Datenaustausch

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Getrenntes verwalten der aktiven und fördernden Mitglieder

Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden - 1 -

Wenn im Verein die Verwaltungsarbeit auf mehreren Computern erfolgen soll, müssen die Arbeitsbereiche exakt abgesprochen werden.

Vorstandsmitglied „A“ wird die Daten der aktiven Mitglieder des Vereins in

der Vereinsverwaltung pflegen.

Vorstandsmitglied „C“ erhält die Aufgabe die Daten der fördernden

Mitglieder einzupflegen.

Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden - 2 -

Vorstandsmitglied „A“ und „C“ müssen sich schon noch etwas detaillierter absprechen!

Die fördernden Mitglieder sollen ab der laufenden Nummer 1000 geführt werden.

Da das Programm die laufenden Nummern „höchste Nummer + 1“ vergibt, brauche ich nur einmal eine Nummer 1000 eintippen.

Ich werde in der Personenverwaltung die aktiven

Mitglieder ab der laufenden Nummer 1 führen.

Vorstandsmitglied „C“ darf dann frühestens ab der lfd. Nr. 1000

die Fördernden führen.

Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden - 3 -

Vorstandsmitglied „A“ aktualisiert in „Personen“ die Anschriften, Kommunikationsdaten, verwaltet den Status, die Funktionen und

alle anderen Angaben der aktiven Mitglieder.In den Voreinstellungen wird „A“ alle zu den Personen gehörenden

Angaben – außer Bankverbindungen und Beiträge – pflegen.

Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden - 4 -

Mit der Kassiererin – Vorstandsmitglied „B“ – spricht sich „C“ so ab, dass in den Voreinstellungen der Beitrag der

fördernden Mitglieder auf die lfd. Nummer 10 gelegt wird.

Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden - 5 -

Nach erfolgter Absprache können beide

Vorstandsmitglieder – jeder zu Hause an seinem PC – in der Personenverwaltung

die Datenpflege vornehmen.

Als erstes wird „C“ in Voreinstellungen / Voreinstellungen das Register „Beiträge“ aufrufen.

Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden - 6 -

Wie mit der Kassiererin abgestimmt wird der Beitrag für fördernde Mitglieder mit der

laufenden Nummer 10 angelegt.

„C“ wechselt nun in die Personenverwaltung.

Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden - 7 -

Der Arbeitsplatz wird eingerichtet.Im Register „Register“ schaltet „C“ alle Register aus, die sie zum Anlegen der fördernden Mitglieder nicht benötigt.

Das Register „Anschrift“ wird angeklickt.

Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden - 8 -

Über den Schalter = (kopieren) können schnell Personen aus dem selben Haushalt

eingetragen werden.

Einfach und komfortabel können die Mitglieder

auch über den Eintrittsassistenten

eingegeben werden.

Die wichtigsten und notwendigsten Eintragungen nehmen Sie hier vor. Der Assistent trägt die Angaben in die Register ein.

Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden - 9 -

Vorstandsmitglied „C“ hat die Daten von 800 fördernden Mitgliedern eingetippt. Diese Daten sollen nun bei Vorstands- mitglied „A“ zusammengeführt werden.

Der Datenaustausch von „C“ nach „A“ soll per Email über das Internet erfolgen.

Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden - 10 -

Vor dem Datenaustausch ist

unbedingt über „Datei / Datenbank sichern...“ eine Datensicherung

anzufertigen!Danach betätigt sie den Schalter „Austausch“.

Wählen Sie die Verwaltung aus,

die „A“ übermittelt werden soll.

Der zu übertragende

Nummernbereichwird eingetragen.

Der Schalter „Status prüfen“ soll eingeschaltet werden.

Und dannden Schalter „Status“...

Da nur die fördernden Mitglieder übertragen werden sollen, wird

über diesen Schalter dem Programm mitgeteilt den Status „fördernde Mitglieder“ zu prüfen.

Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden - 11 -

Das Programm überprüft ihre Einstellungen und schaltet für den Austausch

erforderliche Felder hinzu.

Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden - 12 -

Speichern Sie die Austauschdatei in einen Ordner Ihrer Wahl, um sie dann als Anlage per Email zu versenden.

Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden - 13 -

Öffnen Sie hier die Dialogbox „Datei einfügen“ und fügen Sie aus dem

Ordner Ihrer Wahl die Datenaustauschdatei an.

Ihre Austauschdatei als Anlage !

Wechseln Sie nun in Ihr Email-Programm.

Die Datenaustauschdatei ist verschlüsselt und kann deshalb vom Vorstandsmitglied „ C“ zum

Vorstandsmitglied „A“ per Email gesendet werden.

Vorstandsmitglied „A“ speichert die Austauschdatei aus der Anlage in einen Ordner seiner Wahl.

Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden - 14 -

Vor dem Einlesen der Datenaustauschdatei ist auch

von Vorstandsmitglied „A“ unbedingt über „Datei /

Datenbank sichern...“ eine Datensicherung anzufertigen!

Danach betätigt er den Schalter „Austausch“.

Aus dem Ordner Ihrer Wahl öffnen Sie die

Datenaustauschdatei.

Mit einem einfach Klick auf „Personen“ öffnet

sich die Liste der Felder , die zur Übertragung

freigegeben wurden.

Vor dem Einlesen der Datenaustauschdatei ist auch

von Vorstandsmitglied „B“ unbedingt über „Datei /

Datenbank sichern...“ eine Datensicherung anzufertigen!

Danach betätigt sie den Schalter „Austausch“.

Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden - 15 -

Kontrollieren Sie, welche Felder zur

Übertragung bereitgestellt wurden. Sie können an dieser

Stelle auch Felder abwählen, die jetzt nicht übertragen werden sollen.

„A“ darf jetzt den Schalter „Datensätze...“ NICHT einschalten, sonst werden alle Aktiven aus der Datenbank gelöscht.

Wenn Sie wollen, können Sie auch nur einen Testlauf durchführen.Nach ein- bzw. ausschalten der zwei Schalter, OK.

Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden - 16 -

Besser ist es diese Mitglieder über den Status „austreten“ zu lassen, so können diese Personen

später z.B. zu „Ehemaligentreffen“

eingeladen und vielleicht als Sponsoren für den Verein

gewonnen werden.

Die Vorstandsmitglieder können nun weiter getrennt an den Personendaten arbeiten.

Wenn Mitglieder austreten, sollten diese nicht gelöscht

werden, da dies sonst auf allen Rechnern, die am

Datenaustausch beteiligt sind, geschehen muss.

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