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Bogotá DC.,
PARA: MARIA GLADYS VALERO VIVAS, Directora General del IPES
DE: CARMEN ELENA BERNAL ANDRADE, Asesora de Control Interno.
ASUNTO: Informe Pormenorizado de MECI (noviembre 2017 a febrero 2018)
Respetada doctora María Gladys:
En cumplimiento del programa anual de auditorías previsto para el presente año y de acuerdo a lo establecido en Ley 87 de 1993, Decreto 1537 de 2001, y el Modelo Estándar de Control Interno — MECI contenido en el Manual Operativo del Decreto 1499 de 2017.
La Asesoría de Control Interno presenta a continuación los resultados al seguimiento del informe pormenorizado del MECI periodo: noviembre—diciembre 2017 y enero-febrero 2018:
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL DE CONTROL INTERNO
Jefe de Control Interno o quien haga sus veces:
Carmen Elena Bernal Andrade
Periodo de evaluación: Noviembre 2017 — Febrero 2018 Fecha de elaboración: Marzo 12 de 2018
El presente documento se estructuró teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) reglamentado mediante el Decreto Nacional 1499 de 2017, la aplicación del Formulario Único de Reporte y Avance de Gestión — FURAG II, y las estrategias y metodologías orientadas por el Gobierno Nacional y el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, a partir de las cuales la entidad ha fortalecido su gestión institucional.
El Informe Pormenorizado que se presenta describe los productos mínimos con los cuales cuenta el instituto, su estado de ejecución o implementación, recomendaciones y aspectos a mejorar:
1. Teniendo en cuenta las recomendaciones entregadas por el DAFP en enero de 2018 con respecto al informe pormenorizado MECI a ser publicado en marzo 12, que
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consolida los meses de noviembre, diciembre de 2017, enero y febrero de 2018; dado el proceso de implementación del MIPG en las entidades de la Rama Ejecutiva, especialmente en entidades del orden territorial y el proceso de transición para la actualización que adelantan las entidades del orden nacional, se llevó a cabo un análisis a partir de las 7 Dimensiones del MIPG, considerando:
a) Para los meses correspondientes al 2017, se revisó el cumplimiento de las acciones para la definición y/o actualización de la institucionalidad, tanto del Sistema de Gestión como del Sistema de Control Interno, vitales para iniciar el proceso de implementación del MIPG y del MECI, es decir, la creación o actualización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
Respecto a la adopción de este Comité, a la fecha se encuentra en etapa de revisión el borrador de la resolución que adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG y la creación del comité Institucional de Gestión y Desempeño que será propuesta por la Subdirección de Diseño y Análisis Estratégico al comité directivo antes del 30-mar-2018.
En el mismo sentido, el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno -CICCI, éste último actualizado mediante el Decreto 648 de 2017, se tiene pendiente la actualización y armonización con el Decreto 1499 de 2017, documento que será presentado para aprobación del mismo CICCI en su sesión de abril de 2018.
b) El esquema de medición del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG tiene como objetivo fundamental medir el grado de orientación de la gestión y el desempeño institucional de las organizaciones públicas hacia la satisfacción efectiva de las necesidades y problemas de los ciudadanos.
En el alcance del seguimiento efectuado por la Asesoría de Control Interno a partir de las 7 dimensiones del MIPG con respecto a las actividades adelantadas por el IPES entre enero y febrero de 2018, se solicitó a la Administración evidencia de los planes de acción formulados conforme a los resultados del autodiagnóstico efectuado a través de la herramienta FURAG II en diciembre de 2017. Y que fueron comunicados a las áreas por la Asesoría de Control Interno con radicado IPES No. 00110-817-008387 del 22-dic-2017. Los resultados entregados corresponden a la aplicación de un cuestionario con el propósito fundamental de identificar las oportunidades de mejora y las brechas frente a los lineamientos de las políticas del MIPG.
A la fecha del presente informe se observó que la única dimensión que cuenta con el autodiagnóstico, es la Dimensión de Talento Humano, la cual utilizó la herramienta determinada por Función Pública frente al MIPG. Respecto de las otras dimensiones se cuenta con el autodiagnóstico del formulario único de reporte y avances de gestión FURAG II.
Respecto de los planes de acción del MIPG, se evidenció que dimensiones cuenta con dichos planes a la fecha del seguimiento.
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TABLA 1 AVANCES EN IMPLEMENTACIÓN MIPG
ENERO — FEBRERO DE 2018
INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO (LEY 1474 DE 2011)
Responsables asignados
Se cuenta con un proyecto de resolución en revisión por parte de la Dirección General, en la cual se determina como responsables a los Subdirectores respectivos, adicional a esto se realizó la contratación de recurso humano bajo la modalidad de prestación de servicios (CPS No. 154 de 2018, 260 de 2018 y 265) de 2018, en los cuales se determina en las obligaciones específicas la implementación del MIPG.
Autodiagnóstico
Mediante radicado IPES No. 00110-817-008387 de diciembre 22 de 2017, la Asesoría de Control Interno le comunico a la Entidad los resultados del autodiagnóstico a las dimensiones operativas MIPG, que se realizó, consistente en un cuestionario de preguntas con el propósito fundamental de identificar oportunidades de mejora y brechas frente a los lineamientos de las políticas; de dichos resultados se realizó la recomendación de realizar los respectivos planes de acción.
Los criterios de valoración para la calificación del primer autodiagnóstico fueron los siguientes, conforme el instrumento del DAFP:
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Los cuestionarios fueron aplicados entre el 1 al 15 de diciembre de 2017, con los siguientes resultados:
Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG Puntaje Final Color 1 Autodiagnóstico de Gestión del Talento Humano 51.6
2 Autodiagnóstico de Integridad 38.1 3 Autodiagnóstico de Direccionamiento y Planeación 65.9
4 Autodiagnóstico de Plan Anticorrupción 79.0 5 Autodiagnóstico de Gestión Presupuestal 90.7
6 Autodiagnóstico de Gobierno Digital 60.8 7 Autodiagnóstico de Defensa Jurídica 93.3
8 Autodiagnóstico de Servicio al Ciudadano 92.6 g Autodiagnóstico de Trámites 64.3
10 Autodiagnóstico de Participación ciudadana 73.9 11 Autodiagnóstico de Rendición de Cuentas 32.8
12 Autodiagnóstico de Seguimiento y Evaluación del Desem •eño
81.8
13 Autodiagnóstico de Gestión Documental 72.3
14 Autodiagnóstico de Transparencia y acceso a la información
87.9
15 Autodiagnóstico de Control Interno 81.5
Igualmente se observó que frente a los autodiagnósticos que trae el micro sitio del MIPG en la página web del DAFP (diferentes a los cuestionarios del FURAG II), solo se ha
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aplicado el correspondiente a la Dimensión de Talento Humano.
brechas frente a Análisis de
los lineamientos de las políticas
Con respecto al análisis de brechas, se observa publicado en la página web de la Entidad en la ruta:
http://www.ipes.00v.co/index.php/qestion-institucional/planeacion/planes/planes- operativos-de-la-entidad
El plan operativo del IPES, en particular se verificó en el plan de acción determinado para la Subdirección de Diseño y Análisis Estratégico que dentro de su programación de actividades para la vigencia 2018, se encuentra el cronograma para la identificación de brechas con corte al 30-mar-2018.
Cronograma para la
implementación o proceso de
transición
Teniendo en cuenta los resultados del autodiagnóstico del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) con los instrumentos del DAFP, los cuales se desarrollaron por las Subdirecciones y Oficinas Asesoras en 2017, se estableció cronograma de trabajo de Planeación Estratégica, para la presente vigencia. Se observó para dicho cronograma el uso del formato FO- 264 Bitácora.
Planes de mejora para la
implementación o proceso de
transición
A la fecha están en construcción.
Avances acorde al cronograma y
planes de mejora
El equipo SIG, entrega copia de cronograma con los soportes de avance del mismo como son: - Despliegue de la cultura del SIG a través de las diferentes estrategias (martes de calidad) y Campañas del SIG y sensibilizaciones entre otras. - Revisar y actualizar Caracterizaciones de los procesos según resultado del diagnóstico - Revisar y actualizar la documentación de las metodologías de mejora (acciones correctivas, preventivas, SNC entre otros) - Revisar y actualizar Estructurar la publicación de la documentación del SIG en la página WEB y otros sitios de consulta (se cuenta con un cronograma específico para dar cumplimiento a esta actividad) - Gestionar la actualización de la Política de administración del riesgo - Realización de resolución de adopción del modelo al interior de la Entidad (en revisión)
2. En una segunda etapa del informe pormenorizado se migrará hacia la estructura del MECI en sus 5 componentes: Ambiente de Control, Evaluación del Riesgo, Actividades de Control, Información y Comunicación, así como Actividades de Monitoreo, lo anterior teniendo en cuenta que se tratará en adelante de una evaluación de tercera línea de defensa. No obstante, en la siguiente tabla se resumen las actividades diseñadas hasta el momento que aplican a las 7 dimensiones del MIPG por cada línea de defensa:
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ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.
DESARROLLO ECONÓMICO
Instituto Pa. la E...o'''. Social
Cordialmente,
RMEN ELENA BERNAL ANDRADE
Anexo: No aplica.
NOMBRE, CARGO O CONTRATO ,,_... FIRMA FECHA Elaboró Dalle Johana Molina Pava Prof Universitario d
12-03-2018 Aprobó Carmen Elena Bernal Andrade - Asesora de Control Interno Revisó
Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el presente docu lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad, lo presentamos para firma del Asesora de Control Interno del Instituto para la Economía Social IPES
FO- 069 V- 08 Calle 73 N° 11-66 PBX. 2976030 Línea Gratuita 018000124737 www. ipes.gov.co
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BoGoTA PAVOD1
