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Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
1
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los
Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
Unidad Auditada:
Coordinación Administrativa
Guanajuato, Gto., 02 de julio de 2014.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
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C O N T E N I D O:
I.- Introducción
3
II.- Conclusión del proceso de auditoría
4
III.- Diligencias y acciones practicadas para aclarar o solventar las observaciones
9
IV.- Cumplimiento de los postulados básicos de contabilidad gubernamental y disposiciones contenidas en los ordenamientos legales correspondientes
11
V.- Pliego de observaciones y recomendaciones
12
VI.- Informe de las observaciones no solventadas
47
VII.- Observaciones y comentarios del auditor
47
VIII.- Dictamen de daños y perjuicios
47
IX.- Anexos 50
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
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I.- INTRODUCCIÓN.
La Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del
Instituto Electoral del Estado de Guanajuato, respecto de las operaciones del
ejercicio 2013 se llevó a cabo en cumplimiento al Programa Anual de Trabajo y de
Auditorías de la Contraloría del Instituto correspondientes al año de 2014,
aprobado en sesión ordinaria del Consejo General el 29 de noviembre de 2013,
mediante acuerdo CG/032/2013, publicado el 10 de diciembre de 2013 en el
Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato, y teniendo además como
fundamento lo establecido en los artículos 67, fracciones II y IV, del Código de
Instituciones y Procedimientos Electorales del Estado de Guanajuato; 5, 7
fracciones I, II y V, 8 y 9, del Reglamento para el Funcionamiento de la
Contraloría.
La Coordinación Administrativa es el área encargada de manejar los sistemas de
registro y contabilidad, así como de realizar la contratación de servicios y recursos
materiales del Instituto, siendo atribución de la Contraloría como órgano de control
interno, vigilar que dicha facultad se ejerza de conformidad con la normatividad
aplicable para posteriormente expresar una opinión y concluir con la presentación
del Dictamen de los Resultados al Consejo General del Instituto.
El objetivo de la revisión fue analizar, diagnosticar y evaluar los procesos de
administración, contabilización, ejecución y aplicación del presupuesto
correspondientes a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del
Instituto durante el ejercicio 2013, vigilando el cumplimiento de las metas y
objetivos, así como de las normas y disposiciones relativas a los sistemas de
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
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registro y contabilidad, contratación de servicios y recursos materiales del Instituto,
proporcionando información coadyuvante sobre el resultado de su gestión.
La revisión se efectuó de acuerdo a las normas y procedimientos de auditoría
generalmente aceptadas que son aplicables al sector público, y que requieren que
la auditoría sea planeada y supervisada para obtener una seguridad razonable de
que la información proporcionada no contiene errores o irregularidades
importantes y que está integrada de acuerdo a las bases contables y legales
utilizadas en el Instituto Electoral del Estado de Guanajuato.
II.- CONCLUSIÓN DEL PROCESO DE AUDITORÍA.
La auditoría integral se basó en el examen de los Estados Financieros y
Presupuestales del Instituto, y en pruebas selectivas de las evidencias que
soportan las cifras y revelaciones de la información generada por el área auditada;
así mismo, se consideró la evaluación de los conceptos que componen los
egresos tomados en su conjunto, así como la verificación y evaluación de la
eficacia y eficiencia en el manejo de los recursos y de las disposiciones legales
aplicables a la unidad administrativa. Consideramos que estos exámenes
proporcionan una base razonable para sustentar nuestra opinión.
El procedimiento de auditoría se basó principalmente en la revisión del soporte
documental, verificando a su vez la exactitud aritmética y la aplicación de las
disposiciones normativas en la información relacionada con las operaciones
sujetas a revisión.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
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Los rubros sujetos a revisión fueron los siguientes:
1. Normatividad aplicable. Se revisó que la normatividad aplicable a los
procedimientos de registro y contabilidad, contratación y pago de servicios y
materiales del Instituto, y demás procesos involucrados; así como las leyes que
regulan el funcionamiento de la Coordinación Administrativa, sean cumplidas
cabalmente.
2. Registro contable de las operaciones. Se revisó que las operaciones
realizadas por el Instituto se registren contablemente atendiendo a su
naturaleza, y de acuerdo a la Contabilidad Gubernamental y a las Normas de
Información Financiera.
3. Afectación presupuestal. Se revisó que los egresos contaran con la partida
presupuestal autorizada, que éstos se hayan erogado conforme a la naturaleza
de las actividades del Instituto y que fueran aplicados con transparencia
atendiendo a los criterios de economía, eficiencia y eficacia, así como el apego
al Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Estatal.
Partida Nombre Monto Alcance
ejercido % 512102111 MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA 105,233.43 100%
512102121 MATERIALES Y ÚTILES DE IMPRESIÓN Y REPRODUCCIÓN 4,751.28 100%
512102141 MAT Y ÚTILES DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACION Y COM 312,287.56 100%
512102151 MATERIAL IMPRESO E INFORMACIÓN DIGITAL 82,066.44 100%
512102161 MATERIAL DE LIMPIEZA 85,183.30 100%
512202211 PROD ALIM P PERS EN INSTALAC DE DEPEND Y ENT 379,837.18 100%
512402411 MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN MINERALES NO METÁLICOS 941.91 100%
512402421 MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN DE CONCRETO 70.00 100%
512402441 MATERIALES DE CONSTRUCCION DE MADERA 696.00 100%
512402451 MATERIALES DE CONSTRUCCION DE VIDRIO 540.56 100%
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512402461 MATERIAL ELÉCTRICO Y ELECTRÓNICO 25,613.87 100%
512402471 ESTRUCTURAS Y MANUFACTURAS 9,927.29 100%
512402481 MATERIALES COMPLEMENTARIOS 23,632.10 100%
512402491 MATERIALES DIVERSOS 21,470.69 100%
512502531 MEDICINAS Y PRODUCTOS FARMACEUTICOS 16,336.88 100%
512502541 MATERIALES ACCESORIOS Y SUMINISTROS MÉDICOS 1,016.70 100%
512502561 FIBRAS SINTETICAS HULES PLASTICOS Y DERIVADOS 148.00 100%
512602611 COMBUS LUB Y ADITIVOS VEHÍCULOS SERV PUB 1,438,954.41 100%
512702711 VESTUARIO Y UNIFORMES 148,880.50 100%
512702722 PRENDAS DE PROTECCION PERSONAL 4,693.36 100%
512902911 HERRAMIENTAS MENORES 2,831.71 100%
512902921 REFACCIONES Y ACCESORIOS MENORES DE EDIFICIOS 12,487.39 100%
512902931 REFACCIONES Y ACCESORIOS MENORES DE MOBILIARIO 1,580.46 100%
512902941 REF Y ACCES MENORES EQ CÓMPUTO Y TECN DE LA INFO 65,413.00 100%
512902961 REF Y ACCES MENORES DE EQ DE TRANSPORTE 10,139.23 100%
512902981 REF Y ACCES MENORES DE MAQUINARIA Y OTROS EQUIPOS 6,549.26 100%
513103111 SERVICIO DE ENERGÍA ELÉCTRICA 790,991.00 100%
513103121 SERVICIO DE GAS 3,785.11 100%
513103131 SERVICIO DE AGUA 115,516.90 100%
513103151 SERVICIO TELEFONÍA CELULAR 495,230.81 100%
513103161 SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES Y SATÉLITES 2,214,601.68 100%
513103171 SERVICIOS DE ACCESO DE INTERNET 431,914.18 100%
513103181 SERVICIO POSTAL 162,864.30 100%
513203221 ARRENDAMIENTO DE EDIFICIOS Y LOCALES 1,285,048.00 100%
513203271 ARRENDAMIENTO DE ACTIVOS INTENGIBLES 585,848.18 100%
513203291 OTROS ARRENDAMIENTOS 85,832.00 100%
513303311 SERVICIOS LEGALES 78,704.00 100%
513303341 SERVICIOS DE CAPACITACIÓN 869,855.80 100%
513303351 SERVICIOS DE INVESTIGACION CIENTIFICA 213,068.80 100%
513303361 IMPRESIONES DOC OFIC P PRESTACIÓN DE SERV PUB 560,475.21 100%
513303391 SERV PROFESIONALES CIENTÍFICOS Y TEC INTEGRALES 57,404.71 100%
513403411 SERVICIOS FINANCIEROS Y BANCARIOS 15,591.54 100%
513403451 SEGURO DE BIENES PATRIMONIALES 395,420.45 100%
513403471 FLETES Y MANIOBRAS 3,896.00 100%
513503511 CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DE INMUEBLES 867,041.45 100%
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correspondiente al ejercicio 2013.
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513503512 ADAPTACION DE INMUEBLES 731,956.48 100%
513503521 INSTAL REP Y MANTTO DE MOBIL Y EQ DE ADMO 394,401.01 100%
513503531 INSTAL REP Y MANTTO DE BIENES INFORMÁTICOS 655,629.67 100%
513503551 MANTTO Y CONSERV VEH TERRESTRES AÉREOS MARIT 549,625.64 100%
513503571 INSTAL REP Y MANTTO DE MAQ OTROS EQ Y HERRAM 91,397.11 100%
513503581 SERVICIOS DE LIMPIEZA Y MANEJO DE DESECHOS 258,766.60 100%
513503591 SERVICIOS DE JARDINERÍA Y FUMIGACIÓN 47,868.00 100%
513603611 DIFUSIÓN E INFO MENSAJES ACTIV GUBERNAMENTALES 5,280,324.39 100%
513603612 IMPRESIÓN Y ELABORACION PUB OFIC Y DE INF 1,071,213.42 100%
513603631 SERV DE CREATIVIDAD PREPRODUCCIÓN Y PRODUCCIÓN D 116,678.60 100%
513603661 SERVICIO DE CREACION Y DIFUSION CONTENIDO ESCLUSIV 499,594.33 100%
513703711 PASAJES AÉREOS NAC P SERV PUB EN COMISIONES 250,905.00 100%
513703712 PASAJES AÉREOS INTERNAC P SERV PUB EN COMISIONES 133,623.00 100%
513703721 PASAJES TERRESTRES NAC P SERV PUB EN COMISIONES 86,216.67 100%
513703751 VIÁTICOS NAC P SERV PUB DESEMP FUNCIONES OFIC 173,093.51 100%
513703761 VIÁTICOS EN EXTRANJERO P SERV PUB FUNCIONES OFIC 89,025.39 100%
513803821 GASTOS DE ORDEN SOCIAL Y CULTURAL 918,013.96 100%
513803831 CONGRESOS Y CONVENCIONES 352,201.81 100%
513803851 GASTOS OFIC SERV PUB SUPERIORES Y MANDOS MEDIOS 240,906.63 100%
513803853 GASTOS REPRESENTACION 172,142.40 100%
513903921 OTROS IMPUESTOS Y DERECHOS 29,802.28 100%
513903981 IMPUESTO SOBRE NÓMINAS 1,029,115.00 100%
524304471 AYUDAS SOCIALES A ENTIDADES DE INTERES PÚBLICO 52,060,664.28 100%
551305831 DEP EDIFICIOS E INSTALACIONES 183,279.44 100%
551505111 MUEBLES DE OFICINA Y ESTANTERIA 154,972.36 100%
551505121 MUEBLES EXCEPTO DE OFICINA Y ESTANTERIA 4,057.68 100%
551505151 COMPUTADORAS Y EQUIPO PERIFERICO 848,137.80 100%
551505191 OTROS MOBILIARIOS Y EQUIPOS DE ADMINISTRACION 135,461.17 100%
551505411 AUTOMOVILES Y CAMIONES 684,421.50 100%
551505651 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y TELECOMUNICACION 80,507.90 100%
551505663 EQ DE GENERACION Y DISTRIB DE ENERGIA ELECTRICA 32,436.81 100%
551505671 HERRAMIENTAS Y MAQUINAS HERRAMIENTA 1,234.94 100%
551505911 AMORT SOFTWARE 500.84 100%
551705971 AMORT LICENCIAS INFORMATICAS E INTELECTUALES 24,737.58 100%
553400001 CONSUMO DE ALMACEN 809,934.67 100%
Total Presupuesto Ejercido 80,187,220.50
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
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4. Documentación Comprobatoria. Se verificó que las pólizas contables
incluyeran la documentación comprobatoria respectiva, y que ésta contara con
los requisitos fiscales correspondientes.
5. Bancos. Se revisaron las conciliaciones bancarias de las cuentas contables
111200001, 111200002, 111200003, 111400002 y 111400003.
6. Cuentas por cobrar. Se revisó que el soporte documental de las cuentas por
cobrar del Instituto atendieran lo establecido en los lineamientos y
disposiciones administrativas aplicables.
7. Cuentas por pagar. Se revisó el soporte documental de las obligaciones de
pago, asimismo, se verificó que los pagos de pasivos se realizaran en tiempo y
forma.
8. Patrimonio. Se revisó que todas las modificaciones al patrimonio del Instituto
se hayan afectado contablemente.
9. Ingresos por intereses. Se verificó el correcto registro de los rendimientos
generados por las diferentes cuentas bancarias de cheques y de inversión, así
como su reintegro a la Secretaría de Finanzas y Administración en los primeros
15 días del mes siguiente al que se generan.
10. Ministraciones. Se verificó el registro correcto de las ministraciones
efectuadas a favor del Instituto, correspondientes al presupuesto de egresos
del ejercicio 2013.
11. Prerrogativas. Se verificó que las prerrogativas otorgadas a los partidos
políticos durante el ejercicio, se hayan realizado conforme al acuerdo, que para
tal efecto, emitió el Consejo General del Instituto para el ejercicio 2013.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
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12. Adquisiciones, enajenaciones, arrendamientos y contratación de
servicios. Se revisó que los procesos de licitación pública, licitación
restringida, concurso, subasta y adjudicación directa, se llevaran a cabo de
acuerdo con la normatividad aplicable.
13. Obligaciones Fiscales. Se revisó el correcto cumplimiento de las obligaciones
fiscales del Instituto, de acuerdo con las leyes vigentes en la materia.
14. Bienes muebles, inmuebles y consumibles. Se realizaron pruebas selectivas
para verificar la existencia y registro de bienes muebles y consumibles.
III.- DILIGENCIAS Y ACCIONES PRACTICADAS PARA ACLARAR O
SOLVENTAR LAS OBSERVACIONES.
Mediante oficio C/002/2014 de fecha 13 de enero de 2014, se notificó la orden de
inicio de la auditoría a la dirección auditada, lo cual consta en el acta de inicio C-
001-2014.
Con el inicio de la auditoría se remitió el oficio C/003/2014 de fecha 13 de enero
de 2014, en el cual se solicitó diversa información de acuerdo a lo estipulado en el
artículo 9, del Reglamento para el funcionamiento de la Contraloría, indicando al
área sujeta a revisión que contaba con un plazo de diez días hábiles para su
entrega.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
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El 22 de enero de 2014 a través de oficio CA/020/2014, el área auditada solicita
autorización para prorrogar hasta por 10 días hábiles la entrega de la
documentación requerida.
Mediante oficio C/007/2014 de fecha 23 de enero de 2014, se notificó la
procedencia de la prorroga al área auditada hasta por 10 días.
El 04 de febrero de 2014 a través de oficio CA/041/2014, el área auditada remitió
la documentación que le fue solicitada.
Concluida la revisión, mediante oficio C/023/2014 de fecha 20 de mayo de 2014,
se dio vista del Informe de Resultados de la auditoría al Titular de la Unidad
Administrativa sujeta a revisión, quien de conformidad con lo estipulado en el
artículo 9, párrafo quinto, del Reglamento para el funcionamiento de la Contraloría,
contaba con un plazo de 10 días hábiles para que aportara, en su caso, las
pruebas pertinentes que permitieran aclarar, atender o solventar las observaciones
y recomendaciones determinadas en la auditoría practicada.
De igual manera para dar cumplimiento al artículo 9, párrafo quinto, del
Reglamento para el Funcionamiento de la Contraloría, mediante los oficios
C/024/2014, C/025/2014 y C/026/2014 todos de fecha 20 de mayo de 2014; se
informó a los titulares involucrados en las observaciones determinadas en la
auditoría practicada, indicándoles que contaban con un plazo de 10 días hábiles,
para aportar las pruebas pertinentes que permitieran aclarar, atender o solventar
las observaciones señaladas.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
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Mediante oficio S/N, recibido el 20 de mayo de 2014; oficio S/N recibido el 30 de
mayo de 2014; y oficio SLP/008/2014 recibido el 02 de junio de 2014, los titulares
involucrados dan respuesta a las observaciones determinadas en la auditoría.
La Coordinación Administrativa remitió a esta Contraloría el oficio CA/265/2014, de
fecha 03 de junio de 2014, donde dio respuesta a las observaciones y
recomendaciones resultantes de la Auditoría que nos ocupa.
IV.- CUMPLIMIENTO DE LOS POSTULADOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL Y DISPOSICIONES CONTENIDAS EN LOS
ORDENAMIENTOS LEGALES CORRESPONDIENTES:
La administración de los recursos materiales y financieros a cargo de la
Coordinación Administrativa, se lleva a cabo de acuerdo a lo establecido en la Ley
del Presupuesto General de Egresos de 2013, Ley General de Contabilidad
Gubernamental, Ley del Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el
Estado y los Municipios de Guanajuato, Ley de Adquisiciones, Enajenaciones,
Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de
Guanajuato, Ley de Obra Pública para el Estado de Guanajuato, así como lo
establecido en los Reglamentos, Manuales de Políticas y Procedimientos,
Lineamientos y Disposiciones Administrativas aprobadas por el Consejo General.
La Contraloría verificó que el contenido de dichos ordenamientos sea observado
por el área auditada, así como el cumplimiento de los Postulados Básicos de
Contabilidad Gubernamental; obteniendo como resultado el cumplimiento de ellos.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
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En éste dictamen se señalan las inconsistencias producto de la falta de evidencia
documental y/o cumplimiento de la norma legal aplicable durante el ejercicio de
2013.
V.- PLIEGO DE OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES.
OBSERVACIÓN 1.-. El Jefe Regional de la oficina de Celaya, en el mes de
octubre excedió la dotación máxima de combustible autorizada para el vehículo
Dodge Dakota 2008, placas GG-37748, de 6 cilindros, que es de 675 litros, surtió
734.33 rebasando dicho importe en 59.33 lts. que a razón de $ 11.91 por litro
arroja un importe de $ 706.26
En la observación 1, se incumple con lo dispuesto en el artículo 23, primer párrafo,
de los Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina
Presupuestal para el Ejercicio Fiscal 2013, que a la letra señala:
“Artículo 23. Para el presente ejercicio fiscal, la dotación máxima mensual de
gasolina autorizada para vehículos asignados a las oficinas regionales del Instituto
será de 765 litros para unidades de 8 cilindros, de 675 litros para unidades de 6
cilindros, y de 585 para unidades de 4 cilindros. Para los vehículos asignados al
trabajo de oficina, la dotación de gasolina será de 555 litros para unidades de 6
cilindros, y de 470 litros para unidades de 4 cilindros.”
VER ANEXO I.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
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Para solventar esta observación es necesario que la unidad auditada justifique con
la documentación correspondiente, o presente ficha de depósito por el importe del
monto observado.
Respuesta de la unidad auditada:
“Esta observación se solventa al considerar que el excedente sobre el consumo de
combustible que mensualmente se tiene autorizado, se origina por una solicitud de
anticipo que realizó el Jefe de la Oficina Regional de Celaya para ser descontada
de la dotación correspondiente al mes siguiente, de conformidad con lo señalado
en el cuarto párrafo del artículo 23 de los Lineamientos generales de racionalidad,
austeridad y disciplina presupuestal para el ejercicio 2013, de acuerdo con los
siguientes hechos:
El C. Juan Francisco Vázquez Arrellano jefe de la oficina regional de Celaya, el
día 30 de octubre de 2013 envío una solicitud de dotación adicional de
combustible mediante correo dirigido al Coordinador Administrativo, en donde
solicita le sea autorizado un adelanto en la ministración de consumo de gasolina,
con la finalidad de cumplir con los compromisos de trabajo programados en ese
momento, ya que la dotación del mes de octubre le fue insuficiente.
En atención a la petición realizada por el Jefe de la Oficina Regional de Celaya, en
esa misma fecha se procedió a autorizar la aplicación de una dotación adicional
por la cantidad de $ 1,000.00, misma que sería descontada de la dotación
correspondiente al mes siguiente. El cargo adicional por esta cantidad queda
reflejado en el reporte Ticket Car “Pedidos de asignación” (anexo 1).
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
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Para calcular las dotaciones correspondientes al mes de noviembre de 2013, el
día 1° de dicho mes la Coordinación Administrativa generó el reporte “Dotación de
gasolina para flotilla vehicular” (anexo 2) en el que se puede apreciar para la
unidad asignada a la oficina regional de Celaya que, después de haber sido
dotada con $1,000.00 tenía un saldo de $240.20, correspondiéndole una dotación
para el mes de noviembre por la cantidad de $7,799.05.
Esta cantidad de $7,799.05 no le fue asignada en su totalidad, ya que se realizo el
descuento correspondiente a los $1,000.00 que previamente se le anticiparon, por
lo que la dotación que se le asigno fue de $6,799.05.
En el reporte Ticket Car “Pedidos de asignación” (anexo 3), de fecha 01 de
noviembre de 2013, se ve reflejado el importe de combustible cargado a la tarjeta
por la cantidad de $6,799.05 aplicando la disminución de $1,000.00 pesos
proporcionados en el mes de octubre 2013.
Por lo anterior, atentamente solicito que esta observación se tenga por solventada,
ya que no se está dejando de cumplir el artículo 23 de los Lineamientos de
Austeridad y Disciplina Presupuestal para el Ejercicio 2013.”
VER ANEXO I .
Respuesta del titular:
“En respuesta a su atento oficio número C/024/2014 de fecha 20 de mayo de
2014, por medio del cual esa instancia fiscalizadora a su cargo informa los
resultados de las observaciones determinadas en la Auditoría a los Recursos
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
15
Materiales y Financieros correspondientes al ejercicio 2013 de las cuales se
desprende que supuestamente en el mes de Octubre excedí la dotación máxima
de combustible autorizada para el vehículo Dakota 2008 placas GG-37748 por un
total de 59.33 litros, me permito expresar lo siguiente :
Que en el mes de Octubre del año próximo pasado, la carga de trabajo asignada a
esta Oficina Regional resulto ser intensa ya que se programaron por parte de la
Comisión Ejecutiva diversas actividades que implicaron la constante movilidad del
vehículo asignado a esta oficina, situación que demando mayor uso de
combustible para hacer posible el cumplimiento de las tareas asignadas a saber:
En el mes de Octubre del 2013, con motivo del Primer Concurso Estatal de
Ensayo Político promovido por la Dirección de Capacitación Ciudadana, se
realizaron contantes visitas a las instituciones de educación media superior y
superior de la Región a mi cargo que abarcan cinco municipios: Celaya, Cortazar,
Apaseo el Grande, Apaseo el Alto, y Comonfort, con el propósito de invitar a los
alumnos a redactar y presentar sus trabajos, en una primera instancia en una
etapa regional (evento realizado en las instalaciones de la Universidad Benavente
Lasallista el día 6 de noviembre) para determinar al representante que habría de
participar en la final estatal a celebrarse el día 22 de Diciembre del mismo año, en
el inmueble del IEEG en la ciudad de Guanajuato. Cabe señalar que dicha
encomienda implicó desplazamientos constantes mismos que se informaron
oportunamente en los informes quincenales del mes en comento y que implicaron
la especial aplicación de los recursos materiales, de tiempo y humanos para lograr
el objetivo.
Que desde el mes de agosto, se echó a andar el proyecto denominado “República
Escolar” dirigida a las escuelas de educación básica, nivel secundaria de la
Región, según el plan de trabajo formulado tanto por el IEEG como por la
Secretaría de Educación de Guanajuato, consistente en un ejercicio de votaciones
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
16
para la elección de representantes escolares. El desarrollo del proyecto se llevó a
cabo también durante el mes de Octubre quedando el calendario como sigue:
Colegio México del 1 al 21 de Octubre
Secundaria Técnica Número 37 del 2 al 21 de Octubre
Secundaria Número 28 de Rincón de Tamayo del 2 al 16 de Octubre
Secundaria General Melchor Ocampo del 7 al 18 de Octubre
Como se puede apreciar durante este período las visitas a los planteles
participantes fue constante ya que en las mismas se conformó el consejo electoral,
se les capacitó, asesoró y se desarrollaron las votaciones, por lo que resulta obvio
que para lograr el objetivo planteado se tuvieron que destinar recursos materiales
extraordinarios, tanto materiales como humanos, incluso de alargamiento de
horarios laborados. Cabe precisar que la toma de protesta de dichos órganos
electorales se llevo a cabo el día 5 de noviembre en las instalaciones del Centro
Fox.
Aunado a lo anterior durante el mismo mes de Octubre, se desarrollaron
actividades ordinarias ya adicionales a las enunciadas en supralíneas que
sumadas a las anteriores resultaron intensas, por lo que la dotación de
combustible para el mes en cometo resultó insuficiente.
Ante la necesidad de no interrumpir las actividades encomendadas, e incumplir
con los objetivos programados y establecidos por la Comisión Ejecutiva, so pena
de incidir en responsabilidad laboral por la falta de resultados, con las
consecuencias correspondientes, solicité a la Coordinación Administrativa una
dotación extra de combustible a efecto de terminar los pendientes sin demoras,
siéndome autorizado un adelanto de la dotación correspondiente al mes de
noviembre por la cantidad de mil pesos, con la consigna de serme
descontados en mi siguiente ministración, como así sucedió. (Anexo
documento probatorio). Gracias a esta medida fue posible cumplir con el trabajo
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
17
de manera eficiente y evitar los daños que se hubieran generado al parar las
acciones pendientes argumentando la falta de combustible, lo que hubiera
causado como ya lo señalé, consecuencias de carácter laboral para un servidor e
institucional poco deseables para la Dependencia.
VER ANEXO I.
Valoración:
Del análisis de las aclaraciones vertidas tanto por la unidad auditada, como por el
titular involucrado en la presente observación, la consideramos SOLVENTADA.
OBSERVACIÓN 2.-. El Jefe Regional de la oficina de Dolores Hidalgo en el mes
de octubre excedió la dotación máxima de combustible autorizada para el vehículo
Ford Pick Up 2007, placas GG-37771, de 4 cilindros, que es de 585 litros, surtió
635.41 rebasando dicho importe en 50.41 lts. que a razón de $ 11.91 por litro
arroja un importe de $ 600.38.
En la observación 2, se incumple con lo dispuesto en el artículo 23, primer párrafo,
de los Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina
Presupuestal para el Ejercicio Fiscal 2013, que a la letra señala:
“Artículo 23. Para el presente ejercicio fiscal, la dotación máxima mensual de
gasolina autorizada para vehículos asignados a las oficinas regionales del Instituto
será de 765 litros para unidades de 8 cilindros, de 675 litros para unidades de 6
cilindros, y de 585 para unidades de 4 cilindros. Para los vehículos asignados al
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
18
trabajo de oficina, la dotación de gasolina será de 555 litros para unidades de 6
cilindros, y de 470 litros para unidades de 4 cilindros.”
VER ANEXO II.
Para solventar esta observación es necesario que la unidad auditada justifique con
la documentación correspondiente, o presente ficha de depósito por el importe del
monto observado.
Respuesta de la unidad auditada:
“Esta observación se genera debido a un error en los reportes que el sistema
Ticket Car generó al cierre del mes octubre de 2013, ya que el usuario de
combustible no puede exceder el monto de la dotación máxima de combustible sin
que se le haya adicionado saldo a su tarjeta, como ocurrió con la observación
anterior.
Como se podrá apreciar, la Coordinación Administrativa elabora el reporte
“Dotación de gasolina para flotilla vehicular” (anexo 2) mediante el cual, se calcula
el monto de combustible que será asignado al inicio de cada mes, considerando
los montos máximos autorizados para cada tipo de unidad.
En el caso especifico de la unidad asignada a la Oficina Regional de Dolores
Hidalgo, se autorizó dotar con la cantidad de $6,963.78 equivalentes a 584.7 litros
de combustible tipo magna, ya que su saldo era de $3.57 pesos según consta en
el reporte del sistema Ticket Car “Saldos de tarjetas por usuario” generado el día
1° de noviembre de 2013 (anexo 4).
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
19
La carga de las dotaciones de combustible correspondiente al mes de noviembre
se realizo el día 1° de noviembre de 2013, según costa en el reporte de Ticket Car
“Pedidos de asignación” (anexo 3), en el cual se puede apreciar la carga asignada
a todas las unidades, y en especifico a la unidad de Dolores Hidalgo en términos
del párrafo anterior.
Sin embargo, el reporte del sistema Ticket Car “Detalle de movimientos” (anexo 5)
señala equivocadamente que la carga de combustible por la cantidad de $655.01
se realizo el día 31 de octubre de 2013, cuando el saldo real de la tarjeta de era de
$3.57 pesos. Consideramos que la terminal donde le usuario realizó la descarga
de su saldo el día 1° de noviembre se encontraba desconfigurada en su fecha, ya
que la asignación de combustible correspondiente al mes de noviembre de 2013
se asignó el día 1° de noviembre.
Para corroborar lo anterior, con fecha 20 de mayo del 2014 se procedió a generar
el reporte del sistema Ticket Car “Créditos por usuario” (anexo 6) mediante el cual
se detallen las diferentes asignaciones de combustible a una unidad en un
periodo determinado. En específico, se puede apreciar que le día 1° de noviembre
de 2013 se asignó la cantidad de $ 6,963.78 como dotación mensual del mes de
noviembre así como el saldo final del mes de octubre por la cantidad de $3.57
pesos.
Por lo anterior, solicito de la manera más atenta se sirva solventar esta
observación por ser improcedente, ya que el usuario de combustible no pudo
haber realizado una carga por una cantidad superior al saldo real que tenía su
tarjeta a la fecha de 31 de octubre de 2013.”
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
20
VER ANEXO I.
Respuesta del titular:
“Por este conducto me dirijo a usted y en base a su oficio No. C/025/2014, de
fecha 20 de mayo del 2014, en el cual se me hace la observación por excederme
de la dotación mensual de combustible máxima para el vehículo Ford pick up
2007, con número de placas GG-37771, el cual está a mi resguardo. Le comento
que existe un error en los reportes que el Sistema Ticket Car generó al cierre del
mes de octubre, ya que como usuario no puedo excederme del monto de la
dotación máxima autorizada sin que le haya adicionado saldo a la tarjeta.
Cabe hacer mención, que la coordinación administrativa elabora el reporte
dotación de gasolina para flotilla vehicular mediante el cual, calcula el monto de
combustible que será asignado al inicio de cada mes, considerando los montos
máximos autorizados para cada tipo de unidad.
En el caso especifico de la unidad asignada a la oficina regional de Dolores
Hidalgo, se me autorizó una dotación por la cantidad de $6,963.78 equivalente a
584.7 litros de combustible tipo magna, ya que mi saldo al 31 de octubre de 2013
era de $3.57 pesos como consta en el reporte de Sistema Ticket Car. Anexo 1.
La carga de las dotaciones de combustible correspondientes al mes de noviembre
se realizó el día 1° de noviembre de 2013, según costa en el reporte de Ticket Car
“Pedidos de asignación” que obra en los archivos de la coordinación
administrativa, en el cual se puede apreciar la carga asignada a todas las
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
21
unidades, y en especifico a la unidad de Dolores Hidalgo en los términos del
párrafo anterior.
Sin embargo, el reporte del sistema Ticket Car “Detalle de Movimientos” (Anexo 1)
señala equivocadamente que la carga de combustible por la cantidad de $ 655.01
se realizó el día 31 de octubre de 2013, cuando el saldo real de la tarjeta de
combustible era de $ 3.57 pesos. Considerando que la terminal donde realice la
descarga de saldo el día 1° de noviembre se encontraba desconfigurada en su
fecha y hora, ya que la asignación de combustible correspondiente al mes de
noviembre de 2013 se me asigno el día 1° de noviembre.
Por lo anterior, solicito de la manera más atenta, se sirva solventar esta
observación por ser improcedente, ya que su servidor y usuario de combustible no
puede haber realizado una carga por una cantidad superior al saldo real que tenía
la tarjeta con fecha 31 de octubre de2013.”
VER ANEXO II.
Valoración:
Del análisis de las aclaraciones vertidas tanto por la unidad auditada, como por el
titular involucrado en la presente observación, la consideramos SOLVENTADA.
OBSERVACIÓN 3.-. La Jefa Regional de la Oficina Valle de Santiago, el 25 de
septiembre, día de asueto en dicha Ciudad, efectuó una carga de combustible con
el vehículo Ford Pick Up 2007, placas GG-37768, por 35.05 lts. a razón de 11.80
por litro arroja un importe de $ 413.59
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
22
En la observación 3, se incumple con lo dispuesto en el artículo 24, fracción III, de
los Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal
para el Ejercicio Fiscal 2013, que a la letra señala:
“Artículo 24. En el ejercicio de la partida de combustible, la Coordinación
Administrativa deberá observar lo siguiente:
I. ....
II. ....
III. A excepción del vehículo asignado al Presidente del Consejo, están prohibidas
las recargas de combustible en los periodos vacacionales, fines de semana y días
festivos a todos los vehículos, excepto durante la organización del proceso
VER ANEXO III.
Para solventar esta observación es necesario que la unidad auditada justifique con
la documentación correspondiente, o presente ficha de depósito por el importe del
monto observado.
Respuesta de la unidad auditada:
“Para solventar la observación n°3 en la que la Jefa de la Oficina Regional de Valle
de Santiago efectuó una carga de combustible en día festivo local, se anexa
fotocopia de oficio SE/100/2013 mediante el cual el Secretario Ejecutivo convoca a
la Lic. Ana María García Rentería a participar en el “Taller Dacum” el 25 de
Septiembre de 2013 en un horario de 9:00 a 14:00 hrs en las instalaciones del
edificio central del IEEG.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
23
Cabe mencionar que el día 25 de Septiembre de 2013 fue día festivo en la ciudad
de Valle de Santiago y para asistir a la ciudad de Guanajuato, Gto., a decir de la
Lic. Ana María García Rentería el vehículo traía menos de ¼ de combustible, para
no ocasionar daño a la bomba de la gasolina se procedió a realizar la carga
correspondiente, notificando debidamente de la situación a la Coordinación
Administrativa del IEEG mediante oficio ORV/185/13 de la oficina regional de Valle
de Santiago dirigido al Coordinador Administrativo, del cual se anexa fotocopia.
Adicionalmente, se anexa copia del listado de asistencia al curso señalado en el
que se aprecia la participación de la Lic. Ana María García Rentería.
Por lo anterior, le solicito se tenga por solventada esta observación, ya que existe
una comisión autorizada por el Secretario Ejecutivo a la Jefa de la Oficina
Regional de Valle de Santiago, por lo que no se incumple en el artículo 24,
fracción III de los Lineamientos de Racionalidad, Austeridad y Disciplina
Presupuestal para el Ejercicio Fiscal 2013.
VER ANEXO I.
Respuesta del titular:
“Quien suscribe la presente Abogada Ana María García Rentería, con domicilio
para oír y recibir notificaciones el ubicado en Ciprés No. 14 colonia labradores, en
la ciudad de Valle de Santiago, Gto; y en respuesta a su Oficio No. C/026/2014 en
el que da cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 9° párrafo quinto del
Reglamento para el funcionamiento de la Contraloría del Instituto electoral del
Estado de Guanajuato, que a la letra señala: ““Una vez concluida la revisión de la
documentación e información obtenida, la Contraloría informará sobre los
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
24
resultados al titular de la unidad administrativa auditada y, en su caso, a los
titulares de las áreas que resulten involucradas en las observaciones. Todos
contarán con un plazo de diez días hábiles para hacer las aclaraciones que
estimen pertinentes, aportando los elementos necesarios para sustentarlas”.
Toda vez que se me informa que dentro de la observaciones determinadas en la
auditoría a los Recursos materiales y Financieros por el ejercicio de 2013 se
encontró la observación 3.- La Jefa Regional de la Oficina Valle de Santiago, el 25
de septiembre, día de asueto en dicha ciudad, efectuó una carga de combustible
con el vehículo Ford Pick Up 2007, placas GG37768, por 35.05 lts. A razón de
11.80 litro arroja un importe de $ 413.59; incumpliendo con lo dispuesto en el
artículo 24, fracción III, de los Lineamientos Generales de Racionalidad,
Austeridad y Disciplina Presupuestal para el Ejercicio Fiscal 2013, que a la letra
señala:
“Artículo 24. En el ejercicio de la partida de combustible, la Coordinación
Administrativa deberá observar lo siguiente:
I. ...
II. ...
III. A excepción del vehículo asignado al Presidente del Consejo, están
prohibidas las recargas de combustible en los periodos vacacionales,
fines de semana y días festivos a todos los vehículos, excepto durante
la organización del proceso y en los casos justificados a juicio del
secretario. El importe delas recargas no justificadas serán
recuperadas,
De manera atenta y respetuosa comparezco ante usted, en tiempo y forma para
exponerle que el día 25 de septiembre de 2013, siendo un día de asueto para la
Ciudad de Valle de Santiago; para la suscrita fue un día hábil conforme a las
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
25
instrucciones giradas mediante Oficio No. SE/100/2013, por el Secretario
Ejecutivo; por medio el cual se me instruyó asistir de forma puntual al “taller
DACUM” que tuvo como objetivo generar un análisis de las funciones que
realizaba en mi puesto, para de esta manera detectar las áreas de capacitación y
desarrollo y en las cuales se debían trabajar. Dicho taller se llevó bajo una
metodología de análisis, clasificación y síntesis de tareas que ayudaron a
visualizar de forma sencilla y estructurada el objetivo y valor agregado del puesto
que desempañaba.
La sesión se llevó en las aulas de capacitación del edificio central del IEEG, el 25
de septiembre de 2013, de 9:00 a 14:00 hrs.
Expongo a usted, que el Oficio No. SE/100/2013 lo recibió vía fax la suscrita el 17
de septiembre de 2013 a las 8:51 a.m.; y vía telefónica la Lic. Bárbara Navarro
García, Directora de Servicio Profesional del Instituto Electoral del Estado de
Guanajuatollamó para recordarme mi puntual asistencia al taller; así también
comento a Usted que realicé mis registros de entrada y salida en el ingreso; por lo
que solicito tenga a bien solicitar al área correspondiente el registro del ingreso de
mi hora de entrada y salida del día 25 de septiembre de 2013, y se anexe al
presente ya que con ello justifico mi día hábil, aunado a la instrucción verbal del
Coordinador Administrativo, Héctor de la Torre González, quien nos instruyo evitar
dejar los vehículos con un cuarto o menos de gasolina para impedir con esta
medida se descomponga de la bomba de gasolina.
Así también pido a Usted de manera atenta y respetuosa, solicitar a Secretaría
Ejecutiva una copia del Oficio No. S.E./100/2013 y se anexe al presente ya que
con este documento y el registro de ingreso justifico plenamente que para la
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
26
suscrita fue un día hábil por instrucciones del Secretario Ejecutivo aun cuando
para la ciudad de Valle de Santiago fuese un día de asueto.”
Valoración:
Por los argumentos expuestos y las evidencias aportadas, la observación se
considera SOLVENTADA.
RECOMENDACIONES GENERALES:
RECOMENDACIÓN 1.-. Se consideraron como gastos del ejercicio partidas que
deben ser del Activo No Circulante y del Activo Intangible por $ 560,274.78 sujetas
a depreciación y amortización.
La Ley de Contabilidad es de observancia obligatoria para los poderes Ejecutivo,
Legislativo y Judicial de la Federación, Entidades Federativas; los Ayuntamientos
de los Municipios; los órganos político-administrativos de las demarcaciones
territoriales del Distrito Federal; las Entidades de la Administración Pública
Paraestatal, ya sean Federales, Estatales o Municipales y los órganos Autónomos
Federales y Estatales.
El órgano de coordinación para la armonización de la contabilidad gubernamental
es el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC), el cual tiene por
objeto la emisión de las normas contables y lineamientos para la generación de la
información financiera que aplicarán los entes públicos, previamente formuladas y
propuestas por el Secretario Técnico.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
27
En virtud de lo anterior y con fundamento en los artículos 6 y 9, fracción I, de la
Ley de Contabilidad, el CONAC ha decidido emitir las Reglas Específicas del
Registro y Valoración del Patrimonio, publicadas en el Diario Oficial de la
Federación el martes 13 de diciembre de 2011, de cuya normatividad extraemos
algunos conceptos de importancia como sigue:
“PRIMERO.- Se emiten las Reglas Específicas del Registro y Valoración del
Patrimonio al que hace referencia la Ley de Contabilidad, el cual se integra de la
siguiente manera:
A. Antecedentes Las Principales Reglas de Registro y Valoración del Patrimonio (Elementos
Generales) fueron publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 27 de
diciembre de 2010, al respecto se destaca como objetivo de dicho documento
establecer las características y el alcance de los elementos de la hacienda
pública/patrimonio, los cuales para su conceptualización se dividen en jurídicos y
contables.”
Se menciona que se desarrollaron de acuerdo a los criterios técnicos utilizados
en las mejores prácticas nacionales e internacionales, entre las que destacan: las
Normas de Información Financiera NIF A-5 Elementos básicos de los estados
financieros, NIF A-6 Reconocimiento y valuación; y las Normas Internacionales de
Contabilidad para el Sector Público (IPSAS, por sus siglas en inglés), entre las que
destacan IPSAS 1-Presentación de estados financieros e IPSAS 17-Propiedades,
planta y equipo.
También se analizan las definiciones y elementos de activo, pasivo y hacienda
pública / patrimonio, considerando al activo como un recurso controlado por un
ente público, identificado, cuantificado en términos monetarios, del que se esperan
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
28
fundadamente beneficios futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado,
que han afectado económicamente a dicho ente público.
“B. Reglas Específicas del Registro y Valoración del Activo. 3. Activos intangibles.
Representa el monto de derechos por el uso de activos de propiedad industrial,
comercial, intelectual y otros.
3.1 Reconocimiento.
Deben cumplir la definición de activo y los criterios de registro o reconocimiento
de las Principales Reglas del Registro y Valoración del Patrimonio (Elementos
Generales). El ente público evaluará la probabilidad en la obtención de
rendimientos económicos futuros o el potencial de servicio, utilizando hipótesis
razonables y fundadas, que representen las mejores estimaciones respecto al
conjunto de condiciones económicas que existirán durante la vida útil del activo.
4. Reparaciones, Adaptaciones o Mejoras, Reconstrucciones y Gastos por
Catástrofes.
Las reparaciones no son capitalizables debido a que su efecto es conservar el
activo en condiciones normales de servicio. Su importe debe aplicarse a los gastos
del período.
Las adaptaciones o mejoras, será capitalizable el costo incurrido cuando
prolongue la vida útil del bien, por lo tanto incrementan su valor.
6. Depreciación, Deterioro y Amortización, del Ejercicio y Acumulada de
Bienes.
Depreciación y Amortización
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
29
Es la distribución sistemática del costo de adquisición de un activo a lo largo de
su vida útil.
Para determinar la vida útil, deben tenerse en cuenta, entre otros, lo siguiente:
a. El uso que el ente público espera realizar del activo. El uso se estima
por referencia a la capacidad o rendimiento físico esperado del
activo.
b. El deterioro natural esperado, que depende de factores operativos
tales como el número de turnos de trabajo en los que será usado el
bien, el programa de reparaciones y mantenimiento del ente, así
como el nivel de cuidado y mantenimiento mientras el activo no está
siendo dedicado a tareas productivas.
c. La obsolescencia técnica derivada de los cambios y mejoras en la
producción, o bien de los cambios en la demanda del mercado de
los productos o servicios que se obtienen con el activo; y
d. Los límites legales o restricciones similares sobre el uso del activo,
tales como las fechas de caducidad de los contratos de servicio
relacionados con el bien.
La autoridad competente que autorice la vida útil estimada del bien o grupo de
bienes deberá contar con un dictamen técnico, peritaje obtenido o estudio
realizado que considere según corresponda, los elementos anteriormente
enunciados.
6.1 Revisión de la vida útil.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
30
La vida útil debe revisarse periódicamente y, si las expectativas actuales varían
significativamente de las estimaciones previas, deben ajustarse los cargos en los
períodos que restan de vida útil.
Los activos con vida útil definida se depreciarán durante su vida útil.
8. Monto de capitalización de los bienes muebles e intangibles.
Los bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario de adquisición sea menor
a 35 días de salario mínimo vigente en el Distrito Federal podrán registrarse
contablemente como un gasto y serán sujetos a los controles correspondientes.
Los bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario de adquisición sea igual o
superior a 35 días de salario mínimo vigente en el Distrito Federal se registrarán
contablemente como un aumento en el activo no circulante y se deberán identificar
en el control administrativo para efectos de conciliación contable. Excepto en el
caso de intangibles, cuya licencia tenga vigencia menor a un año, caso en el cual
se le dará el tratamiento de gasto del período.
16. Cambios en criterios, estimaciones contables y errores.
16.1 Cambios en criterios contables.
Los cambios en criterios contables pueden obedecer, bien a una decisión
voluntaria, debidamente justificada, que implique la obtención de una mejor
información, o bien a la imposición de una norma.
a. Adopción voluntaria de un cambio de criterio contable.- Por la aplicación
del Postulado Básico de consistencia no podrán modificarse los criterios
contables de un ejercicio a otro, salvo casos excepcionales que se
indicarán y justificarán en las notas. Se considerará que el cambio debe
de ser aplicado en resultados de ejercicios anteriores.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
31
b. Cambio de criterio contable por imposición normativa.- Un cambio de
criterio contable por la adopción de una norma que regule el tratamiento
de una transacción o hecho debe ser tratado de acuerdo con las
disposiciones transitorias que se establezcan en la propia norma. En
ausencia de tales disposiciones transitorias el tratamiento será el mismo
que el establecido en el punto anterior.
16.2 Cambios en las estimaciones contables.
Los cambios en aquéllas partidas que requieren realizar estimaciones y que son
consecuencia de la obtención de información adicional, de una mayor experiencia
o del conocimiento de nuevos hechos, no deben considerarse a los efectos
señalados en el párrafo anterior como cambios de criterio contable o error.
El efecto del cambio en una estimación contable se contabilizará de forma
prospectiva, afectando, según la naturaleza de la operación de que se trate, al
resultado del ejercicio en que tiene lugar el cambio o, cuando proceda,
directamente al patrimonio neto. El eventual efecto sobre ejercicios futuros se irá
reconociendo en el transcurso de los mismos.
Cuando sea difícil distinguir entre un cambio de criterio contable o de estimación
contable, se considerará este como cambio de estimación contable.
16.3 Errores.
Los entes públicos elaborarán sus Estados Financieros corrigiendo los errores
que se hayan puesto de manifiesto antes de su formulación.
Al elaborar los Estados Financieros pueden descubrirse errores surgidos en
ejercicios anteriores, que son el resultado de omisiones o inexactitudes resultantes
de fallos al emplear o utilizar información confiable, que estaba disponible cuando
las cuentas anuales para tales períodos fueron formuladas y el ente público
debería haber empleado en la elaboración de dichos estados.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
32
Se considerará que el error debe de ser aplicado en resultados de ejercicios
anteriores.
CUARTO.- En cumplimiento con los artículos 7 y cuarto transitorio, fracción III,
de la Ley de Contabilidad, los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial de la
Federación y Entidades Federativas; las Entidades y los Órganos Autónomos
deberán realizar los registros contables con base en las Reglas Específicas del
Registro y Valoración del Patrimonio, a más tardar el 31 de diciembre de 2012.”
Por considerar de utilidad los conceptos que sirvieron de base para desarrollar
las Reglas Específicas del Registro y Valoración del Patrimonio por parte de
CONAC, de acuerdo a los criterios técnicos utilizados en las mejores prácticas
nacionales e internacionales, entresacamos algunos conceptos de interés de la
Norma de Información Financiera C-6 Propiedades, planta y equipo.
“Norma de Información Financiera C-6.
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO.
Esta Norma tiene por objeto establecer las normas particulares de valuación,
presentación y revelación relativas a las propiedades, planta y equipo. La NIF C-6
fue aprobada por unanimidad para su emisión y publicación por el Consejo Emisor
del CNIF en diciembre de 2010, estableciendo su entrada en vigor para entidades
cuyos ejercicios inicien a partir del 1° de enero de 2011, excepto por los cambios
provenientes de la segregación en sus partes componentes de partidas de
propiedades, planta y equipo que tengan una vida útil claramente distinta; para las
entidades que no hayan efectuado dicha segregación las disposiciones aplicables
entran en vigor para los ejercicios que se inicien a partir del 1° de enero de 2012.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
33
40 NORMAS DE VALUACIÓN
42 Reconocimiento – generales
42.1 Un componente que cumple con la definición de propiedades, planta y
equipo debe reconocerse inicial y posteriormente como activo si:
a) es probable que los beneficios económicos futuros atribuibles al activo
fluirán hacia la entidad, usando supuestos razonables y sustentables
que representen la mejor estimación efectuada por la administración del
conjunto de condiciones económicas que existirán durante la vida útil del
mismo.
b) El costo de adquisición del componente puede valuarse confiablemente
para cumplir con el postulado de valuación.
42.3 La entidad debe valuar, de acuerdo con la norma de reconocimiento
señalada en el párrafo 42.1, todos los costos de un componente en el
momento en que se incurre en ellos. Estos costos comprenden tanto los
que se han incurrido inicialmente para adquirir o construir un componente
(párrafos 44.1.1 a 44.2.4.1), como los incurridos posteriormente para
reemplazar el componente correspondiente o incrementar su servicio
potencial (párrafos 44.3.1 a 44.3.5.1).
42.4 Algunos componentes pueden ser adquiridos por razones de seguridad o de
índole medioambiental. Aunque la adquisición de este tipo de componentes
no incremente los beneficios económicos que proporcionan los
componentes existentes, puede ser necesaria para que la entidad logre
obtener los beneficios económicos derivados del resto de los componentes
y éstos puedan operar de la forma prevista por la administración. Dichos
componentes cumplen las condiciones para su reconocimiento como
activos porque permiten a la entidad obtener beneficios económicos
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
34
adicionales del resto de los componentes, respecto a los que hubiera
obtenido si no los hubiera adquirido.
44 Reconocimiento inicial
44.1 Norma general
44.1.1 Un componente que cumpla las condiciones para ser reconocido como un
activo señaladas en el párrafo 42.1 debe valuarse en su reconocimiento
inicial a su costo de adquisición.
44.2 Elementos del costo de adquisición
44.2.1 Integración
44.2.1.1El costo de adquisición de un componente debe comprender:
a) su precio de adquisición, incluidos los derechos, impuestos y gastos de
importación e impuestos indirectos no recuperables; así como honorarios
profesionales, seguros, almacenaje y demás costos y gastos que recaigan
sobre la adquisición, después de deducir cualquier descuento o rebaja del
precio.
b) todos los costos directamente atribuibles necesarios para la ubicación del
componente en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda
operar de la forma prevista por la administración; y
c) la estimación inicial de los costos relacionados con una obligación asociada
con el retiro del componente, cuando exista una obligación por parte de la
entidad al adquirir el componente o como consecuencia de haber utilizado
dicho componente durante un determinado período (véase párrafo 44.2.3.1
posterior)
44.3 Modificaciones al costo inicial
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
35
44.3.1 General
44.3.1.1Existen inspecciones y mantenimientos mayores, adaptaciones, mejoras o
reconstrucciones que tienen el efecto de prolongar de forma importante la
vida útil de un componente más allá de la estimada originalmente, o de
aumentar su productividad. De ser este el caso, debe dárseles el
tratamiento señalado en los párrafos 44.3.31 a 44.3.5.1 de esta NIF. Sin
embargo, de acuerdo con el criterio de reconocimiento contenido en el
párrafo 42.1, la entidad no debe reconocer, en el costo de adquisición de un
componente, los costos derivados del mantenimiento periódico o
reparaciones del componente, según se describe en el párrafo siguiente.
44.3.2 Reparaciones y mantenimiento periódico
44.3.2.1Las reparaciones y mantenimiento periódico no deben capitalizarse ya
que su efecto es el de conservar un componente en condiciones normales
de servicio o uso y, consecuentemente, fueron considerados de manera
implícita al estimar originalmente la vida útil del componente. Tales costos
deben reconocerse en resultados conforme se devenguen. Los costos del
mantenimiento son principalmente los costos de mano de obra y los
consumibles que pueden incluir el costo de partes pequeñas.
44.3.4 Adaptaciones o mejoras
44.3.4.1Las adaptaciones o mejoras a un componente son desembolsos que
tienen el efecto de aumentar el valor del componente existente, ya sea
porque aumentan su capacidad de servicio, su eficiencia, prolongan su vida
útil o ayudan a reducir sus costos de operación futuros. Aquellos
desembolsos que reúnan una o varias de las características anteriores
representan adaptaciones o mejoras y, consecuentemente deben
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
36
reconocerse como un componente, si se satisfacen las condiciones para su
reconocimiento señaladas en el párrafo 42.1.
44.3.4.2El costo de las adaptaciones o mejoras debe reconocerse como un
componente por separado del costo de adquisición del activo original.
Además de contar con una mejor información, el costo de la adquisición de
la adaptación o mejora puede estar sujeto a una vida útil diferente al costo
de adquisición del activo original.
44.6 Otras consideraciones
44.6.1 Las piezas de repuesto, refacciones y el equipo auxiliar se reconocen
habitualmente como inventarios y son aplicados a los resultados del período
cuando se consumen. Sin embargo, las piezas de repuesto importantes,
refacciones y el equipo de respaldo que la entidad espera utilizar durante
más de un periodo cumplen normalmente las condiciones para ser
calificados como componentes señalados en el párrafo 42.1. De forma
similar, si las piezas de repuesto, refacciones y el equipo auxiliar solo
pudieran ser utilizados con relación a un componente deben reconocerse
como componentes.
46.2 Normas aplicables a la depreciación
46.2.1 Depreciación por componente
46.2.1.1Cada componente que tiene un costo de adquisición importante con
relación al costo de adquisición total de una partida de propiedades, planta
y equipo y que usualmente tiene una vida útil claramente distinta del resto
de las partes que integran dicha partida, debe depreciarse de forma
separada, salvo que se trate de un componente no sujeto a depreciación.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
37
46.2.1.6El cargo por depreciación de cada período debe reconocerse en los
resultados de éste en los renglones de costos y gastos que correspondan,
salvo por la porción que deba incluirse en el costo de otro activo.
46.2.2 Monto depreciable
46.2.2.1El monto depreciable de un componente debe asignarse a resultados
sistemáticamente a lo largo de su vida útil. La depreciación es un
procedimiento que tiene como fin distribuir de una manera sistemática y
razonable el costo de adquisición de los componentes, menos su valor
residual, entre la vida útil estimada de cada tipo de componente. Por lo
tanto la depreciación es un proceso de distribución y no de valuación.
46.2.3 Periodo de depreciación
46.2.3.1La depreciación de un componente debe calcularse sobre bases y
métodos consistentes a partir de la fecha en que esté disponible para su
uso; esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones
necesarias para operar de la forma prevista por la administración. La
depreciación de un componente debe cesar en la fecha más temprana entre
aquella en que el componente se clasifique como destinado a ser vendido
(individualmente o un grupo de activos que se haya clasificado como
destinado a ser vendido) de acuerdo con el Boletín C-15, y la fecha en que
se produzca su baja. Por tanto, la depreciación no debe cesar cuando el
componente esté sin utilizar o se haya retirado del uso activo, a menos que
se encuentre depreciado por completo; sin embargo, si se utilizan métodos
de depreciación en función a la actividad, el cargo por depreciación debe
ser nulo cuando no haya actividad temporal de producción.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
38
46.2.3.6En el caso de adaptaciones a locales arrendados el costo de
adquisición debe depreciarse durante el periodo de arrendamiento. El
periodo de arrendamiento debe considerar la expectativa más razonable de
la renovación del contrato.
48 Bajas
48.1 El valor neto en libros de un componente debe darse de baja:
a) por su disposición; o
b) cuando no se espere obtener beneficios económicos futuros por su uso
o disposición.
Cuando una entidad toma la decisión de disponer de un componente o no
espera obtener beneficios económicos futuros del mismo debe sujetarlo a lo
dispuesto por el Boletín C-15.
48.6 Al momento de que un componente es dado de baja, debe cancelarse su
valor neto en libros y debe reconocerse en los resultados del periodo la
utilidad o pérdida derivada de la baja, la cual debe determinarse como la
diferencia entre el valor razonable de la contraprestación recibida que en su
caso se obtenga por la disposición y el valor neto en libros más los costos
de remoción y disposición.
60 NORMAS DE REVELACIÓN
60.1 Revelaciones aplicables a todas las entidades
60.1.1 En los estados financieros debe revelarse, con respecto a cada uno de los
rubros de propiedades, planta y equipo, la siguiente información:
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
39
a) las bases de reconocimiento inicial utilizadas para determinar el costo de
adquisición;
b) los métodos de depreciación utilizados;
c) las vidas útiles y las tasas de depreciación utilizadas; y
d) el costo de adquisición y la depreciación y deterioro acumulados, tanto al
principio como al final de cada periodo.
70 VIGENCIA
70.1 Las disposiciones de esta NIF entran en vigor para los ejercicios que se
inicien a partir del 1º de enero de 2011, excepto por los cambios
provenientes de la segregación en sus componentes de partidas de
propiedades, planta y equipo que tengan una vida útil claramente distinta;
para las entidades que no hayan efectuado dicha segregación las
disposiciones aplicables entran en vigor para los ejercicios que se inicien a
partir del 1º de enero de 2012.”
Recomendamos apegarse a las respectivas leyes, normas y reglas al momento de
registrar y valorar el Patrimonio, para que de esta manera se contabilicen los
activos de manera correcta, así como, los que fueron mal aplicados sean
reclasificados.
VER ANEXO IV.
Respuesta de la unidad auditada:
“Esta recomendación es muy importante para el registro adecuado de las
diferentes operaciones que el Instituto realiza en su patrimonio. Para tal efecto, es
necesario considerar que de acuerdo con las reglas especificas del registro y
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
40
valoración del patrimonio, en su numeral 4 se definen los conceptos de
reparaciones y de adaptaciones o mejoras, de la manera siguiente:
Las reparaciones no son capitalizables debido a que su efecto es conservar
el activo en condiciones normales de servicio. Su importe debe aplicarse a los
gastos del período.
Las adaptaciones o mejoras, será capitalizable el costo incurrido cuando
prolongue la vida útil del bien, por lo tanto incrementan su valor.
En el primer caso señalado en su anexo IV, correspondiente a la orden de servicio
OS-00083/2013 de fecha 24 de abril de 2013, se trata de la reparación que se
realizó a un aire acondicionado propiedad del Instituto que se encontraba
descompuesto y se había retirado del área donde se encontraba, para ser
reinstalado en el comedor. Por tratarse de una reparación a un bien para
conservarlo en condiciones normales de uso, no se considero como un incremento
al valor del equipo de aire acondicionado, sino como un gasto de mantenimiento.
En cuanto a las adaptaciones realizadas al inmueble, tampoco se considera que
deban ser capitalizables en virtud del razonamiento siguiente:
a).- Para el caso de la colocación de rejas protectoras en el muro del almacén y la
colocación del cerco eléctrico sobre la barda perimetral del Instituto para mejorar
las condiciones de seguridad, se consideran como adaptaciones no capitalizables
ya que el servicio que proporcionan no genera una prolongación en la vida útil de
las bardas o muros donde fueron instalados. Efectivamente proporcionan una
mejora en las condiciones de seguridad, pero no incrementan la vida útil propia del
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
41
inmueble ya que se trata de artículos accesorios que por sí mismos no pueden ser
considerados como activos.
b).- En el caso de los logotipos colocados con motivo del cambio de logotipo
institucional en la fachada del edificio central, y de los trabajos de adaptación
realizados en la terraza de consejeros, se aplica el mismo criterio para que estos
gastos no sean considerados como adaptaciones capitalizables ya que en ningún
de estos casos dos casos se incrementa la vida útil del edificio, además de que
estos conceptos vistos en forma independiente (3 letreros de aluminio y un
ventanal) no pueden ser considerados como activos fijos por si mismos sino como
bienes accesorios o de ornamento para el inmueble.
Por otra parte, señala el numeral 8 de las reglas específicas del registro y
valoración del patrimonio un criterio para determinar cuándo un activo fijo puede
ser registrado como gasto corriente, más no establece que cualquier bien que
tenga un costo igual o superior a 35 salarios mínimos del Distrito Federal deba ser
considerado como activo fijo, sino que se debe evaluar si se va a conservar un
bien en condiciones normales de servicio o de la erogación que se realice se va a
prolongar la vida útil del bien.
De igual forma, la durabilidad de un bien no es el único criterio para determinar si
es un activo fijo, ya que es necesario establecer si ese bien produce un beneficio
cuantificable que se retribuya a su propietario.
En atención a su recomendación esta Coordinación Administrativa será
observadora de las reglas específicas del registro y valoración del patrimonio, para
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
42
proporcionar la información financiera de acuerdo con las disposiciones legales y
normativas aplicables, como ha sido hasta la fecha.”
VER ANEXO I.
Valoración:
Se considera atendida.
RECOMENDACIÓN 2.- Se detectaron 50 comprobantes sin firma con importe de $
2,146,707.88, dejando de atender lo previsto en el cuadro de los momentos
contables de los egresos (devengado) contenido en el artículo 43; de los
Lineamientos generales de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal para
el ejercicio fiscal 2013 del I.E.E.G.:
CAPITULO TIPO COMPROMETIDO DEVENGADO PAGADO
1000
Nómina.
Oficio y/o
requisición de
recursos por parte
de la D.S.P.E.
En la fecha de
término del período
pactado (cada
14/15 días)
Mediante cheque
o transferencia
electrónica.
Dietas.
Oficio y/o
requisición de
recursos por parte
de la D.S.P.E., para
pago a los
Consejeros
Ciudadanos.
En la fecha de
término del período
pactada (cada 15
días)
Mediante cheque
o transferencia
electrónica.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
43
Honorarios
asimilables a
salarios.
Contrato de
Honorarios, Orden
de Servicio o
requisición del
centro gestor
solicitante.
Al término del
servicio, con visto
bueno del centro
gestor, recibo o
factura.
Mediante cheque
o transferencia
electrónica.
2000 Materiales y
suministros.
Orden de compra o
requisición por
parte del centro
gestor solicitante.
Factura sellada por
Almacén a la
entrega de la
mercancía.
Mediante cheque
o transferencia
electrónica.
3000
Servicios
Generales.
Servicios básicos.
Recibo o factura del
servicio básico y/o
requisición de pago.
Recibo/factura del
servicio y/o
requisición de pago.
Mediante cheque
o transferencia
electrónica.
Servicios de
arrendamiento.
Contrato de
arrendamiento y/o
requisición de pago.
Recibo de
arrendamiento.
Mediante cheque
o transferencia
electrónica.
Servicios
profesionales,
científicos,
técnicos y otros.
Contrato, orden de
servicios y/o
requisición del
centro gestor.
Al término del
servicio, con visto
bueno del centro
gestor, recibo o
factura.
Mediante cheque
o transferencia
electrónica.
Comisiones
bancarias Estado de cuenta y/o reporte bancario.
Servicios de
instalación,
reparación,
mantenimiento y
conservación.
Contrato/pedido/
estimación/oficio/
requisición.
Al término del
servicio, con visto
bueno del centro
gestor, recibo o
factura.
Mediante cheque
o transferencia
electrónica.
Servicios de
comunicación
social y
publicidad.
Contrato, Orden de
Compra o servicio
y/o requisición del
centro gestor.
Conforme a lo
estipulado en
Orden o Contrato y
factura con visto
Mediante cheque
o transferencia
electrónica.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
44
bueno del centro
gestor.
Gastos de viaje y
viáticos.
Oficio, formato de
viáticos y/o
requisición del
centro gestor
solicitante.
En la fecha de la
autorización de la
documentación
comprobatoria
presentada por el
servidor público, y
en su caso la
evidencia
documental,
material o informe
de participación.
En la fecha de la
autorización de
la
documentación
comprobatoria, o
en su caso el
reembolso
respectivo.
Servicios
oficiales.
Oficio, orden de
compra o servicio,
contrato o
requisición del
centro gestor
solicitante.
Factura, recibo con
visto bueno del
centro gestor, y en
su caso la
evidencia
documental,
material o informe
de participación.
Mediante cheque
y/o transferencia
electrónica, o en
su caso, al
proporcionar la
comprobación
respectiva.
4000
Transferencias,
asignaciones,
subsidios y otras
ayudas.
Acuerdo del
Consejo General
que determina el
monto autorizado.
Oficio y/o
requisición del
centro gestor.
Mediante cheque
y/o transferencia
electrónica.
5000
Bienes muebles,
inmuebles e
intangibles.
Contrato, orden de
compra y/o
requisición del
centro gestor.
Factura con sello
de recepción de
bienes y visto
bueno del centro
gestor.
Mediante cheque
o transferencia
electrónica.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
45
6000 Inversión Obra
Pública.
Contrato y/o
requisición del
centro gestor.
Estimaciones de
obra, y factura.
Mediante cheque
y/o transferencia
electrónica.
7000
Inversiones
financieras y otras
provisiones.
NO APLICA.
Oficio de solicitud
de recursos a la
SFyA.
NO APLICA.
De igual manera se deja de cumplir lo establecido el artículo 44 inciso c del mismo
ordenamiento, que señala:
“Articulo 44…
a)…
b)…
c) Todos los comprobantes sean rubricados por la persona que realizó la
erogación.”
Recomendamos que una vez recibida la documentación comprobatoria se revise
que ésta cuenta con la rúbrica del titular del área o de la oficina que realizó el
gasto, a fin de cumplir con la normatividad.
VER ANEXO V.
Respuesta de la unidad auditada:
“Por lo que respecta a esta recomendación, la Coordinación Administrativa procura
permanentemente realizar el registro correspondiente a los diferentes momentos
contables del egreso, conforme a las disposiciones legales y administrativas
aplicables, y recabando el visto bueno del área solicitante ya sea en la
documentación comprobatoria, mediante oficio o correo electrónico.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
46
Cabe señalar que, de acuerdo con la definición de gasto devengado que es el
momento contable del gasto que refleja el reconocimiento de una obligación de
pago a favor de terceros por la recepción de conformidad de bienes, servicios y
obras oportunamente contratados, y por lo señalado en el artículo 43 de los
lineamientos, la documentación mediante la cual se realiza el registro contable de
los diferentes momentos queda especificada en el cuadro contenido en dicho
artículo, donde se desprende que no es requisito indispensable contar con la firma
del área solicitante para que se tenga un gasto por devengado, como es el caso
de los servicios básicos, la recepción de materiales y suministros por el almacén, y
los arrendamientos. Sin embargo, se tomará en cuenta su recomendación para
recabar en la medida de lo posible el visto bueno de cada orden de compra o
servicios contratados que correspondan a cada área o centro gestor.
Además es importante señalar en los referente a los dispuesto por el inciso c) del
artículo 44 de los lineamientos, que esta disposición es aplicable a los
comprobantes de gastos erogados por medio de los fondos fijos de caja de la
oficina central y de las oficinas regionales, en los que se sí cuenta con las firmas
de quien realiza el gasto en dichos comprobantes. Esto en relación a los
comprobantes señalados en su segunda recomendación, ya que estos no fueron
cubiertos mediante fondo de caja.
VER ANEXO I.
Valoración:
Se considera atendida.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
47
VI.- INFORME DE LAS OBSERVACIONES NO SOLVENTADAS.
Todas las observaciones fueron solventadas.
VII.- OBSERVACIONES Y COMENTARIOS DEL AUDITOR.
Los argumentos presentados por la unidad administrativa sujeta a revisión donde
atiende, aclara o solventa las observaciones presentadas, las justifican todas; es
conveniente mencionar el esfuerzo desarrollado por la unidad auditada tendiente a
evitar errores que puedan derivar en observaciones.
Atendiendo a lo previsto por al artículo 16, fracción X de la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato,
este Dictamen será público hasta que sea emitida la declaratoria correspondiente
por parte del Consejo General del Instituto Electoral del Estado de Guanajuato.
VIII.- DICTAMEN QUE EMITE LA CONTRALORÍA DEL INSTITUTO
ELECTORAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO CON MOTIVO DE
DETERMINAR LOS DAÑOS Y PERJUICIOS QUE DERIVAN DEL PROCESO DE
AUDITORÍA PRACTICADA A LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS
MATERIALES Y FINANCIEROS DEL I.E.E.G., CORRESPONDIENTE AL
EJERCICIO 2013.
Como resultado de la revisión y evaluación de los procesos de administración,
contabilización, ejecución y aplicación del presupuesto correspondiente a la
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
48
Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G., por el
ejercicio 2013, que la unidad administrativa auditada realizó para el cumplimiento
de los objetivos contenidos en sus presupuestos, planes y programas; no se
derivaron irregularidades y/o deficiencias de las cuales se deprenda la existencia
de daños y perjuicios causados a la hacienda y patrimonio público del Instituto
Electoral del Estado de Guanajuato.
Para efectos de este dictamen, el daño es la pérdida o menoscabo sufrido en el
patrimonio del Instituto por falta de cumplimiento de una obligación o de la
inobservancia de un deber jurídico; se reputa perjuicio de la privación de cualquier
ganancia lícita, que debiera haberse obtenido con el cumplimiento de la obligación
o del deber jurídico.
Por otra parte, los daños y perjuicios deben ser consecuencia inmediata y directa
de la falta de cumplimiento de la obligación o de la inobservancia al deber jurídico,
ya que se hayan causado o que necesariamente deban causarse.
En virtud de lo anteriormente expuesto y fundado, se derivan las siguientes:
CONCLUSIONES:
PRIMERA: El dictamen de daños y perjuicios y los medios probatorios que
soportan el mismo, emanan del cumplimiento de las atribuciones de revisión
conferidas a esta Contraloría en los artículos 67 del Código de Instituciones y
Procedimientos Electorales para el Estado de Guanajuato, y 5 del Reglamento
para el funcionamiento de la Contraloría del Instituto Electoral del Estado de
Guanajuato.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
49
SEGUNDA: No existen daños y perjuicios al patrimonio del Instituto Electoral del
Estado de Guanajuato, respecto a la Administración de los Recursos Materiales y
Financieros, correspondiente al ejercicio de 2013.
TERCERA: Con fundamento en el artículo 9, párrafos quinto y sexto, del
Reglamento para el funcionamiento de la Contraloría, se presenta este Dictamen
al Secretario del Consejo, a fin de que dé cuenta del mismo al Consejo General en
su sesión más próxima, y para los efectos a que haya lugar.
CUARTA: El presente Dictamen será público de acuerdo a lo previsto por el
artículo 16, fracción X de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato.
Dado en las instalaciones del Instituto Electoral del Estado de Guanajuato en la
ciudad de Guanajuato, Gto., a los dos días del mes de julio de dos mil catorce.
Atentamente
Ing. José Refugio Lozano Loza
Presidente de la Contraloría
C.P. Juan Manuel Jaime Díaz.
Auditor de la Contraloría.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
50
IX.- ANEXOS:
Contraloría:
I.- Carga de combustible excedente de su dotación máxima.
II.- Carga de combustible excedente de su dotación máxima.
III.- Carga de combustible en día de asueto.
IV. Partidas sujetas a depreciación y amortización.
V.- Comprobantes sin firma.
Coordinación Administrativa:
I.- Oficio de respuestas
Titulares:
I.- Oficio de respuesta observación 1.
II.- Oficio de respuesta observación 2.
III.- Oficio de respuesta observación 3.
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
51
CONTRALORÍA
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
52
ANEXO I
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
53
ANEXO II
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
54
ANEXO III
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
55
ANEXO IV
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
56
ANEXO V
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
57
COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
58
ANEXO I
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
59
TITULARES
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
60
ANEXO I
Dictamen de la Auditoría a la Administración de los Recursos Materiales y Financieros del I.E.E.G.,
correspondiente al ejercicio 2013.
CONTRALORÍA
61
ANEXO II