DE RESERVA DE... · Web viewA Agência de Viagens, parceira da Unesco, disponibilizou uma ferramenta para que a reserva de passagens aéreas fosse feita de forma on-line e dispensasse

GUIA DE RESERVA DE BILHETES PELO FABSWEB

ONLINE BOOKING TOOL

Integrating Fabs Web to the Travel Agency`s

v 1.0

Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a CulturaUnited Nations Educational, Scientific and Cultural Organization

Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture

SumárioOBJETIVO......................................................................................................................................4

O QUE É O ONLINE BOOKING TOOL?...........................................................................................4

1. SOLICITAÇÕES DE PASSAGENS PELA SPD..............................................................................4

1.1 INSERIR INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS PARA RESERVA..............................................4

1.2 INSERIR TRECHOS.........................................................................................................5

1.3 MENU RESERVA DE BILHETES......................................................................................6

1.3.1 ABRIR UMA SOLICITAÇÃO DE RESERVA DE BILHETES.............................................6

SOBRE OS MODOS DE SOLICITAÇÃO........................................................................................6

SOBRE O NÚMERO DE SOLICITAÇÃO DE RESERVA EM UMA SPD.............................................8

SOBRE AS SITUAÇÕES DO CAMPO STATUS DA SOLICITAÇÃO...................................................8

SOBRE CANCELAR SOLICITAÇÃO...............................................................................................9

SOBRE A FERRAMENTA DE RESERVA DE BILHETES.................................................................10

1.3.2 ABRIR A FERRAMENTA DE RESERVA DE BILHETES................................................10

1.4 ESCOLHER ENTRE AS COTAÇÕES................................................................................11

SOBRE A LISTAGEM DE COTAÇÕES.........................................................................................11

1.5 VISUALIZAÇÃO DA COTAÇÃO ESCOLHIDA E CONFIRMAÇÃO DE DADOS..................14

SOBRE JUSTIFICAR A ESCOLHA...............................................................................................14

SOBRE AS INFORMAÇÕES PARA VOOS INTERNACIONAIS......................................................15

1.6 FINALIZAR SOLICITAÇÃO............................................................................................15

SOBRE ENVIAR CÓPIA DO EMAIL PARA..................................................................................16

SOBRE SALVAR A COTAÇÃO ESCOLHIDA................................................................................16

1.7 ENVIAR COTAÇÃO ESCOLHIDA...................................................................................17

SOBRE O PROCESSAMENTO DE UMA SOLICITAÇÃO PELO TMS..............................................18

SOBRE A SOLICITAÇÃO ABERTA DE MODO OFF-LINE.............................................................20

SOBRE COBRANÇA DE CHURNING..........................................................................................21

1.8 RESERVA EFETUADA E AGORA?.................................................................................22

1.8.1 EXIBIR RESERVA NO FABSWEB..............................................................................22

1.8.2 EXIBIR SOLICITAÇÃO DE PASSAGENS E DIÁRIAS COM RESERVA DE BILHETES......23

SOBRE A EXPIRAÇÃO DA SOLICITAÇÃO DE RESERVA..............................................................24

2. TRAMITAR SPD COM RESERVA DE BILHETES......................................................................25

2.1 OFICIAL DE PROJETO COMO APROVADOR DE RESERVA...........................................25

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SOBRE AS POSSÍVEIS RESPOSTAS DA APROVAÇÃO DE CUSTO DA RESERVA...........................26

2.2 EMISSÃO DE BILHETES...............................................................................................28

3. CONTATO PARA SUPORTE....................................................................................28

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OBJETIVO

Este guia tem como objetivo orientá-lo na utilização da ferramenta de online booking no FABSWEB para a reserva e emissão de bilhetes em missões realizadas nos projetos da UNESCO. Bilhetes aéreos somente poderão ser emitidos por meio da ferramenta

O QUE É O ONLINE BOOKING TOOL?

A Agência de Viagens, parceira da Unesco, disponibilizou uma ferramenta para que a reserva de passagens aéreas fosse feita de forma on-line e dispensasse a troca de e-mails e telefonemas para solicitar informações de ofertas de voos. O online Booking Tool é esta ferramenta de reserva de bilhetes integrada ao sistema FabsWeb, já utilizado para solicitação de missões nos acordos com a Unesco.

1. SOLICITAÇÕES DE PASSAGENS PELA SPD

Ao cadastrar uma Solicitação de Passagens e Diárias (SPD) será possível reservar bilhete(s). É importante seguir a sequência conforme indicado abaixo:

1.1 INSERIR INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS PARA RESERVA

Antes de reservar os bilhetes é necessário informar os dados do beneficiário/viajante e os dados da missão.

(Exemplo de preenchimento na tela de beneficiário do FabsWeb)

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(Exemplo de preenchimento na tela de Dados da Missão do FabsWeb)

ATENÇÃO: No caso de não preenchimento das informações acima o Menu Reserva de Bilhetes (pag. 5) não estará disponível.

(Mensagem de aviso da tela de Reserva de Bilhetes)

1.2 INSERIR TRECHOS

Os trechos devem ser corretamente inseridos de acordo com a necessidade de chegada no destino para realizar a missão (data e hora). Os voos disponíveis para a missão serão consultados a partir dos trechos inseridos na tela de Dados da Missão.

(Exemplo de preenchimento na tela de Inserir Requisição de Transporte Aéreo)

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Na tela de Requisição de Transporte Aéreo estarão disponíveis apenas cidades que possuem Aeroportos, caso o aeroporto a ser inserido não esteja presente na lista de aeroportos exibidos entre com contato com a Travel Unit da Unesco para inserção do aeroporto.

A data de saída pede o horário do voo a ser reservado, escolha um horário aproximado pois a serão consultados voos no intervalo (anterior e posterior) de 4h do horário inserido para o trecho.

1.3 MENU RESERVA DE BILHETES

Após o preenchimento do viajante e dos trechos de viagens, a próxima etapa é reservar os bilhetes no Menu Reserva de Bilhetes. Este menu deve ser usado apenas quando a missão possuir requisição de transporte aéreo.

1.3.1 ABRIR UMA SOLICITAÇÃO DE RESERVA DE BILHETES

Ao clicar no Menu Reserva de Bilhetes o sistema permitirá abrir uma solicitação de reserva e emissão. É obrigatório realizar os passos descritos a seguir para que o bilhete seja reservado, emitido e vinculado à SPD corretamente.

SOBRE OS MODOS DE SOLICITAÇÃO

Existem duas formas de solicitar a criação de uma reserva: 1) On-line e (2) Off-line. A Off-line deve ser usada apenas em situações excepcionais para os casos em que uma reserva On-line não seja recomendada.

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A solicitação pode ser iniciada no modo On-line, mas no decorrer do processo precisar da intervenção de um consultor. Neste caso a solicitação de passagem aérea será finalizada como Off-line.

Solicitação On-line

Utiliza a integração com o Sistema da agência de viagens; Cotações disponíveis de forma online (consulta direta às companhias aéreas TAM,

GOL, AZUL, etc); Não é necessário aguardar resposta da agência de viagens para tramitar a SPD; Valor da taxa Fee é menor por não envolver intervenção de um consultor da Agência

de Viagens.

Solicitação Off-line

Necessita de intervenção do consultor da Agência de Viagens; Precisa de autorização do Oficial de Projetos, exceto para:

o Requisições aéreas com mais de 4 trechos;o Requisições para viagens que já iniciaram e que o bilhete foi emitido

emergencialmente; Necessário informar o motivo da solicitação ser off-line; Necessária resposta da agência de viagens através de email para continuar

preenchimento da SPD; Cotações disponibilizadas pela agência de viagens; Valor da taxa Fee é maior por envolver a intervenção de um consultor da Agência de

Viagens.

(Tela de Reserva de Bilhetes – botões para abrir solicitação)

ATENÇÃO: É obrigatório informar o motivo para as solicitação off-line.

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SOBRE O NÚMERO DE SOLICITAÇÃO DE RESERVA EM UMA SPD

Após escolher o modo e abrir uma solicitação, será exibido no FabsWeb um número de identificação da solicitação criada e seu Status atual no sistema. Este número de solicitação é único e será associado a SPD, ele vincula a SPD em cadastramento no FabsWeb com o sistema da Agência de viagens permitindo a integração entre os dois sistemas.

(Tela de Reserva de Bilhetes –Após abrir solicitação)

SOBRE AS SITUAÇÕES DO CAMPO STATUS DA SOLICITAÇÃO

A solicitação possui diferentes situações de fases, que devem ser respeitadas e observadas durante o cadastramento da missão e durante todo o tramite da SPD.

A solicitação é iniciada na situação Em aberto, exceto para reservas solicitadas à Agência de Viagens de modo Off-line.

(Tela de Reserva de Bilhetes –Após abrir solicitação)

Possíveis situações do campo Situação:

SOLICITAÇÃO DE RESERVA DE BILHETES

Situação Responsável Modo da solicitação

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Em aberto Cadastrador do Projeto On-line

Aguardando Cotação Cadastrador do Projeto Off-line

Aguardando Escolha Cadastrador do Projeto Off-line

Aguardando Aprovação de Custo Oficial do Projeto On-line e Off-line

Aguardando emissão Agência de Viagens On-line e Off-line

Situação e sua fase correspondente na SPD

A situação tem sua correspondência com as diferentes fases da SPD conforme previsto no quadro abaixo. Exemplo. Sempre que, ao consultar uma SPD, esta indicar que está na fase Oficial de Projeto, obrigatoriamente a situação atual será Aguardando Aprovação de Custo.

Situação da Solicitação Fase SPD

Cancelada Cadastramento

Em aberto Cadastramento

Aguardando Cotação Cadastramento

Aguardando Escolha Cadastramento

Aguardando Aprovação de Custo Oficial do Projeto

Aguardando emissão Agência de Viagens

Emitido Aguardando Geração de PO

Emitido Fabs Status

SOBRE CANCELAR SOLICITAÇÃO

Você pode cancelar uma solicitação clicando no botão “Cancelar solicitação” a qualquer momento durante o cadastramento da SPD.

Caso seja necessário alterar alguma informação nos trechos da missão ou o beneficiário/viajante da missão após o número de solicitação ser gerado, então será necessário cancelar a solicitação atual e abrir outra solicitação para a SPD.

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Não é possível cancelar uma solicitação de reserva com a SPD fora da fase de Cadastramento, se for necessário devolva a SPD para cadastramento.

ATENÇÃO: Evite cancelar solicitações, planeje sua missão e confira os dados inseridos antes de abrir uma solicitação.

SOBRE A FERRAMENTA DE RESERVA DE BILHETES

A Ferramenta de Reserva de Bilhetes deve ser utilizada conforme passos descritos abaixo, QUALQUER OUTRA FUNCIONALIDADE EXISTENTE DENTRO DA FERRAMENTA NÃO DEVE SER UTILIZADA. A UNESCO não se responsabiliza por reservas efetuadas de maneira diferente da descrita neste guia e mal-uso da ferramenta.

1.3.2 ABRIR A FERRAMENTA DE RESERVA DE BILHETES

Ao clicar no botão “Reservar Bilhete” o sistema abrirá a ferramenta para escolher entre as opções disponíveis de voos.

Caso a solicitação tenha sido aberta de forma Off-line, é necessário esperar o e-mail da agência de viagens liberando as cotações para escolha, no sistema (e não por e-mail), e logo em seguida o botão para a reserva de bilhetes será habilitado no FabsWeb.

Será aberta uma nova aba no seu navegador com a ferramenta de reserva de bilhetes. Observe que o FabsWeb não será fechado.

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(Ferramenta de Reserva de Bilhetes– observação das abas do navegador)

ATENÇÃO: Para as solicitações Off-line o FabsWeb habilitará o botão “Reservar Bilhetes” apenas quando sua solicitação estiver disponível para escolha de cotações, status atual Em aberto” ou “Aguardando Escolha”.

1.4 ESCOLHER ENTRE AS COTAÇÕES

Você será direcionado para a ferramenta de reservas com as cotações disponíveis para os trechos informados anteriormente no cadastramento da SPD no FabsWeb.

SOBRE A LISTAGEM DE COTAÇÕES

Os voos listados são resultado da consulta on-line nas Companhias Aéreas conveniadas com a Agência de Viagens. Inicialmente são ordenados pelo preço e é possível modificar a visualização das cotações a qualquer momento. Os voos internacionais serão sempre exibidos de forma combinada, mas a ferramenta exibe todas as opções de voos domésticos combinados ou não por companhia aérea.

Botões na tela de cotações da ferramenta de Reserva de Bilhetes

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(Ferramenta de Reserva de Bilhetes– Listagem de cotações para voo doméstico)

(Ferramenta de Reserva de Bilhetes– Listagem de cotações para voo internacional)

1 – Filtros: Opções de filtro para visualização das cotações de acordo com a necessidade do viajante. Mesmo utilizando os filtros todas as opções oferecidas serão mantidas no histórico.

2 – Navegação entre os trechos: A ferramenta mostra os trechos selecionados na busca e através desses botões é possível navegar entre os trechos, fazendo as escolhas de voos. Para voos internacionais o sistema mostra os voos de forma combinada, não é possível neste caso navegar entre os trechos.

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3 – Ícones:

Seleciona esta cotação para ser enviada por e-mail, todas as opções de voo selecionada podem ser enviadas através do bloco “Disponibilidade por email”

Seleciona cotação como favorita

Move cotação modificando lista de visualização

Exclui cotação da lista de visualização

Visualizar valor real do voo oferecido pela Companhia, o valor da cotação pode ser menor em contratos com a Unesco

Detalhamento da cotação: Exibe mais informações sobre a cotação escolhida, como todos os trechos e conexões para esta escolha e também exibe as regras tarifárias. É obrigatório marcar o “De acordo” para as regras tarifárias.

Cotação não encontrada para o trecho

Pode ocorrer de não existirem, naquele momento, cotações disponíveis para os trechos inseridos na SPD. Quando isso ocorrer a tela no Ferramenta de Reserva de Bilhetes vai exibir uma mensagem para refazer a busca.

(Ferramenta de Reserva de Bilhetes– Mensagem de disponibilidade)

Neste caso, a aba do TMS deve ser fechada e deverão ser redefinidos os trechos inseridos na SPD pelo FabsWeb, escolhendo outro Aeroporto ou escolhendo outro horário de voo, por exemplo. Quando isso for feito a solicitação anterior será cancelada e será necessário abrir uma nova solicitação para a Reserva de Bilhetes.

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1.5 VISUALIZAÇÃO DA COTAÇÃO ESCOLHIDA E CONFIRMAÇÃO DE DADOS

Após a escolha da cotação, as próximas telas serão para confirmação da escolha e demais dados. Prossiga todas as telas de dados para efetuar a reserva.

1. Confirme as escolhas selecionadas no botão “Confirmar”

(Ferramenta de Reserva de Bilhetes– Exibição da cotação ou cotações escolhidas)

2. O botão “Concluir será habilitado” ao lado do valor total confirmado de tarifa.

3. Confira na tela “Motivo e Alocação de Débito” apenas os dados do viajante clicando

em . Os demais dados na tela não serão editáveis e devem estar informados como a imagem abaixo:

4. Na tela “Campos Gerenciais” observe se a SPD está corretamente preenchida, este campo não poderá ser editado.

SOBRE JUSTIFICAR A ESCOLHA

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Podem ser escolhidos qualquer um dos voos apresentados nas cotações do sistema, porém caso o solicitante não escolha a passagem mais econômica será necessário informar uma justificativa para essa escolha. Para missões pela UNESCO a escolha deve ser da opção mais econômica e direta.

(Ferramenta de Reserva de Bilhetes– Exibição das cotações escolhidas exigindo justificativa da escolha)

SOBRE AS INFORMAÇÕES PARA VOOS INTERNACIONAIS

No caso de missões internacionais a ferramenta de Reserva de Bilhetes exigirá a confirmação de alguns dados pessoais do viajante. Tenha em mãos o nome completo, data de nascimento, RG/RNE e o número do passaporte. Alguns destes dados já estarão preenchidos conforme cadastro no FabsWeb.

(Ferramenta de Reserva de Bilhetes– Dados do viajante para voo internacional)

1.6 FINALIZAR SOLICITAÇÃO

A reserva será finalizada após efetivar a solicitação, isto é feito na tela “Finalizar solicitação” após confirmar todos os dados necessários para reserva de bilhetes. Caso não efetive a solicitação ou não salve a solicitação perderá todos os dados confirmados e cotações escolhidas anteriormente.

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(Ferramenta de Reserva de Bilhetes– Tela para finalizar solicitação)

SOBRE ENVIAR CÓPIA DO EMAIL PARA

Use este campo na tela “Finalizar Solicitação” para informar o e-mail de quem, além do solicitante, deve ser envolvido nos acompanhamentos do tramite desta reserva de bilhetes. Os campos “Observação” e “Enviar cópia do e-mail para” não são obrigatórios.

SOBRE SALVAR A COTAÇÃO ESCOLHIDA

A opção “Salvar Solicitação” grava suas escolhas de voos e demais dados, porém não garante a reserva nos voos. Caso o processo seja interrompido, é possível voltar ao sistema para enviar as escolhas salvas. Salvar uma reserva compromete um local no voo junto a operadora de viagem, portanto não salve a solicitação se não tiver certeza que as escolhas realizadas serão efetivadas.

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(Ferramenta de Reserva de Bilhetes– Mensagem de gravação)

Quando você salva uma escolha de cotação a solicitação de reserva será processada, mas não haverá reserva, a solicitação se manterá na situação “Aberta”.

(Ferramenta de Reserva de Bilhetes– Situação de uma solicitação salva)

ATENÇÃO: A UNESCO orienta a não utilizar a opção “Salvar Solicitação” já que não garante lugar na aeronave e não envia os dados das escolhas para o FabsWeb.

1.7 ENVIAR COTAÇÃO ESCOLHIDA

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A opção “Efetivar Solicitação” além de salvar a escolha da cotação vai processá-la para realizar a reserva nos voos escolhidos. Ou seja, não é necessário clicar em “Salvar Solicitação” antes de efetivar.

(Ferramenta de Reserva de Bilhetes– Situação de uma solicitação enviada e reservada)

SOBRE O PROCESSAMENTO DE UMA SOLICITAÇÃO PELO TMS

O Ferramenta de Reserva de Bilhetes sempre processará a solicitação antes de salvá-la ou enviá-la, neste momento o sistema valida todas as informações inseridas além das cotações escolhidas para a reserva. Este processo pode demorar alguns minutos, aguarde até que o sistema finalize o processamento.

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(Ferramenta de Reserva de Bilhetes– Processando a solicitação de Reserva de Bilhetes)

Quando a Solicitação de Reserva não muda status após processamento

Quando, após o processamento, a solicitação não muda de status significa que a reserva foi corretamente validada, porém não foi reservada. Se a opção escolhida antes do processamento foi a de Salvar então a solicitação foi salva corretamente. Neste caso, a solicitação precisa ser efetivada.

Quando a Solicitação de Reserva em Aguardando Aprovação de Custo após processamento

Quando, após o processamento, a solicitação muda seu status para Aguardando Aprovação de Custo significa que a reserva foi corretamente validada e efetuada mas aguarda aprovação de custo do Oficial de Projetos para finalizar a reserva de Bilhetes e emiti-los. Neste caso não é necessário continuar no sistema TMS, volte ao FabsWeb para enviar a SPD e acompanhe o tramite da solicitação através do FabsWeb. O ideal é que a SPD seja enviada e tramitada o mais rápido possível para não haver perda da reserva efetuada.

Quando a Solicitação de Reserva em Aguardando Cotação após processamento

Quando, após o processamento, a solicitação muda seu status para Aguardando Cotação, significa que a solicitação não passou na validação e precisa de análise de um consultor da

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Agência de viagens para verificar o ocorrido. Nestes casos recomenda-se aguardar o recebimento do e-mail automático que libera a solicitação para nova escolha de cotações. Isso pode acontecer por vários motivos, por isso é necessário que o consultor verifique manualmente para que o erro não aconteça novamente em uma segunda tentativa. Por precisar da intervenção de um consultor da Agência de Viagens, essa solicitação de reserva passa a ser considerada off-line.

(Ferramenta de Reserva de Bilhetes–Solicitação em Aguardando cotação)

ATENÇÃO: É recomendado aguardar o e-mail automático da Agência de viagens, mas também é possível cancelar a solicitação criada, abrir uma nova solicitação e tentar reservar novamente.

SOBRE A SOLICITAÇÃO ABERTA DE MODO OFF-LINE

A solicitação que foi aberta de modo Off-line não tem nenhuma diferença na escolha de cotações e processamento da escolha feita no Ferramenta de Reserva de Bilhetes em relação a reserva On-line. A diferença operacional entre os dois modos está na espera pela Agência de viagens responder à solicitação que foi criada de modo off-line.

Depois que a solicitação de reserva é analisada pelo consultor da Agência de Viagens, são disponibilizas cotações especificas para os trechos inseridos na solicitação.

Email automático de liberação da cotação

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Aguarde um e-mail da Agência de viagens, enviado automaticamente assim que as cotações novas são disponibilizadas. Este e-mail será enviado para o solicitante da reserva, quem abriu a solicitação no FabsWeb na tela de Reserva de Bilhetes.

Outros emails são enviados durante os tramites da solicitação de reserva, todos são automáticos e informam a situação da solicitação e seus envolvidos. Estes e-mails são enviados sempre para o solicitante da reserva, mas podem ter outros envolvidos informados em “Destinatários que estão recebendo esse email”.

(Email automático encaminhado quando a solicitação está disponível para escolha)

ATENÇÃO: Na imagem acima, observe que o e-mail não informa a SPD vinculada, mas informa o número de identificação da solicitação de reserva, seu status, o nome do viajante e o nome do solicitante.

SOBRE COBRANÇA DE CHURNING

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Churning: cobrança efetuada pela cia aérea quando se cancela ou refaz a reserva para o mesmo passageiro mais de duas vezes, com o objetivo de manipular o tempo limite de emissão estabelecido pela cia aérea, independente da emissão do bilhete.

Caso haja solicitações de prorrogação da reserva, na qual haja necessidade de revender o trecho, a cia aérea poderá também cobrar o churning.

As opções “Salvar Solicitação” e “Efetivar Solicitação” comprometem a reserva na operadora e estarão sujeitas a cobranças de churning, observadas as condições acima.

1.8 RESERVA EFETUADA E AGORA?

No momento em que a solicitação de reserva é processada com sucesso e a reserva de bilhetes está em status “Aguardando Aprovação de Custo”, a janela deve ser fechada e o cadastramento da SPD deve continuar.

O FabsWeb pode ser mantido aberto durante o uso da ferramenta de Reserva de Bilhetes, quando retornar ao FabsWeb encontrará a SPD aberta e uma mensagem informativa na tela.

(Tela de Reserva de Bilhetes – mensagem sobre procedimento após reserva no TMS)

Caso sua sessão tenha expirado ou tenha fechado o FabsWeb por engano pode pesquisar entre as SPDs em cadastramento e continuar o cadastramento com a reserva já efetuada.

ATENÇAO: Não demore para voltar ao FabsWeb e enviar a SPD já que a reserva possui um prazo de expiração para ser aprovada e o bilhete ser emitido.

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1.8.1 EXIBIR RESERVA NO FABSWEB

Voltando ao FabsWeb, no menu de Reserva de Bilhetes, a tela será atualizada com os dados da reserva que foi efetivada na ferramenta de reserva de bilhetes. Confira os dados informados e envie a SPD.

(Tela de Reserva de Bilhetes – Exibição da reserva efetuada)

1 – Identificação da solicitação: O número da solicitação sempre vai acompanhar a SPD. O situação da solicitação será atualizado e exibido na SPD. Após atingir a data de expiração da reserva a solicitação será cancelada.

2 – Reserva: A escolha da cotação feita na ferramenta de Reserva de Bilhetes vai ser detalhada neste quadro.

3 – Ofertas da reserva: Cotações que foram oferecidas na ferramenta de Reserva de Bilhetes.

4 – Cancelar: Cancela a solicitação e será necessário abrir nova solicitação e escolher entre novas cotações.

5 – Valor FEE não incluso: Informação que a reserva não inclui o valor da taxa FEE. Quando o bilhete for emitido o valor da taxa FEE será exibido para o bilhete emitido.

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1.8.2 EXIBIR SOLICITAÇÃO DE PASSAGENS E DIÁRIAS COM RESERVA DE BILHETES

A exibição da SPD está disponível no menu “Visualizar” e no menu “Enviar”. A SPD é dividida em blocos das informações que foram inseridas, um dos blocos tem o título “Cotação e Reserva de Bilhetes” onde estão todas as informações de solicitação, cotações ofertadas e cotação escolhida.

(Tela Visualizar – Bloco de informações sobre a solicitação de Reserva de Bilhetes)

SOBRE A EXPIRAÇÃO DA SOLICITAÇÃO DE RESERVA

Quando a ferramenta de Reserva de Bilhetes (TMS) finaliza o processamento de reservas informa os dados da solicitação, os voos escolhidos e reservados e apresenta também uma data de expiração. Após o processamento da reserva de bilhetes, o sistema informará além dos dados da solicitação e os voos da reserva, uma data de expiração. A reserva poderá ser aprovada e o bilhete emitido até essa data.

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Caso a solicitação expire a SPD não poderá ser enviada e aprovada. Durante o cadastramento da SPD, uma solicitação expirada vinculada a ela exigirá o cancelamento da solicitação e escolha de novas cotações. Uma SPD na fase de Oficial de projetos ou Agência de Viagens cuja reserva expirou será automaticamente enviada para cadastramento e sua reserva será cancelada para criação de nova solicitação de reserva de bilhetes.

2. TRAMITAR SPD COM RESERVA DE BILHETES

2.1 OFICIAL DE PROJETO COMO APROVADOR DE RESERVA

A SPD deve ser tramitada normalmente até a fase de Oficial de Projetos, observando sempre sua data de expiração de reserva. Quando a SPD chega a fase do Oficial, ele é responsável por analisar a reserva feita e aprovar o custo do valor de bilhete que será gerado. Para aprovar o custo da SPD basta apenas enviá-la, pode ser feito individualmente e ou em lote, selecionando várias SPDs.

A aprovação com sucesso mudará o status da solicitação de reserva para “Aguardando emissão” e a SPD será consequentemente encaminhada para próxima fase do tramite, Agência de Viagens.

Caso o Oficial de Projetos considere que o custo da reserva não pode ser aprovado, então a SPD deve ser devolvida até a fase de cadastramento para que seja realizada nova reserva.

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(Visualização da SPD – Solicitação de reserva de bilhetes aguardando a emissão)

SOBRE AS POSSÍVEIS RESPOSTAS DA APROVAÇÃO DE CUSTO DA RESERVA

Reserva aprovada com sucesso

Quando a reserva for aprovada, a tela de Oficial de Projetos exibirá mensagem de sucesso para SPDs aprovadas. Normalmente, a reserva será aprovada com sucesso se o status da solicitação de reserva for “Aguardando aprovação de custo” e se a reserva não estiver expirada, então verifique estas condições na SPD. Quando aprovada a SPD é tramitada normalmente e a reserva aguarda a emissão do bilhete.

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(Tela de Oficial de Projetos – Sucesso ao aprovar custo da reserva)

SPD sem solicitação de reserva

Toda SPD que possua requisição de transporte aéreo deve obrigatoriamente ter solicitação de reserva de bilhetes vinculada à SPD. Caso na fase de Oficial de projetos a SPD não possua uma reserva, a tentativa de enviá-la será sem sucesso ocasionando no envio da SPD para cadastramento onde poderá ser realizada uma solicitação de reserva de bilhetes.

Reserva expirada

A reserva que atinge a data de expiração não será aprovada com sucesso, já que a reserva não é mais válida. A solicitação de reserva vinculada à SPD será cancelada e a SPD enviada para fase de cadastramento.

Reserva fora do status de Aguardando Aprovação de custo

A solicitação de reserva da SPD precisa chegar à fase de Oficial de projetos no status de “Aguardando aprovação de custo”. Se a solicitação não está nesse status ela ainda é uma solicitação aberta sem reserva. Consequentemente, a operação de aprovação não será efetuada com sucesso.

Nesta situação a reserva não será cancelada, mas o usuário precisa efetivar a reserva de bilhetes no sistema da agência de Viagens com a SPD em cadastramento.

Reserva cancelada

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A solicitação de reserva que é cancelada não pode ser aprovada, ou seja, a tentativa de uma aprovação de custo da reserva na fase de Oficial de projetos não é efetuada com sucesso e a SPD é enviada para cadastramento para uma nova solicitação de reserva de bilhetes. Para observar se uma reserva foi cancelada verifique o status dessa solicitação na SPD.

ATENÇÃO: Todas as aprovações sem sucesso serão gravadas no quadro de Certificações da SPD para futuras análises.

(Tela de Oficial de Projetos – SPDs enviadas em lote)

2.2 EMISSÃO DE BILHETES

A emissão dos bilhetes é feita pela agência de viagens, pode ser realizada de forma automática ou por um consultor da agência. Caso durante a tentativa de emissão do bilhete o valor da passagem ou das taxas tenha sofrido alterações, um consultor da agência de viagens entrará em contato com o solicitante para aprovação do novo valor do bilhete.

A verificação da emissão dos bilhetes é feita de forma automática por uma rotina que é executada várias vezes ao dia. Assim que a atualização da reserva for efetuada, considerando o bilhete emitido, a SPD exibirá todos os dados do bilhete.

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(Visualização da SPD – Bilhete emitido)

As atualizações das informações do bilhete serão exibidas assim que a rotina for executada, pode existir uma demora de alguns minutos entre o momento que o bilhete foi emitido e a exibição do mesmo na SPD.

3. CONTATO PARA SUPORTE

Caso necessite de mais alguma informação não contida neste manual ou necessite de suporte na ferramenta de Reserva de bilhetes entre em contato com [email protected] informando sua solicitação.

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mailto:[email protected]

Documents

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