Desarrollo de un proyecto de inteligencia de negocio - copia.docx

8/17/2019 Desarrollo de un proyecto de inteligencia de negocio - copia.docx

http://slidepdf.com/reader/full/desarrollo-de-un-proyecto-de-inteligencia-de-negocio-copiadocx 1/11

Módulo 3. Desarrollo de un proyecto de inteligencia de negocio

Grupos básicos de procesos

Iniciación.

PMBoK: grupo de procesos para defnir nuevo proyecto o ase de uno existente tras obtener autorización.Dentro de este ámbito:

e defne e! alcance inicial y as" como !os recursos fnancieros iniciales.

e identifcan !os interesados #internos y externos$ e designa director del proyecto #de no %aber sido ya designado$ &oda esta inormación se registra en

o e! acta de constitución de! proyectoo e! registro de interesados

'probación de! acta de constitución proyecto autorizado.

Objetivo:( '!inear expectativas de !os interesados( Dar visibi!idad sobre e! a!cance y !os ob)etivos( *stab!ecer !a visión de !o +ue se necesita rea!izar( Demostrar +ue !a participación de !os interesados en e! proyecto y ases asociadas puede asegurar

e! !ogro de sus expectativas #+uic,(-ins$

/nvo!ucrar a !os patrocinadores0 c!ientes y otros interesados durante e! inicio genera un entendimientocom1n de !os criterios de 2xito0 reduce !os gastos genera!es de participación y0 en genera!0 me)ora !aaceptación de !os entregab!es y !a satisacción de! c!iente y !os demás interesados.

*! acta de constitución del proyecto estab!ece una re!ación de co!aboración entre !a organizacióne)ecutora y !a organización so!icitante. *n e! caso de proyectos externos genera!mente se opta porestab!ecer este acuerdo a trav2s de un contrato oral.(((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((!.!. "tapas previas a la iniciación del proyecto

( 3os criterios para e! aná!isis o aprobación de nuevos proyectos son criterios de ipacto en los

resultados y en e! #OI.( &ener en cuenta !as unciones de un sistema de B/ #medir0 comparar0 reportar04$( $ase de %nálisis de !os e!ementos o capacidades a tener en cuenta antes de iniciar un proyecto

de B/ #necesidad de negocio0 nive! de evo!ución de B/0 cu!tura de empresa04$ 5esu!tado:o Business 6ase #análisis de viabilidad de la inversión$ (7 toma de decisiones de

dirección8e)ecutivos nive! superior a! de! proyecto.o 9na propuesta inicial (7 comit2 de dirección de !a compa"a.

Iportante: e! proyecto comienza muc%o antes y acaba un poco despu2s de !a producción de unosdeterminados entregab!es.(((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((;.<. Desarrollar el acta de constitución.



Objetivo: ob)etivo documentar !a autori&aciónoral de! inicio de! proyecto y de cada una de!as ases #si %ay$ de! mismo0 a !a vez +ue recoge ydocumenta !as necesidades de negocio y !asexpectativas de !os interesados +ue !o )ustifcan.

='ui(nes participan( /nteresados( Patrocinador > !a entidad patrocinadora +uien deber"a encargarse de !a redacción de! acta.( 'na!istas de negocio( Director proyecto #más +ue recomendab!e$ ( 7 asignar!o siempre antes de comenzar !a

p!anifcación. Deseab!e +ue participe en !a e!aboración de! acta.

='ui(n aprueba( Patrocinador #sponsor$ externo a !a dirección de! proyecto. Dispone de los recursos necesarios

para el proyecto.( ?fcina de proyectos( @erente

( 6omit2 e)ecutivo

*n proyectos B/0 es deseab!e +ue !a autori&ación venga de! director general y de! coit( dedirección de la epresa en con)unto y +ue e! sponsor o patrocinador de! proyecto sea un miembro deeste comit2.De! 6ontenido t"pico m"nimo de! acta de constitución0 e! A importante defnición de !os ob)etivos#cua!idades M'5&&$ +ue desea a!canzar e! c!iente de! proyecto.

Iportante) *! proceso y !a docuentación derivada son cr"ticos pero a1n más son !a actitud ycondiciones de! )ee de proyecto para estab!ecer !as condiciones y actores +ue deben darse para uninicio exitoso de! mismo.

C*mi!io intenta conocer !o me)or posib!e !os procesos de negocio0 !as costumbres de traba)o y !ose+ui!ibrios de poder de !os c!ientes #internos$ para !os +ue traba)a y0 si puede ser0 anticiparse a susnecesidades. /ntenta estab!ecer una red de contactos y reerentes0 +ue !e serán de ayuda en muc%osmomentos0 y conocer !o +ue se cuece en e! mercado0 !o +ue están %aciendo !os abricantes yproveedores de servicios y !a competencia. abe +ue desarro!!ar0 aumentar !as capacidades yconocimientos de c!ientes y proveedores será una c!ave de !os traba)os +ue vengan y unatran+ui!idad para su corazón grande.

(((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((!.3. Identifcar a los interesados #recomendab!e > proceso área de comunicación$

Defnición: son todas !as personas y organizaciones +ue se verán aectadas por e! desarro!!o de!proyecto0 sea directamente0 por+ue participan en a!guna medida0 o indirectamente0 por+ue !es aectará dea!guna manera en su uncionamiento.

Objetivo: @estión proactiva de interesados conocer y documentar sus intereses0 expectativas0participación0 importancia e inEuencia para enocar adecuadamente e! proyecto a !a satisacción de !asnecesidades de! máximo de !os interesados0 centrándose en e! patrocinador y e! cliente. F0 por otro!ado0 identifcar posib!es conEictos de intereses. i se gestionan y resue!ven en esta ase0 e! impacto sobree! proyecto será menor.

(((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((

!.*. Defnición inicial del alcance

Defnición) *n !a defnición inicia! de! a!cance se mostrará por primera vez y con c!aridad +u( se ,ace #y+u( -O se ,ace$G en defnitiva0 +u2 resu!tados o entregab!es se obtendrán.

='uienes e podr"a decir +ue por !os ejecutivos o e! patrocinador.



*s un producto evo!utivo0 iterativo y permanente +ue precisa revisión continua +ue es preciso defnir paraestab!ecer e! nivel de esuer&o0 interno y externo y los costes y una base de partida para laplanifcación.

*videntemente0 en este estadio inicial de! proyecto no se tienen todos !os e!ementos necesarios paradefnir con e! sufciente deta!!e y c!aridad e! alcance defnitivo0 +ue e!aboraremos en !a etapa deplanifcación

C4!o +ue se %ará y0 sobre todo0 !o +ue -O se %ará dentro de! proyecto. 3o +ue necesitaos saber

para empezar un proyecto es +u( +ueremos +ue e! cliente #norma!mente de un cierto nive!0 e!Cao del proceso de negocio$ pueda ,acer con el sistea0 !o +ue a%ora no puede ,acer o ,ace al0 y una estiación aproxiada del tiepo y de esuer&o re+ueridos para construir!o oimp!antar!o. Ho necesitamos una defnición deta!!ada de !os re+uisitos de usuario fna!.

(((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((/. 0lanifcación.(((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((

((((((((((((<.;. ='u( es un plan de proyecto

( *s un cuaderno de bitácora0 un mapa de ruta estructurado donde se estab!ecen !as actividades area!izar para a!canzar !os ob)etivos de negocio proyecto.

( Donde se defnen !os tiepos y recursos tanto de negocio como tecno!ógicos necesarios paracomp!etar e! traba)o

( 9n mecanismo para:o Monitorizar e! avanceo 6ontro!ar e! alcanceo Gestionar el proyecto para asegurar resu!tados dentro de !os tiempos marcadas y

presupuesto estab!ecido.o 1ounicar progresos y comprometer a !os participantes.

(((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((<.;.;. 6ontenidos de! p!an de proyecto

PMB?K0 I.J edición #<L$ identifca dentro de! grupo de procesos de p!anifcación %asta nueve áreas.

*n proyecto B/ se recomiendo un cic!o iterativo0 dividiendo !os proyectos o subproyectos en pa+uetes detraba)o o *D& más pe+ueos +ue permitan asegurar una interacción más continua con !os usuarios fna!es.Más ade!ante0 si no me e+uivoco0 comentará dividir e! proyecto y entregab!es4 revisarN(((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((<.<. 0lan de gestión del proyecto.

3os principa!es inputs para !a preparación de! p!an de gestión son:

( e! acta de constitución de!( !a identifcación de interesados( y !a defnición inicial de! alcance #+u2 %ay +ue %acer y +u2 productos se tienen +ue obtener$.

*s e! traba)o de! )ee de proyecto0 su cuaderno de bitácora. *stab!ece +u( procesos de gestión seap!icarán a un proyecto e incorpora !os e!ementos principa!es de !os dierentes planes parciales +ue son!a p!anifcación de: a!cance0 tiempo0 costes0 ca!idad0 riesgos.

a. %lcance:

3a gestión de! a!cance es e! proceso ás cr2tico de toda !a gestión de! proyecto. Donde se surenmás desviaciones en:o 6ontenido #+u2 +uer"a e! c!iente$o &iempoo 6osteso atisacción de usuarios y c!ientes



*n !a p!anifcación de! a!cance tenemos !os siguientes O procesos:

o 5ecogida de re+uisitos:Defnición y documentación de !as necesidades0 a )uicio de !os interesados0 +ue permitiráncubrir !os ob)etivos de! proyecto. *s !a causa principal de racaso en la gestión delalcance.3os re+uisitos deber"an ser M%#4 además de ser copletos #no necesita de otros re+uisitosposteriores$ y consistentes #no c%oca con otros ni estar potencia!mente su)eto a cambiospermanentes$.

ue!en tener +ue ver con: 3a unciona!idad re+uerida Hecesidades de integración con otras ap!icaciones /nraestructura tecno!ógica

'conse)ab!e e! uso de !a atri& de tra&abilidad de re+uisitos: en !a +ue re!acionamos0 en unatab!a de dob!e entrada0 cada re+uisito con !os productos interedios o fnales +ue se iráne!aborando a !o !argo de! proyecto. *sta tab!a permite tambi2n priori&ar0 en caso de con5icto0 !aimportancia de unos re+uisitos rente a otros.0M6O7 : .<.O.< Matriz de &razabi!idad de 5e+uisitos

Para poder empezar con !a p!anifcación se precisa de una defnición de re+uisitos muc%o másprecisa.

o Defnición deta!!ada de! a!cance:

Para +ue e! a!cance inicia! #etapa de iniciación$ se pueda transormar en un a!cance defnidomuc%o más preciso8deta!!ado0 en una defnición operativa +ue puede convertirse en un plan0p!asmarse en acciones0 se debe componer de:

( re+uisitos deta!!ados( de ca!idad0( priorizados( acordados

( eva!uab!es

='u( incorpora 9na descripción precisa de! producto8s a obtener #inormes0 panta!!as0interaces0 etc.$ y en ocasiones re+uisitos de calidad #márgenes de error en e! código o en !aparametrización0 rendimientos0 etc.$

o Distribución de !a estructura de traba)o y p!anifcación de %itos:

eg1n PMBoK0 crear la "D4896: *s e! proceso de subdividir los entregables y el trabajo de! proyecto encomponentes más pe+ueos y más áci!es de mane)ar.

e menciona vagamente +u2 son !os ,itos: e! concepto se adopta de! @DPM y se puedendefnir como !os estados intermedios por !os +ue pasa un proyecto desde su inicio %asta su fn.e sue!en asociar a !a fna!ización de un *D&.

9na reg!a senci!!a para conseguir +ue !os %itos sean 1ti!es es redactar!os de manera +uere5ejen un estado a alcan&ar y !as condiciones para verifcar +ue se ,an alcan&ado.

%consejable: *stab!ecer un p!an de %itos para aci!itar !a re!ación entre !a parte de negocio y e!e+uipo de proyecto y +ue esta se desarro!!e de manera visua!0 senci!!a y mas comprensib!e.

&ambi2n permite estab!ecer responsables claros0 asignar recursos y establecer ec,asde fnali&ación de cada parte de! traba)o. Qina!mente0 estab!ecer %itos0 si se !iga a !oscriterios de coprobación de entregables0 no de)a !ugar a dudas: !as cosas están o no

están0 se %an %ec%o o no se %an %ec%o.

b. 4iepo:3os grupos de procesos o áreas de conocimiento de tiepo y coste se concentran en !a etapa deplanifcación de! proyecto.



3os procesos comprendidos en esta área o grupo de procesos son !os siguientes: P!anifcar !asactividades0 estimación de esuerzos0 secuencia y duración de! traba)o0 distribución de! traba)o yrecursos necesarios0 preparación de! ca!endario defnitivo.

;. P!anifcación de !as actividades: !a p!anifcación de actividades y tareas es un proceso +ue derivade !a defnición de los ,itos de! proyecto. 3as actividades son acciones necesarias paraa!canzar !os %itos y !as tareas son acciones dentro de cada actividad.

3a manera más %abitua! de representar un p!ande actividades es mediante un diagraa de Gantt

%consejable: :olver a planifcar cada grupo de actividades0 a! coien&o de cada nuevo ,ito oase. *s probab!e +ue durante !a rea!ización de! %ito anterior %ayan aparecido variables +ueaconse)en abordar e! traba)o siguiente de ormadierente y con una dierente distribución de recursos.

0lanifcación top;do<n 8 botto;up:( 4op;do<n: *sta es !a visión directiva0 !os ob)etivos0 productos y entregab!es de! proyecto se

descomponen de arriba aba)o.( 6otto;up: *sta es !a visión de! e+uipo de traba)o y es una re!ación de actividades0 su

secuenciación0 !a re!ación entre unas actividades y otras0 y !a carga de traba)o asociada.

<. 3a estimación de esuerzos: es una estimación sobre cuánto se tarda norma!mente en %acer !aactividad. Ho conundir con duración0 esto es0 cuándo fna!izará en e! ca!endario.

*! nivel de esuer&o de un proyecto depende de !as actividades a desarro!!ar y esindependiente de !a secuencia en !a +ue rea!icemos !as actividades o de! e+uipo de proyecto.

O. ecuencia y duración de! traba)o:

( *xisten dependencias y re!aciones entre actividades +ue ob!igan a un cierto orden dee)ecución. Ho todas pueden %acerse en para!e!o.

( 3os recursos no son !imitados.

*n cuanto a dependencias0 muy importante identifcar !as +ue no están ba)o nuestro contro! si

no +ue son externas a! proyecto.

3a p!anifcación de actividades8tareas0 !a defnición de sus interdependencias permitenestab!ecer e! camino cr"tico: !a cadena de actividades +ue determinan !a duración g!oba! m"nimade un proyecto.

I. Distribución de! traba)o y recursos necesarios: 9na vez tenemos e! deta!!e de !o +ue %ay +ue%acer0 cómo %acer!o0 e! nive! de esuerzo re+uerido0 ya disponemos de !o necesario paradeterminar !a cantidad de recursos necesarios y !as caracter"sticas +ue deben tener0 as" comoestab!ecer un presupuesto.

*! p!an de traba)o de un proyecto incorpora a !a tabla los recursos +ue se re+uieren y !aduración estiada de! traba)o0 as" como !a contribución de cada miembro de! e+uipo.

'conse)ab!e: dia!ogar entre !as partes #Cliente <-> Jefe de proyecto y Jefe de proyecto <->Equipo de trabajo$ a !a %ora de preparar !a distribución de! traba)o y asignar tareas as" comoresponsabilidades.

actividades%itos

tareatareatarea



9na de !as ayores causas de desviación en !a gestión de proyectos es !a s para !area!ización de actividades.

Preparación de! ca!endario defnitivo: e cierra e! c"rcu!o de p!anifcación.

e pone en e! ca!endario e! plan de trabajo real:( teniendo en cuenta:

o recursos disponib!eso restricciones de tiepo yo restricciones de coste.

( e examinan !os riesgos ( e estab!ece e! nivel de contingencias para desviaciones o incump!imientos +ue puedan

producirse( e revisa !a posibi!idad de optii&ación de! proceso o actividades +ue se %ayan o!vidado.( e discute con el cliente y0 en su caso0 con !a propia organización.

3os %itos son !os e!ementos +ue permiten conocer y comunicar e! progreso de! proyecto:

( Momento de revisar !a p!anifcación y estab!ecer p!anes más deta!!ados para e! traba)o pendientede rea!izarse.

( Qi)ar ec%as de rea!ización de cada %ito.

*n cambio0 e! calendario copleto0 o a! menos por *D&0 debe incluir e! detalle +ue se re+uieraen cada caso de actividades0 tareas0 su duración0 !as interdependencias0 !as ec,as deobtención de !os productos.

c. 1ostes: en e! grupo de procesos de p!anifcación se inc!uye !a estiación y valoración de !oscostes de todos !os recursos invo!ucrados y !a preparación del presupuesto.Para !a preparación de! p!an de costes %ay +ue tener en cuenta muc%os actores siendo !os másimportantes:

( 3a base u ob)etivo de !a medición: !o %abitua! es %acer!o a nive! de !as *D&s. *s recuente y

recomendab!e estab!ecer una cuenta de coste0 a! menos interna0 por "D40 a !a +ue se iráncargando !os costes rea!es incurridos.

( /dentifcación de! nive! de descomposici ó n: mientras +ue !a planifcación de alcance tieneuna visión más estrat2gica y de arriba aba)o #top(do-n$0 !a planifcación de tiepos ycostes tiene una dimensión más operativa y táctica y de aba)o arriba #bottom(up$.

( 3as unidades de medida: dependiendo de! tipo de recurso.

( *! nive! de precisión de !as estimaciones.

( *! nive! de reservas y contingencias: necesario para cubrir riesgos.

( 3os umbra!es de desviación: variaciones aceptab!es sobre !a !"nea base de coste. Quera deestos umbra!es a!armas.

( 3os ormatos de presentación de! presupuesto y de !os inormes: o reporting internos y a!c!iente.

d. 1alidad: Para evitar ma!entendidos0 sean cua!es sean !as normas de ca!idad inc!uidas en e!proyecto0 %ace a!ta +ue sean expl2citas y consensuadas con e! c!iente. Ray +ue defnir yacordar #o aconse)ar si uera e! caso$ con el cliente cuá!es son !os criterios de ca!idad másadecuados. ?bviamente0 una vez identifcados y defnidos0 tenemos +ue producir un producto +ue!os satisaga.

-o basta con +ue el producto est( perectaente producido y ajustado a criterios de

calidad t(cnicos0 %ace a!ta tambi2n +ue sea válido0 +ue sirva. Para conseguir!o0 %ay +ueidentifcar bien c!aramente !as expectativas uncionales de! cliente y convertir!as en re+uisitostangibles y producibles.



&ambi2n %ay +ue %ab!a de costes de ca!idad: 3o más importante es entender +u( es iportante0=til y necesario para e! c!iente y planifcar la calidad en unción de esto y documentar tantocomo sea posib!e e! resu!tado esperado y !os márgenes de confanza aceptab!es.

e. #iesgos: 3a p!anifcación y gestión de riesgos es un área c!ave de !a gestión de proyectos grandesy comp!e)os0 como !os de B/. *! director de proyecto tiene +ue anali&ar riesgos.

Remos separado !a p!anifcación de riesgos en cuatro pasos o procesos dierentes y consecutivos:p!anifcar !a gestión de riesgos0 identifcar !os riesgos0 ana!izar !os riesgos0 p!anifcar !a respuesta ariesgos.

?b)etivo: *! ob)etivo fna! de !a p!anifcación es orma!mente senci!!o0 aun+ue comp!e)o de a!canzar:identifcar los riesgos relevantes de! proyecto e incorporar las acciones necesarias perenrentarse a e!!os con 2xito.

( P!anifcación de !os riesgos: exp!icación orma! de cómo se gestionarán !os riesgos en e!proyecto. 'segura +ue e! nivel> el tipo y la visibilidad de !os riesgos son adecuados a !aimportancia de! proyecto.

( /dentifcar !os riesgos: *sto es0 %acerse una idea de !a agnitud de los riesgos +uepueden aectar a! proyecto. Para %acer!o0 %ay +ue empezar por identifcar estos riesgos ydocuentar !as caracter2sticas ;? #egistro de riesgos. %consejable) participación de!os interesados.

( 'na!izar !os riesgos: 6uantifcar !a agnitud de !os riesgos identifcados !o +ue permitepriori&arlos ca!cu!ando !os actores: probabilidad de ocurrencia y e! ipacto. ?trosactores:

o P!azo para reso!ver!oo &o!erancias de !a organizacióno 5epeticiones posib!es de! riesgo.

Priorización y criterios a!imentarán e! 5egistro de 5iesgos.

( P!anifcar !a respuesta a riesgos: desarro!!ar opciones y acciones para ejorar !asoportunidades y inii&ar !as aena&as a !os ob)etivos de! proyecto por parte de !os+ue se %an va!orado como más prioritarios.

3as respuestas a riesgos se sue!en c!asifcar seg=n el eno+ue. *n cuanto a !os riesgosnegativos0 se %ab!a de cuatro tipos de respuestas:

• "vitarlos0 cambiando e! p!an de! proyecto de orma +ue se e!imine !a amenaza.

• 4ranserirlos0 en este caso no se e!imina e! riesgo0 se encarga a una tercera persona uorganización +ue !e %aga rente.

• Mitigarlos0 ya sea con acciones preventivas #para mitigar !a probabi!idad de +ue pase$0o con acciones de contingenciaI #para mitigar e! impacto$.

• %ceptarlos0 cuando no es posib!e o no es rentab!e y disear respuestas eectivas.

Dentro de la planifcación de costes0 ta! como %emos visto0 se %abrán estab!ecido !as reservaspara ,acer rente a estas contigencias. *! p!an de contingencias debe ser revisado a lo

largo de todo el proyecto.

(((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((<. "jecución de un proyecto de inteligencia de negocio .

3a etapa de e)ecución se compone de !os procesos uti!izados para copletar e! trabajo defnido en e!plan de gestión de! proyecto a fn de cump!ir con !os re+uisitos de! mismo.*s !a gestión de! d"a a d"a de proyecto:

( comprobar +ue !as cosas +ue se tienen +ue %acer se %agan0( conocer y contro!ar e! progreso0( tomar medidas de corrección +ue correspondan.

e inc!uyen:( construcción e imp!antación de productos B/( aseguramiento de !a ca!idad( gestión de !a comunicación y !as re!aciones con !as partes interesadas( gestión de 55RR( gestión de recursos t2cnicos



( administración de compras y contratos.

*)ecución y contro! van muy unidos.(((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((*. 1ontrol y seguiiento del proyecto.

"jecución y eguiiento y 1ontrol están intr"nsecamente relacionados:

( *! control es una parte de !a e)ecución y proporciona eleentos y avisos para ejorar la

ejecución. e rea!iza contra !as dierentes dimensiones de! p!an e inorma de !as desviaciones ocabios +ue re+uieren atención o0 en su caso0 replanifcación.

( F !a e)ecución se docuenta y revisa a trav(s del control. e e)ecuta y contro!a !o +ue se %ap!anifcado.

i existen desviaciones0 se identifcan sus causas0 se proponen correcciones y0 de ser aprobadas0 seactua!iza e! p!an de proyecto as" como toda !a documentación aectada.(((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((*.!. @os procesos de seguiiento y control.

a. 1ontrol y seguiiento integrado: e! director de proyecto debe poseer una visión g!oba! detodas !as variab!es #a!cance0 coste0 tiempo0 ca!idad$ poniendo más 2nasis en !as +ue correspondaen cada momento.

Objetivo: regu!ar e! progreso de! proyecto para lograr los objetivos de rendiiento defnidos en e! p!an de proyecto mediante un seguimiento de !a situación real de! proyecto y ana!izar !osdatos proporcionados por este seguimiento en contraste con !as previsiones del plan deproyecto.

'! tener +ue rea!izarse a !o !argo de !a vida de! proyecto0 este proceso !e da inoración vital a!director de proyecto sobre !a salud de! mismo y sobre !os puntos en !os +ue debe centrar suatención.

*ste proceso está compuesto por !as siguientes actividades:

• 6omparar rendimiento rea! contra e! p!anifcado

• *va!uar e! rendimiento para discernir si son precisas acciones preventivas 8 correctivas

• Racer !o +ue corresponde en caso de identifcar nuevos riesgos: ana!izar!os0 revisar!os yseguimiento.

• Mantener inormación adecuada y actua!izada sobre:o Productos de! proyectoo Para !os inormes de estado0 mediciones de grado de avance y proyecciones.

• Proyecciones de cronograma y coste actua!es

• eguimiento de !a imp!ementación de cambios +ue se produzcan.

b. 6ontro! integrado de cambios: este proceso recomienda un trataiento oral de !os cambiospara +ue se integren de anera ordenada en e! proyecto. *sto es: consiste en revisar todas !assolicitudes de cabios0 evaluarlas0 gestionar !os posib!es cabios en !os entregab!es0 !as!"neas base0 e! p!an de gestión0 !os activos de !os procesos de !a organización y otros documentosde! proyecto.*sto imp!ica gestión rigurosa y continuada de !os cambios para mantener p!an de gestión deproyecto0 e! enunciado de a!cance de proyecto o !os productos entregab!es.

/mportante: Sui2n tiene autoridad para aprobar !as so!icitudes de cambio.

c. 6ontro! de a!cance0 ca!endarios0 costes0 ca!idad y riesgos: 'segurarse +ue se está produciendo loacordado0 de !a ora acordada0 estar pendiente de !a correcta generación de los

resultados. 6omo !os riesgos no son estáticos0 e! director de! proyecto tiene +ue revisarperiódicamente e! estado de !os riesgos de! proyecto.

*stas son !as dimensiones más cr"ticas de! proyecto. Por tanto:• "l control de alcance:

o Terifca !a situación de! a!cance respecto a! p!an de! proyecto



o Terifca +ue !os cambios se gestionen por medio de! proceso de 6ontro! integradode cambios

o @estiona !as modifcaciones de !a !"nea base de a!cance

*! director de proyecto debe rea!izar reuniones de seguimiento de! e+uipo y mantener unv"ncu!o permanente con e! mismo. ?b)etivo: rea!izar seguimiento de entregab!es para asegurar+ue están a!ineados con su defnición.

• "l control de calendario: seguimiento constante de! estado de! proyecto para actua!izar e!progreso teporal y de ser preciso0 !a l2nea base de tiepo.

• "l control de costes: seguimiento constante de! estado de! proyecto para actua!izar loscostes incurridos y de ser preciso0 !a l2nea base de costes.

• 1ontrol y seguiiento de calidad: revisar !os resu!tados espec"fcos de! proyecto paraasegurarse +ue cump!en con !as normas de ca!idad y re+uisitos acordados.

3os resu!tados de este contro! de ca!idad deben registrarse para dar e +ue se están rea!izando.

• eguiiento y control de riesgos: es un proceso continuo +ue se e)ecuta durante toda !avida de! proyecto. *ste proceso imp!ica:o riesgos identifcados0o %acer seguimiento de !os riesgos residua!es0o eva!uar nuevos riesgos0o imp!ementar respuestas y eva!uar !a eectividad de !as medidas adoptadas contra !os

riesgoso verifcar si 2stas 1!timas %an aadido otros nuevos.

3a gestión proactiva de !os riesgos va unida a !a provisión de contingencias #p!anes a!ternativos0reservas$ +ue se tienen +ue adaptar a !a evo!ución de! proyecto y a! seguimiento actua!izado deriesgos.

(((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((I.;.I. /normación sobre e! progreso o rendimiento de! proyecto #reporting$

6onsiste en recoger0 compi!ar y ana!izar !os datos rea!es de rendimiento de! proyecto respecto de !as!"neas base de! p!an0 para comunicar!os seg1n se estab!ezca en e! p!an de comunicación0 a !as dierentespartes interesadas #sta,e%o!ders$.

*! producto( inormes de seguimiento0( mediciones de progreso y proyecciones( inormación sobre !os rendimientos rea!es conseguidos0

( comparaciones con !os rendimientos teóricos y( proyecciones de !a situación actua! %acia e! uturo de! proyecto.

*n rea!idad0 estamos ordenando0 documentando y pasando a !impio !a inormación procedente de! restode !os procesos de contro!.

9n inorme de rendimiento puede inc!uir inormación sobre !os aspectos siguientes:

U 5endimiento actua! y su aná!isis.U ituación de !os riesgos y prob!emas.U @rado de avance de! proyecto.U Próximas tareas.U 6ambios aprobados en e! periodo.

U Proyecciones sobre !a conc!usión de! proyecto.

e trata0 en defnitiva0 de proporcionar una comunicación c!ara y concisa de! rendimiento en !os ormatos0v"as0 personas invo!ucradas en !as comunicaciones0 etc4 de acuerdo con e! p!an de comunicaciones.(((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((



A. 1ierre del proyecto

*s !a ase fna! de! traba)o y debe cubrir cuatro ob)etivos principa!es:

U 'segurar !a aceptación de !os productos.*n e! momento +ue cerramos un %ito ya se debe de %aber producido un proceso de aceptacióndocumentado debidamente en un acta. 6uando se cierra0 e! )ee de proyecto revisa !adocumentación y recopi!ará !as actas.

Rab!amos de aceptación:o De !os productos o servicios &/60 +ue deben cump!ir con unos estándares0 especifcaciones0

re+uisitos +ue pueden va!idarse.o De! proyecto0 +ue inc!uye otra serie de entregab!es de otro tipo como0 por e)emp!o0 !a

documentación de! traba)o y !a satisacción de! c!iente sobre cómo se %an %ec%o !as cosas0entre otros.

*! documento básico +ue acredita !a aceptación es e! acta de aceptación.

U 'segurar !a transición del proyecto y !os productos a! uncionamiento ordinario en producción de!os nuevos sistemas.

*n un mundo idea!0 tras !a va!idación y aceptación de !os productos0 e! c!iente coge !as riendas y se%ace cargo de su gestión y mantenimiento mientras +ue0 por parte de !os usuarios0 abandonarán e!sistema antiguo.

*n !a vida rea!0 e! traba)o acaba cuando !os usuarios #internos o externos a !a organización$ uti!izan!os nuevos sistemas masiva y satisactoriamente y !a organización de /& %a asumido sumantenimiento ordinario. -o antes.

U 1errar toda la docuentación administrativa y !os contratos. Proceso nada comp!icado si %emosrea!izado una buena documentación a !o !argo de todo e! proyecto.Mantener !a documentación comp!eta y a! d"a es cr"tico0 posibi!ita !a auditor"a y revisión deresu!tados intermedios y asegura !a ca!idad de !a e)ecución.

&enemos !a docuentación adinistrativa de! proyecto #inormes0 actas0 contratos0 4$ +ue )ustifca !as decisiones tomadas y !a docuentación t(cnica de !os entregab!es +ue inc!uye !adocumentación de diseo0 operaciones0 de uso y p!an de mantenimiento.

3a documentación será vá!ida cuando permita a! c!iente %acerse cargo de! proyecto0 de !osentregab!es y de su mantenimiento.

U Docuentar las lecciones aprendidas para !as personas y !a organización.

*n e! momento de! cierre0 e! proyecto se considera exitoso si se %an cump!ido !as condiciones dea!cance0 ca!idad0 tiempo y coste +ue se estab!ecieron en e! momento de !a aprobación de! proyectoy si !os entregab!es %an sido aceptados por e! c!iente.

9na de !as actividades principa!es de !a ase de cierre es !a recopilación0 alacenaiento yutili&ación de! conocimiento obtenido en e! proyecto para nuevos proyectos. 3os proyectos de !aorganización son una parte centra! de !o +ue a%ora se denomina gestión de! conocimiento.

&ambi2n se puede uti!izar no so!o para proyectos uturos sino tambi2n para rea!izar una revisiónpersona! de y con !os participantes.

3os documentos +ue consideramos básicos en esta etapa son !os siguientes:

U *! acta de aceptaciónU *! inorme de cierre

(((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((.O. 6ierre de !os contratos

Qorma parte de! área de conocimiento de C'dministración de compras y contratos0 y consiste en e! cierrede !os contratos existentes.



6orresponde a! jee de proyecto verifcar +ue !os trabajos contratados se %an rea!izadosatisactoriaente0 en tiempo0 presupuesto y ca!idad0 seg1n !os t2rminos pactados0 y +ue no +uedantraba)os pendientes de rea!izar o acturas pendientes de cobro. &ambi2n !e corresponde opinar0 o aveces negociar0 sobre !as rec!amaciones o !itigios +ue puedan estar encima de !a mesa.

(((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((((

aber abrir) lecciones de "ilioby )os2 ramón V *ne O0 <;< V Dirección de !as &/60 @estión de proyectos0 Proesión%ttp:88inormatica.b!ogs.uoc.edu8<;<8;8O8saber(abrir(!ecciones(de(emi!io8

0ortaolio de proyectos) dierencias conceptuales y su adinistración.%ttps:88---.!in,edin.com8pu!se8<;IWO<;O(;<<IOX<I(portao!io(de(proyectos(dierencias(conceptua!es(y(su(administraciY6OYBOn

http://informatica.blogs.uoc.edu/2012/01/30/saber-abrir-lecciones-de-emilio/

https://www.linkedin.com/pulse/20140703020130-102243624-portafolio-de-proyectos-diferencias-conceptuales-y-su-administraci%C3%B3n




http://informatica.blogs.uoc.edu/2012/01/30/saber-abrir-lecciones-de-emilio/

Documents

Desarrollo de un proyecto de inteligencia de negocio - copia.docx