Definitief onderzoeksplan 2016

Onderzoeksplan 2016

Eenheid Audit en Advies

Definitief

Januari 2016

Provincie Zuid-Holland

Definitief onderzoeksplan 2016 2

Inhoudsopgave

1 TOTSTANDKOMING ONDERZOEKSPLAN 2016 .............................................................. 3

1.1 De selectie van onderwerpen ............................................................................................... 3

1.2 Naar een optimale programmering ....................................................................................... 3

2 HET ADVIES OVER DE OPDRACHTENPORTEFEUILLE 2016 ........................................ 4

2.1 De opdrachten ...................................................................................................................... 4

2.2 Toelichting op de opdrachtenportefeuille .............................................................................. 5

2.3 Randstedelijke Rekenkamer ................................................................................................. 6

2.4 Confrontatie beschikbare en benodigde capaciteit ............................................................... 6

2.5 Advies EAA aan de Auditcommissie ..................................................................................... 7

BIJLAGE 1 UITWERKING PER OPDRACHT ......................................................................... 8


1 Totstandkoming onderzoeksplan 2016

1.1 De selectie van onderwerpen

Voor u ligt het onderzoeksplan 2016. De uitvoering van dit plan berust bij de Eenheid Audit en

Advies (EAA).

De EAA heeft gesprekken met alle directeuren en afdelingshoofden gevoerd en hen gevraagd

naar potentiële onderwerpen. Ook sleutelfunctionarissen op het gebied van bedrijfsvoering en

organisatieverandering zijn bevraagd. Centraal in deze gesprekken stond hun behoefte aan

aanvullende zekerheid over aspecten van de bedrijfsvoering. Alle opdrachtformuleringen zijn met

de opdrachtgevers afgestemd en na accordering opgenomen in dit plan. De opdracht-

formuleringen zijn opgenomen in bijlage 1.

Voorafgaand hieraan zijn met de leden van Gedeputeerde Staten (GS) gesprekken gevoerd.

Hierbij is gevraagd naar aandachtspunten op het gebied van de bedrijfsvoering. Deze punten zijn

meegenomen in de gesprekken met afdelingshoofden en directeuren.

1.2 Naar een optimale programmering

Een optimaal onderzoeksplan is gebaseerd op een integrale risico-analyse. Momenteel ontbreekt

een integrale risico-analyse waardoor nog geen sprake is van een optimale onderzoeks-

programmering.

In 2015 is in opdracht van de toenmalige directeur Concernzaken (DCZ) een aantal initiatieven

uitgevoerd om integraal risicomanagement uit te rollen in de organisatie. Hiertoe is een plan van

aanpak opgesteld. De initiatieven uit het plan van aanpak betroffen:

Het instellen van een overlegstructuur ten behoeve van risicomanagement

Oriëntatie op en mogelijke selectie en aanschaf van een ondersteunend IT-systeem

Het organiseren van risicoworkshops

Het versterken van de basis voor de paragraaf weerstandsvermogen.

Over alle acties uit het plan van aanpak is in juni 2015 gerapporteerd aan het Directieteam en zijn

tevens aanbevelingen gedaan voor een verdere uitrol. Het Directieteam heeft hiermee ingestemd.

Voor de komende jaren is het zaak om het verkregen draagvlak voor RM te behouden en te

verbreden. Daartoe zal met name moeten worden gezorgd voor bestuurlijke en ambtelijke

aanhechting, een goede communicatie over RM, structurele inbedding van RM in de planning- en

controlcyclus. Evenals dat voor 2015 het geval is zal de EAA de verdere uitrol evalueren in het

komende jaar. Daarnaast zal ze bijdragen aan risicoworkshops.

RM is gestoeld op het uitgangspunt van beheersing van risico’s die doelbereiking in de weg

staan. Met haar inzet voor samenwerking met derden, kunnen deze doelen niet (meer) eenzijdig

worden opgelegd. Het loslaten van het idee dat doelen vooraf vast staan, heeft ook gevolgen

voor de wijze waarop wordt geaudit. De EAA ziet dit als een eigen ontwikkelopgave die zij in het

kader van het onderzoeksplan 2016 met andere direct betrokkenen (met name de Randstedelijke

Rekenkamer) wil oppakken en uitwerken.


2 Het advies over de opdrachtenportefeuille 2016

2.1 De opdrachten

In de onderstaande tabel zijn de opdrachten voor 2016 opgenomen, die de EAA heeft

geselecteerd uit de ingebrachte opdrachten voor 2016.

1 O = onderzoek, F = facilitering en A = advies t.b.i.o. = te bepalen in overleg met de opdrachtgever

Bijlage

1, nr

Onderwerpen Aard

Opdracht1

Reikwijdte Primair

Onderst.

proces

Opdrachtgever Aanvang

kwartaal

Geplande

aantal

uren

1 Omgaan met rolkeuzes in de samenwerking

met externen

O Provincie O Provsecr t.b.i.o. 300

2 Programma ‘Provincie van Waarde’ O Provincie O PM PvW t.b.i.o. 500

3 Bezetting en financiering van integrale opgaven O Provincie O Provsecr t.b.i.o. 300

4 Verantwoording over opgavegericht werken O Provincie O Provsecr t.b.i.o. 300

Subtotaal provinciesecretaris 1.400

5 Customer Relationship Management Systeem A Provincie O hComm 2 300

6 Uitrol integraal risicomanagement O Provincie O hBurSB 2 200

7 DigiD-assessment 2016 O Provincie O hI&A 2-4 300

8 Quality assurance nieuw e-HRM project O Provincie O hP&O/ PM

e-HRM project

1 300

9 Leveranciersmanagement O I&A O hI&A t.b.i.o. 300

10 Ambtelijk gebruik van dienstauto’s O FZ O hFZ t.b.i.o. 300

11 De rol van inkopers O FZ O hFZ 1 300

12 Integrale afweging kapitaal- en beheerlasten O DCZ/DRM P dDCZ t.b.i.o. 300

Subtotaal Directie Concernzaken 2.300

13 Validatie van de beleidstheorie O DLB/DRM P dDLB t.b.i.o. 300

14 De inrichting van processen van het bureau

Beleidscoördinatie en Advies (BCA)

A BCA O hBurBCA t.b.i.o. 100

15 Inrichting Buijtenland van Rhoon O Buijtenland van

Rhoon

P PM Buijtenland

van Rhoon

1-2/3 300

16 Monitoring biodiversiteit A W&G P hW&G 3 200

17 Overgang van de GZH naar Staatsbosbeheer O DLB P dDLB 1-3 300

18 Programma Energietransitie (tweede fase) O Programma

Energietransitie

P PM Energie-

transitie

3/4 300

19 Administratieve afwikkeling Europese subsidies O Provincie O dDLB 1-2 300

Subtotaal Directie Leefomgeving en Bestuur 1.800

20 Werking van gebiedsprofielen O RWB P hRWB 1 300

21 Gedragsprofielen voor professioneel

opdrachtgeverschap

A DLB/DRM P hOG-schap

DRM

1-3 300

22 Bureaus Onderhoud en Verbetering DBI O DBI P dDBI 1 200

Subtotaal Directie Ruimte en Mobiliteit 800

Totaal benodigd voor de uitvoering van het onderzoeksplan 2016 van de Auditcommissie 6.300


In de tabel zijn drie opdrachten uit 2015 opgenomen die nog niet zijn opgepakt en daarmee

kunnen worden onderworpen aan een nieuwe afweging door de Auditcommissie. Het gaat om

integrale afweging kapitaal- en beheerlasten, omgaan met rolkeuzes in de samenwerking met

derden en administratieve afwikkeling Europese subsidies.

Voor gedetailleerdere informatie per opdracht wordt verwezen naar bijlage 1.

2.2 Toelichting op de opdrachtenportefeuille

Toetsing van de portefeuille aan de criteria voor een evenwichtige opdrachtenportefeuille

De opdrachtenportefeuille voldoet aan de criteria voor een evenwichtige samenstelling. In de

vergadering van de Auditcommissie van 8 oktober 2012 is besloten dat het onderzoeksplan 2013

dient te voldoen aan de volgende criteria:

1. Minimaal 20 % van de onderzoeksprogrammering zal bestaan uit onderwerpen die

afdelingsoverstijgend of directieoverstijgend zijn.

2. Minimaal 20 % van de onderzoeksprogrammering zal bestaan uit opdrachten die betrekking

hebben op één of meer primaire processen van de provincie.

3. Het accent in de programmering ligt op audits. Advisering is een (natuurlijk) bijproduct.

Gezien het generieke karakter ervan, zijn deze criteria ook gehanteerd voor het onderzoeksplan

2016. Vastgesteld is dat de opdrachtenportefeuille in dit plan aan de criteria voldoet.

Spreiding van de opdrachten over de afdelingen

De spreiding van de opdrachten over de afdelingen is redelijk te noemen. Elf van de 15

afdelingen zijn betrokken bij één of meer opdrachten van de EAA. Niet betrokken zijn:

Directie Concernzaken: de afdeling Ontwikkeling en Grondzaken (OGZ)

Directie Ruimte en Mobiliteit: de afdelingen Projecten en Programma’s (P&P) en Mobiliteit en

Milieu (M&M)

Directie Leefomgeving en Bestuur: de afdeling Samenleving en Economie

Raakvlakken met het programma ‘Provincie van Waarde’

De volgende onderwerpen:

1 ‘rolconflicten’,

3 ‘bezetting en financiering van integrale opgaven’,

4 ‘verantwoording over opgavegericht werken’,

13 ‘Validatie van de beleidstheorie’

21 ‘Gedragsprofielen voor professioneel opdrachtgeverschap’

zijn volgens de betrokken programmamanager rechtstreeks gerelateerd aan de werking of

benodigde aanpassing van het organisatiesysteem bij het implementeren van de nieuwe koers.

Daarnaast signaleerde hij dat een aantal onderwerpen ook specifieke cases van het programma

bevat dan wel een verbinding heeft met thema’s zoals sturen in de driehoek of opgavegericht

werken. Naast de eerder genoemd onderwerpen 1, 3, 4, 13 en 21 betreft dit de onderwerpen

5 ‘Customer Relationship Management Systeem’

6 ‘Uitrol integraal risicomanagement’

11 ‘De rol van inkopers’

18 ‘Programma energietransitie’

20 ‘Werking van gebiedsprofielen’


Bij het uitvoeren van deze opdrachten zullen (raakvlakken met) het programma ‘Provincie van

Waarde’ zoveel mogelijk worden betrokken.

2.3 Randstedelijke Rekenkamer

Ten tijde van de opstelling van dit onderzoeksplan is de Randstedelijke Rekenkamer (RR) bezig

met onderzoek naar de volgende drie onderwerpen:

Geluidhinder provinciale wegen

Provinciaal opdrachtgeverschap voor uitvoering VTH-taken bij majeure risicobedrijven

Informatieveiligheid.

De keuze voor dit laatste onderwerp heeft de EAA ertoe genoopt om in overleg met de RR en de

afdeling I&A haar eigen voorstel om naar het convenant Informatieveiligheid te kijken, voor

onbepaalde tijd op te schorten.

Voor 2016 heeft de RR aan de Programmaraad twee onderzoeksonderwerpen ter prioritering

voorgelegd, te weten ‘onderhoud van wegen’ en ‘natuurcompensatie’. Aangezien de

Programmaraad niet tot één voorkeursonderwerp kon komen, zijn beide onderwerpen

teruggelegd. De RR gaat nu bekijken wat binnen haar onderzoeksprogrammering mogelijk is.

Wellicht worden beide onderwerpen opgepakt voor 2016. Directe samenloop van onderwerpen

van de RR met die in het onderhavige onderzoeksplan doet zich niet voor.

2.4 Confrontatie beschikbare en benodigde capaciteit

Beschikbare capaciteit

Voor 2016 heeft de EAA ongeveer 8.400 uur beschikbaar aan onderzoekscapaciteit. Rekening

houdend met andere werkzaamheden voor 2016, is 6.300 uur beschikbaar voor de uitvoering van

geplande opdrachten. Verwezen wordt naar onderstaande tabel. Teneinde snel te kunnen

inspelen op mogelijke nieuwe opdrachten tijdens het jaar, is een capaciteit van 400 uur

vrijgehouden.

Benodigde capaciteit

Indien alle opdrachten, waarom is verzocht, zouden moeten worden uitgevoerd, zou daarvoor

een capaciteit nodig zijn van 6.300 uur. Verwezen wordt naar de tabel onder paragraaf 2.1

Omschrijving Uren gepland

Ruimte voor nieuwe, niet geplande, opdrachten 2016 400

Afronden lopende opdrachten uit 2015 1.000

Uitvoeren verplichte onderzoeken op grond van de ‘Regeling melding

misstand provincie Zuid-Holland 2012’

100

Inbreng bij Auditdienst Rijk (als tegenprestatie voor zijn bijdrage aan het

DigiD-assessment)

100

Beoordeling directieplan en – rapportages DCZ 50

Opstellen onderzoeksplan 2017 250

Bijdragen aan risicoworkshops 100

Secretariaat Auditcommissie 100

Totaal 2.100

Zodat resteert voor geplande opdrachten 2016 6.300

Totaal beschikbare onderzoekscapaciteit EAA 2016 8.400


Selectie

Het beschikbare aantal uren van 6.300 is toereikend om alle opdrachten uit te voeren. Daarom

heeft de EAA geen keuze behoeven te maken uit de haar aangeboden opdrachten. Daarnaast

beschikt de EAA over een materieel budget, waarmee extra onderzoekscapaciteit kan worden

ingehuurd.

2.5 Advies Auditcommissie aan Gedeputeerde Staten

Een eerdere versie van dit plan is besproken in de vergadering van het DT van 25 november

2015. Naar aanleiding hiervan is een opdracht samengevoegd met een andere opdracht.

Na de vergadering zijn drie nieuwe opdrachten afgestemd met de opdrachtgevers en toegevoegd

aan de onderzoeksprogrammering, te weten:

8 ‘Quality assurance nieuw e-HRM project’

15 ‘Inrichting Buijtenland van Rhoon’ en

22 ‘Bureaus Onderhoud en Verbetering DBI’

Aansluitend is het herziene concept-onderzoeksplan besproken in de vergadering van de

Auditcommissie op 18 januari 2016. Naar aanleiding hiervan adviseert zij aan Gedeputeerde

Staten om het voorliggende onderzoeksplan vast te stellen en de opdrachten uit dit plan door de

EAA te laten uitvoeren.


Bijlage 1 Uitwerking per opdracht

Nummer 1

Naam opdracht Omgaan met rolkeuzes in de samenwerking met externen

Aanleiding opdracht De provincie heeft vaak andere partijen nodig om haar doelen te realiseren.

Hierbij zet zij niet alleen financiële middelen in, maar - afgedwongen door het

toenemende gebrek aan deze middelen - ook haar overtuigingskracht en

gezag om samen met anderen gemeenschappelijke resultaten te bereiken.

Daarbij is het voor de provincie zaak het eigen doel scherp in beeld te hebben,

ondanks het feit dat dit doel zich vervlecht met die van de andere partijen. Bij

haar doelbereiking zullen medewerkers meer naar buiten moeten treden,

eerder in het proces, en intensiever, ondernemender met partijen moeten

werken, waarbij relatiebeheer onontbeerlijk is om doelen op langere termijn te

realiseren. Van provinciale medewerkers mag daarbij worden verwacht dat ze

zakelijk opereren op basis van eigen afwegingen van de provincie.

In de interactie met externen kunnen daarbij rolkeuzes ontstaan. Teneinde

medewerkers op goede wijze hiermee te laten omgaan, heeft de

opdrachtgever aan de EAA verzocht om een bijdrage te leveren aan

bewustwording en tooling.

Doelstelling opdracht Het aanreiken van inzichten aan medewerkers bij het onderkennen en

hanteren van mogelijke rolconflicten.

Centrale

onderzoeksvragen

1. Welke rolkeuzes kunnen spelen in de samenwerking met externe partijen?

2. Op welke wijze gaan provinciale medewerkers om met mogelijke

rollenconflicten?

3. Op welke wijze kunnen medewerkers hun wijze van omgang met

rolkeuzes (nog) verder verbeteren?

Reikwijdte opdracht De opdracht wordt uitgevoerd in het kader van het platform Het Netwerkend

Werken. In de uitvoering ligt de nadruk op interactie met medewerkers in de

vorm van workshops.

Opdrachtgever Manager Programma ‘Provincie van Waarde’

Benodigd aantal uren 300

Aanvang opdracht Nog nader te bepalen in overleg met de opdrachtgever

Uiterste opleverdatum Niet van toepassing


Nummer 2

Naam opdracht Programma ‘Provincie van Waarde’

Aanleiding opdracht Het programma ‘Provincie van Waarde’ heeft tot doel het lerend vermogen in

de provinciale organisatie een impuls te geven, zodanig dat over drie jaar

gesproken kan worden van een lerende organisatie. Een dergelijke impuls is

nodig, omdat de provincie moet inspelen op een veranderende maatschappij

om van waarde te blijven. Samenwerking met derde-partijen wint aan belang,

waarbij de provincie niet alleen (meer) eenzijdig doelen kan opleggen. Naast

vergroting van het lerend vermogen zal ook meer opgavegericht moeten

worden gewerkt, waarbij smal wordt gestuurd en breed wordt afgestemd.

Achterliggende gedachte is dat de toegevoegde waarde van de provincie

groter wordt als haar medewerkers adaptiever, sneller en resultaatgerichter

handelen. Provinciale doelen staan niet meer altijd vooraf vast, maar worden in

of na overleg met maatschappelijke partijen bepaald. Dit heeft consequenties

voor de wijze van opstellen van nulmetingen en de uiteindelijke meting van de

te bereiken doelen.

De programmamanager wil inzicht in de uitvoering van het programma en de

resultaten die die met het programma worden geboekt. Daartoe heeft hij de

EAA verzocht om na te gaan op welke wijze zij betrokken kunnen zijn bij de

monitoring en evaluatie van de uitvoering van het programma.

Doelstelling opdracht Het bijdragen aan een goede monitoring en evaluatie van de wijze waarop de

doelen van het programma ‘Provincie van Waarde’ worden bereikt. Tevens

wordt met de opdracht beoogd te komen tot een systeem van meting op de

langere termijn van organisatie-ontwikkelingen.

Centrale

onderzoeksvragen

1. In welke mate draagt de uitvoering van het programma ‘Provincie van

Waarde’ bij aan de bereiking van haar doelen?

2. Aan welke voorwaarden moet een systeem van meting van organisatie-

ontwikkelingen op de langere termijn voldoen?

Reikwijdte opdracht Monitoring kan verschillende vormen aannemen: van de uitvoering van een

gedragstoets, het uitzetten van een enquête onder medewerkers of derde-

partijen, tot aan deelname in een visitatie- of begeleidingscommissie (al dan

niet met externe deskundigen). De wijze waarop wordt bepaald in overleg met

de programmamanager.

Voorwaarde voor een goede monitoring is een goede nulmeting, waarbij

programmadoelen van tevoren worden bepaald en geoperationaliseerd en

aansluitend voor elk doel de stand van zaken wordt aangegeven voorafgaande

aan de uitvoering van het programma. Als beginpunt voor de nulmeting wordt

gekozen voor het aantreden van de huidige provinciesecretaris. Vervolgens

wordt vanaf dat moment diverse keren gemeten hoe het staat met de uitvoe-

ring. De EAA zal bij de opstelling van de nulmeting participeren. Gestreefd

wordt om de nulmeting in het eerste kwartaal van 2016 gereed te hebben.

Opdrachtgever Manager Programma ‘Provincie van Waarde’

Benodigde uren 500

Aanvang opdracht Te bepalen in overleg met de opdrachtgever

Uiterste oplevering Niet van toepassing


Nummer 3

Naam opdracht Bezetting en financiering van integrale opgaven

Aanleiding opdracht De provinciale organisatie heeft altijd een hiërarchische lijnstructuur gekend

die sectoraal gericht is. Met het opgavegerichte werken wordt beoogd

integraler te werken, waarbij directies, afdelingen en specialismen (nog) meer

zullen moeten samenwerken en hun handelen met elkaar moeten afstemmen

om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Integrale opgaven worden

momenteel nog uit sectorale budgetten gefinancierd. De bezetting en

financiering van een (integrale) opgave brengt derhalve met zich mee dat een

beroep moet worden gedaan op de bereidheid van sectoren om een deel van

hun middelen in te zetten ten bate van het grotere, provinciebrede belang. Een

financiering en bezetting voor een integrale opgave rondkrijgen dan ook geen

vanzelfsprekendheid.

Doelstelling opdracht Het verkrijgen van inzicht in de inzet van mens en middelen ten behoeve van

integrale provinciale opgaven en het opstellen van mogelijke aanbevelingen

om de integraliteit (verder) te verbeteren.

Centrale

onderzoeksvragen

1. Hoe vindt de bemensing en financiering van integrale provinciale opgaven

plaats?

2. In welke mate tonen organisatie-onderdelen de bereidheid om bij te

dragen aan de bemensing en financiering van integrale opgaven?

3. Wat maakt dat organisatie-onderdelen al dan niet bereid zijn om een

dergelijke bijdrage te leveren?

4. Welke aanbevelingen kunnen worden gedaan om de integrale opgaven

(nog) beter te bemensen en financieren?

Reikwijdte opdracht Het onderzoek is een provinciebreed onderzoek. In het onderzoek zullen een

aantal specifieke integrale opgaven als casus nader onderzocht worden. Het

onderzoek beperkt zich niet alleen tot het vraagstuk van financiering en

bemensing, maar strekt zich nadrukkelijk uit tot de attitude van sectoren om te

participeren in integrale opgaven. De weerslag van de integrale opgaven in de

begroting vormt onderdeel van het onderzoek.

Opdrachtgever Provinciesecretaris

Benodigde uren 300




Nummer 4

Naam opdracht Verantwoording over opgavegericht werken

Aanleiding opdracht De provinciale organisatie wil met opgavegericht werken, vanuit haar behoefte

toegevoegde waarde te leveren, beter toegerust zijn op de veranderende

samenleving. Dit betekent op het niveau van het hoofdlijnenakkoord werken

aan slim ruimtegebruik, innovatieve economie, schone energie, een gevarieerd

landschap en goede verbindingen. In opgavegericht werken wordt meer samen

met derden (relaties, partners, maar ook interne collega’s) opgepakt. Het

opgavegericht werken is per definitie directie- en afdelingdoorsnijdend, wat

een andere werkstijl met zich meebrengt en een leeropgave is voor de hele

organisatie, van medewerkers tot bestuur. De behandelend ambtenaar doet dit

door breed af te stemmen en smal te sturen. Ook voor dergelijke opgaven

geldt dat over de resultaten ervan verantwoording moet worden afgelegd.

Momenteel is de huidige P&C-cyclus ingericht ten behoeve van een klassieke

hiërarchische lijnverantwoording binnen één directie- en afdeling. Maar er

bestaan ook richtinggevende gesprekken in de driehoek tussen de bestuurlijk

opdrachtgever, ambtelijk opdrachtgever en behandelend ambtenaar. Vóór 1

januari 2016 moeten de opgaven deel uitmaken van de jaarplannen van de

directies. De opdrachtgever wil weten in welke mate de huidige P&C-cyclus

geschikt is om deze verantwoording toereikend te doen zijn.

Doelstelling opdracht Het verkrijgen van inzicht in de wijze waarop over concrete opgaven

verantwoording wordt afgelegd. Aansluitend het geven van aanbevelingen om

de verantwoording over deze opgaven, waar nodig, te verbeteren.

Centrale

onderzoeksvragen

1. Op welke wijze wordt verantwoording afgelegd over directie- en

afdelingsdoorsnijdende opgaven binnen de provinciale organisatie?

2. In welke mate is de huidige P&C-cyclus geschikt om deze verantwoording

toereikend te doen zijn deze verantwoording toereikend?

3. Welke aanbevelingen kunnen worden gedaan om de verantwoording over

opgaven (verder) te verbeteren?

Reikwijdte opdracht Het gaat hier om een provinciebreed onderzoek. Onderdeel van het onderzoek

vormt de toetsing van de huidige provinciale randvoorwaarden zoals het INK-

model en de huidige P&C-cyclus op hun bruikbaarheid. In het onderzoek zullen

een aantal specifieke opgaven als casus nader onderzocht worden. Met

verantwoording wordt niet alleen gedoeld op de uitkomst van de P&C-cyclus

(het verantwoordingsdocument) maar ook op het hieraan voorafgaande

proces. In het bijzonder zal worden gekeken naar de wijze waarop betrokke-

nen onderling afstemmen. Indicatoren die door de EAA zijn ontwikkeld voor de

monitoring en sturing van het Netwerkend Werken zullen zoveel mogelijk

worden gebruikt als referentiekader. Voorts zal de EAA gebruik maken van

eerder uitgevoerd onderzoek naar de P&C-cyclus. Ten slotte zal zij aansluiten

bij onderzoek van de NSOB naar sturing en verantwoording in netwerken.

Opdrachtgever Provinciesecretaris

Benodigde uren 300




Nummer 5

Naam opdracht Customer Relation Management Systeem

Aanleiding opdracht De buitenwereld naar binnen halen en omgevingsgericht werken hebben

geleid tot de behoefte aan het georganiseerd vastleggen van de relaties van

de provincie met derden. Daartoe is in 2014 een pilot Customer Relationship

Management (CRM) uitgevoerd. Deze pilot heeft geleid tot een Programma

van Eisen (PvE) voor de selectie van een CRM-systeem. Op basis van dit PvE

is begin 2015 gekozen voor het CRM-systeem PerfectView. PerfectView is nu

bij drie afdelingen (RWB, Bestuur en Communicatie) geïmplementeerd.

In eerste instantie beheert de PZH op kleine schaal contacten in het CRM-

systeem. Per september 2015 zijn er 2 tot 3 duizend contacten vastgelegd van

een beperkt aantal organisatieonderdelen waaronder de afdelingen Bestuur en

Ruimte, Wonen en Bodem en het bureau Economische Zaken. Stap voor stap

worden in een volgende fase diverse andere afdelingen ‘aangesloten’.

Het uitgangspunt is dat PerfectView straks dé centrale registratie is van

contacten binnen de PZH. In het systeem worden in ieder geval de NAW-

gegevens vastgelegd maar eventueel ook contactmomenten en dergelijke.

Doelstelling opdracht Het inzicht geven in de criteria die van belang zijn voor een succesvolle

implementatie van het CRM-systeem op basis van interne planvorming en

relevante best practices. Aansluitend inzicht geven in de mate waarin aan deze

succescriteria, op het moment van het onderzoek, is voldaan en waar nodig

aanbevelingen geven ter verbetering van de verdere implementatie.

Centrale adviesvragen 1. Wat zijn de succescriteria voor de implementatie van het CRM-systeem?

2. In welke mate is aan deze succescriteria voldaan op het moment van het

onderzoek?

3. Welke verbeteringen zijn mogelijk voor de verdere implementatie van het

CRM-systeem?

Reikwijdte opdracht Het CRM-systeem PerfectView is het primaire object van onderzoek. De

kwaliteit van de registraties in het systeem wordt echter voor een belangrijk

deel bepaald door (het gedrag van) de gebruikers. Daarom is de wijze waarop

gebruikers worden betrokken bij het implementatietraject onderdeel van de

opdracht.

Opdrachtgever Directeur Directie Concernzaken

Benodigde uren 300

Aanvang opdracht 2e kwartaal 2016

Uiterste oplevering Niet van toepassing.


Nummer 6

Naam opdracht Uitrol integraal risicomanagement

Aanleiding opdracht In opdracht van de toenmalige directeur Concernzaken (DCZ) is vanaf 2014

een aantal initiatieven uitgevoerd om integraal risicomanagement (RM) te

versterken in de organisatie. Daartoe is een overlegstructuur ingesteld, werden

workshops georganiseerd en is besloten tot de aanschaf van een instrument

waarmee deze workshops op goede wijze kunnen worden gefaciliteerd.

Voor de komende jaren is het zaak om het verkregen draagvlak voor RM te

behouden en te verbreden. Daartoe zal met name worden moeten gezorgd

voor bestuurlijke en ambtelijke aanhechting, een goede communicatie over

RM, structurele inbedding van RM in de planning- en controlcyclus, het

opleiden van facilitatoren en de uitvoering van een aantal pilots.

De opdrachtgever, voorzitter van het kernteam RM, heeft behoefte aan een

evaluatie van de stand van zaken rond de verdere uitrol van RM.

Doelstelling opdracht Inzicht geven in de stand van zaken ten aanzien van de implementatie en

werking van integraal RM. Aanvullend het geven van aanbevelingen om de

uitrol van integraal RM te bevorderen en verder te borgen.

Centrale

onderzoeksvragen

1. Wat is de stand van zaken ten aanzien van de door het kernteam RM

geïnitieerde acties op het gebied van integraal RM? Welke acties zijn

genomen en in welke mate hebben ze effect gesorteerd?

2. Welke verbeteringen zijn nodig om de uitrol van integraal RM te

bevorderen en verder te borgen?

Reikwijdte opdracht De implementatie en werking van integraal RM beperkt zich tot de acties die

door het kernteam RM zijn geïnitieerd. Wel zullen acties op het gebied van

integraal RM die op andere plekken in de organisatie zijn ontstaan, worden

meegenomen bij het formuleren van eventuele verbeterpunten.

Opdrachtgever Hoofd bureau Strategische Bedrijfsvoering / Voorzitter kernteam RM

Benodigde uren 200


Uiterste oplevering Juni 2016


Nummer 7

Naam opdracht DigiD-assessment 2016

Aanleiding opdracht De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) wil een

structurele en forse impuls geven aan de kwaliteitsverhoging van de ICT

beveiliging bij overheidsorganisaties die gebruik maken van DigiD. Met ingang

van 2013 moeten deze organisaties jaarlijks een audit laten verrichten naar de

ICT beveiliging van de DigiD aansluiting, onder verantwoordelijkheid van een

gekwalificeerde IT auditor.

Door het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC), onderdeel van het

ministerie van Veiligheid en Justitie, zijn ICT beveiligingsrichtlijnen voor

applicaties opgesteld. Logius, onderdeel van het ministerie van BZK, heeft

hieruit richtlijnen geselecteerd waarvan zij vindt dat deze de hoogste impact

hebben op de veiligheid van DigiD webapplicaties. Logius adviseert echter de

gehele beveiligingsrichtlijnen van NCSC te adopteren.

De PZH heeft de beschikking over één DigiD aansluiting (nr. 871766). Deze

wordt gebruikt om burgers de mogelijkheid te geven om elektronisch ingevulde

formulieren te ondertekenen.

Doelstelling opdracht Inzicht geven in de mate van beveiliging van de webomgeving van de DigiD

aansluiting van de PZH in relatie tot de door Logius geselecteerde richtlijnen

voor de ICT beveiligingsassessments DigiD.

Centrale

onderzoeksvraag

Wordt voldaan aan de beveiligingsnormen die door Logius zijn vastgelegd?

Reikwijdte opdracht Per afzonderlijke richtlijn uit de norm ICT-beveiligingsassessment DigiD van

Logius zal worden gerapporteerd of aan hieraan is voldaan en anders zal kort

en duidelijk de reden worden vermeld. Het assessment geeft inzicht in de

opzet en bestaan van maatregelen en procedures, zowel die zowel

geautomatiseerd als niet geautomatiseerd aanwezig kunnen zijn.

De NCSC beveiligingsrichtlijnen die niet door Logius zijn geselecteerd, worden

niet getoetst.

Het assessment wordt uitgevoerd door de EAA, onder verantwoordelijkheid

van een Register EDP-auditor (RE). Bij de uitvoering wordt gewerkt conform de

NOREA richtlijn 3000 (de richtlijn assurance opdrachten door IT auditors), de

‘handleiding uitvoering ICT-beveiligingsassessment van Logius’ en specifieke

guidance voor DigiD-audits van NOREA.

Opdrachtgever Hoofd afdeling Informatisering en Automatisering

Benodigde uren 300

Aanvang opdracht 2e- 4

e kwartaal 2016

Uiterste oplevering 31 maart 2017, waarna de opdrachtgever ervoor zorgt dat het auditrapport

vóór de sluitingsdatum van 1 mei 2017 is ingediend bij Logius.


Nummer 8

Naam opdracht Quality assurance nieuw e-HRM project

Aanleiding opdracht De PZH maakt voor het voeren van de Personeels-, verlof-, verzuim en

salarisadministratie gebruik van het e-HRM systeem Workforce van ADP. Per

maart 2017 expireert het huidige contract met ADP.

De PZH wenst een nieuw e-HRM systeem dat minder arbeidsintensief is

(minder maatwerk kent) en beter aansluit op de wensen ten aanzien van

strategisch personeelsbeleid, loonkostensimulatie en P&O-processen. Voor de

selectie en implementatie van deze oplossing is een e-HRM project gestart.

Volgens de globale projectplanning wordt het nieuwe e-HRM systeem vanaf

1 januari 2017 in productie genomen.

Eind 2015 heeft de EAA een onderzoek uitgevoerd naar de personeels- en

salarisadministratie. Eén van de aanbevelingen uit dit onderzoek was om, als

extra kwaliteitswaarborg, een quality assurance (QA) toets op het e-HRM

project uit te voeren. Hiervoor zijn twee mogelijke benaderingen:

1. Een toets op het gehele selectie- en implementatieproces, waarbij het

onderwerp de procesbeheersing is. Het referentiekader bestaat uit de

belangrijkste beheersingsmaatregelen uit de gehanteerde methodiek voor

projectmanagement.

2. Een kwaliteitstoets op de producten die tijdens dit proces worden

opgeleverd, zoals het programma van eisen, het opleidingsplan, het

testplan etc. Het onderwerp is de kwaliteit van deze producten. Het

referentiekader wordt gevormd door de algemeen geldende kwaliteitseisen

die aan deze producten mogen worden gesteld.

De QA-toets kan worden uitgevoerd door een medewerker uit het projectteam

en/of door de EAA (waarbij dan wel haar onafhankelijkheid voldoende is

geborgd). In het eerste geval kan de EAA als sparringpartner fungeren en bij-

voorbeeld referentiekaders aanleveren. In het laatste geval toetst de EAA zelf.

Op 17 december 2015 heeft de EAA het bovenstaande besproken met onder

anderen de projectmanager en de opdrachtgever van het e-HRM project. Op

28 januari 2016 staat een vervolggesprek gepland, waarin wordt besloten op

welke wijze de QA-toets wordt ingevuld.

Doelstelling opdracht Het waarborgen van de procesbeheersing en/of kwaliteit van de producten van

het e-HRM project.

Centrale adviesvragen Nader te bepalen, afhankelijk van benaderingswijze en rol EAA.

Reikwijdte opdracht Nader te bepalen, afhankelijk van benaderingswijze en rol EAA.

Opdrachtgever Bij benaderingswijze (1): Hoofd Personeel & Organisatie, in zijn hoedanigheid

als opdrachtgever voor het e-HRM project.

Bij benaderingswijze (2): Projectmanager van het e-HRM project.

Benodigde uren Indicatief 300 uur (precieze aantal nader te bepalen, afhankelijk van

benaderingswijze en rol EAA).


Uiterste oplevering 4e kwartaal 2016


Nummer 9

Naam opdracht Leveranciersmanagement

Aanleiding opdracht De afdeling I&A heeft diverse leveranciers van (ICT-)diensten. De kwaliteit van

de (ICT-)dienstverlening van de afdeling I&A is mede afhankelijk van de

dienstverlening van deze leveranciers. Daarom is inzicht gewenst in de mate

waarin de dienstverlening van leveranciers door de afdeling I&A wordt

beheerst. Dit is het domein van leveranciersmanagement.

Leveranciersmanagement is met name belast met het borgen van de

aansluiting tussen vraag en aanbod van ICT-diensten tussen een organisatie

en haar leveranciers. Deze aansluiting wordt geformaliseerd door het afsluiten

en onderhouden van contracten. Het proces omvat het definiëren, meten,

bewaken en doen verbeteren van de ICT-dienstverlening door de leveranciers

aan de afdeling I&A.

Doelstelling opdracht Inzicht geven in de mate waarin het leveranciersmanagement van de afdeling

I&A waarborgt dat de door haar ontvangen (ICT-)diensten voldoen aan de

vereiste beleidspunten, zoals weten regelgeving en interne beleidsregels, en

afgesproken prestatieniveaus.

Centrale

onderzoeksvragen

1. Welke eisen kunnen aan het leveranciersmanagement van I&A worden

gesteld om de bovengenoemde beheersingsdoelstelling te realiseren?

2. In hoeverre voldoet het leveranciersmanagement van I&A aan deze eisen?

3. Welke verbeteringen zijn mogelijk?

Reikwijdte opdracht Verschillende organisatieonderdelen binnen de PZH hebben te maken met

leveranciersmanagement. De opdracht beperkt zich tot het leveranciers-

management van de afdeling I&A. Daarnaast is de opdracht gericht op externe

leveranciers, dat wil zeggen van buiten de PZH-organisatie.

De besluitvorming over de bron van levering (‘sourcing’ of ‘make-or-buy’

besluitvorming) en over de selectie van de leverancier (inkoop) vallen buiten

het leveranciersmanagement en ook buiten deze opdracht.

Opdrachtgever Hoofd afdeling Informatisering en Automatisering

Benodigde uren 300


Uiterste oplevering Niet van toepassing.


Nummer 10

Naam opdracht Ambtelijk gebruik van dienstauto’s

Aanleiding opdracht Met de Belastingdienst zijn afspraken gemaakt over het horizontaal toezicht in

relatie tot de loonbelasting. Onderdeel van dit toezicht vormt het systeem van

interne beheersing rond het gebruik van dienstauto’s en de registratie ervan.

Inmiddels is dit systeem ingericht en beschikt de provincie over een gesloten

rittenadministratie, hanteert zij pasjes voor het gebruik van de dienstauto’s en

heeft zij procedures voor het gebruik van deze zaken opgesteld.

Het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken, tevens opdrachtgever, wil weten of

dit systeem van interne beheersing in de praktijk naar behoren werkt.

Doelstelling opdracht Inzicht geven in de mate waarin het systeem van interne beheersing rond het

gebruik van de dienstauto’s en de registratie ervan in de praktijk functioneert.

Centrale

onderzoeksvragen

1. In welke mate mate functioneert het systeem van interne beheersing rond

het gebruik van dienstauto’s en de registratie ervan?

2. Welke verbetermaatregelen kunnen eventueel worden aangebracht om de

inrichting van dit systeem (nog) beter te doen zijn, dan wel dit systeem

(nog) beter te laten functioneren?

Reikwijdte opdracht Het onderzoek beperkt zich tot het gebruik door ambtenaren van de

dienstauto’s. Gebruik door bestuurders valt buiten de reikwijdte van dit

onderzoek.

Het onderzoek wordt uitgevoerd binnen de kaders van de Wet Bescherming

Persoonsgegevens en is gericht op verbetering van het systeem van interne

beheersing. Het is niet gericht op het op voorhand signaleren van onbevoegd

gebruik van de dienstauto’s.

Opdrachtgever Hoofd afdeling Facilitaire Zaken

Benodigde uren 300

Aanvang opdracht Nader te bepalen in overleg met de opdrachtgever



Nummer 11

Naam opdracht De rol van inkopers

Aanleiding opdracht Inkopers van het bureau Inkoop van de afdeling Facilitaire Zaken (FZ) hebben

een kaderstellende en adviserende rol in het kader van het proces Verwerven

en aannemen. Met name de eerste rol heeft naar de mening van het hoofd

van deze afdeling – tevens opdrachtgever – te weinig draagvlak in de

provinciale organisatie. Redenen daarvoor zijn gelegen in de beeldvorming

(‘inkoop houdt het proces op’) maar ook in het belang dat de betrokken

ambtenaar toekent aan zijn eigen project, ten koste van het provinciale belang

van rechtmatigheid. Nu komt het nog teveel voor dat facturen binnenkomen

zonder dat duidelijk is of ze wel legitiem zijn.

De opdrachtgever staat een rol en positie van de inkoper voor ogen waarin die

meer wordt gevraagd vanuit de organisatie om, tijdiger (eerder in het

projectproces) dan nu het geval is, mee te denken over een goede

inkoopstrategie, meer wordt geaccepteerd als gesprekspartner en minder

wordt ervaren als hindermacht.

Momenteel is men bezig de inkoopworkflow te modificeren en toegankelijker te

maken. Ook wordt de nieuwe aanbestedingswet 2016, die in april van dat jaar

van kracht wordt, in de workflow verwerkt. Ook het aanbestedingsbeleid en de

hieraan gerelateerde stukken worden geactualiseerd Vóór 1 april 2016 moeten

de aanpassingen een feit zijn.

Doelstelling opdracht Inzicht bieden in de mogelijkheden om de rol van inkopers effectiever te doen

zijn; inzicht bieden in de consequenties ervan voor de nieuwe inkoopworkflow.

Centrale adviesvragen 1. In welke mate functioneren inkopers effectief?

2. Welke aangelegenheden verhinderen dat inkopers optimaal effectief

kunnen werken?

3. Welke veranderingen in werkwijze kunnen bijdragen aan een effectievere

rolinvulling van inkopers?

4. Welke consequenties hebben deze veranderingen voor de nieuwe

inkoopworkflow?

Reikwijdte opdracht Het onderzoek omvat de invulling van de inkoopfunctie binnen de provincie.

Hierbij zal worden gekeken naar hoe gebruikers van inkoopdiensten de huidige

rolinvulling van inkopers ervaren. Daar de inkoopfunctie ook buiten FZ in de

provincie plaatsvindt (onder andere bij de afdeling I&A) wordt ook dit deel

betrokken bij het onderzoek. Een beoordeling van de huidige inkoopgrenzen

waarboven advies van een inkoper verplicht is, wordt expliciet meegenomen in

het onderzoek. In dat verband zal ook bij andere provincies worden gekeken

hoe de inkoopfunctie wordt ingevuld.

Opdrachtgever Hoofd afdeling Facilitaire Zaken

Benodigde uren 300


Uiterste oplevering Vóór 1 april 2016


Nummer 12

Naam opdracht

(uit 2015)

Integrale afweging kapitaal- en beheerlasten

Aanleiding opdracht Teneinde te komen tot een goed inzicht in de beschikbare financiële ruimte

voor kapitaalsinvesteringen voeren GS momenteel een inventarisatie uit naar

de toekomstige kapitaal- en beheerlasten van tot op heden gedane

investeringen. Besluitvorming wordt in het najaar van 2013 verwacht.

Voor toekomstige investeringen is het eveneens van belang om een dergelijk

inzicht te hebben. Bestuurlijke besluitvorming kent namelijk een horizon van

vier jaar, maar onderhouden beheerlasten strekken zich uit over een veel

langere periode, tot wel 30 of 40 jaar.

Teneinde het mogelijk te maken de hiervoor benodigde informatie te genereren

uit de begrotings-, financiële en projectsystemen, zullen deze daartoe worden

aangepast op basis van een verbeterplan.

De opdrachtgever wil weten in welke mate de onderhouds- en beheerlasten

worden meegenomen bij de voorbereiding op de besluitvorming over

infrastructurele projecten. Aansluitend wil zij weten of de informatie over

onderhouds- en beheerlasten toereikend is voor een goede besluitvorming.

Doelstelling opdracht Inzicht bieden in de voorbereiding op de besluitvorming over infrastructurele

projecten en in de kwaliteit van de informatie nodig voor deze voorbereiding.

Centrale

onderzoeksvragen

1. In welke mate wordt bij de voorbereiding op de besluitvorming over

infrastructurele projecten rekening gehouden met de onderhouden

beheerlasten?

2. Is de informatievoorziening over kapitaal-, onderhoud-, en beheerlasten

toereikend om tot een goede voorbereiding op de onder 1. Genoemde

besluitvorming te komen?

Reikwijdte opdracht De bestuurlijke besluitvorming valt buiten de reikwijdte van deze opdracht.

Eveneens buiten de opdracht vallen de groenprojecten.

Opdrachtgever Directeur DCZ

Benodigde uren 300




Nummer 13

Naam opdracht Validatie van de beleidstheorie

Aanleiding opdracht In de vorige collegeperiode zijn alle hiervoor in aanmerking komende

subsidieregelingen in twee tranches geëvalueerd en de uitkomsten ervan

verstrekt aan Provinciale Staten. Bij de presentatie van de tweede tranche, in

januari 2015, werd Gedeputeerde Staten aanbevolen om toekomstige

subsidieregelingen te voorzien van een zogeheten beleidstheorie. In een

beleidstheorie worden causale relaties en samenhang aangegeven tussen

beoogde effecten, beoogde prestaties, gereserveerde middelen en beoogde

activiteiten in relatie tot de onderliggende maatschappelijke vraag. Tevens

wordt onderbouwd waarom de gekozen middelen en activiteiten de voorkeur

verdienen boven andere middelen en activiteiten om de beoogde prestaties en

effecten te bewerkstelligen. Met een beleidstheorie worden bewuste keuzes

voor een bepaald beleidsinstrument (of een samenstel van beleids-

instrumenten) afgedwongen. Hierdoor is het ook mogelijk vooraf (ex ante) te

toetsen of beleid succesvol kan zijn en achteraf (ex post) te evalueren in welke

mate beleid succesvol was.

De opdrachtgever, directeur DLB, wil een validatie van de beleidstheorie.

Weten de betrokken medewerkers wat een beleidstheorie inhoudt, wordt het

concept toegepast bij de beleidsontwikkeling en zo ja, met welke kwaliteit?

Onder kwaliteit wordt in dit verband mede verstaan: zijn de eerder genoemde

causale relaties geëxpliciteerd? Is sprake van een onderbouwde keuze voor

(een samenstel van) beleidsinstrumenten?

Doelstelling opdracht Inzicht krijgen in de bekendheid met het concept beleidstheorie en de wijze

van toepassing ervan. Aansluitend het geven van aanbevelingen om

bekendheid met de beleidstheorie en/of toepassing ervan (verder) te

verbeteren.

Centrale

onderzoeksvragen

1. In welke mate zijn beleidsmedewerkers bekend met het concept

beleidstheorie?

2. In welke mate wordt de beleidstheorie toegepast in het proces

beleidsontwikkeling?

3. Indien beleidstheorieën zijn toegepast: welke kwaliteit hebben ze?

Reikwijdte opdracht Beleidstheoriëen liggen meestal vast in beleidsvisies en uitvoerings-

programma’s, maar ook in begrotingsstukken. Bestudering van deze stukken

valt dan ook binnen de reikwijdte van de opdracht. Inzake de kwaliteit van

beleidstheorieën dienen de leidraden van het proces beleidsontwikkeling als

uitgangspunt, alsmede de relevante verordening Beleidsontwikkeling.

De opdracht omvat geen effectmeting van beleid dat is gestoeld op een

beleidstheorie.

Opdrachtgever Directeur Directie Leefomgeving en Bestuur

Benodigde uren 300


Uiterste oplevering Idem


Nummer 14

Naam opdracht De inrichting van processen van het bureau Beleidscoördinatie en Advies

Aanleiding opdracht Binnen de afdeling Bestuur ziet het bureau Beleidscoördinatie en Advies het

als haar taak om de verantwoordelijke beleidsambtenaar te ondersteunen bij

de vormgeving, monitoring en evaluatie van het beleid. Tevens heeft zij een

verantwoordelijkheid om de integraliteit van bestuurlijke producten te bewaken.

Het bureau is daarbij verantwoordelijk voor een aantal taken en concernbrede

producten, zoals GS ondersteuning, (uitwerking en bewaking van) het college

programma, begroting, (halfweg) evaluatie en lobby van provinciaal beleid.

Kortom: een aantal collegebrede taken en producten waarbij het bureau zelf ‘in

de lead’ is en een adviserende rol bij producten van anderen. Het bureau werkt

hierbij voor wisselende bestuurlijke en ambtelijke opdrachtgevers. In het

opgavegericht werken is de vraag waar en hoe zij de meeste toegevoegde

waarde aan concernbrede opgaven kunnen toevoegen. En, wat dit betekent

voor de relatie met haar omgeving (klanten en toeleveranciers).

De opdrachtgever, hoofd van het bureau Beleidscoördinatie en Advies, heeft in

dat kader behoefte aan reflectie op de rol van en de inrichting van (organisatie)

processen binnen haar bureau.

Doelstelling opdracht Er lopen op dit moment een aantal van trajecten gericht op de gewenste

omslag van het bureau vanuit het perspectief van het opgavegericht werken.

EAA kan door middel van adviezen en het aanreiken van organisatiemodellen

bijdragen aan deze veranderopgave binnen het bureau Beleidscoördinatie en

Advies.

Centrale adviesvragen 1. Welke verbeteringen zijn mogelijk bij de inrichting van werkprocessen van

het bureau?

2. Zijn er modellen bij vergelijkbare organisaties die hierbij zouden kunnen

inspireren en helpen?

Reikwijdte opdracht De advisering betreft de inrichting van processen binnen het bureau

Beleidscoördinatie en Advies en de relaties die zijn medewerkers hebben met

bestuurders, directeuren, afdelingshoofden en beleidsambtenaren en

(veranderende) rol van het bureau in het kader van het opgavegericht werken.

De Eenheid Audit en Advies (EAA) spiegelt deze aan een of meerdere

modellen van vergelijkbare organisaties en reikt vandaaruit verbeteropties aan.

Opdrachtgever Hoofd bureau Beleidscoördinatie en Advies

Benodigde uren 100




Nummer 15

Naam opdracht Inrichting Buijtenland van Rhoon

Aanleiding opdracht Door middel van een Planologische Kernbeslissing (PKB) is 600 hectaren

(overwegend agrarisch) gebied in de gemeente Albrandswaard – beter bekend

als het Buijtenland van Rhoon – aangewezen als natuur- en recreatiegebied

ten behoeve van de inwoners van Rotterdam en omgeving. Verantwoordelijk

voor de uitvoering ervan is de provincie die op haar beurt verantwoording aan

het Rijk moet afleggen.

Teneinde dit programmadoel te realiseren wordt momenteel een gebieds-

coöperatie opgericht, bestaande uit partijen (met name boeren, de gemeente,

ondernemers, het waterschap) die op enigerlei wijze willen investeren in deze

ontwikkeling. De oprichting bevindt zich momenteel in de fase van kwartier-

making, waarbij het nog niet bekend is wanneer deze coöperatie effectief kan

opereren. De wijze waarop de coöperatie haar doelen wil bereiken kan worden

gekarakteriseerd als een organisch proces waarbij de coöperatie binnen de

kaders van het plan-Veerman en in nauwe samenwerking met alle betrokke-

nen gaat kijken welke kansen zich voordoen en wat de beste route is naar

doelbereiking. Als eerste product zal zij een toekomstperspectief opleveren,

gevolgd door een opzet voor een (meerjaren)programma. De provincie is en

blijft eindverantwoordelijk voor de uitvoering door de gebiedscoöperatie.

De opdrachtgever wil weten in welke mate de samenwerkingsvorm van

gebiedscoöperatie borgt dat de doelen van de PKB worden gerealiseerd.

Doelstelling opdracht Inzicht te geven in de wijze waarop de opdrachtverstrekking aan de

gebiedscoöperatie, alsmede de monitoring en sturing ten aanzien van deze

coöperatie, naar verwachting bij zal dragen aan de realisatie van de doelen

van de PKB. Aansluitend het geven van aanbevelingen voor eventuele verder

verbetering.

Centrale

onderzoeksvragen

1. In welke mate zijn de kaders voor en de inrichting van de

gebiedscoöperatie toereikend voor een goede doelbereiking van de PKB

met betrekking tot het gebied Buijtenland van Rhoon?

2. In welke mate is de monitoring en sturing door de provincie effectief en

passend bij haar rol?

3. In welke mate is de monitoring en sturing door het Rijk adequaat voor een

goede doelbereiking?

4. In welke mate kan de provincie haar eindverantwoordelijkheid nemen voor

deze doelbereiking, gegeven de kaders voor en de inrichting van de

gebiedscoöperatie?

5. Welke aanbevelingen zijn mogelijk om de doelbereiking (nog) beter te

borgen?


Nummer (vervolg) 15

Naam opdracht Inrichting Buijtenland van Rhoon

Reikwijdte opdracht Bij vraag 2 zal met name worden gekeken naar de afspraken tussen de

provincie en de gebiedscoöperatie. Met name zal het plan van aanpak,

inclusief werkwijze en planning, worden beoordeeld, alsmede

voortgangsrapportages.

Bij vraag 3 zal met name worden gekeken naar de afspraken tussen de

provincie en het Rijk, en naar het informatieverkeer over en weer. Leidend is

het toetsingskader zoals afgesproken tussen provincie en Rijk. Met het

antwoord op deze vraag wordt voorzien in de informatiebehoefte van het Rijk.

Bij de beantwoording van vraag 4 is de relatie tussen de rol van de provincie in

dit programma en haar eindverantwoordelijkheid van belang.

De opdracht omvat geen evaluatie van de kwaliteit van producten van de

gebiedscoöperatie. Ook wordt niet beoogd om de doelrealisatie te meten.

Opdrachtgever Programmamanager Programma Buijtenland van Rhoon

Benodigde uren 300

Aanvang opdracht Vraag 1: 1e kwartaal 2016

Vragen 2 tot en met 5: 2e / 3

e kwartaal 2016

In verband met de huidige ontwikkelingen rond de vorming van de

gebiedscoöperatie zijn deze tijdvakken indicatief. In overleg met de

opdrachtgever zal worden bepaald wanneer kan worden begonnen met de

uitvoering van deze opdracht.



Nummer 16

Naam opdracht Monitoring biodiversiteit

Aanleiding opdracht Eén van de strategische doelen van de provincie is het behoud en waar mogelijk

versterking van de biodiversiteit. De afgelopen jaren richtte monitoring zich vooral

op de inzet van middelen (euro’s) en prestaties (hectares). Met de vaststelling van

het Natuurnetwerk Nederland (NNN) richt het beleid van de provincie zich, naast

kwantiteit, eveneens op de kwaliteit van de natuur. Naast het NNN wordt ook

flankerend beleid ingezet ter versterking van biodiversiteit.

In het door GS in 2014 vastgestelde provinciaal monitoringsprogramma

Biodiversiteit is vastgelegd wat er gemonitord gaat worden om het provinciale

beleid gericht op biodiversiteit te kunnen evalueren. Met PS is afgesproken dat zij

jaarlijks door middel van een samenvattende rapportage geïnformeerd worden

over de voortgang en de resultaten. De eerste ‘Rapportage biodiversiteit 2014’ is

inmiddels in het najaar 2015 aan PS aangeboden. In deze rapportage wordt

geëvalueerd of het beleid inzake biodiversiteit het gewenste effect heeft in termen

van zowel kwantiteit als kwaliteit.

Het hoofd van de afdeling Water en Groen wil weten op welke wijze de proces-sen

waarlangs informatie voor deze evaluatie is opgehaald, zijn georganiseerd en of

verbetering in de informatievoorziening mogelijk is.

Goede informatievoorziening is niet alleen essentieel voor de legitimatie van het

beleid inzake biodiversiteit, maar ook voor de andere twee onderdelen van het

Uitvoeringsprogramma Groen (UPG). Die zijn de toename van recreatie in het

groen, en de ontwikkeling/behoud van waardevolle, aantrekkelijke agrarische

landschappen. Mochten met betrekking tot de informatievoorziening voor de

evaluatie van biodiversiteit leerpunten worden gedestilleerd die bruikbaar zijn voor

de evaluatie van de andere onderdelen van het UPG, dan worden die benoemd.

Doelstelling opdracht Inzicht bieden in de wijze waarop de informatievoorziening ten behoeve van de

evaluatie van het beleid inzake biodiversiteit is geregeld. Aansluitend het geven

van aanbevelingen om deze informatievoorziening, waar nodig, op een kwalitatief

hoger niveau te krijgen. In het verlengde hiervan, kijken naar moge-lijke gevolgen

van de informatievoorziening voor het gehele UPG.

Centrale adviesvragen 1. Op welke wijze is het proces van informatievoorziening met betrekking tot de

evaluatie van biodiversiteit geregeld?

2. Welke maatregelen zijn nodig om de kwaliteit van het proces van

informatievoorziening te verbeteren?

3. Wat zijn de eventuele lessons learned voor de andere onderdelen van UPG?


Nummer (vervolg) 16

Naam opdracht Monitoring biodiversiteit

Reikwijdte opdracht De informatievoorziening betreft zowel de kwantiteit als de kwaliteit van de

effecten op het gebied van biodiversiteit. Naast de betrouwbaarheid van de

informatievoorziening zal ook worden gekeken naar de toereikendheid ervan. Kan

met behulp van de informatie een goede verantwoording worden afgelegd en een

afgewogen oordeel worden gegeven over de effecten van biodiversiteit? Deze

vraag valt dan ook binnen de reikwijdte van deze opdracht, waarbij de

informatiebehoefte zoals die bestuurlijk/politiek is bepaald, het kader voor de

beantwoording ervan vormt.

De informatievoorziening - en daarmee de opdracht - beperkt zich niet alleen tot

de afdeling Water en Groen maar strekt zich ook uit tot de afdeling Ontwikkeling

en Grondzaken (OGZ). Bij de opzet en uitvoering van deze opdracht zal hoofd

OGZ worden betrokken.

Opdrachtgever Hoofd afdeling Water en Groen

Benodigde uren 200


Uiterste oplevering Voorafgaande aan het opstellen van de Rapportage biodiversiteit 2015


Nummer 17

Naam opdracht Overgang van de GZH naar Staatsbosbeheer

Aanleiding opdracht In het Hoofdlijnenakkoord 2015-2019 hebben Gedeputeerde Staten (GS) zich

uitgesproken voor een afbouw van de Goenservice Zuid-Holland (GZH).

Samen met gemeenten en terreinbeherende organisaties (TBO’s) wil de

provincie een toekomstplan opzetten, gelijktijdig met de uittreding van de

provincie uit recreatieschappen. Hiertoe hebben GS op 15 september 2015

besloten een intentieverklaring met Staatsbosbeheer aan te gaan. Momenteel

vindt een verdere verkenning van de mogelijke samenwerking plaats in

werkgroepen waaraan beide partijen deelnemen. Gestreefd wordt om begin

2016 een overeenkomst tussen de provincie en Staatsbosbeheer op te stellen,

met als doel de taken en medewerkers per 1 januari 2017 op goede wijze te

laten overgaan.

De opdrachtgever wil voorafgaande aan de formele overdracht getoetst

hebben of gedacht is aan alle aangelegenheden die voor een goede overgang

relevant zijn. Zijn er geen zaken over het hoofd gezien die de provincie na de

formele overdracht kunnen opbreken?

Doelstelling opdracht Inzicht in mogelijke omissies bij de overgang van de GZH naar

Staatsbosbeheer. Aanvullend het geven van adviezen om, indien nodig, deze

omissies tijdig te verhelpen.

Centrale

onderzoeksvragen

1. In hoeverre is gedacht aan aangelegenheden die nodig zijn voor een

goede overgang van de GZH naar Staatsbosbeheer per 1 januari 2017?

2. Welke relevante aangelegenheden zijn nog niet geregeld?

3. Wat kan gedaan worden om een goede overgang mogelijk te maken?

Reikwijdte opdracht De opdracht wordt op twee momenten uitgevoerd, binnen de kaders van

gemaakte afspraken tussen de provincie en Staatsbosbeheer. Begin 2016

wordt gekeken welke aangelegenheden eventueel nog moeten worden

meegenomen in de overeenkomst. In het derde kwartaal wordt gekeken of de

bevindingen van de eerste audit goed zijn opgepakt. Indien mogelijk, wordt bij

de uitvoering van het onderzoek samengewerkt met Staatsbosbeheer. In ieder

geval zullen gesprekken worden gevoerd met zijn medewerkers, en worden bij

deze TBO stukken opgevraagd.

Het onderzoek behelst niet alleen de overgang van de taken en medewerkers

van de GZH, maar ook de overgang van de verantwoordelijkheden en

bevoegdheden van de betrokken partijen.

De uittreding uit de schapsbesturen wordt alleen bij de opdracht betrokken

indien ze een directe relatie heeft met de transfer van taken en medewerkers.

Opdrachtgever Directeur DLB

Benodigde uren 300

Aanvang opdracht 1e kwartaal 2016 (eerste deel) en 3e kwartaal 2016 (tweede deel)

Uiterste oplevering 1e kwartaal 2016 (eerste deel) en 4e kwartaal 2016 (in ieder geval vóór 1

januari 2017)


Nummer 18

Naam opdracht Programma energietransitie (tweede fase)

Aanleiding opdracht In het hoofdlijnenakkoord 2015-2019 heeft de provincie in het kader van een

aantrekkelijk en concurrerend Zuid-Holland de ambitie om bij te dragen aan het

besparen en verduurzamen van het energiegebruik en hiervoor partijen bij

elkaar te brengen vanuit gedeelde ambities en opgaven. De provincie zet

zichzelf in een regierol en wil met partijen – die als partners mogen worden

gezien – een nieuwe provinciale energieagenda samen stellen om bij te

dragen aan landelijke en Europese doelstellingen. In deze agenda zal het

vigerende beleid, zoals vastgelegd in de ‘Nota intensivering energiebeleid

2014’, worden geïncorporeerd. De nieuwe energieagenda zal rond de zomer

van 2016 door PS worden vastgesteld. Daarna zal de agenda verder worden

geconcretiseerd en de voorbereiding van de uitvoering ter hand worden

genomen. In deze tweede fase komt het er op aan dat de juiste inspanningen

worden verricht om de doelstellingen van de energieagenda te kunnen

verwezenlijken.

Doelstelling opdracht De programmamanager energietransitie aanvullende zekerheid geven middels

een ex-ante audit naar de opzet (de voorgenomen inspanningen) van de

tweede fase van verdere concretisering en voorbereiding van de uitvoering van

de nieuw energieagenda.

Centrale

onderzoeksvraag

In welke mate heeft de opzet van de tweede fase (na het opstellen van de

energieagenda) elementen in zich om een succes te worden?

Reikwijdte opdracht Bij een ex-ante en in dit geval tevens een ontwerpgerichte audit wordt

antwoord gegeven op onder andere de volgende vragen:

1. Zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in balans voor een

goede uitvoering van het programma?

2. Is de continuïteit van het programma verzekerd?

3. Is het te bereiken doel van het programma duidelijk voor relevante actoren,

met name de partners die een rol hebben te vervullen in de uitvoeringsfase?

4. Krijgen communicatie, processen, procedures continu aandacht en is deze

aandacht passend bij het programma?

5. Wat is het na te streven kwaliteitsniveau en op welke wijze wordt de kwaliteit

geborgd?

6. Hoe is de haalbaarheidstudie tot stand gekomen en welke elementen (incl.

risico’s) zijn hierin belicht?

7. Wat is het realiteitsgehalte van de plannen en planning?

Opdrachtgever Programmamanager energietransitie

Benodigde uren 300 uur

Aanvang opdracht Begin 3e of 4

e kwartaal 2016

Uiterste oplevering Eind 3e of 4

e kwartaal 2016


Nummer 19

Naam opdracht

(uit 2015)

Administratieve afwikkeling Europese subsidieaanvragen

Aanleiding opdracht De afhandeling met betrekking tot Europese subsidieaanvragen is op

verschillende plekken in de organisatie belegd. Subsidietrajecten lopen op

diverse plekken in de organisatie, en daarmee ook het beheren van de

desbetreffende dossiers. Vanwege de specifieke expertise die dit vereist,

hebben projectleiders behoefte aan een administratieve ondersteuning, die zelf

dient te worden geregeld. Deze ondersteuning is gebrekkig, wat grote

financiële risico’s met zich meebrengt. Teneinde imagoverlies bij derde-partijen

te voorkomen, wordt momenteel veel extern ingehuurd om deze aanvragen

naar behoren af te wikkelen en vast te laten stellen.

Overwogen wordt om 2 of 3 medewerkers aan te stellen voor 5 jaar (nu bij

verschillende afdelingen), die voor alle Europese subsidieaanvragen het

administratieve proces bijhouden en zorgdragen voor een goede

projectbeheersing wat betreft de afwikkeling van die aanvragen. De

opdrachtgever heeft (ongeveer 1 jaar na inwerkingtreding) behoefte aan

aanvullende zekerheid over het functioneren van deze sub-unit van

ondersteuners van Europese subsidieaanvragen. De sub-unit wordt

ondergebracht bij het bureau Subsidies, afdeling Samenleving en Economie

(Samec).

Doelstelling opdracht Inzicht te krijgen in het functioneren en de toegevoegde waarde van de subunit

van ondersteuners van Europese subsidieaanvragen.

Centrale

onderzoeksvragen

1. In welke mate draagt de sub-unit van ondersteuners van Europese

subsidieaanvragen bij aan een beheerste afwikkeling van deze

aanvragen?

2. Op welke wijze kan deze afwikkeling verder worden verbeterd?

Reikwijdte opdracht De opdracht omvat alle Europese subsidieaanvragen die via de subunit lopen.

Bij de opdracht zal tevens worden gekeken naar de interactie met bureau

Subsidies (afdeling Samec) en de beleidsafdelingen op wiens terrein de

aanvragen betrekking hebben.

De opdracht wordt pas na een jaar na inwerkingtreding van de sub-unit van

ondersteuners opgepakt, teneinde hen in staat te stellen een eigen routine te

ontwikkelen.

Opdrachtgever Directeur DLB / hoofd afdeling Samec

Benodigde uren 300

Aanvang opdracht 1e of 2

e kwartaal 2016



Nummer 20

Naam opdracht Werking van gebiedsprofielen

Aanleiding opdracht Een gebiedsprofiel ruimtelijke kwaliteit (GP) beschrijft en visualiseert ruimtelijke

kenmerken die in een landelijk gebied van bovenregionaal belang zijn voor de

ruimtelijke kwaliteit bijv. verkavelings- en waterstructuur, linten,

laanbeplantingen, herkenbare dijken en openheid. De gebiedsprofielen geven

een overzicht van de kwaliteiten, waarmee bij ruimtelijke ingrepen en

gemeentelijke bestemmingsplannen rekening moet worden gehouden. Er zijn

16 door GS vastgestelde gebiedsprofielen in de provincie Zuid-Holland. Ze zijn

samen met de regio’s opgesteld. De meest recente wordt een jaar gebruikt, de

oudste is al drie jaar in gebruik.

Het gebiedsprofiel is één van de beleidsinstrumenten van de ruimtelijke

ordening. Het is mede bedoeld om aan de voorkant van het RO-traject opener,

inhoudelijker en gelijkwaardiger met de gemeente te communiceren. In de

praktijk is dat nog een gewenningsproces. Het ruimtelijke kwaliteitsbeleid is

geborgd in de Verordening Ruimte, in de Kwaliteitskaart en door middel van de

richtpunten in de Visie Ruimte en Mobiliteit. Gebiedsprofielen zijn hiervan een

uitwerking en vormen daarmee een handreiking aan gemeenten.

Gebiedsprofielen zijn van belang voor de wijze waarop binnen de afdeling

RWB de relatie met de gemeente wordt beheerd. De opdrachtgever vraagt

zich af onder welke voorwaarde de medewerkers in de frontoffice met behulp

van deze profielen de contacten kunnen beheren en wanneer een specialist

moet worden ingezet. Ook werken gebiedsprofielen door in andere

(beleids)sectoren binnen de provinciale organisatie. Voor de doorwerking

ervan is de afdeling RWB wel van die andere sectoren afhankelijk.

Doelstelling opdracht Het verkrijgen van inzicht in de werking van de gebiedsprofielen ten behoeve

van het ruimtelijke kwaliteit-beleid zowel binnen als buiten de provinciale

organisatie. Aansluitend het opstellen van aanbevelingen teneinde de werking

(verder) te verbeteren.

Centrale

onderzoeksvragen

1. Hoe worden de gebiedsprofielen ruimtelijke kwaliteit door partijen in het

landelijk gebied (met name gemeenten) ervaren en gebruikt?

2. In welke mate zijn gebiedsprofielen van belang voor de wijze waarop de

afdeling RWB haar relaties met derde-partijen (met name gemeenten)

beheert?

3. In welke mate is zicht op de doorwerking van gebiedsprofielen in andere

(beleids)sectoren?

4. Welke aanbevelingen kunnen worden gedaan om de doorwerking van de

gebiedsprofielen ruimtelijke kwaliteit intern en extern (verder) te

verbeteren?

5. Welke aanbevelingen kunnen worden gedaan om het relatiebeheer binnen

en door de afdeling RWB (verder) te verbeteren?


Nummer (vervolg) 20

Naam opdracht Werking van gebiedsprofielen

Reikwijdte opdracht Het onderzoek is gericht op het proces van de gebiedsprofielen ruimtelijke

kwaliteit. Het is geen inhoudelijke beleidseffectiviteitsevaluatie. In het

onderzoek wordt zowel naar de doorwerking van de gebiedsprofielen bij de

gemeenten in de provincie Zuid-Holland als naar die bij de sectoren binnen de

provinciale organisatie gekeken. Niet alle gebiedsprofielen behoeven

onderzocht te worden.

Opdrachtgever Hoofd afdeling Ruimte, Wonen en Bodem

Benodigde uren 300

Aanvang opdracht januari 2016

Uiterste oplevering Einde 1e kwartaal 2016


Nummer 21

Naam opdracht Gedragsprofielen voor professioneel opdrachtgeverschap

Aanleiding opdracht In 2012 is de herziene Leidraad professioneel opdrachtgeverschap uitgebracht.

Doel ervan is om het speelveld, de spelers en de spelregels rond opdrachtgever-

schap helder te beschrijven zodat de rol en de verantwoordelijkheid van de

bestuurlijke opdrachtgever, de beleidsmatige opdrachtgever, de ambtelijk

opdrachtgever en de opdrachtnemer duidelijk zijn.

De opdrachtgever, hoofd van de Afdeling Opdrachtgeverschap, wil het

opdrachtgeverschap meer professionaliseren. Er is al sprake van een zakelijker

houding in de werkrelaties maar verbetering is zeker mogelijk. Het

opdrachtgeverschap behoort te worden gezien als een vak waarbij het voor ieder

duidelijk is waar zijn/haar verantwoordelijkheid begint en eindigt. Het is niet

alleen een kwestie van tooling. Bij goed opdrachtgever- en opdrachtnemerschap

hoort ook - en vooral - een bepaalde houding en gedrag, waarmee een goede

rolinvulling in de praktijk ook daadwerkelijk tot stand komt. Daartoe zullen door

middel van gesprekken (onder externe begeleiding) zogeheten gedragsprofielen

worden ontwikkeld. Met behulp van dit instrumentarium is het mogelijk is de

respectieve rollen goed in te vullen en kan gedrag(sverandering) van alle

betrokken partijen daadwerkelijk worden gemeten. De opdrachtgever heeft de

Eenheid Audit en Advies (EAA) gevraagd om bij te dragen aan de eerste

concepten van deze profielen en ervoor te zorgen dat ze daadwerkelijk kunnen

worden gebruikt voor het meten van gedragsverandering. Tevens wil hij weten of

deze profielen daadwerkelijk in de praktijk worden toegepast, niet alleen bij DRM

maar ook bij DLB.

Doelstelling opdracht Het bijdragen aan professioneel opdrachtgeverschap, door middel van een toets

op de opzet en werking van gedragsprofielen.

Centrale

ontwikkelvragen

1. Welke verbeteringen zijn mogelijk in de aangereikte concepten voor

gedragsprofielen om ze daadwerkelijk te gebruiken voor meting van

gedrag(sverandering)?

2. In welke mate gedragen de betrokken partijen zich volgens de

gedragsprofielen?

3. Wat is nodig om het gewenste gedrag van de betrokken partijen (nog) beter

te stimuleren?

Reikwijdte opdracht Vraag 1 van de opdracht betreft de opzet. Het antwoord beperkt zich niet alleen

tot het geven van een second opinion op de aangereikte concepten, maar houdt

met name in dat de EAA komt met concrete voorstellen voor aanscherping van

de gedragsprofielen. Dit deel van het onderzoek betreft een ontwikkelopdracht.

De vragen 2 en 3 betreffen de werking. Dit deel van het onderzoek wordt

uitgevoerd een half jaar na invoering van de gedragsprofielen, teneinde

medewerkers de gelegenheid te geven te werken met deze profielen.

De reikwijdte van deze opdracht strekt zich niet alleen uit tot de infrastructurele

projecten bij DRM maar ook tot de groenopgaven van de afdeling Water en

Groen bij DLB. Bij de uitvoering van de opdracht zullen de uitkomsten met

betrekking tot de groenopgaven worden afgestemd met het betrokken

afdelingshoofd.


Nummer (vervolg) 21

Naam opdracht Gedragsprofielen voor professioneel opdrachtgeverschap

Opdrachtgever Hoofd van de afdeling Opdrachtgeverschap

Benodigde uren 300

Aanvang opdracht 4e kwartaal 2015 (vraag 1) en 3

e kwartaal 2016 (infrastructurele projecten:

vragen 2 en 3) dan wel 4e kwartaal 2016 (groenopgaven: vragen 2 en 3)

Uiterste oplevering 1e kwartaal 2016 (vraag 1) en 4

e kwartaal 2016/1

e kwartaal 2017 (vragen 2 en 3)


Nummer 22

Naam opdracht Samenvoeging bureau Onderhoud en Verbetering van DBI

Aanleiding opdracht Door het opheffen van de provinciale huisvestingslocatie Dordrecht deed zich

de mogelijkheid voor om de nog zelfstandig opererende bureaus Onderhoud

en Verbetering van de afdelingen Stedelijk en Landelijk Gebied te laten

opgaan in één nieuw bureau Onderhoud en Verbetering voor de gehele

provincie. Deze samenvoeging is in december 2015 een feit geworden en per

1 januari 2016 is een interim bureauhoofd benoemd. Het nieuwe bureau

bestaat momenteel uit circa 45 medewerkers, waarvan circa 10 externen.

Het hogere doel van de samenvoeging is het creëren van een goede

aansluiting tussen de externe ontwikkelingen buiten de provincie en interne

ontwikkelingen binnen het bureau Onderhoud en Verbetering. Deze aansluiting

is niet alleen nodig voor zijn medewerkers, maar ook de rest van de

organisatie, haar stakeholders en klanten.

De vorming van het nieuwe bureau biedt kansen om het werk vanuit

verschillende gezichtspunten van medewerkers te optimaliseren. Om na te

gaan of kansen in 2016 voldoende worden opgepakt, zal gewerkt worden met

het in beeld brengen van de startsituatie per januari 2016, de tussensituatie

per juni/juli 2016 en de eindsituatie per november/december 2016. Belangrijke

thema’s waarop de kansen betrekking kunnen hebben zijn:

Externe omgeving

Organisatiestructuur (werkafspraken, werkprocessen en overlegstructuur)

Werkstijl (houding en gedrag)

Stijl van leidinggeven (welke vorm van leiding geven / krijgen past goed)

Ook zullen kansen die uit het programma ‘Provincie van Waarde’ voortvloeien

niet onbenut blijven. Dit programma stimuleert om meerwaarde aan de

samenleving te leveren door te investeren in het lerend vermogen waardoor

het handelen van de organisatie continue kan worden aangepast.

De inzet is gericht op het verkrijgen van een goed functionerend bureau

Onderhoud en Verbetering per eind 2016.

Doelstelling opdracht Het in 2016 op gezette tijdstippen in beeld brengen van de (actuele) kansen en

de mate van kansbenutting om het werk vanuit verschillende gezichtspunten

van medewerkers te optimaliseren voor het nieuwe bureau Onderhoud en

Verbetering van DBI.

Centrale

onderzoeksvragen

1. Wat zijn de mogelijkheden voor het nieuwe bureau Onderhoud en

Verbetering van DBI om het werk per januari 2016 te optimaliseren?

2. Wat is bereikt per medio 2016?

3. Wat is bereikt per ultimo 2016?

Reikwijdte opdracht De monitoring zal uitsluitend betrekking hebben op de samenvoeging van de

oude bureaus Onderhoud en Verbetering van DBI. De verhuizing en inhuizing

van medewerkers van Dordrecht naar Den Haag valt buiten de reikwijdte.

Opdrachtgever Directeur DBI

Benodigde uren 200 uur

Aanvang opdracht Begin januari 2016 + juni/juli 2016 + november/december 2016

Uiterste oplevering Eind januari 2016 + medio juli 2016 + medio december 2016


Documents

Definitief onderzoeksplan 2016