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Slides introduttive al modulo 5 di Acces per il corso in preparazione all'esame ECDL
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Le Basi Dati ECDL - Modulo 5
tonio rollo 2013
Access
Concetti generali
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Cos’è un database e com’è organizzato
✦ In molti ambiti è sentita la
necessità di memorizzare e
gestire particolari volumi di
informazioni; si pensi, ad
esempio, alle informazioni
anagrafiche relative ai
cittadini.
Se i dati vengono
memorizzati in forma
cartacea, come avveniva in
passato, la ricerca di dati
comporta la consultazione
manuale dei registri.
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✦ Attualmente la
memorizzazione di grosse
quantità di informazioni
può essere effettuata
facendo uso di database,
che possono essere definiti
come insiemi integrati di
dati omogenei.
Cos’è un database e com’è organizzato
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Database
Il database è
✦ un insieme di informazioni catalogate e organizzate.
✦ Il tipo di database più diffuso è quello relazionale, composto da
tabelle che, se poste in relazione tra loro, consentono una gestione complessiva dei dati.
✦ ACCESS della Microsoft è un programma per realizzare database, che gestisce un insieme di dati che stanno su diversi archivi
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Cos’è un database e com’è organizzato
✦ Un database è più di un elenco o tabella.
✦ Offre la possibilità di gestire appieno i dati, consentendone:
✦ il recupero,
✦ l'ordinamento,
✦ l'analisi,
✦ il riepilogo
✦ la creazione di report dei risultati in pochi istanti.
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Cos’è un database e com’è organizzato
✦ È in grado
✦ di combinare i dati provenienti da diversi file,
✦ evitando così la necessità di immettere due volte le stesse informazioni.
✦ Può rendere più efficiente e precisa l'immissione dei dati.
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Cos’è un database e com’è organizzato
✦ Una base di dati o
database (DB) è un
insieme di informazioni
archiviate in maniera
strutturata all'interno di tabelle.
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Cos’è un database e com’è organizzato
✦ Tali informazioni sono organizzate in modo da poter essere facilmente:
✦ consultate,
✦ modificate
✦ cancellate.
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Cos’è un database e com’è organizzato
I dati memorizzati possono
essere interrogati in modo
che vengano restituiti (e
stampati) solo quelli che
rispondono a specifici
criteri e sono di particolare
interesse.
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Cos’è un database e com’è organizzato
✦ In un database relazionale le
informazioni vengono
memorizzate in più tabelle in
relazione fra loro.
✦ Un database deve possedere
alcune caratteristiche
fondamentali:
✦ condivisibile;
✦ non ridondante,
✦ persistente.
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Cos’è un database e com’è organizzato
Il termine dato viene usato al posto di informazione tutte le volte che ci si riferisce ad una informazione rilevante per la gestione del problema specifico, problema che viene gestito con la creazione di una base di dati.
Un dato è la registrazione di un qualsiasi oggetto descrivibile, identificabile e classificabile.
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Cos’è un database e com’è organizzato
✦ Per impostare e definire
correttamente un nuovo database
occorre:
✦ analizzare tutti gli elementi della
realtà da descrivere,
identificando innanzitutto due
tipi di oggetti:
✦ le entità del database, ossia le
diverse strutture necessarie per la
memorizzazione dei dati
✦ le relazioni tra le entità del
database.
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Cos’è un database e com’è organizzato
✦ Per ogni entità (skill card, esami,
corsi e alunni) deve essere creata una
tabella, in cui vengono organizzati
i dati in campi (colonne) e
record (righe).
✦ Nei campi si memorizzano tipi di
dati diversi (ad esempio il nome o
un indirizzo);
✦ nei record si raccolgono tutte le
informazioni su un elemento da
registrare nel database.
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✦ Nella figura viene illustrata la
distinzione tra campi, record e
tabelle.
Ciascuna caratteristica di un'entità
è definita attributo e rappresenta
un campo nella tabella.
✦ Il campo Nome corso è un campo
della tabella Corsi;
✦ l'insieme dei dati che avvalorano i
campi della tabella costituisce un
record
✦ l'insieme dei record costituisce la
tabella.
Cos’è un database e com’è organizzato
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Cos’è un database e com’è organizzato
✦ Le relazioni tra le tabelle sono rappresentate da frecce.
✦ Ad esempio, la freccia tra la tabella Alunni e Corsi indica la relazione che lega ciascun alunno al corso che segue o che ha seguito, e la freccia tra la tabella Corsi ed Esami indica la relazione tra gli esami che sono stati sostenuti e i corsi seguiti.
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Cos’è un database e com’è organizzato
✦ Alcune regole da rispettare per rendere un database più efficace.
✦ I record devono essere unici, cioè nella stessa tabella non possono essere memorizzate informazioni sullo stesso soggetto.
✦ I campi devono essere unici.
✦ Nessun campo deve essere funzione di altri. Ad esempio, se nella tabella è presente il campo Data di nascita, la tabella non deve avere il campo Età.
✦ Ogni campo deve essere scomposto in parti logiche più piccole possibile (atomiche).
✦ Non c'è un limite massimo al numero di campi che compongono una tabella.
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La chiave primaria e gli indici
✦ Affinché i record di una tabella siano unici, è necessario definire la chiave primaria della tabella, ossia l'insieme dei campi che identificano ogni record in maniera univoca.
✦ La definizione di una chiave primaria permette di avere record distinti, non duplicati, e di reperirli in maniera più veloce.
La scelta opportuna della chiave è una tra le regole più importanti da seguire per ottenere un database ben progettato.
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La chiave primaria e gli indici
✦ Continuando con l'esempio del database del Test Center, la chiave primaria della tabella Alunni è il numero identificativo della skill card, dato che ogni alunno ha una skill card con numero unico.
✦ Per l'accesso alle informazioni di un alunno, è sufficiente utilizzare il valore identificativo della sua skill card; ad esempio, conoscendo il valore 002 dell'identificativo carta (idCarta), che è campo chiave, si può accedere a tutte le informazioni che riguardano l'alunno in possesso di quella determinata skill card.
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La chiave primaria e gli indici
✦ L'impostazione di un indice su uno o più campi ha lo scopo di velocizzare la ricerca dei dati in essi contenuti. Si pensi a una tabella che contiene i dati anagrafici; molto spesso la ricerca e il reperimento dei dati si basano sul campo data di nascita. Impostando un indice su tale campo viene accelerato l'accesso ai dati.
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La relazione tra tabelle
✦Si provi a definire le relazioni nel database di esempio Tcecdl alla luce del concetto di chiave primaria. Le relazioni esistenti fra le tabelle di questo database (SkillCard, Esami Superati, Corsi, Alunni per Corso) rappresentano i legami logici tra i record di ognuna di esse. La tabella SkillCard ha come chiave primaria il campo idCarta, che identifica univocamente ogni skill card in possesso di un alunno e la tabella Corsi ha come chiave primaria il campo Cod Corso.
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La relazione tra tabelle
✦ Definita la chiave primaria
di ciascuna delle quattro tabelle,
possono essere impostate le
relazioni tra di esse.
Ad esempio, sapendo che
ciascun alunno può aver
sostenuto più corsi, deve essere
definita una relazione tra le
tabelle Corsi, Esami Superati e
SkillCard.
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La relazione tra tabelle
✦ È molto importante pianificare le
proprietà delle relazioni, pena
l'impossibilità di registrazione dei dati o,
peggio, l'impossibilità di lettura dei dati
archiviati.
✦ Impostare correttamente le proprietà
delle relazioni significa riuscire a
evitare che un record di una tabella sia
messo per errore in relazione con dati
diversi.
✦ La scelta del tipo di relazione è
basilare per evitare problemi di
incoerenza.
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La relazione tra tabelle
✦ Le relazioni possono essere di
tipo:
✦ uno-a-uno (1-1): ad ogni record di una
tabella è associato un solo record dell'altra e
viceversa;
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La relazione tra tabelle
✦uno-a-molti (1-M): ad ogni record della prima tabella
possono essere associati più record della seconda e ad ogni
record della seconda può essere associato un solo record
della prima;
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La relazione tra tabelle
✦molti-a-molti (M-M): ad ogni record della
prima tabella possono essere associati diversi record della
seconda e ad ogni record della seconda possono essere
associati più record della prima.
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La relazione tra tabelle
✦Rimanendo nell'esempio del database, esempi di relazioni sono:
✦ uno-a-uno (1-1) tra le tabelle Alunni per corso e SkillCard, perché a ogni alunno è associata una sola skill card e viceversa;
✦ uno-a-molti (1-M) tra una skill card e gli esami superati, perché ogni skill card è associata ai 7 esami che completano la certificazione;
✦ molti-a-molti (M-M) tra le tabelle Corsi e Alunni per corso, perché ogni alunno è associato a più di un corso e viceversa.
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La relazione tra tabelle
Alcune regole da rispettare per rendere un database più efficace.
I record devono essere unici, cioè nella stessa tabella non possono essere memorizzate informazioni sullo stesso soggetto.
I campi devono essere unici.
Nessun campo deve essere funzione di altri. Ad esempio, se nella tabella è presente il campo Data di nascita, la tabella non deve avere il campo Età.
Ogni campo deve essere scomposto in parti logiche più piccole possibile (atomiche).
Non c'è un limite massimo al numero di campi che compongono una tabella.
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Gli Oggetti: Tabelle e Query
✦ I database di Access sono
costituiti da oggetti:
✦ Tabelle: consentono di
memorizzare i dati all'interno
di righe e colonne. Tutti i
database contengono una o più
tabelle. ✦ Query: consentono di
recuperare ed elaborare i dati.
Tramite le query è possibile
combinare dati di tabelle
diverse, aggiornare i dati ed
eseguire calcoli sui dati.
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Oggetti: Maschere e Report
✦ Report: consentono di riepilogare e stampare i dati. I report trasformano i dati delle tabelle e delle query in documenti utili per la distribuzione e lo scambio di informazioni.
✦Maschere: consentono di controllare l'immissione e la visualizzazione dei dati. Le maschere sono strumenti visuali che semplificano l'utilizzo dei dati.
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Impostazione Dati
✦ Per i campi del database sono disponibili
impostazioni che consentono di stabilire il tipo di
dati che è possibile memorizzare, le modalità di
visualizzazione dei dati e le operazioni eseguibili sui
dati.