Embed Size (px)
Citation preview
DC_03.MANUAL DECOMPRAS,
CONTRATACIONESY LOGÍSTICA DE
TRIPLE A S.A.E.S.P.
DC_03 - REV 07 (14/08/2015)
El presente Manual tiene por objeto definir
el conjunto de disposiciones que regulan y
optimizan el funcionamiento de las compras
de materiales, contratación de obras y
servicios, así como la logística requerida
para su normal desarrollo, de igual forma
asegurar que se ejecutan bajo los
requerimientos ambientales y las medidas
de seguridad establecidas por la legislación
y/o por las propias de la empresa.
PROPÓSITO
El manual se aplicará en la compra de cualquier bien o contratación de cualquierservicio y será de obligatorio cumplimiento por parte del personal que realice comprasen toda la organización. Las excepciones del manual son las siguientes compras deservicios:
Contrataciones de puntos de recaudos.Contrataciones para la utilización de medios de comunicación.Asesorías jurídicas.Contratos financieros.Arriendos.Contratos de Leasing.Asistencias Técnicas contratadas por Triple A.Comodato.Concesiones.
Los servicios no indicados en las excepciones anteriores, deberán cumplir loespecificado en el presente manual. De igual forma, el presente procedimiento no seaplicará en aquellos contratos que se celebren con la participación de recursospúblicos y/o de Entidades Multilaterales como financiadoras de los proyectos.
CAMPO DE APLICACIÓN
Norma ISO 9001:2008.
Norma NTC-ISO 17025: 2005.
Norma OHSAS 18001:2007.
MG_01 Manual de Calidad, Seguridad
y Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
Catálogos de Artículos.
Código de Comercio.
Código Civil.
Estatuto Financiero.
Ley 142 de 1994 y disposiciones
reglamentarias.
Normas regulatorias de la CRA.
Clausulas de Seguridad y Salud en el
trabajo.
DC_26 “Manual Para la Interventoría
de Contratistas y Proveedores de Triple
A S.A. E.S.P”.
PO_17 “Evaluación de Proveedores y
Contratistas”.
DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
Proveedor de servicio
Contratista
Persona natural o jurídica que abastece productos oservicios necesarios para el desarrollo de lasactividades de Triple A. La relación con éste, puede serformalizada a través de orden de pedido o contrato.
Como su propio nombre lo indica, no ofrecen algomaterial sino un servicio permitiendo a la empresadesarrollar su actividad con total satisfacción. En estegrupo se encuentran los consultores, capacitadores,asesores o similares. La relación con éste, puede serformalizada a través de orden de pedido o contrato.
Persona natural o jurídica que ejecuta obras o presta serviciosasumiendo todos los riesgos, utilizando sus propios medios, conlibertad y autonomía técnica y directiva. La relación con éste,puede ser formalizada a través de orden de pedido o contrato.
Proveedor
DEFINICIONES
La Gerencia Administrativa y las áreas de Triple A que por la naturaleza de su trabajo, tenganasignadas responsabilidades en la gestión de las compras. De igual forma, involucra al personalque participe activamente y miembros ocasionales como especialistas en el Comité de Compras yContratación, al igual que a los interventores de los contratos.
AREAS INVOLUCRADAS
Triple A, para realizar las actividadeseconómicas propias y cumplir con losobjetivos estratégicos, de calidad, deseguridad y salud en el trabajo ymedioambiente, precisa de bienes oservicios que no dispone.
Para que la adquisición sea el mejormecanismo para cubrir esas necesidades,se requiere:
Que no existan otros medios alternativos,propios de la empresa, para satisfacer esasnecesidades.Que se conozca exactamente lo que senecesita.Que existan recursos para poder adquirirlos bienes o servicios.
JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD
Todas las compras y contrataciones de bienes y servicios de
las áreas deben encontrarse incluidas en el Plan de Gestión de
la Empresa y por consiguiente deben reflejarse en el
presupuesto anual de inversión y gasto.
El presupuesto de inversiones comprende la previsión de toda
nueva adquisición de bienes destinados a mantener e
incrementar la capacidad productiva de la Empresa, que se
concreta en los proyectos de inversión que correspondan.
El presupuesto de gastos comprende la previsión de compra de
bienes o servicios destinados a ser consumidos en el desarrollo
normal del objeto social de la Empresa.
PRESUPUESTO
PROCESO COMPRAS
Existe un Registro del Sistema de Calidad, Listado Maestro de Proveedores Aprobados, en lacual se encuentran relacionados los proveedores y contratistas. El Listado Maestro deProveedores Aprobados será la primera fuente de información a utilizar para definir loscontratistas y proveedores a los cuales se les solicitará participar en el proceso de compras.
Será requisito indispensable estar inscrito en el Sistema de información de Triple A para laelaboración de pedidos.
Para todos los procesos de selección de proveedores de un producto y/o servicio seprocurará contar mínimo con tres (3) ofertas del mercado. Se exceptúa que una solicitud deproducto o servicio no cuente con las tres (3) cotizaciones cuando el monto de la compra seainferior a 1.7 SMMLV.
SELECCIÓN DE PROVEEDORESY CONTRATISTAS
PROCESO COMPRAS
Con carácter general, excepto en condiciones que no sea posible, cada clase de producto
y/o servicio deberá disponer de un mínimo de tres (3) proveedores calificados. En el evento
que el número de proveedores calificados sea inferior a tres (3), o si aún siendo superior,
excepcionalmente existieran causas que aconsejarán extender la petición de oferta a otros
proveedores no calificados en el Listado Maestro de Proveedores Aprobados, previa revisión
del mercado, podrán solicitarse ofertas a otros proveedores cuando, reúnan suficientes
condiciones, las cuales se evaluarán para su posterior análisis e incorporación a la Lista de
Proveedores Aprobados, si procede.
Se procurará seleccionar como proveedor al distribuidor del producto y/o servicio solicitado,
siempre y cuando, este no abuse de su posición comercial.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES YCONTRATISTAS
PROCESOCONTRATACIONES
Para el proceso decontratación, los proveedores ycontratistas preferiblementeharán parte del listado maestrode proveedores, y también sedispondrá de información dedistintas fuentes que seencuentren disponiblesbuscando para tal fin laconcurrencia de oferentes.
Los procesos de contrataciónpodrán ser consultados víaweb en la página:www.aaa.com.co, LinkProveedores/Procesos deContratación.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES YCONTRATISTAS
Las compras de servicios y las obras dependiendo se clasificarán en descentralizadas ycentralizadas:
En cualquiera de ellos, y en función de la naturaleza del objeto de la compra, se podrán concretarsus características mediante una Orden de Pedido ó contrato, para este último se incluirán, tantolas condiciones generales y las específicas aplicables al caso, si procede.
CLASIFICACIÓN GENERAL DE COMPRAS YCONTRATACIÓN Y NIVELES DE APROBACIÓN
Requerirán de contrato la contratación de servicios superiores a 200 SMMLV yla contratación de obras superiores a 200 SMMLV, la adquisición de bienes,mantenimientos o garantías incluidas y las adquisiciones mediante algunamodalidad de Leasing. En los casos que la adquisición de bienes que tenganservicios sea superior a 200 SMMLV, la Gerencia Administrativa y la Gerenciadel área definirán si se formaliza a través de un contrato, teniendo en cuenta lacomplejidad de lo requerido.
Al contratar Servicios u Obras, por cualquiera de estos dos tipos de compras, sedeberá anexar en la solicitud de cotizaciones las cláusulas de seguridad y saluden el trabajo y el DC_71 “Manual de Seguridad para contratistas”, los cualesdeberá tener en cuenta el oferente al momento de presentar la cotización paraefectos de requerimientos y costos. Esta documentación deberá ser entregadapor el área responsable de la compra o la contratación de bienes, obras yservicios.
CLASIFICACIÓN GENERAL DE COMPRAS YCONTRATACIÓN Y NIVELES DE APROBACIÓN
Los tipos o modalidades de compras son:
Compras Puntuales
Negocios Maestros
Acuerdos De Materiales EnConsignación
Compras Por Emergencia – CasosExcepcionales
GESTIÓN DE COMPRAS
Las compras descentralizadas, son aplicables para aquellas compras de
servicio propias a la operación de la Gerencia que la realiza, así mismo, no
está permitido el fraccionamiento de los servicios (y su correspondiente
importe) para poder utilizar éste tipo de compra. Es responsabilidad del
Gerente o Subgerente de cada área la aprobación y el control del no
fraccionamiento de la contratación de estos servicios. Se podrán comprar
de forma descentralizada productos, siempre y cuando, no superen la
cuantía definida y estén relacionados con el servicio contratado, es decir,
contratación de servicios inferiores a 10 SMMLV.
COMPRAS DESCENTRALIZADAS
Las compras centralizadas son responsabilidad del Gerente Administrativo y songestionadas por las áreas que dependen de esta Gerencia.
La gestión de compras centralizadas comprende las adquisiciones de bienes decualquier monto (sin tener restricción por tope máximo) y aquellas solicitudes de servicioque son requeridas por las otras gerencias de la compañía, cuyo monto sea superior a10 SMMLV. En los casos que el monto de los servicios supere los 200 SMMLV, elGerente Administrativo decidirá si ésta gestión la realiza la Jefatura de Compras o laJefatura Contrataciones sin prejuicio de los procedimientos contenidos y desarrolladosen el manual de contrataciones.
La Gerencia Administrativa será la responsable de determinar el tipo de compra ocontratación que aplica según la cuantía relacionada y la relación comercial a establecercon los proveedores y contratistas, a saber: Compras Puntuales, Negocios Maestros,Acuerdos de Materiales en Consignación, Contrataciones Simplificadas, Licitaciones,Contratación Directa y la legalización de los casos Excepcionales.
Las compras de bienes o productos sólo se realizarán de forma centralizada, salvo lascompras por emergencias.
COMPRAS CENTRALIZADAS
Toda compra de servicios relacionada con alquiler de maquinaria o vehículos como:alquiler de grúas, maquinaria amarilla y alquiler de vehículos para transporte decarga o personas se llevará a cabo de forma centralizada, por las áreas adscritasJefatura de Mantenimiento Automotriz y Jefatura de Compras.
A discreción del Gerente Administrativo y el Gerente del Área solicitante deciden siestas compras son presentadas o no al Comité ó Subcomité de Compras.
COMPRAS CENTRALIZADAS
LICITACIONES
Cuando el valor total o la proyección del mismo de la compra de bienes ó lacontratación de obras y servicios superen los 200 SMMLV se requerirá de un procesode licitación. Éstos se formalizan a través de un contrato.
CONTRATACIONES DIRECTAS
Podrán darse contrataciones directas cuando se traten de procesos no competitivosdonde de manera justificada se conozca que no habrá pluralidad de oferentes por noexistir en el mercado distintos contratistas/ proveedores, o cuando por convenienciacomercial y/o financiera para la Organización se recomiende la contratación directa.
Si los montos son superiores a 200 SMMLV, se formalizaran a través de un contrato.En caso contrario se podrán utilizar órdenes de pedido o contrato.
GESTIÓN DE CONTRATACIONES
OBRA/BIENES/SERVICIOS
Desde 10 SMMLV hasta 200 SMMLV:
Contratación Simplificada en la que participa el Subcomité de Compras yContratación. Se formaliza a través de una orden de pedido o contrato.
La convocatoria de oferentes es a través de la página Web de la empresa y a travésde Procesos Simplificados.
GESTIÓN DE CONTRATACIONES
OBRA/BIENES/SERVICIOS
Desde 200 SMMLV hasta 1750 SMMLV para gastos y a 3500 SMMLV parainversiones:
Procesos de Licitación en los que participa el Compras y Contratación. Se formaliza através de un Contrato.
La convocatoria de oferentes es a través la página Web de la empresa y a través deCartas de Comunicación.
A juicio o discreción del área solicitante y/o de los miembros del Comité de Compras yContrataciones se podrá realizar la publicación de este tipo de procesos en un periódicode amplia circulación local o nacional.
GESTIÓN DE CONTRATACIONES
OBRA/BIENES/SERVICIOS
Mayores a 1750 SMMLV para gastos y 3500 SMMLV para inversiones:
Procesos de Licitación en los que participa el Compras y Contratación. Se formaliza através de un Contrato.
La convocatoria de oferentes es a través la página Web de la empresa y a través deCartas de Comunicación.
A juicio o discreción del área solicitante y/o de los miembros del Comité de Compras yContrataciones se podrá realizar la publicación de este tipo de procesos en un periódicode amplia circulación local o nacional.
GESTIÓN DE CONTRATACIONES
Los Pasos empleados en el Proceso de Contratación, son:
ConvocatoriaAudiencia De Aclaración De Pliegos Y DudasVisitas TécnicasRecepción Y Apertura De OfertasAnálisis De La OfertaEvaluación De OfertasAceptaciónContrataciónModificacionesSuspensión Del ContratoReinicio Del ContratoTerminación Del ContratoLiquidación Del Contrato
PASOS CONTRATACIÓN
El Comité de Compras y Contratación es el ente encargado decoordinar e integrar las políticas, procedimientos y procesosrealizados por la Gerencia Administrativa, relativos a laadquisición de materiales, contratación de obras y servicios.
OBJETOEvaluar y aprobar las propuestas de adjudicación deadquisiciones de productos, obras y/o servicios que cumplen lascondiciones en el presente manual, con cuantías superiores a200 SMLMV o aquellos bienes y servicios que se considerepertinente su evaluación a través del respectivo Comité.
COMITÉ DE COMPRAS YCONTRATACIÓN
COMPOSICIÓNEl Comité de Compras y Contratación estará constituido por:
El Gerente General quien podrá asistir a su discreción, eventos enlos cuales presidirá el comité o quien delegue. Gerente Financiero o quien delegue.Secretario General o quien delegue. Gerente del área solicitante del servicio o producto a comprar oquien delegue. Gerente Administrativo o quien delegue, quien actuará comosecretario del Comité y tendrá voz mas no voto.
COMITÉ DE COMPRAS YCONTRATACIÓN
Durante la ejecución del contrato, el Interventor del Contrato supervisará que las pólizas o
garantías exigidas en este, tengan la vigencia y coberturas definidas en el contrato o sus
otrosíes.
CONTROL DE VIGENCIAS DE PÓLIZASDE GARANTÍA
Cualquier diferencia que surjan entre las partes con ocasión de la celebración,
cumplimiento, interpretación, desarrollo, ejecución, terminación y liquidación de un contrato
u orden de pedido serán definidas ante la jurisdicción ordinaria.
SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
La empresa. a través de la Interventoría notificará a el contratista, por escrito dentro de lassetenta y dos (72) horas siguientes a la ocurrencia de los hechos o de la fecha en que tuvoconocimiento, el acaecimiento de cualquier deficiencia o falla detectada en la ejecución delos servicios contratados que pueda dar lugar a la imposición de las penas establecidas.
El contratista, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes al recibo de dichanotificación, presentará a la Interventoría de Triple A, un informe sobre la investigación dela(s) deficiencia(s) detectada(s), indicando su(s) causa(s), daños resultantes si los hubiesey la acción realizada para solucionar el problema.
Si las razones expuestas por el contratista son aceptadas por Triple A como eximentes desu responsabilidad, Triple A a través de la Interventoría lo comunicará al contratista,mediante escrito en el cual se podrán solicitar modificaciones o correcciones a lasacciones propuestas por contratista.
IMPOSICIÓN DE PENAS
Por el contrario, si las explicaciones rendidas por el contratista no son consideradas causas
eximentes de responsabilidad, Triple A dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al
recibo del informe del contratista o vencido el plazo sin que se hubiere presentado el
informe, previo concepto favorable de la Interventoría, procederá a imponer las penas
pertinentes mediante acto empresarial contra el cual procederá el recurso de Reposición
ante Triple A dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su notificación.
La imposición de las penas se hará sin perjuicio del derecho de Triple A, a solicitar judicial o
extrajudicialmente la indemnización de perjuicios causados por el incumplimiento del
contrato o exigir el cumplimiento de la obligación principal incumplida.
IMPOSICIÓN DE PENAS
Ninguna persona natural o jurídica con régimen jurídico público, privado o mixto, podrá
participar en licitaciones, concursos y en general en procesos de selección si a la fecha
del inicio de estos o en el transcurso de los mismos, aquellas presenten o hayan
presentado demandas y/o denuncias de carácter o naturaleza judicial o administrativas
ante organismos judiciales, entidades ambientales y/o entes de control, o que sean
potencialmente conflictivas a criterio de la administración, siempre que las razones sean
debidamente sustentadas por escrito por el área respectiva.
Incurrirán en la misma prohibición las personas naturales o jurídicas con régimen jurídico
público, privado o mixto que hayan celebrado contratos con la empresa y que se hayan
terminado anticipadamente por causa de su incumplimiento.
Así mismo no podrá participar en procesos de licitación, ninguna persona natural o
jurídica con régimen público, privado o mixto que aparezcan en los registros del sistema
de administración de riesgos de lavado de activos y de la financiación del terrorismo.
CONFLICTOS DE INTERESES EIMPEDIMENTOS
GESTIÓN PROVEEDORES WEB
Triple A S.A. E.S.P. ensu compromiso con estegrupo de interés,Proveedores yContratistas, trabajapara ampliar el nivel desinergia y la satisfacciónde los Proveedores yContratistas con lacalidad de la atención yel servicio quebrindamos.
Para Triple A, escucharles para lograr una comunicación efectiva, es un tema de prioridad, poreso estamos mejorando y parte de esto se refleja en sitio para proveedores y contratistas con elque contamos y que seguiremos potencializando.
