Diapositiva 1Distretto XXXX

SISE 2008SISE 2008

DISTRETTO 2070

San Vincenzo, 5 Aprile 2008

Diapositiva 2Distretto XXXX

Sessione 1:Sessione 1:ruolo e responsabilitàruolo e responsabilità

Segretari di club

Diapositiva 3Distretto XXXX

I club efficienti sono in grado di:

Conservare e aumentare l’effettivo

Conservare e aumentare l’effettivo

Attuare progetti di

servizio efficaci

Attuare progetti di

servizio efficaci

Sostenere la Fondazione

Rotary

Sostenere la Fondazione

Rotary

Formare dirigenti capaci

di servire a livello

distrettuale e oltre

Formare dirigenti capaci

di servire a livello

distrettuale e oltre

Vie d’azionePiano direttivo di club

Diapositiva 4Distretto XXXX

Responsabilità del Responsabilità del segretario di clubsegretario di club

Aggiornare i dati sull’effettivo

Prendere nota delle presenze alle riunioni e inviare, entro 15 giorni dall’ultima riunione di ogni mese, un rapporto mensile sulle presenze al governatore distrettuale

Inviare avvisi per le riunioni del club, del suo consiglio direttivo e delle sue commissioni

Redigere e conservare le minute delle suddette riunioni

Informazioni sui dirigenti da inserire nell’ Official Directory (da inviare attraverso l’Area Soci o utilizzando il modulo per il rapporti sui dirigenti di club)

Diapositiva 5Distretto XXXX

Responsabilità del Responsabilità del segretario di clubsegretario di club

Inviare al RI i documenti richiesti, tra cui:

Rapporti semestrali sull’effettivo, accompagnati dal

versamento delle relative quote sociali (entro il 1º luglio e il

1º gennaio)

Quote relative al Consiglio di legislazione (entro il 1º luglio)

Quote dei nuovi soci ammessi al club (da inviare attraverso

l’Area soci o utilizzando il modulo Variazioni sull’effettivo)

Variazioni sull’effettivo, quali ad esempio soci dimissionari

o cambiamenti d’indirizzo (da inviare attraverso l’Area soci

o utilizzando il modulo Variazioni sull’effettivo)

Diapositiva 6Distretto XXXX

Area sociArea soci

Aggiornamento e revisione dei dati sull’effettivo.

Pagamento delle quote sociali.

Aggiornamento dei dati del club (quali orario e sede delle

riunioni).

Comunicare le coordinate dei nuovi dirigenti di club.

Controllare i rapporti sulle donazioni alla Fondazione

Rotary.

Diapositiva 7Distretto XXXX

Come prepararsi Come prepararsi all’incarico di segretario all’incarico di segretario di clubdi club

Definire il ruolo con il presidente entrante del club

Incontrare il segretario uscente per rivedere insieme le

responsabilità del segretario

Accordarsi con il segretario uscente per il trasferimento di

tutti i dati e le informazioni relative al club

Rileggere il manuale del segretario del club

Diapositiva 8Distretto XXXX

Responsabilità in merito ai Responsabilità in merito ai rapporti da inviare al Rotary rapporti da inviare al Rotary InternationalInternational

Rapporto semestrale per il pagamento delle quote sociali da inviare al RI*.Rapporti sulle presenze mensili da inviare al governatore distrettuale.Modulo dati sull’effettivo* (per cambiamenti relativi all’effettivo) da inviare al RI e al governatore distrettuale.Rapporti sui Rotariani in visita, da inviare ai segretari di club appropriati.Moduli per il trasferimento d’affiliazione da inviare ai segretari di club dell’area in cui il socio ha in progetto di trasferirsi.Rapporti sui cambiamenti a livello dirigenziale e delle informazioni relative alle riunioni, da inviare al RI* e al governatore distrettuale.Modulo per i dati da inserire nell’Official Directory da inviare al RI*.

*Possono essere inviati al RI utilizzando l’Area soci.

Diapositiva 9Distretto XXXX

RisorseRisorse

Statuto e regolamento di club

Manuale di procedura

Catalogo del RI

Rivista rotariana

Manuale del segretario di club

Diapositiva 10Distretto XXXX

Come collaborerete con il Come collaborerete con il presidente di club?presidente di club?

Stabilire chiaramente le rispettive responsabilità

prima di assumere l’incarico

Assistere il presidente nell’espletamento dei

compiti amministrativi se necessario

Diapositiva 11Distretto XXXX

Come potete sostenere le Come potete sostenere le commissioni di club?commissioni di club?

Trasmettere alle commissioni le informazioni

rilevanti provenienti dall’RI e dal Distretto

Informare le commissioni sui principali dati

registrati nei club (comunicando ad esempio i dati

relativi alle presenze e alle donazioni effettuate)

Diapositiva 12Distretto XXXX

Come sostenere la Come sostenere la commissione effettivocommissione effettivo

Esaminare le proposte di nuovi soci

Comunicare al RI i nominativi di eventuali nuovi soci e di soci dimissionari

Comunicare al RI eventuali ulteriori cambiamenti relativi ai dati sull’effettivo

Comunicare ad altri club il trasferimento di un proprio socio nella loro area

Comunicare i dati relativi all’effettivo e alle presenze

Diapositiva 13Distretto XXXX

Sessione 2:Sessione 2:Segretari di clubSegretari di club

Sviluppo degli obiettiviSviluppo degli obiettivi

Diapositiva 14Distretto XXXX

Obiettivi efficaciObiettivi efficaci

• Condivisi

• Misurabili

• Ambiziosi

• Raggiungibili

• Limitati nel tempo

Diapositiva 15Distretto XXXX

Obiettivi annuali e a Obiettivi annuali e a lungo terminelungo termine• Definire obiettivi annuali e a lungo termine per la

commissione.• Gli obiettivi a lungo termine rappresentano ciò che il

club desidera raggiungere nell’arco di 3-5 anni.• Gli obiettivi annuali costituiranno i passi intermedi

verso il raggiungimento degli obiettivi a lungo termine.

• Gli obiettivi devono evolvere di pari passo con lo sviluppo del club.

Diapositiva 16Distretto XXXX

Elementi da prendere in Elementi da prendere in considerazione al momento considerazione al momento della definizione degli obiettividella definizione degli obiettivi

Valutare le risorse e la situazione attuale del club

Coinvolgere i soci per essere certi della loro

collaborazione

Analizzare le esigenze della comunità

Contattare i dirigenti distrettuali per ottenere sostegno

Utilizzare l’esperienza accumulata attraverso precedenti

progetti e attività

Diapositiva 17Distretto XXXX

Come assicurarsi che gli Come assicurarsi che gli obiettivi vengano raggiuntiobiettivi vengano raggiunti

Comunicare con gli altri dirigenti di club per assicurarsi che sostengano gli obiettivi della commissioneSviluppare forme di intervento mirate al raggiungimento dei singoli obiettiviNominare dei soci che si occupino di questi interventi in base ai loro interessi e le loro capacitàConsultare i dirigenti distrettuali per raccogliere informazioni sulle risorse disponibiliFissare delle scadenze preciseDeterminare dei criteri specifici per la misurazione dei progressi compiutiUtilizzare le risorse e gli strumenti messi a disposizione da club, distretto e RI.Valutare i progressi compiuti

Diapositiva 18Distretto XXXX

Come raggiungere gli obiettiviCome raggiungere gli obiettivi

Per raggiungere i propri obiettivi la commissione

avrà bisogno di risorse umane, informative e

finanziarie

Diapositiva 19Distretto XXXX

Chi può rappresentare una Chi può rappresentare una risorsa per il vostro club?risorsa per il vostro club?

Past dirigenti di club

Membri per la commissione per l’amministrazione del club

di altri club del distretto

Altri segretari e tesorieri del vostro distretto

Governatore distrettuale

L’assistente del governatore

Lo staff del Dipartimento Supporto Club e Distretti

Diapositiva 20Distretto XXXX

Risorse InformativeRisorse Informative

Official Directory

Manuale di procedura

Catalogo del Rotary International

Regolamento tipo del Rotary Club

Statuto tipo del Rotary Club

Riviste rotariane

Sito web del Rotary International, inclusa l’area soci

Diapositiva 21Distretto XXXX

Grazie per l’attenzione!Grazie per l’attenzione!