12/7/2020

1

DELEGIRANJE

– NAJVAŽNIJI

ALAT

OSNAŽIVANJA

Literatura :Whetten, D.A. & K.S. Cameron: Developing managamant Skills, Pearson Prentice Hall,2007Sikavica, P.: Organizacija, Školska knjiga, Zagreb, 2011.

2

Utvrditi važnost osnaživanja za pojedinca i organizaciju

1

Ocijeniti delegiranje kao alat osnaživanja

2

ISHODI UČENJA

12/7/2020

2

3

PRIČA ZA POČETAK…

Anita je promovirana na menadžersku poziciju. Riječ „ne” nije dio njezinog

vokabulara, a kao rezultat toga uključena je u svaku prioritetnu aktivnost svih

timova koje nadzire. Kako se obujam posla i aktivnosti povećavao, Anita nije

mogla biti jednako uključena u sve. S obzirom da se Anita postavila kao centar

svakog tima, određene aktivnosti su počele stagnirati. Članovi nekih timova su

besposleno čekali dio njezinog dragocjenog vremena kako bi se konzultirali,

pregledali ili dobili odobrenje određenih aktivnosti, a njihova frustracija je rasla.

Anita se nalazi na rubu burnout-a, dok se suočava s potencijalnim gubitkom

kredibiliteta kod svojih timova.

Može li drugačije??

4

USPJEŠNI LIDERI – USPJEŠNO DELEGIRAJU

Važna promjena za lidere: from doing to leading

Biti više „potreban”, a manje „uključen”

Lideri moraju razumjeti važnost delegiranja

Započeti s razlozima

Nadahnuti predanost

Biti uključen na pravoj razini

Znati reći „da”, „ne” i „da, ako”

12/7/2020

3

DELEGIRANJE JE/NIJE...• Najvažniji ALAT osnaživanja

• Odnosi se na dodjeljivanje zadatka – fokusirano je na POSAO

• Osnaživanje je fokusirano na OSOBU

• Delegiranje NIJE kada manager daje drugima poslove koje ne voli

• Povećava produktivnost i organizacijsku sposobnost ostvarivanja ciljeva

• “it takes time to save time”

6

MNOGI LJUDI NIKAD NE NAUČE DELEGIRATI, JER SU

ZAUZETI RAZMIŠLJANJEM ZAŠTO NE MOGU

DELEGIRATI

Moj šef će misliti da sam lijen i da ništa ne radim

Ja više volim raditi nego delegirati

Ja mogu napraviti posao bolje

Ne volim davati ljudima posao kad su već prezauzeti

To je samo navika

Nemam vremena delegirati

12/7/2020

4

Povećava diskreciono vrijeme šefova

Razvija sposobnosti i kapacitete svih

Demonstrira povjerenje u suradnike

Pojačava predanost suradnika

Poboljšava proces odlučivanja

Povećava efikasnost

8

Vožnja tandem bicikla

• Delegiranje zahtijeva dva aktivna sudionika

• Svaki sudionik ima svoju ulogu

• Zajedno prema cilju

12/7/2020

5

USPJEŠNO DELEGIRANJE OVISI O…

• Kompetencijama zaposlenika

• Predanosti zaposlenika

• Mogućnosti razvoja sposobnosti

• Osjećaju o zajedničkim vrijednostima i očekivanjima

• Dovoljno vremena za delegiranje

Zašto delegiram taj posao?

Zašto izabirem tebe?

Što se treba napraviti?

Delegiranje povezano za način/stil rukovođenja

Postoje različiti stilovi vođenja:

autoritativni

demokratski

miješani

situacijski

12/7/2020

6

Efikasno delegiranje kroz 4 faze:

Autokratska faza

Faza nadgledanja

Faza podržavanja

Faza potpunog delegiranja

”Helikopter” menadžeri

”Bajkoviti” menadžeri

”Google”menadžeri

”Pepeljuga” menadžeri

”Tiffany”menadžeri

”Grmljavinski”menadžeri

”Vojni”menadžeri

”Natjecateljski”menadžeri

Menadžeri -agenti tajne

službe

”Papagaji”menadžeri

Neproduktivni menadžeri

https://research.vistageflorida.com/unproductive-vs-productive-manager

12/7/2020

7

ŠTO BISTE UČINILI U OVOJ SITUACIJI?

Razvoj i implementacija politika poduzeća. Šef osjeća potrebu primjene ili naglašavanja uredske politike, kao npr. zabrane pušenja ili nekašnjenje.

Koji je najbolji način da se takav problem

raspravi sa zaposlenicima?

Što šef može učiniti da poveća vjerojatnost da

će zaposlenici prihvatiti takvu politiku i

vjerovati da je to fair pristup?

Kako šef može razlikovati politike koje moraju

biti prihvaćene od onih u kojima je određena

fleksibilnost dozvoljena?

Proces vs. rezultati. Šef daje zadatak svom podređenom, npr. da radi na nekom izvještaju. Premda izvještaj nema visoki prioritet, šef bi volio da ga “skine” sa svoje liste onoga što mora napraviti.

Koji je najbolji način da šef ima uvid u to kako

podređeni napreduje s izvještajem?

Koliko uputa šef treba dati o tome kako se

izvještaj priprema ili o tome kako izvještaj na

kraju treba izgledati?

Što šef može učiniti da osigura da izvještaj bude

napravljen na vrijeme?

14

ZAŠTO DELEGIRANJE NE USPIJEVA?

1. NEDOSTATAK KRITIČKOG RAZMIŠLJANJA

Postavljati pitanja – ne davati odgovore

2. NEDOSTATAK INICIJATIVE

Razumjeti zadatke i odgovornosti

3. NEDOSTATAK KVALITETE

Ukazati na pogreške, savjetovati, naučiti

4. NEDOSTATK BRZINE

Procijeniti vrijeme, fokus na bitno, ne detalje

12/7/2020

8

USPJEŠAN MENADŽER/LIDER=TELEDIRIGENT

GREŠKE KOD DELEGIRANJA

Željeti biti dosljedni svom stilu rukovođenja

Izabrati krive ljude za određeni posao

Nedostatak povjerenja

Delegiranje kreativnih zadataka

Odgovornost

6 NAJVAŽNIJIH PITANJA1. TKO?

- sposobnost

- predanost

- samopouzdanje

2. ŠTO?

DA - administraciju

- rutinske poslove

- poslove vezane uz tehnologiju

- zadatke koji nude mogućnost napredovanja

NE - osobne poslove

- povjerljive poslove

- krizne/konfliktne situacije

- zadatke koji su vama dodijeljeni

- pravila, norme, regulativu

- povratne informacije

3. KADA?

4. GDJE?

- javna obavijest

- privatna obavijest

5. ZAŠTO?

- osnaživanje

- pozitivna atmosfera u timu

- prilika za napredovanje

6. KAKO?

12/7/2020

9

PRINCIPI USPJEŠNOG DELEGIRANJA

KADA delegirati:•Podređeni imaju potrebneinformacije

•Predanost je ključna•Zajedničke vrijednosti•Dovoljno vremena•Sposobnosti podređenihbit će povećane

KOME delegirati:•Nikome•Konzultirati druge, aliodlučivati sam(a)•Konzultirati tim, ali odlučivati sam(a)•Neka tim odluči•Sudjelovati kao član tima

KAKO delegirati:•Imati cilj•Delegirati potpuno•Dozvoliti sudjelovanje•Spojiti poziciju s odgovornošću•Djelovati unutar organizacijskestrukture•Osigurati podršku•Fokusirati odgovornost na rezultate•Delegirati konzistentno•Izbjegavati delegiranjeprema gore•Objasniti posljedice

Uspješne POSLJEDICE delegiranja:•Spremnost na prihvaćanje zadataka•Visoki moral i motiviranost•Organizacijska koordinacija i efikasnost•Povećana sposobnost rješavanja problema•Više diskrecijskog vremena za managere•Jači međuljudski odnosi•Uspješno obavljanje zadataka

VODIČ ZA USPJEŠNO DELEGIRANJE

Artikulirati jasnu viziju i ciljeve za druge

Jasno artikulirati željene rezultate

Objasniti zašto je zadatak važan i povezanost s nagradama – podređeni su obično motiviraniji ako su posljedice i nagrade jasno definirani

Povezati s organizacijskom misijom

1

12/7/2020

10

VODIČ ZA USPJEŠNO DELEGIRANJE

Djelovati unutar organizacijske strukture

Delegirati do najniže razine organizacije

Delegirati kroz podređene, ne oko njih, u lancu odlučivanja

Svi koji su “dotaknuti” odlukom delegiranja trebaju biti informirani o tome

2

VODIČ ZA USPJEŠNO DELEGIRANJE

Fokus na odgovornost za rezultate

• Cilj je obaviti zadatak

• Nemojte mikro upravljati i nametati svoje preferirane metode

• Dozvolite podređenima da koriste svoje vlastite metode u ostvarivanju unaprijed dogovorenih rezultata

Osigurati potrebnu podršku drugima

Informacije

Ostali resursi

3

12/7/2020

11

VODIČ ZA USPJEŠNO DELEGIRANJE

Uspostaviti paritet između položaja i odgovornosti

Dati položaj zajedno s odgovornošću

Konačna odgovornost – ne može biti delegirana i uvijek ostaje s managerom

Tekuća odgovornost – može biti delegirana podređenima tako da oni mogu proizvesti kratkoročne rezultate

4

VODIČ ZA USPJEŠNO DELEGIRANJE

Delegirati konzistentno

Primarni razlog delegiranja je osnaživanje zaposlenih

Delegiranje je ugodno i neugodno

Delegirajte kontinuirano, ne samo kada ste prezaposleni

NIKADA NE DELEGIRAJTE „PRLJAVI POSAO”

Izbjegavati delegiranje prema gore

Događa se kada podređeni traže pomoć

Manageri kažu ”Moram razmisliti o tome; javit ću vam se kasnije” – manager sada mora surađivati sa zaposlenim

5

12/7/2020

12

VODIČ ZA USPJEŠNO DELEGIRANJE

Delegirati potpuno

Čekati na upute – nema osnaženosti

Tražiti upute – osnaživanje je ograničeno

Preporučiti, a onda djelovati – veća osnaženost tijekom vremena

Djelovati, te odmah izvijestiti

Inicirati akciju i izvještavati rutinski – najveća razina osnaženosti

6

VODIČ ZA USPJEŠNO DELEGIRANJE

Dozvoliti sudjelovanje u delegiranju

Podređeni imaju izbor u kojem se opredjeljuju kako će obaviti delegirane zadatke

Podređeni se trebaju osjećati slobodnim u izražavanju ideja u poslovima koje obavljaju

Manageri trebaju biti raspoloživi za konzultacije za vrijeme rada na delegiranom zadatku

7

12/7/2020

13

7 NIVOA AUTORITETA• donijeti odluku kao managerReći

• Uvjeriti ljude u odlukuProdati

• tražiti input od tima prije donošenja odlukeKonzultirati se

• Odluku donijeti zajedno s timomSložiti se

• Utjecati na odluku koju donese timSavjetovati

• Zatražiti povratnu informaciju nakon što je tim donio odluku

Raspitati se

• bez utjecaja, dopustiti timu da donese odluku i riješi zadatak

Delegirati