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CONTENTS
INTRODUÇÃO ����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 3
COMEÇANDO COM UMA BOA GESTÃO DE CUSTOS ����������������������������������������� 4
FERRAMENTAS E RECURSOS QUE AJUDAM NA REDUÇÃO DE CUSTOS ����� 8
6 BOAS PRÁTICAS PARA REDUZIR OS CUSTOS E CONTROLÁ-LOS ������������ 13
CONCLUSÃO ����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 18
SOBRE A FOCCO ERP �������������������������������������������������������������������������������������������� 19
3 INTRODUÇÃO
Introdução
Com certeza, toda empresa que deseja se manter competitiva no mercado atual precisa estar atenta aos custos que podem ser reduzidos. E, quando falamos em cortes, não nos referimos a demissões, mas sim a uma redução de custos que tenha como base um bom planejamento, aliado a uma boa gestão financeira e uso das ferramentas certas para identificar e eliminar erros e desperdícios.
Por mais que uma crise de mercado não atinja parte das indústrias, sobretudo, as que se preparam para lidar com diversos cenários adversos, é comum haver dificuldade quando elas desejam expandir as operações e adquirir investimentos e recursos para desenvolverem suas estruturas e inovar.
Daí a importância de otimizar os investimentos e encontrar maneiras de reduzir gastos na empresa, identificando onde é possível fazê-lo, e claro, sem que isso gere impactos negativos para a estrutura. Para saber como reduzir custos de maneira efetiva, acompanhe nosso guia completo e fique de olho nas dicas que separamos neste material. Boa leitura!
4 COMEÇANDO COM UMA BOA GESTÃO DE CUSTOS
Começando com uma boa gestão de custos
Uma gestão de custos eficiente e aplicada corretamente em uma empresa é um grande diferencial para a competitividade que ela terá no mercado, cada vez mais acirrado e repleto de concorrentes à altura.
Para começar, é preciso saber que esse planejamento deve partir da organização de ideias e métodos que tenham como base o banco de dados e as informações sobre todos os processos da empresa.
Nesse sentido, é preciso obter e reunir dados referentes ao histórico da organização, juntamente com todas as estratégias que foram aplicadas em cada situação.
Com todas essas informações em mãos, é preciso investigar os processos, identificando todos os gastos desnecessários e aqueles que podem ser reduzidos sem atrapalhar a produtividade da empresa. Desse modo, mesmo com um menor investimento nesses processos, a organização deve manter a produtividade constante e, em alguns casos, até aumentá-la, assim como os lucros e a receita da empresa.
5 COMEÇANDO COM UMA BOA GESTÃO DE CUSTOS
A gestão de custos deve ser conduzida por meio de metas e objetivos a serem atingidos. Eles são representados pelos KPIs (Indicadores-chave de Performance), junto com as estratégias utilizadas para o alcance das metas, que serão definidas pelo planejamento eficiente a ser desenvolvido pela organização.
Como pode ser observado, a gestão de custos atua de forma cirúrgica no fluxo financeiro da empresa, pois, de uma forma ou de outra, ela passa a gastar menos e ter uma receita maior, para que, assim, consiga se estabelecer no mercado e investir seus recursos de maneira inteligente.
Para complementar a ideia de que a gestão de custos pode ser bastante eficiente no planejamento da empresa, vamos pontuar a seguir quais são os principais benefícios que ela pode gerar:
6 COMEÇANDO COM UMA BOA GESTÃO DE CUSTOS
TOMADA DE DECISÃO CORRETA
Ao mapear todos os processos internos da empresa, será possível conhecer todos os gastos e custos, assim como traçar tendências. Assim, se poderá cortar, reduzir ou até mesmo realocá-los, com o intuito de reduzir os custos totais, porém, mantendo a qualidade dos serviços e produtos, gerando o consequente aumento da receita.
CONHECIMENTO DA SITUAÇÃO ATUAL DA EMPRESA
Uma gestão empresarial eficiente utiliza planilhas e softwares de gestão, que conseguem conectar as diversas áreas que integram a organização, permitindo elaborar relatórios mais precisos, que mostrarão qual é a real situação da empresa. Nesse ponto, o auxílio de um sistema unificado e integrado permitirá alimentar os diferentes setores com maior precisão.
Assim, as tarefas passam a ser cumpridas de forma mais rápida e econômica. Esse controle de perto em relação a todas as áreas da empresa é essencial, pois, com ele, você conhecerá de forma detalhada todos os custos demandados a cada etapa do processo.
7 COMEÇANDO COM UMA BOA GESTÃO DE CUSTOS
DEFINIÇÃO DE PREÇO
Com a eficiente gestão de custos aplicada à sua indústria, você conseguirá definir com maior exatidão os preços dos produtos e dos serviços que são comercializados, para conseguir dar continuidade aos processos, buscando o crescimento da organização.
Tendo controle sobre os custos em geral, como matéria-prima, mão de obra, entre outros que estejam ligados diretamente ao processo de fabricação ou fornecimento, o preço final estipulado será o mais preciso possível, o que só é viável quando se tem um conhecimento detalhado sobre todos os processos.
8 FERRAMENTAS E RECURSOS QUE AJUDAM NA REDUÇÃO DE CUSTOS
Ferramentas e recursos que ajudam na redução de custos
A cada dia que passa, novas tecnologias e recursos surgem no mercado e, com isso, diversas oportunidades aparecem — claro, desde que você opte por usar as ferramentas mais adequadas à realidade da sua empresa. A intenção de usar esses recursos é fazer com que os reais problemas enfrentados no dia a dia da organização sejam resolvidos, o mais rápido e da melhor forma possível.
Além de demandarem um baixo investimento, sendo acessíveis para empresas de todos os portes e orçamentos, muitas dessas soluções contam com a facilidade do armazenamento de informações na nuvem, por exemplo. Assim, é possível acessá-las de qualquer lugar.
Um ponto ainda mais benéfico é sua praticidade e facilidade de utilização, afinal, com a informatização e modernização, treinamentos online estão cada vez mais acessíveis e as próprias ferramentas acabam sendo mais intuitivas e práticas. Isso sem falar no suporte oferecido pelas empresas que fornecem essas soluções, acompanhando o processo de implementação.
A seguir, serão apresentadas algumas dessas ferramentas, que poderão auxiliá-lo bastante nos processos de redução de custos na sua empresa.
9 FERRAMENTAS E RECURSOS QUE AJUDAM NA REDUÇÃO DE CUSTOS
OFFICE 365
Em especial, o Office 365 pode ser bastante útil no quesito de comunicação. Com o recurso, a comunicação na sua empresa certamente será mais eficiente, tanto em relação às equipes internas quanto aos seus parceiros e clientes.
O Office também é uma ferramenta muito eficaz quando se fala em produção em nuvem, pois ele faz a integração de diversos recursos da própria Microsoft, com uma ampla plataforma de serviços. Por exemplo: e-mail, videochamada, chat, gestão e edição de documentos online, entre outros.
GOOGLE DRIVE
O Google drive é uma ferramenta excelente para armazenamento de documentos na nuvem, permitindo a sincronização e a edição de documentos de forma simultânea entre os colaboradores da empresa. Sendo assim, você ganhará agilidade nos processos.
10 FERRAMENTAS E RECURSOS QUE AJUDAM NA REDUÇÃO DE CUSTOS
ERP
O ERP — termo que significa Enterprise Resource Planning, que, em português, é o mesmo que Planejamento de Recursos da Empresa — é um software de gestão empresarial indispensável para administrar seu negócio da forma mais eficiente possível.
Isso não ocorre por acaso, uma vez que, com o ERP, você consegue fazer com que a rotina de sua empresa se torne mais organizada, acessível e rápida, pois ele automatiza tarefas burocráticas e repetitivas, eliminando erros e retrabalho, permitindo à empresa direcionar o trabalho dos profissionais para tarefas mais importantes.
Por meio dele, todos os setores ficam interconectados. No caso da área de vendas, você consegue manter uma maior organização dos seus clientes e das transações, tendo o controle sobre todas as vendas concretizadas.
11 FERRAMENTAS E RECURSOS QUE AJUDAM NA REDUÇÃO DE CUSTOS
Ao utilizar o ERP na sua indústria, inclusive, você sempre saberá a quantidade exata de cada item que tem em estoque, quais são os que têm maior demanda e quais são aqueles que você precisa comprar para manter a produção, reduzindo desperdícios com investimentos desnecessários.
Tendo em vista que os arquivos e informações ficam armazenados na nuvem, você e seus colaboradores conseguem acessá-las de qualquer ambiente, estando longe ou em seu local de trabalho. O melhor de tudo é que o acesso às informações ocorre em tempo real.
Assim, além de melhorar ainda mais suas vendas, pois seus funcionários nunca ficarão sem acesso às informações necessárias, você será capaz de identificar rapidamente onde estão ocorrendo desperdícios, trabalhando rapidamente para eliminá-los.
Em suma, todo o banco de dados referente ao desempenho e aos ganhos estará sempre atualizado, e a empresa conseguirá manter o controle das suas obrigações, como as relativas à Receita Federal, evitando multas ou juros por atrasos.
12 FERRAMENTAS E RECURSOS QUE AJUDAM NA REDUÇÃO DE CUSTOS
POWER BI
O Power BI é uma ferramenta em que podem ser gerados gráficos ou painéis ricos em informações para um melhor acompanhamento gerencial. Com o Power BI, é possível, por exemplo, extrair os KPIs da empresa, tendo acesso a uma análise sobre o que pode ser melhorado. Assim, com os painéis gerenciais, custos e gastos poderão ser cortados e reduzidos, sem que a qualidade seja afetada.
Utilizando funções simples, o Power BI permite que o usuário importe dados de diversos tipos de fontes, portanto, você conseguirá aproveitar todos seus antigos relatórios para estabelecer comparações e análises detalhadas de onde pode e onde não pode haver redução de custos.
O Power BI pode trabalhar junto com o ERP, gerando ainda mais benefícios para sua indústria, pois, integrando a quantidade de informações do ERP às funcionalidades do BI, ele pode gerar análises mais aprofundadas, tornando o processo decisório muito mais seguro.
13 6 BOAS PRÁTICAS PARA REDUZIR OS CUSTOS E CONTROLÁ-LOS
6 boas práticas para reduzir os custos e controlá-los
Certamente, adotar boas práticas em sua empresa fará com que a redução de custos seja algo natural para a organização e, além de reduzi-los, você conseguirá controlá-los.
Pensando nisso, listamos algumas dicas de boas práticas que podem ser bastantes úteis na melhoria de processos internos e na redução de custos, eliminando-os sem perder o padrão de qualidade e assegurando o aumento dos lucros. Confira!
1� PRATICAR UM PREÇO JUSTO
O mercado exige de todas as empresas produtos, serviços e soluções de qualidade, que contenham bons materiais, e claro, preços extremamente competitivos. Um dos grandes obstáculos nesse sentido é a gestão de forma eficiente para equilibrar o custo final da solução e o custo de produção, em paralelo com a manutenção do crescimento do seu negócio.
Uma boa gestão faz com que o conhecimento dos custos e das finanças da empresa seja mais preciso, fazendo com que a tomada de decisão seja sempre a mais benéfica possível para o processo que envolve mudanças na administração, demissões, admissões, enfrentamento junto à concorrência, cortes, redução de gastos e até mesmo investimentos.
14 6 BOAS PRÁTICAS PARA REDUZIR OS CUSTOS E CONTROLÁ-LOS
2� TER CONHECIMENTO DO MERCADO DE ATUAÇÃO
É necessário também que você conheça amplamente o mercado em que atua, além de conhecer bem sua empresa e todo o ambiente em está você está inserido.
Assim, você terá em mente quais são as forças e fraquezas que a sua indústria tem diante do setor em que atua, o que poderá fazer bastante diferença na hora de saber qual solução será oferecida para seus clientes — do contrário, você pode estar oferecendo um carro para quem precisa apenas de uma bicicleta.
15 6 BOAS PRÁTICAS PARA REDUZIR OS CUSTOS E CONTROLÁ-LOS
3� EVITAR DESPERDÍCIOS
Os desperdícios podem ser visíveis ou ocultos. Aqueles que são visíveis podem ser facilmente mensurados, enquanto os ocultos podem ser detalhes difíceis de se medir e identificar, mas que, ainda assim, afetam diretamente os valores no custo de produção de algum item.
Procedimentos não necessários, retrabalho, defeitos em equipamentos, mal treinamento para a utilização de equipamentos, falta de manutenção preventiva, entre outros podem atrapalhar a fluidez dos processos da empresa e, dessa forma, gastos que não estavam previstos dentro do orçamento da empresa acabam aparecendo. Se esses problemas forem constantes, os custos serão sempre altos.
Uma produção em massa que demande dispor de estoques gigantescos pode mostrar que os setores de sua empresa não estão alinhados, por exemplo, quando a previsão de vendas é equivocada, gerando prejuízos em razão de um volume muito menor de produtos vendidos. Para eliminar esses desperdícios, é preciso conhecer bem todas as etapas dos processos internos de sua empresa e também da área de comercial, para que andem sempre em harmonia.
16 6 BOAS PRÁTICAS PARA REDUZIR OS CUSTOS E CONTROLÁ-LOS
4� TRAÇAR METAS
Para que haja foco, é preciso haver metas. Assim, dificilmente, sua atenção será desviada e não haverá espaços para desperdícios. Com metas traçadas e planejadas, serão maiores as possibilidades de ter os custos reduzidos.
5� PROJETAR MUDANÇAS E INOVAÇÕES
Processos que entram no automático e são constantes acabam gerando custos adicionais sem que ao menos você perceba. Por isso, é muito importante investir em inovação e mudanças dentro da empresa, buscando sempre otimizar os gastos e os custos atuais.
Como destacamos, o mercado nos dias de hoje está muito mais competitivo e as empresas estão investindo em processos que produzem mais e que geram custos menores, logo, você não pode ficar para trás.
17 6 BOAS PRÁTICAS PARA REDUZIR OS CUSTOS E CONTROLÁ-LOS
6� ADOTAR O JUST IN TIME
O Just in Time é uma metodologia de administração da produção de uma empresa, que coloca em pauta que nada deve ser produzido, fretado ou comprado antes do momento certo, ou seja, ele é um valioso aliado na redução de custos dentro de sua empresa.
18 CONCLUSÃO
Conclusão
Reduzir custos em uma indústria não é uma tarefa simples, mas também não é algo tão complexo. Como você viu ao longo deste e-book, ter um bom planejamento e uma gestão de custos eficiente pode garantir que isso ocorra de forma natural.
Sobretudo, é muito importante sempre estar atento e trabalhar com as novas tendências de mercado e ferramentas disponíveis, como é o caso do ERP, que permite manter o controle eficiente sobre as diversas variáveis abordadas neste e-book. Assim, você conseguirá atingir seus objetivos da melhor forma possível, e sem quebrar muito a cabeça.
Encontrar soluções efetivas para reduzir custos pode ser uma atitude infinitamente valiosa para sua empresa, pois isso permite o acesso a informações extremamente importantes e valiosas, que possibilitam redução e realocação de gastos de forma mais precisa, também permitindo tomadas de decisões mais rápidas, eficazes e certas nos momentos mais adequados.
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SOBRE SUA EMPRESA
A Focco é uma empresa que há 27 anos oferece as melhores práticas de gestão ao mercado. Com experiência e profissionais que entendem os segmentos em que atuam, conhecemos bem o negócio dos nossos clientes e, junto com ferramentas de ponta, oferecemos um serviço decisivo para o crescimento da sua empresa!
