Daten analysieren mit BW und Microsoft Excel · Die Ausgabe des Berichts erfolgt in Microsoft Excel. Sämtliche Excel Funktionen sind verfügbar. Sie werden ergänzt durch eingebundene

Schulung Business Information Warehouse (BW)

FIMA Seite 1 Stand: 25.10.2018

Daten analysieren mit BW und Microsoft Excel Inhaltsverzeichnis:

1 Grundlagen ....................................................................................................................... 2 1.1 Installation der SAP GUI ............................................................................................. 2 1.2 Aufbau einer OpenVPN-Verbindung .......................................................................... 2 1.3 Hardware Token für die Zwei-Faktor-Authentifizierung ............................................ 2

1.4 Anmelden am SAP Portal ............................................................................................ 2 1.4.1 Browsereinstellungen ........................................................................................... 4

1.5 Navigieren innerhalb des Portals ................................................................................. 5

2 BW-Berichte mit Ausgabe nach MS Excel .................................................................... 7 2.1 Aufruf eines BW-Berichts ........................................................................................... 7 2.2 Selektionsbild .............................................................................................................. 8 2.3 Ausgabebereiche in Excel ......................................................................................... 11

2.4 Navigation innerhalb des Berichts ............................................................................. 13 2.4.1 Merkmal austauschen ......................................................................................... 14

2.4.2 Merkmal hinzufügen .......................................................................................... 16 2.4.3 Zurück ................................................................................................................ 17 2.4.4 Merkmal entfernen ............................................................................................. 18

2.4.5 Filtern und Aufreißen nach einem weiteren Merkmal (Drill Down) ................. 19 2.4.6 Der Umgang mit Hierarchien ............................................................................. 20

2.4.7 Das Filtern von Daten ........................................................................................ 23 2.4.8 Springen ............................................................................................................. 26 2.4.9 Sortieren ............................................................................................................. 29

2.4.10 Verändern Eigenschaften der Merkmale ............................................................ 30

2.5 Drucken ..................................................................................................................... 33 2.6 Speichern von Berichten ............................................................................................ 34

2.6.1 Speichern der Daten über Excel-Funktionen ..................................................... 34 2.6.2 Öffnen einer gespeicherten Datei mit anschließender Aktualisierung ............... 35 2.6.3 Speichern des Navigationszustandes als Vorlage .............................................. 37

2.6.4 Verwenden einer Vorlage ................................................................................... 38 2.7 Möglichkeiten der SAP Add-In-Symbolleiste ........................................................... 39

2.7.1 Öffnen einer Vorlage mit Hilfe des Symbols ............................................. 39

2.7.2 Speichern einer Vorlage mit Hilfe des Symbols ......................................... 39

2.7.3 Variablenwerte ändern mit Hilfe des Symbols .......................................... 39

2.7.4 Globale Einstellungen Symbol .................................................................... 39

3 Aufruf der klassischen SAP-Berichte (derzeit nur Berichte des GFB vorhanden) .. 40 4 Ihre Ansprechpartner .................................................................................................... 41



1 Grundlagen

1.1 Installation der SAP GUI

Voraussetzung für das BW-Berichtswesen ist der Zugang zum SAP-System. Eine

Installationsanweisung der SAP GUI finden Sie hier:

https://www.scc.kit.edu/dienste/sap-gui-installation.php

1.2 Aufbau einer OpenVPN-Verbindung

Um eine verschlüsselte Datenübertragung zwischen dem Business Warehouse und dem

eigenen PC zu gewährleisten, verlangt SCC seit November 2017 den Aufbau einer

gesicherten OpenVPN Verbindung.

Die Installation von OpenVPN und der Verbindungsaufbau sind ebenfalls in der

Installationsanweisung der SAP GUI beschrieben, siehe oben.

1.3 Hardware Token für die Zwei-Faktor-Authentifizierung

Die nötigen Hardware-Token für die Zwei-Faktor-Authentifizierung wurden dezentral über

die Organisationseinheiten verteilt. Sollten Sie noch kein Hardware-Token erhalten haben,

wenden Sie sich bitte an den SCC Service-Desk (Anleitungen zur Zwei-Faktor-

Authentifizierung).

1.4 Anmelden am SAP Portal

Die Anmeldung erfolgt über die Intranet-Start-Seite des KIT.

Wählen Sie den Button „Informationen A-Z“ mit einem Klick aus.

https://www.scc.kit.edu/dienste/sap-gui-installation.php

https://www.scc.kit.edu/dienste/2fa.php

https://www.scc.kit.edu/dienste/2fa.php



Wählen Sie den Buchstaben „S“ und danach den Begriff „SAP-Mitarbeiterportal“ mit einem Klick aus.

Das Portal-Anmeldefenster öffnet sich



Das SAP-Portal wird für einige Anwendungen benutzt: Einkaufen über „SRM“,

Personalservice über „ESS“, Personentagemeldungen. Die Anmeldung gilt für alle Bereiche

gleichermaßen.

Tätigen Sie folgende Eingaben:

Benutzerkennung: Ihr KIT-Account oder KIT-Email-Adresse

Passwort: Ihr persönliches Passwort

1.4.1 Browsereinstellungen

In dem verwendeten Internet Browser sind Einstellungen vorzunehmen. Da sich diese immer

wieder ändern, wurden die Angaben hierzu in ein gesondertes Dokument ausgelagert:

Es sind die gleichen Einstellungen, die auch für SRM und ESS getätigt werden. Für das

Berichtswesen benötigen Sie keinen besonderen Parameter.

https://www.fima.kit.edu/downloads/Browsereinstellungen%20SAP-

Portal%20f%c3%bcr%20BW.pdf

https://www.fima.kit.edu/downloads/Browsereinstellungen%20SAP-Portal%20f%c3%bcr%20BW.pdf

https://www.fima.kit.edu/downloads/Browsereinstellungen%20SAP-Portal%20f%c3%bcr%20BW.pdf



1.5 Navigieren innerhalb des Portals

Die Bildschirmleiste ist je nach Berechtigung unterschiedlich ausgeprägt. Klicken Sie

auf „SAP-Berichtswesen“.

Auf der ersten Seite sehen Sie aktuelle Nachrichten und Informationen zum BW-Berichtswesen

Aktuelle Hinweise finden Sie hier (1). Zu den Auswertungen geht es durch einen Klick auf den Menüpunkt „Berichte“ (2).

(1)

(2)



Auf der linken Seite sehen Sie den Berichtsbaum. Die Anzeige kann durch Ziehen am Rand erweitert werden (1). Mit einem Klick auf den Menüpunkt „Service Map“ sieht man auf der rechten Seite eine Übersicht der darunterliegenden Strukturen (2).

Der Menübaum ist in drei Hauptbereiche unterteilt:

KIT. Die Auswertungen in diesem Bereich lesen Daten sowohl aus dem GFB als auch aus dem UB.

GFB ab 2012. Die Auswertungen in diesem Bereich lesen Daten ausschließlich aus dem GFB Bereich ab dem Jahr 2012.

UB. Die Auswertungen in diesem Bereich lesen Daten ausschließlich aus dem UB Bereich.

Hinterlegt sind zwei verschiedene Berichtsarten:

Berichte aus der Berichtsplattform Business Warehouse (BW) mit Ausgabe nach MS Excel.

Beispiel:

Berichte aus dem klassischen SAP-System (mit Zusatz SAP)

Beispiel:

(2)

(1)



2 BW-Berichte mit Ausgabe nach MS Excel

2.1 Aufruf eines BW-Berichts

Im Folgenden wird die Navigation und Handhabung anhand des UB-Berichts „Kontostand nach Fonds“ erläutert.

Zum Starten des Microsoft-Excel-Berichts klicken Sie auf den entsprechenden Namen im Menübaum. Bei unserem Beispiel: Menü UB / Einrichtungen (OE) / Budgetsicht / Kontostand nach Fonds.

Beim ersten Starten einer Auswertung könnten eine oder mehrere Sicherheitsabfragen von ihrem PC aufgeblendet werden. Diese Frage mit „Zulassen“ beantworten. Hier „Öffnen mit SAP GUI for Windows“

bestätigen.

Diese Frage mit „Öffnen“ beantworten.

Eventuell erscheinen auch SAP Copyright Hinweise. Diese Nachrichten können Sie schließen. Im Hintergrund wird Excel mit SAP Zusatzfunktionen (Add-In BEx Analyser) für die Verwendung von BW-Techniken gestartet.



2.2 Selektionsbild

Als nächstes erscheint das Selektionsbild zum entsprechenden Bericht.

Dieses Bild könnte verdeckt sein von anderen geöffneten Windows-Fenstern. Bei einer längeren Wartezeit im Hintergrund nachschauen.

Hier nehmen Sie Eingrenzungen vor. Bei den Feldern mit (*) hinter dem Namen sind Eingaben Pflicht. Einige Felder sind eventuell vorbelegt in der Regel das Feld Finanzstellenhierarchie. Diese Informationen kommen aus ihrem Nutzerstamm und bilden ihre Berechtigungen ab

Bei einem Klick auf das Symbol können Sie mögliche Eingabewerte zum Feld auswählen.

Als Beispiel hier die Möglichkeiten für das Feld Geschäftsjahr / Periode. Als erste Maske sehen Sie unter dem Begriff „Historie“ die letzten Werte, die Sie selbst benutzt haben. Durch einen Klick auf die Drucktaste „Mehr“ rechts unten, sehen Sie welche Werte aktuell ausgewählt sind.

Über Markieren und Drücken der Pfeiltaste können die Werte in den Bereich „gewählte Selektionen“ verschoben werden. Alternativ hierzu genügt ein Doppelklick auf den gewünschten Eintrag.



Falls die historischen Einträge nicht genügen, können Sie die Auswahl auf alle „Einzelwerte“ oder „Wertebereiche“ umschalten. Klicken Sie auf das schwarze Dreieck im Feld „Einblenden“.

Es folgt die Anzeige der möglichen Einzelwerte.



Alternativ können auch Wertebereiche ausgewählt werden:

In die leeren Felder können Sie die gewünschten Parameter direkt eintragen oder Sie

wählen die möglichen Eingaben über das Symbol aus. Neben der Auswahl „Zwischen“ können auch andere Bereichsangaben gewählt werden.



Die Selektionen von Einzelwerte und Wertebereiche können auch beliebig gemischt werden. Hier ein Beispiel:

2.3 Ausgabebereiche in Excel

Die Ausgabe des Berichts erfolgt in Microsoft Excel. Sämtliche Excel Funktionen sind verfügbar. Sie werden ergänzt durch eingebundene SAP-Informationen und Funktionen. Diese zusätzlichen Möglichkeiten werden in den nachfolgenden Kapiteln erklärt.

Drucktasten für das Filtern von

Merkmalen und die Anzeige von

weiteren Informationen

Navigationsbereich

Kennzahlen (Werte)

Spezielle SAP-

Funktionen

Navigationsbereich

Merkmale



Das Drücken der Drucktaste „Information“ stellt weitere Infos zu dem Bericht zur Verfügung. Das Drücken der Drucktaste „Filter“ blendet weitere Interaktionsmöglichkeiten für den Navigationsbereich ein.



2.4 Navigation innerhalb des Berichts

Es gibt verschiedene Möglichkeiten innerhalb eines Berichts zu navigieren. Die zwei wichtigsten Funktionen sind: Aufruf eines Kontext-Menüs durch Klicken mit der rechten Maustaste auf dem Merkmals- oder Kennzahlenbereich. Kontext-Menü Merkmalsbereich Kontext-Menü Kennzahlenbereich

Schnelle Veränderungen durch Drag & Drop Funktionen Hier stehen weniger Möglichkeiten zur Verfügung. Die Symbole der Maus-Zeiger beim „Ziehen und fallen lassen“.

In dieser Beschreibung werden beide Navigationsformen erläutert.



2.4.1 Merkmal austauschen

2.4.1.1 Über das Kontextmenü

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Merkmalsbereich.

Anschließend scrollen Sie auf den Eintrag < Fonds-Gruppe austauschen mit >. Die Fonds-Gruppe ist in diesem Beispiel das aktuelle Merkmal. Wählen Sie im neuen Kontextmenü ein neues Merkmal aus.

Rechte

Maustaste

Scrollen

zu

Linke Maustaste

auswählen



Das Ergebnis nachdem das Merkmal „Fonds-Gruppe“ mit dem Merkmal „Projektnummer“ ausgetauscht wurde.

2.4.1.2 Über Drag & Drop

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Merkmal „Projektnummern“ im

Filterbereich und halten Sie die Taste gedrückt. Ziehen Sie das Cursorsymbol auf die Überschrift des Merkmals „Fonds-Gruppe“ in der Tabelle. Dabei ändert sich das Cursorsymbol in das Zeichen:



2.4.2 Merkmal hinzufügen



Anschließend scrollen Sie auf den Eintrag < Aufriss hinzufügen nach >. Wählen Sie im neuen Kontextmenü das gewünschte Merkmal mit der linken Maustaste aus.

Neben dem Merkmal „Fondsgruppe“ wird das Merkmal „Projektnummer“ aufgeblendet.

Rechte

Maustaste Linke Maustaste

auswählen

Scrollen

zu



2.4.2.2 Über Drag & Drop

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Merkmal „Projektnummer“ im

Filterbereich und halten Sie die Taste gedrückt. Ziehen Sie das Cursorsymbol auf den Inhalt (nicht auf die Überschrift) des Feldes „Fonds-Gruppe“ in der Tabelle. Dabei ändert sich das Cursorsymbol in das Zeichen

.

2.4.3 Zurück

Hier stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

2.4.3.1 Ein Schritt zurück

Über das Kontextmenü


Anschließend klicken Sie mit der linken Maustaste auf den obersten Eintrag < Einen Navigationsschritt zurück >. Die vorhergehende Ansicht wird wieder hergestellt.

2.4.3.2 Zurück zum Anfang


Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Merkmalsbereich

Anschließend klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Eintrag < Zurück zum Anfang >. Die erste Ansicht beim Start der Auswertung wird wieder hergestellt.



2.4.4 Merkmal entfernen

Falls Sie mehrere Merkmale nebeneinander angezeigt haben, können Sie ungewünschte Merkmale wieder entfernen.


Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Anzeigebereich des nicht mehr

gewünschten Merkmals. Anschließend scrollen Sie auf den Eintrag < Aufriss entfernen >.

2.4.4.2 Über Drag&Drop

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Überschrift des nicht mehr gewünschten

Merkmals und halten Sie die Taste gedrückt. Ziehen Sie das Cursorsymbol auf einen freien ungenutzten Teil des Excelblattes. Dabei ändert sich das Cursorsymbol in das Zeichen

.



2.4.5 Filtern und Aufreißen nach einem weiteren Merkmal (Drill Down)

Für eine schnelle Analyse von großen Datenmengen können Sie ein Merkmalsergebnis filtern und nach weiteren Merkmalen untersuchen.


Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu untersuchende Merkmalszeile.

Anschließend scrollen Sie auf den Eintrag < Filtern und aufreißen nach >. Wählen Sie im neuen Kontextmenü das gewünschte Merkmal mit der linken Maustaste aus.

Im Beispiel würde als Ergebnis die Werte der Fonds-Gruppe „U104“ nach Kontonummern aufgelistet werden.

Rechte

Maustaste

Scrollen

zu

Linke Maustaste

auswählen



2.4.6 Der Umgang mit Hierarchien

Bei einigen Merkmalen sind Hierarchien hinterlegt. Je nach Wunsch können die Hierarchiebäume auf- und zugeklappt, entfernt oder wieder eingefügt werden.

2.4.6.1 Auf- und Zuklappen

Hierarchien sind sowohl auf der Zeilen- als auch auf der Spaltenstruktur möglich.

Erkennbar an den schwarzen Dreiecken. Durch einen Klick auf ein Dreieck wird die nächste Ebene aufgeblendet.

2.4.6.2 Expandieren bis Stufe

Bei mehrstufigen Hierarchien ist das Aufklappen jeder Ebene aufwendig. Daher gibt es die Möglichkeit zum Expandieren bis zur jeweils gewünschten Stufe.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Merkmalsbereich. Anschließend

scrollen Sie auf den Eintrag < Expandieren bis Stufe >.Wählen Sie im neuen Kontextmenü die gewünschte Stufe mit der linken Maustaste aus.



2.4.6.3 Aus- und wieder Einschalten von Hierarchien

Hierarchien sind manchmal Fluch oder Segen für die Analyse der Daten. Daher kann die Sichtweise aus- und wieder eingeschaltet werden.

Zum Ausschalten klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Merkmalsbereich.

Anschließend klicken Sie auf den Eintrag < Eigenschaften… >.

Im Folgebild klicken Sie auf die Drucktaste < Hierarchie >.



Im Folgebild entfernen Sie den Haken beim Feld „Hierarchie aktivieren“ und klicken auf „OK“.

Vorhandene Hierarchien können Sie durch Setzen des Hakens einschalten.



2.4.7 Das Filtern von Daten

Hierzu haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Im Bericht sollten die Filtermöglichkeiten über die Drucktaste „Filter“ aufgeblendet sein. Der Filterbereich besteht aus zwei Spalten. In der linken Spalte sind die verfügbaren Merkmale aufgelistet. In der rechten Spalte werden bereits aktive Filter angezeigt. In unserem Beispiel wurde das Sachkonto 60001000 als Filter gesetzt.

2.4.7.1 Direkte Eingabe eines Wertes

Sie können dem gewünschten Wert manuell in der rechten Spalte des Filterbereichs

neben dem entsprechenden Merkmal eingeben. In unserem Beispiel die Eingabe von „U104“ neben dem Merkmal „Fonds-Gruppe“ im Filterbereich.

Drucktaste Filter

Filterbereich



Über Drag&Drop

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den zu filternden Eintrag im Merkmalsbereich der Tabelle und halten Sie die Taste gedrückt. Ziehen Sie das Cursorsymbol auf den Filterbereich. Dabei ändert sich das Cursorsymbol in das Zeichen

.

2.4.7.2 Auswahl über das Kontextmenü des Filterbereichs

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Filterbereich des entsprechenden

Merkmals. Anschließend klicken Sie im Kontextmenü auf „Filterwert auswählen…““



Anschließend erhalten Sie die Möglichkeit Einzelwerte oder Wertebereiche auszuwählen. Die Methode entspricht dabei der Auswahl der Selektionsbildparameter beim Aufruf des Berichts. Siehe Beschreibung „Selektionsbild Kapitel 2.2“.

2.4.7.3 Löschen von Filtern

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Filterbereich des entsprechenden

Merkmals. Anschließend klicken Sie im Kontextmenü auf „Filterwert Löschen“.



2.4.8 Springen

Innerhalb eines Berichts können weitere Berichte oder andere Anwendungen angesprungen werden. Die Möglichkeiten sind durch die Berichtsdefinition vorgegeben. Aus Summenberichten können in der Regel Einzelpostenberichte aufgerufen werden. Bei Einzelpostenberichten ist es im Großforschungsbereich möglich, gescannte Originaldokumente einzusehen. Im Universitätsbereich wird diese Möglichkeit voraussichtlich im Jahr 2020 zur Verfügung stehen.

2.4.8.1 Vom Summenbericht zum Einzelposten

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Betrag.

Scrollen mit der Maus zu „Springen“. Im folgenden Kontextmenü wählen Sie einen der angebotenen Einzelpostenberichte aus.

Eine gemeinsame Anzeige der Einzelpostenkategorien ist nicht möglich. Der Feldaufbau und der Informationsgehalt sind zu unterschiedlich.

Es öffnet sich ein neuer Excel Bericht mit der Anzeige der gewünschten Einzelposten. Zwischen dem Summen- und Einzelpostenbericht kann hin- und her gesprungen werden.

Scrollen

zu

Rechte

Maustaste

Linke Maustaste

auswählen



2.4.8.2 Zum gescannten Originalbeleg (gilt derzeit nur für den GFB)

FIMA scannt zahlreiche Belege (z.B. Lieferantenrechnungen) ein. Sie können sich die Originalbelege am Bildschirm anzeigen lassen. Voraussetzung hierfür ist, dass an ihrem Rechner die Anzeigesoftware für das Optische Archiv installiert wurde. Siehe hierzu eine besondere Beschreibung. Die Belege anderer DEs und Belege der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden noch nicht gescannt. Daher können Sie folgende Vorgänge im optischen Archiv nicht anschauen:

Budgetbelege

Obligobelege

Warenein- und Ausgänge

Personalbelege

Reisekostenbelege

Innerbetriebliche Leistungsverrechnungen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Belegnummer.

Im folgenden Kontextmenü klicken Sie auf „Springen“ und danach auf „Originalbeleg“.



Im Hintergrund öffnet sich ein neues SAP-Fenster. Erkennbar am blinkenden SAP-Symbol in der Taskleiste.

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das SAP-Symbol um das neue SAP-Fenster

zu öffnen

Im Folgebild werden Ihnen die eingescannten Dokumente zu einem SAP-Beleg angeboten.

Doppelklick mit der linken Maustaste auf eine Dokumentenzeile

Es öffnet sich der Dokumentenanzeiger.



2.4.9 Sortieren

Sie können die Spalten mit den Excel-Standardmethoden sortieren. Aufgrund der SAP-Formatierung ist die Handhabung eventuell nicht ganz einfach. Aus diesem Grund bietet SAP ebenfalls eine Sortiermethode an. Ursprungszustand

SAP sortiert grundsätzlich die Spalten von links nach rechts. Wenn Sie bei unserem Beispiel statt nach dem Buchungsdatum nach dem Konto sortieren möchten, so sind die Spalten „Konto“ und „Buchungsdatum“ auszutauschen.

Am Einfachsten geht es über eine Drag&Drop Funktion

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Überschrift des Merkmals „Konto“.

Halten Sie die Taste gedrückt und ziehen Sie das Cursorsymbol auf die Überschrift der Spalte „Buchungsdatum“. Dabei ändert sich das Cursorsymbol in das Zeichen

.



Als Ergebnis ist der Bericht nun nach dem Konto sortiert.

Eventuell erhalten Sie nach dieser Sortieraktion eigenartige Zwischensummen. Wie Sie diese Summen beeinflussen können, wird im nächsten Kapitel erklärt.

2.4.10 Verändern Eigenschaften der Merkmale

2.4.10.1 Ein- und Ausblenden von Summen

Sie können Zwischensummen mit den Excel-Standardmethoden sortieren oder eine Excel-Pivot-Tabelle einfügen. Aufgrund der SAP-Formatierung ist die Handhabung eventuell nicht ganz einfach. Aus diesem Grund bietet SAP ebenfalls eine Summierungsmethode an. Voraussetzung hierfür ist die Sortierung der Datenfelder nach der Summenhierarchie. Bei unserem Beispiel benötigen wir eine Zwischensumme pro Konto

Grundsätzlich schaltet man eine Zwischensumme für ein Merkmal immer auf dem

rechts daneben stehenden Merkmal ein.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Eintrag in der Spalte mit dem Merkmal „FI-Belegnummer“. Klicken Sie im Kontextmenü auf „Eigenschaften“.

Rechte

Maustaste

Linke Maustaste

auswählen



Wählen Sie im Folgebild bei den „Ergebniszeilen“ den Begriff „Immer anzeigen“ und quittieren Sie ihre Änderung rechts unten mit einem Klick auf die „OK-Taste“.

Es werden Zwischensummen pro Konto eingeblendet.

Auf ähnliche Weise können Sie störende Summen auch wieder ausblenden. Wählen Sie bei den Eigenschaften den Eintrag „Immer unterdrücken“.

2.4.10.2 Ein- und Ausblenden von Texten

Besonders bei Einzelpostenberichten mit vielen Informationsspalten stellt sich die Frage, ob zu jedem Stammdatenmerkmal der Text oder nur der Schlüsselbegriff eingeblendet werden soll. Erklärende Texte verbessern die Lesbarkeit des Berichts. Gleichzeitig erhöht sich die Berichtsbreite und die Informationen lassen sich weder auf dem Bildschirm noch auf dem Drucker sinnvoll darstellen. Sie können für ihren Bedarf erklärende Texte zu allen Stammdaten ein- oder ausblenden.



Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Eintrag in der Spalte mit dem gewünschten Stammdatenmerkmal. Bei unserem Beispiel der „Kreditor“. Klicken Sie im Kontextmenü auf „Eigenschaften“.

Wählen Sie im Folgebild bei der „Anzeige“ den Begriff „Schlüssel und Text“ und quittieren Sie ihre Änderung rechts unten, mit einem Klick auf die „OK-Taste“.

Rechte

Maustaste

Linke Maustaste

auswählen



Neben der Kreditorennummer wird nun der Kreditorentext eingeblendet.

Sie können störende Texte auch ausblenden. Wählen Sie bei den Eigenschaften den Eintrag „Schlüssel“.

2.5 Drucken

Das Ausdrucken erfolgt ausschließlich über die Funktionen von Excel.



2.6 Speichern von Berichten

Es werden mehrere Speichermöglichkeiten angeboten.

2.6.1 Speichern der Daten über Excel-Funktionen

Sie speichern die Berichtsinformationen mit der üblichen Excel-Funktion „Speichern

unter“ und legen ihre Datei in einem beliebigen Verzeichnis ab. Beim Öffnen der Datei sind die Dateninhalte noch vorhanden, aber eine Navigation ist nicht mehr möglich. Die Verbindung zu SAP fehlt.



2.6.2 Öffnen einer gespeicherten Datei mit anschließender Aktualisierung

Hierzu gibt es verschiedene Wege. Beschrieben wird davon nur eine Möglichkeit.

Starten Sie einen beliebigen BW-Bericht und lassen sich die Daten anzeigen. Sinn

dieser Aktion ist es, in Excel die Add-In Funktionen von SAP zu aktivieren.

Öffnen Sie anschließend die gespeicherte Datei



Danach werden die ursprünglichen Informationen der gespeicherten Datei angezeigt.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Merkmalsbereich der Tabelle.

Anschließend klicken Sie auf „Aktualisieren“. Als Ergebnis werden die Werte aktualisiert und Sie können wieder innerhalb des Berichtes wie gewohnt navigieren.



2.6.3 Speichern des Navigationszustandes als Vorlage

Sie haben einen Bericht nach ihren Wünschen verändert. Beim nächsten Aufruf wird wieder der Standardzustand angezeigt und ihre Arbeit beginnt von vorn. Daher können Sie Navigationszustände als Favoriten hinterlegen.

Klicken Sie auf das Menü Add-Ins in der EXCEL-Menü-Leiste.

Klicken Sie auf das Symbol Klicken Sie anschließend auf „Arbeitsmappe speichern unter…“.

Hinterlegen Sie unter „Favoriten“ eine sinnvolle Beschreibung und sichern Sie ihre

Eingaben.



2.6.4 Verwenden einer Vorlage

Starten Sie einen beliebigen BW-Bericht und lassen sich die Daten anzeigen. Sinn

dieser Aktion ist es, in Excel die Add-In Funktionen von SAP zu aktivieren.

Klicken Sie auf das Menü Add-Ins in der EXCEL-Menü-Leiste.

Klicken Sie auf das Symbol . Klicken Sie anschließend auf „Arbeitsmappe öffnen“.

Öffnen Sie im Ordner Favoriten die gewünschte Vorlage mit einem Doppelklick auf den Namen.



2.7 Möglichkeiten der SAP Add-In-Symbolleiste

Die meisten Symbole benötigen die Berichtsentwickler. Für die Anwender sind nur wenige Funktionen sinnvoll.

2.7.1 Öffnen einer Vorlage mit Hilfe des Symbols

Öffnen einer Vorlage siehe Beschreibung Kapitel 2.6.4

2.7.2 Speichern einer Vorlage mit Hilfe des Symbols

Speichern einer Vorlage siehe Beschreibung Kapitel 2.6.3

2.7.3 Variablenwerte ändern mit Hilfe des Symbols

Um den Bericht aufzufrischen, nachdem er schon geöffnet und durch Navigation verändert

wurde, klicken Sie auf den Button . Der Bericht bleibt geöffnet und ein neues Selektionsbild erscheint. Hier haben Sie die Möglichkeit neue, veränderte Eingrenzungen vorzunehmen z.B. ein anderes Geschäftsjahr. Der Bericht wird mit neuen Daten versorgt, ohne dass der derzeitige Navigationszustand Ihres Berichts verändert wird.

2.7.4 Globale Einstellungen Symbol

Damit Sie gescannte Originalbelege sehen können, muss der Eintrag „SAP GUI-Verbindung anmelden und aktivieren“ angekreuzt sein. Andere Einstellungen bitte nicht vornehmen.



3 Aufruf der klassischen SAP-Berichte (derzeit nur Berichte des GFB vorhanden)

Im Menübaum Infosysteme werden auch klassische SAP-Berichte angeboten. Erkennbar sind diese Auswertungen am Zusatz (SAP).

Beispiel:

Diese Berichte werden im operativen PR1-System ausgeführt. Die Navigation unterscheidet sich gravierend von den Berichten des Business-Warehouses. Der Umgang mit diesen Auswertungen ist nicht Gegenstand dieser Dokumentation.

Mit dem Symbol gelangen Sie wieder zurück ins Infosystem Ihres Benutzermenüs.



4 Ihre Ansprechpartner

Fragen zu der Handhabung der Berichte, zur Berichtserstellung, Änderungswünsche und Weiterentwicklung des Berichtswesens

Herr Jürgen Stehmer (FIMA) Tel. 25412 E-Mail: [email protected]

Frau Christine Ermantraut (FIMA) Tel. 46111 E-Mail: [email protected]

Frau Alexandra Schneider-Kissig Tel. 25408 E-Mail: [email protected]

Betriebswirtschaftliche Fragen zu den Auswertungen Wenden Sie sich bitte an die FIMA-Ansprechpartner von den Abteilungen Buchhaltung Haushalt oder Betriebswirtschaft.

Nähere Informationen zu den Ansprechpartnern von FIMA auf unserer Homepage

www.fima.kit.edu.

Technische Fragen zum BW-System

Herr Jochen Schlenker (SCC-IOR) Tel. 25488 E-Mail: [email protected]

Herr Ingo Gamer (SCC-IOR) Tel. 25966 E-Mail: [email protected]

Technische Fragen zum SAP-Portal

Herr Yusuf Dogan (SCC-IOR) Tel. 25489 E-Mail: [email protected]

Herr Martin Petermann (SCC-IOR) Tel. 25473 E-Mail: [email protected]

mailto:[email protected]



http://www.fima.kit.edu/





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