Đăng nhập lần đầu, khi bắt đầu sử dụng thư mới · Web viewKhi bắt đầu sử dụng thư mới. Người dùng cần phải thay đổi mật khẩu được

SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNGTRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG BẮC

KẠN__________________________________________________________________________

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNGTHƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ BẮC KẠN

Bắc Kạn: Tháng 09/2016

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử Bắc Kạn

MỤC LỤCMỤC LỤC...................................................................................................................2

1 Đăng nhập lần đầu, khi bắt đầu sử dụng thư mới..............................................3

2 Hướng dẫn gửi - nhận thư - đổi mật khẩu..........................................................4

2.1 Gửi một thư điện tử............................................................................................4

2.2 Nhận thư đến......................................................................................................5

2.3 Trả lời thư đã nhận.............................................................................................6

2.4 Chuyển tiếp thư đã nhận....................................................................................7

2.5 Tìm kiếm thư......................................................................................................7

2.6 Xóa một thư.......................................................................................................8

2.7 Thay đổi mật khẩu.............................................................................................8

3 Các chức năng khi sử dụng qua web.................................................................11

3.1 Các tab chính của webmail..............................................................................11

3.2 Tab Thư............................................................................................................11

3.3 Tab Lịch...........................................................................................................12

3.4 Tab Mọi người.................................................................................................13

3.5 Tab Tác vụ.......................................................................................................15

4 Thay đổi giao diện thư và hình đại diện............................................................17

4.1 Thay đổi hình đại diện.....................................................................................17

4.2 Thay đổi giao diện hiển thị thư........................................................................18

4.3 Trang quản trị riêng cho từng người dùng.......................................................19

5 Hướng dẫn sử dụng trên Outlook 2013.............................................................20

5.1 Sử dụng giao thức Exchange...........................................................................20

5.2 Sử dụng POP hoặc IMAP................................................................................23

6 Hướng dẫn sử dụng trên thiết bị di động..........................................................23

Trung tâm Công nghệ Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Kạn 2


1 Đăng nhập lần đầu, khi bắt đầu sử dụng thư mớiTrước khi chuyển đổi sang hệ thống thư điện tử mới, người dùng đã được gửi mật

khẩu ngẫu nhiên vào hòm thư điện tử riêng của mình. Người dùng có trách nhiệm lưu lại mật khẩu này và sử dụng nó để đăng nhập vào hệ thống thư điện tử mới, sau khi người dùng đăng nhập, để đảm bảo an toàn thông tin, người dùng cần thay đổi mật khẩu mới cho thư điện tử.

Để truy cập vào hệ thống thư điện tử cũ, người dùng truy cập vào địa chỉ: http://mailbk.backan.gov.vn (Lưu ý: Hệ thống mail cũ chỉ dùng để đọc, không thể gửi nhận thư)

Bước 1: Lưu lại mật khẩu riêng của cá nhân được gửi qua Thư điện tử. Mật khẩu này có hiệu lực sau ngày 19/09/2016

Bước 2: Sau ngày 19/09/2016, người dùng sẽ sử dụng hệ thống Thư điện tử mới. Người dùng sử dụng mật khẩu đã lưu được gửi qua mail, đăng nhập vào hệ thống Thư điện tử mới và thay đổi mật khẩu cho cá nhân mình. https://mail.backan.gov.vn


Mật khẩu đăng nhập thư điện tử mới của riêng mỗi người đùng

https://mail.backan.gov.vn/

http://mailbk.backan.gov.vn/


Hình 02: Giao diện thư điện tử mới - https://mail.backan.gov.vnBước 3: Lần đầu tiên, khi mới chuyển sang sử dụng hệ thống thư mới. Người dùng cần

phải thực hiện Bước 3 để sử dụng thư (Chọn ngôn ngữ và múi giờ sử dụng)

Hình 03: Chọn Ngôn ngữ Tiếng Việt và múi giờ UTC+7:00 Bangkok, Hanoi, Jakarta -> Lưu

2 Hướng dẫn gửi - nhận thư - đổi mật khẩu2.1 Gửi một thư điện tử

Hình 04: Click “Mới” để tạo một thư mới



Hình 5: Điền nội dung và người nhận để gửi thư -> Click Gửi

Đính kèm: Người dùng click vào Đính kèm khi muốn đính kèm tài liệu, file tới người nhận

Bỏ: Người dùng click vào Bỏ khi không muốn gửi thư đang soạn Đến: Địa chỉ người nhận CC: Thêm người nhận Chủ đề: Tiêu đề thư cần viết Nội dung thư: Trong nội dung viết thư, người dùng có thể kèm theo ảnh, chỉnh màu

chữ, kiểu chữ ..

2.2 Nhận thư đến

Hình 6: Giao diện nhận thư đến -> Click vào mũi tên để chọn trả lời



Hình 7: Tại đây, người dùng chọn các lựa chọn trả lời thư đã nhận

2.3 Trả lời thư đã nhận

Hình 8: Người dùng click vào thư vừa nhận -> Chọn Trả lời, Trả lời tất cả



2.4 Chuyển tiếp thư đã nhận

Hình 9: Người dùng click vào thư vừa nhận -> Chọn Chuyển tiếp

2.5 Tìm kiếm thư

Người dùng có thể tìm kiếm thư với các nội dung như (người gửi, tiêu đề thư, file đính kèm ...)

Người dùng click vào Tìm kiếm thư và mọi người để bắt đầu tìm kiếm nội dùng cần tìm



Gõ nội dung hoặc người muốn tìm kiếm

2.6 Xóa một thư

Người dùng có thể xóa một thư khỏi hộp thư đến. Khi xóa khỏi hộp thư đến, mặc định thư sẽ được cho vào Mục đã xóa bỏ.

2.7 Thay đổi mật khẩuKhi bắt đầu sử dụng thư mới. Người dùng cần phải thay đổi mật khẩu được gửi qua thư

điện tử trước khi hệ thống thư mới được sử dụng. Hướng dẫn đổi mật khẩu này cũng sẽ được sử dụng cho những lần sau, khi người dùng có nhu cầu đổi mật khẩu.

Người dùng đăng nhập vào thư và thực hiện các bước đổi mật khẩu như sau:



Hình 10: Chọn Hình -> Tùy chọn

Hình 11: Click vào Tài khoàn của tôi -> Thay đổi mật khẩu của bạn



Hính 12: Người dùng đặt mật khẩu mới muốn dùng -> Lưu

Hính 13: Giao diện Hộp thư đến sau khi đăng nhập với mật khẩu mới thành công


Mật khẩu cũ đang sử dụng để đăng nhập thư

Mật khẩu mới người dùng muốn đổi


3 Các chức năng khi sử dụng qua web3.1 Các tab chính của webmail

Hình 14: Những tab mà người dùng có thể sử dụng trên giao diện web

Với những tab như (Thư, Lịch, Mọi người, Tác vụ) người dùng có thể vào các menu để Gửi thư, tạo lịch, tạo danh bạ … Những dữ liệu được tạo trên webmail sẽ tự động được đồng bộ vào outlook tài khoản người dùng và ngược lại.

3.2 Tab ThưTab thư là tab mặc định khi người dùng đăng nhập vào thư. Đây là tab để người dùng

gửi nhận thư, đính kèm file … khi sử dụng thư điện tử.

Hình 15: Giao diện hiển thị tab thư, tab chính thường xuyên sử dụng



3.3 Tab Lịch

Tab lịch là nơi người dùng có thể tạo cho mình những lịch nhắc nhở trong công việc. Những kế hoạch trong công việc sẽ được nhắc nhở cho người dùng trước khi thực hiện.

Để tạo một lịch nhắc nhở, người dùng thực hiện những bước sau:

Hình 16: Click vào Tab Lịch để tiến hành tạo một nhắc nhở

Hình 17: Chọn ngày và nội dung, thời gian tạo sự kiện cần lập



3.4 Tab Mọi người

a) Tạo một địa chỉ liên hệ trong danh bạĐây là tab mà người dùng có thể tạo danh bạ địa chỉ thư điện tử, tạo nhóm thư điện tử.Để tạo một địa chỉ thư điện tử người dùng thực hiện các bước sau:

Hình 18: Click vào tab Mọi người để vào mục tạo danh bạ

Hình 19: Click Mới để tạo một địa chỉ



Hình 20: Điền thông tin một địa chỉ

Người dùng cần điền Tên, Họ một người cần thêm danh bạ

Địa chỉ thư điện tử của người cần thêm

Sau đó click vào Lưu để kết thúc tiến hành tạo một địa chỉ trong danh bạ

b) Tạo một nhóm địa chỉ liên hệ

Khi tạo một nhóm địa chỉ liên hệ, người dùng sẽ thêm các người dùng riêng lẻ vào một nhóm. Khi người dùng gửi một thư mới, thay vì gửi cho từng địa chỉ thì người dùng có thể gửi tới một nhóm. Tất cả những người có trong nhóm sẽ nhận được thư này.

Hình 21: Click vào Mới (mũi tên) -> Danh sách liên hệ



Hình 22: Đặt tên cho nhóm địa chỉ, thêm địa chỉ của cá nhân vào nhóm ->Lưu

3.5 Tab Tác vụĐây là tab mà người dùng có thể tạo ra những công việc và theo dõi tiến độ của từng

hạng mục công việc đó.

Để tạo một công việc, người dùng thực hiện những bước sau:

Hình 23: Chọn tab Tác vụ đẻ tiến hành tạo một mục công việc



Hình 24: Click Mới

Hình 25: Người dùng tạo nội dung một tác vụ, thời gian và tiến độ hoàn thành công việc đó



Hình 26: Nội dung sau khi hoàn thành tạo một tác vụ

4 Thay đổi giao diện thư và hình đại diện4.1 Thay đổi hình đại diện

Người dùng có thể thay đổi hình đại diện cho thư điện tử của mình. Nếu sử dụng hình đại diện thì khi người dùng gửi thư hình đại diện sẽ hiện thị bên người nhận.

Hình 27: Click vào hình -> Thay đổi



Hình 28 : Chọn hình cần làm đại diện -> Lưu

4.2 Thay đổi giao diện hiển thị thư

Người dùng có thể thay đổi hình nền và màu hiển thị của thư điện tử cá nhân phù hợp với sở thích của bản thân .

Hình 29: Click vào hình -> Thay đổi chủ đề



Hình 30: Chọn giao diện muốn thay đổi -> OK

4.3 Trang quản trị riêng cho từng người dùngMỗi người dùng mặc định sẽ có riêng cho mình 1 trang quản trị riêng tại địa chỉ

https://mail.backan.gov.vn/ecp/ Khi người dùng đăng nhập vào trang này, người dùng có thể cấu hình, cài đặt những chức năng riêng của cá nhân (tài khoản, chữ ký, cấu hình mail ...). Tại đây người dùng có thể kiểm tra dung lượng mail đã sử dụng, thay đổi mật khẩu ...

Hình 31: Giao diện trang quản trị riêng cho từng cá nhân người dùng


https://mail.backan.gov.vn/ecp/


5 Hướng dẫn sử dụng trên Outlook 20135.1 Sử dụng giao thức Exchange

Vào Control Panel -> All Control Panel Items -> Mail





Hình 32: Hòan thành quá trình thêm một tài khoản vảo Outlook 2013Trung tâm Công nghệ Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Kạn 22


5.2 Sử dụng POP hoặc IMAPCác bước để thêm một tài khoản vào outlook 2013 sử dụng giao thức POP hoặc

IMAP cũng tương tự như hướng dẫn với giao thức Exchange.

Những bước thêm một tài khoản vào outlook 2013 sử dụng POP hoặc IMAP người dùng thực hiện những bước sau.

Hình 33: Hoàn thành add địa chỉ mail vào outlook sử dụng IMAP

6 Hướng dẫn sử dụng trên thiết bị di độngĐể sử dụng những tính năng cao cấp của hệ thống thư điện tử mới. Phục vụ công việc

hiệu quả và thuận tiện hơn. Người dùng có thể sử dụng thiết bị di động để có thể đồng bộ dữ liệu thư điện tử tới điện thoại của mình. Khi có thư đến, hoặc có sự kiện, công việc thì điện thoại sẽ thông báo cho người dùng dưới dạng như một tin nhắn. Để sử dụng trên thiết bị di động, người dùng thực hiện những bước sau:










Documents

Đăng nhập lần đầu, khi bắt đầu sử dụng thư mới · Web viewKhi bắt đầu sử dụng thư mới. Người dùng cần phải thay đổi mật khẩu được