DI KANTOR POS SOLO 57100 - digilib.uns.ac.id/Prosedur...DI KANTOR POS SOLO 57100 TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

PROSEDUR PENANGANAN

SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

DI KANTOR POS SOLO 57100

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

MEGANANDA CAHYA DEWI

D 1509053

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user

i

PROSEDUR PENANGANAN

SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

DI KANTOR POS SOLO 57100

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

MEGANANDA CAHYA DEWI

D 1509053

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user

ii


commit to user

iii


commit to user

iv

PERNYATAAN

NAMA : MEGANANDA CAHYA DEWI

NIM : D1509053

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir berjudul “PROSEDUR

PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR POS

SOLO 57100” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya,

dalam Tugas Akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar

pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan Tugas Akhir dan gelar

saya tersebut.

Surakarta, Juli 2012

Yang membuat pernyataan,

Megananda Cahya Dewi


commit to user

v

MOTTO

Belajarlah dari pengalaman dan kesalahan, karena pelajaran terbaik adalah masa

lalu yang telah dilewati, dan dari kesalahan kita bisa belajar untuk menjadi benar.

(Penulis)

Raihlah ilmu, dan untuk meraih ilmu belajarlah untuk tenang dan sabar.

(Umar bin Khathab)

Hidup adalah proses untuk menjadi ; yaitu menjadi lebih baik, lebih besar, lebih

kuat, dan lebih berpengaruh.

(Mario Teguh)


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada :

1. Almarhumah Mama tercinta di Surga, yang

selalu memberikan kasih sayangnya sampai

akhir menutup mata.

2. Bapak dan Kakak tercinta yang selalu

memberikan do’a dan dukungan untuk terus

menjadi yang terbaik.

3. Sahabat-sahabat terbaikku.

4. Seseorang yang selalu memberikanku

semangat dan motivasi.

5. Teman-teman Kelas A Manajemen

Administrasi 2009.

6. Almamater.


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil’alamin, puji syukur penulis panjatkan kehadirat

Allah SWT atas berkah, rahmat, karunia, kesehatan, dan kemudahan dalam

pelaksanaan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi (KKMA) serta penyusunan

tugas akhir dengan judul “Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat

Keluar di Kantor Pos Solo 57100”.

Laporan tugas akhir ini disusun sebagai syarat untuk menyelesaikan studi

di Program D.III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta. Di samping itu, kuliah kerja magang ini

dilaksanakan untuk menambah wawasan guna mengenal, mengetahui dan

memahami mekanisme sehingga mampu mengaplikasikan teori yang diperoleh.

Dalam pelaksanaan magang dan penyusunan tugas akhir ini penulis telah

dibantu dan dibimbing oleh berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis

menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Prof. Drs. Pawito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program D.III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Drs. H. Sakur, M.S selaku pembimbing yang telah memberikan bimbingan

dan saran dalam penyusunan laporan tugas akhir.

4. Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si selaku penguji tugas akhir.

5. Sakiman, SE selaku Supervisor SDM yang telah memberikan ijin untuk

melaksanakan magang, memberikan pengarahan kepada penulis selama

melakukan kegiatan kuliah kerja magang di Kantor Pos Solo 57100.

6. Mbak Pipit Kunti H selaku Sekretaris di kantor Pos Solo 57100 yang telah

memberikan kesempatan untuk belajar dan telah banyak memberikan bantuan

serta saran kepada penulis.

7. Semua karyawan Kantor Pos Solo 57100 atas bantuan dan kerjasamanya yang

baik.


commit to user

viii

8. Orangtua, Kakak dan seluruh Keluarga yang tidak henti-hentinya memberikan

do’a dan dorongan semangat sehingga penulis mampu menyelesaikan

kewajiban dengan baik.

9. Teman-teman Manajemen Administrasi Angkatan 2009 yang selalu menjaga

komunikasi dan memberi masukan untuk menyelesaikan penyusunan tugas

akhir ini.

10. Serta semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang telah

memberikan bantuan dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

Semoga semua bantuan dan perhatian dari semua pihak mendapat rahmat

dari Allah SWT. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan tugas akhir ini masih

terdapat kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan saran dan masukan yang

bersifat membangun dari semua pihak demi kemajuan kita bersama, dan semoga

laporan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.

Surakarta, Juli 2012

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i

PERSETUJUAN ............................................................................................. ii

PENGESAHAN ............................................................................................. iii

PERNYATAAN .............................................................................................. iv

MOTTO ......................................................................................................... v

PERSEMBAHAN ........................................................................................... vi

KATA PENGANTAR .................................................................................... vii

DAFTAR ISI ................................................................................................... ix

DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xi

ABSTRAK ..................................................................................................... xii

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ........................................................ 1

B. Perumusan Masalah ............................................................... 4

C. Tujuan Pengamatan ............................................................... 4

D. Manfaat Pengamatan .............................................................. 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................. 6

A. Pengertian Prosedur .............................................................. 6

B. Perihal Surat .......................................................................... 8

1. Pengertian dan Fungsi Surat ........................................... 8

2. Jenis – Jenis Surat .......................................................... 8

3. Tujuan Penanganan Surat ............................................... 13

4. Redaksi Surat ................................................................. 13

5. Prosedur Penanganan Surat ............................................ 16

a. Prosedur Penanganan Surat Masuk ......................... 16

b. Prosedur Penanganan Surat Keluar ......................... 19


commit to user

x

BAB III METODE PENGAMATAN ...................................................... 21

1. Lokasi Pengamatan ................................................................ 21

2. Jenis Pengamatan .................................................................. 21

3. Sumber Data .......................................................................... 21

4. Teknik Pengumpulan Data .................................................... 22

5. Teknik Analisis Data ............................................................. 23

BAB IV DESKRIPSI LOKASI ................................................................ 25

A. Sejarah Berdirinya Kantor Pos Solo 57100 .......................... 25

B. Visi dan Misi Kantor Pos ....................................................... 26

C. Struktur Organisasi Kantor Pos Solo 57100 .......................... 27

D. Job Description (Tugas Kerja) .............................................. 29

BAB V PEMBAHASAN .......................................................................... 30

A. Prosedur Penanganan Surat .................................................... 30

1. Prosedur Penanganan Surat Masuk ................................... 30

2. Prosedur Penanganan Surat Keluar ................................... 37

B. Sarana Pendukung Kegiatan Surat Menyurat ....................... 39

BAB V PENUTUP ................................................................................... 41

A. Kesimpulan ........................................................................... 41

B. Saran ...................................................................................... 42

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xi

DAFTAR GAMBAR

Gb. 4.1 Struktur Organisasi .............................................................................. 28

Gb. 5.1 Buku Agenda Surat Masuk ................................................................ 33

Gb. 5.2 Lembar Disposisi ............................................................................... 35

Gb. 5.3 Bagan Alur Prosedur Penanganan Surat Masuk ................................ 36

Gb. 5.4 Buku Agenda Surat Masuk ................................................................ 38

Gb. 5.5 Bagan Alur Prosedur Penanganan Surat Keluar ................................ 39


commit to user

xii

ABSTRAK

MEGANANDA CAHYA DEWI D1509053, Prosedur Penanganan Surat

Masuk dan Surat Keluar di Kantor Pos Solo 57100, Tugas Akhir : Program

Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta 2012, 43 halaman.

Surat merupakan suatu alat komunikasi tertulis yang bertujuan untuk

menyampaikan suatu maksud yang ditujukan kepada pihak lain. Meskipun pada

saat ini surat sudah banyak ditinggalkan oleh masyarakat, tetapi surat masih

memegang peranan penting dalam suatu organisasi atau instansi. Pengelolaan

surat pada suatu organisasi atau instansi yang tepat dan cermat akan menghasilkan

suatu komunikasi yang baik dalam setiap kegiatan operasional di organisasi atau

instansi dengan pihak lain yang berkepentingan. Dalam kegiatan surat menyurat

pada suatu organisasi atau instansi, surat dapat menunjang keberhasilan tujuan

dalam kegiatan berorganisasi, maka dari itu penanganan dan pengelolaan surat

yang baik, cepat, dan tepat sehingga tujuan dalam organisasi dapat dicapai secara

efektif dan efisien. Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui

bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di Kantor Pos Solo

57100.

Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, yang

memberikan gambaran atau melukiskan keadaan obyek pengamatan berdasarkan

fakta yang ada. Sumber data diperoleh dari narasumber yaitu sekretaris di Kantor

Pos Solo, berdasarkan sumber tertulis, dan peristiwa atau kejadian yang diamati

secara langsung. Teknik pengumpulan data menggunakan teknik wawancara

langsung kepada sekretaris di Kantor Pos, observasi data, dan dokumentasi data.

Teknik analisis data berupa pengumpulan data, reduksi data, sajian data, dan

penarikan kesimpulan dan verifikasi.

Dari hasil pengamatan, dapat diketahui prosedur penanganan surat masuk

dan surat keluar di Kantor Pos Solo 57100 yaitu dengan tahapan surat masuk

dimulai dari penerimaan surat, penyortiran surat, pembukaan dan pengeluaran

surat dari sampul, pembacaan surat, pengagendaan surat, penyampaian surat,

pengarahan surat, dan penyimpanan surat. Surat keluar dimulai dari tahapan

pembuatan surat, persetujuan surat, pengagendaan surat, dan pengiriman surat.


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan zaman dan teknologi yang semakin maju,

menimbulkan banyak dampak di berbagai bidang kehidupan manusia yang

mengakibatkan semakin bertambah pula keinginan masyarakat untuk

berkembang. Salah satunya mengenai adanya perkembangan teknologi informasi

yang kini semakin berkembang pesat. Perkembangan teknologi informasi inipun

juga turut mengubah gaya hidup di masyarakat. Masyarakat menginginkan suatu

kebutuhan yang dapat terpenuhi secara cepat, efektif ,efisen dan murah. Banyak

produk-produk dulu yang kini telah digantikan oleh produk modern. Contohnya

saja surat, yang sekarang telah banyak ditinggalkan masyarakat yang lebih

memilih menggunakan handphone dengan layanan SMS (short message service)-

nya untuk berkomunikasi lewat pesan singkat, karena dengan menggunakan

layanan SMS (short message service), membuat pengiriman pesan menjadi lebih

cepat dan dengan biaya yang lebih murah, selain itu juga tergolong praktis.

Sehingga, surat dipandang sebagai suatu alat komunikasi yang telah kuno atau

ketinggalan jaman. Masyarakat juga menganggap surat sebagai wakil urusan suatu

organisasi, perusahaan, atau instansi dari pengirim surat.

Dibandingkan dengan alat komunikasi lain yang lebih modern seperti e-

mail, teleks, faximile maupun telegraf, surat tetap mempunyai kelebihan tersendiri

karena merupakan salah satu sarana yang dapat merekam informasi secara

panjang lebar, terperinci, tetapi tetap ekonomis. Selain itu, kelebihan lain dari

surat adalah bersifat aman karena dapat menyimpan rahasia, efektif karena

informasi yang disampaikan tersebut asli sesuai dengan sumbernya, serta

ekonomis karena biaya pembuatannya yang sangat murah.

Surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis ke

pihak lain, atau salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi

tertulis. Yang tersangkut dalam kegiatan surat menyurat dapat perorangan atau

badan (organisasi). Di samping itu penulis dalam mengemukakan maksudnya

1


commit to user

2

harus memperhatikan sifat surat yang dibuatnya dan kedudukan penulis sendiri

dan tingkatan pembaca surat. (Thomas Wiyasa 1991 : 1)

Saat ini surat memang telah banyak ditinggalkan oleh masyarakat, akan

tetapi surat masih memegang peranan penting sebagai salah satu alat penyampaian

informasi dalam suatu organisasi, perusahaan, atau instansi, baik pemerintahan

maupun swasta. Didalam suatu organisasi tersebut, terdapat sekelompok orang

yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah

ditetapkan sebelumnya. Mereka saling berkomunikasi dan menjalin hubungan

baik dengan banyak pihak luar baik secara langsung maupun tidak langsung

sebagai salah satu upaya untuk tetap menjaga hubungan baik dalam suatu

kerjasama melalui berbagai media yang salah satunya yaitu melalui kegiatan

surat-menyurat antar organisasi, perusahaan, atau instansi terkait. Saat ini kegiatan

surat-menyurat tersebut masih berlaku dan bisa ditemui di dalam suatu organisasi,

perusahaan, atau instansi besar maupun kecil, disamping menggunakan surat

elektronik/e-mail maupun faximile. Surat-surat yang dikirim oleh suatu organisasi,

perusahaan, atau instansi sering merupakan satu-satunya hubungan antar

organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Karena itu, sangat penting bila

surat dirumuskan dan ditata sedemikian rupa sehingga menciptakan kesan yang

baik dan berwibawa bagi mitra kerjasama perusahaan.

Pengelolaan surat pada suatu organisasi, perusahaan, atau instansi menjadi

suatu kegiatan perkantoran yang penting karena surat dijadikan sebagai alat

komunikasi perusahaan dengan pihak-pihak yang berkepentingan terhadap

berjalannya organisasi, perusahaan, atau instansi tersebut. Pengelolaan surat

masuk maupun surat keluar pada suatu organisasi, perusahaan, atau instansi yang

tepat dan cermat akan menghasilkan suatu komunikasi yang baik dalam

menjalankan kegiatan di organisasi, perusahaan, atau instansi dengan pihak-pihak

yang berkepentingan. Kecermatan dan ketepatan waktu merupakan keharusan

yang paling utama dalam pengelolaan surat dan dokumen kantor. Setiap surat

masuk didalam suatu kantor harus diteliti dengan cermat dan segera disampaikan

kepada pimpinan.


commit to user

3

Didalam sebuah organisasi, surat mempunyai peranan penting karena

sebagai alat komunikasi yang berupa lembaran kertas, berkas atau suatu

keterangan mengenai suatu hal yang berupa surat masuk dan surat keluar. Pada

setiap organisasi, perusahaan, atau instansi, penanganan mengenai surat masuk

dan surat keluar berbeda-beda caranya tergantung besar kecilnya perusahaan dan

prosedur yang telah ada. Misalnya di sebuah perusahaan BUMN khususnya PT.

Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100, dalam penanganan surat masuk

dan surat keluarnya menggunakan satu buku agenda berpasangan/berganda. Buku

agenda berpasangan/berganda adalah suatu buku agenda yang dipergunakan untuk

mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu buku dengan nomor urut

sendiri.

Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu

organisasi, perusahaan, atau instansi mempunyai nilai yang sangat penting, karena

selain sebagai alat komunikasi antar organisasi, bisa juga sebagai wakil dari

penulis atau pengirim surat, dapat dijadikan sebagai bukti otentik atau bukti hitam

diatas putih yang berkekuatan hukum, sebagai pusat ingatan atau arsip, juga

sekaligus dapat menunjukkan kegiatan hidup organisasi, perusahaan, atau instansi

tersebut. Maka dari itu, pengelolaan atau penanganan surat masuk dan surat keluar

harus dilakukan dengan cepat dan tepat.

Kegiatan surat menyurat memang dianggap sebagai suatu kegiatan yang

mudah, meskipun begitu surat menyurat sendiri sangat berperan penting dalam

menunjang keberhasilan tujuan dalam kegiatan berorganisasi. Dalam kegiatan

surat menyurat di suatu organisasi, perlu adanya perhatian khusus mengenai hal

penanganan surat karena isi dari setiap surat yang masuk dan surat yang keluar

merupakan sarana dalam mencapai target dan tujuan dari organisasi tersebut.

Pada saat ini banyak terjadi kendala dalam penanganan arus surat masuk

dan surat keluar, terutama mengenai keterlambatan dalam hal pencapaian surat

kepada pihak yang dituju, serta penanganan yang masih kurang memadai

sehingga dapat mempengaruhi kinerja suatu organisasi, perusahaan, atau instansi.

Demikian pula yang terjadi pada Kantor Pos Solo 57100, masih terdapat kendala

dalam penanganan surat masuk dan surat keluar karena keterbatasan pegawai


commit to user

4

yang bertugas dalam bagian penanganan surat. Maka dari itu, untuk mengatasi

masalah tersebut diperlukan Sumber Daya Manusia yang handal dan profesional

serta mampu dalam hal penanganan surat masuk dan surat keluar.

Berdasarkan uraian tersebut diatas, dapat diketahui bahwa penanganan

surat merupakan sesuatu yang sangat penting dan menjadi urat nadi suatu

organisasi, perusahaan, atau instansi, maka dari itu diperlukan penanganan dan

pengelolaan surat yang baik, cepat dan tepat, sehingga tujuan dalam organisasi

dapat dicapai secara efektif dan efisien. Dengan alasan tersebut penulis tertarik

untuk mempelajari dan mengetahui dengan lebih jelas lagi mengenai prosedur

penanganan surat masuk dan surat keluar yang dilaksanakan di Kantor Pos Solo

57100, maka dalam penyusunan Tugas Akhir penulis mengangkat judul ”Prosedur

Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Pos Solo 57100”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan diatas, maka

penulis dapat mengambil perumusan masalah sebagai berikut :

“ Bagaimanakah prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di Kantor Pos

Solo 57100? “

C. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah :

1. Untuk mengetahui bagaimanakah prosedur penanganan surat masuk dan surat

keluar di Kantor Pos Solo 57100.

2. Menambah wawasan dan pengetahuan serta pengalaman yang diharapkan

berguna dikemudian hari.

3. Untuk mengaplikasikan ilmu yang diperoleh selama kuliah ke dalam dunia

kerja.

4. Penulis melakukan pengamatan ini untuk memenuhi syarat agar memperoleh

gelar Ahli Madya (A.Md) pada Jurusan Manajemen Administrasi Program

Diploma III FISIP UNS.


commit to user

5

D. Manfaat Pengamatan

Manfaat dari kegiatan magang atau praktek kerja lapangan yang dilakukan

di Kantor Pos Solo 57100 antara lain :

1. Untuk mendapatkan pengalaman kerja yang relevan dibidang administrasi

khususnya di Kantor Pos Solo 57100.

2. Kegiatan magang ini merupakan kesempatan yang bermanfaat untuk

menerapkan teori yang diperoleh kedalam dunia kerja yang nyata.

3. Penelitian ini diharapkan berguna bagi semua pihak yang berhubungan

dengan permasalahan ini.


commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Prosedur

Kata prosedur berasal dari bahasa Inggris “procedure”. Menurut Kamus

Inggris Indonesia karangan John M. Echols dan Hassan (1995 : 448) procedure

berarti cara, jalan, tata cara yang tepat, aturan, ketentuan yang dipakai, akan tetapi

kata procedure sering digunakan atau diadaptasikan oleh kosa kata bahasa

Indonesia yang sering dikenal dengan kata prosedur.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1989 : 73) prosedur dapat

diartikan sebagai berikut :

1. Tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas.

2. Metode langkah demi langkah secara eksak dalam memecahkan suatu

problem.

Pengertian prosedur dalam buku “Kamus Management” karangan

Moekijat (1984 : 475-476) adalah sebagai berikut :

1. Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan suatu arah

tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah

ditentukan.

2. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu (chronologis) kepada

tugas-tugas yang menentukan jalan dari serangkaian tugas-tugas demikian

dalam kebijaksanaan-kebijaksanaan dan ke arah tujuan yang telah ditentukan

terlebih dahulu.

3. Suatu prosedur adalah serangkaian daripada tugas-tugas yang saling

berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk

melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan.

4. Urutan secara chronologis (menurut waktu) daripada tugas-tugas ini

merupakan ciri daripada setiap prosedur. Biasanya suatu prosedur meliputi

bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas harus diselesaikan.

5. Prosedur-prosedur menggambarkan cara atau metode dengan mana pekerjaan

diselesaikan.

6


commit to user

7

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran karangan The Liang Gie (1986

: 263), prosedur merupakan suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola

tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan.

Misalnya prosedur membuat surat pada suatu perusahaan. Dalam kegiatan ini

terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara menyusun konsep

suratnya, cara mengetiknya pada kertas surat atau cara menakliknya yang

kesemuanya telah pasti. Rangkaian prosedur menjadi suatu sistem.

Prosedur menempati kedudukan penting bagi setiap kegiatan, demikian

halnya untuk proyek. Suatu hal penting yang harus diperhatikan dalam membuat

kebijakan dan prosedur adalah dijaga agar tidak sampai menghilangkan kreativitas

dan pemikiran-pemikiran baru untuk mengembangkan cara-cara pelaksanaan yang

lebih efisien di luar kebijakan dan prosedur yang berlaku. Iman Soeharto (2001 :

414)

Untuk itu dilakukan pengkajian berkala dan bila perlu mengubah atau

mengganti dengan kebijakan dan prosedur yang lebih sesuai dengan situasi dan

kondisi baru. Kegunaan prosedur secara khusus menurut Iman Soeharto (2001 :

415) antara lain:

1. Memberikan pegangan untuk melakukan suatu kegiatan secara uniform, antara

lain dalam bentuk standarisasi data format.

2. Mengurangi adanya kegiatan yang tumpang-tindih dan pengulangan.

3. Mengurangi tugas-tugas pengambilan keputusan, karena prosedur itu sendiri

sudah merupakan keputusan tentang bagaimana suatu pekerjaan harus

dilakukan.

Sedangkan manfaat secara langsung bagi organisasi adalah mencegah

kemungkinan pelaksanaan kegiatan yang kurang sinkron antara bidang, bagian,

atau individu pelaksanaan yang dapat menjurus pada timbulnya konflik dan

kebingungan.

Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut diatas, dapat disimpulkan

bahwa pengertian prosedur yaitu suatu tahapan dari rangkaian kegiatan yang akan

dilaksanakan berdasarkan urutan waktu dan cara tertentu untuk mencapai tujuan

yang telah ditetapkan sebelumnya.


commit to user

8

B. Perihal Surat

1. Pengertian dan Fungsi Surat

Menurut S. Hidajat dalam Ida Nuraida (2008 : 50) pengertian surat

yaitu sehelai kertas atau lebih, dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita

atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan kepada

orang lain.

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan

ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan. Saiman

(2002 : 75)

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa surat adalah suatu media

komunikasi yang berisi tentang pernyataan tertulis mengenai apa yang ingin

disampaikan penulis kepada orang lain atau penerima surat tersebut.

Ketepatan dan kecepatan dalam proses penanganan surat merupakan

suatu keharusan yang harus dilaksanakan oleh pegawai yang bertugas dalam

hal tersebut, karena jika terjadi keterlambatan dalam proses penanganan surat

masuk dan surat keluar maka dapat mengakibatkan tidak dapat tercapainya

suatu tujuan yang ditentukan.

Fungsi Surat menurut Thomas Wijasa Bratawidjaja (1991 : 1) adalah :

a. Sebagai alat penghubung secara tertulis.

b. Sebagai tanda bukti tertulis bila sewaktu-waktu timbul persoalan di

kemudian hari yang tidak diinginkan.

c. Sebagai alat pengingat bila sewaktu-waktu dibutuhkan (arsip).

d. Sebagai tanda bukti sejarah (historis) sebagai bahan riset.

e. Sebagai bahan dokumentasi.

f. Sebagai duta (wakil) dari suatu organisasi/badan.

g. Untuk menjamin keamanan/keterangan dalam segala aktivitas.

2. Jenis-jenis Surat

Menurut Ida Nuraida (2008 : 51-53) dalam bukunya “Manajemen

Administrasi Perkantoran”, jenis-jenis surat dapat ditinjau dari berbagai


commit to user

9

macam segi untuk memudahkan dalam memahami macam dan jenis surat,

antara lain :

a. Menurut wujud surat

1) Kartu Pos

Kartu pos adalah surat yang dibuat diatas kartu/kertas karton,

umumnya berukuran 1,5x10 cm, yang digunakan untuk mengirim

berita yang isinya singkat dan bersifat rahasia atau dapat dibaca

orang lain.

2) Warkat Pos

Warkat pos merupakan surat terbuka dan tidak beramplop yang

berupa lipatan-lipatan kertas. Bagian yang tertutup merupakan isi

surat dan bagian luar tercantum alamat surat dan alamat

pengirimnya. Jenis surat ini cukup terjamin kerahasiannya dan

pengirim tidak perlu menyediakan amplop serta biaya pengiriman

relatif murah.

3) Surat Bersampul

Surat bersampul dapat digunakan untuk :

a) Pengiriman surat dimana isi dari surat tersebut tidak boleh

diketahui oleh orang yang tidak berkepentingan.

b) Pengiriman berita yang cukup panjang serta memerlukan

beberapa halaman kertas.

c) Dipandang lebih penting dan sopan.

4) Memorandum dan nota

Surat singkat yang berisi pokok-pokok masalah untuk pelaksanaan

aktivitas rutin kantor, yang umumnya dibuat oleh atasan kepada

bawahan. Isi memorandum atau nota dapat berupa :

a) Permintaan informasi

b) Pemberian informasi

c) Pemberian referensi

d) Penugasan

e) Himbauan


commit to user

10

f) Peringatan, dan lain sebagainya.

5) Telegram

Surat yang ditulis pada blangko telegram dan berisi pokok-pokok

persoalan/permasalahan.

6) Wesel

Surat ini lebih dikenal dengan sebutan Pos Wesel, yaitu sejenis

surat khusus untuk mengirim sejumlah uang lewat pos.

b. Menurut jumlah penerima surat

1) Surat biasa

Surat biasa dikirim oleh seseorang atau suatu instansi kepada

orang/pejabat/instansi tertentu.

2) Surat edaran

Surat edaran ditujukan kepada beberapa orang/pejabat/organisasi.

3) Surat pengumuman

Surat ini ditujukan kepada sejumlah orang atau instansi yang

identitasnya tidak diutarakan secara langsung. Surat ini digunakan

apabila pihak yang dituju tidak memungkinkan untuk dituliskan

nama dan alamat satu persatu.

c. Menurut Urgensi Pengiriman/Penyelesaian Surat

1) Surat Biasa

Surat ini tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian yang

cepat. Meskipun demikian, setiap surat yang memerlukan jawaban

atau tanggapan hendaknya segera dijawab atau dibalas.

2) Surat segera

Surat ini menuntut tanggapan atau penyelesaian secepatnya oleh

penerima surat.

3) Surat sangat segera

Surat ini harus sesegera mungkin diketahui dan ditanggapi oleh

penerima surat, penyelesaian dan pengiriman surat tidak boleh

ditunda-tunda dan harus dilakukan dalam waktu yang sesingkat-

singkatnya.


commit to user

11

d. Menurut tujuan surat

1) Surat pemberitahuan

2) Surat perintah

3) Surat permintaan

4) Surat peringatan

5) Surat panggilan

6) Surat susulan

7) Surat keputusan

8) Surat perjanjian

9) Surat laporan

10) Surat pesanan

11) Surat penawaran

12) Dan lain-lain

e. Menurut sifat, isi, dan asal surat

1) Surat Niaga

Surat yang dibuat dalam dunia bisnis, perniagaan, atau

perindustrian. Surat ini bersifat resmi, namun tidak selalu

menggunakan bahasa Indonesia yang baku, tergantung pada situasi.

2) Surat Dinas/surat jabatan

Surat yang diselenggarakan oleh jawatan/instansi dan berisi

pelaksanaan tugas dengan segala formalitasnya. Surat ini bersifat

resmi dan menggunakan bahasa Indonesia yang baku.

3) Surat Pribadi/keluarga

Surat pribadi umumnya bersifat tidak resmi baik dalam ragam

bahasa maupun struktur penyampaian. Namun, ada pula yang

bersifat resmi, seperti surat lamaran kerja, surat undangan, surat

ucapan selamat, surat ucapan terima kasih, bela sungkawa, surat

perkenalan, dan lain sebagainya.

4) Surat yang berisi masalah sosial

Surat ini bertujuan untuk masalah sosial dimana pemakaian

bahasanya bersifat resmi karena tujuan dari surat ini adalah


commit to user

12

meningkatkan citra perusahaan, atau disesuaikan dengan kondisi

yang terjadi dalam perusahaan.

f. Ditinjau dari keamanan isi surat

1) Surat Sangat Rahasia (SRHS)

Hanya dipergunakan untuk surat-surat atau dokumen-dokumen

yang erat hubungannya dengan keamanan negara. Surat ini ditandai

dengan kata SANGAT RAHASIA atau SRHS.

2) Surat Rahasia (RHS)

Hanya dipergunakan untuk surat-surat atau dokumen-dokumen

yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain kecuali orang

yang dimaksud dalam surat itu. Surat ini biasanya ditandai dengan

kata RAHASIA atau RHS.

3) Surat Biasa

Surat biasa adalah surat bukan rahasia dimana jika isi dari surat

tersebut terbaca oleh orang lain tidak akan menimbulkan sesuatu

yang berakibat buruk atau merugikan organisasi atau pejabat yang

bersangkutan.

g. Menurut prosedur pengurusan surat

1) Surat Masuk

Surat masuk merupakan surat yang diterima oleh suatu bagian

dalam perusahaan dari bagian lain dalam perusahaan yang sama,

atau dari pihak eksternal baik dari orang/instansi/perusahaan lain

diluar lingkungan intern perusahaan.

2) Surat Keluar

Surat keluar merupakan surat yang dikirim oleh suatu bagian dalam

perusahaan kepada bagian lain dalam perusahaan yang sama, atau

kepada pihak eksternal baik orang/instansi/perusahaan lain diluar

lingkungan intern perusahaan.


commit to user

13

3. Tujuan Penanganan Surat

Menurut Basir Barthos (1990 : 36), tujuan yang ingin dicapai dalam

pelaksanaan penanganan surat adalah untuk berkomunikasi di dalam

organisasi dengan tertulis dalam rangka membantu memperlancar tujuan

organisasi. Sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi

pula penilaian negatif kepada penulis maupun organisasinya.

4. Redaksi Surat

Redaksi surat yaitu susunan kalimat secara sistematis dan kronologis

menurut isinya dan tatabahasa serta bagian dari surat. Bagian-bagian surat

dapat disebut juga redaksi surat. Thomas Wijasa Bratawidjaja (1991 : 14-21)

a. Kepala Surat

Berupa nama instansi atau badan organisasi dimana surat dibuat. Tiap-

tiap instansi pemerintah maupun swasta dan badan-badan organisasi

lainnya pada suratnya tercantum kepala surat (kop surat). Pada

umumnya kepala surat sudah dicetak, kecuali bila belum tersedia

sehingga harus dibuat sendiri diketik.

Kegunaan Kepala Surat :

1) Untuk mengetahui nama dan alamat dari suatu instansi/badan

perusahaan atau organisasi (pengirim surat)

2) Sebagai identitas dari suatu instansi/badan

3) Sebagai lambang/simbol dari suatu organisasi/badan

4) Sebagai alat promosi

Bagian-bagian Kepala Surat :

1) Nama perusahaan/organisasi atau badan

2) Alamat lengkap

3) Nomor telepon, Telex, P.O Box/Tromol Pos/Kotak Pos

4) Alamat kawat Cable Address

5) Nama kantor cabangnya bila ada

6) Nama Bankernya

7) Mencantumkan jenis/aktivitasnya


commit to user

14

8) Gambar-gambar sebagai simbol/lambang

b. Nomor Surat

Nomor surat dipakai untuk surat-surat dalam hubungan dinas (resmi),

nomor tersebut adalah nomor verbal.

Kegunaan Nomor Surat :

1) Untuk mempermudah mencari surat itu kembali sewaktu-waktu

dibutuhkan

2) Untuk mempermudah penunjukan dalam surat-menyurat

3) Untuk mempermudah penyimpanan/mengagendakan

4) Untuk mengetahui jumlah surat yang telah dibuat

c. Tanggal Surat

Setiap pembuatan surat sebaiknya selalu diberi tanggal, yang berguna

untuk mempermudah penunjukan waktu membalas surat dan untuk

pengingatan kembali dan mengagendanya bagi yang menerima surat.

d. Lampiran

Cara penulisan lampiran untuk surat-surat niaga akan sangat berlainan

dengan surat resmi Dinas Pemerintah. Untuk mempermudah cara

penulisan lampiran pada surat-surat niaga yaitu dibawah sejajar

dengan nama jabatan, sedangkan untuk surat resmi Dinas

Pemerintahah ditulis sesudah penulisan nomor surat.

e. Perihal atau Hal

Perihal atau hal adalah sebagai petunjuk mengenai pokok isi surat.

Kegunaannya untuk :

1) Menyimpulkan pokok isi surat

2) Mempermudah penerima surat dalam membahas masalah

f. Alamat Surat

Bila disebutkan nama harus memakai sebutan Sdr., Bpk., Ny., atau

Nn., tetapi bila disebutkan nama jabatannya, maka tidak perlu

memakai sebutan. Alamat surat hendaklah jelas, mengikuti petunjuk-

petunjuk yang diberikan oleh Dinas Pos.


commit to user

15

g. Pembuka Surat

Pembuka surat atau solutation berfungsi sebagai pembuka kalimat

agar dirasa tidak janggal.

h. Pembuka Kata

Pembuka kata berguna untuk mengantarkan ke isi surat yang

sesungguhnya agar diketahui alasan membuat surat tersebut, sehingga

yang membaca surat tersebut tidak merasa heran.

i. Isi Surat

Isi surat adalah merupakan uraian dari maksud pembuatan surat, serta

hal-hal yang ingin disampaikan.

j. Penutup Kata

Penutup kata disebut juga penutup kalimat dan biasanya bersifat

sebagai ucapan terima kasih, penghargaan, penegasan, dan

pengarahan.

k. Penutup Surat

Penutup surat adalah sebagai tanda bahwa surat itu sudah berakhir.

Untuk surat niaga sebagai penutup surat adalah biasa dipakai kata :

Hormat kami, sedangkan untuk surat Resmi Dinas Pemerintah tidak

dipakai penutup surat. Begitu pula tidak dipergunakan pembuka surat

yaitu Dengan hormat,.

l. Nama Perusahaan

Nama perusahaan perlu dicantumkan, bila bentuk cap perusahaan

(stempel perusahaan) berbentuk bulat tetapi bila berbentuk blok tidak

perlu dicantumkan (diketik).

m. Tanda Tangan

Tanda tangan ini berguna untuk mengetahui siapa yang

bertanggungjawab atas surat yang dibuatnya.

n. Nama Terang

Nama terang berguna untuk mengetahui orangnya siapa yang

menandatangani surat tersebut, sebab tanda tangan tidak jelas siapa

yang sebenarnya bertanggungjawab atas surat yang dibuatnya.


commit to user

16

o. Nama Jabatan

Nama jabatan perlu dicantumkan agar mengetahui siapa yang

mengirimkan surat tersebut dan siapa yang berhak atas surat yang

dibuatnya.

p. Lampiran

Untuk surat resmi dinas pemerintah cukup disebut berapa

lembar/bendel yang diikutsertakan dalam surat. Untuk surat-surat

niaga pada umumnya semua yang dilampirkan disebutkan satu persatu

macamnya. Penulisan lampiran untuk surat niaga ada disebelah bawah

kiri dan untuk surat resmi dinas pemerintah dituliskan dibawah nomor

surat.

q. Tembusan = Tindasan = cc = carbon copy

Tembusan yaitu apabila surat tersebut dikirimkan kepada pihak lain

yang ada hubungannya (secara tehnis) dengan isi surat.

r. Singkatan

Singkatan atau initial hanya dipakai dalam surat niaga saja, sedangkan

untuk surat resmi dinas pemerintahan tidak ada initial, yang ada hanya

paraf yang membuat (mengonsep) surat tersebut. Initial untuk

mempermudah/mengetahui siapa yang mengonsep dan mengetik

surat.

5. Prosedur Penanganan Surat

Prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar menurut Ida

Nuraida (2008 : 76-78) adalah :

a. Prosedur Penanganan Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang masuk kedalam suatu instansi

atau perusahaan atau bagian dalam suatu instansi atau perusahaan,

baik berasal dari instansi atau perusahaan lain atau dari bagian lain

pada instansi atau perusahaan yang sama.


commit to user

17

1) Penerimaan Surat

a) Surat masuk yang diterima disortir terlebih dahulu kemudian

dicatat dalam buku agenda surat masuk.

b) Bila menerima surat dari pos atau caraka maka harus

memeriksa kebenaran alamat surat dan mengembalikan surat

bila alamat yang tercantum pada surat salah.

c) Menggolongkan surat berdasarkan alamat yang dituju.

d) Mengelompokkan surat terbuka dan tertutup.

e) Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat

tersebut (lampiran surat bila ada).

f) Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima

dibelakang surat, ini berlaku untuk surat rahasia.

2) Pengarahan Surat

a) Mengarahkan surat kepada pimpinan instansi atau kantor atau

perusahaan, bila berkaitan dengan kebijakan.

b) Mengarahkan langsung kepada unit pengolah, bila berkaitan

dengan pekerjaan teknis operasional.

3) Penilaian Surat

Menentukan surat penting, surat rahasia, atau surat biasa.

4) Pencatatan Surat

a) Setelah diagendakan surat masuk dilampirkan dan dicatat pada

lembar disposisi atau pengganti naskah dalam dua rangkap.

b) Mencatat surat penting pada kartu kendali yang dibuat dalam

tiga rangkap dengan warna yang berbeda, misalnya: putih (I),

hijau (II), dan merah (III) atau disesuaikan dengan kebutuhan.

c) Mencatat surat biasa pada lembar pengantar yang dibuat dalam

dua rangkap.

d) Mencatat surat rahasia pada lembar pengantar yang dibuat

dalam dua rangkap.


commit to user

18

5) Penyimpanan Surat

a) Surat masuk yang telah didistribusikan dan mendapatkan

tanggapan dari pengolah, dikembalikan ke sekretariat dan

dimasukkan kedalam takah sesuai dengan kode klasifikasi.

b) Bila naskah atau surat masuk dikembalikan ke sekretariat

dengan disposisi diteruskan ke pejabat lain, maka sebelum

naskah atau surat tersebut dikirimkan harus dicatat dulu dalam

buku agenda surat masuk untuk kemudian dikirim kepada

pejabat yang bersangkutan.

c) Setelah naskah atau surat tersebut ditanggapi kemudian

dimasukkan kedalam tata naskah sesuai dengan kode

klasifikasi arsip dan bila surat atau naskah tersebut diperlukan

suatu saat maka pencarian kembali surat yang beredar bisa

dilihat dalam buku agenda surat masuk.

6) Penyampaian Surat

a) Surat Penting

i. Menahan kartu kendali pertama sebagai pengganti buku

agenda.

ii. Menyampaikan surat beserta kartu kendali kedua dan ketiga

kepada tata usaha atau unit pengolah.

iii. Menerima kartu kendali kedua setelah diparaf, sebagai

tanda terima.

b) Surat Biasa

i. Menyampaikan surat beserta dua lembar pengantar kepada

tata usaha atau unit pengolah.

ii. Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf, sebagai

tanda terima.

c) Surat Rahasia

i. Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup beserta dua

lembar pengantar kepada tata usaha atau unit pengolah.


commit to user

19

ii. Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf sebagai

tanda terima.

b. Prosedur Penanganan Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi atau

perusahaan atau antar bagian dalam instansi atau perusahaan tersebut,

ditujukan kepada instansi atau perusahaan lain atau ke bagian lain

dalam instansi atau perusahaan yang sama.

1) Penyiapan Konsep

Penyiapan dan penulisan konsep dilakukan oleh pejabat yang

menandatangani surat tersebut atau staf yang ditunjuk.

2) Pengelompokan

Mengelompokkan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan jenis

surat, yaitu surat penting, surat biasa, atau surat rahasia.

3) Pencatatan

a) Surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar yang

terdiri dari kolom-kolom : Nomor agenda, tanggal surat, nomor

surat, perihal, keterangan, dan tujuan surat.

b) Pemberian nomor dan tanggal dilakukan setelah pengetikan

surat dilaksanakan dan detelah dibubuhi tanda tangan oleh

pihak yang berwenang dan surat tersebut siap untuk dikirim.

c) Pemberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola

klasifikasi yang telah ditetapkan.

d) Mencatat surat penting pada kartu kendali (tiga rangkap).

e) Mencatat surat biasa dan surat rahasia pada lembar pengantar

(dua rangkap).

4) Penyampaian/Pengiriman/Pendistribusian

Pengiriman surat keluar dilaksanakan oleh bagian ekspedisi,

bagian pengiriman, atau kurir.

a) Penyampaian Surat Penting

i. Menyampaikan surat asli, pertinggal serta kartu kendali

pertama dan kedua kepada unit kearsipan.


commit to user

20

ii. Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar setelah

distempel tanggal dan jam pengirimannya oleh unit

kearsipan.

b) Menyampaikan Surat Biasa

Menyampaikan surat biasa, pertinggal, dan lembar pengantar

pertama dan kedua kepada unit kearsipan.

i. Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar setelah

distempel tanggal dan jam pengirimnya oleh unit kearsipan.

ii. Menyimpan lembar pengantar pertama.

c) Penyampaian Surat Rahasia

i. Menyampaikan surat rahasia dalam keadaan tertutup dan

menyampaikan lembar pengantar pertama dan kedua

kepada unit kearsipan.

ii. Menyimpan lembar pengantar pertama.

iii. Menyimpan kartu kendali pertama, kedua, dan lembar

pengantar kedua.


commit to user

21

BAB III

METODE PENGAMATAN

1. Lokasi Pengamatan

Dalam pengumpulan data ini penulis mengambil lokasi di Kantor

Pos Solo 57100 yang beralamat di Jl. Jenderal Sudirman No. 8 Surakarta.

Pemilihan lokasi ini didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan berikut

ini :

a. Dalam lokasi pengamatan terdapat permasalahan yang akan dikaji

dalam pengamatan ini.

b. Di lokasi ini, penulis mendapat ijin untuk melaksanakan pengamatan

yang memungkinkan penulis mendapatkan data-data yang diperlukan

sesuai dengan permasalahan yang diamati.

c. Lokasi yang mudah dijangkau dan strategis.

2. Jenis Pengamatan

Pengamatan ini dimaksudkan untuk mendeskripsikan tentang

penanganan surat masuk dan surat keluar. Maka jenis pengamatan yang

digunakan adalah penelitian diskriptif kualitatif yaitu metode pengamatan

yang memberikan gambaran atau melukiskan keadaan obyek pengamatan

pada saat ini berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana

mestinya.

3. Sumber Data

Menurut H.B Sutopo (2006 : 56), sumber data merupakan bagian

yang sangat penting bagi peneliti karena ketepatan memilih dan

menentukan jenis sumber data akan menentukan ketepatan dan kekayaan

data atau kedalaman informasi yang diperoleh.

a. Narasumber (informan)

Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data yang berupa manusia

(narasumber) sangat penting perannya sebagai individu yang memiliki

21


commit to user

22

informasinya. Peneliti dan narasumber disini memiliki posisi yang

sama, oleh karena itu narasumber bukan sekedar memberikan

tanggapan pada yang diminta peneliti, tetapi ia bisa lebih memilih arah

dan selera dalam menyajikan informasi yang ia miliki.

b. Sumber Tertulis

Sumber tertulis biasanya merupakan bahan tertulis yang bergayutan

dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Dalam pengamatan ini

yang dapat digunakan sebagai sumber data adalah :

1) Dokumen-dokumen yang ada di instansi terkait, mencari

dokumen atau informasi tentang berbagai macam kegiatan.

2) Sumber buku : dengan cara mencari buku-buku yang berisi

tentang masalah yang dihadapi, juga untuk mendukung

kelengkapan data yang dibutuhkan yang bersifat teoritis.

c. Peristiwa atau kejadian

Data atau informasi dapat dikumpulkan dari peristiwa, aktivitas, atau

perilaku sebagai sumber data yang berkaitan dengan penilitiannya.

Dari pengamatan pada peristiwa tersebut, peneliti dapat mengetahui

proses bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena

menyaksikannya sendiri secara langsung. Penulis cenderung memilih

informan yang dapat dipercaya dan dianggap mengetahui

permasalahan yang sedang diamati dengan jelas dan menangkap

kelengkapan data.

4. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini

berpedoman pada buku dari H.B Sutopo (2006 : 66), antara lain :

a. Wawancara

Wawancara merupakan suatu interaksi yang didalamnya terdapat

pertukaran aturan, tanggung jawab, perasaan, kepercayaan, motif dan

informasi. Dalam hal ini wawancara bersifat lentur dan terbuka serta


commit to user

23

tidak terstruktur dan ketat dalam suasana formal, bisa dilakukan

berulang pada informan yang sama.

b. Observasi

Observasi merupakan suatu proses melihat, mengamati untuk menggali

data dari sumber data yang berupa peristiwa, aktivitas, perilaku, tempat

atau lokasi, benda, serta rekaman gambar. Dalam tulisan ini penulis

melakukan pengamatan secara langsung tentang keadaan dan

fenomena yang dijumpai secara sistematis di Kantor Pos Solo 57100.

c. Dokumentasi

Salah satu metode pengumpulan data kualitatif dengan melihat dan

menganalisis dokumen-dokumen yang dibuat oleh subjek sendiri atau

oleh orang lain tentang subjek.

5. Teknik Analisis Data

Menurut H.B Sutopo (2006 : 115), teknik analisis data yang

dipakai dalam pengamatan ini adalah teknik analisis data kualitatif yaitu

secara khusus kegiatannya pada dasarnya dilakukan secara induktif,

interaktif dari setiap unit datanya, bersamaan dengan proses pelaksanaan

pengumpulan data, dan memproses akhir. 4 tahapan dalam analisis data,

yaitu :

a. Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan sebelum pengamatan, pada saat

pengamatan, dan di akhir pengamatan.

b. Reduksi Data

Proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi dari semua

jenis informasi yang tertulis lengkap dengan catatan lapangan.

c. Sajian Data

Suatu rakitan organisasi informasi deskripsi dalam bentuk narasi

lengkap yang untuk selanjutnya memungkinkan simpulan pengamatan

dapat dilakukan dan disusun berdasarkan pokok-pokok yang terdapat


commit to user

24

dalam reduksi data, dan disajikan dengan menggunakan kalimat

bahasa yang sistematis.

d. Penarikan Kesimpulan dan Verifikasi

Kesimpulan merupakan tahap terakhir, yaitu kesimpulan jawaban dari

pertanyaan pengamatan yang diajukan mengungkapkan “what” dan

“how” dari pengamatan tersebut. Sedangkan verifikasi merupakan

aktivitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data

kembali dengan cepat.

Keempat komponen tersebut saling berhubungan dan mendukung

sehingga membantu interaksi dalam proses pengumpulan data, sehingga

menjadi siklus penting dalam penyusunan laporan. Keseluruhan proses

tersebut dilakukan sepanjang proses pengamatan dan dilakukan berulang

kali sehingga analisa yang didapat cukup memuaskan.


commit to user

25

BAB IV

DESKRIPSI LOKASI

A. Sejarah Berdirinya Kantor Pos Solo 57100

Berdirinya Kantor Pos Solo tidak terpisahkan dari perkembangan

Kota Solo pada umumnya dan perkembangan dinas pos pada khususnya.

Pada dasarnya, sejarah Kantor Pos Solo tidak terlepas dari sejarah PT. Pos

Indonesia (Persero) secara utuh. Berdirinya Kantor Pos Solo sendiri tidak

secara pasti diketahui kapan berdirinya. Sekitar tahun 1812 sesungguhnya

telah ada perhubungan pos di Surakarta, namun masih dalam masa penjajahan

Perancis, karena pada masa tersebut Surakarta masih merupakan suatu

kerajaan.

Diawal berdirinya, dinas pos masih berstatus sebagai jawatan dan

menjadi satu dengan telegraf dan telepon sehingga disebut jawatan PTT. Pada

saat terjadi agresi militer Belanda II, banyak kantor PTT yang

dibumihanguskan termasuk kantor pos Surakarta didalamnya. Hal ini

bertujuan untuk melindungi dan mempertahankan diri beserta telekomunikasi.

Namun diperkirakan juga pada tahun 1954 kantor pos Surakarta dibangun

kembali sebagai kantor pos utama (rayon). Keadaan umum jawatan PTT

setelah mas berakhirnya masa perang kemerdekaan adalah pelaksanaan

berbagai upaya perbaikan dan pembangunan, serta upaya menghadapi

hambatan-hambatan di berbagai daerah. Keadaan yang semakin membaik

mulai dirasakan, misalnya dengan diadakan seminar Rehabilitation Center di

Surakarta pada tahun 1957. Pada bidang pendidikan diadakan di tingkat

pendidikan menengah yang meliputi tentang pendidikan pengawas pos, dan

pendidikan perakit pos.

Perkembangan pos yang semakin baik dari tahun ke tahun dan dalam

rangka efisiensi dan efektifitas usaha penyelenggaraan jasa pos dan giro,

utamanya dalam menjalankan perannya sebagai salah satu pelaku

perekonomian nasional, sesuai dengan tujuan yang ada dalam PP No. 5

Tahun 1995, maka Perum pos dan giro Kota Surakarta berubah menjadi

25


commit to user

26

perusahaan perseroan yakni PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo

57100. Lokasi Kantor Pos Solo 57100 kini terletak di Jalan Jenderal

Soedirman No. 8 Solo.

B. Visi dan Misi PT. Pos Indonesia (Persero)

1. Visi PT. Pos Indonesia (Persero)

Visi merupakan pandangan jauh ke depan tentang sesuatu kondisi

yang ingin diwujudkan, melalui serangkaian aktivitas saat ini. Untuk

mengemban tugas pokok perusahaan, PT. Pos Indonesia (Persero)

menetapkan visinya yaitu Pos Indonesia senantiasa berupaya untuk

menjadi penyedia sarana komunikasi kelas dunia yang peduli terhadap

lingkungan, dikelola SDM yang profesional, sehingga mampu

memberikan layanan terbaik bagi masyarakat serta tumbuh berkembang

sesuai dengan konsep bisnis yang sehat.

2. Misi PT. Pos Indonesia (Persero)

Untuk merealisasikan visi perusahaan, PT. Pos Indonesia (Persero)

menetapkan misinya yaitu:

a. Menyediakan sarana komunikasi yang andal dan terpercaya bagi

masyarakat, dan pemerintah guna menunjang pembangunan nasional

serta memperkuat kesatuan dan keutuhan bangsa dan negara.

b. Mengembangkan usaha yang bertumpu pada peningkatan mutu

pelayanan melalui penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK)

yang tepat guna mencapai kepuasan pelanggan serta memberikan nilai

tambah yang optimal bagi karyawan, pemegang saham, masyarakat,

dan mitra kerja.


commit to user

27

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang mewujudkan pola

tetap antara bidang-bidang kerja maupun orang, dimana kerangka ini dapat

menggambarkan kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab dalam

organisasi tersebut.

Struktur organisasi di Kantor Pos Solo 57100 digambarkan dalam

bentuk struktur organisasi garis, dimana struktur organisasi ini wewenang

dari puncak pimpinan yaitu Kepala Kantor Pos (Post Master) Solo 57100 dan

dilimpahkan kepada para Supervisor-supervisor dibawahnya.

Adapun supervisor-supervisor tersebut antara lain:

1. Supervisor Counter Financial Service (Supervisor Pelayanan 1)

2. Supervisor Logistic

3. Supervisor Process Mail (SPP/Pengolahan)

4. Supervisor Account Officer (Pemasaran dan SLPK)

5. Customer Service and Care (CS dan CR)

6. Supervisor Parcel (Paket)

7. Supervisor Human Capital (Sumber Daya Manusia)

8. Supervisor Technology and Assets (Teknik dan Sarana)

9. Supervisor Finance (Keuangan)

10. Branch Supervision (Unit Pelayanan Luar)

11. Supervisor Quality Control (QC)

12. Supervisor Mail Pos Prima/Express

13. Supervisor Process Financial Services (Supervisor Pelayanan 2)

14. Supervisor Accounting (Akuntansi)

15. Supervisor Mail Delivery (Antaran Surat)

Adapun gambar struktur organisasi Kantor Pos Solo 57100 adalah sebagai

berikut:


commit to user

28

STRUKTUR ORGANISASI KANTOR POS SOLO 57100

KEPALA KANTOR POS

WAKIL

KEPALA KANTOR POS

MANAJER SUMBER

DAYA MANUSIA

MANAJER

PAKETPOS

MANAJER SARANA DAN

TEKNOLOGI

MANAJER PELAYANAN

JASA KEUANGAN, GIRO

DAN PENYALURAN

DANA

MANAJER

KEUANGAN DAN BPM

MANAJER SENTRA

LAYANAN PELANGGAN

KORPORAT

MANAJER

AKUNTANSI

MANAJER PEMASARAN

DAN PELAYANAN

PELANGGAN

MANAJER PENGAWASAN

PELAYANAN LUAR DAN

AGENPOS

KANTOR POS CABANG

MANAJER PELAYANAN

JASA SURATPOS DAN

LAYANAN PRIORITAS

MANAJER PROSES DAN

DISTRIBUSI

MANAJER AUDIT, MUTU,

PROGRAM KEMITRAAN,

DAN BINA LINGKUNGAN

DAERAH MANAJER ANTARAN


commit to user

29

D. Job Description (Tugas Kerja)

Dalam setiap organisasi, perusahaan, atau instansi, sudah pasti terdapat

pembagian tugas kerja yang mengatur tentang pekerjaan yang harus

dikerjakan oleh masing-masing pegawai sesuai dengan bidang pekerjaan dan

jabatannya. Di Kantor Pos Solo 57100 terdapat pembagian tugas kerja yang

meliputi yaitu mengenai fungsi, tugas, dan tanggung jawab yang harus

dilaksanakan oleh pegawainya di bagian Sumber Daya Manusia.

Bagian Sumber Daya Manusia dipimpin oleh Supervisor, yang

bertanggung jawab kepada Pos Master, untuk selanjutnya disebut Supervisor

SDM. Sumber Daya Manusia mempunyai fungsi mengelola administrasi dan

fungsi mengendalikan kinerja serta pemanfaatan SDM.

Untuk melaksanakan fungsinya, Sumber Daya Manusia mempunyai

tugas dan tanggung jawab, antara lain:

a. Menyusun rencana kegiatan kantor.

b. Malaksanakan dan menyusun rencana kegiatan keprotokoleran Kantor

Pos dan Post Master.

c. Identifikasi kebutuhan atas perencanaan dan pengembangan SDM.

d. Melakukan perhitungan kebutuhan karyawan tetap dan outsource untuk

memenuhi pencapaian Kantorpos.

e. Melakukan rekruitmen karyawan sesuai dengan persetujuan Divisi

Regional VI.

f. Merencanakan program pelatihan dan pembekalan kepada karyawan baru

termasuk tenagan outsource.

g. Bertanggung jawab secara menyeluruh dalam pembinaan terhadap

kedisiplinan, ketertiban, keamanan, dan sikap kerja serta mental pegawai

dengan mengoptimalkan dan memberdayakan fungsi-fungsi yang ada.

h. Memelihara administrasi penggajian dan fasilitas lainnya.

i. Mengelola dan memelihara administrasi data SDM.

j. Memelihara administrasi data dan pelaporan hasil penilaian kerja

karyawan.

k. Melakukan analisis dan evaluasi kinerja karyawan Kantorpos.


commit to user

30

BAB V

PEMBAHASAN

Surat merupakan suatu sarana penyampaian komunikasi atau keterangan

tertulis yang diterima atau dibuat organisasi atau instansi pemerintahan maupun

swasta berkenaan dengan pelaksanaan mengenai tugas pokok dan fungsi instansi

yang bersangkutan. Dengan demikian, penanganan surat meliputi aktivitas

organisasi untuk menjamin penyaluran informasi tertulis dari organisasi atau

instansi yang satu ke organisasi atau instansi yang lain. Adapun peranan dan

tujuan dari penanganan surat sebagai berikut :

a. Menyampaikan surat kepada unit pengolah atau yang dituju dengan cepat,

tepat, dan aman.

b. Mengendalikan surat secara teratur dan tertib sesuai dengan prosedur yang

berlaku.

c. Membantu kelancaran pelaksanaan tugas organisasi serta dapat menunjang

proses penataan atau penyusutan.

A. Prosedur Penanganan Surat

Di dalam bab ini penulis akan menguraikan mengenai hasil pengamatan

penulis selama melaksanakan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi yang

dilaksanakan pada tanggal 1 Februari 2012 sampai dengan 29 Februari 2012 di

Kantor Pos Solo 57100. Dalam hal ini penulis akan membahas mengenai prosedur

penanganan surat masuk dan surat keluar di Kantor Pos Solo 57100.

1. Prosedur Penanganan Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang diterima oleh Kantor Pos Solo, baik

berupa surat dinas, surat undangan, surat edaran, surat tugas, surat pribadi,

dan lain-lain. Setelah surat masuk diterima, maka langkah selanjutnya yang

dilakukan menurut penjelasan dari Ibu Pipit Kunti H selaku Sekretaris adalah

sebagai berikut :

“Urut-urutan penanganan surat masuk yang dilakukan disini yaitu

surat yang telah diterima dari bagian Pengolahan, kemudian

diserahkan ke bagian Sekretaris untuk melakukan penyortiran,

30


commit to user

31

pembukaan dan pengeluaran surat dari sampul, pembacaan surat, dan

pengagendaan surat pada buku agenda. Setelah diagenda, maka surat

beserta lembar disposisi segera disampaikan kepada Kepala Kantor

Pos atau Wakil Kepala Kantor Pos. Setelah itu, surat dikembalikan

lagi kepada Sekretaris untuk dicatat isi disposisi pada buku agenda,

serta nomor surat yang baru pada buku ekspedisi, dan selanjutnya

diarahkan kepada masing-masing bagian”.

(Wawancara, tanggal 5 Februari 2012)

Berdasarkan sumber yang telah didapatkan tersebut, maka dapat diuraikan

mengenai penanganan surat masuk yang dilakukan di Kantor Pos Solo 57100

sebagai berikut :

a. Penerimaan Surat

Penerimaan surat yaitu surat-surat yang masuk diterima oleh bagian

sekretaris yang diantar oleh bagian Pengolahan surat.

b. Penyortiran Surat

Penyortiran surat dilakukan oleh sekretaris dengan meneliti sumber atau

pengirim surat yang bersifat surat dinas ataupun surat pribadi. Surat-surat

dinas dapat dikelompokkan menjadi surat dinas yang bersifat rahasia,

penting, atau biasa berdasarkan instansi pengirim yang berhubungan

dengan kegiatan di Kantor Pos Solo. Jika bersifat rahasia maka langsung

diberikan kepada Kepala Kantor Pos, dan jika bersifat pribadi langsung

ditujukan kepada pihak yang dituju atau nama yang tercantum pada

sampul surat.

c. Pembukaan dan Pengeluaran Surat dari Sampul

Setelah menyortir surat masuk yang berupa surat rahasia, surat pribadi,

atau surat yang tertuju langsung pada nama pejabat dapat langsung

diserahkan kepada pejabat yang bersangkutan tanpa membuka sampul

surat tersebut. Sedangkan surat dinas penting atau biasa dapat langsung

dibuka sampulnya dengan menggunakan alat bantuan berupa silet, dan

dalam pembukaan sampulnya harus hati-hati agar isi surat tidak ikut

terpotong. Setelah surat terbuka, maka dapat dikeluarkan dari sampul atau

amplop yang telah dibuka tersebut.


commit to user

32

d. Pembacaan Surat

Setelah dibuka dari sampul dan diteliti, maka selanjutnya surat dibaca

untuk mengetahui isinya apakah surat tersebut bersifat penting atau biasa.

Dengan demikian, dapat diketahui surat tersebut bisa diserahkan kepada

Kepala Kantor atau Wakil Kepala Kantor, dengan ketentuan :

1) Surat yang berhubungan dengan luar operasional Kantor Pos Solo,

diserahkan kepada Kepala Kantor Pos yang kemudian ditujukan ke

masing-masing bagian yang berhubungan langsung dengan pokok

masalah isi surat, yaitu bagian :

a) Pemasaran

b) SDM

c) Teknologi dan Sarana

2) Surat yang berhubungan dengan operasional dalam Kantor Pos Solo,

diserahkan kepada Wakil Kepala Kantor Pos yang kemudian ditujukan

ke masing-masing bagian yang berhubungan langsung dengan pokok

masalah isi surat, yaitu bagian :

a) Akuntansi/Keuangan

b) Pelayanan I & Pelayanan II/Giro

c) SPP

d) Paket

e) Antaran

f) UPL

g) Quality Control

e. Pengagendaan Surat

Setelah surat dibaca, maka kemudian diagendakan oleh sekretaris pada

buku agenda berpasangan dimana pengagendaan surat masuk berada di

lajur sebelah kiri. Buku agenda surat masuk tersebut terdiri dari beberapa

kolom, yaitu:

1) Nomor urut surat

2) Tanggal terima surat

3) Jenis surat dan pengirim


commit to user

33

4) Tanggal dan nomor surat

5) Isi singkat

Berdasarkan uraian diatas, Buku Agenda Surat Masuk yang dipergunakan

di Kantor Pos Solo dapat digambarkan pada gambar dibawah ini :

Gambar 5.1

Buku Agenda Surat Masuk

SURAT YANG MASUK

Nomor urut

dari surat yang

masuk dan

keluar

Tanggal

terima

Jenis surat

dan pengirim

Tanggal

dan nomor Isi Singkat

Sumber : Kantor Pos Solo 57100

Pengagendaan surat sesuai dengan nomor urut surat yang masuk didalam

buku agenda dan diberi index surat sesuai dengan perihal surat tersebut.

Index surat berguna untuk menunjukkan jenis permasalahan disetiap

bagian sampai dengan sub bagian sehingga akan lebih mudah dalam

pendistribusiannya.

Contoh penggunaan nomor index surat menyurat adalah sebagai berikut:

1) Bidang Produk Jasa Pos dan Operasi : ....... / PJPO / PS-I / 1 / ........

Digit : 1 2 3 4 5

Keterangan :

Digit 1 = Nomor urut agenda tahunan.

Digit 2 = Menunjukkan permasalahan di bawah Senior Manager Produk

Jasa Pos dan Operasi.

Digit 3 = Menunjukkan permasalahan di bawah Manajer Produk Suratpos

yang dikelola oleh Sub Bagian/Asman Surat Pos Dalam Negeri

tentang/permasalahan Suratpos biasa.

Digit 4 = Menunjukkan identitas nomor urut setiap permasalahan (masalah

Suratpos Biasa) dibawah Asman Surat Pos Dalam Negeri.


commit to user

34

Digit 5 = 2 angka Bulan dan 2 angka terakhir tahun pembuatan surat.

2) Bagian Umum : ...... / UM-I / 1 / ......

Digit : 1 2 3 4

Keterangan :


Digit 2 = Menunjukkan permasalahan di bawah Manager/Bagian Umum

yang dikelola oleh Asman/Sub Bagian Kesekretariatan,

Administrasi Pengadaan dan Hukum.

Digit 3 = Menunjukkan identitas nomor urut setiap permasalahan (masalah

Kesekretariatan dan Kerumahtanggaan) yang dikelola oleh Sub

Bagian/Asman Kesekretariatan, Administrasi Pengadaan dan

Hukum.


3) Satuan Pengawasan Internal : ...... / SPI Reg-VI / ST / ......

Digit : 1 2 3 4

Keterangan :


Digit 2 = Bagian / Unit Kerja yang menerbitkan surat.

Digit 3 = Singkatan dari Jenis Tulisan Dinas yaitu Surat Tugas (ST), jenis

tulisan dinas yang lain terdapat dilampiran surat ini.


4) Surat Rahasia : penomoran index surat rahasia dilakukan dengan

mencantumkan tulisan Rhs sebelum digit bulan dan tahun.

Contoh : ........ / SDMKS / SDM-I / 1 / Rhs / 0411

Setelah surat masuk dicatat pada buku agenda, kemudian dicatat lagi pada

lembar disposisi yang sudah distaples menjadi satu pada surat tersebut,

diberi nomor urut surat dan index surat yang baru sesuai dengan yang

dicatat pada buku agenda.

f. Penyampaian Surat

Surat yang telah selesai diagenda kemudian disampaikan kepada Kepala

Kantor Pos atau Wakil Kepala Kantor Pos sehingga dapat diketahui isi dan


commit to user

35

maksud dari surat tersebut, bagaimanakah tindak lanjutnya, dengan

mengisi pada lembar disposisi yang telah tersedia, memberi tanda tangan,

dan tanda pada bagian mana surat tersebut akan diteruskan.

Gambar 5.2

Lembar Disposisi

No :

Tanggal :

KKP PEMASARAN

WKP BISLOG

KEUANGAN SPP

AKUNTANSI ANTARAN

UPL T.LOGISTIK

SLPK/expres SEKRETARIS

Pelayanan I CUST.SERVIS

Pelayanan II Quality Control

SDM TEKSAR

IT KaKPC

NOTE


g. Pengarahan Surat

Surat yang sudah dibaca dan diberi tindak lanjut oleh Kepala Kantor Pos

atau Wakil Kepala Kantor Pos kemudian dikembalikan lagi pada bagian

sekretaris untuk diperiksa bagaimana tindak lanjut dari surat tersebut serta

akan diteruskan ke bagian mana. Jika surat diteruskan kepada lebih dari

satu bagian, maka surat di fotocopy dahulu, dan juga dicatat pada buku

agenda pada bagian mana saja surat akan diarahkan sesuai dengan nomor

surat. Setelah itu nomor surat juga dicatat pada buku ekspedisi yang

disendirikan masing-masing per bagian, dan segera disampaikan ke bagian

yang dituju dan ditandatangani oleh pegawai/penerima surat sebagai bukti

terima.


commit to user

36

h. Penyimpanan Surat

Surat yang telah diterima dan selesai ditindak lanjuti maka selanjutnya

disimpan oleh masing-masing bagian. Sistem penyimpanan surat yang

dilaksanakan di Kantor Pos Solo yaitu dengan menggunakan sistem

penyimpanan menurut nomor yang sesuai dengan pola klasifikasi, yaitu

penomoran surat di Kantor Pos Solo berdasarkan tanggal ketika surat

tersebut masuk dan berdasarkan kepentingannya. Maka jika sewaktu-

waktu dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah.

Berdasarkan penjelasan mengenai prosedur penanganan surat masuk di

Kantor Pos Solo 57100 tersebut, maka dibuat bagan alur prosedur

penanganan surat masuk sebagai berikut :

Gambar 5.3

Bagan Alur Prosedur Penanganan Surat Masuk

Surat Masuk

Surat Masuk

Sekretaris

KaKP / WKP

Sekretaris

Supervisor per

Bagian


commit to user

37

2. Prosedur Penanganan Surat Keluar

Surat keluar yang terdapat di Kantor Pos Solo dapat berupa surat

balasan atas surat yang telah diterima sebelumnya dari instansi lain, serta

surat yang ditujukan kepada instansi lain dengan maksud menyampaikan

suatu hal tertentu, sehingga terjadi hubungan timbal balik diantara kedua

belah pihak. Menurut Ibu Pipit Kunti H selaku Sekretaris, menjelaskan bahwa

sebelum surat keluar dikirimkan kepada instansi lain, ada beberapa langkah-

langkah dalam penanganan surat masuk dan surat keluar, yaitu sebagai

berikut :

“Penanganan surat keluar disini dilakukan mulai dari pembuatan surat

sendiri oleh pegawai pada masing-masing bagian, persetujuan dan

penandatanganan surat oleh Kepala Kantor Pos, pengagendaan surat

oleh sekretaris (pemberian nomor urut surat dan index surat), baru

kemudian dikirim melalui bagian Pengolahan”.

(Wawancara tanggal 5 Februari 2012)

Berdasarkan sumber yang telah didapatkan tersebut, maka dapat diuraikan

mengenai penanganan surat keluar yang dilakukan di Kantor Pos Solo 57100

sebagai berikut :

a. Pembuatan Surat

Pembuatan surat di Kantor Pos Solo dilakukan secara desentralisasi, yaitu

surat dibuat sendiri oleh pegawai sesuai dengan bidangnya masing-

masing. Jadi masing-masing bagian sudah mempunyai konsep surat

sendiri.

b. Persetujuan Surat

Surat yang telah selesai dibuat kemudian diajukan langsung kepada

Kepala Kantor Pos untuk dikoreksi mengenai isi surat sudah tepat atau

belum. Jika sudah benar maka surat akan dibubuhi paraf oleh Kepala

Kantor Pos.

c. Pengagendaan Surat

Surat yang telah mendapat persetujuan dan paraf dari Kepala Kantor Pos

kemudian dibawa kepada sekretaris untuk diberi nomor urut surat dan

index surat, lalu dicatat dalam buku agenda surat keluar. Di dalam buku


commit to user

38

agenda, pencatatan surat keluar berada di lajur sebelah kanan, yang terdiri

dari beberapa kolom, yaitu:

1) Nomor urut surat

2) Tanggal kirim

3) Jenis surat dan alamatnya

4) Isi singkat

Berdasarkan uraian diatas, Buku Agenda Surat Keluar yang

dipergunakan di Kantor Pos Solo dapat digambarkan pada gambar

dibawah ini :

Gambar 5.4

Buku Agenda Surat Keluar

SURAT YANG KELUAR

Nomor urut dari

surat yang masuk

dan keluar

Tanggal kirim Jenis surat dan

alamatnya Isi Singkat


d. Pengiriman Surat

Pengiriman surat di Kantor Pos Solo disampaikan dahulu ke bagian

Pengolahan surat. Setiap surat yang akan dikirim, masing-masing berbeda

cara pengirimannya tergantung sifat suratnya, yaitu :

1) Tercatat (X5), yaitu cara pengiriman surat yang sama seperti surat

biasa, tetapi ada nomor bukti kirim sampai ke tempat tujuan serta ada

bukti terimanya.

2) Kilat Khusus, yaitu pengiriman surat yang sama seperti surat biasa,

tetapi tidak membutuhkan waktu yang lama dan ada nomor bukti

kirimnya.

3) Biasa, yaitu pengiriman surat dilakukan secara langsung dikirim ke

bagian Pengolahan.


commit to user

39

Berdasarkan penjelasan mengenai prosedur penanganan surat keluar di

Kantor Pos Solo 57100 tersebut, maka dibuat bagan alur prosedur

penanganan surat keluar sebagai berikut :

Gambar 5.5

Bagan Alur Prosedur Penanganan Surat Keluar

B. Sarana Pendukung Kegiatan Surat Menyurat

Kegiatan surat menyurat di dalam suatu organisasi atau instansi

mempunyai peranan penting dalam pencapaian tujuan organisasi tersebut.

Demikian pula bagi petugas yang menangani surat hendaknya mempunyai

keterampilan di dalam hal korespondensi. Selain itu, sarana yang berupa peralatan

yang memadai juga akan mendukung kegiatan surat menyurat dalam suatu

Konsep Surat

KaKP

Sekretaris

Pegawai

Pembuat Surat

Antaran /

Pengolahan


commit to user

40

organisasi tersebut. Di bagian Sekretaris Kantor Pos Solo 57100 juga terdapat

beberapa peralatan pendukung dalam kegiatan surat menyurat, antara lain :

1. Komputer

Dipergunakan hanya untuk mencatat data-data inventaris kantor dan

permintaan alat tulis kantor dari Kantor Pos cabang.

2. Filling Kabinet

Berfungsi untuk menyimpan arsip surat dan menjaga dokumen-dokumen

serta file yang penting.

3. Buku Agenda

Buku yang berbentuk folio berisikan kolom surat masuk dan surat keluar

yang menjadi satu buku, yang dipergunakan untuk mencatat/mengagendakan

surat masuk dan surat keluar.

4. Buku Ekspedisi

Buku yang dipergunakan untuk mencatat nomor surat yang telah disampaikan

kepada masing-masing bagian, per bagian disendirikan menjadi satu buku.

5. Papan Pengumuman

Dipergunakan untuk mencatat jadwal acara yang akan dilaksanakan oleh

Kepala Kantor Pos ataupun Wakil Kepala Kantor Pos.

6. Stapler

Dipergunakan untuk menyatukan lembaran kertas, seperti beberapa lembar

surat atau surat dengan lembar disposisi.

7. Lemari & Rak

Berisikan alat tulis kantor yang disediakan untuk seluruh bagian di Kantor

Pos Solo.


commit to user

41

BAB VI

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan uraian dari pembahasan tersebut dapat ditarik kesimpulan

mengenai prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di Kantor Pos Solo

57100, sebagai berikut :

1. Prosedur Penanganan Surat Masuk

a. Penerimaan Surat

Surat diterima oleh Sekretaris dari bagian Pengolahan surat.

b. Penyortiran Surat

Surat disortir oleh Sekretaris dengan meneliti sumber atau pengirim surat

dengan mengelompokkan surat berdasarkan jenis suratnya.

c. Pembukaan dan Pengeluaran Surat dari Sampul

Surat yang telah disortir kepada yang dituju kemudian dubuka dari

sampul dengan menggunakan alat bantu berupa silet.

d. Pembacaan Surat

Pembacaan surat dilakukan untuk mengetahui isi surat bersifat penting

atau biasa, sehingga diketahui surat diserahkan kepada Kepala Kantor Pos

atau Wakil Kepala Kantor Pos.

e. Pengagendaan Surat

Surat diagendakan pada buku agenda surat masuk sesuai dengan nomor

urut surat masuk dan index sesuai perihal surat tersebut.

f. Penyampaian Surat

Penyampaian surat dari Sekretaris kepada Kepala Kantor Pos atau Wakil

Kepala Kantor Pos untuk mengetahui tindak lanjut surat dengan mengisi

pada lembar disposisi.

41


commit to user

42

g. Pengarahan Surat

Surat yang selesai diberi tindak lanjut dikembalikan kepada Sekretaris

untuk kemudian diarahkan ke masing-masing bagian dengan mengisi

pada buku ekspedisi.

h. Penyimpanan Surat

Surat yang telah diterima maka disimpan sendiri oleh masing-masing

bagian.

2. Prosedur Penanganan Surat Keluar

a. Pembuatan Surat

Surat dibuat sendiri oleh pegawai masing-masing bagian.

b. Persetujuan Surat

Surat yang telah selesai dibuat kemudian diajukan kepada Kepala Kantor

Pos untuk diperiksa dan dimintakan tanda tangan.

c. Pengagendaan Surat

Surat yang telah mendapat pesetujuan dan tanda tangan dari Kepala

Kantor Pos dibawa ke bagian sekretaris untuk diberi nomor urut surat dan

index, serta dicatat dalam buku agenda surat keluar.

d. Pengiriman Surat

Pengiriman surat melalui bagian Pengolahan surat dengan cara

pengiriman yang berbeda tergantung dari sifat suratnya.

B. SARAN

Berdasarkan pembahasan dan kesimpulan yang telah dikemukakan diatas, maka

penulis menyarankan :

1. Dengan banyaknya surat masuk yang diterima di Kantor Pos Solo, sebaiknya

dalam penyimpanan surat dibedakan antara surat aktif dengan surat inaktif,

agar dapat mempermudah surat tersebut ketika akan dibutuhkan kembali.

2. Banyaknya dokumen atau surat masuk yang diterima dan sudah memenuhi

tempat penyimpanan, maka sebaiknya dilakukan penyusutan surat yang sudah


commit to user

43

tidak digunakan lagi agar surat tidak memenuhi rak penyimpanan arsip

(filling kabinet) serta tidak mengganggu dalam efektivitas kerja.

Documents

DI KANTOR POS SOLO 57100 - digilib.uns.ac.id/Prosedur...DI KANTOR POS SOLO 57100 TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya