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Scientia et Technica Ao XII, No 30, Mayo de 2006 UTP. ISSN 0122-1701 279

Fecha de Recepcin: 30 Enero de 2006Fecha de Aceptacin: 12 Abril de 2006

UNA FORMA PRCTICA PARA HACER PLANEACIN ESTRATGICA LOGSTICA

RESUMENDebido a que la logstica es un proceso integrado, asociado con la buena gestiny administracin de los diferentes flujos (insumos, informacin, capital, bienes yservicios, personas, decisiones, entre otros) y por lo que su desarrollo impacta eldesempeo de las organizaciones, es necesario seguir una gua prctica que

permita hacer la planeacin estratgica logstica de tal manera que garantice unarespuesta oportuna a las expectativas de los clientes y al logro de los objetivosorganizacionales. La integracin de procesos logsticos se convierte en uninstrumento de competitividad y en elemento fundamental para un eficienteservicio al cliente. Es este el objetivo que se pretende alcanzar con este artculo.

PALABRAS CLAVES: Logstica, proceso integrado, gestin, administracin,flujos, gua, planeacin estratgica logstica, clientes, objetivos organizacionales,competitividad, servicio al cliente.

ABSTRACTDue to the logistics is an integrated process, associated with the goodmanagement of the different flows (inputs, information, capital, goods and

services, people, decisions, among other) and for what its development impactsthe performance of the organizations, it is necessary to follow a practical guidethat allows to make the planning strategic logistics in such guarantees anopportune answer to the expectations of the customers and the achievement ofthe organizational objectives. The integration of logistical processes becomes aninstrument of competitiveness and in fundamental element for an efficient serviceto the customer. It is the objective that is sought to reach with this article.

KEYWORDS Logistics, integrated process, management, flows, guide,planning strategic logistics, customer, organizational objectives,competitiveness, service to the customer.

PEDRO PABLO

BALLESTEROS SILVA

Ingeniero Industrial,Ms. en Investigacin deOperaciones y Estadstica con

nfasis en produccin.Profesor Asociado.Universidad Tecnolgica dePereira.

[email protected]

DIANA PAOLA

BALLESTEROS RIVEROSEstudiante de VIII semestre deIngeniera IndustrialUniversidad Tecnolgica [email protected]

MARA ELENA

BERNAL LOAIZAIngeniera de SistemasUNADProfesora CatedrticaUniversidad Tecnolgica [email protected]

1. INTRODUCCIN

Desde hace un buen tiempo se han escrito centenares dede documentos relacionados con planeacin estratgica ymuy pocos sobre planeacin estratgica logstica. Estostemas no pueden estar desligados de los fenmenoseconmicos que afectan de manera directa o indirecta lagestin de las organizaciones, como las aperturaseconmicas, la globalizacin, tratados de libre comercio,entre otros, que exigen a estas organizaciones el

planteamiento de mecanismos que mantengan o mejorensus niveles de competitividad y productividad quegaranticen al menos la supervivencia en el turbulentoambiente empresarial actual. De la efectividad de suaplicacin es muy poco lo que se conoce.

Los autores, precisamente motivados por todo lo anterior,pretender presentar una gua que facilite hacer planeacinestratgica logstica, tomando como punto de partida quela estrategia logstica debe seguir la estrategia de laorganizacin, donde los trminos estrategia, tctica ylogstica son unidades interdependientes. Surge uninterrogante: Por que es importante esta gua? Surespuesta est en que las empresas exitosas de comienzosdel siglo XXI han adoptado nuevas formas organizativas,

como la cadena de suministro o las redes de negocio yhan elegido la planeacin estratgica colaborativa como

un camino para facilitar las relaciones y compartir contodos los socios la visin del negocio. Anlogamente, sila logstica forma parte de la cadena de suministro o de lared de negocio, la estrategia logstica se puede orientarhacia la definicin de adecuados objetivos logsticos quesean compatibles con los objetivos de la cadena desuministro. Esto implica que los objetivos estratgicosdel sistema logstico, deben definirse de tal forma que

permitan incrementen los niveles de competitividad en laintegracin de la cadena de suministro y la logstica.

Aqu, los procesos en la administracin de la cadena desuministro y sus subprocesos estratgicos deben sertenidos en cuenta. Adicionalmente, es conveniente quelos responsables del proceso tengan un excelente manejodel lenguaje de la planeacin estratgica y de la logstica

para poder aplicar los diferentes conceptos logsticos, quepor fortuna ya no se identifican con el concepto de losalmacenes de cadena y de transporte, constituyndose enun rea estratgica muy importante en toda organizacin.

Todos los procesos de planeacin estratgica tienen comocondicin la investigacin, es decir, informacin sobre eldiagnstico estratgico que comprende anlisis interno


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(fortalezas y debilidades) y anlisis externo(oportunidades y amenazas).

Se da por descontado que los responsables del procesodeben mostrar un alto compromiso con los valorescorporativos, la visin, la misin, los objetivosestratgicos de la organizacin, posibilitando eldesarrollo de un estilo de gestin fundamentado en un

pensamiento estratgico.

La metodologa empleada consiste en hacer una revisindel marco terico que soporta la planeacin estratgica,

presentando una fundamentacin bsica y la descripcinde la gua, apoyada en el mapa conceptual que se muestraen la figura 1.

2. FUNDAMENTACIN BSICA

En este caso, se definen los conceptos ms importantesque requiere el artculo.

Cultura corporativa: es la manera como lasorganizaciones realizan el trabajo, como establecenprioridades y dan importancia a las diferentes tareasempresariales, adems de incluir lo que es importante

para la empresa.

Diagnstico estratgico: Consiste en el anlisis defortalezas y debilidades internas de la organizacin, ascomo amenazas y oportunidades que enfrente lainstitucin.1. Las fortalezas son las actividades yatributos internos de una organizacin que contribuyen yapoyan el logro de los objetivos de una institucin. Lasdebilidades son las actividades y atributos internos deuna organizacin que inhiben o dificultan el xito de la

empresa. Las oportunidades son los eventos, hechos otendencias en el entorno de una organizacin que podranfacilitar o beneficiar el desarrollo de sta, si seaprovechan en forma oportuna y adecuada. Lasamenazas son los eventos, hechos tendencias queinhiben, limitan o dificultan su desarrollo operativo2.

Estrategias: se definen como las acciones que debenrealizarse para mantener y soportar el logro de losobjetivos de la organizacin y de cada unidad de trabajo

para convertir en realidad los resultados esperados unavez se han definido los proyectos estratgicos.

ndice de desempeo alcanzado: se obtiene a partir delresultado logrado en la ejecucin de las acciones bsicas.Como en el caso anterior, tambin se puede expresar entiempo o en forma cuantitativa.

1 SERNA GMEZ, Humberto. Gerencia estratgica. 3R Editores,Bogot, 1997, pgina 29 y siguientes.2Ibid., pgina 31.

ndice de desempeo esperado: es la meta que se esperalograr en la ejecucin de cada accin. Puede expresarseen tiempo o en forma cuantitativa.

Misin: es la formulacin explicita de los propsitos dela organizacin o de un rea funcional, as como laidentificacin de sus tareas y los actores participantes enel logro de los objetivos de la organizacin3. Por lo

general, se traduce en la razn de ser de sta o de algnrea especfica.

Monitoria estratgica: consiste en un seguimientosistemtico del proceso estratgico con base en unosndices de desempeo y uso ndices de gestin que

permitan medir los resultados del proceso y proporcionala informacin suficiente para una adecuada toma dedecisiones.

Objetivos globales: son los resultados que a largo plazoespera lograr una organizacin para hacer real la misiny la visin de la empresa o rea de negocio. Pueden

clasificarse como objetivos de crecimiento(consolidacinen el actual mercado, crecimiento de nuevas lneas deproducto, diversificacin geogrfica), objetivos derentabilidad, de desarrollo tecnolgico, demodernizacin tecnolgica, de desarrollo humano, dedesarrollo comercial, de orientacin hacia el cliente, deproductividad laboral, de control total de calidad, depreservacin del medio ambiente, de conocimiento delentorno, de responsabilidad social, entre otros.

Planeacin estratgica: Es un proceso mediante el cualuna organizacin define su visin de largo plazo y lasestrategias para alcanzarla a partir del anlisis de las

fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

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Apartir de esta metodologa se obtiene respuesta apreguntas como: Dnde quiere llegar la empresa?,Dnde se encuentra hoy la empresa?, La empresa estalcanzando las metas propuestas?

Planes de accin: corresponden a las tareas que debeefectuar cada unidad o rea para definir las estrategias deun plan operativo que facilite su monitora, seguimientoy evaluacin.

Principios organizacionales: son el conjunto deprincipios, creencias y valores que guan e inspiran lavida de una organizacin o rea5. Constituyen ladefinicin de la filosofa empresarial. Los valores son laexpresin de esta filosofa, convirtindose en el eslabnms alto de una cadena, que desciende a travs de los

propsitos y las metas, para alcanzar finalmente losobjetivos. Como ejemplos de principios organizacionales

3Ibid., pgina 31.4Ibid., pgina 31.5Ibid., pgina 31.


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se pueden citar el respeto por las personas, los valoresticos, la calidad, la productividad y la competitividad.

Proyectos estratgicos: son aquellas reas condicinpara que el negocio logre sus objetivos6. Estnconstituidos por un nmero restringido de reasestratgicas en las cuales la organizacin, unidadestratgica de negocios o departamento deben poner

especial atencin y lograr un desempeo excepcional conel fin de asegurar una competitividad en el mercado.

Visin:consiste en la declaracin amplia y suficiente dednde quiere que su empresa est en un lapso de 3 5aos. No debe expresar en nmeros, debe sercomprometedora y motivante de tal manera que estimuley promueva la pertenencia de todos los miembros de laorganizacin7.

3. DESCRIPCIN DE LA GUA.

Con una buena fundamentacin y compromiso, elpersonal responsable de la logstica puede implementar la

gua que se describe a continuacin: (ver mapaconceptual, figura 1).

3.1ASUMIR EL PAPEL DE ESTRATEGA

LOGSTICO.

El personal debe estar en capacidad de abordar el planestratgico de la empresa, asimilar y comprenderclaramente la misin, visin y objetivos organizacionalesde sta. Posteriormente, debe revisar los ltimos anlisisinternos y externos, examinando la matriz DOFA que

posea la empresa y detectar la coherencia y elcompromiso con los principios corporativos, los valores,

las creencias, la visin, la misin y los objetivos de laorganizacin.

Aqu, el objetivo es lograr la capacitacin del personalpara pensar estratgicamente y crear un sistema logsticosoportado en una cultura estratgica. Puede decirse queesto explica el buen desempeo del proceso logstico.Tngase en cuenta que los lideres y los estrategas sondueos de un nivel de inteligencia y formacin generalsuperior al promedio, con buena capacidad analtica,capaces de ser excelentes comunicadores, concompetencias para el liderazgo y con el compromiso paraalcanzar los objetivos de la organizacin.

3.2 ESTABLECER UN DIRECCIONAMIENTO

ESTRATGICO

A partir de la estrategia corporativa, las empresas debenser conscientes de su crecimiento, de la generacin deutilidades y de sobrepasar las expectativas de los clientes.

6Ibid., pgina 32.7Ibid., pgina 31.

El direccionamiento estratgico est conformado por losprincipios organizacionales, la visin y la misin de laorganizacin. Estos elementos son necesarios pararealizar el diagnstico del proceso logstico.

3.3 HACER EL DIAGNSTICO DEL PROCESO

LOGSTICO

Esto no es otra cosa que la realizacin de la evaluacin yanlisis de la situacin actual de todos los procesoslogsticos, relacionados con el entorno. Este diagnsticodetermina el rumbo de la empresa y es un proceso quefacilita la identificacin de fortalezas, debilidades,oportunidades y amenazas de la organizacin, del rea ounidad estratgica. Est integrado por el anlisis internode la capacidad directiva, competitiva, financiera,tcnica o tecnolgica y del talento humano y el anlisisexterno a partir de factores econmicos, polticos,sociales, tecnolgicos, geogrficos, y competitivos. Pararealizar el anlisis interno existen procedimientos comoel perfil de capacidad interna de la empresa y el anlisis

de vulnerabilidad. Anlogamente, para efectuar elanlisis externo se utiliza el perfil de oportunidades yamenazas en el medio, estableciendo el impacto y suimportancia en los factores que se consideran.

Este diagnstico conduce al establecimiento de la matrizDOFA, donde son muchas las variables que puedenintervenir, siendo necesario su clasificacin en orden deimportancia y del impacto en el proceso logstico.

Por fortuna, en la actualidad existen instrumentos quepueden ayudar en la elaboracin del diagnsticoestratgico, con un ajuste y seguimiento adecuados.

3.4 PROPONER OPCIONES ESTRATGICAS

LOGSTICAS

Surgen una vez se ha efectuado el diagnstico estratgicoy establecida la matriz DOFA. Las opciones propuestasse deben anticipar a las debilidades, oportunidades,fortalezas y amenazas, siendo necesario un anlisis devulnerabilidad centrado en el diagnstico, la creacin dela cadena de suministro donde es conveniente considerarlas opciones estratgicas que se tienen, los objetivosglobales para el rea logstica, los factores clave de xito(key factor), el proyecto estratgico logstico y las

principales estrategias logsticas a lo largo de losprocesos logsticos como compras, inventarios,almacenamiento, transporte y distribucin y servicio alcliente.


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Para la identificacin de las opciones estratgicas existenmetodologas propuestas desde la teora administrativacomo alternativas estratgicas (incluye estrategiasofensivas, defensivas, genricas y concntricas), anlisisvectorial de crecimiento y anlisis del portafolio de

productos y servicios.

3.5 REALIZAR LA FORMULACIN

ESTRATGICA LOGSTICA

Producto del numeral anterior, las opciones estratgicaslogsticas propuestas sern transformadas en planes deaccin definidos, con asignacin del personalresponsable, con un horizonte de tiempo para cada

proyecto logstico, formulando los respectivos objetivos,

estrategias, acciones y actividades con sus recursosfinancieros e indicadores.

Estos proyectos estratgicos (que pueden sermodernizacin tecnolgica, reingeniera organizacional,

plan global de mercadeo, calidad, total, servicios alcliente y plan estratgico del talento humano) y los

planes operativos deben contemplarse en un presupuestologstico, que debe tener coherencia con el presupuestogeneral de la organizacin.

El presupuesto estratgico se constituye en el verdaderoplan estratgico, debido a que de nada sirve elaborar

planes si no se cuenta con los recursos necesarios para suejecucin.

Como medida de control, es necesario un monitoreo yauditora durante la ejecucin del proceso de planeacinestratgica logstica, que ser favorecido en el caso deuna previa certificacin de las empresas con Normas deCalidad ISO. En caso contrario, es conveniente iniciar ladocumentacin todos los procesos, y motivar a lagerencia para empezar un proceso de certificacin de lacalidad.

Los proyectos logsticos deben estar orientados hacia los

pocos vitales, es decir hacia los factores claves de xitode las organizaciones.

3.6 ESTABLECER LOS INDICADORES DE

GESTIN PARA EL MONITOREO LOGSTICO

Con el nimo de evaluar el cumplimiento de losobjetivos, la ejecucin tanto de los planes operativoscomo del presupuesto estratgico, es recomendableestablecer unos indicadores que sirvan para medir

peridicamente el desempeo de cada proceso. De aqusurge la retroalimentacin oportuna del proceso

permitiendo hacer los ajustes o las modificacionespertinentes.

Tanto la monitora estratgica y los ndices de gestinsolo tendrn validez si se refieren a la ejecucin del

presupuesto estratgico.

La legalizacin de este proceso de monitoreo ymediciones peridicas, sirve de base parainstitucionalizar la auditoria estratgica, que es unelemento indispensable no solo en la creacin sino


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tambin en la consolidacin de una cultura estratgicalogstica.

Con un enfoque sistmico, la auditoria estratgicalogstica puede asegurar la permanencia y continuidaddel proceso logstico.

Cuando se efectan las auditorias es normal preguntarse

qu tan bien se desempean la cadena de suministro y lalogstica de las organizaciones con respecto a lacompetencia. Esto implica que se debe buscar oinvestigar informacin del desempeo del sistema decostos y servicio al cliente para similares empresas denegocios. Esta informacin se puede obtener medianteencuestas y por lo general, las cmaras de comercio,universidades, asociaciones gremiales, firmasconsultoras, entre otras se han convertido en fuentessecundarias para hacer esta comparacin.

3.7 APLICAR EL PROCESO DE PLANEACIN

ESTRATGICA LOGSTICA POR NIVELES.

Como es de pleno conocimiento de los lectores, lalogstica est incorporada con los diferentes niveles de laorganizacin, en los dos sentidos, de arriba abajo y deabajo arriba. Es fundamental que desde la gerencia seinstaure conciencia logstica y oriente sus proyectos entrminos de rentabilidad. Esta incorporacin debeefectuarse con todos los directores de reas y lograr quetodo lo que la logstica pueda hacer asegure una muy

buena gestin. Luego, se procede con los nivelesoperativos, entregndoles objetivos y estrategias a corto

plazo. Aqu, la responsabilidad radica en la ejecucineficiente de los planes de accin definidos a nivel

funcional.En esta fase de la planeacin operativa y en su ejecucinno puede faltar la retroalimentacin, puesto que staintensifica y define los ajustes o acciones que debenrealizarse en el momento de revisin. Se consigue por lotanto, un sistema de interrelaciones que convierte a la

planeacin estratgica logstica en un proceso dinmico,rpido, flexible, y muy participativo.

3.8 HACER UNA OPORTUNA DIVULGACIN DE

LA PLANEACIN ESTRATGICA LOGSTICA.

Paralelamente con cada una de las etapas descritasanteriormente, no puede desconocerse que la existenciade la logstica debe facilitar el enfoque de integracin,sincronizacin, y optimizacin de todos los procesos dela organizacin que van desde las relaciones con el

proveedor del proveedor hasta las relaciones con elcliente del cliente, segn los canales de distribucin. Deesta manera y una vez definido el plan estratgico, seinicia su divulgacin en todos los niveles de laorganizacin, utilizando un adecuado proceso decomunicacin interna, que lograr que todos los

colaboradores no solamente identifican suresponsabilidad sino el compromiso con su ejecucin.

Entre los objetivos de la divulgacin de la planeacinestratgica logstica se pueden considerar: Consolidar el

proceso de comunicacin interna de la organizacin,estimular el compromiso del personal, a partir delconocimiento de los principios, visin, misin, objetivos

organizacionales, proyectos estratgicos y planes deaccin, establecer las condiciones para consolidar unacultura estratgica, facilitar y fomentar el trabajo enequipo, permitir la medicin de resultados con base enndices de gestin, llevar a cabo la retroalimentacin ymonitora del plan.

Se debe tener cuidado en proteger la informacinconfidencial de la organizacin.

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Este artculo se puede tomar como una ayuda y aporte

para que todas las personas que estn comprometidas conla funcin logstica en cualquier organizacin tengan laposibilidad de desarrollar el plan estratgico logstico conun amplio sentido comn y cultivar el pensamientoestratgico en su trabajo.

La aplicacin adecuada de la gua mostrar unaorganizacin con personal comprometido y preparado

para el cambio, anticipando estrategias que permitanadicionar valor a los productos (bienes y servicios)llegando a mercados a travs de un esquema netamentelogstico.

Con la implementacin de la gua presentada se puedeconfirmar que la logstica debe considerarse como unaactividad estratgica de las organizaciones que es clave

para establecer o consolidar ventajas competitivas.

Otro valor agregado del artculo es la identificacin delas personas que por su conocimiento, dedicacin ycompromiso pueden favorecer la ejecucin del planestratgico de la organizacin.

Se busca tambin eliminar o reducir la rivalidad depropsitos entre reas funcionales, logrando que elsistema de operacin logstica sea eficiente en elsuministro y en la distribucin de bienes y servicios y enconsecuencia debe revisarse la actual estructura de laorganizacin si se trata de garantizar un adecuado nivellogstico del servicio al cliente.

Con una adecuada planeacin estratgica logstica lasempresas pueden estar en condiciones de afrontar conxito todos los cambios que se presentan en el incierto yturbulento mundo de los negocios.

Se puede afirmar que la estrategia de la logstica giraalrededor de tres objetivos que son la reduccin de


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costos, la reduccin de capital y la prestacin de un mejorservicio. Por otro lado, la planeacin estratgica logsticase concentra en cuatro reas clave: servicio al cliente,ubicacin, administracin de inventarios y transporte ydistribucin.

Los responsables de la logstica deben estar involucradosen las actividades de control sobre una base que puede

ser diaria, actuando como supervisores de las actividadeslogsticas al medir el nivel de ejecucin de stas mediantelas distintas auditorias e informes, comparndolas con lasmetas de desempeo como los presupuestos, estndaresde utilidades, y objetivos de servicio al cliente. Con baseen estas comparaciones se toman las decisiones con elobjeto de tener todo bajo control.

En este documento se presentan varios principios yconceptos que son tiles para la formulacin deestrategias efectivas de logstica.

Finalmente, se recomienda hacer una revisin de los

sistemas de control para evitar que caigan en laobsolescencia.

5. BIBLIOGRAFA

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