Die App zur Veranstaltung - TOTAL REWARDS · Stärkung der internen und externen Arbeitgebermarke. Positionierung als innovativer, familienfreundlicher ... TUI Auszeit – als Teil

Die App zur Veranstaltung

„F.A.Z.-Fachverlag Events“

App-Code: pftr2020

2

Für Ihr optimales Zuschauererlebnis:

• Schließen Sie alle anderen Programme im Hintergrund

• Ihre Fragen werden auch im Nachgang beantwortet

Themenforum I

Mehr Freiräume schaffen mit Zeitwertkonten – die TUI-Auszeit

Andreas Schillig Christof Quiring

Leiter Pensions-Management Head of Workplace Investing

TUI Group Fidelity International

TUI AuszeitFreiräume schaffen

Praxisforum Total Rewards am 2. April 2020

2

Agenda

TUI Auszeit – Freiräume schaffen

1 Beweggründe zur Einführung von TUI Auszeit

2 Projektrahmen

2 Wie funktioniert TUI Auszeit?

4 Administration

5 Kommunikation

6 Beteiligung

3

1. Beweggründe zur Einführung von TUI Auszeit


4

Mit TUI Auszeit erhalten TUI Mitarbeiter die Möglichkeit, sich eine bezahlte Freistellung von der Arbeit im Rahmen der

gesetzlichen Möglichkeiten der §§ 7 ff. SGB IV zu finanzieren.



Geld bringt Zeit

Zeit für Arbeit

Zeit für Kollegen

Zeit für das Team

Zeit für Inspiration

Zeit für Ideen

Zeit zum Lernen

Zeit für berufliche Entwicklung

Zeit für sich

Zeit für die Familie

Zeit für Freunde

Zeit für Hobbies

Zeit zum Abschalten

Zeit zum Relaxen

Zeit zur Selbstverwirklichung

5

Erwerbsbiographien haben sich verändert heute: kein linearer Verlauf


Bezüge als

direktes Arbeitsentgelt

Flexibilität für Verbindung von Arbeits- und Familienleben RuhestandAusbildung

Berufseinstieg

Renten-eintritt

Vollzeit-Arbeit

Teilzeit

Vollzeit-Arbeit

Vollzeit-Arbeit

Teilzeit

z.B. Elternzeitz.B. Sabbatical

z.B. Vorruhestand

Bezüge aus TUI Auszeit

6

Zusatzleistungen werden immer wichtiger


25% 43%

sind bereit, für Zusatzleistungenauf ein höheres Gehalt zu

verzichten

Generation

Wichtige Maßnahmen zur Work-Life-Balance

1. Flexible Arbeitszeiten

2. Klare Trennung von Arbeit und Privatleben

3. Integration persönlicher Interessen

4. Homeoffice

5. Auszeiten/Sonderurlaub

Generation

Generation

Erwartung

>60%

7

Allgemeine Gründe

Win-Win-Situation für alle

Beteiligten

Stärkung der internen und externen Arbeitgebermarke.

Positionierung als innovativer, familienfreundlicher

und attraktiver Arbeitgeber im Wettbewerb.

Mitarbeiter erhalten die notwendige Flexibilität sowie eine Balance zwischen Berufs- und Privatleben.

Ein gutes Instrument der Mitarbeiterbindung,

Vermeidung von Fluktuation (extern),

interne Fluktuation wird durch Portabilität gefördert.

Flexiblere Unternehmenssteuerung durch

Freistellungsvereinbarungen,

Bruttospareffekt durch nachgelagerte Zahlung.

Schaffung von Flexibilität und Steuerungselement

für fest gefahrene Verhandlungssituationen

z. B. bei Tarifverhandlungen.

Gesunde Mitarbeiter auch im Alter

durch individuelle und flexible Gestaltung der

Lebensarbeitszeit (Sabbatical).


8

TUI Auszeit – als Teil von newWork@TUI


Geltungsbereich

Alle Mitarbeiter und Führungskräfte deutschlandweit

Unbefristete und ungekündigte Beschäftigungsverhältnisse

Warum jetzt?

Die Zeit ist reif neue Wege einzuschlagen

Attraktiv am Bewerbermarkt zur Steigerung der Work-Life Balance

Wohin Führt das?

TUI Auszeit ist nur ein Baustein der neuen Arbeitswelt

Wohlfühlfaktor der Mitarbeiter durch gemeinsame Arbeitskultur

9

2. Projektrahmen


10

TUI Auszeit – Projektrahmen


Projektstart• Erste Anfänge in 2007, 2011 und 2013 (zwischendurch jeweils ruhend gestellt)• Entscheidung zu TUI Auszeit erfolgte im Frühjahr 2017• Bildung des Core-Teams und der Projektteilnehmer (aus KBR und HR-Abteilungen)• Auswahlverfahren für externe Anbieter/Dienstleister erfolgte im Herbst 2017 • Einbindung von Group IT, Payroll, Accounting, Tax und Kommunikation• Auswahl eines markanten Projektnamens

Projektumfang• Konzern-Rahmenbetriebsvereinbarung und lokale Betriebsvereinbarungen• technische KBV• IT-Schnittstellen (Datentransfer und Abrechnung)• Kommunikation an Mitarbeiter

11

Auswahlverfahren

Entscheidungskriterien

sechs potentielle Anbieter angeschrieben

Anforderungskatalog versandt

nur drei Angebote Einladung zum Pitch

Form und Renditechancen der Kapitalanlage

Übernahme der Projektorganisation und des Projektmanagements

Unterstützung bei der Implementierung

Kommunikationswege

Zuordnung und Verfügbarkeit von Ansprechpartnern

Einbindung weiterer Dienstleister

Kosten

TUI Auszeit – Kooperationspartner


Unabhängig Global Research-orientiert

Über 40 Jahre Investment-erfahrung

12 TUI Auszeit – Freiräume schaffen

Technische Administration über Deutsche Pension Group (DPG)

Verwaltung des Wertguthabens mit moderner Software P-LIVE

• Vollständige Automatisierungaller Prozesse

• Mitarbeiterportal per Webapplikation und App

• Größtmögliche Datensicherheitdurch zentrale Datenhaltung und Berechtigungskonzept

• Jederzeitige Verfügbarkeit der aktuellsten Daten

• Datentransport per Schnittstellezu HR-Core System

• Hohe Flexibilität ermöglichtAnpassung an bestehendeWorkflows

Über das Online Portal erfolgt die gesamte Administration

13

30. Aug ‘18

KBV - Abschluss

Zeitplan / Meilensteine

Unterzeichnung Vertragswerke

Schnittstellenkonzept fertig

Ende Nov ‘18

Finale Abnahme des Portals

Finale Datenlieferung

Go Live

Kommunikation an Gesellschaften (GF/HR) und Mitarbeiter

Austausch von Testdaten (UAT)

Feb/Mar ‘19Feb/Mar ‘19Jan ‘19 Mar ‘19 01. Apr ‘19

KBR-Sitzungen

18. Sep ’18



Interne Administration des Plans // Aufwand

Implementierung des Projektes

TUI AG ist zuständig für die vollständige erfolgreiche Implementierung des Projektes (Personal, Einrichtung notwendiger Prozesse und IT-Schnittstellen, Budgetierung, Tax, Accounting, Bilanzierung, Kommunikation).

TUI Konzerngesellschaften schließen CTA (Treuhand) und unterstützen/steuern die lokale Mitarbeiterkommunikation.

Laufende Administration

• TBS (Pensionsmanagement) übernimmt die weitere und fortlaufende Betreuung des Plans (direkter Kontakt zu Planteilnehmern, Informationen zur Kapitalanlage und Depotführung, Unterstützung der teilnehmenden TUI Konzerngesellschaften, laufende Administration, Payroll, Mitarbeiterkommunikation, Weiterentwicklung des Angebots, Berichterstattung).

Ein Relationship Manager von Fidelity/DPG unterstützt sowohl die TUI AG als auch die teilnehmenden Konzerngesellschaften.

Die teilnehmenden TUI Konzerngesellschaften entscheiden bei Freistellung und werden ansonsten über alle relevanten Tatbestände informiert.

Go Live – 01. April 2019

Der administrative Aufwand bei den lokalen TUI Konzerngesellschaften ist äußerst gering.

15

3. Wie funktioniert TUI Auszeit?


16

Einbringung in TUI Auszeit

Entgelt

• regelmäßiger Beitragdes/r MA aus demmonatlichen Brutto

Sonderzahlungen

• Bonus / Tantieme

• Weihnachtsgeld

• Urlaubsgeld Freiwillige Beiträgedes Arbeitgebers

Wertguthabenkonto(Anlage: Fidelity Demografiefonds Konservativ)

zweckgebundene Einbringung von Geld, keine Zeitelemente


17

Verwendung der Wertguthaben

TUI Auszeit _ Freiräume schaffen

Auszeit mit unmittelbar daran anschließenden Renteneintritt

• Elternzeit

• Pflegezeit

• Teilzeitarbeit

• Sabbatical

Rentennahe FreistellungFlexible Freistellung

Freistellung frühestens 5 Jahre nach der ersten

Einzahlung möglich

Keine Vorabentscheidung der Mitarbeiter, da die Kapitalanlage alle Freistellungsarten abdeckt;

Werterhaltungsgarantie der Unternehmen nur bei Freistellung

18

4. Administration


19

Administration von TUI Auszeit


über das TUI Portal„Meine Auszeit“

Internet-Portaloder

App-Varianten

nur iTAN-Listen aus Gründen der

Datensicherheit

digital

(fast) kein Papier

Gesamtübersicht aller Personaldaten

zentrale Bearbeitung aller Geschäftsvorfälle

TUI Auszeit TeamMitarbeiter

Umwandlungserklärungen

Kontoverwaltung


Das TUI Portal „Meine Auszeit“ – Mitarbeiterportal

Simulationsrechner

• In der Einführungsphase sehr gefragt

• Nachteil – kein direkter Zugriff:

• Zuerst muss die Teilnahmeerklärung abgegeben werden

• Nach Datenübermittlung an DPG erhalten die

Mitarbeiter die Zugangsdaten zum Portal und

dem Simulationsrechner

Umwandlungserklärung

• Flexible Gestaltung durch den Mitarbeiter

• Nachteil:

• abrechnungstechnische Komplexität (Stichwort: freiwillig gesetzliche Krankenversicherung)

Verfügbarkeit 24/7

Das Portal bietet zuverlässigen Service. Hier kann schnell und unkompliziert auch von zu Hause der Kontostand eingesehen oder die

Umwandlungserklärung abgegeben bzw. geändert werden.


Das P-Live Cockpit – Administrationsportal

Vollständige Administration

von TUI Auszeit

• reguläre Einbringung und

Entnahme (Freistellung)

• konzerninterner

Organisationswechsel

• Störfall-Bearbeitung

• Personalstammdaten

• Reporting gemäß Vergabe

von Zugriffsrechten

Fazit:

(fast) alles wird somit digital verwaltet!

22

Datenaustausch – SAP↔P-LIVE


Grundsätzliches

• Übermittlung personenbezogener Daten erst nach Teilnahmeerklärung via Intranet (Kennzeichnung in SAP)

• Eindeutige Identität eines Mitarbeiters über Systemgrenzen hinweg durch Nutzung einer Unique Personal ID (TWUPI)

IT-Schnittstellen

• hohe Sicherheit

VPN-Tunnel zwischen DPG und TUI

Übermittlungsarten sind verschlüsselte Web-Services und sFTP

PGP verschlüsselte Dateien / Nachrichten

• Kommunikation verschiedener Systeme (P-Live, SAP-HR, TUI IAM)

Release-Änderungen

• DPG: Updates werden zeitnah umgesetzt

• TUI: feste Termine für Updates und LCP-Einspielungen (zweimal im Jahr)

Fazit: frühzeitiger Beginn des Schnittstellenprojektes erforderlich, weil Programmierung, Implementierung, Testen und Anpassung an Sicherheitsanforderungen sehr viel Zeit beanspruchen!

Stamm- und Bewegungsdaten konnten anfangs trotz Verzögerungen manuell hochgeladen werden!

23

Payroll – besondere Anforderungen


Große Komplexität

• Mapping-Tabelle für umwandelbare Entgeltbestandteile (Lohnarten) je Gesellschaft

• Kontierung für Buchungsvorgänge

• Behandlung von Urlaubsansprüchen, entgeltabhängigen AG-Zuschüssen

• Auswirkung auf Krankengeld, Mutterschaftsgeld, KV-Pflicht, Pfändungen,

• Führen der SV-Luft für Störfallabrechnung

• Berücksichtigung von Wahlmöglichkeiten bei Freistellung/Altersteilzeit/Teilzeit

IT-Schnittstellen

• Anlässe und Termine für Datentransfers

• Aufbau und Füllen/Lesen/Verarbeiten von Meldedateien

Fazit:

ein frühzeitiges Einbinden der Payroll aufgrund sehr komplexer Sachverhalte ist erforderlich!

24

5. Kommunikation


25

Kommunikationsmaßnahmen


Medien(MA-Veranstaltungen, Infostände, Webinar)

Zentrale Information und Beratung(Hotline, Mail-Postfach)

Flyer, Screensaver, Testimonials

Ziel der MaßnahmenSensibilisierung → Information → Aktivierung

Intranet-Auftritt(SMILE, Extranet, Intranet HLKF)

26

6. Beteiligung


27

TUI Auszeit – Zahlen und Fakten


Teilnahmequote

• Teilnahmequote gesamt 5,28 % (bei 7.199 Mitarbeitern z.Z. teilnehmender 13 Gesellschaften)

• geringste Teilnahmequote 1,62 % (Gesellschaft mit 557 Mitarbeitern)

• größte Teilnahmequote 21,53 % (Gesellschaft mit 613 Mitarbeitern)

Umwandlungsquote

• Umwandlungsquote gesamt 3,28 %

• Umwandlungs-/Beteiligungsquote 62,27 % (von 379 teilnehmenden Mitarbeitern)

• durchschnittliche Umwandlung 2.462,54 EUR (nach zehn Monaten)

Umwandlungsbeträge insgesamt (nach zehn Monaten)

• reine Umwandlungsbeträge 600.859,98 EUR

• SV-AG-Beiträge 126.180,77 EUR


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Andreas SchilligLeiter PensionsmanagementTUI Business Services GmbH

Karl-Wiechert-Allee 430625 Hannover

Tel.: +49 (0)511 566-1280mailto: [email protected]

Bei Fragen erreichen Sie uns:Hotline: +49 (0)511 566-1717

E-Mail: [email protected]

4

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!Um 12.45 Uhr geht es weiter mit dem Themenforum zum Thema

„Digitales Total-Rewards-Management“

Bitte nutzen Sie zur Teilnahme den Einwahllink, welchen Sie von uns per E-Mail erhalten haben.

Documents

Die App zur Veranstaltung - TOTAL REWARDS · Stärkung der internen und externen Arbeitgebermarke. Positionierung als innovativer, familienfreundlicher ... TUI Auszeit – als Teil