DESARROLLO DE UN SISTEMA INTEGRADO DE RADICACIÓN …desarrollo de un sistema integrado de radicaciÓn y correspondencia fernando enrique correa castro andrÉs gerardo rodrÍguez castillo

i

DESARROLLO DE UN SISTEMA INTEGRADO DE RADICACIÓN Y

CORRESPONDENCIA

FERNANDO ENRIQUE CORREA CASTRO

ANDRÉS GERARDO RODRÍGUEZ CASTILLO

Asesor

ING. SIGIFREDO ARCE

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTA

2015

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Nota de Aceptación:

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Firma del Presidente del Jurado

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Firma del Jurado

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Firma del Presidente del Jurado

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Resumen

El presente trabajo de grado tiene como propósito desarrollar un sistema

integrado de radicación y correspondencia utilizando herramientas software con el

fin de realizar un manejo eficiente de la gestión documental de una organización. El

enfoque del proyecto está basado en el cuerpo de conocimientos definidos por el

Project Management Institute, PMI, Guía PMBOK (5ta Edición), el cual nos lleva a la

elaboración de un Plan de Proyecto y sus planes subsidiarios correspondientes a las

10 áreas del conocimiento contenidas en la Guía PMBOK. Al finalizar la ejecución

del proyecto y aplicación de los planes, se obtiene el producto de software que

cumple con las siguientes funcionalidades:

Un módulo de seguridad para el control de acceso de usuarios y navegación

en el sistema.

Un módulo de administración para realizar la configuración y parametrización

del sistema.

Un módulo de tablas de retención documental para clasificar la

documentación que se cargue en el sistema.

Un módulo de radicación de entrada para la recepción y registro de todos los

documentos que lleguen a las entidades para iniciar su trámite.

iv

Un módulo gestión de documentos para la atención y tramite de los

documentos recibidos por la entidad.

Un módulo de radicación de salida para dar respuesta a un documento de

entrada recibido por la entidad.

Un módulo de archivo y correspondencia para el almacenamiento,

resguardo y conservación de la documentación cargada en el sistema.

Un módulo de reportes para la consulta y generación de informes de gestión.

.

v

Tabla de Contenido

Introducción ....................................................................................................................... 1

Capitulo 1 .......................................................................................................................... 3

1. Formulación ................................................................................................................ 3

1.1 Planteamiento del problema ................................................................................... 3

1.1.1 Antecedentes normativos. ................................................................................. 4

1.1.2 Antecedentes del problema. .............................................................................. 6

1.1.3 Análisis de Interesados. ..................................................................................... 7

1.1.4 Árbol de problemas. .......................................................................................... 9

1.1.5 Descripción problema principal a resolver. ........................................................ 9

1.1.6 Árbol de objetivos. ........................................................................................... 10

1.1.7 Descripción Objetivo principal. ......................................................................... 11

1.2 Alternativas de solución ....................................................................................... 11

1.2.1 Servidor Windows 2012. .................................................................................. 11

1.2.2 Linux. ............................................................................................................... 12

1.2.3 Tomcat. ........................................................................................................... 12

1.2.4 PHP. ................................................................................................................ 13

1.2.5 Apache. ........................................................................................................... 13

1.2.6 .Net.................................................................................................................. 13

1.2.7 Java. ................................................................................................................ 14

1.3 Identificación de las alternativas de solución ........................................................ 14

1.3.1 Criterios de evaluación. ................................................................................... 14

1.3.2 Mejor Alternativca de solución para el desarrollo del SIR. ............................... 15

1.3.3 Descripción general de la alternativa seleccionada y consideraciones para la

selección………………………………………………………………………………….……20

1.4 Objetivos del proyecto .......................................................................................... 23

1.4.1 General. .......................................................................................................... 23

1.4.2 Específicos. ..................................................................................................... 23

1.5 Marco teórico ....................................................................................................... 24

1.5.1 Gestión Documental. ....................................................................................... 24

vi

1.5.2 Ventajas de la Gestión Documental ................................................................. 24

1.5.3 Programa de gestión documental. ................................................................... 25

1.5.4 Procesos de un programa de gestión documental. .......................................... 25

1.5.4.1 Producción de documentos. .......................................................................... 25

1.5.4.2 Recepción de documentos. ........................................................................... 25

1.5.4.3 Distribución de documentos. ......................................................................... 26

1.5.4.4 Trámite de documentos. ................................................................................ 26

1.5.4.5 Organización de documentos. ...................................................................... 26

1.5.4.6 Consulta de documentos. ............................................................................. 27

1.5.4.7 Conservación de documentos. ...................................................................... 27

1.5.4.8 Disposición final de documentos. .................................................................. 27

1.5.5 Formas de organización de los documentos en el archivo. ........................... 28

1.5.5.1 Físico. ........................................................................................................... 28

1.5.5.2 Electrónico. ................................................................................................... 28

1.5.6 Disposiciones generales archivísticas. ............................................................ 29

1.5.7 Software de Gestión Documental. ................................................................... 29

1.5.8 Desarrollo de Software de en el mundo. .......................................................... 30

1.5.9 Desarrollo de Software en Colombia. .............................................................. 31

1.6 Marco metodológico ............................................................................................. 33

1.6.1 Fuentes de información. .................................................................................. 33

1.6.2 Herramientas. .................................................................................................. 33

1.7 Matriz marco lógico .............................................................................................. 34

Capitulo 2 ........................................................................................................................ 46

2. Estudios y evaluaciones ........................................................................................... 46

2.1 Estudio Técnico ................................................................................................... 46

2.1.1 Factores críticos de éxito del proyecto. ........................................................... 46

2.1.2 Características del sistema. ............................................................................. 47

2.1.3 Características del hardware Disponible. ......................................................... 49

2.1.4 Etapas y tiempo de desarrollo. ........................................................................ 50

2.1.5 Herramientas de desarrollo Disponibles. ......................................................... 52

2.1.6 Sistema operativo: GNU/LINUX. ...................................................................... 52

vii

2.1.6.1 Características del sistema operativo............................................................ 52

2.1.7 Motor de base de datos: MYSQL. .................................................................... 53

2.1.7.1 Características del motor base...................................................................... 53

2.1.8 Lenguaje de desarrollo: Java. .......................................................................... 54

2.1.8.1 Características del lenguaje de desarrollo. ................................................... 55

2.1.9 Servidor web: Tomcat. ..................................................................................... 57

2.2 Conclusión Estudio Técnico ................................................................................. 58

2.3 Estudio de mercado ............................................................................................. 58

2.3.1 Población de estudio: Departamentos de Boyacá. ........................................... 59

2.3.2 Municipios de Boyacá que cuentan con un programa de gestión documental. 61

2.3.2.2 Tibasosa ....................................................................................................... 62

2.4 Estudio Económico .............................................................................................. 66

2.4.1 Flujo de Fondos. .............................................................................................. 67

2.5 Estudio legal .......................................................................................................... 68

Capitulo 3 ........................................................................................................................ 70

3. Planificación del proyecto ......................................................................................... 70

3.1 Línea base de alcance con EDT/WBS a quinto nivel de desagregación................. 70

3.2 Estructura Desglosada de Trabajo ......................................................................... 77

3.2.1 Programación. ................................................................................................. 77

3.3 Plan de gestión del proyecto ................................................................................ 89

3.3.1 Gestión de integración del proyecto................................................................. 89

3.3.2 Acta de constitución. ....................................................................................... 89

3.3.3 Lista de interesados. ..................................................................................... 100

3.3.4 Factores críticos de éxito del proyecto. .......................................................... 101

3.3.4.1 Misión. ........................................................................................................ 101

3.3.4.2 Visión. ......................................................................................................... 102

3.3.5 Responsables, funciones y obligaciones. ...................................................... 102

3.4 Gestión del alcance ............................................................................................ 104

3.4.1 Plan de gestión del alcance. .......................................................................... 104

3.4.2 Documentación de requisitos. ....................................................................... 105

3.4.3 Plan de gestión de requisitos. ........................................................................ 108

viii

3.5 Gestión del tiempo ............................................................................................. 115

3.5.1 Plan de gestión del tiempo. ........................................................................... 115

3.5.2 Listado de actividades del proyecto ............................................................... 117

3.6 Gestión de costos .............................................................................................. 126

3.6.1 Plan de gestión de costos. ............................................................................. 126

3.6.2 Presupuesto del proyecto. ............................................................................. 129

3.7 Gestión de calidad ............................................................................................. 131

3.7.1 Plan de gestión de calidad. ............................................................................ 131

3.8 Gestión de recursos humanos ........................................................................... 140

3.8.1 Plan de gestión de recursos humanos ........................................................... 141

3.8.2 Descripción de roles del proyecto. ................................................................. 143

3.8.3 Reglas básicas del equipo de proyecto. ........................................................ 150

3.8.4 Plan de matriz de asignación de responsabilidades (RAM). .......................... 152

3.9 Gestión de comunicaciones ............................................................................... 155

3.9.1 Plan de gestión de comunicaciones............................................................... 155

3.9.2 Matriz de Comunicaciones (Quién a Quién). ................................................. 162

3.10 Gestión de riesgos ............................................................................................. 162

3.10.1 Plan de gestión de riesgos. ....................................................................... 163

3.10.2 Identificación de Riesgos. ......................................................................... 168

3.10.2.1 Estructura de desglose de riesgos (RBS) ................................................ .168

3.10.3 Análisis Cualitativo de Riesgos. ................................................................ 171

3.10.3.1 Matriz de probabilidad e impacto ............................................................. .171

3.10.4 Diagrama de estructura de desglose de riesgos (RBS). ............................ 173

3.10.5 Plan de respuesta a los riesgos. ............................................................... 182

3.11 Gestión de adquisiciones ................................................................................... 200

3.11.1 Plan de gestión de adquisiciones. ............................................................. 200

3.11.2 Matriz de adquisiciones. ............................................................................ 203

3.11.3 Enunciado de trabajo ................................................................................ 203

3.12 Guía de calificación ........................................................................................... 204

3.12.1 Clasificación de calificación. ........................................................................ 205

3.12.2 Roles y responsabilidades. ....................................................................... 205

ix

3.12.3 Procedimiento adquisiciones. .................................................................... 206

3.12.4 Cronograma de las adquisiciones. ............................................................ 207

3.13 Gestión de interesados ...................................................................................... 209

3.13.1 Plan de gestión de interesados. ................................................................ 209

3.13.2 Matriz influencia vs impacto. ..................................................................... 211

3.13.3 Matriz interés vs poder. ............................................................................. 212

3.13.4 Registro de interesados. ........................................................................... 213

3.13.5 Estrategia de gestión de interesados. ....................................................... 224

4. Bibliografía ............................................................................................................. 227

5. ANEXOS ................................................................................................................ 232

x

Lista de Tablas

Tabla 1. Análisis de Interesados ......................................................................................................... 7

Tabla 2. Matriz Marco Lógico ............................................................................................................ 34

Tabla 3. Etapas y Tiempo de Desarrollo del Proyecto .................................................................. 50

Tabla 4. Flujo de Fondos del proyecto ............................................................................................ 67

Tabla 5. WBS Línea base de alcance con EDT/WBS ................................................................... 70

Tabla 6. Programación - línea base tiempo-alcance, con estimación de duraciones

esperadas con uso de la distribución PERT beta-normal. ........................................................... 77

Tabla 7. Presupuesto del Proyecto ................................................................................................ 130

Tabla 8. Línea Base de Calidad ..................................................................................................... 133

Tabla 9. Matriz de Actividades de Calidad .................................................................................... 134

Tabla 10. Criterios de liberación del personal del proyecto ....................................................... 141

Tabla 11. Log de Control de polémicas ......................................................................................... 156

Tabla 12. Matriz de Comunicaciones ............................................................................................. 162

Tabla 13. Matriz de Impacto de Riesgos ....................................................................................... 171

Tabla 14. Matriz de probabilidad de Riesgos ............................................................................... 172

Tabla 15. Estructura de desglose de riesgos (RBS) ................................................................... 173

Tabla 16. Plan de Respuesta a los Riesgo ................................................................................... 182

Tabla 17. Cronograma de Adquisiciones ...................................................................................... 207

Tabla 18. Registro de Interesados ................................................................................................. 213

xi

Lista de Ilustraciones

Ilustración 1. Árbol de Problemas. Fuente: Elaboración propia..................................................... 9

Ilustración 2. Árbol de Objetivos. Fuente: Elaboración propia ..................................................... 10

Ilustración 3. Identificación de las Alternativas de Solución ......................................................... 14

Ilustración 4. Criterios de Evaluación ............................................................................................... 15

Ilustración 5. Porcentaje de alternativas de solución frente a los criterios de evaluación ....... 16

Ilustración 6. Porcentaje de las alternativas de solución .............................................................. 17

Ilustración 7. Comparación del criterio de evaluación licenciamiento frente a Robustez

Tecnológica .......................................................................................................................................... 18

Ilustración 8. Comparación del criterio de evaluación licenciamiento frente a Escalabilidad . 19

Ilustración 9. Comparación del criterio de evaluación licenciamiento frente a

Interoperabilidad .................................................................................................................................. 20

Ilustración 10. Participación de software, computadores y periféricos por continente.

Fuente: (Andrade, 2012). ................................................................................................................... 30

Ilustración 11. Ventas de software en Colombia (2010-2013). Fuente: FEDESOFT (2013) .. 32

Ilustración 12. Trazabilidad de un documento. Fuente: Archivo General de la Nación

(2015) .................................................................................................................................................... 34

Ilustración 13. Evolución 200-2012 de infraestructura de los Departamentos de Colombia.

FUENTE: CEPAL ................................................................................................................................ 60

Ilustración 14. Escalafón Infraestructura 2012-2013. FUENTE: CEPAL ................................... 61

Ilustración 15. Herramientas utilizadas en los programas de gestión documental en los

municipios de Boyacá......................................................................................................................... 66

Ilustración 16. Organigrama del Proyecto ..................................................................................... 137

Ilustración 17. Especificación del organigrama del Proyecto ..................................................... 141

Ilustración 18. Cotización del Proyecto.......................................................................................... 201

Ilustración 19. Influencia vs Impacto de los Stakeholders .......................................................... 211

Ilustración 20. Interés vs poder de los Stakeholders ................................................................... 212

Ilustración 21. WBS del Proyecto SIR. Copia del Archivo anexo en el CD ............................. 232

file:///C:/Users/USUARIO/Downloads/PROYECTO%20GRADO%20PILOTO-LOPEZ.docx%23_Toc437891554

xii

Lista de Anexos

Anexo A. EDT/WBS del Proyecto en WBSTOOL .................................................................. 232

Anexo B. Programación en MS Project ................................................................................... 233

1

Introducción

A través de los años, la información se ha convertido en un recurso fundamental

para la creación de diferentes organizaciones, con el paso del tiempo la documentación

se transforma en material propio de la sociedad, pues para hacer valida esta

apropiación se han implementado técnicas para brindar el tratamiento apropiado para

la manipulación y conservación de cada una de las actividades que se realizan.

Hoy en día se genera gran cantidad de información, lo que ha obligado a

diferentes Entidades a cambiar o establecer un plan de almacenamiento de la

información, en donde se plantea la gestión documental, en la cual las nuevas

tecnologías pasan a formar parte esencial de este proceso.

Por tanto, la ingeniería del Software ha trabajado arduamente en este proceso,

dando soluciones a las inquietudes que se presentan en este ámbito, es por ello que

aparece el concepto de sistemas de gestión documental, lo cual hace referencia a un

paquete informático que ayude a las organizaciones a llevar a cabo la correcta

recepción, distribución, manipulación y almacenamiento de la información.

Por su parte, Colombia es un país en el cual se han implementado nuevas

tecnologías para resolver problemas de diferente índole, de igual manera ha invertido

en proyectos de innovación que generan impactos positivos en la sociedad, todo esto

se ha reflejado en los diferentes departamentos, los cuales han sido respaldados por

diferentes Entidades.

2

De igual modo a nivel Local Boyacá, se cataloga en cuanto a infraestructura

tecnológica en un nivel medio alto, en el cual se han implementado diferentes

tecnologías de la información y la comunicación. Pero en cuanto a sistemas de gestión

documental, el departamento es insuficiente, ya que solo un 10% de sus municipios

cuentan con este sistema y lo hacen a través de medios elementales.

Es por ello que el objetivo principal del proyecto, se basa en el desarrollo de un

sistema de radicación y correspondencia a través de herramientas software, esto con el

fin de realizar un manejo eficiente de la gestión documental de una organización,

dejando a un lado los elementos básicos, para incorporar las nuevas tecnologías que

contribuyan con el desarrollo del departamento y que cumplan con la normatividad que

se exige.

3

Capítulo 1

1. Formulación

1.1 Planteamiento del problema

La gestión documental, es el conjunto de actividades y técnicas destinadas a la

planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y

recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final (Archivo General de la

Nacion, 2014), por tanto en una organización es pieza fundamental para su correcto

funcionamiento, por ello un programa de gestión documental es un instrumento que

ofrece, un conocimiento detallado sobre las técnicas organizativas y normas que se

deben aplicar para gestionar los documentos (MinTIC, 2011), pues esto hace que se

preserve la información de una forma clara y sencilla.

De igual modo, con la llegada de las nuevas tecnologías, también llegan nuevas

soluciones a los problemas del mundo actual, pues en este campo se han desarrollado

e implementado software de gestión documental, en los cuales se resuelve las

necesidades de cada organización.

Por otra parte, muchas entidades públicas, carecen de un sistema de Gestión

Documental (radicación y correspondencia) que permita la centralización de la

documentación, la creación, normalización y control a los procesos que se desarrollan

en la Gestión Documental al interior de una Entidad.

4

Por tanto se ve la necesidad de desarrollar un sistema integrado de radicación y

correspondencia, utilizando herramientas de software, con el fin de realizar un manejo

eficiente de la gestión documental de una organización.

1.1.1 Antecedentes normativos.

Los elementos normativos se refieren a los contemplados en la Ley 594 de 2000 y

en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: el concepto de archivo total, el

ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original y

toda la normatividad reglamentaria expedida por el Archivo General de la Nación

(A.G.N.) y las normas internas:

Ley 80 de 1989, por medio de la cual se crea el Archivo General de la Nación de

Colombia.

Ley 527 de 1999, por medio de la cual se regula el manejo de los documentos

electrónicos.

Ley 594 de 2000, por medio de la cual se expide la Ley General de Archivos.

Ley 962 de 2005, por medio de la cual se dictan disposiciones sobre

racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y

entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o

prestan servicios públicos.

Ley 1273 de 2009, por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un

nuevo bien jurídico tutelado - denominado “de la protección de la información y

5

de los datos”- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las

tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.

Ley 1369 de 2009, por medio de la cual se establece el régimen de los servicios

postales y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2150 de 1995, por el cual se suprimen y reforman regulaciones,

procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Decreto 2578 de 2012, por medio del cual se reglamenta el Sistema Nacional de

Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el decreto 4124

de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los

archivos del Estado.

Decreto 2609 de 2012, por medio del cual se reglamenta el Título V de la Ley

594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se

dictan otras disposiciones en materia de gestión Documental para todas las

Entidades del Estado.

Decreto 1515 de 2013, por medio del cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo

concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor

histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes

territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan

otras disposiciones.

Acuerdo AGN 07 de 1994, por medio del cual se expide el Reglamento General

de Archivos.

6

Acuerdo AGN 060 de 2001, por medio del cual se definen las pautas para la

administración de las comunicaciones oficiales.

Acuerdo AGN 002 de 2004, por medio del cual se establecen los lineamientos

para la organización de los fondos documentales.

Directiva Presidencial 04 de 2012, eficiencia administrativa y lineamientos de la

política cero papel en la administración pública.

Acuerdo AGN 006 de 2014.

Acuerdo AGN 007 de 2014.

1.1.2 Antecedentes del problema.

Alrededor del 90% de los municipios del departamento de Boyacá no cuentan

con un sistema de radicación y correspondencia basado en la utilización de

herramientas software.

Teniendo en cuenta los programas de gestión documental, de los municipios de

este departamento, alrededor de 11 municipios han implementado diferentes planes

relacionados con la gestión documental, en donde el eje principal es el concepto de

cero papel, el cual se relaciona con la reducción ordenada del uso del papel mediante

la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos, bajo

criterios en materia de archivística de acuerdo con la normatividad vigente y políticas

institucionales que brinden y garanticen la custodia y salvaguardia de la

documentación.

7

De igual modo, este concepto impone un aporte de la administración electrónica

que se refleja en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en

soportes electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y las

Comunicación (Gobierno en Linea, 2012).

Todo esto lo hacen gracias a estudios desarrollados en países que han

adelantado este tipo de iniciativas parecidas y ha demostrado que los documentos en

papel tienden a convivir con los documentos electrónicos, ya que el Estado no puede

negar a los ciudadanos, organizaciones y empresas la utilización de medio físicos o en

papel.

1.1.3 Análisis de Interesados.

Tabla 1. Análisis de Interesados

GRUPO INTERESES PROBLEMAS PERCIBIDOS

RECURSOS Y MANDATOS

PATROCINADOR (Fernando

Correa, Andrés Rodríguez)

Desarrollar un sistema de información de alto impacto en el mercado para ofertarlo como un producto. Aplicar los conocimientos en Ingeniería de Software y Gerencia de Proyectos teniendo en cuenta los lineamientos que postula el PMI para la gestión de proyectos.

Carencia de tecnología de información aplicada a la gestión documental en las entidades del estado. Perdida de la documentación física. Manipulación de la documentación física. Maltrato y deterioro documental. La centralización de la documentación e integración de la misma

Mandato de decidir si se implementa el Proyecto.

Recursos para financiar el proyecto.

ENTIDADES PÚBLICAS

Conservar el patrimonio documental de la institución. Garantizar la eficiencia de la Gestión Documental.

Perdida de la documentación física. Manipulación de la documentación física.

Recursos económicos para adquirir el producto.

8

GRUPO INTERESES PROBLEMAS PERCIBIDOS

RECURSOS Y MANDATOS

Cumplir con las exigencias que presenta la ley para la gestión documental y archivo electrónico en las entidades públicas. Normalizar, racionalizar la producción y el manejo de los documentos logrando regularizar el flujo de los mismos Mantener el nivel de transparencia para que los entes de control de las entidades realicen el seguimiento respectivo a los procesos documentales. Promover la política establecida de Cero Papel para las Entidades públicas en Colombia.

Maltrato y deterioro documental. Vencimiento de los términos de los trámites solicitados por los ciudadanos. Demandas de los ciudadanos. Multas del gobierno por incumplimiento de los decretos y leyes. La descentralización de la documentación e integración de la misma Pérdida del control sobre la asignación y trámite de la documentación.

ENTIDADES PRIVADAS QUE

EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS

Integrar la información documental que tiene relación entre los dos tipos de entidades y que comparten entre si durante una gestión determinada. Cumplir con las exigencias que presenta la ley para la gestión documental y archivo electrónico en las entidades privadas que ejercen funciones públicas.

No se tiene un repositorio documental electrónico que permita tener la información al día. Las entidades públicas suelen extraviar documentación física por la rotación del personal y de los interventores de los proyectos que se ejecutan en asociaciones público privadas.

Recursos económicos para adquirir el producto.

CIUDADANOS Generar mecanismos de participación ciudadana ante las entidades del estado. Unificar los trámites y respuestas a las solicitudes que generan los ciudadanos a las entidades del estado.

La consulta, control y seguimiento a las solicitudes generadas ante las entidades del estado. La diversidad de respuestas que le notifican al ciudadano sin relación alguna entre ellas.

N.A.

9

1.1.4 Árbol de problemas.

Ilustración 1. Árbol de Problemas. Fuente: Elaboración propia

1.1.5 Descripción problema principal a resolver.

El Archivo General de la Nación, en la ley 594 de 2000 establece que: “Las

entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo

contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán

observarse los principios y procesos archivísticos." (Acuerdo Ley 1437, 2007)

Desconocimiento de tecnologías de

información

Deficiente aprovechamiento de las

tecnologías de información

Deficiente aprovechamiento de la

infraestructura tecnológica

Carencia de un sistema integrado de radicación y correspondencia

Deficiente gestión documental

Dispersión de la documentación Perdida de documentación

10

La elaboración y aplicación de procesos de Gestión Documental es una labor

que, como la norma lo indica, todas las entidades públicas y privadas que cumplen

funciones públicas deben llevar a cabo y que se recomienda implementar también en

cualquier otra organización, sin importar su naturaleza orgánica-funcional.

Es por ello que se debe implementar un sistema de radicación y

correspondencia con el fin de aplicar procesos de Gestión Documental, que

contribuyan en la conservación y organización de los documentos.

1.1.6 Árbol de objetivos.

Ilustración 2. Árbol de Objetivos. Fuente: Elaboración propia

Estandarización de procesos documentales

Organización de la

documentación Conservación de

documentación

Desarrollo de un sistema integrado de radicación y correspondencia

Aprovechamiento de las tecnologías

de información

Aprovechamiento de infraestructura

tecnológica

Conocimiento de tecnologías de

información

11

1.1.7 Descripción Objetivo principal.

Desarrollar un sistema integrado de radicación y correspondencia Web que permita

administrar, normalizar y controlar los procesos que se desarrollan en la Gestión

Documental dentro de una organización, desde la producción y/o recepción de

información, además de servir como referencia frente a la regularización de la gestión

de los documentos, desde su origen hasta su disposición final independiente del medio

en que se encuentre (físico o electrónico), a través de lineamientos claros y precisos,

que integrados a las estructuras de planeación y control, garanticen la eficiencia de la

Gestión y la conservación del patrimonio documental de las organizaciones.

1.2 Alternativas de solución

Para el análisis, evaluación y selección de la alternativa, es necesario conocer

algunos aspectos fundamentales de las tecnologías que se pueden utilizar para

implementar los proyectos de desarrollo de software, las cuales se relacionan a

continuación:

1.2.1 Servidor Windows 2012.

Penúltima edición lanzada por la compañía Microsoft del sistema operativo

Windows Server. Es la versión para servidores de Windows 8 y el sucesor de Windows

Server 2008 R2. El software está disponible desde septiembre de 2012.

12

Ocupa un lugar central en la estrategia de Microsoft Cloud Platform, aporta la

experiencia de Microsoft al dotar su infraestructura de servicios en la nube de escala

global, gracias a las nuevas características y mejoras en virtualización, administración,

almacenamiento, redes, infraestructura de escritorio virtual, protección de la

información y del acceso, plataforma de aplicaciones y web, etc.

1.2.2 Linux.

LINUX también llamado GNU/LINUX, es un Sistema Operativo libre y público

que realiza las mismas funcionalidades tales como MacOS, DOS o Windows, el cual es

necesario para que un computador o dispositivo informático permita utilizar programas

como: editores de texto, juegos, navegadores de Internet, etc. Linux puede usarse

mediante un interfaz gráfico al igual que Windows o MacOS, pero también puede

usarse mediante línea de comandos como DOS.

1.2.3 Tomcat.

Es un contenedor de servlets que se utiliza en la referencia oficial de la

implementación para Java Servlet y JavaServer Pages (JSP). Las especificaciones

Java Servlet y JavaServer Pages son desarrolladas por Sun Microsystems cuyas

especificaciones vienen dadas por la JCP (Java Community Process). Apache Tomcat

es desarrollado en un entorno abierto y participatorio, bajo la licencia de apache

Software License.

13

1.2.4 PHP.

Lenguaje de programación de código abierto muy popular especialmente para el

desarrollo web y que puede ser incrustado en HTML.

1.2.5 Apache.

Es un servidor web HTTP de código abierto para plataformas Unix-like (BSD,

GNU/Linux, etc.), Windows, Macintosh y otras, que implementa el protocolo HTTP/1.1 y

la noción de sitio virtual. En sus inicios se basaba en el código de NCSA HTTPd 1.3,

pero más tarde fue reescrito por completo. Actualmente es el servidor web más

usado en todo el mundo, superando en 2009 los 100 millones de sitios web, el 70%

del total. Está desarrollado y mantenido por una comunidad de usuarios en torno a la

Apache Software Foundation.

1.2.6 .Net.

Es un framework de Microsoft que hace un énfasis en la transparencia de redes,

con independencia de plataforma de hardware y que permita un rápido desarrollo de

aplicaciones.

14

1.2.7 Java.

Es un lenguaje de programación muy robusto y una plataforma informática

comercializada por primera vez en 1995 por Sun Microsystems. Hay muchas

aplicaciones y sitios web que no funcionarán a menos que tenga Java instalado y cada

día aumenta más su funcionalidad.

1.3 Identificación de las alternativas de solución

1.3.1 Criterios de evaluación.

Ilustración 3. Identificación de las Alternativas de Solución

15

Ilustración 4. Criterios de Evaluación

1.3.2 Mejor Alternativca de solución para el desarrollo del SIR.

16

Ilustración 5. Porcentaje de alternativas de solución frente a los criterios de

evaluación

Teniendo en cuenta la ilustración N°3, la mejor alternativa es LINUX + TOMCAT

7 +JAVAEE7, puesto que a pesar que su robustez tecnológica es parecida a la de las

demás alternativas, en los demás criterios de evaluación se observa el mayor

porcentaje en otras características como escalabilidad y portabilidad.

17

Ilustración 6. Porcentaje de las alternativas de solución

Al observar la ilustración N°4, se indica que la mejor alternativa es la de LINUX +

TOMCAT 7 +JAVAEE7, ya que muestra el mejor resultado en cuanto a los criterios de

evaluación para el desarrollo del sistema de radicación y correspondencia (SIR).

18


Robustez Tecnológica

La Ilustración N°5, demuestra que el criterio de licenciamiento del sistema

LINUX + TOMCAT 7 +JAVAEE7, es el más bajo que las demás alternativas.

19


Escalabilidad

La Ilustración N°6, se demuestra que el criterio de escalabilidad más alto es el

de LINUX + TOMCAT 7 +JAVAEE7, y el licenciamiento es el más bajo que las demás

alternativas.

20


Interoperabilidad

Al observar la ilustración N°7. Se tiene que la mejor alternativa en cuanto a

interoperabilidad, sigue siendo LINUX + TOMCAT 7 +JAVAEE7 y el licenciamiento es

el más bajo que las demás alternativas.

1.3.3 Descripción general de la alternativa seleccionada y consideraciones para

la selección.

Dada la descripción general del problema y la situación actual, se han considerado

los siguientes factores con el fin de realizar la elección de la solución:

21

Objetivos planteados: todas las soluciones cubren en mayor o menor medida los

objetivos básicos a nivel técnico. En cuanto a los aspectos económicos, la

solución LINUX + TOMCAT 7 + JAVAEE7 es la ganadora.

Análisis costes/beneficios: este análisis ha dado como resultado que la solución

LINUX + TOMCAT 7 + JAVAEE7 es la más barata. Dado que los beneficios

aportados por cada solución son parecidos en términos generales (podrían

discutirse algunos detalles en los que sí hay diferencias significativas, pero que

no decantan definitivamente la balanza por una u otra solución), se ha optado

por valorar como más positiva la solución LINUX + TOMCAT 7 + JAVAEE7.

Análisis costes de las soluciones (costo anual):

A1: LINUX + TOMCAT 7 + JAVA EE 7 = 0$ + 0$ + 0$ = 0$ A2: WINDOWS SERVER 2012 + TOMCAT 7 + JAVA EE 7 = 1’690.000$ + 0$ + 0$ = 1’690.000$ A3: LINUX + APACHE 2.4 + PHP 5 = 0$ + 0$ + 0$ = 0$ A4: WINDOWS SERVER 2012 + APACHE 2.4 + PHP 5 = 1’690.000$ + 0$ + 0$ = 1’690.000$ A5: WINDOWS SERVER 2012+ IIS 8 + .NET = 1’690.000$ + 0$ + 0$ = 1’690.000$

Riesgos: se han detectado posibles riesgos de desempeño de diferentes tipos

en cada una de las soluciones, siendo los de más fácil solución los relacionados

22

con el sistema operativo LINUX + TOMCAT 7 + JAVAEE7 precisamente por su

carácter marcadamente abierto en comparación con el resto.

Se decide por tanto que la solución en LINUX + TOMCAT 7 +JAVAEE7, es la más

adecuada de entre todas las consideradas puesto que es la que reporta mejor

porcentaje en todos los criterios de evaluación propuestos.

23

1.4 Objetivos del proyecto

1.4.1 General.

Desarrollar un sistema integrado de radicación y correspondencia.

1.4.2 Específicos.

Diseñar un sistema integrado de radicación y correspondencia utilizando

herramientas de software.

Implementar los módulos de radicación y correspondencia para el software de

gestión documental.

Verificar a través de pruebas el software de sistema integrado de radicación y

correspondencia.

24

1.5 Marco teórico

1.5.1 Gestión Documental.

La gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y

recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de

facilitar su utilización y conservación (Congreso de la República de Colombia, 2000).

1.5.2 Ventajas de la Gestión Documental

La aplicación de un programa de gestión documental permite un incremento

exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el manejo de

la información además que reduce en gran medida, el exceso de documentos que

generalmente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la

misma (Fernandez, 2010). Entre las ventajas se encuentra:

Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel

Reducción de los costes de archivado

Reducción de la recuperación de un documento

Acceso concurrente a un documento

Mejora de atención a los clientes

Reducción de costes legales

Reducción de costes de acceso a la documentación

Incremento en la satisfacción de los usuarios interno

25

1.5.3 Programa de gestión documental.

Por su parte, un programa de gestión documental se puede definir como el

conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de

los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como

producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y

disposición final de los documentos (Mejía et al., 2005).

1.5.4 Procesos de un programa de gestión documental.

Para llevar a cabo un programa de gestión documental, se determinan los

siguientes procesos, los cuales están interrelacionados y se desarrollan en las

unidades de correspondencia, teniendo en cuenta las etapas del ciclo vital del

documento (Cossio et al., 2012).

1.5.4.1 Producción de documentos.

Es la generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus

funciones, por su parte la Producción Documental comprende los aspectos de origen,

creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones

propias de cada entidad o dependencia (Archivo General de la Nación, 2012).

1.5.4.2 Recepción de documentos.

Es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe

realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural

26

o jurídica. Entre las actividades se encuentra: la de verificar que estén completos los

documentos y que correspondan a lo anunciado, para que sean competencia de la

entidad en efectos de radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites

correspondientes (Archivo General de la Nación, 2012).

1.5.4.3 Distribución de documentos.

Son las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su

destinatario, es por ello que, en esta se relaciona con el flujo de los documentos al

interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los

documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y

envío de los mismos (Archivo General de la Nación, 2012).

1.5.4.4 Trámite de documentos.

Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el

cumplimiento de su función administrativa. Entre sus actividades se encuentra el

desarrollo de funciones, en cada dependencia, la cual genera un conjunto de

documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus

respectivas series documentales (Archivo General de la Nación, 2012).

1.5.4.5 Organización de documentos.

Es el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y

descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos

27

archivísticos. Entre sus actividades se encuentra el proceso archivístico mediante el

cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental

(fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la

entidad (Archivo General de la Nación, 2012).

1.5.4.6 Consulta de documentos.

Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la

información que contienen. Entre sus actividades están: determinación de la necesidad

y precisión de la consulta, así como también la disponibilidad de expedientes y la

atención y servicio al usuario (Archivo General de la Nación, 2012).

1.5.4.7 Conservación de documentos.

Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar

la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la

protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados

para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes

(Archivo General de la Nación, 2012).

1.5.4.8 Disposición final de documentos.

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su

conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las

28

Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. Entre sus

actividades esta la recepción de transferencias secundarias y la organización de

documentos para disponerlos al servicio de los usuarios (Archivo General de la Nación,

2012).

1.5.5 Formas de organización de los documentos en el archivo.

1.5.5.1 Físico.

Los elementos constitutivos de un archivo físico son dos: el conjunto de

documentos y el conjunto de relaciones que median entre ellos. El sitio de un

documento de archivo está en el seno de un proceso funcional, del cual es un

elemento, por mínimo que sea. Nunca se ha de concebir como un elemento aislado,

siempre posee un carácter unitario que sólo se hace claro cuando ha conservado el

puesto que le corresponde dentro del conjunto de los demás documentos que lo

acompañan (Marquez, 2010).

1.5.5.2 Electrónico.

La principal estructura que se utiliza para almacenar los datos en dispositivos de

almacenamiento son los ficheros electrónicos, cuya organización se basa en la de los

ficheros manuales. Un fichero es un conjunto de información sobre un mismo tema y

organizada de forma que permita el acceso (Marquez, 2010).

29

1.5.6 Disposiciones generales archivísticas.

En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo

General de la Nación, viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso

de las nuevas tecnologías y de hecho por la iniciativa cero papel en articulación con las

entidades del Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologías de la Información y

las Comunicaciones, Departamento Administrativo de la Función Pública y la

Presidencia de la República (Gonzales, 2013).

1.5.7 Software de Gestión Documental.

Para elaborar un software de Gestión Documental se deben considerar los

siguientes aspectos (Castillejo, 2008):

Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la

gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de

trámites y la eficiencia de la administración.

Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la

gestión de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos

destinados para la gestión documental

Archivísticos: Son considerados la base de un software y se refieren a la teoría

sobre la gestión de documentos, estos son: el concepto de archivo, el ciclo vital

del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.

30

1.5.8 Desarrollo de Software de en el mundo.

En la actualidad el continente americano, figura como el principal mercado para

productos y servicios de software, con una participación del 40.3% y un 35.6% en

hardware que compone computadoras y periféricos. El segundo mercado es Europa

con una representación del 27.1% en software y 36.7% en hardware, que en este

segundo porcentual es mayor al continente americano (AESOFT, 2011).

En tercera plaza está Asia-Pacífico, con 29.5% en software y el 22.4% en

hardware de computadores y periféricos. Finalmente el resto del mundo concentra las

cifras de 3.1% y 5.3% respectivamente. Sintetizando se puede observar que los

primeros tres continentes tienen una participación parecida, lo que indica que los

software, computadores y periféricos están posesionados en la tres cuartas partes del

mundo (Andrade, 2012).

Ilustración 10. Participación de software, computadores y periféricos por

continente. Fuente: (Andrade, 2012).

31

América Latina y el Caribe han logrado tener un incremento en el desarrollo de

la industria de software. Estos han desarrollado una infraestructura que permite que las

TICs creen un clima propicio para el desarrollo empresarial y la inversión extranjera.

Entre estos encontramos a países como México, Brasil, y Argentina que han logrado

cierto reconocimiento internacional con su industria de tercerización de TIC, mientras

que Uruguay y Costa Rica han desarrollado una industria de software de un tamaño

relativamente significativo en relación a la dimensión del país. Uruguay posee algunos

productos y servicios desarrollados localmente que ha conseguido colocar en la región

(Snoeck et al., 2007).

También países como Colombia, Ecuador, Chile y Venezuela, han desarrollado

una industria de software por medio de productos, servicios para satisfacer su mercado

interno y externo a la región, así como a los EEUU. Sin embargo el más representativo

ha sido México, ya que posee varias empresas que se han convertido en líderes dentro

de la industria de software latinoamericana, entre estas Softtek y Neoris que tienen un

gran reconocimiento internacional (SELA, 2009).

1.5.9 Desarrollo de Software en Colombia.

El sector Colombiano de Software para el año 2005 estaba conformado por 561

empresas, el 97 % de ellas nacionales y el 3 % restante extranjera. En 2010 se

registraron 950 empresas de Software, con un nivel de ventas crecientes.

Esta figura muestra el comportamiento de las ventas desde 2010 a 2013, que

incluye tanto las ventas de las empresas extranjeras como de las nacionales.

32

Ilustración 11. Ventas de software en Colombia (2010-2013).

Fuente: FEDESOFT (2013)

De otra parte, las empresas colombianas y en especial aquellas del sector

público, deben contar con sistemas de información misionales y de apoyo a la gestión,

en los cuales se deben evidenciar los procesos y procedimientos estipulados en los

sistemas de gestión de calidad que por reglamentación Nacional, dichas Entidades

deben cumplir y aquellas privadas que requieren obtener una certificación de alta

calidad en Colombia y el exterior (Palomino, 2011).

Es por ello que en el sistema de gestión de calidad de una organización, se

requiere contar con un sistema para la gestión documental, en el cual se logre verificar

los procesos tales como radicación y correspondencia de la documentación siguiendo

33

los parámetros dictaminados por el Archivo General de la Nación, haciendo de la

gestión documental, un proceso transparente e integrado para la Nación (Palomino,

2011).

1.6 Marco metodológico

1.6.1 Fuentes de información.

Las fuentes de información que se van a emplear son virtuales, puesto que los

planes de gestión documental de los municipios se encuentran expuestas en internet.

De igual modo los documentos del Archivo General de la Nación se encuentran

también en medios electrónicos.

1.6.2 Herramientas.

Se van a utilizar la documentación del software ORFEO, como base de

información principal del proyecto, pues este software, que es usado por entidades

reconocidas del estado, permite gestionar electrónicamente la producción, el trámite, el

almacenamiento digital y la recuperación de documentos, evitando su manejo en papel.

Además de ello esta herramienta puede instalarse en cualquier sistema Operativo, con

diferentes bases datos.

Teniendo en cuenta las herramientas a utilizar el esquema básico del desarrollo

del sistema de radicación y correspondencia se plantea a continuación:

34

Ilustración 12. Trazabilidad de un documento.

Fuente: Archivo General de la Nación (2015)

1.7 Matriz marco lógico

Tabla 2. Matriz Marco Lógico

NIVEL DE OBJETIVO INDICADOR MEDIO DE VERIFICACIÓN

SUPUESTOS

FIN Desarrollo de un sistema integrado de radicación y correspondencia Basado en las normas y decretos colombianos sobre la gestión documental y archivo, en el cual garantice la facilidad del acceso a la documentación de manera centralizada y con formatos y formularios estandarizados, para el control de los documentos

- Tasa de terminación del sistema instalado de 100%.

- Grado de satisfacción en los procesos del 75%.

- Unificación de procesos, formatos y formularios mediante estándares

- Encuestas de satisfacción de los usuarios.

- Mapa de Procesos, Formatos y documentos en el sistema de gestión de calidad.

- Implementación de un sistema de información de radicación y correspondencia.

- Sistema de Gestión de Calidad Completo.

- Sistema de gestión Documental Completo.

35

de forma electrónica manteniendo la conservación de los expedientes virtuales que unifican los procesos documentales.

documentales de calidad del 100%.

PROPOSITO: Diseñar un sistema integrado de radicación y correspondencia utilizando herramientas de software.

Implementación del software en 1 Entidad.

1 mes 60% 2 mes 40%

- Registros de reuniones.

- Actas de entrega de Hitos.

- Informes quincenales de gestión.

- Entrega del análisis, diseño y plan de ejecución del sistema de información en el mes 1.

- Entrega del desarrollo de los módulos del Sistema de Información en el mes 2.

COMPONENTES:

Módulo Seguridad Módulo Administración Módulo Archivo y Correspondencia Módulo TRD Módulo Radicación de Entrada Módulo Gestión Documentos Módulo Radicación de Salida Módulo Reportes

Documentación para el análisis y diseño del sistema de información:

100% en mes 1.

Implementación de Tecnologías de Información:

50% en el mes 1.

50% en el mes 2.

100% en el mes 3.

- Acta de entrega de Componentes (Seguimiento y Evolución).

- Acta de entrega de documentación, hitos y entregable.

- Componentes debidamente documentados y terminados.

- Actas de entregas de Documentación y registros debidamente aceptados y firmados.

ACTIVIDADES

SISTEMA INTEGRADO DE RADICACIÓN Y

CORRESPONDENCIA

$ 25.325.598,72

Sistema de información

Implementado e instalado

PLANEACIÓN $ 2.859.000,00

Descripción del Negocio

$ 150.000,00 Project charter

Analizar el comportamiento del

negocio

$ 100.000,00 Informe Análisis comportamiento del

negocio

- Informes financieros Aprobados y firmados.

- Acta de entrega de Requerimientos aprobado y firmado.

- Acta de entrega del plan de pruebas

36

Analizar la necesidad de informatización del

negocio.

$ 100.000,00 Estadísticas necesidades del

negocio Informe que describe

negocio actual $ 90.000,00 Informe

consolidado del negocio

Identificar los actores y trabajadores del negocio

involucrados

$ 80.000,00 Matriz de involucrados

Matriz Análisis de Interesados del Proyecto

$ 90.000,00 Documentación de la matriz de involucrados Consolidada

Identificar las Reglas y Normatividad asociadas al

negocio

$ 100.000,00 N.A

Informe Antecedentes Normativos de la Gestión Documental

$ 100.000,00 Informe de antecedentes normativos

Estudios del negocio $ 140.000,00 Informe de avance estudio

técnico Informe Estudio

Técnico del Proyecto $ 80.000,00 Informe

consolidado del estudio técnico

Especificar las características técnicas del

proyecto de software

$ 60.000,00 Listado de características

técnicas del proyecto

Informe de funcionalidad e interfaces

web

$ 40.000,00 Informe de funcionalidad de

interfaces Especificar las

características del hardware disponible

$ 60.000,00 Listado de características de

software Informe de

infraestructura TI para el proyecto

$ 49.000,00 Informe consolidado de

infraestructura del sistema

Determinar Etapas y Tiempo de desarrollo

$ 30.000,00 Cronograma de estimación de esfuerzo del desarrollo

Matriz de análisis de etapas del desarrollo,

responsables y tiempo de ejecución

$ 30.000,00 Matriz de análisis de etapas

del desarrollo, responsables y

aprobado y firmado.

- Acta de entrega de prototipos aprobados y firmados.

- Acta de aprobación de la Arquitectura de Software.

- Acta de aprobación de subsistemas firmados.

- Acta de aprobación de modelo de datos.

- Acta e Aprobación de cada Módulo entregado.

- Acta de entrega de la documentación referenciada en los hitos del proyecto, en cada fase.

- Entrega de informe financiero de cada etapa.

- Acta de finalización del proyecto.

37

tiempo de ejecución

Herramientas de desarrollo

$ 80.000,00 Listado de herramientas de

desarrollo del proyecto

Informe Sistema operativo

$ 20.000,00 Informe de sistema operativo a

utilizar Informe Motor de Bases de Datos

$ 20.000,00 Informe de motor de bases de datos a

utilizar Informe Lenguaje de

Desarrollo $ 20.000,00 Informe de

Desarrollo Informe Servidores

(Base de Datos y Aplicaciones)

$ 20.000,00 Informe de Servidores

Informe Estudio de Mercado del Proyecto

$ 90.000,00 Informe de estudio de mercado

del proyecto a utilizar

Analizar Población de estudio

$ 100.000,00 Estadísticas de análisis poblacional

de estudio Determinar la

población de estudio (País, Departamentos)


análisis poblacional Analizar Municipios y

Ciudades que cuentan con desarrollos similares

$ 70.000,00 Análisis del mercado de la población de

estudio Estudio Legal $ 60.000,00 Análisis de

estudio legal del proyecto

Determinar Normatividad que obliga o sugiere implementaciones del software asociadas al

proyecto

$ 50.000,00 Listado de normatividad que debe cumplir el

proyecto

Informe Estudio Financiero del mercado

$ 60.000,00 Informe del mercado de la población de

estudio Identificar el

Patrocinador del proyecto $ 20.000,00 Informe de

patrocinadores potenciales para el

proyecto

38

Calcular el total de la inversión para la implementación

$ 60.000,00 Informe financiero de inversión

Informe del Presupuesto del proyecto

$ 60.000,00 Presupuesto del proyecto

Informe del Flujo de Fondos del proyecto

$ 50.000,00 Flujo de fondos del proyecto

Elaboración de Planes de Gestión

$ 60.000,00 Documento de los planes de

gestión que se van a implementar en el

proyecto Elaboración del Plan

del Gestión del Proyecto $ 60.000,00 Documento del

Plan de Gestión del Proyecto

Elaboración del Plan de Gestión de Integración

$ 60.000,00 Documento del Plan de Gestión de

integración Elaboración del Plan

de Gestión del alcance $ 60.000,00 Documento del

Plan de Gestión de Alcance

Elaboración del Plan de Gestión de tiempos


Tiempos Elaboración del Plan de Gestión de costos


Costos Elaboración del Plan de Gestión de calidad


Calidad Elaboración del Plan

de Gestión de recursos humanos

$ 60.000,00 Documento del Plan de Gestión de Recursos Humanos

Elaboración del Plan de Gestión de

comunicaciones

$ 60.000,00 Documento del Plan de Gestión de Comunicaciones

Elaboración del Plan de Gestión de riesgos


Riesgos Elaboración del Plan

de Gestión de adquisiciones


Adquisiciones Elaboración del Plan

de Gestión de interesados $ 60.000,00 Documento del

Plan de Gestión de Interesados

EJECUCIÓN $ 21.816.599,04

39

Análisis $ 690.000,00

Análisis de Requerimientos

$ 90.000,00 N.A

Documento de Levantamiento de Requerimientos

$ 65.000,00 Documento de Levantamiento de Requerimientos

Análisis de Requerimientos

Funcionales

$ 80.000,00 N.A

Documentación de Requerimientos

Funcionales

$ 80.000,00 Documentación de

Requerimientos Funcionales

Validación del Requerimientos

Funcionales

$ 75.000,00 Acta de Aprobación de requerimientos

Documento Levantamiento de

Requerimientos No Funcionales

$ 65.000,00 Documento Levantamiento de


Análisis de Requerimientos No

Funcionales

$ 80.000,00 N.A

Documentación de Requerimientos No

Funcionales

$ 80.000,00 Documentación de Requerimientos No

Funcionales Validación de


$ 75.000,00 Acta de Aprobación de requerimientos

Diseño $ 2.101.000,00

Modelo del sistema de información

$ 200.000,00 Informe del modelo del sistema

de información Construir Diagrama de Casos de uso del

sistema

$ 110.000,00 Consolidado de Casos de uso UML

(Archivo) Documentar Casos

de uso del sistema $ 90.000,00 Documento de

Casos de uso Construir Diagrama de Clases del sistema

$ 130.000,00 Archivo Diagrama de Clases UML

Documentar Diagrama de Clases del

sistema

$ 160.000,00 Documento del diagrama de clases

Construir Diagramas del Flujo del

Sistema

$ 70.000,00 Documento del flujo del sistema

40

Documentar Diagrama de Flujo del

sistema

$ 50.000,00 Archivo Diagrama de flujos UML

Identificación de Subsistemas

$ 80.000,00 Documento del diagrama de flujos

Analizar subsistemas a implementar

$ 70.000,00 Informe de subsistemas

encontrados a implementar

Informe de subsistemas propuestos

$ 70.000,00 Informe de subsistemas propuestos

Crear la base de Datos

$ 200.000,00 Informe consolidado técnico

de las características de la

DB Diseñar modelo Entidad - Relación

$ 11.000,00 Archivo Modelo Entidad - Relación

UML Documentar

modelo Entidad - Relación $ 80.000,00 Documento del

diagrama E - R Arquitectura de

Software $ 140.000,00 Informe gerencial

de la arquitectura a implementar

Diseñar la Arquitectura de Software

$ 140.000,00 Archivo de la Arquitectura de

software diseñada Construir el

diagrama de despliegue $ 120.000,00 Informe de

diagrama de despliegue

documentado Determinar

módulos del sistema $ 100.000,00 Listado de

módulos y características del

sistema de información

Describir los casos de uso del sistema

ubicándolos en el nivel donde se ejecutan e

identificando la información que manipulan

$ 110.000,00 Describir los casos de uso del

sistema ubicándolos en el nivel donde se

ejecutan e identificando la información que

manipulan Validar que todos

los casos de uso sean implementados en la

$ 100.000,00 Informe de validación de casos

de uso en la

41

arquitectura de software arquitectura de software

Elaborar informe con la arquitectura definitiva

$ 70.000,00 Elaborar dar informe con la arquitectura

definitiva a utilizar Implementación $

14.269.999,36

Desarrollo Módulo Seguridad

$ 1.870.000,00 Códigos fuentes del Módulo en

desarrollo Documentar

Código Fuente del Módulo $ 170.000,00 Documentación

del código fuente Documentar

Interfaces del Módulo $ 140.000,00 Documentación

de las interfaces del módulo en desarrollo

Informe de Pruebas Unitarias

$ 120.000,00 Informe de Pruebas Unitarias

Desarrollo Módulo Administración









Desarrollo Módulo Archivo y Correspondencia









Desarrollo Módulo TRD

$ 570.000,00 Códigos fuentes del Módulo en



del código fuente

42

Documentar Interfaces del Módulo

$ 140.000,00 Documentación de las interfaces del

módulo en desarrollo



Desarrollo Módulo Radicación de Entrada









Desarrollo Módulo Gestión Documentos









Desarrollo Módulo Radicación de Salida









Desarrollo Módulo Reportes






de las interfaces del módulo en

43

desarrollo



Pruebas $ 3.060.000,00

Pruebas de Stress de software

$ 450.000,00 Plan de Pruebas del proyecto

Diseñar casos de prueba

$ 250.000,00 Informe de casos de prueba

Diseñar procedimientos de prueba

$ 150.000,00 Documento diseño de

procedimientos de prueba

Probar algoritmos programados

$ 100.000,00 informe de prueba de algoritmos

Documentar resultados de las pruebas

$ 70.000,00 Documento consolidado con las pruebas y tipo de

pruebas Pruebas unitarias

de software $ 180.000,00 Plan de Pruebas

del proyecto Diseñar casos de

prueba $ 120.000,00 Informe de casos

de prueba Diseñar

procedimientos de prueba $ 80.000,00 Documento

diseño de procedimientos de

prueba Probar algoritmos

programados $ 70.000,00 informe de

prueba de algoritmos



pruebas Pruebas

Funcionales de software $ 150.000,00 Plan de Pruebas

del proyecto Diseñar casos de

prueba $ 130.000,00 Informe de casos

de prueba Diseñar

procedimientos de prueba $ 80.000,00 Documento

diseño de procedimientos de

prueba Probar algoritmos

programados $ 70.000,00 informe de

prueba de algoritmos

44



pruebas Prueba Piloto del

sistema $ 250.000,00 Plan de Pruebas

del proyecto Identificar usuarios a realizar la prueba

$ 160.000,00 Informe de casos de prueba

Crear las condiciones en los usuarios

del sistema

$ 150.000,00 Documento diseño de

procedimientos de prueba

Probar sistema de información

$ 120.000,00 informe de prueba de algoritmos



pruebas Validar resultados

de las pruebas $ 270.000,00 Acta de

validación de las pruebas realizadas

(Consolidado) Puesta en Marcha $ 785.600,00

Instalar Base de Datos en Producción

$ 300.000,00 Documento del proceso de

instalación de la DB Instalar Aplicación

en Producción $ 300.000,00 Documento del

proceso de instalación del

sistema Documentar

Proceso de instalación en Producción


instalación Documentación $ 910.000,00

Elaborar Manual Técnico

$ 170.000,00 Documento Manual Técnico

Elaborar Manual de instalación

$ 140.000,00 Documento Manual de Instalación

Elaborar Manual de Restauración

$ 100.000,00 Documento Manual de

Restauración Elaborar Manual de

Usuario $ 250.000,00 Documento

Manual de Usuario Elaborar Manual de

Administración $ 250.000,00 Documento

Manual de

45

Administración

CIERRE $ 650.000,00

Comité de cierre de proyecto

$ 650.000,00 Acta de comité de cierre

Entrega de la Documentación

$ 80.000,00 Acta de entrega de la documentación

del proyecto Informe de gestión

del proyecto consolidado $ 120.000,00 Informe de

gestión del proyecto consolidado

Acta de satisfacción del producto

$ 100.000,00 Acta de satisfacción del

producto Acta de Cierre del

Proyecto $ 50.000,00 Acta de

Cierre del Proyecto Cierre del proyecto $ 50.000,00 Firma de las

actas de cierre

46

Capítulo 2

2. Estudios y evaluaciones

2.1 Estudio Técnico

A nivel técnico, la solución planteada es muy poco restrictiva, ya que, al ser una

solución basada en la alternativa de software libre, en un equipo de trabajo dedicado a

las tecnologías de la información bajo software libre, se dispone de las herramientas,

infraestructura y personal calificado que afronta cualquier reto técnico sin mayores

problemas.

En cuanto al nivel operativo, la única necesidad consiste en que en ningún

momento se debe perder la funcionalidad del software (p. ej. Mostrar cualquier tipo de

contenido, posibilitar la descarga de archivos), sino que, al contrario permita ampliarla.

2.1.1 Factores críticos de éxito del proyecto.

Misión

Implementar un Sistema de información Web para administrar, normalizar y controlar

los procesos que se desarrollan en la Gestión Documental al interior de una Entidad

Privada o Pública, Municipal o Nacional, desde la producción y/o recepción de

información, además de servir como referencia frente a la regularización de la gestión

de los documentos, desde su origen hasta su disposición final independiente del medio

en que se encuentre (físico o electrónico), a través de lineamientos claros y precisos,

47

que integrados a las estructuras de planeación y control, garanticen la eficiencia de la

Gestión y la conservación del patrimonio documental de la Entidad.

Visión

En 2019 seremos los mejores desarrolladores de software, líderes en

implementación de soluciones tecnológicas empresariales con el crecimiento de

nuestro producto, zona de influencia, capacidad operativa, posicionamiento de nuestra

marca y el reconocimiento por la calidad de nuestro servicio.

2.1.2 Características del sistema.

Se requiere un software que brinde funcionalidad, escalabilidad, confiabilidad,

compatibilidad y facilidad de operación. El cual cumpla con lo siguiente, pues entre las

características mínimas del desarrollo de este software se requiere que posea una

interfaz web y la funcionalidad del software debe permitir:

Administración de usuarios y Roles: Por medio de este módulo se realiza el

registro, consulta, eliminación y modificación de permisos de los usuarios que

interactúan con el sistema metadatos personalizables.

Administración de parámetros: Este módulo permite la personalización de los

diferentes metadatos utilizados en el sistema como son tipo de envió, origen de

documento, tipo destino, tipo identificación, entre otros.

Radicación de Entrada: Por medio de este módulo, se reciben todos los

documentos de la entidad, estos son procesados y enviados a su destino

48

inicial (dirección de cada dependencia). En este proceso se digita la

información básica del documento, al cual se le asignar a un archivo digital.

Interfaz de usuario Final: Permite al usuario administrar diferentes carpetas

predefinidas o personalizadas, donde se almacenan sus documentos de

trabajo.

También ordena o filtra documentos, facilitando la ubicación rápida de estos.

Así mismo es posible definir y conformar expedientes que le permitan a la

entidad vincular documentos que están relacionados entre sí.

El usuario podrá acceder a la imagen digitalizada de un documento o ingresar

en un módulo de vista general con el fin de conocer más información del mismo.

Gestión del Documento: A través de este módulo, se puede conocer en detalle

información del documento, el flujo de trabajo que ha tenido éste desde su

ingreso al sistema, se pueden modificar algunos datos iniciales del registro,

tipificarlo, clasificarlo y asociarlo a las tablas de retención documental

relacionadas con las funciones y procesos de la entidad. Así mismo se puede

asociar aquí un documento a un expediente, anexarle nuevos documentos o

solicitar el físico que reposa en archivo.

Radicación de Salida: La radicación de salida es un módulo que puede ser

utilizado para dar respuesta a un documento de entrada o para

generar una comunicación nueva. Estos documentos de salida

pueden ser notificaciones, pliegos de cargos, y otros producidos por la entidad.

49

Interoperabilidad con otras plataformas (WebServices): Debe garantizar la

interoperabilidad del Sistema de Información con otras Herramientas de las

entidades o de entidades externas. De esta manera se lleva al Sistema de

Información a un sistema Orientado a los Servicios. Las aplicaciones

externas podrán enviar datos o variables que requiera el Sistema de

Información para generar Radicados de entrada y Adjuntar Archivos, etc.

Tablas de Retención Documental: Este módulo permite realizar el cargue,

ajuste y administración de las Tablas de Retención Documental, previamente

aprobadas por el Archivo General de la Nación para cada Entidad, realizando

una aplicación dinámica con el administrador y los usuarios del sistema, con

enfoque de procesos.

2.1.3 Características del hardware Disponible.

PC Desarrollador Web:

Tipo Computador: Portátil

Sistema Operativo: Windows 7 Profesional 64 bits

Procesador: Core i7 Segunda Generación

Memoria: 8 GB memoria RAM

Disco Duro: 200 GB.

Red: 1 tarjeta de Red Gigabit Ethernet

Documents

DESARROLLO DE UN SISTEMA INTEGRADO DE RADICACIÓN …desarrollo de un sistema integrado de radicaciÓn y correspondencia fernando enrique correa castro andrÉs gerardo rodrÍguez castillo