Del “records management” al

“recordkeeping”

María Teresa Bermúdez M.

Orígenes

1934: Creación del Archivo Nacional de Estados Unidos. Se reciben aprox.1000 Kms. de documentos del Gobierno Federal.

1947: Comisión Hoover.

-El reconocimiento oficial de la noción del records management.

-La creación de un servicio especial responsable de los records Management y dependiente del Archivo Nacional.

-La creación y oficialización de los records centers.

1950: Se aprueba la Ley Federal de Archivos. Incluye el desarrollo de un Programa de “records management.

Records management

Área de la gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos (DAT, 1984)

OBJETIVOS

1. Simplificar los sistemas de creación de los documentos con el fin de evitar su producción masiva e indiscriminada o la confección de documentos inútiles.

2. Organizar técnicamente los documentos y facilitar la recuperación de la información.

3. Preservar los documentos utilizando el equipo y el mobiliario adecuado.

4. Simplificar los procesos de valoración documental.

Modelos

Primarios Estados Unidos: el “records

management”. El Canadá francófono: la “gestion des documents administratifs”. Se desarrolla a partir de los años 80.

Francia: el “préarchivage”. Poca incidencia en los documentos activos.

Reino Unido: el “registry”: El acto de registrar un documento constituye la evidencia legal de su autenticidad

Alemania: la “registratur”

Características

Eficiencia-eficacia.

Ciclo vital del documento. Custodia

Records managers-archivist.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

HistóricoCultural

InvestigaciónCientífico

ARCHIVO DEGESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTÓRICO

AdministrativoLegalFiscalContableTécnico

Valores Primarios

Valores secundarios

Documentación Activa

Documentación Semi-activa

Documentación Inactiva

Crisis de los modelos primarios

Finales de los 80*.

Norteamérica: Buscar nuevas soluciones a través del concepto de gestión integral y la práctica de la racionalización. 1993. Proyecto de investigación: forma, formato,

contenido, conservación, acceso. Multidisciplinar (Derecho, Administración, Archivística, Informática, Medicina). 360.000 $.

1996. Valoración de resultados: Banco Mundial, Prefactura de Filadelfia, Universidad de Nueva York, Universidad de Indiana, Archivo Nacional de Canadá.

Europa: Repliegue hacia la gestión de la documentación con valor permanente

Fuente: Joaquin Llansó.

Modelos secundarios

Australia: recordkeeping

Modelo de gestión de documentos más vanguardista.

Modelo de espacio tiempo de Newton: Record continuum

Orígenes

Universidad de Pittsburg.

Metodología Dirks.

Normas AS 4390.

Recorkeeping

Realización y mantenimiento completo, preciso y fiable de las evidencias de las transacciones de una empresa o institución, en forma de información registrada.

Características

Evidencia del documento.

Documentos papel y electrónicos

Record continuum.

Custodia distribuida.

Gestión de la calidad.

Manuales de procedimiento (DIRKS). (Análisis de procesos y actividades, clasificaciones funcionales, tesauros, metadatos)

Fuente: The Australian Recordkeeping Metadata Schema

Fuente: The Australian Recordkeeping Metadata Schema

Diagrama del Records Continuum (D. Bearman,1996)

Eje de la evidencia

Eje de la

transacción

Eje de gestión de documentos

Eje de la

institución

productora

D4

D2D1

D3

DISEÑO Y

CREACIÓN

INCORPORACIÓN

AL SISTEMA

GESTIÓN DEL

SISTEMA

MEMORIA

SOCIAL

Actor Acto

Indicio

Datos

Documentos

Archivo

Archivos

Evidencia

Memoria individual o

corporativa

Memoria

colectiva

Ciclo PDCA

P

DC

A

Identifican

objetivos

de calidad

Planifican obje

tivos de C.

Asignan

Responsabilidades

Realización del

producto/servicio

Asegurar

metodologías y normas

Gestión de

Recursos

Análisis de datos

Control de no

conformidades

Medición y

seguimiento de

procesos,

servicios, etc.

Acciones

correctoras y

preventivas

Planificar la mejora

continua

Control

Evaluación

Mejora

ANÁLISIS

Diseño

Fuente: Manuela Moro

Resumen

Records management

Gestion des documents

Recorkeeping. Norma AS 4390

Norma ISO 15489