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Die Erfolgsgeschichte: IKB und Akarion.
DSGVO Compliance: Was für ein kleines oder mittelständisches
Unternehmen bereits eine echte Herausforderung darstellt, ist für
die Innsbrucker Kommunalbetriebe AG (IKB), Innsbrucks Ver- und
Entsorgungsunternehmen, eine noch wesentlich größere Aufgabe.
Mit einem kleinen Team stellte sich der Datenschutzbeauftragte der IKB, Philipp
Amann, den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung und setzte deren
Vorgaben und Bestimmungen sehr effizient um. Von Stunde eins an vertraute er auf
die erste ganzheitliche Datenschutzmanagement-Software am Markt:
Die Compliance Cloud von Akarion.
Datenschutz- Management All-in-One.
Die Erfolgsgeschichte: IKB und Akarion.
Die Erfolgsgeschichte: IKB und Akarion.
02
Das Big Picture erfassen
Die Innsbrucker Kommunalbetriebe AG
bietet intelligente Energie- und Infra-
strukturlösungen und beschäftigt ca. 670
Mitarbeiter/-innen. Alleine in der IKB AG
gibt es 19 Organisationseinheiten.
Beginnend bei der Personalverrechnung
über einzelne Leistungsbereiche wie
Strom- und Wasserversorgung bis zur
IKB als Internet-Service-Provider wird
im Unternehmen eine große Menge an
personenbezogenen Daten verarbeitet.
„Die größte Herausforderung war die
Strukturenkomplexität im Unternehmen“,
sagt Philipp Amann. Gemeinsam mit einem
Mitarbeiter und je einem Ansprechpartner
in allen Abteilungen der IKB AG baute der
zentrale Datenschutzbeauftragte ein DSMS
(Datenschutzmanagement-System) in weni-
gen Monaten auf. Aufgrund der historischen
Entwicklung wurde Amann dabei mit einer
Vielzahl an eingesetzter Datenerfassungs-
und Bearbeitungssoftware konfrontiert. Im
ersten Schritt galt es eine genaue Übersicht
zu bekommen – das Big Picture zu erfassen.
Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten auf Knopfdruck ist unschlagbar.
PHILIPP AMANN
Datenschutzbeauftragterder IKB
03
Die IKB suchte nach einem ganzheitlichen
System zur Erfassung und Dokumentation
ihrer Verarbeitungstätigkeiten und tech-
nisch-organisatorischen Maßnahmen, zur
Archivierung von datenschutzrelevanten
Verträgen und zur einfachen, mit Know-how
und Workflow verknüpften, Erfüllung ihrer
Nachweispflichten bei Audits. „Am Markt
gab es viele Anbieter, aber niemand konnte
uns in einem Produkt all das bieten, was wir
suchten. Mit einer Ausnahme – Akarion“,
so der Datenschutz-Beauftragte.
Akarion und die IKB teilten von Beginn an
die gleiche Vision, bestätigt Herr Amann.
Ein weiteres Argument, warum die Ent-
scheidung auf Compliance Cloud fiel, war der
Zukunftsgedanke. „Durch die auf lange Sicht
angedachte Self-Service-Auskunftsmöglich-
keit für Betroffene wird die Königsklasse der
Transparenz erreicht“, so Amann überzeugt.
Eine gemeinsame Vision
Die Erfolgsgeschichte: IKB und Akarion.
Die Erfolgsgeschichte: IKB und Akarion.
04
Eckpunkte
Auf Unternehmen zugeschnittenes
Multi-Mandanten-Modell
Konstruktiver Austausch im
gesamten Projektverlauf
Lösungsorientierung und
Agilität für rasche Erfolge
Gemeinsame Roadmap für
Funktions-Weiterentwicklung
Beispiellose Zusammenarbeit
„In meinen 20 Jahren Erfahrung in der
Durchführung von IT-Security-Projekten
war Akarion einer der wenigen Partner,
der wirklich auf das hörte, was der Kunde
braucht“, sagt Amann über die Zusammen-
arbeit. „Akarion hat eine sehr offene
Herangehensweise, denkt lösungsorientiert
und ist sehr agil“, ergänzt der IT-Spezialist.
Herr Amann fühlte sich von Beginn an
verstanden und erklärte sich bereit, Teil
einer Usergroup zu werden, die an der
Roadmap – den zukünftigen Funktionen
von Compliance Cloud – arbeitet.
Die Erfolgsgeschichte: IKB und Akarion.
05
Höchste Skalierbarkeit
In ihrer Konzernstruktur profitiert die IKB
maßgeblich von der Skalierbarkeit der
Software-Lösung. 2019 wird die Daten-
schutzmanagement-Software auf alle
Konzerntöchter ausgerollt. Neben einer
Bibliothek der Verarbeitungstätigkeiten
als gemeinsame Ausgangsbasis können
den einzelnen Unternehmen weitere Vor-
lagen und Objekte zur Verfügung gestellt
werden, die sich ganz einfach für spezifische
Anforderungen adaptieren lassen.
Herr Amann blickt der Implementierung
in den einzelnen Betrieben entspannt
entgegen: „Der Schulungsaufwand der
Compliance Cloud beträgt 60 Minuten. Die
Software wird laufend weiterentwickelt,
auch dann, wenn es relevante OGH- oder
EUGH-Urteile gibt.“ Mit der Erreichung der
DSGVO-Compliance ist der Funktionsumfang
der Compliance Cloud bei weitem noch
nicht ausgeschöpft. Ein Mehrwert der sich
über die DSGVO hinaus bietet ist, dass
die Compliance Cloud zukünftig auch die
Datenqualität im Unternehmen verbessert,
etwa durch das Aufdecken von Duplikaten.
Die Compliance Cloud verbessert auch die Datenqualität im Unternehmen, indem es duplikate Datensätze aufzeigt.
PHILIPP AMANN
Hier sehen Sie das IKB Zentralgebäude.
Die Erfolgsgeschichte: IKB und Akarion.
06
Vorteile auf den ersten und zweiten Blick
„Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
auf Knopfdruck ist unschlagbar“, antwortet
Amann auf die Frage nach den Vorteilen
der Compliance Cloud. Einen weiteren
großen Vorteil sieht er in der Durchdachtheit
der Software, die zu einer wesentlichen
Zeitersparnis führt. Die Visualisierung der
Datenflüsse im Unternehmen war für ihn
am Beginn eher ein „nice to have“.
Im Reporting ans Management zeigte sich
aber schon bald der wahre Wert dieses
Features. Bereichsleiter und Vorstände
konnten dadurch einen umfassenden Über-
blick über die Datenverarbeitungsprozesse
im gesamten Unternehmen bekommen.
Durchdachte, ganzheitliche Lösung
(Teil)automatisierte Beantwortung von Betroffen-Anfragen
Anbindung von Konnektoren
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Hinterlegung von Gesetzestexten
Informatives Handbuch und Tutorials
Datenfluss-Visualisierung
Und viele weitere…
Die Erfolgsgeschichte: IKB und Akarion.
07
Die Innsbrucker Kommunalbetriebe AG liefert
intelligente Energie- und Infrastrukturlösun-
gen und trägt so zur hohen Lebensqualität im
Großraum Innsbruck bei. Sie sorgt für Strom
und Wasser, entsorgt Abfälle und Abwasser,
bietet ultraschnelles Internet auf Glasfaser-
basis und betreibt die Innsbrucker Bäder. Um
IKB-Konzerverbund zählen u.a. die IVB, der
Flughaben Innsbruck, die Firmen Dawi und
Mussmann und weitere Unternehmen. ikb.at
Akarion GmbH
Tabakfabrik Linz
Peter-Behrens-Platz 11
4020 Linz, Austria
T: +43 732 [email protected]
Innsbrucker Kommunalbetriebe AG
Salurner Str. 11
6020 Innsbruck, Austria
T: +43 800 [email protected]
Über den Partner und den Produkthersteller
Akarion entwickelt Blockchain-basierte Soft-
warelösungen. Durch ihr Pionierprodukt Com-
pliance Cloud unterstützt Akarion Unterneh-
men dabei, die DSVGO erfolgreich einzusetzen
und einzuhalten. Die ganzheitliche Saas-Appli-
kation zeichnet sich durch Durchdachtheit,
Funktionsumfang und Anwenderfreundlichkeit
aus und bietet Datenschutz-Zuständigen,
Geschäftsführern und Beratern auch über die
DSGVO hinaus Mehrwerte. akarion.com