...De la rédaction du dossier de presse

à la préparation des interviews radio et

TV...

Voici quelques conseils pour

organiser au mieux votre rencontre

avec les journalistes, que vous soyez

artiste, représentant associatif ou

même chargé de communication dans

une entreprise.

Première édition : février 2013.

Version actuelle : octobre 2014.

Pourquoi ce guide ?

Il y a quelques années, l'organisateur d'un salon sur l'emploi se présente à la radio. Ce

monsieur, fort respectable, vient nous demander si nous pouvons l'interviewer pour

annoncer sa manifestation.

Je lui indique alors que le sujet nous intéresse, mais spontanément, je lui fait aussi

comprendre que nous aurions aimés être conviés à la conférence de presse. « Nous

n'avons pas reçu d'invitation » lui dis-je.

Ma remarque ne sort pas d'un chapeau. Pour moi, il était évident qu'une rencontre avec les

journalistes avait été organisée sans nous, étant donné le succès grandissant du salon

d'une année à l'autre.

Je pensais même avoir vu un article ou deux dans la presse locale. L'organisateur

m'explique alors, très posément, que lui et son équipe ne savent pas comment organiser

une réunion de presse et qu'ils préfèrent rencontrer les rédactions une à une, ce qu'il fait

donc avec la radio.

Je m'étonne lorsqu'il m'indique que je trouverai tous les renseignements dans le « quatre

pages » que le quotidien régional vient de publier.

Quand il me dit que ce document publicitaire a coûté à l'association plusieurs milliers euros

(somme heureusement remboursée par les partenaires du salon), je comprends qu'il

manque un outil simple et gratuit pour aider les associations, les entreprises, les

collectivités et les particuliers à franchir la barrière qui les sépare des rédactions des

médias.

Ce guide n'a pas la prétention d'empiéter sur les plate-bandes des professionnels de la

relation presse. Je souhaite néanmoins qu'il contribue à améliorer leur compréhension des

médias.

Je suis journaliste sur la radio RCF Finistère depuis 1994 et intervenant en journalisme

auprès des étudiants et des professionnels.

Sommaire :

1.1 Rédiger l'invitation

1.2 La date et le lieu de la conférence de presse

1.3 Quels médias contacter ?

1.4 S'assurer que les médias viendront bien

2.1 Déroulé de la conférence de presse

2.2 La conférence de presse est un échange

2.3 Je passe à la télé et à la radio

2.4 Un repas, un voyage de presse ?

3.1 Le dossier de presse et le site internet

3.2 Quand distribuer le dossier de presse

4.1 On reste en contact, surtout

4.2 Pour aller plus loin

1.1 Rédiger l'invitation

● Multipliez vos chances d'être diffusé

Chaque jour, les journaux, radios, télévisions, agences de presse et sites internetreçoivent par mail, courrier et téléphone, des dizaines de communiqués et d'invitations àdes rendez-vous, sur une multitude de thèmes.

Puis ils trient, vérifient et retranscrivent ces informations en fonction de leur ligneéditoriale, de leur zone de couverture, de la date prévue de l'événement, et, indirectement,de l'intérêt qu'y trouveront selon eux les lecteurs, les auditeurs et les téléspectateurs.

● Votre propos doit être suffisamment porteur et bien « vendu »

D'un autre côté, vous ne devez pas oublier que les médias ont besoin de « matière »pour remplir leurs pages ou leurs émissions.

Dans certains cas, donc, vous êtes en position de force pour imposer votre sujet. Encorefaut-il le vouloir...

Je cite souvent l'exemple de personnes méritantes qui donnent un coup de main, entoute discrétion, aux familles en difficulté.

Si vous pensez que ce que vous faites est original et utile, que votre projet est mûr etqu'il vaut le coup d'être connu du public, ne restez pas dans l'ombre !

Vous pouvez en plus, grâce à la presse, donner le virus à d'autres personnes.

● Pas de publicité déguisée

Les journalistes ne retiendront peut-être pas l'invitation d'un magasin qui organise uneexposition de peinture.

S'il s'agit d'animer les lieux et de faire connaître des artistes, l'exposition peut aussiconstituer, selon les médias, un prétexte pour promouvoir gratuitement une activitécommerciale.

Cette réflexion est en revanche moins discutable lors de la remise d'un chèque par uneboutique à une association caritative, ou d'un prêt consenti par une banque à un jeuneentrepreneur méritant dans le cadre d'un concours qu'elle organise. Les événements qui relèvent du champ de l'associatif et du social sont en général bienaccueillis par les médias.

Contactez une ou deux rédactions en cas de doute.

● Préparez bien votre intervention Avant d'envoyer votre communiqué ou votre invitation aux médias, vous devez aussivous demander si vous serez capable de répondre à des questions imprévues ouembarrassantes, comme tout simplement donner des chiffres (nombre de salariés,nombre de visiteurs à une exposition précédente...), ou parler devant un micro à la radioou devant une caméra.

La première impression, en effet, doit être la bonne et une conférence de presse nes'improvise pas. Il en va de votre crédibilité pour la suite.

● Soignez la forme

Au lieu de visiter les organes de presse séparément pour diffuser la même information, lapratique veut que l'on demande aux journalistes et aux correspondants de se déplacer.

Leur timing étant souvent serré, la durée d'une conférence de presse ne doit pasdépasser une heure, photos et interviews comprises.

Dans une invitation à une conférence de presse, vous n'annoncez pas simplement uncolloque ou autre, vous demandez aussi aux représentants des rédactions de vousrencontrer pour en savoir plus sur votre événement.

Soignez la rédaction et le contenu de l'invitation : c'est un gage de sérieux et de respectvis-à-vis de vos futurs interlocuteurs.

Ecrivez aussi de manière cordiale (« bonjour, merci... ») car les journalistes n'ont aucuneobligation de participer à votre réunion.

J'en profite pour rappeler une chose très importante aux yeux des rédactions : on neconvoque pas la presse mais on l'invite (vous êtes trop sympa, on viendra plus souvent !)

Faire relire votre invitation par un tiers.

● L'invitation à une conférence de presse se présente sous la forme d'une simplefeuille A4

Il peut aussi s'agir d'un carton, dans le cas d'une signature de convention ou d'unecérémonie qui donnera lieu à des échanges d'informations. Cette feuille peut aussi regrouper plusieurs rendez-vous et dans ce cas, on parle plutôtd'un « agenda-presse » (pour un élu par exemple).

● Le document détaille l'intitulé de la manifestation, en des termes simples et précis

Certaines fois, en effet, les textes sont repris tel quel dans la presse.

Oubliez le plus possible le jargon technique et administratif.

Utilisez au contraire des mots qui montrent le caractère innovant ou unique de votreprojet. Et faites attention aux fautes d'orthographe !

Il est très important de préciser dès le premier paragraphe, si possible en encadré, le jouret la date, l'heure et le lieu du rendez-vous, qui les journalistes pourront rencontrer, ainsique leur fonction et la teneur de leur intervention.

N'hésitez pas à jouer avec les couleurs, avec les gros caractères, et à aérer votre texte. S'il s'agit d'une inauguration ou d'une signature de convention, prévoyez un temps pourla presse, avant ou après la cérémonie, et indiquez si vous le pouvez, les horaires desdiscours de chacun. Il n'est pas rare que les médias informent leurs lecteurs et auditeurs de la tenue d'uneconférence de presse sur un événement qui porte à polémique.

Vous pouvez, dans l'invitation ou dans un simple communiqué de presse, exiger unembargo, c'est-à-dire demander que l'information ne soit pas publiée avant telle date àtelle heure (la formule, en haut de l'invitation, est la suivante : « Attention : embargojusqu'au … à … heure »).

● Comment transmettre les invitations ?

L'invitation peut être expédiée par courrier (notamment pour le carton), ajoutée en piècejointe d'un email (ou simplement être formulée dans le corps du message), ou directementdéposée à la rédaction ou auprès du correspondant local. Evitez les invitations par téléphone, sauf en cas d'urgence, car les rendez-vous que vouspourriez indiquer sont parfois notés sur des feuilles volantes (dans la précipitation) et lecontenu peut-être incomplet. Si vous publiez un livre ou un disque, envoyez-le par courrier ou passez à la rédaction,mais ne vous contentez surtout pas d'un fichier PDF ou d'un fichier MP3 en pièce jointe devotre mail.

Les journalistes ont besoin de se faire une idée globale et ne peuvent pas juger à lalecture ou à l'écoute d'un seul titre choisi par vous, ou d'un résumé flatteur rédigé parl'éditeur. Vous pouvez individualiser votre invitation : si vous vous adressez à un journaliste quivous connaît, vous n'avez pas besoin de donner certains renseignements comme l'activitéde votre entreprise ou de votre association. Mais dans le cas contraire, faites-le parprécaution.

Je ne vous conseille pas d'avoir plusieurs personnes autour de la table pour direstrictement la même chose et pour être uniquement sur la photo.

N'imposez pas non plus une personne en particulier pour parler à la presse (ex. leprésident d'une association ou un élu, car les autres membres du bureau, ou un technicien

de collectivité peuvent aussi s'exprimer et donner une vision différente et pas forcémentcontradictoire).

Discutez-en entre vous avant, et assurez-vous que les intervenants s'expriment biendevant le micro et la caméra.

● Les journalistes adorent les témoignages

Certaines personnes peuvent témoigner de ce qu'elles ont vécu.

Recueillir leur parole est très apprécié et change du discours officiel des élus et desdirigeants.

Pour inciter les médias qui diffusent des programmes en langue régionale, comme lebreton, à participer à votre conférence de presse, faites aussi en sorte d'avoir autour de latable une personne parlant la langue (et s'exprimant aisément devant micros et caméras). Sur l'invitation, n'oubliez pas non plus de laisser un ou plusieurs contacts (téléphone fixe,téléphone portable, mail) pour les journalistes qui ne peuvent pas se déplacer et quivoudront vous joindre ultérieurement.

1.2 La date et le lieu de la conférence de presse

● Minimisez les temps de déplacement Vous pouvez organiser la réunion dans vos locaux (c'est une manière de montrer dansquelles conditions vous travaillez), dans un amphithéâtre (pour la vidéoprojection parexemple), mais aussi d'un endroit neutre (salle de réunion d'un hôtel, ou restaurant si vousavez choisi d'inviter les journalistes à déjeuner).

Nous reparlerons du déjeuner de presse dans le chapitre 2.4. L'idéal est d'opter pour un lieu central, qui convienne à tout le monde en terme de tempsde parcours, mais c'est compliqué...

Le programmateur d'un centre culturel m'expliquait il y a quelques temps que les «journalistes culturels » des quotidiens de la grande ville, distante d'une quinzaine dekilomètres seulement, assistaient très rarement aux conférences de presse qu'ilorganisait.

Faisant contre mauvaise fortune bon cœur, il avait du s'adapter et fixer ses rendez-vousdans une salle de bar-restaurant facile d'accès pour eux, à deux pas de leurs rédactions,mais bien plus impersonnelle. Les rédactions de la presse audiovisuelle (quand elles se déplacent, donc) sontprincipalement situés dans les grandes villes. Il faut par exemple près d'une heure pourune équipe de télévision pour rejoindre Brest et Quimper...

Et n'oubliez pas que les frais de route sont à la charge des rédactions et que l'heure estaux économies pour beaucoup de médias.

Reviendra-t-on vous voir si on a du mal à se garer ?

● Pensez aux facilités de parking

Vous pouvez fournir un plan d'accès ou les coordonnées GPS, et accrocher despanneaux indicateurs si le lieu de la conférence de presse est délicat à trouver.

Une personne chargée d'attendre et de guider les journalistes sur place est toujours labienvenue. Si la rencontre a lieu sur une exploitation agricole, n'oubliez pas de préciser s'ilfaut prévoir des bottes.

● Prévoyez une pièce bien insonorisée

Pour les radios et TV, rien de pire qu'une voix qui résonne au micro ! Le bar du coin est àéviter... Pensez aussi à la lumière (pour les photos et les images) et aux prises de courantfacilement accessibles (même si le matériel d'enregistrement fonctionne sur batterie, onn'est jamais à l'abri d'une panne).

Choisissez avec soin la date et l'heure du point-presse

● Le bon jour et le bon horaire... Le matin vers 9h (en général), les journalistes font le point sur les sujets qu'ils devronttraiter dans la journée (première conférence de rédaction).

Alors, si vous ne pouvez faire autrement, évitez de les convier à une conférence depresse à un horaire rapproché.

Le milieu de la matinée (après 10h30) constitue le moment privilégié, sauf que la majoritédes réunions de presse avec les journalistes a lieu entre 11h00 et midi.

Et ça, vous n'êtes pas censé le savoir étant donné que seuls les journalistes connaissentleur emploi du temps. Vous pouvez donc lancer vos invitations pour le début d'après-midi (après 14h00), maissi vous le pouvez, évitez après 17h (tant pis si vous travaillez...) Les journalistes de presse écrite doivent rédiger leurs articles et ceux des radios localesou des TV ont un journal parfois en soirée (après 18h). Vous pouvez également inviter la presse parlée à un moment différent (une demi-heureavant les journaux par exemple).

● Evitez les conférences de presse les jeudis et vendredis

Si vous avez à l'esprit que de cette façon, on parlera de vous dans le quotidien local dusamedi, quand le titre tire le plus.

Ce n'est pas vrai. Les rédactions s'amusent bien à ce jeu et publient l'article le lundi ou lemardi (en fonction de la date de la manifestation et de la place dans la page).

Et puis, si vous le pouvez, respectez le repos des journalistes le dimanche, si votreconférence de presse peut être organisée un autre jour.

● Le cas des vacances scolaires

Vous le constatez sans doute, il y a moins d'information locale croustillante dans lesjournaux pendant cette période.

N'hésitez pas à communiquer à ce moment-là pour multiplier vos chances d'avoir desjournalistes (qui ne sont pas en vacances) à votre rendez-vous presse.

1.3 Quels médias contacter ?

● Le plus possible !

Les radios et les télévisions régionales publiques et privées diffusent des journaux danslesquels elles peuvent parler de votre actualité.

La presse spécialisée, hebdomadaire et mensuelle, la presse municipale et les sitesinternet peuvent aussi être intéressés par le sujet que vous voulez porter à laconnaissance du public, ainsi que les agences comme l'AFP (Agence France Presse) dontles journalistes sont déployés un peu partout dans le pays.

En région, au regard de leur audience importante mais aussi par méconnaissance desmédias alentours, les quotidiens locaux sont toujours les plus conviés à un rendez-vouspresse.

Pourtant, tout le monde ne lit pas les journaux, et les radios sont très écoutées en voiture!

● Renseignez-vous sur le potentiel médiatique

Consultez l'annuaire, interrogez votre vendeur de journaux ou tout simplementquestionnez la rédaction de votre quotidien local favori. Vous pouvez aussi écouter les radios de proximité, notamment le matin avant 9 h, poursavoir quel type d'information elles diffusent (lecture de la presse quotidienne ou sujetsdéveloppés sous forme d'interview). Pensez aussi à la télévision (France 3 par exemple) et aux blogs de passionnés enfaisant une recherche par mot-clé sur Google avec votre commune ou votre département,et en visitant les annuaires de sites internet.

Vous découvrirez aussi la richesse des informations diffusée par la presse en ligne(papier ou non).

● Quand (et comment) envoyer l'invitation ?

Je pense aussi qu'il faut communiquer l'information une dizaine de jours à l'avance aumoins. Si vous ne pouvez pas faire autrement, en cas d'actualité brûlante, évitezd'envoyer une invitation le vendredi en fin d'après-midi pour une conférence de presseprévue le samedi matin ou le lundi matin.

Attention : la presse hebdomadaire et la presse mensuelle... ont besoin d'un délaisupplémentaire pour anticiper les sujets. Ne craignez pas de doubler votre première invitation d'un mail, d'un fax ou d'un courrierde rappel, quelques jours après.

● Pour ne pas finir à la corbeille Faites attention au nom de l'expéditeur indiqué dans votre boîte mail car le journalistedestinataire doit bien vous reconnaître et ne pas penser qu'il s'agit d'un spam ou d'unvirus. N'oubliez pas d'indiquer l'objet précis du courrier électronique, sinon votre message serapurement et simplement mis à la corbeille. La formule « conférence de presse » dans l'objet du message fonctionne en général trèsbien, car elle attire la curiosité. Demandez aussi un accusé de réception.

Envoyer la même invitation aux rédactions locales du même journal peut-être utile.

C'est de la popote interne ensuite, même s'il arrive parfois que deux journalistes d'unmême média se déplacent sur le même événement. Ne soyez pas frustrés : vous n'êtes pas obligés de connaître l'histoire, la ligne éditorialeou le tirage (ou l'audience) d'un média pour inviter son représentant. De même, celui-ciconnaît-il votre activité à fond ?

Rappelez-vous qu'il s'agit d'un échange de bons procédés : le média a des sujetspotentiels à publier, et pour cela, il parle de vous, gratuitement.

Si vous avez affaire à un journal ou à une radio qui a une diffusion régionale, n'hésitezpas à demander que l'article paraisse dans plusieurs éditions ou sur plusieurs antennes.

Ce n'est pas garanti, mais on ne sait jamais, surtout si ce que vous présentez est original.

● Et si je veux relire (ou écouter) un article (ou une interview) avant sa parution

Vous n'êtes pas maître du texte à paraître, car le journalisme, ce n'est pas du "publi-reportage". Si vous estimez qu'un article ne reflète pas les idées que vous avez vouluexprimer, vous pouvez réclamer un droit de réponse.

En général, il est malvenu de demander à lire l'article ou à écouter le sujet avant saparution ou avant sa diffusion.

Toujours dans cet esprit, contactez bien la rédaction des médias, et non le servicecommercial, qui, lui, pourra vous orienter vers un partenariat financier.

Or, un journaliste est censé parler de vous gratuitement (sauf accords commerciaux : onpeut illustrer un article avec le témoignage d'un annonceur, mais il s'agit d'un mélange desgenres discutable...)

1.4 S'assurer que les médias viendront bien

● Je relance ou pas ? Il est inutile de contacter plusieurs fois un média les jours précédents pour demander s'ily aura un journaliste présent à la conférence de presse.

Envoyez plutôt un mail de rappel. Le "Oui" et le "Peut-être" auront valeur de "Non" à cause de l'actualité changeante et dela fameuse conférence de rédaction. Il existe néanmoins quelques exceptions : les journalistes peuvent avoir pris des rendez-vous de leur plein gré, pour préparer des dossiers, et donc seront en mesure de vous direpar avance qu'ils seront absents. Idem pour les déplacements ministériels et les conférences de presse dans les enceintesmilitaires qui nécessitent souvent de s'accréditer quelques jours avant, c'est-à-dire dedonner le nom et le n° de carte de presse du journaliste qui sera présent et doncindisponible pour un autre rendez-vous.

● Le talon à renvoyer

Les rédactions sont invitées à le remplir pour indiquer si un journaliste ou uncorrespondant, et lequel, sera présent à la conférence de presse (« et au déjeuner quisuivra »). Ce coupon est très rarement renvoyé, et il n'est donc pas nécessaire de le préparer.Vous pouvez, plus simplement, demander que l'on vous confirme une présence par retourde mail ou par téléphone. Mais là encore, rien n'est garanti...

Vous comprenez donc qu'il est donc difficile de savoir précisément combien dejournalistes seront présents à votre rendez-vous presse, même une heure avant sondémarrage.

2.1 Déroulé de la conférence de presse

● Oubliez les lieux prestigieux avec des centaines d'invités

Un point-presse peut seulement réunir deux personnes, par exemple un médecin et leseul journaliste qui aura daigné se déplacer. Une conférence de presse se déroule en général en face à face, avec d'un côté lesjournalistes et leurs hôtes de l'autre.

N'oubliez pas que les journalistes sont plus à leur aise pour prendre des notes sur unetable plutôt que sur leur genou. Evitez donc de les installer de l'autre côté de votre petit bureau s'ils sont nombreux.

Surtout, préparez les tables et les chaises avant la réunion, et pas au début, dans laprécipitation !

● Le cas des radios et des télévisions

Soyez tolérant avec les journalistes des radios, qui, même s'ils écrivent et posent desquestions comme les autres, ont besoin d'un bout d'interview au micro.

Il est possible qu'ils vous demandent de vous prêter au jeu dix minutes avant l'heure dela réunion.

Beaucoup d'entre eux commencent très tôt le matin et présentent les journaux parlés dumidi. Ils ont donc peu de temps ou doivent reprendre rendez-vous.

Certains vous demanderont aussi de réaliser une interview par téléphone s'ils ne peuventpas venir (c'est aussi valable pour la presse écrite d'ailleurs, qui, elle, prendra des notesau lieu d'enregistrer).

Cette réflexion est valable pour la télévision qui peut avoir besoin d'images en extérieur.

Les journalistes et cameramen peuvent vous demander de leur consacrer un peu detemps à quelques kilomètres du lieu de la conférence de presse (le matin par exemple sile rendez-vous avec les journalistes a lieu l'après-midi).

● Tout le monde n'est pas là. Tant pis, on commence !

Peu importe le média que les journalistes représentent, mais il est important decommencer votre conférence de presse à l'heure !

Il peut manquer un journaliste d'un média à fort tirage, mais vous devez aussi penser àceux qui sont arrivés à temps. Quand l'élu d'une collectivité "a du retard mais va arriver", commencez quand même, parun tour de table pour patienter.

Présentez-vous, et (on l'oublie trop souvent), demandez aux journalistes etcorrespondants qui ils sont, et pour quels organes de presse ils travaillent. Cette remarque est valable, même si personnellement vous en connaissez quelques-uns. C'est par pure politesse envers leurs confrères et les personnes qui vont parler avecvous de votre projet.

Vous pouvez aussi prévoir des badges pour les intervenants, journalistes compris, ou unpetit panonceau indiquant les noms et les fonction que vous poserez sur la table.

Pensez aussi à faire circuler une fiche de présence.

Les journalistes ne sont pas concurrents entre eux. Ils s'échangent parfois des sujets.

En revanche, il peut être mal vu de donner une info (scoop ?) à l'un des médias et pas àun autre, surtout quand une conférence de presse est prévue quelques heures ouquelques jours plus tard pour traiter du sujet.

Mais le journaliste peut aussi s'engager à ne pas diffuser l'information avant laconférence de presse, auquel cas votre honneur sera sauf.

Vous faciliterez le travail des journalistes de presse écrite, TV et web en vous plaçant,pendant la conférence de presse, face à la lumière (ou de trois-quart pour ne pas avoir lesoleil dans les yeux) car certains journalistes et reporters d'images font aussi des imagespendant la rencontre.

● Ne confondez pas réunion de travail et conférence de presse Il arrive parfois que les journalistes soient invités à un rendez-vous presse organisé àl'issue d'une réunion, à une heure déterminée à l'avance.

Or, comme souvent les réunions durent plus longtemps que prévu, les journalistes sontsoit conviés à attendre dehors (mais ils n'apprécient pas toujours), soit à participer à la finde la réunion.

C'est là que ça se gâte puisque les hôtes oublient la présence des invités et continuent àparler en des termes techniques et incompréhensibles pour les lecteurs et les auditeurs.

De plus, ils ne s'adressent jamais directement aux journalistes présents puisque leurregard est tourné vers l'assemblée.

Veillez donc à bien séparer réunion de travail et conférence de presse (et à prévoir deschaises en conséquence pour les journalistes).

2.2 La conférence de presse est un échange

● Ce n'est pas un monologue !

Ne lisez pas un dossier quelconque, mais adressez-vous à vos interlocuteurs sous formede dialogue.

Rien ne vaut la spontanéité pour convaincre un auditoire. Et surtout, ne dites pas aux journalistes ce qu'ils doivent prendre en note ! Vous n'êtespas dans une salle de classe devant des élèves (c'est malheureusement du vécu). Pensez au verre d'eau, ou au café, pour vous et vos invités, et n'oubliez pas le sourire,même si votre sujet, un plan social par exemple, ne s'y prête pas.

Pendant la conférence de presse et au moment des interviews, adoptez un styledynamique dans votre façon de vous exprimer pour maintenir l'attention de l'auditoire. N'hésitez pas à demander plusieurs fois si les journalistes ont des questions à poser,avant de donner la parole à un interlocuteur de votre entourage pour présenter votreprojet.

Et si un journaliste intervient au cours de votre énoncé pour demander une précision, nelui dites pas d'attendre la fin de la conférence de presse pour lui répondre.

Ne fuyez pas non plus les questions qui portent à polémique. Soyez le plus francpossible, de crainte des retours de bâton...

● Et les questions personnelles ? J'ai le souvenir d'un point-presse sur le thème des déchets où l'une des journalistes étaitforcément très intéressée par le sujet vu qu'il concernait son quartier...

La discussion entre elle et l'élu a duré un bon quart d'heure et ce même élu n'a pas jugébon de couper court à la conversation.

Par respect pour le reste de l'assemblée, attendez que tout le monde ait quitté la tablepour les questions plus personnelles.

● Les illustrations Vous pouvez baser votre intervention sur un dossier que vous aurez préparé, mais aussisur une présentation du genre « power-point ».

Dans ce cas, vous devez prévoir un vidéo-projecteur, un écran et une prise de courant(un simple ordinateur peut suffire si vous êtes certain d'avoir peu de journalistes autour dela table).

● L'enregistrement des discours

Munissez-vous aussi d'un ou plusieurs micros HF si vous devez intervenir devant uneassemblée nombreuse.

Un journaliste de la radio ou de la TV souhaitera peut-être « se brancher » sur une tablede mixage pour enregistrer directement la conférence de presse.

Vous pouvez aussi proposer cette prestation.

● C'est l'heure de la photo

A la fin de la réunion, c'est le moment de la photo (de groupe en général), puis le tempsdes micros et des caméras (chapitre 2.3).

Cet ordre est généralement admis par la profession (sauf exceptions, quand des rendez-vous sont pris séparément).

Prévoyez d'accrocher une banderole ou des affiches de l'événement que vous voulezpromouvoir.

● Vous publiez quand ? Certains journalistes seront en mesure de vous dire, à l'issue de la réunion, quel jour et àquelle heure le compte-rendu de la conférence de presse sera diffusé ou publié.

Vous avez tout à fait le droit de leur demander un exemplaire du journal ou unenregistrement de l'interview ou de l'émission.

De plus en plus d'articles et d'enregistrements sont disponibles sur le web sous formed'articles et de podcasts.

Pensez à échanger votre carte de visite avec les personnes présentes, et bien sûr à lesremercier de leur venue.

A propos des coordonnées, ayez bien sur vous une adresse mail, un numéro detéléphone fixe ou de portable et l'adresse du site internet de votre structure.

Ces informations peuvent figurer sur l'invitation, mais soyez prêt à les redonner au casoù (c'est d'autant plus vrai pour l'interview radio, voir chapitre 2.3)

2.3 Je passe à la télé et à la radio

● Le choix de l'interlocuteur est primordial

Organiser une conférence de presse, c'est s'exposer à être pris en photo et à réaliserdes interviews pour la télévision, pour les sites web des journaux qui diffusent des vidéosd'illustration, et pour la radio.

L'exercice consiste cette fois à répondre aux questions des journalistes en étant le plusconcis possible.

Ce n'est pas parce qu'on préside une association ou qu'on dirige une entreprise qu'on aforcément le propos, l'expression et l'attitude les plus pertinentes.

Privilégiez la portée du message par rapport à l'intervenant.

● Spontanéité et précision dans les propos

Si vous êtes stressé, vous devez tout faire pour ne pas le montrer. C'est au journaliste devous mettre en confiance, pas le contraire.

Faites le maximum pour vous détacher de vos notes ou, plus difficile, du dossier depresse, et donc, ne lisez pas un texte.

C'est l'avantage de l'enregistrement par rapport au direct : vous pouvez demander àreprendre une question si vous pensez que vous n'avez pas été très clair ou que vousavez commis des erreurs de langage ou de conjugaison (par exemple, « puisse-t-être » aulieu de « puisse être », « cents euros » au lieu de « cent euros »...)

Inutile d'abreuver les auditeurs et les téléspectateurs de chiffres.

En effet, en radio et télévision, on ne peut pas revenir en arrière si on n'a pas comprisune phrase, contrairement à la presse écrite.

Demandez au journaliste quelles sont les questions qu'il va vous poser, ou quels sont lesthèmes qu'il souhaite aborder.

Ayez sous les yeux un mail, l'adresse du site internet, un numéro de téléphone, les dateset les horaires, les lieux, bref les informations pratiques à communiquer pendant l'interviewaux auditeurs.

● L'interview devant la caméra

Par rapport à l'entretien radio, l'interview audio-visuelle impose en plus d'êtreprésentable, au niveau de la tenue vestimentaire, et de bien regarder la caméra oul'intervieweur.

Le "face caméra" est difficile à respecter si vous devez répondre à un journalistepositionné sur le côté.

Ceci est très important, notamment si vous avez les caméras de plusieurs chaînes detélévision braquées sur vous.

Dans le doute, regardez le journaliste qui vous a posé la question en dernier.

● Autres astuces pour la radio et la télévision Certaines fois, vous serez invité à venir parler de votre projet directement en studio.

Que ce soit pour la radio ou pour la télévision, vous devrez faire attention aux bruitsdivers, notamment avec les coudes et les bracelets qui pourront toucher la table (pastoujours bien isolée des flexibles de micros...)

N'oubliez pas de couper votre téléphone portable (ou de le mettre en mode avion) pourne pas être dérangé et pour éviter les bruits d'interférences (surtout avec lesmagnétophones numériques des journalistes).

Ne jouez pas non plus avec votre stylo et évitez de bouger d'avant en arrière lorsquevous parlez.

A la radio, vous devez placer votre bouche à une dizaine de centimètres du micro, soitl'équivalent de la taille d'un poing.

Ne lisez pas un texte, notamment à la télévision car vous serez forcément obligé debaisser la tête (et comme dit plus haut, ce n'est pas très spontané).

A la radio, réfléchissez à deux fois avant de mettre sur votre tête le casque que l'on voustend.

Avec votre voix en retour, vous pourriez être encore plus perturbé.

Bref, faites le maximum pour oublier vos notes, le micro et la caméra.

Buvez enfin un peu d'eau pour avoir la voix claire.

En effet, entendre un raclement de gorge n'est jamais agréable.

Si l'entretien est enregistré, le mieux est que vous repreniez votre phrase au début pourfaciliter le travail de montage...

Vous pourrez également, pendant l'interview, avoir l'impression de répéter le messageque vous avez délivré pendant la réunion.

Ayez toujours à l'esprit que cette réunion n'était pas enregistrée.

Ne dites donc pas : "Comme je vous l'ai expliqué tout à l'heure" devant le micro oudevant la caméra !

Méfiez-vous aussi des médias qui privilégient le côté émotionnel au détriment du contenu.

Si vous avez été confronté de près à un drame et que les larmes ne coulent pas

suffisamment, certains journalistes peuvent vous poser plusieurs fois la même questiondifficile, pour vous faire craquer devant la caméra. Véridique !

● L'interview par téléphone

Dans le cas d'un entretien au téléphone, vous devez faire attention à la qualité de laligne.

Parlez bien devant le combiné, et surtout pas avec le mode haut-parleur activé, pour nepas détériorer encore plus le rendu sonore. Les portables permettent d'être contacté rapidement pour réaliser un enregistrement.

Revers de la médaille, leur qualité n'est pas toujours très bonne pour que l'interview soitdiffusée à l'antenne, notamment en voiture avec un kit main-libres.

Si vous le pouvez, donnez le numéro d'une ligne fixe sur laquelle il est possible de vousjoindre rapidement pour réaliser l'interview. Par téléphone, vous n'avez ni la pression de la caméra, ni celle du micro à gérer.

L'interview peut donc être moins intimidante.

Et ne soyez pas surpris si le journaliste insiste pour faire l'entretien tout de suite.

C'est parce qu'il craint de ne pas pouvoir vous joindre dans le temps imparti, ou que voussoyez sur boîte vocale.

● Après l'enregistrement Vos propos enregistrés seront nettoyés de toute répétition et hésitation, puis mis auformat, entre quelques secondes et plusieurs minutes.

L'interview montée sera ensuite insérée dans le journal de la radio, de la télévision ou dusite web, et accompagnée d'un texte de présentation écrit.

Ce texte sera lu par un journaliste ou par un animateur.

2.4 Un repas, un voyage de presse ?

● Le fameux déjeuner de presse

N'allez pas croire que les journalistes parleront mieux d'une manifestation s'ils sontinvités à déjeuner !

Le déjeuner dit « de presse » peut-être vu comme étant une conférence de presseconviviale, avec repas à la clé.

Certains journalistes préfèrent prendre rendez-vous avant ou après le déjeuner depresse.

A contrario, d'autres sont de véritables pique-assiettes qui n'hésitent pas à se mêler auxinvités.

Il est essentiel de prévoir un horaire de repli pour les journalistes qui ne participent pasau déjeuner de presse. Il faut aussi distinguer le déjeuner de presse des pratiques douteuses qui sont légiondans certains milieux comme la mode.

Des cadeaux de valeur sont offerts aux journalistes par les marques désireuses deplacer leurs produits dans la presse spécialisée.

Certains journalistes adhèrent, et d'autres non.

● Est-ce que je peux avoir un billet gratuit ?

Les journalistes (sur présentation de leur carte de presse) peuvent rentrer gratuitementdans les musées, les parcs d'attraction, sur les sites touristiques payants ou encoreassister aux spectacles.

Vous devez donc vous attendre à recevoir une telle demande. Devez-vous refuser ? Je ne le pense pas, car, d'une part un billet gratuit ne vous coûte rien (contrairement à unobjet), et que d'autre part c'est l'occasion de promouvoir le lieu ou le spectacle auprèsd'une personne qui en dira peut-être beaucoup de bien... Combien de journalistes, en effet, écrivent sur des événements ou des endroits qu'ilsn'ont pas vus ?

Beaucoup malheureusement.

Mettez donc toutes les chances de votre côté.

● Les voyages de presse

Si on vous offre un séjour tous frais payés dans une autre région ou dans un paysétranger, vous répondez quoi ? Difficile de ne pas accepter, n'est-ce pas ? Pour préparer la saison estivale (par exemple), certaines collectivités convient lesjournalistes (souvent de la presse nationale et spécialisée) à découvrir leur patrimoine etleur gastronomie. Il faut bien sûr loger et nourrir tout ce beau monde. Là encore, les journalistes sont libres d'accepter les propositions.

Ils savent en général ne pas se laisser berner par les discours trop flatteurs.

On peut se demander toutefois pourquoi les frais ne sont pas pris en compte directementpar les rédactions...

Le voyage de presse n'est pas considéré comme un cadeau, mais attention qu'il ne setransforme en un séjour familial en remerciement d'un bon papier...

3.1 Le dossier de presse et le site internet

● Concis mais détaillé

Le dossier de presse est constitué d'un ensemble de pages rédigées de manière claire,sans faute, au cas où les informations soient reprises sans réécriture dans la presse.

Mettez en avant les points forts de ce que vous voulez défendre, mais ne soyez pas tropélogieux, car cela pourrait nuire à votre crédibilité.

Faites relire le dossier de presse par un tiers. Vous devez prévoir les dossiers en nombre suffisant pour les journalistes et pour leursinterlocuteurs.

Si vous conviez un média qui ne vient de toute façon jamais à vos conférences depresse, imprimez quand même un dossier pour lui, au cas où. Glissez-y si possible des articles déjà parus.

● Le cas des pochettes

Evitez si vous le pouvez les pochettes plastifiées avec des spirales, et même lespochettes cartonnées.

Cela montre votre sérieux, certes, mais c'est aussi du gaspillage, car pliées dans le sacde reportage, prévu pour un appareil photo ou un magnétophone, il y a de grandeschances que les pochettes en plastique soient rapidement mises à la corbeille.

Privilégiez aussi le papier recyclé (encore trop rare, malheureusement...)

● Des photos, des PDF, des MP3... Pour les médias écrits et internet, voire pour la TV, faites des CD (ou prévoyez des clésUSB) avec quelques photos en haute définition, un Power Point...

Un CD ou une clé USB sont aussi bienvenus.

A défaut, vous pouvez utiliser les services d'un serveur type "WeTransfer" pour faireparvenir ces éléments aux médias.

● Votre site internet doit être lisible Pour préparer leurs entretiens et rédiger leurs articles, les journalistes doivent pouvoir,d'un clic, imprimer depuis votre site internet un document de présentation en format PDFde cinq à six pages maximum.

Il peut, par exemple, s'agir du dossier de presse que vous aurez mis en ligne.

Il leur faut aussi pouvoir accéder à des articles de presse parlant de vous. Les rédactions doivent aussi pouvoir trouver sur votre site, un ou plusieurs contacts depersonnes ressources (joignables par mail, formulaire, téléphone portable, Facebook...)

3.2 Quand distribuer le dossier de presse

● Un peu de stratégie

Certains journalistes préfèrent avoir le dossier de presse au début de la réunion pourpouvoir s'imprégner des différents éléments.

Cela ne doit pas les empêcher de suivre la rencontre et de prendre des notes (en tousles cas, ils n'écrivent pas pour rien, étant donné qu'une bonne partie de ce qui est dit estcontenu dans le dossier).

Cette analyse vaut particulièrement pour les chiffres et pour les noms de lieu.

Vous pouvez distribuer les dossier de presse quand les journalistes arrivent, ou les avoirdéposé au préalable sur la table ou sur les sièges.

● Evitez de joindre le dossier de presse à l'invitation à la conférence de presse Il n'y a plus de suspens dans ce cas...

Les journalistes qui auront tous les renseignements ne viendront peut-être pas à laconférence de presse.

La presse écrite vous demandera des informations complémentaires par téléphone, ainsique des photos.

Elle pourra aussi faire appel à un correspondant...

Quant aux journalistes des radios, ils se contenteront sans doute de rédiger un papier àpartir du dossier de presse.

Au mieux, ils réaliseront une interview par téléphone.

La TV se déplacera sans doute plus facilement pour les images.

Rédigez plutôt un communiqué de presse.

Ce document tient généralement en une page.

C'est un résumé du dossier de presse, qui en reprend les principaux chiffres et idéesforce.

Exemples de dossiers et de communiqués :

http://agriculture.gouv.fr/Les agendas, communiqués et dossiers de presse sont accessibles en ligne via une listedéroulante.

● Ne renvoyez pas les journalistes uniquement vers votre site internet

C'est une solution de facilité pas appréciée de tout le monde si vous ne donnez pasd'explications orales sur ce que vous voulez promouvoir.

En revanche, n'ayez pas peur de mettre le dossier de presse en ligne.

Tout un chacun pourra y accéder, journaliste ou pas, et cela vous donnera plus devisibilité.

● Faites parvenir le dossier de presse aux médias absents Leurs journalistes vous contacteront peut-être après avoir lu l'article d'un confrère.

Et faites attention au format des fichiers qui doivent pouvoir être ouverts sur tous lesordinateurs.

Dans le doute, convertissez-les en PDF (avec la suite bureautique gratuite LibreOffice ouautre).

4.1 On reste en contact, surtout

● Continuez d'informer les médias de vos actions

Contactez-les par communiqué, plusieurs fois dans l'année, pour qu'ils n'oublient pas lerôle de votre association, entreprise ou mouvement.

C'est à vous de faire cette démarche, notamment pour chacune de vos actualités, et nonaux médias, suite à un article du concurrent par exemple. N'oubliez personne !

Pensez à envoyer aux journalistes un mot de remerciement suite à l'article qui vous a étéconsacré (par mail, ne vous embêtez pas).

Ecrivez une carte (virtuelle ou postale) pour la nouvelle année, même si vous n'avezjamais eu de contact positif avec ces journaux ou radios.

Rappelez-vous qu'un mail et qu'un courrier ne coûtent rien et qu'il peuvent rapporterbeaucoup... Quant aux rendez-vous avec la presse, ils ne doivent s'imposer que si vous avez uneactualité qui peut intéresser les lecteurs, auditeurs et téléspectateurs, et pas uniquementpour faire parler de vous. Soyez prêt à être contacté par les médias directement, pour un article ou une émission,et entraînez-vous à l'exercice de l'interview au cas-où.

Inscrivez votre association ou votre entreprise sur les réseaux sociaux pour diffuser vosinformations.

Demandez à être ami avec des journalistes sur Facebook ou Google+.

Certains d'entre eux peuvent trouver un intérêt à parler de votre actualité.

Vous pouvez aussi proposer de faire gagner des entrées gratuites aux lecteurs ou auxauditeurs d'un média. A chaque entrée offerte, la radio (si c'est une radio) parlera de votreactivité.

4.2 Pour aller plus loin

J'espère que grâce à ces quelques conseils, vos relations avec les journalistes serontfacilitées.

L'ATTACHÉ DE PRESSE Si vous ne vous sentez toujours pas d'attaque pour organiser une conférence de presse,vous pouvez faire appel à ce professionnel.

C'est une interface indépendante entre vous et les médias, qui exerce au sein d'uneagence de relations publiques ou de communication.

Son travail consiste à préparer l'invitation et le dossier de presse, à fixer avec vous ladate, l'heure et le lieu de la conférence de presse, à vous donner des conseils pratiquespour réussir votre réunion, voire à vous assister pendant le rendez-vous par une présenceà vos côtés. L'attaché de presse, qui travaille pour plusieurs sociétés et associations, ne connaît pasd'emblée le contenu de votre projet pour le « vendre » aux journalistes.

Il doit donc s'en référer très souvent à vous.

LE CHARGÉ DE COMMUNICATION Vous pouvez aussi embaucher, au sein même de votre structure cette fois, un chargé decommunication.

Vous serez directement en relation avec lui pour réagir aux sollicitations des médias.

Je ne vous cache pas non plus que beaucoup de journalistes appellent directement leursinterlocuteurs (élus, patrons...) directement sur leur portable, sans passer par les filtres «attaché de presse » et « chargé de communication »...

Christophe Pluchon

http: // www.conference-presse.fr/

Merci à Marie et Victor pour le logo.