Detali ES Dvynių sutarties ir

Dvynių projekto sandara

Gintaras Makštutis

2011

ES Dvynių sutarties sandara

• Specialios sąlygos

• Dvynių sutarties priedai: I priedas: Darbo planas

II priedas: Bendrosios sąlygos

III priedas: Biudţetas

IV priedas: Paslaugų ir tiekimo sutarčių

sudarymo tvarka

Iš ko susideda Dvynių

sutartis

Iš ko susideda Dvynių

sutartis II V priedas : Mokėjimo prašymas ir banko sąskaitos patvirtinimo forma

VI priedas: Audito ataskaita

VII priedas: Specialus finansinis priedas

VIII priedas: Įgaliojimas vyresniam partneriui

XI priedas : Ekspertų CV

Specialios sąlygos

» TWINNING LIGHT CONTRACT

» BG/2007/IB/AG/10/UE/TWL

• The Republic of Bulgaria, Ministry of Finance – Central Finance and Contracts Unit/CFCU (102, Rakovsky St, Sofia, 1040,

Bulgaria) ("the Contracting Authority")

• of the one part,

•

• and

•

• The administration of National Paying Agency under the Ministry of Agriculture with its office at Blindţių str. 17, 08111 Vilnius, Lithuania ("the Member State Partner" - MSP)

• of the other part,

•

• have agreed as follows:

•

•

Special Conditions •

•

• Article 1 - Purpose

•

• 1.1 The purpose of this contract is the award of a grant, consisting of reimbursement of expenditures, by the Contracting Authority for the implementation of the Action entitled:

• Strengthening the administrative capacity of the Milk Sector of the Paying Agency of Bulgaria for efficient implementation of the Milk Quota Trading System ("the Action").

•

Specialios sąlygos II

1 straipsnis – Tikslas (Pavadinimas, paramos gavėjas)

2 straipsnis – Sutarties vykdymo ir projekto įgyvendinimo trukmės

3 straipsnis - Veiklos finansavimas

4 straipsnis - Techninės ir finansinės ataskaitos bei mokėjimai

Specialios sąlygos III

5 straipsnis - Kontaktiniai duomenys

6 straipsnis - Sutarties priedų sąrašas

7 straipsnis - Kitos specifinės sutarties

sąlygos taikomos projekto vykdymui

(papildymai ir nukrypimai)

I priedas: Darbo planas II

Dvynių darbo planas:

Nusako aiškią strategiją kaip pasiekti

privalomus rezultatus

Numato kiekvieno partnerio indėlį.

Kas daro ką?

Aprašo privalomus rezultatus

I priedas: Darbo planas III

Kitos darbo plano dalys:

Abiejų pusių projekto lyderiai

Nuolatinis Dvynių patarėjas (NDP)

NDP (RTA) kontaktinis asmuo beneficiaro institucijoje

Trumpalaikių ir ilgalaikių ekspertų vizitai

Mokymai, seminarai, vizitai į VN

II priedas: Bendrosios

sąlygos

Bendrosios sąlygos ES subsidijų (grantų) sutartims:

Bendrosios ir administracinės nuostatos (straipsniai 1-13)

Finansinės nuostatos (14 – 18)

Bendrosios ir administracinės

nuostatos

Bendrieji įsipareigojimai

Prievolė pateikti informaciją ir finansines ir

veiklos ataskaitas

Atsakomybė

Interesų konfliktas

Konfidencialumas

Viešinimas

Nuosavybės teisė į rezultatus

Bendrosios ir administracinės

nuostatos II

Veiklos vertinimas ir prieţiūra

Sutarties pakeitimai

Subkontraktavimas

Veiklos įgyvendinimo laikotarpis, jo pratęsimas

Sutarties nutraukimas

Taikoma teisė ir ginčų sprendimas

Finansinės nuostatos

Tinkamos išlaidos

Mokėjimai ir palūkanos uţ pradelstus mokėjimus

Apskaita ir finansinės patikros

Galutinė suma kurią išmoka sutartį sudariusi organizacija

Pinigų grąţinimas

III priedas: Biudžetas

III priedas: Biudžetas I

• Biudţetas atitinka Darbo planą

• Visos veiklos numatytos Dvynių projekte

turi atsispindėti biudţete

• Paramos gavėjo finansiniai įsipareigojimai

taip pat įtraukiami

III priedas: Biudžetas II Actions to be undertaken under the Twinning project Cost

BC MS No of units Unit cost Total MS

cost

Component 1: Development of a risk assessment methodology

Activity 1.1. Audit of the existing situation

Mr. STE 1

Expert fees X 1 250,00 250,00

‘Project Management Costs’ X 375,00

Per diems X 2 183,00 366,00

Air tickets X 1 630,00 630,00

Mrs. STE 2

Expert fees X 1 350,00 350,00

‘Project Management Costs’ X 525,00

Per diems X 2 183,00 366,00

Air tickets X 1 800,00 800,00

III priedas : Biudžetas III Annex III

Budget

The Administration of Lithuania (hereinafter referred to as the Beneficiary Country)

represented by Mr Vytautas Pinkus, Project Leader,

of the one part,

And the Administration of France (hereinafter referred to as the Member State)

represented by Mr Patric Lerosh, Project Leader,

of the other part

HAVE AGREED ON THE FOLLOWING BUDGET:

Tinkamos išlaidos

Išlaidos patirtos ruošiant Dvynių sutartį

Nuolatinio Dvynių patarėjo išlaidos

Projekto lyderio ir trumpalaikių ekspertų

išlaidos

Paslaugos ir tiekimai

Kelionės išlaidos

Mokymas

Tinkamos išlaidos II

Pasiruošimo misijai ir po misijos

reikalingos išlaidos uţ VPG

Projekto apskaitos ir valdymo išlaidos

Vertimas ţodţiu ir raštu

Audito išlaidos

Rezervas kainų pasikeitimui kompensuoti

IV priedas : paslaugų ir tiekimo

sutarčių sudarymas

Sudaryti sutartis su privataus sektoriaus

atstovais

Prekių tiekimas:

- iki 5.000 EUR (vienas pasiūlymas. Sutartį

sudaro VN Projekto lyderis)

- virš 5000 EUR investicijos yra

nefinansuojamos iš Dvynių sutarties

IV priedas : paslaugų ir tiekimo

sutarčių sudarymas II

• Paslaugų tiekimas ( vertimas, mokymo medţiaga, kompiuterinės programos):

- iki 10.000 EUR uţ vienetą: vienas pasiūlymas. Sutartį sudaro VN projekto lyderis

- virš 10.000 EUR uţ vienetą: atskira sutartis kurią sudaro Dvynių sutartį sudariusi organizacija

IV priedas : paslaugų ir tiekimo

sutarčių sudarymas III

1. Bendri principai

2. Sutarties galiojimas

3. Taisyklės bendros visoms procedūroms

4. Taisyklės paslaugų sutartims

5. Taisyklės tiekimo sutartims

6. Taisyklės darbų sutartims

7. Derybų procedūros

8. Ypatingi atvejai

V priedas : mokėjimo prašymas

ANNEX V

REQUEST FOR PAYMENT FOR TWINNING CONTRACT

EUROPEAN COMMUNITY EXTERNAL ACTIONS

[Date of the request for payment]

[address of the Contracting Authority]

[Financial unit indicated in the Contract]

Reference number of the Twinning Contract: ...

Title of the Twinning Contract: ...

Name and address of the Beneficiary: ...

Request for payment number: ...

Period covered by the request for payment: ...

Dear Sir/Madam,

I hereby request [a pre-financing payment/a further pre-financing payment/payment of the balance] under the Twinning Contract mentioned above.

The amount requested is [as indicated in Article 4(2) of the Special Conditions of the Contract/the following: ...].

Please find attached the following supporting documents:

- signed Twinning Contract (for the first pre-financing payment)

- audit report if required by Article 15.6 of the General Conditions of the Contract

- financial guarantee if required by Article 15.7 of the General Conditions of the Contract

- technical and financial interim report (for further pre-financing payments)

- final implementation report (for payment of the balance).

The amount certified by the audit report to be deducted from the sum total of pre-financing under the Twinning contract is the following: ...

The payment should be made to the following bank account: ..

Yours faithfully,

[ signature ]

V priedas : mokėjimo prašymas FINANCIAL IDENTIFICATION

ACCOUNT HOLDER

NAME

ADDRESS

TOWN/CITY POSTCODE

COUNTRY VAT NUMBER

CONTACT PERSON

TELEPHONE FAX

E - MAIL

BANK

BANK NAME

BRANCH ADDRESS

TOWN/CITY POSTCODE

COUNTRY

ACCOUNT NUMBER

IBAN

REMARKS :

BANK STAMP + SIGNATURE of BANK REPRESENTATIVE DATE + SIGNATURE of ACCOUNT HOLDER :

(Both Obligatory) (Obligatory)

VI priedas : Audito ataskaita

Auditas yra daromas projektui pasibaigus

Auditą turi atlikti nepriklausomas turintis

licenciją auditorius

Audito ataskaita pateikiama kartu su

galutiniu mokėjimu ir galutine ataskaita

VI priedas : Audito ataskaita

Išlaidų tinkamumas

Tiesioginių išlaidų tinkamumas

Kainų pasikeitimo rezervo panaudojimas

Projekto valdymo išlaidų kompensacijos panaudojimas

Indėliai natūra

Netinkamos išlaidos

Veiklos pajamos

VII priedas: Specialus finansinis

priedas

Tinkamos išlaidos

- Projekto paruošimo išlaidos

- Ekspertų apmokėjimas

- Mokymai ir seminarai

- Projekto valdymo išlaidų kompensacija

- Paslaugos

- Vertimai ţodţiu ir raštu

- Įranga

- Privataus sektoriaus paslaugos

VII priedas: Specialus finansinis

priedas

Dvynių projektų išlaidos kurių nedengia

ES

Reikalavimai ataskaitoms

Dvynių sutarčių pakeitimai (Side letter,

Addendum)

VIII priedas: Įgaliojimas

vyresniajam partneriui

Šis tekstas yra tik pavyzdinis. VN gali paruošti savo tekstą įgaliojimui kuris

suteiktų pagrindiniam partneriui įgyvendinti projektą.

Aš pasirašęs, jaunesniojo VN partnerio administracijos vardu, sutinku

atlikti uţduotis numatytas mūsų organizacijai Dvynių sutartyje. Aš įgalioju

p. XX, projekto lyderį, būti atsakingu uţ šios sutarties įgyvendinimą,

priimti įsipareigojimus ir sprendimus savo vardu tam, kad sėkmingai būtų

įgyvendintas projektas. Projekto lyderio veikla turi būti suderinta su

partnerių pasirašyta konsorciumo sutartimi.

Pasirašyta jaunesniojo VN partnerio administracijos atstovo

Patvirtinta vyresniojo VN partnerio administracijos atstovo

IX priedas: Ekspertų CV

Visų ekspertų CV yra sudedami į šį priedą

CV Europass arba Europe CV forma

PG projekto lyderio ir ilgalaikio eksperto

kontaktinio asmens CV taip pat įtraukti

Dvynių

projekto

uţduotis

(Fiche)

MICROSOFT

CORPORATION

Dvynių

uţduoties

cirkuliacija

Pasiūlymų

atranka

Atrankos

komitetas

Atrinkta

VN

VN + PG

ruošia sutartį

Pasiūlymų

pateikimas EK

Patvirtinim

as

Dvynių sutarties sudarymas EK Valdymo

komiteto

patvirtinimas

+

Sutarties

pasirašymas

+

Notifikacija

Atvyksta

ilgalaikis

ekspertas

(RTA)

Dvynių sutarties sudarymas II

Dvynių partneriai privalo pateikti pirmą Dvynių sutarties

projektą ES Delegacijai ar CFKA per tris mėnesius nuo atrankos pabaigos

ES Delegacija arba CFKA pateikia savo pastabas per 4 savaites

VN per 4 savaites pataiso sutartį

ES Delegacija arba CFKA patikrinta sutartį per 2 savaites

ES Prieţiūros komitetas savo sprendimą praneša per 6 savaites

Dvynių sutarties patvirtinimas • EK priežiūros komiteto sprendimas

Rekomenduojama finansuoti

Besąlyginis

patvirtinimas

Sąlyginis

patvirtinimas

Reikalingi pakeitimai

Procedūra

raštu

Pilna

diskusija

Atmetimas

Perdaryti

Kas pasirašys Dvynių sutartį

Sutartį sudarančios institucijos vardu- įgaliotas pareigūnas

VN vardu pasirašo atsakingas administracijos atstovas

Jaunesniojo partnerio vardu, įgaliojimą pasirašo atsakingas administracijos pareigūnas

Jeigu EK nėra kontraktą sudaranti organizacija, ji patvirtina kontraktą

Dvynių sutarties notifikacija

Kai visos šalys pasirašo sutartį, sutartį

sudaranti organizacija išsiuntinėja

notifikaciją

Sutarties pasirašymas nėra tas pats kas

notifikacija

Dvynių sutarties notifikacija II

Originali pasirašyta Dvynių sutartis teikiama:

Pagrindinei valstybei narei

Administruojančiai institucijai arba Centrinei finansų ir kontraktų agentūrai

Paramos gavėjo administracijai

ES Delegacijai arba pagrindinei būstinei

Dvynių darbo planas

Darbo plano sudėtis

1 straipsnis. Situacija prieš prasidedant projektui

2 straipsnis. Acquis Communautaire

3 straipsnis. Privalomi pasiekti rezultatai

4 straipsnis. Veiklos

5 straipsnis. Rizikos

6 straipsnis. Veiklų grafikas

7 straipsnis. Ištekliai

8 straipsnis. Valdymas ir monitoringas

9 straipsnis. Dvynių perţvalgos misija

3 straipsnis. Privalomi

pasiekti rezultatai

Įsitraukimo į

procesą seka

Gairės

Informacijos

šaltiniai

Prielaidos

(išorinės

projektui)

Bendras

tikslas

Projekto

tikslas

Privalomi

pasiekti

rezultatai

(komponenet

ai)

Veiklos

Bendras tikslas: tikslas kuris yra platesnis negu

projekto tikslas. Projektas įgyvendina tik dalį

bendro tikslo

Projekto tikslas: tai tikslas kuris bus pasiektas

įgyvendinant Dvynių projektą

3 straipsnis. Privalomi rezultatai,

bendras tikslas, projekto tikslas

Privalomi pasiekti rezultatai : Rezultatai kurie

turi būti pasiekti įgyvendinant projektą (5-10

rezultatų)

Veiklos : Kiekviena veikla prisideda prie

privalomų pasiekti rezultatų įgyvendinimo

3 straipsnis. Privalomi rezultatai,

bendras tikslas, projekto tikslas

3 straipsnis. Privalomi pasiekti

rezultatai. Gairės (benchmarks)

Gairės visada turi

nusakyti :

Kiekybę

Kokybę

Tikslinę grupę

Laiką

Vietą

3 paramos gavėjo

teisininkai bus

apmokyti teisinio

konsultavimo

technikos. Savaitės

trukmės mokymai

vyks 8 mėnesį

Vilniuje

Kaip partneriai ir ES Delegacija suţinos, kad

gairės yra pasiektos?

Kiekvienam lygmeniui reikia nurodyti

informacijos šaltinius ( ataskaitos, apţvalgos, EK

ataskaitos, audito ataskaitos )

Šaltiniai turi būti nurodyti kiekvienam

privalomam pasiekti rezultatui ir veiklai

3 straipsnis. Privalomi rezultatai.

Informacijos šaltiniai

Tai išorinės sąlygos kurios turi būti

įvykdytos tam, kad projektas galėtų būti

įvykdytas

Jeigu šios prielaidos yra įvykdytos tada

įvykdţius veiklas bus pasiekti privalomi

rezultatai

3 straipsnis. Privalomi rezultatai.

Prielaidos

PG politinė parama ES reformoms šalyje

PG parlamento ir vyriausybės įsitraukimas į ES reformas

Reikalingi teisės aktai yra pakeisti arba priimti

Skrydžių kaštai smarkiai nepakilo

3 straipsnis. Privalomi rezultatai.

Prielaidos

4 straipsnis. Veiklos

• Komponentas

Vienas komponentas

atitinka vieną

privalomą rezultatą

• Veikla

Kiekviena veikla sudaro

atskirą vienetą ir atitinka

vieną biudţeto sekciją.

Kiekvienoje veikloje turi būti nurodyta:

Metodas

Reikalingi ištekliai

4 straipsnis.

Metodai ir ištekliai

Aprašant metodą turi būti pateikta :

Trumpas veiklos aprašymas (kas įvyks: VN

ekspertų misija, paţintinis vizitas, mokymai,

konsultacijos t.t.)

Kaip tai bus įvykdyta

Kas tą įvykdys (aiškiai nurodyti šalių

atsakomybės ribas)

Kada tai bus įgyvendinta

4 straipsnis. Veiklos

Metodas ir ištekliai

Ištekliai:

VN ekspertai (ekspertų skaičius, ţmogaus

dienos)

VPG administracijos ţmogiškieji ištekliai (ţmonių

skaičius ir institucijos)

Kiti ištekliai (vertimas ţodţiu ir raštu, mokymo

medţiaga)

4 straipsnis. Veiklos

Metodas ir ištekliai

Vidinės sąlygos susiję su projektu, kurios

turi būti įvykdytos tam, kad uţtikrinti

projekto sėkmę

5 straipsnis. Rizikos

6 staipsnis. Veiklų grafikas

Ţmogiškieji ištekliai

Materialiniai ištekliai

Indikatyvus biudţetas

7 straipsnis. Ištekliai

Ačiū už dėmesį