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REPUBLIQUE DU BENIN
*******
MINISTERE DE L’AGRICULTURE,
DE L’ELEVAGE ET DE LA PECHE
*********
SECRETARIAT GENERAL DU MINISTERE
**********
PROGRAMME D’APPUI AU DEVELOPPEMENT DES FILIERES AGRICOLES AU BENIN UNITÉ FONCTIONNELLE D’APPUI INSTITUTIONNEL – UFAI REF : DDC N°03/18/ENABEL/UFAI/EF du 19/04/2018
FINANCEMENT : Agence Belge de Développement (ENABEL)
Avril 2018
DOSSIER DE DEMANDE DE COTATION POUR LA MISE A JOUR ET L’INDEXATION
DU RECUEIL DES TEXTES LEGISLATIFS ET REGLEMENTAIRES REGISSANT LE
SECTEUR AGRICOLE ET LA PROMOTION DES FILIERES
2
CONTENU DU DOSSIER
I- TERMES DE REFERENCE ...................................................................................................... 4
1. Contexte ...................................................................................................................................... 4
2. Objectifs ...................................................................................................................................... 5
2.1 Objectif ................................................................................................................................. 5
2.2 Objectif spécifique .............................................................................................................. 5
3. Résultats attendus ..................................................................................................................... 5
4. Mandat du consultant ............................................................................................................... 5
5. Méthodologie ............................................................................................................................. 6
6. Equipe de consultants ............................................................................................................... 7
7. Capacités techniques du cabinet et des consultants............................................................. 7
8. Produits livrables ....................................................................................................................... 8
9. Durée de la mission ................................................................................................................... 9
PARTIE II : INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES ..................................................... 10
2.1 Information ....................................................................................................................... 10
2.2 Introduction des offres .................................................................................................... 10
2.3 Documents à remettre pour l’offre de service .............................................................. 11
Evaluation des offres techniques .......................................................................................... 12
2.4 Evaluation des offres financières ................................................................................... 13
2.5 Confidentialité ................................................................................................................... 14
ANNEXES......................................................................................................................................... 15
Annexe A— Termes de référence et étendue des services ..................................................... 23
Annexe B— Personnel du Consultant ....................................................................................... 23
Annexe C— ................................................................................................................................... 23
PV de CADRAGE ......................................................................................................................... 23
ANNEXE D : MODÈLE DE DEMANDE DE PAIEMENT ................................................................ 24
Annexe 1 : Formulaires d’identification ............................................................................................ 25
3
REPUBLIQUE DU BENIN *******
MINISTERE DE L’AGRICULTURE, DE L’ELEVAGE ET DE LA PECHE
********* SECRETARIAT GENERAL DU MINISTERE
********** UNITE FONCTIONNELLE D’APPUI INSTITUTIONNEL(UFAI) DU PROGRAMME D’APPUI AU DEVELOPPEMENT DES FILIERES AGRICOLES DE LA COOPERATION BENINO-BELGE
Demande de cotation N°03/18/ENABEL/UFAI/EF du 19/04/2018
Dans le cadre de la mise à jour et de l’indexation du recueil des textes législatifs et règlementaires
régissant le secteur agricole et la promotion des filières, l’Unité Fonctionnelle d’Appui Institutionnel
(UFAI) du Programme Agriculture de l’Agence Belge de Développement, invite à nouveau par la
présente demande, les Bureau d’Etudes à préparer et à présenter leurs soumissions conformément aux
dispositions du présent dossier de consultation.
La participation à la présente consultation n’est ouverte qu’aux cabinets et bureaux d’études en règle
vis-à-vis de l’administration fiscale.
Le dossier complet peut être retiré à partir du vendredi 20 avril 2018, auprès du secrétariat de l’Unité
Fonctionnelle d’Appui Institutionnel (ex AIMAEP) sis au Rez-de chaussée de l’immeuble bleu du
MAEP.
1. Renseignements complémentaires
Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus par mail à l’adresse
suivante :[email protected], tous les jours ouvrables entre 08 heures et 12 heures et entre 14
heures et 17 heures (heure locale) ou téléchargés sur le site de Enabel (www.enabel.be).
2. Présentation des offres
Les consultants devront envoyer leurs offres rédigées en langue française et en trois (03) exemplaires
dont un (1) original et deux (02) copies respectivement marquées comme telles, sous plis fermés portant
les mentions :
« Sélection d’un bureau d’études pour la mise à jour et l’indexation du recueil des textes
législatifs et règlementaires régissant le secteur agricole et la promotion des filières ».
« A N’OUVRIR QU’EN SEANCE »
Les soumissionnaires doivent faire parvenir leurs offres par envoi recommandé avec accusé de
réception ou par porteur, adressée à :
Monsieur le Responsable Délégué de l’UFAI
03 BP : 2900 COTONOU République du Bénin.
La date du dépôt des offres est fixée au mercredi 09 mai 2018 à 10 heures précises.
1. Ouverture des plis
Les plis seront ouverts, en présence des représentants des soumissionnaires qui le désirent, le
mercredi 09 mai 2018 à 10 heures 30 minutes précises dans la salle de réunion de
l’UFAI/UAC, sise au 1er étage du bâtiment DQIFE du MAEP.
Fait à Cotonou, le 19 avril 2018
Joseph OUAKE
Le Responsable Délégué de l’UFAI
4
I- TERMES DE REFERENCE
1. CONTEXTE En 2011 le Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche (MAEP) a pris l’initiative de
réaliser un recueil des textes législatifs et réglementaires régissant le secteur agricole et la
promotion des filières agricoles et ce, avec l’appui technique et financier de AIMAEP I. Ladite
initiative a été concrétisée dans un contexte bien particulier caractérisé par trois (3) défis majeurs
pour le secteur agricole portant sur la couverture des besoins alimentaires, l’accroissement des
revenus et l’amélioration de l’attractivité de l’activité agricole et du milieu rural.
Mais depuis 2016, le contexte a évolué avec d’autres défis et enjeux pour le secteur agricole. En
effet, suite au diagnostic participatif réalisé dans le cadre du Plan Stratégique de Développement du
Secteur Agricole (PSDSA) et ayant conduit à l’identification des problèmes majeurs auxquels le
secteur agricole est confronté, quatre défis majeurs ont été mis en relief pour le développement
durable du secteur :
la couverture des besoins alimentaires et nutritionnels à travers la production locale et la sauvegarde des moyens d’existence pour les populations hommes et femmes;
l’accroissement des revenus pour les hommes et les femmes;
l’amélioration de l’attractivité de l’activité agricole et du milieu rural ; et
l’adoption par les agriculteurs, éleveurs, pêcheurs et pisciculteurs (hommes et femmes) des innovations pertinentes conduisant à atténuer l’empreinte carbone de l’agriculture.
Ces défis devront être relevés dans un contexte marqué par cinq enjeux majeurs :
l’option consistant à faire effectivement de l’agriculture la base de l’économie béninoise ;
l’ouverture sur les marchés extérieurs ;
l’optimisation des potentialités disponibles ;
l’implication de tous les acteurs notamment des hommes, des femmes et des jeunes : et
l’assurance d’un développement agricole respectueux de l’environnement. Pour y parvenir, le gouvernement a engagé un certain nombre de réformes au niveau du secteur
agricole basées essentiellement sur la territorialisation du développement de l’agriculture avec la
séparation claire des fonctions. Ainsi donc, il y a eu la création de sept (7) Pôles de Développement
Agricole (PDA), de 7 Agences Territoriales de Développement Agricole (ATDA) et de douze (12)
Directions Départementales de l’Agriculture de l’Elevage et de la Pêche (DDAEP).
De nouveaux acteurs sont donc présents dans l’animation/gestion du secteur agricole aujourd’hui
avec des rôles et responsabilités clairs et ont besoin d’outils efficaces dans leur travail quotidien en
particulier les DDAEP qui ont un rôle de contrôle régalien, de contrôle des normes et du suivi du
secteur.
POUR LA MISE A JOUR ET L’INDEXATION DU RECUEIL DES TEXTES LEGISLATIFS ET REGLEMENTAIRES REGISSANT LE SECTEUR AGRICOLE
ET LA PROMOTION DES FILIERES
5
C’est dans ce cadre que les présents termes de référence sont élaborés en vue de procéder à la
relecture/mise à jour du recueil des textes législatifs et réglementaires régissant le secteur agricole
et la promotion des filières agricoles pour l’améliorer et le rendre plus facile d’utilisation.
2. OBJECTIFS
2.1 OBJECTIF
Améliorer la connaissance du cadre législatif et réglementaire par les acteurs du secteur agricole en
général et les agents des nouvelles structures du MAEP mise en place dans le cadre des réformes en
particulier en vue de la promotion des filières agricoles
2.2 OBJECTIF SPECIFIQUE
Actualiser à fin 2017 et indexer le recueil des textes législatifs et réglementaires existants pour le secteur
agricole afin d’en faciliter l’accès aux cadres du MAEP (agence et structures déconcentrées et
décentralisées) et aux autres acteurs du secteur (PTF, ONG, OP, privés, etc.)
3. RÉSULTATS ATTENDUS
Un recueil de tous les textes législatifs et réglementaires existants mis à jour en tenant
compte des nouveaux textes sur la période 2011-2017 dans le secteur agricole et la
promotion des filières est disponible ;
Une analyse est réalisée pour vérifier si les textes sont toujours d’actualité et
d’application, et par ailleurs faire ressortir les critères et mots clés nécessaires à la
recherche avancée
Le recueil compile tous les textes et est indexé sous une forme digitalisée afin de
permettre une mise en ligne sur le site web du MAEP, son actualisation régulière et une
recherche multicritères, basée sur les champs : i) de critères de recherche (Titre, date,
ministère, domaines d’intérêt, nature des textes …) et ii) de mots clés.
Une base de données simple sur les textes législatifs et réglementaires qu’on peut
consulter offline est disponible
Un rapport provisoire et final de la mission est produit.
4. MANDAT DU CONSULTANT Sous la responsabilité du Secrétariat Général du Ministère, le prestataire travaillera sous la
responsabilité technique d’une part, du Directeur de la Législation Rurale et des Organisations
Professionnelles et de l’Entreprenariat Agricole (DLROPEA) pour les aspects juridiques et
règlementaires, et d’autre part avec la Direction de l’Informatique et du Pré-archivage (DIP) pour les
aspects de l’indexation et de la digitalisation.
6
Pour tous les aspects contractuels et logistiques, le prestataire travaillera avec les responsables du
PROFI-VI. Il soumettra à ces derniers sa méthodologie et son calendrier de travail ainsi que toute
modification ou difficulté pouvant entraver le bon déroulement de sa mission.
Plus spécifiquement, il s’agira de :
Inventorier au niveau de toutes les structures du Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la
Pêche (MAEP) et autres administrations compétentes, tous les nouveaux textes adoptés dans la
période 2011-2017 en lien avec le secteur agricole en général et la promotion des filières
agricoles en particulier ;
Mettre à jour le recueil des textes législatifs et réglementaire élaborés en 2011 en classant les
nouveaux textes par centre d’intérêt et par nature ;
Digitaliser tous les textes et réaliser une indexation du recueil des textes à mettre sur le site web
du MAEP avec une possibilité de recherche multicritères, basée sur les champs : i) de critères de
recherche (Titre, date, ministère, domaines d’intérêt, nature des textes …) et ii) de mots clés.
Réaliser une base de données simple des textes législatifs et réglementaires qu’on peut consulter
offline
Présenter les résultats de l’étude au cours d’un atelier de restitution qui regroupera les cadres et
autorités du MAEP, d’autres acteurs impliqués dans la promotion des filières agricoles ainsi que
l’équipe du PROFI-VI.
Produire et transmettre au PROFI-VI un rapport provisoire en cinq (05) exemplaires (y compris
les fichiers) ;
Produire et transmettre au PROFI-VI un rapport final en cinq (05) exemplaires (y compris les
fichiers), après intégration des commentaires et observations (des différentes parties prenantes)
transmis par le PROFI-VI.
5. MÉTHODOLOGIE Le processus de mise à jour et d’indexation du recueil des textes législatifs et réglementaire sera sous la
supervision d’un Groupe de Référence (GR) composée des cadres du MAEP, des Acteurs Non Etatiques
et des projets Programmes. Le GR pourra faire appel à toute compétence jugée utile durant le
déroulement du processus.
A titre indicatif, la démarche à suivre est structurée en cinq (05) étapes :
a) Inventaire au niveau de toutes les structures du Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la
Pêche (MAEP) et autres administrations compétentes, tous les nouveaux textes adoptés dans la
période 2011-2017 en lien avec le secteur agricole en général et la promotion des filières
agricoles en particulier ;
b) Mise à jour du recueil des textes législatifs et réglementaires en classant les nouveaux textes par
centre d’intérêt et par nature ; Treize centres d’intérêts non exhaustifs sont proposés en lien
avec la 1ère version du recueil élaboré en 2011 à savoir : la recherche agricole, la vulgarisation et
le conseil agricole, les infrastructures et équipements agricoles, le financement rural, la
7
sécurisation foncière, la promotion du genre, l’environnement institutionnel, l’information et la
communication, la gestion durable des ressources naturelles, le suivi-évaluation, la sécurité
sanitaire, la sécurité alimentaire et nutritionnelle, l’environnement et l’Agriculture Intelligente
face au Climat (AIC). La nature des textes à considérer non limitatifs sont : (Conventions,
règlement, directives, loi, Décret, Arrêtés, Ordonnances, et Autres).
c) Digitalisation (dématérialisation en format PDF sécurisé et oscérisé) des textes législatifs et
réglementaires ;
d) Indexation desdits textes dans une base de données disposant d’une interface publique de
recherche avec un lien direct sur le site web du MAEP.
e) Redéploiement de la base de données mise en ligne via le site web du MAEP en local pour un
usage hors connexion.
Le consultant proposera dans son offre une méthodologie plus détaillée comprenant notamment un
chronogramme et une organisation de l’équipe d’experts.
6. EQUIPE DE CONSULTANTS
La réalisation de ce travail nécessite la mise en place d’une équipe multidisciplinaire. En conséquence,
un cabinet sera sélectionné suivant les procédures de la cogestion du projet PROFI-VI. Ledit
cabinet/bureau d’étude devra mobiliser une équipe de consultants constituée de :
- Un (1) expert juriste spécialiste de la législation agricole rurale avec des expériences en
matière de promotion des filières (Chef de mission)
- Un (1) expert spécialiste des sciences de l’information, archiviste/documentaliste et de
l’informatique documentaire
7. CAPACITÉS TECHNIQUES DU CABINET ET DES CONSULTANTS
Le Cabinet ou Bureau d’études qui exécutera cette prestation de service doit avoir de solides références
dans la réalisation de répertoire de documents indexés mis en ligne. Le Cabinet ou bureau d’études
mobilisera une équipe de deux consultants ayant les profils suivants :
Profil de l’expert juriste spécialiste de la législation agricole
- Etre titulaire d’un diplôme de juriste (BAC+5) ou tout autre diplôme équivalent
- Disposer d’au moins dix années d’expériences professionnelles ;
- Avoir de l’expérience avérée dans l’élaboration des textes législatifs et réglementaires en général
- Avoir participé au moins une fois à l’élaboration ou à l’analyse des documents législatifs et
réglementaires en lien avec le secteur agricole.
- Avoir de l’expérience en matière de coordination/gestion d’équipe de consultation ;
- Avoir une bonne connaissance du secteur agricole béninois ou de la sous-région, de la politique
agricole nationale, des textes législatifs et règlementaires de la sous-région en matière
d’agriculture ;
8
- Avoir contribué une fois à l’élaboration d’un répertoire dans le secteur agricole
Profil de l’expert spécialiste des sciences de l’information, archiviste/documentaliste et
informatique documentaire
- Etre titulaire d’un diplôme des sciences de l’information, archiviste/documentaliste et
informatique documentaire (BAC+5)
- Disposer d’au moins dix ans d’expériences professionnelles ;
- Avoir de l’expérience avérée dans la conception et la réalisation de répertoires de documents
textuels ou audiovisuels indexés
- Avoir des compétences en informatique pour la mise en ligne du recueil indexé à intégrer au site
web du MAEP pour faciliter les recherches
8. PRODUITS LIVRABLES
PL1 : Un document contenant la méthodologie, la planification des activités, les outils de travail
et de collecte et le canevas du rapport ;
PL2 : Un Répertoire signalétique des nouveaux textes législatifs et réglementaires du secteur
agricole répertoriés pour la période 2011-2017 ;
PL3 : Recueil des textes législatifs et réglementaires existants encore d’actualité et d’application
pour le secteur agricole et à jour jusqu’en 2017, digitalisé, indexé et mis sur le site web du
MAEP.
- PL4 : Une base de données des textes législatifs et réglementaires extraite du recueil dont les
caractéristiques sont les suivantes :
Conception et encodage en environnement PHP/MySQL ;
Déploiement en environnement client-serveur sous Windows ;
Utilisateur du serveur web local Wampserver comme application hôte pour le
déploiement hors connexion en monoposte ou réseau ;
Accessibilité des interfaces via les navigateurs web ;
Indexation et gestion des documents, du cadre de classement et des autres répertoires à
partir d’une interface de gestion sécurisée
Possibilités de recherche multicritère paramétrable suivant plusieurs descripteurs
définis au préalable.
PL5 : Un rapport de mission
9
9. DURÉE DE LA MISSION
La quantité de travail pour cette consultation est de 50 hommes. Jours répartis sur 3 mois calendaires.
Les quantités d’homme. Jour de travail par expert se présente comme suit :
Période
Tâches - activités
Expert juriste
Expert sciences de
l’information Mois 1 Réunion du GR pour amendement
méthodologie 1 1
Mois 1 Finalisation et soumission de la démarche méthodologique de travail
1 1
Mois 1&2 Collecte des nouveaux textes législatifs et réglementaires sur la période 2011-2017 , analyse et classification
10 7
Mois 2&3 Mise à jour du répertoire, digitalisation de tous les textes, indexation et intégration au site web du MAEP
7 12
Mois 3 Rédaction des rapports provisoire de la mission 3 2
Mois 3 Ateliers de validation 1 1 Mois 3 Rédaction des rapports finaux et dépôt au
commanditaire 2 1
Total 25 25
10
PARTIE II : INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES
PROCEDURE
2.1 INFORMATION
Tout renseignement peut être demandé à: Monsieur KPANGON Hector, Email :
2.2 INTRODUCTION DES OFFRES
Les offres établies en langue française et en trois (03) exemplaires dont un (01) original et deux (02)
copies, marquées comme telles, doivent être déposées sous plis fermés au Secrétariat de l’UFAI sis au
Rez-de-chaussée de l’immeuble bleu du Ministère de l’Agriculture, de l’Élevage et de la Pêche (MAEP)
au plus tard le mercredi 09 mai 2018 à 10 heures précises.
L’ouverture des offres aura lieu le même jour à 10 heures 30 minutes à la salle de réunion de
l’UFAI/UAC, sise au 1er étage du bâtiment DQIFE du MAEP en présence des soumissionnaires ou de
leurs représentants qui désirent y assister.
L’offre et chacun des documents l’accompagnant doivent être numérotés et signés par le
soumissionnaire ou son mandataire. Il en va de même de toute surcharge, rature ou mention qui y serait
apporté. Le mandataire doit faire apparaître qu’il est autorisé à engager le soumissionnaire.
Tous les éléments constitutifs des offres seront contenus dans deux (02) enveloppes
distinctes à savoir :
a) Une enveloppe intérieure « A ». Dans cette enveloppe A marquée offre technique,
seront regroupées toutes les pièces relatives à l’offre technique et toutes autres pièces ne se
rapportant pas à l’offre financière ;
b) Une enveloppe intérieure « B ». Dans cette enveloppe B marquée offre financière,
seront regroupées toutes les pièces relatives à l’offre financière ;
c) Toutes ces deux enveloppes intérieures portant la raison sociale et l’adresse du soumissionnaire
seront placées dans une troisième enveloppe extérieure « C » absolument neutre et
portant :
la mention : « Sélection d’un bureau d’études pour la mise à jour et l’indexation du recueil
des textes législatifs et règlementaires régissant le secteur agricole et la promotion des
filières ».
« A N’OUVRIR QU’EN SEANCE »
Le délai de validité des offres sera de 90 jours après la date ultime de réception des offres.
11
2.3 DOCUMENTS À REMETTRE POUR L’OFFRE DE SERVICE
N° Liste des pièces à fournir Pièces
1. Pièces administratives
1.1 Formulaire d’identification en annexe Exigible
1.2 Le numéro IFU Exigible
1.3 L'attestation originale des impôts prouvant que le soumissionnaire est en règle vis-à-vis du fisc jusqu’au dernier terme échu à la date de dépôt des offres ;
Pièce éliminatoire
1.4 L’attestation de non faillite en originale ou copie légalisée datant de moins de trois (03) mois à la date de dépôt des offres
Pièce éliminatoire
2 Capacités techniques
2.1 Les copies légalisées des diplômes des consultants ou personnel clé mobilisées ;
Pièce éliminatoire
2.2 Les curricula vitae signés par les consultants Pièce éliminatoire
2.3
Les attestations de bonne fin d’exécution de l’administration publiques, société ou offices d’état ou mixtes, représentations ou organisations internationales au Bénin de missions similaires ( deux attestations pour le bureau d’étude et au moins deux par consultant) selon la grille ci-dessous.
Exigible
3. Capacités financières
3.1 Photocopie du relevé d’identité bancaire Exigible
4. Documents de l'offre
4.1 La soumission datée et signée Exigible
4.2 Le bordereau des prix unitaires paraphé, daté et signé
Pièce éliminatoire
4.3 Le devis estimatif des travaux paraphé, daté et signé
Pièce éliminatoire
4.4 Descriptif détaillé de la méthodologie de travail (approche méthodologique sur la base des termes de référence ainsi que toutes remarques nécessaires)
Exigible
4.5 Une proposition de Chronogramme des activités (programme de travail)
Exigible
NB : Il sera vérifié l’absence, la non-conformité ou la non validité des pièces
éliminatoires.
12
Evaluation des offres techniques
Seules les offres régulières avec toutes leurs annexes seront prises en considération et analysées suivant
des critères et sous critères ci-après
Poste de l’expert juriste spécialiste de la législation agricole
CRITERES ET SOUS-CRITERES D’EVALUATION DECISION
1. Expert juriste spécialiste de la législation agricole 35 points
1.1. Qualifications générales 10 Points
Titulaire d’un diplôme de juriste (BAC+5) ou tout autre diplôme équivalent 5 points
Disposer d’au moins quinze années d’expériences professionnelles ; 5 points
1.2. Expériences spécifiques 25 points
Avoir de l’expérience avérée dans l’élaboration des textes législatifs et
réglementaires en général (au moins deux attestations - 5 points par mission
attestée).
10 points
Avoir participé au moins une fois à l’élaboration ou à l’analyse des documents législatifs et réglementaires en lien avec le secteur agricole.
- 5 points par expériences sur cv). 10 points
Avoir de l’expérience en matière de coordination/gestion d’équipe de consultation 2 points
Avoir une bonne connaissance du secteur agricole béninois ou de la sous-région, de la politique agricole nationale, des textes législatifs et règlementaires de la sous-région en matière d’agriculture ;
2 points
Avoir contribué une fois à l’élaboration d’un répertoire dans le secteur agricole 1 point
2. Poste d’expert spécialiste des sciences de l’information, archiviste/documentaliste et informatique documentaire 25 points
2.1. Qualifications générales 10 points
Titulaire d’un diplôme des sciences de l’information, archiviste/documentaliste et informatique documentaire (BAC+5)
(5 points) 5 points
10 années d’expérience professionnelle avérée dans le domaine des sciences de
l’information, archiviste/documentaliste et informatique documentaire (5 points) 5 points
2.2. Expériences Spécifiques 15 points
Avoir de l’expérience avérée dans la conception et la réalisation de répertoires de documents textuels ou audiovisuels indexés
(au moins deux attestations - 4 points / attestation) 8 points
Avoir des compétences en informatique pour la mise en ligne du recueil indexé à intégrer au site web du MAEP pour faciliter les recherches
( - 3,5 points par expérience). 7 points
3. Qualifications du bureau d'études 10 points
13
Le Cabinet présentera ses références techniques dans les domaines de la réalisation
de répertoire de documents indexés mis en ligne (au moins deux attestations - 5
points par attestations)
10 points
4. Compréhension générale de la mission, méthodologie proposée 30 points
Compréhension générale de la mission (05 points) et Observations
pertinentes/enrichissement (05 points) 10 points
Méthodologie proposée, articulée à l’équipe pluridisciplinaire et aux livrables :
Approche, méthode, outils identification des besoins documentaires et des acteurs
clé (10 points)
10 points
Proposition d’organisation de l’équipe + planning de travail (10 points) 10 points
Total : 100 points
A l’issue de l’évaluation technique, les soumissionnaires dont la note technique sera inférieure à 75/100
points, seront éliminées et leurs offres financières ne leur seront pas retournées et resteront fermées
dans le projet. Les offres financières non ouvertes peuvent être retournées sur demande des
soumissionnaires.
Les soumissionnaires dont les notes techniques sont supérieures ou égales à 75/100 points verront leurs
offres financières ouvertes.
2.4 EVALUATION DES OFFRES FINANCIÈRES
L’évaluation des offres financières sera en fonction de l’offre financière la moins élevée. En effet, l’offre
financière la moins élevée se verra attribuée la note 25. Les autres offres sont cotées en fonction de
l’écart relatif par rapport à la meilleure offre. Alors, on aura pour une offre financière X, la formule :
Note offre financière X = montant offre la plus basse
montant offre X * 100
Afin de s’assurer d’un minimum de qualité, une pondération sera appliquée à travers la formule 75
Technique / 25 Prix.
Ainsi, la note finale de chaque offre sera calculée de la manière suivante :
Note offre = note offre technique *0,75 + note offre financière * 0,25
Le marché sera attribué au soumissionnaire qui aura la note finale la plus élevée.
Le soumissionnaire retenu sera déclaré attributaire.
14
2.5 CONFIDENTIALITÉ
Le prestataire de service et le projet AIMAEP II garantissent le caractère confidentiel de toute
information obtenue dans le cadre du présent marché et ne transmettront celles-ci à des tiers qu’après
accord écrit et préalable de l’autre partie.
Ils ne diffuseront ces informations confidentielles que parmi les préposés concernés par la mission. Ils
garantissent que ces préposés seront dûment informés de leurs obligations de confidentialité et qu’ils
les respecteront.
15
ANNEXES ANNEXE 1
MODELE DE LETTRE DE SOUMISSION
Dossier de Demande de Cotation N°03/18/ENABEL/UFAI/EF du 19/04/2018 relatif à la
Sélection d’un bureau d’études pour la mise à jour et l’indexation du recueil des textes
législatifs et règlementaires régissant le secteur agricole et la promotion des filières
Nous soussignés ……………………………….Agissant en qualité de…………………………….
Dénommé dans ce qui suit « Consultant » …………… ……………….………………….…………
Domicilié à …………………..….. (Adresse) BP : ………....……… Tél : ……………………….…
Et en vertu des pouvoirs qui nous sont conférés ;
Après avoir pris connaissance du dossier de demande de cotation relatif à ……….………………………et
notamment les termes de Références et le modèle de soumission, en acceptant les conditions, nous nous
engageons en tant que (consultant), à les exécuter conformément aux prescriptions du dossier de
consultation restreinte, et pour un montant global hors Taxes de ………………………………………………
francs CFA ;
Remettons, revêtue de notre signature la soumission et nous engageons, si notre soumission est
acceptée, à réaliser les études proprement dites dans un délai de ….. jours.
Nous acceptons de rester lié (s) par notre soumission pendant un délai de quatre vingt dix (90) jours à
compter de la date fixée pour la remise des offres.
Avant la signature du marché, la présente soumission acceptée par vous vaudra engagement entre nous.
Nous avons bien noté que vous n’êtes pas tenu de retenir la soumission la moins disant ou de donner
suite à la présente consultation restreinte.
Nous acceptons que les sommes qui nous serons dues en exécution du contrat objet de la présente
consultation, nous soient payées en Francs CFA et versées au compte n° …... domicilié à
……………………………….. Ouvert au nom de …………………………….
Sont annexées à la présente soumission toutes les pièces exigées dûment complétées, signées, datées et
cachetées.
En foi de quoi que je soumets ici, et j’appose ma signature.
Fait en une seule copie originale
A …………………, le …………………….
(Le soumissionnaire)
Signature et cachet
16
ANNEXE 2 :
MODELE DE CADRE DU BORDEREAU DES PRIX UNITAIRES
(En francs CFA en Hors Taxes)
N° DESIGNATION
UNITE
PRIX UNITAIRE
En chiffre
En
lettre
PERSONNEL
Expert juriste spécialiste de la législation agricole rurale avec des expériences en matière de promotion des filières (Chef Eexpert spécialiste des sciences de l’information, archiviste/documentaliste et de l’informatique documentaire
H/jour
H/jour
17
ANNEXE 3 :
MODELE DE DEVIS QUANTITATIF ET ESTIMATIF
(en francs CFA et en Hors Taxes)
DESIGNATION UNITE QUANTITE PRIX
UNITAIRE MONTANT
Expert juriste spécialiste de la législation agricole rurale avec des expériences en matière de promotion des filières (Chef)
H/jour
25
Expert spécialiste des sciences de
l’information,
archiviste/documentaliste et de
l’informatique documentaire
H/jour
25
TOTAL
Arrêté à la somme totale hors taxes de : (en lettres)
NB : les prix où coût des prestations sont forfaitaires
18
ETUDE POUR LA MISE A JOUR ET L’INDEXATION
DU RECUEIL DES TEXTES LEGISLATIFS ET
REGLEMENTAIRES REGISSANT LE SECTEUR
AGRICOLE ET LA PROMOTION DES FILIERES
ANNEXE 4 : MODELE DU CONTRAT DE MARCHE
REPUBLIQUE DU BENIN
CONTRAT DE MARCHE N° 03/18/ENABEL/UFAI/EF du xxxx/2018
STRUCTURE : MINISTERE DE L’AGRICULTURE, DE L’ELEVAGE
ET DE LA PÊCHE (MAEP)
APPUI INSTITUTIONNEL DU MINISTERE DE L’AGRICULTURE, DE L’ELEVAGE ET DE LA PECHE (AIMAEPII)
ATTRIBUTAIRE : ………………………. Date DDC : Date Ouverture offres : Date d’attribution : Date de notification : Délai d’exécution : FINANCEMENT : 100% Agence Belge de Développement (ENABEL)
IMPUTATION CODE BUDGETAIRE : …………………… MONTANT DU MARCHE : (en lettre et en chiffre)
M A R C H E S
P U B L I C S
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Le présent contrat « le Contrat » est conclu le ………….., par et entre l’Unité Fonctionnelle d’Appui
Institutionnel au Ministère, de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche « le Client » ayant son
établissement principal à Cotonou, sise au MAEP, Tél : 97 05 80 97 et …………. « le Consultant » ayant
son établissement principal à Cotonou , Carré 3218 , Maison …………………………..
ATTENDU QUE le Client souhaite que le Consultant fournisse les services visés ci-après, et
ATTENDU QUE le Consultant accepte de fournir lesdits services,
PAR CES MOTIFS, LES PARTIES AU PRÉSENT CONTRAT sont convenues de ce qui suit :
1. Services (i) Le Consultant fournit les services spécifiés dans l’Annexe A
« Termes de Référence et Étendue des Services » qui forme partie
intégrante du présent Contrat (« les Services »).
(ii) Le Consultant fournit le personnel énuméré dans l’Annexe B
« Personnel du Consultant » pour la prestation des Services.
(iii) Le Consultant soumet des rapports au Client sous la forme et
dans les délais spécifiés de commun accord.
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2. CALENDRIER
3. AVENANT
Le Consultant fournit les Services pendant la période commençant ………………. et s’achevant ………………. ou durant toute autre période dont les parties pourraient ultérieurement convenir par écrit via la date de démarrage définit au cours de la séance de cadrage. Toute modification des termes du présent marché fera l’objet d’un
avenant signé par les deux parties contractantes
4. PAIEMENT A. MONTANT PLAFOND
Pour les Services fournis conformément à l’Annexe A, le Client
paie au Consultant un montant plafonné à ……………………………, hors taxes étant entendu que ce Montant plafond comprend la totalité des coûts et des bénéfices du Consultant ainsi que toute obligation fiscale dont il pourrait être redevable.
B. CALENDRIER DES PAIEMENTS
Le calendrier des paiements est le suivant 1 : Le présent marché est liquidé au fur et à mesure de son avancement, sur base des tranches de paiement suivantes :
• La Première tranche de 10% du marché sera payée après
approbation par le Comité de pilotage du produit PL1
« démarche méthodologique, avec la planification des activités,
les outils de travail et de collecte» ;
• La Deuxième tranche de 40% du marché sera payée après
approbation par le Comité de pilotage des produits :
o PL2 : Un Répertoire signalétique des nouveaux textes
législatifs et réglementaires du secteur agricole
répertoriés pour la période 2011-2017 ;
o PL3 : Recueil des textes législatifs et réglementaires
existants encore d’actualité et d’application pour le
secteur agricole et à jour jusqu’en 2017, digitalisé,
indexé et mis sur le site web du MAEP.
• La Troisième et dernière tranche de 50% du marché sera payée
après dépôt et approbation des produits PL4 (Base de données
extraite du recueil et PL5 (Rapport de mission).
L’AIB de 1% (IFU) ou 5% (pas d’IFU) sera prélevé sur le montant des prestations. C. CONDITIONS DE PAIEMENT Les paiements sont effectués en Francs CFA dans les 30 jours
suivant la date à laquelle le Consultant a présenté la demande de paiement, accompagnée de la facture en un exemplaire au Responsable désigné au paragraphe 5 sur le compte bancaire
1 A modifier en fonction des obligations du Consultant, lesquelles sont décrites à l‘Annexe C.
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domicilié à………………………., intitulé …………, N°……………………. D. PENALITES DE RETARD
En cas de retard dans l’achèvement des prestations, le prestataire sera passible d’une pénalité par jour calendrier de retard fixé à 1/2000 IÈME (ou toutes autres modalités de pénalités retenues par la réglementation des marchés publics)] du montant du marché.
5. ADMINISTRATION
DU PROJET
A. RESPONSABLE. Le Client désigne comme Responsable Monsieur Joseph OUAKE;
Il assure la coordination des activités relevant du Contrat, de l’acceptation et de l’approbation des rapports et autres produits au nom du Client, ainsi que de la réception et de l’approbation des factures devant donner lieu à un paiement.
B. RAPPORTS
Les rapports seront présentés au cours de la mission et serviront
de base aux paiements à effectuer conformément au paragraphe 4.
6. NORMES DE
PERFORMANCE
Le Consultant s’engage à fournir les Services conformément aux normes professionnelles et déontologiques, de compétence et d’intégrité les plus exigeantes. Il remplacera rapidement tout personnel affecté à l’exécution du présent Contrat qui ne donnerait pas satisfaction au Client.
7. DEVOIR DE
RESERVE
Pendant la durée du présent Contrat et les deux années suivant son expiration, le Consultant ne divulguera aucune information exclusive ou confidentielle concernant les Services, le présent Contrat, les affaires ou les activités du Client sans avoir obtenu au préalable l’autorisation écrite de celui-ci.
8. PROPRIETE DES
DOCUMENTS ET
PRODUITS
Tous les rapports, études ou autres produits, sous forme de graphiques, logiciels ou autres, que le Consultant préparera pour le compte du Client au titre du présent Contrat deviendront et demeureront la propriété du Client. Le Consultant pourra conserver un exemplaire desdits documents et logiciels 2.
9. ACTIVITES
INTERDITES AU
CONSULTANT
Le Consultant convient que, pendant la durée du présent Contrat et après son expiration, ni lui-même ni toute entité qui lui est affiliée ne seront autorisés à fournir des biens, travaux, ou services (autres que les Services et toute prolongation desdits Services) pour tout projet qui résulterait desdits Services ou lui serait étroitement lié.
2 Les restrictions concernant l’utilisation ultérieure de ces documents et logiciels, le cas échéant, seront précisées à la fin de l’Article 7.
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10. ASSURANCE Le Consultant prend toute mesure appropriée pour s’assurer.
11. TRANSFERT Le Consultant ne cèdera ni ne sous-traitera le présent Contrat ou l’un quelconque de ses éléments sans l’approbation écrite préalable du Client.
12. DROIT
APPLICABLE ET
LANGUE DU CONTRAT
Le Contrat est soumis au droit béninois et la langue du Contrat est le français.
13. REGLEMENT DES
DIFFERENDS
14. REGIME FISCAL
Tout différend lié au présent Contrat que les parties ne pourraient régler à l’amiable sera soumis aux juridictions béninoises compétentes. Toutes les prestations sur financement de la coopération bénino-belge, objet du présent marché, sont exonérées de tous droits de douane, impôts et taxes et autres charges fiscales (y compris la TVA) conformément à l’article 8 de convention spécifique du programme. « La contribution belge ne sera en aucun cas utilisée au paiement de tout impôt, droit de douane, taxe d’entrée, et autres charges fiscales (y compris la TVA) sur les fournitures et équipements, travaux et prestations de service. »
Lu et accepté par : Signé par : Le Consultant, AIMAEP, Cotonou, le Cotonou, le Le Responsable Délégué,
……………………….. …………………….
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LISTE DES ANNEXES
Annexe A : Termes de référence et étendue des services
Annexe B : Personnel du Consultant
Annexe C : Modèle de demande de paiement
ANNEXE A— TERMES DE REFERENCE ET ETENDUE DES SERVICES
Note : Décrire de manière détaillée les Prestations à fournir; les dates d’achèvement des différentes tâches;
le lieu d’exécution des différentes tâches; les tâches spécifiques qui doivent être approuvées par l’Autorité
contractante; etc.
ANNEXE B— PERSONNEL DU CONSULTANT
Note : Porter sous:
B-1 Les titres [et noms, si possible], une description détaillée des taches et qualifications minimales du
Personnel appelé à travailler au Bénin et l’estimatif du nombre de mois de travail de chacun
d’entre eux
B-2 Les mêmes informations qu’en B-1 pour le Personnel appelé à travailler en dehors du Bénin.
ANNEXE C—
PV DE CADRAGE
Note : Indiquer le format, la fréquence, le contenu, les dates de remise, les destinataires des rapports, etc.
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ANNEXE D : MODELE DE DEMANDE DE PAIEMENT
Demande de paiement n° <…>
À l’attention de <indiquer le nom du projet et de son responsable
>
Nom et adresse du contractant : < >
Numéro de référence du contrat : <indiquer le numéro de la demande de cotation >
Numéro de la tranche de la demande de paiement : <tranche unique>
Date de notification: < >
Date de demande de paiement : <>
Madame/Monsieur,
J’ai l’honneur de vous demander le paiement de la tranche n° [préfinancement] ou [solde] au titre du contrat
précité.
Le montant demandé est de : <indiquer le montant > FCFA
Je vous prie de trouver, en annexe, les pièces justificatives suivantes (au minimum celles mentionnées dans
le modèle de contrat. Pour que la demande de paiement soit acceptable, tous les documents
demandés devront y être annexés.
Demande d’avance de démarrage accompagnée de la caution de garantie
PV de réception doit être ajouté
Copie du contrat
Copie du RIB mentionné dans le contrat
Le paiement doit être effectué sur le compte bancaire visé à l’article 8 du contrat.
Je certifie sur l’honneur que les informations contenues dans la présente demande de paiement sont
complètes, sincères et exactes, que les coûts exposés peuvent être considérés comme éligibles conformément
aux dispositions du contrat et que la présente demande de paiement est étayée par des pièces justificatives
susceptibles de faire l’objet d’un contrôle.
Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l’assurance de ma parfaite considération.
<signature>
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Annexe 1 : Formulaires d’identification
Dénomination de la société /
soumissionnaire :
Forme juridique :
Siège social (adresse) :
Représenté(e) par le soussigné
Nom, prénom :
Qualité :
Personne de contact :
Numéro de téléphone :
Numéro de fax :
Adresse e-mail :
Numéro d’inscription CNSS ou équivalent :
Numéro d’entreprise :
N° de compte pour les paiements :
Institution financière :
Ouvert au nom de
Nom, prénom du soumissionnaire :
Domicile :
Numéro de téléphone :
Numéro de fax :
Adresse e-mail :
N° de compte pour les paiements :
Institution financière :
Ouvert au nom de :
