Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
DAFTAR ISI ...................................................................................................... 1
I. Lembar Kerja Siswa ...................................................................................... 2
A. Petunjuk Belajar ..................................................................................... 2
B. Kompetensi Inti ...................................................................................... 2
C. Kompetensi Dasar .................................................................................. 2
D. Indikator ................................................................................................. 3
E. Materi Pembelajaran .............................................................................. 3
F. Informasi Pendukung ............................................................................. 3
G. Paparan Isi Meteri .................................................................................. 4
1. Pengertian ........................................................................................ 4
2. Sifat Komunikasi ............................................................................... 5
3. Tatanan Komunikasi ......................................................................... 7
4. Etika Komunikasi .............................................................................. 11
II. Evaluasi ........................................................................................................ 17
A. Pilihan Ganda ........................................................................................ 17
B. Uraian .................................................................................................... 19
III. Rubik Penilaian ............................................................................................ 21
2
LEMBAR KERJA SISWA
KOMUNIKASI KANTOR
Untuk SMK Administrasi Perkantoran Kelas X Semester 2
Mata Pelajaran Korespondensi
PETUNJUK BELAJAR
1. Bacalah bahan ajar ini dengan seksama.
2. Kerjakan tugas dan latihan yang terdepat di dalamnya dengan jujur tanpa
melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.
3. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.
4. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu
mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang
sama, sebelum anda bertanya kepada pendidik. Jika perlu, anda harus
berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain.
5. Ikuti ketentuan yang berlaku yang berlaku dalam setiap bahan ajar dan
laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke
bagian lain atau bahan ajar lainnya.
KOMPETENSI INTI
KI 3 : memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual,
konseptual dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu
pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan
kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait
penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk
memecahkan masalah.
KOMPETENSI DASAR
KD. 3. 6 : Menjelaskan komunikasi kantor.
3
INDIKATOR
1. Siswa dapat memahami pengertian dari komunikasi.
2. Siswa dapat menyebutkan fungsi komunikasi.
3. Siswa dapat menjelaskan tujuan komunikasi.
4. Siswa dapat menyebutkan sifat komunikasi.
5. Siswa dapat memahami tatanan komunikasi.
6. Siswa dapat menjelaskan etika komunikasi.
7. Siswa dapat menyebutkan etika menerima tamu.
8. Siswa dapat mengetahui etika bertelepon.
MATERI PEMBELAJARAN
1. Menjelaskan pengertian, fungsi serta tujuan dari komunikasi.
2. Menjelaskan sifat dan tatanan dalam komunikasi.
3. Menjelaskan etika dalam komunikasi kantor.
INFORMASI PENDUKUNG
Komunikasi Kantor merupakan suatu cara berkomunikasi dengan orang satu
dengan orang lainnya dengan tujuan untuk mencapai mufakat atau tujuan yang
ingin dicapai. Komunikasi yang berlangsung dalam kantor termasuk dalam
Komunikasi Organisasi. Di dalam berkomunikasi dibutuhkan orang yang
melakukan seperti contoh dalam rapat atau diskusi, maksudnya dalam melakukan
diskusi tersebut seseorang melakukan dialog atau membicarakan persoalan atau
masalah yang harus di ketemukan solusinya.
Proses komunikasi dapat dilakukan secara individu, kelompok, atau
organisasi lalu pesan akan disampaikan melalui suatu media atau saluran setelah
itu ada komunikan (penerima pesan) kemudian dapatlah feddback dari komunikan.
Unsur-unsur komunikasi ada 6 yakni sumber (komunikator), pesan, media
atau saluran, penerima (komunikan), umpan balik, efek atau pengaruh. Adapun
unsur lainnya yakni gangguan atau kendala, respons, reaksi, atau tanggapan
(feedback). Tujuan dari komunikasi yakni memberikan informasi, mendidik,
menyenangkan/menghibur. Jenis Komunikasi dapat diklasifikasikan menjadi
4
beberapa bagian, yakni komunikasi intrapribadi, komunikasi antarpribadi,
komunikasi kelompok, komunikasi publik, komunikasi organisasi, komunikasi
lisan, komunikasi tulisan, komunikasi koordinasi, komunikasi motivasi, komunikasi
laporan, komunikasi rapat, komunikasi instruksi, komunikasi nonverbal, memo.
Komunikasi efektif menurut Scott M. Cultip dan Allen H. Center terdapat 7
faktor yakni kepercayaan, perhubungan/pertalian, kejelasan, kepuasan,
kesinambungan dan konsistensi, saluran pengiriman berita, kemampuan pihak
penerima berita.
PAPARAN ISI MATERI
Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”),
secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin
communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis Dalam kata
communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu
usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.
Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses
penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam
pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Karena itu
merujuk pada pengertian Ruben dan Steward(1998:16) mengenai komunikasi
manusia yaitu:
Human communication is the process through which individuals –in
relationships, group, organizations and societies—respond to and create
messages to adapt to the environment and one another. Bahwa komunikasi
manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu dalam suatu
hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan
menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor adalah
proses penyampaian informasi, instruksi atau perintah mengenai pekerjaan
atau tugas. Penyampaian itu bisa dari seorang pimpinan atau karyawan
5
kepada pimpinan atau karyawan lain dari satu unit kepada unit lain dalam
sebuah kantor baik secara langsung tanpa menggunakan media atau secara
tidak langsung dengan menggunakan media untuk mencapai tujuan organisasi
secara efektif.
Berdasarkan sifatnya komunikasi dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Komunikasi verbal (verbal communication)
Komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan simbol yang
menggunakan satu kata atau lebih. Hampir semua rangsangan bicara yang
kita sadari termasuk kedalam kategori pesan verbal disengaja, yaitu usaha-
usaha yang dilakukan secara sadar untuk berhubungan dengan orang lain
secara verbal.
➢ Komunikasi verbal ditandai dengan ciri-ciri sebagai berikut :
a. Disampaikan secara lisan/bicara atau tulisan.
b. Proses komunikasi eksplisit dan cenderung dua arah.
c. Kualitas proses komunikasi seringkali ditentukan oleh komunikasi non
verbal.
➢ Ada beberapa unsur penting dalam komunikasi verbal, yaitu :
a. Bahasa
Pada dasarnya bahasa adalah suatu sistem lambang yang memungkinkan orang
berbagi makna. Dalam komunikasi verbal, lambang bahasa yang dipergunakan
adalah lisan atau tulisan.
b. Kata
Kata merupakan unit lambang terkecil dalam bahasa
Fungsi bahasa Menurut Larry L Barker (Mulyna, 243) sebagai bentuk komunikasi
verbal terdapat 3 fungsi bahasa, yaitu :
a. Penamaan (naming/labelling)
6
b. Interaksi
c. Transmisi informasi
2. Komunikasi non-verbal
Komunikasi non verbal adalh proses penyampaian pesan-pesan oleh
seseorang yang dilakukan tidak dengan kata-kata atau bahasa verbal,
melainkan melalui petunjuj-petunjuk atau tanda-tanda lain yang terjadi pada
tubuh seseorang.
Komunikasi non verbal terbagi atas 2, yaitu :
a) Komunikasi kial (gesture communication)
b) Komunikasi gambar ( pictorial communcation)
Ada banyak petunjuk yang bisa diperhatikan pada seseorang untuk
memahami emosi, pesan yang ingin disampaikan, atau bahkan karakter
orang tersebut. Beberapa petunjuk itu antara lain :
- Ekspresi wajah
Banyak informasi yang bisa disampaikan oleh wajah. Wajah manusia
merupakan bagian tubuh yang memiliki paling banyak gerakan otot.
Ekspresi wajah berfungsi dalam proses interaksi sosial spesial manusia.
- Ekspresi mikro
Ekspresi mikro adalah wajah yang muncul hanya sepersekian detik,
diakibatkan oleh emosi yang disembunyikan.
- Gestur
Gestur adalah sinyal-sinyal yang disampaikan melalui tindakan dan
gerakan bagian tubuh tertentu baik secara sadar ataupun tidak.
- Paralinguistik
Paralinguistik merupakan aspek komunikasi yang diucapkan, namun
bukan dari bahasa yang diucapkan. Faktor yang dinilai disini adalah nada
suara, keras kecilnya suara, perubahan suara, dan pitch.
- Postur
Postur merupakan sikap tubuh ketika berada dalam situasi tertentu
seperti ketika sedang menunggu, berbicara, duduk, mengamati, dll.
- Respon fisiologis
Respon fisiologis merupakan tanda non verbal yang muncul karena
respon alami tubuh terhadap situasi tertentu.
7
- Proksemika
Proksemika berbicara tentang jarak antarpribadi dalam percakapan,
semakin dekat posisi anda maka anda semakin memasuki wilayah privat
orang lain.
- Tatapan mata
Mata merupakan bagian yanglumayan sering kita puji ketika melihat
keindahan seseorang. Kita bisa melihat perasaan orang lain dari tatapan
matanya saja.
- Haptik
Haptik adalah proses komuikasi yag terjadi melalui sentuhan kepada
lawan bicara.
- Penampilan
Ketika kita memilih baju tertentu untuk dipakai, warna rambut tertentu,
kita sebenarnya secara tidak sadar memilih sesuai kepribadian kita.
Contohnya saja ada beberapa ciri khas seseorang saat ia sedang menyilangkan
setengah kakinya, yakni apabila seseorang melakukan kaki yang satu diangkat ke
kaki yang lainnya, kemudian digoyang-goyangkan maknanya orang tersebut
sedang mengalami kebosanan, atau sedang menunggu.
Tatanan komunikasi adalah proses komunikasi ditinjau dari jumlah
komunikan, apakah satu orang, sekelompok orang, sejumlah orang yang
bertempat tinggal secara tersebar.
1. Komunikasi Intrapribadi
Komunikasi yang berlangsung dalam diri kita, meliputi kegiatan berbicara
kepada kita sendiri dan kegiatan- kegiatan mengamati dan memberikan makna
(intelektual dan emosional) kepada lingkungan kita.
Fungsi komunikasi intrapribadi sebagai berikut :
a) Untuk mendapatkan respon/ umpan balik. Hal ini sebagai salah satu tanda
efektivitas proses komunikasi. Bayangkan bagaimana kalau tidak ada
8
umpan balik, saat Anda berkomunikasi dengan orang lain. Bagaimana
kalau Anda sms ke orang lain tetapi tidak dibalas?
b) Untuk melakukan antisipasi setelah mengevaluasi respon/ umpan balik.
Contohnya, setelah apa yang akan kita lakukan setelah mengetahui lawan
bicara kita kurang nyaman diajak berbincang.
c) Untuk melakukan kontrol terhadap lingkungan sosial, yaitu kita dapat
melakukan modifikasi perilaku orang lain dengan cara persuasi. Misalnya,
iklan yang arahnya membujuk orang lain.
➢ Keunggulan komunikasi intrapribadi :
- Berlangsung diberbagai tempat dan waktu
- Isi pesan tidak dibatasi
- Dapat menumbuhkan keakrapan antara pemberi pesan dengan penerima pesan
- Sifatnya situasional dan konsidental
- Masalah yang sifatnya rahasia dapat diungkapkan
- Tidak ada kekhususan / keahlian tertentu
- Keikhlasan menyampaikan pesan
➢ Kelemahan komunikasi intrapribadi :
- Terbatasnya da’i yang komitmen untuk menyampaikan ajaran Islam.
- Tidak harus menunggu otoritas.
- Jangkauannya sempit.
2. Komunikasi Antarpribadi
Komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan
tertentu(pesan yang disampaikan dapat diterima atau ditangkap dengan baik oleh
penerima pesan sehingga pembicaraan itu hidup,ada timbal baliknya tidak
dimengerti oleh pemberi pesan saja).
Fungsi komunikasi antarpribadi :
a. Fungsi sosial
9
- Untuk kebutuhan biologis dan psikologis
- Untuk memenuhi kewajiban sosial
- Mengembangkan hubungan timbal balik
- Untuk meningkatkan dan mempertahankan mutu diri sendiri
- Menangani konflik
b. Fungsi pengambilan keputusan
- Manusia berkomunikasi untuk membagi informasi
- Manusia berkomunikasi untuk mempengaruhi orang lain.
3. Komunikasi Kelompok
Komunikasi yang berlangsung antara seorang komunikator dengan
sekelompok orang yang jumlahnya lebih dari dua
Fungsi komunikasi kelompok :
a. Menjalin hubungan social antar anggota dan kelompok. Bagaimana
individu dalam suatu kelompok bisa berhubungan social tanpa
komunikasi atau sejauh mana suatu kelompok dapat memelihara
hubungan social diantara anggota dengan anggota atau pun
anggota dengan kelompok.
b. Fungsi pendidikan atau adukasi. Hal ini berkaitan dengan
pertukaran informasi anatar anggota. Melalui fungsi ini kebutuhan
anggota akan informasi baru dapat terpenuhi. Dan secara tidak
langsung kemampuan para anggota dibidangnya masing-masing
dapat embawa pengetahuan baru atau justru membawa
keuntungan untuk para anggota lainnya ataupun bagi kelompok.
c. Kemampuan persuasi. Fungsi ini sebelumnya dapat
menguntungkan atau merugikan pihak yang mem-persuasi.
Misalnya, seorang anggota yang berusaha mem-persuasi anggota
kelompok lainnya untuk tidak atau melakuakan sesuatu. Jika ia
mem-persuasi suatu yang sejalan dengan kelompok, maka ia akan
diterima dan menciptakan iklim yang positif di dalam kelompok, tapi
sebaliknya jika ia mem-persuasi suatu yang bertentangan dengan
10
kelompok, maka akan berpotensi menciptakan konflik dan
perpecahan di dalam kelompok.
d. Masalah problem solving. Hal ini berkaitan erat dengan jalan-jalan
alternative dari para anggota kelompok untuk memecahkan
masalah.
e. Sebagai terapi. Pasti kalian pernah mendengar soal terapi
kelompok bukan? Tapi memang fungsi yang kelima ini agak
berbeda dengan fungsi-fungsi sebelumnya, karena dalam fungsi
kelima ini lebih terfokus pada membantu diri sendiri, bukan
membantu kelompok. Disini para individu yang memiliki masalah
yang sama dikumpulkan, dan mereka diminta untuk saling terbuka
dalam mengungkapkan diri mereka ataupun masalah mereka.
Dalam kelompok ini juga tetap membutuhkan pemimpin sebagai
pengatur atau penengah jika terjadi konflik atau perbedaan
pendapat.
➢ Kelebihan komunikasi kelompok :
1. Keterbukaan antar anggota kelompok untuk memberi dan menerima
informasi & pendapat anggota yang lain.
2. Kemauan anggota kelompok untuk mendahulukan kepentingan
kelompoknya dengan menekan kepentingan pribadi demi kepentingan
kelompok.
3. Kemampuan secara emosional dalam mengungkapkan kaidah dan
telah disepakati kelompok.
➢ Kekurangan komunikasi kelompok :
Kelemahan pada kelompok bisa disebabkan karena waktu penugasan,
tempat atau jarak anggota kelompok yang berjauhan yang dapat
memengaruhi kualitas dan kuantitas pertemuan.
4. Komunikasi massa
Usaha-usaha agar setiap tatanan komunikasi tersebut efektif :
a) Menguasai ragam komunikasi. Mulai menulis sampai berbicara. Teknik
komunikasi yang dipakai pada siapa yang dihadapi. Usaha ini
meminimalisasi terjadinya ketidaktepatan memakai cara komunikasi.
11
b) Bersikap empati. Memposisikan diri kita dalam situasi yang dialami orang
lain. Dalam usaha ini kita mampu lebih bersikap objektif dalam
berkomunikasi.
c) Terbuka. Dalam artian, bersedia untukdikoreksi kalau itu memang keliru.
Siap meminta maaf jika terbukti salah.
d) Fleksibel. Kita tidak harus selalu serius dengan pembawaan gaya formal
dan kaku. Kita sesekali memakai gaya informal dengan selipan rasa
humor agar terlihat santai.
e) Lugas dan ringkas. Pergunakan kata yang to the point dan diringkas
sepadat mungkin dalam susunan kata yang pendek. Pemakaian kata
yang bertele-tele membuat komunikasi menjadi membosankan.
f) Memahami komunikasi verbal.
g) Konsisten. Tidak plin-plan dan mengubah begitu saja kata yang telah
diucapkan.
h) Egaliter. Menghilangkan sekat-sekat pembatas yang mungkin muncul.
Mulai dari struktur formal (atasan-bawahan) hingga aspek kultural.
Istilah etika berasal dari kata ethikus (Latin) yang dalam bahasa Yunani
disebut ethicos yang berarti kebiasaan, norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah,
dan ukuran-ukuran baik dan buruk tingkah laku manusia. Jadi etika itu berarti
norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik.
Sementara itu komunikasi kantor ialah penyampaian pesan yang mengandung
macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha dari seseorang kepada orang
lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor. Jadi kesimpulannya etika
komunikasi perkantoran merupakan norma, nilai, atau ukuran tingkah laku yang
baik dalam kegiatan komunikasi di suatu perkantoran.
Etika Komunikasi Perkantoran terbagi menjadi beberapa yaitu:
1. Etika Menerima Tamu
Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh
sekretaris antara lain :
12
o Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas
di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk
datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).
o Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan
bersalaman.
o Berikan sapaan ramah kepada tamu.
Sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu,
khususnya yang berkaitan langsung dalam hal, ruangan yang harus
nyaman, bersih dan rapi, lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan
seperti (buku tamu, kartu pengenal tamu, majalah/koran, brosur/katalog
perusahaan, tempat sampah/asbak), kemudian tunjukanlah sikap untuk
selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.
a) Tata Cara Mengantar dan Melayani Tamu
o Jangan membeda-bedakan tamu
o Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan
o Apabila tamu datang segera sambut
o Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan
dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menuju
kearah dengan telunjuk adalah sifat yang tidak sopan.
o Ketika mengantar tamu ke tempat tujuan berjalan agak ke
depan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok
ke belakang untuk memperhatikan jalan tamu.
o Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah
dalam.
o Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan
menunggu di ruangantamu yang sudah disediakan
b) Hal-hal yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor
Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan
antara lain :
o Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat
o Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap
duduk yang sopan.
o Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya
hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala
13
kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan
orang yang dimaksud.
o Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang
yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis di kertas catatan.
o Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu
dengan ramah dan sopan.
c) Ada beberapa etika menurut beberapa ahli :
Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara
lain :
o Bersikap sopan dan ramah
o Berkepribadian menarik
o Bijaksana
o Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi
dan hal penting tentangorganisasi tempatnya bekerja, serta
pengetahuan lainnya.
d) Cara Pelayanan Tamu Kantor
Sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-
hal berikut :
o Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan
maksud kunjungannya.
o Memberikan kesan yang paling menyenangkan.
o Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi
yang tepat.
o Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh
diberitahukan kepadatamu.
o Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah
yang di bawa olehtamu.
o Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah
yang diungkapkan oleh tamu.
o Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah
kepada tamu agar meninggalkan pesan. Catat pesan itu dan
beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.
e) Jenis-jenis Tamu dan Cara Pelayanannya:
Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:
o Tamu dengan perjanjian.
14
o Tamu tak dikenal.
o Tamu yang menolak memberitahu keperluannya mengisi
formulir tamu denganlengkap , sebutkan alasan mengapa anda
meminta hal tersebut. Walaupun tamubersikeras, tetap
perlalukan dengan sopan dan sabar.
o Tamu atau pelanggan yang datang tanpa perjanjian untuk
memprioritaskanpenerimaan tamu sesuaikan dengan
keperluan, situasi kantor, dan kesibukanpimpinan.
o Anggota keluarga atau teman atasan.
o Tamu yang tak diingikan.
o Pramuniaga atau salesman.
o Tamu lanjut usia atau cacat fisik.
o Anggota keluarga atau teman dekat sekretaris.
2. Etika Bertelepon
A. Pengertian Etika Bertelepon
Etika bertelepon adalah tata krama, sopan-santun tata pergaulan
dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi
berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.
Disini dijelaskan bahwa saat kita menelepon atau menerima telepon kita
harus menggunakan bahasa yang sopan, tegas, ramah dan lain-lain
sehingga menimbulkan kesan bersahabat.
B. Hal-Hal Penting di Dalam Etika Bertelepon
a) Jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali. Disini kita disarankan
apabila telepon berbunyi, kita harus segera mengangkat telepon
tersebut dan kita tidak boleh membiarkan telepon itu berbunyi terlalu
lama.
b) Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon.
Kita harus mendengarkan dengan baik apa yang penelepon katakan.
Dan kita juga harus bisa berkonsentrasi pada pihak yang menelepon
supaya tidak terjadi kesalah-pahaman antara penelepon dengan kita
dan supaya tidak timbul kesan acuh tak acuh.
15
c) Berkata dengan sopan dan hangat. Saat menjawab pihak penelepon
kita harus menggunakan bahasa yang sopan dan hangat, supaya
penelepon merasa nyaman dan dihargai saat berbicara dengan kita.
d) Hindari kata-kata yang bisa menyinggung perasaan penelepon. Kita
harus bisa memilih kata yang baik saat kita berbicara dengan
penelepon supaya penelepon tidak merasa terhina dengan apa yang
kita katakan.
C. Langkah-Langkah dan Teknik Menelepon
1. Siapkan nomor telepon. Sebelum kita menelepon sebaiknya kita
siapkan dulu nomor yang akan kita tuju, supaya saat kita
menelepon tidak terjadi kesalahan atau yang sering disebut salah
sambung.
2. Tekan nomor telepon yang dituju. Setelah nomor telepon yang ingin
kita tuju dirasa sudah benar, barulah kita tekan nomor yang ingin
kita hubunggi tersebut.
3. Ucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda. Setelah telepon
tersambung segera ucapkan salam dan identitas diri Anda.
4. Mengutarakan maksud dan tujuan bertelepon. Setelah pihak
penerima telepon menjawab salam kita, langsung kita ucapkan
maksud dan tujuan kita menelepon, tentu harus dengan bahasa
yang baik dan benar.
5. Ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan. Setelah
selesai berbicara dan tidak ada lagi yang ingin dikatakan serta tidak
ada pertanyaan dari pihak penerima segera ucapkan salam
penutup untuk mengakhiri pembicaraan.
D. Langkah-Langkah Dan Teknik Menerima Telepon
1. Segera angakat telepon jika berdering. Saat Anda mendengar
telepon Anda berdering, segera angkat telepon tersebut.
2. Ucapkan salam begitu Anda menjawab telepon. Setelah pihak
penelepon mengucapkan salam segera Anda balas salam tersebut.
3. Tanyakan nama dan identitas penelepon serta maksud dan tujuan
penelepon. Sebelum Anda mengobrol dengan dia, tanyakan dahulu
siapa namanya dan apa maksud atau tujuannya menelepon.
16
4. Apabila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan
dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan
pesan. Apabila pihak penelepon ingin berbicara dengan pimpinan
Anda, sedangkan pimpinan Anda tidak ada ditempat, beritahukan
kepada dia bahwa pimpinan Anda sedang tidak ada ditempat tapi
tetap dengan bahasa yang sopan, dan jangan lupa tawarkan pada
penelepon untuk meninggalkan pesan.
5. Mengucapkan salam penutup. Setelah selesai berbicara, ucapkan
salam penutup dan segera tutup telepon.
E. Hal-Hal Yang Tidak Boleh Dilakukan Pada Saat Komunikasi
Menggunakan Telepon
1. Suara terlalu keras. Saat berbicara di telepon, kita tidak boleh
berbicara terlalu keras.
2. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak. Saat berbicara di
telepon kita tidak boleh sambil makan atau berdecak.
3. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon. Kita tidak
boleh berbicara dengan orang lain saat bertelepon, supaya tidak
terjadi kesalah-pahaman.
4. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. Saat berbicara kita
tidak boleh menggunakan nada yang kasar, bahkan sampai
membentak pihak lawan bicara.
5. Berbicara dengan nada memerintah. Jangan pernah saat
menelepon kita menggunakan nada yang memerintah.
6. Membiarkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
Saat bertelepon jangan membuat lawan bicara kita menunggu
terlalu lama.
17
1. Istilah komunikasi
berasal dari kata
“Communication” yang
berasal dari negara ...
a. Yunani
b. Inggris
c. Spanyol
d. Perancis
e. Jerman
2. Proses penyampaian suatu
pernyataan oleh seseorang
kepada orang lain disebut
komunikasi secara …
a. Etimologis
b. Termonologis
c. Etonomogi
d. Etimologi
e. Terminologi
3. Perhatikan pertnyataan dibawah
ini …
1. Komunikasi verbal
2. Komunikasi interaksi
3. Komunikasi lisan
4. Komunikasi gambar
5. Komunikasi tulisan
Dari pernyataan diatas yang
manakah yang termasuk
kedalam sifat dari komunikasi
verbal (Verbal Communication) ...
a. 1 dan 2
b. 2 dan 3
c. 3 dan 4
d. 4 dan 2
e. 5 dan 3
4. Untuk mendapatkan respon atau
umpan balik merupakan ….
Komunikasi
a. Tatanan Komunikasi
b. Sifat Komunikasi
c. Pengertian komunikasi
d. Jenis Komunikasi
e. Macam – macam komunikasi
5. Dibawah ini yang termasuk
dalam tatanan komunikasi,
kecuali…
a. Komunikasi intrapribadi
b. Komunikasi antarpribadi
c. Komunikasi kelompok
d. Komunikasi massa
e. Komunikasi berdua
6. Norma, nilai atau ukuran tingkah
laku yang baik dalam kegiatan
komunikasi di suatu perkantoran
adalah …
a. Norma komunikasi kantor
b. Tatanan komunikasi kantor
c. Pengertian komunikasi kantor
d. Sifat komunikasi kantor
e. Etika komunikasi kantor
7. Istilah etika dalam bahsa yunani
artinya, kecuali …
a. Norma
b. Nilai
c. Kaidah
d. keteraturan
e. Ukuran Baik
A. PILIHAN GANDA
18
8. Bagaimana cara membuka pintu
yang baik ketika pintu bergerak
keluar . . .
a. Buka pintu sedikit , lalu anda
didepan dan tamu anda
mengikuti dari belakang
b. Buka pintu sedikit, , lalu
persilahkan tamu masuk
terlebih dulu
c. Buka pintu lebar- lebar, lalu
anda didepan dan tamu anda
mengikuti dari belakang
d. Buka pintu lebar- lebar, lalu
persilahkan tamu masuk
terlebih dulu
e. Buka pintu setengah, lalu
masuk bersama
9. Apa yang harus kita lakukan
ketika berkomunikasi melalui
telepon, kecuali ..
a. Menunggu adanya pimpinan
b. Menyiapkan alat tulis
c. Pegang gagang telepon
d. Menanggapi dengan cepat
e. Hindari menggunakan kata
hallo
10. Tata krama, sopan santun tata
pergaulan dalam bertelpon
(Menerims- melakukan kontak
telepon yang berbicara dengan
jelas, tegas terkesan ramah,
hangat dan bersahabat
merupakan bagian dari …
a. Etika bertelepon
b. Sifat bertelepon
c. Sopan bertelepon
d. Karakteristik bertelepon
e. Manfaat bertelepon
19
1. Berdasarkan sifatnya komunikasi dapat diklasifikasikan menjadi berapa
bagian? Jelaskan !
2. Ada banyak petunjuk yang bisa diperhatikan pada seseorang untuk
memahami emosi, pesan yang ingin disampaikan, atau bahkan karakter
orang tersebut. Apa saja petunjuk yang harus diperhatikan di dalam
komunikasi ?
3. Sebutkan fungsi komunikasi intrapribadi dan jelaskan !
4. Jelaskan keunggulan dan kelemahan di dalam komunikasi intrapibadi !
5. Sebutkan fungsi komunikasi antarpribadi dan jelaskan !
6. Jelaskan keuntungan dan kelemahan di dalam komunikasi antarpribadi !
7. Apa yang kamu ketahui tentang etika komunikasi ? Jelaskan !
8. Sebutkan hal – hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu sebagai
seorang Sekretaris !
9. Bagaimana etika menerima tamu yang baik ?
10. Jelaskan teknik menelpon dan menerima telepon yang benar !
B. URAIAN
LEMBAR JAWABAN SISWA
20
21
A. PILIHAN GANDA
1 soal = 5 point
10 soal = 50 point (benar semua
B. URAIAN
NO Tidak Lengkap Kurang
Lengkap Lengkap
1 1 3 5
2 1 3 5
3 1 3 5
4 1 3 5
5 1 3 5
6 1 3 5
7 1 3 5
8 1 3 5
9 1 3 5
10 1 3 5
TOTAL BENAR 50
C. TOTAL PENILAIAN
Pilihan Ganda + Uraian
= 50 + 50
= 100
RUBIK PENILAIAN