UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PANAMAGERENCIA DE PROYECTOS PRUEBA DE
CONOCIMIENTO 1 PARTE ICASO: DIARIO DE UN GERENTE ENERO 3. Obtuve
luz verde de mi jefe para conseguir el soporte del usuario para
realizar una nueva aplicacin muy importante sobre la cual yo haba
venido pensando hace algn tiempo. 6. Organic una reunin de los
jefes Departamentales usuarios y les di mi AGENDA, su reaccin fue
muy favorable, creo que fue mi entusiasmo lo que los ENCENDIO.
Ellos concordaron que mi mtodo de computacin puede mejorar el
servicio al cliente. Quisieron que el nuevo enfoque se instalara en
todas las subsidiaras, no solamente en la oficina principal como yo
tena en mi mente. Les asegur que eso se poda realizar y les habl en
pocas palabras todo lo que yo saba de teleprocesamiento. Haba que
moverse rpidamente. El beneficio de esta aplicacin, dijeron, debera
ser efectivo antes que est lista la nueva lnea de producto, esto es
en un poco ms de ocho meses a contar de la fecha. Para mantener su
inters, les dije ocho meses, son ms que suficientes. 12. Hasta yo
mismo me estoy sintiendo emocionado con el proyecto. Est tomando
forma como una ampliacin significativa de nuestro sistema en lnea
de base de datos actual, sirviendo a usuarios remotos a travs de
teleprocesamiento por primera vez. Gast algunas horas esa noche
tratando de inventar un nombre pomposo para mi sistema. 19. Dibuje
unos pocos formatos de pantalla posibles y les mostr al personal
operativo del usuario. Su reaccin fue todos parecen buenos. Visit
dos subsidiaras a fin de observar sus manuales de procedimientos,
los cuales son irremediablemente arcaicos. Uno de los supervisores
me dijo nosotros hacemos las cosas de la misma manera de siempre,
pero conseguimos hacer bien el trabajo. 30. Me encanta la relacin
que tengo con los usuarios. Ellos tienen solo una vaga idea de lo
que estoy hablando y parece que ponen f en todo lo que les sugiero.
Tendr la ms completa libertad para disear e implementar el sistema
en la forma que parezca. Es mi Show. FEBRERO 4. Fui invitado a
presentar mis ideas en una conferencia ejecutiva con el
Vice-presidente y todo el grupo de asesores de la Alta Gerencia de
la Divisin usuaria. Fueron extremadamente cordiales y me parecieron
favorablemente impresionados por la presentacin en slides que les
expuse. Afortunadamente no me hicieron ninguna pregunta
comprometedora. 10. Todava no hay ninguna palabra sobre la decisin
del usuario. Pienso que no me queda ms que esperar. 24. Mi jefe me
llam para darme buenas noticias, el Vice-presidente usuario dio el
OK al proyecto. La fecha de finalizacin ha sido fijada para el
primero de Agosto, cinco meses desde ahora, a fin de dar a los
representantes de servicio de clientes suficiente tiempo de
aprender el nuevo procedimiento antes de que salga la nueva lnea de
producto. Fui promovido a Gerente de Proyecto, reportando al
Gerente de Desarrollo a Aplicaciones. El Vice-presidente usuario
hubiera preferido un Gerente de Proyecto experimentado, pero
ninguno poda ser retirado de los proyectos ya en marcha. Tengo
sentimientos encontrados sobre todo esto. Porqu no fui considerado
como el primer candidato obvio para encabezar el proyecto? Porqu no
se me consult sobre la tope de terminacin?. Cinco meses parecan muy
poco tiempo. Sin embargo me guard mi opinin porque: Ellos deben
saber que 1 de Agosto no es una fecha firme. Yo no tengo
personalmente el compromiso de hacerlo. La fecha fue colocada
arbitrariamente, antes de ningn anlisis del alcance del trabajo. Yo
no quiero parecer negativo ya que mis dudas pueden causar que otros
tengan una segunda idea sobre el proyecto. No puedo probar que
necesito ms tiempo ya que no ha sido elaborado todava ni el diseo
del sistema ni el plan de implementacin. Si acontece lo peor, se
que hay dos meses de colchn antes de la liberacin de la nueva lnea
de producto.
MARZO 1. Gast algn tiempo conversando con mi nuevo gerente. Como
una tpica burcrata, ella se tom mucho tiempo explicndome la
organizacin de nuestro departamento:Director de Sistema de
informacinGerente de Sistemas y Programacin Gerente de Desarrollo
de Aplicacin Gerente de Operaciones
Gerentes de Proyectos
Le dije que estaba impaciente por poner en marcha mi proyecto.
Le aclar a ella que quiero desarrollar mi propio show sin ningn
tipo de interferencia extraa. 3. Ped al Gerente de Sistemas y
Programacin que asignara gente experimentada para trabajar conmigo.
Me dijo que ese tipo de gente estaba involucrada en otros
proyectos, que me poda proporcionar dos analistas sin experiencia
en Sistemas en lnea y cuatro programadores Junior. Le dije no me
interesa. 17. repetidamente he ido donde mi gerente a expresarle mi
urgente necesidad de tener un grupo experimentado. Le he enfatizado
que no puedo perder tiempo entrenando gente. 23. A pesar de mis
esfuerzos no he conseguido nada de los grupos funcionales para
tener gente de alto nivel. Tengo la impresin que no han comprado mi
proyecto. El Gerente de Sistemas y Programacin admiti: trato de
asignar a mi mejor gente a proyectos que lucen Ganadores. Mi
Gerente dice que ella simplemente no puede en este momento tomar
recursos extrayndolos de otros proyectos y me dice adems debe
realizar su trabajo con las personas que pueda conseguir. 31. Las
ltimas cuatro semanas han sido infructuosas. He estado patinando en
lodo. Tengo que admitir para mi mismo que la gente disponible podra
haber estado entrenada para esta fecha. Tuve otra larga conversacin
con mi Gerente, ella puntualiz nuevamente que no tiene un control
directo sobre el suministro de analistas y programadores, sin
embargo rehus transferir mi pedido a la Gerencia Superior. Me estoy
sintiendo muy frustrado y molesto. Me pas por encima de mi Gerente
y escrib un candente memorando al director de sistemas de
informacin. ABRIL 1. Habl con el Gerente de sistemas y programacin
que yo estaba resignado a tomar a cualquier persona que estuviese
disponible. Seis personas aparecieron en mi oficina en el
transcurso de una hora. No estaba seguro de lo que poda hacer con
ellos. Rpidamente les puse al corriente sobre el resultado de mi
presentacin en transparencias, les suministre copias se mis
formatos de pantalla y los envi de vuelta a sus respectivos
escritorios dicindoles A ver qu se le ocurre a ustedes. Qu
asignaciones puedo dar a los programadores para mantenerlos
ocupados?. Se me prendi la lmpara que necesitaba una oficina con
espacio suficiente para que el grupo trabajara unido. Telfonos,
suministros, equipos y toda otra clase de cosas. Tambin personas
administrativas, bibliotecarias, mecangrafa...... Lo que me golpe
fuertemente fue el darme cuenta que no tena ninguna documentacin
del concepto de mi sistema. Tambin deba haber tenido la prudencia
de tomar notas en mis primeras discusiones y negociaciones con los
usuarios. 11. Mi gerente me tom de sorpresa cuando quiso ver mi
calendario de actividades. Me exigi que lo tenga listo este fin de
semana para revisarlo. Sent que algo ms la estaba molestando. Se
mostr ms hostil y lanz un comentario mordaz sobre mi memorando al
director del cual casi me haba olvidado. 13. Me pas en vela toda
esa noche en casa, me las arregl para conformar una lista de las
actividades principales y establec fechas topes que deben ser
alcanzadas a fin de terminar el trabajo para el primero de agosto.
Mi gerente actu como si este plan tuviera un compromiso de entregar
el sistema en la fecha tope fijada por el cliente. No conoca ella
que el 1. De agosto es una fecha que alguien la extrajo de un
sombrero?. De todas formas yo s que tengo un colchn de dos meses.
15. Mi grupo del proyecto reaccion muy mal cuando vieron el
calendario. Todos opinaron que era irreal. Ellos dijeron que el
trabajo es mucho ms complejo de lo que yo imagin. Conversaron que
tenan que organizarse. Estoy preocupado sobre su actitud negativa.
Tendr que hablar con ellos individualmente y conseguir
enderezarlo.
MAYO 1. Repentinamente un analista experimentado qued disponible
desde otro proyecto. Que golpe de suerte!. Debera darme a mi mismo
el crdito por haber peleado tan fuerte y durante tanto tiempo a fin
de conseguir gente experimentada. 8. El nuevo hombre realmente
conoce la materia. Ech una mirada a mis formatos de pantalla y me
inform que Ni siquiera vale gastar tiempo en considerarlos. Parece
que exceden el tamao de la pantalla de los terminales ordenados.
Inmediatamente se puso a trabajar independientemente en un nuevo
diseo general del sistema. Aparenta ser un Solitario. El resto del
grupo no lo ha aceptado. Quizs tengan razn. Ellos gastan la mayora
de su tiempo leyendo y hablando en lugar de realizar algn trabajo.
Estoy muy contento de tener al fin una persona productiva dentro
del grupo. 16. Estamos en la fecha para la terminacin del diseo
general y fui forzado a reportar que estamos atrasados. La
especificacin de los requerimientos est tomando ms tiempo del
esperado. Por alguna razn. 25. El ejecutivo de un departamento del
usuario llam para quejarse que mi nuevo analista est tratando de
ensearle como manejar su negocio; me dijo: este seor grosero,
apabullante y arrogante, no quiero verlo ms por ac. 26. El analista
me dijo que l pens que tena la autoridad para establecer las
especificaciones del sistema. El tuvo un fuerte altercado con el
hombre de mtodos quien reclamaba esa responsabilidad. Me pregunt:
Al fin y quin es el que dirige..., usted, o el gerente de proyecto
del usuario?. 28. Tuve que concluir con dolor que deba haber
gastado tiempo con la gerencia del usuario en una forma regular; as
hubiera tenido la oportunidad de conocer por lo menos que ellos
establecieron su propio proyecto con el grupo de proyecto de la
divisin del usuario. Si slo hubiera ms horas en el da!. JUNIO 3. El
gerente del usuario me ha pedido formalmente retirar del proyecto
al analista ofensivo. Tambin indic que Requiere mi presencia en su
oficina para una sesin de revisin del proyecto. Con quin cree el
que est tratando?. Al fin de quin es el proyecto? Del usuario. 10.
El grupo de proyecto del usuario ha publicado las especificaciones
del diseo del sistema, completamente diferentes a las nuestras. Las
mismas estn basadas en el formato original de pantalla que les
entregamos en enero. 12. Trat de evitar el aceptar ciertos
compromisos, as que permanec en silencio durante las negociaciones
concernientes a los nuevos requerimientos. Solamente dije:
Ciertamente queremos ser receptivos a sus necesidades y
exploraremos la factibilidad de realizar los cambios que ustedes
desean. 13. El gerente de proyecto del usuario circul un memorando
a todos los involucrados, resumiendo se entendimiento procesamiento
de datos est de acuerdo en satisfacer todos nuestros
requerimientos. 21. El departamento de publicidad y propaganda
circul hojas volantes promocinales anunciando la nueva lnea de
producto y mencionando en un lugar destacado Servicio computarizado
al cliente su descripcin se gua a las especificaciones del usuario,
no las nuestras. 27. A fin de ordenar las lneas de transmisin
telefnica, requiero obtener la aprobacin anticipada del contralor.
Con los gastos de telfono de la compaa, sobrepasamos ya en un 37%
sobre el presupuesto. Los contadores insistieron en estudiar el
entorno de la inversin del proyecto para justificar la aprobacin de
ms lneas. No tengo tiempo de preparar una justificacin econmica.
Adems, como puedo medir que valor en dlares significa el
incrementar el servicio a clientes. Impaciente con la inflexible
burocracia y sus reglas absurdas tom la iniciativa de ordenar las
lneas que necesitamos, sin la aprobacin del contralor. JULIO 2.
Marketing planea hacer un preanuncio de la nueva lnea de producto
en una feria industrial al comienzo de agosto. Se me pidi realizar
demostraciones de nuestro sistema. Vaya!. Aqu desaparecen los dos
meses de colchn y yo que contaba con ellos. 5. Estamos con un
retraso de ms de tres meses en nuestro plan. Estoy convencido que
es imposible conseguir que el proyecto est a tiempo. No s como voy
a darle esta noticia a mi gerente. Discut la crisis con el grupo.
Sacaron a luz un plan que permitira rpidamente implementar un
subsistema basado en el anterior modificando la aplicacin en lnea
ya existente. Entusiasmado acept su esquema. Porqu no me dijeron
antes que estaban trabajando en esto. 7. El gerente de proyecto del
usuario ase emperra en que no reducir sus requerimientos ni aceptar
un subsistema internamente. Di al grupo la seal de partida para que
trabajaran en el subsistema, jugndomelas que el usuario mirar que
no le queda otra alternativa que aceptarlo. 22. Me acabo de enterar
que el programa operacional del control de terminales no soporta
ciertos dispositivos de los nuevos terminales que tenemos
instalados para prueba. Software est de acuerdo en generar una
versin especial de prueba del programa de control a fin de soportar
nuestros terminales, pero nosotros solo podremos realizar nuestras
pruebas en fines de semanas. AGOSTO 1. Bien hoy es el da D. Y
estamos ms lejos que nunca!. La programacin est realizndose ms
lentamente de lo que yo haba esperado. Las modificaciones al
paquete anterior estn siendo realizadas al tanteo.
Mis programadores se quejan que los diagramas de flujo para la
aplicacin no representan la lgica del programa actual y que la
forma en que fue codificado hace prcticamente imposible realizar
cambios en l. No existe una forma mejor de escribir un programa?.
5. Puse al grupo a trabajar en horas extras obligatoriamente.
Insist que deban trabajar al menos medio da los sbados y los
domingos. Caramba! No he notado ningn incremento en la actividad y
adems parece que se resienten de tener que trabajar as. 7. Siento
ms y ms presin por parte de mi gerente para acabar el subsistema.
Ahora se quiere presentar un reporte semanal de situacin. 15. Ms
malas noticias. El subsistema no fue probado el viernes como estaba
planeado. Los programadores me dijeron: Ya tenemos casi listo el
programa; est en un 90% hecho, slo nos faltan corregir un
errorcito. Tuve miedo de reportar un atraso ms y estaba altamente
optimista que el subsistema estara Listo y funcionando ese fin de
semana as que report que estamos a tiempo. 18. La prueba de fin de
semana revel una falla bsica de diseo. Se necesitaba volver a
trabajar intensamente. Hoy me han dicho que solo han terminado el
50% de la modificacin. 19. Habiendo visto en mi reporte que el
subsistema est listo, el director de sistema de informacin me pidi
que planificara una fecha para presentar una demostracin al
vice-presidente del usuario a quin en l estaba ansioso de
demostrarle algn resultado. En realidad no s como explicar que ment
en mi reporte. SEPTIEMBRE 5. El director ha encontrado una firma
consultora para que realice un esfuerzo masivo a fin de implementar
el sistema. Mi grupo est concentrado en el subsistema inicial,
mientras que la gente de la consultora desarrollar funciones
adicionales requeridas por el usuario. He decidido no prestar la
menor atencin a la parte del proyecto que ellos realizan. Ya que no
fui yo quien contrat a esa gente siento no tener ninguna
responsabilidad por su trabajo. La verdad es que estoy irritado que
Extraos hayan sido contratados sin motivo alguno para esto. Al
firmar el contrato sin mi conocimiento me dieron el golpe de
gracia. 12. La modificacin corri y el subsistema est operacional.
Traje a los jefes departamentales del usuario para una demostracin.
No los vi impresionados. El programa no hace aquello que les dije
que hara. De todas formas ellos lo necesitaban hace un mes. 16. Los
consultores enviaron su primera factura la cual firm rutinariamente
y la envi al departamento de contabilidad para que la pegaran. 19.
Contabilidad rehus pagar la factura de los consultores. La polica
de la compaa dice que yo deba suministrar un formulario
describiendo los servicios prestados por cualquier proveedor
extrao. Ah! Es que suponan que he debido perder mi tiempo para
tener controles independientes a fin de verificar los cargos del
proveedor. lo siento no tengo ninguno!. 26. La prueba de integracin
de los programas del consultor result un desastre. Su gente se
queja que introdujimos cambios indocumentados en nuestro
subsistema. Quieren que revisemos nuestra codificacin a fin de
conformar una interfaz con las especificaciones que ellos han
escrito. 30. Tuve que condescender con las demandas del consultor.
Juntos parchamos el sistema y trabaja; el usuario est insatisfecho
ya que el tiempo promedio de respuesta es de 42 segundos. OCTUBRE
4. Un grupo de auditores bajaron a mi oficina repentinamente esta
maana. Ellos han estado mirando las compras sin autorizacin. Adems
ellos intentaron conducir auditoria integral de mis procedimientos
y controles gerenciales as como mis previsiones sobre la seguridad
de la informacin y la auditabilidad operacional del todo el
sistema. Deben meter sus narices en donde nadie los ha llamado. 12.
los consultores ha preparado un reporte al director el cual critica
rudamente nuestro diseo del sistema. Ellos ha sometido a su
consideracin una propuesta para una completa resistematizacin y
recomiendan botar a la basura todo lo que hemos hecho. 15. La
divisin del usuario est pidiendo una instalacin separada de
computacin solo para ellos. El vice-presidente se present al
presidente con una propuesta que dice: El centro de Procesamiento
de Datos existente no es capaz de suministrarnos asistencia
adecuada. Su falta de habilidad para implementar exitosamente el
sistema de servicio al cliente, ha impactado severamente nuestra
posicin en el mercado. 16. El director de sistemas informacin han
ordenado parar todo el trabajo de mi proyecto. El ha formado un
grupo de trabajo especial de gerentes y tcnicos de alto nivel para
evaluar el fiasco. 20. La investigacin fue brutal. Defend mis
prcticas gerenciales, y les dije cuales de acuerdo a mi opinin
fueron los factores que causaron el fracaso de mi proyecto: Soporte
inadecuado de la gerencia de alto nivel. Pobre cooperacin de la
divisin usuaria. Falta de conocimientos de los analistas y
programadores. Polticas y procedimientos rgidos y burocrticos. Muy
poca autoridad e independencia del gerente de proyectos. 30.
Renunci! No puedo seguir trabajando con gente tan estpida.
1. 2. 3.
PREGUNTAS Si usted hubiese sido el Gerente del proyecto desde el
comienzo, qu hubiera hecho diferente? Usted tiene un poco de
experiencia en el proyecto pero ha sido nominado Gerente de
Proyecto efectivo 1. De julio, cules son las cuatro primeras cosas
que usted hiciera? Si usted hubiera sido Gerente de Desarrollo de
aplicaciones, qu hubiera usted hecho para evaluar la salud del
proyecto.
El gerente de desarrollo de aplicaciones es el puente de
comunicacin con el director de sistemas de informacin. Para evaluar
la salud del proyecto, yo como el gerente de desarrollo de
aplicaciones establecera una organizacin de constantes auditorias,
inspecciones y reuniones con el gerente de proyectos en el cual se
pudieran evaluar una serie de entregables de avances del proyecto
para poder realizar un anlisis del progreso del mismo. Esta es una
labor precisa y eficaz para la salud del proyecto porque de este
modo se puede medir un progreso estndar real del costo versus el
tiempo estimado, as como medir la calidad respecto a los
requerimientos del cliente y el alcance principal de los
entregables. Si no se establecen este tipo de auditoras y reuniones
de manera constantes no se pueden llevar un efectivo control, as
como tampoco existe capacidad de mejoras. Es preciso para la salud
del proyecto que yo como gerente de desarrollo de aplicaciones
desarrolle ciertos criterios estndares de medicin de la calidad,
productividad y eficiencia para conocer cmo vamos al tiempo y si es
necesario mejorar en la etapa o fase de desarrollo.
