DFD - Subgudang

SUB SISTEMGUDANG

OLEH :I Made Doni Trisnanjaya(1104505070)Agus Gede Adi Prayoga(1104505095)

JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASIFAKULTAS TEKNIKUNIVERSITAS UDAYANA20134.4 Subsitem Gudang4.4.1Gudang

4.4.2Gambaran Umum Subsitem GudangSubsistem gudang pada Sistem Informasi Manejemen Koperasi berperan dalam mengatur tentang manajemen barang di dalam koperasi mulai dari pemesanan barang ke supplier, penerimaan barang dari supplier, dan pengeluaran barang oleh permintaan kebutuhan unit pengguna, pengecekan stock opname antara data fisik barang dengan data barang pada sistem dan pelaporan segala transaksi yang terjadi di dalam gudang yang selanjutnya akan diserahkan kepada pihak management.4.1.3Hirarki Chart Subsitem GudangHirarki adalah alat yang paling mudah untuk memahami masalah yang kompleks dimana masalah tersebut diuraikan ke dalam elemen-elemen yang bersangkutan, menyusun elemen-elemen tersebut secara hirarkis dan akhirnya melakukan penilaian atas elemen-elemen tersebut sekaligus menentukan keputusan mana yang akan diambil. Proses penyusunan elemen-elemen secara hirarkis meliputi pengelompokan elemen-elemen dalam komponen yang sifatnya homogen dan menyusun komponen-komponen tersebut dalam level hirarki yang tepat. Hirarki juga merupakan abstraksi struktur suatu sistem yang mempelajari fungsi interaksi antara komponen dan juga dampak-dampaknya pada sistern. Pada hirarki inventory dibawah terdapat proses umum diantaranya pengadaan, pengeluaran barang, stok opname dan pelaporan. Dalam Pengadaan barang terdapat sub-sub proses diantaranya pemesanan barang, penerimaan barang, pengecekan barang dan laporan pembelian barang. Pada pengeluaran barang terdapat sub sub proses diantaranya permintaan, pengecekan, pengeluaran dan laporan pengeluaran barang. Pada stok opname terdapat sub sub proses diantaranya pengecekan brang, laporan stok opname. Pada pelaporan terdapat sub sub proses diantaranya pelaporan pembelian barang, pelaporan pengeluaran barang, dan laporan stok opname.

Gambar Hirarki Chart Subsitem Gudang Koperasi

4.1.4Diagram KonteksDiagram konteks merupakan gambaran umum dari suatu sistem. Diagram konteks mencakup satu proses dengan beberapa entitas di dalamnya dan terdapat input ke dalam sistem dan output dari sistem tanpa adanya data store. Berikut ini merupakan diagram konteks dari subsistem gudang koperasi.

Gambar Diagram Konteks Subsistem Gudang Koperasi

Pada subsitem gudang terdapat 5 entitas yaitu Kepala Gudang, Supplier, Management, Accounting, dan Unit Pengguna. Berikut hubungan entitas ini dengan subsitem gudang. Kepala GudangEntitas kepala gudang bertanggungjawab dalam proses pengadaan barang dalam subsistem gudang mulai dari pembuatan list pemesanan barang, penerimaan barang dari supplier dan melakukan proses pengecekan barang juga update data barang dan stock barang. Kepala gudang juga bertugas dalam proses pengeluaran barang dari gudang dan pengecekan stock opname. Segala transaksi yang terjadi dalam proses pengadaan dan pengeluaran barang gudang akan dibuatkan laporannya oleh kepala gudang.

SupplierEntitas supplier berhubungan dengan proses pemesanan barang gudang sebagai pihak penyedia barang dalam subsistem gudang mulai dari penerimaan list pemesanan barang dari kepala gudang kemudian pemrosesan list pemesanan barang dan selanjutnya pengiriman barang ke gudang. ManagementEntitas management berhungan dengan proses pelaporan segala transaksi yang terjadi di dalam gudang. Pihak management akan meminta segala pelaporan dari subsitem gudang berupa laporan pembelian barang, laporan pengeluaran barang, laporan stopck opname. AccountingEntitas accounting berhubungan dengan proses pengadaan barang gudang. Pihak accounting akan menerima list pemesanan barang dari subsitem gudang untuk konfirmasi permintaan barang dengan ketersediaan dana pada accounting. Unit PenggunaEntitas unit pengguna berhubungan dengan proses pengeluaran barang gudang mulai dari pengiriman list permintaan kebutuhan barang pada subsistem gudang kemudian pihak gudang akan mengkonfirmasi dan mengirimkan barang pesanan kepada unit pengguna.

4.1.5DFD Level 0 / Overview DiagramDFD level 0 merupakan pemecahan proses yang ada pada diagram konteks. DFD level 0 mencakup beberapa proses dari proses inti pada diagram konteks dengan jumlah entitas dan jumlah alir data tetap seperti yang ada pada diagram konteks

Gambar DFD Level 0/ Overview Subsitem Gudang Koperasi

Pada subsistem gudang koperasi terdapat 4 proses yang terjadi di dalamnya dan saling berhubungan, berikut penjelasan proses tersebut. Proses Pengadaan BarangDalam proses pengadaan barang dimulai dari pemesanan barang ke supplier yang dilakukan oleh kepala gudang dengan mengirimkan list pemesanan barang kemudian supplier akan mengirimkan barang sesuai dengan list pemesanan barang dari gudang, penerimaan barang dari supplier dilakukan oleh kepala gudang selanjutnya kepala gudang melakukan pengecekaan barang dari supplier dan melakukan update data barang. Laporan pembelian barang akan dibuat kepala gudang untuk diserahkan kepada pihak management. Proses Pengeluaran BarangDalam proses pengeluaran barang dimulai dari permintaan kebutuhan barang oleh unit pengguna yang diproses oleh kepala gudang. Kepala gudang melakukan pengecekan barang apakah barang tersedia selanjutnya akan dibuat list pengeluaran barang yang akan dikirim ke unit pengguna oleh kepala gudang dan mengupdate data barang. Barang pesanan akan dikirim ke unit pengguna oleh kepala gudang dan akan dibuatkan laporan pengeluaran barang untuk diserahkan kepada pihak management. Proses Stock OpnameDalam proses stock opname dimulai dari kepala gudang akan melakukan pengecekan jumlah barang fisik dalam gudang dengan jumlah data barang dalam sistem. Setelah itu kepala gudang akan melakukan update data stock opname dan membuat laporan stock opname untuk diserahkan kepada pihak management. Proses PelaporanDalam proses pelaporan dimulai dari kepala gudang akan mengambil data barang dari semua transaksi yang telah terjadi di dalam gudang selanjutnya dibuatkan laporan dari masing-masing transaksi diantaranya laporan pembelian barang, laporan pengeluaran barang dan laporan stock opname untuk diserahkan kepada pihak management.

4.1.6DFD Level 1 Pengadaan Barang

Gambar DFD Level 1 Pengadaan Barang Subsistem Gudang KoperasiPada proses pengadaan barang akan dijelaskan secara lebih rinci sub-sub proses yang terjadi di dalam proses pengadaan barang, berikut ini penjelasannya. Pemesanan BarangKepala gudang akan mengambil data barang dan data stock barang untuk membuat list pemesanan barang, selanjutnya list pemesanan barang akan diserahkan kepada pihak accounting untuk mengecek ketersediaan dana untuk pemesanan barang. Pihak accounting akan mengkonfimasi permintaan pemesanan barang kemudian kepala gudang akan melakukan input data list pemesanan barang (data PO) dan mengirim list pemesanan barang kepada pihak supplier untuk memesan barang. Supplier akan memproses list pemesanan barang. Penerimaan BarangSupplier mengirimkan barang sesuai dengan list pemesanan barang yang diberikan oleh gudang, barang akan diterima oleh kepala gudang. Supplier akan melampirkan surat jalan (delivery order) sebagai bukti bahwa barang sudah diterima oleh pihak gudang. Pengecekan BarangKepala gudang akan akan mengecek barang yang dikirim oleh supplier apakah sudah sesuai dengan list pemesanan barang, jika tidak sesuai maka kepala gudang akan membuat dan mengirim retur kepada supplier untuk pengembalian barang, jika sudah sesuai maka selanjutnya kepala gudang melakukan update data barang dan data stock barang. Laporan Pembelian BarangBerdasarkan data barang dan data stock barang kepala gudang akan membuat laporan penerimaan barang (RR) dan laporan pembelian barang untuk diserahkan kepada pihak management.

4.1.7DFD Level 1 Pengeluaran Barang

Gambar DFD Level 1 Pengeluaran Barang Subsistem Gudang Koperasi

Pada proses pengeluaran barang akan dijelaskan secara lebih rinci sub-sub proses yang terjadi di dalam proses pengeluaran barang, berikut ini penjelasannya. Permintaan BarangUnit pengguna mengirimkan list permintaan kebutuhan barang (SR) kepada pihak gudang Pengecekan BarangKepala gudang menerima list permintaan kebutuhan barang (SR) kemudian dilakukan pengecekan berdasarkan data stock barang, apakah barang yang diminta tersedia setelah itu melakukan input data SR (Store Requisition). Setelah SR dikonfirmasi maka kepala gudang akan membuat list pengeluaran barang/ST (Stock Transfer) untuk barang permintaan kebutuhan barang. Pengeluaran BarangKepala gudang akan melakukan pengiriman barang pesanan ke unit pengguna sesuai dengan list pengeluaran barang dan melakukan update data stock barang karena adanya barang keluar.

Laporan Pengeluaran BarangBerdasarkan data permintaan kebutuhan barang, data pengeluaran barang dan data stock barang kepala gudang akan membuat laporan pengeluaran barang untuk diserahkan kepada pihak management.

4.1.8DFD Level 1 Stock Opname

Gambar DFD Level 1 Stock Opname Subsistem Gudang Koperasi

Pada proses stock opname akan dijelaskan secara lebih rinci sub-sub proses yang terjadi di dalam proses stock opname, berikut ini penjelasannya. Pengecekan BarangKepala gudang melakukan pengecekan antara data barang fisik di dalam gudang dengan data barang dan data stock barang yang ada di dalam sistem kemudian akan dibuat stock opname selanjutnya kepala gudang melakukan update data stock opname. Laporan Stock OpnameBerdasarkan data stock opname kepala gudang akan membuat laporan pengeluaran barang untuk diserahkan kepada pihak management.4.1.9DFD Level 1 Pelaporan

Gambar DFD Level 1 Pelaporan Subsistem Gudang Koperasi

Pada proses pelaporan akan dijelaskan secara lebih rinci sub-sub proses yang terjadi di dalam proses pelaporan, berikut ini penjelasannya. Laporan Pembelian BarangBerdasarkan data barang dan data stock barang, kepala gudang membuat laporan pembelian barang untuk diserahkan kepada pihak management.

Laporan Pengeluaran BarangBerdasarkan data stock barang kepala gudang membuat laporan pembelian barang untuk diserahkan kepada pihak management. Laporan Stock OpnameBerdasarkan data stock opname kepala gudang membuat laporan pembelian barang untuk diserahkan kepada pihak management.

GroupPengadaan barang4.1

Pengeluaran Barang4.2

Unit Pengguna

Accounting

Supplier

Kepala Gudang

Permintaan barang, PO, RR

PO, Update data stock barang, Update data barang, RR, Retur, SR, ST

Data stock barang minimum, Data barang, Barang

PO, Retur

DO, Barang

D22

Data stock barang

Data stock minimum barang, Data stock barang

Update data stock barang

Stock Opname4.3

Pelaporan4.4

Permintaan kebutuhan barang, SR

Data barang pesanan, Barang pesanan

Permintaan kebutuhan barang, SR, Data stock barang

Konfirmasi SR, ST, Barang pesanan, Update data stock barang

Permintaan kebutuhan barang

Barang pesanan

D22

Data stock barang


Data stock barang

D22

Data stock barang

D21

Data barang

Data barang

Data stock barang

Data barang, Data stock barang

Stock opname

Manajement

Data stock opname

Data stock opname

Data stock opname

Data stock barang

Data barang

Laporan stock opname

Laporan pembelian barang, RR

Laporan pengeluaran barang

D21

Data barang

Data barang

Update data barang

PO, ST, Stock Opname

PO, ST, Stock Opname, Laporan pembelian barang, RR, Laporan pengeluaran barang, Laporan stock opname

Konfirmasi permintaan barang

4.1.1P

Pemesanan

Kepala Gudang

PO, Retur, RR

4.1.3P

Pengecekan

Accounting

D21

Data barang

D22

Data stock barang


Data stock barang minimum


Data barang

Supplier

PO,Retur

4.1.2P

Penerimaan

DO, Barang

Barang

4.1.4P

Laporan Pembelian Barang

RR


PO, RR, Laporan pembelian barang

Update data barang

Manajement

Data PO

Barang, PO

D23

Data PO

Input Data PO

Barang sesuai, Retur

4.2.1P

Permintaan Kebutuhan Barang

Unit Pengguna

SR

Kepala Gudang

SR

4.2.2P

Pengecekan

SR

D22

Data stock barang

Data stock barang

4.2.3P

Pengeluaran Barang

D25

Data ST

Input Data ST

Data ST

Barang pesanan

Manajement

ST, Laporan Pengeluaran Barang

Update Data Stock Barang

4.2.4P

Laporan Pengeluaran Barang

ST, Update data stock barang, Barang pesanan

Konfirmasi SR

D24

Data SR

Input Data SR

Data SR

Kepala Gudang

4.3.1P

Pengecekan

Data Barang Fisik

D22

Data stock barang

D21

Data barang

Data barang

Data stock barang

4.3.1P

Laporan Stock Opname

Stock Opname

D26

Data stock opname

Management

Stock opname, Laporan Stock Opname

Update Data Stock Opname

Data Stock Opname

Data Stock Opname

Data Stock Barang

4.4.1P


4.4.2P


4.4.3P


D22

Data stock barang

D21

Data barang

D26

Data stock opname

Manajement

Data Stock Barang

Data Barang

Laporan pembelian barang

Laporan pengeluaran barang

Laporan stock opname

4

Inventory

4.1

Pengadaan Barang

4.2

Pengeluaran Barang

4.3

Stock Opname

4.4

Pelaporan

4.1.1P

Pemesanan Barang

4.1.2P

Penerimaan Barang

4.1.4P


4.2.1P

Permintaan Barang

4.2.2P

Pengecekan Barang

4.2.3P

Pengeluaran Barang

4.2.4P


4.3.1P

Pengecekan Barang

4.3.2P

Laporan Stok Opname

4.4.1P


4.4.2P


4.4.3P


Level 0

Level 1

4.1.3P

Pengecekan Barang

4

Inventory

Kepala Gudang


Data stock minimum barang, Data barang, Barang, Permintaan kebutuhan barang, SR

PO, Update data stock barang, Update data barang, RR, Retur, Konfirmasi SR, Stock Transfer, Barang pesanan, Stock Opname

Supplier

PO, Retur

Management

Barang, Delivery Order

PO, Laporan pembelian barang, RR, ST, Laporan pengeluaran barang, Stock opname, Laporan stock opname

Accounting

Unit Pengguna


Data barang pesanan, Barang pesanan

Permintaan kebutuhan barang, SR

Documents

DFD - Subgudang