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05DE07 – V1
DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO DE LA SAMARITANA
Gestión Documental
03 de Agosto de 2017
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INTRODUCCIÓN En el marco de la ley 594 del 2000 por la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras Disposiciones, se establece Función archivística como conjunto de “Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación Permanente”, la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DE LA SAMARITANA presenta una de las herramientas archivisticas en aras de fortalecer la custodia y recuperación del patrimonio documental. El Diagnóstico Integral de Archivo verifica los procesos archivísticos y de conservación actual de los archivos de la entidad, donde se realizó de acuerdo a las pautas y criterios establecidos por el Archivo General de la Nación en cuanto a recolección, clasificación y análisis de la información por un grupo interdisciplinario producto de un trabajo de campo a los distintos archivos hallados en la entidad. En el trabajo de campo hecho por el grupo interdisciplinario integrados por un profesional en Gestión Documental, un Técnico en Gestión Documental y un Historiador se realizo entrevistas a varios funcionarios de diferentes áreas, consulta de inventarios, evidencia y verificación fotográfica del estado físico y conservación de todos los depósitos documentales de la entidad. El Diagnóstico evidencia las debilidades, oportunidades y posibles acciones de mejora del archivo de la entidad, enrutado a salvaguardar los documentos contribuyendo al fortalecimiento de nuestra historia institucional, patrimonio documental y sistema integrado de la calidad. Por lo anterior, se ha venido desarrollando la normalización de los procesos y procedimientos en materia documental a fin de asegurar la calidad y optimización de la necesidad de establecer planes y programas que fortalezcan los mismos ajustándolos con los procedimientos de Administración Documental, el Sistema Integrado de Gestión Institucional.
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JUSTIFICACIÓN La ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DE LA SAMARITANA es una Empresa que presta Servicios de Salud de Alta y Mediana Complejidad, centro de referencia para el Departamento de Cundinamarca, cabeza de red de los hospitales del Departamento, con una cobertura de 116 municipios, que pasan los dos millones de habitantes, con 85 años de tradición científica y asistencial, que nos dan el respaldo para ofrecerle medicina de gran calidad, con un equipo de profesionales de la salud de gran experiencia y calidez. Por lo anterior la entidad tiene la responsabilidad social de rescatar el patrimonio documental, cultural, histórico y científico de la entidad velando por el bienestar de la comunidad en general, es por ello elemental contar con centros de información debidamente documentados y establecidos para suplir las necesidades de consulta de los entes externos e internos. Con apoyo del El Archivo General de la Nación y su asistencia técnica en el desarrollo de programas para la organización y conservación de los archivos, se ha venido adelantando trabajo de campo para la puesta en marcha en la formulación de los diferentes instrumentos archivísticos, es por ello que el Hospital de la Samaritana conciente de la importancia de salvaguardar la información, desarrolla este Diagnóstico Integral de Archivo donde interviene las distintas fases de archivo. La documentación contenida en las diferentes bodegas de la institución formaron fondos acumulados que tiene como objeto la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de las oficinas generadoras, además de la identificación del acervo documental con lo cual se lograra optimizar los procesos de recuperación de la información, debido a que los archivos de las administraciones pasadas son la memoria institucional. Todo ello, en base al orden de procedencia y orden original, haciendo uso de herramientas necesarias como el cuadro de clasificación, listado de series y subseries y levantamiento de inventario documental; las cuales sirven para facilitar el manejo de la información.
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OBJETIVOS Objetivo General Conocer el estado actual del Archivo Total de la entidad en cuanto a procesos archivistitos y de conservación. Objetivos Específicos
Establecer los factores que afectan la conservación de los soportes documentales y su preservación a largo plazo en los archivos de la entidad.
Identificar el estado actual de la Gestión Documental del Hospital.
Realizar la matriz de hallazgos y posibles acciones de mejora para la solución de riesgos y hallazgos identificados en el levantamiento del Diagnóstico.
Presentar la herramienta para proseguir con la formulación de las Tablas de Valoración Documental TVD.
COBERTURA El Diagnostico integral se aplico a los distintos archivos de Gestión de la entidad y archivo central de la ESE HSOPITAL UNIVERSITARIO DE LA SAMARITANA ubicado en la cuidad de Bogotá D.C. Cra 8 No 0-29 sur Barrios Unidos.
METODOLOGÍA Basados en la normatividad vigente del País concernientes en temas de Gestión Documental, se realiza levantamiento de información en las distintas oficinas de Gestión y Archivo Central de la entidad siguiendo pasos metódicos y ordenados como se estima en distintas herramientas emanadas por el Archivo General de la Nación. Se tiene en cuenta aspectos estructurales (Acuerdo 037 de 2002), métodos de ordenación y conservación vigentes en la entidad, factores ambientales (Acuerdo 049 de 2000), registros fotográficos, medición en metros lineales del archivo central. Partiendo del trabajo de campo se muestran los diferentes factores que afectan y pueden presentar gran riesgo para la conservación a largo plazo de los soportes documentales. El Diagnóstico Integral es una línea base para seguir paulatinamente las distintas fases para la intervención al fondo acumulado de la entidad.
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ANTECEDENTES El Hospital Universitario de la Samaritana fué fundado por el profesor Jorge Enrique Cavelier Jiménez durante la gobernación del Dr. Liborio Cuellar Durán. El comienzo de la institución se oficializa mediante la Ordenanza 24 de Abril 28 de 1932, expedida por la Asamblea de Cundinamarca y por Decreto No. 847 de Octubre 5 de 1933. A lo largo de su historia, el HUS ha pasado por cuatro etapas, todas distintas e importantes. La primera se inicia con su fundación como Seccional del Instituto de Higiene Social de Cundinamarca, especializándose en el tratamiento y control de las enfermedades de transmisión sexual, las cuales representaban un importante problema de salud pública en la ciudad de Bogotá y en el Departamento, dada su alta incidencia, secuelas, tiempo prolongado de tratamientos y mortalidad. La segunda etapa se inicia en 1945, con la terminación de las obras de los cinco pisos, ampliándose así los servicios para el tratamiento de otras enfermedades, y de esta manera convirtiéndose en el Hospital General de la Samaritana a partir del 22 de marzo de 1945. La tercera etapa comienza en 1955, cuando cambia su nombre a Hospital Universitario de la Samaritana. El profesor Jorge Cavelier viendo la importancia del desarrollo académico, según lo expresa en el informe de su gestión de 1944: “la creciente necesidad de nuevos campos de vastos de estudios e investigación crea el ineludible deber de hacer de los centros hospitalarios instituciones docentes”, sentó las bases para un desarrollo académico - asistencial formal, consolidándose a lo largo de los años como un hospital de alta complejidad, única institución de referencia para el Departamento de Cundinamarca, con carácter científico y docente altamente calificado, participando en el desarrollo de la medicina en Colombia, consolidando los servicios ya existentes y abriendo nuevos, como la Unidad Renal en 1977, la UCI en 1978 y la Unidad de Gastroenterología en 1979. La cuarta etapa se desarrolló bajo la dirección del Doctor Mauricio Alberto Bustamante García, con el reto de superar la profunda crisis administrativa y financiera en la que se encontraba la institución a comienzos de 1995, cuando la puesta en marcha de la Ley 100 de 1993, crea las condiciones para transformar el Hospital en Empresa Social del Estado, hecho efectuado por Ordenanza 072 del 27 de diciembre de 1995 de la Asamblea de Cundinamarca. A la actualidad se esta trabajando además por fortalecer el capital humano, con profesionales y colaboradores, capacitados; capaces de brindar a nuestros pacientes servicios con calidad y calidez, en tiempos óptimos y con eficiencia en el análisis médico, permitiendo así que la institución ha obtenido exitosamente la certificación de calidad ISO 9001.
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DIAGNÓSTICO INTEGRAL DEL ACERVO DOCUMENTAL El Acervo Documental de la entidad esta ubicado al interior de la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DE LA SAMARITANA en tres inmuebles denominados: casas viejas de urgencias, bodega las calderas y el contenedor. La entidad cuenta con 84 años de existencia y al año 2014 no se había normalizado los procesos documentales, se venia trabajando empíricamente por parte de un auxiliar de Archivo y un técnico responsables del acervo documental de la entidad. La entidad cuenta actualmente con un aproximado de 1300 ML de documentos distribuidos en los distintos inmuebles ya nombrados, para este aproximado se tuvo en cuenta documentación en formatos oficio/carta almacenada en archivadores fijos, muebles de oficina, estantería metálica fija, cajas, AZ, fólderes y documentación atada con fibra. En cuanto a procesos documentales la entidad viene adelantando la creación e implementación de procedimientos para normalizar las actividades en cuanto a Gestión Documental tales como: aplicación de las Tablas de Retención Documental TRD, trasferencias documentales, levantamiento de inventario documental, trámite y gestión de correspondencia y trámite de PQRSD con el objetivo principal de identificar, unificar y organizar el Acervo Total de la entidad.
PLANEACIÓN
La entidad no cuenta con política de Gestión Documental.
La oficina de Gestión Documental pone a disposición manuales y procedimientos para normalizar las actividades en temas de Gestión Documental: 01GIS03-V1 MANUAL GESTIÓN DOCUMENTAL Y COMUNICACIONES, 01GIS04-V1 MANULA DIGITALIZACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO, 01GIS05-V1 MANUAL RADICACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO, 01GIS09-V1 MANUAL USUARIO FINAL ORFEO, 02GIS05-V1 PROCEDIMIENTO COSTODIA DEL ACERVO DOCUMENTAL, 02GIS06-V1 PROCEDIMEINTO ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA.
La entidad aun no documenta y aplica en su totalidad los 8 procesos documentales.
Con el Diagnóstico se inicia trabajo de campo para la creación de las Tablas de Valoración Documental TVD.
La entidad cuenta con personal calificado para el desarrollo de funciones de archivo (profesional, técnicos y auxiliares)
No se cuenta con un programa de Gestión Documental PGD a largo y mediano plazo.
No se cuenta con del PINAR – Plan Institucional de Archivo.
No se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación – SIC para soportes físicos.
PRODUCCIÓN
A pesar que se cuenta con un aplicativo de Gestión Documental para la administración de las comunicaciones oficiales la entidad no cuenta con firmas digitales para directores, subdirectores y líderes.
La entidad cuenta con formatos unificados y anclados a sus procesos que pueden ser consultados en la intranet de la entidad por medio de un vinculo denominada Sistema de Gestión Documental - Pirámide Documental.
La oficina de Gestión Documental implementa los formatos para la gestión documental: préstamos documentales, inventario único documental, testigo documental, lista de chequeo, afuera documental,
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plantillas. Se requiere socializar y reforzar la aplicación de ciertos formatos en las oficinas.
GESTIÓN Y TRAMITE
La entidad cuenta con el aplicativo ORFEO para la administración de las comunicaciones oficiales y PQRSD.
Se cuenta con la ventanilla Única de Correspondencia centralizada.
Se cuenta con un procedimiento de gestión y tramite 02GIS06-V1 Administración de Correspondencia.
Se ejerce control y seguimiento de las comunicaciones y PQRSD por medio del aplicativo Orfeo.
ORGANIZACIÓN
La oficina de Gestión Documental actualiza las Tablas de Retención Documental TRD del año 2007 en la vigencia 2015, previamente aprobadas y convalidadas por el Consejo Departamental de Archivo y registro de series en el Archivo General de la Nación Jorge Palacio Preciado.
La oficina de Gestión Documental pone a disposición el procedimiento AS2GIS005-V1 Custodia Acervo Documental para la organización de archivos.
Una vez socializada las Tablas de Retención Documental TRD a las oficinas la mayoría clasifican, ordenan e identifican las series y subseries documentales del material de apoyo.
Se normaliza el uso de unidades de conservación (carpetas de yute y ganchos plásticos) en las oficinas, se eliminan las AZ, fólderes y ganchos metálicos.
La oficina de Gestión Documental adelanta procesos de organización, identificación, rotulación y custodia de la serie contratos, ordenes, acciones constitucionales, boletines e historias laborales.
El Hospital cuenta con 3 depósitos documentales, la oficina de Gestión Documental realiza levantamiento de información para identificación de expedientes y clasificación por dependencias.
No se cuenta con manuales de organización de series documentales.
TRANSFERENCIA
Hasta el año 2014 las trasferencias documentales se realizaban empíricamente sin cumplir métodos de ordenación y en unidades de conservación que no cumplen con la norma. En la misma vigencia se normaliza el proceso de trasferencias documentales con su debida acta e inventario documental, cumpliendo con las especificaciones técnicas para la conservación de documentos.
No se han realizado transferencias al Archivo Departamental o Archivo General de la Nación.
DISPOSICIÓN
La aplicación de las Tablas de Retención Documental TRD se ve reflejado en las áreas de la entidad, donde identifican la conservación y trasferencia de series documentales en relación con el material de apoyo.
En el archivo central no existe disposición final para la documentación de la vigencia 1994 hacia atrás. No se ha realizado las Tablas de Valoración Documental TVD.
PRESERVACIÓN
No hay un sistema Integrado de Conservación para soportes físicos por ello la documentación no tiene garantías para la preservación a largo plazo.
La preservación de la documentación almacenada en los 3 inmuebles de la entidad se ve en riesgo por la infraestructura ya que sus condiciones en cuanto a temperatura, humedad, desplome, roedores, contaminación atmosférica es inminente.
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La entidad no cuenta con un plan de emergencias ante desastres aplicada a la documentación con altos valores documentales.
La entidad fue victima de robo de archivo saqueado de un inmueble ubicado en la calle 32 No 16-78 Bogota D.C.
VALORACIÓN
La oficina de Gestión Documental presta apoyo para la interpretación de la valoración de documentos según las Tablas de Retención Documental TRD de cada área.
Los archivos que reposan en el Acervo Documental no cuentan con Tablas de Valoración Documental TVD.
Debido al crecimiento del flujo documental de la entidad, necesidades internas de infraestructura y espacio en el año 2005 la entidad traslada a un inmueble ubicado en la calle 32 No 16-78 Bogota D.C. parte del archivo el cual no fue valorado en metros lineales ni peso. Imag 01 - 02 Especificaciones de traslado del archivo al inmueble – Folio 1/2..
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Imag 01- Especificaciones traslado el archivo a inmueble – Folio 1/2
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Imag - 02 – Especificaciones traslado el archivo a inmueble Folio 2/2
Este acervo documental no contaba con vigilancia las 24 horas y especificaciones técnicas para la preservación y custodia de los documentos. La entidad es victima de robo de dicho archivo en el mes de Marzo del año 2007 donde se pierde gran parte del acervo documental de la entidad, dicho suceso fue informado a las autoridades competentes en su momento: Imag 03 – 04 Denuncia perdida del archivo – Folio 1/2
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Imag 03 - Denuncia perdida del archivo – Folio 1/2
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Imag 04 - Denuncia perdida del archivo – Folio 2/2 Se realiza un reporte de los documentos desplazados a la calle 39 y se plasma en informe los listados de los expedientes entregados al Archivo que previamente fueron objeto de hurto. Este informe se encuentra como soporte para la presentación del Diagnóstico.
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Imag 05-OFICINA UNICA DE CORRESPONDENCIA - RECEPCIÓN
Imag 01-OFICINA UNICA DE
Imag 06-OFICINA UNICA DE CORRESPONDENCIA - ENVIOS
SEGURIDAD DEL DATO ELETRÓNICO
La entidad cuenta con un Programa de Seguridad Informática que aplica a los 10 aplicativos existentes para la captura del dato y carpetas registradas por las dependencias ante el área de Sistemas. El procedimiento consiste en realizar un Backup diario normalizado a las 23 horas, paulatinamente se realiza una incremental al dato cada 3 horas, al día 30 se realiza el backup mensual en una cinta que es entregada a la Dirección Administrativa para la custodia en un ente externo.
Orfeo: administración de Comunicaciones Oficiales y PQRSD. Dinámica: integración de procesos administrativos y asistenciales. Moodle: creación y gestión de cursos virtuales. Mesa de Ayuda: gestión de incidencias correctivas a nivel informático, infraestructura y
ingeniería biomédica. Pacs Ris: almacenamiento, visualización y lectura de Imágenes Diagnosticas. Labcore: gestión de toma y resultados de pruebas de laboratorio. Ordus: tableros de control para consulta de información asistencial. Zimbra: correo institucional. SharePoint: compartir documentos de modo seguro. Tuci: Tablero Único para la administración de Indicadores.
La entidad centraliza la ventanilla Única de Correspondencia con el fin de normalizar los procedimientos de Gestión y Trámite, cuenta con un aplicativo llamado ORFEO para la administración de las comunicaciones oficiales electrónicamente, implementado desde el año 2014 en su primer fase que abarcaba la recepción, radicación, distribución de la correspondencia recibida, en el año 2015 se implementa su segunda fase para la administración de la correspondencia interna, enviada y trámite de PQRSD. Archivos de Gestión: el estado actual de los documentos en los archivos de gestión en cuanto a procesos de ordenación obedece al trabajo que viene adelantando la oficina de Gestión Documental desde el año 2015 donde son actualizadas las Tablas de Retención Documental previamente aprobadas por el Consejo Departamental de Archivo bajo Acta 003 de 24 de Junio de 2015 y convalidadas por el Archivo General de la Nación bajo radicado No 2-201600331. Una vez socializadas las Tablas de Retención Documental TRD a los funcionarios de la entidad, la oficina de Gestión Documental presta soporte técnico para fortalecer las pautas y actividades archivistitas en cada una de las áreas. Con una existencia aproximada de 112 ML de documentos en las distintas áreas, realizan procesos tales como:
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Imag 10 - DOCUMENTOS EN CAJAS BAXTER
Imag 11 – DOCUMENTOS EN FOLDERS
clasificación, organización, expurgo, eliminación de material abrasivo, encarpetado, foliación, identificación/rotulación y custodia de las series y subseries documentales según lo estimado en las Tablas de Retención Documental TRD. Por ende el proceso de consulta en la mayoría de las oficinas no presenta mayor inconveniente. A continuación se presentan las diferentes novedades encontradas en los procesos de aplicación de Tablas de Retención Documental TRD y trabajo de campo para la formulación del Diagnóstico.
Se implementan las unidades de conservación documental primaria y secundarias: carpeta con yute con legajador plástico y cajas X-200 calibre 790 con recubrimiento interno.
Imag 07 - P1
El espacio en algunas oficinas es insuficiente para la conservación documental y se observa documentación en mesas, baños, cajas, piso, AZ, folders que ponen en riesgo los soportes documentales. Acuerdo 037 de 2004 - 049 de 2000
Imag 08 - DOCUMENTACION EN A-Z
Imag 09 - DOCUMENTACION EN BAÑOS
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Imag 14 - MOBILIARIOS DE PARED
Imag 12 - DDOCUMENTACIÓN EN MESANINES
Imag 13 - DDOCUMENTACIÓN BAJO ESCALERAS
P1 https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=613&tbm=isch&sa=1&q=carpetas+de+yute&oq=carpetas+de+yute&gs_l=psy-ab.3..0l2j0i24k1l2.227237.231492.0.231787.16.12.0.0.0.0.454.1449.0j5j1j0j1.7.0....0...1.1.64.psy-ab..9.7.1447...0i67k1j0i8i30k1.WxRGKk1YqjE#imgrc=AWW2LOQ3ugPofM
Espacios bajo escaleras tomados como depósitos documentales. (mezanines)
El concepto de clasificación Documental e identificación de series, subseries y material de apoyo en la mayoría de las oficinas se tiene buen discernimiento. Las oficinas cuentan con mobiliarios de chapa de piso y pared para almacenar las unidades de conservación.
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Imag 15 – SERIE CONTRATOS ORGANIZADA ROTULADA Y FOLIADA
Imag 13 – SERIE CONTRATOS ROTULADAS
Imag 10 – DOCUMENT
Imag 16 – MOBILIARIOS DE PISO CON CHAPA
Imag 17 – EXPEDIENTES ROTULADOS ENCARPETADOS Y FOLEADOS
Imag 13 – SERIE CONTRATOS ROTULADAS
Imag 18 - EXPEDIENTES ECARPETADOS Y FOLEADOS
Imag 13 – SERIE CONTRATOS ROTULADAS
Foliación de expedientes.
La oficina de Arquitectura cuenta con unidades de conservación para planos. A pesar del mobiliario los planos se almacenan de manera incorrecta.
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Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 20 – ALMACENAMIENTO INCORRECTO
Imag 22 ELEMENTOS PERSONALES Y CAFETERIA
Imag 21 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 21 – ELEMENTOS DE CAFETERIA
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Se identifica elementos en muebles que pueden colocar en riesgo la integridad de los documentos.
La oficina de Gestión Documental prohíbe el uso de AZ según Circular Interna No 20174000000125 de 12 de Mayo de 2017, al interior de las oficinas de la entidad donde aun se encuentra estas unidades de conservación que no cumplen con las especificaciones técnicas para tal uso.
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Imag 23 – A-Z ELIMINADAS
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 24 – A-Z ELIMINADAS
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
La custodia del archivo general de la serie Historias Clínicas se realiza por parte del área de Estadística el cual esta distribuido en dos depósitos denominados archivo activo y archivo pasivo, almacenadas en estantería metálica con recubrimiento anticorrosivo y en unidades de conservación primaria definida por la entidad. El expediente se halla en una carpeta codificada, rotulada y ordenada cronológicamente con una existencia aproximada de 166.077 expedientes en el archivo activo y 50.000 en el archivo pasivo. El depósito de Historias Clínicas pasivas presenta humedad en muros, ausencia de ventilación, ingreso directo de luz natural cuyos factores influyen en la preservación a largo plazo de los soportes documentales. A partir del año 2015 se empieza a ingresar el dato electrónicamente al 100% en el aplicativo Dinámica Gerencial con propósitos fundamentales de seguridad, legitimidad y consulta garantizando su autenticidad, integridad, disponibilidad y conservación del dato.
CUADRO DE RIESGOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
La solución de items plasmados en este cuadro de riesgos a la actualizada ya se encuentra subsanada, se mencionan ya que hace parte del plan de trabajo que adelanta de la Oficina de Gestión Documental.
RIESGO CAUSA SOLUCIÓN
Perdida de documentos radicados al Hospital o radicados internamente.
Falta de control para el registro y tramite de la correspondencia.
Implementación de un Sistema de Gestión Documental para la administración de las comunicaciones Oficiales.
Perdida de expedientes Ausencia de criterios archivisticos. Actualizar y socializaron las Tablas de Retención Documental TRD para la organización, identificación y custodia del acervo documental.
Daños en los soportes documentales
Unidades de conservación inadecuados como AZ, folder.
Documentación en baños, depósitos bajo escaleras y
Adquirir mobiliarios para la custodia de expedientes. Socialización de la importancia de la preservación de los documentos.
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cajas baxter. Ausencia de unidades
mobiliarias para la custodia de expedientes.
Elementos personales o de cafetería en los mobiliarios donde reposan los expedientes.
Alteración del soporte documental
El archivo de Historias Clínicas pasivas esta expuesto a humedad, ausencia de ventilación y presencia de luz natural.
Impermeabilizar muros, instalar rejillas con películas de mallas que permitan la circulación de aire sin material particulado e instalar películas de protección solar a los ventanales.
Acumulación de documentos
Ausencia de capacitación para identificar series documentales del material de apoyo y ausencia de un procedimiento para la administración de las comunicaciones oficiales de la entidad.
Actualizar y socializar las Tablas de Retención Documental TRD para la organización, identificación y custodia de series documentales y normalizar los procedimientos para la administración de las comunicaciones oficiales de la entidad.
Casa viejas Urgencias: ubicadas en el costado norte de la entidad calle 1ra entre las carreras 8 y 8c. El inmueble tiene una extensión de 1200M2, cuenta con dos edificios denominados edificio 1 y 2 cada uno con dos niveles construidos, los cuales están siendo ocupados para almacenar documentación de la entidad con un aproximado de 750 ML de documentación. El ingreso al inmueble se hace por medio de una rampa con una elevación de 10° y 13 Mts de larga y posee puertas que apuntan a la calle 1 las cuales han sido inhabilidades para el ingreso.
Imag 25 Rampla de ingreso edificio 1 y 2 Varios de los espacios presentan gran riesgo de desplome por filtración de aguas lluvia que hace que el inmueble presenté humedad. La temperatura del inmueble aproximadamente es de 12° en su primer nivel, en el segundo nivel varia dependiendo el clima y puede tener picos muy altos de temperatura en días soleados. El inmueble cuenta con una cámara de seguridad que apunta a la puerta de ingreso de las instalaciones y vigilancia privada en el predio donde se ubica dicha propiedad.
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Imag 26 – CLARABOLLAS CON FILTRACIÓN DE AGUA
LLUVIA – EDIFICIO 1
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 27 – DESPLOME DE TECHOS – EDIFICIO 1
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 28 – DESPLOME DE MUROS – EDIFICIO 1
Imag 26 – DESPLOME DE TECHOS – EDIFICIO 1
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 29 – HUMEDAD EN MUROS – EDIFICIO 1
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
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Imag 30 –TUBERIA EXPUESTA - HUMEDAD
El edificio 1 se presenta alto riesgo para la humanidad del gestor documental por su alto índice de deterioro y desplome a consecuencia de su infraestructura colonial.
Exposición de tubería de agua lluvia generando humedad.
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Imag 31 – DOCUMENTACION EN CAJAS – EDIFICIO 1
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 32 – DOCUMENTACION EN CAJAS –
EDIFICIO 1
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 33 – CAJAS EN DETERIORO – EDIFICIO 1
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 34 – CAJAS EN DETERIORO – EDIFICIO 1
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 35 – DOCUMENTACIÓN EN DETERIORO –
EDIFICIO 1 - MICROORGANISMOS
Imag 36 – DOCUMENTACIÓN EN DETERIORO –
EDIFICIO 1 - OXIDO
El edificio 1 en sus dos niveles de construcción resguarda documentación correspondiente al área de Tesorería, Jurídica, Desarrollo Humano, Farmacia, Contabilidad, Compras / Suministros y Cuentas Medicas distribuidos en 7 cuartos.
Se evidencia documentación con alteración de su soporte natural a consecuencia de microorganismos como hongos, ácaros, y deterioro por la humedad. Esta documentación pertenece al área de Farmacia (registros de distribución de medicamentos)
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Imag 37 ACTIVOS FIJOS - IMPRESORAS
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 38 ACUMULACION DE TONNER
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 39 ACUMULACION DE CARTON
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 40 ACUMULACION DE EQUIPOS
INFORMATICOS
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
NOTA: Se realiza tendido documental en un área aislada y se recupera información por medio de limpieza con brocha.
Impresoras: son activos fijos que al manipular pueden rasgar y manchar los documentos de tinte de toner, colocando en riesgo la integridad de los gestores documentales por su peso y partículas que emite el toner.
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Imag 41 ACUMULACION DE REACTIVOS
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 42 ACUMULACION REACTIVOS
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 43 INSTALACIONES ELECTRICAS SIN TAPA
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 44 INTERRUCTORES SIN TAPA
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Reactivos de Laboratorio: son químicos, ácidos que ponen en riesgo la integridad del gestor documental al contacto directo con estas sustancias. El daño al contacto con la documentación puede ser considerable teniendo en cuenta los componentes químicos de los mismos.
Las instalaciones locativas eléctricas no son las correctas para velar por la seguridad del acervo y de la humanidad del funcionario. Se reporta que no existe fluido eléctrico en el segundo piso para facilitar la búsqueda de expedientes.
El edificio 1 no cuenta con rutas de evacuación y posee un solo extintor. Imag 46
Tres espacios del edificio 1 se emplean como bodega para el contratista encargado del suministro de papel en la entidad, bodega de farmacia y un cuarto para equipo medico, por ello el ingreso de personal ajeno al interior del edificio es constante.
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Imag 47 ESTANTERIA INSTALADA
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 48 ESTANTERIA INSTALADA
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 45 ARCHIVO UFZ CAJAS X200
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 46 ARCHIVO UFZ CAJAS BAXTER
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
En el primer nivel se encuentra el archivo que se recibió en la entrega de la unidad funcional de Girardot. Este archivo esta en cajas x200 y cajas baxter, cuenta con un inventario pero sin un método de organización ni ubicación.
El edificio 1 en su nivel 1 y 2 no cumple con las especificaciones técnicas para la custodia de los documentos a corto y largo plazo. El edificio 2 se adecua su primer nivel para la instalación de 71 estantes para almacenar cajas x200 de Archivo, producto de las trasferencias documentales primarias realizadas al Archivo Central de las distintas oficinas de la entidad. Este proceso de Trasferencias Documentales primarias se empieza a normalizar desde el año 2014, en años anteriores a esta vigencia se realizaban empíricamente en cajas baxter sin cumplir un método de ordenación. El espacio al año 2017 ya es insuficiente para recibir más trasferencias. La estantería se ubica en el primer nivel uniformemente respetando espacios para el traslado y fácil acceso a la información y de acuerdo al área del inmueble.
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Imag 49 - TRASNFERENCIAS DOCUMENTALES –
ARCHIVO CENTRAL
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 50 - HUMEDAD EN PISOS
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 51 - HUMEDAD EN MUROS
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Se hallan 1450 cajas x200 ubicadas en la estantería producto de las trasferencias documentales y expedientes que están siendo intervenidos por la oficina de Gestión Documental. La serie documental contratos del área Asesora Jurídica fue intervenida por la oficina de Gestión Documental y se encuentra ordenada según las normas técnicas desde el año 1992-2014. Esta serie documental se hallaba en el depósito denominado las calderas sin ningún criterio de organización e inventariada en una base de datos de Access.
Los estantes están construidos en láminas metálicas sólidas con tratamiento anticorrosivo anclados con párales y torniquetes uno con otro para proporcionar mayor estabilidad, con 6 niveles para capacidad de 24 cajas x 200 y demás especificaciones técnicas en cuanto a mobiliario.
La iluminación natural al interior del edificio 2 nivel 1 se encuentra por debajo de los 100 lux y la luz artificial es por medio de lámparas de tubos halógenos.
El deposito presenta humedad en pisos y muros
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Imag 52 - PUERTAS A LA CALLE 1° SELLADAS
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 53 - PUERTAS A LA CALLE 1° SELLADAS CAJAS X200 EN PISO POR FALTA DE ESPACIO
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 54 - CAJAS X200 EN PISO POR FALTA DE ESPACIO
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Existen dos puertas que apuntan a la calle 1°, estas fueron inhabilitadas y se evidencia una lamina metálica en espacios vacíos cubriendo la entrada de material particulado u otros factores que pueden colocar en riesgo los documentos.
La capacidad del inmueble ya excedió el almacenamiento y se evidencian cajas x 200 en el piso.
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Imag 57 - UNIDADES DE CONSERVACION PRIMARIA Y
SECUNDARIA
Imag 55 - EXTINTORES DEPOSITO CASAS DE URGENCIAS
CAJAS X200 EN PISO POR FALTA DE ESPACIO
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
Imag 56 - RECOSTRUCCIÓN DOCUMENTAL
Imag 56 - RECOSTRUCCIÓN DOCUMENTAL
Existen 6 extintores ubicados al interior del edificio.
Los expedientes al interior de las cajas se encuentran debidamente inventariados en el FUID, foliados, rotulados, y con un método definido de ordenación. La ubicación física de la estantería no esta identificada por dependencias.
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Imag 59 - ARCHIVO EN AZ
Imag 60 - ARCHIVO CAJAS – ATADOS CON FIBRA
Imag 58 - ARCHIVO CARTERA CAJAS X200 EN
PISO
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
En su segundo nivel se halla un archivo de las oficinas de Facturación y Cartera acumulado en cajas baxter y AZ.
Los funcionarios del área de Cartera están organizando el archivo: ordenan cronológicamente por entidades, encarpetan y almacenan en cajas x200. Por falta de espacio se tiene ubicado en el pisó dicha información. Imag 58 Por su defecto la información almacenada en dichas instalaciones se puede observar en unidades de conservación que no cumplen las especificaciones técnicas para la conservación documental, tales como AZ, folder, legajos amarrados con fibra, carpetas legajadas con gancho metálico y con material abrasivo entre otras.
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El aseo general al inmueble denominado casas de urgencias se realiza los días miércoles de cada semana, por la infraestructura de los dos edificios y su entorno es evidente la gran concentración de polvo que afecta las cajas almacenadas en la estantería.
El control de plagas y fumigación por aspersión se realiza semestralmente según notificación del área de Hotelería. No se evidencia daño de información a consecuencia de plagas.
CUADRO DE RIESGOS INMUEBLE CASA DE URGENCIAS: muchas de los riesgos identificados ya se han subsanados y gestionados por parte de la oficina de Gestión Documental.
RIESGO CAUSA SOLUCIÓN
Peligro de desplome de techos y paredes de ciertos puntos del inmueble.
El edificio 1 esta fabricado con materiales antiguos catalogado como arquitectura colonial. No se ha prestado mantenimiento adecuado.
Prohibir el ingreso al edificio 1. Se evacua 1125 cajas baxter con documentación y demás elementos como activos fijos y reactivos, se esta gestionando con el personal de Emergencias y Salud Ocupacional el no ingreso al edificio.
Daño en los soportes documentales y afectación al Gestor Documental por la gran presencia de material particulado
Por la arquitectura colonial del edificio 1 se visualiza espacios abiertos al ambiente donde circula libremente fuentes de aire y en el edificio 2 las puertas que apuntan a la calle tienen espacios por donde se filtra el polvo.
Se evacua el edificio 1 en su segundo nivel y el área de arquitectura instala en el edificio 2 láminas metálicas en las puertas y ventanas donde presenta filtro de corrientes de viento y polvo.
Perdida de documentos por personal ajeno que ingresa a las instalaciones
Bodegas asignadas dentro del edificio 1 a farmacia, equipo medico y contratista del papel.
Se cambian chapas y se dejan llaves solo al área de Gestión Documental, se lleva un libro de registro y control de ingreso/salida de elementos y personas al inmueble.
Desplome de cajas por acumulación.
Trasferencias primarias empíricamente (2014 años atrás) sin cumplir procesos documentales y falta de un espacio adecuado.
Realizar Tablas de Valoración Documental TVD e intervenir el fondo. (se clasifican cajas por dependencias para minimizar desplome)
Cortos circuitos. Cables expuestos sin su debida protección, cableados y normas muy antiguas RETILAP.
Se reemplaza la caja eléctrica e instalación de tomas.
Perdida de información de las trasferencias primarias normalizadas año 2015 a la vigencia actual
No espacios adecuados para la custodia.
Adquisición de estantería y adecuación de edificio 2 primer nivel para su instalación.
Deterioro de los documentos Humedad en muros, pisos y techos
Se evacua documentación del edificio 1 en su segundo nivel donde es evidente el desplome de muros y techos. Clasificar y ordenar archivo de la UFG ubicado en el edificio 1 nivel 1 para su respectiva custodia. Impermeabilizar muros externos del edificio 2.
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Imag 62 – CAJAS BAXTER EN ESTANTERIA
Imag 63 – EXPEDIENTES ATADOS CON FIBRA
Acumulación de Archivo Espacio insuficiente para la custodia y adecuación de más estantería.
La entidad busca el alquiler de una bodega con especificaciones técnicas para la adecuación del Archivo Central de la Entidad.
Casa las calderas: este inmueble esta ubicado sobre la carrera 8c costado sur occidente de la entidad con una extensión de 50 M2. Este deposito esta rodeado por las calderas, depósito de basura y central de lavandería de la entidad.
Imag 61 En el interior del depósito se halla documentación en cajas baxter, legajos amarrados con fibra, libros, con una existencia aproximadamente de 350 ML ubicados en 45 estantes de riel y entrepaños en madera. Esta información esta inventariada en una base de datos de Acces con un registro aproximado de 10.000 expedientes, que se comenzó a diligenciar desde el año 2010 por un auxiliar de archivo y por el técnico Mario Jaime encargado del Acervo Documental de la Entidad.
DEPOSITO
DOCUMENTAL
DEPOSITO
RESIDUOS
CALDERAS
LAVANDERIA
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Imag 64 – DOCUMENTACIÓN EXPUESTA
Imag 65 – DOCUMENTACIÓN FACTURACIÓN
Imag 66 – DOCUMENTACIÓN FINANCIERA
Se encuentra datos ingresados en la base de datos de Accces que no corresponden a la ubicación física de los documentos. No se tiene un reporte de préstamos de esos expedientes.
Se visualiza cajas baxter que no están ubicadas en estantería, contiene información del área de Facturación y Financiera sin un método de organización.
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Imag 67 – CONTAMINACIÓN POR MATERIAL PARTICULADO
Imag 70 – HUMEDAD EN MUROS
Imag 71 – HUMEDAD EN MUROS
Imag 68 – AFECTACIÓN DE LIBROS
Es evidente la gran concentración de material particulado en el inmueble por la ausencia de aseo general que puede afectar consideradamente los soportes documentales.
La humedad es visible es ciertas partes de los muros del inmueble, por la filtración de aguas lluvia y tubería rota al interior del deposito.
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Imag 72 – UNIDADES DE CONSERVACION EN DETERIORO
Imag 73 – CONTROL A ROEDORES
Imag 74 –EVIDENCIA DE PRESENCIA DE ROEDORES
La iluminación natural se encuentra por debajo de los 100 lux y la luz artificial es por medio de lámparas de tubos halógenos.
Según notificación del área de Hotelería se realiza fumigación semestral por aspersión y revisión de cebaderos de roedores cada 8 días. A pesar de ello se encuentra evidencia de roedores en las cajas del depósito.
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Imag 75 – EXTINTOR MULTIPROPOSITOS EN EL PISO
Imag 76 – REJAS DE VENTILACIÓN
Imag 77 – TAPAS DE VENTILACIÓN
Se encuentra una cámara de seguridad y reflectores que apunta al inmueble y controla la puerta de ingreso de carros de control basuras u otros. Se notifica por parte del área administrativa que cada vez que se abre el portón un guarda de la seguridad custodia las acciones a realizar de los visitantes hasta abandonar las instalaciones. Imag 78
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Imag 80 – TAPA DE ALCANTARILLA EN MAL ESTADO
Imag 81 – TAPA DE ALCANTARILLA EN MAL ESTADO
Imag 79 - SEGURIDAD EN MUROS
Imag 19 – MOBILIARIOS PLANOS
La pared que apunta a la calle 8c tiene una elevación aproximadamente de 4mts protegido en parte superior con concertinas de alambre en púa
Se visualiza una alcantarilla de aguas lluvias y residuos rota que genera un alto nivel de contaminación y proliferación de malos olores en el depósito.
CUADRO DE RIESGOS INMUEBLE CASA LAS CALDERAS
RIESGO CAUSA SOLUCIÓN
Proliferación de malos olores al interior del inmueble afectando la integridad del Gestor Documental.
Exposición de aguas lluvia por cuneta y alcantarilla.
Mantenimiento de la placa que protege la alcantarilla.
Deterioro de los soportes documentales por proliferación de material particulado.
Falta de limpieza y aseo general al interior del inmueble.
Se programa con el área de Hotelería realizar aseo todos los días miércoles de cada semana cumpliendo las especificaciones
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para limpieza de acervos documentales. Se realizará trabajo de campo para limpieza de las unidades de conservación por parte de la oficina de Gestión Documental.
Deterioro de los soportes documentales por humedad en los muros.
Tubería de aguas lluvia en mal estado.
Realizar mantenimiento correctivo de las instalaciones y recubrir muros afectados.
Perdida de información por deterioro a consecuencia de goteo de aguas lluvia.
Teja en mal estado localizada a la entrada del inmueble.
Realizar mantenimiento correctivo del tejado.
Alteración del soporte documental.
Humedad La oficina de Gestión Documental realiza trabajo de campo para recuperación de documentación afectada por dichos factores.
Perdida de información por deterioro y alteración física de los documentos a consecuencia de roedores.
Existe un control de plagas por cebaderos a pesar de esto hay presencia de roedores en el deposito.
Realizar manteniendo semanal a los cebaderos como se especifica en cronograma de actividades del área de Hotelería.
Contenedor: es un inmueble ubicado en un terreno seco al costado norte de la entidad con un extensión de 29.4 m2 y un aproximado de 130 ML de documentación. Se trasladan a dicho inmueble 1125 cajas: 900 Farmacia, 120 Facturación, 18 Bienes y Suministros, 25 Recaudo, 40 Enfermería, 22 Urgencias del edificio 1 de las casas de Urgencias.
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Este contenedor esta fuera de las especificaciones técnicas para la conservación de documentos, no cuenta con ventilación, la temperatura varía con picos altos y bajos, peligro de desplome de cajas entre otros. Por ello es recomendable evacuar la información.
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CONCLUSIONES Los resultados de este trabajo de campo evidencian las oportunidades, fortalezas, deficiencias, y amenazas que presenta el Acervo Documental de la entidad referente a los diferentes factores que influyen en la conservación del documento a lo largo de su ciclo vital. Este diagnóstico es una línea base para iniciar un procesos de recuperación y levantamiento del fondo documental de la entidad según las especificaciones de la normatividad vigente enfocados en la importancia y responsabilidad de rescatar y custodiar nuestro patrimonio documental. BANCO DE IIMAGENES 001-084
