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INGENIERIA DE SISTEMAS
ABRIL 2013
Piura – Perú
FACULTAD DE INGENIERÍA
INFORME DE PRÁCTICA PRE – PROFESIONAL I
D & H Representaciones Generales
ÁREA DE SISTEMA COMERCIAL
PROYECTO ACADÉMICO:
Creación de un planeamiento estratégico para la empresa D & H
Representaciones Generales
Practicante:
Reyes Saavedra Roggers Eduardo
Docente:
Elmer Chunga Zapata
Supervisor:
Chunga Zapata Elmer
Jefe inmediato:
David Sandoval
DEDICATORIA
Quiero dedicarle este trabajo a Dios que me ha dado la vida y fortaleza para terminar
este proyecto de investigación, A mis Padres por estar ahí cuando más los necesité; en
especial a mi madre por su ayuda y constante cooperación.
PRESENTACION
En el presente informe se da a conocer como está siendo procesada la información de la
empresa, para poder realizar un análisis que nos ayudara a desarrollar un planeamiento
estratégico para la mejora de la empresa D & H Representaciones Generales.
AGRADECIMIENTO
Deseo expresar mi eterno agradecimiento a:
A mi padre y madre por su apoyo y ayuda incondicional, por sus valiosas ideas y
recomendaciones cuya motivación y estímulo constante hicieron posible la realización de
este proyecto de investigación.
A mi esposa y mi hija que son el motivo del día a día a no rendirme a pesar de las
adversidades siempre con una sonrisa me dan un empujón para esta selva de cemento.
Le agradezco de manera muy especial el tiempo que me dedicaron.
RESUMEN
En este proyecto se ha ejecutado la implementación de un Planeamiento Estratégico, a
través de diferentes técnicas la cual a través de los pasos que nos proporciona, hemos
desarrollado esta metodología la cual ha sido base para el desarrollo.
Podremos observar a través de la información como se podrá ejecutar el planeamiento
estratégico de manera simple y ayudara a la empresa en su crecimiento.
INDICE
INTRODUCCION 9
CAPITULO I: GENERALIDADES 10
Descripción del Sector. 10
Descripción General de la Empresa. 10
Analizar y valorar la cartera de negocio 11
Visión y misión 13
Organización de la Empresa. 13
Perfil del profesional, descripción del puesto de trabajo. 14
CAPITULO II: PROYECTO 15
Título. 16
Realidad Problemática 16
Definición del problema 16
Antecedentes 16
Marco Teórico 16
Objetivos 20
Objetivos Corporativos 20
Desarrollo 21
Nuevas áreas de negocio (Estrategias de crecimiento) 21
Estrategias nivel de plan de negocio 22
Análisis del entorno externo 23
Análisis del entorno general especifico 24
Análisis del entorno 24
Rivalidad entre competidores 25
Competidores potenciales 25
Productos sustitutos 25
Poder de negociación de proveedores y clientes 26
Análisis del entorno interno 27
Principales conclusiones 29
Plan estratégico 30
Descripción de la propuesta 30
Presupuesto 38
Implementación 38
Capacitación 38
Evaluación del mercado 39
Publicidad 40
Expansión 41
Comunicación interna 42
Organización 43
Normas y procedimientos 44
Relaciones públicas 45
Retroalimentación y control 46
Plan Operativo 49
Planificación Estratégica 50
Beneficio para desarrollar un plan estratégico 55
Misión 55
Visión 55
Valores Morales 55
Conclusiones 56
Recomendaciones 57
INDICE DE TABLAS
Tabla 1 31
Tabla 2 32
Tabla 3 33
Tabla 4 34
Tabla 5 35
Tabla 6 36
Tabla 7 37
Ficha 1 39
Ficha 2 40
Ficha 3 41
Ficha 4 42
Ficha 5 43
Ficha 6 44
Ficha 7 45
Ficha 8 46
Esquema 1 47
Matriz 1 48
Plan de acción: Comercial 51
Plan de acción: RR.HH 52
Plan de acción: APROVISIONAMIENTO 53
Plan de acción: FINACIERO 54
INTRODUCCIÓN
En este capítulo se presenta el proceso que se llevó a cabo para realizar este estudio. El
mismo incluye las características de la población y selección de la muestra, la descripción
del instrumento, la validación del instrumento, el procedimiento, el análisis estadístico y la
importancia del estudio.
Este estudio es de carácter descriptivo y tiene como propósito determinar el nivel de
conocimiento que tiene la empresa D & H Representaciones Generales en su campo de
negocio que lleva realizando durante más de 3 años.
CAPITULO I:
GENERALIDADES
Descripción del Sector.
D & H Representaciones Generales, es una empresa fundada en 2009, con la
meta de desarrollar una línea de compra, venta y reparto de bebidas gaseosas y
energéticas, los cuales muy bien apreciados en los mercados del mundo.
Así mismo, tenemos un amplio portafolio de productos. Actualmente contamos con
más de 10000 productos en stock para atender las necesidades de nuestros
clientes. Dentro de nuestra gama de bebidas ofrecemos gaseosas, bebidas
energéticas, agua mineral, cerveza, jugos de néctar, de la misma forma,
ofrecemos gran variedad de productos que ayuda en la propaganda de las bebidas
que damos como regalo a los clientes.
Descripción General de la Empresa.
D & H REPRESENTACIONES GENERALES S.A tiene presencia exitosa en diversas
comunidades de Piura con unidades de negocio versátil, autónomo en sugestión como lo
son: Sechura, El bajo Piura, Sullana, Paita, etc.
El mercado de bebidas en Piura representara un crecimiento acelerado en los próximos
diez años debido a que se están consolidando economías de mercado libre en entornos
políticos democráticos cada vez más estables y con ingresos per capital en crecimiento,
debido a lo cual ha podido aumentar sus unidades estratégicas de negocio.
Analizar y valorar la cartera de negocio
El grupo posee actualmente 7 marcas registradas que se encuentran distribuidas en
distintas comunidades de Piura donde tienen presencia a través de plantas productoras o
centros de distribución únicamente. A continuación se presentan los nombres de las siete
marcas registradas de la organización, donde se vende y una breve descripción:
• Big Cola (Es un refresco de cola).
• Kola Real (Refrescos de sabores y cola).
• Sporade (Bebida re hidratante sabor mandarina.
• First (sabor manzana y toronja)
• Oro (Refresco de cola.)
• Cielo (Agua embotellada.)
Visión y misión
En este momento la empresa no cuenta con una visión que plasme todo lo
que tiene la empresa y lo que quiere menos con una misión lo que dificulta
a la empresa las metas que se desean cumplir
Organización de la Empresa.
Descripción del Área donde realiza sus prácticas.
El área de sistema comercial donde se están realizando las prácticas, se
realiza un conteo del stock de unidades que hay dentro del almacén de la
empresa y además del costo que hay dentro.
Gerente
RR.HH Sistema Comercial Pagos y Pedidos
Ruteros Preventas
Funciones del Ingeniero
Las Funciones que se realiza en el área antes mencionada son:
Monitorear la entrada y salida de los vehículos.
Reportar todos los incidentes que suceden durante la carga y descarga
de los productos.
Pasar lo reportado al Excel.
Darles mantenimiento a los equipos.
Manejar el sistema de conteo de los productos.
Perfil del profesional, descripción del puesto de trabajo.
Se requiere personas con responsabilidad, que tengan buenos valores
morales, que tengan ánimos de superación, y puedan trabajar bajo presión
y con muchas responsabilidades.
CAPITULO II:
PROYECTO
Título.
Creación de un plan estratégico en la empresa D & H Representaciones
Generales
Realidad Problemática
La empresa D & H Representaciones Generales, que brinda servicios de reparto
de bebidas a las bodegas, tiene como fin la venta de bebidas.
Esta empresa tiene más 3 de años de ser fundada, como empresa joven me he
dado cuenta que los procesos y todo las acciones que tendrían que llevar un
proceso más seguro no se cumplen, por esa mi preocupación y he querido crear
un plan estratégico para que la empresa tenga metas y objetivos haciendo así
que la empresa entre en un mejor orden y también tenga todo lo básico de las
empresas ya creadas para que pueda competir con empresas de mayor
experiencia.
Definición del problema.
El problema que se tiene en la empresa es que no se cuenta con un proceso
definido y bien estructurado de los procesos además no cuentan con misión y
visión y sus objetivos de la empresa y mucho menos un incentivo de los
trabajadores hacia la empresa porque la empresa no cuenta con objetivos claros
y no inculta a sus trabajadores a hacerlo.
Antecedentes.
Por ser una empresa con pocos años de creación, no cuenta con ningún
antecedente relacionada a este problema.
Marco Teórico.
Plan estratégico.
El plan estratégico es un documento en el que los responsables de
una organización (empresarial, institucional, no gubernamental, deportiva,...)
reflejan cual será la estrategia a seguir por su compañía en el medio plazo. Por
ello, un plan estratégico se establece generalmente con una vigencia que oscila
entre 1 y 5 años (por lo general, 3 años).
Aunque en muchos contextos se suelen utilizar indistintamente los conceptos
de plan director y plan estratégico, la definición estricta de plan estratégico indica
que éste debe marcar las directrices y el comportamiento para que una
organización alcance las aspiraciones que ha plasmado en su plan director.
Por tanto, y en contraposición al plan director, un plan
estratégico es cuantitativo, manifiesto y temporal. Es cuantitativo porque indica los
objetivos numéricos de la compañía. Es manifiesto porque especifica
unas políticas y unas líneas de actuación para conseguir esos objetivos.
Finalmente, es temporal porque establece unos intervalos de tiempo, concretos y
explícitos, que deben ser cumplidos por la organización para que la puesta en
práctica del plan sea exitosa.
En el caso concreto de una empresa comercial, el plan estratégico debe definir al
menos tres puntos principales:
Objetivos numéricos y temporales, no son válidos los objetivos del tipo
"Maximizar las ventas de este año", ya que no especifican una cifra y
una fecha. Lo correcto sería, por ejemplo, un objetivo del tipo: "Conseguir que
las ventas asciendan a 100.000 € antes de diciembre del presente ejercicio".
Políticas y conductas internas, son variables sobre las que la empresa puede
influir directamente para favorecer la consecución de sus objetivos. Por
ejemplo: "Establecer una política de tesorería que implique
una liquidez mínima del 15% sobre el activo fijo".
Relación de acciones finalistas, son hechos concretos, dependientes de la
empresa, y que están encaminados a solucionar una casuística específica de
la misma. Por ejemplo: "Iniciar una campaña de publicidad en diversos
medios: TV, radio, prensa, para apoyar la promoción de un nuevo producto".
Suele ser común, en el ámbito de los negocios, complementar un plan estratégico
empresarial con uno o varios planes operativos. También en el ámbito de la
administración de empresas es posible referirse a la "consistencia estratégica.
Etapas del plan estratégico
Un plan estratégico se compone en general de varias etapas:
Etapa 1: Análisis de la situación.
Permite conocer la realidad en la cual opera la organización.
Etapa 2: Diagnóstico de la situación.
Permite conocer las condiciones actuales en las que desempeña la organización,
para ello es necesario entender la actual situación (tanto dentro como fuera de la
empresa).
Etapa 3: Declaración de objetivos estratégicos.
Los Objetivos estratégicos son los puntos futuros debidamente cuantificables,
medibles y reales; puestos que luego han de ser medidos.
Etapa 4: Estrategias corporativas.
Las estrategias corporativas responden a la necesidad de las empresas e
instituciones para responder a las necesidades del mercado (interno y externo),
para poder "jugar" adecuadamente, mediante "fichas" y "jugadas" correctas, en los
tiempos y condiciones correctas.
Etapa 5: Planes de actuación.
La pauta o plan que integra los objetivos, las políticas y la secuencia de acciones
principales de una organización en todo coherente.
Etapa 6: Seguimiento.
El Seguimiento permite "controlar" la evolución de la aplicación de las estrategias
corporativas en las Empresas u organizaciones; es decir, el seguimiento permite
conocer la manera en que se viene aplicando y desarrollando las estrategias y
actuaciones de la empresa; para evitar sorpresas finales, que puedan difícilmente
ser resarcidas.
Etapa 7: Evaluación.
La evaluación es el proceso que permite medir los resultados, y ver como estos
van cumpliendo los objetivos planteados. La evaluación permite hacer un "corte"
en un cierto tiempo y comparar el objetivo planteado con la realidad. Existe para
ello una amplia variedad de herramientas. Y es posible confundirlo con otro
término. El plan estratégico es un documento en el que los responsables de una
organización (empresarial, institucional, no gubernamental, deportiva,...) reflejan
cual será la estrategia a seguir por su compañía en el medio plazo. Por ello, un
plan estratégico se establece generalmente con una vigencia que oscila entre 1 y 5
años (por lo general, 3 años).
Aunque en muchos contextos se suelen utilizar indistintamente los conceptos de
plan director y plan estratégico, la definición estricta de plan estratégico indica que
éste debe marcar las directrices y el comportamiento para que una organización
alcance las aspiraciones que ha plasmado en su plan director.
Por tanto, y en contraposición al plan director, un plan estratégico es cuantitativo,
manifiesto y temporal. Es cuantitativo porque indica los objetivos numéricos de la
compañía. Es manifiesto porque especifica unas políticas y unas líneas de
actuación para conseguir esos objetivos. Finalmente, es temporal porque
establece unos intervalos de tiempo, concretos y explícitos, que deben ser
cumplidos por la organización para que la puesta en práctica del plan sea exitosa.
En el caso concreto de una empresa comercial, el plan estratégico debe definir al
menos tres puntos principales:
Objetivos numéricos y temporales, no son válidos los objetivos del tipo "Maximizar
las ventas de este año", ya que no especifican una cifra y una fecha. Lo correcto
sería, por ejemplo, un objetivo del tipo: "Conseguir que las ventas asciendan a
100.000 nuevos soles antes de diciembre del presente ejercicio".
Políticas y conductas internas, son variables sobre las que la empresa puede influir
directamente para favorecer la consecución de sus objetivos. Por ejemplo:
"Establecer una política de tesorería que implique una liquidez mínima del 15%
sobre el activo fijo".
Relación de acciones finalistas, son hechos concretos, dependientes de la
empresa, y que están encaminados a solucionar una casuística específica de la
misma. Por ejemplo: "Iniciar una campaña de publicidad en diversos medios: TV,
radio, prensa, para apoyar la promoción de un nuevo producto".
Suele ser común, en el ámbito de los negocios, complementar un plan estratégico
empresarial con uno o varios planes operativos. También en el ámbito de la
administración de empresas es posible referirse a la "consistencia estratégica".
Objetivos
Objetivos Corporativos
Como se observa en la misión de la empresa, su objetivo es aumentar al
máximo en la preferencia del consumidor. Para lograr esto, D & H
REPRESENTACIONES GENERALES S.A y sus subsidiarias ejecutan una
estrategia comercial dirigida hacia importantes objetivos:
• Aumentar el volumen de ventas.
• Extender la cuota de mercado local.
• Aumentar al máximo los flujos de dinero a largo plazo.
• Desarrollar y generar el crecimiento de la empresa y por ende la
estabilidad económica de sus empleados
• Considerar al cliente como si fuese un departamento de la misma
empresa
La corporación D & H REPRESENTACIONES GENERALES S.A no tiene
objetivos definidos hacia dimensiones y ámbitos de desempeño específico
o no los menciona, más bien son un tanto globales.
Desarrollo
Análisis con la matriz D & H REPRESENTACIONES GENERALES S.A
Big Cola producto " Estrella " debido a que ha logrado sobresalir en el mercado
Piurano por varias razones y una de ella es porque el producto ha colocado
su precio muy por debajo de la competencia y tiene un mercado creciente.
Kola Real, el producto tiene un alta participación en el mercado pues es el más
conocido desde sus orígenes, su mercado no tiene un crecimiento rápido, pero
genera márgenes de utilidades altos.
Sporade, debido a que su participación es baja en el mercado, falta más difusión y
promoción del producto, su mercado es de crecimiento lento, tiene bajo consumo
por el público y genera pocas utilidades.
Free te, su participación aunque es poco conocido por aquí es uno de los
productos en Piura que deja márgenes de utilidades altos.
Oro, producto de un alta participación en el mercado, servido para crear y
desarrollar otros producto como inclusive dela competencia como Isac Kola, entre
otros, sus márgenes de utilidades son altos.
Cielo, su participación en el mercado es alta debido que es un producto de
consumo masivo en todas las clases sociales, su mercados está en crecimiento a
nivel local y nacional y el producto da buenos márgenes de utilidad debido al bajo
costo de sus insumos y materia primas.
Nuevas áreas de negocio (Estrategias de crecimiento)
Actualmente el grupo ha crecido considerablemente, a nivel local
Siguiendo la tendencia globalizadora de la economía, la actividad empresarial de D & H
REPRESENTACIONES GENERALES S.A está rompiendo barreras culturales de la
región y se ha lanzado a la conquista del mercado local faltante (La Unión, Talara, Etc)
D & H REPRESENTACIONES GENERALES S.A Introduce Nueva Línea De Jugos:
PULP busca mejorar consumo de jugos y néctares en el país entre 15 a 20%. Su
presentación es práctica, moderna y contiene 150ml, 300 ml y 1Lt, que es la más grande
del mercado en su categoría.
Estrategias nivel de plan de negocio
Análisis FODA
Fortalezas
1. Precios competitivos. Situación que se ha logrado principalmente por no incurrir en
los altos costos que significa el pago de un Royalty a la propietaria de una marca.
2. El sistema de distribución en alianza a pequeños comercializadores regionales y el
uso de envases desechables le permite a las bebidas de Industrias D & H
REPRESENTACIONES GENERALES S.A estar en puntos en los que sus principales
competidores no están.
3. La estructura de costos de la empresa le permite tener márgenes por arriba del
promedio de la industria a pesar de vender sus productos a precios por debajo del
promedio.
Oportunidades
1. Aceptación de las presentaciones de mayor rendimiento para el consumidor y
menores costos de producción y distribución.
2. El clima de Piura que es caluroso y hace que el público consuma más bebidas
rehidratantes y refrescantes.
3. La aceptación que ha tenido Kola Real en mercados como los de La Unión, Sechura,
Bajo Piura, son indicios del éxito que la empresa tendría en emprendimientos a través
de exportación del producto o la instalación de plantas. Las oportunidades de crecimiento
colocarían a Industrias D & H REPRESENTACIONES GENERALES S.A como un serio
competidor para las grandes empresas de reparto de bebidas gaseosas en Piura.
4. Elevación de márgenes tras el sinceramiento de precios de las gaseosas.
5. La empresa podría incrementar el valor agregado de su producto con nuevas
presentaciones o con otros tipos de bebidas que no se reparten actualmente.
Debilidades
1. El nivel de preferencia del consumidor por Kola Real es menor a su participación de
mercado, siendo este su principal problema en cuanto apercepción de la marca dentro de
su público objetivo.
2. Estrecha correlación de la marca con nivel de ingreso familiar, lo cual le dificultaría
sus intenciones de expansión hacia los mercados.
3. Actualmente cuenta con cierta estacionalidad en sus ingresos, situación que se
espera se vea reducida una vez que alcance su madurez dentro del mercado Piurano que
cuenta con picos de ventas en los meses más calurosos.
Amenazas
1. La elevada competencia al interior de la industria y el bajo valor agregado de los
productos hacen que los márgenes de utilidad de las empresas del sector sean muy
reducidos. La principal amenaza para la empresa es que continúe la guerra de precios.
2. Ingreso de nuevas bebidas gaseosas económicas al mercado peruano. Dado el éxito
que ha tenido la marca Kola Real, se ha dado una imitación de su estrategia. Existen a lo
largo del país diversos embotelladores regionales que están empezando a embotellar
bebidas gaseosas bajo su propia marca y distribuyéndola en mercados minoristas.
3. Aumento de la informalidad en el mercado de fabricación de bebidas gaseosas. Ante
la gran aceptación que tuvo Kola Real existen empresas informales de fabricación de
bebidas gaseosas que pretenden emular su éxito presentándose como una amenaza
latente dentro del mercado.
4. Incremento en los costos de producción y comercialización por aranceles a
la importación de insumos o la imposición de gravámenes al producto.
ANALISIS DEL ENTORNO EXTERNO
ANALISIS DEL ENTORNO GENERAL
Sistema económico: crisis económica poco capital (Amenaza)
Sistema cultural: existencia del hábito de consumo de los productos o
servicios (Oportunidad.)
Sociedad abierta a lo nuevo (Oportunidad)
Sociedad consumista (Oportunidad)
Sistema tecnológico: difícil acceso a tecnología (maquinarias inexistente en
el país (Amenaza)
Impuestos demasiado elevados (Amenaza)
No cuenta con una área de marketing (Debilidad)
Falta de liquidez para la compra de maquinaria (Debilidad)
ANALISIS DEL ENTORNO ESPECÍFICO
1. Rivalidad entre competidores
a) Número de competidores: elevado número de competidores (Amenaza)
b) Ritmo de crecimiento de la industria: moderado (Oportunidad)
c) Barreras de movilidad: Actualmente cuenta con 2 camiones grandes y dos
pequeños. (Amenaza)
d) Estructura de costes de la empresa: elevado número de competidores con
más capital a invertir (Amenaza)
2. Competidores potenciales
a) Barreras de entrada:
Economías elevadas: elevado número de competidores existentes con
economías más elevada por el tiempo en el mercado.
Economías de alcance: Pocas empresas con economías de alcance
(debilidad)
Diferenciación del producto: Otras empresas trabajan con mejores marcas
de bebida como Pepsi, Coca-cola (debilidad)
Necesidades de capital: La empresa necesita invertir más para un mejor
desempeño (debilidad)
Costes de cambio: Nuestros productor por el viaje llegan maltratados y las
tiendas no los reciben tenemos que hacer un gasto para el cambio de los
productos. (Debilidad)
Costos de productos: Nuestros productos son más baratos que otras
empresas por ser otras marcas (Oportunidad)
b) Reacción de los competidores establecidos.
Los competidores actuales tienen la posibilidad económica de reaccionar de
manera agresiva frente a los nuevos entrantes (Amenaza)
3. Productos sustitutos
Los clientes son fieles a la calidad en este sector (no son muy sensibles en
cuanto al precio) (Oportunidad)
Los clientes se encuentran muy satisfechos con los artículos o servicios
prestados por la empresa (o se encontrarán muy satisfechos pues se les
dará lo que ellos necesitan actualmente.) (Oportunidades.)
Los clientes no tienen una marca preferida. (Amenaza)
2. Poder de negociación de proveedores y clientes
a) Cantidad de proveedores: Muchos (Amenaza)
b) Cantidad de clientes: muchos (Amenaza en cuanto a su poder, pero
oportunidad en cuanto a demanda del producto o servicio)
c) Volumen de transacciones realizadas con proveedores: Elevado
(Oportunidad)
d) Volumen de transacciones realizadas con clientes: Moderado (Oportunidad)
e) Grado de importancia de las compras realizadas a proveedores en relación
a los costes de la empresa: Relativo (Oportunidad)
f) Grado de importancia de las compras realizadas por clientes en relación a
los costes del cliente: Elevado (Oportunidad)
g) Costes de cambio de proveedor: Elevado (Amenaza)
h) Costes de cambio para el cliente: Reducido (Amenaza)
ANALISIS INTERNO DE LA EMPRESA
Análisis del recurso
a) Recursos tangibles.
Activos físicos:
Terreno propio (Fortaleza)
Pobre infraestructura (Debilidad)
Maquinarias a medio uso (Debilidad)
Escasa seguridad en el local (Debilidad)
Pobre utilización de tecnologías de información (Debilidad)
Vulnerabilidad de seguridad ante intento de robo (Debilidad)
Activos financieros:
Buen capital de arranque (Fortaleza)
Utilizo préstamo para la adquisición del préstamo (Debilidad)
Porcentaje de pérdida o ganancia a considerar. (Debilidad)
b) Recursos intangibles
Recursos intangibles humanos:
Propietario con visión y liderazgo
Personal con poca formación por ser empresa familiar (Debilidad)
Personal joven, abierto al cambio (Fortaleza)
Personal con principios y valores (Fortaleza)
Personal con poca experiencia práctica (Debilidad)
Personal de carga y abastecimiento no cuenta con un contrato, es llamado cuando hay carga (Debilidad)
Recursos intangibles no humanos:
Conocimiento tecnológico:
Tecnologías no disponibles (Debilidad)
Sin un sistema de automatización (Debilidad)
Sin tecnología de información (Debilidad)
Solo cuenta con un sistema web para la creación de nuevos clientes y el paso a los pedidos de los impulsadores que recorren las tiendas. (Fortaleza)
Organizativos:
Sistema de planificación actualizado (Fortaleza)
Buenas relaciones con proveedores con los impulsadores y proveedores (Fortaleza)
Problemas de robos o perdida de pertenencias con los proveedores y los que hacen reparto (Debilidad)
No cuentan con un uniforme los trabajadores de reparto haciendo que se vea desorganizado y que vayan con ropa mal vista (Debilidad)
Vocabulario vulgar de los cargadores frente a los proveedores (Debilidad)
Para un mejor reconocimiento de la empresa deberían poner el nombre de la empresa en los carros de carga para una mejor visión. (Debilidad)
Principales conclusiones de lo que se ha encontrado en la empresa D & H Representaciones Generales.
• Durante los últimos años, la empresa D & H Representaciones Generales ha avanzado en el fortalecimiento de su gestión estratégica, sin embargo todavía existen tareas pendientes que deben ser abordadas.
• Una de las principales debilidades del plan actual está relacionada la amplitud de las orientaciones estratégicas y la falta de indicadores y metas corporativas en los distintos modelos de desarrollo.
• Además, es necesario realizar un alineamiento de los distintos instrumentos operativos (planes, programas, recursos, etc.) orientados a la materialización de la estrategia.
• Independiente de las definiciones estratégicas existe una gestión que por un lado facilita y por otro restringe el despliegue de las estrategias. En la medida que los nudos críticos sean identificados y superados, se “levantan algunas restricciones” para la implementación efectiva de las nuevas estrategias. En general, existe consenso respecto a las debilidades que afectan a la Empresa.
• En este sentido, no es saludable que la empresa sólo renueve sus estrategias y no aborde las falencias de su modelo de gestión.
• Sin embargo, la superación de los nudos críticos tiene algunas condicionantes. Se deben realizar con apego en la empresa y las eventuales reformas deben desarrollarse. Es este contexto, es necesario establecer qué nudos es posible desatar y con cuáles se debe “aprender a vivir”.
PLAN ESTRATÉGICO PARA LA EMPRESA D & H REPRESENTACIONES GENERALES.
Descripción de la propuesta
Nuestra sociedad se enfrenta a un mundo cambiante en el cual existen presiones en lo económico, político y social, Puede mencionarse como ejemplo el fenómeno de la globalización que modificó la forma de hacer negocios, obligando a las
Robustecimiento del Plan Estratégico
La oportunidad de formular un plan estratégico más “audaz” que establezca de manera más “nítida” las prioridades institucionales para los próximos 5 años (definición de indicadores estratégicos y metas).
Modelo de gestión en sintonía con la estrategia
La oportunidad de generar condiciones organizacionales más favorables para el cumplimiento de las prioridades institucionales a través de reformas al modelo de gestión.
empresas a desarrollar mejores métodos de comercialización para sobrevivir y obtener éxito. Dentro de este contexto, la empresa D & H Representaciones Generales, no puede quedarse al margen; necesita de un plan estratégico que le permita contar con estrategias para alcanzar sus objetivos y ser una empresa competitiva.
La planeación estratégica propuesta a la empresa, cubre un período de tres años (2013-2015), definiendo la misión y visión, determinando las políticas, programa y presupuesto que la llevarán a cumplir las metas establecidas, además de las estrategias necesarias para poder alcanzar los objetivos propuestos.
Adicionalmente se definen líneas estratégicas, para un período de tres años (2013-2015) y un plan de acción para un período de un año (2013); que servirán de guía para lograr el alcance de los objetivos y los métodos adecuados de control que servirán para poder detectar los fallos y establecer el avance en los planes de la organización.
El resultado final del proceso del plan estratégico, que se detalla a continuación, se centra en un conjunto de acciones, que promueven un futuro más prometedor para la empresa, la cual está dispuesta a aceptar y a administrar el cambio como una oportunidad para el crecimiento.
Tabla 1: Plan estratégico 2013-2015 D & H Representaciones Generales
De posición: consolidar la imagen de la distribuidora autorizada gradualmente a nivel local
Se consolida totalmente la imagen de distribuidora autorizada a nivel local del 20013 al 2015
Sostener el tiempo y cantidad de anuncios y promocionespublicitarias tendentes a lograr una mejor posición en la
mente de los consumidores.
De Stock: incrementar el nivel de Stock en almacenespecialmente en los nuevos productos que se desea
introducir al mercado para generar una verdaderacompetencia.
1) En el año 2012 de nivel de ventas es igual a 90,000 mensuales como promedio en todo en año.
2) En el año 2013, el nivel de ventas será igual a 100,000mensuales como promedio en todo en año.
3) En el año 2014, el nivel de ventas será igual a 110,000mensuales como promedio en todo en año.
4) En el año 2015, el nivel de ventas será igual a 120,000mensuales como promedio en todo en año.
Incorporación de nuevos productos de bebidas para diversificar
el stock y poder ofrecer variedad en precios y opcines.
AÑOS2013 2014 2015
ESTRATEGIASMETASOBJETIVOS
Organizacional: Redefinir los objetivos y funciones de cada área de trabajo y describirlas en manuales administrativos.
Se reorganiza la empresa en sus áreas: administrativa, ventas, durante el tercer trimestre de 2013.
Definición de puestos y atribuciones en las áreas de organización (gerencia administrativa, y ventas)
En el año 20012, la empresa cubre las provincias de: Bajo piura, sullana, paita.
2) Al año 20013 cubrirá las provincias de:Sechura y talara.
3) Al año 2014 cubrirá las provincias de: El alto, organos
4) Al año 2015 cubrirá las provincias de: Mancora, chulucanas y demas lugares.
Iniciar la cobertura del mercado en las nuevas regiones,ejecutando un proceso simultáneo de visitas y publicidad
enradio y a través de afiches.
De expansión: desarrollar carteras de ventas en otras provincias y distritos del departamento, centrando la
atención en complejos comerciales de mayor afluencia de público.
De participación: participar en eventos de promoción conotras empresas o por iniciativa propia
Se participa anualmente a un evento de promoción en cada uno de los
departamentos cubiertos.
Ofrecer planes novedosos de distribución depedidos yplazos de crédito, en los eventos publicitarios.
De ventas: incrementar el volumen de ventas a clientesantiguos y captar nuevos clientes de manera que a la vez
que se distribuye el producto vendido al crédito, secombine con visitas de cobro semanales.
Se incrementan las ventas en un 33% durante los años2013,2014,2015
Facilitar a los nuevos clientes una cantidad de bebidas enconsignación a manera de potenciar el mercado.
Tabla 2: Plan de acción de la empresa D & H Representaciones Generales
Objetivo: Redefinir los objetivos y funciones de cada área de trabajo y describirlas en manuales administrativos
Meta: Se reorganiza la empresa en sus áreas: administrativa y ventas, durante el tercer trimestre del año 2013
Estrategia: Definición de puestos y atribuciones en las áreas de organización (gerencia, administrativa y ventas)
7.- Entrega de manuales al personal correspondiente
10/09/2013 30/09/2013 Oficion de entrega y recepcion
Secretaria -
6.-Reproduccion de manuales 24/08/2013 07/09/2013 Manuales Secretaria 2000 nuevos soles
5.- Aprobacion de manuales 18/08/2013 22/08/2013 Minuta o acta Gerente General 200 nuevos soles
4.- Elaboracion de manuales 13/07/2013 15/08/2013 Informes de avance Administrador de Empresa, experto en el tema
4000.00 nuevos soles
3.- Priorizacion de manuales 12/07/2013 12/07/2013 Minuta o acta Gerente Administrativo 150.00 nuevos soles
2.- Elaboracion de diagnostico empresarial
10/07/2013 11/07/2013 Documento de diagnostico
Gerente Administrativo 250.00 nuevos soles
1.- Reunion con personal ejecutivo
07/07/2013 07/07/2013 Minuta o acta Gerente Administrativo 100.00 nuevos soles
Actividad Fecha de inicio Fecha de finalizacion Indicador de Verificacion
Responsable Costo Estimado de Ejecucion
Tabla 3: Plan de acción de la empresa D & H Representaciones Generales
Objetivo: Desarrollar carteras de ventas, centrando la atención en complejos comerciales de mayor afluencia de público.
Meta: Cubrir el territorio local durante los años 2013, 2014, 2015
Estrategia: Iniciar la cobertura del mercado en las nuevas provincias, ejecutando un proceso simultáneo de visitas y publicidad en radio y visitas
8.- Reprogramacion de visitas para los años siguientes
03/01/2014 28/02/2014 200.00 nuevos soles
7.- Evaluacion de resultados de acuerdo con las ventas
14/12/2013 23/12/2013
Calendarizacion Gerente general, gerente administrativo y ruteros
1200.00 nuevos soles
6.-Reproduccion de manuales 01/12/2013 11/12/2013
Constancias de visita y cobro
Gerente general y vendedores ruteros
-Informes
Vendedores ruteros
5.- Realizar visitas de acuerdo con la programacion establecida
21/08/2013 26/08/2013 Visitas a los clientes Vendedores ruteros 1500.00 nuevos soles
4.- Programacion de visitas de venta y cobro
18/08/2013 18/08/2013 Calendarizacion Gerente general, y vendedores ruteros
200.00 nuevos soles
3.-Reunion con el personal ejecutivo para dar reguimiento al estudio de mercado
15/08/2013 15/08/2013 Minuta o acta Gerente General 150.00 nuevos soles
2.- Contratacion de un experto para realizar un estudio de mercado
10/07/2013 10/07/2013 Estudio de mercado Gerente Administrativo 4000.00 nuevos soles
1.- Reunion con personal ejecutivo 07/07/2013 07/07/2013 Minuta o acta Gerente General 100.00 nuevos soles
Actividad Fecha de inicio Fecha de finalizacion Indicador de Verificacion Responsable Costo Estimado de Ejecucion
Tabla 4
Plan de Acción 2013-2015
Objetivo: Incrementar el nivel de producción especialmente en los nuevos diseños para generar una verdadera competencia
Meta: Incrementar las ventas para los años 2013, 2014 y 2015 en 100,000, 110,000 y 120,000 respectivamente
Estrategia: Incorporar nuevos productos para diversificar el almacén y poder ofrecer variedad en precios y productos
7.- Reprogramacion para el siguiente año
14/10/2013 30/12/2013 CalendarizacionGerente general,
administrativo, vendedores y expertos en el tema
1000.00 nuevos soles
6.- Evaluacion de los resultados 01/10/2013 11/10/2013 Constancias de visita y cobro
Vendedores ruteros -
5.- Distribucion del nuevo producto con promociones para su venta facil
04/09/2013 30/09/2013 Visitas a los clientes Vendedores ruteros 1500.00 nuevos soles
4.- Diseñar el ingreso y la publicidad del nuevo producto
26/08/2013 03/09/2013 informes Gerente general, y publicista 200.00 nuevos soles
3.- Elaboracion de un informe de los nuevos productos que se van a ingresar
15/08/2013 25/08/2013 Informes experto en productos 150.00 nuevos soles
2.- Contratacion de un experto para realizar un estudio de mercado
10/07/2013 10/07/2013 Estudio de mercado Gerente Administrativo 4000.00 nuevos soles
1.- Reunion con personal ejecutivo 07/07/2013 07/07/2013 Minuta o acta Gerente General 100.00 nuevos soles
Actividad Fecha de inicio Fecha de finalizacion Indicador de Verificacion
Responsable Costo Estimado de Ejecucion
Tabla 5
Plan de Acción 2013
Objetivo: Participar en eventos de promoción con otras empresas o por iniciativa propia
Meta: Se participa anualmente al menos en cada feria nacional y en un evento de promoción
Estrategia: Ofrecer planes novedosos de distribución y plazos de crédito, en los eventos publicitarios
5.- Ejecutar plan de ofertas 25/08/2013 18/12/2013 Visitas a los clientes Vendedores ruteros 300.00 nuevos soles
4.- Diseño de stands de ventas 02/08/2013 18/09/2013 informesEncargados de los pedidos
y vendedores ruteros1200.00 nuevos soles
3.- Programar promociones de ventas en cabeceras en provincias
24/07/2013 28/08/2013 InformesGerente general y
vendedores ruteros1000.00 nuevos soles
2.- Incripcion de la empresa en las ferias nacionales
20/07/2013 21/07/2013 Estudio de mercado Gerente general 400.00 nuevos soles
1.- Recopilar informacion programas de feriado y promociones de ventas
10/07/2013 17/07/2013 Panfletos, listadosGerente de
comercializacion y vendedores ruteros
100.00 nuevos soles
Actividad Fecha de inicio Fecha de finalizacion Indicador de Verificacion Responsable Costo Estimado de Ejecucion
Tabla 6
Plan de Acción 2014
Objetivo: Consolidar la imagen de la distribuidora autorizada gradualmente a nivel local
Meta: Se consolida totalmente la imagen de la empresa a nivel local del 2013 al 2015
Estrategia: Sostener el tiempo y cantidad de anuncios y promociones publicitarias para lograr una mejor posición en la mente de los clientes
8.- Publicidad en radios comunitarias
03/01/2014 28/02/2014Monitoreo de cuñas
radialesExperto en el tema 200.00 nuevos soles
7.- Pegado de afiches en centros comerciales
14/12/2014 23/12/2014 Informes de supervicion Vendedores ruteros 600.00 nuevos soles
6.-Distribucion de lapiceros y calendarios
01/12/2014 11/12/2014 Informes de supervicion Vendedores ruteros 1300.00 nuevos soles
5.- Distribucion de volantes 21/08/2014 26/08/2014 Ventas Vendedores ruteros 500.00 nuevos soles
4.- Distribucion de muestras 18/08/2014 18/08/2014Formulario de entrega de
muestraVendedores ruteros 200.00 nuevos soles
3.-Reunion con el personal ejecutivo para dar reguimiento a la campaña publicitaria
15/08/2014 15/08/2014 Minuta o acta Gerente General 150.00 nuevos soles
2.- Contratacion de un experto para realizar una campaña publicitaria
10/07/2014 10/07/2014 Estudio de mercado Gerente Administrativo 4000.00 nuevos soles
1.- Reunion con personal ejecutivo
07/07/2014 07/07/2014 Minuta o acta Gerente General 100.00 nuevos soles
Actividad Fecha de inicio Fecha de finalizacion
Indicador de Verificacion Responsable Costo Estimado de Ejecucion
Tabla 7
Plan de Acción 2013
Objetivo: Incrementar el volumen de ventas a clientes antiguos y captar nuevos clientes de manera que a la vez que se distribuye el producto vendido al crédito, se combine con visitas de cobro semanales
Meta: Se incrementan las ventas en un 33% durante los años 2013-2015
Estrategia: Sostener el tiempo y cantidad de anuncios
7.- Reprogramacion de fechas de distribucion y cobro
18/01/2014 28/01/2014 Calendarizacion Gerente general, vendedores ruteros
-
6.-Evaluacion de planes 17/12/2013 31/12/2013 Ventas Gerente general, vendedores ruteros
1300.00 nuevos soles
5.- Poner en practicas los planes 28/08/2013 16/12/2013 Informe de ventas Vendedores ruteros
500.00 nuevos soles
4.- Calendarizacion para verificar el pago de clientes
26/08/2013 27/08/2013 Calendarizacion Gerente general y vendedores ruteros
50.00 nuevos soles
3.-Planes para facilitar a nuevos clientes
19/08/2013 23/08/2013 Plan Gerente General 150.00 nuevos soles
2.- Creacion de un plan que permita establecer fechas de distribucion y cobro
12/07/2013 16/07/2013 PlanGerente
Administrativo1000.00 nuevos soles
1.- Reunion con personal ejecutivo
02/07/2013 02/07/2013 Minuta o acta Gerente General 100.00 nuevos soles
Actividad Fecha de inicio Fecha de finalizacion
Indicador de Verificacion
Responsable Costo Estimado de Ejecucion
PresupuestoA continuación se presenta un resumen de los costos que implica llevar a cabo un programa para el crecimiento de la empresa, actividades necesarias para poner en práctica las estrategias establecidas en la matriz FODA.
Costo de implementación del programa de crecimientoEmpresa D & H Representaciones Generales
Actividades Costo en SolesCapacitación 3000.00Evaluación de mercado 5000.00Publicidad 2500.00Expansión 1500.00Comunicación interna 400.00Organización 500.00Normas y procedimientos 300.00Relaciones publicas 1200.00
Total 14400.00
ImplementaciónEl gerente general será responsable de la implementación del programa de crecimiento, las estrategias y la planificación en general. Personas pertenecientes a otras áreas funcionales, como el área administrativa y el área de ventas, también formarán parte del equipo de apoyo del programa de crecimiento. Estas personas trabajarán conjuntamente para obtener el efecto deseado.
CapacitaciónLa realización de esta actividad es de suma importancia por ser los trabajadores, se pretende brindar un curso que permita que estos desarrollen sus habilidades y el desenvolvimiento con el cliente sea más elaborado y con la mejor calidad posible.
Para la realización de esta actividad se debe contar con una entidad que brinde la capacitación necesaria a los trabajadores para la especialización en el trato con los clientes.
Las actividades de capacitación se realizarán dentro de la empresa o fuera de ella cuando la ocasión lo amerite y de acuerdo con la programación que se establezca, en el área de venta.
FICHA 1 : CAPACITACION
Ficha 1 (para la capacitación):EMPRESA D & H REPRESENTACIONES GENERALES
CAPACITACIÓNDocumento: Curso de Desarrollo de HabilidadesDirigido a: Personal del área de venta y promotores
Duración aproximada de la actividad: 4 mesesFecha de inicio: 2 de enero de 2014Fecha de finalización: 30 de abril de 2014Vigencia: Permanente en el alcance de la Ejecución de Plan EstratégicoCosto aproximado de ejecución: 3000.00 nuevos solesObjetivo: Ampliar los conocimientos del personal de venta y preventa, haciendo más eficiente su desempeño para alcanzar un mejor nivel y cumplir con la atención de la demanda en los plazos establecidos.Responsables:- Supervisores - Capacitador
Actividades:- Negociar el costo y programar los horarios de capacitación.- Coordinar la participación de los trabajadores - Evaluar los resultados de la capacitación
Evaluación del mercado
La investigación de mercados es la recopilación, análisis y difusión de la información de manera sistemática y objetiva, con el propósito de mejorar la toma de decisiones relacionadas con la identificación y solución de problemas y oportunidades de mercadotecnia.
Con el presente estudio será posible vincular al consumidor, al cliente y a público con el comerciante a través de la información, esta se utiliza para identificar y definir las oportunidades y problemas de mercadotecnia, generar refinar y evaluar las acciones de mercadotecnia; vigilar su desarrollo y mejorar su comprensión como un proceso.
Ficha 2 (para la evaluación del mercado):
EMPRESA D & H REPRESENTACIONES GENERALESEVALUACIÓN DEL MERCADO
Documento: Estudio de mercadoDirigido a: Todo el personal de la empresa
Duración aproximada de la actividad: 4 mesesFecha de inicio: 2 de enero de 2014.Fecha de finalización: 30 de abril de 2014.Vigencia: Permanente en el alcance de la Ejecución de Plan EstratégicoCosto aproximado de ejecución: 5000.00 nuevos solesObjetivo: Lograr establecer cuál es el mercado que se desea abarcar y de qué manera es posible llegar a captarnuevos clientes.Responsables:- Gerente General - Experto en el tema - Gerente Administrativo - Gerente de comercialización
Actividades:- Negociar el costo con un experto en el tema- Programación de visitas de cobro y ventas- Dar seguimiento al estudio de mercado- Evaluar los resultados para dar seguimiento los siguientes años
Publicidad
Tiene por objetivo dar a conocer la empresa: se tiene conocimiento que en el mercado existen varias empresas que ofrecen el mismo producto, se pretende basarse en la calidad y buen precio que esta ofrece.
Se contratará a una persona especializada en el tema que proporcione los lineamientos que se deben seguir para la realización del mismo, así como la calendarización que se utilizará para lanzar una campaña publicitaria.
Tanto el gerente general como los directivos de la empresa decidirán, de acuerdo con el plan de medios que presente la empresa a contratar, cuales son los que se utilizarán para lanzar dicha campaña.
Entre los medios que se pueden utilizar para dar a conocer la empresa se pueden mencionar los siguientes:
• Afiches• Vallas publicitarias• Volantes• Mantas• Asistencia a eventos masivos
Ficha 3 (para la publicidad):
EMPRESA D & H REPRESENTACIONES GENERALESPUBLICIDAD
Documento: Campaña PublicitariaDirigido a: Consumidores del producto y clientes
Duración aproximada de la actividad: 12 mesesFecha de inicio: 2 de enero de 2014.Fecha de finalización: 31 de diciembre de 2014.Vigencia: Permanente en el alcance de la Ejecución de Plan EstratégicoCosto aproximado de ejecución: 2500.00 nuevos soles
Objetivo: Dar a conocer la empresa en todo el territorio local
Responsables:- Gerente General. - Empresa Publicitaria- Gerente Administrativo
Actividades:- Contratar una empresa que elabore y dirija la ejecución de la campaña publicitaria.- Establecer el monto a utilizar para la campaña publicitaria.- Establecer un plan de medios para identificar en qué momento y cómo será la promoción.- Definir la calendarización de la campaña.- Evaluar los resultados.
Expansión
Para la implementación es necesario tener claras las áreas que desea abarcar la empresa, las cuales han sido delimitadas previamente en la meta de expansión, para lograr su cometido se realizará un estudio socioeconómico que muestre la capacidad de compra de las personas así como sus gustos y preferencias.
Se contratará a un experto en el tema que proporcione una guía que oriente a la empresa para saber qué maquinaria es necesaria adquirir, cantidad de personal que se debe contratar y carreteras que se transitarán para cubrir el mercado propuesto.
Ficha 4 (para la expansión):EMPRESA D & H REPRESENTACIONES GENERALES
EXPANSIÓN
Documento: Proyecto de expansiónDirigido a: Personal del Departamento de ventas
Duración aproximada de la actividad: 3 años.Fecha de inicio: 2 de enero de 2014.Fecha de finalización: 31 de diciembre de 2016.Vigencia: Permanente en el alcance de la Ejecución de Plan EstratégicoCosto aproximado de ejecución: 1500.00 nuevos solesObjetivo: Sensibilizar al personal para lograr una mayores ventas y resultados al incursionar en el nuevo mercado.Responsables:- Gerente General.- Experto en el tema.
Actividades:- Definir conjuntamente con el experto cuáles serán las rutas que deberán tomarse para llegar al mercado.- Realizar estudios socioeconómicos en las áreas en donde se desea establecer cada tienda.- Elaborar con el experto un análisis de costos que incluyan personal, maquinaria, movilización del producto.- Poner en marcha el proyecto.
Comunicación interna
Esta actividad es de suma importancia ya que los clientes internos son tan importantes como los clientes externos; la empresa debe poner mucho énfasis en lograr una buena comunicación entre jefes y subalternos.
Se realizará un diagnóstico que permita determinar las áreas de conflicto y las que requieran mayor atención por el tipo de trabajo y la cantidad de personal; así mismo saber de qué manera se percibe el ambiente dentro de la empresa y el motivo de la mala comunicación.
Ficha 5 (para la comunicación interna):EMPRESA D & H REPRESENTACIONES GENERALES
COMUNICACIÓN INTERNADocumento: Proyecto de comunicación interna
Dirigido a: Trabajadores de la Empresa D & H Representaciones Generales
Duración aproximada de la actividad: 3 mesesFecha de inicio: 1 de marzo de 2014Fecha de finalización: 31 de mayo de 2014Vigencia: Permanente en el alcance de la Ejecución de Plan EstratégicoCosto aproximado de ejecución: 400.00 nuevos soles
Objetivo: Dar a conocer los proyectos con que cuenta la empresa, a todos sus trabajadores, logrando de esta manera un mayor acercamiento entre las autoridades de la empresa y los trabajadores
Responsables:- Gerente General- Gerente Administrativo
Actividades:- Elaborar un diagnóstico y determinar los posibles conflictos en las distintas áreas de la empresa- Realizar una evaluación sobre el clima organizacional de la empresa- Realizar cursos de interrelación entre los trabajadores, para determinar las causas de la mala comunicación- Realizar actividades en las que participe el gerente general para lograr un acercamiento con lostrabajadores
Organización
La actividad debe tener claro cuáles son los elementos de organización, cual es la misión y la visión, las dependencias que la componen y que actividades tiene a su cargo las personas encargadas de realizar las distintas funciones.
Al recopilar la información se debe contar con el apoyo de los directivos de la empresa que la conozcan a profundidad, de esta manera se realizará un anteproyecto que dará forma al futuro manual de organización, el cual debe ser revisado, analizado y corregido para su posterior aprobación por un Administrador de Empresas experto en el tema, el cual será seleccionado y contratado para la elaboración del manual.
Ficha 6 (para la organización):EMPRESA D & H REPRESENTACIONES GENERALES
ORGANIZACIÓNDocumento: Manual de organización
Dirigido a: Trabajadores de la empresa
Duración aproximada de la actividad: 3 mesesFecha de inicio: 1 de enero de 2014Fecha de finalización: 31 de marzo de 2014Vigencia: Permanente en el alcance de la Ejecución de Plan EstratégicoCosto aproximado de ejecución: 500.00 nuevos soles
Objetivo: Proporcionar a la empresa un manual que permita al personal desempeñar sus atribuciones en formatécnica y efectiva, así como facilitar el conocimiento de la estructura organizacional y los puestos que la conforman.
Responsables:- Gerente General- Gerente Administrativo
Actividades:- Realizar reuniones cada dos semanas para establecer los lineamientos necesarios para la realización del manual.- Coordinar cuales son los campos de acción, así como las atribuciones, relaciones de trabajo, autoridad y responsabilidad de cada puesto.- Elaboración del documento final.- Implementación y evaluación.
Normas y procedimientos
Tendrá su base en la investigación y diagnóstico de la situación de los procesos de trabajo que se realizan actualmente, para conocer si las actividades referentes a las operaciones, están de acuerdo con las necesidades. Para realizar la implementación se tomará en cuenta la opinión de todos los trabajadores para que cada uno de su punto de vista sobre las funciones que desempeña; este manual servirá de guía de trabajo al personal para aumentar la certeza de que se utilizan los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar el trabajo, el cual será elaborado por un Administrador de Empresas, experto en el tema, el cual será seleccionado para la elaboración del manual.
Ficha 7 (para normas y procedimientos)EMPRESA D & H REPRESENTACIONES GENERALES
NORMAS Y PROCEDIMIENTOSDocumento: Manual de normas y procedimientos
Dirigido a: Trabajadores de la empresa
Duración aproximada de la actividad: 3 mesesFecha de inicio: 1 de enero de 2014Fecha de finalización: 31 de marzo de 2014Vigencia: Permanente en el alcance de la Ejecución de Plan EstratégicoCosto aproximado de ejecución: 300.00 nuevos solesObjetivo: Crear un documento administrativo formal, que le permita realizar las tareas y actividades en forma adecuada de acuerdo con las atribuciones de cada puesto.Responsables:- Gerente General- Gerente Administrativo
Actividades:- Realizar una evaluación completa determinando cuales son las atribuciones que cada trabajadordesempeña.- Realizar reuniones con las personas que tendrán a cargo el proyecto para lograr establecer cuáles son los fines de la empresa y las tareas que corresponde desempeñar a cada trabajador.- Elaborar el manual.- Poner en práctica el manual realizado y evaluar su cumplimiento.
Relaciones públicas
Se presentará un proyecto al gerente general en donde se indique cuáles son las técnicas que se deben seguir para que tanto el personal del área administrativa como los vendedores proyecten una imagen positiva de la empresa.
La ejecución de esta actividad tiene como finalidad:
Crear vínculos entre la empresa y las personas que adquieran el producto. Educar a los trabajadores para que proyecten una imagen digna de la empresa. Crear un mejor clima organizacional basándose en respeto y cordialidad entre
compañeros.
Ficha 8 (para relaciones públicas):EMPRESA D & H REPRESENTACIONES GENERALES
RELACIONES PÚBLICASDocumento: Proyecto de relaciones públicasDirigido a: Personal administrativo y de ventas
Duración aproximada de la actividad: 2 mesesFecha de inicio: 1 de abril de 2014Fecha de finalización: 31 de mayo de 2014Vigencia: Permanente en el alcance de la Ejecución de Plan EstratégicoCosto aproximado de ejecución: 1200.00 nuevos soles
Objetivo: Lograr que los trabajadores tanto del área administrativa como de ventas, tengan una buena relación con las personas que adquieren el producto, para que se fortalezcan los vínculos y se conviertan en clientes leales a la empresa.
Responsables:- Gerente General
Actividades:- Evaluar la situación actual y la imagen que proyecta la empresa hacia el mercado.- Realizar cursos de capacitación que permitan a los trabajadores desarrollar sus habilidades y aprender nuevas técnicas de interrelación personal.- Poner en práctica lo aprendido en la capacitación.- Implementación y evaluación del plan.
Retroalimentación y control
Se deben plantear condiciones que permitan asegurarse que las actividades en el desarrollo del programa están resultando conforme lo planeado, siendo necesario realizar un proceso de retroalimentación y control durante el tiempo que sea ejecutado el plan estratégico.
A continuación se presenta un cronograma de las actividades que serán ejecutadas durante el año 2014.
Esquema 1Empresa D & H Representaciones Generales
Cronograma de actividades año 2014
ActividadesAño 2014
1er. TRIMESTRE 2er. TRIMESTRE 3er. TRIMESTRE
E F M A M J J A S O N DCAPACITACION
EVALUACION DEL MERCADOPUBLICIDADEXPANSIÓN
COMUNICACIÓN INTERNAORGANIZACIÓN
NORMAS Y PROCEDIMIENTOSRELACIONES PUBLICAS
Matriz 1Matriz FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Seriedad y buen servicio2. Buena relación calidad-precio3. Buena ubicación geográfica4. Ventas sobre pedido
1. Falta de presencia y participación en eventos populares masivos2. Administración informal3. Poca capacidad de promoción y publicidad4. Se realizan actividades inmediatas e improvisadas, ya que no Cuenta con un plan estratégico5. Carencia de descripciones de puestos y atribuciones de los empleados6. Cuenta con un proceso administrativo empírico7. Poca especialización entre los trabajadores
OPORTUNIDADES (O) ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (DO)
1. Mercados exigente2. Existen mercados no explotados de forma directa3. Precios más altos de la competencia.4. Diversificar líneas de producción5. Cubrir el mercado de bebidas que provee la empresa, productos de grupo AJE
1. Incorporación de nuevos productos para diversificar y ofrecer variedad en precios (F2, O1, O2, O4)2. Facilitar a los nuevos clientes una cantidad de productos en consignación a manera de potenciar el mercado. (F4, O1, O4, O5)
1. Iniciar la cobertura del mercado en las nuevas regiones ejecutando un proceso simultáneo de visitas y publicidad en radio y afiches. (D3,O1, O2, O5)
AMENAZAS (A) ESTRATEGIAS (FA) ESTRATEGIAS (DA)
1. Empresas con mas experiencia2. Buena organización por parte de otras empresas3. Planes de distribución y crédito favorables por parte de otras empresas4. Publicidad novedosa por parte de otras empresas5. Falta de conocimiento del producto por parte del mercado potencial.
1. Ofrecer planes novedosos de distribución y plazos de crédito en los eventos publicitarios. (F1, F2, A3, A4)
1. Definición de puestos y atribuciones en las área de organización (gerencia, administrativa y ventas) (D 4, D5, D6, A1, A2)2. Sostener el tiempo y cantidad de anuncios y promociones publicitarias tendentes a lograr una mejor posición en la mente de los consumidores. (D1, D3, A4, A5)
FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS
Plan operativo, planeamiento estratégico, planificación organización dirección/ejecución control
a) Plan Operativo
El Plan Operativo de D & H Representaciones Generales S.A. tiene como objetivo continuar con la consolidación de la Empresa en cuanto a su organización y gestión; así como, su fortalecimiento en el mercado tradicional de bebidas dentro del mercado interno y externo.
Comprende los objetivos generales y específicos, estrategias, políticas y actividades definidas para cada área dentro de los lineamientos para la ejecución del Plan Operativo 2013 - 2015. El Plan se encuentra adecuado al presupuesto de la Empresa
Perspectiva financiera.
Perspectiva de los clientes
Perspectiva de los Procesos internos
Perspectiva deAprendizaje yCrecimiento
Crear un valor agregado a la
empresa.
Ampliar la capacidad de almacén de la
empresa.
Tener variedad en el almacén
que se les pueda ofrecer
Que se puedan vender
productos y luego pagar
Que cuenten con promociones
para los clientes.
FORTALECER EL CONTROL DE GESTION EMPRESARIAL
Implementar un sistema de control de la
empresa
Usar lo mejor que tenemos
en la empresa y optimizarlo
Mejoras de los niveles de
satisfacción del cliente
Desarrollo de los Recursos Humanos
b) Planificación Estratégica La planificación estratégica, es el paso de lo abstracto, como puede ser en principio la Misión y Visión, a lo concreto. Representa el documento dónde se recoge lo que la empresa quiere alcanzar a corto y medio plazo, cuáles son sus objetivos y estrategias y quiénes son los responsables de cada uno de los proyectos u objetivos planteados.
Representa también, el marco dónde la empresa tiene que orientar sus recursos, con lo que evitaran ineficiencias de los mismos, como ocurriría si no se dispone de planes que concreten los objetivos que se quieren conseguir y las estrategias que se van a desarrollar para alcanzarlos.
La Dirección estratégica concretada en la Planificación de los objetivos y estrategias a medio y corto plazo (anual), es ampliamente realizada por las empresas, sólo el 1% no realiza ningún tipo de planificación de este tipo.
Este indicador, sitúa a las gerencias de las empresas del sector en un nivel alto de sus responsabilidades y su capacidad de definir el horizonte hacia dónde se tienen que dirigir y qué estrategias deben seguir.
Planificación organización dirección/ejecución control
Plan de acción : Comercial Periodo 2013- 2015
ESTRATEGIA ACCION RESPONSABLE PLAZO PRESUPUESTO
Estructuración Departamento
Nombramiento responsable del área comercial Gerente 2013 N/ADelegación progresiva del total de las funciones Gerente 2013 N/AFijación de las funciones a realizar Gerente 2013 N/A
Carteras de Productos/Servic
ios
Identificar y establecer las carteras de Producto/Servicios actuales de la empresa
Ruteros y Preventa Setiembre 2013 N/A
Elaborar informes mensuales de resultados orientados a objetivos de facturación
Encargado de ventas Permanente N/A
Adquirir en cartera de productos para mostrar a los clientes y tener mejor presentación
Ruteros y PreventaPermanente N/A
Vigilancia de las actividades de la competencia Gerente Permanente N/A
Precios
Establecer política de descuentos según volumen de ventas por clientes
Gerente y preventa Setiembre 2013 N/A
Establecer descuentos y promociones a clientes importantes
Gerente y preventa Setiembre 2013 N/A
PromociónRealización de catálogos Ruteros y Preventa
Octubre 2013 240.00 nuevos soles
Identificación y elaboración de Plan para la presencia en Ferias relacionadas
PreventaPermanente
1200.00 nuevos soles
Atención al cliente
Realización de plan de seguimiento de clientes y presupuestos realizados
Gerente y preventaPermanente N/A
Establecer los criterios de nivel de servicio y calidad para los diferentes Grupos de Clientes
Gerente y preventaPermanente N/A
Investigación de mercados
Estudio de mercados en las líneas de actuación definidas en el plan
Especialista en el tema
Diciembre 2013
1500.00 nuevos soles
Planificación organización dirección/ejecución control
Plan de acción : RR.HH Periodo 2013- 2015
ESTRATEGIA ACCION RESPONSABLE PLAZO PRESUPUESTO
Estructuración Departamento
Nombramiento responsable Departamento Gerente setiembre 2013 N/A
Fijación de las funciones a realizar Gerente setiembre 2013 N/A
Contratación y remuneración
Efectuar solo contratos eventuales durante la duración del plan. Mantener plantilla RR.HH Permanente N/A
Fijar política de remuneración por objetivos a puestos clave. Según resultados. RR.HH enero 2014 N/A
Formación
Programar cursos para el mejoramiento de trato cliente - proveedor
RR.HH setiembre 2013 S/. 600
Establecimiento de fechas para formación interna del personal RR.HH Trimestral N/A
Programar cursos de formación en Eficiencia Energética.
RR.HH Trimestral S/. 600
Riesgos Laborales
Obtención formación en Riesgos Laborales 60h para todos los trabajadores.
RR.HH setiembre 2013 S/. 300
Programa de prevención contra robos y extorción
RR.HH octubre 2013 S/. 600
Motivación laboral
Apertura de un Buzón de Sugerencias para las mejoras en la empresa
RR.HH diciembre 2013 S/. 300
Realización de boletines de información para la ayuda de nuestros trabajadores RR.HH Trimestral N/A
Planificación organización dirección/ejecución control
Plan de acción: APROVISIONAM. Periodo 2013-2015ESTRATEGIA ACCION RESPONSABLE PLAZO PRESUPUESTO
Estructuración Departamento
Nombramiento responsable Departamento.
Gerente Setiembre 2013 N/A
Fijación de las funciones a realizar. Gerente Setiembre 2014 N/A
Proveedores
Fijación del porcentaje de compras a proveedores clave según previsiones.
Ruteros y preventa Permanente N/A
Eliminación de compras a proveedores residuales y/o con producto de poco valor añadido.
Ruteros y preventa Permanente N/A
Fijación y negociación de descuentos estándar y plazos de entrega.
Ruteros y preventa Octubre 2013 N/A
Búsqueda de ventajas de reducción de costes
Ruteros y preventa Diciembre 2013 N/A
Procedimientos
Elaborar un procedimiento escrito para la entrada y salida de productos del almacén.
Gerente y jefe de almacén
Noviembre 2013 N/A
Establecimiento de un procedimiento según políticas de Proveedor-Cliente interno.
Gerente Noviembre 2014 N/A
Stock Almacén
Creación de un inventario regulado en el almacén.
Jefe de almacén agosto 2013 N/A
Retirada de material obsoleto y reciclaje.
Jefe de almacén agosto 2013 N/A
Cambio de la organización del almacén según actividades desarrolladas
Jefe de almacén agosto 2013 N/A
Calidad de materiales
Establecer procedimiento de evaluación de proveedores según factores clave.
Ruteros y preventa Permanente N/A
Eliminación de proveedores con mala puntuación.
Ruteros y preventa Permanente N/A
Planificación organización dirección/ejecución control
Plan de acción : FINACIERO Periodo 2013- 2015
ESTRATEGIA ACCION RESPONSABLE PLAZO PRESUPUESTO
Estructuración Departamento
Nombramiento responsable Departamento. Deberá ser la persona con más poderes en la empresa.
Gerente Agosto 2013 N/A
Fijación de las funciones a realizar. Gerente Agosto 2013 N/A
Asignación de recursos
Garantizar la asignación de recursos presupuestarios
Gerente Permanente N/A
Establecer las acciones prioritarias dentro de cada plan.
Gerente Octubre 2013 N/A
Control de Costes
Realizar control de costes sobre los Proyectos ejecutados.
Gerente Permanente N/A
Emisión de informes económicos a los Responsables de Proyecto.
Administrador Permanente N/A
Foros de discusión de los resultados.
Gerente Permanente N/A
Fondo de Maniobra y Reservas
Asegurar niveles de Fondo de Maniobra y Reservas por encima de un stock establecido previamente
Gerente y preventas Permanente N/A
Entidades Financieras
Negociar la obtención de rendimientos por la inversión de Reservas en productos Garantizados.
Gerente y preventas Permanente N/A
Misión“Somos una empresa dedicada a la distribución de bebidas a nivel de tiendas, privilegiando la comodidad del consumidor, brindándole calidad en el producto a un precio accesible”.
Visión“Ser una empresa líder en la distribución de bebidas en el mercado, brindando a los consumidores un producto excelente en calidad y precio”.
Para elaborar la visión se tomó en cuenta como se visualiza la empresa en un plazo de 5 años, según expectativas del gerente general.
Valores Morales• Honradez: La empresa se compromete y garantiza a los clientes: la calidad de
producto y el sostenimiento del crédito.• Puntualidad: El producto será entregado a los clientes dentro de las fechas ofrecidas,
principalmente si hay temporadas de fiestas y eventos de tradición en las comunidades.
• Profesionalismo: La relación entre la empresa y los clientes es estrictamente comercial.• Ética: La empresa se compromete a no divulgar sin motivo la situación
económica financiera de sus clientes.• Honestidad: Se proporcionará bajo las más estrictas normas de honestidad, el producto
ofrecido y contratado.
BENEFICIO DE DESARROLLAR UN PLAN ESTRATEGICO PARA LA EMPRESA D&H REPRESENTACIONES GENERALES
La Planificación estratégica ofrece pautas congruentes para las actividades de la organización. Al servirse de ellas los gerentes dan a su organización objetivos definidos con claridad y métodos para lograrlos. Además, el proceso de planificación los ayuda a prever los problemas antes que surjan y afrontarlos antes que se agraven.
Ayuda a los gerentes a reconocer las oportunidades seguras y riesgosas, además de elegir entre ellas. El análisis cuidadoso que ofrece la planificación estratégica le suministra mayor cantidad de información que necesitan para tomar buenas decisiones.
Reduce al mínimo la posibilidad de errores y sorpresas desagradables, ya que los objetivos, metas y estrategias sometidos a un estudio riguroso.
CONCLUSIONES
1. La hipótesis planteada con base en los resultados del estudio efectuado se comprueba, toda vez que la ausencia del proceso formal de un plan estratégico es la principal causa de los problemas de la empresa. (los trabajadores manifestaron que reciben información verbal, no conocen objetivos de la empresa y que el espacio físico y equipo es insuficiente. Estos problemas, entre otros, se materializan en las utilidades que se obtienen como referencia en el año 2012 en que pueden ser negativas según proyección de utilidades; ya con el plan estratégico a partir del año 2013, los resultados empresariales arrojan cifras positivas que pueden garantizar la sostenibilidad de la empresa y su crecimiento futuro).
2. Sin un plan estratégico, las utilidades prácticamente están constituidas por los salarios de los ejecutivos y trabajadores, mismos que en un momento de crisis y con el ánimo de mantener los empleos podrían requerir hasta de una reducción en el peor de los casos.
3. Los factores internos que pueden apuntalar el crecimiento de la empresa están constituidos por su ubicación geográfica, seriedad y buen servicio, relación calidad precio, diversidad de productos, incentivos laborales. Y los externos: la diversidad de la clientela, los altos precios en productos de otras marcas, gran poder de negociación con los compradores, mercados no explotados en forma directa.
4. Las estrategias formuladas con base en la matriz FODA, permiten que la empresa desarrolle guías de crecimiento durante los años que dura el plan estratégico, por medio del cual incrementa sus ventas a partir del primer año de desarrollo hasta en un 92%, logrando que sus utilidades se incrementen al ritmo deseado. Esto porque el primer año con plan estratégico es clave, los años subsiguientes el incremento es únicamente del 20 %, debe tomarse en cuenta que la competencia también competirá por cubrir el mercado.
RECOMENDACIONES
1. Darle seguimiento a la ejecución del plan y desarrollar un proceso de retroalimentación de los objetivos trazados, durante el seguimiento pueden realizarse las modificaciones que permitan un mayor grado de éxito.
2. Es necesario tomar en cuenta la secuencia de pasos del plan estratégico, manteniendo los niveles de supervisión en todas las comunidades cubiertas, tanto las que actualmente se atienden como aquellas incluidas dentro del objetivo de expansión.
3. Para lograr beneficios de los factores internos y externos, es necesario tomar en cuenta el programa de crecimiento, que permita organizar las agendas de viaje del personal vendedor de rutas, para que a la vez que ofrece los diversos productos a la venta, realice visitas de cobro y monitoree la ejecución del plan de publicidad, especialmente la que se transmite por radio receptores.
4. Reproducir la información y documentos que genera el proceso de planeación estratégica y darlos a conocer al personal ejecutivo y trabajadores, para que tengan claros los objetivos, estrategias, plazos y las actividades y acciones que les corresponde llevar a cabo.
