an și este estimat la aproape 11 miliarde de euro în 2013. Un astfel de buget, alături de caracteristicile distinctive ale PC7 (a se vedea caseta 1), face din acesta unul dintre cele mai mari programe de cercetare din lume.

4. Aceste caracteristici au un impact direct asupra modului în care trebuie gestionat PC7. De exemplu, din cauza naturii transnaționale a PC7 și a combinației de entități academice și industriale implicate în proiectele individuale, participanții la același consorțiu pot face obiectul unor norme fiscale, juri-dice, contabile sau financiare diferite. Astfel, normele PC7 trebuie să fie sufi-cient de flexibile pentru a ține seama de aceste diferențe și, în același timp, suficient de precise pentru a nu da naștere la interpretări eronate. Normele aferente schemelor naționale de finanțare a cercetării trebuie să țină seama numai de legislația națională relevantă.

INTRODUCERE

12


5. PC7 a introdus o serie de noi instrumente față de PC6. Cele mai importante dintre acestea sunt Sprijinul pentru cercetarea de frontieră6, inițiativele teh-nologice comune și mecanismul de finanțare cu partajarea riscurilor (MFPR). Sprijinul pentru cercetarea de frontieră a fost introdus pentru a finanța cerce-tarea fundamentală7, iar celelalte două instrumente au fost concepute pentru a sprijini activitățile de inovare „apropiate de piață”, cu scopul de a stimula participarea sectorului industrial, care a scăzut constant începând cu PC48.

CADRUL NORMATIV

6. Obiectivele și activitățile care pot fi finanțate prin PC7 sunt definite în Decizia nr. 1982/2006/CE și în deciziile privind patru programe specifice. Regula-mentul PC79 stabilește normele de participare. Acest cadru este completat de normele de punere în aplicare adoptate de Comisie și de documentele de orientare fără caracter obligatoriu (în continuare, termenul „norme de participare” desemnează structura ierarhică prezentată în figura 2).

7. Normele de participare definesc condițiile care reglementează selectarea proiectelor, participarea entităților la proiecte și finanțarea proiectelor. Îm-preună, ele determină condițiile de finanțare, cum ar fi ratele de finanțare și cerințele legate de eligibilitatea costurilor.

8. Normele de participare aflate în vigoare în prezent sunt rezultatul unei experiențe acumulate în peste 20 de ani de desfășurare a programelor-cadru anterioare. Obiectivul de simplificare a devenit principalul vector al PC610 și este un angajament al Comisiei pentru PC711.

6 Finanțat prin programul specific „Idei”, care este pus în aplicare de Consiliul European pentru Cercetare și de agenția executivă a acestuia.

7 Termenul de „cercetare fundamentală” sau „de frontieră” se referă la cercetarea în domeniul științific și tehnologic care depășește frontierele înțelegerii, realizează progrese în noi domenii și este caracterizată de absența granițelor disciplinare.

8 De la 39 % în cadrul PC4 la 31 % în cadrul PC6. Sursa: Evaluarea intermediară a celui de Al șaptelea program-cadru – raportul Grupului de experți, 12 noiembrie 2012.

9 Regulamentul (CE) nr. 1906/2006 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2006 de stabilire a normelor de participare a întreprinderilor, a centrelor de cercetare și a universităților la acțiuni din cel de Al șaptelea program-cadru și de difuzare a rezultatelor activităților de cercetare (2007-2013) (JO L 391, 30.12.2006, p. 1).

10 De exemplu, delegarea gestiunii către coordonatori și utilizarea certificatelor de audit sau simplificarea acțiunilor Marie Curie. Aceste acțiuni fac acum parte din programul specific „Oameni”.

11 SEC(2005) 431 final.

13


Temeiul juridic

Documente juridice pentru punerea în aplicare

Documente de orientare

Note de orientare: raportarea privind proiecteleGhidul referitor la drepturile de proprietate intelectualăGhidul privind evaluarea tehnică a proiectelorGhidul privind rata forfetară pentru diurne

Ghidul referitor la aspectele financiareGhidul privind finanţarea UE pentru cercetare și inovare Lista de verificare pentru acordurile de consorţiu Ghidul privind modificările acordurilor de grant PC7

DOCUMEN

TE D

E RA

NG SUBO

RDONAT

DOCUMEN

TE D

E RA

NGUL DOI

DOCUMEN

TE D

E RANGUL Î

NTÂI

Modele de acord de grant:și anume standard/ERC/REA

Norme privind depunerea propunerilor,evaluarea și selectarea

Norme privind verificarea existenţei, a statutului juridic,a capacităţii operaţionale și financiare

Decizia C (2011) 174 final: privind trei măsuri de simplificare (Decizia 1982/2006/CE)

Regulamentul (CE) nr. 1906/2006de stabilire a normelor

de participare

FIGURA 2

IERARHIA NORMELOR DE PARTICIPARE LA PC7

Sursa: Curtea de Conturi Europeană, CORDIS.

14


PUNEREA ÎN APLICARE

9. Punerea în aplicare a 58 % din valoarea PC7 face obiectul gestiunii cen-tralizate directe12 și este asigurată de către șase direcții generale. Pentru restul fondurilor, implementarea a fost delegată către două agenții executive [Agenția Executivă pentru Cercetare (REA) și Agenția Executivă a Consiliului European pentru Cercetare (ERCEA)], către BEI, către inițiativele tehnologice comune și către structurile specifice de implementare pentru inițiativele în temeiul articolului 185. Agențiile executive respectă aceleași proceduri ca și Comisia, dar celelalte entități își pot organiza în mod diferit procesele interne. În figura 3 este ilustrată o defalcare în funcție de tipul de gestiune și de entitățile responsabile.

12 În cadrul gestiunii centralizate, bugetul este executat fie direct, de către Comisie, fie indirect, de către agenții sau alte organe cărora Comisia le-a delegat competențele sale.

FIGURA 3

ENTITĂȚILE RESPONSABILE DE PUNEREA ÎN APLICARE

DG RTD39 %

Articolul 185 1 %

BEI (MFPR) 2 %

ITC 6 %

ERCEA15 %

REA (IMM-uri)3 %DG EAC/REA

10 %

DG ENTR/REA 6 %

DG ENER șiDG MOVE

1 %

DG CNECT17 %

Gestiuneindirectă

42 %

Gestiunedirectă58 %

Sursa: Curtea de Conturi Europeană.

15


10. Indiferent de entitatea care este responsabilă de punerea în aplicare, im-plementarea unui grant presupune, de regulă, următoarele trei procese principale:

(a) identificarea temelor științifice care urmează să fie sprijinite și stabilirea programelor de lucru pentru implementarea lor;

(b) selectarea proiectelor, bazată, de regulă, pe un proces competitiv de selecție, și negocierea cu candidații ale căror propuneri au fost accep-tate și

(c) controlul implementării din punct de vedere științific a proiectelor și rambursarea costurilor eligibile ale beneficiarilor.

11. Procesul de simplificare din cadrul PC7 nu a vizat numai normele, ci și pro-cesele interne ale DG-urilor și ale agențiilor executive. De la ultimul audit realizat de Curte în acest domeniu13 în 2004, Comisia a introdus o serie de noi sisteme menite să simplifice procesele de implementare a granturilor (de exemplu, portalul adresat participanților, instrumentul unic de înregistrare sau instrumentul utilizat în procesul de negociere).

NOI INSTRUMENTE INTRODUSE ÎN CADRUL PC7

12. Inițiativele tehnologice comune sunt parteneriate de tip public-privat pe termen lung. Ele combină investiții din partea sectorului privat și finanțare publică europeană și națională. Obiectivul lor este de a sprijini cercetarea în cooperare din Europa în domenii de cercetare industrială în care există obiective tehnologice și economice comune și clar identificate. În cadrul PC7, contribuția UE la bugetul inițiativelor tehnologice comune se ridică la peste trei miliarde de euro. Inițiativele tehnologice comune bipartite sunt parteneriate între UE și asociații industriale, în timp ce la inițiativele tehnolo-gice comune tripartite participă UE, asociațiile industriale și statele membre participante (a se vedea tabelul 1). De exemplu, membrii Întreprinderii co-mune europene pentru punerea în aplicare a inițiativei tehnologice comune privind nanoelectronica (ENIAC) sunt Comisia, statele membre participante14 și Asociația pentru Activități Europene în Domeniul Nanoelectronicii.

13 Raportul special nr. 1/2004 privind gestionarea acțiunilor indirecte de CDT din cadrul celui de Al cincilea program-cadru (PC5) pentru cercetare și dezvoltare tehnologică (1998–2002), însoțit de răspunsurile Comisiei (JO C 99, 23.4.2004, p. 1).

14 Statele membre ale ENIAC sunt Belgia, Republica Cehă, Germania, Estonia, Irlanda, Grecia, Spania, Franța, Italia, Letonia, Ungaria, Țările de Jos, Austria, Polonia, Portugalia, România, Slovacia, Finlanda, Suedia, Regatul Unit și Norvegia.

16


TABELUL 1

PREZENTARE DE ANSAMBLU A INIȚIATIVELOR TEHNOLOGICE COMUNE

Inițiativa tehnologică comună Obiectivul strategicContribuția

maximă a UE (în milioane de euro)

ITC bipar tite

Inițiativa privind medicamentele inovatoare (IMI)

Accelerarea dezvoltării unor medicamente mai bune și mai sigure pentru pacienți 1 000

Clean Sky

Dezvoltarea de tehnologii inovatoare cu scopul de a îmbunătăți semnif icativ per formanța de mediu a avioanelor și a transpor tului aerian și de a obține ca rezultat aeronave care produc mai puțin zgomot și sunt mai ef iciente din punctul de vedere al consumului de carburant

800

Întreprinderea comună „Pile de combustie și hidrogen” (FCH)

Accelerarea introducerii pe piața europeană a tehnologiilor energetice bazate pe pile de combustie și pe hidrogen

470

ITC tripar tite

ENIAC

Axarea pe nanoelectronică, în scopul îmbunătățirii integrării și a miniaturi-zării dispozitivelor și în vederea sporirii funcționalităților acestora

450

Ar temisAbordarea provocărilor structurale și de cercetare din domeniul sistemelor informatice integrate

420

Sursa: Deciziile Consiliului de înființare a inițiativelor tehnologice comune.

13. MFPR este un instrument financiar menit să îmbunătățească accesul la finanțarea, obținută prin îndatorare, a investiți i lor în cercetare, dezvol-tare și inovare (CDI), în condiții rezonabile, pentru societățile private sau pentru instituți i le publice care promovează activități în domeniul CDI. Beneficiarii-țintă ai MFPR includ, de asemenea, entitățile europene care desfășoară activități susținute de cercetare și infrastructurile de cercetare. Prin intermediul DG Cercetare și Inovare, Comisia Europeană monitorizează MFPR din perspectiva eligibilității proiectelor și a alocărilor bugetare prove-nind de la PC7, dar responsabilitatea pentru funcționarea de zi cu zi a me-canismului revine BEI. Instrumentul este finanțat în comun de UE și de BEI. În ceea ce privește PC7, contribuția maximă a UE la MFPR a fost stabilită la un miliard de euro.

17


15 Sfera prezentului audit nu a acoperit identificarea temelor științifice și nici stabilirea programelor de lucru.

SFERA ȘI ABORDAREA AUDITULUI

14. Auditul a urmărit să verifice dacă PC7 a fost pus în aplicare în mod eficient de către Comisie. În acest scop, au fost formulate următoarele trei subîntrebări:

(a) Normele de participare au permis punerea eficientă în aplicare a PC7?

(b) A reușit Comisia să raționalizeze procesele aferente PC7 fără să com-promită calitatea cheltuielilor?

(c) Comisia a gestionat în mod corespunzător crearea noilor instrumente?

15. Auditul a acoperit punerea în aplicare a PC7 în perioada cuprinsă între 2007 și prima jumătate a anului 2012. Criteriile de audit și metodele de colectare a probelor de audit sunt descrise în anexa I. Sfera auditului a cuprins:

(a) pentru prima subîntrebare de audit, normele de participare pentru întregul PC7;

(b) pentru a doua subîntrebare, procesele interne instituite în cadrul DG Cercetare și Inovare, al DG Societatea Informațională și Media, al DG Întreprinderi și Industrie și al REA în legătură cu proiectele în colaborare din cadrul programului specific „Cooperare”15. Astfel, analiza proceselor interne a acoperit execuția a aproape două treimi din bugetul PC7 și

(c) pentru a treia subîntrebare, o anal iză a două noi instrumente – inițiativele tehnologice comune și MFPR.

16. Curtea a analizat situația acțiunilor întreprinse în urma recomandărilor sale anterioare formulate în Raportul special nr. 1/2004 privind gestionarea acțiunilor indirecte de CDT din cadrul celui de Al cincilea program-cadru (PC5) pentru cercetare și dezvoltare tehnologică (1998-2002). Rezultatele acestei examinări, incluzând referințele la observațiile corespunzătoare din prezentul raport, sunt prezentate în anexa II.

18


16 SEC(2005) 431, COM(2005) 705 final, SEC(2005) 430 final, COM(2010) 187 final.

17 Concluzii privind programe simplificate și mai eficiente în sprijinul cercetării și inovării europene, a 3016-a reuniune a Consiliului Competitivitate din 26 mai 2010; Raportul Parlamentului European referitor la simplificarea implementării programelor-cadru de cercetare, 2010/2079(INI).

OBSERVAȚII

COMISIA A LUAT O SERIE DE MĂSURI PENTRU SIMPLIFICAREA NORMELOR DE PARTICIPARE, DAR SUNT NECESARE EFORTURI SUPLIMENTARE ÎN ACEST SENS

17. La începutul PC7, Comisia a prezentat o serie de planuri de simplificare vizând diferite aspecte ale normelor de participare. În această secțiune a ra-portului, următoarele principii sunt utilizate ca bază de evaluare a progre-selor obținute în cadrul acestui program de simplificare:

(a) raționalizarea cerințelor, prin stabilirea unui echilibru îmbunătățit între riscuri și control;

(b) optimizarea metodelor de rambursare acordată beneficiarilor pentru eforturile lor în materie de cercetare;

(c) ghidarea beneficiarilor în cadrul unui sistem complex;

(d) alinierea dispozițiilor la practicile beneficiarilor și

(e) evitarea suprapunerilor și a incoerențelor.

18. Aceste pr incipi i au fost extrase din difer ite documente ale Comisiei16 conținând planuri de simplificare și din pozițiile adoptate de autoritățile legislative17 cu privire la normele de participare. Astfel, aceste principii au ghidat evoluția normelor de participare începând din 2005, când Comisia și-a lansat activitățile de pregătire a PC7. Tabelul 2 conține o prezentare de ansamblu a progreselor obținute în cadrul programului de simplificare.

19


TABELUL 2

PROGRESELE OBȚINUTE ÎN CADRUL PROGRAMULUI DE SIMPLIFICARE AL COMISIEI

Principii și exemple de măsuri preconizate Evaluarea Curții

Raționalizarea cerințelor:

ο înlocuirea garanțiilor bancare cu Fondul de garanție pentru par ticipanți

ο utilizarea pe scară mai redusă a cer tif icatelor de audit pentru cererile de plată

ο raționalizarea perioadelor de rapor tare

Rezultat satisfăcător

Nu mai sunt necesare garanții bancare, ceea ce înseamnă că benef iciarii nu mai sunt nevoiți să se achite de sarcina administrativă asociată acestora. Ca rezultat al introducerii unui prag, prezentarea unui cer tif icat de audit a devenit necesară numai pentru 6 % din declarațiile de cheltuieli, reprezentând o treime din costurile f inanțate în cadrul PC7. În ceea ce privește anumite aspecte (de exemplu, durata perioadelor de rapor tare), PC7 poate f i comparat în mod favorabil cu schemele naționale de f inanțare. Cu toate acestea, este posibilă raționalizarea în continuare a cerințelor în materie de rapor tare, dacă:

ο perioadele de rapor tare sunt prelungite și pentru proiectele din cadrul temei TIC și

ο dimensiunea rapoar telor este limitată în mod stric t, după exemplul unor agenții naționale de f inanțare (SNF, DFG, TSB).

Optimizarea metodelor de rambursare:

ο utilizarea pe scară mai largă a ratelor for fetareο simplif icarea modelului de f inanțare bazat pe

costurile efective

Rezultat parțial satisfăcător

PC7 include noi metode de f inanțare bazate pe rate for fetare, mai degrabă decât pe costurile efective. Modelul de f inanțare din cadrul PC7 bazat pe costurile efective rămâne complex (a se vedea punctul 20).

Ghidarea beneficiarilor în cadrul unui sistem complex:

ο îmbunătățirea materialelor de orientareο instrumente electronice comune pentru

interacțiunea cu benef iciariiο instrumente suplimentare de orientare, cum ar f i

ser viciile de asistență

Rezultat satisfăcător

Documentele de orientare au devenit mai scur te și mai clare în comparație cu cele din cadrul PC6, așa cum se conf irmă în răspunsurile benef iciarilor la sondajul realizat de Cur te. Noile instrumente informatice facilitează interacțiunea dintre Comisie și benef iciari. Au fost create ser vicii specializate de asistență (help desk) pentru benef iciari.

Alinierea dispozițiilor la practicile beneficiarilor:

ο cer tif icarea metodologiilor utilizate de benef iciari pentru calcularea costurilor

ο acceptarea pe scară mai largă a metodologiilor utilizate de benef iciari

Rezultat nesatisfăcător

Utilizarea sistemului de cer tif icare de către benef iciari a fost scăzută, acceptarea metodologiilor de calcul al costurilor medii cu personalul a fost târzie, benef iciarii trebuie să supor te în întregime riscul interpretării incorecte a dispozițiilor PC7, care nu ref lectă întotdeauna practicile generale din domeniul cercetării (a se vedea punctele 21-29).

Evitarea suprapunerilor și a incoerențelor:

ο ser viciul de înregistrare electronică adresat benef iciarilor (instrumentul unic de înregistrare)

ο coerența în evaluarea viabilității f inanciareο Centrul unic de clarif icare a problemelor

(Ser viciul de informare în domeniul cercetării)ο Comitetul de clarif icare pentru chestiuni legate

de cercetare

Rezultat nesatisfăcător

Au fost introduse majoritatea măsurilor preconizate, dar implementarea lor este caracterizată în continuare de incoerențe (a se vedea punctele 30-44).


OBSERVAȚII

20


S-AU ÎNREGISTRAT PROGRESE IMPORTANTE ÎN CADRUL PROGRAMULUI DE SIMPLIFICARE

19. Din perspectiva celor cinci principii, Comisia a obținut rezultate satisfăcă-toare în ceea ce privește raționalizarea cerințelor și îmbunătățirea diferitelor documente de orientare. Comisia a reușit să alinieze dispozițiile aferente PC7 la practicile beneficiarilor în unele cazuri (de exemplu, acceptarea costurilor medii cu personalul), dar sunt necesare în continuare eforturi în acest sens. Beneficiarii PC7 se confruntă cu incoerențe legate de unele aspecte ale normelor de participare (a se vedea punctul 21 și, respectiv, punctul 30).

20. În ceea ce privește modelul de finanțare, au fost introduse noi modalități de finanțare bazate pe rate forfetare, și nu pe costurile efective. Finanțarea baza-tă pe costurile efective rămâne însă principalul model de finanțare din cadrul PC7. În comparație cu agențiile naționale de finanțare, modelul de finanțare din cadrul PC7 este complex, din cauza numărului mare de combinații po-sibile între categoriile de costuri, metodele de calcul al costurilor și ratele de rambursare. Aceasta este o situație împovărătoare pentru beneficiari și are o serie de consecințe importante asupra proceselor administrative din cadrul Comisiei. Curtea a recomandat simplificarea modelului de finanțare în Raportul său nr. 1/2004 (a se vedea anexa II). Simplificarea modelului de finanțare este un element important al propunerii referitoare la normele de participare la Orizont 202018.

OBIECTIVUL DE A ÎMBUNĂTĂȚI ALINIEREA DISPOZIȚIILOR AFERENTE PC7 LA PRACTICILE BENEFICIARILOR NU A FOST ÎNDEPLINIT ÎN TOTALITATE

21. La începutul PC7, Comisia a indicat că modelul de finanțare bazat pe costurile efective va utiliza principiile curente de contabilitate și de gestiune aplicate de participanți19. Autoritățile legislative și Comisia însăși au subliniat recent necesitatea de a asigura o mai mare compatibilitate între normele PC7 și practicile generale de lucru20.

ESTE NECESARĂ O MAI BUNĂ ALINIERE LA PRACTICILE BENEFICIARILOR

22. Pentru a se îmbunătăți alinierea normelor de participare aferente PC7 la practicile beneficiari lor, normele ar trebui să prevadă un mecanism de recunoaștere a acestor practici în timp util și de ajustare în consecință a in-terpretărilor și a practicilor Comisiei, cu condiția ca aceasta să nu afecteze obiectivele generale și de control ale PC7.

18 „Curtea consideră că modelul de finanțare a costurilor, care a fost simplificat în mod radical, va spori fiabilitatea modelului, va reduce riscurile de nereguli în ceea ce privește declarațiile de cheltuieli ale beneficiarilor, va simplifica contabilitatea proiectelor și va elimina unele dintre etapele de verificare impuse de actualul model de finanțare prevăzut de PC7, facilitând și accelerând astfel procesul de depunere a cererilor.” Pentru mai multe detalii, a se vedea Avizul nr. 6/2012 al Curții de Conturi Europene referitor la propunerea de regulament al Parlamentului European și al Consiliului de stabilire a normelor de participare și de diseminare pentru Programul-cadru pentru cercetare și inovare Orizont 2020 (2014-2020) (JO C 318, 20.10.2012, p. 1).

19 SEC(2005) 431 final, punctul 2.5.

20 De exemplu, punctul 117 din Decizia Parlamentului European privind descărcarea de gestiune pentru execuția bugetului general al Uniunii Europene aferent exercițiului financiar 2007, 2008/2186(DEC); COM(2010) 187 final; Raportul Parlamentului European referitor la simplificarea implementării programelor-cadru de cercetare [2010/2079(INI)]; Concluzii privind programe simplificate și mai eficiente în sprijinul cercetării și inovării europene, a 3016-a reuniune a Consiliului Competitivitate din 26 mai 2010.

21


21 Sfera prevăzută de aplicare a mecanismului de certificare era limitată la beneficiarii care prezentau participări multiple și de o valoare considerabilă, și anume la beneficiarii cu opt participări de peste 375 000 de euro.

22 Raportul anual al Curții de Conturi Europene privind exercițiul financiar 2010, (JO C 326, 10.11.2011).

23 În aprilie 2009, Parlamentul European a subliniat faptul că beneficiarii ar trebui să aibă dreptul de a-și utiliza propriile metodologii de calcul al costurilor medii și a solicitat „Comisiei să inițieze o procedură pentru ca normele referitoare la cel de Al șaptelea program-cadru să devină compatibile cu practicile comerciale generale care permit calcularea și tarifarea unor rate medii/oră pe centre de costuri” [Sursa: Decizia Parlamentului European privind descărcarea de gestiune pentru execuția bugetului general al Uniunii Europene aferent exercițiului financiar 2007, 2008/2186(DEC)]. Decizia [C(2011) 174] prin care s-a dat curs acestei solicitări a fost adoptată în ianuarie 2011.

24 În toate statele membre există puncte naționale de contact. Acestea sunt structuri de sprijin pentru PC7 care oferă informații practice cercetătorilor și antreprenorilor cu privire la participarea lor la PC7.

23. La începutul PC7, Comisia a introdus un mecanism de certificare pentru apro-barea metodologiilor de calcul al costurilor, astfel încât să ofere o asigurare beneficiarilor cu privire la metodologiile aplicate de ei. Cerințele stricte im-puse au condus însă la o utilizare scăzută a sistemului de certificare de către beneficiari. Comisia a estimat că vor fi emise maximum 350 de certificate21. Până în luna martie 2012, Comisia acceptase cereri de certificare a meto-dologiilor de la 71 de beneficiari, ceea ce reprezintă 20 % din beneficiarii vizați. Rezultatele sondajului Curții arată că principalele motive pentru care nu s-a solicitat certificarea ex ante sunt durata și complexitatea procedurii, dificultatea îndeplinirii criteriilor de certificare și utilitatea limitată a certifi-catului. Participarea scăzută la acest sistem a subminat eforturile Comisiei de a simplifica procedurile22.

24. Pentru a facilita alinierea dispozițiilor PC7 la practicile aplicate de beneficiari cu privire la costurile cu personalul, Comisia a introdus, în 2011, posibilitatea ca aceștia să își utilizeze, în anumite condiții, practicile interne de stabilire a costurilor medii cu personalul. Interviurile realizate de Curtea de Conturi cu organizațiile de cercetare și cu participanții au evidențiat o reacție pozitivă față de acceptarea pe scară mai largă a metodologiilor de calcul al costurilor medii cu personalul. Cu toate acestea, deși problema legată de acceptarea acestor costuri a fost recunoscută relativ rapid23, au trecut 21 de luni înainte ca normele să fie modificate. O astfel de perioadă este prea lungă pentru un program de șapte ani care finanțează proiecte cu o durată medie de 36 de luni.

25. Chiar dacă normele financiare aferente PC7 sunt mai puțin prescriptive și se bazează într-o mai mare măsură pe principii, există situații în care este dificilă o reconciliere între realitatea cu care se confruntă beneficiarii și principiile PC7. Dacă un beneficiar se confruntă cu o astfel de situație, acesta are la dispoziție trei opțiuni. Beneficiarul poate:

ο fie să contacteze responsabilul de proiect;

ο fie să recurgă la punctul național de contact24, care va trimite cererea mai departe către Serviciul de informare în domeniul cercetării (RES);

ο fie să trimită cererea direct către RES.

22


26. Responsabilii de proiect se pot baza numai pe normele și pe orientările în vigoare. RES poate oferi o orientare mai personalizată. În cazul unor ches-tiuni juridice complexe, această orientare este pregătită de departamentul juridic al DG Cercetare și Inovare. Orientarea oferită este însoțită însă de o declarație de declinare a răspunderii, care îi poate submina în mod consi-derabil utilitatea în cazul unor eventuale litigii ulterioare cu Comisia. Corec-titudinea interpretării poate fi contestată în termen de până la cinci ani de la închiderea proiectului. Deși pot exista motive valide pentru introducerea unei declarații de declinare a răspunderii, modul de funcționare a actualu-lui sistem înseamnă că beneficiarii suportă în întregime riscul interpretării incorecte a dispozițiilor aferente PC7.

DISPOZIȚIILE AFERENTE PC7 NU REFLECTĂ ÎNTOTDEAUNA PRACTICILE GENERALE ALE BENEFICIARILOR

27. Pentru a evalua măsura în care dispozițiile PC7 sunt aliniate la practicile ge-nerale ale beneficiarilor, Curtea a comparat practicile aplicate în cadrul PC7 cu cele utilizate de agențiile naționale de finanțare și cu practicile interne ale beneficiarilor. Analiza Curții s-a axat pe costurile cu personalul, întrucât acestea sunt adesea cea mai importantă categorie de costuri directe supor-tate în cadrul desfășurării unui proiect.

28. Unele agenții naționale de finanțare acceptă sume sau categorii de cos-turi forfetare fără să impună cerințe de înregistrare a timpului de lucru (de exemplu, Fundația pentru Cercetare din Germania – DFG) sau utilizează costuri bugetate bazate pe categoriile de salariu și pe un timp de lucru predefinit (Fundația Națională pentru Știință din Elveția – SNF). Alte agenții aplică cerințe privind înregistrarea timpului de lucru similare celor utilizate în cadrul PC7 (de exemplu, Departamentul pentru Energie din SUA) și se concentrează pe un sistem verificabil de alocare a timpului de lucru pentru justificarea costurilor cu personalul. În unele cazuri însă, normele agențiilor naționale de finanțare permit într-o mai mare măsură utilizarea practicilor curente de contabilitate și de gestiune ale beneficiarilor.

29. Sondajul realizat de Curte în rândul beneficiarilor arată că, în pofida reacției pozitive la acceptarea pe scară mai largă a metodologiilor de calcul al cos-turilor medii cu personalul, cerințele din cadrul PC7 legate de costurile cu personalul sunt, în mare parte, incompatibile cu practicile beneficiarilor. În ceea ce privește înregistrarea timpului de lucru, 29 % din respondenți au confirmat faptul că nu își pot utiliza sistemele interne pentru a îndeplini cerințele impuse de Comisie (a se vedea figura 4). 30 % din beneficiari au implementat un sistem de înregistrare a timpului de lucru pentru partici-parea la proiectele UE. Unii beneficiari au indicat că, pentru activitatea lor internă, utilizează alte abordări decât înregistrarea timpului de lucru (a se vedea caseta 2).

23


FIGURA 4

PRACTICILE DE ÎNREGISTRARE A TIMPULUI DE LUCRU APLICATE DE BENEFICIARII PC7


CASETA 2

EXEMPLE DE ABORDĂRI DIFERITE APLICATE ÎN VEDEREA RESPECTĂRII CERINȚELOR PRIVIND ÎNREGISTRAREA TIMPULUI DE LUCRU

ο Abordarea bazată pe realizări: anumiți membri ai unității de cercetare își alocă întregul timp de lucru activităților de cercetare și nu sunt necesare fișe de înregistrare a timpului de lucru. Monitorizarea se realizează, de exemplu, prin verificarea modului în care progresează activitățile, prin verificarea calității rezultatelor sau a îndeplinirii obiectivelor intermediare.

ο Abordarea bazată pe dovezi alternative: sunt obținute dovezi suficiente pe baza contractelor de muncă (de exemplu, timpul de lucru al unui absolvent de doctorat este dedicat în totalitate unui anumit proiect) sau pe baza declarațiilor interne prin care se confirmă că timpul de lucru al unei persoane este dedicat în întregime unui proiect sau unei sarcini (pentru o anumită perioadă de timp, de exemplu).

Sursa: Curtea de Conturi Europeană, pe baza examinării răspunsurilor oferite la chestionarul său.

30 %

23 %

6 %

59 %

29 %

12 %

Am implementatun nou sistemde înregistrare

a timpului de lucruîn vederea participării

la proiecte UE

Avem un sistemde înregistrare

a timpului de lucru,dar l-am modificatpentru participarea

la proiecte PC7

Am implementatun sistem

paralel de înregistrarea timpului de lucrupentru participarea

la proiecte PC7

Putem folosi sistemul nostru intern

de înregistrarea timpului de lucru,

fără modificări,pentru proiecte PC7

Nu știu / Nu este cazul

24


25 SEC(2005) 431.

26 COM(2005) 705.

27 SEC(2005) 431; COM(2005) 705.

28 Evaluarea intermediară a PC7, p. 56.

29 Verificarea viabilității financiare se bazează pe o combinație a mai multor indicatori financiari referitori la lichiditate, solvabilitate, profitabilitate, autonomie, fluxul de numerar și profitul net din exploatare.

EXISTĂ INCOERENȚE NEJUSTIFICATE CARE REDUC EFICIENȚA

30. Asigurarea uniformității implementării între programe care pot avea obiec-tive diferite nu este întotdeauna posibilă. Acestea fiind spuse, numărul de diferențe de la nivelul implementării aceluiași instrument de finanțare în ca-drul aceluiași program specific ar trebui să fie totuși limitat. La începutul PC7, Comisia a declarat că asigurarea coerenței este unul dintre cele trei principii de la baza punerii în aplicare a PC725. De asemenea, Comisia a declarat că: „O interpretare uniformă, în special în ceea ce privește dispozițiile juridice și financiare ale proiectelor, trebuie să fie asigurată la nivelul tuturor serviciilor Comisiei”26.

31. Coerența în implementare reduce sarcina administrativă care trebuie su-portată de beneficiari, facilitează pentru aceștia cunoașterea și respectarea cerințelor și simplifică gestionarea programului pentru Comisie.

ÎN POFIDA INTRODUCERII UNOR MĂSURI DE ARMONIZARE…

32. Pentru a asigura o implementare mai coerentă, Comisia s-a angajat în actele pregătitoare27:

ο să creeze un serviciu de înregistrare electronică (instrumentul unic de înregistrare);

ο să asigure coerența în evaluarea viabilității financiare a participanților și

ο să creeze un centru unic de clarificare a problemelor.

33. Datorită instrumentului unic de înregistrare, beneficiarii nu mai sunt nevoiți să prezinte în mod repetat aceleași informații privind statutul juridic și situația lor financiară pentru fiecare proiect. Inițial, s-a acumulat un număr mare de dosare în lucru, din cauza înregistrării simultane a unui număr mare de beneficiari, dar situația s-a îmbunătățit și, în prezent, nu există întârzieri semnificative. Potrivit evaluării intermediare a PC7, instrumentul unic de înregistrare este un succes28. Verificarea viabilității financiare este realizată acum de echipa centrală de validare din cadrul REA, care asigură coerența procedurii prin utilizarea acelorași indicatori financiari29.

25


30 Scopul unui centru unic de clarificare a problemelor era acela de a garanta faptul că interpretările oferite de Comisie beneficiarilor, în special cu privire la dispozițiile contractuale juridice și financiare, sunt coerente și uniforme.

31 Decizia nr. 1982/2006/CE.

34. Nu a fost înființat un centru unic de clarificare a problemelor30, însă Comi-sia a creat într-o primă etapă Serviciul de informare în domeniul cercetării pentru a răspunde la întrebările beneficiarilor. În 2011, Comisia a înființat Comitetul de clarificare pentru chestiuni legate de cercetare (RCC), care are mandatul de a adopta decizii definitive cu privire la aspecte orizontale legate de punerea în aplicare, în legătură cu care serviciile nu au reușit să ajungă la un consens31.

… UNELE ASPECTE LEGATE DE PUNEREA ÎN APLICARE A PC7 SUNT AFECTATE DE O LIPSĂ DE COERENȚĂ

35. În pofida acestor progrese, unele aspecte legate de punerea în aplicare a PC7 sunt afectate de o lipsă de coerență. Numai în ceea ce privește proiectele în colaborare din cadrul programului specific „Cooperare”, Curtea a identificat, în urma comparării normelor și a procedurilor, practici care conduceau la diferențe în tratarea unei situații aproape identice de către diferite servicii sau chiar de către diferite unități din cadrul aceluiași serviciu (a se vedea caseta 3).

26


CASETA 3

EXEMPLE DE PRACTICI DIFERITE

1. Utilizarea ratelor forfetare pentru acoperirea costurilor de ședere în cazul efectuării unor depla-sări – nu este acceptată de DG Rețele de Comunicare, Conținut și Tehnologie, dar este acceptată de alte servicii.

2. Audierile în cadrul evaluării proiectelor de amploare – utilizate de DG Rețele de Comunicare, Conținut și Tehnologie, de DG Întreprinderi și Industrie și de REA, dar nu și de DG Cercetare și Inovare.

3. Cerința de a încheia și de a prezenta un acord de consorțiu – variază de la o temă la alta.

4. Tratarea cazurilor de subcontractare neprevăzută – variază de la un serviciu la altul.

5. Definirea bugetului de gestiune – variază de la un serviciu la altul.

6. Procedura urmată dacă beneficiarul își schimbă denumirea juridică – numai DG Rețele de Comu-nicare, Conținut și Tehnologie impune o modificare formală.

7. Frecvența raportărilor – raportări mai frecvente în cadrul DG Rețele de Comunicare, Conținut și Tehnologie decât în alte servicii.

8. Utilizarea unei evaluări științifice în scopul monitorizării proiectului – mai frecventă în cadrul DG Rețele de Comunicare, Conținut și Tehnologie decât în alte servicii.

9. Posibilitatea de a executa plăți multiple per perioadă – DG Cercetare și Inovare și DG Întreprinderi și Industrie recurg la plăți parțiale, dar nu și DG Rețele de Comunicare, Conținut și Tehnologie și nici REA.

Practici diferite care au fost discutate și rezolvate în cadrul RCC

10. Eligibilitatea costurilor pentru un certificat privind declarațiile financiare, care nu era obligatoriu.

11. Tratarea ajustărilor în favoarea beneficiarilor pentru proiectele încheiate.

Sursa: Curtea de Conturi Europeană. Această listă se bazează pe analiza normelor, a documentelor interne ale Comisiei, a răspunsurilor oferite de beneficiari și a interviurilor realizate cu persoanele cu funcții de conducere din cadrul Comisiei.

27


36. Din sondajul realizat de Curte reiese că beneficiarii consideră că există o lipsă de coerență în aplicarea PC7: 51 % din beneficiari au indicat că, cel puțin ocazional, au făcut obiectul unui tratament diferit, care nu era justificat de cadrul juridic sau de caracteristicile programului specific, iar 15 % din bene-ficiari au menționat că s-au confruntat cu astfel de diferențe de tratament în aproape fiecare proiect. Din observațiile formulate de beneficiari, reiese că interpretările pot varia în funcție de responsabilul de proiect (a se vedea caseta 4).

MECANISMELE DE IDENTIFICARE A PRACTICILOR DIVERGENTE SUNT DEFICITARE

37. Până în septembrie 2011, RCC discutase și soluționase trei chestiuni legate de îmbunătățirea coordonării între servicii. Două dintre acestea erau direct legate de armonizarea procedurilor din cadrul PC7. Cu toate acestea, Curtea a identificat, în urma analizei sale (a se vedea caseta 3), nouă exemple de norme și de proceduri divergente, care nu au făcut obiectul discuțiilor în cadrul RCC. Acest lucru sugerează că, deși RCC este eficace în adoptarea unor poziții uniforme, mecanismele introduse nu identifică toate procedurile divergente din cadrul punerii în aplicare a PC7.

CASETA 4

EXEMPLE DE OBSERVAȚII FORMULATE DE BENEFICIARI CU PRIVIRE LA PRACTICILE CARE DIFERĂ

Pentru fiecare proiect, negocierile respectă normele, astfel cum sunt acestea interpretate de fiecare responsabil de proiect. Ca urmare, negocierile variază în funcție de această interpretare, iar organizația coordonatoare trebuie să se adapteze și să se conformeze instrucțiunilor date de responsabilul de proiect.

Au existat situații în care diferiți responsabili de proiect din diferite unități au tratat în mod diferit aceeași situație.

Detaliile solicitate în legătură cu conținutul candidaturii, raportarea tehnică (rezultatele livrabile, obiectivele inter-mediare, rapoartele privind modul în care progresează activitățile) și financiară, precum și utilizarea instrumentelor informatice din cadrul PC7 și organizarea proceselor diferă de la un responsabil de proiect la altul. Această situație este valabilă pentru toate etapele de implementare a proiectelor.

Sursa: Sondajul realizat de Curtea de Conturi Europeană.

28


32 PC7 va reprezenta aproximativ 10 % din finanțarea pusă la dispoziție de statele membre în 2013. Sursa: Evaluarea intermediară a celui de Al șaptelea program-cadru – raportul Grupului de experți.

33 Considerentul 5 al Regulamentului (CE) nr. 1906/2006 privind PC7.

34 Considerentul 21 al Deciziei privind PC7.

38. Există două canale principale prin care o problemă poate fi adusă în atenția RCC:

ο printr-o decizie a unui grup intern de lucru al Comisiei ori de către directorii generali ai direcțiilor cu responsabilități în domeniul cercetării sau de către reprezentanții lor;

ο printr-o întrebare adresată de un beneficiar pe site-ul internet al RES.

39. În ambele cazuri, RCC se bazează pe implicarea activă a personalului Comi-siei sau a beneficiarilor. A existat doar o încercare limitată de identificare a tuturor diferențelor posibile de la nivelul procedurilor aplicate în cadrul PC7. Există în continuare loc pentru armonizarea acestor proceduri, întrucât unele dintre ele vor fi utilizate pe o perioadă de până la cinci ani după 2013, dată fiind natura multianuală a numeroase proiecte.

EXPERIENȚA ACUMULATĂ ÎN LEGĂTURĂ CU PC7 ARATĂ CÂT VA FI DE DIFICILĂ URMĂRIREA UNOR OBIECTIVE SIMILARE LEGATE DE SPAȚIUL EUROPEAN DE CERCETARE

40. Programul-cadru reprezintă numai o fracțiune din totalul cheltuielilor pu-blice cu cercetarea din Europa32. Principiul de la baza Spațiului european de cercetare (SEC) este că eforturile în materie de cercetare din Europa trebuie să fie organizate și coordonate mai bine. Alinierea normelor este unul din-tre aspectele care țin de o mai bună coordonare în cadrul SEC. În ceea ce privește SEC, normele de participare aferente PC7 ar trebui să ofere un cadru coerent, de natură să asigure cea mai eficientă punere în aplicare posibilă33. PC7 ar trebui să fie pus în aplicare astfel încât să fie asigurate sinergiile re-ciproce și complementaritatea cu alte politici și programe ale Uniunii34.

41. PC7 include instrumente cum ar fi inițiativele tehnologice comune, care dispun de propriul set de norme și proceduri pentru cererile de propuneri și de propriile dispoziții financiare (de exemplu, criteriile de eligibilitate sau normele privind finanțarea). În mod similar, inițiativele în temeiul articolu-lui 185 își pot adopta propriul set de norme, care ar trebui să fie similare cu cele aplicabile în cadrul PC7, dar care pot diferi totuși la nivelul detaliilor.

29


35 Organisme publice fără scop lucrativ, instituții de învățământ secundar și superior, organizații de cercetare și IMM-uri.

36 Articolul 7 alineatul (4) din Regulamentul (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European și al Consiliului din 5 iulie 2006 privind Fondul european de dezvoltare regională și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1783/1999 (JO L 210, 31.7.2006, p. 1).

42. Pentru celelalte programe finanțate sau cofinanțate de Uniune, se aplică seturi separate de norme de participare. Normele programului-cadru pentru competitivitate și inovare (CIP) se bazează pe criterii de eligibilitate diferite, pe un model de finanțare diferit, pe scheme de costuri și proceduri diferite etc. Metoda de gestiune partajată care se aplică în cazul fondurilor structu-rale limitează libertatea de acțiune a Comisiei atunci când aceasta dorește să impună alinieri ale normelor stabilite de regiuni sau de statele membre la normele de participare aferente PC7. Există însă situații în care ar putea fi obținute sinergii mai puternice. Atât fondurile structurale, cât și PC7 permit aprobarea metodologiilor de calcul al costurilor pentru costurile indirecte și cele cu personalul, dar aprobarea dată de Comisie în cadrul unui sistem nu este valabilă și pentru celălalt. TVA-ul nerecuperabil este eligibil în cadrul fondurilor structurale, dar nu și în cadrul PC7. În timp ce anumiți benefi- ciari35 din cadrul PC7 pot utiliza o rată forfetară de 60 % pentru acoperirea costurilor indirecte, în cazul fondurilor structurale, această rată forfetară este limitată la 20 % prin regulamentul relevant36.

43. Se preconizează că unele dintre problemele identificate vor fi rezolvate în cadrul Orizont 2020, atunci când CIP și PC7 vor fuziona. Trebuie remarcat însă că fondurile structurale acoperă o gamă largă de activități, care nu sunt neapărat legate de cercetare, și că armonizarea pentru activitățile de cercetare ar putea duce la alte incoerențe cu alte activități.

44. Cazul PC7 i lustrează cât este de dif ici lă atingerea obiectivului SEC de a îmbunătăți coordonarea prin alinierea normelor. Beneficiarii PC7 se con-fruntă cu diferențe care provin din relativa autonomie fie a DG-urilor din cadrul Comisiei, fie a celorlalte entități responsabile cu punerea în aplica-re. Mai mult, agențiile de finanțare pentru fondurile structurale sau pentru programele naționale se bucură de un nivel și mai mare de autonomie. Prin urmare, va fi foarte dificil să se obțină o armonizare a normelor, având în vedere faptul că acest obiectiv nu a fost îndeplinit în totalitate nici măcar în contextul programelor în care Comisia are putere de decizie.

30


37 Un proces este definit ca „un set structurat și măsurat de activități menite să producă un anumit rezultat pentru un anumit client.” Sursa: Davenport, T.H., Process innovation: Reengineering work through information technology, Harvard Business School Press.

38 Aceste cinci elemente se bazează pe practici de gestionare a proceselor aplicate atât în sectorul public (de exemplu, standardele de control intern ale Comisiei, cadrul Biroului Național de Audit al Regatului Unit referitor la stadiul de dezvoltare al managementului proceselor), cât și în sectorul privat (de exemplu, Hammer, „The Process Audit”, în Harvard Business Review; Criteriile pentru excelența în materie de performanță 2011-2012, Programul Baldrige pentru excelența în materie de performanță).

ACCENTUL A FOST PUS MAI ALES PE ASIGURAREA CALITĂȚII CHELTUIELILOR, ȘI MAI PUȚIN PE EFICIENȚĂ

COMISIA A CONCEPUT PROCESE SOLIDE, DAR NU A ADAPTAT PE DEPLIN RESURSELE CARE SĂ SPRIJINE APLICAREA LOR

45. Procesele solide37 facilitează efortul de sporire a eficienței unei organizații. Pentru a evalua per formanțele din acest domeniu, auditul s-a axat pe cinci elemente38 care caracterizează o bună gestiune a proceselor: conce-perea proceselor, îmbunătățirile, instrumentele, informațiile și personalul (a se vedea figura 5).

FIGURA 5

CINCI ELEMENTE ALE UNEI BUNE GESTIUNI A PROCESELOR

Concepereaproceselor

Îmbunătăţiri

InstrumenteInformaţii

Gestiuneaproceselor

Serviciul ar trebui să dispună de un personalcapabil să desfășoare procesele. Acesta ar trebui

să aibă abilităţile, competenţele, timpulși sprijinul necesare pentru a îndeplini

obiectivele stabilite.

Organizaţia trebuie să se asigurecă procesele sale operaţionale

devin mai solide de-a lungul timpuluiși că ele se pot adapta la schimbări.

Un proces trebuie să aibă o structurăbine specificată, care să reflecte obiectivele

strategice ale organizaţiei.

Ar trebui utilizaţi indicatori-cheie de performanţăpentru raportarea cu privire la progresele

obţinute în atingerea obiectivelor. Ar trebui utilizaţi indicatori de măsurare a proceselorpentru a monitoriza funcţionarea acestora

și pentru a controla variaţiile de performanţă.

Personalul și conducerea unei organizaţiiar trebui să dispună de instrumente

informatice, care să îi ajute să își îndeplineascăsarcinile într-un mod eficient.

Personal


31


39 DG Rețele de Comunicare, Conținut și Tehnologie recurge la raportări și la evaluări științifice mai frecvente.

40 Hammer, M., „The Process Audit”, în Harvard Business Review, aprilie 2007.

41 Standardul nr. 7 de control intern al Comisiei: „Structura operațională – sugestii pentru asigurarea eficacității”.

42 Instrumentele informatice de tip front‑office facilitează interacțiunea cu beneficiarii. Instrumentele informatice de tip back‑office sunt folosite de personalul Comisiei în îndeplinirea funcțiilor sale administrative. Instrumentele informatice de gestionare a proceselor de afaceri vizează automatizarea proceselor de lucru și, prin aceasta, accelerarea proceselor administrative. De asemenea, ele permit o mai bună monitorizare a fluxurilor de lucru de către conducere.

CONCEPEREA PROCESELOR, ACTIVITĂȚILE DE ÎMBUNĂTĂȚIRE ȘI INFORMAȚIILE DE GESTIUNE SUNT DOMENII SOLIDE, CARE PREZINTĂ PUȚINE DEFICIENȚE

46. Toate serviciile recurg la o abordare bazată pe procese în cadrul gestionă-rii activităților lor operaționale. Procedurile și rolurile tuturor utilizatorilor implicați în procesele interne au fost documentate și diseminate. Toate ser-viciile au creat comitete interne sau au alocat resurse de personal cu sarcina de a desfășura activități de îmbunătățire. O serie de astfel de activități au fost desfășurate de la începutul PC7 și sunt în curs în prezent. În cadrul tuturor serviciilor pot fi regăsite exemple de bune practici referitoare la conceperea proceselor și la îmbunătățirea acestora.

47. Informațiile constituie, de asemenea, unul dintre domeniile solide. În con-formitate cu recomandarea anterioară a Curții (a se vedea anexa II), Comisia a creat un sistem de colectare a unui set de indicatori-cheie de performanță la nivelul PC7, care formează coloana vertebrală a rapoartelor anuale de monitorizare a PC7. În scopuri legate de activitatea internă, indicatorii-cheie de performanță referitori la procese sau alte informații de gestiune, cum ar fi consumul bugetar, durata procedurii de efectuare a plăților, durata proce-durii de acordare a granturilor și posturile vacante, sunt raportate conducerii trimestrial, lunar sau chiar în timp real. Cu toate acestea, anumiți indicatori importanți, cum ar fi volumul de lucru sau utilizarea resurselor de personal, nu sunt colectați astfel încât să permită o comparație ușor de realizat între servicii. Mai mult, interdependențele dintre diferiți indicatori de evaluare a proceselor nu au fost analizate într-o măsură suficientă, de exemplu în ceea ce privește relația dintre beneficiile reprezentate de indici de eroare mai scăzuți sau o mai bună monitorizare a proiectelor, pe de o parte, și frecvența mai mare a raportărilor sau a evaluărilor științifice39.

INSTRUMENTELE EXISTENTE NU PERMIT DESFĂȘURAREA EFICIENTĂ A PROCESELOR

48. Procesele ar trebui să fie sprijinite de un sistem informatic integrat40. Siste-mele ar trebui să fie interoperabile și ar trebui să fie exploatate posibilele sinergii dintre sistemele informatice ale DG-urilor41. Prin urmare, auditul s-a axat pe modul în care instrumentele informatice de tip front‑office (relația cu beneficiarii), back‑office (funcțiile administrative) și de gestionare a pro-ceselor de afaceri (BPM)42 sprijină punerea în aplicare a PC7 și pe măsura în care există instrumente comune pentru întreaga familie a serviciilor cu responsabilități în domeniul cercetării.


32


49. În ceea ce pr ivește instrumentele de t ip front‑ off ice , acestea au fost îmbunătățite prin portalul participanților, iar interacțiunea cu beneficiarii are loc, în principal, prin aceleași instrumente în cadrul tuturor serviciilor cu responsabilități în domeniul cercetării. Instrumentele corespunzătoare de tip back‑office nu au fost însă armonizate în aceeași măsură. Întreținerea și dezvoltarea în continuare a unor instrumente multiple de back‑office , care servesc, în principal, acelorași scopuri, nu reprezintă o utilizare economică a resurselor.

50. Instrumentele BPM sunt cel mai puțin dezvoltate, cu excepția instrumen-tului iFlow folosit de DG Rețele de Comunicare, Conținut și Tehnologie, acesta fiind un instrument electronic de organizare a fluxului de lucru care interacționează cu celelalte instrumente de back‑ office și automatizează procesele. Acest instrument contribuie la scurtarea duratei proceselor (a se vedea punctul 63). Celelalte servicii (DG Cercetare și Inovare, DG Între-prinderi și Industrie și REA) se bazează în mai mare măsură pe fluxuri de lucru neelectronice, pe instrumente locale care acoperă etape specifice ale implementării granturilor sau utilizează foi de calcul Excel.

51. Diferitele instrumente utilizate pentru gestionarea granturilor au fost dez-voltate ca module în mare măsură independente, fără să se țină seama de modul în care ele ar trebui să interacționeze. A apărut astfel necesitatea creării unor mecanisme de sincronizare între sisteme. Mai mult, dacă un responsabil dorește să obțină o imagine de ansamblu asupra proiectelor din portofoliul aflat în responsabilitatea sa, el este nevoit, adesea, să compileze manual date folosind până la șase sisteme diferite.

52. Deși instrumentele electronice din cadrul PC7 prezintă rezultate bune în urma comparației cu cele folosite de majoritatea agențiilor naționale de finanțare vizitate, unele instrumente folosite la nivel național constituie exemple de bune practici. De exemplu, instrumentul de gestionare a grantu-rilor folosit de Fundația Națională pentru Știință din Elveția (SNF) integrează toate funcționalitățile de front‑office și back‑office . Acest lucru reduce com-plexitatea sistemului și redundanța datelor și îmbunătățește managementul datelor „exact la timp” (just‑in‑time). Pentru a îmbunătăți acuratețea sisteme-lor lor, SNF și Fundația Națională pentru Știință (NSF) din SUA utilizează surse de date externe, cum ar fi bazele de date conținând referințe bibliografice.

VARIAȚIILE CARE EXISTĂ ÎNTRE SERVICII ÎN CEEA CE PRIVEȘTE UTILIZAREA RESURSELOR DE PERSONAL TREBUIE SĂ FIE EXPLICATE

53. Alocarea resurselor de personal ar trebui efectuată pe baza obiectivelor și a priorităților fiecărei direcții generale. Ori de câte ori este necesar – și cel puțin o dată pe an – conducerea ar trebui să adapteze structurile organizaționale și alocarea resurselor de personal în funcție de priorități și de volumul de lucru43.

43 Standardul nr. 3 de control intern al Comisiei: „Repartizarea și mobilitatea personalului – cerințe”.

33


54. În cadrul celor opt servicii ale Comisiei implicate, peste 2 500 de membri ai personalului desfășoară activități legate de punerea în aplicare a PC7; dintre aceștia, 1 500 (60 %) sunt direct repartizați pentru activitățile de punere în aplicare a programului specific „Cooperare”. Acest procent corespunde părții din buget alocate pentru programul în cauză (61 %). Cu toate acestea, în cadrul programului, există indicii că utilizarea resurselor de personal variază considerabil de la o temă la alta (a se vedea tabelul 3), chiar dacă gradul de complexitate al gestionării proiectelor nu diferă în mod semnificativ.

TemaBuget per membru al

personalului (în milioane de euro)

Contracte per membru al

personalului

Participanți per membru al

personalului

Energie (DG Cercetare și Inovare, DG Energie)

20,4 2,2 25

Mediu (DG Cercetare și Inovare)

13,8 2,5 39

Sănătate (DG Cercetare și Inovare)

35,7 4,1 48

TIC (DG Rețele de Comunicare, Conținut și Tehnologie)

12,5 2,1 20

KBBE (DG Cercetare și Inovare) 16,0 2,9 41

NMP (DG Cercetare și Inovare)

24,5 3,6 48

Științe sociale și științe umaniste (DG Cercetare și Inovare)

9,9 2,8 29

Spațiu și Securitate (REA, DG Întreprinderi și Industrie)

22,5 2,7 32

Transpor turi (DG Cercetare și Inovare)

35,0 3,8 47

TABELUL 3

INDICATORI DE UTILIZARE A RESURSELOR DE PERSONAL PENTRU TEMELE DIN CADRUL PROGRAMULUI SPECIFIC „COOPERARE”

Notă: Indicatorii de utilizare a resurselor de personal au fost calculați pe baza numărului total de membri ai personalului alocat pentru diferitele teme, așa cum reiese din informațiile oferite în rapoartele anuale de activitate.


34


44 Standardul nr. 8 de control intern al Comisiei: „Procese și proceduri”.

45 Considerentul 23 al Deciziei nr. 1982/2006/CE.

46 Considerentul 19 al Regulamentului (CE) nr. 1906/2006.

47 SEC(2005) 430, anexa 1, p. 42.

48 SEC(2009) 477 final, p. 3.

55. Comisia nu dispune de o bază suficientă pentru a compara în mod transpa-rent și obiectiv diferențele de utilizare a resurselor de personal între diferitele teme din cadrul programului specific „Cooperare”.

DURATA PROCESELOR POATE FI SCURTATĂ ȘI MAI MULT

56. Procesele și procedurile utilizate de o direcție generală pentru implementa-rea și controlul activităților sale trebuie să fie eficiente44. Una dintre carac-teristicile-cheie ale eficienței proceselor este promptitudinea. Importanța acesteia a fost subliniată atât în Decizia privind PC7: „Este necesar să se faciliteze participarea la activitățile celui de-al șaptelea program-cadru prin […] utilizarea corespunzătoare a unor proceduri […] rapide”45, cât și în nor-mele de participare: „Contribuția financiară a Uniunii ar trebui să ajungă fără întârziere la participanți”46. Din acest motiv, prezenta secțiune se axează pe doi indicatori temporali cheie legați de procesele din cadrul PC7:

(a) durata procedurii de acordare a grantului ( TTG) este perioada de timp necesară pentru selectarea cu succes a unei propuneri și pentru ne-gocierea contractului și

(b) durata procedurii de efectuare a plăților ( TTP) este perioada de timp necesară pentru efectuarea unei plăți către un consorțiu de beneficiari.

DURATA PROCEDURII DE ACORDARE A GRANTULUI SE REDUCE, DAR AU EXISTAT DIFERENȚE ÎNTRE SERVICII ÎN PRIMII CINCI ANI DE PUNERE ÎN APLICARE A PC7

57. La începutul PC7, Comisia a declarat în evaluarea sa de impact că „trebuie depuse eforturi pentru a se reduce perioada de timp necesară pentru ne-gocierea cu succes a unui contract”47. În cazul proiectelor cu caracteristici similare (cum ar fi complexitatea, dimensiunea și experiența beneficiarilor), durata procedurii de acordare a grantului nu ar trebui să difere în mod sem-nificativ de la un proiect la altul. O durată scurtă a procedurii de acordare a grantului este importantă deoarece:

(a) permite demararea mai devreme a proiectelor, acesta fiind un aspect foarte important în domeniul cercetării și al inovării, în care ideile pot deveni ușor „depășite” și

(b) finanțarea devine disponibilă într-un timp mai scurt și permite, ast-fel, o creștere „a fluidității fondurilor pentru toți beneficiarii”48, inclusiv pentru IMM-uri.

35


58. Durata procedurii de acordare a grantului pentru toate proiectele negociate cu succes din cadrul PC7 a fost, în medie, de 333 de zile calendaristice49. În cursul PC7, a existat o tendință clară către scurtarea duratei procedurii. De asemenea, dată fiind îmbunătățirea constantă a procedurilor interne, statisticile în materie de TTG per serviciu converg, dar există în continuare diferențe între servicii. Chiar dacă sunt luate în calcul numai proiecte similare (cum ar fi proiectele din cadrul programului specific „Cooperare”), TTG este de aproximativ 260 de zile în cadrul DG Rețele de Comunicare, Conținut și Tehnologie, de aproximativ 315 zile în cadrul DG Cercetare și Inovare și de aproximativ 380 de zile în cadrul REA și al DG Întreprinderi și Industrie50 (a se vedea figura 6).

59. În cadrul PC7, T TG este în continuare mai mare decât în cazul agențiilor naționale de finanțare, unde durata medie a procedurii variază între cinci și șapte luni . Trebuie remarcat însă că proiectele f inanțate de agenți i le naționale de finanțare tind să aibă bugete mai mici și implică adesea un singur participant.

49 Webcorda, proiecte negociate cu succes înainte de sfârșitul lunii mai 2012.

50 REA și DG Întreprinderi și Industrie sunt considerate împreună, întrucât sunt responsabile în comun de gestiunea acelorași teme din programul specific „Cooperare”. În cazul lor, durata procedurii de acordare a granturilor este mai mare, parțial din cauza procedurii de verificare de securitate care trebuie efectuată pentru toate proiectele din cadrul temei „Securitate”. Recent, durata medie a TTG pentru proiectele din cadrul temei „Spațiu”, în cazul cărora nu există o procedură de securitate care să întârzie procesul de negociere, era de 350 de zile.

FIGURA 6

EVOLUȚIA TTG ÎN CADRUL PROGRAMULUI SPECIFIC „COOPERARE”

200300400500600700

REACTDCNECT

2007T32007T42008T12008T22008T32008T42009T12009T22009T32009T42010T12010T22010T32010T42011T1

TTG

în zi

le ca

lend

arist

ice


36


51 De exemplu, „gestionarea mai simplă a consorțiilor mai mici poate să reducă durata medie de acordare a grantului”. Sursa: COM(2010) 187.

UNELE DINTRE CAUZELE ÎNTÂRZIERILOR LEGATE DE TTG SE AFLĂ SUB CONTROLUL COMISIEI

60. Membri ai personalului Comisiei au menționat o serie de factori care, în opinia lor, pot influența TTG51. Curtea a utilizat o analiză de regresie multiplă pentru a estima dimensiunea relativă a impactului factorilor cuantificabili pentru care existau date ușor accesibile. Rezultatele sugerează că, dintre fac-torii posibili cu un impact asupra TTG, alocarea unui proiect în sarcina unui anumit serviciu a fost un factor important. De exemplu, dacă o propunere era negociată de DG Rețele de Comunicare, Conținut și Tehnologie, TTG scădea cu 29 %, toți ceilalți factori fiind egali. Rolul altor factori (cum ar fi volumul de lucru al personalului, numărul participanților, experiența consorțiului în legătură cu PC7) nu era semnificativ.

61. Constatarea potrivit căreia desemnarea unui anumit serviciu este o varia-bilă importantă care influențează TTG sugerează că nu există o cauză unică a diferențelor de la nivelul TTG. Desemnarea unui anumit serviciu este legată, în primul rând, de diferite caracteristici ale serviciilor, cum ar fi proceduri-le interne, sistemele informatice, structura de organizare internă, stabilirea priorităților de gestiune sau alte specificități care nu sunt prezente în cele-lalte servicii. Este vorba, așadar, de o combinație a mai multor factori care au fiecare un impact asupra TTG.

62. Curtea a analizat, de asemenea, principalele cauze ale duratei lungi a pro-cedurii de acordare a grantului la nivelul proiectelor individuale. Anexa III conține un rezumat al acestor cauze, care sunt împărțite în trei categorii: cauze care nu se află sub controlul Comisiei, cauze pe care Comisia ar fi putut să le evite parțial și cauze pe care aceasta ar fi putut să le evite. Analiza arată că există doar câteva cauze care nu pot fi în niciun fel evitate, deși ele pot avea un impact considerabil asupra TTG. În cursul PC7, Comisia a început să trateze unele dintre problemele evitabile, dar altele persistă, cum ar fi comu-nicarea deficitară între funcționarii responsabili de negocierea proiectelor, schimbarea acestora sau termenele generoase stabilite pentru prezentarea unor informații.

37


ANUMITE PRACTICI PERMIT EVITAREA ÎNTÂRZIERILOR ÎN PROCEDURA DE ACORDARE A GRANTULUI

63. Schimbul de bune practici între servicii este o soluție de îmbunătățire a promptitudinii procedurilor. În cursul interviurilor, numeroși membri ai personalului Comisiei au scos în evidență practici care contribuie la reduce-rea cauzelor întârzierilor. De asemenea, unele învățăminte pot fi desprinse din activitatea agențiilor naționale de finanțare. Caseta 5 conține o sinteză a bunelor practici identificate în cursul auditului.

CASETA 5

PRACTICI CARE CONTRIBUIRE LA REDUCEREA TTG

Automatizarea proceselor

ο Măsurarea progreselor în raport cu țintele de procesare, stabilite pentru fiecare etapă a procesului

ο Instrumente automate de monitorizare, care facilitează colectarea informațiilor de monitorizare

Consecvența proceselor

ο Asigurarea faptului că fiecare propunere sau proiect trece prin aceleași etape și face obiectul acelorași controale, care sunt efectuate în același mod

Alinierea structurii organizaționale în funcție de procese

ο O proximitate organizațională între diferitele persoane implicate în negociere

ο O singură echipă poartă întreaga responsabilitate pentru selectarea propunerilor și pentru negocieri

ο Centralizarea funcțiilor de sprijin

Procesarea în paralel

Cultură managerială axată pe luarea de decizii

ο Încetarea negocierilor care depășesc termenele stabilite

ο Accentul pus pe eficiența proceselor


38


64. Personalul de conducere a unităților operaționale din cadrul Comisiei a in-dicat că învățămintele desprinse din negocieri sunt diseminate în cadrul unităților lor sau al direcțiilor. Există probe care confirmă faptul că aceste informații sunt parțial comunicate prin intermediul comitetelor interne în ca-drul unui anumit serviciu. Cu toate acestea, diferențele persistente între ser-vicii în ceea ce privește TTG demonstrează că există bariere organizaționale inerente care împiedică schimbul eficace de informații și punerea în aplicare în timp util a lecțiilor învățate. De exemplu, distribuirea responsabilităților în cadrul direcțiilor operaționale ale DG Cercetare și Inovare nu este stan-dardizată în aceeași măsură ca în alte DG-uri. Structurile organizaționale diferite împiedică schimbul eficace de bune practici: ceea ce funcționează într-o direcție nu este întotdeauna relevant pentru alte direcții, organizate în mod diferit.

EXISTĂ DIFERENȚE CONSIDERABILE ÎNTRE DIRECȚII ÎN CEEA CE PRIVEȘTE DURATA PROCEDURII DE EFECTUARE A PLĂȚILOR

65. În general, plățile ar trebui efectuate cât mai repede posibil52. Plățile interme-diare și cele finale ar trebui efectuate în termen de 90 de zile calendaristice de la data la care raportul periodic este considerat a fi complet53. Beneficiarii trebuie să prezinte un raport periodic, însoțit de o declarație de cheltuieli, în termen de 60 de zile de la data la care se încheie perioada de raporta-re respectivă. Serviciile Comisiei stabilesc dacă raportul periodic poate fi acceptat pentru plată (parțială) și pot suspenda termenul-limită dacă sunt necesare corecții sau dacă au nevoie de informații suplimentare din partea consorțiului.

66. În medie, peste 85 % din plățile legate de granturile pentru cercetare sunt efectuate în termenele stabilite. Acest indicator nu poate însă oferi, singur, o imagine completă asupra promptitudinii cu care sunt efectuate plățile. De exemplu, direcțiile E și I din cadrul DG Cercetare și Inovare au rezultate foarte asemănătoare. Ambele au efectuat aproximativ 95 % din plățile din 2010 și 92 % din plățile din 2011 în termenul legal stabilit. Coordonatorii proiectelor gestionate de direcția I primesc însă plățile aferente declarațiilor lor de costuri în mai puțin de șapte luni, în medie, de la încheierea perioadei de raportare, în timp ce în direcția E, acest interval este de aproape 10,5 luni. O diferență de peste trei luni în cadrul unui portofoliu de proiecte este dificil de atribuit unor factori externi, dat fiind faptul că direcțiile gestionează tipuri similare de proiecte, cu modele similare de participare.

52 SEC(2009) 477 final.

53 Începând cu al treilea trimestru al anului 2009, Comisia a redus termenul-limită de efectuare a plăților intermediare și finale la 90 de zile, cu scopul de a contribui la relansarea economică. Termenul prevăzut de legislație este de 105 zile [articolul 106 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului financiar (JO L 357, 31.12.2002, p. 1); articolele II.14-II.19 din anexa 2 la modelul de acord de grant].

39


CONTROALELE DE CALITATE SUNT SOLIDE ȘI PREZINTĂ PUȚINE DEFICIENȚE

67. Controlul intern poate fi definit, în termeni generali, ca fiind un proces menit să ofere conducerii o asigurare rezonabilă cu privire la îndeplinirea obiec-tivelor direcției generale. Controalele legate de calitate vizează asigurarea faptului că PC7 finanțează proiecte de bună calitate.

CONTROALELE DE CALITATE FUNCȚIONEAZĂ BINE

68. În cadrul PC7, fondurile sunt alocate pe baza unor cereri competitive de pro-puneri și în urma unei evaluări inter pares independente și bazate pe merit54. Cu cât sunt mai fiabile controalele legate de selectarea și implementarea proiectelor, cu atât este mai probabil ca PC7 să finanțeze proiecte de bună calitate. Următoarele controale-cheie au un impact esențial asupra calității procesului de selectare a propunerilor în cadrul PC7 și asupra implementării proiectelor:

(a) proiectele sunt selectate de experți recunoscuți în domeniul respec-tiv, care nu se află într-un conflict de interese de natură să le afecteze obiectivitatea;

(b) experții beneficiază de orientări din partea Comisiei cu privire la pro-cesul de evaluare;

(c) evaluarea respectă cele mai bune practici internaționale din domeniul respectiv ;

(d) înainte de semnarea acordului de grant, se dă curs în mod corespun-zător recomandărilor formulate în cursul evaluării;

(e) responsabilii de proiect monitorizează implementarea din punct de vedere științific a proiectelor și

(f ) progresul științific obținut în cadrul proiectelor din portofoliu este măsurat în raport cu obiectivele.

54 Regulamentul (CE) nr. 1906/2006.

40


69. Comisia evaluează propunerile cu sprijinul unor experți independenți, pentru a se asigura că sunt selectate pentru finanțare numai proiecte de cea mai bună calitate. Abordarea Comisiei este foarte asemănătoare cu abordările agențiilor naționale de finanțare, deși există unele diferențe între procedurile de evaluare. De exemplu, numai Comisia impune criterii stricte cu privire la componența grupului de experți responsabili de evaluare (cum ar fi reparti-zarea geografică, proporția reprezentată de experți din domeniul industrial sau echilibrul între sexe).

70. În cursul PC7, controalele de calitate s-au îmbunătățit în ceea ce privește orientările oferite experților și documentarea etapei de negociere a proiec-telor, în cadrul căreia experții își formulează recomandările. De asemenea, Comisia testează instrumente pentru detectarea cazurilor de plagiat și, din acest punct de vedere, devansează agențiile naționale de finanțare.

PRINCIPALUL INSTRUMENT UTILIZAT PENTRU SELECTAREA EXPERȚILOR PREZINTĂ ANUMITE DEFICIENȚE

71. Experții la care se recurge pentru evaluarea propunerilor prezentate sunt selectați din baza de date EMI creată de Comisie în acest scop. Toți experții care iau parte la exercițiile de evaluare trebuie să se înregistreze în această bază de date. De asemenea, unitățile operaționale trebuie să se asigure că experții care desfășoară evaluările nu se află într-un conflict de interese care ar putea să le afecteze obiectivitatea. Dat fiind că baza de date EMI este o sursă majoră de informații utilizată de toate serviciile pentru identificarea experților și pentru verificarea existenței unor posibile conflicte de intere-se, aceasta ar trebui să conțină informații exacte și complete. Aproximativ 100 000 de experți sunt înregistrați în baza de date.

72. Înregistrarea în baza de date se face pe bază voluntară, la fel ca actualiza-rea informațiilor privind parcursul profesional al experților. Există riscul ca experții să înregistreze informații nefiabile cu privire la experiența lor pro-fesională sau ca aceste informații să nu mai fie de actualitate. Prin urmare, sunt utilizate adesea alte surse55 pentru identificarea experților adecvați. Unele servicii recurg la EMI ca sursă primară pentru identificarea experților, iar altele se bazează atât pe EMI, cât și pe alte surse sau utilizează în pri-mul rând celelalte surse pentru a identifica experții adecvați, care trebuie să se înregistreze apoi în EMI.

55 Acestea includ identificarea experților prin intermediul publicațiilor științifice din domeniul care corespunde temei cererii de propuneri (de exemplu, natură, știință), al site-urilor internet științifice (cum ar fi PubMed, ISI web of knowledge și Scopus), al participării la conferințe, al utilizării platformelor sociale și al internetului pentru a verifica parcursul profesional al experților.

41


73. În urma evaluării bazei de date EMI, au fost identificate unele deficiențe care îi subminează utilitatea, atât ca instrument de selectare a experților, cât și ca mijloc de garantare a faptului că experții selectați nu se află într-un conflict de interese. În special:

(a) nu există informații cu privire la performanța experților care au luat parte la exerciții de evaluare anterioare. Aceasta poate fi o deficiență majoră, în special în cazurile în care s-a constatat că experții nu au respectat normele de evaluare și/sau codul de conduită impus;

(b) serviciile trebuie să se asigure că experții „nu sunt implicați într-un contract sau într-o colaborare pe teme de cercetare cu o organizație candidată sau s-au aflat în această situație în ultimii trei ani”56. Nu se solicită însă ca experții care se înregistrează în baza de date EMI să pună la dispoziție informații cu privire la parcursul lor profesional din ultimii trei ani.

74. Un control de calitate al informațiilor înregistrate în EMI de fiecare expert in-dividual nu ar fi un exercițiu cu un bun raport cost-eficacitate. Unele agenții naționale de finanțare au introdus însă metode cu un bun raport cost-efi-cacitate pentru a îmbunătăți fiabilitatea bazelor lor de date referitoare la experți:

(a) crearea unei legături între baza de date referitoare la experți și baze de date cu referințe bibliografice sau alte surse externe de informații. De exemplu, SNF utilizează un modul de căutare pe internet, care este conectat la baza de date referitoare la experți și care îmbunătățește fiabilitatea datelor prin consultarea unor surse selectate de pe internet;

(b) utilizarea unor informații interne referitoare la experți: de exemplu, atunci când selectează experți, responsabilii de proiect din cadrul NSF pot consulta și lista de proiecte la care experții respectivi au participat deja.

75. La momentul auditulu i , DG-ur i le d in cadrul Comis ie i preconizau să îmbunătățească instrumentele folosite pentru gestionarea experților prin includerea unor elemente noi, cum ar fi datele între care expertul a ocupat poziția profesională precedentă. Comisia consideră că aceste noi elemente vor îmbunătăți calitatea datelor.

56 Condițiile generale aplicabile în cazul numirii unor experți independenți, așa cum sunt prevăzute în Normele de depunere a propunerilor.

42


42

CONTROALELE FINANCIARE AU FOST RAȚIONALIZATE, DAR ELE NU SE BAZEAZĂ ÎNCĂ PE RISCURI

76. Obiectivul controalelor financiare este de a verifica dacă operațiunile din cadrul PC7 respectă cerințele în materie de eligibilitate și dacă costurile suportate sunt legate în mod direct de obiectivul proiectului.

MODELUL DE CONTROL FINANCIAR DIN CADRUL PC7 DIFERĂ CONSIDERABIL DE CELE UTILIZATE DE AGENȚIILE NAȚIONALE DE FINANȚARE ȘI ACORDĂ O IMPORTANȚĂ MAI SCĂZUTĂ NIVELULUI DE RISC

77. Sistemul de control ar trebui conceput într-un mod care să asigure un bun raport între eficacitate și costuri57. Aceasta înseamnă că avantajele aduse de control trebuie să fie mai substanțiale decât costurile acestuia58. Comisia are responsabilitatea nu numai de a se asigura că fondurile sunt bine cheltuite –ceea ce presupune controale solide și o măsurare eficace a performanței – ci și de a reduce sarcina administrativă impusă beneficiarilor fondurilor și de a diminua costurile administrative ori de câte ori este posibil.

78. În cadrul PC6 și PC7, Comisia a luat decizia de a nu se mai axa pe controa-lele ex ante59 detaliate și de a pune un accent mai puternic pe controalele ex post60, cu scopul de a reduce obligațiile beneficiarilor de a prezenta do-cumente justificative înainte de efectuarea plăților. În consecință, majorita-tea erorilor semnificative descoperite sunt detectate în urma controalelor ex post. Conform constatărilor Curții61, controalele ex ante se limitează adesea la o examinare din punct de vedere administrativ a declarațiilor de cheltuieli și a „produselor” aferente. Toate operațiunile de plată fac, în mare, obiectul acelorași controale ex ante.

79. În general, majoritatea agențiilor naționale de finanțare efectuează verificări ex ante mai aprofundate decât Comisia. Deși efectuarea unor verificări ex ante mai aprofundate înseamnă un control mai bun, acestea necesită resurse mai mari de personal și determină o sarcină administrativă mai importantă pentru beneficiari. Unele agenții naționale de finanțare utilizează verificări ex ante diferențiate fie în funcție de tipul de beneficiar62, fie în funcție de profilul de risc al beneficiarului63. Această metodă permite agențiilor să își concentreze resursele limitate asupra beneficiarilor considerați ca prezen-tând un risc mai ridicat. De asemenea, metoda are avantajul de a reduce sar-cina controalelor ex ante pentru beneficiarii care prezintă mai puține riscuri.

57 Punctul 21 din Avizul nr. 1/2010 al Curții de Conturi Europene.

58 Punctul 12 din Avizul nr. 1/2010 al Curții de Conturi Europene.

59 Controalele ex ante sunt controale financiare desfășurate înainte de semnarea grantului sau înainte de efectuarea plăților. Aceste controale pot fi efectuate la nivelul instituției (de exemplu, verificările legale și de validare financiară) sau la nivelul unui proiect.

60 Controalele ex post se desfășoară după ce beneficiarilor le-au fost rambursate costurile indicate în declarațiile de cheltuieli.

61 Punctul 8.20 din Raportul anual al Curții privind exercițiul financiar 2011.

62 DFG și Agenția Națională de Cercetare din Franța.

63 SNF.

43


43

80. Sistemul de controale ex post al Comisiei diferă semnificativ de modelele de control aplicate de regulă în agențiile naționale de finanțare. Nicio altă agenție de finanțare nu utilizează un eșantion reprezentativ de controale ex post într-o asemenea măsură. În locul acestora, ele recurg la o strategie de control ex post bazată pe riscuri. Unele agenții de finanțare64 pun un accent mai puternic pe controalele la nivelul instituției, ceea ce le permite să obțină un anumit nivel de asigurare cu privire la mediul de control al beneficiarilor și să reducă sarcina de audit. Controalele ex post efectuate de Comisie se concentrează pe proiecte individuale.

81. Controalele ex post pot oferi informații cu privire la practicile beneficiarilor și la riscul prezentat de aceștia. De exemplu, SNF atribuie beneficiarilor ratin-guri de risc, în funcție de performanța lor anterioară. Aceste ratinguri permit agenției să extindă verificările ex ante pentru beneficiarii care prezintă riscuri mai ridicate și să intensifice efortul de audit în domeniile considerate pro-blematice (cum ar fi salariile sau dotările). Comisia nu utilizează informațiile obținute în urma controalelor ex post pentru a varia intensitatea și obiectul central al controalelor ex ante în vederea îmbunătățirii eficacității lor.

INTRODUCEREA UNUI EȘANTION REPREZENTATIV UNIC CONSTITUIE O AMELIORARE

82. DG-urile cu responsabilități în domeniul cercetării au adoptat o strategie co-mună de control ex post65. Până la sfârșitul lunii noiembrie 2011, metodologia de eșantionare a dus la obținerea a opt eșantioane reprezentative separate conținând 161 de controale ex post pentru fiecare serviciu cu responsabilități în domeniul cercetării66. Această strategie de control ex post a fost foarte criticată de părțile interesate, pe motivul că impune o sarcină administrati-vă nejustificată pentru beneficiari67. Strategia a condus la o situație în care același beneficiar putea fi auditat de mai multe ori în cursul PC7.

83. În prezent, există un singur eșantion reprezentativ comun pentru toate ser-viciile cu responsabilități în domeniul cercetării. Comisia estimează că acest lucru va diminua sarcina de audit impusă beneficiarilor și va reduce numărul de situații în care același beneficiar este auditat în mod repetat de mai multe servicii cu responsabilități în domeniul cercetării. Eșantionul reprezentativ unic acoperă însă numai serviciile Comisiei (92 % din bugetul PC7). El nu include acele părți ale PC7 puse în aplicare de organisme independente (cum ar fi inițiativele tehnologice comune sau inițiativele în temeiul arti-colului 185), care rămân responsabile de desfășurarea propriilor controale ex post.

64 SNF, consiliile de cercetare din Regatul Unit.

65 Strategia de audit ex post pentru PC7 pentru perioada 2009-2016.

66 Pe lângă controalele ex post reprezentative, serviciile pot recurge și la controale ex post corective pentru a obține o asigurare suplimentară cu privire la buna funcționare a sistemelor lor de control.

67 Atât Parlamentul European, cât și Consiliul, mai multe state membre (de exemplu, Germania, Regatul Unit, UE-12, Finlanda) și țările candidate la aderare au cerut o reducere a intensității auditurilor în perioada de pregătire a Orizont 2020.

44


44

NOILE INSTRUMENTE RĂSPUND NEVOILOR PENTRU CARE AU FOST CREATE, DAR IMPLEMENTAREA LOR PREZINTĂ DEFICIENȚE

AMBELE INSTRUMENTE AU CONSOLIDAT MEDIUL DE FINANȚARE A CERCETĂRII…

84. Inițiativele tehnologice comune și MFPR au fost create pentru a îndeplini obiectivele care nu puteau fi atinse fără dificultăți numai cu ajutorul in-strumentelor obișnuite bazate pe granturi. Inițiativele tehnologice comune au fost înființate pentru a sprijini investițiile industriale pe termen lung în anumite domenii de cercetare. Obiectivul principal68 al MFPR era de a încu-raja „în toată Europa investiții ale sectorului privat în activități de cercetare, dezvoltare tehnologică și demonstrative (CDT ), precum și inovare”. Acest obiectiv trebuia atins prin mobilizarea investițiilor private, cu o țintă de 10 miliarde de euro sub formă de credite suplimentare pentru activități de CDI.

85. În perioada 2008-2011, inițiativele tehnologice comune au angajat 1,4 mili-arde de euro pentru proiecte de cercetare. Această sumă reprezintă aproa-pe 90 % din bugetul respectiv. Totuși, din cauza naturii multianuale a pro-iectelor finanțate de inițiativele tehnologice comune, nivelul plăților este mult mai scăzut69. Tendințele în materie de participare arată că inițiativele tehnologice comune au fost capabile să atragă o gamă largă de beneficiari și că cererile de propuneri lansate de acestea au restabilit echilibrul între parti-ciparea sectorului privat și a celui academic, atrăgând mai mulți participanți din mediul privat decât cererile de propuneri lansate în cadrul programului specific „Cooperare”.

86. Unele inițiative tehnologice comune au fost deosebit de eficace în ceea ce privește implicarea IMM-urilor în proiectele lor. De exemplu, IMM-urile au beneficiat de 38 % din finanțarea acordată de Clean Sky, iar peste 40 % din proiectele finanțate de ENIAC au inclus un IMM, chiar dacă proporția reprezentată de IMM-uri din finanțarea acordată de ENIAC este de numai aproximativ 19 %. În medie, 21 % din finanțarea acordată de inițiativele tehnologice comune s-a îndreptat către IMM-uri.

68 Anexa III la Decizia 971/2006/CE a Consiliului din 19 decembrie 2006 privind programul specific „Cooperare” de punere în aplicare a celui de Al șaptelea program-cadru al Comunității Europene pentru activități de cercetare, de dezvoltare tehnologică și demonstrative (2007-2013) (JO L 400, 30.12.2006, p. 86).

69 Rapoartele privind conturile anuale ale întreprinderilor comune pentru exercițiul financiar 2011, însoțite de răspunsurile întreprinderilor comune (JO C 6, 10.1.2013, p. 1, 9, 18, 27, 36, 46 și 56).

45


45

87. În cadrul MFPR, până la sfârșitul anului 2011, au fost aprobate 96 de operațiuni în valoare de 9,5 miliarde de euro. Întrucât nu toate operațiunile aprobate au condus la semnarea efectivă a acordului de împrumut între BEI și debitor, valoarea creditelor acordate pentru proiecte semnate s-a ridicat la 7,3 miliarde de euro, iar plățile efectuate au însumat aproape cinci miliarde de euro70. Potrivit DG Cercetare și Inovare, efectul de levier al contribuției UE este de 6,6 (fiecare euro cu care a contribuit UE a mobilizat peste șase euro sub formă de credite acordate prin MFPR). DG Cercetare și Inovare estimează, de asemenea, că MFPR are un efet multiplicator de 28 asupra investițiilor totale în CDI (fiecare euro de la bugetul UE a contribuit la o finanțare totală de 28 de euro reprezentând investiții în CDI). MFPR acoperă o varietate mare de țări. La sfârșitului anului 2011, portofoliul MFPR includea proiecte semnate provenind din 21 de țări71. Trei state membre (Germania, Spania și Suedia) reprezentau însă peste jumătate din totalul operațiunilor din cadrul MFPR.

88. Curtea a solicitat opinia unor experți din domeniul industrial ( în cazul inițiativelor tehnologice comune) și opinia beneficiarilor (în cazul MFPR) cu privire la cele două instrumente. Reacția generală a fost pozitivă și respondenții au fost de acord cu faptul că instrumentele sunt utile. De exemplu, experții din domeniul industrial implicați în inițiativele tehnolo-gice comune au afirmat că acestea au adus o valoare adăugată, încurajând activitățile de cercetare, și au contribuit la consolidarea încrederii reciproce între părțile interesate.

… DAR IMPLEMENTAREA INIȚIATIVELOR TEHNOLOGICE COMUNE A FOST AFECTATĂ DE UN CADRU JURIDIC MULT PREA COMPLEX

89. Structura trebuie să fie adaptată la natura provocărilor tehnologice care tre-buie abordate, la caracteristicile relației dintre părțile interesate și la nevoile de finanțare ale inițiativei72.

INIȚIATIVELE TEHNOLOGICE COMUNE FAC OBIECTUL UNOR CERINȚE INADECVATE ÎN RAPORT CU DIMENSIUNEA LOR

90. Inițiativele tehnologice comune sunt organizații mici, create ca organe ale Uniunii. Statutul juridic al organelor Uniunii le obligă pe acestea să înde -plinească cerințe care, în mod normal, se aplică numai organizațiilor cu un personal mult mai numeros. Drept urmare, în medie, 52 % din personalul inițiativelor tehnologice comune este dedicat sarcinilor administrative. În comparație, în cazul agențiilor UE, care sunt supuse acelorași cerințe juridi-ce, numai 22 % din personal73 este repartizat pentru îndeplinirea sarcinilor administrative.

70 Raportul operațional anual ex post al MFPR pe 2011.

71 19 state membre, Israel și Turcia.

72 European Commission’s Report on ETP and JTIs: fostering public‑private R&D partnerships to boost Europe’s industrial Competitiveness (Raportul Comisiei Europene privind platformele tehnologice europene și inițiativele tehnologice comune: consolidarea parteneriatelor public-privat din domeniul cercetării și dezvoltării cu scopul de a stimula competitivitatea industrială a Europei) (document revizuit în martie 2006), SEC(2005) 800.

73 Cifră bazată pe analiza proprie a Curții de Conturi Europene, care acoperă 22 de agenții pentru anii 2008, 2009 și 2010.

46


46

91. Inițiativele tehnologice comune trebuie să aplice un regulament financiar, care este similar celui utilizat de instituțiile UE. Statutul funcționarilor74 se aplică și personalului inițiativelor tehnologice comune. Acest cadru juridic înseamnă că fiecare inițiativă tehnologică comună trebuie să includă anumite funcții: un responsabil de protecția datelor, un responsabil local pentru securitatea informațiilor, un coordonator în materie de control intern, un contabil (și un înlocuitor), un ordonator de credite (și un înlocuitor), agenți inițiatori (și înlo-cuitori), agenți de validare (și înlocuitori), un auditor intern, un responsabil de IT și un comitet al personalului. Aceste cerințe sunt greu de respectat în cadrul unei entități care dispune de un personal variind între 13 și 31 de membri.

92. Regulamentul financiar nu permite unei inițiative tehnologice comune să în-cheie un acord la nivel de servicii cu o altă inițiativă tehnologică comună. Din această cauză, inițiativele tehnologice comune nu își pot pune în comun serviciile în vederea reducerii costurilor. De exemplu, funcția de auditor intern ar putea fi utilizată în comun. Mai mult, cadrul juridic impune necesitatea unei aprobări din partea consiliului de administrație pentru o listă lungă de decizii. Astfel, prea multe decizii administrative (cum ar fi comenzile de servicii de catering și achiziționarea de furnituri de birou) sunt aduse la nivelul consiliului de administrație, ceea ce afectează concentrarea acestuia asupra aspectelor strategice75.

CERINȚELE IMPUSE INIȚIATIVELOR TEHNOLOGICE COMUNE AU CONDUS LA ÎNTÂRZIERI ÎN DEMARAREA ACTIVITĂȚII ACESTORA

93. Din cauza timpului necesar pentru elaborarea și punerea în aplicare a regu-lamentelor de procedură și pentru recrutarea personalului, inițiativele tehno-logice comune au demarat mai târziu decât se planificase76. În medie, au fost necesari doi ani pentru ca o inițiativă tehnologică comună să obțină autonomie financiară. Astfel, Comisia a fost responsabilă, în medie, pentru o treime din durata de viață operațională preconizată a inițiativelor tehnologice comune. Într-o majoritate covârșitoare, experții din domeniul industrial consideră că timpul necesar pentru crearea structurii operaționale a inițiativelor tehnologice comune a fost nerezonabil.

… IAR RISCUL ȘI EFECTUL DE EVICȚIUNE AFERENTE MECANISMULUI DE FINANȚARE CU PARTAJAREA RISCURILOR TREBUIE EXAMINATE CU ATENȚIE

COMISIA NU A DEMONSTRAT ÎNTR-O MĂSURĂ SUFICIENTĂ CĂ FINANȚAREA ACORDATĂ PRIN MFPR CONDUCE LA INVESTIȚII CARE DEPĂȘESC SUMA PE CARE BENEFICIARII AR FI INVESTIT-O ÎN ABSENȚA FONDURILOR PUBLICE

94. Scopul MFPR este finanțarea unor acțiuni europene de cercetare și inovare mai riscante care nu ar fi posibile fără acest sprijin comunitar77. Pentru a îndeplini această condiție, BEI urmărește să finanțeze prin MFPR proiecte clasificate la nivel intern în categoria D- sau într-o categorie inferioară. În mod normal, proiectele care prezintă astfel de riscuri nu ar putea fi finanțate de BEI.

74 Statutul funcționarilor Uniunii Europene și Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii (norme aplicabile personalului instituțiilor UE).

75 Conform informațiilor obținute în cadrul interviurilor cu experți din sectorul industrial.

76 Acest fapt a fost confirmat de Comisie: „structurile interne [ale ITC-urilor] nu funcționau încă în mod optim și este în continuare necesar ca ele să depășească întârzierile operaționale inițiale”. Sursa: Commission staff working document accompanying the annual report on the progress achieved by the Joint Technology Initiatives Joint Undertakings in 2010 (Documentul de lucru al serviciilor Comisiei care însoțește raportul anual privind progresele înregistrate în 2010 de întreprinderile comune ale inițiativelor tehnologice comune), SWD(2012) 105.

77 Anexa III la Decizia 2006/971/CE.

47


47

95. Faptul că este disponibilă o metodă de finanțare prin îndatorare pentru pro-iectele din domeniul CDI cu un grad mai ridicat de risc a fost deosebit de important în contextul crizei financiare. MFPR a rămas unul dintre puținele instrumente financiare la care societățile pe acțiuni pot recurge pentru a-și menține activitățile de CDI. Acest lucru a fost confirmat de răspunsurile oferite de beneficiarii MFPR la chestionarul Curții. Aceștia au afirmat și că împrumu-turile acordate au contribuit la evitarea unui „exod al creierelor” din partea persoanelor înalt calificate și au sprijinit ocuparea forței de muncă în UE.

96. Un sondaj realizat în rândul beneficiari lor MFPR a revelat că accesul la finanțare nu constituia un obstacol major pentru investițiile beneficiarilor în CDI. Peste jumătate dintre beneficiarii MFPR (56 %) au afirmat că rata mai scăzută a dobânzii a fost un factor decisiv sau major pentru contractarea unui credit prin MFPR (a se vedea figura 7). Acest lucru indică faptul că MFPR ar putea avea un efect de evicțiune și că o serie de proiecte MFPR ar fi fost finanțate de băncile comerciale78, chiar dacă la un cost mai ridicat pentru beneficiari. Având în vedere scadențele relativ lungi ale creditelor, este prea devreme să se procedeze la o evaluare a riscurilor asumate de BEI prin MFPR. Cu toate acestea, rata actuală scăzută de depreciere79 ar putea indica faptul că creditele acordate prin MFPR nu sunt neapărat atât de riscante pe cât se estimase la momentul creării MFPR.

78 72 % din beneficiarii MFPR fie nu sunt de acord, fie nu sunt deloc de acord cu afirmația potrivit căreia nu aveau acces la alte mecanisme de finanțare prin îndatorare.

79 Numai două împrumuturi în valoare combinată de 70 de milioane de euro au fost depreciate. Această sumă reprezintă 7 % din contribuția UE la acoperirea pierderilor MFPR și 1,4 % din plățile totale.

FIGURA 7

MOTIVELE CONTRACTĂRII UNUI CREDIT PRIN MFPR

Avantajul financiar al ratei dobânzii aferenteîmprumutului a fost un factor decisiv/majorpentru contractarea unui credit MFPR

Aveaţi acces la finanţare prin îndatorarepentru CDI, dar la o rată a dobânzii mai mare,printr-o altă bancă privată/publică

Nu aveaţi acces la o altă finanţare prinîndatorare, întrucât nu există o piaţăpentru acest tip de finanţarea unor astfel de proiecteNu aveaţi acces la o altă finanţare prinîndatorare pentru CDI, întrucât nicio bancăcomercială/publică nu era dispusă să văacorde un credit pentru proiectul dvs.

56 %

44 %

11 %

6 %

Rată mai mică a dobânziica factor motivant principal

Accesul la finanţareaprin îndatorareca factor motivant principal

0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 %Sursa: Chestionarul adresat de Curtea de Conturi Europeană beneficiarilor MFPR.

48


48

ÎN URMA REVIZUIRII DIN 2011 A PARAMETRILOR MFPR, BUGETUL UE SUPORTĂ O PROPORȚIE MAI MARE A RISCURILOR

97. În temeiul acordului inițial de cooperare încheiat între BEI și Comisia Euro-peană cu privire la MFPR, bugetul UE suporta o pierdere maximă de 50 % din împrumutul nominal. Printr-o modificare adoptată în decembrie 2011, a fost introdusă o nouă abordare bazată pe principiul „tranșei din portofoliu care suportă prima pierdere”. Pe baza acestei noi abordări, BEI poate retrage din contribuția UE o sumă care se ridică la 95 % din valoarea împrumutului depreciat, în limita contribuției totale a UE. Prin urmare, BEI rămâne expusă la riscul rămas de 5 % din valoarea împrumutului depreciat și la toate cele-lalte cuantumuri depreciate care depășesc contribuția UE. Astfel, acordul de cooperare revizuit a transferat riscurile de la BEI către UE. Dacă împrumu-turile se dovedesc a prezenta într-adevăr un risc scăzut, valoarea cumulată a pierderilor nu va depăși contribuția maximă a UE, care va fi nevoită să suporte 95 % din pierderile aferente împrumuturilor depreciate (pentru un exemplu ilustrativ în acest sens, a se vedea caseta 6). Decizia Consiliului nu este foarte clară cu privire la nivelul de risc care poate fi acceptat de UE.

CASETA 6

EXEMPLU ÎN CARE SUNT COMPARATE ACORDUL INIȚIAL DE COOPERARE ȘI VERSIUNEA SA REVIZUITĂ

Acordul inițial de cooperare

Contribuția maximă a UE pentru acoperirea unei pierderi aferente unui anumit împrumut a fost stabilită la 50 %. De exemplu, pentru un împrumut de 100 de milioane de euro, o sumă maximă de 50 milioane de euro este blocată pentru acoperirea riscului de neplată. Dacă debitorul nu își îndeplinește obligațiile de plată, pierderea suportată de UE s-ar ridica la 50 de milioane de euro, iar BEI ar trebui să suporte restul.

Acordul de cooperare revizuit

În cazul aceluiași împrumut, suma care trebuie blocată din contribuția UE este stabilită la 95 de milioane de euro. Dacă debitorul nu își îndeplinește obligațiile de plată, pierderea pentru UE ar fi de 95 de milioane de euro, iar BEI ar suporta numai restul de cinci milioane de euro.

49


CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI

98. În cursul PC7, Comisia a introdus o serie de schimbări care au simplificat normele de participare. Comisia a reușit, în special, să raționalizeze cerințele și să își îmbunătățească documentele de orientare adresate beneficiarilor. Modelul de finanțare aplicat în cadrul PC7 rămâne complex, dar simplifica-rea sa reprezintă un element important al propunerii Comisiei referitoare la normele de participare pentru Orizont 2020 (a se vedea punctele 17-20).

99. Comisia a reușit să alinieze dispozițiile aferente PC7 la practicile beneficiarilor în unele cazuri, dar sunt necesare în continuare eforturi pentru a maximiza avantajele acestei abordări. Curtea a constatat că, în pofida importanței acordate de Comisie asigurării coerenței în actele pregătitoare aferente PC7, unele aspecte legate de punerea în aplicare a acestui program-cadru sunt afectate de o lipsă de coerență. Beneficiarii PC7 se confruntă cu diferențe care se explică prin relativa autonomie a serviciilor Comisiei. Crearea RCC sub forma unui comitet de nivel înalt cu responsabilitate globală este un pas în direcția cea bună în vederea abordării problemei reprezentate de lipsa de coerență a normelor; mecanismele de identificare a practicilor divergente sunt însă deficitare (a se vedea punctele 21-44).

În vederea unei mai bune alinieri a dispozițiilor aferente PC7 la practicile beneficiarilor, Comisia ar trebui ca, în cadrul Orizont 2020:

— să depună eforturi suplimentare pentru a se asigura că practicile beneficiarilor pot f i acceptate;

— să reducă cerințele pe care beneficiarii trebuie să le respecte în ve-derea certif icării metodologiilor lor de calcul al costurilor;

— să se asigure că certificarea metodologiilor aduce avantaje clare sub forma reducerii sarcinii administrative, astfel încât obținerea unui astfel de certif icat să reprezinte în mod clar o soluție avantajoasă pentru beneficiari;

— să accepte, atunci când acest lucru se justif ică, practicile naționale existente, cum ar f i metodologiile de calcul al costurilor medii cu personalul, cu scopul de a simplif ica în continuare sarcinile benefi-ciarilor care utilizează aceste metodologii.

RECOMANDAREA 1

50


50

Comisia ar trebui să îmbunătățească coerența în gestionarea PC7. Crearea RCC constituie un pas înainte. Comisia ar trebui să efectueze o analiză apro-fundată a procedurilor pentru a identif ica și a elimina toate divergențele. Excepțiile ar trebui să fie justificate în mod clar. Comisia ar trebui să asigure o mai mare coerență între implementarea altor instrumente legate de do-meniul cercetării (cum ar f i inițiativele tehnologice comune sau fondurile structurale) și programele-cadru (PC7 și Orizont 2020), ca exemplu pozitiv de abordare a obiectivului spațiului european de cercetare de a îmbunătăți armonizarea prin alinierea normelor.

RECOMANDAREA 2

100. Gestionarea proceselor din cadrul PC7 de către Comisie nu este suficient de solidă în anumite domenii-cheie. Pe de o parte, conceperea procese-lor, activitățile de îmbunătățire și informațiile reprezintă domenii solide, cu puține deficiențe majore. Pe de altă parte, Comisia nu a adaptat pe deplin resursele necesare pentru a sprijini procesele din cadrul PC7. Lipsa de armo-nizare între instrumentele de back‑office și lipsa unor instrumente de ges-tionare a proceselor de afaceri pot îngreuna o punere în aplicare eficientă. În cadrul Comisiei există unele exemple de instrumente avansate, de la care alte servicii ar putea învăța. Mai mult, există indicii că utilizarea resurselor de personal variază între temele din cadrul programului specific „Coopera-re”. În analiza sa, Curtea a utilizat indicatori de bază ai volumului de lucru care indică faptul că prea multe resurse de personal sunt alocate pentru implementarea anumitor teme în detrimentul altora sau al altor activități ale Comisiei (a se vedea punctele 45-55).

Pentru a ameliora ef iciența proceselor, Comisia ar trebui să se asigure că resursele sunt adaptate în mod adecvat:

— Comisia a început deja să dezvolte o nouă generație de instrumente informatice pentru Orizont 2020. Pentru a permite implementarea ef icientă a proceselor, Comisia ar trebui să introducă instrumente care să integreze toate funcționalitățile de front‑office, back‑office și de f lux de lucru și a căror arhitectură să f ie suficient de f lexibilă pentru a permite efectuarea de modernizări rapide fără impact ne-gativ asupra bunei derulări a operațiunilor.

— În ceea ce privește personalul, DG-urile din cadrul Comisiei ar tre-bui să convină asupra unor indicatori ai volumului de lucru care să constituie o bază pentru evaluarea obiectivă a nevoilor de personal pentru gestionarea programului-cadru. Pe baza acestor indicatori, Comisia ar trebui să desfășoare un studiu în vederea identif icării direcțiilor sau a serviciilor care prezintă un excedent de personal și de la care resursele de personal pot f i realocate către alte do -menii unde nu există suficient personal sau către alte activități ale Comisiei.

RECOMANDAREA 3

51


51

101. Deși durata procedurilor administrative s-a scurtat în cursul PC7, aceasta s-a apropiat de nouă luni de abia în 2012. Auditul a evidențiat o serie de cauze ale duratei prea lungi a procedurii de acordare a grantului, precum și bune practici de abordare a cauzelor care pot fi evitate. De o importanță esențială sunt atenția acordată de conducere acestei probleme și existența unui mediu care să permită schimbul eficace de bune practici. Diferențele importante între diverse direcții în ceea ce privește durata totală a procedurii de efectuare a plăților sugerează, de asemenea, că sunt posibile îmbunătățiri (a se vedea punctele 56-66).

Reducerea duratei procedurilor administrative, în special a procedurii de acordare a grantului, presupune o automatizare cât mai extinsă a proce-selor și o implementare coerentă a acestora la nivelul Comisiei. În acest scop, Comisia ar trebui să analizeze dacă o distribuire mai armonizată a responsabilităților între servicii ar îmbunătăți eficiența proceselor. Comi-sia ar trebui să se asigure că distribuirea responsabilităților este optimizată, ținând seama de modificările preconizate în cadrul Orizont 2020. Aceasta va permite un schimb facil de bune practici între servicii și va crea un mediu de lucru echitabil, în care performanța diferitelor entități organizaționale care pun în aplicare același program poate f i comparată în mod direct. De asemenea, această abordare prezintă avantajul unei complexități reduse, care, la rândul său, poate contribui la eficientizarea programului-cadru (de exemplu, introducerea instrumentelor electronice de gestionare a fluxului de lucru va f i mai ușor de realizat).

RECOMANDAREA 4

102. Controalele de calitate aplicate cu privire la selectarea și monitorizarea pro-iectelor funcționează bine. Abordarea urmată de Comisie cu privire la eva-luări respectă bunele practici internaționale. Auditul a identificat o lacună distinctă la nivelul controalelor de calitate, care este legată de instrumentul principal utilizat pentru selectarea experților. În ceea ce privește controa-lele financiare, modelul de control din cadrul PC7 diferă considerabil de cele utilizate de agențiile naționale de finanțare. Acesta se bazează în mai mare măsură pe controalele desfășurate după efectuarea plăților și acordă o importanță mai scăzută riscului de eroare. Strategiile de control bazate pe risc aplicate de agențiile naționale de finanțare le permit acestora să își concentreze efortul de control asupra beneficiarilor care prezintă un risc mai ridicat și să reducă povara controalelor în cazul beneficiarilor care prezintă mai puține riscuri (a se vedea punctele 67-83).

52


52

Activitățile de control ale Comisiei ar trebui să se bazeze într-o măsură mai mare pe riscuri. Obiectivul ultim ar trebui să f ie concentrarea controalelor asupra beneficiarilor considerați ca prezentând un risc mai ridicat și re-ducerea sarcinii pe care o presupune controlul în cazul beneficiarilor care prezintă mai puține riscuri. Beneficiarii ar trebui să fie încadrați în categorii în funcție de profilul lor general de risc și de experiența Comisiei legată de mediul de control al unui anumit beneficiar. Cooperarea cu agențiile naționale de f inanțare ar putea conduce la informații suplimentare cu pri-vire la riscul prezentat de beneficiari și la reducerea posibilă a sarcinii pe care o presupune controlul pentru unii dintre aceștia. În ceea ce privește controalele ex post, Comisia ar trebui să își extindă eșantionul unic repre-zentativ de controale pentru a acoperi toate părțile PC7.

RECOMANDAREA 5

103. Cele două noi instrumente analizate de Curte în cadrul acestui audit au demonstrat că dispun de potențialul de a consolida mediul de finanțare a cercetării. Noile instrumente răspund nevoilor pentru care au fost crea-te. În unele cazuri, ele s-au bucurat de un succes considerabil în ceea ce privește atragerea unor grupuri specifice de beneficiari (cum ar fi IMM-urile). În schimb, punerea în aplicare a inițiativelor tehnologice comune suferă din cauza unui cadru juridic mult prea complex (a se vedea punctele 84-93).

Curtea recomandă autorității bugetare și Comisiei să asigure o mai bună corelație între cadrul juridic al inițiativelor tehnologice comune (și al orică-ror instrumente viitoare similare), pe de o parte, și efectivele lor de perso-nal, pe de altă parte. Cerințele care nu contribuie în mod direct la obiectivul asigurării unui control adecvat ar trebui raționalizate. Ar trebui sporite competențele directorului executiv responsabil de gestionarea de zi cu zi a activităților, astfel încât consiliul de administrație să se poată concentra numai asupra aspectelor operaționale și strategice.

RECOMANDAREA 6

104. Riscul și posibilul efect de evicțiune aferente MFPR trebuie examinate cu atenție. Comisia nu a demonstrat într-o măsură suficientă că finanțarea acor-dată prin acest mecanism conduce la investiții care depășesc suma pe care beneficiarii ar fi investit-o oricum și în absența fondurilor publice (a se vedea punctele 94-97).

53


53

Pentru a maximiza impactul MFPR și a reduce la minimum riscul de apariție a efectului de evicțiune, Comisia trebuie să demonstreze că își orientează sprijinul către beneficiarii care nu pot obține împrumuturi din partea cre-ditorilor comerciali și a altor creditori. Mai mult, mecanismele de împărțire a riscului între Comisie și BEI ar trebui să f ie definite cu mai multă claritate în baza legală, așa cum se întâmplă în cazul altor instrumente de finanțare gestionate de Comisie.

RECOMANDAREA 7

Prezentul raport a fost adoptat de Camera IV, condusă de domnul Louis GALEA, membru al Cur ți i de Conturi , la Luxemburg, în ședința sa din 19 martie 2013.

Pentru Curtea de Conturi

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRAPreședinte

54


54

ANEXA I

PREZENTARE GENERALĂ A ABORDĂRII DE AUDIT

Auditul a urmărit să verifice dacă PC7 a fost pus în aplicare în mod eficient de către Comisie. În acest scop, au fost formulate următoarele trei subîntrebări:

Normele de participareau permis punerea eficientă

în aplicare a PC7?

A reușit Comisia să raţionalizezeprocesele aferente PC7

fără să compromităcalitatea cheltuielilor?

Comisia a gestionatîn mod corespunzător

crearea noilor instrumente?

- Raţionalizarea cerinţelor- Ghidarea beneficiarilor

în cadrul unui sistem complex- Evitarea suprapunerilor

ș i a incoerenţelor- Alinierea dispoziţiilor

la practicile beneficiarilor- Optimizarea metodelor

de finanţare- Alinierea normelor în interiorul

Spaţiului european de cercetare

- Procese de afaceri solide,bazate pe structuri binespecificate ale proceselor,îmbunătăţite permanent,sprijinite în mod eficient deinstrumente IT, monitorizateprin indicatori de evaluarea proceselor și implementatede un personal competent

- Procesele se desfășoară în timp util- Proiectele sunt selectate

de experţi competenţi șiindependenţi și în conformitatecu bunele practici internaţionale

- Sistemul de control esteconceput într-un mod careasigură un bun raportcost-eficacitate

- Scopul și efectele doritesunt înţelese

- Natura instrumentelor estereflectată în cadrul juridicși în structurile organizaţionaleresponsabile de punereaîn aplicare

- Vizite de comparare la agenţiilenaţionale de finanţare (2)

- Chestionar adresatbeneficiarilor (3)

- Interviuri semistructuratecu serviciile implicate în punereaîn aplicare a PC7 (4-5)

- Analiză documentară- Utilizarea informaţiilor de care

Curtea dispune în urmaauditurilor financiare

- Vizite de comparare la agenţiilenaţionale de finanţare (2)

- Interviuri semistructurate cuserviciile implicate în punereaîn aplicare a PC7 (4-5)

-Examinare documentară a unuieșantion de proiecte, fără vizităla faţa locului (6)

- Analiză de date- Analiză documentară- Utilizarea informaţiilor de care


- Interviuri cu reprezentanţiai asociaţiilor industriale

- Chestionar adresat beneficiarilorcreditelor MFPR șireprezentanţilor iniţiativelortehnologice comune (7-8)

- Analiză documentară- Utilizarea informaţiilor de care


Obiectiveleauditului

Criteriilede audit

Metodede colectarea probelor

Notă: Numerele dintre paranteze indică punctul din anexă care conține descrierea metodologiei.

55


55

DESCRIEREA METODELOR DE COLECTARE A PROBELOR DE AUDIT

STUDIUL PRELIMINAR

1. Desfășurarea studiului principal de cercetare a fost precedată de un studiu preliminar realizat cu scopul de a identifica riscurile-cheie legate de eficiența punerii în aplicare a PC7. Această activitate de analiză s-a bazat pe cercetări documentare și pe interviuri cu personalul Comisiei implicat în principalele domenii de punere în aplicare a PC7, cu personalul care se ocupă de teme de cercetare în diferite reprezentanțe permanente, cu personalul birourilor naționale de legătură pe teme de cercetare și de inovare de la Bruxelles și cu reprezentanți ai principalilor beneficiari, cum ar fi universitățile, organizațiile de cercetare și societățile private.

VIZITE DE COMPARARE EFECTUATE LA AGENȚIILE NAȚIONALE DE FINANȚARE

2. Cinci țări au fost selectate în scopul unei analize comparative, ținându-se seama de calitatea sistemului național de finanțare a cercetării; obiectivul urmărit a fost compararea acestui sistem cu normele de participare afe-rente PC7 și cu procesele desfășurate de Comisie. În aceste cinci țări, au fost identificate în total 10 agenții de finanțare a cercetării, pe baza a trei criterii principale de selecție: bugetul sistemelor de finanțare gestionate, similitudinile de la nivelul abordării de finanțare și performanța recunoscută a sistemelor. Au fost vizitate următoarele agenții de finanțare:

ο în Germania: Fundația pentru Cercetare (DFG), Ministerul Federal al Economiei și Tehnologiei, Ministe-rul Economiei și Afacerilor Europene din Brandenburg (autoritatea de management pentru fondurile structurale);

ο în Regatul Unit: consiliile de cercetare, Consiliul pentru strategia în materie de tehnologie (Technology Strategy Board), agențiile de dezvoltare regională;

ο în Franța: Agenția Națională de Cercetare;

ο în Statele Unite ale Americii: Fundația Națională pentru Știință (NSF), Departamentul pentru Energie și

ο în Elveția: Fundația Națională pentru Știință (SNF).

ANEXA I

56


56

CHESTIONARUL ADRESAT BENEFICIARILOR

3. Un eșantion de peste 300 de beneficiari a fost selectat pentru a formula observații cu privire la aspecte impor-tante legate de punerea în aplicare a PC7, prin intermediul unui chestionar electronic. Eșantionul a fost selectat din rândul celor mai importanți beneficiari ai PC7 de la nivelul fiecărei categorii (sectorul învățământului superior, institute de cercetare, industrie, entități private și IMM-uri). Beneficiarii selectați reprezintă aproape jumătate din bugetul PC7. Aproximativ 40 % din beneficiarii selectați au răspuns la chestionar.

INTERVIURI SEMISTRUCTURATE CU PERSONALUL COMISIEI IMPLICAT ÎN PUNEREA ÎN APLICARE A PC7

4. În total, opt direcții și/sau servicii ale Comisiei au fost selectate pentru vizite în vederea auditului:

ο Direcția H – Domeniul aerospațial, Monitorizare globală pentru mediu și securitate, securitate și apărare din cadrul DG Întreprinderi și Industrie;

ο Direcția E – Conținut digital și sisteme cognitive din cadrul DG Societatea Informațională și Media (de-venită direcția A în cadrul DG Rețele de Comunicare, Conținut și Tehnologie);

ο Direcția G – Componente și sisteme din cadrul DG Societatea Informațională și Media (devenită direcția G în cadrul DG Rețele de Comunicare, Conținut și Tehnologie);

ο Direcția E – Biotehnologii, agricultură, alimentație din cadrul DG Cercetare și Inovare;

ο Direcția F – Sănătate din cadrul DG Cercetare și Inovare;

ο Direcția G – Tehnologii industriale din cadrul DG Cercetare și Inovare;

ο Direcția I – Mediu din cadrul DG Cercetare și Inovare;

ο Agenția Executivă pentru Cercetare – cercetare în domeniul spațial și al securității.

5. Pentru fiecare direcție, echipa de audit a organizat interviuri semistructurate cu responsabilul unității ad-ministrative și financiare, al unității de coordonare orizontală (dacă aceasta exista) și cu responsabilii celor două unități operaționale care se ocupă de realizarea evaluării și a monitorizării progreselor științifice din cadrul proiectelor. Mai mult, echipa de audit a desfășurat o serie de interviuri cu membri-cheie ai personalului din fiecare DG/serviciu cu scopul de a obține probe de audit cu privire la modul în care DG-urile/serviciile respective își gestionează procesele interne.

ANEXA I

57


57

EXAMINAREA DOCUMENTARĂ A UNUI EȘANTION DE PROIECTE

6. A fost selectat un eșantion de 30 de coordonatori responsabili de proiecte din diferite servicii și acesta a fost utilizat pentru o analiză a procedurilor Comisiei din perspectiva beneficiarilor. Pe baza acestei analize, au fost identificate cazurile prin care se poate ilustra variabilitatea procedurilor din perspectiva beneficiarilor, au fost clasificate cauzele comune ale întârzierilor din procesul de negociere a proiectelor și a fost evaluată funcționarea controalelor-cheie legate de asigurarea calității cheltuielilor.

CHESTIONARUL ADRESAT BENEFICIARILOR DE CREDITE MFPR ȘI REPREZENTANȚILOR INIȚIATIVELOR TEHNOLOGICE COMUNE

7. În cursul auditului, un chestionar a fost adresat tuturor celor 26 de beneficiari ai unui credit MFPR finanțați de UE. Scopul chestionarului era de a obține o imagine generală asupra motivelor pentru care beneficiarii au recurs la MFPR și asupra rezultatelor generate de investiția finanțată. La chestionar au răspuns 18 dintre cei 26 de beneficiari contactați. Aceasta reprezintă o rată de răspuns de aproape 70 %.

8. Reprezentanții inițiativelor tehnologice comune și cei ai asociațiilor industriale au fost invitați să răspundă la un chestionar prin care se viza obținerea unei imagini echilibrate asupra aspectelor legate de structura organizațională a inițiativelor tehnologice comune.

ANEXA I

58


58

ANEXA IIANEXA II

SITUAȚIA ACȚIUNILOR ÎNTREPRINSE ÎN URMA RECOMANDĂRILOR ANTERIOARE ALE CURȚII

Principalele constatări ale

Curții din cadrul RS nr. 1/2004, care au fost urmărite în contextul auditului

Recomandările formulate de Curte în RS nr. 1/2004

Răspunsurile Comisiei la recomandările formulate

în RS nr. 1/2004

Evaluarea Curții cu privire la situația din 2011/2012

Complexitatea normelor de participare subminează eficacitatea gestionării contractelor în cadrul PC5 și reprezintă o dificultate în plus pentru beneficiari (punctele III, 15, 17, 27-29).

[...] Comisia ar trebui [...] să efectueze o revizuire de fond a normelor care reglementează participarea Comunității pentru a le simplifica în mod considerabil, asigurând în același timp un control adecvat asupra cheltuielilor în cadrul unui viitor PC7. Recomandarea anterioară a Curții, care viza instituirea unui sistem de rambursare unică, conținând trei categorii principale de costuri, ar trebui să fie unul dintre principalele elemente de luat în calcul. (punctul 115)

[Comisia] se va asigura că modelul de gestiune a programelor-cadru va fi dezvoltat în continuare, inclusiv cu ocazia propunerii referitoare la viitorul PC7, punând un accent deosebit pe raționalizarea procedurilor.

Recomandare implementată parțial

În PC7 au fost propuse unele simplificări.

Simplificarea modelului de finanțare este un element important al propunerii Comisiei referitoare la Orizont 2020 (a se vedea punctul 20).

Fragmentarea programelor între cinci DG-uri a condus la diluarea responsabilităților, la duplicarea funcțiilor și la accentuarea nevoii de coordonare și de consultare (punctele V, 46-57, 63, 116).

Curtea recomandă ca structura programului-cadru și organizarea serviciilor Comisiei responsabile de gestiunea acestuia să fie armonizate. Faptul că programele de cercetare sunt concepute, la bază, ca programe de sine stătătoare ar trebui să se reflecte în structura organizațională a Comisiei. Aspectele orizontale, cum ar fi sprijinirea întreprinderilor mici și mijlocii sau cooperarea internațională, ar trebui să fie integrate, în măsura posibilului, în programele tematice. (punctul 119)

Curtea recomandă Comisiei să analizeze posibilitatea fuzionării programelor-cadru de cercetare și dezvoltare tehnologică în cadrul unei entități unice. (punctul 123)

[...] Recomandările Curții privind aspectele orizontale au fost în mare măsură respectate.

[...] un singur comitet de gestiune supraveghează toate prioritățile tematice din cadrul fiecărui program specific parte a PC6.

[...] Comisia împărtășește opinia Curții conform căreia o bună coordonare [...] este esențială pentru o gestionare eficace.

[...] Comisia consideră că un model de gestiune centralizată nu este adecvat.

Planul de acțiune adoptat în ianuarie 2003 de Comisie [...] include o propunere de creare a unui grup interservicii permanent, care să asigure o mai bună coordonare și coeziune între serviciile Comisiei.


De fapt, numărul serviciilor Comisiei implicate în gestionarea punerii în aplicare a PC7 a crescut.

Această situație complică punerea în aplicare a PC7. De exemplu, beneficiarii PC7 se confruntă cu unele diferențe care se explică prin relativa autonomie a serviciilor Comisiei (a se vedea punctele 35 și 36).

Serviciul de informare în domeniul cercetării (Research Enquiry Service) a fost creat chiar la începutul PC7. În 2011, Comisia a înființat Comitetul de clarificare pentru chestiuni legate de cercetare (RCC), cu mandatul de a adopta decizii definitive cu privire la aspecte orizontale legate de punerea în aplicare, în legătură cu care serviciile nu au ajuns la un consens (a se vedea punctul 34).

Sprijinul pentru IMM-uri și pentru cooperarea internațională a fost integrat în mod substanțial în programele tematice.

Curtea recomandă Comisiei să aibă în vedere crearea de funcții centralizate de sprijin pentru:

— „Consiliere juridică și în materie de proceduri”;

— „Tehnologia informației”;

— „Înregistrare și verificare” și

— „Control și raportare”. (punctul 122)

[...] În funcție de acțiunile care trebuie întreprinse, coordonarea în cadrul PC6 este asigurată prin intermediul unor mecanisme adecvate [...].

Recomandare implementată în mare parte

Pentru a reduce suprapunerile inutile, Comisia a implementat o serie de măsuri, cum ar fi instrumentul unic de înregistrare, Serviciul de informare în domeniul cercetării și Comitetul de clarificare pentru chestiuni legate de cercetare (a se vedea punctele 25, 32-34).

Funcția de sprijin „Tehnologia informației” nu a fost centralizată. În schimb, serviciile Comisiei au dezvoltat, în mod independent unele de celelalte, instrumente informatice cu funcționalități similare (a se vedea punctul 49).

59


59




Răspunsurile Comisiei la recomandările formulate în

RS nr. 1/2004


Anumite norme și practici prelungesc în mod inutil procedura de acordare a grantului (punctele VI, 58-61, 68 și 69).

Comisia ar trebui să îmbunătățească în continuare flexibilitatea programului-cadru de cercetare și dezvoltare tehnologică și să își raționalizeze procedurile și practicile interne. Curtea recomandă simplificarea procedurilor administrative în vederea reducerii la jumătate a timpului necesar pentru încheierea unui contract, și anume la o durată cuprinsă între cinci și șase luni. (punctul 120)

[...] Comisia va continua să își simplifice procedurile administrative, în conformitate cu noile dispoziții stabilite de normele de participare la PC6.


Durata procedurii de acordare a grantului a fost redusă abia în 2012 la aproximativ 270 de zile în majoritatea serviciilor (a se vedea punctele 56-64).

Comisia a întâmpinat dificultăți în recrutarea de membri ai personalului cu profiluri corespunzătoare, lucru care a dus la dezechilibre în ceea ce privește volumul de lucru, la blocaje sau la o monitorizare insuficientă (punctele V, 70-77).

[...] Ar trebui acordată o atenție deosebită reducerii numărului de posturi vacante și obținerii unei repartizări echitabile a resurselor de personal, între direcțiile generale și între programe, în funcție de volumul de lucru efectiv și de cel estimat. Acest obiectiv necesită implementarea unor instrumente adecvate de monitorizare în cadrul întocmirii bugetului pe activități (Activity Based Budgeting – „ABB”). (punctul 121)

În conformitate cu recomandările Curții, Comisia a adoptat un pachet de măsuri menite să integreze personalul său de cercetare în cadrul general al politicii de personal al Comisiei și să reducă numărul posturilor vacante.

[...] Comisia aplică sistemul de întocmire a bugetului pe activități [care] [...] va permite monitorizarea sistematică a alocării resurselor [...].


Numărul posturilor vacante a fost redus.

Resursele de personal reprezintă, în continuare, o problemă în cadrul gestionării PC7. Nu este sigur că resursele de personal sunt alocate echitabil între servicii (a se vedea punctele 53-55).

Sistemele informatice implementate erau inadecvate, iar nivelul de integrare dintre ele nu era suficient (punctele VIII, 82-86, 127).

[...] Comisia ar trebui să continue implementarea unui sistem informatic comun și integrat. Elaborarea unui astfel de sistem ar trebui să se bazeze pe nevoile clar definite ale utilizatorilor și să prevadă teste exhaustive ale software-ului înainte ca programele să devină operaționale. (punctul 125)

În măsura posibilului, operațiunile desfășurate pe bază de documente fizice ar trebui eliminate treptat în cursul PC6, pentru a se putea trece în cadrul PC7 la un sistem bazat în totalitate pe interacțiuni electronice. (punctul 126)

Comisia recunoaște totodată că o integrare mai avansată a sistemelor sale informatice ar fi îmbunătățit eficiența procesului de gestiune a acțiunilor indirecte de cercetare și dezvoltare tehnologică din cadrul PC5 [...]


Comisia a pus în funcțiune o serie de instrumente de sprijin pentru punerea în aplicare a PC7. Instrumentele de tip front‑office au fost armonizate între serviciile Comisiei, însă armonizarea instrumentelor de tip back‑office nu a progresat în același ritm (a se vedea punctul 49).

Instrumentele nu sunt încă pe deplin integrate (a se vedea punctul 51).

ANEXA II

60


60




Răspunsurile Comisiei la recomandările formulate în

RS nr. 1/2004


Nu toate controalele interne importante funcționau în mod eficace (punctele 26, 89-94, 100).

Sunt necesare armonizarea activităților de control intern și consolidarea implementării lor pentru întregul program-cadru. În special, serviciile Comisiei ar trebui să definească împreună controalele relevante și necesare pentru abordarea riscurilor cunoscute din acest domeniu bugetar. (punctul 130)

Controalele preventive ar trebui utilizate în mai mare măsură. (punctul 131)

Vor fi depuse eforturi suplimentare pentru a se garanta că procedurile Comisiei sunt suficient de standardizate în contextul programelor-cadru de cercetare și de dezvoltare tehnologică și că ele sunt documentate corespunzător în fiecare DG și pentru fiecare program.

Comisia își va continua eforturile în domeniile indicate de Curte.


Procedurile au fost documentate (a se vedea punctul 46), controalele aplicate cu privire la proiecte sunt solide și unele controale au fost îmbunătățite (a se vedea punctele 67-70).

Utilizarea controalelor preventive nu a fost intensificată. Comisia nu se mai axează pe controalele detaliate ex ante și pune un accent mai puternic pe controalele ex post (a se vedea punctul 78).

În ansamblu, în Raportul anual al Curții privind exercițiul 2011, sistemele de control aferente programelor-cadru de cercetare sunt evaluate ca fiind parțial eficace.

Deficiențele de la nivelul sistemului de informații de gestiune împiedică monitorizarea eficace a programului-cadru în ansamblul său (punctele XI, 101-110).

Curtea recomandă Comisiei să creeze un sistem exhaustiv de raportare și de control pentru programele-cadru de cercetare și de dezvoltare tehnologică. (punctul 135)

Comisia ar trebui să adopte obiective comune [...] pentru domeniul cercetării și pentru punerea în aplicare a programelor-cadru de cercetare și de dezvoltare tehnologică. (punctul 136)

În ceea ce privește monitorizarea generală a punerii în aplicare a programului, Comisia respectă cerințele legale. Crearea unor standarde armonizate de control intern a contribuit la elaborarea regulată de rapoarte de gestiune, pe lângă rapoartele solicitate prin reglementări.

Comisia va continua să pună accentul pe ameliorarea permanentă a gestiunii sale, stabilind obiective și priorități clare.

Recomandare implementată

Comisia a creat un sistem de colectare a unui set de indicatori-cheie de performanță la nivelul PC7 (a se vedea punctul 47).

ANEXA II

61


61

ANEXA III

CAUZE ALE DURATEI LUNGI A PROCEDURII DE ACORDARE A GRANTULUI

CAUZE CARE NU SE AFLĂ SUB CONTROLUL COMISIEI

ο Retragerea unor parteneri din consorțiu; găsirea unor noi parteneri care să îi înlocuiască pe cei care s-au retras poate dura între o lună și două luni

ο Întârzieri în prezentarea de către beneficiari a documentelor solicitate sau întârzieri cauzate de timpul prea lung de care au avut nevoie beneficiarii pentru a analiza documentele Comisiei

ο Lipsa de experiență a consorțiului în legătură cu PC7

ο Negocierile desfășurate cu beneficiari cu o situație financiară precară sau cu beneficiari necooperanți

CAUZE PE CARE COMISIA AR FI PUTUT SĂ LE EVITE PARȚIAL

ο Întârzieri în validarea situației juridice și financiare a partenerilor, cauzate de perioade de vârf în care sunt prezentate multe cereri de validare, de complexitatea procesului de validare în cazul IMM-urilor sau al partenerilor din afara continentului sau de discuțiile legate de statutul unor anumiți beneficiari

ο Complexitatea normelor care privesc anumite aspecte (cum ar fi subcontractarea sau utilizarea părților terțe) și necesitatea de a explica beneficiarilor aceste concepte

ο Periodicitatea reuniunilor comitetelor responsabile de programe

ο În cadrul temei „Securitate”, controlul de securitate durează în jur de 10 săptămâni (procesul este între timp blocat, deoarece în această etapă se determină ce serviciu va fi responsabil de proiect)

62


62

CAUZE PE CARE COMISIA AR FI PUTUT SĂ LE EVITE

ο Lipsa de personal cu profilul corespunzător (de exemplu, responsabili financiari) din anumite servicii, la un anumit moment

ο Deficiențele prezentate de unele instrumente informatice precum NEF (în 2009) și CPM (în 2010)

ο Perioada lungă de timp de care serviciul Comisiei are nevoie pentru a reacționa la documentele pre-zentate de consorțiu sau pentru a le analiza

ο Schimbarea funcționarilor responsabili de negocierea proiectelor, o consecință fiind aceea că unele verificări au fost efectuate din nou

ο Comunicarea deficitară între diferiții funcționari implicați în negocieri

ο Cereri incomplete sau cereri prezentate foarte târziu de serviciul Comisiei prin care se solicită modificări în formularele de pregătire a grantului sau în descrierea activității

ο Termene generoase sau lipsa unor termene stricte stabilite de serviciul Comisiei pentru prezentarea versiunii actualizate a descrierii activității și a formularelor de pregătire a grantului

ο Linearitatea anumitor etape ale procesului (de exemplu, între concluzia juriului și deschiderea oficială a negocierilor cu consorțiul)

ο Diferențele legate de structura propunerilor și de descrierea activității înseamnă că consorțiile alocă un timp suplimentar inutil pentru a-și pregăti propunerile

Notă: Aceste informații au fost colectate prin intermediul interviurilor organizate cu persoane cu funcții de conducere din cadrul Comisiei

și pe baza analizei documentare a 29 de proiecte.

ANEXA III

63


RĂSPUNSUL COMISIEI

SINTEZĂ

III.Comisia a aliniat dispozițiile PC7 cu practicile beneficiarilor în măsura în care a putut face acest lucru în conformitate cu celelalte criterii de eligibilitate, în special în cazul costurilor medii cu personalul. Cu toate acestea, în majoritatea cazurilor, practicile generale de contabilitate ale beneficiarilor nu sunt conforme cu celelalte criterii de eligibilitate stabilite de către legislator. În aceste condiții, nu este posibilă alinierea supli-mentară în cadrul PC7.

Pe baza experienței legate de canalele de raportare pe care le-a instituit pentru părțile interesate, Comisia constată că există puține elemente care să indice că neconcordanțele ar fi larg răspândite.

Încă de la începutul derulării PC7, Comisia s-a angajat să asi-gurare o bună coordonare între diferitele servicii ale Comisiei responsabile cu punerea în aplicare a programului. În acest scop, Comisia a creat, în mod proactiv, o serie de mecanisme vizând identificarea și rezolvarea cazurilor de tratament inco-erent din partea diferitelor servicii ale Comisiei. Printre aceste mecanisme se numără Serviciul de informare în domeniul cer-cetării, grupurile interservicii și Comitetul de clarificare pentru chestiuni legate de cercetare. Comitetul de clarificare pen-tru chestiuni legate de cercetare este mecanismul de ultimă instanță, care intervine atunci când celelalte mecanisme nu reușesc să soluționeze un caz de tratament incoerent. Faptul că puține cazuri ajung în fața Comitetului de clarificare pen-tru chestiuni legate de cercetare arată că celelalte mecanisme sunt eficace în a aborda și a rezolva majoritatea cazurilor de tratament incoerent.

IV.În ceea ce privește eficiența proceselor, Comisia ar dori să sub-linieze că:

IV. (a)Actualele instrumente informatice și actuala alocare a perso-nalului au permis negocierea și semnarea a mii de granturi, precum și analizarea și efectuarea a mii de plăți intermediare și finale, armonizând și reducând, în același timp, durata pro-cedurii de acordare a granturilor. În 2012, de exemplu, aceste procese au permis semnarea a 4 324 de granturi destinate unui număr de 19 963 de beneficiari. Prin urmare, actualele instrumente informatice și actuala alocare a resurselor de per-sonal sunt eficace.

Faptul că s-a realizat convergența între servicii le Comisiei responsabile cu punerea în aplicare a PC7 în ceea ce privește durata procedurii de acordare a granturilor, precum și faptul că această durată a fost deja redusă la un nivel apropiat de ter-menul stabilit în noul regulament financiar și aplicabil contrac-telor care vor rezulta în urma viitoarelor cereri de propuneri (termenul respectiv fiind de 270 de zile) este încă o dovadă a faptului că actualele instrumente informatice și actuala alo-care a resurselor de personal sunt eficace.

În plus, este de remarcat faptul că programul specific „Coope-rare” cuprinde diverse tipuri de acțiuni (cercetare colaborativă în diferite domenii care au, de exemplu, cerințe de examinare diferite în materie de etică și de securitate; adoptarea de pro-grame comune; inițiative tehnologice comune) care nu permit stabilirea unor simple comparații mecanice în ceea ce privește alocarea resurselor de personal.

Cu toate acestea, Comisia este de acord că alocarea optimă a resurselor de personal reprezintă o provocare permanentă pentru orice administrație și va acorda atenția cuvenită acestui aspect, în perspectiva noului program-cadru Orizont 2020.

IV. (b)În ceea ce privește durata procedurii de acordare a granturi-lor s-a realizat convergența între serviciile Comisiei responsa-bile cu punerea în aplicare a PC7 și această durată a fost deja redusă la un nivel apropiat de termenul stabilit în noul regu-lament financiar și aplicabil contractelor care vor rezulta în urma viitoarelor cereri de propuneri (termenul respectiv fiind de 270 de zile). În cazul contractelor semnate în 2012, durata procedurii de acordare a granturilor a fost de 264 de zile în cazul DG CNECT și de 279 de zile în cazul DG RTD.

IV. (c)Structura de control a PC7 a fost concepută în așa fel încât să se bazeze în cea mai mare măsură pe controalele ex post . Controalele ex ante au fost reduse în mod conștient în scopul simplificării sistemului și al reducerii sarcinii administrative pentru beneficiari. Acest lucru garantează că se poate acorda atenția cuvenită găsirii unui echilibru între încredere și control, îmbunătățirii duratei procedurii de acordare a granturilor și de efectuare a plăților și, în cele din urmă, atractivității politicii. Cu toate acestea, Comisia este de acord că aceste controale ex ante ar trebui să se concentreze asupra beneficiarilor care prezintă riscuri mai ridicate. În ceea ce privește controalele ex post, strategia Comisiei privind acest tip de controale pre-vede deja, în momentul de față, și audituri bazate pe riscuri, ca pilon separat al strategiei de audit.

RĂSPUNSUL COMISIEI

64


V.Comisia este de acord cu necesitatea simplificării cadrului juri-dic pentru ITC pe viitor. Noul regulament financiar se îndreaptă în această direcție prin introducerea posibilității (articolul 209) de a crea „organisme speciale de parteneriat public-privat” (PPP), ale căror norme financiare ar trebui să fie adoptate în conformitate cu un model „simplificat” de regulament financiar pentru organismele de parteneriat public-privat.

Raportul de evaluare intermediară privind mecanismul de finanțare cu partajarea riscurilor (MFPR) a confirmat valoarea adăugată a acestuia. De asemenea, merită să fie subliniat fap-tul că adiționalitatea finanțării publice este un concept com-plex și multidimensional care depășește simpla adiționalitate a proiectelor (dacă proiectul ar fi fost realizat sau nu în absența finanțării publice) și cuprinde, de asemenea, amploarea, dome-niul de aplicare, accelerarea, partenerii, rezultatele etc.

VI.Opinia Comisiei privind recomandările Curții cuprinde urmă-toarele aspecte:

VI. (a)Atât Comisia, cât și Curtea constată periodic, în cadrul auditu-rilor pe care le efectuează, faptul că practicile curente de con-tabilitate ale beneficiarilor includ cheltuieli care nu îndeplinesc criteriile de eligibilitate stabilite de autoritatea legislativă (de exemplu, TVA-ul, costurile de promovare și de marketing, cos-turile legate de finanțarea prin îndatorare etc.). Prin urmare, Comisia nu poate accepta ca atare aceste practici de contabi-litate ale beneficiarilor. Comisia a luat măsuri în cadrul PC7 în vederea acceptării practicilor beneficiarilor în cazurile în care acest lucru este posibil și va examina modalitățile de extindere a acestor măsuri, în special în cadrul programului Orizont 2020.

VI. (b)În ceea ce privește chestiunea instrumentelor informatice, Comisia subliniază progresele uriașe realizate deja. În general, instrumentele electronice aferente PC7 sunt mai performante în comparație cu instrumentele din majoritatea agenții lor naționale de finanțare vizitate. Cu toate acestea, sunt plani-ficate îmbunătățiri suplimentare în cadrul programului Ori-zont 2020 (a se vedea punctul 52).

În ceea ce privește riscul de a se confrunta cu dezechilibre legate de volumul de lucru al personalului, este de remarcat faptul că programul specific „Cooperare” cuprinde diverse tipuri de acțiuni (cercetare colaborativă în diferite domenii care au, de exemplu, cerințe de examinare diferite în materie de etică și de securitate; adoptarea de programe comune; inițiative teh-nologice comune) care nu permit stabilirea unor comparații simple în ceea ce privește alocarea resurselor de personal.

Comisia este de acord că alocarea optimă a resurselor de personal reprezintă o provocare permanentă pentru orice administrație și va acorda atenția cuvenită acestui aspect, în perspectiva noului program-cadru Orizont 2020.

VI. (c)În ceea ce privește durata procedurii de acordare a granturi-lor, s-a realizat convergența între serviciile Comisiei responsa-bile cu punerea în aplicare a PC7 și această durată a fost deja redusă la un nivel apropiat de termenul stabilit în noul regu-lament financiar [a se vedea punctul IV litera (b) de mai sus] și aplicabil contractelor care vor rezulta în urma viitoarelor cereri de propuneri (termenul respectiv fiind de 270 de zile). În 2012, termenul pentru semnarea unui contract de grant în cazul DG RTD a fost, în medie, de 279 de zile, iar în cazul DG CNECT de 264 de zile.

VI. (d)Comisia efectuează deja controale bazate pe riscuri, însă este de acord că acestea trebuie dezvoltate în continuare.

VI. (e)Comisia este de acord cu necesitatea simplificării cadrului juridic al inițiativelor tehnologice comune. Noul regulament f inanciar prevede măsuri în acest sens pr in introducerea posibilității (articolul 209) de a crea „organisme speciale de parteneriat public-privat”, ale căror norme financiare ar trebui să fie adoptate în conformitate cu un model „simplificat” de regulament financiar pentru organismele PPP.

Cu toate acestea, bugetul semnificativ alocat și gestionat de aceste organizații este la fel de important ca și efectivele de personal atunci când se analizează cadrul de control.

În ceea ce privește MFPR, Comisia consideră, pe baza dovezilor disponibile, că acesta este deja orientat în mod satisfăcător către beneficiarii care au acces limitat la finanțare. Cu toate acestea, Comisia va continua monitorizarea acestui aspect.

65

RĂSPUNSUL COMISIEI


OBSERVAȚII

20.Modelul de finanțare din cadrul PC7 prevede utilizarea pe bază voluntară a ratelor forfetare, în special pentru costurile indi-recte. Cu toate acestea, mulți dintre beneficiari au ales în mod voluntar să nu recurgă la această opțiune.

Având în vedere exper iența sa legată de PC7 , Comis ia împărtășește analiza Curții de Conturi și propune un proces amplu de simplificare în cadrul programului Orizont 2020, în special o rată unică de rambursare pentru fiecare proiect și o rată for fetară unică obligatorie pentru calculul costurilor indirecte. Această abordare a fost aprobată de Curte în avizul nr. 6/2012 al acesteia referitor la propunerea Comisiei de sta-bilire a normelor de participare și de diseminare pentru Pro-gramul-cadru pentru cercetare și inovare Orizont 2020 (2014-2020). Mai mult, programele-cadru ale Comisiei se confruntă cu situații complexe inerente care survin doar rareori sau chiar niciodată în cadrul programelor naționale de finanțare, cum ar fi, de exemplu, miile de granturi care implică diferite tipuri de participanți dintr-o gamă variată de țări.

21.Comisia a asigurat în măsura posibilului compatibilitatea între normele PC7 și practicile generale de lucru. Cu toate acestea, Comisia trebuie să se asigure că sunt îndeplinite toate criteriile de eligibilitate incluse în normele de participare.

Astfel cum au constatat atât Curtea, cât și Comisia în auditurile pe care le-au efectuat, există costuri suportate de beneficiari care nu sunt eligibile, deși acestea se bazează pe principiile și practicile de contabilitate și de gestiune aplicate de par-ticipant. Spre exemplu, în cadrul PC7, TVA-ul nu este eligibil. Totuși, principiile și practicile de contabilitate și de gestiune ale majorității beneficiarilor din sectorul public includ TVA-ul (deoarece acesta nu poate fi recuperat). Practicile curente nu sunt, prin urmare, conforme cu criteriile de eligibilitate afe-rente PC7. Alte exemple de costuri neeligibile incluse în prin-cipiile și practicile curente de contabilitate și de gestiune apli-cate de participanți sunt costurile de promovare și marketing, costurile legate de finanțarea prin îndatorare etc.

22.Comisia a depus efor turi în vederea acceptăr i i practici lor beneficiarilor în cazurile în care acest lucru putea fi realizat în conformitate cu celelalte criterii de eligibilitate prevăzute în cadrul jur idic, de exemplu, în cazul costuri lor medii cu personalul.

Cu toate acestea, astfel cum se arată mai sus, practicile benefi-ciarilor sunt adesea neconforme cu celelalte criterii de eligibi-litate prevăzute în normele de participare. Acesta este motivul pentru care practicile respective nu pot fi acceptate.

23.Mecanismul de certif icare arată angajamentul Comisiei de a lua în considerare practicile de contabilitate ale beneficiari-lor PC7, în cazurile în care este posibil.

S-a solicitat beneficiarilor interesați de această opțiune să țină cont, în cadrul metodologiilor pe care le aplică, nu doar de propriile practici de contabilitate, ci și de criteriile de eligibi-litate prevăzute în normele de participare. Comisia a aprobat metodologiile beneficiarilor în cazurile în care au fost respec-tate ambele aspecte.

Comisia a introdus, de asemenea, o simplificare substanțială pentru a facilita utilizarea costurilor medii cu personalul în întregul cadru juridic existent.

Cu toate acestea, în ansamblu, experiența dezamăgitoare pri-vind certificarea ex ante a metodologiilor de calcul al costurilor va fi luată în considerare în pregătirea normelor pentru urmă-toarea perioadă de finanțare.

24.Comisia a răspuns cu foarte mare promptitudine la rezoluția Parlamentului European. La 23 iunie 2009 Comisia a adoptat deja criteriile provizorii pentru acceptarea costurilor medii cu personalul C(2009) 4705.

În urma adoptării acestor criterii provizorii, s-a impus o abor-dare prudentă, constând într-o fază-pi lot premergătoare luării oricărei măsuri decisive suplimentare, determinată de existența riscului unei devieri semnificative a costurilor medii de la costurile efective. Comisia avea apoi nevoie de o anumită perioadă de punere în aplicare a deciziei din 2009 pentru a fi în măsură să colecteze date concrete privind impactul aces-teia, în special reacții din partea părților interesate.

RĂSPUNSUL COMISIEI

66


Pe această bază, după reunirea elementelor suplimentare, Comisia a inițiat procesul de modificare a criterii lor, înglo-bând, cât mai mult posibil, experiențele acumulate în cursul fazei-pilot. Ca urmare a celor de mai sus, criteriile de acceptare a costurilor medii cu personalul au fost simplificate în 2011 [Decizia Comisiei din 24 ianuarie 2011, C(2011) 174 final].

Î n acest contex t , re fer i rea la per ioada de 21 de luni ș i implicația privind încetineala procesului de luare a deciziilor induc în eroare. În plus, noua abordare care rezultă din decizia Comisiei din 2011 se aplică retroactiv în cazul tuturor proiec-telor PC7.

25.Criteriile de eligibilitate sunt stabilite în mod clar în normele de par t icipare adoptate de autor itatea legislat ivă ș i este responsabil itatea Comisiei să asigure respectarea deplină a acestora.

26.Răspunsurile oferite de Serviciul de informare în domeniul cercetării (RES) fac obiectul unei clauze de declinare a răspun-derii, deoarece se bazează exclusiv pe informații furnizate de către beneficiar, acestea putând fi parțiale sau incomplete. În consecință, este posibil ca serviciul să nu dispună de toate elementele necesare pentru o înțelegere deplină a cazului respectiv. Există așadar motive valide care justifică existența unei clauze de declinare a răspunderii.

29.În conformitate cu articolul 31 din normele de participare, pentru a fi considerate eligibile, costurile suportate pentru punerea în aplicare a unei acțiuni indirecte „trebuie să f ie efective”. În consecință, în cazul PC7, beneficiarii trebuie să furnizeze dovezi privind costurile suportate. În Ghidul privind chestiunile financiare, Comisia recomandă, ca răspuns la între-bările adresate de către beneficiari pe această temă, utilizarea fișelor de înregistrare a timpului de lucru ca fiind un element de probă adecvat pentru a dovedi costurile cu personalul suportate. Ghidul prevede următoarele: „Timpul de lucru care urmează să fie imputat trebuie înregistrat pe întreaga durată a proiectului prin fișe de înregistrare a timpului de lucru, în sprijinul cărora trebuie să se aducă dovezi adecvate privind veridicitatea și fiabilitatea acestora.” Cu toate acestea, în ghid se afirmă în continuare că: „În absența fișelor de înregistrare a timpului de lucru, beneficiarul trebuie să dovedească costu-rile declarate prin mijloace rezonabile (dovezi alternative) care să furnizeze un nivel echivalent de asigurare, acestea urmând să fie evaluate de auditor.”

Prin urmare, atunci când evaluează eligibilitatea costurilor, Comisia acceptă practica beneficiarului dacă aceasta este conformă cu criteriile de mai sus. Printre exemplele de prac-tici acceptabile se numără: alocarea timpului de lucru pe baza fișelor de înregistrare a timpului de lucru și deci a orelor efec-tive, costul alocat pe baza procentelor și, în cazul în care un cercetător se consacră exclusiv unui proiect, costul total afe-rent angajării cercetătorului respectiv, cu condiția să se furni-zeze dovezile adecvate pentru a se arăta veridicitatea și fiabili-tatea costurilor declarate.

Caseta 2Ambele abordări sunt acceptabile în cadrul PC7 atât timp cât există probe corespunzătoare care să sprijine veridicitatea tim-pului de lucru declarat în cadrul proiectului.

34.Comisia consideră că Serviciul de informare în domeniul cer-cetării este centrul unic de clarificare a problemelor.

Răspuns comun la punctele 35-39Încă de la începutul derulării PC7, Comisia s-a angajat să asi-gurare o bună coordonare între diferitele sale servicii respon-sabile cu punerea în aplicare a programului.

În acest scop, Comisia a creat, în mod proactiv, o serie de mecanisme vizând identificarea și rezolvarea cazurilor de tra-tament incoerent din partea diferitelor servicii ale Comisiei. Printre aceste mecanisme se numără Serviciul de informare în domeniul cercetării, grupurile interservicii și Comitetul de cla-rificare pentru chestiuni legate de cercetare.

67

RĂSPUNSUL COMISIEI


Comisia dispune de indicii clare care arată că lipsa de coerență are o importanță limitată. Aceste indicații provin, în special, din experiența Comisiei legată de Serviciul de informare în domeniul cercetării încă de la începutul derulări i PC7, dar și din experiența legată de Comitetul de clarificare pentru chestiuni legate de cercetare (RCC). RCC a contactat punc-tele naționale de contact (PNC) pentru a le solicita sprijinul în vederea identificării practicilor divergente în punerea în aplicare a proiectelor din cadrul PC7. În plus, pentru a per-mite părților interesate să se implice în identificarea prac-ticilor divergente, participanților la PC7 li s-a dat posibilita-tea de a contacta în mod direct Comitetul, prin intermediul Serviciului de informare în domeniul cercetării disponibil pe site-ul Europa dedicat domeniului cercetării. Cu toate aces-tea, nicio parte interesată nu a recurs la aceste canale, ceea ce ar putea fi o indicație a faptului că importanța cazurilor de practici divergente este limitată. Totuși, au fost indicate câteva incoerențe prin alte mijloace.

Comitetul de clar if icare pentru chestiuni legate de cerce-tare este, prin urmare, doar unul dintr-o serie întreagă de mecanisme și, de fapt, este mecanismul de ultimă instanță. Acest lucru înseamnă că acționează numai atunci când alte mecanisme de coordonare existente nu sunt în măsură să soluționeze un caz de tratament incoerent.

Faptul că la Comitetul de clarificare pentru chestiuni legate de cercetare ajung puține cazuri demonstrează că celelalte mecanisme existente abordează și soluționează în mod eficace majoritatea cazurilor de tratament incoerent cu mult înainte ca acestea să ajungă la Comitetul de clarificare.

În cele din urmă, Comisia ar dori să sublinieze faptul că ceea ce este perceput de către un beneficiar ca fiind un tratament diferit nejustificat este de fapt, adesea, un tratament determi-nat de circumstanțele diferite ale cazului specific, care conduc la diferențe de tratament.

Comisia a analizat cele nouă exemple de situații în care se aplică tratamente diferite (caseta 3). Comisia este de acord cu unele dintre aceste cazuri. Comisia consideră că în celelalte cazuri diferențele sunt determinate fie de opțiuni deliberate ale beneficiarilor sau ale serviciilor, prevăzute în cadrul norme-lor, fie de caracteristicile specifice ale proiectelor.

Caseta 3 – Norme1. Utilizarea ratelor forfetare pentru acoperirea costurilor de ședere în cazul efectuării unor deplasări:Programele de lucru ale unei direcți i generale nu ofereau această posibilitate, deoarece efectul de simplificare era con-siderat a fi foarte redus.

2. Audierile în cadrul evaluării proiectelor de amploare:În conformitate cu normele de depunere a propunerilor, audierile pot fi utilizate ori de câte ori serviciile Comisiei consideră că este necesar, în vederea „clarificării mai detaliate a propune-rilor”. Serviciile Comisiei consideră că este necesar să se orga-nizeze audieri în special pentru proiectele de amploare și care prezintă un grad ridicat de complexitate în ceea ce privește partenerii, bugetul și conținutul. Cu toate acestea, decizia de a organiza sau nu o audiere intră în prerogativele serviciului în cauză al Comisiei și depinde de evaluarea pe care serviciul respectiv o face cu privire la particularitățile propunerii în cauză.

3. Cerința de a încheia și de a prezenta un acord de consorțiu:(i) Obligația de a încheia un acord de consorțiu: în conformitate cu articolul 24 din normele de participare, acordul de consorțiu este obligatoriu, cu excepția cazului în care se prevede altfel în cererea de propuneri. Este recunoscut faptul că, deși oficial normele au fost corect aplicate, nu există criterii obiective stabilite în scris cu privire la cazurile în care acest acord nu ar trebui să fie obligatoriu. Practica arată că acordul de consorțiu este obligatoriu în majoritatea cazuri-lor, cu excepția acțiunilor de coordonare și de sprijin (ACS) și a „FET Open”, în cazul cărora acordul respectiv este recomandat insistent.

(ii) Etapa în care acordul de consorțiu trebuie să fie semnat și modul în care Comisia ar trebui să fie informată: în conformitate cu articolul 1 alineatul (4) din modelul de bază de acord de grant, „se consideră că beneficiarii au încheiat un acord de consorțiu pri-vind organizarea internă a consorțiului”. Mai precis, prin semnarea acordului de grant, beneficiarii certifică implicit faptul că au finali-zat acordul de consorțiu înainte de semnarea acordului de grant. Întrucât este vorba despre un acord privat încheiat între beneficiari, la care Comisia nu ia parte, aceasta nu examinează și nici nu for-mulează observații cu privire la acordul de consorțiu; de asemenea, Comisia nu verifică dacă acordul de consorțiu a fost efectiv semnat sau nu, nu verifică momentul la care a avut loc semnarea acordului și nici nu solicită prezentarea acordului sau a altor dovezi care să ateste existența acestuia (cu excepția unor cazuri foarte precise, cum ar fi, de exemplu, acțiunile privind IMM-urile).

RĂSPUNSUL COMISIEI

68


4. Tratarea cazurilor de subcontractare neprevăzută:În conformitate cu ar ticolul I I .7 din acordul de grant, este nevoie de o modificare în toate cazurile, cu excepția cazului în care un subcontract se referă la sarcini minore. Potrivit Ghi-dului privind chestiunile financiare, „criteriile aplicate pentru a se decide dacă un subcontract se referă la sarcini minore sau nu sunt calitative, nu cantitative”. Serviciile Comisiei Europene care au responsabilități în domeniul cercetării aplică normele în vigoare. Cu toate acestea, întrucât calificarea subcontractă-rii depinde de particularitățile proiectului, decizia cu privire la ceea ce constituie „sarcini minore” va continua să fie o apre- ciere făcută în funcție de fiecare caz.

Serviciile cu responsabilități în domeniul cercetării nu aplică valori-limită. În cazul în care costurile estimate de subcon-tractare cresc în mod semnif icat iv, având impact asupra naturii sarcinilor care urmează a fi subcontractate, se impune o modificare.

5. Definirea bugetului de gestiune:Acest aspec t a fos t so luț ionat în u l t ima re v izu i re , d in ianuar ie 2012, a Ghidului pr iv ind chest iuni le f inanciare (articolul II .16: Clarificări privind activitățile care ar putea fi incluse în categoria „alte costuri”, inclusiv „costurile de gestiune”), care a oferit mai multe clarificări cu privire la condițiile de eligibilitate pentru diferitele activități (cercetare sau gestiune). Acest aspect a fost, prin urmare, identificat în mod pro-activ și soluționat pe deplin de serviciile Comisiei.

6. Procedura urmată dacă beneficiarul își schimbă denumi-rea juridică:

în conformitate cu Ghidul privind modificările la acordurile de grant PC7 , simpla schimbare a denumirii juridice nu necesită efectuarea de modificări și se realizează prin intermediul unei scrisori de informare. Cu toate acestea, „în anumite cazuri , ceea ce poate părea a fi o «schimbare a denumirii» se poate referi, de fapt, la situații diferite, unele dintre acestea necesi-tând o modificare (de exemplu, schimbarea entității juridice)”. În aceste cazuri, Comisia solicită efectuarea unei modificări la acordul de grant.

7. Frecvența raportărilor:Se acceptă existența unor practici diferite între servicii în ceea ce privește durata standard a perioadelor de raportare. Aceste diferențe pot fi justificate de o evaluare diferită a riscului pre-zentat de proiectele de cercetare sau de durata ori de amploa-rea diferită a acestora. În prezent se examinează posibilitatea unei soluții standard comune în ceea ce privește perioadele de raportare.

8. Utilizarea unei evaluări științifice în scopul monitorizării proiectului:Diferențele menționate de Curte sunt acceptate. Comisia va asigura armonizarea acestui aspect, luând în considerare particularitățile diferitelor proiecte și programe.

9. Posibilitatea de a executa plăți multiple per perioadă:Introducerea „butonului de transmitere unică”, care va f i operațional începând cu al doilea trimestru al anului 2013, va conduce la dispariția diferențele identificate de CCE; cu toate acestea, va continua să existe posibilitatea plăților parțiale efectuate în situații excepționale, iar utilizarea acestor plăți de către un serviciu sau altul nu ar trebui să fie considerată drept o aplicare diferită a normelor.

41.Propunerea Comisiei privind normele de participare din cadrul programului Orizont 2020 prevede aplicarea unui set unic de norme pentru toate componentele Orizont 2020, inclusiv pen-tru inițiativele tehnologice comune (ITC), ca principiu general. Articolul 1 prevede că derogările sunt posibile doar în cazul în care acest lucru este prevăzut în actul de bază sau, sub rezerva obținerii acordului Comisiei, în cazul în care cerințele specifice de funcționare a componentei respective impun acest lucru.

42.Pentru viitorul program-cadru, normele aferente programului Orizont 2020 se aplică în prezent pe deplin programului-cadru pentru competitivitate și inovare. Mai mult, prin propunerea sa de regulament privind dispozițiile comune pentru fondu-rile structurale, care este în prezent dezbătută în Parlamentul European și în Consiliu, Comisia a deschis calea către armo-nizarea normelor aplicabile fondurilor structurale europene și fondurilor de investiții cu normele aplicabile în cadrul politici-lor Uniunii, pentru tipuri similare de operațiuni și de benefici-ari. În cadrul propunerilor sale privind programul Orizont 2020 ș i a l propuner i lor pr iv ind fondur i le structurale, Comis ia urmărește, așadar, crearea de sinergii între diferitele surse de finanțare ale UE. În plus, normele de finanțare propuse pentru cercetare și inovare și pentru fondurile structurale sunt aliniate într-o măsură mult mai mare la normele prevăzute de Regula-mentul financiar, ceea ce va soluționa o parte dintre diferențe. De exemplu, nu va mai exista diferența de tratament în ceea ce privește TVA-ul.

69

RĂSPUNSUL COMISIEI


43.Unul dintre elementele esențiale ale propuneri i Comisiei pr iv ind pol it ica de coeziune pentru per ioada 2014-2020 este introducerea unui cadru strategic comun (CSC) care se aplică în cazul fondurilor structurale europene și al fondurilor de investiții (FEDER, FSE, FC, FEADR, FEPAM) și care, în mod concret, „oferă direcție strategică clară pentru procesul de programare și facilitează coordonarea sectorială și teritorială a intervenției Uniunii în temeiul fondurilor CSC și coordona-rea cu celelalte politici și instrumente relevante ale Uniunii în conformitate cu obiectivele și țintele strategiei Uniunii pen-tru o creștere inteligentă, durabilă și favorabilă incluziunii” (articolul 10 din Regulamentul privind dispozițiile comune). Anexa I la Regulamentul privind dispozițiile comune, care este obligatorie atât pentru statele membre, cât și pentru Comi-sie, prevede, de asemenea, o secțiune specifică care necesită coordonarea fondurilor aferente cadrului strategic comun cu alte politici și instrumente ale Uniunii, în special cu programul Orizont 2020 și alte programe ale UE gestionate la nivel central din domeniile cercetării și inovării (4.3). CSC va contribui, prin urmare, la identificarea elementelor de sinergie între sursele de finanțare ale UE care sprijină domeniul cercetării și inovării.

Pe această bază, Comisia a stabilit de curând un grup de lucru interservicii pe tema „Sinergii între sursele de finanțare ale UE care sprijină domeniul cercetării și inovării”. În plus, un memo-randum de înțelegere este în curs de a fi semnat de către directorii generali ai DG REGIO, DG RTD și Centrului Comun de Cercetare (JRC).

În ceea ce privește programul Orizont 2020, se întreprind eforturi pentru a simplifica și mai mult normele de rambur-sare a costurilor. Comisia intenționează să elaboreze orien-tări destinate factorilor de decizie de la nivelul UE/național/regional și autorități lor de gestionare, pentru a se asigura că oportunitățile de realizare a sinergiilor, oferite de noile reglementări, sunt transpuse în procesul de elaborare a pro-gramelor operaționale și a programelor de lucru aferente Orizont 2020.

44.Una dintre prioritățile-cheie identificate în Comunicarea pri-vind SEC este realizarea unei cooperări și concurențe optime la nivel transnațional. Pentru a face față împreună provocărilor de anvergură, este necesară valorificarea sinergiilor dintre pro-gramele europene și programele naționale, iar diferitele surse de finanțare la nivel național și la nivelul UE trebuie să fie aliniate în mod strategic. Comisia acceptă faptul că aceasta nu este o sarcină ușoară, dar reprezintă un element esențial în cadrul unui spațiu european de cercetare autentic.

47.Prelungirea perioadelor de raportare a fost, în primul rând și mai ales, o măsură de simplificare, concepută pentru a reduce sarcina administrativă suportată de beneficiari. În acest con-text, în tabelul 2 se arată că prelungirea perioadelor de rapor-tare constituie o dovadă adecvată a progreselor înregistrate în cadrul agendei de simplificare stabilite de Comisie.

Răspuns comun la punctele 48-52Instrumentele informatice pentru gestionarea programe -lor-cadru au evoluat substanțial și s-au îmbunătățit de la audi-tul Curții din 2004 privind PC5. În general, instrumentele elec-tronice aferente PC7 sunt mai performante în comparație cu instrumentele din majoritatea agențiilor naționale de finanțare vizitate (a se vedea punctul 52). Cu toate acestea, sunt planifi-cate îmbunătățiri suplimentare în cadrul programului Orizont 2020.

În vederea abordării caracterului eterogen al instrumentelor informatice utilizate de către Comisie în domeniul cercetă-ri i , Comisia a inițiat, în primul rând, armonizarea în dome-niul care are cel mai puternic impact asupra calității servici-ilor către beneficiari și care este în același timp cel mai puțin automatizat.

În ceea ce privește instrumentele back‑ office , trebuie subli-niat faptul că s-au înregistrat progrese semnificative în cadrul PC7 în comparație cu programele-cadru precedente. Cu toate acestea, integrarea deplină a modulelor nu a avut încă loc.

Se prevede ca această situație să ia sfârșit în cadrul progra-mului Orizont 2020. În prezent, Comisia lucrează la elabora-rea unui instrument informatic back‑office (SYGMA) și a unui instrument electronic comun de organizare a fluxului de lucru (Compass). Acest scenariu va reprezenta sfârșitul fragmentării descrise de Curte și, prin urmare, se va institui un sistem infor-matic integrat.

Comisia consideră că resursele sunt utilizate în mod economic.

RĂSPUNSUL COMISIEI

70


În această privință, Comisia a stabilit o structură de guvernanță și proceduri de lucru pentru a gestiona și a adapta instrumen-tele informatice disponibile la necesitățile și exigențele de gestionare, ținând seama pe deplin, de asemenea, de aspec-tele legate de raportul cost-eficacitate.

Dezvoltarea acestor instrumente a fost controlată și monito-rizată în permanență. În fiecare etapă a acestui proces, s-au luat decizii ținându-se seama de toate opțiunile posibile aflate în joc, în conformitate cu tehnologia și resursele disponibile, de necesitatea de a furniza beneficiarilor servicii permanente și eficace și de necesitatea de a valorif ica progresele deja realizate.

În sistemul front‑ off ice pentru depunerea formularelor C, toate informațiile referitoare la granturi și la beneficiari sunt completate în prealabil cu datele existente, fapt ce a permis îmbunătățirea semnificativă a calității datelor din formula-rele C. Un alt exemplu este sincronizarea dintre instrumentul de negociere (NEF) și instrumentul de generare a granturilor (CPM/Phoenix).

În ceea ce pr ivește rapor tarea, există un depozit de date (CORDA) care permite elaborarea automată de rapoar te, informațiile conținute de acestea provenind din diferite sis-teme informatice (de exemplu, informații privind durata pro-cedurii de acordare a granturilor).

În cadrul PC7 există, de asemenea, exemple similare cu cele menționate de Curte la punctul 52. În cadrul instrumentului de negociere NEF, procedurile back‑office și front‑office sunt în permanență asociate, permițând astfel beneficiarului și Comisiei să lucreze cu aceleași date. Acest lucru este valabil și în cazul sistemelor front‑office și back‑office pentru formu-larele C. În plus, în cadrul instrumentului de raportare privind rapoartele științifice (SESAM), Comisia utilizează, de asemenea, baze de date externe care conțin liste de reviste, în vederea îmbunătățirii calității datelor.

Răspuns comun la punctele 54 și 55Calculele pr iv ind repar t izarea volumului de muncă folo -site de către Curte în tabelul 3 nu reflectă realitatea tuturor activităților efectuate de personal și nu permit o comparație echitabilă între difer itele direcți i le generale și agenții din domeniul cercetării.

În plus, este de remarcat faptul că programul specific „Coope-rare” cuprinde diverse tipuri de acțiuni (cercetare colaborativă în diferite domenii care au, de exemplu, cerințe de examinare diferite în materie de etică și de securitate; adoptarea de pro-grame comune; inițiative tehnologice comune). În plus, mulți membri ai personalului au responsabilități care depășesc gesti-onarea de proiect din cadrul PC7, de exemplu, activități legate de elaborarea de politici, care nu sunt reflectate în tabelul 3.


57.Durata procedurii de acordare a granturilor va varia mereu de la un proiect la altul. Aceasta depinde de calitatea propunerii, de necesitatea de a negocia, de reactivitatea consorțiului, de experiența coordonatorului etc.

58.Comis ia sa lută obser vaț ia Cur ț i i confor m căre ia ex i s tă o tendință clară de reducere a duratei procedurii de acordare a granturilor. Aceasta este o dovadă a angajamentului Comi-siei de a atinge un termen mediu rezonabil pentru acordarea unui grant și o consecință a monitorizării riguroase a acestui aspect de către Comisie. În 2012, durata procedurii de acor-dare a granturilor a fost de 264 de zile în cazul DG CNECT și de 276 de zile în cazul DG RTD. Analiza Curții se bazează pe cifre din întreaga perioadă a PC7; realitatea de astăzi este destul de diferită. Această realizare este în conformitate cu termenul de 9 luni stabilit în noul regulament financiar pentru acest pro-ces, acest termen aplicându-se în cazul contractelor care vor rezulta în urma viitoarelor cereri de propuneri.

Chestiunea reducerii într-o și mai mare măsură a duratei proce-durii de acordare a granturilor trebuie să fie tratată cu prudență, deoarece aceasta implică o serie de riscuri. În acest context, Comisia ar dori să facă trimitere la un comentariu recent venit din partea Ligii Universităților Europene de Cercetare (LERU) cu privire la acest subiect. În această privință, acest organism afirmă că o „... durată a procedurii de acordare a granturilor limi-tată cu strictețe va conduce la alocarea unui timp prea scurt negocierilor privind acordurile de grant.” În plus, „în special pentru instituții le precum cele care sunt membre ale LERU, dar nu numai, în cazul cărora probabilitatea de a gestiona un număr mare de proiecte Orizont 2020 este ridicată, aceste ter-mene-limită stricte ar fi foarte împovărătoare și ar putea duce la încheierea unor acorduri de grant foarte dezavantajoase.”

Prin urmare, este necesară găsirea unui echilibru între rapidi-tate și calitate.

71

RĂSPUNSUL COMISIEI


59.Comisia este de acord cu faptul că, din motivele enunțate de Curte, alinierea duratei procedurii de acordare a granturilor la nivelul Comisiei cu durata procedurii de la nivelul agențiilor naționale de finanțare este dificilă.

Răspuns comun la punctele 60-64Comisia este de părere că, în 2012, atr ibuirea către o DG anume nu mai reprezintă un factor relevant care să influențeze durata procedurii de acordare a granturilor.

Duratele procedurii de acordare a granturilor în diferitele ser-vicii ale Comisiei tind spre convergență și, în principalele ser-vicii responsabile cu punerea în aplicare a PC7, acestea au fost reduse la un nivel apropiat de termenul stabilit în noul regula-ment financiar și aplicabil contractelor care vor rezulta în urma viitoarelor cereri de propuneri:

Comisia este conștientă de multă vreme de pr incipalele motive pentru care durata procedurii de acordare a granturilor era lungă la nivelul proiectelor individuale. Aceste motive au făcut obiectul unor analize relevante în cadrul serviciilor, care, în cele din urmă, au dus la punerea în aplicare a eforturilor de simplificare și a altor acțiuni definite în mod clar și bine ori-entate, toate acestea având drept obiectiv reducerea duratei procedurii de acordare a granturilor.

Deși direcții le operaționale ale DG Cercetare și Inovare își păstrează, în esență, același portofoliu de responsabilități pe parcursul perioadei examinate mai sus, orientarea mai bună, schimbul de bune practici și monitorizarea mai atentă au jucat un rol esențial în reducerea duratei procedurii de acordare a granturilor.

66.Comisia constată că ponderea medie a plăților efectuate la timp a crescut considerabil în ultimii câțiva ani.

Diferențele în ceea ce privește durata brută de efectuare a plății sunt cauzate de diferențele legate de duratele de sus-pendare și de timpul de răspuns al beneficiarilor.

Într-adevăr, pot fi făcute îmbunătățir i suplimentare pentru a se reduce duratele de suspendare astfel încât să se ajungă la niveluri mai acceptabile, prin oferirea de feedback adec-vat beneficiarilor și prin punerea în aplicare a unei abordări armonizate. În acest scop, se preconizează că punerea în apli-care a instrumentului informatic Coreflow (sistem electro-nic de gestionare a fluxului de lucru în DG RTD) va duce la îmbunătățirea acestei situații.

71.Comisia efectuează controale privind conflictul de interese doar pentru experții care au fost selectați.

72.Înregistrarea se face într-adevăr pe bază voluntară , însă completarea tuturor câmpurilor obligatorii este indispensa-bilă pentru ca o persoană să poată fi luată în considerare ca expert. Odată cu introducerea interfeței reorganizate pentru experți, astfel cum este menționat la punctul 75 (Gestionarea experților pe portalul participanților – EMPP), experții au fost invitați să actualizeze și să confirme datele care îi privesc.

DG/an 2010 2011 2012

RTD 372 346 279

CNECT 283 252 264

Aceste reduceri au fost obținute printr-o mai bună orientare, prin schimbul de bune practici și o monitorizare mai atentă.

Astfel cum arată tabelul de mai sus, în 2012 atribuirea către una d int re aceste d i rec ț i i genera le anume ș i -a p ierdut importanța. De fapt, în 2012, diferența la nivelul duratei proce-durii de acordare a granturilor între DG Rețele de Comunicare, Conținut și Tehnologie și DG RTD este mai mică de 5 %.

Observația potrivit căreia duratele procedurii de acordare a granturilor tind spre convergență și sunt în scădere este valabi lă , de asemenea, în ceea ce pr ivește, de exemplu, direcțiile tematice din cadrul DG RTD care se ocupă cu pune-rea în aplicare a programului specific „Cooperare” din cadrul PC7. Pentru granturile semnate în 2012, diferența dintre dura-tele procedurii de acordare în aceste direcții a fost de numai 43 de zile (145 de zile în 2010).

Armonizarea proceselor operaționale și a proceselor informa-tice, precum și termenul-limită de 270 de zile fixat în prezent în Regulamentul financiar vor reprezenta factori esențiali pen-tru stimularea îmbunătățirii suplimentare a duratei procedu-rii de acordare a granturilor în cazul celorlalte programe din cadrul PC7 și din cadrul programului Orizont 2020.

RĂSPUNSUL COMISIEI

72


73.Comisia consideră că baza de date EMI îndeplinește cerințele pentru care a fost concepută, și anume de a furniza o rezervă de potențiali candidați în scopul unei angajări rapide.

73. (a)Normele de evaluare prevăd excluderea din baza de date a experților în cazurile de încălcare a codurilor de conduită sau de alte abateri profesionale importante care pot fi cali-ficate drept abateri profesionale grave, în conformitate cu dispozițiile Regulamentului financiar.

Eficacitatea înregistrării sistematice a altor aspecte legate de rezultatele obținute ar trebui să fie atent analizată, având în vedere în special necesitatea de a respecta normele relevante privind datele cu caracter personal, inclusiv dreptul subiectu-lui de a contesta orice date înregistrate.

73. (b)Sistemul de gestionare a experților pe portalul participanților (EMPP) impune în prezent furnizarea de informații privind par-cursul profesional anterior.

74. (a)Aceste tipuri de sisteme au într-adevăr un rol și au fost utili-zate pentru anumite părți ale PC7. Cu toate acestea, bazele de date cu referințe bibliografice ar fi, în mare măsură, irele -vante în materie de identificare a experților-cheie din sectorul industrial și a altor actori din domeniul inovării, cele mai mari provocări fiind legate tocmai de aceste domenii.

74. (b)Atunci când selectează experți , responsabilii de proiect au posibilitatea de a lua în considerare experiența pe care au dobândit-o cu participanții la proiectele în curs de desfășurare și fac acest lucru. Cu toate acestea, Comisia este hotărâtă să își extindă cât mai mult posibil câmpul de acțiune în ceea ce privește angajarea experților și să evite orice tendință de for-mare a unor „cluburi închise”.

78.Structura de control a PC7 a fost concepută în așa fel încât să se bazeze în cea mai mare măsură pe controalele ex post . Aceasta a fost o alegere conștientă, bazată pe preocupări legitime. Controalele ex ante au fost reduse în scopul simpli-ficării sistemului și al reducerii sarcinii administrative pentru beneficiari. Acest lucru garantează că se poate acorda atenția cuvenită găsir i i unui echi l ibru între încredere ș i control , îmbunătățirii duratei procedurii de acordare a granturilor și de efectuare a plăților și, în cele din urmă, atractivității politicii.

În acest context este logic că majoritatea erorilor semnificative descoperite sunt detectate în urma controalelor ex post.

80.Structura sistemului de control al Comisiei este consecința logică a cadrului de responsabilitate care prevede auditul unui eșantion reprezentativ în scopul estimării celui mai probabil indice de eroare și, prin urmare, nu poate fi comparată cu sis-temele de control aplicabile agențiilor naționale de finanțare.

Având în vedere faptul că aplică pragul de semnificație de 2 % utilizat de Curtea de Conturi, Comisia trebuie să determine dacă indicele de eroare depășește pragul de semnificație, acest lucru fiind un obiectiv esențial. Prin urmare, în cadrul strategiei de control a fiecărei DG, Comisia trebuie să deter-mine indicele de eroare al punerii în aplicare a politici lor. Cadrul de control intern este o combinație de controale ex ante și ex post . O parte semnificativă a strategiei ex post a Comisiei este dedicată auditului unui eșantion reprezentativ de proiecte în vederea identificării indicelui de eroare al Comi-siei în domeniul de politică vizat.

Aceasta este o contr ibuție esențială pentru declarația de asigurare care ar trebui să fie semnată de directorii generali în rapoartele lor anuale de activitate și , prin urmare, pen-tru cadrul de responsabilitate al Comisiei. Nicio agenție de finanțare dintr-un stat membru nu este supusă unui cadru de responsabilitate similar, în special în ceea ce privește res-pectarea unui indicator de legalitate și de regularitate de 2 %. Comparația cu statele membre trebuie să fie tratată cu prudență.

Cu toate acestea, strategia de control ex post a Comisiei pre-vede deja audituri bazate pe riscuri, precum și un pilon sepa-rat al strategiei de audit.

73

RĂSPUNSUL COMISIEI


81.În DG RTD și DG CONNECT, rezultatele cantitative și calitative ale auditurilor sunt legate de sistemul de gestionare a proiec-telor (Project Management System). Prin intermediul acestui sis-tem, responsabilii de proiect și responsabilii financiari au acces la rezultatele auditurilor.

Printre recomandările calitative, personalul poate verifica gra-vitatea constatărilor auditului, natura constatărilor auditului, recomandările privind îmbunătățirile care pot fi aduse siste-mului sau dacă o procedură de extrapolare a fost lansată sau nu. În ceea ce privește informațiile cantitative, este posibil accesul la defalcarea detaliată a costurilor per participare audi-tată la un proiect și indicii de eroare corespunzători.

Cu toate acestea, Comisia recunoaște faptul că pot fi depuse eforturi suplimentare pentru a se varia intensitatea controa-lelor ex ante și elementele pe care se pune accentul în cadrul acestora și va încerca să introducă această abordare în viitor.

83.Inițiativele tehnologice comune și-au armonizat strategiile de audit cu strategia de audit a Comisiei.

În plus, în cazul inițiativelor tehnologice comune tripartite, auditurile ex post sunt efectuate de autoritățile de audit ale statelor membre, de care depind iniț iat ivele tehnologice comune.

87.MFPR urmărește sprijinirea proiectelor de cercetare de înaltă calitate; nu se aplică nici criterii de naționalitate, nici criterii geografice.

MFPR urmărește sprijinirea, în special, a investițiilor private în cercetare, dezvoltare, demonstrare și inovare, în funcție de cererile primite. MFPR este deschis unei palete largi de benefi-ciari și, având în vedere abordarea „primul venit, primul servit” pentru care s-a optat în mod deliberat, nu a fost făcută nicio alocare pentru un sector sau o țară specifică. Grupul de experți independenți (GEI), care a efectuat prima evaluare interme-diară a MFPR în 2010, a confirmat că această abordare este pragmatică.

În ciuda acestui fapt, atât Comisia, cât și BEI au depus eforturi considerabile în etapa de punere în aplicare a MFPR, în scopul obținerii unei diversificări geografice și sectoriale maxime, în conformitate cu prioritățile tematice ale PC7.

În ceea ce privește efectul de levier (egal cu 6,6) și efectul multiplicator (egal cu 28) obținute, MFPR a depășit de departe așteptările inițiale (5 și, respectiv, 15).

O anumită concentrare geograf ică a împrumutur i lor din cadrul MFPR în unele țări reflectă un grad relativ ridicat de activități de investiții în domeniul cercetării, dezvoltării și ino-vării ale companiilor private din țările respective. Nivelul de concentrație este, în general, în conformitate cu proporția de investiții private în domeniul cercetării, dezvoltării și inovării din aceste țări în raport cu întreaga UE.

90.Alegerea organului juridic a fost făcută luându-se în conside-rare cerința industriei ca UE să fie membră a fiecărei întreprin-deri comune (IC) create printr-o inițiativă tehnologică comună (ITC). Având în vedere cadrul juridic de la momentul respectiv, în care Comisia a fost autorizată să acționeze, alegerea optimă a fost cea a unui organ în temeiul articolului 185 din Regula-mentul financiar.

Este adevărat că, respectând cerințele regulamentului, Comi-sia a insistat asupra stabilirii unor niveluri foarte ridicate de siguranță financiară în momentul instituirii acestor organe, însă trebuie avut în vedere faptul că aceste structuri erau noi, relativ independente, dar dispuneau de sume mari provenite din fondurile publice.

În vederea simplificării și îmbunătățirii guvernanței inițiativelor tehnologice comune/întreprinderilor comune (ITC/IC), Comisia intenționează să introducă, în Regulamentul de instituire a noii generații de ITC din cadrul programului Orizont 2020, norme financiare specifice pentru parteneriatele public-privat, inclu-siv posibilitatea de a se crea servicii/funcții comune pentru ITC/IC și de a se atribui directorilor executivi sarcina de luare a deciziilor curente în materii administrative, financiare și de gestiune.

RĂSPUNSUL COMISIEI

74


91.Ținând seama de interesul public aflat în joc, este extrem de dificil să se decidă care dintre aceste sarcini pot fi elimi-nate fără a avea un impact asupra controlului intern și asupra cadrului de responsabilitate ale acestor entități. Acestea nu sunt, în general, funcții cu normă întreagă.

Comisia intenționează să introducă norme financiare specifice pentru parteneriatele public-privat pe baza articolului 209 din Regulamentul financiar, inclusiv posibilitatea de creare a unor servicii/funcții comune pentru ITC/IC, cum ar fi o funcție par-tajată de auditor intern sau un contabil comun.

92.Ambele probleme r idicate reprezintă o preocupare pen-tru Comisie. Acestea vor fi abordate în cadrul programului Orizont 2020, ținându-se seama de experiența dobândită în această perioadă și de actele constitutive ale inițiativelor teh-nologice comune aferente programului Orizont 2020, precum și în cadrul Regulamentului financiar-tip pentru organismele de parteneriat public-privat care este în prezent în curs de pregătire.

93.În conformitate cu dispozițiile articolului 16 din regulamentele Consiliului (referitoare la toate IC create prin ITC) de înființare a întreprinderilor comune, Comisia avea responsabil itatea instituirii și a funcționării inițiale a întreprinderii comune până în momentul în care întreprinderea comună avea capacitatea operațională de executare a propriului buget.

Comisia aproba autonomia fiecărei întreprinderi comune cre-ate prin inițiative tehnologice comune în momentul în care fiecare IC demonstra că dispune de capacitatea operațională necesară pentru executarea propr iului buget. Înainte de momentul respectiv, activitatea întreprinderilor comune era efectuată de Comisie, asigurându-se reducerea la minimum a impactului acestei situații asupra rezultatelor cercetării.

În plus, Comisia consideră că perioada de doi ani care s-a scurs de la adoptarea regulamentelor privind IC create prin inițiative tehnologice comune până la obținerea autonomiei de către acestea este comparabilă cu perioadele corespunzătoare în cazul altor organisme ale UE nou înființate.

94.Într-adevăr, MFPR, în special contribuția UE la MFPR, prin care sunt sprijinite împrumuturile acordate de BEI în cadrul MFPR pentru investiții cu un grad mai ridicat de risc în domeniul cercetării și dezvoltării, a permis BEI să finanțeze investiții des-tinate unor parteneri și/sau proiecte care prezintă un grad de risc mult peste nivelul pe care BEI îl consideră acceptabil în mod normal. Obiectivul MFPR a fost, prin urmare, pe deplin realizat.

96.Grupul de experți independenți care a realizat evaluarea inter-mediară a MFPR în 2010 a concluzionat, în ceea ce privește valoarea adăugată a MFPR, următoarele:

„MFPR a ajutat multe întreprinderi europene care efectuează cer-cetare în mod intensiv să își mențină activitățile de CDI într-o peri- oadă de criză financiară majoră, a sprijinit unele dintre cele mai inovatoare întreprinderi din Europa să își restructureze poziția fi-nanciară într-o perioadă în care băncile și alte instituții financiare limitau accesul la finanțare pentru investițiile cu un grad ridicat de risc...” (Raportul de evaluare intermediară privind MFPR din august 2010, pagina 18).

Nu este în totalitate surprinzător faptul că antreprenorii și întreprinderile au declarat că rata mai scăzută a dobânzii a fost un factor decisiv pentru contractarea unui credit prin MFPR, iar opiniile beneficiarilor MFPR cu privire la accesul lor la alte finanțări prin credite trebuie să fie tratate cu prudență, deoa-rece fondurile provenite de la MFPR sunt utilizate în general împreună cu finanțări prin îndatorare din surse comerciale. De fapt, creditele MFPR sunt, în medie, de ordinul a 30-35 % pe proiect. Alte bănci (comerciale) sau instituții financiare sunt, prin urmare, în măsură să furnizeze, de asemenea, finanțare beneficiarilor MFPR.

În opinia Comisiei, lipsa accesului la finanțare prin credit pe termen lung pentru investițiile în proiecte cu grad de risc mai ridicat din domeniul cercetării și dezvoltării, cu rate rezona-bile ale dobânzii, constituie în continuare un obstacol major pentru societățile private din numeroase state membre ale UE.

Este posibil ca rata relativ scăzută de nerambursare a cre-ditelor MFPR să nu reflecte riscurile globale de credit reale asumate de către BEI , având în vedere că neîndeplinirea obligațiilor de plată survine, de regulă, într-o etapă ulterioară a ciclului de investiții și de creditare.

În afară de aceasta, trebuie remarcat faptul că adiționalitatea sprijinului public este un concept complex și multidimensio-nal, care înglobează nu doar simpla adiționalitate a proiectului (dacă proiectul ar fi putut fi realizat sau nu în absența sprijinu-lui public), ci și amploarea, domeniul de aplicare, accelerarea, partenerii, rezultatele etc.

75

RĂSPUNSUL COMISIEI


Răspuns la punctul 97 și caseta 6Prin cea de a patra revizuire a acordului de cooperare privind MFPR, încheiată la 5 decembrie 2011, partajarea riscului între UE și BEI s-a transformat, într-adevăr, dintr-o abordare proiect cu proiect într-o abordare bazată pe portofolii , tranșa care suportă prima pierdere fiind asumată de către UE, până la anu-mite praguri. În ceea ce privește contribuția BEI, riscul rămâne în totalitate în bilanțul BEI.

CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI

99.Cadrul juridic al PC7 prevede obligația Comisiei de a se asigura că toate criteriile de eligibilitate, nu doar practicile beneficia-rilor, sunt îndeplinite atunci când se analizează legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente.

Cu toate acestea, în multe cazuri, practicile curente de con-tabilitate ale beneficiarilor conțin costuri care nu sunt în con-formitate cu alte criterii de eligibilitate (de exemplu, TVA-ul, costur i le de promovare ș i marketing, costur i le legate de finanțarea prin îndatorare etc.). Din aceste motive, costurile respective nu pot fi acceptate.

În cazurile în care este posibil, de exemplu, în ceea ce privește costurile medii cu personalul, Comisia a aliniat normele la aceste practici. Cu toate acestea, în multe cazuri, nu a fost posibilă stabil irea unei compatibil ități între obiectivul de a accepta practicile beneficiarilor și normele juridice.

Comisia recunoaște faptul că acest aspect trebuie să fie exami-nat cu atenție în cadrul programului Orizont 2020, iar propu-nerile Comisiei au inclus deja, în normele de bază, o serie de măsuri în acest sens.

Recomandarea 1 – Răspuns la primele trei liniuțeComisia va încerca să reducă cerințele de cer tif icare și să caute modalități de a accepta practicile beneficiarilor, sub-liniind, în același timp, provocarea pe care o reprezintă fap-tul de a reduce cerințele și de a menține respectarea tuturor cerințelor de eligibilitate.

Recomandarea 1 – Răspuns la a patra liniuțăComisia constată faptul că există practici „naționale”, „regio-nale” și „specifice beneficiarilor” și că mii de beneficiari diferiți par ticipă la programul-cadru. În măsura în care practici le beneficiarilor îndeplinesc toate criteriile de eligibilitate, aces-tea vor fi acceptate.

Recomandarea 2Încă de la începutul derulării PC7, Comisia s-a angajat să asi-gurare o bună coordonare între diferitele servicii ale Comisiei responsabile cu punerea în aplicare a programului.

În acest scop, Comisia a creat, în mod proactiv, o serie de mecanisme vizând identificarea și rezolvarea cazurilor de tra-tament incoerent din partea diferitelor servicii ale Comisiei. Printre aceste mecanisme se numără Serviciul de informare în domeniul cercetării, grupurile interservicii și Comitetul de cla-rificare pentru chestiuni legate de cercetare.

Faptul că la Comitetul de clarificare pentru chestiuni legate de cercetare ajung puține cazuri demonstrează că celelalte mecanisme existente abordează și soluționează în mod eficace majoritatea cazurilor de tratament incoerent cu mult înainte ca acestea să ajungă la Comitetul de clarificare.

Pe baza experienței legate de canalele de raportare pe care le-a instituit pentru părțile interesate, Comisia constată că există puține elemente care să indice că neconcordanțele ar fi larg răspândite.

Cu toate acestea, Comisia va examina divergențele și va lua măsurile corespunzătoare.

RĂSPUNSUL COMISIEI

76


100.Comisia consideră că activitatea sa de gestionare a proceselor aferente PC7 este în general solidă în domeniile-cheie.

Instrumentele informatice existente au permis negocierea și semnarea multor mii de granturi și analizarea și efectua-rea multor mii de plăți intermediare și finale, contribuind, în același timp, la armonizarea și la reducerea duratei procedurii de acordare a granturilor. În 2012, de exemplu, aceste procese au permis semnarea a 4 324 de granturi destinate unui număr de 19 963 de beneficiari. Prin urmare, aceste instrumente tre-buie să fie eficiente.

Faptul că s-a realizat convergența între servicii le Comisiei care se ocupă cu punerea în aplicare a PC7 în ceea ce privește durata procedurii de acordare a granturilor, precum și fap-tul că această durată a fost deja redusă la un nivel apropiat de obiectivul stabilit în noul regulament financiar și aplica-bil contractelor care vor rezulta în urma viitoarelor cereri de propuneri este o dovadă a faptului că actualele instrumente informatice și actuala alocare a resurselor umane sunt eficace.

În plus, este de remarcat faptul că programul specific „Coope-rare” cuprinde diverse tipuri de acțiuni (cercetare colaborativă în diferite domenii care au, de exemplu, cerințe de examinare diferite în materie de etică și de securitate; adoptarea de pro-grame comune; inițiative tehnologice comune). În plus, mulți membri ai personalului au responsabilități care depășesc ges- t ionarea de proiect din cadrul PC7, de exemplu, activități legate de elaborarea de polit ici , care nu sunt reflectate în tabelul 3.

Calculele privind repartizarea volumului de muncă folosite de către Curte în tabelul 3 nu reflectă așadar realitatea tuturor activităților efectuate de personal și nu permit o comparație echitabilă între difer itele direcți i le generale și agenții din domeniul cercetării.


Recomandarea 3 – Prima liniuțăDupă cum s-a arătat anterior, Comisia consideră că instrumen-tele informatice de care dispune sunt deja destul de eficace, după cum o demonstrează atât capacitatea acestora de a trata un număr mare de granturi și de plăți , cât și convergența și diminuarea duratei procedurii de acordare a granturi lor. În general , instrumentele electronice aferente PC7 sunt mai performante în comparație cu instrumentele din majoritatea agențiilor naționale de finanțare vizitate. Cu toate acestea, sunt planificate îmbunătățiri suplimentare în cadrul programului Ori-zont 2020. Dezvoltarea de instrumente integrate este în curs de desfășurare. În prezent, Comisia lucrează la elaborarea unui instrument informatic back‑office (SYGMA) și a unui instrument electronic comun de organizare a fluxului de lucru (Compass). Acest scenariu va reprezenta sfârșitul fragmentării descrise de Curte și, prin urmare, se va institui un sistem informatic integrat.

Recomandarea 3 – A doua liniuțăComisia este de acord că alocarea optimă a resurselor de personal reprezintă o provocare permanentă pentru orice administrație și va acorda atenția cuvenită acestui aspect, în perspectiva noului program-cadru Orizont 2020.

Faptul că s-a realizat convergența între servicii le Comisiei care se ocupă cu punerea în aplicare a PC7 în ceea ce privește durata procedurii de acordare a granturilor, precum și faptul că această durată a fost deja redusă la un nivel apropiat de obiectivul stabilit în noul regulament financiar și aplicabil con-tractelor care vor rezulta în urma viitoarelor cereri de propu-neri este o dovadă a faptului că actuala alocare a resurselor umane este eficace.

În plus, este de remarcat faptul că programul specific „Coope-rare” cuprinde diverse tipuri de acțiuni (cercetare colaborativă în diferite domenii care au, de exemplu, cerințe de examinare diferite în materie de etică și de securitate; adoptarea de pro-grame comune; inițiative tehnologice comune) care nu permit efectuarea unor simple calcule mecanice ale repartizării volu-mului de lucru.

101.În ceea ce privește durata procedurii de acordare a granturi-lor, s-a realizat convergența între serviciile Comisiei responsa-bile cu punerea în aplicare a PC7 și această durată a fost deja redusă la un nivel apropiat de termenul stabilit în noul regula-ment financiar și aplicabil contractelor care vor rezulta în urma viitoarelor cereri de propuneri (termenul respectiv fiind de 270 de zile). În 2012 durata procedurii în cazul DG RTD a fost în medie de 279 de zile, iar în cazul DG CNECT de 264 de zile. În ceea ce privește reducerea într-o și mai mare măsură a acestei durate, este necesară o abordare prudentă, deoarece aceasta implică o serie de riscuri. De exemplu, LERU, o parte interesată majoră, a observat că termenele stricte ar fi foarte împovără-toare și ar putea conduce la încheierea unor acorduri de grant foarte dezavantajoase.

77

RĂSPUNSUL COMISIEI


Recomandarea 4Comisia va îmbunătăți automatizarea pentru programul Ori-zont 2020 și lucrează în momentul de față la armonizarea pro-ceselor operaționale. Cu toate acestea, Comisia subliniază, de asemenea, reducerea duratei procedurilor administrative și sporirea convergenței între servicii în ceea ce privește durata procedurilor administrative, care au fost deja realizate în cadrul PC7. Acest lucru indică faptul că nu este necesară repartizarea identică a responsabilităților pentru a se aduce îmbunătățiri.

În ceea ce privește durata procedurii de acordare a granturilor s-a realizat convergența între majoritatea serviciilor Comisiei responsabile cu punerea în aplicare a PC7 și această durată a fost deja redusă la un nivel apropiat de termenul stabi-lit în noul regulament financiar și aplicabil contractelor care vor rezulta în urma viitoarelor cereri de propuneri (termenul respectiv fiind de 270 de zile).

Aceasta s-a datorat unei mai bune orientări, schimbului de cele mai bune practici, precum și unei monitorizări mai atente.

Din cele de mai sus reiese că automatizarea și punerea în apli-care coerentă sunt importante, însă nu cruciale pentru reduce-rea duratei procedurii de acordare a granturilor.

102.Comisia consideră că instrumentul pentru selectarea experților este adecvat scopului pentru care a fost creat.

Recomandarea 5Comisia împăr tășește punctul de vedere conform căruia activitățile sale de control ar putea să se bazeze într-o măsură mai mare pe riscuri.

Comisia ar dori să reamintească faptul că structura de control a PC7 a fost concepută astfel încât să se bazeze în cea mai mare măsură pe controalele ex post . Aceasta a fost o alegere conștientă, bazată pe preocupări legitime.

Controalele ex ante au fost reduse în scopul simplificării siste-mului și al reducerii sarcinii administrative pentru beneficiari. Acest lucru garantează că se poate acorda atenția cuvenită găsirii unui echilibru între încredere și control, îmbunătățirii duratei procedurii de acordare a granturilor și de efectuare a plăților și, în cele din urmă, atractivității politicii.

Comisia este de acord că, în acest context, controalele ex ante ar trebui să se concentreze asupra beneficiarilor care prezintă riscuri mai ridicate.

Î n ceea ce pr ivește cont roa le le e x p o s t , s t ruc tura es te o consecință logică a necesității de a dispune de un eșantion reprezentativ pentru putea estima indicele de eroare cel mai probabil.

În pofida acestor constrângeri, strategia de control ex post pre-vede deja, în prezent, audituri bazate pe riscuri.

În ceea ce privește ultimul punct formulat de Curte, privind extinderea eșantionului unic: există deja o strategie de audit coordonată. Programul Orizont 2020 prevede că auditul chel-tuielilor tuturor acțiunilor se desfășoară în mod coordonat: „Auditurile cheltuielilor pentru acțiuni indirecte din cadrul programului Orizont 2020 se efectuează în mod coerent, în conformitate cu principiile economiei, eficienței și eficacității, în scopul reduceri i la minimum a sarcinii de audit asupra participanților.”

Recomandarea 6Comisia consideră că cadrul juridic al inițiativelor tehnologice comune ar trebui să țină seama nu doar de efectivele de per-sonal aferente acestora, ci și de resursele bugetare considera-bile alocate acestor inițiative. Va fi necesară luarea în conside-rare a acestor aspecte înainte de modificarea oricărei cerințe de control.

Noul regulament financiar introduce la articolul 209 posibili-tatea ca inițiativele tehnologice comune să dispună de norme mai flexibile și mai adaptate nevoilor lor, adoptate în confor-mitate cu Regulamentul financiar-tip pentru organismele de parteneriat public-privat, care stabilește principiile necesare pentru asigurarea bunei gestiuni financiare în baza articolului 60 din Regulamentul financiar privind gestiunea indirectă.

Comisia este de acord cu necesitatea de a revizui compe- tențele directorului executiv și ale consiliului de administrație în noile acte constitutive ale inițiativelor tehnologice comune din cadrul programului Orizont 2020.

104.Evaluarea intermediară a MFPR a demonstrat valoarea adău-gată a acestui mecanism. Este important de subliniat faptul că adiționalitatea sprij inului public este un concept com-plex și multidimensional care înglobează, pe lângă simpla adiționalitate a proiectului (dacă proiectul ar fi putut fi realizat sau nu în absența sprijinului public), și amploarea, domeniul de aplicare, accelerarea, partenerii, rezultatele etc.

Recomandarea 7Comisia este de acord cu această recomandare și va ț ine seama de aceasta în elaborarea instrumentelor financiare ulte-rioare și în evaluarea finală a MFPR.

Curtea de Conturi Europeană

Raportul special nr. 2/2013A asigurat Comisia punerea eficientă în aplicare a celui de Al șaptelea program-cadru pentru cercetare?

Luxemburg: Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene

2013 — 77 p. — 21 × 29,7 cm

ISBN 978-92-9241-195-4

doi:10.2865/76218

CUM VĂ PUTEȚI PROCURA PUBLICAȚIILE UNIUNII EUROPENE?

Publicații gratuite:

• prinEUBookshop(http://bookshop.europa.eu);

• lareprezentanțelesaudelegațiileUniuniiEuropene. Puteți obține datele de contact ale acestora vizitând http://ec.europa.eu sau trimițând un fax la +352 2929-42758.

Publicații contra cost:

• prinEUBookshop(http://bookshop.europa.eu).

Abonamente contra cost (de exemplu, la Jurnalul Oficial al Uniunii Europene sau la repertoriile jurisprudenței Curții de Justiție a Uniunii Europene):

• contactânddirectunuldintreagențiidevânzăriaiOficiuluipentruPublicațiialUniuniiEuropene(http://publications.europa.eu/others/agents/index_ro.htm).

QJ-A

B-13

-002-R

O-C

CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ

AL ȘAPTELEA PROGRAM-CADRU PENTRU AC TIVITĂȚI DE CERCETARE, DE DEZ -

VOLTARE TEHNOLOGICĂ ȘI DEMONSTRATIVE ESTE UNUL DINTRE PRINCIPALELE

INSTRUMENTE PRIN CARE UNIUNEA EUROPEANĂ FINANȚEAZĂ ACTIVITĂȚILE DE

CERCETARE. ÎN CADRUL ACESTUI RAPORT ESTE EXAMINAT MODUL ÎN CARE COMI-

SIA GESTIONEAZĂ PROGRAMUL. POTRIVIT CONCLUZIEI CURȚII, COMISIA A LUAT

MĂSURI PENTRU A SIMPLIFICA ȘI A ÎMBUNĂTĂȚI GESTIONAREA PROGRAMULUI,

DAR ASIGURAREA UNEI PUNERI ÎN APLICARE EFICIENTE REPREZINTĂ ÎN CONTI-

NUARE O PROVOCARE ÎN MAI MULTE DOMENII. RAPORTUL CONȚINE O SERIE DE

RECOMANDĂRI, DESTINATE SĂ AJUTE COMISIA SĂ ÎMBUNĂTĂȚEASCĂ GESTIONA-

REA ACTUALULUI PROGRAM-CADRU ȘI A CELOR VIITOARE.

Documents

CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ 2013 - europarl.europa.eu · CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ 2013 RO ... SEC: Spațiul european de cercetare este compus din toate activitățile, programele