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UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO
Recinto Universitario de Mayagüez Decanato de Administración
Departamento de FinanzasDepartamento de Finanzas
INFORME ANUALINFORME ANUAL 20052005--20062006
30 de 30 de juniojunio de 2006 de 2006
Tabla de Contenido Páginas
Desde la Oficina del Director ......................................................................................... 2 Misión, Visión y Valores ................................................................................................... 4 Oficinas que integran el Departamento: Oficina del Director ............................................................................................................ 6 Contabilidad .................................................................................................................... 13 Preintervención ................................................................................................................ 17 Cobros y Reclamaciones ............................................................................................ 27 Compras ................................................................................................................................. 30 Proyectos Especiales / Fiscal de Asistencia Económica ................................... 36 Préstamos Federales .......................................................................................................... 40 Sistema de Información ..................................................................................................... 44 Recursos Utilizados ............................................................................................................ 50 Retos y Acciones Pertinentes .......................................................................................... 50 Organigrama.......................................................................................................................... 53
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Desde la Oficina del Director Como les adelanté en el Informe Anual 2004 – 2005, el Año Fiscal 2005 – 2006 el cual terminó el 30 de junio de 2006, fue uno de mucha intensidad, retos y logros. Podemos ver un Departamento cambiante día tras día. Nuevos reglamentos, nuevos procedimientos, desarrollando nuevas iniciativas para fortalecer formas de pago y de cobros, incrementando y mejorando de esta manera los servicios a toda la comunidad universitaria, suplidores y usuarios externos de la Institución. El incremento en las transacciones de compras, gastos y recaudos con la misma cantidad de recursos humanos demuestra el compromiso que tienen nuestros compañeros del Departamento. Ofreciendo un servicio de excelencia y de calidad, proveyéndoles soluciones rápidas que satisfagan sus necesidades operacionales para que nuestra institución sea mucho más ágil y eficiente. Esto es servir con dedicación al trabajo. El Departamento se ha proyectado ante la Universidad de Puerto Rico como uno de vanguardia, ofreciendo soluciones al Recinto y a otros Recintos de la Universidad de Puerto Rico y posicionándose como líder en la implantación del Proyecto PATSI y de otros procesos como el “Pago en Línea”, entre otros. Esto debido a la experiencia, personal capacitado y dispuesto hacer el cambio de forma efectiva y eficiente. Esto es trabajar con responsabilidad. Pienso que si queremos cambiar, debemos cambiar nuestra forma de pensar, de actuar y de trabajar. El nuevo proyecto de “Plan de Avalúo” que desarrolló el Departamento tiene el propósito de mantener, mejorar e implantar servicios, procesos y funciones con el fin de lograr cambios para la satisfacción de nuestros clientes. Identificar fortalezas, deficiencias u oportunidades para mejorar y establecer estrategias, serán los aspectos en los cuales se concentrará el Departamento. Esta práctica nos dará la oportunidad de documentar estos procesos y mejorarlos, según vayamos aprendiendo. Esto es mejoramiento continuo. Nuevamente el Recinto recibe reconocimiento de la Oficina del Contralor con un 99%, cumpliendo con los criterios establecidos para la “Cuarta Evaluación Realizada de los Recintos Universitarios Sobre el Cumplimiento con los Criterios Establecidos para Mejorar la Administración”. El Departamento demuestra nuevamente su capacidad de cumplimento, al satisfacer en un 100% los criterios establecidos para esta evaluación. Esto es cumplimiento de las leyes, reglamentos y procedimientos. En el mes de abril y mayo de 2006 el cierre parcial del gobierno afectó la capacidad de pago a los suplidores del Recinto. El Departamento se vio en la obligación de posponer pagos a suplidores con el propósito de cumplir con los compromisos de pago de nóminas, becas y ayudantías. Con el propósito de unificar el personal y de llevar a cabo actividades de acción comunitaria, el Departamento llevó a cabo varias actividades extraoficiales las cuales fueron todo un éxito. Todas organizadas por el personal del Departamento. Esto
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demuestra la sensibilidad del personal para con nuestros compañeros y comunidades del área oeste. Esto es ser sensibles antes las necesidades del ser humano. En varios comunicados se ha solicitado el mejorar la infraestructura del Departamento, entiéndase facilidades y mobiliario, los cuales están sumamente deteriorados. El Decanato de Administración comenzó este proceso y esperamos que durante el próximo año se continúe con esta iniciativa. Respetamos la dignidad de nuestros compañeros. A partir del 31 de julio del 2006 nuestra Secretaria Administrativa V, Vilma Romero, se estará acogiendo a su bien merecida jubilación. No puedo dejar pasar por alto agradecerle la oportunidad de trabajar con ella. La señora Romero ha sido para mí y para el Departamento un vivo ejemplo del compromiso, lealtad y profesionalismo de un servidor público. A mi llegada al Departamento fue la persona que me orientó en muchos procesos y documentos. Me alentó en mis fracasos y me felicitó en mis triunfos. En muchas ocasiones me dio recomendaciones acertadas, las cuales fueron puestas en acción inmediatamente. Gracias, Vilma, siempre serás un ejemplo que emularé toda mi vida. Mas adelante verán un informe mucho más gráfico, añadiendo el elemento de las fotos para que sea más descriptivo y que conozcan quiénes son los protagonistas de nuestro desempeño como Departamento. También he añadido luego de la misión y visión un elemento sumamente importante: los valores que describen con certeza nuestro desempeño y acciones. Quiero agradecer a todo el personal del Departamento por su esfuerzo en proveer la información que se presenta en este documento. Compartiendo mi quinto año como Director de Finanzas les puedo asegurar que ninguno ha sido igual, siendo esto un elemento para no caer en la rutina y haciendo cada día gestiones en beneficio de mis compañeros del Departamento y del Recinto en general. Gracias a ustedes el Departamento ha obtenido grandes logros y espero que el Señor Todo Poderoso nuevamente nos brinde la oportunidad de compartir y ser parte de la historia de nuestro Recinto durante el año 2006 – 2007. Sé que este año que comienza será uno de grandes retos y como en años anteriores de muchos logros. Nuevamente gracias… Darío Torres Hernández Director
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MISIÓN
En el marco administrativo que establece la Ley de la Universidad de Puerto Rico, la misión del Departamento de Finanzas del Recinto Universitario de Mayagüez es mantener el control de las operaciones fiscales, velar y asesorar sobre el fiel cumplimiento de las políticas y normas institucionales, estatales, federales, privadas y otras.
VISIÓN La visión de nuestro Departamento de Finanzas es proveer una alta calidad y excelencia en los procesos fiscales libre de señalamientos y que los mismos fluyan de forma que se alcance la eficiencia en los procesos administrativos. Debe hacerse conforme a la reglamentación que nos aplique. Aspiramos proveer un servicio de la más alta calidad a nuestros usuarios, proveyéndoles soluciones rápidas que satisfagan sus necesidades operacionales.
VALORES Compromiso: Servimos con dedicación al trabajo Integridad: Trabajamos con responsabilidad Sensibilidad: Respetamos la dignidad del ser humano Justicia: Cumplimiento de las leyes, reglamentos y procedimientos Excelencia: Mejoramiento continuo
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Departamento de Finanzas
El Departamento de Finanzas del Recinto Universitario de Mayagüez es una unidad de servicios adscrita al Decanato de Administración encargada de dirigir y coordinar todas las operaciones fiscales del Recinto. Este controla y evalúa la utilización de los recursos financieros del Recinto. Se compone de once oficinas y 60 empleados con sus funciones claramente definidas. Las mismas son las siguientes:
• Oficina del Director • Oficina de Contabilidad • Oficina de Preintervención • Oficina de Pagaduría • Oficina de Recaudaciones • Oficina de Cobros y Reclamaciones • Oficina de Compras • Oficina de Proyectos Especiales / Fiscal de Asistencia Económica • Oficina de Préstamos Federales • Oficina de Seguros y Fianzas • Oficina de Sistemas de Información
Las Oficinas del Departamento de Finanzas están localizadas en el Edificio Terrats.
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Oficina del Director de Finanzas
El Director del Departamento de Finanzas en unión a las Subdirectoras y Supervisores tiene la encomienda de dirigir, coordinar y supervisar todas las operaciones fiscales del Recinto, el Centro de Investigación y Desarrollo, la Estación Experimental Agrícola y el Servicio de Extensión Agrícola aplicando la reglamentación vigente Certificación Número 107, 1984 – 85 “Reglamento General de Finanzas y Contabilidad”, en la Universidad de Puerto Rico y otros
reglamentos y procedimientos. Estas oficinas están localizadas en el Edificio Terrats, #125, 126 y 127. La Oficina del Director de Finanzas cuenta con el siguiente personal: Sra. Vilma Romero, Sra. Ernestina Rivera, Sra. Marlin Morales, Sra. Carmen Rivera y el Sr. Darío Torres Hernández. Tiene a cargo la supervisión de las funciones de Coordinador de Seguros y Fianzas y Coordinador de Auditorías. Dirige once oficinas con sus respectivos supervisores y subalternos. Durante el año fiscal 2005 – 2006 el Recinto Universitario de Mayagüez efectuó desembolsos y obligaciones por la cantidad de $184,656,683 de los cuales $150,131,472 fueron de Fondos Institucionales y $34,525,211 de Fondos Externos. En la gráfica de barra podemos apreciar que tanto los gastos y obligaciones de los Fondos Institucionales y Externos aumentaron en $10,775,983, si comparamos el año fiscal 2004 – 2005 al 2005 – 2006, representando un aumento de 7%.
$116,877,548
$28,189,980
$121,615,415
$32,916,980
$129,181,767
$33,887,368
$138,453,723
$35,426,977
$150,131,472
$34,525,211
0
20,000,000
40,000,000
60,000,000
80,000,000
100,000,000
120,000,000
140,000,000
160,000,000
2001 - 2002 2002 - 2003 2003 - 2004 2004 - 2005 2005 - 2006Año Fiscal
Gasto de Fondos Institucionales y Externos
Fondos Institucionales Fondos Externos
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Gastos Institucionales Año Fiscal 2005 - 2006
88,901,881 59%
5,987,094 4%
6,255,531 4%
1,289,997 1%
30,358,260 20%
1,075,780 1%
8,693,688 6%
3,871,444 3%
3,098,111 2%
599,686 0%
Salarios Benef. Marginales Materiales y otros Contratos
Mantenimiento Utilidades Viajes Equipo
Ayudantia a Est. Tranf. otro Subsid.
Estas cifras no incluyen los fondos del Centro de Investigación y Desarrollo, Servicio de Extensión Agrícola y Estación Experimental Agrícola.
Los Fondos Institucionales asignados por la cantidad de $150,131,472 son utilizados en su gran mayoría para el pago de salarios, beneficios marginales y mantenimiento de facilidades del Recinto. Estos fondos están dirigidos para el apoyo a la Academia, Administración, Mantenimiento de Facilidades y pareos para la Investigación.
De la totalidad de los fondos administrados por el Departamento de Finanzas del RUM, el 19% proviene de Fondos Externos.
De los Fondos Externos el mayor por ciento proviene de Fondos Federales.
Fondos Gastados Año Fiscal 2005 - 2006
Fondos Institucionales 150,131,472
81%
Fondos Externos 34,525,211
19%
Fondos Externos Gastados
Federales 23,462,333
68%
Estatales 4,222,033
12%
Privadas 2,708,786
8%
Cuentas Rotatorias 4,132,059
12% Proposito de Gastos Fondos Externos Año Fiscal 2005 - 2006
247,395 0.72%
668,020 1.93% 1,880,791
5.45% 903,229 2.62%
1,505,586 4.36%
2,982,292 8.64%
553,418 1.60%
25,784,480 74.68%
Instruccion Investigacion Serv. Comunidad Apoyo Acad.Serv. Estudiantes Apoyo Administ. Becas y Otras Operacion y Mant.
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En la gráfica titulada “”Propósito de Gastos Fondos Externos” podemos apreciar que en la porción de “Becas y Otras” la cantidad de $25,784,480 tiene una asignación de $22,720,243 los cuales fueron asignados por el Departamento de Educación Federal para el Programa de Beca Pell y Estudio y Trabajo (Titulo IV). Un dato sumamente importante es que al comparar las Becas y otras Ayudas recibidas de Fondos Externos entre el año fiscal 2004 – 2005 vs 2005 – 2006, éstas presentan una disminución de $483,415. Implantación del “Proyecto Actualización de Tecnología y Sistemas de Información” (PATSI) La Universidad de Puerto Rico ha comenzado un nuevo proyecto para sustituir sus sistemas administrativos con el moderno sistema ERP de la corporación Oracle. El sistema, conocido como el “Oracle eBusiness Suite”, provee una solución integrada que le permitirá a la Universidad unificar todos sus sistemas en una sola red y base de datos. La Universidad tendrá la oportunidad de estandarizar y administrar sus procesos a nivel institucional. La UPR implantará las siguientes aplicaciones: Sistema Estudiantil, Sistema Financiero, Sistema de Recursos Humanos, y manejo de fondos externos. Durante el año fiscal se estuvo trabajando en el nuevo Sistema Financiero y tenemos proyectado iniciar en producción para octubre de 2006 o enero de 2007. Las oficinas que están trabajando en dicha implantación son, la Oficina de Contabilidad, Oficina de Preintervención, Oficina de Compras, Proyectos Especiales y Oficina del Director. Esta iniciativa incluirá a los 11 recintos y Administración Central. La Universidad ha seleccionado a Exeter Group Puerto Rico, afiliada a “Exeter Group, Inc.”, localizada en Cambridge, Massachussets para implantar el sistema Oracle. Criterios para Otorgar Reconocimiento a las Unidades de la UPR por la Implantación de Medidas para Mejorar la Administración Pública
En octubre de 2005 la Oficina del Contralor de Puerto Rico llevó a cabo en todos los Recintos de la UPR una auditoría con el propósito de evaluar la fiscalización y administración de la propiedad y los fondos públicos de cada uno de éstos. Esta auditoría cubrió desde el 1 de octubre de 2004 al 30 de septiembre de 2005. En la auditoría se evaluaron dieciséis criterios los cuales miden las operaciones
administrativas y cumplimiento entre otras. Estos dieciséis criterios se distribuyen entre varios departamentos u oficinas del Recinto tales como: Rectoría, Decanato de Administración, Departamento de Finanzas, Centro de Cómputos, entre otros.
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En dicha auditoría el Recinto obtuvo una puntuación de 99%, cumpliendo así con una sana administración. Lo más significativo en ésta fue que el Departamento de Finanzas nuevamente cumplió en un 100% con todos los criterios que le aplicaban. Este año es el cuarto año corrido que el Departamento de Finanzas cumple con el 100% de los criterios establecidos para este departamento. En octubre de 2006 la Oficina del Contralor estará evaluando el periodo de octubre de 2005 al 30 de septiembre de 2006. La gráfica de la derecha muestra cómo desde el año fiscal 2001 – 2002 al 2004 -2005 el RUM ha mejorado sustancialmente de un 67% a un 99% en esta evaluación. Plan de Avalúo En marzo de 2006 se preparó el 1er. Plan de Avalúo del Departamento de Finanzas. El departamento ha integrado entre sus funciones la política de avalúo continuo de los servicios, procesos y funciones con el fin de ofrecer un servicio de calidad y excelencia a los constituyentes del Recinto. Identificar fortalezas, deficiencias u oportunidades para mejorar y establecer estrategias, serán los aspectos en los cuales se concentro el departamento desde marzo a junio de 2006 y en los cuales se concentrará durante el año fiscal 2006 – 2007. Esta práctica nos dará la oportunidad de documentar estos procesos y mejorarlos, según vayamos aprendiendo de estos. Durante el año fiscal que terminó el 30 de junio de 2006 se realizaron las siguientes evaluaciones:
“Satisfacción de Servicio sobre Asesoramiento de Reglamentos y Procedimientos” “Equipo, Mobiliario, Uso y Espacio Facilidades Físicas” “Conocimiento del Proceso de Pago en Línea” “Conocimiento y Beneficio de Depósito Directo”
Los resultados de estas evaluaciones permitirán a las oficinas mejorar sus servicios de forma continua. Puede ver el Plan de Avalúo 2006 – 2007 en la página del Departamento de Finanzas accediendo a la siguiente dirección: http://www.uprm.edu/decadmi/finanzas
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%
2001 - 2002 2002 - 2003 2003 - 2004 2004 - 2005Año Fiscal
Porciento de Cumplimiento de Sana Administracion
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Actividades Realizadas:
Mejoras de Facilidades Oficina de Préstamos Federales Oficina de Proyectos Especiales Compra de equipos Computadoras 40 Impresoras 4 Fotocopiadora Usadas 2 Reloj de Ponchar Correspondencia 1 DVD 1 Contratos Temporeros Asistente Administrativo I Oficina de Preintervención Reuniones Comité Presupuesto Comité Ética Institucional Comité Matrícula Comité Viajes Rector Decanos Middle States Commission on Higher Education Task Force II Directores de Finanzas (Administración Central) Coordinadores de Auditorías Comité Graduación Directores Decanato de Administración Seguros y Fianzas Supervisores Departamento de Finanzas RUM Comité ORACLE Departamento de Hacienda Banco Popular de Puerto Rico Varias reuniones con compañías y suplidores Departamento de Justicia OSHA Comité Organizador Congreso ICEE 2006 Costos Indirectos Informe CES Proyecto Inventario Pago en Línea Se realizaron Arqueos
Pagos de Caja Menuda Recaudaciones en dependencias del Recinto
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Se radicó la planilla del Fondo del Seguro del Estado y otras planillas requeridas por el Estado Libre Asociado. Se trabajó en borradores y recomendaciones a los siguientes procedimientos:
• Procedimiento para el Uso de la Tarjeta de Crédito Corporativa
del Centro de Investigación y Desarrollo • Procedimiento para la Compra y Uso de Material Atlético del
Departamento de Actividades Atléticas • Procedimiento Pago Matrícula a Plazos • Procedimiento Pago en Línea • Procedimiento Pago Ayudantía Forma Electrónica • Procedimiento para la Administración Café Colegial – Cueva
Tarzán Auditorías Oficina del Contralor Oficina de Auditores Internos de la UPR Ernst & Young (auditores externos) Monitoría Asistencia Económica Seguimientos de auditorías de años anteriores Monitoría Oficina de la Procuradora de la Mujer Visita NLNAC Acreditación Departamento Enfermería Proyectos Página en Internet Implantación Oracle Mejorar Facilidades Físicas Mejorar Mobiliario Plan de Avalúo Adiestramientos Avalúo
Cuestionario de Avalúo Seguridad en Laboratorios y Almacenes “A Blue Print and Framework for Excellence” Taller Gerencia Académica Propiedad Intelectual Cómo Organizar Convenciones Registro de Requisiciones (ORACLE) Planificación Estratégica de Presupuesto 2006 - 2007
Presentaciones Payment Gateway – Pago en Línea
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Almuerzo Conmemorativo de la
Semana del Profesional Administrativo celebrada el 28 de abril de 2006
Otras Actividades:
El Departamento de Finanzas realiza actividades extraoficiales con el propósito de unificar el personal a través de la confraternización en un ambiente diferente a la labor diaria y la contribución a causas benéficas. Esto promueve que el personal no sólo satisfaga sus expectativas profesionales, sino que promueve un desarrollo humanitario que indirectamente mejora la productividad. Entre las actividades que se realizaron a través del año de manera tradicional, están las siguientes: • Semana del Profesional Administrativo (Secretarias) • Semana del Contador • Semana del Comprador • Fiesta de Navidad • Relevo por la Vida • Donativo Escuela José (Cheo)
Wirshing del Centro ESPIBI • Equipo de Softball de Finanzas
Actividad de Relevo por la Vida Abril 2006
Actividad
Personal
Administrativo
Abril 2006
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Oficina de Contabilidad
La Sección u Oficina de Contabilidad se encarga de registrar las transacciones financieras del Recinto y preparar los informes fiscales solicitados por funcionarios del Recinto y la Administración Central. También ofrece apoyo a los decanatos, departamentos y oficinas en el manejo y administración de sus cuentas. La Oficina de Contabilidad está ubicada en el Edificio Terrats, Departamento de Finanzas, oficina #109. Teléfonos: (787) 832-4040;
Extensiones 2066, 2058 y 3893 Cuenta con el siguiente personal: José E. Avilés, Miriam Matías, Lyzzette Rodríguez, Miguel A. Pérez, José Ríos, Santa T. Toro, María Irlandia Ramírez, Luis Rodríguez Caro, Maribel Acevedo y Matilde Acevedo. Actividades Realizadas: La Oficina de Contabilidad tramitó las Transferencias Electrónicas (“Wire Transfer”) en coordinación con la Oficina de Pagaduría.
Se atendieron las visitas de auditores internos y externos y se suministró la evidencia solicitada por éstos. Se prepararon los anejos para el análisis de los Estados Financieros en Administración Central, incluyendo el anejo M3 (Informe de Propiedad Inmueble) según el Pronunciamiento # 34 del GASB. Se registraron en las cuentas contables los recibos oficiales emitidos por la Oficina de Recaudaciones.
Se registraron los desembolsos por transferencias electrónicas de Seguro Social, Medicare, Asume y Retiro. Se cotejaron y registraron transacciones con las claves de ingresos (030) provistas por la Oficina de Recaudaciones para el mantenimiento de la cuenta control de ingresos (013500). Se conciliaron diariamente la información de las entradas contables registradas al Sistema de FRS provenientes de otros módulos y de los usuarios incluyendo las agencias Servicio de Extensión Agrícola (SEA) y Estación Experimental Agrícola (EEA).
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Se mantuvo comunicación directa y diariamente con la persona encargada en el Centro de Cómputos del Sistema de Información en cuanto a todo lo relacionado al Sistema FRS. Se establecieron las Cuentas por Cobrar para todos los Fondos Auxiliares de Funcionamiento y Fondos de las Empresas Universitarias y de Servicios, Reembolsos de Gastos, Anticipos de Seguro Social y Retiro. Se trabajó con la lista de Cuentas a Cobrar a Estudiantes, Empleados, Particulares, Entidades Privadas y Gubernamentales en coordinación con el Supervisor de la Oficina de Cobros y Reclamaciones. Se trabajó con la lista de Anticipos de Viajes pendientes de liquidar y Caja Menuda. Se conciliaron con sus respectivas cuentas de Mayor General. Se realizaron ajustes entre cuentas de Mayor Subsidiario y Mayor General del 10% retenido a contratistas en Cuentas de Mejoras Permanentes. Se registraron los Intereses Capitalizables enviados por la Oficina de Finanzas de Administración Central correspondiente a las Cuentas de Mejoras Permanentes. Se registraron en las cuentas de Mayor General la Reserva de Cuentas Incobrables para todas las Cuentas por Cobrar. Se registraron los Ajustes correspondientes a las Inversiones en el Mercado de Valores del Recinto Universitario de Mayagüez. En el mes de febrero de 2006 se conciliaron los Balances Iniciales de todos los Fondos correspondientes al Año Fiscal 2005.
En febrero de 2006 se trabajó en la lista de Cheques Caducados de seis meses o más. Se envió a la Administración Central la lista de cheques caducados de más de dos años para la publicación en los periódicos. Se procesó el ajuste de los cheques caducados y no reclamados de la lista de periódicos.
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99
19,9
00
14,5
60
20,4
00
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35 19,8
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27,5
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5,000
10,000
15,000
20,000
25,000
30,000
2001 - 2002 2002 - 2003 2003 - 2004 2004 - 2005 2005 - 2006Año Fiscal
Comprobantes de Desembolso Entradas de Jornal
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Se revisaron los ajustes enviados por la Oficina de Préstamos Federales contra el estado bancario, correspondientes a las transferencias bancarias de la compañía de cobros Academic Management Services (AMS). Se contabilizaron 6,286 comprobantes de pagos emitidos por el Centro de Investigación y Desarrollo y 21,265 emitidos por la Oficina de Pre-Intervención del Departamento de Finanzas. Se originaron y se registraron 18,640 Entradas de Jornal. Se contabilizaron 26 Nóminas por medio de la alimentación del Módulo de Recursos Humanos (HRS). Se tramitaron 539 Obligaciones Misceláneas. Se procesaron 613 ciclos diarios. Los siguientes informes se procesaron en el ciclo diario y los mismos fueron cotejados diariamente según requiere el Control de Datos del Sistema FRS. Estos informes al igual que los informes mensuales fueron grabados en disco CD y guardados en la Oficina de Contabilidad:
FBD009 FBD043 EBC425
FBD010 FBDU45 FBM019
FBD011 VBD009 FBM070
FBD012 VBD010 FBW020
FBD013 VBD020 VBM030
FBD015 VBD030 FBD019
FBD016 VBC010 FBD020
FBD017 VBC020 VBC030
FBD018 VBD025 EBC371
Se procesaron 1,609 Batch para el Sistema FRS en el Módulo de Contabilidad Financiera y 1,080 para el Módulo de Cuentas a Pagar. Se contabilizaron y ajustaron aproximadamente 58 transacciones rechazadas por el Sistema FRS. Se ajustaron y contabilizaron 12 transacciones de la Cuenta Suspenso del Sistema FRS. Se conciliaron y se le dio mantenimiento a las cuentas de Mayor General 0, 1, 2, 3, 5 y 7. Se realizaron 72 Conciliaciones Bancarias de Desembolsos e Ingresos de los siguientes Bancos 01, 08, 09, 21, 26 y 30.
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Se prepararon conciliaciones bancarias de Cheques Pendientes de Pagos por el Banco Popular de Puerto Rico de las cuentas:
206-028948 Préstamos Directos (Banco 26)
167-835009 Cuentas por Pagar (Banco 09) 206-867684 Becas Federales (Banco 21)
Se procesaron mediante el terminal de computadoras de la Oficina de Contabilidad alrededor de 243 de los siguientes informes del Sistema FRS:
FBM009, FBM061, FBM092 Y FBM095 Se procesaron alrededor de 600 Informes FINTRA herramienta de análisis utilizada por los Contadores y empleados de la Oficina y personal de otras dependencias del Recinto. Se impartieron instrucciones al personal de la Oficina de Finanzas al CID, SEA y EEA en todo lo relacionado a la Contabilidad del Recinto Universitario de Mayagüez. Se asistió a reuniones en el Recinto como Representante de la Oficina de Contabilidad.
Se informó a través de correo electrónico al Centro de Cómputos, a la Comunidad Universitaria incluyendo a SEA y EEA de todo lo relacionado al Sistema FRS en cuanto al cierre diario, mensual y anual. Se logró el Cierre de Cuentas por Pagar y Compras del Año Fiscal 2005-2006 de acuerdo a la fecha calendario. Se contabilizó mensualmente el comprobante de ajuste de la tarjeta American Express enviado por el Centro de Investigación y Desarrollo. Se archivaron los cheques caducados de becas, sueldos y suplidores enviados por el banco a la Oficina de Pagaduría. Se contabilizaron los ajustes post cierre (Ajustes de “Merge”). Se contabilizó mensualmente la transferencia electrónica de franqueo. Se facturó a las agencias privadas, gubernamentales y Rehabilitación Vocacional las matrículas de varios estudiantes. Logros:
1. Adquisición de equipo (Scanner, Impresora, Fax y fotocopiadora).
2. Adquisición de Fotocopiadora Samsung SCX-6220 MFC.
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Oficina de Preintervención La Oficina de Pre-intervención interviene y procesa todo documento relacionado con el pago de las órdenes de compra, pagos directos, reembolsos a empleados, dietas de viajes, anticipos de viaje y liquidación de caja menuda, entre otros. Nuestros auditores tienen diferentes tareas a realizar de acuerdo a los diferentes departamentos. La preintervención de documentos fiscales es un mecanismo de control que comprende una serie de tareas encaminadas a verificar la
legalidad, propiedad y exactitud de los documentos antes de incurrir en el pago de un compromiso o de aprobar el desembolso. Cada solicitud de desembolso requiere que los documentos que acompañan la misma cumplan con la reglamentación y circulares vigentes, entre estos el “Manual de Normas y Procedimientos para la Preintervención de Desembolsos y Obligaciones de la UPR”, Certificación Número 120, 1986 – 87, “Reglamento de Gastos de Viaje de la UPR”. La Oficina de Preintervención está ubicada en el Edificio Terrats, Departamento de Finanzas, Oficina #110. Cuenta con el siguiente personal: Tomás Velázquez, Ángel Matos, Ivelisse Miranda, William Acevedo, Noel Carmenatty, Jaime Martorell, Nereida Avilés, María Rodríguez, Zolianne Irizarry y Ramonita Belén. Las funciones de la Oficina de Preintervención se detallan a continuación:
• Pagos a suplidores de proyectos de Mejoras Permanentes, Contratos de Construcción y todo Pago Directo y reembolsos de Planta Física
• Preparar Informe del 7% (retención en el origen) y someter el pago al Departamento de Hacienda
• Pagos de órdenes de compra • Pagos Directos • Auditar nóminas de estudiantes a jornal • Auditar los comprobantes de gastos de viaje • Preparar informes de los anticipos de viajes pendientes de liquidar • Cotejar los estados de cuentas de las compañías y atender suplidores • Dar seguimiento a los comprobantes del Módulo de Compras y a los informes
de recibo de las órdenes manuales • Custodiar y mantener al día los archivos • Auditar comprobantes de pago de la Librería • Asignar los números de comprobantes a los pagos manuales
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• Crear los suplidores en el Sistema Financiero (FRS)
• Cotejar los relevos de Hacienda
Actividades Realizadas: Durante el año fiscal 2005-06 se intervino con 21,265 desembolsos los cuales se desglosan de la siguiente manera:
• Comprobantes Regulares 9,009 • Comprobantes de Pagos Anticipados 340 • Pagos Manuales (realizado antes de contabilizarse) 229 • Anticipos de Viaje y Reembolsos de Dietas 1,956 • Ordenes de Compra a través del Módulo de Compras 9,731
Estos comprobantes de desembolsos incluyen pagos por concepto de:
• Sueldos del RUM, SEA y EEA • Becas federales, estatales y privadas • Préstamos a Estudiantes, Emergencia y a largo plazo • Cuentas por Pagar • Pago de las Órdenes de Compra del Módulo de Compras • Ayudantía Graduada y Pagos a los Boteros • Pagos Directos (sin órdenes de compra) • Reembolsos a empleados y estudiantes • Desembolsos de Caja Menuda y Fondo de Cambio • Pago de Contratos de Servicios, Consultivos y de Conferenciantes
En adición a la tarea primordial de auditar estos documentos, en la Oficina se atienden a los suplidores que requieren información sobre sus pagos pendientes. También los empleados y estudiantes del Recinto visitan esta Oficina en busca de información relacionada a pagos pendientes. Estas personas son atendidas ya sea personalmente o por teléfono. Se participa en reuniones y se preparan diversas presentaciones con el propósito de entrenar y capacitar a los funcionarios responsables en los diferentes departamentos del Recinto de desempeñar tareas de apoyo a los procesos de Finanzas y a la vez llevar información relacionada a nuestras tareas que tienen que ver con las demás dependencias del sistema.
10,3
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74
10,4
66
10,9
27
9,28
7
11,5
34
9,73
1
-
2,000
4,000
6,000
8,000
10,000
12,000
2001 - 2002 2002 - 2003 2003 - 2004 2004 - 2005 2005 - 2006Año Fiscal
Pagos Directos y Otros Pagos Órdenes
19
A solicitud de otras oficinas del Departamento, se asignó personal para las siguientes tareas:
• Entrega de cheques de becas • Trabajar en las diferentes etapas de matrícula • Preparación de informes solicitados durante el cierre del gobierno y otras
ocasiones • Auditar las nóminas de jornales de estudiantes.
Durante el año fiscal 2005-06 la Oficina de Preintervención ofreció talleres y adiestramientos relacionados con:
• Reglamentos y circulares al momento de solicitar un pago directo o reembolso • Conocer el Reglamento de Manejo de Caja Menuda, la utilización del mismo y
documentos a preparar para solicitarlos y cómo hacer la liquidación de los gastos incurridos
• Cómo solicitar Anticipos de Viajes, liquidación de los mismos y reembolso de
las dietas en los viajes en Puerto Rico, además de discutir el reglamento vigente con relación a los viajes al exterior y en Puerto Rico
Durante este año fiscal se le brindó apoyo en los arqueos de Caja Menuda, coordinados y efectuados por las Subdirectoras, para auditar a los Pagadores Auxiliares que tienen en custodia Cajas Menudas. Estos arqueos son requeridos por la reglamentación vigente y a su vez beneficiosos, ya que permiten aclarar dudas y ayudan a lograr una uniformidad en los procesos de este tipo de transacción. Adiestramientos y Capacitación:
o Manejo Eficiente de las Computadoras o Requerimientos y Reglamentos Relacionados a los Diferentes
Contratos Profesionales y Consultivos o Varias conferencias sobre el Manejo del “Stress” o Desarrolla tu Comunicación a través de los colores (True Colors I y II) o Sistema de Información Financiera de ORACLE (Proyecto Patsi)
20
Oficina de Pagaduría
Esta oficina tiene la función de procesar, firmar y distribuir todos los cheques, transferencias electrónicas y depósitos directos para pago que surjan para cumplir con los compromisos institucionales, según establece la Certificación Número 123, 1999 – 2000 “Reglamento de Pagadores de la UPR” y “Procedimiento General para la Creación, Funcionamiento y Control de los Fondos de Caja Menuda”, entre otros. Estos se efectúan de una cuenta bancaria
centralizada de balance cero de la Administración Central. La Oficina de Pagaduría está ubicada en el Edificio Terrats, Departamento de Finanzas, Oficina #107. Cuenta con el siguiente personal: Pablo Acevedo, Samuel Cabán, Ivette Santiago y Maribel Medrano. Actividades Realizadas: Se expidieron 85,716 cheques
a. 19,522 se giraron contra la Cuenta de Beca Federal b. 25,261 se giraron contra la Cuenta de Sueldo c. 7,534 se giraron contra la Cuenta de Beca Estatal y Particulares d. 33,399 se giraron contra la Cuenta de FRS (cuentas a pagar) Se emitieron desembolsos por la cantidad de: $200, 900,994.00
A.- Cuenta de Sueldo número 206-030258
a. Cantidad en cheques $ 17,355,672.22
b. Cantidad en Depósito Directo 64,732,370.72
Total $ 82,088,042.94 B- Cuenta de Becas Particulares-se utiliza el mismo
número de cuenta de sueldo, pero los cheques tienen un código diferente (31) el número de 206-030258
a. Cantidad en cheques $1,062,575.00b. Cantidad en Depósito Directo 1,530,102.97
Total $2,592,677.97
21,95
4,190
49,55
3,592
23,12
7,235
47,43
8,694
18,96
1,216
53,22
6,275
19,67
4,251
58,26
9,968
17,35
5,672
64,73
2,371
-
10,000,000
20,000,000
30,000,000
40,000,000
50,000,000
60,000,000
70,000,000
2001 - 2002 2002 - 2003 2003 - 2004 2004 - 2005 2005 - 2006
Oficina de Pagaduria:Pago de SalarioCheques Emitidos Depósito Directo
21
C-Cuenta del Sistema FRS núm. 167-835009 a. Cantidad en cheques 55,594,531.44b. Transferencia de Seguro Social (ACH) 19,126,829.78c. Transferencia de Asume (ACH) 286,751.17d. Transferencia de Banco 272,944.78e. Franqueo (Postmaster) 82,143.24f. Contribución sobre Ingresos Retenida 15,161,015.71g. HEEND 155,650.00h. Asociación de Empleados ELA 4,966,917.82 i. (cancelaciones de FRS) (2,225,931.34)
Total $93,420,852.60 D- Cuenta de Beca Federal núm. 206-867684
a. Cantidad en cheques $14,411.887.48b. Cantidad en Depósito Directo 8,387,533.01
Total $22,799,420.49
Pagos de Becas Estatal y Federal
19,70
7,756
6,362,3
73
17,03
8,611
9,213,16
4
18,99
3,369
11,086
,369
19,00
0,000
11,100,4
00.00
02,000,0004,000,0006,000,0008,000,000
10,000,00012,000,00014,000,00016,000,00018,000,00020,000,000
Año Fiscal2003
Año Fiscal2004
Año Fiscal2005
Año Fiscal2006
Cheques EmitidosDeposito Directo
22
Cheques Emitidos
2002
2003
2004
2005
2006
020000400006000080000100000120000140000
• Los 19,522 cheques de Beca Federal y los 7,534 cheques de Beca Estatal
son entregados a cada estudiante en las ventanillas de la Oficina de Pagaduría. A los estudiantes se les requiere la tarjeta de estudiantes para entregarles los cheques. En un tiempo razonable se les advierte mediante carta y por correo electrónico que los cheques deben ser recogidos antes que cumplan el mes, después de dicho periodo se cancelarán por esta oficina.
• En la Oficina de Pagaduría se entregan cheques de Préstamos Directos,
Emergencia, Geer y los cheques de Ayudantía Graduada. Estos cheques tienen que ser recogidos por el estudiante con su tarjeta de estudiante del Recinto. Se entregaron un total de 5,342 préstamos federales por ventanillas. Estos préstamos se tramitan a través de la Oficina Fiscal y pasan a Pagaduría. La Oficina del Registrador indica si el préstamo se puede entregar, verificando que el estudiante esté asistiendo a sus clases.
• Diariamente cotejamos los cheques emitidos de la cuenta de FRS contra los
comprobantes de pagos que las oficinas de Pre-Intervención, Centro de Investigación y Desarrollo y Contabilidad procesan para pagos. Luego de cotejar los cheques se envían por correo o se llama a los interesados para que lo recojan.
• Se preparan Informes de Remesa de Caja Menuda y luego se envían a la
Oficina de Recaudaciones. Se mantiene en archivo los nombramientos de Caja Menuda del Recinto.
• Se cancelan los cheques que envían las diferentes unidades, por no
proceder los pagos.
Año Fiscal 2002 90,159 Año Fiscal 2003 123,179 Año Fiscal 2004 95,901 Año Fiscal 2005 91,734 Año Fiscal 2006 85,716
23
• Todos los meses se cuadra con el Centro de Cómputos las transferencias electrónicas con los cheques emitidos y se refieren a la Oficina de Contabilidad para que preparen la reconciliación bancaria de la cuentas de FRS y de Sueldo.
• Se le da mantenimiento a las cuentas Bancarias de FRS y Sueldo,
eliminando de tránsito los cheques cancelados y los que tienen un año o más. Para la cuenta Bancaria de Beca Pell, el Banco hace la reconciliación y se informa mensualmente los cheques cancelados para el mantenimiento de la misma.
• También se efectúan pagos mensuales mediante transferencia electrónica
como el pago de Seguro Social, Asume, Postmaster (franqueo), Remesas de Contribución Sobre Ingresos y Préstamos de HEEND y la Asociación de Empleados del ELA. Para estos pagos en particular se cuenta con un programa llamado Web Cash, el cual permite efectuar estos pagos electrónicamente. Este programa de Web Cash también se utiliza para efectuar la paralización de pago de cheques (“Stop Payments”).
• Actualmente se efectúan pagos electrónicos, conocidos como “Wire Transfer”
a casas comerciales para los departamentos que lo necesiten. Estos “Wire Transfer” se llevan a cabo con la colaboración del Pagador Oficial de Recinto y el Banco Popular.
• Todos los pagos que se efectúan de más de $100,000.00 se informan a
Administración Central antes de pagarlos, para tener su aprobación. Además se notifica todos los pagos de Beca Federal y Beca Estatal, al igual que todos los pagos de Estudio y Trabajo.
Adiestramientos y Capacitación: El personal participó en los siguientes seminarios y/o talleres.
• Pablo Acevedo: ORACLE • Ivette Santiago: Manejo de Depresión
Manejo de Coraje Inteligencia Emocional Conferencia con el Sr. Ángel Cintrón
• Samuel Cabán: Disposiciones de la Ley de Ética Aplicables a Contratos • Maribel Medrano: Caja Menuda
Conflicto Ambiente Laboral El Placer de Servir, Prof. José Antonio Giovannetti
Diferencias Generacionales en Nuestro Ambiente de Trabajo
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Oficina de Recaudaciones
Esta Sección es responsable de recibir y depositar las recaudaciones de fondos que surgen de las actividades de la Institución. Para realizar esta labor contamos con 55 Recaudadores Auxiliares destacados en las diferentes unidades del Recinto que reciben ingresos para las arcas universitarias. Además, a estos Recaudadores se les ofrece capacitación y orientación sobre procedimientos a seguir, según la “Certificación Número 95, 1974 – 75 “Reglamento de Recaudaciones” y otras
reglamentaciones y enmiendas. La Oficina de Recaudaciones está ubicada en el Edificio Terrats, Departamento de Finanzas, Oficina #108. Teléfono: (787) 832-4040, extensiones 3158 y 3162 Cuenta con el siguiente personal: Asdrúbal Irizarry, Ángel Pérez, Teresa Vargas, Rafael Pabón, Rosa Pino y Lizzette de la Cruz. Actividades Realizadas: Durante el periodo del 1ro de julio de 2005 al 30 de junio de 2006 se procesaron depósitos ascendentes a la cantidad de $32,107,388 por medio de recibos de forma electrónica y manuales. Se realizaron tres matrículas:
Verano 2005-06 – Se matricularon 5,597 estudiantes y el avalúo total ascendió a la cantidad de $1,138,578. Se procesaron 41 casos de Plan Médico a estudiantes que totalizaron $4,535.
1er semestre 2005-06 – Se matricularon 12,340 estudiantes y el avalúo total ascendió a la cantidad de $8,854,438. Se concedieron 1,615 prórrogas para un total de $1,093,332. Se procesaron 1,362 casos de Plan Médico a estudiantes que totalizaron $411,847. 2do semestre 2005-06 – Se matricularon 11,712 estudiantes y el avalúo total ascendió a la cantidad de $8,413,490. Se concedieron 948 prórrogas para un total de $646,164. Se procesaron 1,183 casos de Plan Médico a estudiantes que totalizaron $494,933.
7,60
2
12,2
38
11,5
50
7,84
7
12,1
38
11,4
44
5,54
9
12,1
3711
,519
5,57
7
12,1
06
11,4
55
5,59
7
12,3
4011
,712
-
2,000
4,000
6,000
8,000
10,000
12,000
14,000
2001 - 2002 2002 - 2003 2003 - 2004 2004 - 2005 2005 - 2006
Oficina de Recaudaciones:Estudiantes MatriculadosVerano Primer Semestre Segundo Semestre
25
Durante dichos procesos se cobraron un total de 69 deudas ascendentes a $4,200.55.
En diciembre de 2005 se comenzó el uso del “Pago en Línea”. Durante este año fiscal el “Pago en Línea” fue utilizado para los recaudos de matrícula, registros de conferencias y admisiones de estudiantes del Programa de Estudios Graduados. En el 2do. Semestre de 2005 – 2006 el total de estudiantes con pago en la factura de matrícula fue de 6,023 de los cuales 2,220 utilizaron el Pago en Línea, lo cual representó un 37%.
En el Verano 2006 el total de estudiantes con pago en la factura de matrícula fue de 5,541 de los cuales 2,092 utilizaron el Pago en Línea, lo cual representó un 38%.
El uso del Pago en Línea ha aliviado el trabajo y esfuerzo de los Recaudadores en los últimos dos procesos de matrícula, en donde se ha disminuido el uso de éstos a diez por día. Esto también ha traído economías en el pago de horas extras al personal, de materiales y otros. Se procesaron 4,602 casos para el pago de diferentes conceptos que totalizaron $1,641,500. Se procesaron tres archivos de planes médicos a la compañía Cruz Azul ascendentes a la cantidad de $423,252. Se procesaron dos facturas a la Beca Pell:
1er semestre 2005-06 - $3, 488,700 2do semestre 2005-06 – $3, 761,151
Se procesaron 691 facturas por concepto del pago de matrículas a entidades privadas y agencias del Gobierno de Puerto Rico. Se procesaron un total de 900 reembolsos ascendentes a la cantidad de $162,230. Se trabajaron 265 casos de reembolsos reclamados los cuales resultaron que no procedían.
2,220
3,803
2,092
3,449
-
500
1,000
1,500
2,000
2,500
3,000
3,500
4,000
Estu
dian
tes
2do. Semt. 2005 - 2006 Verano 2006
2do. Sem. 2005 - 2006 Verano 2006
Forma de Pago Matricula Verano 2006
Pago en Linea 2,092 38%
Pago Centro Matricula 3,449 62%
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Se tramitaron 78 casos de cheques devueltos por el banco que totalizaron $58,236. Se emitieron alrededor de 66,397 recibos por diferentes conceptos. De los cuales 54,347 fueron recibos de forma electrónica y 12,050 recibos de forma manual. Se transfirieron para su cobro prórrogas no pagadas a la Oficina de Cobros y Reclamaciones
1er. Semestre 2005 – 2006 1,766 plazos que totalizaron $401,652. 2do. Semestre 2005 – 2006 1,749 plazos que totalizaron $189,353.
Se efectuaron 487 transferencias de archivos de forma electrónica al Sistema FRS. Se instaló el sistema de recibos electrónicos en los Actos de Graduación.
30,946
12,249
42,830
11,650
40,073
7,899
48,421
11,300
54,392
12,050
-
10,000
20,000
30,000
40,000
50,000
60,000
2001 - 2002 2002 - 2003 2003 - 2004 2004 - 2005 2005 - 2006Año Fiscal
ElectronicosManuales
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Oficina de Cobros y Reclamaciones
Esta oficina es responsable de aplicar las directrices de la Certificación Núm. 101-2000-2001 de la Junta de Síndicos relacionada al Cobro de Deudas en la Universidad Puerto Rico. Es responsable de aplicar las directrices de la Certificación Núm. 101, 2000 - 2001 “Reglamento para el Cobro de Deudas en la Universidad de Puerto Rico” a estudiantes, personal del Recinto, compañías, agencias federales, estatales y otras.
La Oficina de Cobros y Reclamaciones está ubicada en el Edificio Terrats, Departamento de Finanzas, Oficina #106. Teléfonos: (787) 832-4040, extensiones 3174 y 2562, (787) 834-4885 Cuenta con el siguiente personal: Edwin Martínez, José E. Pérez, Georgina Saavedra y Zulema Justiniano. Al 30 de junio de 2006 las Cuentas a Cobrar presentan un balance de $683,267.55. Este balance ha tenido una tendencia de disminución hasta llegar a la cantidad de $141,185 al compararla: año fiscal 2002 vs 2006. Distribución de Cuentas por Cobrar por Año Fiscal Fondo General 2002 2003 2004 2005 2006 Estudiantes $132,916 $104,225 $86,857 $ 90,189 $142,140
Particulares 140,443 43,808 50,674 34,293 66,741
Empleados 10,277 13,510 11,062 13,292 13,827
Entidades Gub. y/o Individ. 402,426 315,982 433,396 409,705 314,456
Res.Centro y Locales Com. 4,550 4,050 4,426 5,000 5,235
Entidades de Librería 0 0 0 0 0
Diferentes Préstamos 8,419 7,756 9,896 9,806 9,006
Otros Conceptos 125,421 125,222 128,198 127,941 131,862
Gran Total por Cobrar $824,452 $614,553 $724,509 $690,226 $683,267
824,4
52
614,5
53
724,5
09
690,2
26
683,2
67
-
100,000
200,000
300,000
400,000
500,000
600,000
700,000
800,000
900,000
2001 - 2002 2002 - 2003 2003 - 2004 2004 - 2005 2005 - 2006Año Fiscal
Cuentas por Cobrar
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La gráfica a la derecha muestra la distribución de Cuentas a Cobrar al 30 de junio de 2006. Podemos observar que el 46% de éstas corresponden a Entidades Gubernamentales y/o Individuos. Nos preocupa el aumento en Cuentas a Cobrar de Estudiantes las cuales son por consecuencia del incumplimiento en el pago de las prórrogas otorgadas. Actividades Realizadas Se refirieron un total aproximado de 1,590 infracciones de tránsito, 150 multas de biblioteca, 66 casos Sobregiros de Beca, 2,748 por concepto de prórrogas de pago de matrícula, 1 caso Licencia con Ayuda Económica a Empleados, 16 casos cheques devueltos por el Banco, 1 caso cobro por pago indebido a estudiantes, 1 caso de empleado por cobro indebido de nómina, 2 casos cobros misceláneos, 6 deudores botes (alquiler de equipo Ciencias Marinas), 532 casos préstamos de emergencia.
Se utilizó el correo electrónico para notificar a los estudiantes deudores en 18 ocasiones y se enviaron un total de 4,638 Avisos de Cobro a estudiantes, empleados y ex-alumnos. Se mantuvo comunicación con los deudores para gestiones de cobro, conforme a los datos disponibles. Se refirieron 30 casos a la compañía
de cobro Del Valle Rodríguez Law Office. Este año se logró que tres profesores hayan saldado su préstamo de Ayuda Económica. Se atendió una gran cantidad de personas en relación con las deudas recibidas, muy especialmente en los casos de estudiantes que la Beca Pell no cubrió la matrícula o parte de ella y a estudiantes que se le otorgó planes de pago para cubrir su matrícula.
Distribucion Cuentas por Cobrar Año Fiscal 2005 - 2006
$66,741 10%
$13,827 2%
$142,140 21%
$314,456 46%
$5,235 1%
$9,006 1%
$131,862 19%
Estudiantes Particulares Empleados Ent. Gub. Y Indv. Residencia Prestamos Otros
7,06
7
8,58
4
5,80
0
1,43
3
4,63
8
-
1,000
2,000
3,000
4,000
5,000
6,000
7,000
8,000
9,000
2001 - 2002 2002 - 2003 2003 - 2004 2004 - 2005 2005 - 2006Año Fiscal
Avisos de Cobros
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Se trabajó con la lista de candidatos a graduación en que tenían deudas pendientes de pago y se le envió la lista de deudores al Registrador para retención de diploma. Se rindieron los Informes Anuales a la Oficina de Contabilidad. Se envió por conducto del Director de Finanzas a la Oficina del Decanato de Administración los informes de Cuentas Incobrables al Rector y al Presidente de la Universidad de Puerto Rico. Se trabajó en la colación de grados el 8 de junio de 2006.
30
Oficina de Compras
La Oficina de Compras es responsable de gestionar la adquisición de servicios no personales, materiales y equipo que sean necesarios para lograr el buen funcionamiento de todas las unidades del Recinto. La Oficina de Compras del Recinto Universitario de Mayagüez se rige por la Certificación Núm. 22, 95 - 96: “Reglamento General para la Adquisición de Equipo, Materiales y Servicios No Personales de la Universidad de Puerto Rico”. Somos
facilitadores del proceso de compras, orientando a la comunidad universitaria y al público en general. La Oficina de Compras está ubicada en el Edificio Terrats, Departamento de Finanzas, Oficinas #103 y 113. Teléfono: (787) 832-4040, Ext. 2216, 3617, 2220, 2212, 2334, 2224, 5403. Cuenta con el siguiente personal: María L. Gaud, Wanda Colón, José Varela, Frankie Padilla, Harlin Rodríguez, Mónica Beauchamp, William Martínez, Karen Rodríguez y Sadelis de la Rosa. Actividades Realizadas:
• Se recibieron y tramitaron 5,513 requisiciones por la cantidad de $12,148,172.91.
• Se procesaron 5,566 órdenes de compras por la cantidad de
$11,457,781.02 y 529 avisos de cambio.
• Se procesaron 37 subastas formales con un total de $2,034,309.68, adicional 58 subastas informales por la cantidad de $819,845.14.
01000200030004000500060007000
2003 2004 2005 2006
Año Fiscal
Tabla comparativa de requisiciones y órdenes de compra
RequisicionesÓrdenes de compra
31
ÓRDENES DE COMPRAS EMITIDAS POR CANTIDAD TOTAL $1- $1,000 3858 $1,001- $10,000 1516 $10,000 - $25,000 128 $25,001 - $75,000 55 $75,001 en adelante 9 TOTAL 5,566 Ahorro obtenido en el Proceso de Compras Se recibieron requisiciones que totalizaron $12,148,172.91. Dichas requisiciones fueron convertidas en órdenes de compras totalizando $11,457,781.02. El ahorro que obtuvo el Recinto Universitario de Mayagüez, sometiéndose al proceso de Compras fue de $690,391.89. Ahorro obtenido en el proceso de Compras:
11000000 11500000 12000000 12500000
RequisicionesÓrdenes de compra
Proceso de Subastas El personal de Compras realizó 37 subastas formales y 58 informales, trabajo de mayor complejidad y responsabilidad dentro del proceso de Compras.
32
0 20 40 60
1
2
Subastas FormalesSubastas Informales
Requisiciones vs. Órdenes de Compras trabajadas y cambios a éstas. Cantidad Cantidad Monetaria Requisiciones Recibidas 5513 $12,148,172.91 Órdenes Procesadas 5566 $11,457,781.02 Avisos de Cambio Emitidos 529 No disponible Subastas Formales 37 $2,034,309.68 Subastas Informales 58 $819,845.14
Reestructuración Organizacional de Compras La Oficina de Compras tuvo cambios en su estructura organizacional. En el mes de febrero de 2006 se nombró a la Sra. María L. Gaud Vélez, Directora de Compras, nombramiento de confianza, sirviendo de apoyo en la dirección y organización de la Oficina. La Directora de Compras pertenece también al equipo de trabajo del Decanato de Administración. Se contrató a Sadelis de la Rosa como Asistente Administrativo I como apoyo para el personal de Compras y debido a la anunciada implantación del Programa ORACLE. Se aprobaron los diferenciales de sueldo para los Agentes Compradores María L. Gaud Vélez, Wanda Colón y Frankie Padilla en septiembre del pasado año para realizar subastas formales. En febrero del 2006 se aprobó el diferencial de sueldo a la Sra. Mónica Beauchamp Saavedra para realizar las tareas de Agente Comprador y en marzo se aprobó el diferencial del Agente Comprador José Valera para que realizara subastas formales.
33
Oracle La Oficina de Compras tuvo una destacada participación en la implantación de ORACLE en el Sistema de la Universidad de Puerto Rico. Se realizaron viajes a Administración Central donde el Sr. Frankie Padilla Fas, Agente Comprador, representó a nuestra oficina en el Comité Institucional. El equipo de adiestramiento de Oracle estuvo constituido por Frankie Padilla Fas, Sadelis de la Rosa y Damaris Román. Se adiestraron a sobre 165 usuarios en el área de prueba de ORACLE. Adiestramientos y Capacitación ofrecidos a la comunidad universitaria:
• Registro de requisiciones en FRS • Órdenes Maestras • Oracle • Orientación sobre la entrada de requisiciones – Decanato de Ingeniería
Oficina de Reclamaciones Se realizaron varias reuniones con el Dr. Uroyoán Walker, Decano Asociado de Administración; Manuel Ramírez, Director de Propiedad; Santos Valle, Supervisor de Compras II; Wanda Colón, Agente Comprador y con María L. Gaud, Directora de Compras para la futura creación de una Sección de Reclamaciones a los suplidores por incumplimiento en las entregas. Mediación de Conflictos Comenzamos a implementar la Mediación como solución de conflictos dentro de la oficina y con los suplidores, las cuales fueron exitosas para nuestro Recinto. Se atendieron situaciones de incumplimiento con la compañía MAKRO, redactándose acuerdos entre Edificios y Terrenos, CISA y Compras, redundando en beneficio del usuario. Así se procedió también con la compañía Abreu Air Conditioner e Ingeniería General, Danka y la Librería Colegial logrando acuerdos satisfactorios para ambas partes. Equipos Nuevos Se adquirieron computadoras nuevas a través del programa PATSI, dos máquinas facsímiles, una impresora multifuncional y una impresora grande a color. Recibimos una donación de una mesa con cuatro sillas del Departamento de División de Extensión y dos “headphones wireless” atendiendo la necesidad de ergonomía.
34
Adiestramientos y Capacitación:
• María L. Gaud Vélez, Directora o Oracle o Word y Excel o Taller de Presupuesto o Manejo del Coraje o Contratos y Pólizas o Conflicto en el Ambiente Laboral o Congreso de Métodos Alternos para la Solución de Conflictos o Inteligencia Emocional en el Área Laboral o Planes de Avalúo –OMCA
• Mónica Beauchamp Saavedra, Auxiliar De Compras I o Manejo del Coraje o Deberes y Responsabilidades del Personal No Docente o Contratos, Pólizas y Cubiertas CFSE o Conoce tu Personalidad a través de los Colores o Sana Convivencia Laboral o Fortaleciendo Bases de Confianza
• Wanda Colón Torres, Agente Comprador o Orientación Fondo del Seguro del Estado o Word y Excel o Oracle
• José Valera Ayala, Agente Comprador o Manejo Situaciones Difíciles o Conflicto en el Ambiente Laboral o Word, Excel
• Frankie Padilla Fas, Agente Comprador o Manejo Situaciones Difíciles o Conflicto en el Ambiente Laboral o Word, Excel o Oracle
• Harlin Rodríguez Soto, Agente Comprador o Manejo Situaciones Difíciles o Conflicto en el Ambiente Laboral o Word y Excel o Oracle
• William Martínez Bonilla, Auxiliar de Compras I o Uso y Manejo Adecuado de Expedientes Académicos de Estudiantes o Certificación 022- Compras o Inteligencia Emocional en el Ambiente Laboral o Oracle o Word y Excel
• Damaris Román González, Asistente Administrativo I o Oracle o Word y Excel
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• Karen Rodríguez Gerena, Secretaria Administrativa I o Fortaleciendo Bases de Confianza o Manejo del Coraje o Sana Convivencia Laboral o Técnicas para Mejorar la Salud Emocional
• Sadelis de la Rosa Negrón, Asistente Administrativo I o Oracle o Word y Excel
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Oficina Proyectos Especiales / Oficina Fiscal Asistencia Económica
Esta Sección es responsable de manejar el aspecto fiscal de las cuentas especiales de fondos externos. Entre ellas, se encuentran las cuentas de Fondos Rotatorios, que son aquellas que generan sus propios ingresos. Las cuentas de donativos y contratos, provenientes de propuestas para realizar tareas específicas, donativos y becas. La Oficina Fiscal administra los Programas de Asistencia Económica.
Además, la Oficina Fiscal brinda servicios a los estudiantes a los cuales se determinen pagos del Programa de Becas y Programa de Estudio y Trabajo, posibles sobrepagos para recobrar y declarar deudores, procesar cancelaciones de cheques, etc. Entre otros casos, somos responsables del Programa de Estudio y Trabajo, programas de becas federales, estatales y particulares. En su mayoría, esta Oficina es regulada por las disposiciones del “The Blue Book” del Departamento de Educación Federal y otras regulaciones institucionales. Esta Oficina está localizada temporeramente en el Edificio Celis # 106. Cuenta con el siguiente personal: Wanda Toro Miura, José L. Arocho, José R. Betances, Axel Santiago y Julissa Soto.
Actividades Realizadas: Durante el año fiscal 2005 – 2006 se efectuaron transacciones por la cantidad de $34,525,211. Durante el periodo de julio de 2005 a junio de 2006 se crearon 5 cuentas de Mayor Subsidiario 3, se crearon 9 del Mayor Subsidiario 5 y 36 del Mayor Subsidiario 6, para un total de 50 cuentas.
Se registraron 199 Facturas entre Cuentas. Se procesaron 68 facturas de cuentas especiales y cafetería. Se prepararon Informes de Desempleo, Fondos Externos, Plan de Práctica Intramural, Fondo del Seguro del Estado para las cuentas especiales.
28,189,980
32,916,98033,887,368
35,426,97734,525,211
-
5,000,000
10,000,000
15,000,000
20,000,000
25,000,000
30,000,000
35,000,000
40,000,000
2001 - 2002 2002 - 2003 2003 - 2004 2004 - 2005 2005 - 2006Año Fiscal
Gasto de Fondos Externos
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En los últimos años la mayor cantidad de fondos administrados por nuestra oficina provienen de los fondos federales, de los cuales $22,720,243 provienen de asignaciones del programa de Beca Pell, y el programa de Estudio y Trabajo del Departamento de Educación Federal.
Se procesaron 177 Propuestas de Acción a Personal y Presupuesto, creándole número de puesto en el Sistema HRS. Se registran a diario transacciones de presupuesto, obligaciones, órdenes de viaje, caja menuda y ajustes para las diferentes cuentas del Sistema Financiero, Financial Records System (FRS). Se depositaron en la Oficina de Recaudaciones valores por un monto de $634,502.47. Se enviaron informes de cuentas por el atributo en el Sistema FRS de “Responsible Person” para efectos de establecer niveles de seguridad en el Sistema Oracle. Para el Programa de Estudio y Trabajo se procesaron 2,518 casos correspondientes a horas trabajadas ascendentes a $471,889.87 y hubo 1,815 casos de Depósito Directo para un monto de $341,770.00. Se procesaron 40,705 casos por concepto de Becas Federales ascendentes a la cantidad de $14,952,100 y hubo 22,519 casos de Depósito Directo ascendentes a $7,835,187.40, esto incluye dos pagos de libros al comienzo de cada semestre académico. Se procesaron 18,545 casos ascendentes a la cantidad de $2,566,245.47 por concepto de Beca Estatal y Particular con 11,121 casos de Depósito Directo ascendentes a $1,512,120. Se procesaron 51 documentos de Jornal de Empleados y Estudiantes creando número de puesto en el Sistema HRS y asignándole el presupuesto correspondiente. Se procesaron 6 nóminas de Beca Legislativa Graduada para un total de $224,208.00.
23,4
62,3
33
23,7
13,0
14
23,9
68,6
73
23,9
99,7
34
23,0
37,7
17
4,22
2,03
3
5,40
8,36
4
5,13
3,08
4
3,38
8,70
0
1,55
7,37
4
2,70
8,78
6
1,91
1,91
6
1,06
8,78
1
1,39
8,88
7
700,
699
4,13
2,05
9
4,39
3,68
3
3,71
6,82
970
0,69
9 2,89
4,18
9
-
5,000,000
10,000,000
15,000,000
20,000,000
25,000,000
Federales Estatales Privadas Cuentas Rotatorias
Fuentes de Gasto por Año Fiscal
2005 - 2006 2004 - 2005 2003 - 2004
2002 - 2003 2001 - 2002
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Se procesaron 10 nóminas de Beca Legislativa subgraduada por la cantidad de $1,922,578. Se atienden regularmente estudiantes para tramitar su depósito directo, ya sea para ingresar, darse de baja o cambiar su número de cuenta. Actualmente hay 5,489 participantes activos de depósito directo, sin contar los estudiantes de nuevo ingreso Se atendieron 238 estudiantes en su proceso para darse de baja total del Recinto, 139 de ellos con beca, a quienes se les tramitó la diferencia de pago o recobro de pago, en exceso correspondiente y 99 casos sin beca. Se procesaron en el Programa de Asistencia Económica 124 Formularios de Crédito y Pago y 19 formularios de Cancelación de Cheques referidos por la Oficina de Pagaduría. Se procesaron 143 Comprobantes de Pago. Todos los procesos de pago, ajustes y cancelaciones correspondientes a Beca Pell se envían al Gobierno Federal para conciliar. Se procesaron tres facturas de matrícula para el Primer Semestre ascendentes a un total de $3,338,786. Para el Segundo Semestre se procesó una factura de matrícula por la cantidad de $3,686,964. Somos facilitadores entre las oficinas de Asistencia Económica, Registrador y Pagaduría para los Préstamos Directos. Se mantiene informada a la comunidad universitaria mediante mensajes electrónicos de situaciones particulares sobre pagos, Programa de Estudio y Trabajo o cualquier otra información importante relacionada a los programas de Asistencia Económica. Se mantiene comunicación constante con la Oficina de Asistencia Económica, Centro de Cómputos y Administración Central de Asistencia Económica para los diferentes procesos que se realizan.
Adiestramientos y Capacitación
o Manejando Situaciones Difíciles o Conoce tu Personalidad a través de los Colores o Publisher o Desarrolla tus Destrezas de Comunicación a través de los Colores o Reciclaje o Actividad Física y la Salud o Técnicas para Mejorar la Salud Emocional o Lectura de “Conética”- los empleados cumplieron con las 10 horas
reglamentarias requeridas por Ética Gubernamental
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Proyectos Pendientes • Regreso al Edificio Terrats a oficinas remodeladas con módulos, sillas y
archivos nuevos.
• Adiestramientos para el personal en el Sistema Oracle.
• Arreglo de fotocopiadora que nos fuera donada por la Biblioteca General.
• Ofrecer charla sobre el Programa de Estudio y Trabajo a Coordinadores. Logros
• Adquisición de printer nuevo con fondos combinados del Departamento de Finanzas y Asistencia Económica.
• A través de un Comité de compañeros del Departamento de Finanzas con el
apoyo de la HEEND se consiguió el compromiso para corregir problemas de desnivel en el piso de la Oficina de Proyectos Especiales y Préstamos Federales.
• Computadoras nuevas para todo el personal . • Cinco baterías nuevas para todas las computadoras de los empleados de la
Oficina.
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Oficina de Préstamos Federales
La Oficina de Préstamos Federales tiene bajo su responsabilidad la administración de Préstamos Federales de Enfermería Asociado, Enfermería Bachillerato, Préstamos Federales (Perkins), National Defense y National Direct, además del Préstamo Institucional GEER. La Oficina de Préstamos Federales está ubicada temporeramente en el Edificio Celis #109. Teléfonos: (787) 832-4040,
extensiones 2050 y 3480(787) 834-6156 Cuenta con el siguiente personal: Zoraida Vallejo, Carmen Iris Rodríguez, Haydeé Figueroa y Blanca E. Rodríguez. Actividades Realizadas y Logros: Mantuvimos el control de la morosidad “Cohort Default” del Préstamo Federal PERKINS a un 4% y del Institucional GEER a un 6%. Del Préstamo Institucional GEER se otorgaron $158,800 y cobramos $85,960.51, logrando recuperar un 54.1% del dinero prestado.
Del Préstamo Federal Perkins cobramos $94,973.42 en principal, $10,572.60 en intereses y $2,335.06 en recargos, para un total de $107,881.08, logrando exceder la cantidad recuperada el año anterior.
Se cobraron $977.55 de Enfermería Asociado y $200.00 de Enfermería Bachillerato para un total cobrado de $1,177.55.
Registramos 329 bajas, demostrando un mejor control en la detección de prestatarios que se separan de la Institución y cumplen con el requisito de Entrevista de Salida.
Se reclasificó a la Sra. Haydeé Figueroa a Contador II y a la Sra. Zoraida Vallejo a Contador III.
Las facilidades de la oficina fueron remodeladas, logrando una mejor distribución de espacio y mayor seguridad en el área.
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Se mantuvo al personal de la oficina orientado con seminarios y charlas de interés que permitieron ampliar, mejorar y aplicar los conocimientos y recursos en el área de trabajo, cumpliendo así con el requisito de horas anuales solicitado por la Oficina de Ética Gubernamental.
Mantuvimos el control de cambios en dirección, teléfono y estatus actual de los prestatarios de los diferentes Préstamos Federales e Institucional GEER.
Se mantuvo el control del “Registro de Correspondencia” permitiendo determinar los errores en direcciones y la verificación de las mismas a través del sistema de Trans Union, logrando actualizarlas en nuestros archivos. Utilizando el sistema de verificación de información a través de la compañía crediticia Trans Union de Puerto Rico, logramos la actualización de ocho (8) direcciones de prestatarios con cuentas inactivas, le establecimos planes de pagos y logramos el saldo total de una de ellas.
Mantuvimos las gestiones de cobro y la información de nuestros prestatarios de acuerdo a la Reglamentación Federal e Institucional, logrando que el informe de la monitoría realizada en agosto 2005 reflejara “No Hallazgos” (““NNOO FFIINNDDIINNGGSS””))..
Se adquirieron dos archivos, dos computadoras, una trituradora de papel y una fotocopiadora para agilizar los procesos administrativos de nuestra oficina.
Logramos contactar al prestatario de una cuenta referida al Licenciado Del Valle que pertenecía al Informe de Morosidad 2005-2006; lo orientamos y obtuvimos el saldo total de la cuenta disminuyendo así el por ciento (%) del “cohort” para el cierre fiscal.
Mantuvimos la coordinación entre oficinas de enlace del Recinto, permitiendo el logro de nuestros objetivos.
En coordinación con el Centro de Cómputos, implantamos con éxito el sistema de establecer en los archivos de los estudiantes “DETENGA” (“HOLD”) para agilizar el proceso de cobro de las cuentas activas del Préstamo GEER.
Coordinamos con la Oficina del Registrador la aprobación de los accesos a la pantalla que ofrece datos de la matrícula de prestatarios de los Préstamos PERKINS y GEER que están activos en el Recinto.
Asistimos a seminarios ofrecidos por la compañía crediticia Trans Union de Puerto Rico, logrando mantener actualizada la información correspondiente al crédito y a las quiebras.
Realizamos la Renovación de Contratos a las Compañías Externas para el periodo del 1 de julio de 2006 al 30 de junio de 2007, ayudando de esta forma a cumplir con los requisitos del Contralor respecto a Contratos de Servicio en Agencias de Gobierno.
42
Logramos completar la revisión del Plan de Avalúo conforme a las directrices del Departamento.
$8,929.33
$7,631.83
$9,952.80
$8,836.98
$13,298.88
$11,130.10
$7,530.43
$6,520.90
$12,225.70
$5,022.90$5,471.15
$11,330.08
$-
$2,000.00
$4,000.00
$6,000.00
$8,000.00
$10,000.00
$12,000.00
$14,000.00
julio septiembre noviembre enero marzo mayo
Año Fiscal 2005-2006 detallado en meses
Análisis de los Fondos Recuperados Préstamo Perkins - Cuenta 050000
Total cobrado por la Compañía de Cobros del Lic. Del Valle durante el Año Fiscal 2005-2006
PrincipalInteresRecargosCollection
Informe Morosidad- Cohort ("Default") Préstamos Perkins
TABLA COMPARATIVA 2004-2005 Para FY 2005-2006
Año Fiscal Prestatarios
Default Porciento % 2003-2004 36 1 2% 2004-2005 55 0 0% 2005-2006 45 2 4% Total 2006 45 2 2/45 = 4%
NOTA: Prestatarios Perkins que pasaron al cobro en el año fiscal 2004-2005 y que están atrasados al 30 de junio de 2006.
43
0%
1%
2%
3%
4%
Porciento Default (%)
2003-2004 2004-2005 2005-2006
Año Fiscal
Tabla Comparativa COHORT DEFAULT Años Fiscales 2003-2004, 2004-2005 y 2005-2006
Default (%)
44
Oficina de Sistemas de Información
Esta Oficina se encarga de coordinar todo trabajo entre el Centro de Cómputos y nuestro Departamento de Finanzas. Provee mantenimiento a todo equipo de comunicación y computadoras utilizadas. Da apoyo a la Oficina Fiscal en el procesamiento de datos para el pago de becas, Programa de Estudio y Trabajo, etc. Mantiene y actualiza todo programado utilizado por las diferentes oficinas del Departamento.
Esta Sección está ubicada en el Edificio Terrats Oficina # 114. La dirige Wilson Crespo, Coordinador de Servicios Técnicos al Usuario I. Actividades Realizadas: Adquisición, configuración e instalación de 8 computadoras. Configuración e instalación de 37 computadoras del Proyecto PATSI. Actualización, configuración y mantenimiento del Norton Antivirus Server versión 10. Actualización de la página “Web” del Departamento de Finanzas. Mantenimiento del área de Edificios y Terrenos en el servidor para la base de datos de las Órdenes de Servicio. Actualización, configuración y mantenimiento de 65 computadoras, un servidor y 12 impresoras del Departamento de Finanzas.
Mantenimiento de la comunicación electrónica entre los edificios de Asistencia Económica, Edificios y Terrenos y Finanzas para que puedan acceder sus respectivas bases de datos que residen en el servidor del Departamento de Finanzas.
Apoyo directo a la Oficina de Contabilidad, cotejo del sistema de FRS diariamente y en el Cierre de Año Fiscal.
Transferencia de data del sistema FRS a diferentes formatos en las distintas aplicaciones disponibles (Word, Excel, Access, etc.). Impresión de cheques e informes de las diferentes Oficinas del Departamento de Finanzas. Disminución en la dependencia de los servicios del Centro de Cómputos para la detección de problemas en los equipos y su reparación.
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Oficina de Seguros y Fianzas
Esta Oficina en coordinación con la Oficina Central de Seguros y Fianzas procesa las reclamaciones de accidentes, manejo y control de pérdidas de propiedad y responsabilidad pública que ocurran dentro o fuera de los predios de la Institución, las cuales deberán estar cubiertas en las pólizas emitidas por la Universidad de Puerto Rico en coordinación con el Comisionado de Seguros. Esta Sección está coordinada temporeramente
por Carmen M. Rivera, Subdirectora de Finanzas, con la colaboración de Ernestina Rivera, Secretaria Administrativa III. Atendemos reclamaciones Accidentes de Atletas Apropiaciones ilegales Responsabilidad Pública de personas Accidentes relacionados al Seguro Compulsorio Reclamaciones de Responsabilidad Pública de autos
Tramitamos:
Certificaciones Seguro de Accidente para estudiantes Endosos a terceros Endosos a favor del Recinto Universitario Mayagüez Gráfica Comparativa de Certificaciones Seguro de Accidente para estudiantes
Durante el año fiscal 2005 – 2006 procesamos alrededor de 215 Certificaciones a estudiantes que van a realizar sus prácticas en las industrias o agencias gubernamentales. La cantidad reflejada para el año fiscal 2005-06 está reflejada en grupos y no individuos.
050
100150200250300350400
Certificaciones de Seguros deAccidente de Estudiantes
2004-20052005-2006
46
0
5
10
15
20
25
2004-2005 2005-2006
Endosos a Terceros
C
Gráfica Comparativa de Endosos a Terceros
Los Endosos a Terceros son utilizados con el propósito de liberar de responsabilidad la institución en donde se llevará a cabo la actividad, asumiendo el riesgo en un 100% la UPR. Durante el año fiscal 2005 – 2006 se emitieron 17 endosos a terceros.
Asignamos: Fianzas a Pagadores Auxiliares y Pagadores Sustitutos Fianzas a Recaudadores Auxiliares y Recaudadores Sustitutos
Gráfica Comparativa de Fianzas a Pagadores Auxiliares y Pagadores Sustitutos
Mantenemos: Expedientes de órdenes de viaje abiertas con vehículos privados Récord de licencias de vehículos asegurados
PagadoresAuxiliares Pagadores
Sustitutos
2004-2005
2005-20060
10
20
30
40
50
2004-20052005-2006
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Expedientes de órdenes de viaje abiertas con vehículos privados
Toda aquella actividad avalada por nuestra Institución es informada con anticipación a la Oficina de Seguros y Fianzas con el propósito de asegurar a los participantes y la propiedad externa. Se incluye la fecha, lugares a visitar o lugar en que se estará llevando a cabo la actividad, nombre y número que identifique a los participantes. Esta información se mantendrá en nuestra Oficina para efectos de ser necesaria o solicitada por las compañías aseguradoras como parte de la responsabilidad pública de esta Institución. Se redactó un procedimiento oficial para la notificación de irregularidades en el manejo de la propiedad y fondos públicos el cual está disponible en la página Web del Departamento para fácil acceso a la Comunidad Universitaria.
Reclamaciones procesadas: Responsabilidad Pública 58 Estudiantes Atletas 13 Apropiación ilegal 35
0102030405060
2004-2005 2005-2006
Año Fiscal
Responsabilidad Pública
ResponsabilidadPública
Ordenes de Viaje
2004-2005
2005-2006
229
229.5
230
230.5
231
231.5
232
2004-20052005-2006
48
Actividades Realizadas • Solicitamos aproximadamente 15 Certificados a favor de diferentes
agencias para diferentes actividades o compañías. • Solicitamos certificados a favor de la Policía de Puerto Rico, como
requisito para la Licencia de explosivos de Ingeniería Mecánica y Departamento Química.
• Solicitamos todos los permisos y Certificados a favor del
Departamento de la Familia para los diferentes campamentos de verano que se realizaron en el RUM.
• Realizamos varias visitas de inspección visual a diferentes
departamentos en compañía del Sr. Mario Ramos, Director de Pérdidas de Casellas & Co. y el Sr. Julio Valencia, Supervisor de
0
5
10
15
20
2004-2005 2005-2006
Año Fiscal
Accidentes Atletas
Accidentes Atletas
0
5
10
15
20
25
30
35
Apropiaciones Ilegales
2004-20052005-2006
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Pérdidas y Auditoría de National Insurance, Co., con el propósito de tomar medidas preventivas para minimizar accidentes y apropiaciones ilegales.
• Tramitamos y mantenemos al día los pagos póliza de la Corporación
del Fondo del Seguro del Estado de Puerto Rico. • Atendemos todo lo relacionado a los Campamentos de Verano. • Trabajamos en coordinación con el Director en todo lo relacionado
con el avalúo, cumpliendo con las metas establecidas tanto en el Departamento como con la planificación de la Institución a dicho propósito.
50
Recursos Utilizados por el Departamento de Finanzas para Cumplir con su Misión y Visión
• Recursos humanos • Facilidades físicas (Edificio Terrats) • Mobiliario • Computadoras e impresoras • Material de oficina • Programados • Internet • Circulares y Reglamentos Institucionales, Federales, Estatales,
Privadas y otras vigentes • Adiestramientos a la comunidad universitaria • Adiestramientos y talleres de la administración al personal del
Departamento • Sistema de Comunicación (Teléfonos y Fax) • Vehículos
Retos y Acciones Pertinentes
• Funcionarios capacitados para trabajar con la tecnología existente y realizar las operaciones fiscales.
• Mejorar el Edificio Terrats con facilidades y mobiliario moderno y apropiado
para maximizar el uso y espacio, con el propósito de dar un servicio de excelencia a la comunidad universitaria y a usuarios externos. Las oficinas rehabilitadas parcialmente son la Oficina de Préstamos Federales y la de Proyectos Especiales / Oficina Fiscal.
• Equipo de última tecnología en donde el registro de datos, envío de
documentos electrónicos, impresión de informes y otros se desarrolle de una forma más eficiente y con el mínimo de equipos alternos. Ej: computadoras conectadas a una red y, a su vez, a un equipo con funciones de fotocopiadora, fax, “scanner” e impresora entre otras.
• Implantar y desarrollar programados que nos ayuden al manejo de datos,
creando una infraestructura de información que propicie la agilidad en los procesos, elimine la duplicidad de esfuerzos, creando así informes financieros mucho más reales y actualizados, los cuales nos brindarán información para la toma de decisiones mucho más acertadas.
• Revisar los reglamentos y procedimientos institucionales con el propósito de
hacer una Universidad mucho más ágil y menos burocrática sin perder los controles adecuados para una sana administración. Se están revisando con estudiantes del RUM algunos procesos con el propósito de mejorarlos.
51
• Mantener una red de comunicaciones de la más avanzada tecnología con el propósito de:
o Incrementar las transferencias bancarias para el pago de compra de
materiales, adquisición de servicios no personales, equipos y depósitos directos de nómina (empleados, estudiantes) beca, ayudantías y otros; eliminando así el proceso de imprimir, firmar y envío de cheques.
o El Pago en Línea o forma electrónica comenzó el pasado diciembre de
2005 para los servicios de matrícula y registros del programa Estudios Graduados y registro de conferencias. Durante este año se espera que las multas, transcripciones de créditos y cualquier otro tipo de pago de servicio puedan ser pagadas a través del Pago en Línea.
o Autorizaciones y Liquidaciones de Viajes en forma electrónica, desde
adentro y fuera del Recinto que facilite la solicitud, adelanto en efectivo y radicación de la liquidación con el mínimo de esfuerzo.
o Envío de órdenes de compra a suplidores en forma electrónica
acelerando la entrega de materiales, servicios no personales, equipo y otros.
o Desarrollar el formulario de Baja Total y formulario de Baja Parcial de
forma electrónica en donde el estudiante, desde un terminal, pueda iniciar el proceso de firmas electrónicas desde el Recinto o fuera de éste.
o Estudiantes a jornal, estudiantes bajo el Programa de Estudio y Trabajo
y Ayudantías radiquen sus nóminas en forma electrónica con las firmas electrónicas autorizadas, de forma tal que agilice el proceso de auditoría y pago.
• Diversificar los métodos de comunicación a distancia con sistemas que
incorporen circuito cerrado para reuniones, conferencias y adiestramientos con el propósito de economizar tiempo, esfuerzo y costos del viaje.
• Registro de asistencia de empleados en forma computadorizada en donde a
diario el empleado y los administradores conozcan el balance de las diferentes licencias acumuladas.
• Mantener en forma computadorizada un registro y archivo de toda la
correspondencia recibida y procesada a las diferentes oficinas del Departamento, Recinto y fuera de éste, manteniendo en formato de imagen toda la correspondencia, agilizando su futura obtención, revisión y eliminando los archivos manuales.
• Preparar y radicar propuestas para solicitar fondos externos para mejoras de
facilidades y equipos.
52
• Adiestramientos para el personal.
• Desarrollar métodos de avalúo confiables.
• Presupuesto adecuado para el cumplimiento de la Visión y Misión.
Análisis de Plazas Ocupadas Director 1 Subdirectoras 2 Director de Recaudaciones 1 Director Auxiliar de Recaudaciones 1 Recaudadores 3 Director de Cobros 1 Oficiales de Cobros 2 Pagador Oficial 1 Directora de Compras 1 Supervisora de Compras 1 Agentes Compradores 4 Auxiliares de Compras 3 Contador IV 2 Contador III 4 Contador II 9 Contador I 2 Auxiliar de Contabilidad I 5 Auxiliar de Contabilidad III 2 Registrador de Datos 2 Secretaria Administrativa V 1 Secretaria Administrativa III 1 Secretaria Administrativa I 6 Asistente Administrativo 3 Mecanógrafa Administrativa 1 Especialista en Equipo de Computación y Telecomunicaciones 1 Total Plazas 60
53
Organigrama Departamento de Finanzas
Secretaria Administrativa
Secretaria Administrativa
Oficina de Preintervención
Oficina de Pagaduría
Oficina de Recaudaciones
Oficina de Compras
Oficina de Contabilidad
Oficina de Proyectos Especiales
Oficina de Préstamos Federales
Oficina de Cobros y
Reclamaciones
Contador III Contador II (4) Aux. Contabilidad III (2) Reg. de Datos (2) Secretaria Adm.
Contador IV Contador III Contador II (3) Contador I Aux. Contabilidad (2) Asistente Adm. Mecanógrafo Adm.
Pagador OficialAux. Contabilidad (2) Asistente Adm.
Director Supervisor Agente Comprador (4) Aux. Compras (3) Asistente Adm. Secretaria Adm.
DirectorOficial de Cobros (2) Secretaria Adm.
DirectorDirector Aux. Recaudador (3) Secretaria Adm.
Contador IIIContador II Aux. Contabilidad I Secretaria Adm.
Contador IVContador III Contador II Contador I Secretaria Adm.
Director de Finanzas
Subdirectora
Subdirectora Seguros y Fianzas
Coordinador de Servicios Tecnicos al
Usuario I
Oficina de Sistemas de Información
