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Die doppischen Prozesse -der Weg zum ersten Jahresabschluss
Andreas HellenbrandKompetenzzentrum für Verwaltungsreform undIntegriertes öffentliches Rechnungswesen (IöR)
[email protected](030) 2636–4227 (0160) 7424025
Salzgitter, 27. Oktober 2005
P w C
27. Oktober 2005Seite 2
Definition der „doppischen Prozesse“
Als doppische Prozesse werden Arbeitsabläufe, Belegflüsse, Buchungsvorfälle etc. bezeichnet, die
• bei der Umstellung auf Doppik das bisher kameraleRechnungswesen der Kommunen ergänzen und
• eine ordnungsmäßige Fortschreibung bilanzieller Wertansätze gewährleisten bzw.
• die nicht zahlungswirksamen Vorgänge in der Ergebnisrechnung berücksichtigen.“
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Die doppischen Prozesse –der Weg zum ersten Jahresabschluss
Eröffnungs-bilanz 01.01.
Schluss-bilanz 31.12.
Fortschreibung (doppische Prozesse):
- Anlagenbuchhaltung und Sonderposten
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Weiterentwicklung der Anlagenbuchhaltung
Sachbearbeitungund HÜL-Buchung
Finanzbuchhaltung(Kasse)
Investition oderInstandhaltung?Zuwendungen?
Anlagenbuchhaltung(Kämmerei)
Schluss-bilanz 31.12.
Kontrolle:Vollständigkeit,
Zuordnung,Wertansatz,
Belegfluss (Dokumentenmanagement, Workflow)?
27. Oktober 2005Seite 5
Investition versus Instandhaltungsaufwand (1)
kamerale Sicht
doppische Sicht
VermögenshaushaltVerwaltungshaushalt
Instandhaltung InvestitionZuwendung
VermögensrechnungErgebnisrechnung
InstandhaltungAbschreibung
AnlagenaktivierungSonderposten
Aktivierungsfähigkeit?Vereinfachungsregeln?
Sonderfall: AktivierteEigenleistungen?
27. Oktober 2005Seite 6
Investition versus Instandhaltungsaufwand (2)
Ausgewählte Fragestellungen:• Die Erneuerung der Teerdecke für eine Straße ist mit 100.000 Euro im Vermögenshaushalt angesetzt. Aus doppischer Sicht handelt essich jedoch in der Regel um eine Instandhaltungsmaßnahme.
• Eine grundlegende Gebäudesanierung ist über einen Zeitraum vonmehreren Jahren angelegt. Die Einzelmaßnahmen stellen Instand-haltungsaufwand dar, die Gesamtheit der Sanierung eventuell eine aktivierungsfähige Investition.
• In der Eröffnungsbilanz wurde der schlechte Straßenzustand durchWertabschläge berücksichtigt. Eine geplante Maßnahme verbessertdie Zustandsklasse und verlängert die Restnutzungsdauer.
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Unterlassene Instandhaltung (1)
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Unterlassene Instandhaltung (2)
Aktiva Passiva
Sachanlagevermögen
Sonderposten
Rückstellung fürunterlassene Instandhaltung
Abwertungsbedarf durchaußerplanmäßige Abschreibung?
außerplanmäßige Auflösung?
Nachholungszeitraum?Nachholbar über planmäßige
Instandhaltungen hinaus?
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Fertigstellung von Anlagen im Bau
Maßgeblich für die Umbuchung ist derZeitpunkt der Fertigstellung, der sichregelmäßig an der Abnahme orientiert.
Problemfelder bei der Fertigstellung:
• Abnahmevorbehalte (Nacharbeiten)
• späte Erteilung der Schlussrechnung
• nicht aktivierungsfähige Elemente
• spätere Zuwendung (z.B. Beiträge)
• Fertigstellung in Bauabschnitten
• etc.
Aktiva
Sachanlagevermögen
Grundstücke,Gebäude,Anlagen
Anzahlungen,Anlagen im Bau
Umbuchung
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Zusammenarbeit der betroffenen Bereiche
geplante Maßnahmen(an Gebäuden, Straßen etc.)
Hochbau, Tiefbau,Liegenschaften
Anlagenbuchhaltungund Kämmerei
technischer undingenieurmäßiger
Blickwinkel
bilanzieller undhaushalterischer
Blickwinkel
„runderTisch“
gemeinsame Ableitung von Abgrenzungsregeln und Formularen,Diskussion von Grenzfällen, Optimierung der Abläufe und Kommunikation
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Die doppischen Prozesse –der Weg zum ersten Jahresabschluss
Eröffnungs-bilanz 01.01.
Schluss-bilanz 31.12.
Fortschreibung (doppische Prozesse):
- Anlagenbuchhaltung und Sonderposten- Bestandsveränderung Vorratsvermögen
27. Oktober 2005Seite 12
Vorratsvermögen und Bestandsveränderungen
01.01.2005 körperliche Inventur 10.000 €
keine laufende Anpassung /Beschaffungen zunächst als Aufwand
31.12.2005 körperliche Inventur 12.000 €
+ 2.000 €
Bestandsveränderung
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Grundstücksentwicklung als Sonderfall
Vorratsvermögen
Grundstücke des Umlauf-vermögens zur späterenVeräußerung
+ erbrachte Eigenleistung
+ Inanspruchnahme von fremden Entwicklungs-leistungen
= “unfertige Erzeugnisse”
buchhalterischeUmsetzung?
Schulden
Empfangene Anzahlungen(auf Vorratsvermögen)
Ergebnisrechnung
Aktivierte Eigenleistungen(Personal-/Sachaufwand)
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Die doppischen Prozesse –der Weg zum ersten Jahresabschluss
Eröffnungs-bilanz 01.01.
Schluss-bilanz 31.12.
Fortschreibung (doppische Prozesse):
- Anlagenbuchhaltung und Sonderposten- Bestandsveränderung Vorratsvermögen- Forderungen und Verbindlichkeiten
27. Oktober 2005Seite 15
Aufgliederung der Kontensalden Debitoren
Debitoren
Forderungsstandzum 31.12.2005
Vorschüsse
Gebühren
Personal
Fachsysteme
...
Steuern
27. Oktober 2005Seite 16
Wertberichtigungen auf Forderungen
kameral
doppisch
BeitreibungNiederschlagung
zweifelhaft Wertberichtigunguneinbringlich Abschreibung
ForderungenAlterstruktur
2005200420032002
...
Einzel- oder Pauschalwertberichtigung?Eingang auf abgeschriebene Forderung?Verknüpfung mit Debitoren/Mahnwesen?
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Aufgliederung der Kontensalden Kreditoren
Kreditoren
Schuldenstandzum 31.12.2005
Verwahrbuch
Darlehen
Personal
Fachsysteme
...
Steuern
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Darstellung in der Schuldenübersicht
Regelfall bei Verbindlichkeitenaus Lieferungen und Leistungen,
Transferverbindlichkeiten undsonstigen Verbindlichkeiten
Informationen sind inder Darlehensverwaltung
zusammenzustellen
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Darlehen aus kameraler und doppischer Sicht
kameral doppisch
Aufnahme / Tilgung
Vermögens-haushalt
Zinsen Verwaltungs-haushalt
Bilanz
Ergebnisrechnung
Bestandsführung und -fortschreibung
auch Liquiditätskredite !
einschließlich Abgrenzung vonim Folgejahr fälligen Zinsen
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Die doppischen Prozesse –der Weg zum ersten Jahresabschluss
Eröffnungs-bilanz 01.01.
Schluss-bilanz 31.12.
Fortschreibung (doppische Prozesse):
- Anlagenbuchhaltung und Sonderposten- Bestandsveränderung Vorratsvermögen- Forderungen und Verbindlichkeiten- Durchführung der Periodenabgrenzung
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vor dem Bilanzstichtag für eine bestimmte Zeit
nach dem Bilanzstichtag
Ausgaben Aufwendungen
• Ausgaben im alten Jahr, Aufwendungen für eine bestimmte Zeitim neuen Jahr
• Instrument zur zeitlichen Abgrenzung von Aufwendungen zwecksperiodengerechter Gewinnermittlung
• keine Vermögensgegenstände!
Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (1)
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Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (2)
Beispiele für Abgrenzungen:
• Beamtenbezüge für den Januar des Folgejahres, die schon im Dezember des laufenden Jahres gezahlt werden
• Vorauszahlungen auf soziale Leistungen für das Folgejahr
• Gezahlte Versicherungsprämien und Steuern (z.B. für Kfz),die (teilweise) das Folgejahr betreffen
• Unterschiedsbetrag zwischen Ausgabe- und Rückzahlungs-betrag bei Verbindlichkeiten (Disagio)
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vor dem Bilanzstichtag für eine bestimmte Zeit
nach dem Bilanzstichtag
Einnahmen Erträge
• Einnahmen im alten Jahr, Erträge für eine bestimmte Zeit im neuen Jahr
• Instrument zur zeitlichen Abgrenzung von Erträgen
• keine Verbindlichkeiten!
Passive Rechnungsabgrenzungsposten (1)
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Passive Rechnungsabgrenzungsposten (2)
Beispiele für Abgrenzungen:
• Anteilige Gebühren und Entgelte, die bereits für das Folge-jahr vereinnahmt wurden (z.B. Grabpflege)
• erhaltene ertragswirksame Zuwendungen für mehrere Jahre(z.B. Instandhaltungsmittel des Bundes für Straßen)
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Die doppischen Prozesse –der Weg zum ersten Jahresabschluss
Eröffnungs-bilanz 01.01.
Schluss-bilanz 31.12.
Fortschreibung (doppische Prozesse):
- Anlagenbuchhaltung und Sonderposten- Bestandsveränderung Vorratsvermögen- Forderungen und Verbindlichkeiten- Durchführung der Periodenabgrenzung- Fortschreibung der Rückstellungen
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Fortschreibung der Rückstellungen
Ansatz01.01.
Ansatz31.12.
kamerale Verbuchung
Rückstellungsspiegel
- Inanspruchnahme - Auflösung + Zuführung
Sachbearbeitung,Hauptbuchhaltung
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Sonderfälle der Rückstellungsbildung
• Pensionsrückstellungen(Anforderung eines Pensionsgutachtens einschließlichMeldung der zwischenzeitlichen Veränderungen)
• Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten(ggf. Umbuchung in die Verbindlichkeiten, Überprüfungdes fachlich eingeschätzten Rückstellungsbedarfs)
• Rückstellungen aus fälligen Bürgschaften u.ä.(Überprüfung der Eintrittsvoraussetzungen insbesonderebei Patronatserklärungen im Beteiligungsbereich)
• Rückstellungen für unterlassene Instandhaltung (s.o.)
27. Oktober 2005Seite 28
Die doppischen Prozesse –der Weg zum ersten Jahresabschluss
Eröffnungs-bilanz 01.01.
Schluss-bilanz 31.12.
Fortschreibung (doppische Prozesse):
- Anlagenbuchhaltung und Sonderposten- Bestandsveränderung Vorratsvermögen- Forderungen und Verbindlichkeiten- Durchführung der Periodenabgrenzung- Fortschreibung der Rückstellungen- Vorschüsse und Verwahrungen
27. Oktober 2005Seite 29
Beispiele zu den Vorschüssen
Lohn-, Gehalts-, Vergütungs-vorschüsse an Beschäftigteaus der Personalabrechnung
Handvorschüsse gemäߧ 4 GemKVO
Kassenfehlbeträge gemäߧ 32 Abs. 2 GemKVO:Ausbuchung, wenn längerals 6 Monate unaufgeklärt
Sonst. Vermögensgegenstände
Flüssige Mittel (Kassenbestand)
Sonst. Vermögensgegenstände(mit Pauschalwertberichtigung)oder Buchung in den Aufwand
27. Oktober 2005Seite 30
Beispiele zu den Verwahrungen (1)
Einzahlungen, für die keineAnnahmeanordnung vorliegt(§ 10 Abs. 1 GemKVO)
Einnahmen für das neueHaushaltsjahr
Irrläufer, nicht ausführbareZahlungen (Rückläufer),Fund- und Mündelgelder
Forderung / Ertrag nachbuchen
Passive Rechnungsabgrenzung
Sonstige Verbindlichkeiten
27. Oktober 2005Seite 31
Beispiele zu den Verwahrungen (2)
noch abzuführende Lohn-und Kirchensteuer gemäߧ 13 Nr. 1 GemHVO
Sicherheitseinbehalte imRahmen von Bauleistungen
Kassenkredite (§ 94 NGO)
Rücklageninanspruchnahme
Sonstige Verbindlichkeiten
Verbindlichkeiten aus L&L
Geldschulden (Liquiditätskredit)
Passivtausch im Eigenkapital
27. Oktober 2005Seite 32
Die doppischen Prozesse –der Weg zum ersten Jahresabschluss
Eröffnungs-bilanz 01.01.
Schluss-bilanz 31.12.
Fortschreibung (doppische Prozesse):
- Anlagenbuchhaltung und Sonderposten- Bestandsveränderung Vorratsvermögen- Forderungen und Verbindlichkeiten- Durchführung der Periodenabgrenzung- Fortschreibung der Rückstellungen- Vorschüsse und Verwahrungen- Überleitungsrechung kameral/doppisch
27. Oktober 2005Seite 33
Abstimmung zwischen den Zahlenwerken
Haushaltsbuchungen,Personenkonten
(Kasse)
Anlagenbuchhaltung,Hauptbuchhaltung
(Kämmerei)
Plan-Ist-Vergleich über dieHaushaltsstellen
Vorschuss- und Verwahrbuch
Haushaltseinnahme- undHaushaltsausgabereste
Jahresrechnung
Plan-Ist-Vergleich über dieSachkonten
doppische Zusatzbuchungen
Bilanz und Ergebnisrechnungsowie Anlagennachweis
Jahresabschluss
Ich bedanke mich fürIhre Aufmerksamkeit
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