"So sollten alle Meetings sein: strukturiert, zeitsparend und effizient."

Der Leitfaden für produktive Führungssitzungen

Rolf Watter, Partner Bär & Karrer AG und Mitglied mehrerer Führungsgremien, über Sherpany

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Inhaltsverzeichnis

Die Kunst, Sitzungen durchzuführen und gute Protokolle zu erstellen

Was kann bei der Vorbereitung einer Sitzung schief gehen?

Was kann während einer Sitzung schief gehen?

Was kann nach einer Sitzung schief gehen?

Wie wählen Sie die beste Sitzungsmanagement-Software für Ihr Unternehmen aus?

Führen Sie eine produktive, sichere und kosteneffiziente Meeting-Kultur ein

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Die Kunst, Sitzungen durchzuführen und gute Protokolle zu erstellen

Gut organisierte und durchstrukturierte Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen verbessern die Effektivität und Zeiteffizienz von Unternehmen erheblich: Alle Teilnehmer sind besser vorbereitet und am Ende der Sitzung sind alle Aufgaben den geeigneten Personen zugewiesen.

Die Harvard Business Review stellte gar fest, dass in einem Finanzunternehmen, das seine Meeting-Kultur überdacht und verbessert hatte, die Zusammenarbeit im Team (+42 %) und die Gesamtleistung (+28 %) wesentlich gesteigert werden konnte.1

Diese beiden Punkte sollten beachtet werden:

• Organisierte und gut strukturierte Geschäftssitzungen sind für die Leistung Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

• Der KPI einer Geschäftssitzung sollte das Management guter Sitzungsprotokolle sein.

Gute und nützliche Protokolle zu erstellen ist eine der herausforderndsten und wichtigsten Aufgaben von Sekretären, Chefjuristen und anderen Assistenten. Die Protokolle sollten das Gesamtbild der Sitzung wiedergeben, den Kontext erklären und die Verteilung der Aufgaben klären. Das mag auf den ersten Eindruck einfach klingen, ist es aber nicht. Wenn Sie eine grosse Anzahl von Besprechungen mit vielen Teilnehmern koordinieren müssen, wird es immer schwieriger, alles im Auge zu behalten und zu organisieren.

Mit der Organisation, Durchführung und Nachbearbeitung von Meetings werden Administratoren vor grosse Herausforderungen gestellt. Sie geraten nicht selten in einen organisatorischen Marathon und rennen konstant den notwendigen Dokumenten und Updates nach. Dabei stehen sie in regem Kontakt mit den Führungskräften, die ja bekanntlich nicht einfach zu erreichen sind.

Oft führt die Kommunikation über E-Mail zu Desorganisation und im schlimmsten Fall gar zu einer Gefährdung der Sicherheit eines Unternehmens. Aus diesem Grund müssen Sie sicherstellen, dass die organisatorischen und sicherheitsrelevanten Anforderungen stets erfüllt werden.

Sehen wir uns nun die wichtigsten Fragen an, die Sie stellen sollten, um die richtige digitale Sitzungslösung für Sie und Ihr Unternehmen zu finden.

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Was kann bei der Vorbereitung einer Sitzung schief gehen?

Vor einem Meeting haben alle Beteiligten eine Rolle, dazu gehören:

1. Administratoren, Unternehmenssekretäre und Assistenten2. Vorstandsmitglieder (z.B. CEO, CFO)3. Aufsichtsräte

Viele Dinge können vor Ihrem Meeting schief gehen. Sitzungsprotokolle, Tagesordnungen, Finanzberichte und Compliance-Bestimmungen zusammenzutragen, aufzubereiten und immer auf dem neuesten Stand zu halten, ist eine überwältigende Aufgabe.

Flexibilität, Struktur und genau definierte Prozesse sind für ein Meeting von entscheidender Bedeutung und sowohl Organisatoren als auch Teilnehmer stehen vor grossen organisatorischen Herausforderungen. Aus diesem Grund ist es wichtig, auf jedes Problem einzugehen und eine Lösung zu finden:

DIESE PROBLEME BESCHÄFTIGEN DIE ORGANISATOREN EINER SITZUNG VOR EINEM MEETING

1. Die Sitzungsagenda wird in der Regel mehrmals überarbeitet. Sie müssen die Agenda im Vorfeld einer Sitzung fortlaufend aktualisieren. Dies passiert in vielen Unternehmen noch immer auf gedrucktem Papier, was einige Nachteile mit sich bringen kann.

"Zu Beginn hatten unsere Aufsichtsräte eine starke Vorliebe für die hybride Lösung aus Papier und Digital. Jetzt nutzen sie den Boardroom jedoch ausschliesslich digital. Hervorzuheben sind die einfache und intuitive Benutzeroberfläche sowie die Zeitersparnis im Administrationsprozess."

- Sandra Gut, Assistentin des Verwaltungsratspräsidenten der SWICA Gesundheitsorganisation, über Sherpany

2. Was machen Sie, wenn Sie bereits gedruckte Sitzungsunterlagen aktualisieren müssen? Sie müssen mehr Stunden und Ressourcen aufwenden, um diese Sitzungsunterlagen erneut zu drucken. Das erneute Drucken und Versenden dieser Dokumente verschwendet eine Menge Geld, das Sie mit einer digitalisierten Lösung sparen könnten.

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3. Die Sitzungsteilnehmer sind nicht erreichbar - was die Sitzung gefährdet Wenn Sie Führungskräfte nicht rechtzeitig erreichen, beispielsweise weil sie sich nicht im Büro befinden und ohne WLAN unterwegs sind, können Sie die nötigen Dokumente erst verspätet drucken. Dies kann zu Änderungen im letzten Moment und einer möglichen Verschiebung der Besprechung führen.

4. Für jede Sitzung müssen die erforderlichen Dokumente zusammengestellt und analysiert werden In den meisten Fällen ist die Anzahl der notwendigen Dokumente beträchtlich. Sie müssen:

• Bezug nehmen auf vorherige Sitzungsprotokolle und Informationen;• weitere Dokumente hinzufügen, um neuen Themen und Ansprüchen

nachzukommen;• und manchmal sogar das Wissen der Sitzungsteilnehmer über die

behandelten Themen verbessern. Je mehr die besprochenen Themen durch gut ausgearbeitete Dokumente unterstützt werden, desto schneller können die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder sie überprüfen und Lösungen für anstehende Probleme finden. Die Verantwortung dafür liegt in der Regel in den Händen der Sekretäre, die sich mit großen Papiermengen befassen müssen, was den gesamten Vorbereitungsprozess verlangsamt.

5. Mehrere Versionen desselben Dokuments müssen verschickt werden Sie müssen zwischen verschiedenen Dokumentversionen navigieren, was zu schwerwiegenden Fehlern führen kann. Fehler führen zu grossem Mehraufwand und haben manchmal sogar weitreichende Konsequenzen.

6. Der Zugriff von Unbefugten kann schwerwiegende Folgen haben Vor und während Sitzungen werden vertrauliche Informationen an die Teilnehmer weitergegeben. Informationslecks sind eines der Hauptprobleme, mit denen Sitzungsorganisatoren konfrontiert sind, wenn sie E-Mails oder Papier verwenden. Hier einige Zahlen zu Datenlecks:

• 22% der Unternehmen erleiden jedes Jahr Datenverluste durch E-Mails2.• Eine Mehrheit der US-Arbeitnehmer (65%) geben an, dass sie Notizen in

einem Notizbuch auf Papier machen. Darüber hinaus geben zwei von fünf (39%) zu, dass sie diese Notizen auf ihrem Schreibtisch liegen lassen, selbst wenn sie das Büro für einen Tag verlassen, und Dokumente mit vertraulichen Informationen damit relativ einfach gestohlen werden könnten.3 In manchen Fällen enden solche Datenlecks in einem Fiasko für das betroffene Unternehmen. Ein Beispiel dafür ist das kürzlich von Apple an ihre Mitarbeiter gesendete Memo, das an die Presse weitergegeben wurde. Im Video, wurden Datenlecks besprochen und den eigenen Mitarbeitern die Weitergabe von sensiblen Informationen untersagt.4

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7. Sitzungen von Führungskräften erfordern eine schnelle Vorbereitung und das Drucken von Dokumenten am Vorabend Die Vorbereitung auf ein Meeting am Vorabend zuvor bedeutet für Sie eine Menge zusätzlicher Stunden und unnötigen Stress. Sie können sich nur dann schnell und effizient auf eine Sitzung vorbereiten, wenn die zugehörigen Aufgaben, wie zum Beispiel die Verfügbarkeit der Sitzungsteilnehmer oder die Zusammenstellung der Sitzungsmappe, automatisiert und digitalisiert sind. Durch die Einrichtung eines digitalisierten Prozesses können Sie Sitzungen schnell verwalten und Informationen für die Teilnehmer jederzeit und mit nur einem Mausklick aktualisieren.

DIESE PROBLEME BESCHÄFTIGEN FÜHRUNGSKRÄFTE VOR EINER SITZUNG

8. Alle Teilnehmer müssen jederzeit und von überall Zugriff auf ihre Dateien haben Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats sind viel unterwegs und können nicht immer auf WLAN zugreifen oder Dokumente sicher versenden. Es ist aber entscheidend für ihre Produktivität, dass sie immer von jedem Ort aus arbeiten können, egal wo sie sich befinden. Können Vorstände und Aufsichtsräte ihre Anmerkungen für Sitzungsdokumente nicht auch offline verfassen, können sie sich nur begrenzt auf eine bevorstehende Sitzung vorbereiten. Ihre Vorbereitungszeit ist aber viel zu wertvoll. Deshalb sollte ein ununterbrochener Zugriff auf die Dokumente immer sichergestellt sein.

"Sherpany ermöglicht echte Teilnahme; Ich erhalte Einblicke in die wichtigsten Unternehmensinformationen und habe sogar die Möglichkeit, direkt Fragen zu stellen."

- Ingrid Schmidt, Sekretärin des Verwaltungsrats der EMMI AG, über Sherpany

9. Gedruckte Dokumente und E-Mails können in die falschen Hände geraten Auf Papier gedruckte Dokumente können nicht aktualisiert werden und landen daher bei notwendigen Änderungen oft im Papierkorb. Dies birgt jedoch die Gefahr, dass die vertraulichen Daten in den Besitz von Unbefugten gelangen.

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E-Mails sind nicht besser. Bei einem Datenleck in Ihrem Unternehmen können alle vertraulichen Daten aus Ihren E-Mails in die falschen Hände geraten.

10. Dokumente auf Papier erschweren die Vorbereitung Wenn Führungskräfte Dokumente auf gedrucktem Papier überprüfen und überarbeiten, verlangsamt sich der Vorbereitungsprozess. Handelt es sich zusätzlich um eine grosse Menge an Dokumenten, wird es zunehmend unmöglich, alle Dokumente effektiv auf dem Laufenden zu halten und zu überprüfen. Auf Reisen wird die Herausforderung noch anstrengender, und Führungskräfte reisen bekanntlich oft.

11. Eigene Anmerkungen bearbeiten und wiederfinden kann zeitaufwändig sein Wenn Sie mit einer großen Anzahl von Dokumenten arbeiten, kann es eine entmutigende Aufgabe sein, Ihre Kommentare zu lesen und das zu finden, wonach Sie suchen. Und Änderungen sind extrem zeitaufwändig. Diese Aufgabe wird in einer digitalisierten Umgebung einfacher. Im Gegensatz zu Papier können Mitglieder von Führungsgremien mit digitalisierten Dokumenten ihre Anmerkungen schnell finden und bei Bedarf bearbeiten. Darüber hinaus stehen digitalisierte Dokumente offline zur Verfügung, sodass immer darauf zurückgegriffen werden kann.

12. Immer die neueste Version eines Dokumentes zu finden ist eine Herausforderung Wenn Vorstände und Aufsichtsräte vom Meetingorganisatoren oder den Sitzungsteilnehmern mehrere Versionen eines Dokuments erhalten, kann es passieren, dass Sie sich mit einem falschen Dokument auf eine Sitzung vorbereiten. Möglicherweise verschwenden Sie so ihre ganze Vorbereitungszeit und müssen während der Sitzung den Fehler korrigieren.

13. Die Tagesordnung ist unklar, was den Entscheidungsprozess erschwert Wenn Mitglieder von Führungsgremien während einer Sitzung nicht direkt die Tagesordnung verfolgen können, verpassen sie möglicherweise das Zeitfenster, um wichtige Fragen zu stellen und Bemerkungen für den Entscheidungsprozess einzubringen. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn Tagesordnungen lange, unklare Titel statt klar definierte und kurz gehaltene Titel samt Unterpunkten enthalten.

All diese Probleme können also vor einer Sitzung auftreten, was Ihre Meetings ineffizient macht und Ihrem Unternehmen Zeit, Geld und weitere Ressourcen kostet.

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Die folgenden Beispiele bilden nur die Spitze des Eisbergs:

• Der durchschnittliche Manager verschwendet durchschnittlich 150 Stunden pro Jahr (fast einen ganzen Monat), um nach verlorenen Informationen zu suchen. Wenn dieser Manager 50 000 Euro pro Jahr verdient, entspricht dieser Verlust 3842 Euro pro Jahr.

• Führungskräfte nehmen ein Dokument durchschnittlich 30 bis 40 Mal von ihrem Schreibtisch in die Hände, bevor sie eine entscheidende Handlung ausführen.

• 280 Stunden pro Jahr (sieben Wochen) gehen Arbeitnehmern verloren, weil sie wegen mangelnder Kommunikation um Klärung bitten müssen.

• Es kostet Unternehmen 110 Euro in Arbeitsstunden, um ein einziges verlegtes Dokument aufzuspüren, und 225 Euro, um es neu zu erstellen

• Jedes Büro verfügt durchschnittlich über 19 Kopien jedes Dokuments und verbringt 18 Euros in Arbeitsstunden, um jedes einzelne davon zu archivieren. Zudem verliert es jedes zwanzigste Dokumente und investiert 25 Arbeitsstunden darin, die verlorenen Dokumente wiederherzustellen.

Quelle: Simply Productive5

Die einzige Lösung ist, Ihren Workflow rund um Sitzungen zu vereinfachen. Vor einer Sitzung sollten alle Beteiligten schnellen und sicheren Zugriff auf alle für das Meeting nötigen Dokumente haben.

verschwenden Manager für das Suchen von verlorenen Informationen

verschwendete Kosten

nehmen Führungskräfte ein Dokument durchschnittlich in die Hände, bevor sie eine entscheidende Handlung ausführen

gehen Arbeitnehmern verloren, weil sie wegen mangelnder Kommunikation um Klärung bitten müssen.

um ein einziges verlegtes Dokument aufzuspüren

um ein verlorenes Dokument neu zu erstellen

150Stunden/Jahr

30-40Mal

280Stunden/Jahr

€ 110in Arbeitsstunden

€ 225in Arbeitsstunden

€ 3,842

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Was kann während einer Sitzung schief gehen?

Wenn alle relevanten Dokumente vorliegen und die Sitzung beginnt, gibt die Tagesordnung den Verlauf der Sitzung vor. Die einzelnen Themen werden nacheinander besprochen.

Alle Teilnehmer erhalten zu Beginn der Sitzung:

• das Sitzungsprotokoll des letzten Meetings;• die aktualisierte Tagesordnung;• und die neueste Version der Sitzungsmappe mit allen dazugehörigen

Dokumenten.

Während der Sitzung ist es wichtig, das Protokoll korrekt und effektiv zu führen. Sitzungsprotokolle sind die offizielle Aufzeichnung der Ereignisse einer Sitzung und Genauigkeit ist äusserst wichtig.

Wenn Sie in einem Unternehmen mit ungenügendem Meeting-Management oder mit auf Papier gedruckten Dokumenten arbeiten, entstehen schnell grössere Probleme, vor allem wenn der Umfang an Materialien zunimmt. Dann wird es zur Herkulesaufgabe, Dokumente und Agenden zu aktualisieren und anschliessend an alle Teilnehmer zu verteilen. Weitere Schwierigkeiten treten auf, wenn Kommentare und pendente Aufgaben den richtigen Teilnehmern zugeordnet werden müssen.

1. Sicherstellen, dass alle, die teilnehmen müssen, anwesend sind Bei Sitzungen mit vielen Teilnehmern müssen Sie genau nachverfolgen können, wer anwesend ist. Am einfachsten ist es, wenn die Teilnehmerliste direkt ins offizielle Sitzungsprotokoll integriert wird. Die Teilnehmerliste ist wichtig, damit Sie abwesende Führungskräfte über den verpassten Inhalt der Sitzung auf dem Laufenden halten können. Der Verlust dieser Liste kann nach dem Meeting zu Kommunikationsproblemen führen, zum Beispiel wenn abwesende Teilnehmer nicht über getroffene Entscheidungen informiert werden.

2. Nach einer Vorlage arbeiten und Aufgaben strukturiert verteilen Das Sitzungsprotokoll ist der offizielle Bericht darüber, was während der Sitzung besprochen wurde und was genau passiert ist. Eine klare Struktur oder gar eine Vorlage dafür zu haben und so die gemachten Kommentare den richtigen Besprechungsteilnehmern korrekt zuweisen zu können, ist deshalb unerlässlich.

WICHTIGE AUFGABEN EINES SITZUNGSORGANISATOREN WÄHREND DES MEETINGS

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Am Ende der Besprechung müssen die Organisatoren den Besprechungsteilnehmern und den zuständigen Administratoren ihre Aufgaben zuweisen, um damit eine klare und effektive Aufgabenteilung zu ermöglichen.

3. Vorschläge und Entscheidungen festhalten und Ergebnisse verfolgen Das Ziel jeder Sitzung sollte sein, wichtige Entscheidungen zu fällen und eine effiziente Umsetzung eines Projektes in die Wege zu leiten. Für diesen Zweck wird die Sitzung überhaupt erst abgehalten. Eine Sitzung hat ihr Ziel verfehlt, wenn die getroffenen Entscheindung nicht allen Involvierten richtig mitgeteilt werden.

DAS MÜSSEN FÜHRUNGSKRÄFTE WÄHREND EINER SITZUNG BEACHTEN

1. Die Tagesordnung stets verfolgen, um Bemerkungen im richtigen Zeitpunkt einzubringen Führungskräfte lassen sich während Sitzungen leicht ablenken. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage6 berichteten Aufsichtsräte, dass sich ihr Gremium nur während 28 % der Zeit mit der Geschäftsstrategie beschäftigte. Ihnen dabei zu helfen, sich auf die Tagesordnung zu konzentrieren, ist extrem wichtig, insbesondere wenn viele Teilnehmer anwesend sind.

2. Diskussionen über genau definierte Themen führen und nur von Fachexperten eine Rückmeldung erhalten Die hohe Anzahl an Dokumenten und zu besprechenden Themen können die Sitzungsteilnehmer manchmal von den wichtigen Problemen und Fragen ablenken, die sie zur Diskussion aufwerfen wollten. Deshalb werden Teilnehmer, die aufgrund fehlender Expertise zu einem spezifischen Thema der Tagesordnung nur geringfügig etwas beitragen können, gar nicht erst aktiv involviert. Die ordnungsgemässe Kommunikation von Informationen sollte über ein geeignetes und genau definiertes Medium erfolgen, und zwar auf organisierte, strukturierte und personalisierte Weise. Wenn Sie in einer Organisation mit fehlender Meeting-Management-Struktur ein Dokument an alle Teilnehmer per E-Mail oder Papier versenden, kann es vorkommen, dass Sie die Sitzungsteilnehmer mit Informationen überfluten und somit frustrieren.

• Die wichtigen Themen und Abläufe, wie zum Beispiel gute Unternehmensführung und langfristige Geschäftsstrategie, prioritär behandeln

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In einer Befragung von 182 Führungskräften aus verschiedenen Branchen befanden 71 %, dass Meetings unproduktiv und ineffizient seien.7 Vorstände und Aufsichtsräte halten sich nicht immer an die Tagesordnung, so dass manche Themen, die zu diskutieren wären, erst beim nächsten Meeting behandelt werden. In den meisten Fällen wenden die Gremien zu viel Zeit für operative Aspekte auf, während strategische Themen zu kurz kommen. Um ihre Arbeit richtig zu machen und Fortschritte zu erzielen, müssen die Mitglieder von Führungsgremien die richtigen strategischen Fragen stellen. Dafür benötigen sie aber die folgenden Materialien:

• Übersicht und Zusammenfassungen der wichtigsten Themen auf der Tagesordnung

• Begleitdokumente zu aktuellen Sitzungsthemen• Die Ziele der letzten Sitzung und die dazugehörenden Dokumente Nachdem die Vorstände und Aufsichtsräte alle richtigen Fragen gestellt und alle Antworten dazu erhalten haben, werden Beschlüsse gefasst. Zudem endet eine erfolgreiche Sitzung immer mit einem Überblick der nächsten Schritte, die im Nachgang unternommen werden müssen.

Was kann nach einer Sitzung schief gehen?

Nach Abschluss der Sitzung kann jeder in der Organisation damit beginnen, die während der Sitzung getroffenen Entscheidungen umzusetzen. Es muss gleichzeitig sichergestellt werden, dass alle Informationen zwischen verschiedenen Gremien gut abgestimmt sind. Dafür müssen sich alle Beteiligten untereinander absprechen, was keine einfache Aufgabe ist. Sie wird zusätzlich erschwert, wenn interne Abläufe nicht genau bestimmt sind.

Nach der Sitzung können mehrere Probleme auftreten, die allen Beteiligten bewusst sein sollten.

1. Oft ziehen die Teilnehmer verschiedene Schlussfolgerungen aus derselben Sitzung Die Organisatoren einer Sitzung müssen dieses Risiko verringern, indem sie das Sitzungsprotokoll nach jeder Sitzung an alle Teilnehmer versenden. Dies muss innerhalb von 24 Stunden erfolgen, damit die Teilnehmer das Protokoll gleich nach der Besprechung überprüfen können. Im Protokoll muss sehr klar hervorgehoben werden, was im Meeting besprochen und erreicht wurde, um Unklarheiten direkt aus dem Weg zu räumen.

DAS MÜSSEN ADMINISTRATOREN, VORSTANDSMITGLIEDER UND AUFSICHTSRÄTE ÜBER MÖGLICHE PROBLEME NACH EINER SITZUNG WISSEN

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Das Sitzungsprotokoll muss auch festlegen, welcher Teilnehmer welche Verantwortung für Folgeschritte hat und welche Aufgaben an wen delegiert wurden. Auch die zugewiesenen Fristen werden aufgeführt. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Teilnehmer die adäquaten Informationen zur Hand haben und die richtigen Folgeschritte unternehmen.

2. Ein schlecht geführtes Protokoll ist ein reales Risiko Die Sitzungsadministratoren müssen in erster Linien sicherstellen, dass das Sitzungsprotokoll gut strukturiert und sorgfältig erstellt wird. Da es später für die Umsetzung der getroffenen Massnahmen unerlässlich ist, muss das Protokoll unbedingt korrekt verfasst sein. Wenn für Besprechungsprotokolle keine standardisierten Vorlagen benutzt werden oder Administratoren für die Erstellung von Protokollen und Tagesordnungen nicht angemessen geschult wurden, besteht die Gefahr, dass die Dokumente, die wichtigsten Ergebnisse und die erforderlichen Schlussfolgerungen nicht ordnungsgemäss geliefert werden. Auch die Kultur und die Grösse eines Unternehmens haben einen Einfluss auf das Protokoll einer Sitzung. Zudem hat sich der Inhalt von Protokollen mit der Zeit weiterentwickelt: Einst wurden nur der Fortschritt von Projekten und die strategischen Entscheidungen aufgezeigt, heute wird alles aufgeschrieben, was besprochen wurde.

3. Daten können in die falschen Hände gelangen, wenn sie über unsichere Systeme gesendet werden Jedes Unternehmen ist mit der Gefahr konfrontiert, dass sensible Daten, wie zum Beispiel Sitzungsunterlagen, in die falschen Hände gelangen können. Das Risiko, dass Unbefugte die inhärenten Sicherheits-Schwachstellen in allgemeinen E-Mail-Systemen ausnutzen, überwiegt die Risiken von auf Papier gedruckten Dokumenten. Eine weitere Gefahr besteht darin, dass Hacker Zugang erhalten auf Daten, die in unsicheren Online-Umgebungen gespeichert wurden.8, 9, 10, 11 Ein einziger Cyberangriff kostete US-Unternehmen im Jahr 2017 durchschnittlich fast 900 000 US-Dollar. Nur zwei Jahre zuvor lagen die durchschnittlichen Kosten noch bei etwa 500 000 Dollar.12,13 In Europa ist die Situation nicht anders: 2016 erlebten 80 % der europäischen Unternehmen mindestens einen Zwischenfall im Bereich der Cybersicherheit.14 Und auch wenn Sitzungsunterlagen ausgedruckt werden, bestehen ernstzunehmende Gefahren. Gedruckte Protokolle können verlegt werden oder auf anderem Weg verloren gehen, wodurch die hochsensiblen Unternehmensinformationen in die falschen Hände geraten können.

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Angesichts der zunehmenden Zahl von Sicherheitslücken begannen die Unternehmen zu verstehen, dass sie Massnahmen ergreifen müssen, um ihre Informationen und Systeme zu sichern. Die meistgenutzte Lösung ist eine Software, die spezifisch für Führungskräfte und effizientes Sitzungsmanagement entwickelt wurde: eine Sitzungsmanagement-Software. Im Zusammenhang mit Führungsgremien wird auch von einem Board-Portal gesprochen. Alle Informationen werden dort einem Ort verwaltet, verfolgt und miteinander verknüpft, was die Organisation von Sitzungen vereinfacht und die Effektivität der Gremien steigert.

Ein solches System zur Vereinfachung des Sitzungsmanagements muss eine klare Trennung der Benutzerrollen ermöglichen, den Grundsätzen der guten Unternehmensführung entsprechen und gesetzliche Vorschriften vollständig einhalten. Alle Ihre Daten und deren Verwendung müssen verfolgt werden, so dass Sie Probleme schnell beheben können und alle Beteiligten auf dem Laufenden halten können.

Wenn Sie diesen Prozess außerhalb eines speziellen Meeting-Managementsystems verwalten, steigt Ihr Risiko erheblich, sei es durch

• Informationsverlust - weil Mitarbeiter fahrlässig arbeiten, Flüchtigkeitsfehler machen, oder kein System mit guter Suchfunktion zur Verfügung steht;

• Datenschutzverletzungen - weil Unternehmensserver und E-Mail gehackt werden oder gedruckte Dokumente verloren gehen;

• Zeitverschwendung - entweder weil Dokumente ineffektiv gemanagt werden oder Besprechungsprotokolle auf unprofessionelle Weise erstellt werden;

• KPIs, die ineffektiv verfolgt werden - weil die in Sitzungen definierten Projekte und Ziele schlecht verwaltet, verfolgt und umgesetzt werden;

• Kommunikationsprobleme - weil ein zentrales System zur Verwaltung von Sitzungen fehlt.

Diese Risiken untergraben die Bemühungen, in Ihrem Unternehmen produktive Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen durchzuführen. Und sie gefährden auch die Umsetzung der Entscheidungen, die während der Sitzungen getroffen wurden. Diese Risiken können durch die Nutzung einer Sitzungsmanagement-Software vermieden werden.

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Wie wählen Sie die beste Sitzungsmanagement-Software für Ihr Unternehmen aus?

Eine Sitzungsmanagement-Software ist ein webbasierter Arbeitsbereich für Führungskräfte. Sie bietet den grossen Vorteil, dass alle Informationen (zum Beispiel Besprechungsmappe, dazugehörige Dokumente und alle Protokolle von vergangenen Sitzungen) an einem zentralen Ort abrufbar und bearbeitbar sind. Damit wird die Arbeit von Meeting-Administratoren und Führungskräften erheblich vereinfacht.

Sitzungsmanagement-Softwares erfreuen sich unter Vorständen und Aufsichtsräten wachsender Beliebtheit. Die Marktdurchdringung solcher Softwares, die manchmal auch Board-Portale genannt werden, wird bis ins Jahr 2020 auf 67,6 % prognostiziert. Der Grund für diesen Anstieg der Nachfrage ist die Notwendigkeit.15

Führungsgremien sind sehr divers und unterscheiden sich je nach Branche, Unternehmensgrösse, Funktionalität, Sicherheitsbedarf und interne Arbeitsabläufe. Darüber hinaus stehen Führungskräfte und Sitzungsadministratoren in verschiedenen Branchen vor unterschiedlichen Herausforderungen.

"Dieses Tool ist viel mehr als ein reines Ablagesystem. Es deckt das gesamte Backend ab und vereinfacht das Teilen von Informationen, wodurch alle Beteiligten viel Zeit sparen. Eine optimale Vorbereitung - genau danach haben wir gesucht."

-Martin Wartmann, Leiter der Rechtsabteilung der Selecta Group, über Sherpany

Deshalb muss Ihre Sitzungsmanagement-Software mit Ihrer Organisationsstruktur kompatibel sein, eine sichere Kommunikationsmethode bieten und letztendlich intuitiv von Ihren Führungskräften genutzt werden können.

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Stellen Sie sich diese Fragen bei der Evaluierung einer Sitzungsmanagement-Software

1. Wie etablieren Sie einen Prozess, der es Ihnen ermöglicht, die richtige Plattform zu finden? Bei der Auswahl eines Board-Portals ist es wichtig, KPIs einzurichten, die es Ihnen ermöglichen, die beste Software für Ihr Unternehmen auszuwählen. Verschiedene Organisationen haben unterschiedliche Bedürfnisse, deshalb ist es wichtig, eine Struktur und einen möglichen Workflow für die Nutzung des Tools zu erstellen. Stellen Sie sich folgende Fragen: Wer wird das Tool nutzen? Wird es der gesamte Aufsichtsrat sein? Der Vorstand? Oder gar die Top 10 % Ihres Führungsteams? Darüber hinaus muss dieses Tool flexibel, schnell anpassbar und skalierbar sein, nur so kann es in die bestehende Kommunikationsarchitektur Ihres Unternehmens integriert werden. Da die meisten Unternehmen bereits über eine solche Architektur verfügen, kann ein Sitzungsmanagement-System als Service (SaaS) am besten in den bestehenden Workflow integriert werden.

2. Wie definieren Sie Feedbackschleifen mit Führungskräften, damit Sie deren spezifischen Bedürfnisse genau kennenlernen? Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, müssen Sie verstehen, was den Vorständen und Aufsichtsräten während ihrer Arbeit Probleme bereitet. Um diese Probleme zu lösen, muss die Software Lösungen bereitstellen für alle Aufgaben des Managements.

vor der Sitzung während der Sitzung und nach der Sitzung

• Ihr Ziel sollte sein, dass alle Beteiligten mit Hilfe der Software ihre Aufgaben in weniger Zeit durchführen können als bisher. Deshalb sollten Sie diese Fragen stellen:

• Ermöglicht die Software, in der Vorbereitungsphase einer Sitzung, die schnellere Sichtung der Sitzungsdokumente?

• Hilft das Tool den Führungskräften dabei, Anmerkungen auf Dokumenten zu machen und ihre Kommentare und Ideen danach leicht wiederzufinden?

• Sparen Sie Geld, indem Sie den Papierverbrauch reduzieren?• Steigert es die Effektivität Ihrer Organisation, wenn Vorstände und

Aufsichtsräte von überall her effektiv arbeiten können?

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3. Können Sitzungsunterlagen und Notizen sicher erfasst und gelesen werden? Ihre Führungskräfte müssen in einer sicheren Umgebung arbeiten, in welcher

• Sitzungsunterlagen angezeigt und überprüft werden können,• Anmerkungen aufgeschrieben werden können.

All das muss geschehen, ohne dass Führungskräfte befürchten müssen, dass die von ihnen überprüften Informationen oder die von ihnen gemachten Anmerkungen versehentlich an Unbefugte durchsickern. Datensicherheit erfordert deshalb eine intensivere Beteiligung von Führungskräften, da ihre Notizen geheim bleiben müssen. Damit die Vorstände und Aufsichtsräte ihr Feedback auf die sicherste Art und Weise abgeben können, stellen Sie sicher, dass in der gesuchten Lösung der Mechanismus zum Teilen und Kommentieren von Dokumenten klar definiert ist.

4. Wie können Sie die Bedeutung einer solchen Plattform für Ihr Unternehmen hervorheben? Wenn Mitglieder von Führungsgremien besser arbeiten, profitiert das ganze Unternehmen. Oftmals gibt es jedoch anfänglichen Widerstand gegen Veränderungen, selbst dann, wenn die klaren Vorteile jedem bewusst sind. Deshalb ist es wichtig, Führungskräfte frühzeitig an Bord zu holen und dafür zu sorgen, dass alle Beteiligten die folgenden Fragen beantworten können:

• Aus welchen Gründen wird eine Sitzungsmanagement-Software gebraucht?• Welchen Mehrwert kann die Digitalisierung den Organisatoren von

Sitzungen, der Konzernleitung und den Aufsichtsräten bieten?• Wie trägt dies zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse in Ihrer

Organisation bei?• Wer sollte an der Integration der neuen Plattform beteiligt sein?

Bevor die Notwendigkeit eines neuen Tools intern kommuniziert wird, sollten in einem zweiten Schritt klare Ziele definiert werden, was das Unternehmen bezüglich Sitzungen genau erreichen will und wie das geschehen soll.

5. Können Sie die Plattform testen, bevor Sie sich dafür entscheiden? Jede Organisation hat ihre eigenen Strukturen, Bedürfnisse und Arbeitsabläufe. Die von Ihnen gewählte Sitzungsmanagement-Software muss genügend Flexibilität bieten, um sich an Ihre internen Bedürfnisse anzupassen, ohne aber eine sehr teure massgeschneiderte Lösung zu erfordern. Die meisten Anbieter von Sitzungsmanagement-Softwares bieten

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Testversionen oder Demos an, die aufzeigen, wie das Produkt in Ihrer Unternehmensumgebung gebraucht werden könnte.

6. Welche Sicherheitsbedenken bestehen? Während der Demo oder Testphase müssen Sie die sicherheitsrelevanten Funktionen überprüfen. Dies stellt sicher, dass Ihr Unternehmen über sein Sitzungsmanagement-Tool nicht anfällig ist für Cyberangriffe und andere sicherheitsrelevanten Gefahren. Diese Fragen zur Sitzungsmanagement-Software müssen Sie sich dabei stellen:

• Verwendet sie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Anmeldung?• Bietet sie auch neue Methoden der Zwei-Faktor-Authentifizierung an (neben

den bekannten, aber eher veralteten SMS-Tokens)?• Entspricht sie der Best Practice und den aktuellen Industrienormen (z.B. ISO

27001)?• Erfüllt sie die geltenden Datenschutzbestimmungen (z.B. GDPR)?• Welche Art von Verschlüsselung verwendet sie für ruhende Daten (z.B. auf

einer Festplatte) und wie sicher sind diese Daten?• Welche Art von Verschlüsselung verwendet sie für Daten während der

Übertragung (z.B. von einem Server zu einem Gerät) und wie stark ist sie?• Wo werden die Daten gespeichert und verarbeitet (Standort des

Rechenzentrums und des Anbieters)?• Wird sie einer strengen externen Auditierung unterzogen?• Werden regelmässige Penetrationstests durchgeführt?

7. Wie geht die Plattform mit Governance-Themen um? Sie müssen sicherstellen, dass die für Sie interessante Lösung alle Governance- und Compliance-Vorschriften einhält. Wenn dies der Fall ist, sind das Unternehmen und alle seine Führungskräfte in der Lage, informierte, relevante, rasche und gut dokumentierte Entscheidungen zu treffen, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen und die Strategie erfolgreich umzusetzen.

8. Können Führungskräfte ihre Notizen offline bearbeiten? Vorstände und Aufsichtsräte sind häufig auf Geschäftsreisen und haben dort nicht immer Zugriff auf Wi-Fi, zum Beispiel im Flugzeug oder in der Bahn. Deshalb ist es wichtig, dass sie trotzdem zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf wichtige Dokumente haben, selbst wenn sie offline sind. Die richtige Sitzungsmanagement-Software sollte also die Möglichkeit bieten, jederzeit und von überall Anmerkungen zu machen und Dokumente zu überprüfen.

9. Bietet die Plattform die Möglichkeit, auf vergangene Daten zuzugreifen? Mit dem Zugang zu Dokumenten aus der Vergangenheit, wie zum Beispiel

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• den Entscheidungen von früheren Sitzungen,• dem Stand des Fortschritts von bestehenden Projekten,• und den Protokollen aus den Vorjahren,

sparen Sitzungsadministratoren bis zu 50 % der Zeit ein, die sie normalerweise für die Organisation einer Sitzung aufwenden.16 Dabei helfen branchenspezifische Vorlagen, die an die regelmässigen vierteljährlichen Treffen angepasst werden können. Die Zeitersparnis kann sogar bis auf 80 % erhöht werden, wenn Sie die Quartalssitzungen aus früheren Jahren duplizieren und an die Agenda des laufenden Jahres anpassen.

10. Verfügt die Software über eine intuitive Benutzeroberfläche? Damit das Board-Portal von allen Führungskräften effizient genutzt werden kann, muss seine Benutzeroberfläche eine reibungslose Nutzung für alle Benutzer ermöglichen. Die meisten Führungskräfte arbeiteten jahrelang mit veralteten, meist papierbasierten Methoden, weshalb der Übergang zu einem digitalen Tool so reibungslos wie möglich erfolgen sollte. Eine einfach zu bedienende und intuitive Benutzeroberfläche (UI) erfüllt in der Regel diese Aufgabe.

Mit Hilfe von SaaS (Software as a Service) Tools werden Unternehmen vollständig digitalisiert, und die Auswirkungen auf Meetings sind unbestreitbar..

"Eine spürbare Steigerung der Effizienz bei der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen." - Peter Quadri, Mitglied mehrerer Verwaltungsräte und ehemaliger CEO von IBM Switzerland, über Sherpany.

Board-Portale machen Meetings für Sie:

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Zeiteffizient: In einer digitalisierten Umgebung arbeiten Sie viel effizienter, weil Sie Sitzungen viel schneller organisieren können, alle Teilnehmer immer erreichbar sind und Sie Änderungen viel einfacher aktualisieren können. So erleichtern Sie Ihre eigene Arbeit und rationalisieren die Aufgaben der Vorstände und Aufsichtsräte, was allen Zeit spart.

Sicher: Das Risiko von Datenverlust wird durch die digitalisierte Umgebung und den Verzicht auf gedruckte Dokumente erheblich reduziert.

Kosteneffizient: Sie reduzieren die Kosten pro Sitzung, weil Führungskräfte und Administratoren keine Zeit mehr mit der Suche nach Dokumenten verschwenden. Jeder kann von überall und jederzeit arbeitenund zudem werden hohe Druckkosten gespart.

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Führen Sie eine produktive, sichere und kosteneffiziente Meeting-Kultur ein

Sherpany erfüllt alle Anforderungen, die Sie an eine Sitzungsmanagement-Software haben und bietet gleichzeitig eine intuitive und sichere Lösung, um Ihre Geschäftssitzungen effizienter zu machen.

1. So unterstützt Sherpany die Vorbereitung einer Sitzung:

• Erhöht die Produktivität: ∙ Organisation aller Dokumente an einem Ort ∙ Duplizieren von früheren Meetings ∙ Verwendung einer gebrauchsfertigen, massgeschneiderten Agenda-

Vorlage ∙ Schnelles Hochladen von Dateien über eine Drag&Drop-Schnittstelle ∙ Dokumente sofort und einfach verteilen ∙ Schnelles Erfassen von Notizen auf Sitzungsunterlagen von überall,

wodurch sich Führungskräfte einfacher vorbereiten können

• Reduziert die Kosten: ∙ Spart Zeit beim Suchen, Drucken und Aktualisieren von Dokumenten ∙ Tagesordnungen der Vorquartale können einfach dupliziert und

angepasst werden ∙ Druckkosten entfallen ∙ Generiert automatisch eine Sitzungsmappe mit allen wichtigen

Dokumenten

• Verringert IT-Sicherheitsrisiken: ∙ Sicheres Login: SMS und akustische Identifikation ∙ Die Governance wird präzise abgewickelt, Vorstände und Aufsichtsräte

können die Tagesordnungen und Dokumente vor der Sitzung sicher überprüfen.

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2. So unterstützt Sherpany die Teilnehmer während der Sitzungen:

• Aktualisierungen von Dokumenten in letzter Minute• Hebt relevante Informationen und Dokumente während einer Präsentation

hervor• Der sogenannte “digitale Zirkularbeschluss” unterstützt die

Entscheidungsfindung• Echtzeitansicht vergangener Entscheidungen• Leicht verständliche Ansicht für den Präsentator

3. So unterstützt Sherpany die Nutzer im Nachgang zur Sitzung:

• Schnelle und sichere Übermittlung des Sitzungsprotokolls an alle Teilnehmer• Überprüfung und Nachlesen von Dokumenten aus vergangenen

Besprechungen• Automatisierte Archivierung aller Dokumente• Führungskräfte können mehrere Mandate in einer einzigen App vereinen

Dank Sherpany können Administratoren

• die Produktivität erhöhen,• sensible Informationen sicher managen,• und Sitzungen zeitsparender und kosteneffizienter machen.

Dank Sherpany können Verwaltungsräte

• schnell auf die richtigen Daten und Informationen zugreifen,• in einer sicheren Umgebung und mit einer einfach zu bedienenden

Software arbeiten,

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"Nützlich in jeder Hinsicht - unsere Erfahrung mit dem Sherpany Boardroom ist ausgezeichnet." Andreas Schmid, Präsident des Verwaltungsrats der Flughafen Zürich AG und Mitglied mehrerer Führungsgremien, über Sherpany.

Kontaktieren Sie uns

• und pünktlich und einfach Benachrichtigungen über aktualisierte Sitzungsunterlagen erhalten.

Nachdem Sie Sherpany in Ihre Organisation integriert haben, kosten Ihre Sitzungen weniger, sind hochsicher und Sie sparen bis zu 80 % der gesamten Vorbereitungszeit für Meetings. Darüber hinaus profitieren Sie von Sitzungen, die alle Governance-Vorschriften erfüllen.

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Referenzen

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2. Best Practices in Email, Web and Social Media Security – Osterman Research.

3. Study Exposes Employee Negligence as Top Information Security Risk to U.S. Businesses – Security

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4. In a Leaked Memo, Apple Warns Employees to Stop Leaking Information – Bloomberg, April 2018.

5. Organising & Time Management Statistics – Simply Productive, März 2013.

6. Improving board governance McKinsey global survey results – McKinsey.

7. Common Communication Mistakes To Avoid As A Board Of Directors – Forbes, Januar 2018.

8. Why email hasn’t killed the fax –InfoWorld, April 2016.

9. What You Need to Know about Ransomware Attacks and Office 365 – Spannin, April 2018.

10. Why Exchange Online Protection didn’t block this virus and what can I do? - TechNet, September

2016.

11. How secure are Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive and Apple iCloud cloud storage

services? – Alper, Mai 2016.

12. 2017 U.S. State of Cybercrime Survey – IDC Communication Inc, 2017.

13. Three Issues That Will Keep Corporate Directors On Their Toes In 2018 – Board Member, Januar

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14. Cybersecurity - State of the union 2017.

15. Global Board Portal Market: Trends & Opportunities (2016 Edition).

16. How can a board portal help you with the annual agenda? – Sherpany’s Blog, November 2016.