DESARROLLO UNA PLANIFICACIÓN EFECTIVA

CÍRCULO PHVA

•Es una herramienta para la mejora continua en donde las empresas tienen que verse como un sistema integrado donde intervienen procesos, recursos y controles, orientados al logro de los objetivos y metas de la organización.

•Se aplica a todas las esferas que rodean al ser humano.

MEJORA CONTINUA

•KAIZENKai = cambioZen = para mejorar Realizar cambios para mejorar.

PROPÓSITO

•Tener la voluntad de querer mejorar de forma continua.

•Preocuparse con la convivencia.•Desarrollar ciclos de mejora en todos los

niveles. •Permite identificar las oportunidades de

mejora.

ELEMENTOS

•PLANIFICAR: establecer objetivos y procesos necesarios para obtener los resultados, de conformidad con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.

•HACER: implementar procesos para alcanzar los objetivos.

•VERIFICAR: realizar seguimiento y medir los procesos y los productos en relación con las políticas, los objetivos y los requisitos.

•ACTUAR: realizar acciones para promover la mejora del desempeño de los procesos.

VENTAJAS

•Promueve la práctica de la gestión la mejora de las oportunidades, para que la empresa, familia o comunidad mejore el desempeño de sus procesos.

•Mantienen los clientes actuales y consiga nuevos clientes.

•Área de oportunidad.•Actuar para ajustar el cambio o para

comenzar el ciclo mediante la planificación de nuevos cambios.

EL TIEMPO

PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

• Lista de actividades.• Hora empleada en planear eficazmente.• Utilizar los 20 minutos de labores, en

planear el siguiente día.• Tratar dentro de lo posible respetar las

actividades.• Resultados efectivos se logran teniendo

objetivos y programas.• El tiempo disponible debe ser asignado por

prioridad.

CONTINUACIÓN…

•Establecer tiempo o fechas límites para cumplir con los compromisos de los emprendedores.

•Evitar perder de vista los objetivos.•No confundir movimientos con

realizaciones y actividades.•Dar respuesta a problemas que surgen

debe ser realista y limitado. •Posponer o aplazar la toma de decisiones

puede convertirse en hábito.

Matiz de la administración del tiempo según Stephen r. covey.

IMPORTA

UrgenteIActividades :CrisisProblemas apremiantesProyectos cuyas fechas vencen

No urgenteIIActividades:Construir relacionesReconocer nuevas oportunidadesPlanificación Diversión

NoIMPORTA

IIIActividades :InterrupcionesAlgunas llamadasCorreo y algunos informesAlgunas reunionesMuchas actividades populares

IVActividades:TrivialidadesAlgunas cartasAlgunas llamadas telefónicasPerdida de tiempoActividades agradables.

CUADRANTE I• Se refiere a las actividades que son urgentes e

importantes. • Cuando las personas administran su tiempo en este

cuadrante tienen tiempo únicamente para resolver problemas urgentes

• Las personas que funcionan en este cuadrante se sienten atropelladas, cansadas atrapadas en la inmensidad de los problemas que demandan su atención inmediata. Se les conoce como individuos apaga fuego.

• Por momentos logran huir la cuadrante IV a los cuadrantes II y III no les prestan atención.

CUADRANTE II

• Muestra las actividades que no son urgentes pero si importantes

• Las personas que funcionan en este cuadrante mantienen un equilibrio entre los problemas y las oportunidades. Ellas no solo administran el tiempo, sino su vida de forma efectiva, esto no significa que nunca tengan problemas o urgencias, sí las tienen, pero en forma limitada.

CUADRANTE III• En este cuadrante se tienen las actividades

urgentes, pero no importantes.• En este cuadrante lo urgente viene de lo externo,

proviene de terceras personas y no de las persona misma.

CUADRANTE IV

• Las personas que funcionan en este cuadrante usualmente se ocupan en actividades triviales que no son urgentes, ni importantes

• Estas actividades no aportan nada a la superación de la persona.

RESULTADOS DE ACUERDO AL CUADRANTE

• Cuadrante I• Resultados:• Estrés• Agotamiento• Administración de crisis

CUADRANTE II• Resultados

• Visión y perspectiva• equilibrio• disciplina• control• pocas crisis

CUADRANTE III• Resultados

• Concentración en los plazos cortos• administración de la crisis • carácter de camaleón, atento a la reputación• Metas y planes no valen la pena• Se siente impotente y exclusivo del control• Relaciones frágiles o rotas

CUADRANTE IV

• Resultados:• Total irresponsabilidad• Despido de los empleos• Dependiendo de otros o gobernado por

necesidades básicas.

Planificación de actividades Identificación de Roles

Establecer metas

Asignar tiempo diario

Programación

RECOMENDACIONES PARA EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO

•Tiempo productivo: es aquel que lleva a cumplir sus metas. Cuadrante I y II-

•Tiempo no productivo: actividades que la persona realiza que no tiene importancia. Cuadrante III.

•Tiempo perdido: no son importantes, cuadrante IV.

•Roba tiempos.

ROBA TIEMPOS

•Falta de puntualidad.•Conversaciones fuera de lugar. •Decir siempre si.•Exceso de urgencias.•Desorganización.•Tiempos muertos.

USO DE LA AGENDA

A. Sugerencias para llevar la agenda.• Monitorear el cumplimiento de metas.• Escribir recordatorios.• Establecer tiempo.• Recordar las metas.• Agrupar actividades

B. Organización de actividades semanales y diarias.

•No perder de vista la agenda. •No dejar para mañana, lo que se puede

hacer hoy.•Cuidar los detalles.C. Evaluación de actividades.