Developing System For Your Business Online
Developing System For Your BusinessBy Nia Souvenia
Tujuan Sistem Memperkuat Brand Perusahaan Anda
Perusahaan berjalan by system dengan ada atau tidaknya Owner
Perusahaan berjalan sesuai dengan Harapan
SISTEM Karena Tim Anda adalah salah satu ciri Brand Anda
Maka perlu adanya aturan yang lengkap dan jelas dalam sebuah Perusahaan
SIKLUS PEMBUATAN SISTEM Develop System > Audit > Improvement > Audit Lagi > Dokumentasikan
Bayangkan Perusahaan Masing-Masing Dan Langsung Praktekan Dengan Kondisi Real Perusahaan Anda
Dan, silakan ambil Kertas dan Bolpen, sekarang
Tahapan Pembuatan SistemChunk Down FunctionDeveloping Process Mapping Setting KPI Writing Documentation Setting Reward & Punishment
1. Chunk Down The Function (1) What Ada Fungsi Apa di Perusahaan Anda ?
Contoh Toko Bunga Online dan Offline Ada toko secara fisik Ada stok bunga plastik, dsb untuk pembelian Retail Ada web dansosial media
1. Chunk Down The Function (2)Ada Fungsi Apa di perusahaan Anda ?OPERASIONAL TOKOPembukaan Toko Penutupan Toko Penyetoran Pemasukan
FLOW CHART/ SOP
1. Chunk Down The Function (3)SALES PROMOTION , EVENTCRM MARKETING OPERASIONAL TOKO Toko Bunga Online &Offline FINANCE & ACCOUNTING OPERATION HRD & GACREATIVE & ITKASIRACCOUNTINGCASH MANAGEMENTPAJAKPURCHASINGINVENTORYEXTERNAL CHECKER & QC PRODUKSI PLACEMENT SECURITY LEGAL PAYROLL RECRUITMENT & TRAININGPRODUK BARUMAINTENANCE WEB ,& SOSMEDADMINISTRASIKATALOG & FOTODESAINAUDIT SYSTEM Ini Bukan Struktur Organisasi
2. Process Mapping (1) Bagaimana dan Siapa ? Pembukaan Toko Penutupan Toko Penyetoran Pemasukan OPERASIONAL TOKOKEPALA TOKO
2. Process Mapping 3. Setting KPI (2)KPI KEY PERFORMANCE INDICATOR Target Ouput , harapan perusahaan Batas Maksimum dan Minimum diperbolehkan setiap kejadian Harus bersifat terukur.
Buka Pintu Toko Jam 08.30Kepala Toko2. Process Mapping 3. Setting KPI (3)Cek Stok Inventory Menyalakan Program Kasir Kasir KPI : Maks datang 08.15Bersergam Lengkap Dokumen :Instruksi Kerja Pembukaan Toko
Kebijakan Seragam KPI : Stok Pagi=Stok Malam Dokumen : Instruksi Kerja Perhitungan StokForm Perhitungan Stok KPI : Komposisi Petty Cash 500 lembar @1000 250 lembar @5000100 lembar @10.00050 lembar @20.000Dokumen : Instruksi Kerja Penyiapan Uang KecilMerapikan ShowroomOB Membuka Toko 09.00Kepala Toko Memesan Stok Kosong Inventory KPI : 90% Display dan kebersihan Showroom sesuai standartDokumen : Standart Penataan Daftar PromoKPI : Persediaan Barang tidak boleh kosong Dokumen : Kebijakan Pengaturan Stok Form Inventory Form Pemesanan Barang MORNING BRIEFING08.45Kepala Toko KPI : Jadwal harian 100% dibuat Maks jam 08.50 Mulai
Dokumen :Instruksi Kerja Briefing Pagi Form Ringkasan Briefing Contoh Pembukaan TOKO KPI : when + How Much
4. Documentation (1)Detail nya apa saja Dokumen Tertulis dilengkapi dengan :Gambar (jika perlu) Video (jika perlu)
4. Documentation (2)Kebijakan Seragam
ATRIBUT ParameterAtributSeragam Semua Crew menggunakan baju sopanBaju Atasan : SENIN : KAOS Seragam Hitam SELASA : Bebas Berkrah RABU : KAOS SERAGAM PUTIH KAMIS : BATIK SERAGAM JUMAT : BEBAS Berkrah SABTU : HEM SERAGAM AHAD : Bebas Sopan, Casual
JILBAB : Tidak Bahan Kaos BAWAH : Sopan, Bebas
Crew WanitaMenggunakan name tagKerapihan rambut atau jilbabKerapihan dan kebersihan bajuKesegaran nafasAroma BadanCrew PriaMenggunakan name tagKerapihan dan kebersihan bajuKesegaran nafasKerapihan rambut.Aroma tubuh
4. Documentation (3) Instruksi Kerja Contoh : CEK STOK
Barang di ShowroomHitung Stok Showroom InventoryQC Stok InventoryCatat di From InventarisInventoryBarang di Showroom Tercatat
4. Documentation (4)FORM
5. Reward & Punishment (1)Motivasi Karyawan Berdasarkan : Menghindari Penderitaan Memperoleh Kenikmatan
Punishment & Reward Reward : Apresiasi perusahaan kepada karyawannya Jam Kerja KPI : Masuk jam 9 -17.00 (Maks kedatangan 9.30 menit)Minimal jam kerja : 8 jam Reward : Mendapat Uang Transport
KPI Terbaik bulanan Reward : Mendapat Voucher belanja
5. Reward & Punishment (2)
AuditSistem jadi Sosialisasi Dijalankan Audit Improvement Perbaiki Sistem Sosialisasi Jalankan Audit Dokumentasikan
Setiap ada tantangan, Tinjau Kembali dan Perbaiki Sistem (jika perlu)
Contoh
Struktur Organisasi Perusahaan Buat Berdasarkan who yang ada di sistem
Sistem Udah jadi.Tapi Karyawan masih belum sesuai ?
Placing and Leading People Implementation and Controlling
Tips2 Menjalankan Sistem Berikan Kepercayaan Kepada masing2 manager
Bacakan KPI setiap crew per 2 pekan sekali (Crew yang perlu khusus, misal produksi)
Adakan Evaluasi kinerja tiap bulan (jika perlu)
Buat GAME di perusahaan Anda Buat Pertandingan Antar CrewBerikan Reward untuk KPI terbaik Misal per 3 bulan, dsb
Testimoni Konsumen
Contoh : Bag Marketing
Contoh : Absensi
Contoh : Absensi (2)
Terima Kasih
