Upload
topdesk
View
219
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
8/10/2019 De weg naar een FMIS bewandel je samen
http://slidepdf.com/reader/full/de-weg-naar-een-fmis-bewandel-je-samen 1/38
Als een goed ingericht FMIS niet
wordt gebruikt, is het weggegooid
geld. Om van de implementatie
van een FMIS een succes te
maken, is het belangrijk aandacht
te schenken aan de tool, de
processen én aan de acceptatie
op de afdeling. In dit artikel leest
u hoe u dit laatste op een
praktische manier aanpakt.
DOOR IRENE KRUIJFF
DE WEG NAAR EEN
FMIS BEWANDEL
JE SAMEN
THEMA: FMIS
Acceptatie als
belangrijke
succesfactor
8/10/2019 De weg naar een FMIS bewandel je samen
http://slidepdf.com/reader/full/de-weg-naar-een-fmis-bewandel-je-samen 2/39
>>
Het succes van een FMIS-implementatie
hangt af van twee factoren: de kwaliteit
van het product en de acceptatie hiervan.
Het product bestaat hierbij niet alleen
uit de software, maar ook uit de proces-
sen daaromheen. Acceptatie is in dit ge-
val de bereidheid van de medewerkers
van de facilitaire afdeling om hun mede-
werking te verlenen aan het inrichten en
in gebruik nemen van het FMIS.
Een goed ingericht FMIS levert geen
kwaliteitswinst op voor de afdeling als
niemand er (op de juiste manier) ge-
bruik van maakt. Net zo goed als een
slecht uitgedacht FMIS – dat door de
medewerkers wordt omarmd – dit niet
doet. Het management focust bij projec-
ten in de regel vooral op de kwaliteit van
het product; de menselijke kant van het
verhaal (acceptatie) wordt vaak naar de
achtergrond gedrukt. Aan het opleveren
van een product zijn namelijk makkelij-
ker concrete eisen te stellen dan aan de
acceptatie ervan.
AANDACHT VOOR DE
MENSELIJKE KANT
Er zijn verschillende theorieën die rich-
ting kunnen geven aan de menselijke
kant van een FMIS-implementatie. Ver-
andermanagement is een van de discipli-
nes die zich hiermee bezighoudt en biedthandvatten voor de acceptatie die nodig
zijn voor een succesvolle FMIS-imple-
mentatie. Volgens een belangrijke veran-
dermanagementtheorie 1 zijn er drie za-
ken van belang bij het realiseren van
gedragsverandering, namelijk:
1‘Van weerstand naar veranderbereidbeid’ vanErwin
Metselaar, Anton Cozijnsen, Peter van Delft, 2011.
1. MOETEN: de houding van de omge-
ving ten opzichte van het gedrag.
2. WILLEN: de eigen houding ten op-
zichte van het gedrag.
3. KUNNEN: het gevoel van controle.
Op basis van deze theorie zijn er in elke
fase van een FMIS-implementatie acties
die u kunt ondernemen om de acceptatie
van de medewerkers positie f te beïnvloe-
den.
FASE 1. START VAN DE
IMPLEMENTATIE
In de eerste fase van de implementatie,
de initiatiefase, is het van belang dat de
afdeling gaat ‘ontdooien’. Medewerkers
moeten weten dat er een verandering
aan zit te komen en dat hierdoor ook de
huidige werkwijze zal veranderen. Het
moet helder zijn dat een FMIS geïmple-
menteerd gaat worden binnen de afde-
ling. Communicatie speelt in deze fase
een essentiële rol.
Enkele praktische tips:
> Moeten: organiseer een kick-off om het
project van start te laten gaan. Dit kan
bijvoorbeeld door een presentatie, ge-
volgd door een brainstormsessie. Zorg
dat de presentatie wordt bekrachtigd
door het management. Hiermee wordt
duidelijk dat het management achterde implementatie staat en dat er zon-
der twijfel een FMIS wordt geïmple-
menteerd. Maak zo goed mogelijk dui-
delijk wat de beoogde voordelen van
de implementatie zijn.
> Willen: voer oriënterende gesprekken
op de afdeling, of maak een ideeën-
bus. Door medewerkers te betrekken
stimuleert u een positieve houding
ten opzichte van het FMIS. Tegelij-
kertijd kunt u hier ook alvast input verzamelen voor de inrichting van
proces en tool en inventariseren wie
er verder bij het project betrokken
willen worden.
FASE 2. UITVOERINGSFASE
Na de start volgt de uitvoeringsfase. Een
antwoord op de vraag ‘Hoe gaat de nieu-
we situatie eruitzien?’ wordt hier gefor-
muleerd. Zorg dat de afdeling hierbij
voldoende wordt betrokken. Enkele aan-
dachtspunten en tips:
> Moeten: blijf communiceren naar de
afdeling over de noodzaak van de im-
plementatie. Benadruk tijdens werk-
overleggen of in individuele gesprek-
ken dat deze verandering nodig is
voor het vergroten van de klantvrien-
delijkheid en een verlaging van de
werkdruk op de afdeling.
> Willen/Kunnen: stel een werkgroep
samen met vertegenwoordigers uit
verschill ende teams. Bij de werk-
groepleden zal de intensieve betrok-
kenheid tot enthousiasme en kennis
leiden. Dit zullen ze zeker ook uitstra-
len naar de rest van de afdeling aan
de koffietafel, wat positief bijdraagt
aan het imago van het FMIS.
> Willen: organiseer een testperiode
voor gebruikers, waar alle geïnteres-seerde medewerkers zich voor kunnen
inschrijven. Deze medewerkers krij-
gen alvast een kijkje in de keuken,
waardoor ze zich meer betrokken voe-
len bij het project.
> Kunnen: zorg voor de benodigde
gebruikerstrainingen, handleidingen
en procesbeschrijvingen om de
medewerkers de kennis en vaardig-
SUCCES = KWALITEIT X ACCEPTATIE
8/10/2019 De weg naar een FMIS bewandel je samen
http://slidepdf.com/reader/full/de-weg-naar-een-fmis-bewandel-je-samen 3/3
THEMA: FMIS
heden te bieden die zij nodig
hebben om de nieuwe werkwijze te
accepteren.
FASE 3. LIVEGANG, EN
DAARNA
Tijdens de implementatie wordt erg uit-
gekeken naar de livegang. Vaak is dit het
einde van het project, maar na de live-
gang moet juist nog veel aandacht wor-
den besteed aan de acceptatie.
Het product moet door de projectorgani-
satie worden teruggegeven aan de lijn-
organisatie en worden geïntegreerd in de
normale gang van zaken. Het is de be-
doeling dat de nieuwe situatie opnieuw
‘bevriest’. Dit wil zeggen dat het gebruik van het FMIS steeds minder energie en
aandacht kost en weer wordt gezien als
onderdeel van de normale gang van za-
ken. Een aantal praktische tips:
> Moeten: maak de positieve gevolgen
van de implementatie zichtbaar voor
alle medewerkers. Deel reacties van
gebruikers, of nieuw verworven in-
zichten vanuit rapportages.
> Willen: zorg zeker tijdens de eerste
dagen na de livegang voor voldoende
begeleiding op de werkvloer, zodat
medewerkers bij vragen direct een
aanspreekpunt hebben. Dit zorgt er-
voor dat ze hun werk kunnen blijven
doen en dat ze de moed niet verliezen
als het even lastig is.
> Kunnen: wijs één of meer key users
aan. Dit zijn medewerkers van de af-
deling die over meer kennis van het
FMIS beschikken dan gemiddeld.
Vaak zijn de werkgroepleden van het
project geschikte key users, omdat zij
bij de implementatie betrokken zijn.
Voor medewerkers is het prettig omeen expert op hun eigen afdeling te
hebben. Als ze niet weten hoe iets
moet, kunnen ze het direct vragen.
KORTOM
De weg naar werken met een FMIS is er
een die je samen moet bewandelen. Bij
een succesvolle implementatie wordt re-
kening gehouden met tools, processen en
acceptatie. Theorieën van veranderma-
nagement kunnen helpen bij het beden-
ken van praktische acties om de accepta-
tie te verhogen. Houd in alle fasen van
het project rekening met het moeten,
willen en kunnen van medewerkers. Zo
komt u tot een passend eindproduct wat
door de afdeling gedragen wordt: een
succesvolle implementatie! <<
Irene Kruijff is consultant bij TOPdesk. Ze
begeleidt FMIS-implementatietrajecten.
11