Dicas Word

1 Mostrar/Ocultar

A primeira dica para uma melhor utilização do Microsoft Word é o uso da ferramenta Mostrar/Ocultar, destacada na figura abaixo (Figura 1.1).

Figura 1.1: Ferramenta Mostrar/Ocultar

Com o uso desta ferramenta pode-se visualizar caracteres que representam formatações, espaços, tabulações, quebras, etc. Desta forma, facilita-se a identificação de regiões do texto que possam estar com cor e/ou tamanho da fonte, espaçamentos (Antes, Depois e entre linhas), alinhamentos e tabulações que não estão de acordo com o modelo de relatório solicitado para o projeto.

2 Inserir capítulos

Os modelos de relatórios utilizados na BVP, inicialmente possuem as configurações de capítulos e subcapítulos do Microsoft Word. Tais configurações englobam, além das formatações, a numeração automática dos mesmos. No entanto, percebe-se a perda dessas configurações com o passar do tempo, ao redigir-se relatórios sobre relatórios. A seguir apresentar-se, de forma sucinta, um dos possíveis procedimentos a ser seguido para criação (ou reparos) de capítulos numerados de forma automática.

2.1 Atribuindo estilos

Cada capítulo e subcapítulo deve receber uma formatação específica. Para isso, são atribuídos a estes um estilo de formatação. Pode-se criar estilos de formatação ou modificar os estilos pré definidos pelo Word. Para este último, no menu Página Inicial, guia Estilo, basta clicar com o botão direito do mouse sobre Título 1 (Figura 2.1) e optar, no menu suspenso, por Modificar.

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Figura 2.1: Modificando estilo de textos

Na janela Modificar Estilo, pode-se atribuir a formatação referente aos títulos de capítulos.

De forma similar, modifica-se as formatações de Título 2, referente ao 1º subtítulo, Título 3, referente ao 2º subtítulo, e assim por diante, dependendo da necessidade.

2.2 Numeração automática

Após a atribuição das formatações referentes a cada nível de título, para numeração automática dos mesmos, no menu Página Inicial, guia Parágrafo, deve-se clicar no botão Lista de Vários Níveis (1) e selecionar a lista característica ao relatório em desenvolvimento (2), como ilustra a Figura 2.2.

Figura 2.2:Lista de vários níveis



Com esses passos tem-se a numeração automática dos capítulos e subcapítulos. Ao utilizar a ferramenta de navegação na guia Títulos (1), a mesma utilizada para realizar buscas e que pode acionada pelo atalho Ctrl+L, tem-se a visualização dos títulos e subtítulos do relatório.

Figura 2.3: Janela de Navegação - Títulos

3 Legendas

Uma das excelentes ferramenta do Microsft Word é o acionamento de legendas. Estas podem referenciar vários objetos, como figuras, tabelas, gráficos, etc. Pode-se ainda criar outras referências, como fotos, histogramas, imagens, etc. Tal ferramenta possui uma grande vantagem que é a numeração automática e, pode-se ainda, optar pela numeração com referência ao capítulo em que o objeto se encontra. Desta forma, ao retirar ou inserir capítulos no documento, os objetos mantêm a numeração referente ao capítulo em que se encontram.

Para inserir legendas a objetos, basta clicar com o botão direito do mouse e, no menu suspenso, optar por Inserir Legenda...(1).

Figura 3.1: Inserir legenda a objetos

É importante ressaltar que, no caso de tabelas, o clique com o botão direito para inserir a legenda, deve ser realizado sobre o botão de opção de preencher toda a tabela (1), identificado na figura a seguir.



Figura 3.2: Inserir legenda em tabelas

Na janela Legenda, tem-se algumas opções de rótulos, como figuras, equações, tabelas, etc. Através do botão Novo Rótulo (1), pode-se criar um novo rótulo de interesse. E através do botão Numeração (2), pode-se definir o formato dos números e ainda optar que seja inseridos a estes o número do capítulo que o objeto esta inserido (3).

Figura 3.3: Opções na inserção de legendas

Na figura a seguir tem-se um exemplo no qual foi criado um novo rótulo (Quadro), e foi adicionado a opção Incluir número do capítulo.

Quadro 3.1: Exemplo de inserção de novo rótulo



Em um outro exemplo, tem-se a utilização de legenda com o rótulo do objeto oculto. Neste caso, utiliza-se apenas a numeração do objeto. Esta ainda foi deslocada para margem direita da página, como apresenta-se a seguir.

22 cba 3.1

4 Referências cruzadas

Outra ferramenta do Word muito útil é a Referência Cruzada (1), acessada pelo menu Referências, guia Legendas, como ilustra a figura abaixo.

Figura 4.1: Referência cruzada

Através desta ferramenta pode-se referenciar no texto objetos que receberam legendas, notas de rodapé ou de fim de página e títulos e subtítulos do próprio documento. Desta forma, substitui-se parte de um texto que referencia um objeto ou título por uma referência cruzada, que pode ser facilmente atualizada no texto posteriormente.

Tem-se a seguir um exemplo para inserção de uma referência cruzada de figura, inserindo-se apenas o nome e o número da mesma.

Figura 4.2: Inserção de referência cruzada



Sem a realizações de alterações nas configurações padrões do Word, após a inserção de uma referência cruzada, a mesma apresenta-se com uma formatação específicaFigura 4.2 (que pode ser alterada) e funciona como um hiperlink (Ctrl+clique) do objeto ou título na qual referencia.

No caso de alterações na numeração de objetos que foram referenciados, basta clicar com o botão direito do mouse sobre a referência e solicitar a atualização, como mostra a Figura 4.3.

Figura 4.3: Atualizando referências

Tem-se a seguir um exemplo de utilização de referência cruzada para numeração de título de capítulos.

Figura 4.4: Referência cruzada de número de capítulo



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